Legislatíva (sledovanie predpisov a súladu s legislatívou)

Prehľad

Modul Legislatíva sleduje zmeny právnych predpisov (zákonov, nariadení vlády, vyhlášok a ďalších dokumentov Zbierky zákonov), ktoré sa týkajú vašej firmy, a pomáha udržiavať firemné smernice v súlade s aktuálnou legislatívou. Modul každú noc kontroluje Zbierku zákonov, pri sledovaných predpisoch upozorní na novelu alebo zrušenie a umelá inteligencia (AI) pri novovyhlásených predpisoch navrhne, do ktorej právnej oblasti patria. Ku každému sledovanému predpisu môžete priradiť firemnú smernicu (dokument z modulu Dokumenty alebo stránku z modulu Wiki), vybrať paragrafy, ktoré vás zaujímajú, sledovať termín preskúmania súladu a po novele nechať automaticky vytvoriť úlohu na revíziu. Pri každej novele uvidíte, čo presne sa v texte predpisu zmenilo.

Kľúčové funkcie modulu Legislatíva

Automatické nočné sledovanie Zbierky zákonov a upozornenia na novely a zrušenia sledovaných predpisov
Zapínanie celých právnych oblastí (BOZP, Dane, GDPR a ďalšie) s automatickým sledovaním ich kľúčových predpisov
Vyhľadanie predpisu podľa čísla, názvu aj podľa slov v jeho texte (fulltext v e-Zbierke) a filter „Len aktuálne" / „Všetky (aj zrušené)"
Čítanie textu predpisu priamo v aplikácii, časová os všetkých znení a porovnanie „Čo sa zmenilo"
Priradenie firemných smerníc z modulu Dokumenty aj z modulu Wiki a výber sledovaných ustanovení (paragrafov)
Štítky „Týka sa § …", „Možno sa to týka § …" a „Ustanovenia mimo rozsahu sledovania" pri každej zmene
Pripomienka pred nadobudnutím účinnosti novely a automatické úlohy na revíziu smerníc
Evidencia preskúmaní súladu s predpisom ako doklad pre audit a register právnych požiadaviek v Exceli a PDF

Prístup a nastavenie

Táto kapitola popisuje, ako sa do modulu Legislatíva dostanete, kde nájdete jeho nastavenie a aké oprávnenia v ňom existujú, od úrovne „Bez prístupu" až po plnú správu nastavení modulu vrátane matice používateľských práv.

Ako sa dostať do modulu Legislatíva

Navigačná cesta do modulu Legislatíva: Hlavné menu → Legislatíva. V menu sa pri module zobrazuje počet nevyriešených reakcií na zmeny predpisov, teda položiek v stave „Nová zmena" alebo „Rieši sa". Podľa tohto počtu spoznáte, koľko zmien ešte čaká na vybavenie, bez toho, aby ste museli modul otvoriť. Používateľ bez oprávnenia čítať modul uvidí len hlásenie o nedostatočnom prístupe.

Nastavenie modulu Legislatíva

Nastavenie modulu Legislatíva otvoríte odkazom Nastavenie vedľa nadpisu „Legislatíva" na hlavnej obrazovke modulu. Odkaz vidí len používateľ, ktorý smie meniť nastavenia modulu, alebo správca modulu. Nastavenie má kartu „Všeobecné nastavenia" a pre správcu modulu záložku „Práva používateľa".

Všeobecné nastavenia modulu Legislatíva

V karte „Všeobecné nastavenia" upravujete tieto voľby modulu Legislatíva. Každá voľba sa ukladá okamžite po zmene, bez potvrdzovacieho tlačidla.

Voľba	Čo ovplyvňuje	Predvolené správanie
Príjemcovia upozornení	Komu chodí súhrnný nočný e-mail o nových zmenách predpisov a e-mail s pripomienkou pred nadobudnutím účinnosti, ak zmena nemá riešiteľa	Ak nikoho nevyberiete, upozornenia dostanú všetci používatelia s oprávnením na správu sledovaných predpisov a vyšším
Predvolený garant	Kto rieši zmeny predpisov a smernice, ktoré nemajú vlastného garanta	Bez výberu zostane zmena, pri ktorej garanta nemá ani smernica, ani predpis, bez riešiteľa a úloha na revíziu sa k nej nevytvorí
Vytvárať úlohy na revíziu smerníc	Či sa garantovi po novele automaticky vytvorí úloha na revíziu priradenej smernice	Zapnuté. Ak je modul Úlohy vypnutý, zobrazí sa poznámka „Modul Úlohy je vypnutý, úlohy sa nevytvoria."
Termín úlohy (dní)	Za koľko dní od vytvorenia má byť úloha na revíziu splnená	30 dní; je možné nastaviť od 1 do 365 dní
Interval kontroly súladu (mesiacov)	Ako často garant potvrdzuje súlad s každým sledovaným predpisom	12 mesiacov; hodnota 0 pripomínanie preskúmaní vypína
Upozorniť pred nadobudnutím účinnosti (dní)	Koľko dní vopred dostane riešiteľ e-mailom pripomienku nevyriešenej zmeny, ktorá ešte nenadobudla účinnosť. Rovnaká hodnota určuje, kedy sa pri zmene zobrazí červený štítok „Nastáva účinnosť"	14 dní; je možné nastaviť od 0 do 90, hodnota 0 pripomínanie vypína
Upozorňovať aj na nové predpisy	Či sa hlásia aj úplne nové predpisy, ktoré AI zaradila do vašich oblastí, nielen novely sledovaných predpisov	Zapnuté
Minimálna istota AI (%)	Od akej miery istoty sa nový predpis považuje za patriaci do vašej oblasti	70 %; je možné nastaviť od 50 do 100 %

Používateľské práva k modulu Legislatíva

Správca firmy alebo používateľ, ktorému bola pridelená správa modulu Legislatíva, vidí v nastavení záložku „Práva používateľa" s maticou oprávnení podľa pracovnej pozície a podľa jednotlivého používateľa. Výsledné oprávnenie používateľa je vždy vyššie z práva podľa jeho pozície a jeho osobného nastavenia. Bez nastavenia majú noví používatelia v module Legislatíva úroveň „Bez prístupu".

Oprávnenia a prístupové práva k modulu Legislatíva

Oprávnenie k modulu Legislatíva sa prideľuje po úrovniach, každá vyššia úroveň zahŕňa aj činnosti nižších úrovní.

Úroveň oprávnenia	Čo umožňuje
Bez prístupu	Používateľ modul Legislatíva vôbec neuvidí
Prezeranie zmien a predpisov	Otvorí všetky štyri záložky, prezerá detail predpisu aj zmeny, číta text a znenia predpisov, vidí porovnanie „Čo sa zmenilo", vyhľadáva v texte predpisov a sťahuje register právnych požiadaviek. Vidí aj informačný pruh pri priradenej smernici. Nič nemení
Riešenie dopadov a prepojenie so smernicami	Navyše mení stav reakcie na zmenu, píše poznámku k reakcii, hromadne označuje zmeny ako „Bez vplyvu", priraďuje, upravuje a ruší prepojenia so smernicami vrátane sledovaných ustanovení a zaznamenáva preskúmanie súladu
Správa sledovaných predpisov	Navyše zapína a vypína oblasti, pridáva a odoberá sledované predpisy, obnovuje sledovanie podľa oblasti a nastavuje garanta a poznámku pri predpise
Nastavenie modulu Legislatíva	Navyše mení všeobecné nastavenia modulu

Poznámka: smernicu z modulu Dokumenty alebo Wiki môžete priradiť len vtedy, keď ju smiete čítať. Pri dokumente to znamená oprávnenie čítať priečinok, v ktorom leží, pri stránke Wiki zapnutý modul Wiki a oprávnenie čítať priečinok, v ktorom leží jej posledná verzia.

Používateľské rozhranie modulu Legislatíva

Hlavná obrazovka modulu Legislatíva je rozdelená do štyroch záložiek: Zmeny, Sledované predpisy, Oblasti a Zbierka zákonov. Vedľa nadpisu „Legislatíva" je odkaz Nastavenie a prípadne odkaz Rýchly štart. Nasledujúce sekcie popisujú každú záložku aj detailné obrazovky predpisu a zmeny.

Záložka Zmeny v module Legislatíva

Záložka Zmeny je predvolená obrazovka modulu Legislatíva. Hore je poznámka, že modul každú noc sleduje Zbierku zákonov a že pri priradených smerniciach vznikne garantovi úloha na revíziu. Prepínač „Nevyriešené" / „Všetko" filtruje zobrazené zmeny. Tabuľka má stĺpce ID, Vyhlásené, Sledovaný predpis, Novela / zrušenie, Účinnosť, Smernice, Riešiteľ, Stav a stĺpec s ikonami akcií (oko „Zobraziť detail", fajka „Bez vplyvu" pri nevyriešených zmenách). Riadky je možné triediť, vyhľadávať v nich, exportovať tabuľku do Excelu a meniť viditeľnosť stĺpcov.

S oprávnením na riešenie dopadov sú pri riadkoch začiarkavacie polia a nad tabuľkou je tlačidlo Označiť vybrané ako bez vplyvu (N).

Štítky v stĺpcoch Smernice a Účinnosť

V záložke Zmeny modulu Legislatíva vám štítky pomáhajú rozpoznať, ktoré zmeny sú pre vás dôležité. V stĺpci Smernice je pod názvom smernice, pri ktorej máte vybrané sledované ustanovenia, červený štítok „Týka sa § …", žltý „Možno sa to týka § …" alebo sivý „Ustanovenia mimo rozsahu sledovania". Štítok sa nezobrazí pri smerniciach bez vybraných ustanovení, pri zrušení predpisu ani dovtedy, kým nie je hotové porovnanie znení. Ikona úlohy pri smernici znamená, že k dopadu bola vytvorená úloha na revíziu.

V stĺpci Účinnosť sa pri nevyriešenej zmene, ktorej účinnosť nastane v rámci nastaveného počtu dní „Upozorniť pred nadobudnutím účinnosti", zobrazí červená značka s hodinami „Nastáva účinnosť". Hromadná novela s postupnou účinnosťou ukazuje všetky dátumy pod sebou.

Záložka Sledované predpisy v module Legislatíva

Záložka Sledované predpisy ukazuje predpisy, ktoré firma sleduje: kľúčové predpisy zapnutých oblastí a predpisy pridané ručne. Predpis, ktorý sa vás netýka, môžete prestať sledovať. Tabuľka obsahuje stĺpce Predpis, Prečo sledujeme (štítky oblastí alebo „Pridané ručne"), Posledná novela, počet priradených Smerníc, Garant, Poznámka k predpisu (skrátená), Nasledujúce preskúmanie súladu (červený štítok po termíne). Pri riadku sú ikony „Zobraziť detail", odkaz do e-Zbierky a s oprávnením na správu predpisov aj „Prestať sledovať".

Nad tabuľkou sú tlačidlá Pridať predpis (prepne na Zbierku zákonov), Register právnych požiadaviek (Excel) a Register právnych požiadaviek (PDF). Ak existujú predpisy vyradené z oblastí, zobrazí sa pod tabuľkou karta „Vyradené z odvetví" s tlačidlom Znovu sledovať.

Záložka Oblasti v module Legislatíva

Záložka Oblasti obsahuje dlaždice právnych oblastí. Zapnutím oblasti začnete sledovať jej kľúčové predpisy aj novovyhlásené predpisy, ktoré do oblasti zaradila AI. Každá dlaždica má začiarkavacie pole (uloží sa hneď, bez tlačidla Uložiť), zoznam kľúčových predpisov a oddiel „Nové predpisy zaradené umelou inteligenciou:" s najviac ôsmimi predpismi a percentom istoty. Začiarkavacie pole je bez oprávnenia na správu predpisov neaktívne; správca modulu ho smie meniť vždy. Dostupné oblasti: BOZP, Dane, Doprava a vozidlá, GDPR a kybernetická bezpečnosť, Mzdy a pracovné právo, Obchodné a korporátne právo, Odpady a životné prostredie, Požiarna ochrana, Stavebníctvo, Účtovníctvo a audit, Verejné obstarávanie.

Záložka Zbierka zákonov (katalóg predpisov) v module Legislatíva

Záložka Zbierka zákonov slúži na vyhľadávanie v celom katalógu predpisov. Riadok filtrov obsahuje tieto prvky:

Číslo alebo názov predpisu: napríklad 262/2006 alebo časť názvu, najviac 100 znakov; vyhľadáva aj kláves Enter.
Druh predpisu: Všetky druhy predpisov, zákony, nariadenia vlády, vyhlášky, oznámenia, nálezy Ústavného súdu, úplné znenia.
Rok vyhlásenia predpisu: od roku 1918 do aktuálneho roka.
Platnosť predpisu: „Len aktuálne" (predvolené) alebo „Všetky (aj zrušené)".
Hľadať v: „názve a čísle predpisu" alebo „texty predpisov (e-Zbierka)". Prepínač je zobrazený len vtedy, keď je fulltext pre vašu firmu dostupný.

Bez vyhľadávania sa pod nadpisom „Novo vyhlásené predpisy" zobrazí posledných 30 predpisov, pri vyhľadávaní „Výsledky vyhľadávania" (najviac 50; pri orezaní vás hlásenie vyzve na spresnenie).

Filter platnosti: Len aktuálne a Všetky (aj zrušené)

V Zbierke zákonov modulu Legislatíva filter platnosti určuje, či uvidíte zrušené predpisy. Voľba „Len aktuálne" je predvolená a zrušené predpisy skryje; predpisy s budúcou účinnosťou zostávajú viditeľné. Predpis, ktorého stav modul ešte nezistil, sa neskrýva. Ak zadáte presnú citáciu, napríklad 65/1965, filter platnosti sa nepoužije a dostanete aj zrušený predpis s odznakom. Voľba „Všetky (aj zrušené)" ukáže zrušené predpisy so sivým odznakom „Zrušený predpis". Voľba sa pamätá po dobu prihlásenia, po novom prihlásení platí opäť „Len aktuálne".

Výsledky vyhľadávania a odznaky stavu predpisu

Riadok výsledku v Zbierke zákonov modulu Legislatíva ukazuje dátum vyhlásenia (alebo rok), názov predpisu ako odkaz do detailu a vpravo zelený štítok „Sledované" alebo tlačidlo Sledovať (s oprávnením na správu predpisov). Odznak „Zrušený predpis" (sivý) označuje zrušený predpis, odznak „Budúce znenie" (žltý) predpis s budúcou účinnosťou. Predpis, ktorý katalóg ešte nepozná (vyhlásený dnes), sa zobrazí len ako odkaz do e-Zbierky bez tlačidiel Sledovať a Text.

Detail predpisu v module Legislatíva

Detail predpisu v module Legislatíva otvoríte ikonou oka alebo kliknutím na názov predpisu v ktoromkoľvek zozname. Ľavý stĺpec ukazuje kartu s názvom predpisu. Ak je predpis zrušený, nad ňou svieti červený pruh „Predpis bol zrušený predpisom: … (dátum)" alebo „Zrušený predpis". Ďalej vidíte riadky Vyhlásené, Účinnosť od, Posledné znenie (pri budúcom znení so štítkom „Budúce znenie") a Oblasti (štítok AI má nápovedu s percentom a dôvodom zaradenia). Tlačidlá Text predpisu a Otvoriť v e-Sbírke otvoria text v aplikácii, respektíve oficiálnu stránku predpisu.

Pravý stĺpec obsahuje karty „Sledovanie", „Preskúmanie súladu s predpismi" a „Prepojené smernice".

Časová os znenia predpisu

Karta „Časová os znení" v detaile predpisu modulu Legislatíva vypisuje všetky znenia predpisu. Načítava sa s hlásením „Načítam znenie predpisu…"; keď sa nepodarí, uvidíte „Históriu znení sa nepodarilo načítať z e-Zbierky." Tabuľka ukazuje účinnosť (od – do), štítok znenia, stĺpec „Novely platné v tomto znení" a tlačidlá. Zobrazí sa len osem posledných minulých znení, zvyšok otvoríte tlačidlom „Zobraziť všetky znenia (N)".

Štítok znenia	Čo znamená
Aktuálne znenie (zelený)	Znenie, ktoré platí dnes
Budúce znenie (žltý)	Znenie, ktoré ešte len nadobudne účinnosť
Vyhlásené znenie (modrý)	Pôvodné znenie pri vyhlásení predpisu
Predchádzajúce znenie (sivý)	Znenie, ktoré už neplatí

Pri blížiacej sa účinnosti je navyše červený štítok „Nastáva účinnosť". Pri novele, na ktorú má firma záznam, je zvonček s nápovedou „Reakcia spoločnosti", ktorý vedie na detail zmeny. Tlačidlo Čo sa zmenilo otvorí porovnanie s predchádzajúcim znením, tlačidlo Text text daného znenia.

Karta Prepojené smernice v detaile predpisu

Karta „Prepojené smernice" v detaile predpisu modulu Legislatíva ukazuje všetky smernice, ktoré ste k predpisu priradili. Ikona pred názvom hovorí, odkiaľ smernica pochádza: list papiera je dokument z modulu Dokumenty, kniha je stránka z modulu Wiki. Názov je odkaz, ktorý sa otvorí v novej záložke, v zátvorke je garant. Riadok „Sledované ustanovenia: § …" ukazuje vybrané paragrafy. Pri riadku sú ikony Upraviť (ceruzka) a Zmazať záznam. Tlačidlo Priradiť smernicu pridá ďalšiu; pri dosiaľ nesledovanom predpise vás poznámka upozorní, že priradením smernice začnete sledovať predpis.

Text predpisu v module Legislatíva

Obrazovka Text predpisu v module Legislatíva umožňuje čítať celý predpis bez opustenia aplikácie. Otvoríte ju tlačidlom „Text predpisu" v detaile predpisu, tlačidlom „Text" pri znení v časovej osi alebo pri výsledku fulltextového vyhľadávania. Hore vyberiete v rolovacom zozname znenie (dátum a štítok znenia) a do poľa Vyhľadávať v texte predpisu napíšete hľadaný výraz (najviac 100 znakov). Tlačidlá Predchádzajúca a Ďalší a počítadlo nálezov vás prevedú výskytmi, rovnako funguje kláves Enter. Bez presnej frázy sa zvýraznia jednotlivé slová.

Na širšej obrazovke je vľavo osnova predpisu (časti, hlavy, paragrafy); kliknutím na položku sa text posunie na dané miesto. Riadok „Znenie: od – do" dopĺňa odkaz „Otvoriť v e-Sbírke". Keď sa text nepodarí načítať, uvidíte hlásenie „Text predpisu sa nepodarilo načítať z e-Zbierky." a tlačidlo na otvorenie predpisu priamo v e-Zbierke.

Porovnanie znení Čo sa zmenilo v module Legislatíva

Okno „Čo sa zmenilo" v module Legislatíva ukazuje, ktoré časti textu predpisu novela zmenila. Hore je riadok „Porovnanie znení platných od [dátum] → [dátum]" a zoznam noviel platných v danom znení. Každá zmenená časť má štítok: „Vložené" (zelený), „Vypustené" (červený) alebo „Zmenený" (žltý), citáciu ustanovenia a odkaz do e-Zbierky. Pri úprave je vedľa seba „Pôvodné znenie" (preškrtnuté) a „Nové znenie" (zvýraznené).

Ustanovenie, ktoré sledujete pri niektorej priradenej smernici, má červený štítok „Sledujete" a červený prúžok. Môže sa objaviť aj vysvetľujúce hlásenie:

„Ide o prvé znenie predpisu, nie je s čím ho porovnať."
„V tomto znení sa text predpisu nezmenil."
„Rozdiel znení sa pripravuje – e-Zbierka ešte nezverejnila znenie predpisu po tejto novele." (porovnanie sa objaví s oneskorením po vyhlásení novely)
„Rozdiel znení sa nepodarilo zostaviť. Zmeny nájdete v texte novely v e-Zbierke."
„Rozdiel je zostavený porovnaním oboch znení po ustanoveniach…" (zmenené ustanovenie je vidieť celé, bez zvýraznenia jednotlivých slov)

Detail zmeny a karta Reakcia spoločnosti v module Legislatíva

Detail zmeny v module Legislatíva otvoríte ikonou oka v záložke Zmeny. Karta hore ukazuje typ zmeny (Novela, Zrušenie predpisu, Nový predpis), sledovaný predpis, novelu, dátum vyhlásenia a účinnosti (môže ich byť viac). Karta „Zhrnutie zmien (AI)" nesie štítok „Zásadná zmena" alebo „Formálna zmena" a poznámku, že zhrnutie vytvorila umelá inteligencia a záväzné je len znenie v Zbierke zákonov. Kým zhrnutie chýba, uvidíte „Zhrnutie sa pripravuje." Len pri novele je karta „Čo sa v predpise mení" s porovnaním znení. Ak sa v rovnaký deň účinnosti zišlo viac noviel, porovnanie obsahuje aj ich zmeny a upozorní vás na to.

Pravá karta „Reakcia spoločnosti" obsahuje pre každú priradenú smernicu blok so stavom, odkazom na smernicu, štítkom zhody („Týka sa § …", „Možno sa to týka § …", „Ustanovenia mimo rozsahu sledovania"), riešiteľom, odkazom „Úloha týkajúca sa revízie", poznámkou a tlačidlami stavu. Dole je tlačidlo Priradiť smernicu.

Stavy záznamov v module Legislatíva

Modul Legislatíva pracuje s niekoľkými typmi stavov: stavom reakcie spoločnosti na zmenu predpisu, zhodou so sledovanými ustanoveniami, stavom predpisu v Zbierke, stavom sledovania a výsledkom preskúmania súladu.

Stav reakcie spoločnosti na zmenu predpisu

Ku každej zmene sledovaného predpisu (novele alebo zrušeniu) eviduje modul Legislatíva stav reakcie spoločnosti. Vidíte ho v stĺpci Stav v záložke Zmeny aj na karte „Reakcia spoločnosti".

Stav	Čo znamená	Ako do neho záznam prejde	Kto to smie
Nová zmena	Firma o novele alebo zrušení zatiaľ nerozhodla	Založí sa automaticky v noci po vyhlásení novely alebo zrušenia sledovaného predpisu	Zakladá sa automaticky
Rieši sa	Firma na zmene pracuje	Kliknutím na „Rieši sa"	Riešenie dopadov a vyššie
Smernica bola revidovaná	Priradená smernica bola po novele skontrolovaná alebo upravená	Kliknutím na „Smernica bola revidovaná"; len ak je k dopadu priradená smernica	Riešenie dopadov a vyššie
Bez vplyvu	Firma vyhodnotila, že sa jej zmena netýka	Kliknutím na „Bez vplyvu", jednotlivo alebo hromadne	Riešenie dopadov a vyššie

Z uzavretého stavu vráti záznam tlačidlo „Znovu otvoriť" do stavu „Rieši sa".

Štítok zhody so sledovanými ustanoveniami

Štítok zhody v module Legislatíva nie je stav, ale nápoveda, či novela mení paragrafy, ktoré ste pri smernici vybrali. Štítok nič nefiltruje: zmena aj úloha na revíziu vzniknú vždy. Po úprave prepojenia sa štítok prepočíta.

Štítok	Čo znamená
Týka sa § … (červený)	Novela mení aspoň jedno ustanovenie vybrané pri smernici; zoznam je v štítku
Možno sa to týka § … (žltý)	Zmena sledovaného ustanovenia je v znení, v ktorom nadobudla účinnosť aj iná novela, takže nemožno povedať, ktorá zmenu spôsobila
Ustanovenia mimo rozsahu sledovania (sivý)	Novela žiadne vybrané ustanovenie nemení
Bez štítka	Nie sú vybrané ustanovenia, ide o zrušenie alebo nový predpis, dopad nemá smernicu, alebo porovnanie znení ešte nie je hotové

Stav predpisu v Zbierke a stav sledovania

V module Legislatíva vidíte pri každom predpise dve nezávislé informácie. Prvá je stav v Zbierke: zrušený predpis (odznak „Zrušený predpis" v katalógu a červený pruh v detaile), predpis s budúcou účinnosťou (odznak „Budúce znenie") a inak platný predpis bez odznaku. Stav zisťuje modul sám; pri niektorých predpisoch sa ešte nemusí poznať a takýto predpis sa neskrýva. Druhá je stav sledovania:

Stav sledovania	Čo znamená	Ako do neho prejde
Sledované: „Predpis patrí do odvetvia, ktoré sledujete."	Sleduje sa, pretože patrí do zapnutej oblasti	Automaticky pri zapnutí oblasti
Sledované: „Pridané ručne"	Sleduje sa bez ohľadu na oblasť	Tlačidlom „Sledovať" v katalógu alebo v detaile
Nesledované	Nesleduje sa	Tlačidlom „Prestať sledovať" alebo vypnutím oblasti
Vyradené z odvetví	Patrí do zapnutej oblasti, ale bol ručne vyradený	Tlačidlom „Prestať sledovať" pri predpise zo zapnutej oblasti

Výsledok preskúmania súladu s predpisom

Každý záznam o preskúmaní súladu v module Legislatíva je samostatný a trvalo zostáva v histórii ako doklad pre audit.

Výsledok	Čo znamená
Spoločnosť je v súlade s predpisom	Pri preskúmaní bolo potvrdené, že firma požiadavky predpisu plní
Zhoda si vyžaduje prijatie opatrení	Pri preskúmaní sa zistilo, že je potrebné niečo upraviť

Základné operácie v module Legislatíva

Táto kapitola popisuje krok za krokom najčastejšie činnosti v module Legislatíva: zapnutie oblasti, vyhľadanie a sledovanie predpisu, priradenie smernice, vybavenie novely a zaznamenanie preskúmania súladu.

Postup: Zapnutie právnej oblasti v module Legislatíva

V module Legislatíva zapnete sledovanie celej právnej oblasti takto:

Otvorte záložku Oblasti.
Začiarknite dlaždicu oblasti, ktorá sa firmy týka (alebo zrušte začiarknutie pri oblasti, ktorá sa netýka).
Zmena sa uloží okamžite, bez tlačidla Uložiť.

Zapnutím oblasti sa začnú sledovať jej kľúčové predpisy a nové predpisy, ktoré do oblasti zaradí AI nad nastavenou minimálnou istotou.

Postup: Vyhľadanie a sledovanie konkrétneho predpisu v module Legislatíva

Otvorte záložku Zbierka zákonov (alebo kliknite na Pridať predpis v záložke Sledované predpisy).
Do poľa Číslo alebo názov predpisu zadajte číslo alebo názov, prípadne zúžte výber druhom predpisu a rokom vyhlásenia.
Ak chcete vidieť aj zrušené predpisy, prepnite Platnosť predpisu na „Všetky (aj zrušené)".
Kliknite na Vyhľadávanie a pri nájdenom predpise na Sledovať. Objaví sa označenie „Sledované".

Postup: Vyhľadanie predpisu podľa slov v jeho texte (fulltext)

Fulltextové vyhľadávanie v module Legislatíva nájde predpisy podľa slov v ich texte, aj keď ich nepoznáte podľa čísla alebo názvu. Prepínač je dostupný len vtedy, keď je vyhľadávanie v e-Zbierke pre vašu firmu zapnuté.

V záložke Zbierka zákonov zvoľte v poli Hľadať v možnosť „texty predpisov (e-Zbierka)".
Zadajte hľadaný výraz (aspoň 2 znaky), prípadne zúžte výber druhom, rokom a platnosťou, a kliknite na Vyhľadávanie.
V zozname „Predpisy obsahujúce hľadané slová (N)" kliknite pri predpise na Text. Otvorí sa text predpisu s vyznačenými nálezmi a šípkami medzi nimi.
Ďalšie výsledky zobrazíte tlačidlom Ďalší, späť sa vrátite tlačidlom Predchádzajúca.

Poznámka: keď e-Zbierka neodpovie, zobrazí sa hlásenie „Vyhľadávanie v texte predpisov sa nepodarilo, skúste to prosím neskôr." Skúste to neskôr alebo vyhľadávajte podľa názvu.

Postup: Ukončenie a obnovenie sledovania predpisu v module Legislatíva

V záložke Sledované predpisy kliknite pri predpise na ikonu Prestať sledovať.
Predpis, ktorý firma sledovala len ručne, zo zoznamu zmizne.
Predpis patriaci do zapnutej oblasti sa presunie do karty „Vyradené z odvetví", odkiaľ ho tlačidlom Znovu sledovať vrátite.
V detaile predpisu s ručnou voľbou sa ponúka aj tlačidlo „Podľa odborov". Zruší ručnú voľbu a o sledovaní rozhoduje už len zapnutá oblasť.

Postup: Nastavenie garanta a poznámky pri sledovanom predpise

V detaile sledovaného predpisu v module Legislatíva nastavíte zodpovednú osobu a vlastnú poznámku.

Otvorte detail predpisu.
V karte „Sledovanie" vyberte v poli Garant zamestnanca, alebo ponechajte „Predvolený garant".
Do poľa Poznámka k predpisu napíšte, prečo predpis sledujete alebo ktorých paragrafov sa týka (najviac 5000 znakov).

Obe polia sa ukladajú automaticky po opustení poľa. Bez oprávnenia na správu predpisov je poznámka len na čítanie.

Postup: Priradenie smernice z Dokumentov alebo Wiki k predpisu

V module Legislatíva priradíte firemnú smernicu k predpisu tak, aby vám po každej novele vznikla reakcia a úloha na revíziu. Smernicou môže byť dokument z modulu Dokumenty alebo stránka z modulu Wiki.

V detaile predpisu (karta „Prepojené smernice") alebo v detaile zmeny (karta „Reakcia spoločnosti") kliknite na Priradiť smernicu. Otvorí sa okno „Priradiť smernicu".
V poli Smernice (povinné) vyberte položku. Ponuka je zoskupená podľa priečinkov: najprv „Dokumenty: …", potom, ak je zapnutý modul Wiki, „Wiki: …". Ponúka sa posledná verzia dokumentu alebo stránky a len to, čo smiete čítať. Už priradené položky sú neaktívne.
Voliteľne vyberte Garant. Garant dostane pri novele úlohu na revíziu smernice. Bez výberu platí predvolený garant.
Voliteľne vyberte v poli Smernica sa týka len týchto častí predpisu jednu alebo viac častí, hláv či paragrafov (pozri nasledujúci postup).
Kliknite na Uložiť.

Ak predpis dosiaľ nebol sledovaný, začne sa sledovať. Ak sa priradenie týka novely, ktorú práve riešite, doplní sa k nej nová smernica a vznikne úloha. Pri pokuse priradiť smernicu, ktorú nesmiete čítať, sa zobrazí „Nemáte prístup".

Postup: Výber sledovaných ustanovení pri priradenej smernici

Sledované ustanovenia v module Legislatíva určujú, ktorých paragrafov predpisu sa smernica týka, aby ste pri každej novele hneď videli, či sa jej dotkla.

V okne „Priradiť smernicu" alebo „Upraviť prepojenie so smernicou" kliknite do poľa Smernica sa týka len týchto častí predpisu.
Vyberte jednu alebo viac položiek zo zoznamu častí, hláv a paragrafov aktuálneho znenia. Prázdne pole znamená celý predpis.
Kliknite na Uložiť.

Tip: zmena aj úloha na revíziu vzniknú vždy, výber ustanovení len pridá štítok „Týka sa", „Možno sa to týka" alebo „Ustanovenia mimo rozsahu sledovania" a označí vaše paragrafy v porovnaní znení. Ak sa osnovu nepodarí načítať, objaví sa hlásenie „Zoznam ustanovení sa nepodarilo načítať z e-Zbierky – smernica bude priradená k celému predpisu." Načítanie osnovy môže pri prvom otvorení okna trvať niekoľko sekúnd.

Postup: Úprava prepojenia so smernicou v module Legislatíva

V detaile predpisu, v karte „Prepojené smernice", kliknite pri riadku na ikonu Upraviť (ceruzka).
V okne „Upraviť prepojenie so smernicou" zmeňte Garant alebo sledované ustanovenia. Smernica je zobrazená len ako text a nedá sa vymeniť.
Kliknite na Uložiť.

Ak chcete priradiť inú smernicu, prepojenie zmažte a priraďte novú. Ustanovenie, ktoré z predpisu medzitým zmizlo, zostane vo výbere, ak ho prepojenie už malo.

Postup: Zrušenie prepojenia so smernicou v module Legislatíva

Keď firma prestane smernicu k predpisu viazať, zrušte prepojenie takto:

V detaile predpisu, v karte „Prepojené smernice", kliknite pri riadku na ikonu Zmazať záznam.
Potvrďte otázku „Naozaj chcete zmazať tento záznam?".

Zrušením prepojenia sa ruší len spojenie v module Legislatíva. Dokument v module Dokumenty ani stránka vo Wiki zostávajú bez zmeny.

Informačný pruh pri smernici v module Dokumenty a Wiki

Ak je smernica priradená k sledovanému predpisu, zobrazí sa v detaile dokumentu v module Dokumenty aj nad obsahom stránky v module Wiki modrý pruh „Smernica nadväzuje na predpisy" s odkazmi na predpisy. Odkaz otvorí detail predpisu v module Legislatíva. Ak po novele čaká nevybavená reakcia, pribudne červený text „Čaká na revíziu z dôvodu novely predpisu." a v zátvorke počet reakcií s odkazom do záložky Zmeny. Pruh vidí len používateľ s oprávnením čítať modul Legislatíva a nedá sa zavrieť. Vo verejne zdieľanej Wiki sa nezobrazuje.

Postup: Zaznamenanie preskúmania súladu s predpisom

Preskúmanie súladu je možné v module Legislatíva zaznamenať len pri predpise, ktorý firma sleduje.

V detaile sledovaného predpisu, v karte „Preskúmanie súladu s predpismi", kliknite na Zaznamenať preskúmanie súladu.
Vyplňte povinné pole Dátum preskúmania súladu; je predvyplnené na dnešok, dátum v budúcnosti sa skráti na dnešný.
Vyberte povinné pole Výsledok posúdenia súladu: „Spoločnosť je v súlade s predpisom" (predvolené) alebo „Zhoda si vyžaduje prijatie opatrení".
Voliteľne vyplňte Poznámka (najviac 5000 znakov).
Kliknite na Uložiť.

Záznam zostane v histórii (Dátum, Výsledok posúdenia súladu, Preskúmanie vykonal) a posunie termín nasledujúceho preskúmania. Karta „Preskúmanie súladu s predpismi" sa zobrazí pri sledovanom predpise, ak je interval preskúmania nenulový, alebo keď už existuje história. Po termíne pri nej svieti štítok „Preskúmanie súladu je po termíne".

Postup: Reakcia na novelu (zmenu) sledovaného predpisu

V záložke Zmeny otvorte detail zmeny ikonou oka.
Prečítajte si zhrnutie zmeny a kartu „Čo sa v predpise mení". Štítok zhody vám napovie, či sa novela dotkla vašich paragrafov.
V karte „Reakcia spoločnosti" pri novej zmene kliknite na Rieši sa. Po dokončení revízie kliknite na Smernica bola revidovaná; ak sa zmena firmy netýka, kliknite na Bez vplyvu.
Do poľa Poznámka môžete kedykoľvek napísať poznámku; ukladá sa sama.
Uzavretú položku vrátite do stavu „Rieši sa" tlačidlom Znovu otvoriť.

Postup: Zistenie, čo novela zmenila v texte predpisu

V module Legislatíva nájdete zmenené ustanovenia dvoma cestami. Prvá: v detaile zmeny v karte „Čo sa v predpise mení". Druhá: v detaile predpisu v karte „Časová os znení" kliknite pri príslušnom znení na Čo sa zmenilo. Ak chcete prejsť celé znenie, kliknite pri ňom na Text. Po novele sa porovnanie môže objaviť s oneskorením, až e-Zbierka zverejní nové znenie.

Postup: Hromadné označenie zmien ako „Bez vplyvu"

V záložke Zmeny začiarknite riadky, ktoré sa firmy netýkajú, alebo pole v záhlaví na označenie všetkých.
Kliknite na Označiť vybrané ako bez vplyvu (N), kde N je počet vybraných riadkov.
Potvrďte otázku „Označiť vybrané zmeny predpisov ako Bez vplyvu?" tlačidlom Áno.
Zobrazí sa hlásenie s počtom označených záznamov a tabuľka sa obnoví.

Tlačidlo je aktívne až po výbere riadku a viditeľné len s oprávnením riešiť dopady. Bez výberu sa zobrazí hlásenie „Nevybrali ste žiadnu nevyriešenú zmenu predpisu."

Export registra právnych požiadaviek

V záložke Sledované predpisy modulu Legislatíva nájdete register právnych požiadaviek, teda prehľad všetkých sledovaných predpisov firmy vhodný ako podklad pre audit (napríklad podľa ISO). Register vychádza z rovnakých údajov ako tabuľka a stiahnete ho v dvoch formátoch. Oba exporty vidí každý, kto smie čítať modul. Záhlavie obsahuje názov „Register právnych požiadaviek", firmu, dátum vyhotovenia a meno toho, kto register vypracoval.

Export: Register právnych požiadaviek (Excel)

Export registra právnych požiadaviek z modulu Legislatíva do zošita na ďalšie spracovanie alebo archiváciu mimo aplikácie. Stĺpce: Predpis, názov, Prečo sledujeme, Garant, Poznámka k predpisu, Prepojené smernice (každá na novom riadku), Posledná novela, Dopady noviel (nevyriešené / celkom), Posledné preskúmanie súladu, Výsledok posúdenia súladu, Preskúmanie vykonal a Nasledujúce preskúmanie súladu.

V module Legislatíva otvorte záložku Sledované predpisy.
Kliknite na tlačidlo Register právnych požiadaviek (Excel) nad tabuľkou.
Súbor sa stiahne do vášho počítača.

Výstupný formát: XLSX

Export: Register právnych požiadaviek (PDF)

Export registra právnych požiadaviek z modulu Legislatíva do tlačenej podoby na šírku formátu A4, určený ako doklad pre audit alebo na archiváciu.

V module Legislatíva otvorte záložku Sledované predpisy.
Kliknite na tlačidlo Register právnych požiadaviek (PDF), hneď vedľa exportu do Excelu.
Ak firma sleduje viac ako jednu oblasť, môžete cez rozbaľovaciu šípku vedľa tlačidla vybrať register len za jednu oblasť.
Súbor sa otvorí v novej záložke prehliadača.

Výstupný formát: PDF

Automatické sledovanie a upozornenia v module Legislatíva

Veľkú časť práce robí modul Legislatíva sám na pozadí: sleduje Zbierku zákonov, zakladá reakcie na novely, počíta porovnania znení, rozosiela e-maily a pripomína termíny.

Nočné sledovanie Zbierky zákonov

Modul Legislatíva každú noc zistí, čo sa v Zbierke zákonov zmenilo, a pri nových aj sledovaných predpisoch rozpozná novelu, zrušenie alebo nový predpis. AI novovyhlásené predpisy zaradí do oblastí a napíše po česky zhrnutie toho, čo novela mení. Ak je k dispozícii porovnanie znení, zhrnutie sa píše práve z neho. Priebežne sa tiež zisťuje, ktoré predpisy sú zrušené, aby fungoval filter „Len aktuálne".

Založenie reakcie na novelu a úlohy na revíziu

Hneď ako vyjde novela alebo zrušenie sledovaného predpisu (prípadne nový predpis vo vašej oblasti, ak je upozorňovanie zapnuté), modul Legislatíva založí položku „Nová zmena" osobitne pre každú priradenú smernicu, prípadne raz bez smernice. Ak je zapnuté „Vytvárať úlohy na revíziu smerníc", dostane riešiteľ (garant prepojenia, inak garant predpisu, inak predvolený garant) úlohu na revíziu s termínom podľa nastavenia. Úloha aj e-mail obsahujú vetu o tom, či novela mení sledované ustanovenia, napríklad „Novela mení sledované ustanovenia: § …" alebo „Novela nemení ustanovenia, na ktoré sa vzťahuje táto smernica". Úloha vzniká aj pri štítku „Mimo". Úlohu otvoríte z detailu zmeny odkazom „Úloha týkajúca sa revízie".

Pripomienka pred nadobudnutím účinnosti novely

Modul Legislatíva sleduje otvorené zmeny (Nová zmena, Rieši sa), ktoré ešte nenadobudli účinnosť. Keď sa najbližší dátum účinnosti dostane do nastaveného počtu dní „Upozorniť pred nadobudnutím účinnosti", pošle riešiteľovi jeden e-mail „Blíži sa nadobudnutie účinnosti zmien predpisov" so zoznamom zmien: dátum účinnosti, predpis, novela, smernica a odkaz na detail. Ak zmena nemá riešiteľa, dostanú e-mail príjemcovia upozornení. Pripomína sa raz pre každý dátum účinnosti, takže hromadná novela s ďalšou účinnosťou neskôr sa pripomenie znovu. Pripomienka skončí uzavretím zmeny (revidované alebo bez vplyvu).

Súhrnný e-mail o zmenách a pripomienka preskúmania súladu

Potom, čo je pri novele hotové zhrnutie od AI, pošle modul Legislatíva príjemcom upozornení jeden súhrnný e-mail za všetky nové zmeny. Ak je nastavený nenulový interval preskúmania, sleduje pri každom sledovanom predpise termín ďalšieho preskúmania (posledné preskúmanie, inak začiatok sledovania, plus interval). Po termíne sa garantovi raz založí súhrnná úloha so zoznamom predpisov a pošle sa e-mail; ak garant nezaznamená preskúmanie, pripomienka sa po 30 dňoch zopakuje.

Automatický výber oblastí pri prvom zapnutí modulu Legislatíva

Firma, ktorá modul Legislatíva zapne a dosiaľ nemá vlastné nastavenie, dostane predvybrané oblasti podľa toho, aké ďalšie moduly už používa. Napríklad modul BOZP zapne oblasti BOZP a Požiarna ochrana, účtovný modul oblasti Dane a Účtovníctvo a audit, modul vozového parku oblasť Doprava a vozidlá. Oblasti Mzdy a pracovné právo a GDPR a kybernetická bezpečnosť sa predvyberajú vždy. Spätne sa načítajú aj zmeny za posledných 30 dní a príjemcom upozornení aj predvoleným garantom sa stane používateľ, ktorý modul zapol.

Integrácia s ďalšími modulmi

Modul Legislatíva je prepojený s modulmi Dokumenty, Wiki a Úlohy. Z prvých dvoch čerpá firemné smernice priradené k predpisom, do tretieho zakladá úlohy na revíziu.

Dokumenty

Modul Legislatíva vyberá smernice na priradenie k predpisu z dokumentov modulu Dokumenty. Ponúka len dokumenty z priečinkov, ktoré smiete čítať, a to ich poslednú verziu. V detaile dokumentu priradeného ako smernica sa hore zobrazí informačný pruh „Smernica nadväzuje na predpisy" a prípadne upozornenie „Čaká na revíziu z dôvodu novely predpisu." s odkazom do záložky Zmeny. Odkaz na smernicu pri predpise, v zozname zmien, v e-maili aj v úlohe vedie priamo na dokument.

Wiki

Smernicou v module Legislatíva môže byť aj stránka z modulu Wiki, ak je modul Wiki zapnutý. Stránky sa ponúkajú podľa oprávnenia k priečinku, v ktorom leží posledná verzia stránky; ak sa nová verzia uloží do iného priečinka, oprávnenie aj odkaz sa riadia novým priečinkom. Odkaz vedie priamo na stránku Wiki a nad stránkou je rovnaký informačný pruh ako pri dokumente. Úloha aj e-mail po novele odkazujú na stránku Wiki rovnako ako na dokument. Zmazaná smernica sa zobrazí len ako číslo bez odkazu.

Úlohy

Zakladanie úloh na revíziu smerníc po novele je v module Legislatíva voliteľné (nastavenie „Vytvárať úlohy na revíziu smerníc") a funguje len vtedy, ak je zapnutý modul Úlohy. Inak modul Legislatíva na potrebu revízie upozorní len e-mailom. Založenú úlohu otvoríte z detailu zmeny odkazom „Úloha týkajúca sa revízie". Rovnakým spôsobom sa zakladá súhrnná úloha pre garanta pri pripomienke preskúmania súladu.

Riešenie problémov

Táto kapitola zhŕňa najčastejšie otázky a hlásenia v module Legislatíva a tipy pre každodennú prácu.

Časté otázky k modulu Legislatíva

Otázka: Prečo sa mi v module Legislatíva zobrazuje hlásenie „Nemáte prístup"?

Riešenie: Nemáte dostatočné oprávnenie, alebo sa snažíte priradiť smernicu, ktorú sami nesmiete čítať. Požiadajte správcu modulu o pridelenie oprávnenia, prípadne vyberte inú smernicu.

Otázka: Prečo v okne „Priradiť smernicu" nejde uložiť prepojenie a zobrazí sa „Vyberte smernicu."?

Riešenie: V poli Smernice nie je nič vybrané. Vyberte dokument z modulu Dokumenty alebo stránku z modulu Wiki. Ponuka obsahuje len to, čo smiete čítať.

Otázka: Prečo nevidím vo výbere smernice stránky z Wiki?

Riešenie: Modul Wiki musí byť vo firme zapnutý a vy musíte mať právo čítať priečinok, v ktorom leží posledná verzia stránky.

Otázka: Prečo v Zbierke zákonov nenájdem starý zrušený predpis?

Riešenie: Filter „Platnosť predpisu" je nastavený na „Len aktuálne". Prepnite ho na „Všetky (aj zrušené)" alebo zadajte presnú citáciu, napríklad 65/1965.

Otázka: Prečo v záložke Zbierka zákonov chýba prepínač „Hľadať v"?

Riešenie: Vyhľadávanie v texte predpisov je dostupné len vtedy, keď je pre vašu firmu zapnuté. Vyhľadávať podľa čísla a názvu môžete vždy.

Otázka: Prečo pri zmene vidím „Rozdiel znení sa pripravuje"?

Riešenie: E-Zbierka ešte nezverejnila znenie predpisu po danej novele. Porovnanie sa objaví samo, keď bude znenie k dispozícii. Zmeny zatiaľ nájdete v texte novely v e-Zbierke.

Otázka: Prečo nejde zaznamenať preskúmanie súladu a zobrazí sa „Preskúmanie súladu je možné zaznamenať iba v prípade sledovaného predpisu."?

Riešenie: Predpis firma nesleduje. Najprv ho začnite sledovať a potom preskúmanie zaznamenajte.

Otázka: Prečo sa po kliknutí na „Označiť vybrané ako bez vplyvu" zobrazí „Nevybrali ste žiadnu nevyriešenú zmenu predpisu."?

Riešenie: V záložke Zmeny nie je začiarknutý žiadny nevyriešený riadok. Začiarknite aspoň jeden, alebo použite pole v záhlaví tabuľky.

Otázka: Prečo sa v module Legislatíva objavila položka „Nová zmena", hoci som nič nerobil?

Riešenie: Položku založil modul automaticky v noci po vyhlásení novely alebo zrušení sledovaného predpisu. Rozhodnite, či sa firmy týka, tlačidlami „Rieši sa" alebo „Bez vplyvu".

Tipy pre efektívnu prácu s modulom Legislatíva

Tip: Zapnite v záložke Oblasti všetky oblasti, ktoré sa firmy týkajú. Modul bude ich kľúčové predpisy sledovať sám.
Tip: Ku každému sledovanému predpisu priraďte príslušnú smernicu z Dokumentov alebo Wiki. Po novele potom dostane úlohu na revíziu ten, kto za smernicu zodpovedá.
Tip: Pri rozsiahlych predpisoch, napríklad zákonníku práce, vyberte pri smernici len paragrafy, ktorých sa týka. Štítok „Týka sa § …" vám hneď ukáže, ktoré novely stojí za to prečítať.
Tip: Nastavte predvoleného garanta, aby žiadna zmena ani úloha nezostali bez riešiteľa.
Tip: Nevyriešené zmeny prechádzajte v záložke Zmeny s prepínačom „Nevyriešené". Zmeny, ktoré sa firmy netýkajú, označte hromadne „Bez vplyvu".
Tip: Nastavte „Upozorniť pred nadobudnutím účinnosti" na počet dní, ktorý firma potrebuje na úpravu smernice, a nebudete prekvapení účinnosťou novely.
Tip: Pred auditom si stiahnite register právnych požiadaviek v Exceli alebo PDF. Obsahuje aktuálny stav sledovania aj posledné preskúmania súladu.

Wiki - eIntranet.net