Výplatní pásky

Přehled modulu

Modul Výplatní pásky slouží jako centrální úložiště pro správu a distribuci výplatních pásek zaměstnanců. Umožňuje personálnímu oddělení efektivně nahrávat, spravovat a distribuovat výplatní pásky, zatímco zaměstnanci mají snadný a bezpečný přístup ke svým dokumentům.

Klíčové funkce

• Nahrávání výplatních pásek jednotlivě nebo hromadně pro více zaměstnanců najednou
• Automatické zasílání emailových notifikací zaměstnancům při vložení nové pásky
• Zabezpečený přístup - každý zaměstnanec vidí pouze svoje výplatní pásky
• Organizace pásek podle roku a měsíce
• Možnost nahrát více souborů k jedné pásce (např. hlavní páska a přílohy)
• Export dat do Excelu a možnost tisku přehledu
• Soft delete - možnost obnovení omylem smazaných záznamů

Cílová skupina

Modul používají dvě hlavní skupiny uživatelů:

• Personální oddělení a mzdová účetní - nahrávají a spravují výplatní pásky všech zaměstnanců
• Zaměstnanci - prohlížejí a stahují svoje výplatní pásky

Nastavení a konfigurace

Nastavení modulu

Přístup k nastavení modulu najdete na hlavní obrazovce kliknutím na tlačítko Nastavení v pravém horním rohu. Toto tlačítko je dostupné pouze pro uživatele s administrátorskými právy.

V nastavení můžete konfigurovat:

• Přístupová práva pro jednotlivé uživatele nebo pozice
• Šablonu emailové notifikace
• Maximální velikost nahrávaných souborů

Uživatelská práva

Modul pracuje s hierarchickým systémem přístupových práv. Každému uživateli lze nastavit jedno z následujících oprávnění:

Úroveň práv	Možnosti	Doporučeno pro
Bez přístupu	Uživatel nemá přístup do modulu	Externí spolupracovníci, stážisté bez pracovní smlouvy
Zobrazení svých	Vidí pouze vlastní výplatní pásky, může je stahovat	Běžní zaměstnanci
Zobrazení všech	Vidí výplatní pásky všech zaměstnanců, nemůže je přidávat ani mazat	Vedoucí oddělení, controlleři (pouze pro kontrolu)
Zobrazení všech + přidávání	Vidí všechny pásky, může přidávat nové pásky jednotlivě i hromadně	Mzdová účetní, personální oddělení
Zobrazení všech + přidávání + mazání	Plná správa - může přidávat, mazat a obnovovat záznamy	Vedoucí personálního oddělení, HR manažer
Přístup ke smazaným	Může zobrazit a obnovit smazané záznamy	HR manažer, administrátor systému

Doporučené nastavení práv

Pro běžného zaměstnance:

• Nastavte právo Zobrazení svých
• Zaměstnanec uvidí pouze své výplatní pásky a může je stahovat

Pro mzdovou účetní:

• Nastavte právo Zobrazení všech + přidávání
• Umožní nahrávat pásky pro všechny zaměstnance, ale nebude moci mazat záznamy

Pro vedoucího personálního oddělení:

• Nastavte právo Zobrazení všech + přidávání + mazání nebo Přístup ke smazaným
• Poskytne plnou kontrolu nad modulem včetně možnosti opravit chyby

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka

Po otevření modulu Výplatní pásky se zobrazí přehledová obrazovka s následujícími prvky:

Ovládací tlačítka

• Nastavení - Přístup ke konfiguraci modulu (pouze pro administrátory)
• Přidat hromadně - Otevře formulář pro nahrání pásek více zaměstnancům najednou (dostupné od práva přidávání)
• Přidat - Otevře formulář pro nahrání pásky jednomu zaměstnanci (dostupné od práva přidávání)
• Smazané - Zobrazí seznam smazaných záznamů s možností obnovení (dostupné pouze s nejvyšším právem)

Tabulka výplatních pásek

Hlavní část obrazovky obsahuje tabulku se všemi výplatními páskami. Sloupce tabulky:

Sloupec	Popis
ID	Jedinečné identifikační číslo záznamu
Zaměstnanec	Jméno a příjmení zaměstnance s odkazem na jeho profil (kliknutím otevřete detail zaměstnance)
Rok/Měsíc	Období, ke kterému páska náleží, ve formátu YYYY/MM (např. 2025/11)
Výplatní pásky	Tlačítka se jmény souborů - kliknutím stáhnete soubor. Pokud je přiloženo více souborů, zobrazí se všechna tlačítka pod sebou
Akce	Ikona koše pro smazání záznamu (dostupná pouze s příslušným právem)

Nástroje pro práci s tabulkou

Nad tabulkou najdete nástroje pro práci s daty:

• Vyhledávání - Rychlé vyhledávání v celé tabulce
• Excel - Export dat do souboru Excel (.xlsx)
• Print - Tisk přehledu výplatních pásek
• Column visibility - Výběr, které sloupce se mají zobrazit

Tabulku můžete řadit kliknutím na záhlaví sloupců. Standardně je seřazena od nejnovějších pásek.

Základní operace

Přidání jednotlivé výplatní pásky

Tento postup použijte, když chcete nahrát výplatní pásku jednomu konkrétnímu zaměstnanci.

1. Na hlavní obrazovce klikněte na tlačítko Přidat
2. Otevře se formulář s nadpisem "Přidání"
3. V sekci Základní údaje vyplňte:
   • Rok - Vyberte rok z rozbalovací nabídky (výběr od aktuálního roku zpět do roku 2010)
   • Měsíc - Vyberte měsíc (01 až 12)
   • Zaměstnanec - Začněte psát jméno zaměstnance a vyberte ho ze seznamu (pole využívá inteligentní vyhledávání)
4. V poli Výplatní pásky nahrajte soubor jedním z následujících způsobů:
   • Přetáhněte soubor myší do vyznačené oblasti
   • Klikněte na oblast a vyberte soubor z počítače
5. Můžete nahrát až 60 souborů najednou, každý soubor může mít maximálně 100 MB
6. Po nahrání se zobrazí náhled souboru s možností náhledu nebo odstranění
7. V sekci Zaslat emailem upozornění s odkazem zaškrtněte políčko, pokud chcete, aby zaměstnanec obdržel email s upozorněním na novou výplatní pásku
8. Klikněte na tlačítko Uložit
9. Systém uloží záznam a automaticky se vrátíte na přehledovou obrazovku

Důležitá upozornění

• Pokud pro daného zaměstnance a období již existuje záznam, systém ho nepřepíše - vytvoří nový záznam. Staré záznamy musíte smazat ručně.
• Doporučujeme používat formát PDF pro zajištění správného zobrazení na všech zařízeních
• Bez nahrání alespoň jednoho souboru nelze záznam uložit
• Email se zasílá okamžitě po uložení záznamu

Hromadné přidání výplatních pásek

Tento postup použijte, když chcete nahrát výplatní pásky více zaměstnancům najednou za stejné období (nejčastěji na konci měsíce).

1. Na hlavní obrazovce klikněte na tlačítko Přidat hromadně
2. Otevře se formulář s nadpisem "Přidání"
3. V sekci Základní údaje vyplňte:
   • Rok - Vyberte rok (společný pro všechny zaměstnance)
   • Měsíc - Vyberte měsíc (společný pro všechny zaměstnance)
4. Zobrazí se informační box: "K zaměstnancům, ke kterým nevložíte přílohu, se záznam nezaloží."
5. Pod tímto upozorněním najdete sekce pro jednotlivé zaměstnance:
   • Každá sekce obsahuje jméno zaměstnance jako nadpis
   • Pod jménem je область pro nahrání souborů (Dropzone)
6. Pro každého zaměstnance, kterému chcete nahrát výplatní pásku:
   • Přetáhněte soubor do jeho oblasti NEBO
   • Klikněte na oblast a vyberte soubor z počítače
7. Zaměstnance, kterým nechcete nahrávat pásku, prostě přeskočte - k nim se záznam nevytvoří
8. V sekci Zaslat emailem upozornění s odkazem zaškrtněte políčko, pokud chcete, aby všichni zaměstnanci (kterým nahráváte pásku) obdrželi emailové upozornění
9. Klikněte na tlačítko Uložit
10. Systém vytvoří záznamy pouze pro zaměstnance, u kterých jste nahrali soubory
11. Automaticky se vrátíte na přehledovou obrazovku

Specifika hromadného přidání

• Společné období - Rok a měsíc se nastavuje jednou pro všechny zaměstnance. Pokud potřebujete nahrát pásky za různá období, musíte použít postup jednotlivého přidání.
• Selektivní nahrávání - Nemusíte nahrávat pásky všem zaměstnancům. K zaměstnancům bez příloh se žádný záznam nevytvoří.
• Společná notifikace - Email notifikace se nastavuje pro všechny zaměstnance společně. Nelze poslat email jen vybraným zaměstnancům.

Důležitá upozornění

• Zobrazují se pouze aktivní zaměstnanci vaší společnosti
• Pokud má společnost více než 50 zaměstnanců, může nahrávání trvat déle
• Před kliknutím na Uložit zkontrolujte, že jste nahrali soubory všem zamýšleným zaměstnancům
• Po uložení nelze hromadnou operaci vrátit zpět - můžete pouze mazat jednotlivé záznamy

Zobrazení a stažení výplatní pásky

Pro zaměstnance

Pokud máte právo Zobrazení svých, uvidíte pouze svoje výplatní pásky:

1. Otevřete modul Výplatní pásky z hlavní nabídky
2. Zobrazí se tabulka s vašimi výplatními páskami seřazenými od nejnovější
3. V sloupci Rok/Měsíc najdete období, ke kterému páska náleží
4. Ve sloupci Výplatní pásky klikněte na tlačítko se jménem souboru
5. Soubor se stáhne do vašeho počítače do složky pro stahování
6. Soubor otevřete v prohlížeči PDF nebo jiném vhodném programu

Pro HR a administrátory

S právy Zobrazení všech a vyššími můžete prohlížet pásky všech zaměstnanců:

1. Otevřete modul Výplatní pásky
2. Zobrazí se tabulka se všemi výplatními páskami ve společnosti
3. Použijte vyhledávací pole pro nalezení konkrétního zaměstnance nebo období
4. Klikněte na jméno zaměstnance ve sloupci Zaměstnanec pro otevření jeho profilu
5. Pro stažení pásky klikněte na tlačítko se jménem souboru ve sloupci Výplatní pásky

Tipy pro rychlé nalezení

• Použijte vyhledávací pole - můžete hledat podle jména zaměstnance, roku nebo měsíce
• Klikněte na záhlaví sloupce Rok/Měsíc pro seřazení podle období
• Použijte Column visibility pro skrytí nepotřebných sloupců a zpřehlednění tabulky

Mazání výplatní pásky

Tuto funkci použijte, když byla výplatní páska nahrána omylem nebo obsahuje chybné údaje.

1. V tabulce najděte řádek s výplatní páskou, kterou chcete smazat
2. Ve sloupci Akce klikněte na ikonu koše (je zobrazena pouze pokud máte dostatečná práva)
3. Zobrazí se potvrzovací dialog s otázkou, zda opravdu chcete záznam smazat
4. Klikněte na Ano nebo OK pro potvrzení
5. Záznam zmizí z tabulky

Varování

• Smazání je reverzibilní - Záznamy se nesmazávají natrvalo, ale označují se jako smazané (soft delete)
• Zaměstnanec záznam neuvidí - Smazaná výplatní páska zmizí i zaměstnanci z jeho přehledu
• Soubory zůstávají - Fyzické soubory zůstávají uložené na serveru a lze je obnovit

Jak obnovit smazaný záznam

Pokud jste pásku smazali omylem, můžete ji obnovit (vyžaduje nejvyšší úroveň práv):

1. Klikněte na tlačítko Smazané v pravém horním rohu
2. Zobrazí se tabulka se smazanými záznamy
3. Najděte záznam, který chcete obnovit
4. Klikněte na ikonu obnovení (šipka zpět nebo podobná ikona)
5. Záznam se vrátí do normálního přehledu a opět bude viditelný pro zaměstnance

Pokročilé funkce

Export dat

Modul umožňuje exportovat přehled výplatních pásek do různých formátů. Tato funkce je užitečná pro reporty, archivaci nebo kontrolu.

Export do Excelu

1. Na hlavní obrazovce modulu klikněte na tlačítko Excel nad tabulkou
2. Systém vygeneruje soubor .xlsx obsahující všechny zobrazené záznamy
3. Soubor se automaticky stáhne do vašeho počítače
4. Excel obsahuje všechny sloupce z tabulky kromě tlačítek a ikon

Poznámka: Export obsahuje pouze záznamy, které vidíte v tabulce. Pokud máte nastavené filtry nebo vyhledávání, exportují se pouze vyfiltrované záznamy.

Tisk přehledu

1. Klikněte na tlačítko Print nad tabulkou
2. Otevře se nové okno s přehledem připraveným pro tisk
3. Zobrazí se dialogové okno tisku vašeho prohlížeče
4. Vyberte tiskárnu a klikněte na Tisknout

Tipy pro tisk:

• Před tiskem použijte Column visibility pro skrytí nepotřebných sloupců
• V nastavení tisku můžete změnit orientaci na na šířku (landscape) pro lepší využití stránky
• Použijte funkci "Uložit jako PDF" pro vytvoření elektronického archivu

Výběr zobrazených sloupců

1. Klikněte na tlačítko Column visibility nad tabulkou
2. Zobrazí se seznam všech dostupných sloupců se zaškrtávacími políčky
3. Zrušte zaškrtnutí u sloupců, které nechcete zobrazit
4. Sloupce se okamžitě skryjí z tabulky
5. Pro opětovné zobrazení sloupce ho znovu zaškrtněte

Email notifikace

Systém může automaticky informovat zaměstnance o nahrání nové výplatní pásky prostřednictvím emailu.

Kdy se email zasílá

Email se odešle v následujících případech:

• Při přidání jednotlivé výplatní pásky, pokud zaškrtnete Zaslat emailem upozornění s odkazem
• Při hromadném přidání pásek, pokud zaškrtnete notifikaci - email obdrží všichni zaměstnanci, kterým byla páska nahrána
• Email se zasílá okamžitě po uložení záznamu

Obsah emailu

Zaměstnanec obdrží email s následujícím obsahem:

Předmět emailu:
Nová výplatní páska - MM/YYYY

Text emailu:

Vážený uživateli,
do aplikace právě byla vložena Vaše výplatní páska. Vaši výplatní pásku naleznete v modulu Výplatní pásky ve Vašem eIntranetu.

Email obsahuje přímý odkaz na přihlášení do systému. Po kliknutí na odkaz a přihlášení se zaměstnanec dostane přímo do modulu Výplatní pásky.

Jak zapnout nebo vypnout notifikace

Pro jednotlivé přidání:

• Ve formuláři přidání najděte sekci Zaslat emailem upozornění s odkazem
• Zaškrtněte políčko pro zapnutí, nechte prázdné pro vypnutí
• Nastavení platí pouze pro aktuálně přidávanou pásku

Pro hromadné přidání:

• Notifikace se nastavuje společně pro všechny zaměstnance
• Nelze poslat email pouze vybraným zaměstnancům
• Pokud chcete notifikovat jen některé zaměstnance, použijte jednotlivé přidání

Doporučené postupy

• Pravidelné výplaty: Doporučujeme zasílat notifikace automaticky při každém nahrání pásky
• Opravy a náhrady: Při nahrávání opravených pásek zvažte, zda je potřeba notifikaci znovu poslat
• Testování: Před hromadným nahráním s notifikací vyzkoušejte proces na jednom zaměstnanci

Časté dotazy a řešení problémů

Co dělat, když nevidím svoje výplatní pásky?

Možné příčiny a řešení:

1. Nemáte přístup do modulu

• Kontaktujte svého nadřízeného nebo personální oddělení
• Požádejte o udělení práva Zobrazení svých

2. Výplatní pásky ještě nebyly nahrány

• Ověřte si v personálním oddělení, zda byly pásky již zpracovány
• Výplatní pásky se obvykle nahrávají do několika dnů po výplatě

3. Používáte špatný účet

• Zkontrolujte, že jste přihlášeni pod správným uživatelským účtem
• V pravém horním rohu aplikace by mělo být vaše jméno

4. Pásky byly omylem smazány

• Kontaktujte personální oddělení
• Smazané záznamy lze obnovit

Proč nemohu přidat výplatní pásku?

Možné příčiny a řešení:

1. Nemáte dostatečná práva

• Tlačítko Přidat se zobrazuje pouze uživatelům s právem přidávání
• Pokud tlačítko nevidíte, nemáte oprávnění přidávat pásky
• Kontaktujte správce systému pro udělení práv

2. Soubor je příliš velký

• Maximální velikost jednoho souboru je 100 MB
• Zkuste soubor zmenšit kompresí PDF
• Použijte online nástroje pro kompresi PDF souborů

3. Chybný formát souboru

• Ačkoliv systém akceptuje různé formáty, doporučujeme PDF
• Ujistěte se, že soubor není poškozen
• Zkuste soubor otevřít na svém počítači před nahráním

4. Problém s připojením

• Zkontrolujte své internetové připojení
• Při nahrávání velkých souborů může nahrávání trvat déle
• Neobnovujte stránku, dokud se nahrávání nedokončí

Jak obnovit smazanou výplatní pásku?

Pokud máte nejvyšší úroveň práv:

1. Klikněte na tlačítko Smazané v pravém horním rohu hlavní obrazovky
2. Zobrazí se tabulka se všemi smazanými záznamy
3. Najděte požadovaný záznam (použijte vyhledávání nebo řazení)
4. Klikněte na ikonu obnovení ve sloupci Akce
5. Záznam se vrátí do normálního přehledu

Pokud tlačítko Smazané nevidíte:

• Nemáte dostatečná práva pro zobrazení smazaných záznamů
• Kontaktujte vedoucího personálního oddělení nebo HR manažera
• Popište, který záznam potřebujete obnovit (zaměstnanec + období)

Jak změnit zaměstnance po uložení?

Po uložení výplatní pásky nelze změnit zaměstnance, kterému byla páska přiřazena. Toto je bezpečnostní opatření pro zachování integrity dat.

Řešení:

1. Smažte nesprávný záznam (klikněte na ikonu koše)
2. Vytvořte nový záznam se správným zaměstnancem
3. Nahrajte soubor znovu

Prevence:

• Před uložením vždy pečlivě zkontrolujte vybraného zaměstnance
• U hromadného přidání zkontrolujte, že soubory nahráváte ke správným zaměstnancům
• Používejte smysluplná pojmenování souborů obsahující jméno zaměstnance

Mohu změnit rok nebo měsíc po uložení?

Po uložení záznamu nelze změnit období (rok a měsíc), ke kterému páska náleží.

Řešení:

1. Smažte záznam s chybným obdobím
2. Vytvořte nový záznam se správným rokem a měsícem
3. Nahrajte soubor znovu

Proč zaměstnanec neobdržel email o nové pásce?

Možné příčiny:

1. Notifikace nebyla zaškrtnuta

• Při přidávání pásky jste nezaškrtli Zaslat emailem upozornění s odkazem
• Email se zasílá pouze pokud je notifikace explicitně zapnuta

2. Chybná emailová adresa

• Zkontrolujte v profilu zaměstnance, zda má správnou emailovou adresu
• Email se zasílá na adresu uvedenou v systému

3. Email skončil ve spamu

• Požádejte zaměstnance, aby zkontroloval složku spam/nevyžádaná pošta
• Doporučte přidat odesílatele do seznamu důvěryhodných adres

4. Technický problém s odesláním

• Kontaktujte správce systému
• Správce může zkontrolovat logy emailového serveru

Řešení pro jednotlivé případy:

• Zaměstnance můžete informovat jiným způsobem (telefonicky, osobně)
• Zaměstnanec může zkontrolovat pásku přímo v systému
• Při dalším nahrávání pásky zkontrolujte, že notifikace je zaškrtnuta

Tipy a osvědčené postupy

Doporučený formát souborů

PDF (Portable Document Format) - NEJVHODNĚJŠÍ

• Zajišťuje stejné zobrazení na všech zařízeních a operačních systémech
• Nelze snadno upravovat, což chrání integritu dokumentu
• Podporuje heslo a šifrování pro další vrstvu zabezpečení
• Menší velikost souboru než naskenované obrázky

Další podporované formáty:

• Obrázky (JPG, PNG): Vhodné pro naskenované dokumenty, ale mají obvykle větší velikost
• Dokumenty (DOC, DOCX): Lze je upravovat, proto nejsou doporučené pro finální pásky

Pojmenování souborů

Ačkoliv systém automaticky spravuje soubory, doporučujeme používat smysluplná jména pro snadnější identifikaci:

Doporučený formát názvu:

• vyplatni_paska_PRIJMENI_YYYY_MM.pdf
• Příklad: vyplatni_paska_novak_2025_11.pdf

Výhody strukturovaného pojmenování:

• Rychlejší identifikace při hromadném nahrávání
• Přehlednější v případě nutnosti stažení a archivace
• Snadnější kontrola před nahráním
• Menší riziko záměny při přiřazování k zaměstnancům

Co se vyhýbat:

• Používání diakritiky v názvech souborů (může způsobit problémy na některých systémech)
• Příliš dlouhé názvy (max 50 znaků)
• Speciální znaky (#, %, &, *, atd.)

Pravidelné nahrávání

Doporučený proces pro mzdové účetní:

1. Po zpracování mezd (poslední pracovní den v měsíci):
   • Vygenerujte všechny výplatní pásky do PDF
   • Pojmenujte soubory podle doporučené konvence
   • Zkontrolujte úplnost - máte pásky pro všechny zaměstnance?
2. První pracovní den nového měsíce:
   • Použijte funkci Přidat hromadně
   • Nahrajte pásky všem zaměstnancům najednou
   • Zapněte emailovou notifikaci
3. Po nahrání:
   • Zkontrolujte přehledovou obrazovku - jsou všechny záznamy?
   • Vyzkoušejte stažení několika náhodných pásek
   • Ověřte, že zaměstnanci obdrželi emailové notifikace

Výhody pravidelného procesu:

• Zaměstnanci ví, kdy očekávat pásky
• Snižuje se počet dotazů na personální oddělení
• Snadnější identifikace chybějících pásek

Archivace starých pásek

Výplatní pásky by měly být uchovávány podle platných právních předpisů. Systém eIntranet uchovává všechny pásky automaticky, ale doporučujeme následující postupy:

Běžná archivace (v systému)

• Systém uchovává všechny pásky bez časového omezení
• Pásky zůstávají přístupné zaměstnancům i po ukončení pracovního poměru (pokud mají přístup)
• Nevymažete-li záznamy ručně, zůstanou v systému trvale

Externí záloha (doporučeno)

Pro dlouhodobou archivaci doporučujeme pravidelně vytvářet zálohu:

1. Jednou ročně (například po skončení kalendářního roku):
   • Použijte filtr pro výběr pásek za daný rok
   • Exportujte přehled do Excelu
   • Uložte Excel i s odkazy na soubory
2. Pro fyzické soubory:
   • Kontaktujte správce systému
   • Požádejte o zálohu datové složky s výplatními páskami
   • Uložte zálohu na bezpečné úložiště (NAS, cloud s šifrováním)

Uchovávací lhůty podle zákona

• Výplatní pásky: Minimálně po dobu trvání pracovního poměru + 10 let po jeho skončení
• Pro důchodové účely: Doporučujeme uchovávat po celou dobu možného nároku na důchod

Bezpečnostní doporučení:

• Pravidelně kontrolujte, že zálohy fungují
• Ukládejte zálohy na více místech
• Šifrujte citlivá data
• Omezte přístup k zálohám pouze na oprávněné osoby

Zabezpečení a ochrana dat

Výplatní pásky obsahují citlivé osobní údaje. Dodržujte následující bezpečnostní pravidla:

Pro personální oddělení

• Přístupová práva: Udělujte minimální nutná práva - běžní zaměstnanci by měli vidět pouze svoje pásky
• Hesla: Používejte silná hesla pro přístup do systému
• Odhlašování: Vždy se odhlaste při opuštění počítače
• Sdílení: Nikdy nesdílejte přístupové údaje

Pro zaměstnance

• Stahování: Stahujte pásky pouze na důvěryhodná zařízení
• Ukládání: Ukládejte stažené pásky na zabezpečeném místě
• Tisk: Při tisku pásek používejte zabezpečené tiskárny
• Likvidace: Staré vytištěné pásky skartujte

GDPR compliance

• Systém automaticky šifruje soubory při uložení
• Přístup k páskám je logován
• Zaměstnanci mají právo na přístup ke svým datům
• Po skončení pracovního poměru doporučujeme zachovat přístup zaměstnance ke svým páskám

---

Datum poslední aktualizace: 13.11.2025