Registro de Clientes

Descripción General del Módulo

El módulo Registro de Clientes es una herramienta simplificada para gestionar clientes en su empresa. A diferencia del módulo CRM completo, ofrece un entorno intuitivo y sencillo para registrar datos básicos de clientes con la capacidad de personalizar campos personalizados según las necesidades de su empresa.

Características Clave:

• Registro de datos básicos del cliente (nombre, dirección, contactos)
• Hasta 14 campos personalizados según sus necesidades (fechas, textos, adjuntos)
• Monitoreo automático de plazos con notificaciones por correo electrónico
• Adición de notas con adjuntos a cada cliente
• Integración con el módulo de Informes de Trabajo para registro de trabajo
• Filtrado y exportación de datos

Público objetivo: Pequeñas y medianas empresas que necesitan registros simples de clientes sin la complejidad de un sistema CRM. Ideal para empresas de servicios, consultores y proveedores de servicios.

Configuración

La configuración del módulo se encuentra en el menú Configuración → Registro de Clientes. Solo los usuarios con derechos de administrador tienen acceso.

Campos Personalizados

El módulo le permite definir campos personalizados para registrar información específica:

1. Campos de Fecha (3 campos)

• Adecuados para plazos como "Fin de Contrato", "Fecha de Inspección", "Validez de Certificado"
• Se puede activar el monitoreo automático de plazos para ellos
• Se muestran en la vista general principal de clientes

2. Campos de Fecha + Hora (3 campos)

• Para registrar plazos precisos incluyendo hora
• Por ejemplo "Reunión Programada", "Fecha de Instalación"

3. Campos de Texto - Cortos (5 campos, máx. 100 caracteres)

• Para información de texto corta como "ID de Empresa", "NIF/CIF", "Número de Contrato"
• Se muestran en la vista general principal

4. Campos de Texto - Largos (3 campos, ilimitados)

• Para textos descriptivos más largos
• Soporte de formato usando el editor TinyMCE
• Puede elegir si deben mostrarse en la tabla de vista general

5. Campos de Adjuntos (3 campos)

• Permiten cargar hasta 60 archivos por campo
• Tamaño máximo de archivo: 100 MB
• Soporta arrastrar y soltar usando Dropzone
• Adecuado para "Contrato", "Certificados", "Documentación Fotográfica"

Monitoreo de Plazos y Notificaciones

Para cada campo de fecha, puede activar el monitoreo automático de plazos:

1. Marque "Monitorear fecha"
2. Ingrese el número de días de anticipación cuando debe ocurrir la notificación (por ejemplo, 14 días)
3. Seleccione los usuarios que deben recibir notificaciones por correo electrónico

El sistema automáticamente:

• Muestra el panel "Necesita atención pronto" en la página principal del módulo
• Envía un correo electrónico a los usuarios seleccionados el día de la notificación
• Resalta en rojo a los clientes con plazos vencidos

Derechos de Usuario

En la configuración, puede asignar a cada usuario uno de 5 niveles de acceso:

• 0 - Sin Acceso: El usuario no puede ver el módulo en absoluto
• 1 - Puede Leer: Solo vista, sin capacidad de edición
• 2 - Leer y Añadir Notas: Además puede añadir notas
• 3 - Leer, Añadir Notas y Editar: Puede editar clientes
• 4 - Todos los Derechos: Además puede eliminar clientes

Operaciones Básicas

Añadir un Nuevo Cliente

1. Abra el módulo Registro de Clientes
2. Haga clic en el botón verde "+ Añadir Cliente"
3. Complete el campo requerido Nombre/Título
4. Complete otros datos según sea necesario:
   • Dirección (calle, ciudad, código postal, país)
   • Datos de contacto (teléfono, correo electrónico)
   • Campos personalizados definidos en la configuración
5. Para adjuntos, puede arrastrar archivos al área Dropzone o hacer clic y seleccionar
6. Haga clic en "Guardar"

Consejo: El campo "Activo" está marcado automáticamente. Para clientes inactivos (por ejemplo, antiguos clientes), desmárquelo.

Editar un Cliente

Puede editar un cliente de dos maneras:

Método 1: Editar en Vista Detallada

1. En la vista general, haga clic en el nombre del cliente
2. En la vista detallada, haga clic en el botón azul "Editar"
3. Realice los cambios y haga clic en "Guardar"

Método 2: Edición Rápida en Tabla

• Directamente en la tabla de vista general, haga clic en el campo que desea cambiar
• El cambio se guarda automáticamente cuando abandona el campo

Añadir una Nota

1. Abra el detalle del cliente haciendo clic en su nombre
2. En la sección "Notas", haga clic en "+ Añadir Nota"
3. Escriba el texto de la nota
4. Opcionalmente añada adjuntos arrastrando al área Dropzone
5. Haga clic en "Guardar"

La nota incluye automáticamente la fecha, hora y nombre del usuario que la creó.

Registrar Trabajo para un Cliente

Si tiene el módulo de Informes de Trabajo activo:

1. Abra el detalle del cliente
2. En la sección "Trabajo Realizado", haga clic en "+ Registrar Trabajo"
3. Complete el formulario de informe de trabajo (fecha, descripción, tiempo, costos)
4. El campo "Orden" se completa automáticamente con el nombre del cliente
5. Guarde el registro

En el detalle del cliente, puede ver una vista general de todo el trabajo registrado incluyendo totales de tiempo y costos.

Características Avanzadas

Trabajar con Campos Personalizados

Campos de Fecha con Monitoreo:

Cuando se acerca el plazo ingresado en un campo de fecha con monitoreo activo:

• El cliente se muestra en el panel rojo "Necesita atención pronto"
• Los usuarios seleccionados reciben una notificación por correo electrónico
• Después de que vence el plazo, el cliente se mueve a la sección "Vencido"

Campos de Adjuntos (Dropzone):

• Arrastre múltiples archivos a la vez
• Máximo 60 archivos por campo
• Cada archivo máx. 100 MB
• Formatos soportados: todos los tipos comunes (PDF, DOC, XLS, JPG, PNG, etc.)
• Puede eliminar archivos con la cruz en la esquina superior derecha

Campos de Texto Largos:

• El editor TinyMCE permite formato de texto (negrita, cursiva, listas)
• Puede insertar imágenes y enlaces
• En la configuración, elija si el contenido debe mostrarse en la tabla de vista general

Filtrar Clientes

Haga clic en el panel amarillo "Filtro" y establezca criterios:

• Activo: Solo activos / solo inactivos / todos
• Ciudad: Selección de ciudades disponibles

Además del filtro, puede usar:

• Búsqueda: Campo en la parte superior derecha - busca en todas las columnas
• Ordenación: Haga clic en el encabezado de columna para ordenación ascendente/descendente
• Longitud de página: Seleccione el número de registros mostrados en la parte superior izquierda (10-100 o Todos)

Exportación de Datos

Haga clic en el botón "Excel" encima de la tabla a la derecha:

• Exporta los datos actualmente mostrados (respeta filtros y búsqueda)
• Formato: XLSX (Excel)
• Contiene todas las columnas visibles

El botón "Colvis" le permite ocultar/mostrar columnas individuales.

Eliminar Clientes

Solo los usuarios con derechos de nivel 4 pueden eliminar:

1. Abra el detalle del cliente
2. Haga clic en el botón rojo "Eliminar"
3. Confirme la eliminación

Puede encontrar clientes eliminados haciendo clic en el botón "Eliminados" en la vista general principal.

Integración

Módulo de Informes de Trabajo

El Registro de Clientes está completamente integrado con el módulo de Informes de Trabajo:

Registro de Trabajo:

• Desde el detalle del cliente, puede crear directamente un informe de trabajo
• El campo "Orden" se completa automáticamente con el nombre del cliente
• El trabajo se muestra en la sección "Trabajo Realizado" en el detalle del cliente

Vista General del Trabajo:

• En el detalle del cliente, ve una tabla de todo el trabajo registrado
• Totales de tiempo, viaje y otros costos
• Al hacer clic en el trabajo en el módulo de Informes de Trabajo, ve un enlace al cliente

Consejo: Para un análisis de trabajo más detallado, use el módulo de Informes de Trabajo, donde puede filtrar por fecha, empleado y otros criterios.

Flujos de Trabajo

Escenario 1: Empresa de Servicios con Plazos de Inspección

Configuración:

1. En la configuración, cree un campo de fecha "Fecha de Inspección"
2. Active el monitoreo de plazos 30 días de anticipación
3. Añada técnicos a las notificaciones

Uso:

1. Para cada cliente, complete "Fecha de Inspección"
2. 30 días antes del plazo, los técnicos reciben un correo electrónico
3. El cliente se muestra en el panel rojo
4. El técnico realiza la inspección y registra el trabajo a través de "Registrar Trabajo"
5. En una nota, registra el resultado de la inspección con documentación fotográfica
6. Actualiza "Fecha de Inspección" al próximo año

Escenario 2: Consultor con Contratos de Clientes

Configuración:

1. Cree campos de texto "ID de Empresa" y "Número de Contrato"
2. Cree campo de fecha "Fin de Contrato" con monitoreo 60 días de anticipación
3. Cree campo de adjuntos "Contrato"

Uso:

1. Cargue el contrato escaneado al campo "Contrato" del cliente
2. Complete "Fin de Contrato"
3. 2 meses antes del fin, recibe una notificación por correo electrónico
4. Contacte al cliente para la renovación
5. Registre el resultado de la negociación en una nota
6. Registre cada reunión como un informe de trabajo

Escenario 3: Empresa IT con Clientes y Certificados

Configuración:

1. Cree campos de texto "URL del Servidor" y "Número de Licencia"
2. Cree campo de fecha "Validez de Certificado SSL" con monitoreo 14 días
3. Cree campo de texto largo "Notas de Infraestructura"
4. Cree campo de adjuntos "Documentación"

Uso:

1. Registre las credenciales de acceso del cliente en las notas
2. Cargue diagramas de red y manuales a "Documentación"
3. Describa la configuración del servidor en "Notas de Infraestructura"
4. Antes de la expiración del certificado SSL, recibe una notificación
5. Registre cada trabajo administrativo a través de "Registrar Trabajo"

Solución de Problemas

No recibo notificaciones por correo electrónico para plazos

Solución:

• Verifique en la configuración si "Monitorear fecha" está marcado para el campo de fecha
• Verifique que esté seleccionado en el campo "Notificar usuarios"
• Verifique su correo electrónico en el perfil de usuario (Menú → Mi Perfil)
• Las notificaciones por correo electrónico son enviadas por un trabajo CRON - contacte al administrador

No puedo cargar un adjunto

Solución:

• Verifique el tamaño del archivo (máx. 100 MB)
• Verifique que no esté excediendo el límite de 60 archivos por campo
• Pruebe con un navegador diferente (recomendamos Chrome o Firefox)
• Desactive los bloqueadores de anuncios que pueden bloquear Dropzone

El campo personalizado no se muestra en la tabla

Solución:

• En la configuración, verifique que el campo tenga un "Nombre" completado
• Para campos de texto largos, marque la casilla "Mostrar en tabla"
• Actualice la página (F5)
• Verifique el botón "Colvis" - la columna puede estar oculta

No puedo editar/eliminar un cliente

Solución:

• Verifique sus derechos de acceso en Configuración → Registro de Clientes
• Para editar, necesita derechos de nivel 3 o superior
• Para eliminar, necesita derechos de nivel 4
• Contacte al administrador para aumentar los derechos de acceso

El panel "Necesita atención pronto" está vacío

Solución:

• El panel se muestra solo cuando tiene el monitoreo activado para al menos un campo de fecha
• Verifique en la configuración que "Monitorear fecha" esté marcado para el campo de fecha
• El panel muestra solo clientes activos - verifique el campo "Activo"
• Verifique si los campos de fecha están completados para los clientes

Preguntas Frecuentes

1. ¿Cuál es la diferencia entre el módulo Registro de Clientes y CRM?

El Registro de Clientes es una versión simplificada del módulo CRM. No incluye características como casos de negocio, propuestas de contratos, pipeline de ventas, etc. Está destinado a empresas que necesitan una herramienta más simple solo para registrar clientes con campos personalizados.

2. ¿Puedo exportar todos los datos de clientes a la vez?

Sí, use el botón "Excel" en la vista general principal. Antes de exportar, establezca el filtro en "Todos" y la longitud de página en "-1" (Todos) para exportar todos los registros. La exportación contiene todas las columnas visibles.

3. ¿Con qué frecuencia el sistema verifica los plazos para las notificaciones?

El trabajo CRON se ejecuta automáticamente cada mañana. Si un plazo cae dentro del período establecido (por ejemplo, 14 días), se envía un correo electrónico y el cliente se muestra en el panel de notificación.

4. ¿Puedo cambiar el número de campos personalizados?

No, el número de campos es fijo: 3 fecha, 3 fecha+hora, 5 texto corto, 3 texto largo, 3 campos de adjuntos. Si necesita más campos, considere usar el módulo CRM completo.

5. ¿Los datos de clientes son accesibles desde la aplicación móvil?

No, el módulo Registro de Clientes solo está disponible a través de la interfaz web. Para acceso móvil, puede usar la interfaz web responsiva en su teléfono o tableta.

6. ¿Puedo importar clientes desde Excel?

La importación masiva no está disponible actualmente. Debe añadir clientes manualmente uno por uno. Para importación masiva, contacte al soporte o al administrador del sistema.

Documentación Relacionada

• Módulo CRM - Herramienta más completa de gestión de relaciones con clientes
• Módulo de Informes de Trabajo - Registro de horas trabajadas y costos
• Derechos de Usuario - Gestión de derechos de acceso de usuarios
• Configuración de Empresa - Configuración básica del sistema

Abreviaturas y Términos

• Cliente activo: Cliente con el que está trabajando actualmente
• Trabajo CRON: Tarea automática del sistema que se ejecuta en segundo plano a intervalos regulares
• Campo de fecha: Campo para registrar fecha (sin hora)
• Campo de fecha+hora: Campo para registrar fecha incluyendo hora precisa
• Dropzone: Área para cargar archivos usando arrastrar y soltar
• Exportación: Guardar datos en un archivo externo (por ejemplo, Excel)
• Monitoreo de plazos: Seguimiento automático de fechas y envío de notificaciones
• TinyMCE: Editor de texto con capacidad de formato
• Informe de trabajo: Registro de horas trabajadas y costos

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Fecha de última actualización: 11.11.2025

Versión de documentación: 1.0