Wiki - eIntranet.net

Deutsch flag Čeština flag English flag Español flag Slovenčina flag Magyar flag Polski flag
Moduly

Hlídání OR

Hlídání obchodního rejstříku (OR)

Přehled modulu

Účel modulu

Modul Hlídání obchodního rejstříku umožňuje automatické sledování změn u vybraných firem a organizací evidovaných v českém obchodním rejstříku. Systém každý den kontroluje, zda nedošlo ke změnám v důležitých údajích sledovaných subjektů a automaticky vás upozorní emailem.

Klíčové funkce

  • Automatické denní kontroly - Systém kontroluje změny každých 22 hodin bez zásahu uživatele
  • Emailová upozornění - Při detekci změny obdržíte automaticky email s detailem změn
  • Sledování klíčových údajů - Adresy, jednatelé, společníci, právní forma, základní kapitál, činnosti
  • Hromadný import - Možnost importu až 100 subjektů najednou z Excel souboru
  • Kategorizace subjektů - Označení vztahu (dodavatel, zákazník, konkurent apod.)
  • Integrace s ARES - Data načítána přímo z vládního systému ARES

Cílová skupina

Modul je určen pro:

  • Manažery zodpovědné za řízení dodavatelů a zákazníků
  • Právní oddělení sledující změny u obchodních partnerů
  • Obchodníky monitorující konkurenci
  • Compliance manažery zajišťující aktuálnost smluvních údajů
  • Jakékoliv uživatele potřebující být informováni o změnách u vybraných subjektů

Přístup k modulu

Modul naleznete v hlavní navigaci systému eIntranet v sekci Ostatní pod názvem Hlídání OR.

Nastavení a konfigurace

Nastavení modulu

Konfiguraci modulu provádí administrátor systému v sekci Nastavení → Moduly → Hlídání OR. Zde lze nastavit:

  • Aktivaci/deaktivaci modulu pro celou společnost
  • Přístupová práva jednotlivých uživatelů nebo skupin

Uživatelská práva

Modul rozlišuje čtyři úrovně oprávnění:

Bez přístupu (úroveň 0)

  • Uživatel nevidí modul v navigaci
  • Nemá žádný přístup k funkcím hlídání OR

Zobrazení (úroveň 1)

  • Uživatel může pouze prohlížet seznam hlídaných subjektů
  • Nedostává emailová upozornění o změnách
  • Nemůže přidávat ani mazat subjekty
  • Nemůže upravovat vztahy u subjektů

Zobrazení + dostávání emailů (úroveň 2)

  • Uživatel vidí seznam hlídaných subjektů
  • Automaticky dostává emailová upozornění při detekci změn
  • Nemůže přidávat, upravovat ani mazat subjekty
  • Vhodné pro uživatele, kteří potřebují být informováni, ale nemění nastavení

Zobrazení + e-maily + přidávání (úroveň 3)

  • Uživatel vidí seznam hlídaných subjektů
  • Dostává emailová upozornění o změnách
  • Může přidávat nové subjekty k hlídání
  • Může upravovat vztahy u existujících subjektů
  • Může importovat subjekty z Excelu
  • Nemůže mazat subjekty

Plná práva (úroveň 4)

  • Všechna výše uvedená oprávnění
  • Navíc může mazat subjekty ze sledování
  • Vhodné pro administrátory modulu

Nastavení emailové adresy

Pro příjem upozornění musíte mít v uživatelském profilu zadanou platnou emailovou adresu:

  1. Klikněte na své jméno v pravém horním rohu
  2. Vyberte Můj profil
  3. Zkontrolujte pole E-mail
  4. V případě potřeby adresu opravte a uložte

Uživatelské rozhraní

Hlavní tabulka subjektů

Po otevření modulu se zobrazí přehledná tabulka všech hlídaných subjektů. Tabulka obsahuje následující sloupce:

Název

Obchodní název firmy nebo jméno osoby podle obchodního rejstříku. Kliknutím na ikonu externího odkazu se otevře detail subjektu na portálu justice.cz v nové záložce prohlížeče.

IČ

Identifikační číslo subjektu. Primární identifikátor používaný pro vyhledávání v ARES.

Poslední kontrola

Datum a čas, kdy systém naposledy ověřil údaje subjektu v obchodním rejstříku. Kontroly probíhají automaticky každých přibližně 22 hodin.

Poslední změna

Datum poslední detekované změny v údajích subjektu. Pokud došlo ke změně v posledních 7 dnech, zobrazí se také ikona externího odkazu pro rychlý přístup k detailu v ARES.

Vztah

Kategorie subjektu, kterou si můžete nadefinovat (např. dodavatel, zákazník, konkurent, partner). Pomáhá s organizací a filtrováním sledovaných subjektů.

Akce

Sloupec obsahuje ikony pro různé akce:

  • Ikona tužky (zobrazuje se při právu úroveň 3 a vyšší) - Otevře formulář pro úpravu vztahu
  • Ikona křížku (zobrazuje se při právu úroveň 4) - Smaže subjekt ze sledování po potvrzení
  • Ikona externího odkazu - Otevře detail subjektu na portálu justice.cz

Tlačítko Přidat subjekt

Zelené tlačítko s ikonou plus v horní části stránky. Zobrazuje se uživatelům s právem úroveň 3 a vyšší. Kliknutím otevřete formulář pro přidání nového subjektu k hlídání.

Sekce Import firem/osob z Excelu

Nachází se pod hlavní tabulkou. Zobrazuje se uživatelům s právem úroveň 3 a vyšší. Umožňuje hromadný import až 100 subjektů najednou.

Ikona nastavení

Ikona ozubeného kola v pravém horním rohu otevře konfiguraci modulu (pouze pro administrátory).

Nástrojová lišta tabulky

Nad tabulkou se nachází nástroje pro práci s daty:

  • Vyhledávací pole - Rychlé vyhledávání v jakémkoli sloupci tabulky
  • Tlačítko Excel - Export celé tabulky do Excel souboru
  • Tlačítko Print - Tisk přehledu hlídaných subjektů
  • Výběr počtu záznamů - Zobrazení 10, 25, 50 nebo 100 záznamů na stránku

Informační boxy

V horní části modulu se zobrazují dva informační boxy s důležitými upozorněními:

  1. Upozornění o ověřování IČ - Informuje, že hlídání funguje pouze pro subjekty evidované v obchodním rejstříku
  2. Informace o kontrolách - Popisuje frekvenci automatických kontrol a systém emailových upozornění

Základní operace

Přidání subjektu k hlídání

Postup pro přidání jednotlivého subjektu, který chcete sledovat:

  1. Klikněte na zelené tlačítko Přidat subjekt v horní části stránky
  2. Otevře se modální okno s formulářem
  3. Do pole IČ zadejte identifikační číslo firmy (8 číslic, lze zadat i s mezerami nebo pomlčkami)
    • Pole je povinné
    • IČ musí být platné - systém provádí kontrolu formátu
    • Pokud IČ již je v systému sledováno, zobrazí se chybová hláška
  4. Do pole Vztah zadejte nebo vyberte kategorii subjektu
    • Pole je volitelné, ale doporučené pro lepší organizaci
    • Můžete vybrat z již použitých vztahů (dodavatel, zákazník, konkurent...)
    • Nebo napsat nový vlastní vztah (např. "potenciální partner", "dceřiná společnost")
  5. Klikněte na tlačítko Uložit
  6. Systém automaticky:
    • Zkontroluje platnost IČ
    • Ověří, zda IČ není již sledováno
    • Načte aktuální údaje z ARES
    • Spustí první kontrolu subjektu
    • Uloží všechny údaje do databáze pro budoucí porovnání
  7. Po úspěšném uložení se zobrazí zelená notifikace a subjekt se objeví v tabulce

Důležité upozornění: Pokud zadané IČ není evidováno v obchodním rejstříku, systém nenačte název subjektu. Po třech dnech neúspěšných pokusů o načtení bude subjekt automaticky odstraněn ze sledování.

Úprava subjektu

U již přidaného subjektu můžete upravit kategorii vztahu:

  1. V tabulce najděte řádek se subjektem, který chcete upravit
  2. Ve sloupci Akce klikněte na ikonu tužky
  3. Otevře se modální okno s formulářem
  4. Pole IČ je zobrazeno, ale nelze jej změnit
    • IČ slouží jako primární identifikátor a nemůže být upraveno
    • Pokud potřebujete změnit IČ, musíte subjekt smazat a přidat nový
  5. Upravte pole Vztah podle potřeby
  6. Klikněte na Uložit
  7. Změna se ihned projeví v tabulce

Smazání subjektu

Pokud již nepotřebujete subjekt sledovat:

  1. V tabulce najděte řádek se subjektem, který chcete přestat sledovat
  2. Ve sloupci Akce klikněte na ikonu křížku
  3. Zobrazí se potvrzovací dialog s dotazem na potvrzení smazání
  4. Klikněte na Ano nebo Smazat pro potvrzení
  5. Subjekt bude okamžitě odstraněn ze sledování
  6. Všechna historická data o změnách tohoto subjektu budou smazána
  7. Nebudete již dostávat emailová upozornění o změnách u tohoto subjektu

Poznámka: Smazání je nevratné. Pokud budete chtít subjekt sledovat znovu, budete jej muset přidat jako nový.

Zobrazení detailu subjektu v ARES

Pro zobrazení úplných informací o subjektu přímo v obchodním rejstříku:

  1. V tabulce najděte řádek s požadovaným subjektem
  2. Klikněte na ikonu externího odkazu:
    • U sloupce Název - otevře detail subjektu
    • U sloupce Poslední změna (pokud došlo ke změně v posledních 7 dnech) - otevře detail s fokusem na změny
  3. Otevře se nová záložka prohlížeče s portálem ares.gov.cz
  4. Zobrazí se kompletní detail subjektu včetně:
    • Základních identifikačních údajů
    • Adres a kontaktů
    • Statutárních orgánů a jednatelů
    • Společníků a vlastnické struktury
    • Předmětů podnikání a činností
    • Základního kapitálu
    • Historických změn v OR

Pokročilé funkce

Import subjektů z Excelu

Pro hromadné přidání většího množství subjektů najednou použijte funkci importu z Excel souboru:

Příprava Excel souboru

  1. Stáhněte si ukázkový Excel soubor:
    • V modulu najděte sekci Import firem/osob z Excelu
    • Klikněte na odkaz "Vzorový Excel"
    • Stáhne se soubor eIntranet_hlidani_or.xlsx
  2. Otevřete stažený soubor v Microsoft Excel, LibreOffice Calc nebo jiném tabulkovém editoru
  3. Soubor obsahuje dva sloupce:
    • Sloupec A (IČ) - Identifikační číslo subjektu
      • Formát: 8 číslic
      • Lze zadat s mezerami nebo pomlčkami (budou automaticky odstraněny)
      • Příklad: 12345678 nebo 123 456 78
    • Sloupec B (Vztah) - Kategorie subjektu
      • Formát: text
      • Příklady: dodavatel, zákazník, konkurent, partner
      • Pole je volitelné
  4. Vyplňte data pro subjekty, které chcete importovat:
    • Maximum 100 subjektů v jednom importu
    • Začněte od druhého řádku (první řádek obsahuje záhlaví)
    • Každý subjekt na samostatný řádek
  5. Uložte soubor ve formátu .xlsx (Excel 2007 a novější)

Provedení importu

  1. V modulu Hlídání OR přejděte do sekce Import firem/osob z Excelu
  2. Klikněte na tlačítko Vybrat soubor nebo Choose File
  3. V dialogovém okně vyberte váš připravený Excel soubor
  4. Klikněte na zelené tlačítko Importovat
  5. Zobrazí se indikátor průběhu importu

Průběh importu

Systém automaticky provede následující kroky:

  1. Validace souboru - Kontrola formátu a velikosti souboru
  2. Načtení dat - Přečtení všech řádků z Excel souboru
  3. Kontrola IČ - Ověření formátu každého identifikačního čísla
  4. Kontrola duplicit - Vyřazení IČ, která již jsou v systému sledována
  5. Kontrola limitu - Maximálně 100 subjektů v jednom importu
  6. Načtení z ARES - Pro každý subjekt načte aktuální údaje z obchodního rejstříku
  7. Uložení do databáze - Uloží všechny subjekty a jejich údaje
  8. První kontrola - Spustí úvodní kontrolu pro každý subjekt

Výsledek importu

Po dokončení importu se zobrazí shrnutí:

  • Úspěšně importováno - Počet subjektů přidaných k hlídání
  • Přeskočeno (duplicity) - Počet IČ, která již byla v systému
  • Chyby - Počet subjektů, které se nepodařilo načíst (neplatné IČ, chyby v ARES)
  • Detail chyb - Seznam problematických IČ s popisem chyby

Často kladené otázky k importu

Co když mám více než 100 subjektů?

Rozdělte data do více Excel souborů po maximálně 100 subjektech a importujte je postupně. Mezi importy počkejte, až se dokončí předchozí import.

Co se stane s duplicitními IČ?

Systém automaticky vyřadí IČ, která již jsou v databázi sledována. Vztah u těchto subjektů zůstane nezměněn. Pokud chcete změnit vztah u existujícího subjektu, použijte funkci úpravy.

Proč některé subjekty nebyly importovány?

Nejčastější důvody:

  • IČ není v platném formátu (musí obsahovat 8 číslic)
  • IČ není evidováno v obchodním rejstříku
  • Dočasný výpadek ARES služby
  • IČ je již v systému sledováno

Filtrování a vyhledávání v tabulce

Základní vyhledávání

  1. Najděte vyhledávací pole v pravém horním rohu nad tabulkou
  2. Začněte psát hledaný výraz:
    • Název firmy nebo jeho část
    • IČ nebo jeho část
    • Vztah (dodavatel, zákazník...)
  3. Tabulka se automaticky filtruje během psaní
  4. Zobrazí se pouze řádky obsahující hledaný výraz
  5. Vyhledávání rozlišuje diakritiku (doporučujeme psát s háčky a čárkami)
  6. Pro zobrazení všech záznamů smažte obsah vyhledávacího pole

Řazení tabulky

  1. Klikněte na záhlaví libovolného sloupce v tabulce
  2. První kliknutí - řazení vzestupně (A-Z, 0-9, staré-nové)
  3. Druhé kliknutí - řazení sestupně (Z-A, 9-0, nové-staré)
  4. Aktivní řazení je označeno šipkou v záhlaví sloupce
  5. Řadit lze podle všech sloupců:
    • Název - Abecedně podle názvu firmy
    • IČ - Numericky podle identifikačního čísla
    • Poslední kontrola - Chronologicky podle data kontroly
    • Poslední změna - Chronologicky podle data změny
    • Vztah - Abecedně podle kategorie

Kombinace vyhledávání a řazení

Můžete kombinovat vyhledávání s řazením:

  1. Nejprve zadejte vyhledávací výraz (např. "dodavatel")
  2. Poté klikněte na záhlaví sloupce pro řazení (např. "Poslední změna")
  3. Zobrazí se pouze vyfiltrované záznamy seřazené podle vybraného sloupce

Stránkování

  1. V levém dolním rohu tabulky vyberte počet záznamů na stránku:
    • 10 záznamů - Vhodné pro rychlý přehled
    • 25 záznamů - Výchozí nastavení
    • 50 záznamů - Pro práci s větším množstvím dat
    • 100 záznamů - Zobrazení všech záznamů na jedné stránce (při menším počtu subjektů)
  2. Pro přechod mezi stránkami použijte tlačítka v pravém dolním rohu:
    • Předchozí - Přechod na předchozí stránku
    • Čísla stránek - Přímý přechod na konkrétní stránku
    • Další - Přechod na další stránku

Export dat

Export do Excelu

  1. Nad tabulkou najděte zelené tlačítko Excel
  2. Volitelně nejprve vyfiltrujte data pomocí vyhledávání
  3. Klikněte na tlačítko Excel
  4. Automaticky se stáhne soubor ve formátu .xlsx
  5. Název souboru obsahuje aktuální datum
  6. Exportují se všechny sloupce z tabulky:
    • Název
    • IČ
    • Poslední kontrola
    • Poslední změna
    • Vztah
  7. Soubor můžete otevřít v Microsoft Excel, LibreOffice Calc nebo jiném tabulkovém editoru

Tisk seznamu

  1. Nad tabulkou najděte tlačítko Print
  2. Volitelně nejprve vyfiltrujte data pomocí vyhledávání
  3. Volitelně nastavte počet záznamů na stránku pro zobrazení všech požadovaných dat
  4. Klikněte na tlačítko Print
  5. Otevře se náhled tisku s přehledným formátováním
  6. Použijte funkci tisku vašeho prohlížeče (Ctrl+P nebo Cmd+P)
  7. Nastavte tiskárnu a parametry tisku
  8. Klikněte na Tisk

Automatické kontroly a upozornění

Jak fungují automatické kontroly

Frekvence kontrol

  • Systém kontroluje změny každý den automaticky
  • Kontrola probíhá přibližně každých 22 hodin od poslední aktualizace
  • Konkrétní čas kontroly se může lišit v závislosti na zatížení systému
  • Kontroly nelze spustit manuálně - probíhají plně automaticky na pozadí
  • První kontrola proběhne ihned po přidání subjektu

Proces kontroly

Pro každý sledovaný subjekt systém provede:

  1. Kontrola času poslední aktualizace
    • Pokud uplynulo méně než 22 hodin, kontrola se přeskočí
    • Šetří zdroje ARES a zajišťuje rozumnou frekvenci
  2. Načtení aktuálních dat z ARES
    • Připojení k vládnímu API obchodního rejstříku
    • Stažení kompletních aktuálních údajů subjektu
  3. Porovnání s uloženými daty
    • Systém porovná nově načtená data s daty z předchozí kontroly
    • Sleduje se 7 kategorií údajů (viz níže)
  4. Detekce změn
    • Pokud je detekována změna v jakékoli kategorii, zaznamenává se
    • Změny starší než 7 dní se ignorují
  5. Odeslání upozornění
    • Při detekci změny se odešle email všem oprávněným uživatelům
    • Email obsahuje detail změn (viz níže)
  6. Aktualizace databáze
    • Nová data se uloží pro budoucí porovnání
    • Aktualizuje se datum poslední kontroly
    • Aktualizuje se datum poslední změny (pokud byla detekována)

Sledované kategorie údajů

Systém sleduje změny v následujících kategoriích:

1. Adresy
  • Sídlo firmy (ulice, číslo popisné/orientační, PSČ, obec, stát)
  • Další provozovny
  • Adresa pro doručování
  • Změna adresy může indikovat stěhování nebo změnu sídla
2. Činnosti (předměty podnikání)
  • Seznam všech registrovaných oborů podnikání
  • Přidání nové činnosti
  • Odebrání stávající činnosti
  • Změna může indikovat rozšíření nebo zúžení podnikatelských aktivit
3. Právní forma
  • Typ subjektu (s.r.o., a.s., v.o.s., k.s., družstvo...)
  • Změna právní formy je významná událost (např. přeměna s.r.o. na a.s.)
  • Může indikovat restrukturalizaci společnosti
4. Společníci
  • Seznam všech společníků a jejich podíly
  • Vstup nového společníka
  • Výstup stávajícího společníka
  • Změna výše podílů
  • Důležité pro sledování vlastnické struktury
5. Statutární orgány
  • Jednatelé (u s.r.o.)
  • Představenstvo a dozorčí rada (u a.s.)
  • Způsob jednání jménem společnosti
  • Změna může ovlivnit platnost smluv a podepisování dokumentů
6. Základní kapitál
  • Výše základního kapitálu
  • Splacení základního kapitálu
  • Změna může indikovat kapitálové změny (navýšení/snížení)
7. Datum aktualizace v OR
  • Datum poslední aktualizace záznamu v obchodním rejstříku
  • Indikuje, kdy byl záznam naposledy změněn

Speciální případy

První kontrola subjektu

  • Při první kontrole se neuposílají žádná upozornění
  • Systém pouze uloží aktuální stav pro budoucí porovnání
  • Počínaje druhou kontrolou se již detekují a oznamují změny

Neúspěšné načtení dat

  • Pokud se nepodaří načíst data z ARES (výpadek služby, neplatné IČ), zaznamenává se pokus
  • Po 3 neúspěšných pokusech (3 dny) je subjekt automaticky smazán
  • Platí především pro IČ, která nejsou v obchodním rejstříku

Změny starší než 7 dní

  • Systém neupozorňuje na změny starší než 7 dní
  • Zabraňuje zasílání upozornění na historické změny u nově přidaných subjektů
  • Například: Přidáte subjekt, který měl změnu jednatele před měsícem - nedostanete upozornění

Emailová upozornění

Kdo dostává upozornění

Emailová upozornění automaticky dostávají:

  • Všichni uživatelé s právem úroveň 2 a vyšší (Zobrazení + dostávání emailů)
  • Uživatelé musí mít v profilu zadanou platnou emailovou adresu
  • Email se odesílá okamžitě po detekci změny
  • Každý oprávněný uživatel dostane samostatný email

Obsah emailového upozornění

Email obsahuje následující informace:

Hlavička emailu
  • Předmět: "Hlídání OR - Změna u subjektu [Název firmy]"
  • Od: Systémová emailová adresa eIntranet
  • Odesláno: Čas detekce změny
Identifikace subjektu
  • Název firmy - Obchodní název podle OR
  • IČ - Identifikační číslo
  • Vztah - Kategorie subjektu (dodavatel, zákazník...)
Typy detekovaných změn

Email obsahuje seznam kategorií, ve kterých došlo ke změnám:

  • "Změna v adresách"
  • "Změna v činnostech"
  • "Změna právní formy"
  • "Změna společníků"
  • "Změna statutárních orgánů"
  • "Změna základního kapitálu"
Detail změn

Pro každou kategorii se zobrazí tabulka porovnání:

  • Sloupec "Před" - Původní hodnota
  • Sloupec "Po" - Nová hodnota
  • Formátováno jako přehledná HTML tabulka

Příklad detailu změny statutárního orgánu:

Změna v statutárních orgánech:
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Před:
- Jednatel: Jan Novák, nar. 1. 1. 1980
  Způsob jednání: samostatně

Po:
- Jednatel: Jan Novák, nar. 1. 1. 1980
  Způsob jednání: samostatně
- Jednatel: Petra Svobodová, nar. 15. 5. 1985
  Způsob jednání: samostatně
Odkaz na detail
  • Přímý odkaz na detail subjektu v systému eIntranet
  • Odkaz na portál justice.cz pro ověření změn

Frekvence emailů

  • Jeden email na jeden subjekt při každé detekci změny
  • Pokud dojde ke změnám u více subjektů, dostanete více emailů
  • Emaily se neodesílají opakovaně pro stejnou změnu
  • Pokud u subjektu dojde k další změně, dostanete nový email

Co dělat po obdržení upozornění

  1. Přečtěte si detail změny v emailu
  2. Vyhodnoťte dopad změny na vaši společnost:
    • Změna jednatele - je třeba aktualizovat smlouvy?
    • Změna adresy - je třeba aktualizovat faktury?
    • Změna společníků - mění se vlastník firmy?
    • Změna právní formy - je třeba nová smlouva?
  3. Ověřte změnu kliknutím na odkaz do ARES
  4. Proveďte potřebné akce:
    • Aktualizujte údaje v CRM modulu
    • Upravte smlouvy nebo dokumenty
    • Informujte relevantní kolegy
    • Kontaktujte subjekt pro potvrzení změny
  5. Archivujte email pro budoucí referenci

Zobrazení změn v modulu

Sloupec Poslední změna

V hlavní tabulce modulu se ve sloupci Poslední změna zobrazuje:

  • Datum poslední detekované změny ve formátu DD.MM.YYYY HH:MM
  • Pokud u subjektu nikdy nedošlo ke změně, sloupec je prázdný
  • Pokud změna proběhla v posledních 7 dnech:
    • Zobrazí se ikona externího odkazu
    • Kliknutím se otevře detail v ARES
    • Datum je zvýrazněno tučně

Sloupec Poslední kontrola

Zobrazuje datum a čas poslední automatické kontroly subjektu:

  • Formát: DD.MM.YYYY HH:MM
  • Aktualizuje se při každé kontrole (i když nedojde ke změně)
  • Pomáhá ověřit, že systém správně kontroluje subjekt

Omezení a důležité informace

Omezení hlídání obchodního rejstříku

Pouze subjekty v obchodním rejstříku

Nejdůležitější omezení: Modul hlídá výhradně subjekty evidované v obchodním rejstříku.

Co NENÍ v obchodním rejstříku:

  • Fyzické osoby podnikající (OSVČ)
    • Živnostníci
    • Podnikatelé na živnostenský list
    • Řemeslníci, obchodníci
    • Tito podnikatelé jsou vedeni v živnostenském rejstříku, nikoli v OR
  • Některá města a obce
    • Obce které nejsou v OR
    • Některé příspěvkové organizace obcí
  • Některé neziskové organizace
    • Spolky a zapsané ústavy mohou, ale nemusí být v OR
    • Záleží na tom, zda se dobrovolně zapsaly
  • Zahraniční subjekty
    • Firmy se sídlem mimo ČR
    • Organizační složky zahraničních firem mohou být v OR

Co JE v obchodním rejstříku:

  • Obchodní společnosti
    • Společnost s ručením omezeným (s.r.o.)
    • Akciová společnost (a.s.)
    • Komanditní společnost (k.s.)
    • Veřejná obchodní společnost (v.o.s.)
  • Družstva
  • Evropská společnost
  • Evropské hospodářské zájmové sdružení
  • Organizační složky zahraničních osob (v některých případech)

Ověření, zda je IČ v obchodním rejstříku

Metoda 1: Při přidávání do modulu

  1. Přidejte IČ subjektu do modulu
  2. Pokud se načte Název subjektu, je IČ v OR evidováno
  3. Pokud se název nenačte, IČ není v OR
  4. Subjekt mimo OR bude po 3 dnech automaticky smazán

Metoda 2: Ruční ověření na portálu justice.cz

  1. Otevřete webový prohlížeč
  2. Přejděte na adresu: https://or.justice.cz/ias/ui/rejstrik
  3. Do vyhledávacího pole zadejte IČ subjektu
  4. Klikněte na Vyhledat
  5. Pokud se zobrazí detail subjektu, je v OR evidován
  6. Pokud se zobrazí "Nenalezeny žádné výsledky", subjekt není v OR

Metoda 3: Ověření v ARES

  1. Přejděte na https://ares.gov.cz
  2. Zadejte IČ do vyhledávacího pole
  3. V detailu subjektu zkontrolujte sekci Zápis v obchodním rejstříku
  4. Pokud je sekce vyplněna, subjekt je v OR
  5. Pokud sekce chybí nebo je prázdná, subjekt není v OR

Co se stane s neplatným IČ

  • Po přidání IČ systém provede první kontrolu
  • Pokud IČ není v OR, název se nenačte
  • Systém bude opakovat pokus o načtení při každé kontrole
  • Po 3 neúspěšných pokusech (3 dny) bude subjekt automaticky smazán
  • O smazání nebudete informováni emailem
  • Subjekt zmizí z tabulky bez upozornění

Frekvence a načasování kontrol

Nelze spustit kontrolu ručně

  • Kontroly probíhají plně automaticky
  • Není možné spustit kontrolu manuálně pro konkrétní subjekt
  • Není možné vynutit kontrolu všech subjektů najednou
  • Toto omezení zajišťuje:
    • Rozumné zatížení ARES služby
    • Stabilitu systému
    • Dodržování limitů API

Interval kontrol

  • Přibližně každých 22 hodin od poslední kontroly
  • Konkrétní čas se může lišit v závislosti na:
    • Zatížení serveru
    • Dostupnosti ARES služby
    • Počtu sledovaných subjektů
  • První kontrola proběhne ihned po přidání subjektu
  • Následné kontroly pak v 22hodinovém intervalu

Proč interval 22 hodin místo 24?

Interval 22 hodin zajišťuje:

  • Kontrolu alespoň jednou denně
  • Postupný posun času kontroly - neprobíhají všechny kontroly ve stejný čas
  • Rovnoměrnější rozložení zátěže na ARES API během dne
  • Vyšší pravděpodobnost úspěšného načtení dat (obcházení případných výpadků v konkrétní denní době)

Závislost na ARES službě

Co je ARES

ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů) je vládní informační systém provozovaný Ministerstvem financí ČR. Slouží jako centrální místo pro vyhledávání informací o ekonomických subjektech v České republice.

Závislost modulu na ARES

  • Modul plně závisí na dostupnosti ARES API
  • Všechna data jsou načítána v reálném čase z ARES
  • Žádná data se neukládají trvale mimo základní identifikátory
  • Pro každé porovnání se vždy načítají aktuální data

Výpadky ARES služby

Pokud je ARES služba dočasně nedostupná:

  • Kontrola je automaticky odložena
  • Systém zkusí kontrolu při dalším běhu (za 22 hodin)
  • Nedostanete žádné upozornění na výpadek
  • Po obnovení služby kontroly pokračují normálně
  • Výpadky ARES jsou vzácné, ale mohou nastat:
    • Během plánované údržby (typicky v noci nebo o víkendu)
    • Při technických problémech
    • Při přetížení služby

Limity ARES API

  • ARES API má limity počtu dotazů
  • Modul respektuje tyto limity:
    • Nekontroluje všechny subjekty najednou
    • Rozprostírá kontroly v čase
    • Při velkém počtu subjektů může kontrola trvat déle
  • Pokud dosáhnete limitu:
    • Zbývající kontroly se automaticky odloží
    • Pokračují při dalším běhu

Omezení detekce změn

Změny starší než 7 dní

  • Systém neupozorňuje na změny starší než 7 dní
  • Důvod: Zabránění zasílání upozornění na historické změny
  • Scénář: Přidáte subjekt, který měl změnu před měsícem:
    • Změna nebude detekována při první kontrole
    • Systém ji považuje za "starou" a ignoruje
    • Budete upozorněni pouze na nové změny, které nastanou po přidání subjektu

První kontrola subjektu

  • Při první kontrolě se neodesílají upozornění
  • Systém pouze uloží aktuální stav pro budoucí porovnání
  • Není možné zjistit, co je "změna" a co je "původní stav"
  • Od druhé kontroly se již detekují a oznamují změny

Typ změn

Systém detekuje pouze strukturální změny v datech:

  • Přidání nové položky (nový jednatel, nová adresa)
  • Odebrání stávající položky (odvolaný jednatel)
  • Změna hodnoty (změna adresy, změna podílu společníka)

Systém nedetekuje:

  • Kosmetické změny ve formátování
  • Změny v pořadí položek (pokud se nezměnil obsah)
  • Opravy překlepů v již existujících datech (pokud ARES označí jako změnu)

Technická omezení

Maximum subjektů

  • Žádný pevný limit celkového počtu sledovaných subjektů
  • Limit je dán výkonem serveru a ARES API limity
  • Doporučený maximální počet: 1000 subjektů na společnost
  • Při větším počtu:
    • Kontroly mohou trvat déle
    • Zvyšuje se riziko dosažení API limitů
    • Tabulka může být méně přehledná

Import z Excelu

  • Maximum 100 subjektů v jednom importu
  • Omezení je pevné a nelze jej obejít
  • Pro import většího množství:
    • Rozdělte data do více souborů
    • Importujte postupně
    • Počkejte na dokončení každého importu

Velikost Excel souboru

  • Maximum: 60 MB (systémový limit pro upload)
  • Pro 100 subjektů v Excelu: obvykle méně než 1 MB
  • Limit je dostatečný pro všechny běžné použití

Integrace s ostatními moduly

Propojení s modulem CRM

Využití pole Vztah

Pole Vztah umožňuje kategorizaci subjektů podle jejich vztahu k vaší společnosti:

  • Dodavatel - Firmy, od kterých nakupujete
  • Zákazník - Firmy, kterým prodáváte
  • Konkurent - Konkurenční firmy
  • Partner - Obchodní partneři
  • Vlastní kategorie - Jakákoli jiná kategorie podle potřeby

Pracovní postup s CRM

  1. V modulu CRM identifikujte důležité kontakty/firmy
  2. Zkopírujte jejich IČ
  3. V modulu Hlídání OR přidejte IČ s příslušným vztahem
  4. Při obdržení upozornění o změně:
    • Přejděte do modulu CRM
    • Najděte příslušnou firmu
    • Aktualizujte údaje (adresa, jednatel...)
    • Případně vytvořte úkol pro obchodníka

Hromadný import z CRM

  1. V modulu CRM → Firmy vyexportujte seznam do Excelu
  2. V exportu najděte sloupec s IČ
  3. Zkopírujte IČ do nového Excel souboru podle šablony pro import
  4. Přidejte sloupec Vztah (většinou "zákazník" nebo "dodavatel")
  5. Importujte do modulu Hlídání OR

Využití dat z ARES

Co je ARES

ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů) je vládní systém provozovaný Ministerstvem financí ČR. Obsahuje údaje z:

  • Obchodního rejstříku (Ministerstvo spravedlnosti)
  • Živnostenského rejstříku (Ministerstvo průmyslu a obchodu)
  • Registru ekonomických subjektů (Český statistický úřad)

Výhody využití ARES

  • Oficiální zdroj - Data jsou ze státních registrů
  • Aktuální údaje - Změny se projeví obvykle do 24 hodin
  • Úplné informace - Všechny údaje z obchodního rejstříku
  • Ověřitelné - Můžete zkontrolovat na portálu justice.cz
  • Zdarma - Služba je bezplatná

ARES API

Modul využívá oficiální ARES API:

Rozdíl mezi ARES a OR

  • ARES - Rozcestník všech registrů, obsahuje i OSVČ
  • OR (Obchodní rejstřík) - Pouze obchodní společnosti
  • Tento modul využívá část ARES týkající se OR
  • Proto nefunguje pro OSVČ (nejsou v OR)

Integrace s modulem Smlouvy

Sledování smluvních stran

  1. V modulu Smlouvy identifikujte důležité protistany
  2. Přidejte jejich IČ do modulu Hlídání OR s vztahem "smluvní strana"
  3. Při obdržení upozornění o změně:
    • Zkontrolujte, jaká změna nastala
    • Zejména změny jednatelů - ovlivňuje podpisové právo
    • Zejména změny adresy - je třeba upravit smlouvu
    • Zejména změny právní formy - může vyžadovat novou smlouvu
  4. V modulu Smlouvy vytvořte připomínku nebo úkol pro aktualizaci

Kontrola před podpisem smlouvy

  1. Před uzavřením smlouvy přidejte IČ protistany do modulu
  2. Vyčkejte 1-2 dny, zda nedojde k detekci nedávných změn
  3. Klikněte na odkaz do ARES a ověřte aktuální údaje:
    • Platnost registrace
    • Aktuální jednatele (kdo má právo podpisu)
    • Sídlo firmy (kam zasílat dokumenty)
    • Skutečnost, že nedošlo k nedávným změnám
  4. Ujistěte se, že osoba podepisující smlouvu je oprávněným jednatelem

Typické pracovní postupy

Scénář 1: Hlídání dodavatelů

Situace

Máte 50 klíčových dodavatelů a chcete být informováni o důležitých změnách v jejich fungování.

Postup

  1. Export dat z CRM:
    • V modulu CRM → Firmy vyfiltrujte dodavatele
    • Vyexportujte seznam do Excelu
  2. Příprava importu:
    • Stáhněte vzorový Excel z modulu Hlídání OR
    • Zkopírujte IČ dodavatelů do sloupce A
    • Do sloupce B napište "dodavatel"
  3. Import:
    • Importujte Excel do modulu Hlídání OR
    • Vyčkejte na dokončení importu
    • Zkontrolujte, že všichni dodavatelé byli úspěšně přidáni
  4. Nastavení práv:
    • Ujistěte se, že máte právo Zobrazení + e-maily nebo vyšší
    • Zkontrolujte svou emailovou adresu v profilu
  5. Sledování:
    • Systém automaticky začne kontrolovat všechny dodavatele
    • Při změně dostanete email
  6. Reakce na změny:
    • Při obdržení emailu o změně jednatele:
      • Ověřte změnu v ARES
      • Zkontrolujte platné smlouvy s dodavatelem
      • Případně požádejte o potvrzení změny
      • Aktualizujte údaje v CRM
    • Při obdržení emailu o změně adresy:
      • Aktualizujte adresu v CRM
      • Informujte účetní o nové adrese pro faktury

Scénář 2: Hromadné přidání konkurentů

Situace

Chcete sledovat 30 konkurenčních firem ve vašem oboru a být informováni o jejich změnách (expanze, restrukturalizace, nový management).

Postup

  1. Identifikace konkurentů:
    • Vytvořte seznam konkurenčních firem
    • Pro každou firmu zjistěte IČ (např. na ares.gov.cz nebo z jejich webu)
  2. Vytvoření Excel souboru:
    • Stáhněte vzorový Excel z modulu
    • Do sloupce A vypište IČ konkurentů
    • Do sloupce B napište "konkurent"
    • Případně použijte konkrétnější kategorie: "konkurent - přímý", "konkurent - nepřímý"
  3. Import do modulu:
    • Importujte Excel
    • Systém načte názvy a začne sledovat změny
  4. Pravidelná kontrola tabulky:
    • Jednou týdně prohlédněte sloupec "Poslední změna"
    • Zaměřte se na změny v posledních 7 dnech
  5. Analýza změn u konkurence:
    • Změna společníků → Možná akvizice nebo prodej firmy
    • Nový jednatel → Změna managementu, možná nová strategie
    • Změna činností → Expanze do nových oborů
    • Zvýšení základního kapitálu → Posílení kapitálové základny, růst
    • Změna adresy → Stěhování, možná expanze
  6. Využití informací:
    • Sdílejte zjištění s obchodním oddělením
    • Upravte své obchodní strategie
    • Připravte se na možné změny na trhu

Scénář 3: Kontrola před uzavřením smlouvy

Situace

Připravujete významnou smlouvu s novým partnerem na dodávku zboží v hodnotě 5 milionů Kč. Chcete si ověřit aktuální stav partnera před podpisem.

Postup

  1. Získání IČ partnera:
    • Vyžádejte si IČ od potenciálního partnera
    • Nebo ho najděte na jejich webových stránkách
    • Nebo vyhledejte firmu podle názvu v ARES
  2. Přidání do modulu:
    • Přidejte IČ do modulu Hlídání OR
    • Vztah: "potenciální partner" nebo "smluvní strana"
  3. Okamžitá kontrola v ARES:
    • Klikněte na ikonu externího odkazu u názvu
    • Otevře se detail v ARES
    • Zkontrolujte:
      • Platnost zápisu - Je firma stále aktivní?
      • Aktuální jednatele - Kdo má právo podpisu? Souhlasí jméno s osobou, která bude podepisovat smlouvu?
      • Sídlo - Je sídlo reálné? Není to virtuální sídlo?
      • Předmět podnikání - Odpovídá činnost firmy předmětu smlouvy?
      • Základní kapitál - Je dostatečný pro velikost zakázky?
      • Datum poslední změny - Nedošlo k nedávným změnám?
  4. Vyčkání 2-3 dny:
    • Nechte subjekt v modulu 2-3 dny
    • Systém zkontroluje, zda nedošlo k nedávným změnám
    • Pokud přijde upozornění o změně, zvažte dopad:
      • Změna jednatele těsně před podpisem → Vyžádejte si vysvětlení
      • Změna společníků → Možná probíhá prodej firmy
      • Změna adresy → Ověřte nové sídlo
  5. Doplňkové kontroly:
    • Vyhledejte firmu v insolvenčním rejstříku
    • Zkontrolujte exekuce na justice.cz
    • Ověřte ekonomické výsledky (účetní závěrka)
  6. Podpis smlouvy:
    • Ověřte, že osoba podepisující je skutečně oprávněným jednatelem podle OR
    • Použijte aktuální údaje z ARES ve smlouvě (název, sídlo, IČ)
  7. Pokračující sledování:
    • Ponechte subjekt v modulu i po podpisu smlouvy
    • Budete informováni o změnách během trvání smluvního vztahu

Scénář 4: Pravidelné sledování klíčových zákazníků

Situace

Máte 20 VIP zákazníků, kteří tvoří 80% vašeho obratu. Chcete být okamžitě informováni o jakýchkoli změnách, které by mohly ovlivnit vaše obchodní vztahy.

Postup

  1. Identifikace VIP zákazníků:
    • V modulu CRM vyfiltrujte top zákazníky podle obratu
    • Vyexportujte jejich IČ
  2. Přidání do modulu:
    • Přidejte IČ ručně nebo importem z Excelu
    • Vztah: "VIP zákazník" nebo "klíčový zákazník"
  3. Nastavení upozornění:
    • Ujistěte se, že máte právo Zobrazení + e-maily
    • Možná sdílejte přístup i s obchodníky zodpovědnými za tyto zákazníky
  4. Definice kritických změn:
    • Vytvoř te interní postup, co dělat při různých změnách:

Tabulka reakcí na změny:

Typ změny Akce Zodpovědná osoba
Změna jednatele
  1. Okamžitý kontakt s novým jednatelem
  2. Představení naší firmy a služeb
  3. Ověření, zda pokračuje spolupráce
 Key Account Manager
Změna společníků
  1. Zjistit důvod změny (akvizice?)
  2. Identifikovat nového vlastníka
  3. Ověřit vliv na naše podmínky
 Obchodní ředitel
Změna adresy
  1. Aktualizovat v CRM a účetním systému
  2. Ověřit novou adresu pro doručování
  3. Případně navštívit nové sídlo
 Obchodník + Účetní
Změna právní formy
  1. Zjistit důvody transformace
  2. Ověřit dopad na smlouvy
  3. Případně připravit nové smlouvy
 Právní oddělení
  1. Pravidelné kontroly:
    • Jednou měsíčně zkontrolujte tabulku
    • Seřaďte podle sloupce "Poslední změna"
    • Prohlédněte nedávné změny
    • Ujistěte se, že byly provedeny všechny potřebné akce

Řešení problémů

Problém: Subjekt se nesmazal po 3 dnech

Příznaky

  • Přidali jste IČ, které není v OR
  • Název se nenačetl
  • Uběhly více než 3 dny
  • Subjekt je stále v tabulce

Možné příčiny a řešení

1. Subjekt byl alespoň jednou úspěšně načten

  • Příčina: Pokud se subjekt podařilo načíst alespoň při jedné kontrole, zůstane v systému natrvalo
  • Řešení: Pokud již nechcete subjekt sledovat, smažte jej ručně

2. Ještě neproběhly 3 kontroly

  • Příčina: Kontroly probíhají každých 22 hodin, musí proběhnout 3 neúspěšné pokusy
  • Čas: Minimálně 66 hodin (téměř 3 dny)
  • Řešení: Vyčkejte ještě 1-2 dny

3. Dočasný výpadek ARES

  • Příčina: Pokud byl ARES nedostupný při některé kontrole, nepočítá se to jako neúspěšný pokus
  • Řešení: Vyčkejte dalších několik dní nebo smažte ručně

4. Subjekt je v OR, ale pod jiným IČ

  • Příčina: Možná jste zadali nesprávné IČ
  • Řešení: Ověřte správnost IČ na ares.gov.cz, případně opravte

Problém: Nedostávám emailová upozornění

Příznaky

  • Ve sloupci "Poslední změna" se zobrazují nová data
  • Neobdrželi jste email

Kontrolní seznam

1. Zkontrolujte uživatelská práva

  1. Přejděte do Nastavení → Uživatelé
  2. Najděte svůj účet
  3. Zkontrolujte právo Hlídání OR
  4. Musí být nastaveno na úroveň 2 nebo vyšší ("Zobrazení + dostávání emailů")
  5. Pokud máte pouze úroveň 1, kontaktujte administrátora

2. Ověřte emailovou adresu

  1. Klikněte na své jméno v pravém horním rohu
  2. Vyberte Můj profil
  3. Zkontrolujte pole E-mail
  4. Musí být vyplněna platná adresa
  5. Pokud není, zadejte ji a uložte

3. Zkontrolujte SPAM

  1. Otevřete váš emailový klient
  2. Zkontrolujte složku SPAM / Nevyžádaná pošta
  3. Pokud tam email je, označte jej jako "Není spam"
  4. Přidejte odesílající adresu do seznamu důvěryhodných

4. Zkontrolujte stáří změny

  • Systém upozorňuje pouze na změny mladší než 7 dní
  • Pokud je změna starší, email se neodešle
  • Ověřte ve sloupci "Poslední změna", kdy ke změně došlo

5. Ověřte, že nejste první kontrola

  • Pokud jste subjekt přidali dnes a změna se zobrazila ihned, jedná se o první kontrolu
  • Při první kontrole se neodesílají upozornění
  • Upozornění dostanete až při dalších změnách

6. Kontaktujte IT podporu

  • Pokud vše výše funguje správně a stále nedostáváte emaily:
  • Kontaktujte administrátora eIntranet
  • Uveďte IČ subjektu a datum předpokládané změny

Problém: Nenačítá se název při zadání IČ

Příznaky

  • Zadali jste IČ
  • Klikli jste na Uložit
  • Subjekt se přidal, ale pole Název je prázdné

Možné příčiny a řešení

1. IČ není v obchodním rejstříku

  • Nejčastější příčina
  • Řešení:
    1. Ověřte na https://or.justice.cz, zda je IČ v OR
    2. Pokud není, subjekt nelze hlídat tímto modulem
    3. Subjekt bude po 3 dnech automaticky smazán

2. Překlep v IČ

  • Příčina: Zadali jste nesprávné IČ
  • Řešení:
    1. Zkontrolujte správnost zadaného IČ
    2. Smažte subjekt a přidejte jej znovu se správným IČ

3. Dočasný výpadek ARES

  • Příčina: ARES služba je momentálně nedostupná
  • Řešení:
    1. Vyčkejte 1-2 hodiny
    2. Zkontrolujte sloupec "Poslední kontrola" - zobrazí se čas další kontroly
    3. Pokud se název nenačte ani při dalších kontrolách, smažte a přidejte znovu později

4. IČ je zahraniční

  • Příčina: Zadali jste IČ zahraniční firmy
  • Řešení: Modul funguje pouze pro české IČ v českém obchodním rejstříku

Problém: Chci sledovat fyzickou osobu podnikající (OSVČ)

Příznaky

  • Máte IČ OSVČ (živnostníka)
  • Název se nenačítá
  • V ARES jsou údaje, ale ne v OR

Vysvětlení

Fyzické osoby podnikající (OSVČ) nejsou evidovány v obchodním rejstříku. Jsou vedeny pouze v živnostenském rejstříku, který je součástí ARES, ale není součástí obchodního rejstříku.

Proč to nefunguje

  • Modul sleduje pouze subjekty v obchodním rejstříku
  • OSVČ v OR nejsou → modul je neumí hlídat
  • Živnostenský rejstřík neobsahuje detailní údaje jako OR

Alternativní řešení

  • Pro sledování OSVČ použijte jiné moduly systému eIntranet:
  • Modul CRM - Ruční sledování kontaktů a firem
  • Modul Smlouvy - Sledování smluvních stran
  • Případně nastavte si manuální připomínky pro pravidelnou kontrolu

Problém: Změna se zobrazila ve sloupci, ale nepřišel email

Příznaky

  • Ve sloupci "Poslední změna" je nové datum
  • Email jste neobdrželi
  • Máte správně nastavená práva a emailovou adresu

Možné příčiny

1. Změna je starší než 7 dní

  • Systém upozorňuje pouze na změny do 7 dní
  • Zobrazená změna mohla nastat před více než týdnem
  • To je očekávané chování

2. Subjekt byl právě přidán

  • První kontrola neposílá upozornění
  • Datum v "Poslední změna" je z OR, ne z detekce změny
  • Při další skutečné změně již email přijde

3. Problém s odesláním emailu

  • Vzácný případ technického problému
  • Kontaktujte IT podporu

Problém: Tabulka se nenačítá nebo je prázdná

Možné příčiny a řešení

1. Nemáte přístupová práva

  • Příznak: Zobrazí se zpráva "Nemáte oprávnění"
  • Řešení: Kontaktujte administrátora pro udělení práv

2. Zatím nejsou přidány žádné subjekty

  • Příznak: Tabulka je prázdná, zobrazí se "Žádné záznamy"
  • Řešení: To je v pořádku, přidejte první subjekt tlačítkem "Přidat subjekt"

3. Aktivní filtr ve vyhledávání

  • Příznak: Zobrazí se "Žádné odpovídající záznamy"
  • Řešení: Smažte obsah vyhledávacího pole v pravém horním rohu

4. Technický problém

  • Příznak: Stránka se nenačítá nebo zobrazuje chybu
  • Řešení:
    1. Zkuste obnovit stránku (F5)
    2. Vyčistěte cache prohlížeče
    3. Zkuste jiný prohlížeč
    4. Kontaktujte IT podporu

Problém: Import z Excelu selhal

Možné příčiny a řešení

1. Nesprávný formát souboru

  • Příčina: Soubor není ve formátu .xlsx
  • Řešení: Uložte soubor jako "Excel Workbook (.xlsx)"

2. Chybějící nebo přejmenované sloupce

  • Příčina: Sloupce nejsou pojmenovány "IČ" a "Vztah" nebo jsou ve špatném pořadí
  • Řešení:
    • Sloupec A musí obsahovat IČ
    • Sloupec B musí obsahovat Vztah
    • Použijte stažený vzorový Excel jako šablonu

3. Více než 100 subjektů

  • Příčina: Překročen limit 100 subjektů v jednom importu
  • Řešení: Rozdělte data do více souborů a importujte postupně

4. Neplatná IČ

  • Příčina: V sloupci A jsou nečíselné hodnoty nebo neplatné formáty
  • Řešení:
    • Zkontrolujte, že všechna IČ jsou čísla
    • Odstraňte případné texty nebo speciální znaky
    • IČ musí mít 8 číslic

5. Poškozený Excel soubor

  • Příčina: Soubor je poškozen
  • Řešení:
    1. Zkuste soubor otevřít v Excelu a znovu uložit
    2. Nebo zkopírujte data do nového souboru vytvořeného ze vzorového Excelu

Nejčastější dotazy (FAQ)

Obecné otázky

Q: Kolik subjektů mohu sledovat?

A: Neexistuje pevný limit. Doporučujeme maximálně 1000 subjektů na společnost pro optimální výkon systému.

Q: Jsou data z modulu sdílena s někým třetím?

A: Ne. Všechna data zůstávají ve vašem eIntranet systému. Modul pouze načítá veřejně dostupná data z ARES.

Q: Jak jsou data chráněna?

A: Přístup k modulu je chráněn uživatelskými právy. Data vidí pouze uživatelé s přiděleným oprávněním. Emailová upozornění dostávají pouze uživatelé s právem úrovně 2 a vyšší.

Q: Mohu sledovat i zahraniční firmy?

A: Ne. Modul funguje pouze pro subjekty evidované v českém obchodním rejstříku. Pro zahraniční firmy použijte jiné zdroje nebo moduly.

Q: Kolik stojí používání modulu?

A: Modul je součástí systému eIntranet. Využívá bezplatnou vládní ARES službu. Nejsou žádné další poplatky.

Technické otázky

Q: Odkud modul získává data?

A: Data jsou načítána z vládního systému ARES (ares.gov.cz), konkrétně ze sekce obchodního rejstříku. ARES je oficiální zdroj provozovaný Ministerstvem financí ČR.

Q: Jak aktuální jsou data v ARES?

A: Data v ARES jsou obvykle aktualizována do 24 hodin od zápisu změny v obchodním rejstříku. Změny provedené v OR se promítnou do ARES následující pracovní den.

Q: Co když je ARES nedostupný?

A: Kontroly jsou automaticky odloženy. Systém zkusí načíst data při další kontrole (za ~22 hodin). Výpadky ARES jsou vzácné.

Q: Mohu změnit frekvenci kontrol?

A: Ne. Frekvence je pevně nastavena na ~22 hodin a nelze ji měnit. Toto nastavení zajišťuje optimální rovnováhu mezi aktuálností dat a zatížením služby.

Q: Ukládá modul historii změn?

A: Modul ukládá pouze datum poslední změny. Kompletní historii změn naleznete v obchodním rejstříku na portálu justice.cz.

Otázky k upozorněním

Q: Můžu si vybrat, o jakých změnách chci být informován?

A: Ne. Systém upozorňuje na všechny typy změn (adresy, jednatelé, společníci, právní forma, činnosti, základní kapitál). Nelze si vybrat pouze některé kategorie.

Q: Mohu nastavit upozornění jen pro některé subjekty?

A: Upozornění závisí na vašich uživatelských právech. Pokud máte právo úrovně 2+, dostáváte upozornění o všech sledovaných subjektech. Nemůžete si vybrat pouze některé.

Q: Můžu dostat upozornění i SMS nebo v mobilní aplikaci?

A: V současnosti jsou podporována pouze emailová upozornění. Pro jiné typy notifikací kontaktujte IT podporu.

Q: Dostanu upozornění i o malých změnách?

A: Ano. Systém upozorňuje na všechny detekované změny bez ohledu na jejich velikost nebo důležitost. Vyhodnocení významu změny je na vás.

Q: Mohu se odhlásit z upozornění, ale zachovat přístup k modulu?

A: Ano. Požádejte administrátora o změnu vašeho práva na úroveň 1 ("Zobrazení"). Budete moci prohlížet data, ale nedostanete emaily.

Otázky k oprávněním

Q: Kdo může přidávat subjekty?

A: Uživatelé s právem úrovně 3 nebo 4 (Zobrazení + e-maily + přidávání, nebo Plná práva).

Q: Kdo může mazat subjekty?

A: Pouze uživatelé s právem úrovně 4 (Plná práva).

Q: Můžu vidět, kdo přidal konkrétní subjekt?

A: V současnosti tato informace není v rozhraní dostupná. Pro audit kontaktujte IT podporu.

Q: Jak změním svá oprávnění?

A: Nemůžete si změnit oprávnění sami. Požádejte administrátora systému o úpravu vašich práv.

Otázky k datům

Q: Co znamená prázdný sloupec "Poslední změna"?

A: U subjektu dosud nedošlo k žádné změně od doby, co byl přidán do modulu.

Q: Proč se zobrazuje změna, ale nedostal jsem email?

A: Změna je pravděpodobně starší než 7 dní, nebo šlo o první kontrolu subjektu. Systém upozorňuje pouze na změny mladší 7 dní.

Q: Můžu exportovat historii změn?

A: Modul ukládá pouze aktuální stav a datum poslední změny. Pro historii změn použijte portál justice.cz.

Q: Jsou údaje v modulu právně závazné?

A: Ne. Jedná se o informační systém. Právně závazné údaje jsou pouze v úředním výpisu z obchodního rejstříku na portálu justice.cz.

Klíčové pojmy a zkratky

OR (Obchodní rejstřík)

Veřejný seznam vedený Ministerstvem spravedlnosti ČR, který obsahuje údaje o obchodních společnostech a některých dalších právnických osobách. Evidence je upravena zákonem č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob.

ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů)

Informační systém provozovaný Ministerstvem financí ČR, který umožňuje vyhledávání a ověřování základních údajů o ekonomických subjektech registrovaných v České republice. Slouží jako centrální rozcestník pro data z různých registrů.

IČ (Identifikační číslo)

Osmimístné číslo přidělené Českým statistickým úřadem, které jednoznačně identifikuje ekonomický subjekt v České republice. Také označováno jako IČO (Identifikační číslo osoby).

Statutární orgán

Osoba nebo skupina osob oprávněná jednat jménem společnosti a zavazovat ji vůči třetím stranám. U s.r.o. je to jednatel, u a.s. představenstvo.

Právní forma

Typ právního subjektu podle obchodního zákoníku. Nejčastější formy: s.r.o. (společnost s ručením omezeným), a.s. (akciová společnost), v.o.s. (veřejná obchodní společnost), k.s. (komanditní společnost).

Základní kapitál

Peněžní nebo nepeněžní vklady společníků do společnosti, které tvoří majetkovou základnu obchodní společnosti. Minimální výše je stanovena zákonem (např. 1 Kč u s.r.o. po novele).

Způsob jednání

Pravidla, která určují, jak statutární orgány společnosti podepisují dokumenty a zavazují společnost. Například: jednatel jedná samostatně, nebo dva jednatelé jednají společně.

API (Application Programming Interface)

Rozhraní pro programové připojení k systému. ARES poskytuje API, které umožňuje automatizované načítání dat bez nutnosti ruční kontroly na webových stránkách.

RAG (Retrieval-Augmented Generation)

Technologie kombinující vyhledávání informací s generováním odpovědí pomocí umělé inteligence. V kontextu eIntranet umožňuje AI asistentovi odpovídat na otázky založené na této dokumentaci.

OSVČ (Osoba samostatně výdělečně činná)

Fyzická osoba podnikající na základě živnostenského oprávnění. OSVČ nejsou vedeny v obchodním rejstříku, ale v živnostenském rejstříku.

Související dokumentace

Interní dokumentace eIntranet

  • Modul CRM - Správa firem a kontaktů
  • Modul Smlouvy - Správa smluvních vztahů
  • Modul Nastavení - Konfigurace systému a uživatelských práv
  • Uživatelská příručka eIntranet - Základní orientace v systému

Externí zdroje

Kontaktní informace

  • Technická podpora eIntranet - Vaše interní IT oddělení nebo dodavatel systému
  • Administrátor systému - Pro změny oprávnění a konfiguraci modulu
  • Podpora ARES - Pro problémy s ARES službou: ares@mfcr.cz

Verze dokumentace

Verze: 1.0

Datum vydání: 11. listopad 2025

Platnost pro: eIntranet verze 8.2 a novější

Autor: Claude Code Documentation Specialist

Poslední revize: 11.11.2025

Historie změn dokumentace

Verze Datum Změny Autor
1.0 11.11.2025 První vydání kompletní uživatelské dokumentace Claude Code

Tento dokument byl vytvořen jako komplexní uživatelská příručka pro modul Hlídání OR v systému eIntranet.net.
Pro aktualizace a připomínky kontaktujte administrátora systému.