Wiki - Base de conocimiento corporativo

Descripción del módulo

El módulo Wiki es una base de conocimiento central para almacenar y gestionar documentos, procedimientos, guías y metodologías corporativas. Permite crear una biblioteca estructurada de información que todos los usuarios pueden compartir según los permisos de acceso configurados.

Propósito del módulo: Wiki sirve para conservar el conocimiento corporativo en un solo lugar, donde cada empleado autorizado puede encontrar fácilmente la información necesaria, ya sean procedimientos de trabajo, metodologías, guías técnicas o normas organizativas.

Funciones clave

• Estructura jerárquica de carpetas - Carpetas multinivel para la organización lógica de documentos
• Versionado de documentos - Cada modificación crea una nueva versión, el historial de cambios se conserva
• Búsqueda de texto completo - Búsqueda rápida por contenido, autor, ID o etiquetas
• Etiquetas y palabras clave - Categorización de documentos para facilitar la búsqueda
• Permisos de acceso - Configuración detallada de permisos por carpeta y usuario
• Adjuntos de documentos - Posibilidad de cargar archivos directamente en los documentos
• Enlaces directos - Compartir documentos mediante enlaces para usuarios conectados y públicos
• Editor de texto enriquecido - Formato de texto, imágenes, tablas, listas
• ID de documentos - Sistema de identificadores únicos para facilitar las referencias
• Ordenación personalizada - Posibilidad de determinar manualmente el orden de carpetas y documentos

Público objetivo

El módulo está diseñado para todos los empleados que necesitan acceso al conocimiento corporativo o que crean y gestionan documentación. Los administradores del sistema pueden configurar la estructura y los permisos de acceso, mientras que los usuarios regulares utilizan el módulo para buscar información y crear nuevos documentos.

Configuración y ajustes

Configuración del módulo (solo para administradores)

Solo los usuarios con permisos de administrador tienen acceso a la configuración global del módulo Wiki. Abra la configuración haciendo clic en el icono de engranaje junto al título Wiki.

Ruta: Wiki → Configuración (icono de engranaje)

En la configuración puede:

• Crear carpetas principales (primer nivel de jerarquía)
• Editar nombres y estructura de carpetas existentes
• Configurar permisos de acceso en carpetas individuales
• Activar funciones opcionales (ID de documentos, enlaces públicos, ordenación personalizada)
• Configurar múltiples instancias de wiki independientes (si necesita separar diferentes áreas de conocimiento)

Estructura y carpetas

Wiki utiliza una jerarquía multinivel de carpetas que permite organizar lógicamente los documentos según temas, departamentos o procesos.

Carpetas principales vs. subcarpetas

• Carpetas principales - Solo las crea el administrador en la configuración del módulo. Forman el nivel más alto de organización (p. ej., RRHH, TI, Marketing, Producción).
• Subcarpetas - Las pueden crear usuarios con permisos para crear subcarpetas (nivel de permisos 20). Permiten subdividir el contenido dentro de las carpetas principales.

Importante: Después de seleccionar una carpeta en el árbol izquierdo, se mostrarán sus documentos en el lado derecho. Al hacer clic en el nombre de la carpeta se abre su contenido, con las flechas de la estructura de árbol se expande o contrae la carpeta.

Ordenación personalizada de carpetas

Por defecto, las carpetas se ordenan alfabéticamente. El administrador puede activar en la configuración global la función Ordenación personalizada de carpetas, que permite determinar manualmente el orden de visualización de las carpetas mediante un número de orden (OrderNumberFolder).

Copiar configuración de carpetas

Al crear una nueva carpeta, puede utilizar la configuración de una carpeta existente como plantilla. Esto es útil si desea configurar los mismos permisos de acceso para varias carpetas.

Permisos de acceso

El sistema de permisos de carpetas permite controlar con precisión quién puede leer, editar o eliminar documentos. Los permisos se configuran por carpeta y se pueden asignar a usuarios individuales o a posiciones completas (grupos).

Niveles de permisos de acceso

• Leer (nivel 5) - El usuario solo puede ver los documentos en la carpeta. No puede crear nuevos documentos ni editar los existentes.
• Leer y escribir (nivel 10) - El usuario puede ver documentos y crear nuevos. Puede editar sus propios documentos.
• Leer, escribir, eliminar (nivel 15) - Control total sobre los documentos. El usuario puede eliminar cualquier documento en la carpeta.
• Crear subcarpetas (nivel 20) - Permiso más alto. El usuario puede crear nuevas subcarpetas en la carpeta y tiene control total sobre el contenido.

Configuración de permisos para grupos de usuarios

Puede asignar permisos a grupos completos (posiciones) en lugar de a usuarios individuales. Esto es más eficiente al gestionar un mayor número de usuarios. Por ejemplo, puede configurar que todos los usuarios en la posición "Jefe de departamento" tengan derecho a leer y escribir en la carpeta de documentos de RRHH.

Permisos globales para todos los usuarios

Para cada carpeta puede activar permisos globales mediante los siguientes interruptores:

• Leer - todos (read_all) - Cualquier usuario del sistema puede ver la carpeta
• Escribir - todos (write_all) - Cualquier usuario puede crear y editar documentos
• Eliminar - todos (delete_all) - Cualquier usuario puede eliminar documentos
• Subcarpetas - todos (subfolders_all) - Cualquier usuario puede crear subcarpetas

Consejo: Para documentos públicos que debe ver toda la empresa (p. ej., Reglamento organizativo, Normas de seguridad), active el permiso "Leer - todos".

ID de documentos

El sistema de ID de documentos permite asignar a cada documento un identificador único que se muestra en el encabezado del documento y facilita hacer referencia a él en otras partes del sistema.

Activación de ID de documentos

Los ID de documentos se activan por carpeta. En la configuración de la carpeta, marque la opción ShowWikiDocsID. Una vez activado, cada documento en esta carpeta mostrará su ID en el formato [número de carpeta-número de documento].

Definición del formato de ID

• Prefijo (WikiDocsID_Pre) - Texto que se muestra antes del ID del documento (p. ej., "DOC", "PROC", "METOD")
• Ejemplo: Si establece el prefijo "PROC", el ID se verá así: [PROC 5-42]

Estilo del ID

Puede personalizar la apariencia del ID mediante las siguientes configuraciones:

• Negrita (FontBold) - El ID se mostrará en negrita
• Tamaño de fuente (FontSize) - Múltiplo del tamaño base (p. ej., 1.2 = 20% más grande)
• Color de fuente (FontColor) - Código hexadecimal del color (p. ej., #FF0000 para rojo)

Uso de ID para búsquedas

Cuando los ID de documentos están activos, aparecerá un nuevo campo ID del documento en el panel de búsqueda. Con él puede encontrar rápidamente un documento específico sin conocer su nombre.

Generación de enlaces directos

Los enlaces directos permiten compartir documentos con otros usuarios mediante una URL. Existen dos tipos de enlaces:

Enlace para usuarios conectados

Este enlace solo pueden utilizarlo los usuarios que han iniciado sesión en el sistema. El enlace está siempre activo si el administrador ha permitido la generación de enlaces directos en la configuración global.

Formato: https://su-dominio.com?modul=wiki&idWikiFolder=5&WikiDocsID=42

Enlace para cualquiera (acceso público)

Este enlace puede abrirlo cualquier persona, incluso sin iniciar sesión en el sistema. Los enlaces públicos se activan por carpeta mediante la opción PublicLink.

Advertencia: Comparta los enlaces públicos con cuidado. Cualquiera que tenga el enlace puede ver el documento sin ninguna autenticación.

Formato: https://su-dominio.com/WikiDocs/idEmpresa/idWiki/idCarpeta/idDocumento/hash

Interfaz de usuario

Pantalla principal

Al abrir el módulo Wiki se muestran tres partes principales:

Panel de búsqueda (arriba)

El panel con funciones de búsqueda contiene los siguientes campos:

• Contiene - Búsqueda de texto completo en nombres, contenido y etiquetas de documentos
• ID del documento - Selección de un documento específico por ID (solo se muestra si los ID están activos)
• Elaborado por - Filtrado por autor del documento (solo se muestra si la columna Elaborado por está activada)
• Buscar en - Selección del alcance de búsqueda (Todo / Carpeta actualmente abierta y subcarpetas)

Panel izquierdo - Estructura de árbol de carpetas

En el panel izquierdo se ve la jerarquía de carpetas en forma de árbol. Puede expandir las carpetas haciendo clic en la flecha o seleccionarlas haciendo clic en el nombre de la carpeta. Después de seleccionar una carpeta, se mostrarán sus documentos en el lado derecho.

Consejo: Si tiene muchas carpetas, puede contraer o expandir la estructura de árbol haciendo clic en las flechas. El sistema recordará su configuración.

Panel derecho - Visualización de documentos

La parte derecha de la pantalla muestra los documentos de la carpeta seleccionada. Cada documento contiene:

• Nombre - Título del documento (haga clic para expandir o contraer el contenido)
• ID - Identificador único del documento (si está activo)
• Etiquetas - Palabras clave para categorización
• Contenido - Texto formateado del documento
• Adjuntos - Lista de archivos adjuntos al documento
• Pie de página - Autor, fecha de creación, número de versión, iconos de acción

Navegación

Selección de carpeta

Seleccione una carpeta haciendo clic en su nombre en el árbol izquierdo. Después de la selección, se cargarán automáticamente los documentos de esta carpeta.

Contraer y expandir el árbol de carpetas

Al hacer clic en la flecha junto al nombre de la carpeta, expandirá o contraerá la estructura de árbol. Esto es útil al navegar en jerarquías extensas.

Botones de retroceso

En la parte superior de la pantalla puede usar el botón de retroceso en la navegación de ruta de navegación para volver al nivel anterior.

Operaciones básicas

Creación de carpeta

Carpetas principales (solo administrador)

1. Haga clic en el icono de engranaje junto al título Wiki
2. En la configuración haga clic en el botón Agregar carpeta
3. Complete el nombre de la carpeta
4. Establezca el nivel (para carpetas principales nivel 1)
5. Configure los permisos de acceso (seleccione usuarios o posiciones)
6. Opcionalmente active:
   • Ordenación personalizada de documentos (CustomOrderDocs)
   • Mostrar ID de documentos (ShowWikiDocsID)
   • Enlaces públicos (PublicLink)
7. Guarde los cambios con el botón Guardar

Subcarpetas (usuarios con permisos)

1. Seleccione una carpeta en el panel izquierdo donde desea crear una subcarpeta
2. En el lado derecho haga clic en el botón Crear carpeta
3. Proceda de la misma manera que con las carpetas principales
4. El nivel se establecerá automáticamente según la carpeta principal

Nota: El botón Crear carpeta solo se mostrará a usuarios con permisos de nivel 20 o superior.

Creación de documento

1. Seleccione una carpeta en el panel izquierdo donde desea crear el documento
2. Haga clic en el botón + Nuevo documento en la esquina superior derecha
3. Complete el formulario:
   • Nombre - Campo obligatorio, nombre del documento
   • Elaborado por - Opcional, selección del autor del documento (solo se muestra si la columna Elaborado por está activada)
   • Etiquetas - Palabras clave para búsqueda (mínimo 2 caracteres, puede ingresar nuevas o seleccionar existentes)
   • Contenido - Texto formateado mediante el editor de texto enriquecido TinyMCE (puede usar negrita, listas, imágenes, tablas, enlaces, etc.)
   • Adjuntos - Cargar archivos arrastrándolos al área Dropzone o haciendo clic en ella
4. Haga clic en el botón Guardar

Carga de adjuntos

Puede adjuntar archivos al documento de dos maneras:

• Arrastrando - Arrastre los archivos con el mouse al área marcada como "Dropzone"
• Haciendo clic - Haga clic en el área Dropzone y seleccione archivos del disco
• OnlyOffice - El botón Nuevo archivo permite crear un documento directamente en el editor OnlyOffice

Límites:

• Máximo 60 archivos a la vez
• Tamaño máximo de un archivo: 100 MB

Edición de documento

1. En la lista de documentos encuentre el documento que desea editar
2. En el pie de página del documento haga clic en el icono de lápiz (solo se muestra si tiene permisos)
3. Edite el formulario de la misma manera que al crear
4. Haga clic en el botón Guardar

Importante: La edición de un documento crea una nueva versión. La versión original permanece en el historial y puede volver a ella en cualquier momento.

Quién puede editar un documento

• El autor del documento (usuario que creó el documento)
• Usuarios con permisos de nivel 10 o superior en la carpeta

Visualización de versiones

Cada documento conserva el historial de todas las versiones. Así puede seguir cómo evolucionó el documento con el tiempo.

1. En el pie de página del documento encuentre el texto "versión X" (donde X es el número de versión)
2. Haga clic en este texto
3. Se abrirá un cuadro de diálogo con la lista de todas las versiones del documento
4. Para cada versión verá:
   • Nombre de la versión
   • Contenido de la versión
   • Etiquetas de la versión
   • Adjuntos de la versión
   • Autor y fecha de creación

Consejo: El historial de versiones es útil si necesita saber cómo se veía el documento en el pasado o restaurar un texto anterior.

Eliminación

Eliminación de documento

1. En el pie de página del documento haga clic en el icono de cruz
2. Confirme la eliminación en el cuadro de diálogo
3. El documento se moverá a la carpeta de registros eliminados

Quién puede eliminar un documento:

• El autor del documento (usuario que creó el documento)
• Usuarios con permisos de nivel 15 o superior en la carpeta

Eliminación de carpeta

1. Seleccione una carpeta en el panel izquierdo
2. En el lado derecho haga clic en el botón Eliminar carpeta
3. Confirme la eliminación en el cuadro de diálogo

Advertencia: Una carpeta eliminada no se puede restaurar. Asegúrese antes de eliminar.

Quién puede eliminar una carpeta: Solo usuarios con permisos de nivel 20 o superior en la carpeta.

Acceso a documentos eliminados

1. Seleccione una carpeta en el panel izquierdo
2. En el lado derecho haga clic en el botón Eliminados
3. Se mostrará la lista de documentos eliminados
4. Puede restaurar los documentos eliminados (si tiene permisos)

Búsqueda

Criterios de búsqueda

Contiene

La búsqueda de texto completo busca en nombres de documentos, contenido, etiquetas y metadatos. Puede ingresar una o más palabras clave separadas por espacios.

Ejemplo: Si ingresa "seguridad trabajo", el sistema encontrará todos los documentos que contengan las palabras "seguridad" O "trabajo".

Búsqueda con/sin diacríticos: En la configuración del módulo se puede activar la búsqueda sensible a diacríticos (tildes, acentos). Por defecto, el sistema busca sin tener en cuenta los diacríticos.

Consejo: El sistema también busca en entidades HTML, por lo que encontrará caracteres especiales y formato.

ID del documento

Si los ID de documentos están activos, puede seleccionar un documento específico de la lista. Este campo solo se muestra si existen carpetas con ID de documentos activos.

1. En el campo ID del documento seleccione un documento de la lista
2. El sistema encontrará y mostrará el documento automáticamente

Elaborado por

Filtrado por autor del documento. Este campo solo se muestra si la columna Elaborado por está activada en la configuración.

1. En el campo Elaborado por seleccione un usuario de la lista
2. Se mostrarán solo los documentos creados por el usuario seleccionado

Buscar en

Determina el alcance de la búsqueda:

• Todo - Buscará en toda la base de datos wiki
• Carpeta actualmente abierta y subcarpetas - Limitará la búsqueda a la carpeta seleccionada y su subárbol

Ejecución de búsqueda

Puede iniciar la búsqueda de tres maneras:

• Haciendo clic en el botón Buscar (icono de lupa)
• Presionando la tecla Enter en el campo Contiene
• Cambiando el filtro en los campos ID del documento o Elaborado por (búsqueda automática)

Cancelación de búsqueda

Haga clic en el botón rojo X junto al botón Buscar. El sistema borrará todos los criterios de búsqueda y volverá a mostrar la última carpeta seleccionada.

Resultados de búsqueda

Después de ejecutar la búsqueda, se mostrarán los documentos que coincidan con los criterios especificados. Para cada resultado verá:

• Nombre del documento
• Etiqueta verde con nombre de carpeta - Muestra de qué carpeta proviene el documento
• Ruta completa a la carpeta - Mostrará la jerarquía de carpetas (p. ej., TI → Guías → Windows)
• Contenido del documento - Puede expandir y leer todo el documento

Consejo: La etiqueta verde con el nombre de la carpeta es clicable. Al hacer clic en ella irá directamente a la carpeta donde se encuentra el documento.

Funciones avanzadas

Ordenación personalizada

Ordenación de carpetas

1. El administrador activa en la configuración wiki la función Ordenación personalizada de carpetas
2. En la configuración de cada carpeta define el número de orden (OrderNumberFolder)
3. Las carpetas se mostrarán en el árbol izquierdo según este orden

Comportamiento estándar: Si la ordenación personalizada no está activada, las carpetas se ordenan alfabéticamente.

Ordenación de documentos

1. El administrador activa en la carpeta la función CustomOrderDocs
2. En cada documento se mostrará en el pie de página el campo "Orden personalizado" con iconos de acción
3. Al hacer clic en el icono menos reducirá el orden del documento (lo moverá hacia arriba)
4. Al hacer clic en el icono más aumentará el orden del documento (lo moverá hacia abajo)
5. O cambie directamente el número de orden (OrderNumberDocs)

Consejo: La ordenación personalizada es útil si desea tener documentos importantes siempre en la parte superior de la lista, independientemente de la fecha de creación o el nombre.

Compresión y expansión de contenido

Para una navegación más rápida puede contraer o expandir el contenido de todos los documentos a la vez.

Compresión global

1. En el panel derecho sobre la lista de documentos haga clic en el icono de compresión (dos cuadrados hacia adentro)
2. Todos los documentos se contraerán, solo se mostrarán sus encabezados
3. Al hacer clic en el nombre del documento expandirá un documento individual

Expansión global

1. Haga clic en el icono de expansión (dos cuadrados hacia afuera)
2. Todos los documentos se expandirán y se mostrará su contenido

Consejo: La compresión es útil en carpetas con muchos documentos, donde desea encontrar rápidamente un documento específico por nombre.

Enlaces directos

Los enlaces directos permiten compartir documentos con otros usuarios mediante una URL que puede enviar por correo electrónico o mensajería instantánea.

1. En el pie de página del documento haga clic en el icono de enlace externo (cuadrado con flecha)
2. Se abrirá un cuadro de diálogo con los enlaces generados
3. Seleccione el tipo de enlace:
   • Enlace para usuarios conectados - Requiere inicio de sesión en el sistema
   • Enlace para cualquiera - Acceso público sin inicio de sesión (solo se muestra si PublicLink está activado en la carpeta)
4. Haga clic en el botón Copiar
5. El enlace se copiará al portapapeles y puede pegarlo en un correo electrónico u otra aplicación

Advertencia de seguridad: Comparta los enlaces públicos solo con personas de confianza. Cualquiera que tenga el enlace puede ver el documento sin ninguna autenticación.

Impresión de documento

1. En el pie de página del documento haga clic en el icono de impresora
2. Se abrirá la vista previa de impresión con el contenido solo del documento seleccionado
3. Los controles (iconos de acción) se ocultarán automáticamente
4. Imprima el documento usando el diálogo de impresión estándar del navegador

Consejo: También puede usar la impresión para guardar el documento como PDF mediante la función "Imprimir a PDF" en su navegador.

Integración con OnlyOffice

La integración con OnlyOffice permite crear y editar documentos (Word, Excel, PowerPoint) directamente en el navegador, sin necesidad de descargar y volver a cargar archivos.

Creación de nuevo documento

1. Al crear o editar un documento encuentre la sección Adjuntos
2. Haga clic en el botón Nuevo archivo
3. Seleccione el tipo de documento (documento Word, hoja Excel, presentación PowerPoint)
4. El editor OnlyOffice se abrirá en una nueva ventana
5. Cree el contenido del documento
6. Cierre el editor - el documento se guardará automáticamente entre los adjuntos

Edición de adjunto existente

1. En el adjunto haga clic en el botón de edición (si el archivo es editable en OnlyOffice)
2. El editor OnlyOffice se abrirá con el contenido del archivo
3. Realice cambios
4. Cierre el editor - los cambios se guardarán automáticamente

Integraciones

Módulos conectados

Tareas y proyectos

En el módulo Tareas y Proyectos puede hacer referencia a documentos wiki en la descripción de la tarea. Simplemente copie el enlace directo al documento e insértelo en el texto de la tarea.

Archivos

Todos los adjuntos de documentos wiki se almacenan en el repositorio central del módulo Archivos. Esto significa que:

• Los adjuntos comparten la misma infraestructura que otros archivos del sistema
• Los adjuntos están cifrados y almacenados de forma segura
• Puede hacer referencia al adjunto desde otros módulos

Solr - Búsqueda de texto completo

Los adjuntos de documentos se indexan automáticamente en el sistema Solr, que extrae texto de documentos (PDF, Word, Excel, etc.) y permite la búsqueda de texto completo también en el contenido de los adjuntos.

Chat IA

Si usa el módulo Chat IA, puede guardar las respuestas del asistente de IA directamente en wiki como un nuevo documento. Esto es útil para preservar información útil generada por IA.

Flujos de datos

Guardar documento

1. El usuario completa el formulario y hace clic en Guardar
2. El sistema guarda el registro en la tabla WikiDocs
3. Los adjuntos se guardan en la tabla Files
4. El enlace entre el documento y los adjuntos se crea en la tabla WikiDocs_has_Files
5. Los adjuntos se indexan en Solr para búsqueda de texto completo

Versionado

1. Al editar el documento, el sistema crea un nuevo registro en la tabla WikiDocs
2. El nuevo registro tiene el mismo WikiDocs_ID que el original, pero un número de versión superior
3. La versión original permanece en la base de datos
4. Al mostrar el documento siempre se muestra la versión más reciente (max(version))

Permisos de acceso

1. Los permisos se definen en la tabla WikiFolder
2. Al mostrar la carpeta, el sistema verifica los permisos del usuario
3. Si el usuario no tiene permiso para leer la carpeta, la carpeta no se mostrará en el árbol izquierdo
4. Si el usuario no tiene permiso para escribir, no se mostrará el botón Nuevo documento

Consejos y trucos

1. Use etiquetas de manera consistente - Acuerden en el equipo etiquetas estándar (p. ej., "guía", "procedimiento", "seguridad", "metodología"). Facilitará la búsqueda entre documentos y ayudará a mantener la wiki organizada.
2. Estructure las carpetas lógicamente - La jerarquía de carpetas debe corresponder a la estructura corporativa o procesos. P. ej., primer nivel por departamento (TI, RRHH, Marketing), segundo nivel por temas (TI → Guías, TI → Seguridad).
3. Use ID de documentos para procedimientos importantes - Para documentos a los que se hace referencia con frecuencia (procedimientos de seguridad, metodologías, formularios), active los ID de documentos. Otros usuarios podrán decir fácilmente "proceda según METOD 5-42".
4. El versionado es tu amigo - No tenga miedo de editar documentos. El historial de versiones se conserva, por lo que siempre puede volver a una versión anterior si comete un error.
5. Comparta enlaces públicos con cuidado - Cualquiera en Internet puede abrir un enlace público. Úselo solo para documentos que realmente necesite compartir con personas externas. Para compartir internamente use el enlace para usuarios conectados.
6. Use adjuntos para centralizar archivos - En lugar de guardar archivos en diferentes lugares (correo electrónico, disco compartido, nube), cargue todos los archivos relacionados como adjuntos del documento wiki. Estarán en un solo lugar y todos los encontrarán fácilmente.
7. Revise regularmente Eliminados - Si tiene permisos de eliminación, revise ocasionalmente la carpeta Eliminados. La documentación eliminada accidentalmente aún se puede restaurar.
8. Use compresión de contenido - En carpetas con docenas de documentos use la compresión global (icono de compresión). Solo se mostrarán los nombres de los documentos y puede encontrar rápidamente el que busca.
9. Configure la ordenación de documentos - El icono de ordenación en el panel derecho permite cambiar entre ordenación por fecha, nombre y orden personalizado. Encuentre la forma de ordenación que le convenga.
10. Escriba nombres de documentos comprensibles - En lugar de "Documento 1" use un nombre descriptivo como "Procedimiento para cerrar el almacén al final del turno". Facilitará la búsqueda y la orientación en wiki.

Problemas frecuentes y soluciones

No veo el botón Nuevo documento

Posibles causas y soluciones:

• No tiene permisos en la carpeta - Necesita al menos permiso de nivel 10 (Leer y escribir). Contacte al administrador para que le asigne permisos.
• No tiene carpeta seleccionada - Asegúrese de tener una carpeta seleccionada en el panel izquierdo. Sin selección de carpeta el botón no se mostrará.
• La búsqueda está activa - Durante la búsqueda el botón Nuevo documento no se muestra. Cancele la búsqueda haciendo clic en la X roja.

No puedo crear carpeta

Posibles causas y soluciones:

• Desea crear carpeta principal - Las carpetas principales (primer nivel) solo las crea el administrador en la configuración. Si no es administrador, solo puede crear subcarpetas en carpetas existentes.
• No tiene permisos para subcarpetas - Para crear subcarpetas necesita permisos de nivel 20. Contacte al administrador.
• No tiene carpeta principal seleccionada - Para crear una subcarpeta primero debe seleccionar la carpeta en la que desea crear la subcarpeta.

La búsqueda no encuentra documentos

Posibles causas y soluciones:

• Busca en el área incorrecta - Verifique si tiene seleccionado el alcance correcto en el campo "Buscar en". Si tiene una carpeta específica seleccionada, cámbiela a "Todo".
• La palabra clave es demasiado específica - Pruebe con otra palabra clave o etiqueta. Puede ingresar varias palabras separadas por espacios.
• No tiene permisos en la carpeta - El sistema solo muestra documentos de carpetas a las que tiene acceso. Si el documento existe en una carpeta a la que no tiene permisos, no aparecerá en los resultados.
• La búsqueda es sensible a diacríticos - Pruebe ingresando la palabra con y sin tildes. El administrador puede cambiar la sensibilidad de la búsqueda en la configuración.

No puedo eliminar documento

Posibles causas y soluciones:

• No es el autor del documento - Solo puede eliminar un documento su autor o un usuario con permisos de nivel 15 en la carpeta.
• No tiene permisos en la carpeta - Contacte al administrador para que le asigne permisos de nivel 15 (Leer, escribir, eliminar).

Los adjuntos no se cargan

Posibles causas y soluciones:

• El archivo es demasiado grande - El tamaño máximo de un archivo es 100 MB. Intente comprimir o dividir el archivo.
• Se excedió el número de archivos - Puede cargar un máximo de 60 archivos a la vez. Divida la carga en varios lotes.
• Conexión inestable - Verifique su conexión a Internet. Si la conexión es lenta, intente cargar menos archivos.
• Error del servidor - Contacte al administrador del sistema si el problema persiste.

No puedo editar documento

Posibles causas y soluciones:

• No es el autor del documento - Solo puede editar un documento su autor o un usuario con permisos de nivel 10 o superior en la carpeta.
• No tiene permisos en la carpeta - Contacte al administrador para que le asigne permisos de nivel 10 (Leer y escribir).

No se muestra la columna Elaborado por o ID del documento

Posibles causas y soluciones:

• La función no está activada - La columna Elaborado por la activa el administrador en la configuración global del módulo. Los ID de documentos se activan por carpeta. Contacte al administrador.

No puedo generar enlace público

Posibles causas y soluciones:

• Los enlaces públicos no están permitidos - En la carpeta debe estar activada la opción PublicLink. Contacte al administrador de la carpeta o del sistema.
• La generación de enlaces está prohibida - El administrador puede prohibir la generación de enlaces directos en la configuración global. Contacte al administrador del sistema.

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