Príručka správcu aplikácie eIntranet
Hlavnou funkciou správcu aplikácie eIntranet je zaregistrovať spoločnosť v aplikácii a následne sprístupniť jednotlivé moduly podľa potrieb spoločnosti, zadávať do aplikácie používateľov a prístupové údaje a nastavovať užívateľské práva na prácu s konkrétnymi modulmi aplikácie.
Keď sa zaregistrujete do aplikácie, správca vám navrhne aj názov URL adresy na prístup k aplikácii – zvyčajne vo forme https://NÁZEVFIRMY.eIntranet.net/ .
Zaregistrujte sa do aplikácie
Registrácia do aplikácie prebieha na webovej stránke https://www.eintranet.net/cs/register .
V tejto časti budúci používateľ vyplní nasledujúce informácie:
Zaregistrovať sa môže iba používateľ s identifikačným číslom. Pre úspešnú registráciu je potrebné potvrdiť súhlas so Všeobecnými obchodnými podmienkami.
Predplatné aplikácie
Prvých 14 dní používania aplikácie je bezplatných. Následne je potrebné zvoliť variant tarify pre používanie aplikácie – základný – normálny – extra a vygenerovať žiadosť o platbu v sekcii Nastavenia, záložka Predplatné. Aktuálny cenník a popis jednotlivých taríf za prevádzku aplikácie sú dostupné na adrese https://www.eintranet.net/cs/pricelist/.
Môžete si vybrať z možnosti predplatného na 3 mesiace, 6 mesiacov alebo jeden rok.
14 dní pred vypršaním predplatného sa v aplikácii zobrazí upozornenie o uplynutí obdobia predplatného a správcovi aplikácie a na fakturačný e-mail (ak je zadaný) sa odošle automatická žiadosť o platbu.
Hovor je generovaný automaticky podľa aktuálneho počtu používateľov, príslušnej tarify a na obdobie 6 mesiacov. Ak potrebujete upraviť počet používateľov, dĺžku predplatného alebo tarifu v automaticky odoslanej žiadosti o platbu, je potrebné podľa potreby vygenerovať novú požiadavku v nastaveniach účtu a pôvodne odoslanú požiadavku vymazať.
Ak sa počas obdobia predplatného vyčerpá počet predplatených licencií a potrebujete do aplikácie pridať ďalších používateľov, musíte vygenerovať žiadosť o platbu na zaplatenie ďalších používateľov. Po zaplatení je možné pridať ďalších používateľov.
Pri generovaní výzvy je potrebné zadať typ rozšírenia a počet používateľov o koľko sa má predplatné zvýšiť – napr. ak mám 10 používateľov a chcem upgradovať na 13, vygenerujem žiadosť o platbu pre 3 používateľov
V sekcii Predplatné si môžete nastaviť aj Údaje o spoločnosti/fakturácii – tieto údaje sa potom generujú napríklad pre daňové doklady k predplatném. Faktúra za predplatné je automaticky zaslaná na e-mail osoby, ktorá vygenerovala žiadosť o platbu/je správcom aplikácie a je možné ju zaslať na ďalšie e-maily, ktoré sú uvedené v poli Fakturačné e-maily.
Ak ste platcom DPH, musíte si nechať skontrolovať "Platiteľ DPH".
Ak je žiadosť o platbu vygenerovaná pre subjekt, ktorý má sídlo v zahraničí alebo je platiteľom DPH v zahraničí a potrebuje žiadosť o platbu bez DPH, je potrebné mať v nastaveniach zaškrtnutú "Platiteľ DPH" a mať v poli "Krajina" uvedenú inú krajinu ako Česká republika. Následne sa vygeneruje žiadosť o predplatné bez DPH a predpokladá sa, že daň zaplatí zákazník v krajine, kde DPH platí.
V tejto sekcii je tiež potrebné nastaviť, pre ktoré krajiny sa budú kalendáre zobrazovať naprieč aplikáciou (napr. v module sviatky, rezervácie) – ak je nastavená Česká republika, v kalendári sa zobrazia české štátne sviatky. Pozor – ak je potrebné mať individuálne nastavenie pre každého používateľa (napr. v dochádzkovom module, cestovné príkazy), je potrebné pre každého používateľa nastaviť "Krajinu práce" (štandardne je to Česká republika, ale ak bude používateľ hlásiť dochádzku na Slovensku, je potrebné nastaviť Slovensko)
Základné nastavenia aplikácie
V sekcii Nastavenia na karte Základné nastavenia používateľ s právami správcu nastaví:
- Predvolený jazyk aplikácie:
Následne si každý používateľ vyberie jazyk, v ktorom sa bude aplikácia zobrazovať:
V súčasnosti je preložené základné menu aplikácie a niektoré vybrané moduly aplikácie.
Ďalšie časti sekcie Základné nastavenia:
- Grafické zobrazenie: nahranie loga, výber farebného pozadia pod názvom spoločnosti, custom
image na prihlasovacej stránke
- zobrazenie úvodnej obrazovky (po prihlásení do aplikácie): možnosti
zobrazenie noviniek v aplikácii a informácií z vybraných modulov na domovskej stránke aplikácie
- zobrazujú sa informácie z vybraných, najčastejšie používaných modulov pre daný účet; pre informáciu
z modulu Sviatky je možné nastaviť, či má byť najbližší pracovný
deň zahrnutý do víkendu pri zobrazovaní sviatkov používateľov
- Nastavenia – menu: určte hlavného administrátora aplikácie, ak je zadané
viacerých administrátorov (používateľ, ktorý sa bude zobrazovať ostatným
users ako administrátor aplikácie – štandardne administrátor
prvý v abecede) a podobu ľavého menu pre používateľov (či
používateľom sa budú zobrazovať aj moduly, ktoré sú sprístupnené niekomu v rámci spoločnosti
ale používateľ k nim nemá prístup)
- typ editora (štandardom je typ editora WebDav, online editor môžu používať iba používatelia s extra plánom predplatného)
V Nastavenia-> Predplatné je tiež možné zvoliť podľa toho, podľa ktorých kalendárov (krajín) sa budú zobrazovať kalendáre (krajiny) v jednotlivých moduloch - pozri pole: Kalendáre (štátne sviatky) podľa krajín. Štandardne je nastavená pre Českú republiku, ale ak sa aplikácia používa napríklad pre pobočku spoločnosti na Slovensku, je potrebné do tohto poľa zadať Slovensko – prezenčný kalendár sa potom zobrazí so slovenskými štátnymi sviatkami.
Sprístupnenie jednotlivých modulov
Po registrácii v aplikácii je potrebné sprístupniť moduly, ktoré bude vaša spoločnosť používať, v ľavom menu, v sekcii Nastavenia. Po kliknutí na ňu sa zobrazí karta Povolené moduly. V tejto záložke administrátor skontroluje jednotlivé moduly, ktoré spoločnosť sprístupní:
Akýkoľvek modul je možné povoliť na použitie neskôr, počas používania aplikácie. Na druhej strane nepoužívané moduly môžu byť neprístupné, zatiaľ čo údaje v nich obsiahnuté zostanú uložené pre budúce použitie.
Určenie používateľov a priradenie prístupu k aplikácii
Jednotlivých používateľov zadáva administrátor aplikácie v sekcii Nastavenia, záložka Používatelia. Po kliknutí na tlačidlo "Pridať používateľa" sa zobrazí tabuľka, v ktorej musí administrátor vyplniť požadované údaje, ako je meno, priezvisko, e-mail, telefón a pod.
Ak administrátor v tabuľke zaškrtne "Odoslať e-mail s prístupom novému používateľovi", novému používateľovi sa odošle e-mail, ktorý sa automaticky vygeneruje a bude obsahovať prístupové heslá používateľa k aplikácii.
Používateľov je možné registrovať aj hromadne – používateľské údaje je potrebné pripraviť v súbore Excel a následne importovať:
Ďalšou možnosťou je nechať si vygenerovať odkaz na registráciu v aplikácii a poslať budúcemu používateľovi samotným používateľom. V Nastaveniach, záložka Používatelia, je teraz možné kliknúť na tlačidlo "Pridať používateľa – používateľ sa spustí sám":
Následne sa zobrazí tabuľka, v ktorej administrátor aplikácie vyplní e-mailovú adresu nového používateľa:
Používateľ následne v e-maile dostane odkaz, kde môže vyplniť potrebné informácie v aplikácii:
Po vyplnení potrebných informácií používateľom dostane správca aplikácie informáciu, že nový používateľ je zaregistrovaný.
Nový užívateľ zadá všetky požadované údaje do aplikácie sám, administrátor potom len nastavuje prístupy k jednotlivým modulom podľa potreby.
Používateľ, ktorý zaregistroval spoločnosť v aplikácii, automaticky získava právo správcu. Toto právo je možné prideliť aj iným používateľom pri zadávaní/editácii iných používateľov (vo všeobecnosti odporúčame menší počet používateľov s týmto právom, aby nedošlo k nejasnostiam v nastaveniach alebo prevádzke aplikácie), buď globálne administrátorské právo – používateľ má prístup k nastaveniam všetkých modulov, ktoré sú povolené, alebo môže povoliť používanie iných modulov a pod., alebo administrátorské právo len pre vybrané moduly (s týmto právom môže prideľovať práva iným používateľom v danom module, alebo nastaviť parametre, aby modul fungoval):
Pre ľahší pohyb v aplikácii (medzi modulom a jeho nastaveniami) sa vedľa názvu modulu nachádza tlačidlo - "Nastavenia" - cez neho sa administrátor ľahko dostane do nastavení modulu.
Ak je používateľ v nastaveniach modulu a potrebuje sa vrátiť k samotnému modulu, je potrebné použiť tlačidlo "Modul".
Nastavenie oprávnení v jednotlivých moduloch aplikácie
Po zadaní používateľov do aplikácie je potom potrebné priradiť používateľom prístupové práva k jednotlivým modulom. Tieto práva nastavuje administrátor aplikácie v sekcii Nastavenia, v záložke s názvom konkrétneho modulu – napr. adresár; V rámci tohto modulu je možné skontrolovať nasledujúce práva: Žiadny prístup – čítanie – čítanie, zápis – čítanie, zápis, mazanie a obnovenie z koša. V rámci každého modulu môže používateľ získať rôzne práva na prácu s jednotlivými modulmi.
Pri prideľovaní práv vo všeobecnosti vyšší typ pridelených práv automaticky zahŕňa nižšie práva. Ak teda používateľ nemá povolený prístup, nebude mať prístup k modulu. V prípade práva na čítanie si používateľ môže iba prezerať údaje obsiahnuté v module, ale nemôže ich nijako meniť. Ak majú povolené čítať a zapisovať, môžu si údaje prezerať a môžu ich aj meniť, ale nie odstraňovať. Vymazanie je povolené len v rámci práva na čítanie, zápis, vymazanie a obnovenie z koša.
Správca aplikácie môže hromadne nastaviť určitý typ oprávnení pre všetkých používateľov alebo len pre vybraných zamestnancov.
Pri niektorých moduloch – napr. nástenka, kalendáre, dokumenty – administrátor aplikácie nenastavuje prístup k celému modulu, ale iba k jeho jednotlivým podskupinám, priečinkom (relevantným pre používateľa).
V niektorých moduloch je možné prideľovať práva prostredníctvom používateľských pozícií – napr. ak v module spravodajstva špecifikujem, že používatelia s pozíciou "lektor" môžu čítať a písať správy, potom všetci používatelia s touto pozíciou (vrátane tých, ktorí prídu v budúcnosti) budú mať toto právo automaticky a nie je potrebné ho priraďovať menom.
Ak je v nastaveniach práv právo, ktorého priradenie spočíva v zaškrtnutí štvorcového zaškrtávacieho políčka, ide o dodatočné právo – t.j. používateľ má napríklad štandardné právo na čítanie (okrúhle zaškrtávacie políčko), ale je možné ho doplniť o možnosť exportu:
Konkrétny popis každého typu práv je uvedený v popise každého modulu (pozri nižšie).
Obmedzenie prístupu k intranetu podľa IP adresy a krajiny
V sekcii Nastavenia, Zabezpečenie je možné určiť vybrané IP adresy a krajiny, z ktorých budú mať používatelia intranetu prístup k aplikácii.
Vďakatejto funkcii môže administrátor aplikácie obmedziť prístup do firemného intranetu len z firemných kancelárií alebo v prípade potreby len v určitých krajinách.
Zabránenie prístupu do intranetu/ukončenie používateľa
V prípade odchodu zamestnanca alebo potreby zablokovať mu prístup do aplikácie je možné použiť zaškrtávacie políčko "Aktívne" v sekcii "Pridanie/úprava používateľa":
Ak toto políčko nie je začiarknuté (políčko zostane nezačiarknuté), používateľovi bude zabránený prístup k aplikácii, ale všetky jeho údaje zostanú zachované (takže sa stále počíta ako používatelia, ktorí využívajú dátový priestor a musia byť zaplatení za predplatné).
Ak už nechcete platiť za predplatné za používateľa, je potrebné ho vymazať z registrovaných používateľov aplikácie (predtým odporúčame stiahnuť/zálohovať všetky relevantné dokumenty evidované pre používateľa v rámci eIntranetu).
Údaje, ktoré používateľ zadal do aplikácie, zostanú zachované, ale nebudú vysledovateľné pod menom používateľa - napr. dokument s určitým názvom vytvorený zmazaným používateľom zostane v aplikácii stále zachovaný a bude možné ho vyhľadať pod menom dokumentu, ale nebude možné ho vysledovať pod menom používateľa.
Ďalšou možnosťou je nahradiť existujúceho používateľa iným – tým sa prepíše pôvodný používateľ na nového a údaje pôvodnému používateľovi sa zobrazia pod menom nového zamestnanca, preto odporúčame pred prepísaním jeho účtu stiahnuť si dokumentáciu pôvodného používateľa k archívu a zaznamenať si, ako dlho bol účet pod pôvodným používateľom.
Je možné, že aj po vymazaní používateľa z aplikácie sa zobrazí meno používateľa (napr. v schvaľovacích zoznamoch v module dochádzka, dovolenky, cestovné príkazy). V takom prípade je potrebné zoznam aktualizovať – kliknite na tlačidlo "Vybrať používateľa" a potom znova nastavte "Uložiť" – aj keď sa v zozname nevykonajú žiadne zmeny. Tým sa zoznam aktualizuje.
Často kladené otázky od používateľov v jednotlivých moduloch
Najčastejšie sa vyskytujúce otázky používateľov k jednotlivým modulom (menu aplikácie) a odpovede na ne nájdete pod ikonou otáznika v pravom hornom rohu obrazovky. Najčastejšie otázky používateľov v dochádzkovom module nájdete napríklad tu:
Prispôsobenie aplikácie potrebám používateľov
Tím eIntranet.net aplikačných programátorov je tiež schopný v prípade potreby implementovať úpravy aplikácie na mieru (v prípade realizmu spracovania a logiky požiadavky). Tieto úpravy sa platia zvlášť a vždy sa berie do úvahy, či je požiadavka použiteľná pre ostatných používateľov aplikácie.
V prípade takejto žiadosti nás kontaktujte na adrese info@eintranet.net.