Evidence majetku

Přehled modulu

Účel

Modul Evidence majetku slouží k komplexní správě firemního majetku - od pořízení, přes přiřazení zaměstnancům, sledování pohybu, inventarizace, revize až po vyřazení. Umožňuje evidovat dlouhodobý hmotný i nehmotný majetek, drobný majetek, spotřební a režijní materiál s přesným sledováním umístění, odpovědných osob a aktuálního stavu.

Klíčové funkce

• Evidence majetku s podrobnými údaji - evidenční číslo, inventární číslo, výrobní číslo, název, druh, typ, počet kusů
• Přiřazování majetku uživatelům, kancelářím, dopravním prostředkům nebo CRM firmám
• Převody majetku s možností schvalovacího workflow
• Vyřazení a spotřeba s důvody - prodej, likvidace, spotřeba, opotřebení, poškození
• Inventarizace pomocí inventárních soupisů s podporou QR kódů
• Revize majetku s automatickým prodlužováním termínů a upozorněními
• QR kódy pro tisk štítků a mobilní načítání
• Předávací protokoly - jednoduché i komplexní zápůjčky
• Import z XLSX a automatický import HW informací z desktopové aplikace
• Vlastní pole pro rozšíření evidence o specifické údaje

Cílová skupina

• Správci majetku - vedení celé evidence, přidávání, editace, inventarizace
• Zaměstnanci s přiděleným majetkem - zobrazení svého majetku, možnost spotřeby materiálu
• Ekonomové - schvalování převodů a vyřazení, kontrola účetních údajů
• Nadřízení - schvalování převodů podřízených, kontrola majetku týmu
• Vedení firmy - přehled o stavu majetku, hodnoty, lokality

Nastavení a konfigurace

Nastavení modulu

Cesta k nastavení: Nastavení → Evidence majetku (ikona ozubeného kola v pravém horním rohu modulu)

Obecná nastavení

V sekci Obecná nastavení určíte, které funkce modulu budete používat:

• Použití inventárního čísla - pokud zaškrtnete, v evidenci se zobrazí pole Inventární číslo
• Používat inventární číslo jako evidenční číslo - inventární číslo nahradí standardní evidenční číslo
• Použití výrobního čísla - zobrazí se pole pro zadání sériového čísla od výrobce
• Použití typu majetku - umožní dále specifikovat druh majetku vlastním typem
• Použití lokality - přidá pole Lokalita pro geografické umístění
• Použití místnosti - přidá pole Místnost pro přesnou lokalizaci
• Použití stavu majetku - umožní zadat stav jako "Nový", "Používaný", "Poškozený"
• Použití obrázku - povolí nahrávání fotografií majetku
• Použití předávacích protokolů - aktivuje komplexní zápůjčky
• Použití předávacích protokolů jednoduchých - povolí generování jednoduchého protokolu ve Wordu
• Použití aktuální ceny účetní MJ - pro sledování odpisů
• Použití evidenční skupiny - kategorizace pro účetnictví
• Použití účtu - účetní účet pro knihování
• Počet různých revizí - kolik typů revizí chcete používat

Typy umístění

Vyberte, které typy umístění budete používat:

• Svěřený majetek - uživatel eIntranetu - majetek přiřazený konkrétnímu zaměstnanci
• Svěřený majetek - jiná osoba - osoba mimo systém eIntranet
• Kancelář - umístění v konkrétní kanceláři
• Dopravní prostředek - majetek ve vozidle
• Nepřiřazeno - majetek na skladě bez přiřazení
• CRM - firma - majetek zapůjčený klientovi z CRM

Typy majetku

V této sekci můžete definovat vlastní typy majetku kromě základních druhů. Například:

• Počítače
• Nábytek
• Vozidla
• Nářadí
• Elektronika

U každého typu můžete nastavit e-mailovou notifikaci při změně počtu kusů - užitečné pro sledování kritických položek.

Vlastní pole

Vlastní pole umožňují rozšířit evidenci o specifické údaje pro vaši firmu. Můžete vytvořit až 10 vlastních polí různých typů:

Typy vlastních polí:

• Ano/Ne (checkbox) - zaškrtávací pole pro logické hodnoty
• Číslo celé - pro celá čísla bez desetinných míst
• Číslo desetinné - pro přesné numerické hodnoty
• Datum - výběr data pomocí kalendáře
• Seznam - výběr (selectbox) - přednastavené hodnoty oddělené středníkem
• Text - 1 řádek - krátký textový vstup

Nastavení vlastního pole:

1. Zadejte Název pole - zobrazí se jako popisek
2. Vyberte Typ pole ze seznamu
3. U typu Seznam zadejte Hodnoty oddělené středníkem (např. "Nový;Používaný;Poškozený")
4. Zaškrtněte Povinné, pokud musí být vyplněno při vytváření majetku
5. Zaškrtněte Zobrazit v tabulce pro zobrazení sloupce v hlavním přehledu

Převody a schvalování

Schvalovací workflow pro převody:

• Použití schvalovacího procesu převodů - pokud zaškrtnete, převody vyžadují schválení
• Odchod zaměstnance - zaslat info e-mail uživatelům - vyberte správce, kteří dostanou notifikaci při odchodu zaměstnance s přiděleným majetkem

Schvalovací workflow pro vyřazení:

• Použití schvalovacího procesu vyřazení - vyřazení vyžaduje schválení
• Povolit částečné vyřazení - možnost vyřadit jen část majetku (např. 5 kusů z 10)
• Důvody vyřazení - vyberte, které důvody budou dostupné: Prodej, Fyzická likvidace, Darování, Převod mezi středisky, Spotřeba, Ostatní, Opotřebení, Poškození

Revize

Pokud vaše firma provádí pravidelné revize majetku (elektrické spotřebiče, hasicí přístroje, lékárničky), nastavte druhy revizí:

1. V Obecná nastavení nastavte Počet různých revizí (např. 2)
2. V sekci Revize klikněte Přidat druh revize
3. Zadejte Název (např. "Elektrická revize")
4. Nastavte Interval v měsících (např. 12 pro roční revizi)
5. Zaškrtněte Aktivní
6. Volitelně nastavte Automaticky vytvořit úkol X dní před revizí

HW Info

Pro automatickou inventuru počítačů a notebooků:

• Povolit import z HWInfo - aktivuje funkci
• Import do typu majetku - vyberte, do jakého typu se budou importovat PC/NB
• Povolené IP adresy - bezpečnostní omezení, ze kterých IP se může importovat
• Stáhnout instalátor - vygeneruje instalační balíček pro rozmístění na počítače

Uživatelská práva

Cesta k nastavení práv: Nastavení → Uživatelé → Vyberte uživatele → Práva → Evidence majetku

Základní úrovně přístupu:

• Bez přístupu - uživatel nevidí modul vůbec
• Vidí majetek jemu svěřený - zobrazí se pouze majetek přiřazený tomuto uživateli, žádná editace
• Vidí majetek jemu svěřený a může spotřebovat své (spotřební a režijní materiál) - může vyřazovat svůj spotřební a režijní materiál
• Vidí majetek jemu svěřený a může spotřebovat/přeřadit své (jakýkoliv typ majetku) - plná správa vlastního majetku včetně převodů
• Vidí vše a vlastní svěřený majetek může spotřebovat/přeřadit (jakýkoliv typ) - vidí celou evidenci, upravuje pouze svůj majetek
• Vidí vše a může spotřebovat (jakýkoliv typ majetku) - vidí vše, může spotřebovávat jakýkoliv majetek
• Vše upravovat/přidávat a + inventární seznamy - správce modulu, může vytvářet inventární soupisy
• Upravovat/přidávat/mazat/obnovovat (vč. inventární a revizních seznamů) - plný administrátor s právem mazání

Nadstavbová práva (zaškrtávací pole):

• Vidí žádosti o převod svých podřízených - zobrazí převody podřízených zaměstnanců
• Vidí všechny žádosti o převod - přehled všech převodů ve firmě
• Potvrzení o odchodu zaměstnance na e-mail - dostane notifikaci při odchodu zaměstnance
• Vidí všechny žádosti o vyřazení - přehled všech vyřazení
• Vidí žádosti o převod (ekonom) - ekonom schvaluje převody
• Žádosti o převod (jednatel) - jednatel jako finální schvalovatel
• Dostávat info e-mail o ukončených pohybech (převody/vyřazení) - notifikace o dokončených operacích

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka

Po otevření modulu Evidence majetku vidíte hlavní obrazovku s těmito záložkami:

• Majetek - hlavní tabulka s veškerým majetkem
• Převody majetku - přehled převodů mezi uživateli/místy (pokud je workflow povoleno)
• Vyřazení/spotřeby - seznam vyřazeného majetku
• Vyřazení/spotřeby - schvalování - žádosti čekající na schválení (pokud je workflow povoleno)
• Inventární soupisy - seznam inventurních soupisů
• Revizní listy - přehled provedených revizí
• Předávací protokoly (zápůjčky) - komplexní zápůjčky (pokud povoleno)
• HWInfo Imports - importy z desktopové aplikace (pokud povoleno)

Navigace

Kliknutím na záložku přepnete zobrazení. Aktivní záložka je zvýrazněna zelenou barvou. U záložek Převody majetku a Vyřazení/spotřeby - schvalování vidíte červený badge s počtem čekajících položek.

Tlačítka a akce

Horní panel záložky Majetek:

• Přidat majetek - otevře dialogové okno pro vložení nového záznamu majetku
• Práce s vybranými - rozbalovací menu s akcemi pro označené položky:
  • Převod majetku - hromadný převod více položek najednou
  • Smazat vybrané - smazání více položek (pouze administrátor)
  • Označit vše - označí všechny viditelné položky
  • Odznačit vše - zruší označení všech položek
• Inventarizovat - přidá označený majetek do aktivního inventárního soupisu (tlačítko se zobrazí pouze pokud je nějaký soupis aktivní)
• Import z XLSX - hromadný import majetku z Excel souboru
• Tisk QR kódů - generování QR štítků pro vybraný majetek
• Smazané - zobrazení koše se smazanými položkami (14 dní k obnovení)

Tlačítka v tabulce majetku:

• Excel - export viditelných dat do souboru XLSX (pouze Chrome)
• Print - tiskový výstup aktuálního zobrazení
• Column visibility - výběr zobrazených sloupců
• Search Builder - pokročilý nástroj pro tvorbu složitých filtrů

Ikony akcí v řádcích tabulky:

• Oko - zobrazení detailu majetku
• Křížek - smazání záznamu (pouze administrátor)
• Checkbox - označení pro hromadné akce

Panel filtru

Kliknutím na tlačítko Filtr rozbalíte/sbalíte panel s pokročilými filtry. Aktivní filtr je označen červenou barvou nadpisu.

Dostupné filtry:

• Druh majetku - výběr jednoho nebo více druhů (Dlouhodobý hmotný, Dlouhodobý nehmotný, Drobný, Spotřební, Režijní)
• Typ umístění - filtr podle toho, kde se majetek nachází
• Evidenční číslo - vyhledání podle přesného nebo částečného čísla
• Dodavatel - výběr dodavatele z existujících
• Středisko - filtr podle střediska (můžete vybrat více)
• Název - textové vyhledávání v názvu majetku
• Lokalita - geografické umístění (pokud používáte)
• Stav majetku - filtr podle stavu (pokud používáte)

Tlačítka filtru:

• Vyhledat - aplikuje nastavené filtry a obnoví tabulku
• Zrušit - vymaže všechny filtry a obnoví výchozí zobrazení

Rychlé přepínání stavu

V horní části tabulky najdete tlačítka pro rychlé přepnutí zobrazení:

• Vše - zobrazí veškerý majetek včetně vyřazeného
• Dostupné - pouze nevyřazený majetek (výchozí zobrazení)
• Vyřazeno vše - pouze vyřazený majetek

Základní operace

Vytvoření záznamu majetku

1. Klikněte na tlačítko Přidat majetek v horní části modulu
2. Otevře se dialogové okno s formulářem
3. Vyplňte povinná pole označená hvězdičkou:

Základní údaje:

• Evidenční číslo - automaticky předvyplněno ve formátu číslo/rok, můžete upravit
• Inventární číslo - pokud je povoleno v nastavení, zadejte unikátní číslo
• Výrobní číslo - sériové číslo od výrobce (pokud je povoleno)
• Název - vyberte z existujících nebo zadejte nový (pole s našeptávačem)
• Obrázek - přetáhněte nebo klikněte pro nahrání fotografií majetku (pokud povoleno)

Klasifikace:

• Druh majetku - vyberte z rozbalovacího menu:
  • Dlouhodobý hmotný majetek
  • Dlouhodobý nehmotný majetek
  • Drobný majetek
  • Spotřební materiál
  • Režijní materiál
• Typ majetku - upřesnění druhu vlastním typem (pokud povoleno a pokud jste vytvořili typy v nastavení)

Množství:

• Počet MJ - množství měrných jednotek (výchozí hodnota 1)
• Typ MJ - měrná jednotka z rozbalovacího menu: ks, kg, t, cm, m, cm2, m2, m3, ml, L, hl, sada, soubor, serie, kpl, pal, bal, hod

Revize (pokud jsou aktivovány):

• Typ revize [0] - vyberte druh revize (např. "Elektrická revize")
• Datum příští revize [0] - automaticky se vypočítá podle nastaveného intervalu, můžete upravit
• Pokud používáte více typů revizí, vyplňte i další pole Typ revize [1], [2] atd.

Finanční údaje:

• Pořizovací cena MJ - cena za jednu měrnou jednotku v Kč
• Způsob pořízení - vyberte: Nákup, Bezplatný převod, Darování, Převod mezi středisky, Vlastní výroba
• Dodavatel - vyberte z existujících nebo zadejte nového
• Číslo faktury - pro propojení s přijatými fakturami
• Aktuální cena účetní MJ - pro sledování odpisů (pokud povoleno)

Datumy:

• Datum pořízení - kdy byl majetek zakoupen (výchozí dnešní datum)
• Datum zařazení - kdy byl zařazen do evidence (výchozí dnešní datum)
• Záruka do - automaticky +2 roky od data pořízení, lze upravit
• Expirace - automaticky +6 měsíců od data pořízení, lze upravit (pro spotřební materiál)

Organizační údaje:

• Středisko - vyberte středisko nebo zadejte nové
• Evidenční skupina - kategorizace pro účetnictví (pokud povoleno)
• Účet - účetní účet (pokud povoleno)
• Lokalita - geografické umístění (pokud povoleno)
• Místnost - přesná lokalizace (pokud povoleno)

Umístění:

• Umístění - typ - vyberte typ umístění:
  • Svěřený majetek - uživatel eIntranetu - dále vyberte uživatele
  • Svěřený majetek - jiná osoba - zadejte jméno osoby
  • Kancelář - zadejte název kanceláře
  • Dopravní prostředek - zadejte název vozidla
  • Nepřiřazeno - majetek na skladě
  • CRM - firma - vyberte firmu z CRM
• Podle vybraného typu se zobrazí pole Uživatel, Jméno/Název nebo CRM - firma
• Stav majetku - stav jako "Nový", "Používaný" (pokud povoleno)

Vlastní pole (pokud jsou definována v nastavení):

• Vyplňte vlastní pole podle jejich typu a požadavků vaší firmy
• Povinná pole jsou označena hvězdičkou

Poznámky a přílohy:

• Poznámka - libovolný text k majetku
• Přílohy (např. dodací listy) - přetáhněte nebo klikněte pro nahrání souborů (dodací list, faktura, návod)

4. Klikněte na tlačítko Uložit
5. Systém vytvoří záznam a automaticky přidá poznámku "Vytvořen nový záznam"
6. Pokud jste vybrali Typ MJ sada, zobrazí se možnost doplnit Obsah balení (např. "5× šroubovák, 3× kleště, 1× kladivo")

Editace záznamu

Existují dva způsoby editace majetku:

Způsob 1 - Inline editace v detailu:

1. V tabulce majetku klikněte na evidenční číslo, název nebo ikonu oka
2. Otevře se detail majetku s přehledem všech údajů
3. U každé položky najdete ikonu tužky (pokud máte právo editace)
4. Klikněte na ikonu tužky vedle položky, kterou chcete změnit
5. Otevře se malé dialogové okno s polem pro editaci
6. Upravte hodnotu a klikněte Uložit
7. Změna se okamžitě projeví a automaticky se zapíše do poznámek s textem "Změna: [název pole] z [stará hodnota] na [nová hodnota]"

Způsob 2 - Hromadná editace pomocí importu:

1. Exportujte majetek do Excelu tlačítkem Excel
2. Upravte údaje v souboru
3. Importujte zpět pomocí Import z XLSX

Omezení editace:

• Počet kusů lze měnit pouze do prvního vyřazení nebo spotřeby - po prvním vyřazení se počet kusů již nedá zvýšit, pouze snížit dalším vyřazením
• Evidenční číslo nelze měnit po vytvoření (lze jen inventární nebo výrobní číslo)
• Pokud nemáte právo editace, ikona tužky se nezobrazí

Mazání záznamu

1. V tabulce majetku najděte položku, kterou chcete smazat
2. Klikněte na ikonu křížku na konci řádku (červená barva)
3. Zobrazí se potvrzovací dialog "Smazat? Opravdu chcete smazat tento záznam?"
4. Klikněte Ano
5. Majetek se přesune do koše
6. V koši zůstane 14 dní
7. Po 14 dnech je automaticky trvale odstraněn

Obnovení ze koše:

1. Klikněte na tlačítko Smazané v horní části modulu
2. Zobrazí se seznam smazaných položek s datem smazání
3. Najděte požadovanou položku
4. Klikněte na tlačítko Obnovit
5. Majetek se vrátí do běžné evidence

Oprávnění:

• Mazat může pouze uživatel s právem "Upravovat/přidávat/mazat/obnovovat"
• Bez tohoto práva se ikona křížku nezobrazí

Vyhledávání

Rychlé vyhledávání:

1. Do pole Hledat v pravém horním rohu tabulky zadejte hledaný text
2. Systém automaticky vyhledává ve všech zobrazených sloupcích
3. Tabulka se filtruje v reálném čase při psaní
4. Vyhledávání je case-insensitive (rozlišuje malá a velká písmena)

Pokročilé filtrování:

1. Klikněte na tlačítko Filtr pro rozbalení filtračního panelu
2. Nastavte požadovaná kritéria:

• Druh majetku - vyberte jeden nebo více druhů (držte Ctrl pro vícenásobný výběr)
• Typ umístění - filtr podle typu umístění (Svěřený majetek - uživatel, Kancelář, atd.)
• Evidenční číslo - zadejte přesné nebo částečné číslo
• Dodavatel - vyberte dodavatele z rozbalovacího menu
• Středisko - vyberte jedno nebo více středisek (držte Ctrl)
• Název - částečný text v názvu majetku
• Lokalita - pokud používáte lokality
• Stav majetku - pokud používáte stavy

3. Klikněte Vyhledat
4. Tabulka se obnoví s filtrovanými výsledky
5. Aktivní filtr poznáte podle červeného nadpisu "Filtr" v panelu
6. Pro vymazání filtrů klikněte Zrušit

Filtr podle stavu:

• Vše - zobrazí veškerý majetek včetně vyřazeného
• Dostupné - pouze nevyřazený majetek (výchozí zobrazení)
• Vyřazeno vše - pouze vyřazený majetek

Search Builder (pokročilé):

1. Klikněte na tlačítko Search Builder v horní liště tabulky
2. Otevře se nástroj pro tvorbu složitých dotazů
3. Můžete kombinovat více podmínek s operátory AND/OR
4. Podporuje podmínky "obsahuje", "začína na", "je rovno", "je větší než" atd.

Pokročilé funkce

Export dat

Export do Excelu:

1. Případně nastavte filtry pro omezení exportovaných dat
2. Klikněte na tlačítko Excel v horní liště tabulky (vedle tlačítka Print)
3. Soubor se automaticky stáhne do složky Stažené soubory
4. Název souboru je ve formátu "DataTables.xlsx"
5. Export obsahuje všechny viditelné sloupce v aktuálním zobrazení

Důležité:

• Export do Excelu je podporován pouze v prohlížeči Google Chrome
• V jiných prohlížečích (Firefox, Edge, Safari) může funkce nefungovat správně
• Exportují se pouze viditelné sloupce - skryté sloupce se neexportují
• Respektují se aktivní filtry

Tisk:

1. Klikněte na tlačítko Print
2. Otevře se náhled tisku v novém okně
3. Můžete vytisknout nebo uložit jako PDF
4. Tisk obsahuje aktuální zobrazení včetně filtrů

Viditelnost sloupců:

1. Klikněte na tlačítko Column visibility (ikona sloupce)
2. Zobrazí se seznam všech dostupných sloupců
3. Zaškrtněte/odškrtněte sloupce pro zobrazení/skrytí
4. Změny se okamžitě projeví v tabulce
5. Nastavení se ukládá do prohlížeče pro příští přihlášení

Import dat z XLSX

Import umožňuje hromadné přidání majetku z Excel souboru.

Příprava souboru:

1. Vytvořte Excel soubor (.xlsx) s následujícími sloupci v prvním řádku:

• Evidenční číslo - volitelné, pokud není uvedeno, vygeneruje se automaticky
• Inventární číslo - pokud používáte
• Výrobní číslo - pokud používáte
• Název - povinné
• Druh majetku - text nebo číslo (0=Dlouhodobý hmotný, 1=Dlouhodobý nehmotný, 2=Drobný, 3=Spotřební, 4=Režijní)
• Typ majetku - pokud používáte
• Počet MJ - povinné, číslo
• Typ MJ - text nebo číslo (0=ks, 1=kg, 2=t, atd.)
• Pořizovací cena MJ - číslo
• Způsob pořízení - text nebo číslo
• Dodavatel - text
• Číslo faktury - text
• Datum pořízení - formát D.M.RRRR (např. 15.3.2025)
• Datum zařazení - formát D.M.RRRR
• Záruka do - formát D.M.RRRR
• Expirace - formát D.M.RRRR
• Středisko - text
• Lokalita - pokud používáte
• Stav majetku - pokud používáte
• Další pole podle vaší konfigurace

2. Vyplňte řádky daty - každý řádek = jeden majetek
3. Uložte soubor

Provedení importu:

1. V modulu Evidence majetku klikněte na tlačítko Import z XLSX
2. Otevře se dialogové okno
3. Klikněte na Vyberte soubor nebo přetáhněte soubor do pole
4. Vyberte váš připravený .xlsx soubor
5. Klikněte Importovat
6. Systém zobrazí průběh importu
7. Po dokončení se zobrazí výsledek - počet importovaných záznamů a případné chyby

Tipy pro import:

• První řádek musí obsahovat názvy sloupců přesně podle vzoru
• Dodržujte formát data: D.M.RRRR (tečky jako oddělovače)
• Pro výběrové hodnoty použijte přesný text (např. "Dlouhodobý hmotný majetek", ne "Dlouhodobý")
• Čísla zadávejte bez mezer a s tečkou jako desetinným oddělovačem
• Před importem doporučujeme vyzkoušet na jednom řádku
• Pokud dojde k chybě, opravte data a importujte znovu

Hromadné operace

Označení položek:

1. V tabulce majetku zaškrtněte checkbox u požadovaných položek
2. Nebo použijte Práce s vybranými → Označit vše pro označení všech viditelných položek
3. Pro zrušení označení použijte Práce s vybranými → Odznačit vše

Dostupné hromadné akce:

Převod majetku:

1. Označte položky pomocí checkboxů
2. Klikněte Práce s vybranými → Převod majetku
3. Otevře se dialogové okno s formulářem převodu
4. Vyberte Typ převodu (Změna osoby, Změna místa, atd.)
5. Zadejte novou osobu/místo
6. Doplňte Důvod převodu
7. Klikněte Odeslat
8. Všechny označené položky se převedou najednou

Smazat vybrané:

1. Označte položky pomocí checkboxů
2. Klikněte Práce s vybranými → Smazat vybrané
3. Potvrďte smazání
4. Všechny položky se přesunou do koše

Oprávnění:

• Hromadné smazání vyžaduje právo mazání
• Hromadný převod vyžaduje právo editace a workflow pro převody

Převod majetku

Jednotlivý převod:

1. Otevřete detail majetku kliknutím na evidenční číslo nebo název
2. V horní části detailu klikněte na tlačítko Převod majetku
3. Nebo klikněte na ikonu tužky vedle pole Umístění
4. Otevře se dialogové okno "Převod majetku"
5. Vyberte Typ převodu:

• Změna osoby (Svěřený majetek - uživatel eIntranetu) - převod na jiného zaměstnance
• Změna osoby (Svěřený majetek - jiná osoba) - převod na externí osobu
• Změna místa (Kancelář) - přesun do jiné kanceláře
• Změna místa (Dopravní prostředek) - přesun do jiného vozidla
• Změna střediska - převod mezi středisky
• Změna místnosti - přesun do jiné místnosti
• Odchod zaměstnance - speciální typ pro hromadný převod při odchodu

6. Podle typu převodu se zobrazí pole pro výběr nové osoby/místa
7. Zadejte Důvod převodu - povinné pole (např. "Nový zaměstnanec na pozici", "Výměna pracovního místa")
8. Případně nahrajte Přílohy (např. podepsaný předávací protokol)
9. Klikněte Odeslat

Workflow schvalování (pokud je povoleno v nastavení):

1. Po odeslání se převod uloží se stavem Aktivní - zadaný
2. Systém automaticky odešle e-mailovou notifikaci schvalovateli
3. Schvalovatel obdrží e-mail s odkazem na detail převodu
4. Po kliknutí na odkaz se zobrazí detail převodu se stavem Aktivní - čeká se na odpověď
5. Schvalovatel může:

• Schválit - převod se provede, stav se změní na Hotovo - převedeno
• Zamítnout - převod se neprovede, stav Hotovo - Zamítnuto
• Zrušit - žadatel zruší před schválením, stav Hotovo - Zrušeno

6. Po schválení se majetek automaticky převede na novou osobu/místo
7. Do poznámek se zapíše "Převod majetku z [původní umístění] na [nové umístění], důvod: [důvod]"

Hromadný převod:

1. Označte více položek majetku pomocí checkboxů
2. Klikněte Práce s vybranými → Převod majetku
3. Vyberte typ převodu a cíl
4. Zadejte důvod
5. Klikněte Odeslat
6. Vytvoří se jeden převod pro všechny označené položky

Speciální případ - Odchod zaměstnance:

1. Když zaměstnanec opouští firmu, je potřeba převést všechen jeho majetek
2. Vyberte typ převodu Odchod zaměstnance
3. Systém automaticky vybere všechen majetek přiřazený tomuto uživateli
4. Vyberte nového vlastníka nebo umístění
5. Zadejte důvod (např. "Ukončení pracovního poměru")
6. Klikněte Odeslat
7. Pokud je nastaveno, správci majetku dostanou e-mail s informací o převodu

Sledování převodů:

• Všechny převody najdete na záložce Převody majetku
• Vidíte stavy, schvalovatele, datumy
• Můžete filtrovat podle stavu, osoby, data

Spotřebování/Vyřazení majetku

Vyřazení jednotlivého majetku:

1. Otevřete detail majetku
2. V dolní části detailu klikněte na tlačítko Spotřebovat/vyřadit
3. Otevře se dialogové okno "Vyřazení/spotřeba majetku"
4. Rozhodněte se, zda chcete vyřadit celý majetek nebo jen část:

Částečné vyřazení (pokud je povoleno v nastavení):

1. V poli Počet MJ k vyřazení zadejte číslo menší než celkový počet dostupných kusů
2. Například pokud máte 10 kusů šroubováků a chcete vyřadit 3, zadejte číslo 3
3. Zbývajících 7 kusů zůstane v evidenci dostupných

Úplné vyřazení:

1. Pole Počet MJ k vyřazení nechte prázdné nebo zadejte celkový počet
2. Vyřadí se všechny dostupné kusy

5. Vyberte Důvod vyřazení:

• Prodej - majetek byl prodán
• Fyzická likvidace - majetek byl zlikvidován (rozřezán, rozbořen)
• Darování - darováno jiné organizaci
• Převod mezi středisky - převod do jiného střediska
• Spotřeba - spotřebován v běžném provozu (spotřební materiál)
• Ostatní - jiný důvod
• Opotřebení - opotřebený majetek
• Poškození - poškozený majetek

6. Doplňte Poznámku - podrobnosti o vyřazení (doporučeno)
7. Nahrajte Přílohy - např. protokol o likvidaci, kupní smlouva při prodeji
8. Klikněte Vyřadit

Workflow schvalování vyřazení (pokud je povoleno v nastavení):

1. Po odeslání se vyřazení uloží se stavem Aktivní - zadaný
2. Systém odešle notifikaci nadřízenému
3. Stav se změní na Aktivní - čeká se na odpověď
4. Schvalování probíhá ve třech úrovních:

• První úroveň - Nadřízený: Po schválení se stav změní na Částečně hotovo - schválil nadřízený
• Druhá úroveň - Ekonom: Po schválení se stav změní na Částečně hotovo - schválil ekonom
• Třetí úroveň - Jednatel: Po finálním schválení se stav změní na Hotovo - schválil jednatel a vyřazení se provede

5. Případně může být vyřazení Zamítnuto nebo Zrušeno
6. Po finálním schválení se majetek vyřadí a zapíše se do tabulky vyřazení

Práva pro vyřazení:

• Spotřební a režijní materiál - může spotřebovat uživatel s právem "může spotřebovat své"
• Ostatní typy majetku - vyžaduje právo "vše upravovat/přidávat" nebo vyšší
• Vyřazení za jiného uživatele - pouze administrátor s plnými právy

Sledování vyřazení:

• Všechna vyřazení najdete na záložce Vyřazení/spotřeby
• Vidíte datum, vyřadil kdo, počet kusů, důvod, poznámku
• V detailu majetku je tabulka Spotřeba/vyřazení se všemi vyřazeními tohoto majetku

QR kódy

Generování QR štítků:

1. V modulu Evidence majetku klikněte na tlačítko Tisk QR kódů
2. Otevře se dialogové okno "QR šablona"
3. Vyberte, který majetek chcete vytisknout:

• Vybraný majetek - pouze položky označené checkboxy v tabulce
• Veškerý dostupný majetek - veškerý nevyřazený majetek
• Podle filtru - majetek odpovídající aktuálně nastavenému filtru

4. Klikněte Generovat
5. Otevře se nové okno s PDF souborem
6. PDF obsahuje QR kódy na formátu A4 pro štítky 70×42,3 mm
7. Každý QR kód obsahuje:

• QR kód s odkazem na detail majetku v eIntranetu
• Evidenční číslo
• Název majetku
• Inventární číslo (pokud používáte)

8. Vytiskněte PDF na tiskárnu se štítky nebo na běžný papír
9. Vystřihněte štítky a nalepte na majetek

Načítání QR kódů mobilem:

1. Na mobilním telefonu otevřete webový prohlížeč (doporučeno Chrome)
2. Přihlaste se do eIntranetu
3. Nainstalujte aplikaci pro čtení QR kódů (např. QR Droid pro Android, QR Reader pro iOS)
4. Spusťte čtečku QR kódů
5. Namiřte kameru na QR štítek na majetku
6. Aplikace automaticky načte QR kód
7. Automaticky se otevře eIntranet v prohlížeči s detailem majetku
8. V detailu můžete:

• Zobrazit všechny údaje o majetku
• Přidat do inventárního soupisu (pokud je nějaký aktivní)
• Provést revizi (pokud má majetek nastavenou revizi)
• Přidat poznámku

Výhody QR kódů:

• Rychlá identifikace - skenování je rychlejší než psaní evidenčního čísla
• Bez chyb - eliminace překlepů
• Mobilní inventura - inventarizace přímo v terénu s mobilem
• Jednoduchá revize - naskenujte a označte "revize provedena"

Inventární soupisy

Vytvoření inventárního soupisu:

1. Přejděte na záložku Inventární soupisy
2. Klikněte na tlačítko Založit nový
3. Otevře se dialogové okno
4. Zadejte Název inventárního soupisu (např. "Inventura kanceláří 2025", "Inventura skladu Q1/2025")
5. Klikněte Uložit
6. Soupis se vytvoří a automaticky se nastaví jako Aktivní
7. V jeden okamžik může být aktivní pouze jeden soupis

Přidávání majetku do soupisu:

Způsob 1 - Manuální přidání z detailu soupisu:

1. V tabulce inventárních soupisů klikněte na název soupisu
2. Otevře se detail soupisu
3. Klikněte na tlačítko Přidat
4. Otevře se dialogové okno s vyhledáváním majetku
5. Vyberte majetek ze seznamu
6. Klikněte Přidat do soupisu

Způsob 2 - Z hlavní tabulky majetku:

1. Ujistěte se, že je nějaký soupis aktivní (zelený stav "Aktivní")
2. V záložce Majetek se zobrazí tlačítko Inventarizovat
3. Označte majetek pomocí checkboxů
4. Klikněte Inventarizovat
5. Vybraný majetek se automaticky přidá do aktivního soupisu

Způsob 3 - Načtení QR kódů (doporučený způsob):

1. Na mobilním telefonu otevřete eIntranet a přihlaste se
2. Ujistěte se, že je jeden inventární soupis aktivní
3. Spusťte čtečku QR kódů
4. Načtěte QR kód majetku
5. V detailu majetku klikněte na tlačítko Přidat do inventárního soupisu
6. Majetek se automaticky zapíše do aktivního soupisu s aktuálním datem a časem
7. Pokračujte načítáním dalších QR kódů

Tip pro rychlou inventuru místnosti:

1. V dialogu přidání majetku do pole "Majetek" napište jméno uživatele (např. "Jan Novák")
2. Zobrazí se veškerý majetek přiřazený tomuto uživateli
3. Můžete snadno projít a zaškrtnout konkrétní položky
4. To je užitečné při inventarizaci kanceláře konkrétního zaměstnance

Uzavření inventárního soupisu:

1. Po dokončení inventury otevřete detail soupisu
2. Změňte stav z Aktivní na Uzavřeno
3. Uzavřený soupis již nelze editovat
4. Můžete vytisknout nebo exportovat seznam majetku
5. Porovnejte se skutečným stavem - chybějící majetek vyhledejte nebo označte jako ztracený

Porovnání inventárních soupisů:

1. V detailu inventárního soupisu klikněte na tlačítko Porovnat s jiným soupisem
2. Vyberte druhý soupis pro porovnání
3. Systém zobrazí rozdíly:

• Nový majetek - byl v prvním soupisu, nebyl ve druhém
• Chybějící majetek - byl ve druhém soupisu, není v prvním
• Společný majetek - byl v obou soupisech

Odstranění majetku ze soupisu:

1. V detailu soupisu najděte položku majetku
2. Klikněte na ikonu křížku
3. Položka se odstraní ze soupisu

Revize majetku

Nastavení revizí (provádí správce v Nastavení):

1. Otevřete Nastavení → Evidence majetku
2. V sekci Obecná nastavení nastavte Počet různých revizí (např. 2)
3. Přejděte na záložku Revize
4. Klikněte Přidat druh revize
5. Zadejte údaje:

• Název - např. "Elektrická revize", "Revize hasicích přístrojů"
• Interval v měsících - např. 12 pro roční revizi, 24 pro dvouleté
• Automaticky vytvořit úkol X dní před revizí - pokud chcete automatickou notifikaci úkolem
• Aktivní - zaškrtněte

6. Uložte
7. Opakujte pro další typy revizí

Přiřazení revize k majetku:

1. Při vytváření nového majetku nebo editaci existujícího najdete sekci s revizemi
2. V poli Typ revize [0] vyberte druh revize (např. "Elektrická revize")
3. Systém automaticky vypočítá Datum příští revize [0] podle nastaveného intervalu
4. Pokud používáte více typů revizí, vyplňte i Typ revize [1], Typ revize [2] atd.
5. Každý typ revize má vlastní datum

Upozornění na blížící se revizi:

• 30 dní před vypršením revize se zobrazí červené upozornění v horní části modulu
• Upozornění obsahuje seznam majetku s blížící se revizí s rozdělením podle typu revize
• Kliknutím na název majetku přejdete na jeho detail

Automatické vytvoření úkolu (pokud povoleno v nastavení revize):

• X dní před revizí se automaticky vytvoří úkol v modulu Úkoly
• Úkol se přiřadí příslušné osobě odpovědné za revize
• Případně se zapíše do kalendáře jako událost

Provedení revize:

1. Přejděte na záložku Revizní listy
2. Klikněte Založit nový revizní list
3. Zadejte Název (např. "Revize elektrického nářadí Q1/2025")
4. Klikněte Uložit
5. Vytiskněte si QR kódy majetku, který budete revizovat
6. U každého kusu majetku:

• Načtěte QR kód mobilem
• V detailu majetku klikněte Provést revizi
• Vyberte revizní list, do kterého chcete zapsat
• Zkontrolujte stav majetku
• Případně doplňte poznámku
• Klikněte Revize provedena
• Systém automaticky prodlouží Datum příští revize o nastavený interval
• Majetek se přidá do revizního listu

7. Po dokončení všech revizí vytiskněte Revizní list jako PDF
8. Revizní list obsahuje seznam majetku, data provedení, poznámky

Výhody systému revizí:

• Automatické prodloužení - nemusíte ručně počítat další termín
• Upozornění - nezapomenete na blížící se revizi
• Historie - přehled všech provedených revizí u majetku
• Mobilní provedení - revize přímo u majetku pomocí QR kódu

Předávací protokoly (zápůjčky)

Jednoduchý předávací protokol:

1. Otevřete detail majetku
2. V dolní části klikněte na tlačítko Připravit předávací protokol - jednoduchý ve Wordu
3. Systém vygeneruje dokument Word (.docx)
4. Dokument obsahuje:

• Evidenční číslo a název majetku
• Popisné údaje - druh, typ, výrobní číslo
• Pořizovací cena
• Datum předání
• Místo pro podpis zaměstnance předávajícího
• Místo pro podpis příjemce

5. Vytiskněte dokument
6. Nechte podepsat obě strany
7. Naskenovaný podepsaný protokol nahrajte jako přílohu k majetku

Komplexní předávací protokol (zápůjčka více majetku):

1. Přejděte na záložku Předávací protokoly (zápůjčky)
2. Klikněte Přidat protokol
3. Otevře se dialogové okno
4. Vyplňte údaje:

• Název protokolu - např. "Zápůjčka pro projekt XYZ"
• Uživatel/Osoba - komu se půjčuje (vyberte z uživatelů nebo zadejte jméno)
• Datum zapůjčení - kdy se půjčuje
• Plánované datum vrácení - kdy má být vráceno

5. Klikněte Uložit
6. Otevře se detail protokolu
7. Klikněte Přidat majetek
8. Vyberte položky majetku, které půjčujete:

• Do pole "Majetek" můžete zadat jméno uživatele - zobrazí se veškerý jeho majetek
• Nebo vyhledejte podle názvu, evidenčního čísla

9. Označte checkbox u položek, které chcete přidat
10. Klikněte Přidat vybrané
11. Opakujte pro všechny položky
12. Po dokončení klikněte Vygenerovat PDF
13. Otevře se PDF s předávacím protokolem obsahující:

• Název protokolu
• Údaje o půjčovateli a příjemci
• Tabulku majetku s evidenčními čísly, názvy, pořizovacími cenami
• Datum zapůjčení a plánované datum vrácení
• Místo pro podpisy

14. Vytiskněte PDF
15. Nechte podepsat obě strany

Vrácení majetku ze zápůjčky:

1. Otevřete detail předávacího protokolu
2. V tabulce majetku najděte vrácené položky
3. Označte checkbox u vrácených položek
4. Klikněte Označit jako vráceno
5. Zadejte Datum vrácení
6. Klikněte Uložit
7. Vrácené položky se označí zeleně
8. Případně vygenerujte nový PDF s aktuálním stavem

Sledování zápůjček:

• V tabulce předávacích protokolů vidíte stav:
• Aktivní - zápůjčka probíhá
• Vráceno částečně - některé položky vráceny
• Vráceno vše - veškerý majetek vrácen
• Můžete filtrovat podle osoby, data, stavu

HWInfo Import

Nastavení (provádí správce):

1. Otevřete Nastavení → Evidence majetku
2. Přejděte na záložku HW info
3. Zaškrtněte Povolit import z HWInfo
4. V poli Import do typu majetku vyberte typ, do kterého se budou importovat PC/NB (např. "Počítače")
5. V poli Povolené IP adresy zadejte IP adresy, ze kterých se může importovat (pro bezpečnost)
6. Klikněte Vygenerovat instalační balíček
7. Stáhne se instalátor aplikace eIntranetHWInfo

Instalace na koncové stanice:

1. Stažený instalátor zkopírujte na každý PC/notebook, který chcete monitorovat
2. Spusťte instalátor s administrátorskými právy
3. Aplikace se nainstaluje do Program Files
4. Automaticky se nastaví naplánovaná úloha ve Windows, která každý den ve 12:00 spustí sběr dat
5. První sběr proběhne ihned po instalaci

Automatický import:

• Každý den aplikace sbírá následující data:

Hardware:

• Procesor (CPU) - typ, frekvence
• Operační paměť (RAM) - velikost
• Pevné disky - modely, velikosti
• Základní deska - výrobce, model
• Grafická karta
• Sériové číslo počítače

Disky:

• Celková velikost
• Využité místo
• Volné místo
• Procento využití

Software:

• Seznam nainstalovaných programů
• Verze každého programu
• Výrobce software

Tiskárny:

• Lokální tiskárny
• Síťové tiskárny
• Název a model

• Data se automaticky odesílají na eIntranet server
• V modulu Evidence majetku se zobrazují v záložce HWInfo Imports

Propojení s evidencí majetku:

1. Přejděte na záložku HWInfo Imports
2. Zobrazí se tabulka s importovanými počítači
3. Najděte počítač, který chcete propojit
4. Klikněte na Propojit s majetkem
5. Otevře se dialog s výběrem:

• Vytvořit nový majetek - vytvoří se nový záznam majetku s údaji z HWInfo
• Propojit s existujícím - vyberte existující záznam majetku

6. Pokud vytváříte nový, údaje se automaticky načtou:

• Název - název počítače
• Výrobní číslo - sériové číslo
• Druh majetku - podle nastavení
• Typ majetku - podle nastavení

7. Doplňte zbývající údaje a uložte

Zobrazení HW/SW informací:

1. Otevřete detail majetku propojeného s HWInfo
2. Přejděte na záložku Informace o HW a SW
3. Zobrazí se:

• Přehled hardwaru - CPU, RAM, disky, základní deska, OS
• Tabulka nainstalovaného softwaru - název programu, verze, výrobce
• Stav disků - využití v procentech, volné místo
• Připojené tiskárny
• Datum posledního importu
• IP adresa počítače

Výhody HWInfo importu:

• Automatická inventura - není potřeba ručně procházet počítače
• Aktuální data - informace se aktualizují denně
• Přehled softwaru - vidíte, jaký software je nainstalován a v jaké verzi
• Monitorování disků - varování při zaplnění
• Kontrola licencí - přehled instalovaného SW pomáhá kontrolovat licence

Integrace

Propojené moduly

CRM:

• Můžete umístit majetek u CRM firmy
• Při editaci majetku vyberte Umístění - typ → CRM - firma
• Vyberte firmu z CRM
• Majetek se zobrazí v detailu CRM firmy na záložce "Zapůjčený majetek"
• Užitečné pro sledování majetku zapůjčeného klientům

Uživatelé:

• Veškerý majetek přiřazený uživateli je viditelný v detailu uživatele
• Při odchodu zaměstnance lze použít funkci "Odchod zaměstnance" pro hromadný převod majetku
• Nadřízení vidí majetek svých podřízených (pokud mají právo)

Úkoly:

• Pokud nastavíte automatické vytváření úkolů pro revize, úkoly se vytvoří X dní před revizí
• Úkol se přiřadí příslušné osobě odpovědné za revize
• Úkol obsahuje odkaz na majetek a informaci o typu revize

Kalendář:

• Pokud povolíte, revize se zapíší do kalendáře jako události
• Události se zobrazují všem uživatelům s právem vidět revize

Faktury vydané/přijaté:

• Při pořízení majetku zadejte Číslo faktury
• Umožňuje propojení s přijatou fakturou
• Při vyřazení majetku prodejem lze vytvořit vydanou fakturu

Dokumenty:

• Všechny přílohy (dodací listy, protokoly, fotografie) se automaticky ukládají do modulu Dokumenty
• Dokumenty jsou kategorizovány podle typu a propojeny s majetkem

Datové toky

Pořízení majetku:

1. V modulu Faktury přijaté evidujete fakturu za nákup majetku
2. Při vytváření majetku v modulu Evidence majetku zadáte číslo faktury, dodavatele a pořizovací cenu
3. Propojení umožňuje zpětné dohledání nákupní faktury

Přiřazení:

1. Evidence majetku → Uživatel: Přiřadíte majetek zaměstnanci
2. V detailu uživatele (modul Uživatelé) se zobrazí seznam svěřeného majetku
3. Evidence majetku → CRM firma: Půjčíte majetek klientovi
4. V detailu CRM firmy se zobrazí zapůjčený majetek

Vyřazení:

1. Evidence majetku → Faktury vydané (při prodeji): Vytvoříte fakturu za prodej majetku
2. Evidence majetku → Dokumenty: Nahrajete protokol o likvidaci jako přílohu
3. Příloha se uloží do modulu Dokumenty s propojením na majetek

Revize:

1. Evidence majetku → Úkoly: X dní před revizí se automaticky vytvoří úkol
2. Úkol se přiřadí odpovědné osobě
3. Evidence majetku → Kalendář: Termín revize se zapíše do kalendáře jako událost

Závislosti

Co musí být nastaveno před používáním modulu:

Střediska:

• Pokud chcete evidovat majetek podle středisek, nejprve vytvořte střediska
• Cesta: Nastavení → Firma → Střediska
• Zadejte název střediska (např. "IT", "Administrativa", "Výroba")

Uživatelé:

• Pro přiřazování majetku uživatelům musí být uživatelé vytvořeni
• Cesta: Nastavení → Uživatelé
• Vytvořte uživatele s příslušnými právy

CRM firmy:

• Pokud chcete umístit majetek u CRM firmy, musí být modul CRM aktivní a firmy vytvořeny
• Cesta: CRM → Firmy

Typy majetku:

• Pokud chcete používat vlastní typy majetku, vytvořte je v nastavení modulu
• Cesta: Nastavení → Evidence majetku → Typy majetku

---

Datum poslední aktualizace: 10. ledna 2025