Elektronické žádosti

Přehled

Modul Elektronické žádosti umožňuje nastavení procesu elektronického podání žádostí a jejich schválení dle potřeb firmy. Systém poskytuje plně konfigurovatelné workflow s možností vytvoření vlastních formulářů, nastavení více kolového schvalovacího procesu a sledování kompletní historie žádostí.

Klíčové funkce

• Vytváření vlastních typů žádostí s vlastními formuláři
• Vícestupňový schvalovací proces s libovolným počtem kol
• Flexibilní nastavení práv pro žadatele a schvalovatele
• Automatické emailové notifikace o změnách stavu
• Možnost vrácení žádosti k doplnění
• Hromadné schvalování žádostí
• Kompletní historie změn u každé žádosti
• Export dat do Excelu

Cílová skupina

Modul je určen pro všechny uživatele, kteří se účastní schvalovacích procesů ve firmě. Žadatelé modulem vytvářejí a podávají žádosti, schvalovatelé žádosti přijímají nebo odmítají, administrátoři nastavují typy žádostí a workflow.

Přístup a nastavení

Jak se dostat do modulu

Navigační cesta pro uživatele: Hlavní menu → Elektronické žádosti

Navigační cesta pro administrátory: Nastavení → Elektronické žádosti

Uživatelská práva

Práva v modulu Elektronické žádosti jsou nastavena na úrovni jednotlivých typů žádostí a jejich kol. Základní práva zahrnují:

Oprávnění	Popis
Může vyplnit formulář	Uživatel může vytvořit novou žádost a vyplnit formulář v daném kole
Může schvalovat	Uživatel může schválit nebo zamítnout žádost ve schvalovacím kole
Vidí všechny žádosti	Globální právo k zobrazení všech žádostí daného typu (pro vedoucí)
Může editovat cokoliv	Globální právo k úpravě jakékoliv žádosti
Může mazat	Globální právo k odstranění žádostí
Může schvalovat cokoliv	Globální právo ke schválení žádosti v jakémkoliv kole

Poznámka: Žadatelé automaticky vidí vždy jen své vlastní žádosti. Schvalovatelé vidí žádosti podle nastavení parametru "Schvalovatelé vidí" v konfiguraci typu žádosti.

Konfigurace typů žádostí (pro administrátory)

Před prvním použitím je nutné v nastavení vytvořit minimálně jeden typ žádosti a definovat jeho workflow. Postup najdete v sekci Pokročilé funkce - Nastavení typů žádostí.

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka

Po otevření modulu se zobrazí přehled všech typů žádostí, ke kterým máte přístup. Každý typ žádosti je reprezentován tlačítkem s názvem a počtem aktivních žádostí, které se vás týkají (čekající na vyplnění nebo schválení).

Po výběru konkrétního typu žádosti se zobrazí:

• Schéma postupu - grafické znázornění všech kol (formulářů a schvalování) v procesu
• Filtr - rozšířené možnosti filtrování žádostí
• Tlačítka stavu - rychlé přepínání mezi stavy žádostí (Vše, Čekající na vyplnění, Čekající na schválení, Schválené, Zamítnuté)
• Tabulka žádostí - přehled všech žádostí s možností řazení a vyhledávání

Stavy žádostí

Každá žádost může být v jednom z následujících stavů:

• Čekající na vyplnění/doplnění - žádost ještě nebyla kompletně vyplněna nebo byla vrácena k doplnění
• Čekající na schválení - žádost čeká na rozhodnutí schvalovatele
• Schválené - žádost byla schválena ve všech kolech
• Zamítnuté - žádost byla zamítnuta

Filtry a vyhledávání

V sekci Filtr můžete žádosti filtrovat podle:

• Žadatel - výběr konkrétního uživatele, který žádost podal
• Schvalovatel - výběr uživatele, který žádost schvaloval
• Datum předložení - časové rozmezí, kdy byla žádost podána (od - do)
• Datum rozhodnutí - časové rozmezí, kdy bylo o žádosti rozhodnuto (od - do)

Kromě těchto filtrů můžete použít textové vyhledávání přímo v tabulce žádostí pomocí vyhledávacího pole v pravém horním rohu.

Základní operace

Vytvoření nové žádosti

1. Otevřete modul Elektronické žádosti
2. Klikněte na typ žádosti, kterou chcete vytvořit
3. Klikněte na tlačítko Přidat žádost (zelené tlačítko vpravo nahoře)
4. Otevře se dialogové okno s formulářem
5. Vyplňte všechna povinná pole (označená hvězdičkou nebo tučně)
6. Pokud je to vyžadováno, vyberte schvalovatele pro další kolo
7. Klikněte na tlačítko Uložit
8. Systém automaticky odešle emailové oznámení schvalovatelům (pokud je tato funkce aktivní)

Poznámka: Po uložení žádosti již nelze změnit vyplněné hodnoty, pokud to není výslovně povoleno v nastavení workflow. Žádost může být vrácena k doplnění schvalovatelem.

Zobrazení detailu žádosti

1. V přehledové tabulce najděte požadovanou žádost
2. Klikněte na ID žádosti nebo na ikonu oka v sloupci Akce
3. Otevře se detail žádosti s následujícími informacemi:
   • Základní informace (žadatel, datum, stav)
   • Hodnoty polí z prvního formuláře
   • Historie všech změn a rozhodnutí
   • Detail jednotlivých kol s vyplněnými hodnotami

Doplnění žádosti

Pokud byla žádost vrácena k doplnění, můžete ji upravit následovně:

1. Otevřete detail žádosti
2. V příslušném kole klikněte na tlačítko Vyplnit/doplnit formulář
3. Upravte požadované hodnoty
4. Případně změňte výběr schvalovatelů pro další kolo
5. Klikněte na Uložit
6. Žádost bude znovu odeslána ke schválení

Schválení nebo zamítnutí žádosti

Pokud jste oprávněni schvalovat žádosti, postupujte takto:

1. Otevřete detail žádosti, která čeká na vaše schválení
2. Prohlédněte si všechny vyplněné hodnoty
3. V aktuálním kole máte k dispozici následující tlačítka:
   • Schválit (zelené) - schválí žádost a posune ji do dalšího kola nebo ji ukončí jako schválenou
   • Zamítnout (červené) - zamítne žádost a ukončí celý proces
   • Vrátit zpět k doplnění (oranžové) - vrátí žádost žadateli k úpravě (pokud je tato možnost povolena)
4. Podle zvoleného rozhodnutí:
   • Při schválení: Můžete vyplnit dodatečná pole (pokud jsou definována) a vybrat schvalovatele pro další kolo
   • Při zamítnutí: Vyplňte důvod zamítnutí do poznámky
   • Při vrácení: Vyberte kolo, kam se má žádost vrátit, a vyplňte poznámku s požadavky na doplnění
5. Klikněte na příslušné tlačítko pro potvrzení rozhodnutí
6. Systém automaticky odešle emailové oznámení (pokud je aktivní)

Kopírování žádosti

1. V přehledové tabulce najděte žádost, kterou chcete zkopírovat
2. Klikněte na ikonu Kopírovat (dvě složky) v sloupci Akce
3. Otevře se formulář předvyplněný hodnotami z původní žádosti
4. Upravte hodnoty podle potřeby
5. Klikněte na Uložit
6. Vytvoří se nová nezávislá žádost

Pokročilé funkce

Hromadné schvalování

Pokud je u typu žádosti aktivována funkce hromadného schvalování, můžete schvalovat více žádostí najednou:

1. V přehledové tabulce zaškrtněte políčka u žádostí, které chcete hromadně schválit
2. Pod tabulkou se zobrazí tlačítko Schválit označené
3. Klikněte na toto tlačítko
4. Systém schválí všechny označené žádosti

Poznámka: Hromadné schvalování je dostupné pouze pro žádosti v posledním schvalovacím kole, kde jste oprávněným schvalovatelem.

Export dat

Data z tabulky žádostí můžete exportovat do následujících formátů:

• Excel - klikněte na tlačítko Excel nad tabulkou
• PDF - klikněte na tlačítko Tisk (vytvoří se verze vhodná pro tisk nebo uložení jako PDF)

Export obsahuje všechny sloupce viditelné v tabulce podle aktuálně nastaveného filtru.

Historie změn

U každé žádosti je automaticky vedena kompletní historie všech změn a rozhodnutí. V detailu žádosti naleznete sekci Historie, která zobrazuje chronologický seznam všech událostí včetně:

• Kdo a kdy provedl změnu
• Jaká změna byla provedena (vyplnění, schválení, zamítnutí, vrácení)
• Poznámky a důvody rozhodnutí
• Informace o odeslaných emailech

Nastavení typů žádostí (pro administrátory)

Administrátoři s přístupem k nastavení modulu mohou vytvářet a upravovat typy žádostí. Navigace: Nastavení → Elektronické žádosti

Vytvoření nového typu žádosti

1. Klikněte na tlačítko Přidat typ
2. Vyplňte základní informace:
   • Název - název typu žádosti (například "Žádost o dovolenou", "Schválení nákupu")
   • Popis - podrobný popis účelu žádosti
   • Aktivní - zda je typ žádosti aktivní (neaktivní typy vidí pouze administrátoři)
   • Hromadné schvalování - povoluje hromadné schvalování více žádostí najednou
3. Nastavte globální práva:
   • Vidí všechny žádosti - uživatelé, kteří vidí všechny žádosti tohoto typu
   • Může schvalovat cokoliv - uživatelé, kteří mohou schválit žádost v jakémkoliv kole
   • Může editovat cokoliv - uživatelé, kteří mohou upravit jakoukoliv žádost
   • Může mazat - uživatelé, kteří mohou smazat žádosti
4. Nastavte parametr Schvalovatelé vidí:
   • Všechny žádosti - schvalovatelé vidí všechny žádosti daného typu
   • Jen žádosti, kde jsou schvalovateli - vidí pouze žádosti, kde jsou přiřazeni jako schvalovatelé
   • Jen žádosti, kde jsou ve svém kole - vidí pouze žádosti v aktuálním kole, kde mají schvalovat
5. Klikněte na Uložit

Vytvoření workflow - přidání kol

Po vytvoření typu žádosti je nutné definovat workflow pomocí kol. Existují dva typy kol:

• Formulář (k vyplnění) - kolo, kde žadatel nebo jiný uživatel vyplňuje data
• Schvalování - kolo, kde schvalovatel rozhoduje o žádosti

Postup přidání formuláře:

1. V detailu typu žádosti klikněte na Přidat formulář (k vyplnění)
2. Vyplňte základní informace:
   • Název - název kola (například "Základní údaje", "Doplňující informace")
   • Poznámka - nápověda pro vyplňujícího
3. Definujte pole formuláře:
   • Klikněte na Přidat pole
   • Zadejte název pole
   • Vyberte typ pole (text, číslo, datum, seznam, checkbox, soubor atd.)
   • Označte, zda je pole povinné
   • U prvního formuláře označte pole, která se mají zobrazovat v přehledové tabulce
4. Nastavte, kdo může formulář vyplnit:
   • Klikněte na Vybrat uživatele
   • Vyberte konkrétní uživatele nebo pozice uživatelů
   • Volba "Všichni" umožňuje vyplnění všem uživatelům
5. Nastavte obecná nastavení kola:
   • Může vybrat dalšího uživatele - umožní vyplňujícímu vybrat, komu se žádost pošle v dalším kole
   • Po vyplnění odeslat email - automaticky odešle email do dalšího kola
6. Klikněte na Uložit

Postup přidání schvalování:

1. V detailu typu žádosti klikněte na Přidat schvalování
2. Vyplňte základní informace (název, poznámka)
3. Volitelně definujte dodatečná pole, která schvalovatel může vyplnit při rozhodování
4. Nastavte, kdo může schvalovat:
   • Klikněte na Vybrat uživatele
   • Vyberte konkrétní uživatele nebo pozice
   • Předkladatel musí vybrat právě 1 uživatele - žadatel vybere konkrétního schvalovatele z nabídky
5. Nastavte možnosti rozhodování:
   • Umožnit vrátit zpět k doplnění - schvalovatel může vrátit žádost k úpravě
   • Může vybrat dalšího uživatele - schvalovatel vybere, kdo bude schvalovat v dalším kole
6. Nastavte upomínky:
   • Upomínat každých X dní - nastavte interval upomínek (0 = vypnuto)
   • Upomínat emailem - posílat upomínky emailem
   • Upomínat SMS - posílat upomínky pomocí SMS
7. Nastavte emailové notifikace:
   • Po rozhodnutí odeslat email - odešle oznámení po schválení, zamítnutí nebo vrácení
   • Lze nastavit samostatně pro žadatele a předchozí schvalovatele
8. Pokud je toto poslední kolo, můžete povolit:
   • Umožnit změnit schválenou žádost - žadatel může po schválení změnit žádost a poslat ji znovu
9. Klikněte na Uložit

Typy polí ve formulářích

Při vytváření formulářů můžete použít následující typy polí:

Typ pole	Popis	Použití
Text	Jednořádkové textové pole	Krátké texty, názvy, čísla
Textová oblast (TinyMCE)	Víceřádkové pole s formátováním	Delší texty, odůvodnění, poznámky
Číslo	Číselné pole	Částky, počty, limity
Datum	Výběr data	Termíny, data událostí
Datum od-do	Výběr časového rozmezí	Období dovolené, časové intervaly
Čas od-do	Výběr časového rozmezí během dne	Pracovní doba, časové úseky
Checkbox	Zaškrtávací políčko	Ano/ne odpovědi, souhlas
Výběr ze seznamu	Rozbalovací seznam hodnot	Výběr z předdefinovaných možností
Uživatel	Výběr uživatele ze seznamu	Přiřazení osoby, náhradník
Firma (CRM)	Výběr firmy z CRM	Zákazník, dodavatel
Soubor	Nahrání souboru	Přílohy, dokumenty, obrázky

Poznámka: U pole typu "Výběr ze seznamu" je nutné vyplnit možné hodnoty oddělené středníkem (;) do pole pro hodnoty seznamu.

Schéma workflow procesu

V detailu typu žádosti i při prohlížení žádostí se zobrazuje grafické schéma procesu. Schéma znázorňuje:

• Všechna kola v pořadí, jak následují za sebou
• Typ každého kola (formulář nebo schvalování) pomocí barevného odlišení a ikon
• Název každého kola
• Směr postupu pomocí šipek mezi koly

Toto schéma pomáhá uživatelům pochopit, jakým procesem žádost prochází a v jakém stavu se momentálně nachází.

Integrace s dalšími moduly

Evidence uživatelů

Modul Elektronické žádosti je plně integrován s modulem Uživatelé a jejich pozicemi. Práva k vyplňování a schvalování žádostí lze přiřazovat:

• Konkrétním uživatelům
• Všem uživatelům na určité pozici (například "Vedoucí oddělení", "Manažer")
• Všem uživatelům v systému

CRM

Ve formulářích můžete používat pole typu "Firma (CRM)", které umožňuje vybrat zákazníka nebo dodavatele přímo z modulu CRM. To je užitečné například při žádostech o schválení obchodních případů nebo smluv.

Správa souborů

Pole typu "Soubor" ve formulářích ukládá přílohy do modulu Správa souborů, kde jsou bezpečně uloženy a verzovány.

Emailové notifikace

Systém automaticky integruje emailové oznámení v těchto případech:

• Při odeslání žádosti ke schválení - email dostane schvalovatel
• Po schválení žádosti - email dostane žadatel (pokud je aktivní)
• Po zamítnutí žádosti - email dostane žadatel (pokud je aktivní)
• Při vrácení k doplnění - email dostane žadatel (pokud je aktivní)
• Upomínky schvalovatelům - pravidelné připomínky (pokud jsou aktivní)

Řešení problémů

Časté dotazy

Otázka: Proč nevidím tlačítko "Přidat žádost"?

Řešení: Tlačítko se zobrazuje pouze pokud máte oprávnění vyplnit formulář v prvním kole vybraného typu žádosti. Kontaktujte administrátora, pokud máte mít toto právo a tlačítko nevidíte.

Otázka: Proč nevidím některé žádosti v přehledu?

Řešení: Zobrazení žádostí závisí na vašich právech a nastavení parametru "Schvalovatelé vidí" u typu žádosti. Standardně vidíte pouze své vlastní žádosti. Pokud jste schvalovatel, vidíte žádosti podle konfigurace typu žádosti.

Otázka: Jak změním již odeslanou žádost?

Řešení: Standardně nelze měnit odeslané žádosti. Možnosti jsou:

• Požádat schvalovatele o vrácení žádosti k doplnění
• Pokud je to povoleno v konfiguraci posledního kola, můžete změnit již schválenou žádost a poslat ji znovu
• Vytvořit novou žádost jako kopii původní

Otázka: Proč mi nepřišel email o nové žádosti ke schválení?

Řešení: Zkontrolujte:

• Zda máte správně nastavenou emailovou adresu v profilu
• Spam složku vašeho emailu
• Zda má vaše firma správně nakonfigurovaný emailový server v nastavení eintranet
• Zda je u daného kola aktivní odesílání emailových notifikací

Otázka: Jak mohu hromadně schválit více žádostí najednou?

Řešení: Funkce hromadného schvalování musí být povolena v nastavení typu žádosti administrátorem. Pokud je povolena, uvidíte zaškrtávací políčka u žádostí v posledním schvalovacím kole a tlačítko "Schválit označené" pod tabulkou.

Otázka: Co znamená "Kolo" v kontextu žádostí?

Řešení: Kolo představuje jeden krok ve schvalovacím procesu. Může to být buď formulář k vyplnění, nebo schvalování. Žádost postupně prochází všemi koly od prvního po poslední. Počet kol je nastavitelný administrátorem pro každý typ žádosti samostatně.

Tipy pro efektivní práci

• Využívejte filtry - nastavte si filtry podle vašich potřeb a ušetříte čas při hledání konkrétních žádostí
• Kontrolujte schéma procesu - před vyplněním žádosti se podívejte na schéma, abyste věděli, jakým procesem žádost projde
• Pište jasné poznámky - při zamítání nebo vrácení žádosti vždy jasně popište důvod, proč jste tak rozhodli
• Používejte kopírování - pokud podáváte podobné žádosti opakovaně, využijte funkci kopírování a ušetříte čas vyplňováním
• Sledujte historii - před rozhodnutím o žádosti si vždy prohlédněte historii, abyste měli kompletní kontext
• Pravidelně kontrolujte čekající žádosti - číslo na tlačítku typu žádosti vám ukazuje počet žádostí čekajících na vaši akci
• Vyplňujte všechna pole pečlivě - špatně vyplněná žádost může být vrácena k doplnění, což celý proces zpomalí

Chybová hlášení

Chyba: "Nemáte oprávnění k této operaci"

Příčina: Pokoušíte se provést akci, ke které nemáte přiřazená práva.

Řešení: Kontaktujte administrátora systému pro přidělení potřebných oprávnění.

Chyba: "Toto kolo ještě nemůže být vyplněno"

Příčina: Pokoušíte se vyplnit kolo, které ještě není aktivní (žádost se nachází v jiném kole).

Řešení: Počkejte, až žádost postupně projde předchozími koly.

Chyba: Formulář se neuloží

Příčina: Některé povinné pole není vyplněno nebo obsahuje neplatnou hodnotu.

Řešení: Zkontrolujte všechna povinná pole (označená hvězdičkou) a ujistěte se, že jsou správně vyplněna. Zkontrolujte formát dat u datových polí a numerických polí.