Wiki - eIntranet.net

Deutsch flag Čeština flag English flag Español flag Slovenčina flag Magyar flag Polski flag
Modulok

Dokumentumok

Áttekintés

A Dokumentumok modul az összes vállalati dokumentum, fájl és kézikönyv kezelésére szolgál áttekinthető fastruktúrában. Lehetővé teszi a dokumentumok mappákba és almappákba történő mentését, verzióik kezelését, belső és külső megosztásukat, valamint hatékony keresést fejlett szűrők segítségével, beleértve a fájlok tartalmában történő teljes szöveges keresést is.

Kulcsfunkciók

  • Hierarchikus fastruktúra mappákkal és almappákkal
  • Automatikus dokumentumverzió-kezelés változási előzményekkel
  • Fejlett keresés, beleértve a fájlok tartalmában történő teljes szöveges keresést
  • Dokumentumok nyilvános megosztása cégen kívüli személyekkel biztonsági linkeken keresztül
  • Dokumentumok belső megosztása alkalmazottak között
  • Egyéni oszlopok a dokumentuminformációk bővítéséhez
  • "Dolgozom a dokumentumon" funkció opcionális zárolással
  • Tömeges műveletek dokumentumokkal (áthelyezés, letöltés)
  • Lomtár törölt dokumentumoknak visszaállítási lehetőséggel
  • OnlyOffice integráció dokumentumok létrehozásához és szerkesztéséhez
  • REST API külső alkalmazásokból történő hozzáféréshez
  • Automatikus napi biztonsági mentések (extra tarifa)

Hozzáférés és beállítások

Hogyan juthat el a modulhoz

Navigációs útvonal: Főmenü → Dokumentumok

Modul beállítások

A beállítások elérési útja: Beállítások → Dokumentumok

A modul általános beállításai:

  • Dokumentum feltöltése után újdonság létrehozásának felajánlása - A dokumentum mentése után megjelenik a lehetőség újdonság létrehozására az Újdonságok modulban
  • Dokumentumnév megadásának megkövetelése - A dokumentum neve mező kötelező lesz
  • Dokumentummelléklet megadásának megkövetelése - Nem lehet dokumentumot menteni fájl feltöltése nélkül
  • Az adminisztrátor törölheti a dokumentumverziót - Az alkalmazás adminisztrátora törölheti az egyes dokumentumverziókat
  • Dokumentumlista exportálása almappákkal együtt - Engedélyezi az összes dokumentum exportálását, beleértve az almappákban lévő dokumentumokat is
  • Ne engedélyezze a szerkesztést másoknak, ha "Dolgozom a dokumentumon" van jelölve - Zárolja a dokumentumot más felhasználók számára

Extra tarifa - napi biztonsági mentések:

  • Napi ZIP export létrehozása - Minden nap biztonsági mentés készül az összes dokumentumról
  • URL cím automatikus letöltéshez - Link az utolsó biztonsági mentés automatikus letöltéséhez

Felhasználói jogosultságok

A mappákhoz tartozó jogosultságok a Beállítások → Dokumentumok menüpont Hozzáférési jogosultságok szakaszában állíthatók be. Minden mappához 4 szintű hozzáférési jogosultság létezik:

JogosultságLeírás
OlvasásDokumentumok megtekintése a mappában, fájlok letöltése
ÍrásÚj dokumentumok hozzáadása és meglévő rekordok szerkesztése
Áthelyezés/Törlés/VisszaállításDokumentumok áthelyezése mappák között, törlés és visszaállítás a töröltekből
Almappák létrehozása/törléseÚj almappák létrehozása, mappák áthelyezése és törlése

További jogosultság:

  • Linkek létrehozása cégen kívülre küldéshez - Nyilvános linkek létrehozásának engedélyezése az eIntraneten kívüli személyekkel való megosztáshoz

Felhasználói felület

Főképernyő

A Dokumentumok modul képernyője három fő részből áll:

  • Szűrőpanel (felül, összecsukható) - Bővített keresés a dokumentumokban
  • Mappák fastruktúrája (bal oldalon) - Az összes dokumentummappa hierarchikus megjelenítése
  • Dokumentumlista (jobb oldalon) - Táblázat a kiválasztott mappa dokumentumaival

Szűrők és keresés

A szűrőpanel lehetővé teszi a fejlett keresést a dokumentumokban a következő kritériumok alapján:

  • A dokumentum nevében - Keresés a dokumentum nevében (szöveges mező)
  • Feltöltés dátuma - A dokumentum feltöltésének időszaka (ettől - eddig)
  • A fájl nevében - Keresés a feltöltött fájl nevében
  • Feltöltötte - Szűrés a dokumentumot létrehozó felhasználó szerint
  • Fájltípus - Szűrés fájlkiterjesztés szerint (pdf, docx, xlsx stb.)
  • A címkében tartalmazza - Keresés a hozzárendelt címkékben
  • Keresés itt - Választás az aktuális mappa vagy az összes mappa között
  • A fájlban tartalmazza - Teljes szöveges keresés a dokumentumok tartalmában
  • A leírásban tartalmazza - Keresés a dokumentum leírásában

A kritériumok megadása után kattintson a Keresés gombra. Az aktív szűrők pirossal vannak jelölve a szűrőpanel fejlécében.

Mappák fanavigációja

A képernyő bal oldala interaktív fa formájában mutatja a dokumentummappák hierarchikus struktúráját. Egy mappára kattintva annak tartalma megjelenik a képernyő jobb oldalán.

A fa kezelése:

  • Összes összecsukása - Összecsukja a teljes mappafát (piros gomb)
  • Összes kibontása - Kibontja a teljes mappafát (zöld gomb)
  • A mappa melletti nyílra kattintva kibontja/összecsukja annak almappáit
  • A mappa nevére kattintva megjeleníti annak tartalmát

Dokumentumlista

A dokumentumok táblázata a következő oszlopokat jeleníti meg:

OszlopLeírás
IDA dokumentum egyedi azonosítója
NévA dokumentum neve
LeírásA dokumentum részletes leírása címkékkel együtt
FeltöltötteA dokumentumot létrehozó felhasználó neve
FeltöltveA dokumentum létrehozásának dátuma és időpontja
VerziókA dokumentum aktuális verziószáma
MellékletekGombok a csatolt fájlok letöltéséhez/előnézetéhez
Egyéni oszlopokAz adott mappához definiált esetleges egyéni oszlopok
Dolgozik rajtaInformáció arról, ki dolgozik a dokumentumon
MűveletekIkonok a dokumentum műveleteinek végrehajtásához (megtekintés, szerkesztés, törlés stb.)

Alapműveletek

Új mappa létrehozása

  1. Lépjen a Beállítások → Dokumentumok menüpontba
  2. Kattintson a Fő típus (mappa) hozzáadása gombra
  3. Töltse ki:
    • Név - A mappa neve
    • Leírás - A mappa céljának opcionális leírása
    • Hozzáférési jogosultságok - Állítsa be a jogosultságokat az egyes felhasználókhoz vagy pozíciókhoz
    • Egyéni oszlopok - Definiálja az esetleges egyéni oszlopokat a mappában lévő dokumentumokhoz
  4. Kattintson a Mentés gombra

Almappa létrehozása

  1. A Dokumentumok modulban válassza ki azt a mappát, amelyben almappát szeretne létrehozni
  2. Kattintson a Mappák → Almappa létrehozása menüpontra
  3. Töltse ki az adatokat ugyanúgy, mint a fő mappánál
  4. Kattintson a Mentés gombra

Dokumentum hozzáadása

  1. Válassza ki a mappát, amelybe a dokumentumot menteni szeretné
  2. Kattintson a Dokumentumok → Dokumentum hozzáadása menüpontra
  3. A párbeszédablakban töltse ki:
    • Név - A dokumentum neve (kötelező, ha a konfigurációban be van állítva)
    • Leírás - A dokumentum részletes leírása
    • Mellékletek - Húzza a fájlokat a Dropzone területre, vagy kattintson a fájlok kiválasztásához
    • Egyéni oszlopok - Töltse ki a mappához definiált esetleges egyéni oszlopokat
    • Címkék - Rendeljen címkéket a könnyebb kereséshez (opcionális)
    • Létrehozás az újdonságokban - Jelölje be újdonság létrehozásához (ha engedélyezve van)
  4. Kattintson a Mentés gombra

Dokumentumok tömeges hozzáadása

Ez a funkció lehetővé teszi több fájl egyidejű feltöltését, miközben minden fájlhoz külön dokumentumrekord jön létre.

  1. Válassza ki a dokumentumok mappáját
  2. Kattintson a Dokumentumok → Tömeges hozzáadás menüpontra
  3. Húzzon több fájlt a Dropzone területre (legfeljebb 40 fájl)
  4. Töltse ki a közös egyéni oszlopokat az összes dokumentumhoz (ha vannak)
  5. Kattintson a Mentés gombra
  6. A rendszer minden fájlhoz külön dokumentumot hoz létre a fájl nevével megegyező névvel

Dokumentum szerkesztése

  1. A dokumentumlistában kattintson a ceruza ikonra a kívánt dokumentumnál
  2. Szerkessze a kívánt adatokat
  3. Szükség esetén adjon hozzá vagy távolítson el mellékleteket
  4. Kattintson a Mentés gombra
  5. A rendszer automatikusan új dokumentumverziót hoz létre (ha be van állítva verzió létrehozása minden változtatásnál)

Dokumentum áthelyezése

Egy dokumentum áthelyezése:

  1. Kattintson a dokumentumnál a nyíl ikonra
  2. A párbeszédablakban válassza ki a célmappát
  3. Kattintson az Áthelyezés gombra

Több dokumentum egyidejű áthelyezése:

  1. Jelölje be a jelölőnégyzeteket azoknál a dokumentumoknál, amelyeket át szeretne helyezni
  2. Kattintson a Dokumentumok → Kijelöltek áthelyezése menüpontra
  3. Válassza ki a célmappát
  4. Kattintson az Áthelyezés gombra

Mappa áthelyezése

  1. Válassza ki az áthelyezni kívánt mappát
  2. Kattintson a Mappák → Mappa áthelyezése menüpontra
  3. A párbeszédablakban válassza ki az új szülőmappát
  4. Kattintson az Áthelyezés gombra

Dokumentum törlése

  1. Kattintson a dokumentumnál az X ikonra
  2. Erősítse meg a törlést a párbeszédablakban az Igen gombra kattintva
  3. A dokumentum a lomtárba kerül (nem törlődik véglegesen)

Törölt dokumentum visszaállítása

  1. Kattintson a Dokumentumok → Törölt menüpontra
  2. A törölt dokumentumok listájában keresse meg a kívánt dokumentumot
  3. Kattintson a visszaállítás ikonra
  4. A dokumentum visszakerül az eredeti mappába

Lomtár ürítése

  1. Lépjen a Beállítások → Dokumentumok menüpontba
  2. Az általános paraméterek szakaszban keresse meg a Dokumentum-lomtár ürítése lehetőséget
  3. Kattintson a Lomtár ürítése gombra
  4. Erősítse meg a műveletet - az összes törölt dokumentum véglegesen törlődik

Speciális funkciók

Adatexport

Export Excelbe (aktuális mappa):

  1. A dokumentumlistában kattintson az Excel gombra (a táblázat felett)
  2. A fájl automatikusan letöltődik a megjelenített dokumentumok adataival

Export almappákkal együtt:

  1. Válasszon ki egy mappát
  2. Kattintson a Dokumentumok → Export Excelbe almappákkal menüpontra
  3. A fájl letöltődik az összes dokumentummal, beleértve az almappákban lévőket is

Kiválasztott dokumentumok letöltése:

  1. Jelölje be a jelölőnégyzeteket azoknál a dokumentumoknál, amelyeket le szeretne tölteni
  2. Kattintson a Dokumentumok → Kijelöltek letöltése menüpontra
  3. Egy ZIP archívum töltődik le a kiválasztott dokumentumokkal

Napi ZIP biztonsági mentés a dokumentumokról (csak extra tarifa):

  1. Lépjen a Beállítások → Dokumentumok menüpontba
  2. Jelölje be a Napi ZIP export létrehozása opciót
  3. Minden nap automatikusan biztonsági mentés készül az összes dokumentumról
  4. A biztonsági mentést a beállításokban található linkre kattintva töltheti le
  5. Az automatikus letöltéshez használja a megjelenített URL címet (UserName és Password szükséges)

Nyomtatás:

  1. Kattintson a Nyomtatás gombra a táblázat felett
  2. Megnyílik a nyomtatási előnézet a dokumentumlistával
  3. Nyomtassa ki a böngésző funkciójával

Dokumentumverziók kezelése

A rendszer automatikusan új dokumentumverziót hoz létre minden szerkesztésnél. Ez biztosítja a változások teljes előzményeit és a korábbi verziókhoz való visszatérés lehetőségét.

A dokumentum összes verziójának megjelenítése:

  1. Kattintson a dokumentum ID-jára vagy a szem ikonra a listában
  2. Megjelenik egy táblázat a dokumentum összes verziójával
  3. Minden verziónál látható:
    • A név és leírás az adott verzióban
    • Ki és mikor hozta létre a verziót
    • Verziószám
    • Mellékletek az adott verzióban

Verzió létrehozási beállítások:

A Beállítások → Dokumentumok menüpontban minden mappánál beállítható az Új verzió csak fájlváltozáskor opció. Ha ez az opció be van kapcsolva, új verzió csak a mellékletek változásakor jön létre, nem a név vagy leírás módosításakor.

Verziók törlése (csak adminisztrátor):

  1. A Beállítások → Dokumentumok menüpontban jelölje be az Az adminisztrátor törölheti a dokumentumverziót opciót
  2. Az adminisztrátor ezután törölheti az egyes dokumentumverziókat a verzió-áttekintésben

Dokumentumok nyilvános megosztása

A nyilvános megosztás funkció lehetővé teszi biztonsági link létrehozását a dokumentumhoz való hozzáféréshez az eIntraneten kívüli személyek számára (bejelentkezés nélkül).

  1. A dokumentumlistában kattintson a külső link ikonra a kívánt dokumentumnál
  2. A párbeszédablakban állítsa be:
    • Link érvényes eddig - A dátum, ameddig a link működni fog (alapértelmezett +14 nap)
    • Link a dokumentum verziójára:
      • Mindig ez a verzió - A link mindig az aktuális verzióra mutat (a jövőbeli módosítások után is)
      • Mindig a legújabb verzió - A link mindig a dokumentum legújabb verziójára mutat
    • Engedélyezett megtekintések/letöltések száma - Korlát, hogy hányszor használható a link (0 = korlátlan)
  3. Kattintson a Link létrehozása gombra
  4. A rendszer megjeleníti a biztonsági URL-t - másolja ki azonnal, nem jelenik meg újra
  5. A párbeszédablakban megjelenik a már létrehozott megosztások előzménye is (URL nélkül biztonsági okokból)

Dokumentumok belső megosztása

A belső megosztás egy linket hoz létre, amely csak bejelentkezett eIntranet felhasználók számára érhető el.

  1. Kattintson a dokumentumnál a belső link ikonra (négyzet nyíllal)
  2. A rendszer megjeleníti az URL linket
  3. Másolja ki a linket, és ossza meg kollégáival
  4. A linkre kattintva a felhasználó közvetlenül az adott dokumentumhoz jut

Egyéni oszlopok

Az egyéni oszlopok lehetővé teszik a dokumentumok bővítését a vállalatára vagy a dokumentumtípusokra vonatkozó specifikus információkkal.

Egyéni oszlopok létrehozása:

  1. Lépjen a Beállítások → Dokumentumok menüpontba
  2. Kattintson a Szerkesztés gombra a kívánt mappánál
  3. Az Egyéni oszlopok szakaszban definiálja az új oszlopokat
  4. Minden oszlophoz állítsa be:
    • Oszlop neve - A mező címkéje
    • Oszlop típusa (jelölőnégyzet, szám, dátum, lista, CRM cég, szerződés)
    • Kötelező mező - Ki kell-e tölteni
  5. Kattintson a Mentés gombra

Elérhető egyéni oszloptípusok:

TípusLeírásHasználat
JelölőnégyzetIgen/Nem értékJóváhagyva, Archiválva
SzámNumerikus értékOldalszám, Verziószám
DátumDátumÉrvényesség vége, Felülvizsgálat dátuma
ListaVálasztás előre definiált lehetőségekbőlKategória, Állapot, Prioritás
CRM cégHivatkozás a CRM-ben szereplő cégreSzállító, Ügyfél
SzerződésHivatkozás szerződésreKapcsolódó szerződés

Az egyéni oszlopok további oszlopokként jelennek meg a dokumentumok táblázatában, valamint mezőkként a dokumentum hozzáadása/szerkesztése űrlapon.

"Dolgozom a dokumentumon" funkció

Ez a funkció lehetővé teszi a dokumentum megjelölését folyamatban lévőként, és opcionálisan zárolását más felhasználók számára.

Dokumentum megjelölése folyamatban lévőként:

  1. A dokumentumlistában keresse meg a Dolgozik rajta oszlopot
  2. Kattintson a zöld Én fogok dolgozni rajta gombra
  3. A dokumentum az Ön nevével és dátummal lesz megjelölve
  4. A gomb narancssárgára változik az Ön nevével

Megjelölés eltávolítása:

  1. Kattintson a narancssárga gombra az Ön nevével
  2. A megjelölés eltávolításra kerül

Dokumentum zárolása:

  1. A Beállítások → Dokumentumok menüpontban jelölje be a Ne engedélyezze a szerkesztést másoknak, ha "Dolgozom a dokumentumon" van jelölve opciót
  2. A funkció bekapcsolása után:
    • Más felhasználók (az adminisztrátorok kivételével) nem szerkeszthetik azt a dokumentumot, amelyen valaki dolgozik
    • A szerkesztéshez tartozó ceruza ikon inaktív lesz ezeknél a dokumentumoknál

Lomtár kezelése

A lomtár a törölt dokumentumok ideiglenes tárolóhelyeként szolgál a végleges törlésük előtt.

Lomtár megjelenítése:

  1. A Dokumentumok modulban válasszon ki egy tetszőleges mappát
  2. Kattintson a Dokumentumok → Törölt menüpontra
  3. Megjelenik az összes törölt dokumentum listája

Visszaállítás a lomtárból:

  1. A törölt dokumentumok listájában keresse meg a kívánt dokumentumot
  2. Kattintson a visszaállítás ikonra
  3. A dokumentum visszakerül az eredeti mappába

Végleges törlés - lomtár ürítése:

  1. Lépjen a Beállítások → Dokumentumok menüpontba
  2. Keresse meg a Dokumentum-lomtár ürítése szakaszt
  3. Megjelenik a törlendő dokumentumok száma (verziókkal együtt)
  4. Kattintson a Lomtár ürítése gombra
  5. Erősítse meg a műveletet az Igen gombra kattintva
  6. A lomtárban lévő összes dokumentum véglegesen törlődik

REST API

A REST API lehetővé teszi a dokumentumokhoz való hozzáférést külső alkalmazásokból és automatizált rendszerekből.

REST API bekapcsolása:

  1. Lépjen a Beállítások → Dokumentumok menüpontba
  2. Váltson a RestAPI fülre
  3. Jelölje be a REST API engedélyezése opciót

REST API használata:

1. Bejelentkezés és token beszerzése

Végpont: https://az-on-domaineve.hu/RestAPI/Login

POST paraméterek:

  • username - felhasználónév
  • password - felhasználói jelszó
  • RestAPIPassword - a beállításokban megjelenített jelszó

2. Mappalista lekérése

Végpont: https://az-on-domaineve.hu/RestAPI/Get/[RESTAPIHash]/Documents_types/

3. Felhasználólista lekérése

Végpont: https://az-on-domaineve.hu/RestAPI/Get/[RESTAPIHash]/Users/

4. Dokumentum beszúrása

Végpont: https://az-on-domaineve.hu/RestAPI/Post/[RESTAPIHash]/Documents/

POST paraméterek:

  • Documents_types_idDocuments_types - mappa ID
  • User_idUser - felhasználó ID
  • name - dokumentum neve
  • PublicShared - 0/1 (nyilvános link létrehozása)
  • Attachments_arr - fájlnevek tömbje
  • Attachments_arr_Base64Content - fájlok tartalma Base64 formátumban

Az API részletes dokumentációja a Beállítások → Dokumentumok → RestAPI fül alatt található.

Napi biztonsági mentések (extra tarifa)

A napi biztonsági mentés funkció minden nap teljes archívumot készít az összes dokumentumról ZIP formátumban.

Napi biztonsági mentések aktiválása:

  1. Lépjen a Beállítások → Dokumentumok menüpontba
  2. Jelölje be a Napi ZIP export létrehozása opciót
  3. A rendszer minden nap automatikusan biztonsági mentéseket készít

Utolsó biztonsági mentés letöltése:

  1. A Beállítások → Dokumentumok menüpontban keresse meg az Utolsó létrehozott szakaszt
  2. Kattintson a megjelenített linkre a fájl nevével
  3. A ZIP archívum letöltődik

Automatikus biztonsági mentés letöltés:

  1. A beállításokban töltse ki a UserName és Password mezőket a hozzáféréshez
  2. Másolja ki a megjelenített URL címet az automatikus letöltéshez
  3. Használja ezt az URL-t a biztonsági mentési rendszerében vagy szkriptjében
  4. Az URL elérésekor használja a HTTP Basic Authentication-t a kitöltött UserName és Password adatokkal

Integráció más modulokkal

OnlyOffice

Az OnlyOffice integráció lehetővé teszi dokumentumok létrehozását és szerkesztését közvetlenül a böngészőben letöltés nélkül.

Új OnlyOffice dokumentum létrehozása:

  1. A dokumentum hozzáadása párbeszédablakban kattintson a gombra a Mellékletek mező mellett
  2. Válassza ki a dokumentum típusát (Szöveges dokumentum, Táblázat, Prezentáció)
  3. Az OnlyOffice szerkesztő új ablakban nyílik meg
  4. Hozza létre a dokumentum tartalmát
  5. Zárja be az OnlyOffice-t - a dokumentum automatikusan mellékletként mentődik

Meglévő dokumentum szerkesztése:

  1. Kattintson a dokumentum ikonjára a listában
  2. Ha a dokumentum OnlyOffice által támogatott formátumban van (docx, xlsx, pptx), megnyílik a szerkesztőben
  3. Végezze el a szerkesztéseket
  4. Zárja be a szerkesztőt - a változások a dokumentum új verziójaként mentődnek

REST API külső rendszerekhez

A REST API lehetővé teszi a külső rendszerekkel való összekapcsolást a következőkre:

  • Dokumentumok automatikus feltöltése szkennerekből
  • Dokumentumok importálása más alkalmazásokból
  • Szinkronizáció felhőalapú tárolókkal
  • Nyilvános linkek létrehozása ügyfeleknek

Újdonságok modul

Ha a Dokumentum feltöltése után újdonság létrehozásának felajánlása funkció be van kapcsolva, a dokumentum mentésekor bejelölheti a Létrehozás az újdonságokban opciót. A rendszer ezután automatikusan létrehoz egy újdonságot az új dokumentumra mutató linkkel.

CRM modul

A CRM cég típusú egyéni oszlop segítségével összekapcsolhatja a dokumentumokat a CRM modulban szereplő cégekkel. Ez lehetővé teszi az adott céghez kapcsolódó összes dokumentum gyors megtalálását.

Szerződések modul

A Szerződés típusú egyéni oszlop összekapcsolja a dokumentumokat a szerződésekkel. Így könnyen megtalálhatja az adott szerződéshez kapcsolódó összes dokumentumot.

Problémamegoldás

Gyakori kérdések

Kérdés: Nem találom azt a mappát, amelyet korábban láttam.

Megoldás: Ellenőrizze, hogy rendelkezik-e hozzáférési jogosultsággal az adott mappához. Azok a mappák, amelyekhez nincs jogosultsága, nem jelennek meg a fában. Forduljon a rendszergazdához a jogosultságok kiosztásáért.

Kérdés: Nem tudom szerkeszteni a dokumentumot, pedig van írási jogosultságom.

Megoldás: Ellenőrizze a "Dolgozik rajta" oszlopot - ha egy másik felhasználó dolgozik a dokumentumon és a zárolás be van kapcsolva, nem szerkesztheti a dokumentumot. Várja meg, amíg kollégája befejezi a munkát, vagy forduljon az adminisztrátorhoz.

Kérdés: Véletlenül töröltem egy dokumentumot, hogyan állíthatom vissza?

Megoldás: Kattintson a Dokumentumok → Törölt menüpontra, keresse meg a dokumentumot, és kattintson a visszaállítás ikonra. A dokumentum visszakerül az eredeti mappába.

Kérdés: A teljes szöveges keresés nem találja a dokumentumot, pedig tudom, hogy tartalmazza a szöveget.

Megoldás: A teljes szöveges keresés csak azokra a fájlokra működik, amelyeket a rendszer indexelt. Az új fájlok indexelése késéssel történhet. Próbálja meg később a keresést, vagy használjon más kritériumokat (fájlnév, dokumentumnév).

Kérdés: Nem tudok nagyobb fájlt feltölteni.

Megoldás: A rendszernek van fájlméret-korlátja (általában 100 MB). Nagyobb fájlokhoz forduljon a rendszergazdához, aki növelheti a korlátot.

Kérdés: Hogyan oszthatok meg egy dokumentumot cégen kívüli személlyel?

Megoldás: Használja a nyilvános megosztás funkciót (külső link ikon). Ha az ikon nem elérhető, nincs "Linkek létrehozása cégen kívülre küldéshez" jogosultsága - kérje az adminisztrátort ennek a jogosultságnak a kiosztására.

Kérdés: A nyilvános link nem működik.

Megoldás: Ellenőrizze, hogy:

  • Nem járt-e le a link érvényessége (érvényességi dátum)
  • Nem lépte-e túl a letöltések számának korlátját
  • A linket teljesen másolta-e (beleértve a biztonsági hash-t a végén)

Kérdés: Elveszítettem a létrehozott nyilvános linket.

Megoldás: Biztonsági okokból az URL link csak egyszer jelenik meg a létrehozáskor. Új linket kell létrehoznia. A nyilvános megosztás párbeszédablakában látható a létrehozott linkek előzménye (URL nélkül).

Kérdés: Nem tudok egyszerre több dokumentumot letölteni.

Megoldás: Jelölje be a jelölőnégyzeteket a letölteni kívánt dokumentumoknál, és kattintson a Dokumentumok → Kijelöltek letöltése menüpontra. Az összes kiválasztott dokumentum egyetlen ZIP archívumként töltődik le.

Tippek a hatékony munkához

  • Használjon címkéket - Rendeljen kifejező címkéket a dokumentumokhoz a gyorsabb kereséshez a "A címkében tartalmazza" szűrővel
  • Töltse ki a leírást - A dokumentum részletes leírása segít másoknak gyorsan megérteni a tartalmat a fájl megnyitása nélkül
  • Logikusan strukturálja a mappákat - Hozzon létre hierarchikus struktúrát, amely megfelel a vállalati folyamatoknak (pl. Szerződések → Szállítók, Számlák → 2024)
  • Használja az egyéni oszlopokat - Definiáljon egyéni oszlopokat specifikus információkhoz (Érvényesség vége, Felülvizsgálat száma, Jóváhagyva)
  • Rendszeresen ellenőrizze a lomtárat - Időnként ellenőrizze a lomtárat, és ürítse ki a helytakarékosság érdekében
  • Gondosan állítsa be a jogosultságokat - A jogosultságokat a minimális jogosultságok elve szerint ossza ki - a felhasználóknak csak azokkal a jogosultságokkal kell rendelkezniük, amelyekre szükségük van
  • Használja a "Dolgozom a dokumentumon" funkciót - Hosszabb munka esetén jelölje meg a dokumentumot, hogy kollégái tudják, hogy változtatások vannak folyamatban
  • Használja a tömeges műveleteket - Több dokumentum áthelyezéséhez vagy letöltéséhez használja a jelölőnégyzeteket és a tömeges műveleteket
  • Kombinálja a szűrőket - A pontos kereséshez kombináljon több szűrőt egyszerre (pl. fájltípus + dátum + szerző)
  • Állítsa be a napi biztonsági mentéseket - Ha extra tarifával rendelkezik, aktiválja az automatikus napi biztonsági mentéseket az adatbiztonság növelése érdekében
  • Adjon kifejező nevet a dokumentumoknak - Bár a név nem kötelező, a kifejező név jelentősen felgyorsítja a keresést
  • Használja a verziókat - Ne féljen szerkeszteni a dokumentumokat - minden verzió mentésre kerül, és bármikor visszatérhet hozzájuk