Rozpis prací

Úvod a přehled modulu

Modul Rozpis prací je komplexní nástroj určený pro plánování a organizaci pracovních činností zaměstnanců v rámci týmů. Umožňuje vedoucím pracovníkům efektivně rozvrhnout práci jednotlivých zaměstnanců v čase, sledovat jejich vytížení a sdílet pracovní plány s celým týmem.

Tento modul je navržen s maximální flexibilitou a podporuje různé typy organizací a způsoby plánování. Můžete vytvářet neomezené množství týmů, přiřazovat k nim zaměstnance s různými úrovněmi přístupových práv a využívat barevné kategorie pro přehlednou vizualizaci jednotlivých typů činností.

Klíčové vlastnosti modulu

• Týmová organizace s podporou více samostatných rozpisu prací
• Čtyři úrovně přístupových práv pro detailní řízení oprávnění
• Kalendářní zobrazení s řádky zaměstnanců a sloupci dat
• Barevné označení činností pro rychlou orientaci
• Podpora více záznamů pro jeden den u jednoho zaměstnance
• Integrace s modulem Rezervace vozidel
• Hromadné zasílání rozpisů emailem
• Tisk a export do PDF formátu
• Automatické přidávání zaměstnanců do nových rozpisů
• Přehledné zobrazení včetně nebo bez volných dní

Typické scénáře využití

• Plánování pracovních směn v provozních týmech
• Rozvrhování montážních a servisních prací v terénu
• Organizace projektových činností mezi členy týmu
• Koordinace výjezdů a služebních cest
• Plánování údržbových a kontrolních činností
• Rozvržení pracovníků na různá pracoviště nebo objekty

Hlavní funkce a možnosti

Týmové rozvrhy

Modul je postaven na konceptu týmů, kde každý tým představuje samostatný rozpis prací. Můžete vytvořit libovolné množství týmů podle potřeb vaší organizace - například samostatný rozpis pro montážní tým, pro servisní techniky, pro vedoucí pracovníky nebo pro jednotlivé divize společnosti.

Kalendářní zobrazení

Pracovní rozvrh je zobrazen ve formě tabulky, kde řádky představují jednotlivé zaměstnance a sloupce představují jednotlivé dny v požadovaném časovém období. Toto uspořádání umožňuje rychlý přehled o tom, kdo má naplánováno co a kdy.

Flexibilní časové období

Můžete si zvolit libovolné časové období pro zobrazení rozpisu, typicky jeden týden, dva týdny nebo měsíc. Systém podporuje zobrazení až 50 dní najednou. Pro delší období je vhodnější rozdělit plánování na více samostatných rozpisů.

Barevné kategorie

Pro lepší orientaci v rozpisu můžete využít barevné označení jednotlivých činností. Každý tým může mít definováno až 8 barevných kategorií s vlastním názvem. Barvy se přiřazují jednoduše přetažením barevné kategorie na požadované pole v kalendáři.

Textové záznamy

Ke každému dni a zaměstnanci můžete připsat textový popis činnosti, například popis zakázky, číslo objednávky, adresu pracoviště nebo jakékoliv jiné poznámky potřebné pro správné plnění pracovních úkolů.

Více polí na jeden den

Pokud zaměstnanec má během jednoho dne vykonat více různých činností, můžete aktivovat režim více polí pro jeden den. V takovém případě bude moci každý zaměstnanec mít pro jeden den několik samostatných záznamů s vlastními popisy a barvami.

Integrace s rezervací vozidel

Pokud máte aktivní modul Rezervace vozidel, můžete přímo z rozpisu prací vytvořit rezervaci vozidla pro konkrétního zaměstnance na konkrétní den. Potvrzené rezervace se následně zobrazují přímo v rozpisu prací u daného zaměstnance a dne.

Sdílení a komunikace

Rozpis prací můžete hromadně rozeslat emailem všem zaměstnancům nebo vybrané skupině. Email obsahuje přímý odkaz na rozpis v systému, kde si každý zaměstnanec může aktuální plán zobrazit.

Tisk a export

Rozpis můžete vytisknout nebo uložit jako PDF dokument. Tištěná verze obsahuje přehlednou tabulku se všemi zaměstnanci a jejich plánovanými činnostmi včetně barevného označení.

Týmy a jejich nastavení

Vytvoření nového týmu

Před začátkem práce s modulem je nutné vytvořit alespoň jeden tým. Vytvoření týmu provádějí uživatelé s administrátorským přístupem k modulu následujícím způsobem:

1. Přejděte do nabídky Nastavení
2. V levém menu zvolte položku Rozpis prací
3. V záložce Uživatelská práva / Týmy klikněte na tlačítko Vytvořit tým
4. Zadejte název týmu, například "Montážní tým", "Servisní technici" nebo "Vedoucí pracovníci"
5. Potvrďte tlačítkem Uložit

Konfigurace týmu

Po vytvoření týmu je nutné provést jeho základní nastavení. Kliknutím na záložku s názvem týmu se zobrazí všechny konfigurační možnosti.

Využívat barvy

Tato volba aktivuje možnost barevného označení jednotlivých činností v rozpisu. Po zaškrtnutí se zobrazí další nastavení pro definici barevných kategorií. Barevné označení výrazně zvyšuje přehlednost rozpisu, zejména pokud rozlišujete několik typů činností.

Předdefinované barvy

Po aktivaci barevného označení můžete definovat až 8 barevných kategorií. Pro každou kategorii nastavte:

• Název - textový popis kategorie, například "Montáž", "Servis", "Školení", "Dovolená", "Nemocenská"
• Barva - vyberte barevný odstín pomocí barevného výběru. Pro lepší přehlednost volte výrazně odlišné barvy
• Vložit i text - pokud zaškrtnete tuto volbu, při přetažení barvy do kalendáře se automaticky vyplní i textový popis podle názvu kategorie

Příklad nastavení barevných kategorií pro montážní tým:

• Červená - "Havárie" (s textem)
• Modrá - "Běžná montáž" (s textem)
• Zelená - "Oprava v servise" (s textem)
• Žlutá - "Školení" (s textem)
• Oranžová - "Administrativa" (bez textu)
• Fialová - "Inventura" (s textem)

Možnost rezervovat vozidlo

Toto nastavení zpřístupní tlačítko pro rezervaci vozidla přímo z rozpisu prací. Předpokladem je aktivní modul Rezervace vozidel a alespoň jedno vozidlo povolené k rezervaci v Evidenci vozidel. Po aktivaci této funkce se u každého zaměstnance a dne zobrazí tlačítko Zarezervovat vozidlo, které otevře dialog pro vytvoření rezervace s předvyplněným datem a žadatelem.

Více polí pro jeden den

Toto nastavení umožňuje vytvořit více samostatných záznamů pro jednoho zaměstnance v rámci jednoho dne. Využijete ho v situacích, kdy zaměstnanec během dne vykonává více různých činností na různých místech nebo má kombinaci různých úkolů.

Příklad využití: Servisní technik má v jeden den naplánováno dopoledne montáž u zákazníka A, odpoledne opravu u zákazníka B a večer vrácení materiálu do skladu. Každá činnost bude mít vlastní textový popis a případně i vlastní barevné označení.

Výchozí počet polí pro jeden den

Pokud aktivujete režim více polí, můžete nastavit, kolik záznamů se automaticky vytvoří pro každého zaměstnance na každý den. Typická hodnota je 2 nebo 3. Další pole můžete podle potřeby přidat kliknutím na ikonu plus v kalendářním zobrazení.

Úprava názvu týmu

Název týmu můžete kdykoli upravit následujícím způsobem:

1. V nastavení modulu přejděte na záložku požadovaného týmu
2. V horní části klikněte na tlačítko Upravit název
3. Zadejte nový název týmu
4. Potvrďte změnu

Smazání týmu

Pokud již tým nepotřebujete, můžete ho smazat. Upozornění: Smazáním týmu se smažou všechny související rozpisy a záznamy. Tuto operaci nelze vrátit zpět.

1. V nastavení modulu přejděte na záložku požadovaného týmu
2. V horní části klikněte na tlačítko Smazat tým
3. Potvrďte smazání v dialogovém okně

Uživatelská práva

Modul Rozpis prací využívá čtyřstupňový systém uživatelských práv, který umožňuje jemné řízení oprávnění jednotlivých zaměstnanců. Práva se nastavují samostatně pro každý tým, takže jeden zaměstnanec může mít v různých týmech různé úrovně práv.

Úroveň 0 - Bez přístupu

Zaměstnanec s touto úrovní oprávnění nemá k danému týmu žádný přístup. Tým se mu vůbec nezobrazí v seznamu dostupných rozpisů prací. Toto je výchozí nastavení pro všechny zaměstnance u nově vytvořeného týmu.

Použití: Tuto úroveň používejte pro zaměstnance, kteří nemají se zobrazovaným týmem nic společného a neměli by vidět jeho rozpis.

Úroveň 5 - Zobrazení svých rozvrhů

Zaměstnanec s tímto oprávněním vidí pouze vlastní záznamy v rozpisu. Zobrazí se mu kalendář, kde je viditelný pouze jeho vlastní řádek se všemi záznamy, které se ho týkají. Zaměstnanec vidí, co má naplánováno, ale nevidí rozvrhy ostatních kolegů z týmu.

Zaměstnanec s touto úrovní oprávnění nemůže provádět žádné změny, pouze si prohlíží vlastní rozvrh. Nemůže přidávat ani odebírat záznamy, měnit texty nebo barvy.

Použití: Tuto úroveň nastavte běžným zaměstnancům, kteří potřebují vědět, co mají naplánováno, ale nepotřebují vidět rozpisy ostatních a neprovádějí plánování.

Příklad: Montážní pracovník vidí, že má v pondělí montáž u firmy ABC, v úterý servis u firmy XYZ a ve středu školení. Nevidí ale, co mají naplánováno jeho kolegové.

Úroveň 10 - Zobrazení všech rozvrhů

Zaměstnanec s tímto oprávněním vidí kompletní rozpis všech zaměstnanců v týmu, včetně všech záznamů, barev a rezervací vozidel. Stále však nemůže provádět žádné změny v rozpisu.

Tato úroveň je vhodná pro zaměstnance, kteří potřebují vidět celkový přehled o plánování týmu, ale sami rozvrhy nevytvářejí ani neupravují. Například pro účely koordinace práce, zjištění dostupnosti kolegů nebo pro kontrolu vytížení týmu.

Použití: Nastavte tuto úroveň vedoucím pracovníkům, koordinátorům nebo asistentům, kteří potřebují přehled o celém týmu, ale nejsou zodpovědní za plánování.

Příklad: Mistr směny vidí, že montéři Novák a Svoboda jsou v pondělí na montáži, Dvořák má servis a Procházka je na školení. Podle toho může koordinovat další práce, ale samotný rozpis neupravuje.

Úroveň 15 - Plánování rozvrhů

Toto je nejvyšší úroveň oprávnění. Zaměstnanec s tímto oprávněním má plný přístup k rozpisu týmu. Může provádět všechny operace:

• Zobrazení rozpisu všech zaměstnanců
• Vytváření a úprava textových záznamů pro všechny zaměstnance
• Přiřazování barevných kategorií
• Přidávání a odebírání zaměstnanců z rozpisu
• Vytváření rezervací vozidel pro ostatní zaměstnance
• Přidávání dalších polí pro jeden den
• Hromadné zasílání rozpisů emailem

Použití: Tuto úroveň nastavte vedoucím pracovníkům, dispečerům nebo plánovačům, kteří jsou zodpovědní za sestavení a správu pracovních rozvrhů týmu.

Příklad: Vedoucí provozu vytváří týdenní rozpis pro celý montážní tým. Přiřazuje konkrétní zakázky jednotlivým montérům, rezervuje jim potřebná vozidla a na konci týdne rozešle rozpis všem emailem.

Nastavení přístupových práv

Přístupová práva nastavujete v sekci Nastavení - Rozpis prací následujícím způsobem:

1. Přejděte do nastavení modulu a zvolte záložku požadovaného týmu
2. V tabulce uživatelů najděte řádek se zaměstnancem, kterému chcete nastavit práva
3. Vyberte příslušnou úroveň práv kliknutím na odpovídající přepínač
4. Změna se uloží automaticky

Pro rychlé nastavení práv většímu počtu zaměstnanců využijte tlačítka Označit vše v záhlaví každého sloupce. Tato tlačítka nastaví vybranou úroveň práv všem zaměstnancům najednou.

Automatické přidávání zaměstnanců do rozpisu

V posledním sloupci tabulky práv najdete volbu Automaticky přidat zaměstnance do rozpisu. Pokud je tato volba zaškrtnuta, zaměstnanec bude automaticky přidán do každého nově vytvářeného rozpisu pro daný tým.

Tato funkce je velmi užitečná pro standardní členy týmu, kteří by měli být součástí každého rozpisu. Naopak pro příležitostné spolupracovníky nebo zaměstnance z jiných týmů tuto volbu nevyužívejte - přidáte je ručně pouze do těch rozpisů, kde jsou skutečně potřeba.

Příklad: V montážním týmu máte 5 stálých montérů. U všech pěti zaškrtnete automatické přidávání, takže při vytvoření nového období rozpisu se všichni pět automaticky objeví v seznamu. Občas vypomáhá i zaměstnanec ze skladu, ale toho přidáte ručně pouze v týdnech, kdy skutečně pomáhá.

Práce s kalendářem

Otevření modulu

Modul Rozpis prací otevřete z hlavní nabídky systému kliknutím na položku Rozpis prací. Po otevření se zobrazí seznam všech týmů, ke kterým máte přístup.

Výběr týmu

V horní části stránky se zobrazují panely všech týmů, ke kterým máte přiřazena práva na úrovni 5 nebo vyšší. Kliknutím na panel vybraného týmu se načte jeho rozpis prací.

Pokud se nezobrazuje žádný tým, znamená to, že nemáte přístup k žádnému rozpisu. Kontaktujte administrátora systému nebo vedoucího pro přidělení potřebných práv.

Nastavení časového období

Po výběru týmu se zobrazí formulář pro nastavení období plánování:

1. V poli Datum plánování zadejte počáteční datum období
2. V poli do zadejte konečné datum období
3. Systém automaticky načte rozpis pro zvolené období

Pro zadání data můžete využít:

• Přímé zadání z klávesnice ve formátu den.měsíc.rok, například 15.3.2024
• Výběr z kalendáře kliknutím do pole - otevře se přehledný kalendář

Systém podporuje zobrazení až 50 dní najednou. Pokud zvolíte delší období, koncové datum se automaticky upraví na 7 dní od počátečního data.

Včetně volných dní

Zaškrtávacím políčkem Včetně volných dní řídíte, zda se v kalendáři zobrazí i soboty, neděle a státní svátky, nebo pouze pracovní dny.

• Zaškrtnuto - zobrazí se všechny dny včetně víkendů a svátků
• Nezaškrtnuto - zobrazí se pouze pracovní dny

Výběr závisí na charakteru vašeho týmu. Pokud pracujete pouze v pracovních dnech, zaškrtnutí není nutné a rozpis bude přehlednější. Pokud váš tým pracuje i o víkendech nebo potřebujete plánovat i víkendové služby, zaškrtněte tuto volbu.

Struktura kalendáře

Kalendář je zobrazen jako tabulka:

• První sloupec - jména zaměstnanců jako odkazy na jejich profily
• Další sloupce - jednotlivé dny v rozmezí zvoleného období
• Záhlaví sloupců - název dne v týdnu a datum

V buňce na průsečíku zaměstnance a data se zobrazují a zadávají informace o plánované činnosti pro daného zaměstnance v daný den.

Vytvoření prvního rozpisu

Při prvním otevření nového období pro daný tým systém automaticky vytvoří prázdný rozpis pro všechny zaměstnance, kteří mají zaškrtnutou volbu Automaticky přidat zaměstnance do rozpisu.

Pokud tabulka zůstane prázdná, znamená to, že žádný zaměstnanec nemá tuto volbu aktivní. V takovém případě použijte tlačítko Přidat zaměstnance pro ruční přidání zaměstnanců do rozpisu.

Přidání zaměstnance do rozpisu

Pokud potřebujete do rozpisu přidat dalšího zaměstnance, postupujte následovně:

1. Klikněte na tlačítko Přidat zaměstnance v horní části stránky
2. V dialogovém okně vyberte jednoho nebo více zaměstnanců z rozbalovacího seznamu
3. Seznam obsahuje pouze zaměstnance s přístupem k modulu, kteří ještě nejsou v aktuálním období rozpisu
4. Pro výběr více zaměstnanců držte klávesu Ctrl a klikejte na požadovaná jména
5. Potvrďte tlačítkem Uložit

Přidaní zaměstnanci se automaticky zobrazí v tabulce rozpisu se všemi dny v aktuálně zvoleném období.

Odebrání zaměstnance z rozpisu

Pokud zaměstnanec v daném období nebude pracovat nebo byl přidán omylem, můžete ho z rozpisu odebrat:

1. Najděte řádek s požadovaným zaměstnancem
2. V prvním sloupci vedle jména klikněte na ikonu křížku
3. Potvrzením se zaměstnanec odebere ze všech dní aktuálního období

Upozornění: Odebráním zaměstnance se smažou všechny jeho záznamy v aktuálně zvoleném období. Pokud pouze potřebujete vymazat konkrétní dny a zachovat ostatní, smažte texty v jednotlivých buňkách, ale zaměstnance neodebírejte.

Zadávání textových záznamů

Základní způsob plánování je zadávání textových popisů činností:

1. Najděte buňku na průsečíku zaměstnance a data
2. Klikněte do textového pole v buňce
3. Zadejte popis činnosti, například "Montáž u firmy ABC, Hlavní 123, Praha"
4. Stiskněte Enter nebo klikněte mimo pole pro uložení
5. Záznam se automaticky uloží do databáze

Textové pole podporuje libovolný text, včetně diakritiky, čísel a běžných interpunkčních znamének. Doporučená délka textu je do 200 znaků pro zachování přehlednosti.

Přidání dalšího pole pro jeden den

Pokud má tým aktivní režim Více polí pro jeden den, můžete přidat další textové pole pro stejný den a zaměstnanca:

1. Najděte buňku s datem a zaměstnancem
2. V dolní části buňky klikněte na ikonu plus
3. Vytvoří se další textové pole pod stávajícími
4. Do nového pole zadejte další činnost pro tento den

Příklad použití: Zaměstnanec má dopoledne montáž u zákazníka A (první pole) a odpoledne servis u zákazníka B (druhé pole).

Barevné kategorie a jejich použití

Zobrazení barevných kategorií

Pokud má tým aktivní použití barev, zobrazí se pod nadpisem rozpisu pás s definovanými barevnými kategoriemi. Každá kategorie je reprezentována obdélníkem s ukázkou barvy a textem s názvem kategorie.

Přiřazení barvy k záznamu

Barevné kategorie přiřazujete metodou přetažení (drag and drop):

1. Najděte barevnou kategorii, kterou chcete použít
2. Stiskněte levé tlačítko myši na barevné kategorii a držte ho stisknuté
3. Táhněte myší nad buňku zaměstnance a data, kam chcete barvu přiřadit
4. Pusťte tlačítko myši - buňka se obarví zvolenou barvou

Pokud má barevná kategorie nastaveno Vložit i text, přiřazením barvy se automaticky vyplní i textové pole názvem kategorie.

Příklad: Přetáhnete červenou kategorii "Havárie" do buňky. Buňka se obarví červeně a do textového pole se automaticky vyplní text "Havárie".

Odebrání barvy

Pro odebrání barevného označení a vrácení buňky do standardního bílého pozadí použijte první položku v pásu barev označenou jako Smazat:

1. Přetáhněte bílou položku "Smazat" na obarvené pole
2. Barva se odstraní a buňka se vrátí do standardního vzhledu
3. Textový obsah zůstane zachován

Kombinace barev a textu

Můžete využít různé kombinace přístupů:

• Pouze barva bez textu - přetáhnete barvu do prázdného pole. Pole se obarví, text zůstane prázdný. Vhodné pro rychlé barevné rozlišení bez potřeby detailního popisu
• Barva s automatickým textem - přetáhnete barvu s aktivním příznakem "Vložit i text". Pole se obarví a vyplní se název kategorie
• Barva s vlastním textem - nejprve zadáte vlastní text ručně, poté přetáhnete barvu. Pole se obarví, váš text zůstane zachován
• Pouze text bez barvy - zadáte text bez přiřazení barvy. Vhodné pro detailní popis, kde barevné rozlišení není potřeba

Praktické využití barev

Barevné kategorie výrazně zvyšují přehlednost a rychlost orientace v rozpisu. Doporučené způsoby využití:

• Podle typu činnosti - modrá pro montáž, zelená pro servis, žlutá pro školení, červená pro havárie
• Podle priority - červená pro urgentní zakázky, oranžová pro prioritní, zelená pro běžné
• Podle pracoviště - různé barvy pro různé pobočky nebo objekty
• Podle stavu - šedá pro naplánováno, modrá pro rozpracováno, zelená pro dokončeno
• Podle absence - žlutá pro dovolenou, oranžová pro nemocenskou, fialová pro home office

Zobrazení barev v tisku

Při tisku rozpisu se barevné označení zachovává. Tištěná verze věrně zobrazuje všechny přiřazené barvy, takže papírová kopie má stejnou přehlednost jako elektronická verze.

Integrace s rezervací vozidel

Předpoklady pro rezervaci vozidel

Pro využití integrace s rezervací vozidel musí být splněny následující podmínky:

• V nastavení společnosti musí být aktivní modul Rezervace vozidel
• V Evidenci vozidel musí existovat alespoň jedno vozidlo označené jako "Povoleno k rezervaci"
• V nastavení týmu musí být zaškrtnuto Možnost rezervovat vozidlo
• Uživatel musí mít práva na úrovni 15 - Plánování rozvrhů

Vytvoření rezervace z rozpisu

Pokud jsou splněny všechny předpoklady, zobrazí se u každého zaměstnance a dne tlačítko Zarezervovat vozidlo:

1. Najděte zaměstnance a den, pro který chcete vytvořit rezervaci
2. Klikněte na tlačítko Zarezervovat vozidlo
3. Otevře se dialog s formulářem pro rezervaci vozidla
4. Pole žadatel a datum jsou automaticky předvyplněny podle rozpisu
5. Vyberte vozidlo z rozbalovacího seznamu
6. Upřesněte čas začátku a konce rezervace
7. Případně zadejte důvod rezervace nebo poznámku
8. Potvrďte tlačítkem Uložit

Zobrazení potvrzených rezervací

Potvrzené rezervace vozidel se automaticky zobrazují v buňkách rozpisu. U každé rezervace vidíte:

• Interní označení vozidla, pokud je vyplněno
• Název vozidla a státní poznávací značku v hranatých závorkách
• Ikonu křížku pro zrušení rezervace - viditelná pouze pro uživatele s právy na plánování

Příklad zobrazení: Ř123 [Škoda Octavia 3A1 2345]

Zrušení rezervace

Rezervaci vozidla můžete zrušit přímo z rozpisu:

1. V buňce s rezervací klikněte na ikonu křížku vedle názvu vozidla
2. Potvrďte zrušení v dialogovém okně
3. Rezervace bude zrušena a žadatel bude automaticky informován emailem

Pravidla a omezení

Pro jeden den a jednoho zaměstnance se zobrazí tlačítko pro rezervaci pouze pokud zaměstnanec ještě nemá pro tento den žádnou potvrzenou rezervaci. To zabraňuje omylem vytvořit více rezervací na stejný čas.

Pokud zaměstnanec potřebuje více vozidel ve stejný den nebo chcete změnit již vytvořenou rezervaci, je nutné přejít přímo do modulu Rezervace vozidel, kde máte k dispozici kompletní správu všech rezervací.

Tisk a export rozpisů

Příprava k tisku

Před tiskem si ujistěte, že máte nastaveno správné časové období a že rozpis obsahuje všechny potřebné informace. Tisk zachovává aktuálně zvolené období a všechny viditelné zaměstnance.

Postup tisku

Rozpis vytisknete následujícím způsobem:

1. V pravé horní části rozpisu klikněte na tlačítko Tisk
2. Otevře se nové okno prohlížeče s náhledem rozpisu pro tisk
3. Automaticky se spustí tiskový dialog prohlížeče
4. Vyberte tiskárnu nebo možnost uložení do PDF
5. Zkontrolujte náhled tisku a v případě potřeby upravte nastavení tiskárny
6. Potvrďte tisk

Export do PDF

Pro vytvoření PDF souboru místo fyzického tisku postupujte stejně jako při tisku, ale v tiskovém dialogu vyberte možnost Uložit jako PDF nebo Tisk do souboru PDF. Přesný název této možnosti závisí na použitém prohlížeči a operačním systému.

Formát tištěné verze

Tištěná verze obsahuje:

• Tabulku se všemi zaměstnanci a dny z aktuálně zvoleného období
• Záhlaví s názvy dnů a daty
• Barevné označení buněk podle přiřazených kategorií
• Textové popisy všech činností
• Informace o rezervovaných vozidlech
• Pergamen prokládání pro lepší čitelnost

Tipy pro kvalitní tisk

• Orientace stránky - pro širší období doporučujeme nastavit orientaci na na šířku v nastavení tiskárny
• Délka období - pro optimální čitelnost netiskněte více než 14 dní najednou. Pro delší období vytvořte více samostatných tisků
• Barevná tiskárna - pro plné využití barevného označení použijte barevnou tiskárnu. Na černobílé tiskárně se barvy zobrazí jako odstíny šedi
• Velikost písma - tištěná verze používá optimalizovanou velikost písma 3.1mm pro dobrou čitelnost

Tlačítko tisku v náhledu

V okně s náhledem tisku je v horní části zobrazeno tlačítko Tisk. Pokud se tiskový dialog automaticky neotevřel nebo jste ho zavřeli a chcete tisknout znovu, klikněte na toto tlačítko. Znovu se otevře tiskový dialog bez nutnosti načítat celý rozpis znovu.

Hromadné zasílání emailem

Kdy použít emailové rozeslání

Funkce hromadného zasílání je určena pro informování zaměstnanců o připraveném pracovním rozpisu. Typicky ji využijete:

• Po dokončení plánování nového týdne nebo měsíce
• Při změně rozpisu, o které je nutné informovat zaměstnance
• Pro pravidelné týdenní nebo měsíční rozesílání rozvrhů
• Pro zajištění, že všichni zaměstnanci mají aktuální informace

Postup zasílání

1. Ujistěte se, že máte nastaveno správné časové období rozpisu
2. V pravé horní části klikněte na tlačítko Zaslat emailem
3. Otevře se dialogové okno s výběrem příjemců
4. V rozbalovacím seznamu vyberte jednoho nebo více zaměstnanců
5. Pro výběr více zaměstnanců držte klávesu Ctrl a klikejte na jednotlivá jména
6. Seznam obsahuje pouze zaměstnance s přístupem k danému týmu
7. Potvrďte tlačítkem Odeslat

Obsah emailu

Automaticky vygenerovaný email obsahuje následující informace:

• Předmět - "Rozpis prací" s uvedením data od a do
• Úvodní text - informace, že na intranetu byl připraven rozpis prací
• Tabulka s detaily - datum od, datum do a odkaz na rozpis
• Odkaz - přímý odkaz na zobrazení rozpisu v systému s předvyplněným týmem a obdobím

Způsob doručení

Emaily jsou odeslány jako skryté kopie (BCC), takže jednotliví příjemci nevidí emailové adresy ostatních příjemců. Tím je zajištěna ochrana osobních údajů a profesionální vzhled komunikace.

Předpoklady pro úspěšné doručení

Pro správné doručení emailů je nutné, aby:

• Zaměstnanci měli ve svých profilech vyplněnou emailovou adresu
• Emailová adresa byla správně zadaná a funkční
• Emailový server společnosti byl správně nakonfigurován

Pokud některý zaměstnanec email neobdržel, zkontrolujte jeho emailovou adresu v profilu a případně se ujistěte, že email neskončil v nevyžádané pošte (spam).

Automatické předvyplnění odkazu

Odkaz v emailu automaticky předvyplňuje správný tým a časové období. Po kliknutí na odkaz se zaměstnanci zobrazí přesně ten rozpis, který jste mu zaslali, bez nutnosti ručního výběru týmu nebo období.

Opakované zasílání

Funkci můžete použít opakovaně bez omezení. Pokud v rozpisu provedete změny a chcete o nich informovat zaměstnance, jednoduše znovu použijte tlačítko Zaslat emailem a vyberte příjemce.

Často kladené otázky

1. Proč nevidím žádný tým v seznamu?

Pokud se po otevření modulu nezobrazí žádný tým, nemáte přístup k žádnému rozpisu prací. Kontaktujte administrátora systému nebo vedoucího pracovníka, aby vám přidělil přístupová práva alespoň na úrovni 5 - Zobrazení svých rozvrhů pro požadovaný tým.

2. Jak vytvořím nový tým?

Vytvoření týmu provádějí pouze uživatelé s administrátorským přístupem k modulu. Přejděte do Nastavení - Rozpis prací, v záložce Uživatelská práva / Týmy klikněte na tlačítko Vytvořit tým, zadejte název a potvrďte.

3. Mohu mít více týmů současně?

Ano, můžete vytvořit libovolné množství týmů. Každý tým funguje jako samostatný rozpis s vlastními zaměstnanci, právy a nastavením.

4. Jak změním časové období rozpisu?

V horní části rozpisu upravte pole Datum plánování - zadejte nové datum od a do. Po změně stiskněte Enter nebo klikněte mimo pole a rozpis se automaticky načte pro nové období.

5. Mohu zobrazit více než měsíc dopředu?

Systém podporuje zobrazení až 50 dní najednou. Pro delší období doporučujeme rozdělit plánování na více samostatných rozpisů nebo postupně posouvat zobrazované období.

6. Jak přidám zaměstnance do již vytvořeného rozpisu?

Klikněte na tlačítko Přidat zaměstnance v horní části rozpisu, vyberte požadované zaměstnance ze seznamu a potvrďte. Zaměstnanci se přidají do aktuálně zvoleného období.

7. Proč některý zaměstnanec není v seznamu k přidání?

V seznamu se zobrazují pouze zaměstnanci, kteří mají přístup k danému týmu alespoň na úrovni 5 a zároveň ještě nejsou v aktuálním období rozpisu přítomni. Pokud zaměstnanec chybí, zkontrolujte jeho přístupová práva v nastavení týmu.

8. Jak zaměstnance odeberu z rozpisu?

V prvním sloupci tabulky vedle jména zaměstnance klikněte na ikonu křížku a potvrďte odebrání. Zaměstnanec bude odstraněn ze všech dní aktuálně zvoleného období.

9. Smažou se při odebrání zaměstnance i jeho záznamy?

Ano, odebráním zaměstnance z rozpisu se smažou všechny jeho záznamy v aktuálně zvoleném období. Pokud pouze chcete vymazat konkrétní dny a zachovat ostatní, smažte texty v jednotlivých buňkách, ale zaměstnance neodebírejte.

10. Jak přiřadím barvu k záznamu?

Stiskněte levé tlačítko myši na požadované barevné kategorii nahoře, držte ho a přetáhněte myší na buňku zaměstnance a data. Po puštění tlačítka se buňka obarví.

11. Proč nevidím barevné kategorie?

Barevné kategorie se zobrazují pouze pokud má tým v nastavení zaškrtnutou volbu Využívat barvy. Tuto volbu může změnit pouze administrátor modulu v sekci Nastavení - Rozpis prací.

12. Jak vytvořím více záznamů pro jeden den?

Tým musí mít v nastavení aktivní volbu Více polí pro jeden den. Poté se v každé buňce zobrazí ikona plus, kterou můžete přidat další textové pole pod stávající.

13. Mohu zarezervovat vozidlo pro zaměstnance?

Ano, pokud má tým aktivní volbu Možnost rezervovat vozidlo, musí být povolen modul Rezervace vozidel a musíte mít práva na úrovni 15 - Plánování rozvrhů. V buňce se zobrazí tlačítko Zarezervovat vozidlo.

14. Proč se nezobrazuje tlačítko pro rezervaci vozidla?

Zkontrolujte tyto předpoklady: modul Rezervace vozidel musí být aktivní, v Evidenci vozidel musí existovat vozidlo povolené k rezervaci, v nastavení týmu musí být zaškrtnuto Možnost rezervovat vozidlo a musíte mít práva na úrovni 15.

15. Jak zruším rezervaci vozidla?

V buňce s rezervací klikněte na ikonu křížku vedle názvu vozidla a potvrďte zrušení. Žadatel bude automaticky informován emailem o zrušení rezervace.

16. Vidí všichni zaměstnanci stejný rozpis?

Ne, rozsah zobrazených informací závisí na úrovni přístupových práv. Zaměstnanci s právy na úrovni 5 vidí pouze vlastní řádek, zaměstnanci s právy 10 a 15 vidí celý rozpis všech zaměstnanců.

17. Můžu upravovat cizí záznamy?

Upravovat záznamy mohou pouze uživatelé s právy na úrovni 15 - Plánování rozvrhů. Tito uživatelé mohou upravovat záznamy všech zaměstnanců v týmu.

18. Jak rozešlu rozpis zaměstnancům emailem?

Klikněte na tlačítko Zaslat emailem, vyberte příjemce ze seznamu a potvrďte. Příjemci obdrží email s přímým odkazem na rozpis.

19. Proč zaměstnanec neobdržel email s rozpisem?

Zkontrolujte, zda má zaměstnanec ve svém profilu vyplněnou platnou emailovou adresu. Také se ujistěte, že email neskončil v nevyžádané pošte příjemce.

20. Jak vytisknu rozpis?

Klikněte na tlačítko Tisk v pravé horní části, automaticky se otevře tiskový dialog. Můžete tisknout na tiskárnu nebo uložit jako PDF soubor.

21. Zachová se v tisku barevné označení?

Ano, tištěná verze věrně zobrazuje všechny přiřazené barvy. Pro plné využití doporučujeme barevnou tiskárnu.

22. Co znamená automatické přidávání zaměstnanců?

Pokud má zaměstnanec v nastavení týmu zaškrtnutou volbu Automaticky přidat zaměstnance do rozpisu, bude automaticky přidán do každého nově vytvářeného období pro daný tým.

23. Můžu změnit název týmu?

Ano, v nastavení modulu přejděte na záložku požadovaného týmu, klikněte na tlačítko Upravit název, zadejte nový název a potvrďte.

24. Jak smažu celý tým?

V nastavení modulu na záložce týmu klikněte na tlačítko Smazat tým a potvrďte. Upozornění: Tím se smažou všechny související rozpisy a záznamy. Tuto operaci nelze vrátit zpět.

25. Zobrazí se v rozpisu i víkendy?

Závisí na zaškrtnutí volby Včetně volných dní. Pokud je zaškrtnuta, zobrazí se všechny dny včetně víkendů a svátků. Pokud ne, zobrazí se pouze pracovní dny.

Praktické příklady použití

Příklad 1: Týdenní plánování montážního týmu

Firma má montážní tým 6 pracovníků, který provádí instalace klimatizací. Vedoucí týmu každý pátek připravuje rozpis na následující týden.

Nastavení:

• Vytvořen tým "Montážní tým klimatizací"
• Aktivní využití barev s kategoriemi: Zelená "Nová instalace", Modrá "Servis", Červená "Havárie", Žlutá "Školení"
• Aktivní rezervace vozidel - každý montér potřebuje služební vůz
• Vedoucí má práva 15, montéři mají práva 5
• Všichni montéři mají aktivní automatické přidávání

Pracovní postup:

1. Vedoucí každý pátek otevře modul Rozpis prací
2. Nastaví období od pondělí do pátku následujícího týdne
3. Systém automaticky vytvoří prázdný rozpis pro všech 6 montérů
4. Vedoucí přiřadí jednotlivé zakázky - přetáhne zelenou barvu "Nová instalace" a doplní adresu zákazníka
5. Pro urgentní havárie použije červenou barvu
6. Ke každému dni a montéři přiřadí vozidlo kliknutím na Zarezervovat vozidlo
7. Po dokončení rozpisu klikne na Zaslat emailem a vybere všechny montéry
8. V pondělí ráno si každý montér zkontroluje svůj email a ví přesně, kam má jet a které vozidlo má použít

Příklad 2: Měsíční plánování servisního týmu

Společnost provozuje tým 10 servisních techniků, kteří pravidelně objíždějí zákazníky podle smluv o pravidelné údržbě. Dispečer plánuje práci na měsíc dopředu.

Nastavení:

• Vytvořen tým "Servisní technici"
• Aktivní využití barev: Modrá "Pravidelná údržba", Oranžová "Mimořádná kontrola", Červená "Porucha", Šedá "Dovolená"
• Více polí pro jeden den - jeden technik může mít až 3 zákazníky denně
• Dispečer má práva 15, technici mají práva 10 (vidí celý tým kvůli vzájemné koordinaci)

Pracovní postup:

1. Koncem měsíce dispečer nastaví období na celý následující měsíc
2. Protože je to více než 50 dní, rozdělí plánování na dvě poloviny měsíce
3. Podle smluv o údržbě postupně přiřazuje zákazníky k jednotlivým technikům
4. K jednomu dni přidá více záznamů pomocí ikony plus
5. První záznam: "ABC s.r.o., Praha 4, pravidelná údržba" s modrou barvou
6. Druhý záznam: "XYZ a.s., Praha 6, mimořádná kontrola" s oranžovou barvou
7. Pro dovolené použije šedou barvu bez dalšího textu
8. Když je první polovina měsíce hotová, rozešle ji emailem týmu
9. Po týdnu obdobně naplánuje druhou polovinu měsíce

Příklad 3: Směnový provoz ve výrobě

Výrobní provoz běží na tři směny, je nutné plánovat přesné rozložení pracovníků na jednotlivé směny a pracoviště.

Nastavení:

• Vytvořeny týmy "Směna ranní", "Směna odpolední", "Směna noční"
• Aktivní zobrazení včetně volných dní - výroba běží 7 dní v týdnu
• Aktivní využití barev: Zelená "Výrobní linka 1", Modrá "Výrobní linka 2", Oranžová "Údržba", Červená "Kontrola kvality"
• Mistr směny má práva 15, pracovníci mají práva 5

Pracovní postup:

1. Mistr každé směny plánuje samostatně svou směnu
2. Nastaví období na dva týdny dopředu včetně víkendů
3. Přiřadí pracovníky na jednotlivé linky pomocí barevného označení
4. Přetažením zelené barvy označí pracovníky na lince 1
5. Přetažením modré barvy označí pracovníky na lince 2
6. Speciální úkoly jako údržba nebo kontrola kvality označí odpovídajícími barvami
7. Každý pracovník vidí pouze vlastní rozpis, takže ví, na které lince bude pracovat
8. Při změně směny kvůli nemocenské nebo jiné absenci mistr rychle upraví rozpis a upozorní zaslaným emailem

Příklad 4: Koordinace projektového týmu

Projektový tým pracuje na více projektech současně, je potřeba koordinovat, kdo pracuje na kterém projektu v jakém dni.

Nastavení:

• Vytvořen tým "Projektoví pracovníci"
• Aktivní využití barev pro jednotlivé projekty: Červená "Projekt Alpha", Modrá "Projekt Beta", Zelená "Projekt Gamma", Žlutá "Administrativa", Fialová "Vzdělávání"
• Projektový manažer má práva 15, členové týmu mají práva 10 (vzájemná koordinace)

Pracovní postup:

1. Manažer na začátku týdne naplánuje rozpis práce na projektech
2. Přetažením červené barvy označí dny, kdy pracovník pracuje na projektu Alpha
3. Do textového pole doplní konkrétní úkol, například "Analýza požadavků modul CRM"
4. Podobně barevně rozliší ostatní projekty
5. Členové týmu vidí, kdo na čem pracuje, a mohou se vzájemně koordinovat
6. Když se objeví urgentní úkol, manažer upraví rozpis a upozorní tým emailem
7. Na konci týdne vytiskne rozpis jako podklad pro týmovou poradu

Příklad 5: Plánování terénních pracovníků s více činnostmi

Firma provádí měření a inspekce v terénu. Každý pracovník může mít během dne více různých činností na různých místech.

Nastavení:

• Vytvořen tým "Terénní inspektoři"
• Aktivní více polí pro jeden den s výchozím počtem 3
• Aktivní rezervace vozidel
• Aktivní využití barev: Modrá "Inspekce", Zelená "Měření", Oranžová "Konzultace", Červená "Urgentní kontrola"
• Koordinátor má práva 15, inspektoři mají práva 10

Pracovní postup:

1. Koordinátor plánuje týden s více činnostmi na den
2. Pro každého inspektora vytvoří 3 záznamy na den pomocí výchozího nastavení
3. První záznam: Dopolední inspekce - "Firma ABC, Praha 5, roční kontrola" s modrou barvou
4. Druhý záznam: Odpolední měření - "Firma XYZ, Praha 8, měření kvality" se zelenou barvou
5. Třetí záznam: Večerní konzultace - "Firma DEF, Praha 2, konzultace k certifikaci" s oranžovou barvou
6. Ke dni přiřadí vozidlo
7. Pokud inspektor potřebuje čtvrtou činnost, koordinátor přidá další pole ikonou plus
8. Inspektoři vidí celý tým a mohou se domluvit na vzájemné výpomoci při přetížení
9. Po dokončení plánu koordinátor rozešle rozpis emailem všem inspektorům

Tipy a osvědčené postupy

Plánování časových období

• Pro pravidelný provoz plánujte v týdenních cyklech od pondělí do neděle
• Pro lepší přehlednost netlačte do rozpisu více než 14 dní, pro delší období vytvořte více rozpisů
• Plánujte s dostatečným předstihem, ideálně alespoň týden dopředu
• Udržujte konzistentní rytmus plánování - například každý pátek rozpis na následující týden

Organizace týmů

• Vytvářejte týmy podle reálného rozdělení pracovníků ve firmě
• Pro velkého množství zaměstnanců s různými činnostmi vytvořte více menších týmů místo jednoho velkého
• Pojmenujte týmy jednoznačně a srozumitelně, aby bylo zřejmé, koho se týkají
• Pravidelně kontrolujte a aktualizujte členy týmů při změnách v organizační struktuře

Využití barevných kategorií

• Vyberte barvy s dostatečným kontrastem pro snadné rozlišení
• Používejte intuitivní barevné kódování - například červená pro urgentní, zelená pro běžné úkoly
• Udržujte konzistentní význam barev v čase, nežměňte často významy kategorií
• Aktivujte volbu "Vložit i text" u kategorií, kde je výhodné automatické vyplnění
• Ponechte některé kategorie bez automatického textu pro situace, kdy potřebujete vlastní popis

Správa přístupových práv

• Přidělujte práva podle skutečné role ve firmě a potřeby editace rozpisů
• Běžným zaměstnancům stačí úroveň 5 - vidí svoje rozvrhy a neplete je pohled na ostatní
• Úroveň 10 přidělte koordinátorům a asistentům, kteří potřebují přehled ale neplánují
• Úroveň 15 pečlivě přidělujte pouze skutečným plánovačům s odpovědností za tým
• Pravidelně kontrolujte přístupová práva a upravujte je při změnách pozic

Textové popisy činností

• Používejte stručné ale výstižné popisy
• Uvádějte klíčové informace - název zakázky, adresu, číslo objednávky
• Dodržujte jednotný formát zápisu v rámci týmu pro lepší přehlednost
• Využívejte zkratky pro často se opakující informace
• Příklad dobrého formátu: "Montáž - Firma ABC, Hlavní 123, Praha - ZAK2024-456"

Více polí na jeden den

• Aktivujte pouze pokud skutečně potřebujete více záznamů na den
• Nastavte výchozí počet podle typického množství činností - většinou 2 nebo 3
• Používejte konzistentně - například první pole pro dopolední činnost, druhé pro odpolední
• Při potřebě více polí je přidejte ikonou plus, ne vytvářením nového výchozího počtu

Integrace s vozidly

• Rezervujte vozidla přímo při plánování, ne dodatečně
• Kontrolujte dostupnost vozidel před vytvořením rozsáhlého rozpisu
• V popisu činnosti uveďte, zda je potřeba speciální vozidlo nebo výbava
• Při rušení rezervace vždy vyplňte důvod pro informaci žadatele

Komunikace s týmem

• Pravidelně rozesílejte rozpisy emailem, neočekávejte že si je zaměstnanci budou kontrolovat sami
• Rozesílejte v konzistentní časy - například každý pátek odpoledne rozpis na příští týden
• Při změně rozpisu vždy upozorněte dotčené zaměstnance novým emailem
• Kontrolujte, že zaměstnanci mají správné emailové adresy v profilech

Tisk a archivace

• Pravidelně tiskněte nebo ukládejte rozpisy jako PDF pro archivaci
• Pojmenujte PDF soubory systematicky, například "Rozpis_Montaz_2024-03-11_2024-03-17.pdf"
• Pro dlouhá období tiskněte na na šířku pro lepší využití stránky
• Uchovávejte vytištěné rozpisy jako podklad pro vyúčtování práce nebo kontrolu

Optimalizace pracovního postupu

• Vytvořte si šablonu standardního týdenního rozpisu a opakujte ji
• Využívejte kopírování textu - napište popis jednou a zkopírujte ho do dalších dní
• Plánujte nejprve prioritní zakázky a urgentní úkoly, běžné činnosti doplňte později
• Nechte si rezervu pro nečekané situace, neplánujte 100 procent kapacity
• Pravidelně vyhodnocujte skutečné plnění rozpisů a upravujte budoucí plánování

Řešení konfliktů a změn

• Při nemocenské nebo jiné absenci okamžitě upravte rozpis a informujte tým
• Využívejte barevné kategorie pro označení změn stavu - například oranžová pro změnu
• Dokumentujte důležité změny v poznámkách pro budoucí referenci
• Při velkých změnách vytvořte nový rozpis místo úpravy stávajícího

Bezpečnost a zálohování

• Systém automaticky ukládá všechny změny, není nutné ručně zálohovat
• Přesto doporučujeme pravidelný export do PDF pro nezávislou archivaci
• Nepřidělujte práva úrovně 15 příliš mnoha uživatelům kvůli bezpečnosti
• Při odchodu zaměstnance okamžitě odeberte jeho plánovací práva