Registro de clientes

Resumen

El módulo Registro de clientes (lista de clientes, fichero de clientes) sirve para registrar las empresas y personas con las que colabora: sus datos de contacto, direcciones y notas. A cada cliente se le pueden añadir campos opcionales propios según las necesidades de la empresa, por ejemplo la fecha de validez del contrato u otro plazo que se desee controlar, y recibir automáticamente un aviso por correo electrónico cuando ese plazo se acerque. El módulo es adecuado para empresas que necesitan tener una visión general de sus clientes en un solo lugar y vincularla con el trabajo realizado.

Funciones clave

• Registro de los datos básicos del cliente: nombre/razón social, dirección, teléfono, correo electrónico, país
• Marcado del cliente como activo o inactivo
• Campos opcionales propios (fecha, fecha y hora, texto corto, texto largo, archivos adjuntos)
• Control de plazos en los campos opcionales de tipo fecha con aviso automático por correo electrónico
• Notas del cliente con archivos adjuntos
• Vinculación con el módulo Informes de trabajo: resumen del trabajo realizado para el cliente
• Lista de registros eliminados

Acceso y ajustes

Antes de empezar a trabajar en el módulo Registro de clientes, compruebe la ruta de acceso al módulo y qué permisos y ajustes de los campos opcionales le ha preparado el administrador del módulo Registro de clientes. Sin permisos suficientes, es posible que algunos botones y pestañas ni siquiera se muestren.

Cómo acceder al módulo Registro de clientes

El módulo Registro de clientes se abre desde el menú principal de la aplicación haciendo clic en la opción Registro de clientes. Al abrirse aparece el título «Registro de clientes» con la lista de clientes registrados. Si el usuario conectado tiene permiso para administrar los ajustes del módulo, en la cabecera de la página aparece también el enlace «Ajustes».

Ajustes del módulo Registro de clientes

Los ajustes del módulo Registro de clientes están disponibles a través del enlace Ajustes en la pantalla principal del módulo (solo lo ve el usuario con permiso para administrar los ajustes del módulo). Los ajustes se dividen en tres pestañas: Derechos de los usuarios, Campos opcionales y Historial de modificaciones de ajustes.

Pestaña Derechos de los usuarios en los ajustes de Registro de clientes

En la pestaña Derechos de los usuarios de los ajustes del módulo Registro de clientes hay una tabla con todos los usuarios activos de la empresa. Para cada usuario se elige uno de los cinco niveles de acceso (Sin acceso, Puede leer, Leer y añadir notas, Leer, añadir notas y editar, o Leer, añadir notas, editar y borrar). La elección se guarda inmediatamente al hacer clic; aquí no hay un botón Guardar independiente.

Pestaña Campos opcionales en los ajustes de Registro de clientes

En la pestaña Campos opcionales de los ajustes del módulo Registro de clientes se configuran los campos propios, que después se muestran en el formulario del cliente, en su ficha de detalle y, en su caso, también como columna de la tabla. El campo aparece en el módulo solo cuando se le asigna un nombre; sin nombre, el campo permanece oculto en todos los formularios. La sección incluye:

• Tres campos de tipo fecha: en cada uno se puede activar «Vigilar fecha» (control del plazo), configurar «Avisar con antelación (días)» y elegir los usuarios a los que se debe enviar el aviso por correo electrónico
• Tres campos de tipo fecha y hora
• Cinco campos de tipo texto corto (hasta 100 caracteres)
• Tres campos de tipo texto largo: en ellos se puede activar «Mostrar en la tabla» para que el campo aparezca como columna en la lista principal de clientes
• Tres campos de tipo archivos adjuntos, vinculados directamente al cliente

Cada grupo de campos tiene su propio botón Guardar.

Pestaña Historial de modificaciones de ajustes en los ajustes de Registro de clientes

La pestaña Historial de modificaciones de ajustes de los ajustes del módulo Registro de clientes muestra un resumen de cuándo y cómo cambiaron los derechos de acceso al módulo Registro de clientes para cada usuario, es decir, quién, cuándo y a qué nivel de permiso cambió los derechos de quién. La pestaña sirve solo para consulta; en ella no se introduce ni se guarda nada, no se indica ningún valor propio.

Permisos y derechos de acceso al módulo Registro de clientes

El acceso al módulo Registro de clientes se configura individualmente para cada usuario en cinco niveles, de modo que cada nivel superior incluye todos los derechos de los niveles inferiores.

Consejo: El acceso a los ajustes del módulo Registro de clientes (pestañas Derechos de los usuarios, Campos opcionales e Historial de modificaciones de ajustes) lo tienen solo los administradores, o más exactamente los usuarios designados como administradores de este módulo en concreto.

Interfaz de usuario

La interfaz de usuario del módulo Registro de clientes está formada por la pantalla principal con la lista de clientes, una tarjeta con avisos de plazos próximos y una tarjeta con el filtro y la búsqueda. Los siguientes apartados describen cada parte de la pantalla y qué información y controles encontrará en ellos.

Pantalla principal del módulo Registro de clientes

La pantalla principal del módulo Registro de clientes muestra una tarjeta plegable con el filtro y, debajo de ella, una tarjeta con la lista de clientes. En la cabecera de la tarjeta con la lista están los botones Añadir cliente y Eliminados (ambos inactivos sin permisos suficientes). La tabla de clientes contiene las columnas ID, Nombre/Razón social, Teléfono, Correo electrónico, Dirección, Activo y, además, todos los campos opcionales configurados que tengan activada en los ajustes la visualización en la tabla. La columna Dirección muestra la calle, la localidad y el código postal uno debajo del otro y, si la dirección está suficientemente completa, añade un enlace al mapa. La columna Correo electrónico es directamente un enlace en el que se puede hacer clic para enviar un correo. En cada fila hay iconos para ver el detalle, editar el registro y borrar el registro; la edición y el borrado solo con permisos suficientes. La tabla ofrece ordenación, paginación, búsqueda rápida, selección de las columnas mostradas y exportación de la lista al formato XLSX.

Tarjeta «Es necesario resolver pronto» en el módulo Registro de clientes

Si algún campo opcional de tipo fecha tiene activado el control del plazo, en la pantalla principal del módulo Registro de clientes se muestra, encima del filtro, una tarjeta con el borde rojo «Es necesario resolver pronto». Contiene dos listas de enlaces a clientes (nombre e ID entre corchetes): la lista superior «Caduca [nombre del campo]» con los plazos que aún se acercan, y la lista inferior «Caducó [nombre del campo]» (etiqueta en rojo) con los plazos que ya han pasado. La tarjeta la ve cualquier usuario con acceso al módulo y se muestra automáticamente cada vez que se abre el módulo.

Filtros y búsqueda en el módulo Registro de clientes

La tarjeta Filtro de la pantalla principal del módulo Registro de clientes se despliega y se pliega al hacer clic en el icono de su cabecera. Contiene:

• Activo: selección de Sólo activo, Sólo inactivos, o dejarlo vacío para mostrar todos los clientes
• Localidad: selección entre las localidades que realmente aparecen en los clientes registrados

El botón Buscar ejecuta el filtro, el botón Cancelar anula el filtro configurado. Si hay establecido cualquier valor de filtro, el título de la tarjeta Filtro se resalta en rojo y en negrita. Además del filtro, para una búsqueda rápida en la lista de clientes se puede usar el campo Buscar encima de la tabla: la búsqueda se realiza en las columnas mostradas, incluidos el nombre, el teléfono, el correo electrónico y la dirección.

Operaciones básicas

Este capítulo describe los procedimientos de trabajo habituales en el módulo Registro de clientes: desde añadir un nuevo cliente, pasando por la edición y la adición de una nota, hasta el borrado de un registro y la consulta de los registros eliminados. Los distintos pasos corresponden a lo que verá en el módulo un usuario con el permiso correspondiente.

Procedimiento: Añadir un nuevo cliente en el módulo Registro de clientes

1. En la pantalla principal del módulo Registro de clientes haga clic en el botón Añadir cliente.
2. Se abre la ventana de diálogo «Registro de nuevo cliente». Es obligatorio rellenar los campos marcados con un asterisco.
3. Rellene el campo obligatorio Nombre/Razón social y, si procede, los demás datos:
   • Calle, n.º, Localidad, Código postal y País (en un registro nuevo aparece preconfigurado con el país de la empresa)
   • Activo: en un registro nuevo aparece marcado de forma predeterminada
   • Teléfono y Correo electrónico
   • los campos opcionales configurados: en los campos de tipo archivos adjuntos, los archivos se pueden cargar arrastrándolos a la zona resaltada
4. Haga clic en Guardar.

Consejo: Sin permisos suficientes, el botón Añadir cliente no se muestra en absoluto o aparece inactivo.

Guía: Editar un cliente en el módulo Registro de clientes

1. En la lista de clientes haga clic en el icono de edición, o en el detalle del cliente en el botón Editar.
2. Se abre la ventana de diálogo «Edición del cliente» con los valores precargados.
3. Edite los campos necesarios y haga clic en Guardar.

Ver el detalle del cliente en el módulo Registro de clientes

1. En la lista haga clic en el nombre o el ID del cliente, o bien en el icono de ver el detalle.
2. Se muestra «Detalle del cliente» con la pestaña Datos básicos (nombre, teléfono, dirección con enlace al mapa, correo electrónico, indicador de activo, valores de los campos opcionales), la pestaña Notas y, si el módulo Informes de trabajo está activado en el sistema, la pestaña Trabajo realizado.
3. Con el enlace Volver atras en la parte superior volverá a la lista de clientes.

Añadir una nota al cliente en el módulo Registro de clientes

1. En el detalle del cliente, en la pestaña Notas, haga clic en Añadir una nota.
2. En la ventana de diálogo «Añadir una nota» escriba el texto en el campo Nota y, opcionalmente, adjunte archivos arrastrándolos a la zona (como máximo 60 archivos).
3. Haga clic en Guardar.

La nota se muestra en la tabla de notas con las columnas Fecha, Registrado por, Nota y Archivos adjuntos, ordenada de la más reciente a la más antigua. Consejo: Si se intenta cargar más de 60 archivos, en el módulo Registro de clientes aparece el mensaje «Puede cargar un máximo de 60 archivos.»

Borrar un cliente en el módulo Registro de clientes

1. En la lista haga clic en el icono de borrado de la fila correspondiente, o en el detalle del cliente en el botón Borrar.
2. Confirme la pregunta «¿Suprimir? ¿De verdad quiere borrar esta entrada?» con el botón Sí, o cancele con el botón No.
3. El registro desaparece de la lista estándar de clientes y se traslada a los registros eliminados.

Borrar un cliente en el módulo Registro de clientes solo lo puede hacer un usuario con el nivel de permiso más alto (Leer, añadir notas, editar y borrar).

Ver los registros eliminados en el módulo Registro de clientes

En la pantalla principal del módulo Registro de clientes haga clic en el botón Eliminados (visible y utilizable solo con permisos suficientes, es decir, con el nivel Leer, añadir notas, editar y borrar). Se muestra la lista de clientes eliminados, gestionada por separado del registro estándar, a la que se traslada cada cliente después de borrarlo.

Funciones avanzadas

Además del registro de los datos básicos, el módulo Registro de clientes también ofrece el control automático de los plazos importantes de los clientes, para que no se le pase ningún plazo importante, por ejemplo la validez de un contrato. La configuración de los plazos vigilados forma parte de los ajustes de los campos opcionales del módulo.

Control de plazos y avisos por correo electrónico en el módulo Registro de clientes

En los campos opcionales de tipo fecha se puede activar, en los ajustes del módulo Registro de clientes, el control del plazo («Vigilar fecha») y configurar con cuántos días de antelación se debe enviar el aviso y a qué usuarios. El sistema comprueba entonces estos campos a diario y, el día en que quedan exactamente los días configurados para el plazo, envía a los usuarios seleccionados un correo electrónico con el aviso. El correo contiene el nombre del cliente, el nombre del campo al que se refiere el aviso y un enlace de vuelta a la aplicación. La comprobación de los plazos y el envío de avisos se realiza solo en las empresas que tienen el módulo activado y un período de suscripción activo. Además, encima de la tabla de clientes se muestra automáticamente, cada vez que se abre el módulo, la tarjeta resumen «Es necesario resolver pronto» con la lista de los plazos próximos y de los ya vencidos.

Integración con otros módulos

• Informes de trabajo: si el módulo Informes de trabajo está activado en el sistema, en el detalle del cliente del módulo Registro de clientes se muestra la pestaña «Trabajo realizado» con la lista de registros de los Informes de trabajo: fecha, pedido, descripción, quién lo completó, tiempo, transporte y otros gastos, incluidos los totales. Los registros se emparejan según la coincidencia del texto del campo «Pedido» en los Informes de trabajo con el valor «Nombre/Razón social» del cliente; se trata, por tanto, de una coincidencia de texto, no de un vínculo fijo entre registros. El botón «Registrar trabajo» del detalle del cliente abre la ventana de diálogo para añadir un registro directamente en el módulo Informes de trabajo, precargada con el vínculo al cliente en cuestión.

Solución de problemas

Este capítulo resume las preguntas más frecuentes sobre el módulo Registro de clientes y consejos para trabajar con él de forma eficiente: desde la configuración de los campos opcionales, pasando por los permisos, hasta la limitación del número y el tamaño de los archivos adjuntos que se pueden cargar.

Preguntas frecuentes sobre el módulo Registro de clientes

Pregunta: ¿Por qué no se muestra el campo opcional que esperaba ver en el formulario del cliente?

Solución: El campo se muestra en el módulo Registro de clientes solo cuando el administrador del módulo le ha asignado un nombre en los ajustes, en la pestaña Campos opcionales. Sin un nombre asignado, el campo permanece oculto en todos los formularios y también en el detalle del cliente.

Pregunta: ¿Por qué no puedo añadir un nuevo cliente ni editar un registro existente?

Solución: Para crear o editar un cliente necesita en el módulo Registro de clientes al menos el nivel de permiso «Leer, añadir notas y editar». Con niveles inferiores, los botones para añadir y editar están ocultos o inactivos.

Pregunta: ¿Por qué aparece un mensaje sobre el número máximo de archivos al cargar los archivos adjuntos?

Solución: En el módulo Registro de clientes no se pueden adjuntar a la vez más de 60 archivos ni a una nota ni a un cliente. Cargue los archivos adjuntos en lotes más pequeños.

Consejos para trabajar de forma eficiente con el módulo Registro de clientes

• Antes de empezar a registrar clientes, pida al administrador del módulo que asigne nombres a los campos opcionales en los ajustes; así se ahorrará tener que completarlos más tarde.
• En los plazos importantes (por ejemplo la validez de un contrato) active «Vigilar fecha» y elija los usuarios que deben recibir el aviso, para que nadie olvide el plazo.
• Para encontrar rápidamente un cliente, use el campo Buscar encima de la tabla en lugar de desplegar la tarjeta Filtro.
• No pierda de vista a los clientes inactivos: al desmarcar el campo Activo permanecen en el registro y se pueden localizar mediante el filtro según el estado Activo/Inactivo.