eIntranet alkalmazásadminisztrátori útmutató
Az eIntranet alkalmazásadminisztrátor fő feladata, hogy regisztrálja a vállalatot az alkalmazásban, majd az egyes modulokat a vállalat igényei szerint elérhetővé tegye, a felhasználókat és a hozzáférési adatokat beírja az alkalmazásba, és felhasználói jogokat állítson be az egyes alkalmazásmodulokkal való együttműködéshez.
Amikor regisztrál egy alkalmazásra, a rendszergazda egy URL-nevet is javasol az alkalmazás eléréséhez - általában <és href="https://NAZEVFIRMY.eIntranet.net/">https://NÁZEVFIRMY.eIntranet.net/ formájában.
Regisztráljon az alkalmazásra
Az alkalmazásra való regisztráció a <és href="https://www.eintranet.net/cs/register">https://www.eintranet.net/cs/register weboldalon történik.
Ebben a szakaszban a jövőbeli felhasználó a következő adatokat tölti ki:
Csak azonosítószámmal rendelkező felhasználó regisztrálhat. A sikeres regisztrációhoz meg kell erősítenie az Általános Szerződési Feltételek elfogadását.
Alkalmazás előfizetés
Az alkalmazás használatának első 14 napja ingyenes. Ezt követően ki kell választani az alkalmazás használatához szükséges tarifaváltozatot – alap – normál – extra, és fizetési kérelmet kell generálni a Beállítások részben, az Előfizetés lapon. Az alkalmazás működéséhez szükséges aktuális árlista és az egyes tarifák leírása a https://www.eintranet.net/cs/pricelist/ címen érhető el.
Választhat 3 hónapos, 6 hónapos vagy egyéves előfizetési időtartam közül.
Az előfizetés lejárta előtt 14 nappal értesítés jelenik meg az alkalmazáson belül az előfizetési időszak lejártáról, és automatikus fizetési felszólítást küld az alkalmazás rendszergazdájának és a számlázási e-mail-címre (ha megadta).
A hívás automatikusan generálódik az aktuális felhasználószám, a vonatkozó tarifa és 6 hónapos időtartam szerint. Ha módosítania kell a felhasználók számát, az előfizetés hosszát vagy a tarifát egy automatikusan elküldött fizetési kérelemben, szükség szerint új kérelmet kell létrehoznia a fiókbeállításokban, és törölnie kell az eredetileg elküldött kérelmet.
Ha az előfizetési időszak alatt kimerül az előre fizetett licencek száma, és további felhasználókat kell hozzáadnia az alkalmazáshoz, létre kell hoznia egy fizetési kérelmet a további felhasználók kifizetéséhez. A fizetés után lehetőség van további felhasználók hozzáadására.
Kihívás generálásakor meg kell adnia a kiterjesztés típusát és a felhasználók számát, hogy mennyivel kell növelni az előfizetést – pl. ha 10 felhasználóm van, és 13-ra szeretnék frissíteni, akkor 3 felhasználónak generálok fizetési felszólítást.
Az Előfizetések részben beállíthatja a Vállalati/számlázási adatokat is – ezek az adatok ezután generálódnak például az előfizetések adózási dokumentumaihoz. Az előfizetésről szóló számlát automatikusan elküldjük a fizetési kérelmet létrehozó / az alkalmazás adminisztrátorának e-mail címére, és elküldhető a Számlázási e-mailek mezőben felsorolt egyéb e-mailekre.
Ha Ön áfafizető, ellenőriznie kell az "ÁFA-fizetőt".
Ha egy külföldi székhelyű vagy külföldi áfafizető jogalany számára jön létre fizetési kérelem, és áfa nélküli fizetési kérelemre van szüksége, akkor a beállításokban be kell jelölni az "ÁFA-fizető" lehetőséget, és az "Ország" mezőben a Cseh Köztársaságtól eltérő országot kell feltüntetni. Ezután egy ÁFA nélküli előfizetési kérelem jön létre, és feltételezzük, hogy az adót az ügyfél abban az országban fizeti, ahol az áfát fizeti.
Ebben a részben azt is be kell állítania, hogy mely országnaptárak jelenjenek meg az alkalmazásban (pl. ünnepnapok, foglalások modulban) – ha a Cseh Köztársaság van beállítva, akkor a cseh munkaszüneti napok jelennek meg a naptárban. Figyelem – ha minden felhasználóhoz egyedi beállításokra van szükség (pl. a jelenléti modulban, utazási sorrendben), akkor minden felhasználónál be kell állítani a "Munkavégzés országát" (alapértelmezés szerint ez a Cseh Köztársaság, de ha a felhasználó Szlovákiában jelenti a jelenlétet, akkor Szlovákiát kell beállítani)
Alapvető alkalmazásbeállítások
A Beállítások szakasz Alapbeállítások lapján a rendszergazdai jogosultságokkal rendelkező felhasználók a következőket állítják be:
- Az alkalmazás alapértelmezett nyelve:
követően minden felhasználó kiválasztja azt a nyelvet, amelyen az alkalmazás megjelenik:
Jelenleg az alkalmazás alapmenüjét és az alkalmazás néhány kiválasztott modulját lefordították.
AzAlapbeállítások szakasz egyéb részei:
- Grafikus megjelenítés: logó feltöltése, színes háttér kiválasztása a cégnév alatt, custom
kép a bejelentkezési oldalon
- a kezdőképernyő megjelenítése (az alkalmazásba való bejelentkezés után): options
hírek megjelenítése az alkalmazásban és a kiválasztott modulok információi megjelenítése az alkalmazás kezdőlapján
- az adott fiókhoz kiválasztott, leggyakrabban használt modulok információi jelennek meg; információként
az Ünnepek modulból beállítható, hogy a következő munkanap
nap szerepeljen-e a hétvégén a felhasználók ünnepeinek megjelenítésénél
- Beállítások – menü: jelölje ki az alkalmazás fő rendszergazdáját, ha meg van adva
több adminisztrátor (az a felhasználó, aki másoknak megjelenik
felhasználók az alkalmazás adminisztrátoraként – alapértelmezés szerint adminisztrátor
az ábécében az első) és a bal oldali menü formája a felhasználók számára (hogy a felhasználók
felhasználók is megjelennek-e olyan modulok, amelyek a vállalaton belül valaki számára elérhetők
de a felhasználónak nincs hozzáférése hozzájuk)
- szerkesztő típusa (a szabvány a WebDav típusú szerkesztő, csak az extra előfizetéssel rendelkező felhasználók használhatják az Online Editort)
A Beállítások-> Előfizetések menüpontban azt is kiválaszthatja, hogy mely naptári (ország) naptárak jelenjenek meg az egyes modulokban - lásd a következő mezőt: Naptárak (munkaszüneti napok) országonként. Alapértelmezés szerint a Cseh Köztársaságra van beállítva, de ha az alkalmazást például egy szlovákiai társaság fióktelepére használják, akkor ebben a mezőben Szlovákiát kell beírni - a jelenléti naptár ekkor jelenik meg a szlovák munkaszüneti napokkal.
Az egyes modulok elérhetővé tétele
Az alkalmazásban való regisztráció után a bal oldali menüben, a Beállítások részben elérhetővé kell tenni a vállalat által használt modulokat. Miután rákattintott, megjelenik az Engedélyezett modulok fül. Ezen a lapon az adminisztrátor ellenőrzi a vállalat által elérhetővé tett egyes modulokat:
Bármely modul engedélyezhető később, az alkalmazás használata során. A fel nem használt modulok viszont elérhetetlenné tehetők, míg a bennük lévő adatok tárolásra kerülnek későbbi felhasználás céljából.
Felhasználók megadása és hozzáférés hozzárendelése az alkalmazáshoz
Az egyes felhasználókat az alkalmazás rendszergazdája adja meg a Beállítások szakasz Felhasználók lapján. A "Felhasználó hozzáadása" gombra kattintás után megjelenik egy táblázat, amelyben az adminisztrátornak ki kell töltenie a szükséges információkat, például nevet, vezetéknevet, e-mail címet, telefonszámot stb.
Ha a rendszergazda bejelöli a táblázatban az "E-mail küldése hozzáféréssel új felhasználóhoz" jelölőnégyzetet, a rendszer egy e-mailt küld az új felhasználónak, amely automatikusan létrejön, és tartalmazza a felhasználó hozzáférési jelszavát az alkalmazáshoz.
A felhasználókat tömegesen is regisztrálhatják – a felhasználói adatokat Excel-fájlban kell elkészíteni, majd importálni:
Egy másik lehetőség az, hogy az alkalmazásban regisztráljon egy linket, amelyet maga a felhasználó generál és küld el a leendő felhasználónak. A Beállítások, Felhasználók lapon most már lehetőség van a "Felhasználó hozzáadása – a felhasználó elindítja magát" gombra kattintani:
Ezt követően megjelenik egy táblázat, amelyben az alkalmazás rendszergazdája kitölti az új felhasználó e-mail címét:
A felhasználó ezután kap egy linket az e-mailben, ahol kitöltheti a szükséges információkat a kérelemben:
Miután a felhasználó kitöltötte a szükséges adatokat, az alkalmazás rendszergazdája információt kap arról, hogy az új felhasználó regisztrálva van.
Az új felhasználó maga adja meg az összes szükséges adatot az alkalmazásba, az adminisztrátor ezután csak szükség szerint állítja be az egyes modulokhoz való hozzáférést.
Az a felhasználó, aki regisztrált egy céget az alkalmazásban, automatikusan megszerzi az adminisztrátori jogot. Ez a jog más felhasználókhoz is hozzárendelhető más felhasználók bevitelekor/szerkesztésénél (általában kisebb számú felhasználót ajánlunk ezzel a joggal, hogy elkerüljük a félreértéseket az alkalmazás beállításaiban vagy működésében), vagy globális rendszergazdai joggal – a felhasználó hozzáférhet az összes engedélyezett modul beállításaihoz, vagy engedélyezheti más modulok használatát stb., vagy csak a kiválasztott modulok rendszergazdai jogát (ezzel a joggal jogokat rendelhet más felhasználókhoz az adott modulban, vagy beállíthatja a modul működésének paramétereit):
Az alkalmazásban (a modul és beállításai között) a könnyebb mozgás érdekében a modul neve mellett van egy gomb - "Beállítások" - ezen keresztül az adminisztrátor könnyen elérheti a modul beállításait.
Ha a felhasználó a modul beállításaiban van, és vissza kell térnie magához a modulhoz, akkor a "Modul" gombot kell használnia.
Engedélyek beállítása az egyes alkalmazásmodulokban
Miután belépett a felhasználókba az alkalmazásba, hozzáférési jogokat kell hozzárendelni a felhasználókhoz az egyes modulokhoz. Ezeket a jogokat az alkalmazás adminisztrátora állítja be a Beállítások részben, egy adott modul nevével ellátott lapon – pl. könyvtár; Ezen a modulon belül a következő jogok ellenőrizhetők: Nincs hozzáférés – olvasás – olvasás, írás – olvasás, írás, írás, törlés és visszaállítás a lomtárból. Az egyes modulokon belül a felhasználó különböző jogokat szerezhet az egyes modulokkal való munkavégzéshez.
A jogok kiosztásakor általában a magasabb típusú hozzárendelt jogok automatikusan tartalmazzák az alacsonyabb jogokat. Ezért, ha a felhasználó nem férhet hozzá, akkor nem férhet hozzá a modulhoz. Az olvasási jog esetén a felhasználó csak a modulban található adatokat tekintheti meg, de azokat semmilyen módon nem módosíthatja. Ha olvashatnak és írhatnak, megtekinthetik az adatokat, és módosíthatják azokat, de nem törölhetik azokat. A törlés csak a lomtárból való olvasás, írás, törlés és visszaállítás joga keretein belül engedélyezett.
Az alkalmazás-rendszergazda tömegesen állíthat be bizonyos típusú jogosultságokat az összes felhasználó vagy csak a kiválasztott alkalmazottak számára.
Egyes modulok – pl. hirdetőtábla, naptárak, dokumentumok – esetében az alkalmazás adminisztrátora nem a teljes modulhoz biztosít hozzáférést, hanem csak annak egyes alcsoportjaihoz, mappáihoz (a felhasználó számára releváns).
Egyes modulokban a jogosultságok felhasználói pozíciókon keresztül adhatók ki – pl. ha a hírmodulban megadom, hogy az "előadói" pozíciójú felhasználók olvashatnak és írhatnak híreket, akkor az összes ilyen pozíciójú felhasználó (beleértve a jövőben érkezőket is) automatikusan megkapja ezt a jogot, és nem kell név szerint hozzárendelni.
Ha a jogosultsági beállításokban van olyan jog, amelynek hozzárendelése a négyzet alakú jelölőnégyzet bejelöléséből áll, akkor az egy további jog – azaz a felhasználónak például van egy szabványos olvasási joga (kerek jelölőnégyzet), de kiegészíthető az exportálás lehetőségével:
Az egyes jogtípusok konkrét leírása az egyes modulok leírásában található (lásd alább).
Az intranethez való hozzáférés korlátozása IP-cím és ország szerint
A Beállítások, Biztonság részben megadhatja a kiválasztott IP-címeket és az országokat, ahonnan az intranetes felhasználók hozzáférhetnek az alkalmazáshoz.
Ezzel a funkcióval az alkalmazás-rendszergazda csak a vállalati irodákból vagy szükség esetén csak bizonyos országokban korlátozhatja a vállalati intranethez való hozzáférést.
Az intranethez való hozzáférés megakadályozása/a felhasználó megszakítása
Abban az esetben, ha egy alkalmazott távozik, vagy le kell tiltani az alkalmazáshoz való hozzáférését, lehetőség van az "Aktív" jelölőnégyzet használatára a "Felhasználó hozzáadása/szerkesztése" részben:
Ha ez a jelölőnégyzet nincs bejelölve (a négyzet nincs bejelölve), a felhasználó nem férhet hozzá az alkalmazáshoz, de az összes adata megmarad (így továbbra is az adatterületet használó felhasználóknak számítanak, és fizetni kell az előfizetésért).
Ha már nem akarja fizetni az előfizetést a felhasználó számára, akkor törölnie kell azt az alkalmazás regisztrált felhasználói közül (mielőtt ezt megtenné, javasoljuk, hogy töltse le/készítsen biztonsági másolatot a felhasználóról az e-intraneten belül regisztrált összes releváns dokumentumról).
A felhasználó által az alkalmazásba bevitt adatok megmaradnak, de nem lesznek nyomon követhetők a felhasználó neve alatt - pl. egy törölt felhasználó által létrehozott bizonyos nevű dokumentum továbbra is megmarad az alkalmazásban, és a név alatt kereshető lesz dokumentumot, de nem lesz nyomon követhető a felhasználó neve alatt.
Egy másik lehetőség a meglévő felhasználó cseréje egy másikra – ez felülírja az eredeti felhasználót az újra, és az eredeti felhasználó adatai az új alkalmazott neve alatt jelennek meg; ezért javasoljuk, hogy töltse le magának az eredeti felhasználó archívumhoz tartozó dokumentációját, mielőtt felülírja a fiókját, és jegyezze fel, hogy a fiók mennyi ideig volt az eredeti felhasználó alatt.
Előfordulhat, hogy a felhasználó alkalmazásból való törlése után is megjelenik a felhasználó neve (pl. a jelenlét, szabadság, utazási rendelés modul jóváhagyási listáiban). Ebben az esetben frissítenie kell a listát – kattintson a "Felhasználó kiválasztása" gombra, majd állítsa be újra a "Mentés" gombot – még akkor is, ha a listán nem történt módosítás. Ezzel frissíti a listát.
Gyakran ismételt kérdések a felhasználóktól az egyes modulokban
Az egyes modulokra (alkalmazás menü) vonatkozó leggyakrabban előforduló felhasználói kérdések és válaszaik a képernyő jobb felső sarkában található kérdőjel ikon alatt találhatók. Például a jelenléti modulban a felhasználók leggyakrabban feltett kérdései itt találhatók:
Az alkalmazás testreszabása a felhasználói igényeknek megfelelően
A eIntranet.net alkalmazásprogramozókból álló csapat szükség esetén személyre szabott módosításokat is képes végrehajtani az alkalmazáson (a feldolgozás realizmusa és a kérés logikája esetén). Ezeket a módosításokat külön fizetik, és mindig figyelembe veszik, hogy a kérés használható-e az alkalmazás többi felhasználója számára.
Ilyen kérés esetén kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot a info@eintranet.net telefonszámon.