Jogalkotás (jogszabályok és a jogszabályi megfelelés figyelése)
Áttekintés
A Jogalkotás modul figyeli azokat a jogszabályokat (törvényeket, kormányrendeleteket, miniszteri rendeleteket és a Törvénytár további dokumentumait), amelyek az Ön cégét érintik, és segít a belső irányelveket összhangban tartani az aktuális jogszabályokkal. A modul minden éjjel ellenőrzi a Törvénytárat, a nyomon követett jogszabályok módosításáról vagy hatályon kívül helyezéséről értesítést küld, az újonnan kihirdetett jogszabályoknál pedig a mesterséges intelligencia (AI) javaslatot tesz arra, hogy melyik jogterülethez tartoznak. Minden nyomon követett jogszabályhoz hozzákapcsolhat egy belső irányelvet (a Dokumentumok modul egy dokumentumát vagy a Wiki modul egy oldalát), kiválaszthatja az Önt érdeklő paragrafusokat, figyelheti a megfelelőségi felülvizsgálat határidejét, és módosítás után automatikusan létrehozhat egy felülvizsgálati feladatot. Minden módosításnál pontosan látja, mi változott a jogszabály szövegében.
A Jogalkotás modul kulcsfunkciói
- Automatikus éjszakai Törvénytár-figyelés, valamint értesítés a nyomon követett jogszabályok módosításairól és hatályon kívül helyezéséről
- Teljes jogterületek (munkavédelem, adók, GDPR és mások) bekapcsolása a kulcsfontosságú jogszabályaik automatikus követésével
- Jogszabály keresése szám, cím, sőt a szövegében szereplő szavak alapján is (teljes szöveges keresés az e-Sbírka rendszerben), valamint a „Csak hatályos” / „Összes (a hatályon kívül helyezettek is)” szűrő
- A jogszabály szövegének olvasása közvetlenül az alkalmazásban, az összes szövegváltozat idővonala és a „Mi változott” összehasonlítás
- Belső irányelvek hozzákapcsolása a Dokumentumok és a Wiki modulból, valamint a nyomon követett rendelkezések (paragrafusok) kiválasztása
- A „Vonatkozik § …”, „Lehetséges, hogy vonatkozik § …” és „A vizsgált rendelkezéseken kívül” címkék minden módosításnál
- Emlékeztető a módosítás hatálybalépése előtt, valamint automatikus feladatok az irányelvek felülvizsgálatára
- A jogszabályi megfelelőségi felülvizsgálatok nyilvántartása auditdokumentumként, valamint a jogi követelmények nyilvántartása Excel és PDF formátumban
Hozzáférés és beállítások
Ez a fejezet leírja, hogyan juthat el a Jogalkotás modulba, hol találja a beállításait, és milyen jogosultságok léteznek benne, a „Nincs hozzáférés” szinttől a modul beállításainak teljes körű kezeléséig, a felhasználói jogosultsági mátrixszal együtt.
Hogyan jut el a Jogalkotás modulba
A Jogalkotás modulhoz vezető útvonal: Főmenü → Jogalkotás. A menüben a modul mellett a jogszabály-módosításokra adott megoldatlan reakciók száma látható, vagyis az „Új módosítás” vagy a „Folyamatban van” állapotú tételeké. E szám alapján anélkül is látja, hány módosítás vár még elintézésre, hogy meg kellene nyitnia a modult. Az a felhasználó, akinek nincs joga a modul olvasásához, csak a nem megfelelő hozzáférésről szóló üzenetet látja.
A Jogalkotás modul beállításai
A Jogalkotás modul beállításait a modul főképernyőjén a „Jogalkotás” cím melletti Beállítások hivatkozással nyitja meg. A hivatkozást csak az a felhasználó látja, aki módosíthatja a modul beállításait, vagy a modul rendszergazdája. A beállítások tartalmaznak egy „Általános beállítások” kártyát, a modul rendszergazdája számára pedig egy „Felhasználói jogok” fület.
A Jogalkotás modul általános beállításai
Az „Általános beállítások” kártyán a Jogalkotás modul következő opcióit módosíthatja. Minden opció a módosítás után azonnal mentésre kerül, megerősítő gomb nélkül.
| Opció | Mit befolyásol | Alapértelmezett működés |
|---|---|---|
| Az értesítések címzettjei | Kinek érkezik az éjszakai összefoglaló e-mail az új jogszabály-módosításokról, valamint a hatálybalépés előtti emlékeztető e-mail, ha a módosításnak nincs megoldója | Ha senkit sem választ ki, az értesítést mindazok a felhasználók megkapják, akik jogosultak a nyomon követett jogszabályok kezelésére, vagy annál magasabb szinttel rendelkeznek |
| Alapértelmezett garant | Ki kezeli azokat a jogszabály-módosításokat és irányelveket, amelyeknek nincs saját garantjuk | Kiválasztás nélkül az a módosítás, amelynél sem az irányelvnek, sem a jogszabálynak nincs garantja, megoldó nélkül marad, és hozzá nem jön létre felülvizsgálati feladat |
| Feladatok létrehozása az irányelvek felülvizsgálatához | Automatikusan létrejön-e a garantnak felülvizsgálati feladat a hozzákapcsolt irányelv módosítás utáni felülvizsgálatára | Bekapcsolva. Ha a Feladatok modul ki van kapcsolva, megjelenik a „A Feladatok modul ki van kapcsolva, a feladatok nem kerülnek létrehozásra.” megjegyzés |
| A feladat határideje (nap) | A létrehozástól számítva hány napon belül kell teljesíteni a felülvizsgálati feladatot | 30 nap; 1 és 365 nap között állítható |
| A megfelelőség-ellenőrzés gyakorisága (hónap) | Milyen gyakran erősíti meg a garant a megfelelést az egyes nyomon követett jogszabályokkal | 12 hónap; a 0 érték kikapcsolja a felülvizsgálatokról szóló emlékeztetőket |
| Emlékeztető a hatálybalépés előtt (nap) | Hány nappal előre kap a megoldó e-mailben emlékeztetőt a még hatályba nem lépett, megoldatlan módosításról. Ugyanez az érték határozza meg, mikor jelenik meg a módosításnál a piros „A hatálybalépés közeledik” címke | 14 nap; 0 és 90 között állítható, a 0 érték kikapcsolja az emlékeztetőket |
| Az új szabályozásokra is figyelmeztessen | Jelezzen-e a modul a teljesen új jogszabályokról is, amelyeket az AI az Ön jogterületeihez sorolt, nem csak a nyomon követett jogszabályok módosításairól | Bekapcsolva |
| Minimális AI-biztonsági szint (%) | Milyen mértékű biztonságtól tekinthető egy új jogszabály az Ön jogterületéhez tartozónak | 70 %; 50 és 100 % között állítható |
A Jogalkotás modul felhasználói jogai
A cég rendszergazdája vagy az a felhasználó, akit megbíztak a Jogalkotás modul kezelésével, a beállításokban látja a „Felhasználói jogok” fület a munkakör és az egyes felhasználók szerinti jogosultsági mátrixszal. A felhasználó eredő jogosultsága mindig a munkaköre szerinti és a személyes beállítása szerinti jog közül a magasabb. Beállítás nélkül az új felhasználók a Jogalkotás modulban a „Nincs hozzáférés” szintet kapják.
A Jogalkotás modul jogosultságai és hozzáférési jogai
A Jogalkotás modul jogosultságait szintenként lehet kiosztani, minden magasabb szint magában foglalja az alacsonyabb szintek tevékenységeit is.
| Jogosultsági szint | Mit tesz lehetővé |
|---|---|
| Nincs hozzáférés | A felhasználó a Jogalkotás modult egyáltalán nem látja |
| A módosítások és jogszabályok olvasása | Megnyitja mind a négy fület, megtekinti a jogszabály és a módosítás részleteit, olvassa a jogszabályok szövegét és szövegváltozatait, látja a „Mi változott” összehasonlítást, keres a jogszabályok szövegében, és letölti a jogi követelmények nyilvántartását. Látja a hozzákapcsolt irányelvnél lévő tájékoztató sávot is. Semmit sem módosít |
| A hatások kezelése és az irányelvekhez való kapcsolódás | Emellett módosítja a módosításra adott reakció állapotát, megjegyzést ír a reakcióhoz, tömegesen „Nincs hatása” jelölést ad a módosításoknak, hozzákapcsolja, szerkeszti és megszünteti az irányelvekhez fűződő kapcsolatokat a nyomon követett rendelkezésekkel együtt, és rögzíti a megfelelőségi felülvizsgálatot |
| A nyomon követett jogszabályok kezelése | Emellett be- és kikapcsolja a jogterületeket, hozzáadja és eltávolítja a nyomon követett jogszabályokat, frissíti a jogterület szerinti követést, és beállítja a jogszabály garantját és megjegyzését |
| A „Jogalkotás” modul beállításai | Emellett módosítja a modul általános beállításait |
Megjegyzés: a Dokumentumok vagy a Wiki modul irányelvét csak akkor kapcsolhatja hozzá, ha olvashatja. Dokumentum esetén ez azt jelenti, hogy jogosultsággal kell rendelkeznie arra a mappára, amelyben a dokumentum van, Wiki-oldal esetén pedig a Wiki modulnak be kell lennie kapcsolva, és jogosultsággal kell rendelkeznie arra a mappára, amelyben az oldal legutóbbi verziója található.
A Jogalkotás modul felhasználói felülete
A Jogalkotás modul főképernyője négy fülre oszlik: Módosítások, Nyomon követett jogszabályok, Tevékenységi körök és Jogszabálygyűjtemény. A „Jogalkotás” cím mellett található a Beállítások hivatkozás, illetve adott esetben a Gyors kezdés hivatkozás. A következő szakaszok minden fület, valamint a jogszabály és a módosítás részletes képernyőit írják le.
A Módosítások fül a Jogalkotás modulban
A Módosítások fül a Jogalkotás modul alapértelmezett képernyője. Felül megjegyzés olvasható arról, hogy a modul minden éjjel figyeli a Törvénytárat, és hogy a hozzákapcsolt irányelveknél a garantnak felülvizsgálati feladat jön létre. A „Megoldatlan” / „Összes” kapcsoló szűri a megjelenített módosításokat. A táblázat oszlopai: ID, Kihirdetve, A betartandó előírás, Módosítás / hatályon kívül helyezés, Hatálybalépés, Irányelvek, Megoldó, Állapot, valamint egy oszlop a műveletek ikonjaival (a szem a „Részletek megtekintése”, a pipa a „Nincs hatása” a megoldatlan módosításoknál). A sorok rendezhetők, kereshetők, a táblázat exportálható Excelbe, az oszlopok láthatósága pedig módosítható.
A problémák kezelésére jogosult felhasználónál a sorokon jelölőnégyzetek vannak, a táblázat felett pedig ott van a A kiválasztottakat hatástalannak jelölni (N) gomb.
Címkék az Irányelvek és a Hatálybalépés oszlopban
A Jogalkotás modul Módosítások fülén a címkék segítenek felismerni, mely módosítások fontosak az Ön számára. Az Irányelvek oszlopban az irányelv neve alatt, amelynél kiválasztott nyomon követett rendelkezések vannak, piros „Vonatkozik § …” címke, sárga „Lehetséges, hogy vonatkozik § …” címke vagy szürke „A vizsgált rendelkezéseken kívül” címke látható. A címke nem jelenik meg a kiválasztott rendelkezések nélküli irányelveknél, a jogszabály hatályon kívül helyezésénél, sem addig, amíg a szövegváltozatok összehasonlítása nem készült el. Az irányelv melletti feladat ikon azt jelenti, hogy a hatáshoz felülvizsgálati feladat jött létre.
A Hatálybalépés oszlopban a megoldatlan módosításnál, amelynek hatálybalépése a beállított „Emlékeztető a hatálybalépés előtt” napok számán belül következik be, piros, órát ábrázoló jelölés jelenik meg „A hatálybalépés közeledik” felirattal. A fokozatos hatálybalépésű, tömeges módosítás az összes dátumot egymás alatt mutatja.
A Nyomon követett jogszabályok fül a Jogalkotás modulban
A Nyomon követett jogszabályok fül azokat a jogszabályokat mutatja, amelyeket a cég követ: a bekapcsolt jogterületek kulcsfontosságú jogszabályait és a kézzel hozzáadott jogszabályokat. Azt a jogszabályt, amely Önt nem érinti, abbahagyhatja követni. A táblázat oszlopai: Jogszabály, Miért nyomon követjük? (a jogterületek címkéi vagy „Kézzel hozzáadva”), Legutóbbi módosítás, a hozzákapcsolt Irányelvek száma, Garant, Megjegyzés a jogszabályhoz (rövidítve), A következő megfelelőségi felülvizsgálat (a határidő után piros címke). A soroknál a „Részletek megtekintése” ikonok, hivatkozás az e-Sbírka oldalra, a jogszabályok kezelésére jogosult felhasználónál pedig a „Követés megszüntetése” ikon találhatók.
A táblázat felett ott vannak a Jogszabály hozzáadása (átvált a Jogszabálygyűjteményre), a Jogi követelmények nyilvántartása (Excel) és a Jogi követelmények jegyzéke (PDF) gombok. Ha vannak a jogterületekből kizárt jogszabályok, a táblázat alatt megjelenik az „Az iparágakból kizárt” kártya a Követés újraindítása gombbal.
A Tevékenységi körök fül a Jogalkotás modulban
A Tevékenységi körök fül a jogterületek csempéit tartalmazza. Egy jogterület bekapcsolásával elkezdi követni annak kulcsfontosságú jogszabályait és azokat az újonnan kihirdetett jogszabályokat is, amelyeket az AI a jogterülethez sorolt. Minden csempén van egy jelölőnégyzet (azonnal mentődik, Mentés gomb nélkül), a kulcsfontosságú jogszabályok listája, valamint az „Az AI által felvett új szabályok:” rész legfeljebb nyolc jogszabállyal és a biztonság százalékos értékével. A jelölőnégyzet a jogszabályok kezelésére szóló jogosultság nélkül inaktív; a modul rendszergazdája mindig módosíthatja. Elérhető jogterületek: Munkavédelem, Adók, Közlekedés és járművek, GDPR és kiberbiztonság, Bérek és munkajog, Gazdasági és társasági jog, Hulladék és környezetvédelem, Tűzvédelem, Építőipar, Számvitel és könyvvizsgálat, Közbeszerzés.
A Jogszabálygyűjtemény fül (a jogszabályok katalógusa) a Jogalkotás modulban
A Jogszabálygyűjtemény fül a jogszabályok teljes katalógusában való keresésre szolgál. A szűrősor a következő elemeket tartalmazza:
- A jogszabály száma vagy neve: például 262/2006 vagy a cím egy része, legfeljebb 100 karakter; az Enter billentyű is keres.
- A szabály típusa: Minden típusú előírás, törvények, kormányrendeletek, miniszteri rendeletek, közlemények, Alkotmánybírósági határozatok, egységes szerkezetű szövegek.
- A szabályozás kihirdetésének éve: 1918-tól az idei évig.
- Jogszabály hatályossága: „Csak hatályos” (alapértelmezett) vagy „Összes (a hatályon kívül helyezettek is)”.
- Keresés a: „a jogszabály címében és számában” vagy „a jogszabályok szövegében (e-Sbírka)”. A kapcsoló csak akkor jelenik meg, ha a teljes szöveges keresés elérhető az Ön cége számára.
Keresés nélkül az „Újonnan kihirdetett jogszabályok” cím alatt az utolsó 30 jogszabály látható, kereséssel pedig a „Keresési eredmények” (legfeljebb 50; csonkolás esetén az üzenet a keresés pontosítására szólít fel).
Hatályossági szűrő: Csak hatályos és Összes (a hatályon kívül helyezettek is)
A Jogalkotás modul Jogszabálygyűjteményében a hatályossági szűrő határozza meg, hogy látja-e a hatályon kívül helyezett jogszabályokat. A „Csak hatályos” opció az alapértelmezett, és elrejti a hatályon kívül helyezett jogszabályokat; a jövőbeli hatályú jogszabályok láthatók maradnak. Azt a jogszabályt, amelynek az állapotát a modul még nem állapította meg, nem rejti el. Ha pontos hivatkozást ad meg, például 65/1965, a hatályossági szűrő nem érvényesül, és a hatályon kívül helyezett jogszabályt is megkapja jelvénnyel. Az „Összes (a hatályon kívül helyezettek is)” opció a hatályon kívül helyezett jogszabályokat szürke „Hatályon kívül helyezett jogszabály” jelvénnyel mutatja. A választás a bejelentkezés idejére megmarad, új bejelentkezés után ismét a „Csak hatályos” érvényes.
Keresési eredmények és a jogszabály állapotát jelző jelvények
A Jogalkotás modul Jogszabálygyűjteményében az eredménysor megmutatja a kihirdetés dátumát (vagy évét), a jogszabály nevét a részletekre mutató hivatkozásként, jobb oldalon pedig a zöld „Figyelemmel kíséri” címkét vagy a Követés gombot (a jogszabályok kezelésére jogosult felhasználónál). A „Hatályon kívül helyezett jogszabály” jelvény (szürke) a hatályon kívül helyezett jogszabályt, a „Jövőbeli szöveg” jelvény (sárga) a jövőbeli hatályú jogszabályt jelöli. Az a jogszabály, amelyet a katalógus még nem ismer (ma kihirdetett), csak az e-Sbírka oldalra mutató hivatkozásként jelenik meg, a Követés és a Szöveg gombok nélkül.
A jogszabály részletei a Jogalkotás modulban
A Jogalkotás modulban a jogszabály részleteit a szem ikonnal vagy a jogszabály nevére kattintva nyitja meg bármelyik listában. A bal oszlop a jogszabály nevével ellátott kártyát mutatja. Ha a jogszabály hatályon kívül van helyezve, felette piros sáv világít „A jogszabályt egy másik jogszabály hatályon kívül helyezte: … (dátum)” vagy „Hatályon kívül helyezett jogszabály” felirattal. Ezenkívül látja a Kihirdetve, Hatálybalépés:, Legújabb változat (a jövőbeli szövegnél „Jövőbeli szöveg” címkével) és Tevékenységi körök sorokat (az AI-címkéhez súgó tartozik a százalékos értékkel és a besorolás indokával). A A jogszabály szövege és a Megnyitás az e-Sbírka oldalon gombok az alkalmazásban megnyitják a szöveget, illetve a jogszabály hivatalos oldalát.
A jobb oldali oszlop a „Nyomon követés”, „A jogszabályoknak való megfelelés felülvizsgálata” és „Kapcsolódó irányelvek” kártyákat tartalmazza.
A jogszabály szövegváltozatainak idővonala
A Jogalkotás modul jogszabályrészletei között az „A szövegváltozatok idővonala” kártya felsorolja a jogszabály összes szövegváltozatát. „A jogszabály szövegét betöltöm…” üzenettel töltődik be; ha nem sikerül, ezt látja: „A szövegváltozatok történetét nem sikerült letölteni az e-Sbírka rendszerből.” A táblázat megmutatja a hatályosságot (tól – ig), a szövegváltozat címkéjét, az „A jelenlegi szövegükben hatályba lépett módosítások” oszlopot és a gombokat. Csak a nyolc legutóbbi korábbi szövegváltozat látható, a többit az Az összes szöveg megjelenítése (N) gombbal nyithatja meg.
| A szövegváltozat címkéje | Mit jelent |
|---|---|
| Aktuális szöveg (zöld) | A ma érvényes szövegváltozat |
| Jövőbeli szöveg (sárga) | A szövegváltozat, amely csak később lép hatályba |
| Kihirdetett szöveg (kék) | A jogszabály eredeti szövege a kihirdetéskor |
| Korábbi szöveg (szürke) | A szövegváltozat, amely már nem érvényes |
A közeledő hatálybalépésnél emellett piros „A hatálybalépés közeledik” címke látható. Annál a módosításnál, amelyre a cégnek van feljegyzése, egy csengő jelenik meg „A vállalat reakciója” súgóval, amely a módosítás részleteire vezet. A Mi változott gomb megnyitja az előző szövegváltozattal való összehasonlítást, a Szöveg gomb pedig az adott szövegváltozat szövegét.
A Kapcsolódó irányelvek kártya a jogszabály részleteiben
A Jogalkotás modul jogszabályrészleteiben a „Kapcsolódó irányelvek” kártya az összes olyan irányelvet mutatja, amelyet a jogszabályhoz hozzákapcsolt. A név előtti ikon megmutatja, honnan származik az irányelv: a papírlap a Dokumentumok modul dokumentuma, a könyv a Wiki modul oldala. A név hivatkozás, amely új fülön nyílik meg, zárójelben a garant látható. A „Figyelembe vett rendelkezések: § …” sor a kiválasztott paragrafusokat mutatja. A soroknál a Szerkesztés (ceruza) és a Törlés ikonok találhatók. Az Irányelv összekapcsolása gomb újabbat ad hozzá; a még nem követett jogszabálynál a megjegyzés figyelmezteti, hogy az irányelv összekapcsolásával elkezdi követni a jogszabályt.
A jogszabály szövege a Jogalkotás modulban
A Jogalkotás modul „A jogszabály szövege” képernyője lehetővé teszi, hogy a teljes jogszabályt elolvassa az alkalmazás elhagyása nélkül. Megnyitja a jogszabály részleteinél a „A jogszabály szövege” gombbal, az idővonalon a szövegváltozatnál a „Szöveg” gombbal, vagy a teljes szöveges keresés találatánál. Felül a legördülő listában kiválasztja a szövegváltozatot (dátum és a szövegváltozat címkéje), a Keresés a jogszabály szövegében mezőbe pedig beírja a keresett kifejezést (legfeljebb 100 karakter). Az Előző és Következő gombok, valamint a találatok számlálója végigvezetik a előfordulásokon, ugyanígy működik az Enter billentyű. Pontos kifejezés nélkül az egyes szavak kiemelésre kerülnek.
Szélesebb képernyőn bal oldalon a jogszabály vázlata látható (részek, fejezetek, paragrafusok); az elemre kattintva a szöveg az adott helyre görget. A „Szöveg: tól – ig” sort kiegészíti a „Megnyitás az e-Sbírka oldalon” hivatkozás. Ha a szöveget nem sikerül betölteni, ezt az üzenetet látja: „A jogszabály szövegét nem sikerült betölteni az e-Sbírka rendszerből.” és egy gombot a jogszabály közvetlen megnyitásához az e-Sbírka rendszerben.
A „Mi változott” szövegösszehasonlítás a Jogalkotás modulban
A Jogalkotás modul „Mi változott” ablaka megmutatja, hogy a módosítás a jogszabály szövegének mely részeit változtatta meg. Felül a „A hatályba lépett szövegek összehasonlítása [dátum] → [dátum]” sor és az adott szövegváltozatban hatályos módosítások listája látható. Minden megváltozott résznek van címkéje: „Beszúrt” (zöld), „Kihagyva” (piros) vagy „Módosítva” (sárga), a rendelkezés hivatkozása és hivatkozás az e-Sbírka oldalra. Módosításnál egymás mellett látható az „Eredeti szöveg” (áthúzva) és az „Új szöveg” (kiemelve).
Az a rendelkezés, amelyet valamelyik hozzákapcsolt irányelvnél követ, piros „Követés alatt” címkét és piros csíkot kap. Magyarázó üzenet is megjelenhet:
- „Ez a jogszabály első változata, nincs mivel összehasonlítani.”
- „Ebben a szövegváltozatban a jogszabály szövege nem változott.”
- „A szövegváltozatok különbsége előkészítés alatt áll – az e-Sbírka még nem tette közzé a jogszabály ezen módosítás utáni szövegét.” (az összehasonlítás a módosítás kihirdetése után késéssel jelenik meg)
- „A szövegváltozatok különbségét nem sikerült összeállítani. A változásokat a módosítás szövegében találja meg az e-Sbírka rendszerben.”
- „A különbség a két szövegváltozat rendelkezésenkénti összehasonlításával készült…” (a módosított rendelkezés egészében látható, az egyes szavak kiemelése nélkül)
A módosítás részletei és A vállalat reakciója kártya a Jogalkotás modulban
A Jogalkotás modulban a módosítás részleteit a Módosítások fülön a szem ikonnal nyitja meg. A felső kártya megmutatja a módosítás típusát (Módosítás, A rendelet hatályon kívül helyezése, Új rendelet), a betartandó előírást, a módosítást, a kihirdetés és a hatálybalépés dátumát (több is lehet). A „A módosítás összefoglalása (AI)” kártyán „Alapvető változás” vagy „Formális módosítás” címke és megjegyzés látható arról, hogy az összefoglalót mesterséges intelligencia készítette, és kötelező erejű csak a Törvénytárban szereplő szöveg. Amíg az összefoglaló hiányzik, ezt látja: „Az összefoglaló előkészítés alatt áll.” Csak módosításnál jelenik meg a „Mi változik a jogszabályban” kártya a szövegváltozatok összehasonlításával. Ha ugyanazon a hatálybalépési napon több módosítás is összeért, az összehasonlítás ezek változásait is tartalmazza, és erre figyelmezteti Önt.
A jobb oldali „A vállalat reakciója” kártya minden hozzákapcsolt irányelvhez tartalmaz egy blokkot az állapottal, az irányelvre mutató hivatkozással, a megfelelés címkéjével („Vonatkozik § …”, „Lehetséges, hogy vonatkozik § …”, „A vizsgált rendelkezéseken kívül”), a megoldóval, a „Feladat az irányelv felülvizsgálatához” hivatkozással, megjegyzéssel és az állapot gombjaival. Alul az Irányelv összekapcsolása gomb található.
A rekordok állapotai a Jogalkotás modulban
A Jogalkotás modul többféle állapottal dolgozik: a vállalat jogszabály-módosításra adott reakciójának állapotával, a nyomon követett rendelkezésekkel való egyezéssel, a jogszabály állapotával a Törvénytárban, a követés állapotával és a megfelelőségi felülvizsgálat eredményével.
A vállalat jogszabály-módosításra adott reakciójának állapota
A nyomon követett jogszabály minden módosításához (módosítás vagy hatályon kívül helyezés) a Jogalkotás modul nyilvántartja a vállalat reakciójának állapotát. Az Állapot oszlopban látja a Módosítások fülön és „A vállalat reakciója” kártyán is.
| Állapot | Mit jelent | Hogyan kerül ebbe az állapotba a rekord | Ki teheti |
|---|---|---|---|
| Új módosítás | A cég még nem döntött a módosításról vagy a hatályon kívül helyezésről | Automatikusan létrejön éjjel a nyomon követett jogszabály módosításának vagy hatályon kívül helyezésének kihirdetése után | Automatikusan jön létre |
| Folyamatban van | A cég dolgozik a módosításon | A „Folyamatban van” gombra kattintva | A hatások kezelése és magasabb szint |
| Az irányelv felülvizsgálata | A hozzákapcsolt irányelvet a módosítás után ellenőrizték vagy módosították | Az „Az irányelv felülvizsgálata” gombra kattintva; csak akkor, ha a hatáshoz irányelv van kapcsolva | A hatások kezelése és magasabb szint |
| Nincs hatása | A cég megállapította, hogy a módosítás nem érinti | A „Nincs hatása” gombra kattintva, egyenként vagy tömegesen | A hatások kezelése és magasabb szint |
A lezárt állapotból a rekordot az „Újra megnyitni” gomb viszi vissza a „Folyamatban van” állapotba.
A nyomon követett rendelkezésekkel való egyezés címkéje
A Jogalkotás modulban az egyezés címkéje nem állapot, hanem útmutatás arról, hogy a módosítás megváltoztatja-e azokat a paragrafusokat, amelyeket az irányelvnél kiválasztott. A címke semmit sem szűr: a módosítás és a felülvizsgálati feladat mindig létrejön. A kapcsolat módosítása után a címke újraszámolódik.
| Címke | Mit jelent |
|---|---|
| Vonatkozik § … (piros) | A módosítás legalább egy, az irányelvnél kiválasztott rendelkezést módosít; a lista a címkében szerepel |
| Lehetséges, hogy vonatkozik § … (sárga) | A nyomon követett rendelkezés módosítása olyan szövegváltozatban van, amelyben más módosítás is hatályba lépett, ezért nem lehet megmondani, melyik okozta a változást |
| A vizsgált rendelkezéseken kívül (szürke) | A módosítás egyetlen kiválasztott rendelkezést sem módosít |
| Címke nélkül | Nincsenek kiválasztott rendelkezések, hatályon kívül helyezésről vagy új jogszabályról van szó, a hatáshoz nincs irányelv, vagy a szövegváltozatok összehasonlítása még nem készült el |
A jogszabály állapota a Törvénytárban és a követés állapota
A Jogalkotás modulban minden jogszabálynál két egymástól független információt lát. Az első a Törvénytárban lévő állapot: hatályon kívül helyezett jogszabály (a „Hatályon kívül helyezett jogszabály” jelvény a katalógusban és piros sáv a részleteknél), jövőbeli hatályú jogszabály („Jövőbeli szöveg” jelvény), egyébként pedig hatályos jogszabály jelvény nélkül. Az állapotot a modul maga állapítja meg; egyes jogszabályoknál még nem biztos, hogy ismert, és az ilyen jogszabályt nem rejti el. A második a követés állapota:
| A követés állapota | Mit jelent | Hogyan kerül ebbe az állapotba |
|---|---|---|
| Figyelemmel kíséri: „A szabályozás az Ön által figyelemmel kísért szakterülethez tartozik.” | Azért követi, mert a jogszabály egy bekapcsolt jogterülethez tartozik | Automatikusan a jogterület bekapcsolásakor |
| Figyelemmel kíséri: „Kézzel hozzáadva” | A jogterülettől függetlenül követi | A katalógusban vagy a részleteknél a „Követés” gombbal |
| Nem kerül nyomon követésre | Nem követi | A „Követés megszüntetése” gombbal vagy a jogterület kikapcsolásával |
| Az iparágakból kizárt | Bekapcsolt jogterülethez tartozik, de kézzel kizárták | A „Követés megszüntetése” gombbal a bekapcsolt jogterülethez tartozó jogszabálynál |
A jogszabályoknak való megfelelés felülvizsgálatának eredménye
A Jogalkotás modulban a megfelelőségi felülvizsgálatról szóló minden feljegyzés önálló, és tartósan megmarad az előzményekben auditdokumentumként.
| Eredmény | Mit jelent |
|---|---|
| A vállalat megfelel a szabályozásnak | A felülvizsgálat során megerősítették, hogy a cég teljesíti a jogszabály követelményeit |
| A megfeleléshez intézkedésekre van szükség | A felülvizsgálat során megállapították, hogy valamit módosítani kell |
Alapműveletek a Jogalkotás modulban
Ez a fejezet lépésről lépésre leírja a Jogalkotás modul leggyakoribb tevékenységeit: jogterület bekapcsolása, jogszabály keresése és követése, irányelv hozzákapcsolása, módosítás elintézése és megfelelőségi felülvizsgálat rögzítése.
Eljárás: Jogterület bekapcsolása a Jogalkotás modulban
A Jogalkotás modulban egy egész jogterület követését a következőképpen kapcsolja be:
- Nyissa meg a Tevékenységi körök fület.
- Jelölje be annak a jogterületnek a csempéjét, amely a céget érinti (vagy szüntesse meg a jelölést annál a jogterületnél, amely nem érinti).
- A módosítás azonnal mentődik, Mentés gomb nélkül.
A jogterület bekapcsolásával elkezdi követni a kulcsfontosságú jogszabályait és azokat az új jogszabályokat, amelyeket az AI a beállított minimális biztonsági szint felett a jogterülethez sorol.
Eljárás: Konkrét jogszabály keresése és követése a Jogalkotás modulban
- Nyissa meg a Jogszabálygyűjtemény fület (vagy kattintson a Jogszabály hozzáadása gombra a Nyomon követett jogszabályok fülön).
- A A jogszabály száma vagy neve mezőbe írja be a számot vagy a nevet, szükség esetén szűkítse a választékot a szabály típusával és a kihirdetés évével.
- Ha a hatályon kívül helyezett jogszabályokat is látni szeretné, váltsa át a Jogszabály hatályossága opciót „Összes (a hatályon kívül helyezettek is)” értékre.
- Kattintson a Keresés gombra, majd a megtalált jogszabálynál a Követés gombra. Megjelenik a „Figyelemmel kíséri” jelölés.
Eljárás: Jogszabály keresése a szövegében szereplő szavak alapján (teljes szöveges keresés)
A Jogalkotás modul teljes szöveges keresése a jogszabályokat a szövegükben szereplő szavak alapján találja meg, akkor is, ha nem ismeri a számukat vagy a címüket. A kapcsoló csak akkor érhető el, ha az e-Sbírka rendszerben való keresés be van kapcsolva az Ön cége számára.
- A Jogszabálygyűjtemény fülön a Keresés a mezőben válassza a „a jogszabályok szövegében (e-Sbírka)” lehetőséget.
- Adja meg a keresett kifejezést (legalább 2 karakter), szükség esetén szűkítse a választékot típussal, évvel és hatályossággal, majd kattintson a Keresés gombra.
- A „A keresett szavakat tartalmazó jogszabályok (N)” listában kattintson a jogszabálynál a Szöveg gombra. Megnyílik a jogszabály szövege a megjelölt találatokkal és a köztük lévő nyilakkal.
- A további találatokat a Következő gombbal jeleníti meg, vissza az Előző gombbal lép.
Megjegyzés: ha az e-Sbírka nem válaszol, megjelenik az „A jogszabályok szövegében nem sikerült találni semmit, kérjük, próbálja meg később újra.” üzenet. Próbálja meg később, vagy keressen a név alapján.
Eljárás: Jogszabály követésének megszüntetése és újraindítása a Jogalkotás modulban
- A Nyomon követett jogszabályok fülön kattintson a jogszabálynál a Követés megszüntetése ikonra.
- Az a jogszabály, amelyet a cég csak kézzel követett, eltűnik a listáról.
- A bekapcsolt jogterülethez tartozó jogszabály átkerül az „Az iparágakból kizárt” kártyára, ahonnan a Követés újraindítása gombbal hozhatja vissza.
- A kézi választással rendelkező jogszabály részleteinél a „Szakágak szerint” gomb is felkínálkozik. Megszünteti a kézi választást, és a követésről ettől kezdve csak a bekapcsolt jogterület dönt.
Eljárás: A nyomon követett jogszabály garantjának és megjegyzésének beállítása
A Jogalkotás modulban a nyomon követett jogszabály részleteinél beállíthatja a felelős személyt és a saját megjegyzését.
- Nyissa meg a jogszabály részleteit.
- A „Nyomon követés” kártyán a Garant mezőben válasszon ki egy munkatársat, vagy hagyja meg az „Alapértelmezett garant” értéket.
- A Megjegyzés a jogszabályhoz mezőbe írja be, hogy miért követi a jogszabályt, vagy mely paragrafusokra vonatkozik (legfeljebb 5000 karakter).
Mindkét mező automatikusan mentődik a mező elhagyása után. A jogszabályok kezelésére szóló jogosultság nélkül a megjegyzés csak olvasható.
Eljárás: Irányelv hozzákapcsolása a Dokumentumok vagy a Wiki modulból a jogszabályhoz
A Jogalkotás modulban úgy kapcsolhat hozzá belső irányelvet a jogszabályhoz, hogy minden módosítás után reakció és felülvizsgálati feladat jöjjön létre. Irányelv lehet a Dokumentumok modul dokumentuma vagy a Wiki modul oldala.
- A jogszabály részleteinél („Kapcsolódó irányelvek” kártya) vagy a módosítás részleteinél („A vállalat reakciója” kártya) kattintson az Irányelv összekapcsolása gombra. Megnyílik az „Irányelv összekapcsolása” ablak.
- Az Irányelvek mezőben (kötelező) válasszon ki egy tételt. A kínálat mappák szerint csoportosított: először a „Dokumentumok: …”, majd, ha a Wiki modul be van kapcsolva, a „Wiki: …”. A dokumentum vagy oldal legutóbbi verziója jelenik meg, és csak az, amit olvashat. A már hozzákapcsolt tételek inaktívak.
- Tetszés szerint válasszon Garant mezőben. A garant a módosításkor feladatot kap az irányelv felülvizsgálatára. Kiválasztás nélkül az alapértelmezett garant érvényes.
- Tetszés szerint válasszon az Az irányelv csak a jogszabály ezen részeire vonatkozik mezőben egy vagy több részt, fejezetet vagy paragrafust (lásd a következő eljárást).
- Kattintson a Mentés gombra.
Ha a jogszabályt addig nem követte, a követés elindul. Ha a hozzákapcsolás az éppen kezelt módosítást érinti, az új irányelv hozzáadódik a módosításhoz, és feladat jön létre. Ha olyan irányelvet próbál hozzákapcsolni, amelyet nem olvashat, a „Nincs hozzáférésed” üzenet jelenik meg.
Eljárás: Nyomon követett rendelkezések kiválasztása a hozzákapcsolt irányelvnél
A Jogalkotás modulban a nyomon követett rendelkezések megmondják, a jogszabály mely paragrafusaira vonatkozik az irányelv, hogy minden módosításnál azonnal lássa, érintette-e azokat.
- Az „Irányelv összekapcsolása” vagy az „Irányelv-kapcsolat szerkesztése” ablakban kattintson az Az irányelv csak a jogszabály ezen részeire vonatkozik mezőbe.
- Válasszon egy vagy több tételt az aktuális szöveg részeinek, fejezeteinek és paragrafusainak listájából. Az üres mező a teljes jogszabályt jelenti.
- Kattintson a Mentés gombra.
Tipp: a módosítás és a felülvizsgálati feladat mindig létrejön, a rendelkezések kiválasztása csak hozzáadja a „Vonatkozik”, „Lehetséges, hogy vonatkozik” vagy „A vizsgált rendelkezéseken kívül” címkét, és megjelöli a paragrafusait a szövegösszehasonlításban. Ha a vázlatot nem sikerül betölteni, megjelenik az „A rendelkezések listáját nem sikerült betölteni az e-Sbírka rendszerből – az irányelv a teljes jogszabályhoz lesz kapcsolva.” üzenet. A vázlat betöltése az ablak első megnyitásakor több másodpercig tarthat.
Eljárás: Az irányelv-kapcsolat szerkesztése a Jogalkotás modulban
- A jogszabály részleteinél, a „Kapcsolódó irányelvek” kártyán kattintson a soron a Szerkesztés ikonra (ceruza).
- Az „Irányelv-kapcsolat szerkesztése” ablakban módosítsa a Garant mezőt vagy a nyomon követett rendelkezéseket. Az irányelv csak szövegként látható, és nem cserélhető le.
- Kattintson a Mentés gombra.
Ha másik irányelvet szeretne hozzákapcsolni, törölje a kapcsolatot, és kapcsoljon hozzá egy újat. A rendelkezés, amely közben eltűnt a jogszabályból, a kiválasztásban megmarad, ha a kapcsolat már tartalmazta.
Eljárás: Az irányelv-kapcsolat megszüntetése a Jogalkotás modulban
Ha a cég már nem kapcsolja az irányelvet a jogszabályhoz, a kapcsolatot a következőképpen szüntesse meg:
- A jogszabály részleteinél, a „Kapcsolódó irányelvek” kártyán kattintson a soron a Törlés ikonra.
- Erősítse meg a „Valóban törölni szeretné ezt a rekordot?” kérdést.
A kapcsolat megszüntetése csak a Jogalkotás modulban lévő összekapcsolást szünteti meg. A Dokumentumok modul dokumentuma és a Wiki oldala változatlan marad.
Tájékoztató sáv az irányelvnél a Dokumentumok és a Wiki modulban
Ha az irányelv egy nyomon követett jogszabályhoz van kapcsolva, a Dokumentumok modulban a dokumentum részleteinél és a Wiki modulban az oldal tartalma felett megjelenik egy kék „Az irányelv a jogszabályokhoz kapcsolódik” sáv a jogszabályokra mutató hivatkozásokkal. A hivatkozás megnyitja a jogszabály részleteit a Jogalkotás modulban. Ha módosítás után megoldatlan reakció vár, piros „A jogszabály módosítása miatt felülvizsgálatra vár.” szöveg is megjelenik, zárójelben a reakciók számával és a Módosítások fülre mutató hivatkozással. A sávot csak az a felhasználó látja, aki olvashatja a Jogalkotás modult, és nem lehet bezárni. A nyilvánosan megosztott Wikiben nem jelenik meg.
Eljárás: A jogszabályi megfelelés felülvizsgálatának rögzítése
A Jogalkotás modulban a megfelelőségi felülvizsgálat csak olyan jogszabálynál rögzíthető, amelyet a cég követ.
- A nyomon követett jogszabály részleteinél, „A jogszabályoknak való megfelelés felülvizsgálata” kártyán kattintson a A megfelelőségi felülvizsgálat rögzítése gombra.
- Töltse ki a kötelező A megfelelőségi felülvizsgálat dátuma mezőt; előre a mai nap van beállítva, a jövőbeli dátum a mai napra rövidül.
- Válassza ki a kötelező A megfelelőségi vizsgálat eredménye mezőt: „A vállalat megfelel a szabályozásnak” (alapértelmezett) vagy „A megfeleléshez intézkedésekre van szükség”.
- Tetszés szerint töltse ki a Megjegyzés mezőt (legfeljebb 5000 karakter).
- Kattintson a Mentés gombra.
A feljegyzés megmarad az előzményekben (Dátum, A megfelelőségi vizsgálat eredménye, A felülvizsgálatot elvégezte), és eltolja a következő felülvizsgálat határidejét. „A jogszabályoknak való megfelelés felülvizsgálata” kártya a nyomon követett jogszabálynál jelenik meg, ha a felülvizsgálat gyakorisága nem nulla, vagy ha már van előzmény. A határidő után mellette „A megfelelőségi felülvizsgálat határideje lejárt” címke világít.
Eljárás: Reagálás a nyomon követett jogszabály módosítására
- A Módosítások fülön nyissa meg a módosítás részleteit a szem ikonnal.
- Olvassa el a módosítás összefoglalóját és a „Mi változik a jogszabályban” kártyát. Az egyezés címkéje elárulja, érintette-e a módosítás az Ön paragrafusait.
- Az „A vállalat reakciója” kártyán az új módosításnál kattintson a Folyamatban van gombra. A felülvizsgálat befejezése után kattintson az Az irányelv felülvizsgálata gombra; ha a módosítás a céget nem érinti, kattintson a Nincs hatása gombra.
- A Megjegyzés mezőbe bármikor írhat megjegyzést; magától mentődik.
- A lezárt tételt az Újra megnyitni gombbal viheti vissza a „Folyamatban van” állapotba.
Eljárás: Annak megállapítása, mit változtatott a módosítás a jogszabály szövegében
A Jogalkotás modulban a megváltozott rendelkezéseket két úton találja meg. Az első: a módosítás részleteinél a „Mi változik a jogszabályban” kártyán. A második: a jogszabály részleteinél az „A szövegváltozatok idővonala” kártyán kattintson az adott szövegváltozatnál a Mi változott gombra. Ha a teljes szövegváltozatot szeretné végigolvasni, kattintson nála a Szöveg gombra. Módosítás után az összehasonlítás késéssel jelenhet meg, amikor az e-Sbírka közzéteszi az új szövegváltozatot.
Eljárás: A módosítások tömeges megjelölése „Nincs hatása” értékkel
- A Módosítások fülön jelölje be azokat a sorokat, amelyek a céget nem érintik, vagy a fejlécben lévő mezőt az összes kijelöléséhez.
- Kattintson a A kiválasztottakat hatástalannak jelölni (N) gombra, ahol N a kiválasztott sorok száma.
- Erősítse meg a „A kiválasztott jogszabály-módosításokat Nincs hatása állapotúra jelölje?” kérdést az Igen gombbal.
- Megjelenik egy üzenet a megjelölt rekordok számával, és a táblázat frissül.
A gomb csak a sor kiválasztása után aktív, és csak a hatások kezelésére jogosult felhasználónak látható. Kiválasztás nélkül a „Nem választott ki egyetlen megoldatlan szabálymódosítást sem.” üzenet jelenik meg.
A jogi követelmények nyilvántartásának exportálása
A Jogalkotás modul Nyomon követett jogszabályok fülén megtalálja a jogi követelmények nyilvántartását, vagyis a cég összes nyomon követett jogszabályának áttekintését, amely alkalmas auditok (például ISO) alapjául. A nyilvántartás ugyanazokból az adatokból készül, mint a táblázat, és két formátumban töltheti le. Mindkét exportot láthatja mindenki, aki olvashatja a modult. A fejléc tartalmazza a „Jogi követelmények nyilvántartása” címet, a céget, az elkészítés dátumát és annak nevét, aki a nyilvántartást összeállította.
Export: Jogi követelmények nyilvántartása (Excel)
A jogi követelmények nyilvántartásának exportja a Jogalkotás modulból munkafüzetbe további feldolgozásra vagy az alkalmazáson kívüli archiválásra. Oszlopok: Jogszabály, cím, Miért nyomon követjük?, Garant, Megjegyzés a jogszabályhoz, Kapcsolódó irányelvek (mindegyik új sorban), Legutóbbi módosítás, A módosítások hatásai (megoldatlan / összes), A legutóbbi megfelelőségi felülvizsgálat, A megfelelőségi vizsgálat eredménye, A felülvizsgálatot elvégezte és A következő megfelelőségi felülvizsgálat.
- A Jogalkotás modulban nyissa meg a Nyomon követett jogszabályok fület.
- Kattintson a táblázat feletti Jogi követelmények nyilvántartása (Excel) gombra.
- A fájl letöltődik a számítógépére.
Kimeneti formátum: XLSX
Export: Jogi követelmények jegyzéke (PDF)
A jogi követelmények nyilvántartásának exportja a Jogalkotás modulból nyomtatott, fekvő A4-es formátumba, auditdokumentumnak vagy archiválásra szánva.
- A Jogalkotás modulban nyissa meg a Nyomon követett jogszabályok fület.
- Kattintson a Jogi követelmények jegyzéke (PDF) gombra, közvetlenül az Excel-export mellett.
- Ha a cég egynél több jogterületet követ, a gomb melletti legördülő nyíllal kiválaszthatja a nyilvántartást csak egy jogterületre.
- A fájl új böngészőfülön nyílik meg.
Kimeneti formátum: PDF
Automatikus követés és értesítések a Jogalkotás modulban
A munka nagy részét a Jogalkotás modul maga végzi a háttérben: figyeli a Törvénytárat, létrehozza a módosításokra adott reakciókat, kiszámítja a szövegváltozatok összehasonlítását, e-maileket küld, és emlékeztet a határidőkre.
A Törvénytár éjszakai figyelése
A Jogalkotás modul minden éjjel megállapítja, mi változott a Törvénytárban, és az új és a nyomon követett jogszabályoknál felismeri a módosítást, a hatályon kívül helyezést vagy az új jogszabályt. Az AI az újonnan kihirdetett jogszabályokat jogterületekhez sorolja, és cseh nyelven összefoglalót ír arról, mit módosít a módosítás. Ha van szövegösszehasonlítás, az összefoglaló éppen abból készül. Folyamatosan az is kiderül, mely jogszabályok vannak hatályon kívül helyezve, hogy a „Csak hatályos” szűrő működjön.
A módosításra adott reakció és a felülvizsgálati feladat létrehozása
Amint megjelenik egy nyomon követett jogszabály módosítása vagy hatályon kívül helyezése (esetleg egy új jogszabály az Ön jogterületén, ha az értesítés be van kapcsolva), a Jogalkotás modul „Új módosítás” tételt hoz létre minden hozzákapcsolt irányelvhez külön, illetve egyszer irányelv nélkül. Ha be van kapcsolva a „Feladatok létrehozása az irányelvek felülvizsgálatához”, a megoldó (a kapcsolat garantja, egyébként a jogszabály garantja, egyébként az alapértelmezett garant) a beállítás szerinti határidővel felülvizsgálati feladatot kap. A feladat és az e-mail tartalmaz egy mondatot arról, hogy a módosítás megváltoztatja-e a nyomon követett rendelkezéseket, például „A módosítás a következő rendelkezéseket módosítja: § …” vagy „A módosítás nem változtatja meg az irányelvben szabályozott rendelkezéseket”. A feladat akkor is létrejön, ha a címke „A vizsgált rendelkezéseken kívül”. A feladatot a módosítás részleteinél a „Feladat az irányelv felülvizsgálatához” hivatkozással nyitja meg.
Emlékeztető a módosítás hatálybalépése előtt
A Jogalkotás modul figyeli a nyitott módosításokat (Új módosítás, Folyamatban van), amelyek még nem léptek hatályba. Amikor a legközelebbi hatálybalépési dátum a beállított „Emlékeztető a hatálybalépés előtt” napok számán belülre kerül, a megoldónak egyetlen „Közeledik a jogszabálymódosítások hatálybalépése” e-mailt küld a módosítások listájával: a hatálybalépés dátuma, jogszabály, módosítás, irányelv és hivatkozás a részletekre. Ha a módosításnak nincs megoldója, az e-mailt az értesítések címzettjei kapják meg. Az emlékeztető minden hatálybalépési dátumnál egyszer történik, így a később újabb hatálybalépéssel rendelkező tömeges módosításról újra emlékeztet. Az emlékeztető a módosítás lezárásával (felülvizsgálva vagy hatás nélkül) megszűnik.
Összefoglaló e-mail a módosításokról és emlékeztető a megfelelőségi felülvizsgálatra
Miután a módosításhoz elkészült az AI-összefoglaló, a Jogalkotás modul az értesítések címzettjeinek egyetlen összefoglaló e-mailt küld az összes új módosításról. Ha a felülvizsgálat gyakorisága nem nulla, a modul minden nyomon követett jogszabálynál figyeli a következő felülvizsgálat határidejét (a legutóbbi felülvizsgálat, egyébként a követés kezdete, plusz a gyakoriság). A határidő után a garantnak egyszer összefoglaló feladat jön létre a jogszabályok listájával, és e-mail megy ki; ha a garant nem rögzít felülvizsgálatot, az emlékeztető 30 nap után megismétlődik.
A jogterületek automatikus kiválasztása a Jogalkotás modul első bekapcsolásakor
Az a cég, amely bekapcsolja a Jogalkotás modult, és még nincs saját beállítása, előre kiválasztott jogterületeket kap aszerint, hogy milyen további modulokat használ már. Például a Munkavédelem modul bekapcsolja a Munkavédelem és Tűzvédelem jogterületeket, a számviteli modul az Adók és a Számvitel és könyvvizsgálat jogterületeket, a járműflotta modul a Közlekedés és járművek jogterületet. A Bérek és munkajog, valamint a GDPR és kiberbiztonság jogterületek mindig előre ki vannak választva. Visszamenőleg az elmúlt 30 nap módosításai is betöltődnek, és az értesítések címzettje és az alapértelmezett garant a modult bekapcsoló felhasználó lesz.
Integráció más modulokkal
A Jogalkotás modul össze van kötve a Dokumentumok, a Wiki és a Feladatok modullal. Az első kettőből veszi a jogszabályokhoz kapcsolt belső irányelveket, a harmadikban felülvizsgálati feladatokat hoz létre.
Dokumentumok
A Jogalkotás modul a jogszabályhoz kapcsolandó irányelveket a Dokumentumok modul dokumentumai közül választja ki. Csak azokat a dokumentumokat kínálja fel, amelyek olyan mappákban vannak, amelyeket olvashat, mégpedig azok legutóbbi verzióját. Az irányelvként hozzákapcsolt dokumentum részleteinél felül megjelenik az „Az irányelv a jogszabályokhoz kapcsolódik” tájékoztató sáv, adott esetben az „A jogszabály módosítása miatt felülvizsgálatra vár.” figyelmeztetéssel és a Módosítások fülre mutató hivatkozással. Az irányelvre mutató hivatkozás a jogszabálynál, a módosítások listájában, az e-mailben és a feladatban is közvetlenül a dokumentumra vezet.
Wiki
A Jogalkotás modulban irányelv lehet a Wiki modul egy oldala is, ha a Wiki modul be van kapcsolva. Az oldalak kínálata annak a mappának a jogosultságai szerint alakul, amelyben az oldal legutóbbi verziója van; ha új verziót másik mappába mentenek, a jogosultságokat és a hivatkozást az új mappa szabja meg. A hivatkozás közvetlenül a Wiki-oldalra vezet, és az oldal felett ugyanaz a tájékoztató sáv látható, mint a dokumentumnál. A feladat és az e-mail a módosítás után a Wiki-oldalra ugyanúgy hivatkozik, mint a dokumentumra. A törölt irányelv csak számként jelenik meg hivatkozás nélkül.
Feladatok
Az irányelvek felülvizsgálati feladatainak létrehozása módosítás után a Jogalkotás modulban választható (a „Feladatok létrehozása az irányelvek felülvizsgálatához” beállítás), és csak akkor működik, ha a Feladatok modul be van kapcsolva. Egyébként a Jogalkotás modul a felülvizsgálat szükségességére csak e-mailben hívja fel a figyelmet. A létrehozott feladatot a módosítás részleteinél a „Feladat az irányelv felülvizsgálatához” hivatkozással nyitja meg. Ugyanígy jön létre a garantnak az összefoglaló feladat a megfelelőségi felülvizsgálatra szóló emlékeztetőnél.
Hibaelhárítás
Ez a fejezet összefoglalja a Jogalkotás modul leggyakoribb kérdéseit és üzeneteit, valamint a mindennapi munka tippjeit.
Gyakori kérdések a Jogalkotás modullal kapcsolatban
Kérdés: Miért jelenik meg a Jogalkotás modulban a „Nincs hozzáférésed” üzenet?
Megoldás: Nincs elegendő jogosultsága, vagy olyan irányelvet próbál hozzákapcsolni, amelyet maga sem olvashat. Kérje meg a modul rendszergazdáját a jogosultság kiosztására, vagy válasszon másik irányelvet.
Kérdés: Miért nem menthető a kapcsolat az „Irányelv összekapcsolása” ablakban, és miért jelenik meg a „Válasszon ki egy irányelvet.” üzenet?
Megoldás: Az Irányelvek mezőben nincs semmi kiválasztva. Válasszon ki egy dokumentumot a Dokumentumok modulból vagy egy oldalt a Wiki modulból. A kínálat csak azt tartalmazza, amit olvashat.
Kérdés: Miért nem látom az irányelv kiválasztásában a Wiki oldalait?
Megoldás: A Wiki modulnak be kell lennie kapcsolva a cégnél, és Önnek jogosultsággal kell rendelkeznie arra a mappára, amelyben az oldal legutóbbi verziója található.
Kérdés: Miért nem találom a Jogszabálygyűjteményben a régi, hatályon kívül helyezett jogszabályt?
Megoldás: A „Jogszabály hatályossága” szűrő „Csak hatályos” értékre van állítva. Váltsa át „Összes (a hatályon kívül helyezettek is)” értékre, vagy adjon meg pontos hivatkozást, például 65/1965.
Kérdés: Miért hiányzik a Jogszabálygyűjtemény fülről a „Keresés a” kapcsoló?
Megoldás: A jogszabályok szövegében való keresés csak akkor érhető el, ha be van kapcsolva az Ön cége számára. Szám és név alapján mindig kereshet.
Kérdés: Miért látom a módosításnál az „A szövegváltozatok különbsége előkészítés alatt áll” üzenetet?
Megoldás: Az e-Sbírka még nem tette közzé a jogszabály szövegét az adott módosítás után. Az összehasonlítás magától megjelenik, amint a szövegváltozat elérhető lesz. A változásokat addig a módosítás szövegében találja meg az e-Sbírka rendszerben.
Kérdés: Miért nem rögzíthető a megfelelőségi felülvizsgálat, és miért jelenik meg az „A megfelelőségi ellenőrzés csak nyomon követett előírás esetén rögzíthető.” üzenet?
Megoldás: A cég nem követi a jogszabályt. Először kezdje el követni, majd rögzítse a felülvizsgálatot.
Kérdés: Miért jelenik meg a „A kiválasztottakat hatástalannak jelölni” gombra kattintás után a „Nem választott ki egyetlen megoldatlan szabálymódosítást sem.” üzenet?
Megoldás: A Módosítások fülön nincs bejelölve egyetlen megoldatlan sor sem. Jelöljön be legalább egyet, vagy használja a táblázat fejlécében lévő mezőt.
Kérdés: Miért jelent meg a Jogalkotás modulban egy „Új módosítás” tétel, pedig nem csináltam semmit?
Megoldás: A tételt a modul automatikusan hozta létre éjjel a nyomon követett jogszabály módosításának vagy hatályon kívül helyezésének kihirdetése után. Döntse el, hogy érinti-e a céget, a „Folyamatban van” vagy a „Nincs hatása” gombokkal.
Tippek a Jogalkotás modul hatékony használatához
- Tipp: Kapcsolja be a Tevékenységi körök fülön az összes olyan jogterületet, amely a céget érinti. A modul a kulcsfontosságú jogszabályaikat maga fogja figyelni.
- Tipp: Minden nyomon követett jogszabályhoz kapcsolja hozzá a megfelelő irányelvet a Dokumentumok vagy a Wiki modulból. Módosítás után így az kapja a felülvizsgálati feladatot, aki az irányelvért felel.
- Tipp: Terjedelmes jogszabályoknál, például a munka törvénykönyvénél, az irányelvnél csak azokat a paragrafusokat válassza ki, amelyekre vonatkozik. A „Vonatkozik § …” címke azonnal megmutatja, mely módosításokat érdemes elolvasni.
- Tipp: Állítsa be az alapértelmezett garantot, hogy egyetlen módosítás és feladat se maradjon megoldó nélkül.
- Tipp: A megoldatlan módosításokat a Módosítások fülön a „Megoldatlan” kapcsolóval nézze át. A cégre nem vonatkozó módosításokat jelölje meg tömegesen „Nincs hatása” értékkel.
- Tipp: Az „Emlékeztető a hatálybalépés előtt” értékét állítsa arra a napszámra, amelyre a cégnek szüksége van az irányelv módosításához, és nem éri meglepetés a módosítás hatálybalépése.
- Tipp: Audit előtt töltse le a jogi követelmények nyilvántartását Excelben vagy PDF-ben. Tartalmazza a követés aktuális állapotát és a legutóbbi megfelelőségi felülvizsgálatokat.