Dokumenty

Přehled

Modul Dokumenty slouží ke správě všech firemních dokumentů, souborů a příruček v přehledné stromové struktuře. Umožňuje ukládat dokumenty do složek a podsložek, spravovat jejich verze, sdílet je interně i externě a efektivně v nich vyhledávat pomocí pokročilých filtrů včetně fulltextového vyhledávání v obsahu souborů.

Klíčové funkce

Hierarchická stromová struktura složek a podsložek
Automatická správa verzí dokumentů s historií změn
Pokročilé vyhledávání včetně fulltextového vyhledávání v obsahu souborů
Veřejné sdílení dokumentů pro osoby mimo firmu pomocí bezpečnostních odkazů
Interní sdílení dokumentů mezi zaměstnanci
Vlastní sloupce pro rozšíření informací o dokumentech
Funkce "Pracuji na dokumentu" s volitelným zamykáním
Hromadné operace s dokumenty (přesun, stažení)
Koš pro smazané dokumenty s možností obnovení
Integrace s OnlyOffice pro vytváření a editaci dokumentů
REST API pro přístup z externích aplikací
Denní automatické zálohy (extra tarif)

Přístup a nastavení

Jak se dostat do modulu

Navigační cesta: Hlavní menu → Dokumenty

Nastavení modulu

Cesta k nastavení: Nastavení → Dokumenty

Obecná nastavení modulu:

Nabídnout po vložení dokumentu vytvoření novinky - Po uložení dokumentu se zobrazí možnost vytvořit novinku v modulu Novinky
Vyzadovat zadání jména dokumentu - Pole název dokumentu bude povinné
Vyzadovat zadání přílohy dokumentu - Nelze uložit dokument bez nahrání souboru
Správce může smazat verzi dokumentu - Administrátor aplikace může mazat jednotlivé verze dokumentů
Exportovat seznam dokumentů včetně podsložek - Povolí export všech dokumentů včetně dokumentů v podsložkách
Neumožnit úpravy ostatním pokud je označeno "Pracuji na dokumentu" - Zamkne dokument pro ostatní uživatele

Extra tarif - denní zálohy:

Vytvářet denní export do ZIP - Každý den se vytvoří záloha všech dokumentů
URL adresa pro automatické stažení - Odkaz pro automatické stahování poslední zálohy

Uživatelská práva

Práva ke složkám se nastavují v Nastavení → Dokumenty v sekci Přístupová práva. Existují 4 úrovně přístupových práv ke každé složce:

Oprávnění	Popis
Číst	Prohlížení dokumentů ve složce, stahování souborů
Zapisovat	Přidávání nových dokumentů a úprava existujících záznamů
Přesouvat/Mazat/Obnovit	Přesun dokumentů mezi složkami, mazání a obnovování ze smazaných
Vytvářet/mazat podsložky	Vytváření nových podsložek, přesun a mazání složek

Dodatečné oprávnění:

Vytvářet odkazy pro odeslání mimo firmu - Povolení vytváření veřejných odkazů pro sdílení s osobami mimo eIntranet

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka

Obrazovka modulu Dokumenty se skládá ze tří hlavních částí:

Panel filtrů (nahoře, skládací) - Rozšířené vyhledávání v dokumentech
Stromová struktura složek (vlevo) - Hierarchické zobrazení všech složek s dokumenty
Seznam dokumentů (vpravo) - Tabulka s dokumenty ve vybrané složce

Filtry a vyhledávání

Panel filtrů umožňuje pokročilé vyhledávání v dokumentech podle následujících kritérií:

V názvu dokumentu - Hledání v názvu dokumentu (textové pole)
Datum vložení - Období vložení dokumentu (od - do)
V názvu souboru - Hledání v názvu nahraného souboru
Vložil - Filtr podle uživatele, který dokument vytvořil
Typ souboru - Filtr podle přípony souboru (pdf, docx, xlsx, atd.)
V tagu obsahuje - Hledání v přiřazených tazích
Hledat v - Volba mezi aktuální složkou nebo všemi složkami
V souboru obsahuje - Fulltextové vyhledávání v obsahu dokumentů
V popisu obsahuje - Hledání v popisném textu dokumentu

Po zadání kritérií klikněte na tlačítko Vyhledat. Aktivní filtry jsou označeny červeně v záhlaví panelu filtrů.

Stromová navigace složek

Levá strana obrazovky zobrazuje hierarchickou strukturu složek dokumentů ve formě interaktivního stromu. Kliknutím na složku se zobrazí její obsah v pravé části obrazovky.

Ovládání stromu:

Sbalit vše - Sbalí celý strom složek (červené tlačítko)
Rozbalit vše - Rozbalí celý strom složek (zelené tlačítko)
Kliknutím na šipku u složky rozbalíte/sbalíte její podsložky
Kliknutím na název složky zobrazíte její obsah

Seznam dokumentů

Tabulka dokumentů zobrazuje následující sloupce:

Sloupec	Popis
ID	Unikátní identifikátor dokumentu
Název	Název dokumentu
Popis	Podrobný popis dokumentu včetně tagů
Vložil	Jméno uživatele, který dokument vytvořil
Vloženo	Datum a čas vytvoření dokumentu
Verzí	Číslo aktuální verze dokumentu
Přílohy	Tlačítka pro stažení/náhled přiložených souborů
Vlastní sloupce	Případné vlastní sloupce definované pro danou složku
Pracuje	Informace o tom, kdo na dokumentu pracuje
Akce	Ikony pro operace s dokumentem (zobrazit, upravit, smazat, atd.)

Základní operace

Vytvoření nové složky

Přejděte do Nastavení → Dokumenty
Klikněte na tlačítko Přidat hlavní typ (složku)
Vyplňte:
- Název - Název složky
- Popis - Volitelný popis účelu složky
- Přístupová práva - Nastavte práva pro jednotlivé uživatele nebo pozice
- Vlastní sloupce - Definujte případné vlastní sloupce pro dokumenty v této složce
Klikněte na Uložit

Vytvoření podsložky

V modulu Dokumenty vyberte složku, ve které chcete vytvořit podsložku
Klikněte na Složky → Vytvořit podsložku
Vyplňte údaje stejně jako u hlavní složky
Klikněte na Uložit

Přidání dokumentu

Vyberte složku, do které chcete dokument uložit
Klikněte na Dokumenty → Přidat dokument
V dialogu vyplňte:
- Název - Název dokumentu (povinné pokud je nastaveno v konfiguraci)
- Popis - Podrobný popis dokumentu
- Přílohy - Přetáhněte soubory do oblasti Dropzone nebo klikněte pro výběr souborů
- Vlastní sloupce - Vyplňte případné vlastní sloupce definované pro složku
- Tagy - Přiřaďte tagy pro snadnější vyhledávání (volitelné)
- Založit v novinkách - Zaškrtněte pro vytvoření novinky (pokud je povoleno)
Klikněte na Uložit

Hromadné přidání dokumentů

Tato funkce umožňuje nahrát více souborů najednou, přičemž pro každý soubor se vytvoří samostatný záznam dokumentu.

Vyberte složku pro dokumenty
Klikněte na Dokumenty → Hromadně přidat
Přetáhněte více souborů do oblasti Dropzone (limit 40 souborů)
Vyplňte společné vlastní sloupce pro všechny dokumenty (pokud existují)
Klikněte na Uložit
Systém vytvoří pro každý soubor samostatný dokument s názvem podle názvu souboru

Úprava dokumentu

V seznamu dokumentů klikněte na ikonu tužky u požadovaného dokumentu
Upravte požadované údaje
Případně přidejte nebo odeberte přílohy
Klikněte na Uložit
Systém automaticky vytvoří novou verzi dokumentu (pokud je nastaveno vytváření verzí při každé změně)

Přesun dokumentu

Přesun jednoho dokumentu:

Klikněte na ikonu šipky u dokumentu
V dialogu vyberte cílovou složku
Klikněte na Přesunout

Přesun více dokumentů najednou:

Zaškrtněte checkboxy u dokumentů, které chcete přesunout
Klikněte na Dokumenty → Přesunout označené
Vyberte cílovou složku
Klikněte na Přesunout

Přesun složky

Vyberte složku, kterou chcete přesunout
Klikněte na Složky → Přesunout tuto složku
V dialogu vyberte novou nadřazenou složku
Klikněte na Přesunout

Odstranění dokumentu

Klikněte na ikonu křížku u dokumentu
Potvrďte smazání v dialogovém okně tlačítkem Ano
Dokument se přesune do koše (není trvale smazán)

Obnovení smazaného dokumentu

Klikněte na Dokumenty → Smazané
V seznamu smazaných dokumentů najděte požadovaný dokument
Klikněte na ikonu obnovení
Dokument se vrátí zpět do původní složky

Vyprázdnění koše

Přejděte do Nastavení → Dokumenty
V sekci obecných parametrů najděte Vysypat koš s dokumenty
Klikněte na tlačítko Vysypat koš
Potvrďte akci - všechny smazané dokumenty budou trvale odstraněny

Pokročilé funkce

Export dat

Export do Excelu (aktuální složka):

V seznamu dokumentů klikněte na tlačítko Excel (nad tabulkou)
Soubor se automaticky stáhne s daty zobrazených dokumentů

Export včetně podsložek:

Vyberte složku
Klikněte na Dokumenty → Export do Excelu vč. podsložek
Soubor se stáhne se všemi dokumenty včetně dokumentů v podsložkách

Stažení vybraných dokumentů:

Zaškrtněte checkboxy u dokumentů, které chcete stáhnout
Klikněte na Dokumenty → Stáhnout označené
Stáhne se ZIP archiv s vybranými dokumenty

Denní ZIP záloha dokumentů (pouze extra tarif):

Přejděte do Nastavení → Dokumenty
Zaškrtněte Vytvářet denní export do ZIP
Každý den se automaticky vytvoří záloha všech dokumentů
Zálohu můžete stáhnout kliknutím na odkaz v nastavení
Pro automatické stahování použijte zobrazenou URL adresu (vyžaduje UserName a Password)

Tisk:

Klikněte na tlačítko Print nad tabulkou
Otevře se náhled tisku se seznamem dokumentů
Vytiskněte pomocí funkce prohlížeče

Správa verzí dokumentů

Systém automaticky vytváří nové verze dokumentů při každé úpravě. To zajišťuje kompletní historii změn a možnost návratu k předchozím verzím.

Zobrazení všech verzí dokumentu:

Klikněte na ID dokumentu nebo ikonu oka v seznamu
Zobrazí se tabulka se všemi verzemi dokumentu
U každé verze vidíte:
- Název a popis v dané verzi
- Kdo a kdy verzi vytvořil
- Číslo verze
- Přílohy v dané verzi

Nastavení vytváření verzí:

V Nastavení → Dokumenty můžete u každé složky nastavit Nová verze pouze při změně souboru. Pokud je tato možnost zapnuta, nová verze se vytvoří pouze při změně příloh, nikoliv při úpravě názvu nebo popisu.

Mazání verzí (pouze administrátor):

V Nastavení → Dokumenty zaškrtněte Správce může smazat verzi dokumentu
Administrátor poté může v přehledu verzí mazat jednotlivé verze dokumentu

Veřejné sdílení dokumentů

Funkce veřejného sdílení umožňuje vytvořit bezpečnostní odkaz pro přístup k dokumentu osobám mimo eIntranet (bez nutnosti přihlášení).

V seznamu dokumentů klikněte na ikonu externího odkazu u požadovaného dokumentu
V dialogu nastavte:
- Odkaz platný do - Datum, do kdy bude odkaz funkční (výchozí +14 dní)
- Odkaz na verzi dokumentu:
  - Vždy tato verze - Odkaz bude vždy odkazovat na aktuální verzi (i po budoucích úpravách)
  - Vždy nejnovější verze - Odkaz bude ukazovat vždy na poslední verzi dokumentu
- Povolený počet zobrazení/stažení - Limit kolikrát může být odkaz použit (0 = neomezeno)
Klikněte na Vytvořit odkaz
Systém zobrazí bezpečnostní URL - zkopírujte ji ihned, nebude již znovu zobrazena
V dialogu se zobrazí také historie již vytvořených sdílení (bez URL z bezpečnostních důvodů)

Interní sdílení dokumentů

Interní sdílení vytvoří odkaz přístupný pouze pro přihlášené uživatele eIntranetu.

Klikněte na ikonu interního odkazu (čtverec se šipkou) u dokumentu
Systém zobrazí URL odkaz
Zkopírujte odkaz a sdílejte jej s kolegy
Po kliknutí na odkaz se uživatel dostane přímo k danému dokumentu

Vlastní sloupce

Vlastní sloupce umožňují rozšířit dokumenty o specifické informace relevantní pro vaši firmu nebo typ dokumentů.

Vytvoření vlastních sloupců:

Přejděte do Nastavení → Dokumenty
Klikněte na tlačítko Upravit u požadované složky
V sekci Vlastní sloupce definujte nové sloupce
Pro každý sloupec nastavte:
- Název sloupce - Popisek pole
- Typ sloupce (zaškrtávací políčko, číslo, datum, seznam, CRM firma, smlouva)
- Povinné pole - Zda musí být vyplněno
Klikněte na Uložit

Dostupné typy vlastních sloupců:

Typ	Popis	Použití
Zaškrtávací políčko	Ano/Ne hodnota	Schváleno, Archivováno
Číslo	Číselná hodnota	Počet stran, Číslo verze
Datum	Datum	Platnost do, Datum revize
Seznam	Výběr z předdefinovaných možností	Kategorie, Stav, Priorita
CRM firma	Odkaz na firmu z CRM	Dodavatel, Zákazník
Smlouva	Odkaz na smlouvu	Související smlouva

Vlastní sloupce se zobrazí jako dodatečné sloupce v tabulce dokumentů a jako pole ve formuláři přidání/úpravy dokumentu.

Funkce "Pracuji na dokumentu"

Tato funkce umožňuje označit dokument jako rozpracovaný a volitelně jej zamknout pro ostatní uživatele.

Označení dokumentu jako rozpracovaný:

V seznamu dokumentů najděte sloupec Pracuje
Klikněte na zelené tlačítko Budu pracovat já
Dokument bude označen vaším jménem a datem
Tlačítko se změní na oranžové s vaším jménem

Zrušení označení:

Klikněte na oranžové tlačítko s vaším jménem
Označení bude odstraněno

Zamykání dokumentu:

V Nastavení → Dokumenty zaškrtněte Neumožnit úpravy ostatním pokud je označeno "Pracuji na dokumentu"
Po zapnutí této funkce:
- Ostatní uživatelé (kromě administrátorů) nemohou upravovat dokument, na kterém někdo pracuje
- Ikona tužky pro úpravu bude u těchto dokumentů neaktivní

Správa koše

Koš slouží jako dočasné úložiště smazaných dokumentů před jejich trvalým odstraněním.

Zobrazení koše:

V modulu Dokumenty vyberte libovolnou složku
Klikněte na Dokumenty → Smazané
Zobrazí se seznam všech smazaných dokumentů

Obnovení z koše:

V seznamu smazaných dokumentů najděte požadovaný dokument
Klikněte na ikonu obnovení
Dokument se vrátí do původní složky

Trvalé odstranění - vyprázdnění koše:

Přejděte do Nastavení → Dokumenty
Najděte sekci Vysypat koš s dokumenty
Zobrazí se počet dokumentů ke smazání (včetně verzí)
Klikněte na tlačítko Vysypat koš
Potvrďte akci tlačítkem Ano
Všechny dokumenty v koši budou trvale odstraněny

REST API

REST API umožňuje přístup k dokumentům z externích aplikací a automatizovaných systémů.

Zapnutí REST API:

Přejděte do Nastavení → Dokumenty
Přepněte na záložku RestAPI
Zaškrtněte Povolit REST API

Použití REST API:

1. Přihlášení a získání tokenu

Endpoint: https://vase-domena.cz/RestAPI/Login

POST parametry:

username - uživatelské jméno
password - heslo uživatele
RestAPIPassword - heslo zobrazené v nastavení

2. Získání seznamu složek

Endpoint: https://vase-domena.cz/RestAPI/Get/[RESTAPIHash]/Documents_types/

3. Získání seznamu uživatelů

Endpoint: https://vase-domena.cz/RestAPI/Get/[RESTAPIHash]/Users/

4. Vložení dokumentu

Endpoint: https://vase-domena.cz/RestAPI/Post/[RESTAPIHash]/Documents/

POST parametry:

Documents_types_idDocuments_types - ID složky
User_idUser - ID uživatele
name - název dokumentu
PublicShared - 0/1 (zda vytvořit veřejný odkaz)
Attachments_arr - pole názvů souborů
Attachments_arr_Base64Content - pole s obsahem souborů v Base64

Podrobnou dokumentaci API najdete v Nastavení → Dokumenty → záložka RestAPI.

Denní zálohy (extra tarif)

Funkce denní zálohy vytváří každý den kompletní archiv všech dokumentů ve formátu ZIP.

Aktivace denních záloh:

Přejděte do Nastavení → Dokumenty
Zaškrtněte Vytvářet denní export do ZIP
Systém začne každý den automaticky vytvářet zálohy

Stažení poslední zálohy:

V Nastavení → Dokumenty najděte sekci Poslední vytvořený
Klikněte na zobrazený odkaz se jménem souboru
ZIP archiv se stáhne

Automatické stahování záloh:

V nastavení vyplňte UserName a Password pro přístup
Zkopírujte zobrazenou URL adresu pro automatické stažení
Tuto URL použijte ve svém zálohovacím systému nebo skriptu
Při přístupu na URL použijte HTTP Basic Authentication s vyplněným UserName a Password

Integrace s dalšími moduly

OnlyOffice

Integrace s OnlyOffice umožňuje vytvářet a editovat dokumenty přímo v prohlížeči bez nutnosti stahování.

Vytvoření nového dokumentu OnlyOffice:

V dialogu přidání dokumentu klikněte na tlačítko u pole Přílohy
Vyberte typ dokumentu (Textový dokument, Tabulka, Prezentace)
Otevře se OnlyOffice editor v novém okně
Vytvořte obsah dokumentu
Zavřete OnlyOffice - dokument se automaticky uloží jako příloha

Editace existujícího dokumentu:

Klikněte na ikonu dokumentu v seznamu
Pokud je dokument ve formátu podporovaném OnlyOffice (docx, xlsx, pptx), otevře se v editoru
Proveďte úpravy
Zavřete editor - změny se uloží jako nová verze dokumentu

REST API pro externí systémy

REST API umožňuje propojení s externími systémy pro:

Automatické nahrávání dokumentů ze scannerů
Import dokumentů z jiných aplikací
Synchronizaci s cloudovými úložišti
Vytváření veřejných odkazů pro zákazníky

Modul Novinky

Pokud je zapnuta funkce Nabídnout po vložení dokumentu vytvoření novinky, můžete při ukládání dokumentu zaškrtnout Založit v novinkách. Systém pak automaticky vytvoří novinku s odkazem na nový dokument.

Modul CRM

Pomocí vlastního sloupce typu CRM firma můžete propojit dokumenty s firmami v CRM modulu. To umožňuje rychle najít všechny dokumenty vztahující se k určité firmě.

Modul Smlouvy

Vlastní sloupec typu Smlouva propojuje dokumenty se smlouvami. Můžete tak snadno dohledat všechny dokumenty související s konkrétní smlouvou.

Řešení problémů

Časté dotazy

Otázka: Nemohu najít složku, kterou jsem dříve viděl.

Řešení: Zkontrolujte, zda máte k dané složce přístupová práva. Složky, ke kterým nemáte oprávnění, se nezobrazují ve stromu. Obraťte se na administrátora systému pro přidělení práv.

Otázka: Nemohu upravit dokument, i když mám práva k zápisu.

Řešení: Zkontrolujte sloupec "Pracuje" - pokud na dokumentu pracuje jiný uživatel a je zapnuto zamykání, nemůžete dokument upravovat. Počkejte, až kolega práci dokončí, nebo kontaktujte administrátora.

Otázka: Smazal jsem dokument omylem, jak jej mohu obnovit?

Řešení: Klikněte na Dokumenty → Smazané, najděte dokument a klikněte na ikonu obnovení. Dokument se vrátí do původní složky.

Otázka: Fulltextové vyhledávání nenachází dokument, i když vím, že text obsahuje.

Řešení: Fulltextové vyhledávání funguje pouze pro soubory, které byly indexovány systémem. Nové soubory mohou být indexovány se zpožděním. Zkuste vyhledat později nebo použijte jiná kritéria (název souboru, název dokumentu).

Otázka: Nemohu nahrát větší soubor.

Řešení: Systém má limit velikosti souboru (obvykle 100 MB). Pro větší soubory kontaktujte administrátora systému, který může limit navýšit.

Otázka: Jak mohu sdílet dokument s osobou mimo firmu?

Řešení: Použijte funkci veřejného sdílení (ikona externího odkazu). Pokud ikona není dostupná, nemáte oprávnění "Vytvářet odkazy pro odeslání mimo firmu" - požádejte administrátora o přidělení tohoto práva.

Otázka: Veřejný odkaz nefunguje.

Řešení: Zkontrolujte, zda:

Neuplynula platnost odkazu (datum platnosti)
Nebyl překročen limit počtu stažení
Odkaz byl zkopírován kompletně (včetně bezpečnostního hash na konci)

Otázka: Ztratil jsem veřejný odkaz, který jsem vytvořil.

Řešení: Z bezpečnostních důvodů se URL odkaz zobrazuje pouze jednou při vytvoření. Musíte vytvořit nový odkaz. V dialogu veřejného sdílení vidíte historii vytvořených odkazů (bez URL).

Otázka: Nemohu stáhnout více dokumentů najednou.

Řešení: Zaškrtněte checkboxy u dokumentů, které chcete stáhnout, a klikněte na Dokumenty → Stáhnout označené. Všechny vybrané dokumenty se stáhnou jako jeden ZIP archiv.

Tipy pro efektivní práci

Používejte tagy - Přiřazujte dokumentům výstižné tagy pro rychlejší vyhledávání pomocí filtru "V tagu obsahuje"
Vyplňujte popis - Podrobný popis dokumentu pomůže ostatním rychle pochopit obsah bez nutnosti otevírat soubor
Strukturujte složky logicky - Vytvářejte hierarchickou strukturu, která odpovídá procesům ve vaší firmě (např. Smlouvy → Dodavatelé, Faktury → 2024)
Využívejte vlastní sloupce - Definujte vlastní sloupce pro specifické informace (Platnost do, Číslo revize, Schváleno)
Pravidelně kontrolujte koš - Občas zkontrolujte koš a vysypejte jej pro úsporu místa
Nastavte práva pečlivě - Přidělujte práva podle zásady minimálních oprávnění - uživatelé by měli mít pouze ta práva, která potřebují
Používejte funkci "Pracuji na dokumentu" - Při delší práci na dokumentu jej označte, aby kolegové věděli, že probíhají změny
Využívejte hromadné operace - Pro přesun nebo stažení více dokumentů používejte checkboxy a hromadné akce
Kombinujte filtry - Pro přesné vyhledávání kombinujte více filtrů najednou (např. typ souboru + datum + autor)
Nastavte denní zálohy - Pokud máte extra tarif, aktivujte automatické denní zálohy pro zvýšení bezpečnosti dat
Pojmenujte dokumenty výstižně - I když název není povinný, výstižný název výrazně urychlí vyhledávání
Využívejte verze - Nebojte se upravovat dokumenty - každá verze je uložena a můžete se k ní kdykoliv vrátit

Wiki - eIntranet.net