Zamówienia (ewidencja i zarządzanie zleceniami, projektami i produkcją)

Przegląd

Moduł Zamówienia służy do ewidencjonowania zleceń, projektów i działań produkcyjnych od przyjęcia zapytania ofertowego aż po przekazanie i zafakturowanie. Do każdego zlecenia zapisywane są terminy, osoby odpowiedzialne, ceny, koszty i przychody, notatki, załączniki oraz przypisane produkty. Moduł jednocześnie łączy zlecenie z pracą wykonaną w Raportach pracy, z Zadaniami, z klientami w CRM oraz z dokumentami z innych modułów (faktury, zamówienia, kasa, magazyn), dzięki czemu w jednym miejscu widoczna jest cała historia zlecenia. Korzystają z niego zarówno szeregowi pracownicy, którzy nad zleceniem pracują lub się nim opiekują, jak i kierownicy oraz menedżerowie, którzy śledzą rentowność i terminy.

Kluczowe funkcje modułu Zamówienia

• Ewidencja zleceń z numerem, nazwą, terminami, priorytetem i osobami odpowiedzialnymi
• Śledzenie ceny ofertowej i wynegocjowanej, zafakturowanej kwoty, planowanych kosztów i zysku brutto
• Automatyczny przegląd rzeczywistych przychodów i kosztów zlecenia z powiązanych dokumentów
• Notatki z własnymi typami, uprawnieniami i automatycznym zapisem historii zmian
• Załączniki, odnośniki do dokumentów i folderów w module Dokumenty
• Przypisanie produktów i zestawów do zlecenia wraz z rezerwacjami w magazynie
• Zamykanie zleceń przed dalszymi zmianami
• Import zleceń z pliku oraz podsumowanie stanu zlecenia generowane przez AI

Dostęp i konfiguracja

Ten rozdział opisuje, jak dostać się do modułu Zamówienia, jak skonfigurować moduł zgodnie z potrzebami firmy oraz jakie uprawnienia do pracy ze zleceniami istnieją. Moduł Zamówienia ma dużą liczbę opcjonalnych pól i przełączników, dlatego każda firma dostosowuje go inaczej – warto więc przejrzeć ustawienia od razu na początku, jeszcze przed założeniem pierwszego zlecenia.

Jak dostać się do modułu Zamówienia

Moduł Zamówienia (ewidencja zleceń, projektów i produkcji) otwiera się z menu głównego, wybierając Zamówienia. Wyświetli się lista wszystkich zleceń, do których zalogowany użytkownik ma uprawnienia. Jeśli zalogowany użytkownik ma prawo zarządzać ustawieniami modułu, widzi ponadto w nagłówku strony odnośnik Ustawienia, który prowadzi do konfiguracji modułu Zamówienia.

Ustawienia modułu Zamówienia

Ustawienia modułu Zamówienia są dostępne przez odnośnik Ustawienia na głównym ekranie modułu i może je zmieniać wyłącznie użytkownik z prawem do zarządzania ustawieniami. Moduł ma dużą liczbę pól opcjonalnych – każde pole zlecenia (terminy, ceny, osoby odpowiedzialne, opis, załączniki i inne) można w ustawieniach pojedynczo włączyć lub ukryć, dzięki czemu każda firma może dostosować formularz zlecenia tylko do tego, czego rzeczywiście używa. Pole, które nie jest włączone w ustawieniach, w ogóle nie wyświetla się w formularzu zlecenia.

Ustawienia: pola podstawowe i źródło nazwy klienta

W module Zamówienia można włączyć wyświetlanie pola Numer zamówienia (opcjonalnie jako obowiązkowe i/lub unikatowe – przy włączonej unikatowości system na bieżąco podczas wpisywania sprawdza, czy taki numer nie istnieje już przy innym zleceniu), pola Nazwa umowy (opcjonalnie obowiązkowe), opcjonalnego pola dodatkowego Nazwa podrzędnego rzędu do rozróżniania części składowych zlecenia, dalej Data zlecenia i Data do kiedy (termin rozwiązania). Nazwę klienta można ustawić na trzy wzajemnie wykluczające się sposoby: ręczne wpisanie nazwy firmy, wybór firmy z modułu CRM (opcjonalnie także z oddziałem i osobą kontaktową), lub wybór firmy z Ewidencji klientów. Bez wybranej opcji pole klienta w ogóle nie wyświetli się w formularzu.

Ustawienia: terminy, priorytet i osoby odpowiedzialne

Dalej w ustawieniach modułu Zamówienia można włączyć pole Priorytet (wyświetla wybór spośród ustawionych poziomów priorytetu oraz kolumnę w tabeli), Klient (wybór firmy z CRM, może różnić się od klienta), Przetwórca ofert, Gwarant umowy i Kierownik kontraktu (wszystkie trzy jako wybór użytkownika), opcję Powiadomienie e-mailem menedżera przy jego wyborze/zmianie (przy przypisaniu lub zmianie kierownika automatycznie wysyła się do niego e-mail z danymi zlecenia), Zespół odpowiedzialny za zlecenie (wybór wielu użytkowników) i Lista dostawców (wielokrotny wybór firm z CRM – to pole wyświetla się w formularzu zlecenia tylko wtedy, gdy włączona jest też opcja Klient) oraz pole tekstowe Miejsce realizacji.

Ustawienia: ceny, koszty i finanse

Pola finansowe zlecenia włącza się osobno: Cena ofertowa i Cena wynegocjowana (obie z wyborem waluty), Zafakturowane (kwota netto i brutto), Koszty bezpośrednie materiałów i usług (plan) oraz Liczba przepracowanych godzin (plan). Opcja Automatycznie liczyć z faktur wystawionych przełącza pole Zafakturowane z ręcznego wprowadzania na automatyczne obliczanie na podstawie rzeczywistych faktur wystawionych przypisanych do zlecenia. Opcja Zysk brutto wyświetla automatycznie wyliczoną różnicę ceny ofertowej i planowanych kosztów bezpośrednich. Opcja Dochody / Koszt / Zysk dodaje do listy zleceń trzy kolorowe kolumny z rzeczywiście zrealizowanymi kwotami – widzą je tylko użytkownicy z prawem do kosztów/przychodów zlecenia. W ustawieniach znajduje się też pole Domyślna stawka godzinowa, którą system zastosuje przy wszystkich nowych zleceniach do obliczania kosztów raportów pracy, dopóki stawka dla konkretnego zlecenia nie zostanie ręcznie uzupełniona.

Ustawienia: załączniki, notatki, dokumenty i produkty

Przełącznikiem Opis włącza się pole tekstowe ze szczegółowym opisem zlecenia (wyświetla się tylko przy zakładaniu nowego zlecenia). Przełącznik Załączniki zezwala na przesyłanie plików do zlecenia, a przełącznik Notatki zezwala na zapisywanie notatek. Opcje Odkaz na dokument w module Dokumenty i Odkaz na folder w module Dokumenty pozwalają połączyć zlecenie z konkretnym dokumentem, ewentualnie z całym folderem w module Dokumenty. Opcja Szt w magazynie w produktach na zamówienie dodaje przy przypisanych produktach ręczne pole z liczbą sztuk w magazynie – służy jako zastępstwo modułu Magazyn tam, gdzie magazyn nie jest używany.

Ustawienia: priorytety zleceń

W module Zamówienia można ustawić do siedmiu poziomów priorytetu, każdy z własną nazwą, kolorem tekstu i kolorem tła/znacznika. Opcja Podbarwić kolorem tła cały wiersz określa, czy kolor pojawi się tylko przy małym znaczniku priorytetu, czy podbarwi cały wiersz zlecenia w tabeli. Poziom priorytetu bez wypełnionej nazwy nie jest używany na liście priorytetów. Przykład: firma może mieć priorytety „Niski" (zielony znacznik), „Standardowy" (bez wyróżnienia) i „Awaria" (cały wiersz podbarwiony na czerwono), aby pilne zlecenia były widoczne na liście na pierwszy rzut oka.

Ustawienia: numeracja zleceń

Format automatycznie generowanego numeru zlecenia składa się ze stałego tekstu (Prefix, opcjonalnie także drugiego Prefix2), opcji, czy do numeru ma być wstawiany rok (dwucyfrowo, czterocyfrowo, lub wcale), oraz Numeru kolejnego z ustawioną liczbą cyfr – jeśli wpiszesz na przykład 4 cyfry, wygenerowany numer będzie wyglądał jak „ZAK20240001". Jeśli całe ustawienie pozostanie puste, numer zlecenia wpisuje się zawsze ręcznie. Jeśli w danym roku nie chcesz zaczynać numeracji od jedynki, wystarczy ręcznie poprawić ostatni wygenerowany numer, a seria przy kolejnym generowaniu będzie kontynuowana od niego.

Ustawienia: typy notatek

W module Zamówienia można ustawić do 15 typów notatek. Pierwszy typ, Zmiana, jest ustalony na stałe i nie da się go edytować ani wyłączyć – używa go system do automatycznego zapisu historii zmian zlecenia, jest widoczny dla wszystkich i nie można ograniczyć, kto może w nim zapisywać. Dla pozostałych typów notatek ustawia się osobno dla każdego nazwę, kolor, ikonę, znacznik Aktywny oraz trzy uprawnienia: kto notatki danego typu Widzi, kto Może wprowadzać i kto Może edytować – dla każdego z tych trzech uprawnień wybiera się albo „Wszyscy", albo konkretnie wybrani użytkownicy. Pusty wiersz typu notatki (bez wypełnionej nazwy) nie wyświetla się na liście typów.

Ustawienia: pola opcjonalne zlecenia

Oprócz pól stałych w module Zamówienia można ustawić dowolną liczbę własnych (opcjonalnych) pól – tekstowych, liczbowych, datowych, list wyboru, pól do przesyłania pliku, wyboru użytkownika, daty z powiadomieniem o zbliżającym się terminie i innych typów. Dla każdego pola opcjonalnego ustawia się nazwę, typ, uprawnienie Może wypełnić/Widzi („Każdy", lub tylko wybrani użytkownicy), znacznik Obowiązkowy i znacznik Pokaż w tabeli podstawowej, który trwale dodaje pole do kolumn tabeli przeglądowej zleceń. Jeśli konkretny użytkownik jest wyraźnie dopuszczony przy którymś polu opcjonalnym, zyskuje dzięki temu prawo do edycji danego zlecenia, nawet gdyby jego ogólne prawo do zleceń było niższe. Niewypełnione pole opcjonalne nie wyświetla się w formularzu zlecenia.

Ustawienia: zamykanie zleceń

Opcja Zamknięcie zlecenia włącza w module Zamówienia możliwość zamknięcia zlecenia – zamkniętego zlecenia nie może wtedy edytować żaden użytkownik, dopóki ktoś z odpowiednim uprawnieniem nie otworzy go ponownie. Częścią tej opcji jest też przyznanie osobnego uprawnienia Zamykanie zleceń poszczególnym użytkownikom. Bez włączenia tej opcji przycisk do zamknięcia w szczegółach zlecenia w ogóle się nie wyświetla i zleceń nie da się zamykać.

Uprawnienia i prawa dostępu do modułu Zamówienia

Podstawowy dostęp do modułu Zamówienia ustawia się osobno dla każdego użytkownika, na pięciu poziomach. Wybiera się go na zakładce Prawa użytkownika w ustawieniach modułu.

Poziom uprawnień	Co może użytkownik
Nie ma dostępu	W ogóle nie widzi modułu Zamówienia
Przeczytaj, gdzie jest wymieniony	Widzi tylko zlecenia, z którymi ma jakiś związek (na przykład jest ich autorem), bez możliwości ich edycji lub zakładania nowych
Przeczytaj, gdzie jest wymieniony, edytuj swoje i wprowadź nowe	Dodatkowo może założyć nowe zlecenie i edytować te, które sam założył
Czytaj wszystko i edytuj wszystko	Widzi i edytuje wszystkie zlecenia firmy
Czytaj, edytuj i usuwaj wszystko	Dodatkowo może zlecenia także usuwać i kopiować

Niezależnie od tego poziomu obowiązują dwa wyjątki: zamkniętego zlecenia nie może edytować nikt, dopóki użytkownik z prawem do zamykania nie otworzy go ponownie, a autor zlecenia może je edytować zawsze, nawet gdyby jego ogólne uprawnienie do zleceń było niższe.

Odrębne uprawnienia i prawa do notatek w module Zamówienia

Niezależnie od poziomu opisanego powyżej, w module Zamówienia przyznaje się jeszcze Dostęp do kosztów/przychodów zlecenia – umożliwia to widzenie zakładek Koszt i Dochody w szczegółach zlecenia, kolorowych odznak Dochody/Koszt/Zysk na liście oraz danych finansowych w podsumowaniu AI; bez tego prawa użytkownik nigdzie tych liczb nie widzi. Dalej opcjonalne prawo Zamykanie zleceń (wyświetla się tylko wtedy, gdy funkcja zamykania zleceń jest włączona w ustawieniach). Notatki mają własny system praw, niezależny od powyższego – dla każdego typu notatki w ustawieniach osobno określa się, kto notatki danego typu może widzieć, wprowadzać i edytować. Ustawienia modułu oraz przypisywanie praw użytkowników może zmieniać tylko użytkownik z prawem do zarządzania ustawieniami modułu Zamówienia.

Interfejs użytkownika

Interfejs modułu Zamówienia tworzy tabela przeglądowa z filtrem na głównym ekranie oraz szczegóły poszczególnego zlecenia podzielone na karty. To, które kolumny i karty rzeczywiście wyświetlają się w interfejsie, zależy od ustawień modułu – dwie firmy mogą więc mieć ekran Zamówień zorganizowany zupełnie inaczej. Kolejne rozdziały opisują szczegółowo główny ekran, filtry oraz szczegóły zlecenia.

Główny ekran modułu Zamówienia

Główny ekran modułu Zamówienia wyświetla nagłówek „Zamówienia" oraz tabelę przeglądową wszystkich zleceń, do których zalogowany użytkownik ma uprawnienia. Nad tabelą znajduje się zwijany Filtr (domyślnie zamknięty, otwiera się i zamyka ikoną w nagłówku), przełącznik Tylko aktywne / Wszystkie według stanu Aktywny, a jeśli włączona jest przynajmniej jedna kolumna cenowa, przełącznik W walutach obcych / Przeliczone na CZK. Dalej znajdują się przyciski Dodaj (założenie nowego zlecenia), Import (import zleceń z pliku) i Usunięte (kosz z listą usuniętych zleceń).

Filtry i wyszukiwanie w zleceniach

Filtr w module Zamówienia oferuje następujące kryteria: stan Aktywny (Tylko aktywne / Tylko nieaktywne / wszystkie), Numer zamówienia zawiera, Nazwa umowy zawiera, Nazwa podrzędnego rzędu zawiera (tylko jeśli kolumna jest włączona w ustawieniach), zakres Data zlecenia od–do i Data rozwiązania od–do, wybór Priorytet, Nazwa klienta zawiera lub wybór Klient z CRM (zależnie od tego, jak ustawione jest źródło nazwy klienta), przełącznik Zamknięta – Nie/Tak (tylko jeśli w ustawieniach włączone jest zamykanie zleceń) oraz pole tekstowe W uwagach zawartych w. Filtr uruchamia się przyciskiem Szukaj, przycisk Anuluj czyści wszystkie wprowadzone kryteria. Sama tabela zleceń oferuje ponadto wyszukiwanie tekstowe, sortowanie według kolumn, wybór liczby wyświetlanych wierszy oraz zaawansowane narzędzie wyszukiwania do łączenia kilku warunków naraz.

Kolumny tabeli zleceń

W tabeli zleceń wyświetlają się tylko kolumny włączone w ustawieniach modułu Zamówienia, w tej kolejności: Numer zamówienia, Nazwa umowy, Nazwa podrzędnego rzędu, Data zlecenia, Do kiedy rozwiązać, Priorytet, Klient z oddziałem i osobą kontaktową pod spodem, Klient, Przetwórca ofert, Gwarant umowy, Kierownik kontraktu, Zespół odpowiedzialny za zlecenie, Lista dostawców, Miejsce realizacji, Cena ofertowa, Cena wynegocjowana, Zafakturowane (z VAT i bez), Koszty bezpośrednie materiałów i usług (plan), Zysk brutto, wskaźnik konwersji (tylko w widoku z przeliczeniem na CZK), kolorowe odznaki Dochody / Koszt / Zysk (tylko z prawem do kosztów zlecenia), Liczba przepracowanych godzin (plan), Przejęcie placu budowy, Przekazanie zamówienia planowane i rzeczywiste, Gwarancja do, dowolne pola opcjonalne oznaczone do wyświetlania w tabeli, i na końcu kolumny Aktywny i Akcja. Przy każdym wierszu dostępne są ikona Wyświetl szczegóły, ikona Kopiować (tylko z wyższym uprawnieniem) oraz ikona Usuń rekord (tylko z prawem do usuwania), obie z pytaniem potwierdzającym przed wykonaniem.

Szczegóły zlecenia – karty i zakładki

Szczegóły konkretnego zlecenia w module Zamówienia są podzielone na karty i zakładki: dane podstawowe zlecenia z włączonymi polami, karta Opis, karta Załączniki, karta Notatki, karta Produkty (jeśli włączony jest moduł produktów), karta Zadania dla tego zlecenia ewentualnie podzielona na własne grupy zadań, zakładka Koszt i zakładka Dochody (obie tylko z prawem do kosztów/przychodów zlecenia) oraz karta Powiązane dokumenty z łańcuchem dokumentów od oferty aż po fakturę wystawioną. W nagłówku szczegółów znajduje się przycisk do wygenerowania Podsumowania zlecenia wygenerowanego przez AI, ikona odnośnika zewnętrznego obok nagłówka oraz przy zleceniach z włączonym zamykaniem przycisk Zamknij ewentualnie Otwórz. Zamknięte zlecenie wyróżnia się w szczegółach czerwonym napisem „ZAMKNIĘTE".

Operacje podstawowe

Do podstawowych operacji w module Zamówienia należy założenie nowego zlecenia, edycja istniejącego zlecenia, jego kopiowanie, zamknięcie lub otwarcie oraz ewentualne usunięcie. Procedury dla każdej z tych operacji opisują kolejne rozdziały.

Procedura: Założenie nowego zlecenia

Nowe zlecenie w module Zamówienia założysz w następujący sposób:

1. Kliknij przycisk Dodaj na głównym ekranie modułu Zamówienia.
2. Wypełnij klienta – zależnie od ustawień ręczną nazwę firmy, wybór z CRM (ewentualnie także oddział i kontakt), lub wybór z Ewidencji klientów.
3. Wypełnij pola obowiązkowe, czyli Numer zamówienia i Nazwa umowy, jeśli wymagają tego ustawienia, oraz pozostałe wyświetlane pola – terminy, priorytet, ceny, osoby odpowiedzialne i podobne.
4. Opcjonalnie wypełnij Opis umowy i prześlij Załączniki – oba te pola wyświetlają się tylko przy zakładaniu nowego zlecenia, przy późniejszej edycji już nie.
5. Kliknij Zapisz. Po zapisaniu otworzą się szczegóły nowo założonego zlecenia.

Wskazówka: Jeśli w ustawieniach modułu Zamówienia wypełniony jest format numeru zlecenia, system zaproponuje nowy numer automatycznie na podstawie ostatniego użytego numeru w bieżącym roku, więc nie trzeba go wpisywać ręcznie.

Procedura: Edycja zlecenia

Istniejące zlecenie edytujesz w jego szczegółach w module Zamówienia:

1. W szczegółach zlecenia kliknij przycisk Edytuj – przycisk jest nieaktywny, jeśli nie masz uprawnienia do edycji zlecenia, lub zlecenie jest zamknięte.
2. Popraw potrzebne pola.
3. Kliknij Zapisz. Przy wybranych zmienionych polach automatycznie zakłada się notatka typu Zmiana ze starą i nową wartością, i ponownie wyświetlają się szczegóły zlecenia.

Uwaga: Jeśli w module Zamówienia włączone jest zamykanie i zlecenie jest zamknięte, nie da się go edytować w żaden sposób, dopóki użytkownik z prawem do zamykania nie otworzy go ponownie.

Procedura: Kopiowanie zlecenia

Kopiowanie w module Zamówienia służy do szybkiego założenia podobnego zlecenia:

1. Na liście zleceń kliknij ikonę Kopiować przy odpowiednim wierszu (dostępne tylko z wyższym uprawnieniem).
2. Otworzy się ten sam formularz co przy zakładaniu, wstępnie wypełniony danymi z kopiowanego zlecenia; numer zlecenia wygeneruje się nowy, jeśli ustawiona jest automatyczna numeracja.
3. Jeśli w systemie włączony jest moduł produktów, możesz zaznaczyć Kopiować wraz z produktami – skopiują się też wszystkie produkty i zestawy przypisane do pierwotnego zlecenia z tą samą liczbą sztuk.
4. Kliknij Zapisz.

Procedura: Zamknięcie i otwarcie zlecenia

Funkcja zamykania w module Zamówienia wyświetla się tylko wtedy, gdy jest włączona w ustawieniach.

1. W szczegółach zlecenia kliknij przycisk Zamknij (wymaga uprawnienia Zamykanie zleceń).
2. Zamknięte zlecenie oznacza się w szczegółach czerwonym napisem „ZAMKNIĘTE" i nikt nie może go edytować, dopóki użytkownik z odpowiednim uprawnieniem nie otworzy go ponownie przyciskiem Otwórz.

Procedura: Usuwanie zlecenia

Usunięcie zlecenia w module Zamówienia wymaga najwyższego poziomu uprawnień (Czytaj, edytuj i usuwaj wszystko):

1. Na liście zleceń kliknij ikonę Usuń rekord przy odpowiednim wierszu, albo w szczegółach zlecenia przycisk Usuń.
2. Potwierdź pytanie „Usunąć? – Czy na pewno chcesz usunąć ten rekord?".

Usunięte zlecenie znika ze zwykłej listy i przenosi się do kosza, który otworzysz przyciskiem Usunięte na głównym ekranie modułu Zamówienia.

Praca ze zleceniem – notatki, załączniki, dokumenty i produkty

Oprócz danych podstawowych do zlecenia w module Zamówienia dodaje się też materiały uzupełniające – notatki, załączniki, odnośniki do dokumentów i przypisane produkty. Włączenie poszczególnych kart zależy od ustawień modułu, ich używanie opisują kolejne rozdziały.

Notatki przy zleceniu

Notatki w module Zamówienia służą do zapisywania komentarzy, historii i komunikacji wokół zlecenia, jeśli ta funkcja jest włączona w ustawieniach. Nowy wpis dodasz w następujący sposób:

1. W szczegółach zlecenia kliknij Dodaj w karcie Notatki.
2. Wybierz Rodzaj notatki – oferowane są tylko typy, do zapisywania których masz uprawnienie.
3. Opcjonalnie zaznacz Prywatna – wyświetli się pole Może widzieć także do wyboru użytkowników, którzy zobaczą notatkę mimo tego, że jest prywatna.
4. Wypełnij treść notatki (pole na ekranie jest opisane jako „Opis umowy", chodzi jednak o treść samej notatki, nie o opis całego zlecenia) i opcjonalnie załącz pliki.
5. Kliknij Zapisz.

Uwaga: Typ notatki Zmiana powstaje w module Zamówienia automatycznie – przy edycji wybranych pól zlecenia (numeru, nazwy, terminów, priorytetu, firmy, stanu Aktywny, planowanych godzin, cen, zamawiającego, przetwórcy ofert, kierownika, zespołu, dostawców, dodania załącznika, edycji opisu i zamknięcia/otwarcia) do notatek zapisuje się stara i nowa wartość bez udziału użytkownika.

Załączniki do zlecenia

W module Zamówienia można przesłać załączniki do zlecenia, jeśli ta funkcja jest włączona w ustawieniach. W szczegółach, w karcie Załączniki, kliknij Dodaj i prześlij pliki przeciągnięciem lub bezpośrednio w przeglądarce dokumentów. Naraz można przesłać najwyżej 60 plików. Po zapisaniu do każdego dodanego załącznika automatycznie zapisuje się notatka typu Zmiana.

Odnośniki do dokumentów i folderów w module Dokumenty

Zlecenie w module Zamówienia można połączyć z konkretnym dokumentem lub z całym folderem w module Dokumenty, jeśli te karty są włączone w ustawieniach. Przy powiązaniu z dokumentem najpierw wybierz folder, a potem konkretny dokument w nim, przy powiązaniu z folderem wystarczy wybrać sam folder. W obu przypadkach kliknij Dodaj w odpowiedniej karcie szczegółów zlecenia i potwierdź wybór przyciskiem Zapisz.

Produkty i zestawy przy zleceniu

Jeśli w systemie włączony jest moduł produktów, w szczegółach zlecenia wyświetla się karta Produkty, gdzie można ewidencjonować, jakie produkty lub zestawy wiążą się ze zleceniem:

1. W karcie Produkty kliknij Dodaj produkt/zestaw.
2. Wybierz produkt lub zestaw i podaj liczbę sztuk – system od razu pokaże, jakie produkty lub zestawy składowe są potrzebne dla wybranej pozycji.
3. Kliknij Zapisz. Przy istniejącej pozycji później można zmienić tylko liczbę sztuk, sam wybór produktu przy edycji już się nie da zmienić.

Z wiersza przypisanego produktu można w module Zamówienia bezpośrednio założyć „zadanie do produkcji", ewentualnie (jeśli włączony jest magazyn) pozycję do produkcji przez ikonę „Wyprodukować". Jeśli magazyn jest włączony, przy konkretnej pozycji produktu można kliknąć rezerwację, lub zbiorczo użyć Zarezerwuj wszystko w magazynie i Zwolnij rezerwacje. Bez włączonego magazynu można zamiast tego w ustawieniach modułu Zamówienia włączyć ręczne pole z liczbą sztuk w magazynie bezpośrednio przy produkcie.

Funkcje zaawansowane

Moduł Zamówienia oferuje oprócz zwykłej ewidencji także zbiorczy import zleceń z pliku, eksport listy zleceń, generowanie podsumowania zlecenia przez AI oraz drukowanie Przewodnika po produkcji.

Procedura: Import zleceń z pliku

Import w module Zamówienia umożliwia jednorazowe założenie większej liczby zleceń z pliku przygotowanego w systemie księgowym Pohoda:

1. Na głównym ekranie modułu Zamówienia kliknij przycisk Import.
2. Wybierz format pliku do importu (obecnie dostępny jest tylko „Pohoda - XLSX").
3. Prześlij plik w formacie XLSX do pola Załączniki.
4. Kliknij Zapisz. Zaimportuje się najwyżej 1000 zleceń naraz; zlecenie z takim samym numerem, jaki już istnieje w systemie, zostanie pominięte. Po zakończeniu wyświetli się komunikat z liczbą rzeczywiście zaimportowanych zleceń.

Uwaga: Przesłany plik musi być w formacie XLSX odpowiadającym Excelowi 2007 i nowszym, inaczej import zgłosi błąd niewłaściwej wersji pliku.

Eksport: Lista zleceń do Excela

Tabelę przeglądową zleceń w module Zamówienia można wyeksportować do skoroszytu w formacie XLSX tak samo jak w przypadku innych tabel w aplikacji – przyciskiem eksportu nad tabelą. Do eksportu trafią tylko kolumny, które masz aktualnie wyświetlone w tabeli, ewentualnie tylko przefiltrowane zlecenia, jeśli przed eksportem użyłeś filtra. Eksport nadaje się do dalszego przetwarzania listy zleceń poza aplikacją, na przykład do raportowania lub wydruku przeglądu na naradę.

Podsumowanie zlecenia przez AI

Funkcja podsumowania AI w module Zamówienia na żądanie generuje tekstowe podsumowanie stanu wybranego zlecenia:

1. W szczegółach zlecenia kliknij przycisk Podsumowanie zlecenia wygenerowane przez AI w nagłówku karty.
2. System wyświetli podsumowanie aktualnego stanu zlecenia, ostrzeżenie dotyczące marży, fakturacji i ewentualnego opóźnienia terminów, oraz zalecany kolejny krok.

Wygenerowana odpowiedź zapisuje się na 7 dni, lub dopóki nie zmienią się kluczowe dane zlecenia – ponowne otwarcie tego samego podsumowania nie zużywa więc dodatkowych kredytów sztucznej inteligencji, odliczają się one tylko przy rzeczywistym nowym wygenerowaniu. Jeśli firmie skończą się kredyty, zamiast podsumowania wyświetli się informacja o braku kredytów z możliwością ich dokupienia. Jeśli podsumowanie tymczasowo się nie powiedzie z powodu awarii, wyświetli się komunikat, że ta usługa jest niedostępna i trzeba spróbować później.

Drukowanie przewodnika po produkcji

Wydruk „przewodnik po produkcji" uruchamia się w module Zamówienia z karty Zadania:

1. W karcie Zadania przy konkretnym zadaniu kliknij ikonę drukarki.
2. Otworzy się wydruk ze wszystkimi danymi zlecenia, opisem zadania, wykonawcami, notatkami i załączonym produktem, wraz z jego częściami podrzędnymi i nadrzędnymi, i automatycznie uruchomi się drukowanie.

Stany zlecenia

Zlecenie w module Zamówienia może znajdować się w trzech niezależnych od siebie stanach, przy czym Aktywny i Otwarte/Zamknięte nie mają ze sobą związku i łączą się dowolnie.

Status	Co oznacza	Jak zapis do niego przechodzi	Kto to może
Aktywny / Nieaktywny	Służy tylko jako znacznik filtrujący, nie wpływa na możliwość edycji	Pole wyboru Aktywny w formularzu zlecenia; nowe zlecenie jest domyślnie Aktywne	Każdy, kto może edytować zlecenie
Otwarte / Zamknięte	Zamknięte zlecenie jest zablokowane przed jakąkolwiek edycją dla wszystkich użytkowników i jest wyłączone z wyboru zleceń gdzie indziej w systemie	Przycisk Zamknij / Otwórz w szczegółach zlecenia, tylko jeśli funkcja jest włączona w ustawieniach	Użytkownik z uprawnieniem Zamykanie zleceń
Usunięte / nieusunięte	Usunięte zlecenie znika ze zwykłej listy i przenosi się do kosza	Ikona Usuń rekord przy wierszu lub przycisk Usuń w szczegółach, z potwierdzeniem	Użytkownik z najwyższym poziomem uprawnień (Czytaj, edytuj i usuwaj wszystko)

Integracja z innymi modułami

Zlecenie w eIntranet nie funkcjonuje samodzielnie – łączy się z Raportami pracy, Zadaniami i CRM jako głównymi źródłami danych, a dalej z Dokumentami, Produktami, Magazynem, dokumentami sprzedaży i zakupu oraz z Protokołami. Kolejne rozdziały opisują, jakie dane płyną między modułami i w którym kierunku.

Zlecenia w powiązaniu z Raportami pracy, Zadaniami i CRM

Moduł Raporty pracy jest powiązany z modułem Zamówienia kartą w szczegółach zlecenia, która pokazuje przepracowane godziny i koszty wynagrodzeń według indywidualnej lub domyślnej stawki godzinowej użytkownika; nowy raport zakłada się bezpośrednio z tego miejsca. Można włączyć automatyczne powiadomienie kierownika zlecenia, gdy tylko ktoś zapisze do zlecenia nową pracę. Moduł Zadania pozwala, aby zlecenie miało własne grupy zadań, na przykład dla rozleglejszej produkcji podzielonej na części – zadania wyświetlają się i zakładają bezpośrednio w szczegółach zlecenia, z przypisanego produktu można od razu założyć „zadanie do produkcji", a dla zadania można wydrukować przewodnik po produkcji ze wszystkimi powiązanymi danymi zlecenia i produktu. Moduł CRM jest źródłem wyboru klienta, zamawiającego, dostawców, oddziałów i kontaktów, jeśli tak jest ustalone w ustawieniach modułu Zamówienia; przy wybranej firmie w szczegółach zlecenia wyświetla się dodatkowo znacznik ryzykowności partnera według kontroli ryzyka prowadzonej w CRM.

Zlecenia w powiązaniu z Dokumentami, Produktami i Magazynem

Moduł Dokumenty pozwala połączyć zlecenie z konkretnym dokumentem lub z całym folderem dokumentów. Moduły Produkty i Magazyn są powiązane w ten sposób, że do zlecenia przypisuje się produkty i zestawy z potrzebną liczbą sztuk; jeśli włączony jest magazyn, w szczegółach wyświetla się dostępna ilość w magazynie, umożliwia się rezerwację pozycji i założenie produkcji, a wydania magazynowe powiązane ze zleceniem liczą się do jego kosztów.

Zlecenia w powiązaniu z dokumentami – fakturami, kasą i zamówieniami

Faktury wystawione wyświetlają się w zakładce Dochody zlecenia i wliczają się do jego rzeczywistych przychodów, ewentualnie służą jako źródło do automatycznego obliczenia zafakturowanej kwoty. Faktury otrzymane wyświetlają się w zakładce Koszt, wraz z poszczególnymi pozycjami faktury, i wliczają się do rzeczywistych kosztów zlecenia – poszczególne pozycje można ręcznie wykluczyć z obliczenia kosztów. Moduł Kasa przypisuje do zlecenia dokumenty przychodowe do dochodów i dokumenty rozchodowe do kosztów, z wyjątkiem dokumentów, które tylko płacą już raz wliczoną fakturę. Zamówienia przychodzące mogą być źródłem, z którego zlecenie powstaje, wraz z przejęciem pozycji zamówienia jako produktów do zlecenia. Karta Powiązane dokumenty w szczegółach zlecenia dodatkowo pokazuje łańcuch dokumentów od oferty przez zamówienie przychodzące i dokument dostawy aż po fakturę wystawioną, uzupełniony o wydania magazynowe powiązane ze zleceniem. Jeśli włączony jest moduł Wyciągi bankowe, w przeglądzie powiązanych dokumentów można znaleźć również płatności powiązane z fakturami odnoszącymi się do zlecenia.

Zlecenia w powiązaniu z Protokołami

Jeśli w systemie włączony jest moduł Protokoły a zalogowany użytkownik ma uprawnienie do przeglądania protokołów, w szczegółach zlecenia wyświetla się osobna karta z listą protokołów powiązanych z numerem danego zlecenia – widać w niej numer protokołu, typ protokołu, firmę z CRM, datę utworzenia i autora.

Rozwiązywanie problemów

Kolejne rozdziały odpowiadają na najczęstsze pytania użytkowników modułu Zamówienia i oferują wskazówki, jak korzystać z modułu efektywniej. Większość problemów z zapisywaniem zlecenia wiąże się z ustawieniem pól obowiązkowych i unikatowych lub ze stanem zamkniętego zlecenia, dlatego na te dwie przyczyny spójrz jako na pierwsze.

Najczęstsze pytania dotyczące modułu Zamówienia

Pytanie: Dlaczego nie da się zapisać nowego zlecenia i pole Numer zamówienia ma czerwoną ramkę?

Rozwiązanie: W ustawieniach modułu Zamówienia włączona jest kontrola unikatowości numeru zlecenia, a wprowadzona wartość już istnieje przy innym zleceniu. Wprowadź inny numer, albo pozostaw pole do automatycznego wygenerowania, jeśli ustawiona jest numeracja.

Pytanie: Dlaczego wyświetla się komunikat „Błąd: Numer zamówienia musi być podany!"?

Rozwiązanie: Pole Numer zamówienia jest w ustawieniach modułu Zamówienia oznaczone jako obowiązkowe i pozostało puste. Uzupełnij numer zlecenia i zapisz ponownie.

Pytanie: Dlaczego nie da się edytować zlecenia, mimo że mam do niego uprawnienie?

Rozwiązanie: Zlecenie jest prawdopodobnie zamknięte – w szczegółach wyświetla się wtedy czerwony napis „ZAMKNIĘTE" i nie może go edytować nikt, dopóki użytkownik z uprawnieniem Zamykanie zleceń nie otworzy go ponownie.

Pytanie: Dlaczego na liście zleceń nie widzę kolumn Dochody, Koszt i Zysk, mimo że kolega je widzi?

Rozwiązanie: Te kolumny oraz zakładki Koszt i Dochody w szczegółach wymagają osobnego uprawnienia Dostęp do kosztów/przychodów zlecenia. Bez niego wyświetli się komunikat „Nie masz praw do kosztów zlecenia, poproś administratora o ustawienie." – poproś administratora modułu o przyznanie tego uprawnienia.

Pytanie: Dlaczego import z pliku kończy się błędem o niewłaściwej wersji pliku?

Rozwiązanie: Import zleceń przyjmuje tylko plik w formacie XLSX odpowiadającym Excelowi 2007 i nowszym. Zapisz plik w tym formacie i prześlij go ponownie.

Pytanie: Dlaczego nie wyświetla się pole Lista dostawców, mimo że jest włączone w ustawieniach?

Rozwiązanie: Pole Lista dostawców w formularzu zlecenia zależy od włączenia pola Klient. Bez włączonej opcji Klient dostawcy się nie wyświetlą, nawet gdyby opcja Lista dostawców była w ustawieniach włączona osobno. Włącz w ustawieniach modułu Zamówienia także pole Klient.

Wskazówki dotyczące efektywnej pracy ze zleceniami

• Wskazówka: Włącz sobie automatyczne obliczanie zafakturowanej kwoty z faktur wystawionych – zaoszczędzi ci to ręcznego przepisywania kwot, a liczba będzie zawsze odpowiadać rzeczywiście wystawionym fakturom.
• Wskazówka: Wykorzystaj priorytety zleceń z podbarwieniem całego wiersza przy najważniejszym poziomie, aby pilne zlecenia były widoczne na liście na pierwszy rzut oka.
• Wskazówka: Kopiowanie zlecenia wraz z produktami to szybszy sposób założenia powtarzającej się produkcji niż ręczne wprowadzanie wszystkich produktów od nowa.
• Wskazówka: Jeśli regularnie korzystasz z podsumowania zlecenia przez AI, otwieraj je ponownie bez obaw – dopóki kluczowe dane zlecenia się nie zmienią, powtórne wyświetlenie tego samego podsumowania nie zużywa dodatkowych kredytów.
• Wskazówka: Zamknij zlecenie, gdy tylko jest ostatecznie zakończone i zafakturowane – ochronisz tym dane historyczne przed niechcianą późniejszą edycją.