Ewidencja pojazdów

Przegląd

Moduł Ewidencja pojazdów (evoz, VehiclesRecords) służy do centralnej ewidencji pojazdów firmowych i wszystkich powiązanych z nimi danych. Umożliwia zarządzanie podstawowymi informacjami technicznymi, ubezpieczeniami, przeglądami technicznymi, zapisami serwisowymi, winietami autostradowymi i kosztami eksploatacji. System automatycznie powiadamia osoby odpowiedzialne o zbliżających się terminach wygaśnięcia ubezpieczeń, przeglądów technicznych, terminów serwisowych i innych ważnych terminów.

Kluczowe funkcje modułu Ewidencja pojazdów

• Ewidencja podstawowych danych o pojazdach (numer rejestracyjny, VIN, typ, właściciel, kierowcy)
• Zarządzanie ubezpieczeniami (OC, AC) i przeglądami technicznymi
• Zapisy serwisowe i plany serwisowe według kilometrów lub miesięcy
• Ewidencja szkód i wypadków z załącznikami
• Ewidencja kosztów pojazdów z przeglądem rocznym
• Historia kierowców (kto użytkował pojazd i w jakim okresie)
• Protokoły przekazania pojazdu
• Winiety autostradowe i opłaty drogowe (w tym import zbiorczy dla Republiki Czeskiej)
• Rezerwacje pojazdów z kalendarzem i procesem zatwierdzania
• Automatyczne powiadomienia e-mail o zbliżających się datach wygaśnięcia

Dostęp i ustawienia

Jak uzyskać dostęp do modułu Ewidencja pojazdów

Ścieżka nawigacji do modułu Ewidencja pojazdów: Menu główne → Ewidencja pojazdów

Moduł Rezerwacje pojazdów jest dostępny przez Menu główne → Rezerwacje pojazdów. Oba moduły są ze sobą powiązane i współdzielą dane o pojazdach.

Ustawienia modułu Ewidencja pojazdów

Konfiguracja i prawa dostępu do modułu Ewidencja pojazdów są dostępne przez Ustawienia → Ewidencja pojazdów. Ustawienia są podzielone na trzy zakładki: Prawa do modułu, Ustawienia ogólne i Pola niestandardowe.

Ustawienia ogólne Ewidencji pojazdów

• Liczba dni z wyprzedzeniem do wyświetlania ostrzeżeń: Ustawienie, ile dni przed wygaśnięciem pojawi się ostrzeżenie w sekcji „Wymaga wkrótce uwagi" (wartość domyślna to 14 dni)
• Pokaż pojazdy bez wprowadzonych terminów: Czy wyświetlać również pojazdy, dla których nie wprowadzono terminów
• Wysyłaj informacje o wygaśnięciu e-mailem: Wybór, komu system wysyła powiadomienia – administratorowi i kierowcom, tylko administratorowi, tylko kierowcom lub nikomu
• Typ protokołu przekazania: Format wyjściowy (Word lub Excel)
• Pokaż sekcję finansowania: Włączenie sekcji z informacjami o kredycie lub leasingu pojazdu
• Pokaż historię kierowców: Włączenie zakładki z ewidencją, kto użytkował pojazd w jakim okresie
• Specjalne prawo kierowcy: Jeśli włączone, użytkownik z prawem „Widzi pojazdy, w których jest wymieniony jako kierowca" widzi tylko podstawowe informacje, winiety autostradowe, ubezpieczenie, kartę paliwową, kamizelki odblaskowe i opony

Pola niestandardowe Ewidencji pojazdów

W zakładce Pola niestandardowe można zdefiniować do 11 niestandardowych kolumn do ewidencji specyficznych informacji o pojazdach. Dla każdej kolumny można ustawić nazwę, typ (tekst, liczba, data, lista), czy jest obowiązkowa i czy jest wyświetlana w głównej tabeli.

Prawa użytkowników i uprawnienia dostępu do Ewidencji pojazdów

Uprawnienia do modułu Ewidencja pojazdów konfiguruje się w Ustawienia → Ewidencja pojazdów → Prawa do modułu. Każdemu użytkownikowi można przypisać jedno z następujących uprawnień:

Uprawnienie	Opis
Brak dostępu	Użytkownik nie ma dostępu do modułu Ewidencja pojazdów
Widzi pojazdy, w których jest wymieniony jako kierowca	Przeglądanie własnych pojazdów (do których jest przypisany jako kierowca), bez możliwości edycji
Widzi pojazdy, w których jest wymieniony jako kierowca, i może je edytować	Przeglądanie i edycja pojazdów, do których jest przypisany jako kierowca
Widzi wszystkie pojazdy, nie może edytować	Przeglądanie wszystkich pojazdów bez możliwości edycji
Widzi wszystkie pojazdy, może edytować te, w których jest wymieniony jako kierowca	Przeglądanie wszystkich pojazdów, edycja tylko własnych
Widzi wszystko, może edytować wszystko i dodawać nowe	Pełny dostęp do wszystkich pojazdów, w tym dodawanie nowych
Widzi i może wszystko, w tym usuwać	Dostęp administratora, w tym usuwanie pojazdów

Ustawienia modułu Rezerwacje pojazdów

Konfiguracja Rezerwacji pojazdów jest dostępna przez Ustawienia → Rezerwacje pojazdów. Ustawienia obejmują prawa dostępu, parametry ogólne i oznaczenia kolorystyczne pojazdów w kalendarzu.

• Rezerwacje pojazdów również z godziną: Standardowo pojazdy rezerwowane są na cały dzień. Włączenie tej opcji pozwala przy każdej rezerwacji wybrać również godzinę
• Wypełnij datę z góry: Czy formularz rezerwacji ma być wypełniony dzisiejszą lub jutrzejszą datą
• Wypełnij godzinę z góry: Domyślna godzina dla nowych rezerwacji
• Minimalna długość rezerwacji w minutach: Najkrótszy możliwy przedział czasowy rezerwacji
• Możliwość anulowania rezerwacji przez wnioskodawcę: Czy wnioskodawca może samodzielnie anulować już zatwierdzoną rezerwację
• Uwaga przy zatwierdzeniu/odrzuceniu: Czy zatwierdzający musi wprowadzić uwagę przy zatwierdzaniu lub odrzucaniu rezerwacji

Uprawnienia do Rezerwacji pojazdów

Uprawnienie	Opis
Brak dostępu	Użytkownik nie ma dostępu do rezerwacji pojazdów
Czyta rezerwacje i rezerwuje wybrane pojazdy	Użytkownik może czytać rezerwacje i rezerwować konkretne pojazdy (wybór pojazdów konfiguruje się osobno)
Rezerwuje dowolny dostępny pojazd	Użytkownik może zarezerwować dowolny pojazd oznaczony jako „można rezerwować"
Zatwierdza i usuwa rezerwacje wybranych pojazdów	Zatwierdzający dla konkretnych pojazdów (wybór pojazdów konfiguruje się osobno)
Zatwierdza i usuwa dowolne rezerwacje pojazdów	Zatwierdzający dla wszystkich pojazdów
Edytuje dowolne rezerwacje	Pełny dostęp do edycji wszystkich rezerwacji
Rezerwuje w imieniu kogoś innego	Dodatkowe prawo – możliwość utworzenia rezerwacji za innego pracownika

Interfejs użytkownika modułu Ewidencja pojazdów

Ekran główny Ewidencji pojazdów

Ekran główny modułu Ewidencja pojazdów składa się z trzech głównych sekcji. U góry znajduje się panel Wymaga wkrótce uwagi (czerwona ramka), który wyświetla pojazdy ze zbliżającymi się datami wygaśnięcia. Na środku znajduje się panel filtrów. Na dole znajduje się główna tabela z listą wszystkich pojazdów.

Panel zbliżających się terminów

W module Ewidencja pojazdów panel Wymaga wkrótce uwagi wyświetla pojazdy, których terminy wygasają w ciągu skonfigurowanej liczby dni (domyślnie 14 dni). Monitorowane terminy obejmują:

• Karta paliwowa wygasa
• Ubezpieczenie OC wygasa
• Ubezpieczenie AC wygasa
• Przegląd techniczny wygasa
• Serwis wygasa (według daty lub kilometrów – system sprawdza również książkę jazd i dane GPS)
• Apteczka wygasa
• Przegląd urządzenia dźwigowego wygasa (pojazdy ciężarowe)
• Przegląd tachografu wygasa
• Winieta autostradowa wygasa
• Kredyt / leasing wygasa (jeśli sekcja finansowania jest włączona)

Wskazówka: Informacje o wygaśnięciu są również automatycznie wysyłane e-mailem skonfigurowaną liczbę dni przed wygaśnięciem (do administratora, kierowców lub obu).

Panel już wygasłych terminów

Pod panelem zbliżających się terminów wyświetlany jest panel Wygasło z tymi samymi kategoriami. Za pomocą przełącznika Wszystko / Wygasło mniej niż 90 dni temu można ograniczyć wyświetlany zakres. Dodatkowo wyświetlana jest sekcja Nierozwiązane szkody dla pojazdów z otwartymi zapisami szkód lub wypadków.

Filtry i wyszukiwanie w Ewidencji pojazdów

Panel filtrów (żółta ramka) w module Ewidencja pojazdów umożliwia filtrowanie listy pojazdów według:

• Aktywne (wycofane): Pokaż tylko aktywne pojazdy, tylko nieaktywne (wycofane) lub wszystkie
• Firma ubezpieczeniowa: Filtr według firmy ubezpieczeniowej pojazdu
• Kierowca: Filtr według przypisanego kierowcy
• Administrator pojazdów: Filtr według administratora pojazdu

Oprócz filtrów w głównej tabeli można korzystać z wyszukiwania tekstowego DataTables. Za pomocą przycisku Pokaż kolumny wybierz kolumny, które chcesz widzieć – zalecamy wybranie tylko istotnych kolumn dla lepszej przejrzystości.

Główna tabela pojazdów

Tabela w module Ewidencja pojazdów wyświetla pojazdy z opcjonalnymi kolumnami: Numer rejestracyjny, Typ pojazdu, Oznaczenie wewnętrzne, Nazwa, Można rezerwować, Lokalizacja, Typ własności, VIN, Rok produkcji, W eksploatacji od, Aktywny, Ciągnący/przyczepny, Numer zielonej karty, Kierowcy, Administrator pojazdu, Numer małego dowodu rejestracyjnego, Numer dużego dowodu rejestracyjnego, karta paliwowa, dane ubezpieczeniowe, przegląd techniczny, serwis, apteczka, opony, kamizelki odblaskowe, PIN radia, winiety autostradowe i pola niestandardowe.

Wskazówka: Za pomocą przycisku Excel można wyeksportować całą tabelę do Excela.

Podstawowe operacje w Ewidencji pojazdów

Procedura: Dodawanie nowego pojazdu

W module Ewidencja pojazdów kliknij przycisk Dodaj pojazd (zielony przycisk w prawym górnym rogu głównej tabeli). Otworzy się formularz Rejestracja nowego pojazdu.

1. Kliknij Dodaj pojazd
2. Wypełnij pola obowiązkowe oznaczone gwiazdką (*):
   • Numer rejestracyjny: Numer rejestracyjny pojazdu
   • Nazwa: Nazwa lub opis pojazdu (np. Skoda Octavia)
3. Wypełnij opcjonalne pola podstawowe:
   • Aktywny: Czy pojazd jest w eksploatacji
   • Można rezerwować: Czy pojazd można rezerwować (wyświetla się tylko jeśli moduł Rezerwacje pojazdów jest włączony)
   • Typ pojazdu: Osobowy, ciężarowy lub maszyna – pojazdy ciężarowe i maszyny mają rozszerzone opcje wprowadzania danych
   • Typ paliwa: Rodzaj paliwa
   • Średnie zużycie: Średnie zużycie paliwa
   • Pojemność zbiornika: Pojemność zbiornika w litrach
   • Ciągnący/przyczepny: Czy jest to pojazd ciągnący lub przyczepny
   • Lokalizacja: Miejsce parkowania lub garaż
   • Typ własności: Własny, leasing, wynajem itp.
   • Oznaczenie wewnętrzne: Własne oznaczenie na potrzeby firmy
   • VIN: Numer identyfikacyjny pojazdu
   • Rok produkcji: Rok produkcji pojazdu
   • W eksploatacji od: Data wprowadzenia do eksploatacji
   • Kierowcy: Przypisanie jednego lub więcej kierowców (wybór z użytkowników z dostępem do modułu)
   • Administrator pojazdu: Osoba odpowiedzialna za pojazd – otrzymuje powiadomienia e-mail
   • Numer małego dowodu rejestracyjnego: Numer dowodu rejestracyjnego
   • Numer dużego dowodu rejestracyjnego: Numer dużego dowodu rejestracyjnego
   • Przegląd techniczny do: Data ważności przeglądu technicznego
   • Serwis do (km/MTH): Limit kilometrów lub godzin dla serwisu
   • Serwis do daty: Limit daty dla serwisu
   • Apteczka ważna do: Data ważności apteczki
   • PIN radia: Kod PIN radia samochodowego
4. Dla pojazdów ciężarowych wypełnij sekcję Przeglądy:
   • Przegląd urządzenia dźwigowego do: Data przeglądu urządzenia dźwigowego
   • Przegląd tachografu do: Data przeglądu tachografu
5. Kliknij Zapisz

Procedura: Edycja istniejącego pojazdu

W module Ewidencja pojazdów kliknij przycisk Edytuj w wierszu odpowiedniego pojazdu w tabeli lub otwórz szczegóły pojazdu i kliknij Edytuj. Formularz edycji jest identyczny z formularzem dodawania nowego pojazdu.

1. W tabeli kliknij ikonę Edytuj przy danym pojeździe lub otwórz szczegóły pojazdu
2. Zmodyfikuj żądane dane
3. Kliknij Zapisz

Procedura: Usuwanie pojazdu

W module Ewidencja pojazdów pojazd może usunąć tylko użytkownik z uprawnieniami administratora. Usunięte pojazdy są dostępne za pomocą przycisku Usunięte (czerwony przycisk w głównej tabeli).

1. W tabeli kliknij ikonę Usuń przy danym pojeździe
2. Potwierdź usunięcie w oknie dialogowym

Szczegóły pojazdu w Ewidencji pojazdów

Zakładki w szczegółach pojazdu

Szczegóły pojazdu w module Ewidencja pojazdów są podzielone na zakładki zawierające różne sekcje informacji. Dostępne zakładki zależą od ustawień modułu:

• Podstawowe: Dane techniczne, ubezpieczenie, przegląd techniczny, karta paliwowa, opony, kamizelki
• Zapisy serwisowe: Historia czynności serwisowych z załącznikami
• Plan serwisu: Zaplanowane czynności serwisowe według km lub miesięcy
• Szkody: Ewidencja wypadków drogowych i szkód
• Koszty: Koszty eksploatacji pojazdu (paliwo, naprawy, składki ubezpieczeniowe itp.)
• Historia kierowców: Kto użytkował pojazd w jakim okresie i z jakim stanem km (jeśli włączone w ustawieniach)
• Protokoły przekazania: Dokumenty o przekazaniu pojazdu pracownikowi
• Załączniki: Dokumenty dołączone do pojazdu
• Winiety autostradowe: Ewidencja winiet autostradowych i jednostek poboru opłat

Zaawansowane funkcje Ewidencji pojazdów

Procedura: Dodawanie zapisu serwisowego

W module Ewidencja pojazdów, w szczegółach pojazdu na zakładce Zapisy serwisowe, kliknij przycisk Dodaj zapis serwisowy. Zapisy serwisowe dokumentują wykonane czynności serwisowe z datą i opisem.

1. Otwórz szczegóły pojazdu i przejdź do zakładki Zapisy serwisowe
2. Kliknij Dodaj zapis serwisowy
3. Wypełnij formularz:
   • Data: Data wykonania serwisu
   • Serwis: Opis wykonanych czynności (pole tekstowe)
   • Załączniki: Dołącz faktury lub raporty serwisowe (przeciągnij i upuść lub wybór plików)
4. Kliknij Zapisz

Procedura: Ustawienie planu serwisu dla pojazdu

W module Ewidencja pojazdów można ustawić plan regularnych czynności serwisowych dla konkretnego pojazdu. Plan serwisu umożliwia zdefiniowanie, jakie czynności powinny być wykonane w zależności od przejechanych kilometrów (lub MTH dla maszyn) lub po upływie określonej liczby miesięcy.

1. Otwórz szczegóły pojazdu i przejdź do zakładki Plan serwisu
2. Kliknij Dodaj/Edytuj plan serwisu
3. Dla każdej czynności serwisowej wypełnij:
   • Km lub MTH: Interwał w kilometrach lub motogodzinach
   • Miesięcy: Interwał w miesiącach
   • Opis: Opis czynności serwisowej
   • Załącznik: Opcjonalny dokument (karta techniczna itp.)
4. Kliknij Zapisz

Wskazówka: Zbiorcze ustawienie planu serwisu dla wielu pojazdów jednocześnie jest dostępne za pomocą przycisku Plan serwisu bezpośrednio w głównej tabeli pojazdów.

Procedura: Rejestracja szkody lub wypadku

W module Ewidencja pojazdów, w szczegółach pojazdu na zakładce Szkody, kliknij przycisk Dodaj szkodę. Nierozwiązane szkody są widoczne również na stronie głównej modułu w sekcji „Nierozwiązane szkody".

1. Otwórz szczegóły pojazdu i przejdź do zakładki Szkody
2. Kliknij Dodaj szkodę
3. Wypełnij formularz:
   • Data: Data zdarzenia (obowiązkowe)
   • Numer zdarzenia: Numer referencyjny zdarzenia ubezpieczeniowego lub raportu szkody
   • Rozwiązane: Zaznacz, jeśli szkoda została już rozwiązana
   • Uwaga: Opis przebiegu i stanu rozwiązania
   • Załączniki: Zdjęcia szkody, raporty, umowy ubezpieczeniowe itp.
4. Kliknij Zapisz

Procedura: Rejestracja kosztów pojazdu

W module Ewidencja pojazdów, w szczegółach pojazdu na zakładce Koszty, kliknij przycisk Dodaj koszt. Koszty są rejestrowane z typem i kwotą, a do nich można dołączać załączniki (faktury, rachunki).

1. Otwórz szczegóły pojazdu i przejdź do zakładki Koszty
2. Kliknij Dodaj koszt
3. Wypełnij formularz:
   • Data: Data kosztu (obowiązkowe)
   • Typ: Typ kosztu – można wybrać istniejący lub wprowadzić nowy (paliwo, ubezpieczenie, naprawa itp.)
   • Kwota: Kwota kosztu (obowiązkowe)
   • Opis: Opcjonalny opis kosztu
   • Załączniki: Faktury lub rachunki
4. Kliknij Zapisz

Przegląd kosztów pojazdów

W module Ewidencja pojazdów dostępny jest zbiorczy przegląd kosztów za pomocą przycisku Koszty pojazdów w głównej tabeli. Tabela wyświetla łączne koszty dla każdego pojazdu w podziale na lata i łączną sumę. Dane można wyeksportować do Excela lub wydrukować.

Procedura: Dodawanie wpisu do historii kierowców

W module Ewidencja pojazdów, w szczegółach pojazdu na zakładce Historia kierowców, można rejestrować, kto użytkował pojazd w danym okresie. Ta zakładka jest dostępna tylko wtedy, gdy w ustawieniach modułu włączona jest funkcja „Pokaż historię kierowców".

1. Otwórz szczegóły pojazdu i przejdź do zakładki Historia kierowców
2. Kliknij Dodaj wpis
3. Wypełnij formularz:
   • Data od: Początek okresu użytkowania
   • Stan km 1.: Stan licznika na początku okresu
   • Data do: Koniec okresu użytkowania
   • Stan km 2.: Stan licznika na końcu okresu
   • Kierowca – użytkownik: Wybór pracownika (wyświetlani są użytkownicy z dostępem do modułu)
4. Kliknij Zapisz

Procedura: Tworzenie protokołu przekazania

W module Ewidencja pojazdów można wygenerować protokół przekazania przy przekazywaniu pojazdu pracownikowi. Protokół jest dostępny w szczegółach pojazdu na zakładce Protokoły przekazania. Format wyjściowy (Word lub Excel) konfiguruje się w ogólnych ustawieniach modułu.

1. Otwórz szczegóły pojazdu i przejdź do zakładki Protokoły przekazania
2. Kliknij Utwórz protokół przekazania
3. Wypełnij formularz:
   • Użytkownik: Pracownik, któremu przekazywany jest pojazd (obowiązkowe)
   • Stan licznika (km): Aktualny stan kilometrów przy przekazaniu
   • Wyposażenie: Lista wyposażenia pojazdu przy przekazaniu
   • Przekazanie: Uwagi do przekazania
   • Przekazał – imię i nazwisko: Imię i nazwisko osoby przekazującej pojazd (obowiązkowe, wypełnione zalogowanym użytkownikiem)
4. Kliknij Utwórz protokół przekazania – dokument otworzy się do wydruku lub pobrania

Procedura: Import winiet autostradowych z pliku EDAZ

W module Ewidencja pojazdów (tylko dla Republiki Czeskiej) można zbiorczo importować winiety autostradowe z elektronicznego wyciągu EDAZ w formacie XLSX. Przycisk Import zbiorczego zakupu winiet autostradowych EDAZ....XLS wyświetla się w dolnej części głównej tabeli pojazdów.

1. W głównej tabeli pojazdów kliknij Import zbiorczego zakupu winiet autostradowych EDAZ....XLS
2. Wybierz plik EDAZ w formacie XLSX
3. Kliknij Zapisz
4. System automatycznie przypisze winiety autostradowe do pojazdów na podstawie numerów rejestracyjnych

Drukowanie etykiet winiet autostradowych

W module Ewidencja pojazdów (tylko dla Republiki Czeskiej) można wydrukować etykiety dla winiet autostradowych. Przycisk Drukowanie etykiet winiet autostradowych CZ jest dostępny w głównej tabeli pojazdów. Wyświetla przegląd winiet autostradowych do druku etykiet.

Rezerwacje pojazdów

Przegląd modułu Rezerwacje pojazdów

Moduł Rezerwacje pojazdów (evoz_rezervace) umożliwia pracownikom składanie wniosków o rezerwację pojazdu firmowego na określony termin. Wnioski mogą być automatycznie zatwierdzane lub wymagać zgody zatwierdzającego. Rezerwacje są wyświetlane w przejrzystym kalendarzu.

Wyświetlanie rezerwacji pojazdów

W module Rezerwacje pojazdów dostępne są trzy tryby wyświetlania:

• Wnioski: Tabelaryczny przegląd wszystkich rezerwacji ze statusem (oczekujące, zatwierdzone, odrzucone)
• Przegląd miesięczny: Interaktywny kalendarz FullCalendar z kolorowo oznaczonymi pojazdami
• Przegląd roczny: Przegląd na cały rok (dostępny tylko jeśli nie są używane rezerwacje z godziną)

Procedura: Tworzenie wniosku o rezerwację pojazdu

W module Rezerwacje pojazdów kliknij przycisk Dodaj wniosek lub kliknij na datę w kalendarzu. Wniosek o rezerwację można również utworzyć w imieniu innego pracownika, jeśli posiadasz odpowiednie uprawnienia.

1. W module Rezerwacje pojazdów kliknij Dodaj wniosek lub na datę w kalendarzu
2. Wypełnij formularz Wniosek o rezerwację:
   • Pracownik: Wybór wnioskodawcy (przy rezerwacji w imieniu innej osoby)
   • Pojazd: Wybór pojazdu z listy dostępnych pojazdów
   • Od (data): Data rozpoczęcia rezerwacji
   • Do (data): Data zakończenia rezerwacji
   • Godzina od / do: Godzina rezerwacji (wyświetla się tylko jeśli włączone są rezerwacje z godziną)
   • Typ podróży: Rodzaj podróży służbowej
   • Miejsce: Cel podróży lub miejsce docelowe
3. Opcjonalnie ustaw Powtarzanie: Dzienne, tygodniowe, miesięczne lub roczne powtarzanie z datą zakończenia
4. System automatycznie sprawdza, czy pojazd jest dostępny w podanym terminie – wyświetla ostrzeżenie, jeśli jest już zarezerwowany
5. Kliknij Zapisz

Uwaga: Jeśli pojazd nie jest dostępny w żądanym terminie, przycisk Zapisz jest zablokowany i wyświetlany jest komunikat o błędzie.

Filtry w przeglądzie rezerwacji pojazdów

W module Rezerwacje pojazdów, na zakładce Wnioski, można filtrować wpisy według:

• Pojazd: Filtr według konkretnego pojazdu
• Wnioski: Pokaż wszystkie, tylko oczekujące, tylko zatwierdzone lub tylko odrzucone rezerwacje
• Wnioskodawca: Filtr według pracownika, który złożył wniosek

Procedura: Zatwierdzenie lub odrzucenie rezerwacji pojazdu

W module Rezerwacje pojazdów zatwierdzający może zatwierdzić lub odrzucić poszczególne wnioski o rezerwację. Do zatwierdzenia wymagane jest uprawnienie „Zatwierdza i usuwa rezerwacje wybranych pojazdów" lub wyższe.

1. Na zakładce Wnioski znajdź oczekujący wniosek
2. Kliknij przycisk Zatwierdź lub Odrzuć przy danym wpisie
3. Jeśli w ustawieniach włączona jest opcja „Uwaga przy zatwierdzeniu/odrzuceniu", wypełnij opcjonalną uwagę
4. Potwierdź akcję

Procedura: Zbiorcze zatwierdzanie lub odrzucanie rezerwacji pojazdów

W module Rezerwacje pojazdów można zbiorczo zatwierdzić lub odrzucić wiele wniosków jednocześnie. Funkcja jest dostępna na zakładce Wnioski.

1. Na zakładce Wnioski zaznacz wnioski, które chcesz przetworzyć zbiorczo
2. Kliknij Zbiorcze zatwierdzenie lub Zbiorcze odrzucenie
3. Potwierdź akcję

Kalendarz rezerwacji pojazdów

W module Rezerwacje pojazdów zakładka Przegląd miesięczny wyświetla interaktywny kalendarz ze wszystkimi rezerwacjami. Każdy pojazd ma własny kolor (konfigurowalny w Ustawienia → Rezerwacje pojazdów → Oznaczenia kolorystyczne). Kliknięcie na dzień lub na istniejącą rezerwację w kalendarzu umożliwia utworzenie nowej lub edycję istniejącej rezerwacji. Nawigacja po miesiącach jest dostępna za pomocą strzałek w lewo i w prawo.

Integracja z innymi modułami

• Polecenia wyjazdowe: Ewidencja pojazdów jest powiązana z modułem Polecenia wyjazdowe. Przy wypełnianiu polecenia wyjazdowego można wybrać pojazd firmowy z ewidencji.
• Książka jazd: System odczytuje dane z książki jazd w celu ustalenia aktualnego stanu kilometrów przy sprawdzaniu zbliżających się terminów serwisowych.
• Lokalizacja GPS: Jeśli zintegrowane jest śledzenie GPS, system odczytuje aktualny stan licznika z danych GPS do obliczania zbliżających się terminów serwisowych.
• Dokumenty i pliki: Do każdego pojazdu, zapisu serwisowego, szkody lub kosztu można dołączyć dowolne załączniki (zdjęcia, faktury, umowy itp.).
• Harmonogram prac: Rezerwację pojazdu można utworzyć bezpośrednio z modułu Harmonogram prac dla konkretnego pracownika.
• Pracownicy: Użytkownicy z dostępem do modułu Ewidencja pojazdów są dostępni jako kierowcy i administratorzy pojazdów.

Rozwiązywanie problemów w Ewidencji pojazdów

Często zadawane pytania dotyczące Ewidencji pojazdów

Pytanie: Dlaczego nie widzę wszystkich pojazdów w module Ewidencja pojazdów?

Odpowiedź: Zależy to od Twoich uprawnień. Jeśli masz prawo „Widzi pojazdy, w których jest wymieniony jako kierowca", widzisz tylko pojazdy, do których jesteś przypisany jako kierowca. Aby wyświetlić wszystkie pojazdy, potrzebujesz wyższego poziomu uprawnień. Skontaktuj się z administratorem systemu w celu zmiany uprawnień.

Pytanie: Dlaczego pojazd nie pojawia się w wyborze przy tworzeniu rezerwacji?

Odpowiedź: Pojazd musi mieć zaznaczoną opcję Można rezerwować w formularzu edycji pojazdu. Ponadto musisz mieć przypisany odpowiedni pojazd w ustawieniach Rezerwacji pojazdów (przy uprawnieniu „Czyta rezerwacje i rezerwuje wybrane pojazdy").

Pytanie: Jak ustawić, aby system wysyłał mi powiadomienia e-mail o wygaśnięciu ubezpieczenia lub przeglądu technicznego?

Odpowiedź: W Ustawienia → Ewidencja pojazdów → Ustawienia ogólne ustaw pole „Wysyłaj informacje o wygaśnięciu e-mailem" na żądaną wartość (administrator, kierowcy lub obaj). Sprawdź również, czy przy danym pojeździe jest wypełniony administrator pojazdu lub przypisani kierowcy z ważnym adresem e-mail.

Pytanie: Jak oznaczyć pojazd jako wycofany z eksploatacji?

Odpowiedź: W formularzu edycji pojazdu odznacz pole Aktywny. Wycofany pojazd nie jest wyświetlany w panelu powiadomień i można go filtrować za pomocą filtru „Aktywne (wycofane)" z opcją „Tylko nieaktywne (wycofane)".

Pytanie: Jak skopiować rezerwację pojazdu?

Odpowiedź: W przeglądzie rezerwacji kliknij ikonę kopiowania przy istniejącej rezerwacji. Otworzy się formularz z wypełnionymi danymi z rezerwacji źródłowej. Zmodyfikuj datę i kliknij Zapisz.

Wskazówki dotyczące efektywnej pracy z Ewidencją pojazdów

• Wskazówka: W głównej tabeli pojazdów użyj przycisku Pokaż kolumny i wybierz tylko te kolumny, których naprawdę potrzebujesz – znacznie to poprawi przejrzystość
• Wskazówka: Dla każdego pojazdu ustaw administratora pojazdu – ta osoba będzie otrzymywać automatyczne powiadomienia e-mail o zbliżających się datach wygaśnięcia
• Wskazówka: Stan serwisu można monitorować na podstawie danych z książki jazd lub GPS – system automatycznie porównuje przejechane kilometry z ustawionym limitem serwisowym
• Wskazówka: Przy zbiorczym zakupie winiet autostradowych (Republika Czeska) użyj importu z pliku EDAZ XLSX do szybkiego przypisania do pojazdów
• Wskazówka: W kalendarzu rezerwacji kliknięcie na wolny dzień natychmiast otwiera formularz tworzenia nowej rezerwacji z wypełnioną datą
• Wskazówka: Dla powtarzających się rezerwacji (np. cotygodniowy transport) wykorzystaj funkcję Powtarzania przy tworzeniu rezerwacji