Menu – własne odnośniki

Przegląd modułu

Cel

Moduł Menu - własne linki umożliwia administratorom i uprawnionym użytkownikom dodawanie do głównego menu aplikacji eIntranet własnych linków do zewnętrznych stron internetowych, wewnętrznych aplikacji lub dokumentów PDF. Dzięki temu można dostosować menu do potrzeb organizacji i udostępnić często używane narzędzia i dokumenty bezpośrednio ze środowiska eIntranet.

Kluczowe funkcje

Tworzenie własnych linków z dowolnym adresem URL lub przesyłaniem pliku PDF
Wybór sposobu otwierania linku: w nowym oknie, jako iframe w aplikacji lub w tym samym oknie
Organizacja linków w grupy dla bardziej przejrzystej struktury menu
Wybór ikony do wizualnego wyróżnienia linków w menu
Szczegółowe ustawianie praw dostępu dla poszczególnych użytkowników
Szczegółowe ustawianie praw dostępu według stanowisk pracy
Szyfrowane przekazywanie informacji o zalogowanym użytkowniku za pomocą AES256
Łatwa edycja i usuwanie utworzonych linków

Grupa docelowa

Moduł jest przeznaczony głównie dla administratorów systemu i kierowników działów, którzy mają prawo zarządzać strukturą menu. Utworzone linki mogą następnie wykorzystywać wszyscy użytkownicy zgodnie z ustalonymi prawami dostępu.

Ustawienia i konfiguracja

Dostęp do modułu

Moduł znajduje się w głównym menu aplikacji pod ścieżką: Ustawienia → Menu - własne linki

Opis interfejsu

Po otwarciu modułu wyświetla się tabela przeglądowa wszystkich utworzonych własnych linków. Tabela zawiera następujące kolumny:

ID - Unikalny identyfikator linku w systemie
Grupa - nazwa - Nazwa grupy, do której należy link (jeśli została podana)
Nazwa - Nazwa linku wyświetlana w menu
Link - Adres URL linku lub nazwa przesłanego pliku PDF
Ikona - Wizualny podgląd ikony przypisanej do linku
Mogą widzieć użytkownicy - Lista użytkowników, którzy mają dostęp do linku
Mogą widzieć użytkownicy na stanowiskach - Lista stanowisk pracy z dostępem do linku
Akcje - Przyciski do edycji (ikona ołówka) i usuwania (ikona krzyżyka)

Prawa użytkownika

Prawa do poszczególnych linków są ustawiane oddzielnie dla każdego linku podczas jego tworzenia lub edycji. Nie są to globalne prawa do całego modułu.

Typy praw

Nie ma dostępu - Użytkownik lub stanowisko nie widzi linku w menu i nie może go użyć
Widzi (może użyć) - Użytkownik lub stanowisko widzi link w menu i może na niego kliknąć

Ustawianie praw według użytkowników

Podczas tworzenia lub edycji linku można ustawić prawa dostępu indywidualnie dla każdego użytkownika w systemie. Tabela wyświetli wszystkich użytkowników z przełącznikami do ustawiania praw.

Ustawianie praw według stanowisk

Alternatywnie lub jednocześnie można ustawić prawa dostępu według stanowisk pracy. Wszyscy użytkownicy z danym stanowiskiem otrzymają wtedy dostęp do linku.

Uwaga: Jeśli użytkownik ma dostęp albo jako indywidualny użytkownik, albo poprzez swoje stanowisko, link wyświetli mu się w menu.

Podstawowe operacje

Utworzenie nowego linku

Nowy własny link tworzy się w następujący sposób:

Otwórz stronę Ustawienia → Menu - własne linki
Kliknij przycisk Dodaj link w górnej części strony
Wypełnij formularz:
- Grupa - nazwa (opcjonalne) - Podaj nazwę grupy, jeśli chcesz zgrupować kilka linków pod jednym nadrzędnym punktem w menu. Pozostaw puste dla samodzielnego linku.
- Nazwa (wymagane) - Podaj nazwę, która będzie wyświetlana w menu aplikacji
- Link (włącznie z http://) - Podaj pełny adres URL wraz z protokołem (http:// lub https://)
- ...lub plik (.pdf) - Jeśli nie chcesz podawać URL, możesz przesłać plik PDF. Wybierz jedną z tych dwóch opcji.
- Otwórz - Wybierz sposób otwierania linku:
  - w nowym oknie - Link otworzy się w nowym oknie przeglądarki
  - iframe - Link wyświetli się wewnątrz aplikacji w ramce (iframe)
  - w tym samym oknie - Link zastąpi aktualną zawartość okna
- Ikona w menu - Kliknij na pole i wybierz ikonę z listy dostępnych ikon
- Na koniec adresu dodaj zaszyfrowaną część (opcjonalne) - Zaznacz, jeśli chcesz automatycznie dodawać zaszyfrowane parametry z informacjami o zalogowanym użytkowniku
- Hasło AES256 - Jeśli zaznaczyłeś poprzednią opcję, podaj hasło do szyfrowania (musi być takie samo w aplikacji docelowej)
- Prawa do linku według użytkowników - W tabeli ustaw dla każdego użytkownika, czy ma mieć dostęp do linku. Możesz użyć pola wyszukiwania do szybkiego znalezienia użytkownika.
- Prawa do linku według stanowisk - W tabeli ustaw dla każdego stanowiska, czy użytkownicy z tym stanowiskiem mają mieć dostęp do linku
Kliknij przycisk Zapisz w dolnej części formularza
System automatycznie powróci do listy linków, a nowo utworzony link wyświetli się w tabeli
Link natychmiast wyświetli się w głównym menu wszystkim użytkownikom z odpowiednimi prawami

Edycja linku

Istniejący link edytuje się w następujący sposób:

Na liście linków na stronie Ustawienia → Menu - własne linki znajdź link, który chcesz edytować
Kliknij ikonę ołówka w kolumnie Akcje przy danym linku
Otworzy się formularz edycji z wypełnionymi wartościami
Zmień wymagane dane według potrzeb
Kliknij przycisk Zapisz aby zapisać zmiany
Zmiany natychmiast odzwierciedlą się w menu aplikacji

Usuwanie linku

Link usuwa się w następujący sposób:

Na liście linków znajdź link, który chcesz usunąć
Kliknij ikonę krzyżyka w kolumnie Akcje przy danym linku
Wyświetli się okno dialogowe potwierdzenia z pytaniem, czy na pewno chcesz usunąć link
Potwierdź usunięcie klikając przycisk OK
Link zostanie natychmiast usunięty z bazy danych i przestanie być wyświetlany w menu

Ostrzeżenie: Usunięcie linku jest nieodwracalne. Jeśli usuniesz link przez pomyłkę, musisz go utworzyć ponownie.

Wyszukiwanie w tabelach

W tabelach z użytkownikami i stanowiskami podczas ustawiania praw można wykorzystać pole wyszukiwania:

W polu wyszukiwania nad tabelą wpisz imię użytkownika lub nazwę stanowiska
Tabela automatycznie wyfiltruje się i wyświetli tylko odpowiadające rekordy
W ten sposób szybko znajdziesz potrzebnego użytkownika lub stanowisko bez przewijania długiej listy

Zaawansowane funkcje

Tworzenie grup linków

Cel grup

Grupy linków pozwalają logicznie zgrupować kilka powiązanych linków pod jednym nadrzędnym punktem w menu. To poprawia przejrzystość i ułatwia nawigację, szczególnie gdy masz dużą liczbę własnych linków.

Procedura tworzenia grupy

Utwórz pierwszy link i w polu Grupa - nazwa podaj nazwę grupy (na przykład "Dokumenty firmowe")
Utwórz kolejne linki, które mają należeć do tej samej grupy
W polu Grupa - nazwa dla każdego z tych linków podaj dokładnie taką samą nazwę grupy
Wszystkie linki z taką samą nazwą grupy wyświetlą się w menu jako pozycje podrzędne pod nazwą grupy

Przykład użycia

Jeśli chcesz utworzyć grupę dokumentów, postępuj w następujący sposób:

Utwórz link "Archiwum dokumentów" z grupą "Dokumenty firmowe"
Utwórz link "Galeria zdjęć" z grupą "Dokumenty firmowe"
Utwórz link "Galeria wideo" z grupą "Dokumenty firmowe"

W menu wyświetli się pozycja "Dokumenty firmowe", a po najechaniu myszką lub kliknięciu rozwiną się pozycje podrzędne Archiwum dokumentów, Galeria zdjęć i Galeria wideo.

Ważne uwagi

Nazwa grupy musi być dla wszystkich linków dokładnie taka sama włącznie z wielkimi i małymi literami
Linki bez nazwy grupy wyświetlą się w menu samodzielnie
Można utworzyć dowolną liczbę różnych grup

Szyfrowanie parametrów (AES256)

Cel szyfrowania

Funkcja szyfrowania parametrów służy do bezpiecznego przekazywania informacji o aktualnie zalogowanym użytkowniku do innej aplikacji lub strony internetowej. Dzięki szyfrowaniu nikt nie może nadużyć przekazywanych danych ani zmienić ich zawartości.

Co jest szyfrowane

System automatycznie zaszyfruje i doda na koniec adresu URL następujące informacje:

Aktualny czas (timestamp)
Email zalogowanego użytkownika

Procedura aktywacji szyfrowania

Podczas tworzenia lub edycji linku zaznacz opcję Na koniec adresu dodaj zaszyfrowaną część
W polu Hasło AES256 podaj silne hasło do szyfrowania
To samo hasło musisz użyć w aplikacji docelowej do deszyfrowania parametrów
Zapisz link

Szczegóły techniczne

Zaszyfrowany parametr jest dodawany na koniec adresu URL. Dane są szyfrowane za pomocą algorytmu AES256. W wynikowym ciągu są wykonywane następujące modyfikacje dla kompatybilności z URL:

Znak + jest zastępowany znakiem -
Znak / jest zastępowany znakiem _
Znak = jest usuwany

Użycie w aplikacji docelowej

Aplikacja docelowa musi:

Odczytać zaszyfrowany parametr z URL
Wykonać odwrotną konwersję znaków (- na +, _ na /, uzupełnić =)
Odszyfrować dane przy użyciu tego samego hasła AES256
Przetworzyć informacje o czasie i emailu użytkownika

Przesyłanie pliku PDF

Cel

Zamiast linku do zewnętrznego adresu URL można przesłać plik PDF, który będzie wyświetlany bezpośrednio w aplikacji. Jest to przydatne dla dokumentów, które chcesz mieć zawsze dostępne w menu.

Procedura przesyłania PDF

Podczas tworzenia lub edycji linku pozostaw puste pole Link (włącznie z http://)
Kliknij na pole ...lub plik (.pdf)
W oknie dialogowym wybierz plik PDF z komputera
System automatycznie ustawi sposób otwierania na iframe
Dokończ wypełnianie pozostałych pól i zapisz link

Wyświetlanie PDF

Po kliknięciu na link w menu dokument PDF wyświetli się bezpośrednio w aplikacji jako jeden z modułów. Użytkownik może przeglądać dokument, przewijać strony i drukować, ale nie może go edytować.

Obsługiwane formaty

Funkcja obsługuje tylko pliki w formacie PDF. Innych formatów dokumentów (Word, Excel, obrazy) nie można przesłać w ten sposób.

Masowe ustawianie praw

Cel

Jeśli chcesz ustawić takie same prawa dla wszystkich użytkowników lub wszystkich stanowisk jednocześnie, możesz użyć funkcji masowego ustawiania zamiast pojedynczego przełączania każdego wiersza.

Procedura

W tabeli Prawa do linku według użytkowników lub Prawa do linku według stanowisk znajdź wiersz z nazwą kolumny
Pod nazwą kolumny Nie ma dostępu lub Widzi (może użyć) znajdziesz przycisk Zaznacz
Kliknij przycisk Zaznacz pod wymaganą kolumną
Wszystkie przełączniki w danej kolumnie zostaną ustawione na wybraną wartość
Następnie możesz indywidualnie zmienić prawa dla konkretnych użytkowników lub stanowisk

Przykłady użycia

Link dla wszystkich: Kliknij Zaznacz pod kolumną Widzi (może użyć) w obu tabelach
Link tylko dla wybranych: Najpierw kliknij Zaznacz pod kolumną Nie ma dostępu, następnie ręcznie zaznacz Widzi (może użyć) dla konkretnych użytkowników lub stanowisk

Integracja

Powiązane moduły

Moduł Menu - własne linki jest powiązany z następującymi częściami systemu:

Ustawienia - Tutaj znajduje się zarządzanie własnymi linkami
Menu główne - Utworzone linki automatycznie wyświetlają się w głównym menu nawigacyjnym aplikacji
Użytkownicy - Lista użytkowników do ustawiania praw dostępu
Stanowiska pracy - Lista stanowisk do ustawiania praw dostępu według ról

Przepływy danych

Po zapisaniu nowego linku lub edycji istniejącego zmiany natychmiast odzwierciedlają się w głównym menu aplikacji. Użytkownicy z odpowiednimi prawami zobaczą link przy następnym załadowaniu strony lub po odświeżeniu menu.

Grupy linków → Rozwijane sekcje

Linki z taką samą nazwą grupy są grupowane w menu pod wspólnym elementem nadrzędnym. Po kliknięciu lub najechaniu myszką wyświetla się lista wszystkich linków w grupie.

Zmiana praw dostępu odzwierciedla się natychmiast. Użytkownik, któremu odbierzesz dostęp, przestanie widzieć link w menu. Użytkownik, któremu przydzielisz dostęp, zacznie widzieć link w menu.

Zależności

Niezbędne warunki

Użytkownicy w systemie: Do ustawiania indywidualnych praw użytkownicy muszą być utworzeni w module Użytkownicy
Zdefiniowane stanowiska: Do ustawiania praw według stanowisk stanowiska muszą być zdefiniowane w systemie i przypisane użytkownikom
Prawa administratora: Do zarządzania własnymi linkami użytkownik musi być albo administratorem, albo mieć jawnie przydzielone prawa do tego modułu w ustawieniach

Opcjonalne zależności

Aplikacje zewnętrzne: Jeśli używasz szyfrowania parametrów, aplikacja docelowa musi obsługiwać deszyfrowanie AES256
Przeglądarka PDF: Do wyświetlania przesłanych plików PDF użytkownik musi mieć przeglądarkę z obsługą wyświetlania PDF

Wskazówki i zalecenia

Organizacja linków

Dla przejrzystego menu używaj grup linków. Grupuj powiązane linki pod wspólnym elementem nadrzędnym.
Wybieraj trafne i krótkie nazwy linków. Długie nazwy trudno się czyta w menu.
Nie dodawaj zbyt wielu linków na najwyższym poziomie. Lepiej utwórz kilka grup.

Wybór ikon

Odpowiednio dobieraj ikony dla lepszej orientacji wizualnej. Ikona powinna odpowiadać celowi linku.
Używaj tej samej ikony dla wszystkich linków w grupie lub odwrotnie - różnych ikon do łatwego rozróżnienia.
Nie wybieraj losowych ikon. Spójna ikonografia poprawia doświadczenie użytkownika.

Sposób otwierania

Niektóre strony internetowe (szczególnie z HTTPS) nie mogą być otwarte w iframe ze względu na ograniczenia bezpieczeństwa. W takim przypadku użyj opcji w nowym oknie.
Dla narzędzi i aplikacji wewnętrznych preferuj otwieranie jako iframe, aby użytkownik pozostał w środowisku eIntranet.
Opcji w tym samym oknie używaj ostrożnie. Użytkownik może stracić kontekst i nie wiedzieć, jak wrócić.

Bezpieczeństwo i prawa

Dla wrażliwych linków ustaw prawa dostępu tylko dla konkretnych użytkowników lub stanowisk.
Regularnie sprawdzaj, kto ma dostęp do poszczególnych linków. Usuń dostęp użytkownikom, którzy już nie potrzebują używać danego linku.
Jeśli używasz szyfrowania parametrów, wybierz silne i unikalne hasło dla każdego linku.
Nie udostępniaj hasła AES256 przez niezabezpieczone kanały (email, czat).