Ewidencja pojazdów
Przegląd
Moduł Ewidencja pojazdów służy do kompleksowego zarządzania flotą pojazdów firmy. Umożliwia ewidencjonowanie wszystkich podstawowych danych o pojazdach, śledzenie ważnych terminów i dat ważności (przeglądy techniczne, ubezpieczenia, serwis, winiety), zarządzanie planami i wpisami serwisowymi, ewidencjonowanie szkód oraz kosztów związanych z pojazdami. System automatycznie powiadamia o zbliżających się terminach wygaśnięcia ważnych dokumentów i terminach za pośrednictwem powiadomień e-mail.
Kluczowe funkcje
- Ewidencja podstawowych danych pojazdów (numer rejestracyjny, VIN, typ, kierowcy, administrator)
- Dashboard z przeglądem wygasających terminów i automatycznymi powiadomieniami
- Zarządzanie planami serwisowymi i rejestrami wykonanych usług serwisowych
- Ewidencja szkód i uszkodzeń pojazdów
- Śledzenie kosztów eksploatacji pojazdów z podsumowaniami rocznymi
- Zarządzanie ubezpieczeniami, winietami, kartami paliwowymi i oponami
- Generowanie protokołów zdawczo-odbiorczych przy przekazywaniu pojazdu pracownikowi
Dostęp i ustawienia
Jak wejść do modułu
Ścieżka nawigacji: Więcej → Ewidencja pojazdów
Ustawienia modułu
Ścieżka do ustawień: Ustawienia → Ewidencja pojazdów
Ustawienia modułu zawierają trzy główne sekcje:
1. Uprawnienia do modułu
W tej części przydzielasz poszczególnym użytkownikom prawa dostępu do modułu. System rozróżnia 7 poziomów uprawnień:
| Poziom | Opis uprawnień |
|---|---|
| 0 | Brak dostępu - użytkownik nie widzi modułu |
| 1 | Widzi pojazdy, w których jest wskazany jako kierowca - tylko podgląd |
| 2 | Widzi pojazdy jako kierowca i może je edytować |
| 3 | Widzi wszystkie pojazdy, nie może edytować |
| 4 | Widzi wszystkie pojazdy, może edytować te, w których jest kierowcą |
| 5 | Widzi wszystko, może edytować wszystko i dodawać nowe |
| 6 | Widzi i może wszystko, łącznie z usuwaniem pojazdów |
2. Ustawienia ogólne
Tutaj ustawiasz podstawowe zachowanie modułu:
- Ile dni wcześniej monitorować wygaśnięcie: Liczba dni przed terminem wygaśnięcia, kiedy pojawi się ostrzeżenie (domyślnie 14 dni)
- Pokazuj puste wiersze w "Należy wkrótce rozwiązać": Czy wyświetlać także kategorie bez wygasających pozycji
- Do kogo wysyłać e-mail o wygaśnięciu: Wybór adresatów powiadomień (administrator/kierowca/obaj/nikt)
- Typ protokołu zdawczego: Format protokołu (Word/Excel)
- Pokaż sekcję finansowania: Włączenie/wyłączenie ewidencji leasingu i kredytów
- Finansowanie - do kogo wysłać info o zakończeniu kredytu: Wybór użytkownika do powiadomienia
- Używaj historii kierowców: Włączenie/wyłączenie ewidencji historii przydziału pojazdów
3. Pola opcjonalne
Możesz zdefiniować do 10 własnych pól dla specyficznych potrzeb Twojej firmy. Dla każdego pola ustawiasz:
- Nazwa: Własna nazwa pola
- Typ: Tekst, liczba, data, wybór z listy itp.
- Pokaż w tabeli głównej: Czy pole ma być widoczne w kolumnie przeglądu
Uprawnienia użytkownika
Dostęp do pojazdów jest sterowany przez szczegółowy system uprawnień. Użytkownik z niższymi uprawnieniami widzi tylko pojazdy, w których jest wymieniony jako kierowca. Administrator pojazdu oraz użytkownicy z wyższymi uprawnieniami widzą i mogą edytować wszystkie pojazdy.
Interfejs użytkownika
Ekran główny
Po otwarciu modułu wyświetli się:
- Dashboard "Należy wkrótce rozwiązać": Czerwony panel u góry wyświetlający pojazdy ze zbliżającymi się terminami wygaśnięcia
- Filtr: Rozwijany panel do filtrowania listy pojazdów
- Główna tabela pojazdów: Przegląd wszystkich pojazdów z konfigurowalnym widokiem kolumn
Dashboard "Należy wkrótce rozwiązać"
Ten panel wyświetla zestawienie pojazdów, w których wkrótce wygasną lub już wygasły ważne terminy. Elementy, które już wygasły, są wyróżnione na czerwono.
Monitorowane elementy:
- Karta paliwowa - ważność
- Ubezpieczenie OC
- Ubezpieczenie AC
- Badanie techniczne (SKP)
- Serwis według km lub daty
- Apteczka
- Przegląd urządzenia dźwigowego (pojazdy ciężarowe)
- Legalizacja tachografu (pojazdy ciężarowe)
- Winiety autostradowe
- Zakończenie kredytu/leasingu
Filtry i wyszukiwanie
Dostępne są następujące filtry:
- Aktywne/wycofane: Filtr według statusu pojazdu (aktywne, nieaktywne, wszystkie)
- Ubezpieczyciel: Wybór według firmy ubezpieczeniowej
- Kierowca: Wybór według przypisanego kierowcy
- Administrator pojazdów: Wybór według administratora
Oprócz filtrów można skorzystać z globalnego wyszukiwania w tabeli za pomocą pola wyszukiwania w prawym górnym rogu.
Główna tabela
Tabela wyświetla przegląd wszystkich pojazdów z następującymi kolumnami:
- ID, Numer rejestracyjny, Typ pojazdu, Oznaczenie wewnętrzne, Nazwa
- Możliwość rezerwacji, Lokalizacja, Typ własności
- VIN, Rok produkcji, Data wprowadzenia do eksploatacji, Aktywny
- Hak/przyczepa, Numer Zielonej Karty
- Kierowcy, Administrator pojazdu
- Numery dowodu rejestracyjnego i karty pojazdu
- Informacje o karcie paliwowej (numer, ważność, PIN)
- Przeglądy (urządzenie dźwigowe, tachograf)
- Winiety autostradowe
- Ubezpieczenie (ubezpieczyciel, numery polis, daty ważności)
- Badanie techniczne do, Serwis do, Apteczka do
- Informacje o oponach
- Kamizelki odblaskowe, PIN do radia
- Finansowanie (jeśli włączone w ustawieniach)
- Pola własne (jeśli zdefiniowane)
Za pomocą przycisku Pokaż kolumny możesz wybrać, które kolumny chcesz widzieć. System zaleca ukrycie kolumn, których nie używasz, dla większej przejrzystości.
Podstawowe operacje
Dodawanie nowego pojazdu
- Na stronie głównej modułu kliknij przycisk Dodaj pojazd (zielony przycisk w prawym górnym rogu)
- Otworzy się okno dialogowe z formularzem podzielonym na kilka sekcji
- Wypełnij pola obowiązkowe oznaczone gwiazdką (*):
- Numer rejestracyjny: Numer rejestracyjny pojazdu
- Nazwa: Przyjazna dla użytkownika nazwa (np. "Škoda Octavia - 2020")
- Wypełnij pozostałe podstawowe dane:
- Aktywny: Zaznacz, jeśli pojazd jest w aktywnej eksploatacji (domyślnie zaznaczone)
- Typ pojazdu: Osobowy, Ciężarowy lub Maszyny
- Kierowcy: Przypisz jednego lub więcej kierowców (można wybrać kilku trzymając Ctrl)
- Administrator pojazdu: Osoba odpowiedzialna za pojazd, otrzymuje powiadomienia
- W miarę potrzeb wypełnij pozostałe sekcje formularza
- Kliknij przycisk Zapisz w dolnej części okna
Wyświetlanie szczegółów pojazdu
- W głównej tabeli kliknij numer rejestracyjny lub ID wybranego pojazdu
- Otworzy się strona ze szczegółami pojazdu podzielona na 5 zakładek:
- Ogólne: Dane podstawowe, ubezpieczenie, karta paliwowa, opony itp.
- Serwis pojazdu: Plan serwisowy i wykonane usługi
- Szkody: Ewidencja kolizji i uszkodzeń
- Koszty pojazdu: Przegląd wszystkich kosztów
- Notatki/Zmiany: Historia zmian i notatek
- Aby wrócić do przeglądu, kliknij link Wstecz w lewym górnym rogu
Edycja pojazdu
- Otwórz szczegóły pojazdu
- Kliknij przycisk Edytuj w prawym górnym rogu
- Alternatywnie możesz edytować konkretną sekcję bezpośrednio z widoku szczegółów, klikając przycisk Edytuj w danej karcie
- Wprowadź żądane zmiany
- Kliknij Zapisz
Wycofanie pojazdu z eksploatacji
- Otwórz szczegóły pojazdu
- Kliknij przycisk Edytuj
- In sekcji Dane podstawowe odznacz pole Aktywny
- Zapisz zmiany
- Pojazd nie będzie już wyświetlany w widoku aktywnych pojazdów
Usuwanie pojazdu
- Usunąć pojazd może tylko użytkownik z uprawnieniami poziomu 6
- Otwórz szczegóły pojazdu
- Kliknij czerwony przycisk Usuń w prawym górnym rogu
- Potwierdź usunięcie w oknie dialogowym
- Usunięte pojazdy można wyświetlić za pomocą przycisku Usunięte na stronie głównej
Funkcje zaawansowane
Plan serwisowy
Plan serwisowy definiuje, jakie czynności należy wykonać w pojeździe w określonych odstępach czasu (kilometry lub miesiące).
Tworzenie planu serwisowego
- Otwórz szczegóły pojazdu i przejdź do zakładki Serwis pojazdu
- W sekcji Plan serwisowy kliknij przycisk Dodaj/Edytuj
- Wprowadź:
- Km: Interwał w kilometrach (np. 15000)
- Miesięcy: Interwał czasowy (np. 12)
- Opis: Co ma zostać wykonane (np. "Wymiana oleju i filtrów")
- Możesz dołączyć pliki (np. instrukcję serwisową)
- Kliknij Zapisz
Masowe dodawanie planu serwisowego
Jeśli chcesz ustawić taki sam plan serwisowy dla wielu pojazdów jednocześnie:
- Na stronie głównej modułu kliknij przycisk Plan serwisowy
- Wybierz pojazdy, do których chcesz przypisać plan
- Wprowadź parametry serwisu (km, miesiące, opis)
- Kliknij Zapisz
Ewidencja wykonanych serwisów
- Otwórz szczegóły pojazdu, zakładka Serwis pojazdu
- W sekcji Serwis kliknij przycisk Dodaj
- Wypełnij:
- Data: Kiedy serwis został wykonany
- Opis: Co zostało zrobione
- Możesz dołączyć fakturę lub protokół serwisowy
- Kliknij Zapisz
Ewidencja szkód
- Otwórz szczegóły pojazdu, zakładka Szkody
- Kliknij przycisk Dodaj
- Wypełnij:
- Data: Kiedy doszło do szkody
- Numer zdarzenia: Numer z systemu ubezpieczyciela
- Rozwiązano: Zaznacz po zakończeniu sprawy
- Notatka: Opis szkody i przebiegu likwidacji
- Dołącz zdjęcia uszkodzeń lub protokół powypadkowy
- Kliknij Zapisz
Śledzenie kosztów
- Otwórz szczegóły pojazdu, zakładka Koszty pojazdu
- Kliknij przycisk Dodaj
- Wypełnij:
- Data: Data płatności
- Typ: Kategoria kosztu (paliwo, serwis, ubezpieczenie itp.)
- Kwota: Wysokość kosztu
- Opis: Szczegółowy opis
- Możesz dołączyć fakturę
- Kliknij Zapisz
W dolnej części tabeli wyświetlana jest suma całkowita kosztów. Pod tabelą znajdziesz zestawienie kosztów według poszczególnych lat.
Zarządzanie winietami
Ręczne wprowadzanie winiety
- Otwórz szczegóły pojazdu, zakładka Ogólne, sekcja Winiety autostradowe
- Kliknij przycisk Edytuj w prawym górnym rogu sekcji
- Dla każdego kraju wprowadź:
- Państwo: Wybór z listy krajów
- Ważność od: Początek ważności
- Ważność do: Koniec ważności
- Dla pojazdów ciężarowych dodatkowo: Numer urządzenia i Termin wydania
- Kliknij Zapisz
Import masowego zakupu winiet (tylko dla CZ)
Jeśli kupujesz winiety masowo przez system EDAZ:
- Na stronie głównej modułu kliknij przycisk Import hromadného nákupu dálničních známek EDAZ....XLS
- Wybierz plik XLS pobrany z systemu EDAZ
- System automatycznie przypisze winiety do pojazdów na podstawie numerów rejestracyjnych
- Sprawdź przypisanie i potwierdź import
Drukowanie etykiet winiet (tylko dla CZ)
- Na stronie głównej modułu kliknij przycisk Tisk štítků dálničních známek CZ
- Wybierz pojazdy, dla których chcesz wydrukować etykiety
- System wygeneruje PDF z etykietami zawierającymi numer rejestracyjny i ważność winiety
- Wydrukuj etykiety i umieść je w pojazdach
Protokół zdawczo-odbiorczy
Przy przekazywaniu pojazdu pracownikowi możesz wygenerować protokół zdawczy:
- Otwórz szczegóły pojazdu
- Kliknij przycisk Przygotuj protokół zdawczy
- System wygeneruje dokument w formacie Word lub Excel (zależnie od ustawień)
- Dokument zawiera wszystkie ważne dane o pojeździe, wyposażeniu i stanie
- Wydrukuj protokół i poproś pracownika o podpisanie przy odbiorze pojazdu
Historia kierowców
Jeśli w ustawieniach włączono funkcję Historia kierowców, możesz śledzić, kto korzystał z pojazdu w przeszłości:
- Otwórz szczegóły pojazdu, zakładka Ogólne, sekcja Historia kierowców
- Aby dodać wpis, kliknij przycisk Dodaj
- Wypełnij:
- Data od: Początek użytkowania
- Stan licznika: Przebieg przy przejęciu
- Data do: Koniec użytkowania
- Stan licznika: Przebieg przy zwrocie
- Kierowca - użytkownik: Wybór pracownika
- Kliknij Zapisz
Zarządzanie oponami
Dla pojazdów osobowych
- Otwórz szczegóły pojazdu, zakładka Ogólne, sekcja Opony
- Kliknij przycisk Edytuj
- Wypełnij dane o oponach zimowych, letnich i całorocznych:
- Zakup (data): Kiedy opony zostały zakupione
- Marka: Producent i model
- Rozmiar: Rozmiar opon (np. 205/55 R16)
- W polu Aktualnie założone wybierz, jaki typ opon jest obecnie w pojeździe
- Zanotuj Datę wymiany
- W notatce Opony w magazynie/stan możesz określić miejsce przechowywania i ich stan
Dla pojazdów ciężarowych i maszyn
W pojazdach ciężarowych ewidencjonujesz opony według osi:
- Dla każdej os (1-4) wprowadź:
- Rozmiar
- Producent/typ
- Data zakupu
- Data wymiany
Karty paliwowe
Dla jednego pojazdu możesz ewidencjonować wiele kart paliwowych:
- Otwórz szczegóły pojazdu, zakładka Ogólne, sekcja Karta paliwowa
- Kliknij przycisk Edytuj
- Dla każdej karty wypełnij:
- Typ karty: Nazwa dostawcy (np. "ORLEN", "Shell")
- Numer karty: Numer wydrukowany na karcie
- Ważność karty do: Data wygaśnięcia
- PIN: Kod PIN (jeśli istnieje)
- Kliknij Zapisz
Finansowanie (leasing/kredyt)
Jeśli w ustawieniach włączono sekcję Finansowanie, możesz ewidencjonować kredyty i leasingi:
- Otwórz szczegóły pojazdu, zakładka Ogólne, sekcja Finansowanie
- Kliknij przycisk Edytuj
- Wypełnij:
- Numer umowy kredytowej
- W firmie: Nazwa banku lub firmy leasingowej
- Kwota całkowita: Wysokość finansowania
- Data zakończenia kredytu: Kiedy kończy się spłata
- Dzień raty w miesiącu: Którego dnia miesiąca płatna jest rata
- Wysokość raty: Rata miesięczna
- Numer konta: Konto do spłaty
- System powiadomi wyznaczonego użytkownika przed zakończeniem umowy
Powiadomienia e-mail
System automatycznie wysyła powiadomienia e-mail zgodnie z ustawieniami:
- Powiadomienia są wysyłane na określoną liczbę dni przed terminem (domyślnie 14 dni)
- E-mail otrzymuje administrator pojazdu i/lub kierowca (zależnie od ustawień modułu)
- E-mail zawiera informacje o pojeździe (numer rejestracyjny, nazwa), co wygasa i kiedy
- Powiadomienia są wysyłane automatycznie każdego dnia za pomocą zadania cron
Eksport danych
- W głównej tabeli z przeglądem pojazdów kliknij przycisk Excel
- System wyeksportuje aktualnie wyświetlane dane (uwzględniając aktywne filtry)
- Eksport zawiera wszystkie widoczne kolumny
- Plik zostanie automatycznie pobrany w formacie XLSX
Integracja z innymi modułami
Książka przejazdów (Ewidencja przebiegu)
Jeśli korzystasz z modułu Książka przejazdów, system automatycznie łączy dane:
- W szczegółach pojazdu wyświetlany jest aktualny stan kilometrów z książki przejazdów
- Przy monitorowaniu serwisu według km system porównuje planowany serwis z aktualnym stanem km
- W szczegółach pojazdu możesz kliknąć przycisk Książka przejazdów, aby przejść bezpośrednio do wpisów danego pojazdu
Rezerwacja pojazdów
Jeśli włączono integrację z modułem Rezerwacja pojazdów:
- Dla każdego pojazdu możesz ustawić pole Możliwość rezerwacji
- Tylko pojazdy z włączoną tą funkcją pojawią się w systemie rezerwacji
- Pracownicy mogą rezerwować pojazdy za pomocą kalendarza rezerwacji
Rozwiązywanie problemów
Często zadawane pytania
Pytanie: Dlaczego nie widzę niektórych pojazdów na liście?
Rozwiązanie: Sprawdź następujące kwestie:
- Czy masz odpowiednie uprawnienia? Z uprawnieniami 1 lub 2 widzisz tylko pojazdy, w których jesteś wpisany jako kierowca
- Czy filtr jest włączony? Spróbuj wyczyścić filtr przyciskiem Anuluj w sekcji Filtr
- Czy pojazd został wycofany? Kliknij przycisk Wszystkie zamiast Tylko aktywne
Pytanie: Nie otrzymuję powiadomień e-mail o wygaśnięciu terminów.
Rozwiązanie:
- Sprawdź w Ustawienia → Ewidencja pojazdów, czy wysyłanie wiadomości e-mail jest skonfigurowane
- Upewnij się, że jesteś wpisany jako administrator pojazdu lub kierowca
- Sprawdź, czy masz poprawnie wypełniony adres e-mail w profilu użytkownika
Pytanie: Jak zmienić kolumny wyświetlane w tabeli?
Rozwiązanie: Kliknij przycisk Pokaż kolumny nad tabelą i zaznacz/odznacz żądane kolumny.
Pytanie: Czy mogę ewidencjonować więcej niż jedną kartę paliwową dla jednego pojazdu?
Rozwiązanie: Tak, w edycji pojazdu w sekcji Karta paliwowa możesz dodać do 5 różnych kart. Każda ma swój numer, ważność i PIN.
Pytanie: Jak działa monitorowanie serwisu według kilometrów?
Rozwiązanie: Jeśli korzystasz z modułu Książka przejazdów, system automatycznie porównuje aktualny stan km z ustawionym limitem serwisu. Gdy rzeczywisty stan zbliży się do limitu (w ramach ustawionej liczby dni wyprzedzenia), pojazd pojawi się w dashboardzie "Należy wkrótce rozwiązać".
Wskazówki dla efektywnej pracy
- Skonfiguruj kolumny tabeli: Ukryj kolumny, których nie używasz, aby uzyskać przejrzysty widok
- Używaj protokołów zdawczo-odbiorczych: Przy każdym przekazaniu pojazdu generuj protokół dla celów dokumentacji
- Wyznacz administratorów pojazdów: Przypisz administratora do każdego pojazdu, aby otrzymywał powiadomienia
- Ewidencjonuj koszty regularnie: Wprowadzaj koszty na bieżąco, aby mieć podgląd na koszty eksploatacji
- Korzystaj z planów serwisowych: Ustaw plany serwisowe zgodnie z zaleceniami producenta, system przypomni Ci o nich w porę
- Dołączaj dokumenty: Do serwisów, szkód i kosztów dołączaj faktury i zdjęcia
- Sprawdzaj dashboard: Regularnie kontroluj sekcję "Należy wkrótce rozwiązać", aby terminowo zajmować się sprawami