Plan de trabajo (planificación de turnos, calendario del equipo, programa de trabajo)

Resumen

El módulo Plan de trabajo sirve para planificar el trabajo de los empleados día a día. El responsable o planificador anota junto a cada empleado y día una breve nota (por ejemplo, el tipo de turno, teletrabajo u otra información) y puede resaltar la celda con un color. Los empleados están divididos en equipos de trabajadores, para los que cada usuario tiene su propio nivel de acceso, desde la simple visualización de su propio horario hasta la planificación completa de todo el equipo. El módulo está conectado con el módulo Reserva de vehículos, de modo que para un día y un empleado concretos se puede crear directamente una solicitud de vehículo.

Funciones clave

• Tabla clara del plan por días y empleados, dividida en equipos de trabajadores
• Anotación de una nota de texto y marcado en color de la celda para un día y un empleado concretos
• Adición y eliminación de empleados del plan, o su incorporación automática
• Envío por correo electrónico de un enlace al plan a los empleados seleccionados
• Impresión del plan del periodo seleccionado
• Reserva de vehículo directamente desde la celda del plan (conexión con el módulo Reserva de vehículos)

Acceso y configuración

Esta sección describe cómo acceder al módulo Plan de trabajo, cómo el administrador del módulo crea y configura los distintos equipos de trabajadores, y qué niveles de acceso al plan de un equipo determinado distingue el módulo para cada usuario.

Cómo acceder al módulo Plan de trabajo

Ruta de navegación hasta el módulo Plan de trabajo: Menú principal → Plan de trabajo. Si tiene permiso para administrar la configuración del módulo, junto al título Plan de trabajo también se muestra el enlace Ajustes, con el que accede a la administración de los equipos de trabajadores y sus derechos de acceso.

Configuración del módulo Plan de trabajo

La configuración del módulo Plan de trabajo solo está disponible para los administradores de este módulo (o el administrador general del sistema) a través del enlace Ajustes en la pantalla principal del módulo. La configuración se divide en una pestaña con la lista de equipos y en una pestaña independiente para cada equipo, donde se configura su comportamiento y los derechos de acceso de los usuarios.

Creación y edición de un equipo de trabajadores

Procedimiento: Creación de un nuevo equipo en el módulo Plan de trabajo.

1. En la configuración del módulo, en la pestaña Derechos de los usuarios / Equipos, haga clic en el botón Crear equipo.
2. Introduzca el Nombre del equipo.
3. Haga clic en Guardar.

Un equipo recién creado no tiene inicialmente ningún usuario con acceso asignado: hasta que el administrador del módulo configure los derechos, el equipo está establecido para todos los usuarios en el nivel Sin acceso. El nombre de un equipo existente se cambia con el botón Editar nombre en la tarjeta Configuración general de la pestaña correspondiente; el equipo en su conjunto se elimina con el botón Borrar equipo tras confirmar la pregunta de eliminación: la eliminación es irreversible.

Configuración general del equipo (colores, reserva de vehículo, varios campos por día)

En la tarjeta Configuración general dentro de la pestaña de un equipo concreto, cada opción se guarda automáticamente justo después del cambio, sin necesidad de un botón Guardar independiente.

Derechos de acceso de los usuarios al equipo

En la configuración del módulo Plan de trabajo, en la tabla de usuarios de la pestaña de un equipo concreto, el administrador del módulo asigna a cada empleado uno de los cuatro niveles de acceso a dicho equipo (véase la sección Permisos y derechos de acceso) y, de forma opcional, la casilla Añadir empleado al plan automáticamente, que determina a quién incorpora el sistema por sí solo a un plan vacío de ese equipo. La configuración se puede realizar fila por fila, o de forma masiva con el botón Seleccionar todo sobre la columna correspondiente.

Permisos y derechos de acceso en el módulo Plan de trabajo

El acceso a la configuración del módulo (creación y eliminación de equipos, su configuración y la asignación de derechos) lo tienen solo los administradores de este módulo o el administrador general del sistema; el resto de usuarios no llega en absoluto a la configuración. El acceso a cada equipo se configura por separado para cada usuario y cada equipo en cuatro niveles, de los cuales para un par usuario-equipo determinado siempre está seleccionado solo uno:

Interfaz de usuario

El módulo Plan de trabajo se maneja desde una única pantalla principal, formada por el selector de equipos, el filtro del periodo mostrado, el panel de colores para marcar celdas y la propia tabla del plan. Los siguientes apartados describen cada uno de los elementos de la pantalla.

Pantalla principal del módulo Plan de trabajo

La pantalla principal del módulo Plan de trabajo tiene arriba el título Plan de trabajo y, debajo, un panel con mosaicos: un mosaico por cada equipo de trabajadores al que el usuario conectado tenga al menos algún acceso. Al hacer clic en un mosaico, el equipo se selecciona y se resalta, y debajo del panel se muestra su plan. Si el usuario no tiene acceso a ningún equipo, se muestra un mensaje indicando que no tiene acceso a ningún plan de trabajo y que debe solicitar el acceso al administrador.

Filtros y búsqueda en el módulo Plan de trabajo

Tras seleccionar el equipo, sobre la tabla del plan se muestran los controles del periodo:

• Fecha de planificación: un par de campos para introducir la fecha «desde» y «hasta», que determina el periodo mostrado. El intervalo está limitado a un máximo de 50 días.
• Incluir días libres: casilla que determina si en las columnas se muestran también los fines de semana y festivos, o solo los días laborables.

En el panel sobre la tabla se encuentran además los botones Añadir empleado y Enviar por correo electrónico (ambos solo para usuarios con el nivel de acceso Planificación de horarios) y el enlace Imprimir, que abre la versión de impresión del plan en una nueva pestaña del navegador.

Panel de colores en el módulo Plan de trabajo

El panel de colores en el módulo Plan de trabajo solo se muestra si el equipo seleccionado tiene activada en la configuración la opción Utilizar colores. Contiene un mosaico Borrar (blanco, color vacío) y un mosaico para cada color predefinido con nombre de la configuración del equipo. Los mosaicos se pueden arrastrar con el ratón a cualquier celda de la tabla del plan, lo que asigna a la celda un color de fondo y, en su caso, también un texto según la configuración de ese color. El panel es visible solo para los usuarios con el nivel de acceso Planificación de horarios.

Tabla del plan

La tabla del plan en el módulo Plan de trabajo tiene en la primera columna Empleado con el nombre (enlace a su ficha) y, para los usuarios con el nivel Planificación de horarios, también un icono para eliminar al empleado del plan. Las demás columnas representan cada uno de los días del periodo seleccionado. Tiene fila cada empleado que tenga un registro en el plan en ese periodo o que esté configurado para la incorporación automática. La celda de un día contiene un campo de texto con la nota (editable solo con el derecho Planificación de horarios), en su caso un color de fondo, en su caso una etiqueta con la reserva de vehículo confirmada y, en su caso, un botón para reservar vehículo. La tabla tiene la primera columna fija y se desplaza tanto horizontal como verticalmente si hay más empleados o días.

Operaciones básicas

Los siguientes procedimientos describen el trabajo diario con el módulo Plan de trabajo: selección del equipo y del periodo, anotación de notas en las celdas, su marcado en color y la adición o eliminación de empleados del plan del equipo correspondiente.

Procedimiento: Selección del equipo y configuración del periodo en el módulo Plan de trabajo

1. En la pantalla principal del módulo Plan de trabajo, haga clic en el mosaico del equipo deseado.
2. En el campo Fecha de planificación configure la fecha «desde» y «hasta». Con un intervalo superior a 50 días, el sistema acorta automáticamente la fecha «hasta».
3. Opcionalmente, marque Incluir días libres si desea ver también los fines de semana y festivos.

Procedimiento: Anotación de una nota en una celda del plan

La nota de un día y un empleado concretos la anota en el módulo Plan de trabajo el usuario con el nivel de acceso Planificación de horarios.

1. Haga clic en el campo de texto de la celda del empleado y el día.
2. Escriba el texto y haga clic fuera del campo: la nota se guarda automáticamente.

Procedimiento: Marcado en color de una celda del plan

Colorear una celda está disponible en el módulo Plan de trabajo solo con el nivel de acceso Planificación de horarios y solo si el equipo tiene activada la opción Utilizar colores.

1. Arrastre con el ratón un mosaico de color desde el panel de colores sobre la tabla hasta la celda de destino.
2. La celda se colorea; si el color tiene activada la opción Insertar también texto, se inserta también su nombre en el campo de texto.
3. Arrastrando el mosaico Borrar, el color de la celda vuelve a blanco.

Procedimiento: Adición de un empleado al plan

1. En la pantalla principal del módulo Plan de trabajo, haga clic en Añadir empleado.
2. En el campo Empleado/s (obligatorio, se pueden seleccionar varias personas) seleccione uno o varios empleados: solo se ofrecen los que tienen al menos algún acceso al equipo y que aún no están registrados en el plan en el periodo actualmente seleccionado.
3. Haga clic en Guardar. Para cada empleado seleccionado se crean celdas vacías para todo el periodo elegido.

Procedimiento: Eliminación de un empleado del plan

1. Junto al nombre del empleado en la tabla del plan, haga clic en el icono Eliminar.
2. Sin pregunta de confirmación, se eliminan para ese empleado y todo el intervalo de fechas mostrado todos los registros del plan del equipo actual.

Adición de otro campo para un día

Si el equipo tiene activada en la configuración del módulo Plan de trabajo la opción Varios campos por un día, se puede añadir para un empleado y un día otro campo de nota: haga clic en la celda del día en el icono Añadir otro registro; en la celda se añade otro campo de texto vacío para una nota del mismo día.

Funciones avanzadas

Además de la anotación habitual de notas y colores, el módulo Plan de trabajo ofrece también el envío por correo electrónico de un enlace al plan, la impresión del plan actual, la incorporación automática de registros que faltan y la reserva de vehículo directamente para cada día y empleado.

Envío por correo electrónico de un enlace al plan

El enlace al plan lo envía el usuario con el nivel de acceso Planificación de horarios desde la pantalla principal del módulo Plan de trabajo.

1. Haga clic en Enviar por correo electrónico.
2. En la ventana Enviar enlace, seleccione en el campo Empleado/s (obligatorio) uno o varios empleados del equipo actual.
3. Haga clic en Enviar.

A los empleados seleccionados les llega de inmediato un correo electrónico con un enlace directo al plan actualmente seleccionado y al periodo elegido (fecha «desde», fecha «hasta» y un enlace en el que se puede hacer clic). Si en el cuadro de diálogo no selecciona a ningún empleado, el formulario se envía, pero no se envía ningún correo a nadie.

Impresión del plan

La versión de impresión del plan se abre en el módulo Plan de trabajo al hacer clic en el enlace Imprimir en la pantalla principal. En una nueva pestaña del navegador se abre la versión de impresión del equipo actual y el periodo elegido sin elementos de edición, y se abre automáticamente el cuadro de diálogo de impresión del navegador. El botón Imprimir en la vista previa repite esta acción.

Incorporación automática del plan

El módulo Plan de trabajo completa por sí solo varias cosas, sin intervención del usuario:

• Cada vez que se muestra la pantalla principal o el informe de impresión y para algún día o empleado mostrado todavía no existe un registro del plan, el sistema lo crea en segundo plano de forma silenciosa como vacío.
• Si para el periodo elegido en el equipo seleccionado todavía no existe ningún registro, el sistema crea automáticamente filas vacías para todos los empleados que tengan marcada en ese equipo la opción Añadir empleado al plan automáticamente. Los demás empleados deben añadirse manualmente.
• Al introducir un intervalo de Fecha de planificación superior a 50 días, el sistema acorta automáticamente la fecha «hasta» a 7 días desde la fecha «desde».

Consejo: Si desea que los nuevos empleados aparezcan automáticamente en el plan cada mes, actíveles en la configuración del equipo la opción Añadir empleado al plan automáticamente: se ahorrará la adición manual mediante el botón Añadir empleado.

Reserva de vehículo para cada día

Si el equipo tiene activada en la configuración del módulo Plan de trabajo la opción Posibilidad de reservar vehículo, el módulo Reserva de vehículos está habilitado en el sistema y el usuario tiene el nivel de acceso Planificación de horarios, en la celda de un día sin reserva confirmada se muestra el botón Reservar vehículo.

1. En la celda del día, haga clic en Reservar vehículo.
2. Se abre la solicitud de reserva de vehículo del módulo Reserva de vehículos con el solicitante (el empleado en cuestión) y la fecha (el día en cuestión) precumplimentados.
3. En cuanto la solicitud se confirma en el módulo Reserva de vehículos, se muestra en la celda correspondiente del plan como una etiqueta con la matrícula y la marca del vehículo.

La cancelación de una reserva confirmada también se puede realizar directamente desde el Plan de trabajo: haga clic en el icono junto a la etiqueta de la reserva en la celda y confirme la pregunta de eliminación. La reserva se cancela y el solicitante original recibe un correo electrónico al respecto; esta notificación la gestiona el módulo Reserva de vehículos.

Integración con otros módulos

• Reserva de vehículos: si el equipo tiene activada en el módulo Plan de trabajo la opción Posibilidad de reservar vehículo, se puede crear directamente desde la celda del día una solicitud de reserva de vehículo con el solicitante y la fecha precumplimentados. La reserva confirmada se muestra de vuelta en la celda del plan como una etiqueta con la matrícula del vehículo; la cancelación de la reserva desde el Plan de trabajo envía un correo electrónico al solicitante. El propio proceso de aprobación de la solicitud y la disponibilidad de un vehículo concreto para reservar los gestiona el módulo Reserva de vehículos.
• Empleados: Plan de trabajo trabaja con la lista de empleados activos de la empresa; de ahí toma los nombres para las listas de selección de empleados (los cuadros de diálogo Añadir empleado y Enviar por correo electrónico) y para mostrarlos en la tabla del plan; el módulo no modifica los datos del propio empleado.

Resolución de problemas

Esta sección resume las preguntas más frecuentes de los usuarios sobre el módulo Plan de trabajo, explica los motivos de situaciones habituales (falta de acceso, botón de reserva inactivo) y añade algunos consejos para trabajar con el plan de forma más eficiente.

Preguntas frecuentes

Pregunta: ¿Por qué en la pantalla principal del módulo Plan de trabajo no veo ningún equipo ni la tabla del plan?

Solución: Se muestra un mensaje indicando que no tiene acceso a ningún plan de trabajo. Esto significa que no tiene configurado en ningún equipo al menos el nivel de acceso Visualización de sus propios horarios. Solicite al administrador del módulo Plan de trabajo que le asigne acceso al equipo correspondiente.

Pregunta: ¿Por qué no ha pasado nada al hacer clic en Añadir empleado o Enviar por correo electrónico?

Solución: Probablemente no seleccionó a ningún empleado en el campo Empleado/s del cuadro de diálogo. En ese caso, el formulario se envía, pero no se añade ningún empleado al plan ni le llega ningún correo electrónico. Abra de nuevo el cuadro de diálogo y seleccione al empleado.

Pregunta: ¿Por qué no puedo modificar nada en el plan, aunque veo el equipo?

Solución: Probablemente tiene el nivel de acceso Visualización de todos los horarios o Visualización de sus propios horarios, que solo permite la visualización. Las modificaciones de notas, colores y empleados requieren el nivel Planificación de horarios; se lo asigna el administrador del módulo Plan de trabajo.

Pregunta: ¿Por qué no se muestra el botón Reservar vehículo en algún día?

Solución: El botón se muestra solo cuando el equipo tiene activada en la configuración la opción Posibilidad de reservar vehículo, el módulo Reserva de vehículos está habilitado en el sistema, el usuario tiene el nivel de acceso Planificación de horarios y para ese día todavía no hay ninguna reserva confirmada. Compruebe la configuración del equipo o póngase en contacto con el administrador del módulo.

Consejos para trabajar de forma eficiente con el módulo Plan de trabajo

• Consejo: Marcando Incluir días libres comprueba rápidamente si el fin de semana o el festivo también están cubiertos.
• Consejo: Arrastre los mosaicos de color del panel de colores directamente a la celda con el ratón: así se ahorrará escribir notas repetitivas.
• Consejo: Antes de enviar el enlace por correo electrónico, compruebe que tiene seleccionado el equipo y el periodo correctos: el enlace del correo lleva exactamente al intervalo de fechas actualmente seleccionado.