Dovolené

Přehled

Modul Dovolené (volno, absence, dovolená zaměstnanců) slouží k evidenci a správě žádostí o volno v rámci organizace. Umožňuje zaměstnancům podávat žádosti o různé typy volna, nadřízeným tyto žádosti schvalovat nebo zamítat a automaticky zapisovat schválené dovolené do modulu Docházka. Systém podporuje jednokolové i dvoukolové schvalování a evidenci v dnech nebo hodinách.

Klíčové funkce

Podávání žádostí o dovolenou, sick day, lékařskou péči, neplacené a placené volno
Schvalování žádostí nadřízeným, volitelně dvoukolové schvalování s finálním schvalovatelem
Automatický zápis schválené dovolené do modulu Docházka
Evidence dovolené v pracovních dnech nebo hodinách
Měsíční a roční kalendářní přehled dovolených
Přehled zbývající dovolené pro každého zaměstnance
Detekce konfliktů – přehled ostatních zaměstnanců na dovolené ve stejném období
Export dovolených do formátu Excel (XLSX) a CSV
E-mailové notifikace žadateli i schvalovateli při každé změně stavu

Přístup a nastavení

Jak se dostat do modulu Dovolené

Navigační cesta do modulu Dovolené: Hlavní menu → Dovolené. Modul je dostupný pouze uživatelům s přiděleným oprávněním. Pokud nemáte přístup, kontaktujte administrátora systému.

Nastavení modulu Dovolené

Konfigurace modulu Dovolené je dostupná přes Nastavení → Dovolené. Nastavení je rozděleno do čtyř záložek:

Uživatelská práva – nastavení počtu dní nebo hodin dovolené pro každého zaměstnance a rok, přidělení oprávnění k zadávání a schvalování
Obecná nastavení – globální volby modulu (způsob evidence, typy volna, dvoukolové schvalování)
Historie práv – přehled změn uživatelských oprávnění
RestAPI – nastavení přístupu přes REST API

Tip: Na záložce Uživatelská práva lze nastavený počet dní nebo hodin zkopírovat z předchozího roku tlačítkem Kopírovat z roku [předchozí rok]. U hierarchických organizací lze oprávnění ke schvalování automaticky přiřadit nadřízeným z hierarchie zaměstnanců tlačítkem Podřízení z hier. zaměstnanců.

Oprávnění a přístupová práva k modulu Dovolené

Oprávnění	Popis
Žádné	Uživatel nemá přístup do modulu Dovolené
Zadat o dovolené	Uživatel může podávat žádosti o dovolenou pouze za sebe
Vidět dovolené uživatelů	Uživatel vidí schválené dovolené vybraných zaměstnanců (bez možnosti schvalovat)
Zadat a schvalovat dovolené uživatelům	Nadřízený může zadávat a schvalovat dovolené přiřazeným podřízeným
Vidět všechny neschválené dovolené	Uživatel vidí veškeré čekající žádosti v celé firmě
Zadat a schvalovat dovolené všem	Plný přístup – správce modulu, může spravovat dovolené všech zaměstnanců
Stahovat měsíční přehled (XLS/CSV)	Oprávnění exportovat přehledy dovolených do souborů Excel nebo CSV

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka modulu Dovolené

Hlavní obrazovka modulu Dovolené obsahuje čtyři záložky přepínatelné tlačítky v horní části stránky:

Žádosti – tabulkový seznam žádostí o dovolenou s možností schvalování. Číslo v modrém odznaku zobrazuje počet žádostí čekajících na schválení.
Měsíční přehled – kalendář zobrazující dovolené všech zaměstnanců v daném měsíci
Roční přehled – souhrnný pohled na celý rok
Zbývající dovolená – přehled vyčerpané a zbývající dovolené každého zaměstnance

Filtry v záložce Žádosti

V záložce Žádosti jsou dostupné tyto filtry:

Zaměstnanec – výběr konkrétního zaměstnance, nebo zobrazení všech
Rok – výběr roku (aktuální rok a 4 předchozí roky)
Měsíc – filtr na konkrétní měsíc, nebo zobrazení celého roku
Typ – filtr podle typu volna (dovolená, sick day, lékař apod.)

Po nastavení filtrů klikněte na tlačítko Zobrazit dovolené/žádosti.

Stavové filtry žádostí

Žádosti lze filtrovat podle stavu pomocí tlačítek nad tabulkou:

Vše – zobrazí všechny žádosti
Ke schválení – žádosti čekající na schválení (stav: čeká nebo schváleno v 1. kole)
Schválené – schválené žádosti
Zamítnuté – zamítnuté žádosti
Ke zrušení – žádosti o zrušení schválené dovolené
Zrušené – zrušené dovolené

Základní operace

Postup: Jak podat žádost o dovolenou

V modulu Dovolené vyberte zaměstnance ve filtru (nebo se zobrazíte vy sami) a zadejte žádost.

Otevřete modul Dovolené
Ve filtru vyberte příslušného zaměstnance v poli Zaměstnanec
Klikněte na tlačítko Zadat žádost o dovolenou za uživatele [jméno]
V dialogovém okně vyplňte:
- Typ – vyberte typ volna (dovolená, sick day, lékař, neplacené volno, placené volno)
- Od – datum začátku dovolené
- Do – datum konce dovolené
- Místo pobytu – volitelně uveďte místo pobytu během dovolené
- Zastupující – volitelně uveďte jméno zástupce (pokud je tato volba v nastavení zapnutá)
Při evidenci v dnech: u prvního a posledního dne zvolte, zda jde o Celý den nebo Půl den
Při evidenci v hodinách: zadejte počet hodin pro první a poslední den, případně vyberte část směny
Klikněte na Uložit

Poznámka: Žádost přesahující přes roční hranici (začátek v jednom roce, konec v druhém) není povolena. Každou žádost je nutné zadat v rámci jednoho kalendářního roku. Systém automaticky odešle e-mail schvalovateli s žádostí o schválení nebo zamítnutí.

Postup: Schválení žádosti o dovolenou

V modulu Dovolené jsou žádosti čekající na schválení označeny v záložce Žádosti. Oprávnění ke schválení musí být přiděleno v nastavení modulu.

Otevřete modul Dovolené a klikněte na záložku Žádosti
Případně přepněte filtr na Ke schválení pro přehled čekajících žádostí
Ve sloupci Schválit/zamítnout klikněte na tlačítko Schválit (zelené)
Pokud dovolená již začala nebo proběhla, systém zobrazí varovné potvrzovací okno – potvrďte kliknutím na OK
Schválená dovolená je automaticky zapsána do modulu Docházka a zaměstnanec obdrží e-mail s potvrzením

Tip: Schvalovat lze i přímo z e-mailu, který schvalovatel obdrží po podání žádosti – e-mail obsahuje tlačítka Schválit / Zamítnout.

Postup: Zamítnutí žádosti o dovolenou

V modulu Dovolené mohou oprávnění schvalovatelé zamítat žádosti, dokud žádost ještě nebyla schválena.

Otevřete modul Dovolené a najděte žádost ve stavu Čeká na schválení
Klikněte na tlačítko Zamítnout (červené)
V dialogovém okně vyplňte pole Důvod zamítnutí
Klikněte na Uložit
Zaměstnanec obdrží e-mail s informací o zamítnutí a uvedeným důvodem

Postup: Zrušení schválené dovolené

Schválenou dovolenou lze zrušit celou nebo jen část. Zaměstnanec může požádat o zrušení, nadřízený může zrušit přímo.

Najděte schválenou dovolenou v tabulce žádostí
Klikněte na ikonu zrušení u záznamu
V dialogovém okně Zrušení dovolené vyplňte:
- Důvod zrušení – popis důvodu
- Zrušit – vyberte Celou nebo Pouze část
- Pokud rušíte pouze část: zadejte rozsah dat Zrušit od a do (v rámci rozsahu původní dovolené)
Klikněte na Uložit

Poznámka: Pokud zaměstnanec nemá oprávnění ke schvalování, systém odešle žádost o zrušení schvalovateli (stav žádosti se změní na Žádána žádost o zrušení). Schvalovatel pak zrušení potvrdí nebo odmítne.

Pokročilé funkce

Typy volna v modulu Dovolené

Modul Dovolené podporuje více typů volna (absence). Typy jsou konfigurovány v nastavení modulu Docházka a přiřazeny modulu Dovolené v obecných nastaveních. Typické typy volna zahrnují:

Dovolená – standardní placená dovolená
Sick day – pracovní neschopnost bez doložení lékaře
Lékař – návštěva lékaře
Neplacené volno – volno bez nároku na mzdu
Placené volno – jiné placené volno (např. studijní, osobní)

Každý typ volna má přiřazen roční limit (počet dní nebo hodin) nastavený individuálně pro každého zaměstnance v záložce Uživatelská práva v nastavení modulu. Systém hlídá, zda zaměstnanec nepřekračuje přidělený limit, a v případě překročení neumožní odeslání žádosti (pokud není povoleno čerpání do mínusu).

Evidence dovolené v hodinách nebo dnech

Modul Dovolené eviduje čerpání volna dvěma způsoby, dle konfigurace v obecných nastaveních:

Evidence v dnech – dovolená se eviduje jako celé nebo půldenní pracovní dny. Při zadání lze zvolit, zda první a/nebo poslední den jsou celé nebo půldenní.
Evidence v hodinách – dovolená se eviduje po hodinách. Při zadání se zobrazí přehled pracovních dní ve zvoleném období a pro každý den lze zadat počet hodin čerpání. Systém umožňuje zadat i část směny (první nebo druhá polovina).

Příklad: Při evidenci v hodinách se v dialogu žádosti zobrazí tabulka s jednotlivými pracovními dny a políčky pro zadání hodin. Systém průběžně kontroluje, zda celkový počet zadaných hodin nepřekračuje roční nebo měsíční limit.

Zobrazení detailu hodin ve dnech

U žádostí evidovaných v hodinách je v tabulce žádostí dostupná ikona informace. Kliknutím na ni se otevře přehled hodin rozdělených po jednotlivých dnech – zobrazí se tabulka s datem, počtem hodin a případně označením části směny.

Dvoukolové schvalování dovolené

Pokud je v obecném nastavení modulu aktivováno dvoukolové schvalování, žádost prochází dvěma schvalovateli:

První kolo – přímý nadřízený schválí žádost. Stav se změní na Schváleno v 1. kole.
Druhé (finální) kolo – finální schvalovatel (nastaven v obecném nastavení modulu) žádost definitivně schválí. Teprve po tomto kroku je dovolená zapsána do docházky.

Poznámka: Finální schvalovatel vidí v tabulce žádostí tlačítko Schválit u žádostí ve stavu Schváleno v 1. kole.

Kontrola konfliktů dovolených

Modul Dovolené umožňuje zobrazit přehled kolegů, kteří jsou ve stejném období na dovolené – pro odhalení personálních konfliktů. Funkce Konflikty je dostupná pro oprávněné uživatele přímo ze záznamu žádosti.

Postup: Klikněte na ikonu Konflikty u příslušné žádosti. Zobrazí se přehledná tabulka s každým dnem plánované dovolené a seznam kolegů, kteří jsou ve stejný den na dovolené. Legenda rozlišuje stavy:

Schválená dovolená – zelený odznak
Schváleno v 1. kole – modrý odznak
Čeká na schválení – žlutý odznak

Export dovolených do Excelu (XLSX) a CSV

Modul Dovolené umožňuje exportovat přehled dovolených do souborů Excel nebo CSV. Exportovat lze uživatelé s oprávněním ke stahování měsíčního přehledu.

Postup pro export v záložce Měsíční přehled:

Nastavte filtr na požadovaný měsíc a rok
Klikněte na tlačítko Stáhnout XLS pro export do Excelu nebo Stáhnout CSV pro textový export
Soubor se automaticky stáhne do vašeho počítače

Soubor Excel obsahuje přehled zaměstnanců se sloupcovým zobrazením dnů v měsíci, kde jsou vyznačeny dny dovolené barevně dle typu volna. Poslední sloupec zobrazuje celkový součet za měsíc. Soubor CSV je určen pro import do mzdových systémů a obsahuje osobní číslo zaměstnance, středisko, počet dní a hodin dovolené.

Zadávání dovolené za jiného zaměstnance

Oprávnění uživatelé (nadřízení nebo správci modulu) mohou zadávat žádosti o dovolenou jménem jiného zaměstnance. V nastavení modulu Dovolené lze každému uživateli nastavit, za které zaměstnance může podávat žádosti (sekce Přidělení práv pro zadání žádosti o dovolenou za).

E-mailové notifikace v modulu Dovolené

Systém automaticky odesílá e-mailové notifikace v těchto situacích:

Po podání žádosti – schvalovatel obdrží e-mail s detaily žádosti a tlačítky Schválit / Zamítnout
Po schválení žádosti – zaměstnanec obdrží potvrzení o schválení
Po zamítnutí žádosti – zaměstnanec obdrží informaci o zamítnutí s důvodem
Před nástupem na dovolenou – zaměstnanec i schvalovatel obdrží připomínku
Po schválení – volitelně lze nastavit, že informaci obdrží i další uživatelé (nastavení Po schválení navíc zaslat info na)

Nastavení počtu dní dovolené pro zaměstnance

Postup: Nastavení počtu dní nebo hodin dovolené zaměstnanci

V nastavení modulu Dovolené na záložce Uživatelská práva lze každému zaměstnanci zadat roční nárok na dovolenou pro každý typ volna a každý rok zvlášť.

Přejděte do Nastavení → Dovolené
Na záložce Uživatelská práva vyberte příslušný rok v rozbalovacím menu
V tabulce najděte řádek zaměstnance
Do pole pod sloupcem příslušného typu volna zadejte počet dní nebo hodin (dle konfigurace systému)
Hodnota se uloží automaticky po opuštění pole

Tip: Pokud se roční nároky oproti minulému roku nemění, použijte tlačítko Kopírovat z roku [předchozí rok], které zkopíruje všechna nastavení z předchozího roku najednou.

Nastavení oprávnění ke schvalování dovolené

V nastavení modulu Dovolené na záložce Uživatelská práva jsou dostupné přepínače pro každého zaměstnance:

Zadat o dovolené – zaměstnanec smí podávat vlastní žádosti
Vidět dovolené uživatelů – kliknutím na ikonu se otevře dialog pro výběr zaměstnanců, jejichž schválené dovolené tento uživatel uvidí
Zadat a schvalovat dovolené uživatelům – kliknutím na ikonu se otevře dialog pro výběr zaměstnanců, jejichž dovolené může tento uživatel zadávat a schvalovat
Vidět všechny neschválené dovolené – uživatel uvidí veškeré čekající žádosti v celé firmě
Zadat a schvalovat dovolené všem – plný přístup ke správě dovolených
Stahovat měsíční přehled XLS/CSV – povolení exportu
Po schválení navíc zaslat info na – výběr uživatelů, kteří obdrží kopii potvrzení o schválení

Integrace s dalšími moduly

Propojení modulu Dovolené s modulem Docházka

Modul Dovolené je těsně propojen s modulem Docházka (evidence pracovní doby, příchody a odchody). Po schválení žádosti o dovolenou systém automaticky vytvoří záznamy v modulu Docházka za příslušné pracovní dny. Pokud je dovolená zrušena, záznamy v docházce jsou odpovídajícím způsobem upraveny nebo odstraněny. Tím je zajištěna konzistence dat mezi oběma moduly.

Poznámka: Pokud má firma nastaven plán docházky (pracovní kalendář), systém při zadávání žádosti ověřuje, zda jsou pro dané období v plánu záznamy. Chybějící plán docházky může způsobit, že žádost nebude možné zadat.

Propojení modulu Dovolené s modulem Cestovní příkazy

Modul Dovolené sdílí s modulem Cestovní příkazy evidenci zaměstnanců a jejich pracovní fond. Pracovní dny zaměstnance (počet hodin za den) nastavený v profilu zaměstnance se používá jak při výpočtu dovolené (v hodinové evidenci), tak při výpočtu náhrad v cestovních příkazech.

Řešení problémů

Časté dotazy k modulu Dovolené

Otázka: Tlačítko Uložit je šedé a nelze odeslat žádost o dovolenou.

Řešení: Systém blokuje odeslání žádosti, pokud by zadaný počet dní nebo hodin překročil roční nebo měsíční limit. Zkontrolujte zobrazený součet čerpaných dní nebo hodin. Pokud máte dostatečný zůstatek, ale tlačítko je stále nedostupné, ověřte, že datum začátku a datum konce jsou ve stejném kalendářním roce. Žádost přesahující dva roky není povolena.

Otázka: Systém hlásí, že nemám nahraný plán docházky.

Řešení: Firma má zapnutý systém plánování pracovní doby. Kontaktujte administrátora, aby do modulu Docházka vložil plán pracovní doby pro příslušný rok nebo zaměstnance.

Otázka: Nemohu najít tlačítko pro podání žádosti o dovolenou.

Řešení: Tlačítko pro podání žádosti se zobrazí až po výběru konkrétního zaměstnance ve filtru. Vyberte zaměstnance (sebe nebo podřízeného) a tlačítko se zobrazí.

Otázka: Žádost má stav Schváleno v 1. kole, ale v docházce se nic nezobrazuje.

Řešení: Firma má nastaveno dvoukolové schvalování. Žádost musí schválit ještě finální schvalovatel (nastaven v obecném nastavení modulu). Teprve po druhém schválení se dovolená zapíše do docházky.

Otázka: Jak zaměstnanec podá žádost o zrušení schválené dovolené?

Řešení: Zaměstnanec klikne na ikonu zrušení u schválené dovolené, vyplní důvod a odešle formulář. Pokud nemá oprávnění ke schvalování, žádost se odešle schvalovateli ke schválení (stav se změní na Žádána žádost o zrušení). Schvalovatel pak zrušení potvrdí nebo odmítne.

Tipy pro efektivní práci s modulem Dovolené

Tip: Pro rychlý přehled čekajících žádostí klikněte na záložku Žádosti a přepněte filtr na Ke schválení – počet čekajících žádostí je vidět i v odznaku na záložce.
Tip: Schválit nebo zamítnout žádost lze přímo z e-mailu bez nutnosti přihlášení do systému – e-mail obsahuje aktivní tlačítka.
Tip: Záložka Zbývající dovolená poskytuje okamžitý přehled, kolik dní nebo hodin z přiděleného nároku každý zaměstnanec ještě nevyčerpal.
Tip: Pomocí funkce Konflikty lze před schválením dovolené ověřit, zda ve stejném období nebude nepřítomno příliš mnoho kolegů z týmu.
Tip: Export do Excelu z záložky Měsíční přehled je barevně odlišen dle typů volna, což usnadňuje orientaci v přehledu.
Tip: Při nastavení práv ke schvalování lze u firem s hierarchií zaměstnanců využít tlačítko Podřízení z hier. zaměstnanců, které automaticky nastaví nadřízeným právo schvalovat dovolené jejich podřízených.

Wiki - eIntranet.net