Elektronické žádosti (Requests2)

Přehled modulu

Modul Elektronické žádosti je flexibilní systém pro vytváření, schvalování a správu různých typů firemních žádostí. Umožňuje každé organizaci nastavit vlastní typy žádostí s konfigurovatelným schvalovacím procesem podle konkrétních potřeb.

Účel modulu

Systém elektronických žádostí digitalizuje a automatizuje proces podávání a schvalování různých typů firemních žádostí. Eliminuje papírovou agendu, zrychluje schvalovací proces a zajišťuje transparentní audit trail všech změn a rozhodnutí.

Klíčové funkce

• Vytváření vlastních typů žádostí podle potřeb organizace (nákupní žádosti, dovolená, úprava mzdy, cestovní příkazy atd.)
• Konfigurovatelné schvalovací kola s různými schvalovateli
• Vlastní pole formulářů v různých datových typech (text, číslo, datum, soubory, výběr uživatelů, výběr firem)
• Dynamický výběr schvalovatelů v průběhu procesu
• Automatické e-mailové notifikace všem účastníkům procesu
• Kompletní historie změn a rozhodnutí ke každé žádosti
• Možnost vrácení žádosti k doplnění informací
• Hromadné schvalování více žádostí najednou
• Pokročilé filtrování a vyhledávání žádostí
• Export dat do formátu Excel

Cílová skupina uživatelů

• Žadatelé - všichni zaměstnanci, kteří potřebují podat žádost
• Vyplňovatelé - osoby oprávnené vyplňovat formulářová kola
• Schvalovatelé - osoby s oprávněním schvalovat nebo zamítat žádosti
• Manažeři - vedoucí pracovníci s přehledem o všech žádostech
• Administrátoři - správci systému s možností konfigurovat typy žádostí

Koncept a terminologie

Typy žádostí

Každá organizace si vytváří vlastní typy žádostí podle svých potřeb. Každý typ žádosti má definovaný název, popis a schvalovací proces. Příklady typů žádostí:

• Nákupní žádost
• Žádost o dovolenou
• Žádost o úpravu mzdy
• Cestovní příkaz
• Žádost o školení
• Žádost o změnu pracovní doby

Schvalovací kola

Každý typ žádosti se skládá z několika kol, která se zpracovávají postupně zleva doprava. Existují dva typy kol:

Formulářové kolo - kolo, ve kterém se vyplňují informace do formuláře. Vyplňovatel zadává požadovaná data. Po vyplnění žádost automaticky postupuje do dalšího kola.

Schvalovací kolo - kolo, ve kterém určená osoba rozhoduje o schválení nebo zamítnutí žádosti. Schvalovatel má možnost žádost schválit, zamítnout nebo vrátit k doplnění.

Stavy žádosti

Žádost může být v následujících stavech:

• Čeká na vyplnění - žádost byla vytvořena a čeká na vyplnění formulářového kola
• Čeká na rozhodnutí - žádost čeká na rozhodnutí schvalovatele
• Schváleno - žádost prošla všemi schvalovacími koly a byla schválena
• Zamítnuto - žádost byla zamítnuta některým ze schvalovatelů
• Vráceno k doplnění - žádost byla vrácena do předchozího kola k doplnění informací
• Vyplněno - formulářové kolo bylo vyplněno a žádost postupuje dále

Oprávnění a role

Pro každý typ žádosti lze definovat různé skupiny uživatelů s různými právy:

• Uživatelé s plným přehledem - vidí všechny žádosti tohoto typu bez omezení
• Schvalovatelé - mohou schvalovat žádosti, rozsah jejich přehledu se nastavuje podle konfigurace
• Správci typu žádosti - mohou editovat konfiguraci typu žádosti
• Administrátoři - mohou mazat žádosti

Pro schvalovatele lze nastavit rozsah viditelnosti:

• Vše - schvalovatelé vidí všechny žádosti tohoto typu
• Jim přidělené ke schválení - vidí pouze žádosti, které mají aktuálně schválit
• Jim přidělené ke schválení a jimi schválené - vidí své současné žádosti i historii schválených žádostí

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka modulu

Po otevření modulu Elektronické žádosti se zobrazí hlavní obrazovka se základními prvky:

Horní panel s typy žádostí

V horní části stránky se zobrazují karty jednotlivých typů žádostí, ke kterým máte přístup. Každá karta obsahuje:

• Ikonu složky
• Název typu žádosti
• Badge s číslem aktivních žádostí

Kliknutím na kartu typu se zobrazí seznam žádostí tohoto typu. Aktivní typ je zvýrazněn a má otevřenou ikonu složky.

Schéma postupu žádosti

Pod horním panelem se nachází rozbalovací sekce Části žádosti - schéma postupu. Tato sekce vizuálně zobrazuje všechna kola schvalovacího procesu:

• Modrá kola s ikonou tužky označují formulářová kola
• Zelená kola s ikonou fajfky označují schvalovací kola
• Šipky mezi koly ukazují směr postupu žádosti
• Najetím myší na kolo se zobrazí jeho podrobnosti

Sekci můžete otevřít nebo zavřít kliknutím na ikonu plus nebo mínus v pravém horním rohu.

Filtr žádostí

Pod schématem postupu se nachází rozbalovací sekce Filtr. Tato sekce umožňuje filtrovat žádosti podle následujících kritérií:

• Žadatel - výběr osoby, která žádost předložila
• Schvalovatel - výběr osoby, která žádost schvalovala
• Zadáno/předloženo - datum předložení žádosti (od - do)
• Schváleno/zamítnuto - datum rozhodnutí o žádosti (od - do)

Po nastavení filtru klikněte na tlačítko Vyhledat. Pro zrušení filtru použijte tlačítko Zrušit. Pokud je aktivní filtr, nadpis sekce je zobrazen červeně.

Stavová tlačítka

Nad tabulkou žádostí se nachází skupina tlačítek pro rychlé filtrování podle stavu:

• Vše - zobrazí všechny žádosti bez ohledu na stav
• Čekající na vyplnění/doplnění - žádosti čekající na vyplnění formuláře
• Čekající na schválení - žádosti čekající na rozhodnutí schvalovatele
• Schválené - úspěšně schválené žádosti
• Zamítnuté - zamítnuté žádosti

Každé tlačítko zobrazuje v badge počet žádostí v daném stavu. Aktivní filtr je zvýrazněn zeleně.

Tabulka žádostí

Hlavní část obrazovky tvoří tabulka se seznamem žádostí. Tabulka obsahuje následující sloupce:

• ID - jedinečné číslo žádosti, kliknutím se otevře detail
• Žádost předložil - jméno osoby, která žádost vytvořila
• Datum předložení - datum a čas vytvoření žádosti
• Stav - aktuální stav žádosti
• Aktuální schvalovatel - osoba, která má aktuálně žádost schválit nebo vyplnit
• Vlastní pole - další sloupce odpovídají polím z prvního formulářového kola označeným pro zobrazení v tabulce
• Akce - tlačítka pro práci se žádostí

Vyhledávání v tabulce

V pravém horním rohu tabulky se nachází pole Hledat. Zde můžete zadat libovolný text pro rychlé vyhledávání v tabulce. Vyhledávání pracuje ve všech sloupcích tabulky.

Tlačítka nad tabulkou

• Excel - export viditelných záznamů do souboru Excel
• Vytisknout - vytiskne aktuální zobrazení tabulky
• Přidat žádost - vytvoří novou žádost, tlačítko je aktivní pouze pokud máte oprávnění vyplňovat první kolo
• Schválit označené - hromadné schválení zaškrtnutých žádostí (zobrazí se pouze pokud je funkce povolena)

Detail žádosti

Po kliknutí na ID žádosti v tabulce se otevře detail žádosti. Detail obsahuje následující sekce:

Základní informace

V horní části detailu se zobrazují základní údaje o žádosti:

• Předložil - jméno osoby, která žádost vytvořila
• Datum - datum a čas předložení žádosti
• ID žádosti - jedinečný identifikátor
• Počet kol - celkový počet kol schvalovacího procesu
• Stav - aktuální stav žádosti

Pod základními informacemi se zobrazují vybraná pole z prvního formulářového kola, která jsou označena pro zobrazení v tabulce.

Historie žádosti

Sekce Historie obsahuje kompletní audit trail všech akcí provedených se žádostí. Pro každou akci se zobrazuje:

• Zapsal - jméno osoby, která akci provedla
• Datum - datum a čas provedení akce
• Změna, poznámka - popis provedené akce (vytvoření, vyplnění, schválení, zamítnutí, vrácení)

Kola žádosti

Pod historií následují jednotlivá kola žádosti v pořadí, jak jsou definována. Každé kolo je zobrazeno v samostatné kartě s následujícími informacemi:

Záhlaví karty:

• Číslo kola
• Typ kola (formulář nebo schvalování)
• Název kola
• Případná poznámka ke kolu
• Aktuální stav kola

Obsah karty:

• Informace o tom, kdo kolo vyplnil nebo rozhodl
• Datum vyplnění nebo rozhodnutí
• Vyplněné hodnoty všech polí formuláře
• Případné poznámky k vrácení nebo zamítnutí
• Pro schvalovací kola: seznam osob oprávnených schvalovat
• Akční tlačítka podle typu a stavu kola

Aktuální kolo je automaticky otevřené, ostatní kola jsou sbalená. Kliknutím na ikonu plus nebo mínus v záhlaví karty můžete kolo rozbalit nebo sbalit.

Navigace v detailu

V pravém horním rohu detailu se nachází:

• Zpět - návrat na hlavní obrazovku se seznamem žádostí
• Vytisknout - vytiskne detail žádosti

Základní operace

Vytvoření nové žádosti

Chcete-li vytvořit novou žádost, postupujte následovně:

1. Na hlavní obrazovce modulu vyberte typ žádosti kliknutím na příslušnou kartu v horním panelu.
2. Klikněte na zelené tlačítko Přidat žádost v pravém horním rohu nad tabulkou.
3. Otevře se modální okno s formulářem prvního kola.
4. Vyplňte všechna požadovaná pole formuláře. Povinná pole jsou označena hvězdičkou.
5. Pokud je v kole povoleno vybrat další schvalovatele nebo vyplňovatele, vyberte příslušnou osobu ze seznamu.
6. Klikněte na zelené tlačítko Uložit.
7. Žádost se vytvoří a automaticky postoupí do dalšího kola.
8. Pokud je nastaveno, systém odešle e-mailovou notifikaci osobě, která má zpracovat další kolo.

Typy polí formuláře:

• Text 1 řádkový - krátký textový vstup pro jednoduchý text
• Text více řádkový - delší text s možností formátování (tučné písmo, odrážky, odkazy)
• Číslo - číselná hodnota
• Datum - výběr data z kalendáře
• Datum od-do - výběr časového období ze dvou kalendářů
• Čas od-do - výběr časového rozsahu v průběhu dne (výběr po 5 minutách)
• Checkbox - zaškrtávátko ano nebo ne
• Seznam - výběr jedné možnosti z přednastavených hodnot
• Soubor - nahrání příloh, lze nahrát až 20 souborů, maximální velikost jednoho souboru je 60 MB
• Uživatel eIntranetu - výběr uživatele ze seznamu zaměstnanců
• Firma z modulu CRM - výběr firmy z databáze CRM

Vyplnění formuláře v dalším kole

Pokud je žádost ve formulářovém kole a vy jste oprávněni kolo vyplnit, postupujte následovně:

1. Otevřete detail žádosti kliknutím na její ID v tabulce nebo pomocí odkazu v e-mailu.
2. Najděte své aktuální kolo. Bude automaticky otevřené a zvýrazněné.
3. Klikněte na zelené tlačítko Vyplnit/doplnit formulář.
4. Otevře se modální okno s formulářem kola.
5. Vyplňte všechna požadovaná pole.
6. Pokud můžete vybrat další schvalovatele, vyberte příslušnou osobu.
7. Klikněte na tlačítko Uložit.
8. Žádost se uloží a postoupí do dalšího kola.

Schválení žádosti

Pokud jste schvalovatel a máte žádost ke schválení, postupujte takto:

1. Otevřete detail žádosti. Můžete použít odkaz v e-mailové notifikaci nebo najít žádost v seznamu.
2. Prohlédněte si vyplněné údaje ve všech kolech.
3. V aktuálním schvalovacím kole klikněte na zelené tlačítko Schválit.
4. Otevře se modální okno pro potvrzení schválení.
5. Můžete přidat nepovinnou poznámku ke schválení.
6. Pokud můžete vybrat další schvalovatele pro následující kolo, vyberte příslušnou osobu.
7. Potvrďte schválení.
8. Žádost postoupí do dalšího kola nebo bude označena jako schválená, pokud je to poslední kolo.
9. Systém odešle e-mailové notifikace podle nastavení.

Zamítnutí žádosti

Pokud potřebujete žádost zamítnout, postupujte následovně:

1. Otevřete detail žádosti.
2. V aktuálním schvalovacím kole klikněte na červené tlačítko Zamítnout.
3. Otevře se modální okno pro zadání důvodu zamítnutí.
4. Zadejte povinnou poznámku vysvětlující důvod zamítnutí.
5. Potvrďte zamítnutí.
6. Žádost bude označena jako zamítnutá a schvalovací proces se ukončí.
7. Žadatel dostane e-mailovou notifikaci s vaší poznámkou.

Vrácení žádosti k doplnění

Pokud žádost obsahuje neúplné nebo nesprávné informace, můžete ji vrátit k doplnění:

1. Otevřete detail žádosti.
2. V aktuálním schvalovacím kole klikněte na oranžové tlačítko Vrátit zpět k doplnění.
3. Otevře se modální okno pro výběr kola, do kterého se má žádost vrátit.
4. Vyberte kolo, které má být doplněno.
5. Zadejte povinnou poznámku vysvětlující, co je potřeba doplnit nebo opravit.
6. Potvrďte vrácení.
7. Žádost se vrátí do vybraného kola se stavem vráceno k doplnění.
8. Osoba odpovědná za dané kolo dostane e-mailovou notifikaci s vaší poznámkou.
9. Po doplnění informací žádost opět projde všemi koly od místa vrácení.

Změna schválené žádosti

Pokud je u typu žádosti povoleno měnit již schválenou žádost, můžete ji znovu upravit:

1. Otevřete detail schválené žádosti.
2. Klikněte na červené tlačítko Změnit žádost (znovu zažádat).
3. Otevře se formulář prvního kola s předvyplněnými hodnotami.
4. Upravte potřebné údaje.
5. Uložte změny.
6. Žádost projde znovu celým schvalovacím procesem od začátku.

Vyhledávání žádostí

Pro rychlé vyhledání žádosti máte k dispozici několik možností:

Rychlé vyhledávání:

1. V pravém horním rohu tabulky najděte pole Hledat.
2. Zadejte hledaný text (může to být jméno, číslo, datum nebo jakýkoliv jiný údaj z tabulky).
3. Tabulka se automaticky vyfiltruje a zobrazí pouze odpovídající záznamy.

Filtrování podle kritérií:

1. Otevřete sekci Filtr kliknutím na ikonu plus.
2. Nastavte požadovaná kritéria (žadatel, schvalovatel, období).
3. Klikněte na tlačítko Vyhledat.
4. Tabulka zobrazí pouze žádosti odpovídající nastavenému filtru.
5. Pro zrušení filtru klikněte na tlačítko Zrušit.

Filtrování podle stavu:

1. Nad tabulkou klikněte na jedno ze stavových tlačítek.
2. Tabulka zobrazí pouze žádosti v daném stavu.
3. Pro zobrazení všech žádostí klikněte na tlačítko Vše.

Pokročilé funkce

Export do formátu Excel

Můžete exportovat seznam žádostí do souboru Excel pro další zpracování:

1. Nastavte případně filtr nebo vyhledávání podle svých potřeb.
2. Nad tabulkou klikněte na tlačítko Excel.
3. Systém vygeneruje soubor XLSX obsahující všechny viditelné záznamy.
4. Soubor se automaticky stáhne do vašeho počítače.
5. Export obsahuje všechny sloupce zobrazené v tabulce.

Hromadné schvalování

Pokud je u typu žádosti povoleno hromadné schvalování, můžete schválit více žádostí najednou:

1. V tabulce zaškrtněte checkboxy u žádostí, které chcete schválit.
2. Pod tabulkou se zobrazí tlačítko Schválit označené.
3. Klikněte na toto tlačítko.
4. Systém hromadně schválí všechny označené žádosti.
5. Každá žádost postoupí do dalšího kola nebo bude označena jako schválená.
6. Odešlou se příslušné e-mailové notifikace.

Upozornění: Hromadné schvalování je k dispozici pouze pokud máte oprávnění schvalovat dané žádosti a pokud je tato funkce pro daný typ žádosti povolena.

Výběr dalšího schvalovatele

U některých kol můžete při vyplňování nebo schvalování určit, kdo bude zpracovávat následující kolo:

Výběr jednoho schvalovatele:

• V sekci výběru dalšího uživatele se zobrazí seznam možných schvalovatelů.
• Vyberte jednu osobu pomocí přepínače (radio button).
• První osoba v seznamu je předvybrána.
• Výběr je povinný, nelze pokračovat bez výběru.

Výběr více schvalovatelů:

• V sekci výběru dalšího uživatele se zobrazí seznam možných schvalovatelů.
• Zaškrtněte jednoho nebo více uživatelů pomocí checkboxů.
• Pokud nevyberete nikoho, žádost se automaticky předá všem oprávněným schvalovatelům.

Kopie pro další uživatele:

• U některých kol se může zobrazit možnost odeslat kopii konkrétnímu uživateli.
• Tento uživatel dostane notifikaci, ale nemusí žádost aktivně zpracovávat.
• Podle nastavení může být odeslání kopie povinné nebo volitelné.

Vizualizace schvalovacího procesu

Schéma postupu žádosti poskytuje vizuální přehled o celém schvalovacím procesu:

• Modré boxy s ikonou tužky představují formulářová kola, kde se vyplňují údaje.
• Zelené boxy s ikonou fajfky představují schvalovací kola, kde se rozhoduje.
• Šipky mezi boxy znázorňují postup žádosti zleva doprava.
• Každý box obsahuje název kola.
• Najetím myší na box se zobrazí tooltip s podrobnými informacemi o kole.

Toto schéma vám pomůže rychle pochopit, kterými kroky žádost prochází a kde se aktuálně nachází.

E-mailové notifikace

Systém automaticky odesílá e-mailové notifikace v následujících situacích:

Po předání do dalšího kola:

• Notifikace dostane osoba, která má kolo vyplnit nebo schválit.
• E-mail obsahuje ID žádosti s přímým odkazem na detail.
• Zobrazí se typ žádosti a název aktuálního kola.

Po schválení:

• Podle nastavení se notifikace může odeslat žadateli.
• Podle nastavení se může odeslat i schvalovatelům.
• E-mail obsahuje informaci o schválení a případnou poznámku schvalovatele.

Po zamítnutí:

• Notifikaci dostane žadatel.
• E-mail obsahuje povinnou poznámku vysvětlující důvod zamítnutí.
• Podle nastavení se může odeslat i schvalovatelům.

Po vrácení k doplnění:

• Notifikaci dostane osoba, která má kolo doplnit.
• E-mail obsahuje poznámku vysvětlující, co je potřeba doplnit nebo opravit.

Obsah e-mailových notifikací:

• ID žádosti s klikacím odkazem na detail
• Typ žádosti
• Jméno předkladatele žádosti
• Aktuální schvalovací kolo
• Jméno rozhodující osoby a její poznámky

Kompletní historie žádosti

Každá žádost má kompletní audit trail všech provedených akcí:

• Vytvoření žádosti - kdo a kdy žádost vytvořil
• Vyplnění formulářových kol - kdo a kdy vyplnil jednotlivá kola
• Schválení - kdo a kdy žádost schválil včetně poznámek
• Zamítnutí - kdo a kdy žádost zamítl včetně důvodu
• Vrácení k doplnění - kdo a kdy žádost vrátil včetně důvodu
• Změny údajů - všechny úpravy provedené se žádostí

Historie je zobrazena v detailu žádosti v sekci Historie v chronologickém pořadí od nejnovějších akcí.

Integrace s dalšími moduly

Propojení s moduly eIntranetu

Modul Elektronické žádosti je integrován s následujícími moduly systému eIntranet:

Modul Uživatelé:

• Výběr schvalovatelů a vyplňovatelů ze seznamu zaměstnanců
• Práva k žádostem vázaná na uživatelské účty
• Automatické doplňování jmen a kontaktních údajů

Modul Uživatelské skupiny a pozice:

• Schvalování podle pracovních pozic a rolí
• Automatické přiřazování schvalovatelů podle organizační struktury

Modul CRM:

• Výběr firem z databáze CRM do polí formuláře
• Propojení žádostí s konkrétními obchodními partnery
• Automatické doplňování údajů o firmách

Modul Soubory:

• Nahrávání příloh k žádostem
• Ukládání dokumentů spojených se žádostí
• Správa verzí připojených souborů

E-mailový systém:

• Automatické zasílání notifikací všem účastníkům procesu
• Přímé odkazy na žádosti v e-mailech
• Konfigurovatelné šablony e-mailů

Datové toky v systému

Žádost prochází systémem v následujícím toku:

1. Vytvoření žádosti - žadatel vytvoří novou žádost vybraného typu
2. Vyplnění prvního kola - vyplní se formulář prvního kola
3. Automatický postup - systém žádost automaticky předá do druhého kola
4. Notifikace - osoba odpovědná za druhé kolo dostane e-mail
5. Zpracování kol - postupně se zpracovávají všechna definovaná kola
6. Schválení nebo zamítnutí - v posledním schvalovacím kole dojde ke konečnému rozhodnutí
7. Ukončení procesu - žádost získá finální stav schváleno nebo zamítnuto

V průběhu procesu je možné žádost vrátit do jakéhokoliv předchozího kola k doplnění informací. Po doplnění žádost opět postupuje všemi koly od místa vrácení.

Systémové závislosti

Pro správnou funkci modulu Elektronické žádosti musí být splněny následující požadavky:

• E-mailový server - musí být nakonfigurován pro odesílání notifikací
• E-mailové adresy uživatelů - všichni účastníci procesu musí mít vyplněnou e-mailovou adresu
• Konfigurace typů žádostí - administrátor musí vytvořit alespoň jeden typ žádosti s nastavenými koly
• Modul CRM - pokud formulář obsahuje pole pro výběr firmy, musí být aktivní modul CRM
• Uživatelská oprávnění - uživatelé musí mít přiřazena správná oprávnění pro práci se žádostmi

Časté otázky a řešení problémů

Nemohu vytvořit novou žádost

Pokud je tlačítko Přidat žádost neaktivní (šedé), zkontrolujte následující:

• Máte oprávnění vyplňovat první kolo tohoto typu žádosti?
• Je typ žádosti aktivní?
• Má typ žádosti správně nakonfigurovaná kola?
• Kontaktujte administrátora systému pro ověření vašich oprávnění.

Nevidím žádnou žádost v seznamu

Pokud je tabulka žádostí prázdná, zkontrolujte:

• Je vybrán správný typ žádosti v horním panelu?
• Není aktivní nějaký filtr, který omezuje zobrazení?
• Máte oprávnění vidět žádosti tohoto typu?
• Existují vůbec nějaké žádosti tohoto typu?

Nemohu schválit žádost

Pokud je tlačítko Schválit neaktivní, zkontrolujte:

• Jste oprávněni schvalovat v tomto kole?
• Je žádost ve správném stavu (čeká na rozhodnutí)?
• Je aktuální kolo schvalovací nebo formulářové?
• Nejste náhodou žadatelem této žádosti (podle nastavení nemusíte moci schvalovat vlastní žádosti)?

Nedostávám e-mailové notifikace

Pokud vám nepřicházejí e-maily o žádostech, zkontrolujte:

• Máte v systému vyplněnou správnou e-mailovou adresu?
• Není e-mail ve složce spam nebo nevyžádané?
• Je u typu žádosti povoleno odesílání e-mailových notifikací?
• Kontaktujte administrátora pro ověření nastavení e-mailového serveru.

Chci upravit již vyplněnou žádost

Pokud potřebujete upravit vyplněnou žádost:

• Pokud ještě nebyla schválena, můžete požádat schvalovatele, aby ji vrátil k doplnění.
• Pokud již byla schválena a typ žádosti to umožňuje, použijte tlačítko Změnit žádost.
• Pokud typ žádosti neumožňuje změny po schválení, kontaktujte administrátora.

Nevím, v jakém je žádost stavu

Pro zjištění aktuálního stavu žádosti:

• Otevřete detail žádosti kliknutím na její ID.
• V horní části detailu je zobrazen aktuální stav.
• Otevřené kolo je aktuálně zpracovávané kolo.
• V historii vidíte všechny provedené akce v chronologickém pořadí.

Potřebuji smazat žádost

Mazání žádostí je povoleno pouze administrátorům:

• Běžní uživatelé nemohou žádosti mazat.
• Namísto mazání použijte zamítnutí žádosti s uvedením důvodu.
• Pokud je potřeba žádost skutečně smazat, kontaktujte administrátora.

Tipy pro efektivní práci

Rychlé zpracování čekających žádostí

• Použijte stavové tlačítko Čekající na schválení pro zobrazení pouze žádostí vyžadujících vaši akci.
• Badge s číslem na kartě typu žádosti ukazuje počet vašich aktivních žádostí.
• Zpracovávejte žádosti průběžně, neodkládejte je na poslední chvíli.
• Využívejte hromadné schvalování pro rychlé zpracování více podobných žádostí.

Správné vyplňování formulářů

• Před odesláním zkontrolujte všechna vyplněná pole.
• Vyplňujte údaje co nejpřesněji, ušetříte tím čas při schvalování.
• U textových polí s formátováním využívejte tučné písmo pro zvýraznění důležitých informací.
• Připojujte relevantní přílohy jako podporu vaší žádosti.

Efektivní schvalování

• Před rozhodnutím si prohlédněte všechna vyplněná kola.
• Používejte poznámky pro vysvětlení vašeho rozhodnutí.
• Pokud jsou informace neúplné, vraťte žádost k doplnění místo zamítnutí.
• Při vrácení jasně popište, co je potřeba doplnit nebo opravit.

Přehled o žádostech

• Pravidelně kontrolujte sekci Čekající na schválení.
• Využívejte filtrování podle data pro kontrolu starších žádostí.
• Export do Excelu použijte pro vytvoření reportů a analýz.
• Historie žádosti vám poskytne kompletní přehled o celém procesu.

Bezpečnost a soukromí

Ochrana dat

• Všechny žádosti jsou uloženy v zabezpečené databázi systému eIntranet.
• Přístup k žádostem je kontrolován pomocí uživatelských oprávnění.
• Každá akce se zaznamenává do historie s uvedením autora.
• Připojené soubory jsou uloženy na zabezpečeném serveru.

Přístupová práva

• Každý uživatel vidí pouze žádosti, ke kterým má oprávnění.
• Schvalovatelé vidí pouze relevantní žádosti podle nastavení viditelnosti.
• Administrátoři mají přístup ke všem žádostem pro účely správy systému.
• Mazat žádosti mohou pouze oprávnění administrátoři.

Audit trail

• Systém zaznamenává každou akci provedenou se žádostí.
• Historie je neměnná a nelze ji dodatečně upravovat.
• Každý záznam obsahuje datum, čas a jméno osoby, která akci provedla.
• Historie slouží pro případné kontroly a audity.

---

Datum poslední aktualizace: 2025-11-11