Evidence majetku

Přehled

Modul Evidence majetku slouží ke komplexní správě firemního majetku včetně jeho pořízení, evidence, převodů mezi zaměstnanci, vyřazování a inventarizace. Umožňuje sledování jak dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku, tak drobného majetku a spotřebního materiálu. Systém podporuje generování QR kódů pro snadnou identifikaci majetku, propojení s HWInfo aplikací pro automatický import informací o hardwaru a komplexní schvalovací procesy pro převody a vyřazení.

Klíčové funkce

• Kompletní evidence majetku s evidenčními a inventárními čísly
• Převody majetku mezi zaměstnanci, místy nebo středisky
• Vyřazení a spotřeba majetku se schvalovacím procesem
• Inventární soupisy pro pravidelnou kontrolu majetku
• Revizní listy pro sledování pravidelných revizí
• Předávací protokoly pro zápůjčky majetku
• Generování QR kódů na štítky různých formátů
• Import hardwarových informací z HWInfo aplikace
• Sledování záruk, expirací a revizních lhůt
• Export dat do Excel formátu

Přístup a nastavení

Jak se dostat do modulu

Navigační cesta: Hlavní menu → Evidence majetku

Nastavení modulu

Cesta k nastavení: Nastavení → Evidence majetku (ikona ozubeného kola v záhlaví modulu)

V nastavení modulu můžete konfigurovat:

• Používání inventárních a výrobních čísel
• Typy umístění majetku
• Schvalovací proces pro převody a vyřazení
• Předávací protokoly
• Vlastní sloupce pro specifické informace
• HWInfo import (připojení desktop aplikace pro automatický sběr dat)
• Počet revizních typů a jejich nastavení

Uživatelská práva

Oprávnění	Popis
Zobrazení (1)	Prohlížení záznamů majetku
Editace (5)	Vytváření a úprava záznamů majetku
Rozšířená editace (6)	Přístup k inventárním soupisům a revizním listům
Mazání (10)	Odstranění záznamů majetku
Administrace (15)	Plný přístup včetně smazaných záznamů

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka

Modul Evidence majetku je rozdělen do osmi hlavních záložek:

1. Majetek - Hlavní seznam veškerého evidovaného majetku
2. Převody majetku - Evidence schvalování převodů mezi osobami nebo místy
3. Vyřazení/spotřeby - Seznam vyřazeného nebo spotřebovaného majetku
4. Vyřazení - schvalování - Schvalovací proces pro vyřazení majetku
5. Inventární soupisy - Správa inventarizačních akcí
6. Revizní listy - Evidence provedených revizí
7. Předávací protokoly - Protokoly o zapůjčení majetku
8. HWInfo Imports - Import dat z HWInfo desktop aplikace

Filtry a vyhledávání

V záložce Majetek jsou k dispozici pokročilé filtry:

• Stav majetku: Všechny záznamy, pouze dostupné nebo pouze vyřazené
• Středisko: Filtrování podle střediska
• Druh majetku: Dlouhodobý hmotný/nehmotný, drobný majetek, spotřební materiál
• Textové vyhledávání: Rychlé vyhledání podle názvu, evidenčního čísla nebo jiných polí
• Datum pořízení: Období pořízení majetku
• Umístění: Filtrování podle osoby nebo místa

Základní operace

Vytvoření nového záznamu majetku

1. V záložce Majetek klikněte na tlačítko Přidat majetek
2. Vyplňte základní údaje:
   • Evidenční číslo: Automaticky generované číslo (lze upravit)
   • Inventární číslo: Pokud je v nastavení aktivováno
   • Výrobní číslo: Sériové číslo výrobku
   • Název: Název majetku (lze vybrat z historických záznamů nebo zadat nový)
   • Obrazek: Fotografie majetku (pokud je aktivováno)
   • Druh majetku: Dlouhodobý hmotný/nehmotný, drobný, spotřební nebo režijní materiál
   • Typ majetku: Bližší specifikace druhu
3. Zadejte množství a cenové údaje:
   • Počet MJ: Množství měrných jednotek (kusů, kg, balení...)
   • Typ MJ: Typ měrné jednotky (ks, kg, balení, litr...)
   • Pořizovací cena/MJ: Cena za jednu měrnou jednotku
   • Způsob pořízení: Nákup, bezplatný převod, darování...
4. Pokud je aktivována revize, nastavte:
   • Typ revize: Výběr druhu revize (elektrické revize, revize hasicích přístrojů...)
   • Datum příští revize: Automaticky se doplní podle nastavení typu revize
5. Doplňte detailní informace:
   • Dodavatel: Název dodavatele
   • Číslo faktury: Odkaz na fakturu
   • Datum pořízení: Datum nákupu nebo získání
   • Datum zařazení: Datum zařazení do evidence
   • Záruka do: Datum konce záruky
   • Expirace: Datum expirace (u spotřebního materiálu)
   • Středisko: Nákladové středisko
6. Určete umístění majetku:
   • Umístění - typ: Svěřený majetek uživateli, jiné osobě, kancelář, dopravní prostředek...
   • Uživatel/Jméno/Název: Konkrétní určení umístění podle typu
   • Lokalita: Fyzická lokalita (budova, pobočka...)
   • Místnost: Konkrétní místnost
   • Stav majetku: Popis aktuálního stavu
7. Volitelně přidejte:
   • Poznámka: Doplňující informace
   • Přílohy: Dodací listy, certifikáty, návody (drag & drop)
8. Klikněte na Uložit

Zobrazení a editace majetku

1. V seznamu majetku najděte požadovaný záznam
2. Klikněte na ikonu Zobrazit detail (ikona oka) nebo dvojklikem otevřete detail
3. V detailu vidíte:
   • Kompletní informace o majetku
   • Historii převodů a změn
   • Připojené soubory
   • Poznámky
   • HWInfo data (pokud je propojen hardware)
4. Pro úpravu jednotlivých polí klikněte na ikonu tužky vedle položky
5. Změny se uloží automaticky a zaznamenají do historie

Generování QR kódu

1. V záložce Majetek klikněte na tlačítko Tisk QR kódu
2. Vyberte typ štítků, které chcete použít:
   • 70x42,3mm A4: QR kód + název (kancelářské etikety)
   • 25x25mm A4: Pouze QR kód
   • 52x26mm Citizen CL-E321: QR + název (tiskárna štítků)
   • 25x54mm Dymo LW 4XL: QR + název
   • 25x54mm Dymo LW 550: Název + inventární číslo + vlastní text
3. Nastavte korekci tisku (posun nahoru/dolů v px) pokud je potřeba
4. V tabulce vyberte majetek pro jednotlivé pozice štítků na listu
5. Klikněte na Tisk
6. V nastavení prohlížeče Chrome zvolte Okraje: žádné pro správné zarovnání

Pokročilé funkce

Převody majetku

Převod majetku umožňuje změnit umístění nebo osobu odpovědnou za majetek se zachováním kompletní historie.

Jak provést převod majetku

1. Otevřete detail majetku nebo vyberte více položek v seznamu
2. Klikněte na tlačítko Převod majetku
3. Vyberte typ změny:
   • Změna osoby (uživatel eIntranetu): Převod na jiného zaměstnance
   • Změna osoby (jiná osoba): Převod na osobu mimo systém
   • Změna místa (kancelář): Přesun do jiné kanceláře
   • Změna místa (dopravní prostředek): Přesun do vozidla
   • Změna střediska: Převod mezi středisky
   • Změna místnosti: Přesun do jiné místnosti
   • Odchod zaměstnance: Vrácení majetku při odchodu zaměstnance
4. Vyberte nové umístění nebo osobu
5. Pokud je aktivován schvalovací proces:
   • Zadejte uživatele, který má převod schválit
   • Uživatel obdrží notifikaci
   • Po schválení se převod automaticky provede
6. Klikněte na Uložit
7. Pokud je schvalovací proces neaktivní, převod se provede okamžitě

Schvalování převodů

1. Přejděte do záložky Převody majetku
2. Vidíte seznam čekajících převodů k vašemu schválení
3. Můžete:
   • Zobrazit detail převodu kliknutím na ikonu oka
   • Schválit převod kliknutím na ikonu zatržítka
   • Zamítnout převod kliknutím na ikonu křížku
4. Pro hromadné operace označte více položek a použijte tlačítko Práce s vybranými

Vyřazení majetku

Vyřazení majetku umožňuje evidovat spotřebu, likvidaci nebo prodej majetku.

Postup vyřazení

1. V detailu majetku nebo seznamu klikněte na tlačítko Spotřebovat/Vyřadit
2. Zadejte údaje o vyřazení:
   • Datum vyřazení: Datum provedení vyřazení
   • Důvod vyřazení: Prodej, fyzická likvidace, darování, spotřeba, opotřebení, poškození...
   • Počet MJ k vyřazení: Množství (lze vyřadit i částečně)
   • Poznámka: Detaily vyřazení
3. Pokud je aktivován schvalovací proces:
   • Vyřazení projde postupně schvalovatelskými stupni (nadřízený → ekonom → jednatel)
   • Každý schvalovatel obdrží notifikaci
4. Klikněte na Uložit

Schvalovací proces vyřazení

1. Přejděte do záložky Vyřazení - schvalování
2. Vidíte seznam vyřazení čekajících na vaše schválení
3. Klikněte na detail vyřazení pro zobrazení informací
4. Můžete:
   • Schválit: Posunout do dalšího stupně nebo dokončit vyřazení
   • Zamítnout: Vrátit žádost zpět žadateli s důvodem
5. Po schválení posledním schvalovatelem je majetek vyřazen

Inventární soupisy

Inventární soupisy slouží k pravidelné fyzické kontrole majetku a srovnání se stavem v systému.

Vytvoření inventárního soupisu

1. Přejděte do záložky Inventární soupisy
2. Klikněte na Založit nový
3. Zadejte:
   • Název: Název inventarizace (např. "Roční inventura 2025")
   • Aktivní: Zaškrtněte pro aktivní soupis
4. Klikněte na Uložit
5. V detailu soupisu můžete přidat majetek ke kontrole

Průběh inventarizace

1. V záložce Majetek klikněte na tlačítko Inventarizovat
2. Systém zobrazí seznam majetku přiřazeného vám k inventuře
3. Pro každou položku můžete:
   • Potvrdit fyzickou přítomnost majetku
   • Upravit skutečný stav (počet kusů, umístění...)
   • Označit majetek jako nenalezený
   • Přidat poznámku
4. Systém automaticky zaznamenává datum a čas kontroly
5. Po dokončení kontroly všech položek je inventura uzavřena
6. V detailu inventárního soupisu můžete Porovnat stavy a zobrazit rozdíly

Revizní listy

Revizní listy slouží k evidenci pravidelných revizí majetku (elektrické revize, revize hasicích přístrojů, tlakových nádob...).

Evidence revizí

1. V detailu majetku, který má nastavenou revizi, klikněte na Provést revizi
2. Vyplňte údaje o revizi:
   • Datum provedení revize: Kdy byla revize provedena
   • Datum příští revize: Automaticky se doplní podle intervalu
   • Výsledek revize: Prošel/Neprošel
   • Provedl: Kdo revizi provedl
   • Poznámka: Zjištěné závady nebo poznámky
   • Přílohy: Revizní zpráva v PDF
3. Klikněte na Uložit
4. Systém automaticky aktualizuje datum příští revize u majetku

Upozornění na blížící se revize

Na hlavní stránce modulu je červený box Je nutné brzy řešit, který zobrazuje majetek s revizemi, které vyprší v následujících 30 dnech.

Předávací protokoly

Předávací protokoly slouží k evidenci dočasných zápůjček majetku mimo firmu nebo osobám mimo systém.

Vytvoření protokolu

1. V detailu majetku klikněte na Do předávacího protokolu (zápůjčky)
2. Vyplňte údaje:
   • Komu: Jméno a příjmení vypůjčitele
   • Datum zapůjčení: Datum předání
   • Datum plánovaného vrácení: Předpokládané datum vrácení
   • Účel: Důvod zapůjčení
   • Počet MJ: Množství zapůjčených kusů
3. Klikněte na Uložit
4. Systém vygeneruje PDF protokol k podpisu
5. Po vrácení označte majetek jako vrácený s datem vrácení

HWInfo Import

HWInfo Import umožňuje automatický sběr informací o hardwaru ze zaměstnaneckých počítačů pomocí desktop aplikace HWInfo.

Propojení s hardware inventářem

1. Na počítačích nainstalujte desktop aplikaci eIntranetHWInfo.exe
2. Aplikace automaticky sbírá informace o hardwaru a odesílá je do systému
3. V záložce HWInfo Imports vidíte seznam všech importovaných počítačů
4. Pro propojení importu s existujícím záznamem majetku:
   • Otevřete detail importu
   • Klikněte na Propojit s Evidence majetku
   • Vyberte záznam majetku ze seznamu
   • Systém automaticky doplní hardwarové informace do majetku
5. V detailu majetku se v záložce HWInfo zobrazují aktuální informace:
   • CPU (procesor, počet jader, frekvence)
   • RAM (velikost, typ, frekvence)
   • Disky (typ, velikost, zaplnění)
   • Grafická karta
   • Operační systém (verze, build)
   • IP adresa, MAC adresa
   • Datum poslední aktualizace dat

Integrace s dalšími moduly

HWInfo desktop aplikace

• Automatický sběr dat: Desktop aplikace běží na pozadí a pravidelně odesílá aktuální informace o hardwaru
• Detekce změn: Systém automaticky detekuje změny v hardwaru (výměna RAM, disku...)
• Historie změn: Kompletní historie hardwarových změn v čase
• Upozornění: Notifikace při kritických změnách (nízké místo na disku...)

Uživatelé a organizační struktura

• Majetek může být přiřazen konkrétnímu uživateli systému
• Při odchodu zaměstnance se automaticky vygeneruje seznam majetku k vrácení
• Nadřízení vidí majetek svých podřízených

CRM modul

• Majetek může být umístěn u CRM firmy (zapůjčený majetek zákazníkům)
• Propojení s kontakty a firmami v CRM

Řešení problémů

Časté dotazy

Otázka: Nemohu najít majetek v seznamu

Řešení: Zkontrolujte filtr Stav - pokud je nastaven na "Dostupné", vyřazený majetek se nezobrazí. Změňte filtr na "Všechny" nebo "Vyřazeno vše". Také ověřte, zda nejsou aktivní jiné filtry (středisko, druh majetku...).

Otázka: Jak mohu převést majetek na jiného zaměstnance?

Řešení: Otevřete detail majetku a klikněte na tlačítko Převod majetku. Pokud máte právo přiřazovat majetek, můžete přímo změnit osobu. Pokud je aktivován schvalovací proces, váš převod musí schválit nadřízený nebo administrátor.

Otázka: QR kódy na štítcích nesedí na pozice

Řešení: Ujistěte se, že tiskněte v prohlížeči Chrome a v nastavení tisku máte zvoleno Okraje: žádné. Pokud stále nesedí, použijte pole "Korekce při tisku" a zadejte kladnou nebo zápornou hodnotu pro posun nahoru/dolů v pixelech.

Otázka: Jak vyřadit pouze část majetku (např. 5 kusů ze 10)?

Řešení: V dialogu vyřazení zadejte do pole Počet MJ k vyřazení pouze množství, které chcete vyřadit. Systém automaticky odečte toto množství a zbytek zůstane dostupný.

Otázka: Nemohu schválit převod majetku

Řešení: Ověřte, zda máte dostatečná práva pro schvalování. Právo schvalovat převody je nastaveno v konfiguraci modulu. Kontaktujte administrátora systému, pokud byste měli mít toto právo.

Otázka: HWInfo aplikace neodesílá data

Řešení: Zkontrolujte následující:

• Aplikace eIntranetHWInfo.exe běží na počítači (je viditelná v systémové liště)
• Počítač má přístup na internet a může se připojit k serveru eIntranetu
• V nastavení modulu Evidence majetku je povolen import z této IP adresy
• Správný hash klíč je nakonfigurován v aplikaci

Otázka: Jak mohu exportovat seznam majetku do Excelu?

Řešení: Nad tabulkou s majetkem klikněte na tlačítko Excel. Exportují se pouze viditelné sloupce a záznamy odpovídající aktuálnímu filtru. Před exportem si můžete upravit viditelnost sloupců pomocí tlačítka Viditelnost sloupců.

Otázka: Datum příští revize se automaticky nevyplňuje

Řešení: Ujistěte se, že jste vybrali Typ revize před zadáním data. Systém automaticky vypočítá datum příští revize podle intervalu nastaveného u typu revize. Pokud máte typ revize vybraný a datum se stále nevyplňuje, ověřte v nastavení modulu, že typ revize má správně nastavený interval.

Tipy pro efektivní práci

• Používejte QR kódy: Vytiskněte QR štítky na všechen důležitý majetek. Výrazně to zrychlí inventury a převody - stačí naskenovat kód mobilním telefonem.
• Pravidelně aktualizujte revize: Sledujte červený box s blížícími se revizemi a plánujte je dopředu, abyste předešli penalizacím.
• Využívajte vlastní sloupce: V nastavení modulu můžete přidat vlastní pole pro specifické informace (např. číslo licence, MAC adresa, login...)
• Skupinové operace: Při hromadných změnách (např. převod celé kanceláře) označte více položek checkboxem a použijte tlačítko Práce s vybranými.
• Filtry a uložené pohledy: Nastavte si oblíbené filtry a uložte je pomocí tlačítka SearchBuilder pro rychlý přístup k často používaným pohledům.
• Pravidelné inventury: Naplánujte si roční inventury nebo průběžné inventury po odděleních pro udržení přesnosti evidence.
• Přílohy: Přikládejte faktury, dodací listy a návody přímo k majetku - budete je mít vždy po ruce.
• Poznámky: Zapisujte důležité události do poznámek (opravy, reklamace, změny konfigurace...) - vytvoříte tak kompletní historii majetku.