Rejestr Klientów

Przegląd Modułu

Moduł Rejestr Klientów to uproszczone narzędzie do zarządzania klientami i odbiorcami w Twojej firmie. W przeciwieństwie do kompleksowego modułu CRM, oferuje intuicyjne i proste środowisko do rejestrowania podstawowych danych klientów z możliwością dostosowania pól niestandardowych zgodnie z potrzebami Twojej firmy.

Kluczowe Funkcje:

• Rejestrowanie podstawowych danych klientów (nazwa, adres, kontakty)
• Do 14 pól niestandardowych zgodnie z Twoimi potrzebami (daty, teksty, załączniki)
• Automatyczne monitorowanie terminów z powiadomieniami e-mail
• Dodawanie notatek z załącznikami do każdego klienta
• Integracja z modułem Raporty Pracy do rejestrowania pracy
• Filtrowanie i eksport danych

Grupa docelowa: Małe i średnie firmy, które potrzebują prostej ewidencji klientów bez złożoności systemu CRM. Idealne dla firm usługowych, konsultantów i dostawców usług.

Ustawienia

Ustawienia modułu można znaleźć w menu Ustawienia → Rejestr Klientów. Dostęp mają tylko użytkownicy z prawami administratora.

Pola Niestandardowe

Moduł pozwala zdefiniować pola niestandardowe do rejestrowania konkretnych informacji:

1. Pola Daty (3 pola)

• Odpowiednie dla terminów takich jak "Koniec Umowy", "Data Kontroli", "Ważność Certyfikatu"
• Można dla nich aktywować automatyczne monitorowanie terminów
• Wyświetlane w głównym przeglądzie klientów

2. Pola Data + Czas (3 pola)

• Do rejestrowania precyzyjnych terminów z czasem
• Na przykład "Zaplanowane Spotkanie", "Data Instalacji"

3. Pola Tekstowe - Krótkie (5 pól, max 100 znaków)

• Do krótkich informacji tekstowych takich jak "NIP", "Regon", "Numer Umowy"
• Wyświetlane w głównym przeglądzie

4. Pola Tekstowe - Długie (3 pola, nieograniczone)

• Do dłuższych tekstów opisowych
• Obsługa formatowania za pomocą edytora TinyMCE
• Możesz wybrać, czy mają być wyświetlane w tabeli przeglądowej

5. Pola Załączników (3 pola)

• Pozwalają przesłać do 60 plików na pole
• Maksymalny rozmiar pliku: 100 MB
• Obsługuje przeciągnij i upuść za pomocą Dropzone
• Odpowiednie dla "Umowa", "Certyfikaty", "Dokumentacja Fotograficzna"

Monitorowanie Terminów i Powiadomienia

Dla każdego pola daty możesz aktywować automatyczne monitorowanie terminów:

1. Zaznacz "Monitoruj datę"
2. Wprowadź liczbę dni z wyprzedzeniem, kiedy ma nastąpić powiadomienie (np. 14 dni)
3. Wybierz użytkowników, którzy powinni otrzymywać powiadomienia e-mail

System automatycznie:

• Wyświetla panel "Wymaga uwagi wkrótce" na głównej stronie modułu
• Wysyła e-mail do wybranych użytkowników w dniu powiadomienia
• Podświetla na czerwono klientów z przeterminowanymi terminami

Prawa Użytkowników

W ustawieniach możesz przypisać każdemu użytkownikowi jeden z 5 poziomów dostępu:

• 0 - Brak Dostępu: Użytkownik w ogóle nie widzi modułu
• 1 - Może Czytać: Tylko podgląd, bez możliwości edycji
• 2 - Czytanie i Dodawanie Notatek: Dodatkowo może dodawać notatki
• 3 - Czytanie, Dodawanie Notatek i Edycja: Może edytować klientów
• 4 - Wszystkie Prawa: Dodatkowo może usuwać klientów

Podstawowe Operacje

Dodawanie Nowego Klienta

1. Otwórz moduł Rejestr Klientów
2. Kliknij zielony przycisk "+ Dodaj Klienta"
3. Wypełnij wymagane pole Nazwa/Tytuł
4. Uzupełnij inne dane według potrzeb:
   • Adres (ulica, miasto, kod pocztowy, kraj)
   • Dane kontaktowe (telefon, e-mail)
   • Pola niestandardowe zdefiniowane w ustawieniach
5. W przypadku załączników możesz przeciągnąć pliki do obszaru Dropzone lub kliknąć i wybrać
6. Kliknij "Zapisz"

Wskazówka: Pole "Aktywny" jest automatycznie zaznaczone. Dla nieaktywnych klientów (np. byłych klientów) odznacz je.

Edycja Klienta

Możesz edytować klienta na dwa sposoby:

Sposób 1: Edycja w Widoku Szczegółów

1. W przeglądzie kliknij na nazwę klienta
2. W widoku szczegółowym kliknij niebieski przycisk "Edytuj"
3. Wprowadź zmiany i kliknij "Zapisz"

Sposób 2: Szybka Edycja w Tabeli

• Bezpośrednio w tabeli przeglądowej kliknij na pole, które chcesz zmienić
• Zmiana jest zapisywana automatycznie po opuszczeniu pola

Dodawanie Notatki

1. Otwórz szczegóły klienta klikając na jego nazwę
2. W sekcji "Notatki" kliknij "+ Dodaj Notatkę"
3. Napisz tekst notatki
4. Opcjonalnie dodaj załączniki przeciągając do obszaru Dropzone
5. Kliknij "Zapisz"

Notatka automatycznie zawiera datę, godzinę i nazwę użytkownika, który ją utworzył.

Rejestrowanie Pracy dla Klienta

Jeśli masz aktywny moduł Raporty Pracy:

1. Otwórz szczegóły klienta
2. W sekcji "Wykonane Prace" kliknij "+ Zarejestruj Pracę"
3. Wypełnij formularz raportu pracy (data, opis, czas, koszty)
4. Pole "Zlecenie" jest automatycznie wypełnione nazwą klienta
5. Zapisz rekord

W szczegółach klienta możesz zobaczyć przegląd wszystkich zarejestrowanych prac wraz z sumami czasu i kosztów.

Zaawansowane Funkcje

Praca z Polami Niestandardowymi

Pola Daty z Monitorowaniem:

Gdy zbliża się termin wprowadzony w polu daty z aktywnym monitorowaniem:

• Klient jest wyświetlany w czerwonym panelu "Wymaga uwagi wkrótce"
• Wybrani użytkownicy otrzymują powiadomienie e-mail
• Po upływie terminu klient przenosi się do sekcji "Przeterminowane"

Pola Załączników (Dropzone):

• Przeciągnij wiele plików jednocześnie
• Maksymalnie 60 plików na pole
• Każdy plik max 100 MB
• Obsługiwane formaty: wszystkie popularne typy (PDF, DOC, XLS, JPG, PNG, itp.)
• Możesz usunąć pliki krzyżykiem w prawym górnym rogu

Długie Pola Tekstowe:

• Edytor TinyMCE pozwala na formatowanie tekstu (pogrubienie, kursywa, listy)
• Możesz wstawiać obrazy i linki
• W ustawieniach wybierz, czy zawartość ma być wyświetlana w tabeli przeglądowej

Filtrowanie Klientów

Kliknij na żółty panel "Filtr" i ustaw kryteria:

• Aktywny: Tylko aktywni / tylko nieaktywni / wszyscy
• Miasto: Wybór z dostępnych miast

Oprócz filtra możesz użyć:

• Wyszukiwanie: Pole w prawym górnym rogu - przeszukuje wszystkie kolumny
• Sortowanie: Kliknij na nagłówek kolumny dla sortowania rosnąco/malejąco
• Długość strony: Wybierz liczbę wyświetlanych rekordów w lewym górnym rogu (10-100 lub Wszystkie)

Eksport Danych

Kliknij przycisk "Excel" nad tabelą po prawej stronie:

• Eksportuje aktualnie wyświetlane dane (respektuje filtry i wyszukiwanie)
• Format: XLSX (Excel)
• Zawiera wszystkie widoczne kolumny

Przycisk "Colvis" pozwala ukryć/pokazać poszczególne kolumny.

Usuwanie Klientów

Tylko użytkownicy z prawami poziomu 4 mogą usuwać:

1. Otwórz szczegóły klienta
2. Kliknij czerwony przycisk "Usuń"
3. Potwierdź usunięcie

Usuniętych klientów możesz znaleźć klikając przycisk "Usunięte" w głównym przeglądzie.

Integracja

Moduł Raporty Pracy

Rejestr Klientów jest w pełni zintegrowany z modułem Raporty Pracy:

Rejestrowanie Pracy:

• Ze szczegółów klienta możesz bezpośrednio utworzyć raport pracy
• Pole "Zlecenie" jest automatycznie wypełnione nazwą klienta
• Praca jest wyświetlana w sekcji "Wykonane Prace" w szczegółach klienta

Przegląd Pracy:

• W szczegółach klienta widzisz tabelę wszystkich zarejestrowanych prac
• Sumy czasu, podróży i innych kosztów
• Klikając na pracę w module Raporty Pracy, widzisz link do klienta

Wskazówka: Do bardziej szczegółowej analizy pracy użyj modułu Raporty Pracy, gdzie możesz filtrować według daty, pracownika i innych kryteriów.

Przepływy Pracy

Scenariusz 1: Firma Serwisowa z Terminami Kontroli

Konfiguracja:

1. W ustawieniach utwórz pole daty "Data Kontroli"
2. Aktywuj monitorowanie terminów 30 dni z wyprzedzeniem
3. Dodaj techników do powiadomień

Użycie:

1. Dla każdego klienta wypełnij "Data Kontroli"
2. 30 dni przed terminem technicy otrzymują e-mail
3. Klient jest wyświetlany w czerwonym panelu
4. Technik wykonuje kontrolę i rejestruje pracę poprzez "Zarejestruj Pracę"
5. W notatce zapisuje wynik kontroli z dokumentacją fotograficzną
6. Aktualizuje "Data Kontroli" na następny rok

Scenariusz 2: Konsultant z Umowami Klientów

Konfiguracja:

1. Utwórz pola tekstowe "NIP" i "Numer Umowy"
2. Utwórz pole daty "Koniec Umowy" z monitorowaniem 60 dni z wyprzedzeniem
3. Utwórz pole załącznika "Umowa"

Użycie:

1. Prześlij zeskanowaną umowę do pola "Umowa" klienta
2. Wypełnij "Koniec Umowy"
3. 2 miesiące przed końcem otrzymujesz powiadomienie e-mail
4. Skontaktuj się z klientem w sprawie przedłużenia
5. Zapisz wynik negocjacji w notatce
6. Zarejestruj każde spotkanie jako raport pracy

Scenariusz 3: Firma IT z Klientami i Certyfikatami

Konfiguracja:

1. Utwórz pola tekstowe "URL Serwera" i "Numer Licencji"
2. Utwórz pole daty "Ważność Certyfikatu SSL" z monitorowaniem 14 dni
3. Utwórz długie pole tekstowe "Notatki o Infrastrukturze"
4. Utwórz pole załącznika "Dokumentacja"

Użycie:

1. Zapisz dane dostępowe dla klienta w notatkach
2. Prześlij schematy sieci i instrukcje do "Dokumentacja"
3. Opisz konfigurację serwera w "Notatki o Infrastrukturze"
4. Przed wygaśnięciem certyfikatu SSL otrzymujesz powiadomienie
5. Zarejestruj każdą pracę administracyjną poprzez "Zarejestruj Pracę"

Rozwiązywanie Problemów

Nie otrzymuję powiadomień e-mail o terminach

Rozwiązanie:

• Sprawdź w ustawieniach, czy dla pola daty zaznaczone jest "Monitoruj datę"
• Zweryfikuj, czy jesteś wybrany w polu "Powiadom użytkowników"
• Sprawdź swój e-mail w profilu użytkownika (Menu → Mój Profil)
• Powiadomienia e-mail są wysyłane przez zadanie CRON - skontaktuj się z administratorem

Nie mogę przesłać załącznika

Rozwiązanie:

• Sprawdź rozmiar pliku (max 100 MB)
• Sprawdź, czy nie przekraczasz limitu 60 plików na pole
• Spróbuj innej przeglądarki (zalecamy Chrome lub Firefox)
• Wyłącz blokery reklam, które mogą blokować Dropzone

Pole niestandardowe nie jest wyświetlane w tabeli

Rozwiązanie:

• W ustawieniach sprawdź, czy pole ma wypełnioną "Nazwę"
• Dla długich pól tekstowych zaznacz pole wyboru "Wyświetl w tabeli"
• Odśwież stronę (F5)
• Sprawdź przycisk "Colvis" - kolumna może być ukryta

Nie mogę edytować/usunąć klienta

Rozwiązanie:

• Sprawdź swoje prawa dostępu w Ustawienia → Rejestr Klientów
• Do edycji potrzebujesz praw poziomu 3 lub wyższego
• Do usuwania potrzebujesz praw poziomu 4
• Skontaktuj się z administratorem w celu zwiększenia praw dostępu

Panel "Wymaga uwagi wkrótce" jest pusty

Rozwiązanie:

• Panel jest wyświetlany tylko wtedy, gdy masz aktywowane monitorowanie dla przynajmniej jednego pola daty
• Sprawdź w ustawieniach, czy dla pola daty zaznaczone jest "Monitoruj datę"
• Panel wyświetla tylko aktywnych klientów - sprawdź pole "Aktywny"
• Sprawdź, czy pola dat są wypełnione dla klientów

FAQ

1. Jaka jest różnica między modułem Rejestr Klientów a CRM?

Rejestr Klientów to uproszczona wersja modułu CRM. Nie zawiera funkcji takich jak sprawy biznesowe, propozycje umów, pipeline sprzedaży itp. Jest przeznaczony dla firm, które potrzebują prostszego narzędzia tylko do rejestrowania klientów z polami niestandardowymi.

2. Czy mogę wyeksportować wszystkie dane klientów na raz?

Tak, użyj przycisku "Excel" w głównym przeglądzie. Przed eksportem ustaw filtr na "Wszystkie" i długość strony na "-1" (Wszystkie), aby wyeksportować wszystkie rekordy. Eksport zawiera wszystkie widoczne kolumny.

3. Jak często system sprawdza terminy dla powiadomień?

Zadanie CRON uruchamia się automatycznie każdego ranka. Jeśli termin przypada w ustawionym okresie (np. 14 dni), wysyłany jest e-mail, a klient jest wyświetlany w panelu powiadomień.

4. Czy mogę zmienić liczbę pól niestandardowych?

Nie, liczba pól jest stała: 3 daty, 3 data+czas, 5 krótkich tekstowych, 3 długie tekstowe, 3 pola załączników. Jeśli potrzebujesz więcej pól, rozważ użycie kompleksowego modułu CRM.

5. Czy dane klientów są dostępne z aplikacji mobilnej?

Nie, moduł Rejestr Klientów jest dostępny tylko przez interfejs webowy. Do dostępu mobilnego możesz użyć responsywnego interfejsu webowego na telefonie lub tablecie.

6. Czy mogę zaimportować klientów z Excela?

Import masowy nie jest obecnie dostępny. Musisz dodawać klientów ręcznie pojedynczo. W sprawie importu masowego skontaktuj się z pomocą techniczną lub administratorem systemu.

Powiązana Dokumentacja

• Moduł CRM - Bardziej kompleksowe narzędzie do zarządzania relacjami z klientami
• Moduł Raporty Pracy - Rejestrowanie przepracowanych godzin i kosztów
• Prawa Użytkowników - Zarządzanie prawami dostępu użytkowników
• Ustawienia Firmy - Podstawowa konfiguracja systemu

Skróty i Terminy

• Aktywny klient: Klient, z którym obecnie współpracujesz
• Zadanie CRON: Automatyczne zadanie systemowe, które działa w tle w regularnych odstępach czasu
• Pole daty: Pole do rejestrowania daty (bez czasu)
• Pole data+czas: Pole do rejestrowania daty wraz z precyzyjnym czasem
• Dropzone: Obszar do przesyłania plików za pomocą przeciągnij i upuść
• Eksport: Zapisywanie danych do zewnętrznego pliku (np. Excel)
• Monitorowanie terminów: Automatyczne śledzenie dat i wysyłanie powiadomień
• TinyMCE: Edytor tekstu z możliwością formatowania
• Raport pracy: Rekord przepracowanych godzin i kosztów

---

Data ostatniej aktualizacji: 11.11.2025

Wersja dokumentacji: 1.0