Úlohy

Prehľad

Modul Úlohy je komplexný systém pre správu úloh a ich prideľovanie členom tímu. Umožňuje vytvárať úlohy s termínmi splnenia, prioritami, priraďovať ich jednotlivým riešiteľom a schvaľovateľom, sledovať priebeh ich plnenia a komunikovať prostredníctvom poznámok. Modul podporuje aj pokročilé funkcie ako opakujúce sa úlohy, automatické pripomenutia, vlastné polia a integráciu s ďalšími modulmi systému.

Kľúčové funkcie

• Vytváranie a prideľovanie úloh s termínmi splnenia
• Sledovanie stavov úloh s farebným označením
• Opakujúce sa úlohy s flexibilným nastavením periodicity
• Automatické pripomenutie emailom alebo SMS
• Prideľovanie hlavných riešiteľov, ďalších riešiteľov a schvaľovateľov
• Priority úloh s vlastnými názvami
• Poznámky a diskusie k úlohám
• Prílohy k úlohám
• Prepojenie so zákazkami, projektmi a ďalšími modulmi
• Voliteľné používateľské polia pre špecifické potreby
• Export do Excel, tlač
• Tri režimy zobrazenia: Zoznam, Kanban, Kalendár

Prístup a nastavenia

Ako sa dostať do modulu

Navigačná cesta: Zamestnanci → Úlohy

Nastavenia modulu

Cesta k nastaveniam: Nastavenia → Úlohy

V nastaveniach modulu môžete konfigurovať:

• Prístupové práva pre používateľov a skupiny
• Použité stavy úloh
• Všeobecné nastavenia modulu (čas, zákazky, notifikácie)
• Priority úloh a ich názvy
• Voliteľné polia s vlastnými názvami a typmi

Používateľské práva

Úroveň	Popis
0 - Nemá prístup	Používateľ nemá prístup do modulu Úlohy
1 - Čítať svoje a byť úkolovaný	Zobrazenie iba úloh, ktoré používateľ vytvoril alebo ktoré mu boli pridelené
3 - Čítať úlohy mne pridelené, zadávať a vidieť úlohy mnou vytvorené	Možnosť vytvárať nové úlohy a vidieť úlohy pridelené používateľovi alebo ním vytvorené
5 - Čítať všetko a byť úkolovaný	Zobrazenie všetkých úloh firmy, ale bez možnosti vytvárať nové
10 - Čítať všetko a zadávať nové úlohy	Zobrazenie všetkých úloh a možnosť vytvárať nové úlohy
15 - Čítať, upravovať a mazať všetko	Plný prístup vrátane úprav, mazania a zmeny stavov u všetkých úloh

Poznámka: Práva možno nastaviť ako pre jednotlivých používateľov, tak pre skupiny používateľov. Výsledné práva sa vezmú ako vyššie z nastavených.

Používateľské rozhranie

Režimy zobrazenia

Modul Úlohy ponúka tri režimy zobrazenia, medzi ktorými možno prepínať tlačidlami v hornej časti obrazovky:

1. Zoznam - Klasické tabuľkové zobrazenie s možnosťou triedenia a vyhľadávania
2. Kanban - Vizuálne zobrazenie úloh v stĺpcoch podľa stavov s možnosťou preťahovania
3. Kalendár - Zobrazenie úloh v kalendári podľa termínov splnenia

Rýchly výber

Pre rýchlu orientáciu v úlohách slúži sekcia rýchleho výberu s preddefinovanými filtrami:

Filtre podľa dátumu

• Všetko - Zobrazenie všetkých úloh
• Dnes - Úlohy s termínom splnenia dnes
• Moje dnes - Úlohy pridelené prihlásenému používateľovi s termínom dnes
• Moje neuzavreté - Všetky neuzavreté úlohy prihláseného používateľa
• Neuzavreté po termíne - Úlohy, ktoré sú po termíne a stále nie sú vyriešené

Filtre podľa stavu

Tlačidlá pre jednotlivé stavy úloh (podľa aktívnych stavov firmy), napríklad:

• Čaká na zadanie
• Rozpracované
• Na otestovanie
• Vyriešené
• Zrušené
• Nevyriešené (všetky stavy okrem vyriešené a zrušené)

Filtre podľa priority

Ak sú priority zapnuté, zobrazujú sa tlačidlá pre jednotlivé úrovne priority.

Rozšírené filtre

Pokročilé vyhľadávanie umožňuje filtrovať úlohy podľa nasledujúcich kritérií:

Pole filtra	Popis
V názve úlohy	Fulltextové vyhľadávanie v názve úlohy
Zákazka	Výber úloh vzťahujúcich sa ku konkrétnej zákazke
Dátum zadania od-do	Rozsah dátumu vytvorenia úlohy
Stav	Výber viacerých stavov naraz
Opakovať	Len opakujúce sa alebo neopakujúce sa úlohy
Založené za posledné	Úlohy založené za posledný 1, 3, 6 alebo 12 mesiacov
Termín (vyriešiť) od-do	Rozsah termínu splnenia úlohy
Riešiteľ/hlavný riešiteľ	Výber podľa prideleného riešiteľa
Schvaľovateľ	Výber podľa schvaľovateľa
Zadal	Výber podľa používateľa, ktorý úlohu vytvoril
Vlastné stĺpce	Filtrácia podľa hodnôt vo vlastných poliach (ak sú nakonfigurované)

Stĺpce v tabuľke

V režime zobrazenia Zoznam sa zobrazujú nasledujúce stĺpce:

Stĺpec	Popis
ID	Identifikačné číslo úlohy (kliknuteľné pre prechod do detailu)
Názov	Názov úlohy (kliknuteľný pre prechod do detailu)
Názov zákazky	Názov zákazky, ku ktorej sa úloha vzťahuje (ak je táto funkcia zapnutá)
ID Projektu / Projekt	ID a názov projektu (ak je zapnuté zobrazenie projektov)
Stav	Aktuálny stav úlohy s farebným označením
Vytvorené	Dátum a čas vytvorenia úlohy
Zadal	Meno používateľa, ktorý úlohu vytvoril
Vyriešiť do	Termín splnenia úlohy (dátum alebo dátum + čas)
Priorita	Priorita úlohy (ak sú priority zapnuté)
Riešitelia	Zoznam riešiteľov (hlavný riešiteľ tučne, ďalší bežným písmom)
Vlastné stĺpce	Hodnoty vlastných polí (ak sú nakonfigurované a nastavené na zobrazenie)
Obsah/popis	Popis úlohy
Poznámky	Počet poznámok a informácie o poslednej poznámke
Akcie	Ikony pre rýchle akcie (zobraziť detail, upraviť, vykázať prácu, zmazať)

Poznámka: Viditeľnosť stĺpcov možno upraviť pomocou tlačidla ColVis v pravom hornom rohu tabuľky.

Základné operácie

Vytvorenie novej úlohy

1. Kliknite na tlačidlo Pridať úlohu v pravom hornom rohu
2. Otvorí sa dialóg pre pridanie úlohy
3. Vyplňte povinné polia:
   • Názov - Stručný názov úlohy (povinné pole, podporuje autocomplete z existujúcich úloh)
   • Vyriešiť do - Dátum, do kedy má byť úloha splnená (povinné pole)
   • Hlavný riešiteľ - Používateľ zodpovedný za splnenie úlohy (povinné pole)
4. Voliteľne vyplňte ďalšie polia:
   • Zákazka - Vyberte alebo zadajte názov zákazky
   • Skupina úloh v zákazkách - Rozdelenie úloh do skupín v rámci zákazky
   • Priorita - Nastavte prioritu úlohy (1-5)
   • Vyriešiť do (čas) - Pridajte aj konkrétny čas (ak je funkcia zapnutá)
   • Ďalší riešitelia - Pridajte ďalších používateľov, ktorí sa budú podieľať na riešení
   • Schvaľovateľ - Používateľ, ktorý bude schvaľovať vyriešenie úlohy
   • Stav - Východiskový stav úlohy
   • Výrobné číslo - Pre prepojenie s výrobou
   • Vlastné polia - Vyplňte nakonfigurované vlastné polia
   • Popis - Podrobný popis úlohy
   • Prílohy - Pridajte až 60 súborov (max. 100 MB každý)
5. Voliteľne nastavte opakovanie alebo pripomenutie (pozri pokročilé funkcie nižšie)
6. Kliknite na tlačidlo Uložiť

Automatické notifikácie: Po vytvorení úlohy sú všetci priradení používatelia (hlavný riešiteľ, ďalší riešitelia aj schvaľovateľ) automaticky upozornení emailom. Ak je funkcia zapnutá, môže byť odoslaná aj SMS.

Hromadné vytvorenie úloh

Ak potrebujete vytvoriť rovnakú úlohu pre viacerých používateľov naraz:

1. Kliknite na tlačidlo Pridať úlohu hromadne
2. Vyplňte údaje úlohy rovnako ako u bežnej úlohy
3. Namiesto jedného hlavného riešiteľa vyberte viacerých riešiteľov v poli Riešitelia hromadne
4. Kliknite na Uložiť
5. Systém vytvorí samostatnú úlohu pre každého vybraného riešiteľa

Editácia úlohy

Rýchla editácia priamo v tabuľke

Mnoho polí možno upraviť priamo v detaile úlohy kliknutím na ikonu ceruzky vedľa hodnoty:

• Názov úlohy
• Zákazka
• Výrobné číslo
• Priorita
• Stav
• Vyriešiť do (dátum aj čas)
• Hlavný riešiteľ
• Ďalší riešitelia
• Schvaľovateľ
• Pripomenutie
• Vlastné polia
• Popis

Editácia v dialógu

1. Otvorte detail úlohy kliknutím na ID alebo názov úlohy v tabuľke
2. Kliknite na ikonu ceruzky u poľa, ktoré chcete upraviť
3. Vykonajte zmeny
4. Zmena sa uloží automaticky po opustení poľa alebo kliknutím mimo poľa

Zmena stavu úlohy

Rýchle označenie ako vyriešené

1. Otvorte detail úlohy
2. Kliknite na zelené tlačidlo Vyriešené
3. Úloha sa automaticky nastaví do stavu vyriešené

Poznámka: Ak sú vyžadované povinné polia na ukončenie, je nutné ich vyplniť pred označením úlohy ako vyriešené.

Zmena na iný stav

1. Otvorte detail úlohy
2. Kliknite na tlačidlo Zmeniť stav
3. V dialógu vyberte nový stav
4. Potvrďte zmenu

Kopírovanie úlohy

1. Otvorte detail úlohy, ktorú chcete skopírovať
2. Kliknite na tlačidlo Kopírovať
3. Otvorí sa dialóg s predvyplnenými údajmi z pôvodnej úlohy
4. Upravte potrebné údaje
5. Kliknite na Uložiť

Zmazanie úlohy

Zmazanie jednotlivej úlohy

1. Otvorte detail úlohy
2. Kliknite na červené tlačidlo Zmazať
3. Potvrďte zmazanie v dialógovom okne
4. Úloha sa presunie do zmazaných

Hromadné zmazanie zobrazených úloh

1. Nastavte filtre tak, aby sa zobrazili iba úlohy, ktoré chcete zmazať
2. Kliknite na tlačidlo Zmazať zobrazené
3. Potvrďte zmazanie v dialógovom okne
4. Všetky zobrazené úlohy sa presunú do zmazaných

Varovanie: Hromadné zmazanie sa týka všetkých úloh zodpovedajúcich nastaveným filtrom, nie iba tých zobrazených na aktuálnej stránke tabuľky.

Zobrazenie zmazaných úloh

1. Kliknite na tlačidlo Zmazané
2. Zobrazí sa prehľad všetkých zmazaných úloh
3. Zmazané úlohy možno obnoviť alebo trvalo zmazať (podľa nastavenia práv)

Detail úlohy

Záložky v detaile

Detail úlohy je rozdelený do niekoľkých záložiek:

1. Základné údaje - Hlavné informácie o úlohe
2. Poznámky/Zmeny - História poznámok a zmien úlohy
3. Výkazy práce na tejto úlohe - Prehľad vykázanej práce (ak je modul Výkazy práce prepojený)

Zobrazené informácie

V záložke Základné údaje sú zobrazené tieto informácie:

Pole	Popis
ID	Jedinečné číslo úlohy
Názov	Názov úlohy
Založil	Meno používateľa, ktorý úlohu vytvoril
Dátum založenia	Dátum a čas vytvorenia úlohy
Zákazka	Názov zákazky s odkazom na detail zákazky
Výrobné číslo	Výrobné číslo produktu
Priorita	Priorita úlohy (ak sú zapnuté)
Stav	Aktuálny stav úlohy s farebným označením
Vyriešiť do	Termín splnenia úlohy
Hlavný riešiteľ	Hlavná zodpovedná osoba
Ďalší riešitelia	Zoznam ďalších riešiteľov
Schvaľovateľ	Osoba schvaľujúca vyriešenie úlohy
Projekt	Odkaz na projekt, ku ktorému úloha patrí
HelpDesk Projekt - Tiket	Odkaz na prepojený HelpDesk tiket
Opakovanie	Nastavenie opakovania úlohy (ak je aktívne)
Pripomenutie	Nastavenie automatického pripomenutia
Vlastné polia	Hodnoty nakonfigurovaných vlastných polí
Obsah/popis	Podrobný popis úlohy
Prílohy	Zoznam priložených súborov na stiahnutie

Akcie v detaile úlohy

V hornej časti detailu sú k dispozícii nasledujúce tlačidlá:

Tlačidlo	Funkcia
Vyriešené	Rýchlo označí úlohu ako vyriešenú (zmena stavu na vyriešené)
Zmeniť stav	Otvorí dialóg pre zmenu stavu úlohy
Zmazať	Zmaže úlohu s potvrdením
Kopírovať	Vytvorí kópiu úlohy s možnosťou úprav
Pridať poznámku	Otvorí dialóg pre pridanie poznámky k úlohe
Pridať súbor	Otvorí dialóg pre pridanie ďalšej prílohy
Pridať výkaz práce	Otvorí dialóg pre vykázanie práce na túto úlohu (ak je modul aktívny)

Poznámky k úlohe

Poznámky slúžia na komunikáciu a zaznamenávanie priebehu riešenia úlohy.

Pridanie poznámky

1. V detaile úlohy kliknite na tlačidlo Pridať poznámku
2. Do poľa poznámka napíšte text (podporuje formátovanie)
3. Voliteľne pridajte prílohy
4. Kliknite na Uložiť

Automatické notifikácie: Po pridaní poznámky sú všetci riešitelia a schvaľovatelia úlohy upozornení emailom.

Diskusia k poznámkam

Ak je funkcia diskusie zapnutá v nastaveniach, možno na každú poznámku reagovať:

1. V záložke Poznámky/Zmeny nájdite poznámku, na ktorú chcete reagovať
2. Kliknite na ikonu odpovede u poznámky
3. Napíšte svoju odpoveď
4. Voliteľne pridajte prílohy
5. Kliknite na Uložiť

Mazanie poznámok

Ak je funkcia mazania poznámok zapnutá v nastaveniach:

• Hlavný riešiteľ môže zmazať akúkoľvek poznámku kedykoľvek
• Používateľ, ktorý poznámku vytvoril, ju môže zmazať do 15 minút od vytvorenia

Pokročilé funkcie

Export dát

Export do Excel

1. Nastavte filtre tak, aby sa zobrazili úlohy, ktoré chcete exportovať
2. Kliknite na tlačidlo Excel nad tabuľkou
3. Súbor sa stiahne do vášho počítača

Tlač

1. Nastavte filtre tak, aby sa zobrazili úlohy, ktoré chcete vytlačiť
2. Kliknite na tlačidlo Print nad tabuľkou
3. Otvorí sa tlačové okno prehliadača
4. Potvrďte tlač

Opakujúce sa úlohy

Opakujúce sa úlohy sa automaticky vytvárajú znova podľa nastaveného schématu. Po splnení termínu sa vytvorí nová úloha s rovnakými parametrami.

Typy opakovania

1. Týždenne

• Vyberte dni v týždni (pondelok až nedeľa), kedy sa má úloha opakovať
• Úloha sa vytvorí v každý vybraný deň s termínom splnenia v tento deň
• Príklad: Opakovanie každý pondelok a štvrtok

2. Mesačne - prvý deň v mesiaci vybraný nižšie

• Vyberte dni v týždni
• Úloha sa vytvorí vždy prvý vybraný deň v mesiaci
• Príklad: Prvý pondelok v mesiaci

3. Mesačne - zadaný deň

• Zadajte číslo dňa v mesiaci (1-31)
• Voliteľne zadajte aj deň, do ktorého má byť úloha dokončená
• Úloha sa vytvorí každý mesiac v zadaný deň
• Príklad: Každý mesiac 15. deň, dokončiť do 20. dňa

4. Vo vybrané mesiace roka

• Vyberte mesiace v roku (január až december)
• Zadajte deň v mesiaci
• Voliteľne zadajte deň, do ktorého má byť úloha dokončená
• Úloha sa vytvorí len vo vybraných mesiacoch v zadaný deň
• Príklad: Každý rok v januári a júli 10. dňa, dokončiť do 15. dňa

Nastavenie opakovania

1. V dialógu pre pridanie alebo editáciu úlohy nájdite sekciu opakovania
2. U poľa Opakovať vyberte Áno
3. Zobrazia sa ďalšie polia pre nastavenie opakovania
4. V poli Opakovať každý vyberte typ opakovania
5. Vyplňte príslušné polia podľa zvoleného typu
6. Uložte úlohu

Zrušenie opakovania

Pre zrušenie opakovania zmažte poslednú vytvorenú úlohu z danej série opakovania. To zastaví ďalšie automatické vytváranie úloh.

Pripomenutie

Automatické pripomenutie zasiela upozornenie riešiteľom, ak úloha stále nie je vyriešená.

Nastavenie pripomenutia

1. V dialógu pre pridanie alebo editáciu úlohy nájdite sekciu pripomenutia
2. U poľa Zaslať pripomenutie vyberte Áno
3. Zobrazia sa ďalšie polia pre nastavenie
4. Nastavte parametre pripomenutia:
   • Zaslať pomocou: Email, SMS alebo Email + SMS
   • Zaslať komu: Hlavný riešiteľ, Ďalší riešitelia, Všetci riešitelia alebo Všetci riešitelia + schvaľovateľ
   • Zaslať kedy:
     • 1x v zadaný dátum a čas - Jednorazové pripomenutie v konkrétny čas
     • Každý deň v zadaný čas, do splnenia úlohy - Opakované denné pripomenutie
   • Zaslať v dátum: Dátum odoslania (len u jednorazového pripomenutia)
   • Zaslať v čas: Čas odoslania pripomenutia
5. Uložte úlohu

Príklady použitia pripomenutia

Príklad 1: Pripomenutie deň pred termínom

• Zaslať pomocou: Email
• Zaslať komu: Hlavný riešiteľ
• Zaslať kedy: 1x v zadaný dátum a čas
• Zaslať v dátum: Deň pred termínom splnenia
• Zaslať v čas: 09:00

Príklad 2: Denné pripomenutie po termíne

• Zaslať pomocou: Email + SMS
• Zaslať komu: Všetci riešitelia
• Zaslať kedy: Každý deň v zadaný čas, do splnenia úlohy
• Zaslať v čas: 08:00

Priority úloh

Priority umožňujú rozlíšiť dôležitosť úloh. Funkcia priorít sa zapína v nastaveniach modulu.

Konfigurácia priorít

1. Prejdite do Nastavenia → Úlohy
2. V sekcii Priority u úloh zaškrtnite Zapnúť/vypnúť
3. Zobrazí sa tabuľka s 5 prioritami (1-5)
4. Zadajte vlastné názvy pre jednotlivé priority podľa potrieb vašej firmy
5. Príklad:
   • 1 - Kritická
   • 2 - Vysoká
   • 3 - Stredná
   • 4 - Nízka
   • 5 - Môže počkať
6. Ak necháte názov prázdny, daná priorita sa nebude používať
7. Zmeny sa ukladajú automaticky

Voliteľné polia

Voliteľné polia umožňujú pridať až 11 vlastných polí do úloh podľa špecifických potrieb vašej firmy.

Konfigurácia voliteľných polí

1. Prejdite do Nastavenia → Úlohy
2. V sekcii Voliteľné polia nájdete tabuľku s 11 riadkami (0-10)
3. Pre každé pole nastavte:
   • Názov - Popisok poľa (ak necháte prázdny, pole sa nepoužije)
   • Typ - Typ poľa:
     • Áno/Nie (checkbox)
     • Číslo celé
     • Číslo desatinné
     • Dátum
     • Zoznam - výber (selectbox)
     • Text - 1 riadok
     • Text - viac riadkov
     • Firma - názov z modulu CRM
   • Zoznam hodnôt - Pre typ Zoznam zadajte možnosti oddelené bodkočiarkou (napríklad: Hotovo;Rozpracované;Nové)
   • Vyžadované pri zadaní - Pole musí byť vyplnené pri vytvorení úlohy
   • Vyžadované pri ukončení - Pole musí byť vyplnené pred označením úlohy ako vyriešenej
   • Zobraziť v hlavnej tabuľke - Pridá stĺpec do prehľadovej tabuľky úloh
4. Kliknite na Uložiť

Varovanie: Zmenou typu alebo zmazaním už používaného poľa sa nenávratne zmažú dáta uložené v tomto poli u všetkých úloh.

Príklady použitia voliteľných polí

Príklad 1: Sledovanie zákazníka

• Názov: Zákazník
• Typ: Firma - názov z modulu CRM
• Vyžadované pri zadaní: Áno
• Zobraziť v hlavnej tabuľke: Áno

Príklad 2: Stav testovania

• Názov: Stav testovania
• Typ: Zoznam - výber
• Zoznam hodnôt: Netestované;V testovaní;Otestované;Chyba
• Vyžadované pri ukončení: Áno

Príklad 3: Odhadovaná doba

• Názov: Odhadované hodiny
• Typ: Číslo desatinné
• Zobraziť v hlavnej tabuľke: Áno

Režim zobrazenia Kanban

Kanban zobrazenie umožňuje vizualizáciu úloh v stĺpcoch podľa stavov s možnosťou preťahovania.

Použitie Kanban zobrazenia

1. V module Úlohy kliknite na tlačidlo Kanban
2. Úlohy sa zobrazia v stĺpcoch podľa stavov
3. Pretiahnutím úlohy do iného stĺpca zmeníte jej stav
4. Kliknutím na úlohu otvoríte jej detail

Režim zobrazenia Kalendár

Kalendárne zobrazenie umožňuje vidieť úlohy v kontexte ich termínov splnenia.

Použitie Kalendár zobrazenia

1. V module Úlohy kliknite na tlačidlo Kalendár
2. Úlohy sa zobrazia v kalendári podľa termínov splnenia
3. Navigujte medzi mesiacmi pomocou šípok
4. Kliknutím na úlohu otvoríte jej detail

Integrácia s ďalšími modulmi

Kalendár

Úlohy možno automaticky zapisovať do modulu Kalendár.

Nastavenie integrácie

1. Prejdite do Nastavenia → Úlohy
2. V sekcii Nastavenia modulu úlohy nájdite pole Zapisovať založené úlohy do modulu kalendára
3. Vyberte kalendár, do ktorého sa majú úlohy zapisovať
4. Nastavte farbu pre aktívne úlohy v poli Farba zápisu v module kalendára
5. Nastavte farbu pre vyriešené úlohy v poli Farba zápisu v module kalendára - vyriešené
6. Zmeny sa ukladajú automaticky

Po aktivácii sa každá nová úloha automaticky zapíše do vybraného kalendára s dátumom zodpovedajúcim termínu splnenia.

Výkazy práce

Ak je aktívny modul Výkazy práce, možno na úlohy vykázať odpracovanú dobu.

Vykázanie práce na úlohu

1. Otvorte detail úlohy
2. Kliknite na tlačidlo Pridať výkaz práce
3. Vyplňte údaje o vykázanej práci (dátum, čas, popis)
4. Kliknite na Uložiť

Zobrazenie vykázanej práce

1. V detaile úlohy prejdite na záložku Výkazy práce na tejto úlohe
2. Zobrazí sa zoznam všetkých výkazov práce na túto úlohu
3. V záhlaví záložky je zobrazená celková vykázaná doba

Zákazky

Úlohy možno prepojiť so zákazkami z modulu Zákazky.

Prepojenie úlohy so zákazkou

1. Pri vytváraní alebo editácii úlohy vyberte zákazku v poli Zákazka
2. Ak je modul Zákazky aktívny, zákazky sa načítavajú z tohto modulu
3. Ak modul Zákazky nie je aktívny, môžete zadávať názvy zákaziek ručne

Skupiny úloh v zákazkách

U rozsiahlejších zákaziek možno úlohy organizovať do skupín:

1. V detaile zákazky vytvorte skupiny úloh
2. Pri vytváraní úlohy vyberte skupinu v poli Skupina úloh v zákazkách
3. Úlohy potom možno filtrovať a zobrazovať podľa skupín

Zobrazenie úloh v zákazke

1. Otvorte detail zákazky v module Zákazky
2. Prejdite na záložku s úlohami
3. Zobrazia sa všetky úlohy prepojené s touto zákazkou
4. Úlohy možno filtrovať podľa skupín

Projekty

Úlohy možno priradiť k položkám projektov.

Vytvorenie úlohy z projektu

1. Otvorte detail projektu
2. Vyberte položku projektu
3. Kliknite na tlačidlo pre vytvorenie úlohy
4. Úloha sa automaticky prepojí s danou položkou projektu

Zobrazenie projektových informácií v úlohách

Ak je v nastaveniach zapnuté zobrazenie projektov:

• V tabuľke úloh sa zobrazia stĺpce ID Projektu a Projekt
• V detaile úlohy je zobrazený odkaz na projekt
• Kliknutím na odkaz prejdete do detailu projektu

HelpDesk

Úlohy možno prepojiť s tiketmi z modulu HelpDesk.

Vytvorenie úlohy z tiketu

1. Otvorte detail tiketu v module HelpDesk
2. Kliknite na tlačidlo pre vytvorenie úlohy
3. Vyplňte údaje úlohy
4. Úloha sa automaticky prepojí s tiketom

Zobrazenie prepojených tiketov

1. V detaile úlohy nájdite pole HelpDesk Projekt - Tiket
2. Kliknutím na odkaz prejdete do detailu tiketu

Nastavenia modulu

Všeobecné nastavenia

V sekcii Nastavenia → Úlohy možno konfigurovať nasledujúce parametre:

Nastavenie	Popis
Zadávať aj čas u požadovanej doby plnenia úlohy	Okrem dátumu sa zadáva aj presný čas, do kedy má byť úloha vyriešená
Zadávať aj názov zákazky	Povolí pole Zákazka pri vytváraní úlohy
Názvy zákaziek iba z modulu zákazky	Zákazky možno vyberať len z modulu Zákazky, nie je možné zadávať ručne
Zasielať upozornenie na úlohy emailom	Automatické notifikácie o nových úlohách a zmenách emailom
Zasielať upozornenie na úlohy pomocou SMS	Automatické notifikácie o nových úlohách pomocou SMS
Zapisovať založené úlohy do modulu kalendára	Výber kalendára, do ktorého sa majú úlohy automaticky zapisovať
Farba zápisu v module kalendára	Farba pre aktívne úlohy v kalendári
Farba zápisu v module kalendára - vyriešené	Farba pre vyriešené a zrušené úlohy v kalendári
Stav u úloh môže meniť ktokoľvek	Štandardne môžu stav meniť len používatelia s najvyšším právom, hlavný riešiteľ a schvaľovateľ. Zapnutím tejto voľby môže stav meniť ktokoľvek s prístupom k úlohe
Upravovať iba zadávateľ	Obmedzenie úprav úlohy iba na používateľa, ktorý úlohu vytvoril (okrem zmeny stavu)
Uzamknúť vyriešené úlohy	Vyriešené úlohy nemožno ďalej upravovať
Nastaviť vyriešenie u úlohy iba schvaľovateľ	Iba schvaľovateľ môže označiť úlohu ako vyriešenú
Na úvodnej obrazovke zobrazovať posledných X úloh	Počet posledných úloh zobrazených na dashboarde (0 = vypnuté)
Na úvodnej obrazovke zobrazovať posledných X poznámok u úloh	Počet posledných poznámok zobrazených na dashboarde (0 = vypnuté)
U poznámok u úloh umožniť diskusiu	Možnosť odpovedať na poznámky a vytvárať tak diskusné vlákna
Poznámky u úloh možno zmazať	Hlavný riešiteľ môže mazať poznámky kedykoľvek, autor poznámky do 15 minút od vytvorenia
Zobrazovať Projekt - časť v tabuľke úloh	Pridá stĺpce s informáciami o projekte do hlavnej tabuľky úloh

Použité stavy u úloh

V tabuľke Použité stavy u úloh vyberte stavy, ktoré chcete vo vašej firme používať. Systém ponúka tieto preddefinované stavy:

• Čaká na zadanie
• Nová
• Pridelené
• Rozpracované
• Na otestovanie
• Pozastavené
• Vyriešené
• Zrušené

Každý stav má priradenú farbu pozadia a farbu textu pre jednoduchú vizuálnu identifikáciu.

Dôležité: Musí byť aktívny aspoň jeden stav, inak nemožno vytvárať nové úlohy.

Riešenie problémov

Časté otázky

Otázka: Nemôžem vytvoriť novú úlohu, tlačidlo Uložiť je neaktívne

Riešenie: Skontrolujte, či máte v nastaveniach aktívny aspoň jeden stav u úloh. Prejdite do Nastavenia → Úlohy a v tabuľke Použité stavy u úloh zaškrtnite aspoň jeden stav.

Otázka: Prečo nevidím tlačidlo Pridať úlohu?

Riešenie: Pre vytváranie úloh potrebujete aspoň oprávnenie úrovne 3 alebo 10. Kontaktujte svojho administrátora pre pridelenie vyšších práv.

Otázka: Nemôžem označiť úlohu ako vyriešenú

Riešenie: Skontrolujte, či máte vyplnené všetky povinné polia pri ukončení. Ak je v nastaveniach zapnuté Nastaviť vyriešenie u úlohy iba schvaľovateľ, môže úlohu označiť za vyriešenú iba schvaľovateľ.

Otázka: Neprišlo mi emailové upozornenie o novej úlohe

Riešenie: Skontrolujte:

• Či máte v nastaveniach zapnutú voľbu Zasielať upozornenie na úlohy emailom
• Či máte v používateľskom profile správne vyplnený email
• Či email neskončil v spame

Otázka: Ako zruším opakovanie úlohy?

Riešenie: Zmažte poslednú vytvorenú úlohu z danej série opakovania. Tým sa zastaví ďalšie automatické vytváranie úloh.

Otázka: Prečo nevidím stĺpec s prioritou?

Riešenie: Priority musia byť zapnuté v nastaveniach. Prejdite do Nastavenia → Úlohy, v sekcii Priority u úloh zaškrtnite Zapnúť/vypnúť a zadajte názvy priorít.

Otázka: Nemôžem upraviť vyriešenú úlohu

Riešenie: Ak je v nastaveniach zapnutá voľba Uzamknúť vyriešené úlohy, vyriešené úlohy nemožno upravovať. Kontaktujte administrátora pre zmenu nastavenia alebo zmeňte stav úlohy späť na rozpracované.

Otázka: Ako môžem hromadne zmazať staré úlohy?

Riešenie: Nastavte filtre tak, aby sa zobrazili len úlohy, ktoré chcete zmazať (napríklad podľa dátumu vytvorenia alebo stavu). Potom kliknite na tlačidlo Zmazať zobrazené. Pozor: Táto akcia sa týka všetkých úloh zodpovedajúcich filtru, nie iba tých zobrazených na aktuálnej stránke.

Otázka: Prečo sa mi nezobrazujú úlohy z projektu?

Riešenie: Úlohy prepojené s projektmi sa zobrazujú v kontexte projektu. Otvorte detail projektu a nájdite záložku alebo sekciu s úlohami. Ak chcete vidieť všetky úlohy vrátane projektových, prejdite do hlavného modulu Úlohy.

Otázka: Ako nastavím, aby sa úlohy automaticky zapisovali do kalendára?

Riešenie: Prejdite do Nastavenia → Úlohy, v sekcii Nastavenia modulu úlohy nájdite pole Zapisovať založené úlohy do modulu kalendára a vyberte kalendár, do ktorého sa majú úlohy zapisovať.

Tipy pre efektívnu prácu

• Využívajte rýchly výber - Namiesto nastavovania filtrov použite tlačidlá rýchleho výberu pre často používané filtre ako Moje dnes alebo Neuzavreté po termíne
• Nastavte si vlastné polia - Ak pravidelne sledujete rovnaké informácie u úloh (zákazník, číslo objednávky a pod.), vytvorte si vlastné polia a ušetríte čas
• Používajte priority - Aktivujte a pomenujte si priority podľa vašich potrieb, pomôže vám to rýchlo identifikovať najdôležitejšie úlohy
• Nastavte automatické pripomenutia - U dôležitých úloh s blízkym termínom nastavte pripomenutie, aby ste nič nezabudli
• Využívajte poznámky - Priebežne zapisujte do poznámok priebeh riešenia, uľahčí to orientáciu pri dlhších úlohách
• Exportujte dáta pravidelne - Exportujte si pravidelne prehľad úloh do Excelu pre archiváciu alebo ďalšie spracovanie
• Prepájajte s inými modulmi - Využívajte prepojenie so zákazkami, projektmi alebo výkazmi práce pre lepší prehľad
• Využívajte Kanban zobrazenie - Pre vizuálny prehľad o stave úloh použite Kanban zobrazenie, rýchlo uvidíte, kde sú úzke miesta
• Nastavte si vhodné práva - Prideľte používateľom iba tie práva, ktoré skutočne potrebujú, zvýšite tak prehľadnosť a zabránite nechceným zmenám
• Pravidelne kontrolujte úlohy po termíne - Pomocou filtra Neuzavreté po termíne sledujte úlohy, ktoré sú po termíne a ešte nie sú vyriešené
• Využívajte opakujúce sa úlohy - Pre pravidelné činnosti (mesačné správy, kontroly a pod.) nastavte opakujúce sa úlohy a ušetríte čas
• Pomenúvajte úlohy výstižne - Používajte jasné a stručné názvy úloh, uľahčí to vyhľadávanie a orientáciu v zozname