Evidencia majetku

Prehľad modulu

Účel

Modul Evidencia majetku slúži na komplexnú správu firemného majetku - od obstarania, cez priradenie zamestnancom, sledovanie pohybu, inventarizáciu, revízie až po vyradenie. Umožňuje evidovať dlhodobý hmotný i nehmotný majetok, drobný majetok, spotrebný a réžijný materiál s presným sledovaním umiestnenia, zodpovedných osôb a aktuálneho stavu.

Kľúčové funkcie

• Evidencia majetku s podrobnými údajmi - evidenčné číslo, inventárne číslo, výrobné číslo, názov, druh, typ, počet kusov
• Priraďovanie majetku používateľom, kanceláriám, dopravným prostriedkom alebo CRM firmám
• Prevody majetku s možnosťou schvaľovacieho workflow
• Vyradenie a spotreba s dôvodmi - predaj, likvidácia, spotreba, opotrebenie, poškodenie
• Inventarizácia pomocou inventárnych súpisov s podporou QR kódov
• Revízie majetku s automatickým predlžovaním termínov a upozorneniami
• QR kódy pre tlač štítkov a mobilné načítavanie
• Odovzdávacie protokoly - jednoduché i komplexné výpožičky
• Import z XLSX a automatický import HW informácií z desktopovej aplikácie
• Vlastné polia pre rozšírenie evidencie o špecifické údaje

Cieľová skupina

• Správcovia majetku - vedenie celej evidencie, pridávanie, editácia, inventarizácia
• Zamestnanci s prideleným majetkom - zobrazenie svojho majetku, možnosť spotreby materiálu
• Ekonómovia - schvaľovanie prevodov a vyradení, kontrola účtovných údajov
• Nadriadení - schvaľovanie prevodov podriadených, kontrola majetku tímu
• Vedenie firmy - prehľad o stave majetku, hodnoty, lokality

Nastavenie a konfigurácia

Nastavenie modulu

Cesta k nastaveniu: Nastavenie → Evidencia majetku (ikona ozubeného kolesa v pravom hornom rohu modulu)

Všeobecné nastavenia

V sekcii Všeobecné nastavenia určíte, ktoré funkcie modulu budete používať:

• Použitie inventárneho čísla - ak zaškrtnete, v evidencii sa zobrazí pole Inventárne číslo
• Používať inventárne číslo ako evidenčné číslo - inventárne číslo nahradí štandardné evidenčné číslo
• Použitie výrobného čísla - zobrazí sa pole pre zadanie sériového čísla od výrobcu
• Použitie typu majetku - umožní ďalej špecifikovať druh majetku vlastným typom
• Použitie lokality - pridá pole Lokalita pre geografické umiestnenie
• Použitie miestnosti - pridá pole Miestnosť pre presnú lokalizáciu
• Použitie stavu majetku - umožní zadať stav ako "Nový", "Používaný", "Poškodený"
• Použitie obrázku - povolí nahrávanie fotografií majetku
• Použitie odovzdávacích protokolov - aktivuje komplexné výpožičky
• Použitie odovzdávacích protokolov jednoduchých - povolí generovanie jednoduchého protokolu vo Worde
• Použitie aktuálnej ceny účtovnej MJ - pre sledovanie odpisov
• Použitie evidenčnej skupiny - kategorizácia pre účtovníctvo
• Použitie účtu - účtovný účet pre účtovanie
• Počet rôznych revízií - koľko typov revízií chcete používať

Typy umiestnenia

Vyberte, ktoré typy umiestnenia budete používať:

• Zverený majetok - používateľ eIntranetu - majetok priradený konkrétnemu zamestnancovi
• Zverený majetok - iná osoba - osoba mimo systém eIntranet
• Kancelária - umiestnenie v konkrétnej kancelárii
• Dopravný prostriedok - majetok vo vozidle
• Nepriradené - majetok na sklade bez priradenia
• CRM - firma - majetok zapožičaný klientovi z CRM

Typy majetku

V tejto sekcii môžete definovať vlastné typy majetku okrem základných druhov. Napríklad:

• Počítače
• Nábytok
• Vozidlá
• Náradie
• Elektronika

Pri každom type môžete nastaviť e-mailovú notifikáciu pri zmene počtu kusov - užitočné pre sledovanie kritických položiek.

Vlastné polia

Vlastné polia umožňujú rozšíriť evidenciu o špecifické údaje pre vašu firmu. Môžete vytvoriť až 10 vlastných polí rôznych typov:

Typy vlastných polí:

• Áno/Nie (checkbox) - zaškrtávacie pole pre logické hodnoty
• Číslo celé - pre celé čísla bez desatinných miest
• Číslo desatinné - pre presné numerické hodnoty
• Dátum - výber dátumu pomocou kalendára
• Zoznam - výber (selectbox) - prednastavené hodnoty oddelené bodkočiarkou
• Text - 1 riadok - krátky textový vstup

Prevody a schvaľovanie

Schvaľovací workflow pre prevody:

• Použitie schvaľovacieho procesu prevodov - ak zaškrtnete, prevody vyžadujú schválenie
• Odchod zamestnanca - zaslať info e-mail používateľom - vyberte správcov, ktorí dostanú notifikáciu pri odchode zamestnanca s prideleným majetkom

Schvaľovací workflow pre vyradenie:

• Použitie schvaľovacieho procesu vyradenia - vyradenie vyžaduje schválenie
• Povoliť čiastočné vyradenie - možnosť vyradiť len časť majetku (napr. 5 kusov z 10)
• Dôvody vyradenia - vyberte, ktoré dôvody budú dostupné: Predaj, Fyzická likvidácia, Darovanie, Prevod medzi strediskami, Spotreba, Ostatné, Opotrebenie, Poškodenie

Revízie

Ak vaša firma vykonáva pravidelné revízie majetku (elektrické spotrebiče, hasiace prístroje, lekárničky), nastavte druhy revízií:

1. Vo Všeobecných nastaveniach nastavte Počet rôznych revízií (napr. 2)
2. V sekcii Revízie kliknite Pridať druh revízie
3. Zadajte Názov (napr. "Elektrická revízia")
4. Nastavte Interval v mesiacoch (napr. 12 pre ročnú revíziu)
5. Zaškrtnite Aktívne
6. Voliteľne nastavte Automaticky vytvoriť úlohu X dní pred revíziou

HW Info

Pre automatickú inventúru počítačov a notebookov:

• Povoliť import z HWInfo - aktivuje funkciu
• Import do typu majetku - vyberte, do akého typu sa budú importovať PC/NB
• Povolené IP adresy - bezpečnostné obmedzenie, z ktorých IP sa môže importovať
• Stiahnuť inštalátor - vygeneruje inštalačný balíček pre rozmiestnenie na počítače

Používateľské práva

Cesta k nastaveniu práv: Nastavenie → Používatelia → Vyberte používateľa → Práva → Evidencia majetku

Základné úrovne prístupu:

• Bez prístupu - používateľ nevidí modul vôbec
• Vidí majetok jemu zverený - zobrazí sa iba majetok priradený tomuto používateľovi, žiadna editácia
• Vidí majetok jemu zverený a môže spotrebovať svoje (spotrebný a réžijný materiál) - môže vyraďovať svoj spotrebný a réžijný materiál
• Vidí majetok jemu zverený a môže spotrebovať/preradiť svoje (akýkoľvek typ majetku) - plná správa vlastného majetku vrátane prevodov
• Vidí všetko a vlastný zverený majetok môže spotrebovať/preradiť (akýkoľvek typ) - vidí celú evidenciu, upravuje iba svoj majetok
• Vidí všetko a môže spotrebovať (akýkoľvek typ majetku) - vidí všetko, môže spotrebovávať akýkoľvek majetok
• Všetko upravovať/pridávať a + inventárne zoznamy - správca modulu, môže vytvárať inventárne súpisy
• Upravovať/pridávať/mazať/obnovovať (vr. inventárnych a revíznych zoznamov) - plný administrátor s právom mazania

Nadstavbové práva (zaškrtávacie polia):

• Vidí žiadosti o prevod svojich podriadených - zobrazí prevody podriadených zamestnancov
• Vidí všetky žiadosti o prevod - prehľad všetkých prevodov vo firme
• Potvrdenie o odchode zamestnanca na e-mail - dostane notifikáciu pri odchode zamestnanca
• Vidí všetky žiadosti o vyradenie - prehľad všetkých vyradení
• Vidí žiadosti o prevod (ekonóm) - ekonóm schvaľuje prevody
• Žiadosti o prevod (konateľ) - konateľ ako finálny schvaľovateľ
• Dostávať info e-mail o ukončených pohyboch (prevody/vyradenia) - notifikácia o dokončených operáciách

Používateľské rozhranie

Hlavná obrazovka

Po otvorení modulu Evidencia majetku vidíte hlavnú obrazovku s týmito záložkami:

• Majetok - hlavná tabuľka s celým majetkom
• Prevody majetku - prehľad prevodov medzi používateľmi/miestami (ak je workflow povolené)
• Vyradenia/spotreby - zoznam vyradeného majetku
• Vyradenia/spotreby - schvaľovanie - žiadosti čakajúce na schválenie (ak je workflow povolené)
• Inventárne súpisy - zoznam inventúrnych súpisov
• Revízne listy - prehľad vykonaných revízií
• Odovzdávacie protokoly (výpožičky) - komplexné výpožičky (ak povolené)
• HWInfo Importy - importy z desktopovej aplikácie (ak povolené)

Navigácia

Kliknutím na záložku prepnete zobrazenie. Aktívna záložka je zvýraznená zelenou farbou. Pri záložkách Prevody majetku a Vyradenia/spotreby - schvaľovanie vidíte červený badge s počtom čakajúcich položiek.

Tlačidlá a akcie

Horný panel záložky Majetok:

• Pridať majetok - otvorí dialógové okno pre vloženie nového záznamu majetku
• Práca s vybranými - rozbaľovacie menu s akciami pre označené položky:
  • Prevod majetku - hromadný prevod viacerých položiek naraz
  • Zmazať vybrané - zmazanie viacerých položiek (iba administrátor)
  • Označiť všetko - označí všetky viditeľné položky
  • Odznačiť všetko - zruší označenie všetkých položiek
• Inventarizovať - pridá označený majetok do aktívneho inventárneho súpisu (tlačidlo sa zobrazí iba ak je nejaký súpis aktívny)
• Import z XLSX - hromadný import majetku z Excel súboru
• Tlač QR kódov - generovanie QR štítkov pre vybraný majetok
• Zmazané - zobrazenie koša so zmazanými položkami (14 dní na obnovenie)

Základné operácie

Vytvorenie záznamu majetku

1. Kliknite na tlačidlo Pridať majetok v hornej časti modulu
2. Otvorí sa dialógové okno s formulárom
3. Vyplňte povinné polia označené hviezdičkou

Základné údaje:

• Evidenčné číslo - automaticky predvyplnené vo formáte číslo/rok, môžete upraviť
• Inventárne číslo - ak je povolené v nastavení, zadajte unikátne číslo
• Výrobné číslo - sériové číslo od výrobcu (ak je povolené)
• Názov - vyberte z existujúcich alebo zadajte nový (pole s našepkávačom)
• Obrázok - potiahnite alebo kliknite pre nahratie fotografií majetku (ak povolené)

Klasifikácia:

• Druh majetku - vyberte z rozbaľovacieho menu:
  • Dlhodobý hmotný majetok
  • Dlhodobý nehmotný majetok
  • Drobný majetok
  • Spotrebný materiál
  • Réžijný materiál
• Typ majetku - upresnenie druhu vlastným typom (ak povolené)

Editácia záznamu

Spôsob 1 - Inline editácia v detaile:

1. V tabuľke majetku kliknite na evidenčné číslo, názov alebo ikonu oka
2. Otvorí sa detail majetku s prehľadom všetkých údajov
3. Pri každej položke nájdete ikonu ceruzky (ak máte právo editácie)
4. Kliknite na ikonu ceruzky vedľa položky, ktorú chcete zmeniť
5. Otvorí sa malé dialógové okno s poľom pre editáciu
6. Upravte hodnotu a kliknite Uložiť

Mazanie záznamu

1. V tabuľke majetku nájdite položku, ktorú chcete zmazať
2. Kliknite na ikonu krížiku na konci riadku (červená farba)
3. Zobrazí sa potvrdzovací dialóg "Zmazať? Naozaj chcete zmazať tento záznam?"
4. Kliknite Áno
5. Majetok sa presunie do koša
6. V koši zostane 14 dní

Pokročilé funkcie

Export dát

Export do Excelu:

1. Prípadne nastavte filtre pre obmedzenie exportovaných dát
2. Kliknite na tlačidlo Excel v hornej lište tabuľky
3. Súbor sa automaticky stiahne do priečinka Stiahnuté súbory

Import dát z XLSX

Import umožňuje hromadné pridanie majetku z Excel súboru.

Prevod majetku

Jednotlivý prevod:

1. Otvorte detail majetku kliknutím na evidenčné číslo alebo názov
2. V hornej časti detailu kliknite na tlačidlo Prevod majetku
3. Vyberte Typ prevodu
4. Zadajte Dôvod prevodu
5. Kliknite Odoslať

Spotrebovanie/Vyradenie majetku

Vyradenie jednotlivého majetku:

1. Otvorte detail majetku
2. V dolnej časti detailu kliknite na tlačidlo Spotrebovať/vyradiť
3. Vyberte Dôvod vyradenia
4. Doplňte Poznámku
5. Kliknite Vyradiť

QR kódy

Generovanie QR štítkov:

1. V module Evidencia majetku kliknite na tlačidlo Tlač QR kódov
2. Vyberte, ktorý majetok chcete vytlačiť
3. Kliknite Generovať
4. Otvorí sa nové okno s PDF súborom

Inventárne súpisy

Vytvorenie inventárneho súpisu:

1. Prejdite na záložku Inventárne súpisy
2. Kliknite na tlačidlo Založiť nový
3. Zadajte Názov inventárneho súpisu
4. Kliknite Uložiť

Revízie majetku

Nastavenie revízií (vykonáva správca v Nastavení):

1. Otvorte Nastavenie → Evidencia majetku
2. Prejdite na záložku Revízie
3. Kliknite Pridať druh revízie

Odovzdávacie protokoly (výpožičky)

Jednoduchý odovzdávací protokol:

1. Otvorte detail majetku
2. V dolnej časti kliknite na tlačidlo Pripraviť odovzdávací protokol - jednoduchý vo Worde
3. Systém vygeneruje dokument Word (.docx)

HWInfo Import

Nastavenie (vykonáva správca):

1. Otvorte Nastavenie → Evidencia majetku
2. Prejdite na záložku HW Info
3. Zaškrtnite Povoliť import z HWInfo
4. Vyberte typ majetku pre import
5. Kliknite Vygenerovať inštalačný balíček

Integrácia

Prepojené moduly

CRM:

• Môžete umiestniť majetok pri CRM firme
• Pri editácii majetku vyberte Umiestnenie - typ → CRM - firma
• Majetok sa zobrazí v detaile CRM firmy na záložke "Zapožičaný majetok"

Používatelia:

• Všetok majetok priradený používateľovi je viditeľný v detaile používateľa
• Pri odchode zamestnanca použite funkciu "Odchod zamestnanca" pre hromadný prevod majetku

Úlohy:

• Ak nastavíte automatické vytváranie úloh pre revízie, úlohy sa vytvoria X dní pred revíziou
• Úloha sa priradí príslušnej osobe zodpovednej za revízie

Závislosti

Čo musí byť nastavené pred používaním modulu:

Strediská:

• Ak chcete evidovať majetok podľa stredísk, najskôr vytvorte strediská
• Cesta: Nastavenie → Firma → Strediská

Používatelia:

• Pre priraďovanie majetku používateľom musia byť používatelia vytvorení
• Cesta: Nastavenie → Používatelia

---

Dátum poslednej aktualizácie: 10. januára 2025