Menü – eigene Links

Menü - eigene Links

Modulübersicht

Zweck

Das Modul Menü - eigene Links ermöglicht Administratoren und berechtigten Benutzern, dem Hauptmenü der eIntranet-Anwendung eigene Links zu externen Webseiten, internen Anwendungen oder PDF-Dokumenten hinzuzufügen. Dadurch können Sie das Menü an die Bedürfnisse Ihrer Organisation anpassen und häufig verwendete Tools und Dokumente direkt aus der eIntranet-Umgebung zugänglich machen.

Hauptfunktionen

Erstellen von eigenen Links mit beliebiger URL-Adresse oder durch Hochladen einer PDF-Datei
Auswahl der Öffnungsart des Links: in neuem Fenster, als iframe in der Anwendung oder im selben Fenster
Organisation von Links in Gruppen für eine übersichtlichere Menüstruktur
Auswahl eines Symbols zur visuellen Unterscheidung von Links im Menü
Detaillierte Einstellung von Zugriffsrechten für einzelne Benutzer
Detaillierte Einstellung von Zugriffsrechten nach Arbeitspositionen
Verschlüsselte Übertragung von Informationen über den angemeldeten Benutzer mittels AES256
Einfaches Bearbeiten und Löschen erstellter Links

Zielgruppe

Das Modul richtet sich hauptsächlich an Systemadministratoren und Abteilungsleiter, die die Berechtigung haben, die Menüstruktur zu verwalten. Die erstellten Links können dann von allen Benutzern gemäß den eingestellten Zugriffsrechten verwendet werden.

Einstellungen und Konfiguration

Zugriff auf das Modul

Das Modul finden Sie im Hauptmenü der Anwendung unter dem Pfad: Einstellungen → Menü - eigene Links

Schnittstellenbeschreibung

Nach dem Öffnen des Moduls wird eine Übersichtstabelle aller erstellten eigenen Links angezeigt. Die Tabelle enthält folgende Spalten:

ID - Eindeutige Kennung des Links im System
Gruppe - Name - Name der Gruppe, zu der der Link gehört (falls angegeben)
Name - Name des Links, der im Menü angezeigt wird
Link - URL-Adresse des Links oder Name der hochgeladenen PDF-Datei
Symbol - Visuelle Vorschau des dem Link zugewiesenen Symbols
Können Benutzer sehen - Liste der Benutzer, die Zugriff auf den Link haben
Können Benutzer in Positionen sehen - Liste der Arbeitspositionen mit Zugriff auf den Link
Aktionen - Schaltflächen zum Bearbeiten (Stiftsymbol) und Löschen (Kreuzsymbol)

Benutzerrechte

Die Rechte für einzelne Links werden separat für jeden Link bei dessen Erstellung oder Bearbeitung festgelegt. Es handelt sich nicht um globale Rechte für das gesamte Modul.

Arten von Rechten

Kein Zugriff - Benutzer oder Position sieht den Link im Menü nicht und kann ihn nicht verwenden
Sieht (kann verwenden) - Benutzer oder Position sieht den Link im Menü und kann darauf klicken

Einstellung von Rechten nach Benutzern

Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Links können Sie Zugriffsrechte individuell für jeden Benutzer im System festlegen. Die Tabelle zeigt alle Benutzer mit Schaltern zur Einstellung der Rechte.

Einstellung von Rechten nach Positionen

Alternativ oder gleichzeitig können Sie Zugriffsrechte nach Arbeitspositionen festlegen. Alle Benutzer mit dieser Position erhalten dann Zugriff auf den Link.

Hinweis: Wenn ein Benutzer entweder als individueller Benutzer oder über seine Position Zugriff hat, wird ihm der Link im Menü angezeigt.

Grundlegende Operationen

Erstellen eines neuen Links

Einen neuen eigenen Link erstellen Sie wie folgt:

Öffnen Sie die Seite Einstellungen → Menü - eigene Links
Klicken Sie auf die Schaltfläche Link hinzufügen im oberen Bereich der Seite
Füllen Sie das Formular aus:
- Gruppe - Name (optional) - Geben Sie einen Gruppennamen ein, wenn Sie mehrere Links unter einem übergeordneten Punkt im Menü gruppieren möchten. Lassen Sie es leer für einen eigenständigen Link.
- Name (erforderlich) - Geben Sie den Namen ein, der im Anwendungsmenü angezeigt wird
- Link (einschließlich http://) - Geben Sie die vollständige URL-Adresse einschließlich Protokoll (http:// oder https://) ein
- ...oder Datei (.pdf) - Wenn Sie keine URL eingeben möchten, können Sie eine PDF-Datei hochladen. Wählen Sie eine dieser beiden Möglichkeiten.
- Öffnen - Wählen Sie die Öffnungsart des Links:
  - in neuem Fenster - Link öffnet sich in einem neuen Browserfenster
  - iframe - Link wird innerhalb der Anwendung in einem Frame (iframe) angezeigt
  - im selben Fenster - Link ersetzt den aktuellen Fensterinhalt
- Symbol im Menü - Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie ein Symbol aus der Liste der verfügbaren Symbole
- Am Ende der Adresse verschlüsselten Teil hinzufügen (optional) - Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie automatisch verschlüsselte Parameter mit Informationen über den angemeldeten Benutzer hinzufügen möchten
- AES256 Passwort - Wenn Sie die vorherige Option aktiviert haben, geben Sie das Passwort für die Verschlüsselung ein (muss in der Zielanwendung identisch sein)
- Rechte zum Link nach Benutzern - Legen Sie in der Tabelle für jeden Benutzer fest, ob er Zugriff auf den Link haben soll. Sie können das Suchfeld verwenden, um schnell einen Benutzer zu finden.
- Rechte zum Link nach Positionen - Legen Sie in der Tabelle für jede Position fest, ob Benutzer mit dieser Position Zugriff auf den Link haben
Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern im unteren Teil des Formulars
Das System bringt Sie automatisch zur Linkliste zurück und der neu erstellte Link wird in der Tabelle angezeigt
Der Link wird sofort im Hauptmenü allen Benutzern mit entsprechenden Rechten angezeigt

Bearbeiten eines Links

Einen bestehenden Link bearbeiten Sie wie folgt:

Finden Sie in der Linkliste auf der Seite Einstellungen → Menü - eigene Links den Link, den Sie bearbeiten möchten
Klicken Sie auf das Stiftsymbol in der Spalte Aktionen bei dem entsprechenden Link
Das Bearbeitungsformular mit vorausgefüllten Werten öffnet sich
Ändern Sie die gewünschten Angaben nach Bedarf
Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die Änderungen zu speichern
Die Änderungen werden sofort im Anwendungsmenü sichtbar

Löschen eines Links

Einen Link löschen Sie wie folgt:

Finden Sie in der Linkliste den Link, den Sie entfernen möchten
Klicken Sie auf das Kreuzsymbol in der Spalte Aktionen bei dem entsprechenden Link
Ein Bestätigungsdialog erscheint mit der Frage, ob Sie den Link wirklich löschen möchten
Bestätigen Sie das Löschen durch Klicken auf die Schaltfläche OK
Der Link wird sofort aus der Datenbank entfernt und wird nicht mehr im Menü angezeigt

Warnung: Das Löschen eines Links ist unwiderruflich. Wenn Sie einen Link versehentlich löschen, müssen Sie ihn neu erstellen.

Suche in Tabellen

In den Tabellen mit Benutzern und Positionen beim Festlegen von Rechten können Sie das Suchfeld verwenden:

Geben Sie im Suchfeld über der Tabelle den Namen eines Benutzers oder einer Position ein
Die Tabelle wird automatisch gefiltert und zeigt nur übereinstimmende Einträge an
Damit finden Sie schnell den benötigten Benutzer oder die Position, ohne durch eine lange Liste scrollen zu müssen

Erweiterte Funktionen

Erstellen von Linkgruppen

Zweck von Gruppen

Linkgruppen ermöglichen es, mehrere zusammengehörige Links unter einem übergeordneten Punkt im Menü logisch zu gruppieren. Dies verbessert die Übersichtlichkeit und erleichtert die Navigation, besonders wenn Sie eine große Anzahl eigener Links haben.

Vorgehensweise zum Erstellen einer Gruppe

Erstellen Sie den ersten Link und geben Sie im Feld Gruppe - Name den Gruppennamen ein (z.B. "Firmendokumente")
Erstellen Sie weitere Links, die zur selben Gruppe gehören sollen
Geben Sie im Feld Gruppe - Name bei jedem dieser Links genau denselben Gruppennamen ein
Alle Links mit demselben Gruppennamen werden im Menü als Untermenüpunkte unter dem Gruppennamen angezeigt

Beispiel für die Verwendung

Wenn Sie eine Dokumentengruppe erstellen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

Erstellen Sie einen Link "Dokumentenarchiv" mit der Gruppe "Firmendokumente"
Erstellen Sie einen Link "Fotogalerie" mit der Gruppe "Firmendokumente"
Erstellen Sie einen Link "Videogalerie" mit der Gruppe "Firmendokumente"

Im Menü erscheint der Menüpunkt "Firmendokumente" und bei Mouseover oder Klick werden die Untermenüpunkte Dokumentenarchiv, Fotogalerie und Videogalerie ausgeklappt.

Wichtige Hinweise

Der Gruppenname muss bei allen Links exakt identisch sein, einschließlich Groß- und Kleinschreibung
Links ohne Gruppennamen werden eigenständig im Menü angezeigt
Sie können beliebig viele verschiedene Gruppen erstellen

Verschlüsselung von Parametern (AES256)

Zweck der Verschlüsselung

Die Parameterverschlüsselungsfunktion dient der sicheren Übertragung von Informationen über den aktuell angemeldeten Benutzer zu einer anderen Anwendung oder Webseite. Durch die Verschlüsselung kann niemand die übertragenen Daten missbrauchen oder deren Inhalt ändern.

Was wird verschlüsselt

Das System verschlüsselt automatisch und fügt am Ende der URL-Adresse folgende Informationen hinzu:

Aktuelle Zeit (Zeitstempel)
E-Mail des angemeldeten Benutzers

Vorgehensweise zur Aktivierung der Verschlüsselung

Aktivieren Sie beim Erstellen oder Bearbeiten eines Links die Option Am Ende der Adresse verschlüsselten Teil hinzufügen
Geben Sie im Feld AES256 Passwort ein starkes Passwort für die Verschlüsselung ein
Dasselbe Passwort müssen Sie in der Zielanwendung zur Entschlüsselung der Parameter verwenden
Speichern Sie den Link

Technische Details

Der verschlüsselte Parameter wird am Ende der URL-Adresse hinzugefügt. Die Daten werden mit dem AES256-Algorithmus verschlüsselt. In der resultierenden Zeichenkette werden folgende Anpassungen für URL-Kompatibilität vorgenommen:

Das Zeichen + wird durch das Zeichen - ersetzt
Das Zeichen / wird durch das Zeichen _ ersetzt
Das Zeichen = wird entfernt

Verwendung in der Zielanwendung

Die Zielanwendung muss:

Den verschlüsselten Parameter aus der URL lesen
Die Rückkonvertierung der Zeichen durchführen (- zu +, _ zu /, = ergänzen)
Die Daten mit demselben AES256-Passwort entschlüsseln
Die Informationen über Zeit und Benutzer-E-Mail verarbeiten

Hochladen einer PDF-Datei

Zweck

Anstelle eines Links zu einer externen URL-Adresse können Sie eine PDF-Datei hochladen, die direkt in der Anwendung angezeigt wird. Dies ist nützlich für Dokumente, die Sie immer im Menü verfügbar haben möchten.

Vorgehensweise zum Hochladen eines PDFs

Lassen Sie beim Erstellen oder Bearbeiten eines Links das Feld Link (einschließlich http://) leer
Klicken Sie auf das Feld ...oder Datei (.pdf)
Wählen Sie im Dialogfenster eine PDF-Datei von Ihrem Computer aus
Das System stellt automatisch die Öffnungsart auf iframe ein
Vervollständigen Sie das Ausfüllen der übrigen Felder und speichern Sie den Link

Anzeige von PDFs

Nach dem Klicken auf den Link im Menü wird das PDF-Dokument direkt in der Anwendung als eines der Module angezeigt. Der Benutzer kann das Dokument anzeigen, durch die Seiten blättern und drucken, aber nicht bearbeiten.

Unterstützte Formate

Die Funktion unterstützt nur Dateien im PDF-Format. Andere Dokumentformate (Word, Excel, Bilder) können auf diese Weise nicht hochgeladen werden.

Masseneinstellung von Rechten

Zweck

Wenn Sie für alle Benutzer oder alle Positionen auf einmal dieselben Rechte festlegen möchten, können Sie die Masseneinstellungsfunktion verwenden, anstatt jede Zeile einzeln umzuschalten.

Vorgehensweise

Finden Sie in der Tabelle Rechte zum Link nach Benutzern oder Rechte zum Link nach Positionen die Zeile mit dem Spaltennamen
Unter dem Spaltennamen Kein Zugriff oder Sieht (kann verwenden) finden Sie die Schaltfläche Markieren
Klicken Sie auf die Schaltfläche Markieren unter der gewünschten Spalte
Alle Schalter in dieser Spalte werden auf den ausgewählten Wert gesetzt
Anschließend können Sie individuell die Rechte für bestimmte Benutzer oder Positionen anpassen

Verwendungsbeispiele

Link für alle: Klicken Sie auf Markieren unter der Spalte Sieht (kann verwenden) in beiden Tabellen
Link nur für Ausgewählte: Klicken Sie zuerst auf Markieren unter der Spalte Kein Zugriff, dann aktivieren Sie manuell Sieht (kann verwenden) bei bestimmten Benutzern oder Positionen

Integration

Verbundene Module

Das Modul Menü - eigene Links ist mit folgenden Teilen des Systems verbunden:

Einstellungen - Hier befindet sich die Verwaltung eigener Links
Hauptmenü - Erstellte Links werden automatisch im Hauptnavigationsmenü der Anwendung angezeigt
Benutzer - Benutzerliste für die Einstellung von Zugriffsrechten
Arbeitspositionen - Positionsliste für die rollenbasierte Einstellung von Zugriffsrechten

Datenflüsse

Erstellen eines Links → Anzeige im Menü

Nach dem Speichern eines neuen Links oder Bearbeiten eines bestehenden werden die Änderungen sofort im Hauptmenü der Anwendung sichtbar. Benutzer mit entsprechenden Rechten sehen den Link beim nächsten Laden der Seite oder nach Aktualisierung des Menüs.

Linkgruppen → Ausklappbare Abschnitte

Links mit demselben Gruppennamen werden im Menü unter einem gemeinsamen übergeordneten Element gruppiert. Nach Klick oder Mouseover wird die Liste aller Links in der Gruppe angezeigt.

Änderung von Rechten → Sichtbarkeit im Menü

Änderungen der Zugriffsrechte werden sofort wirksam. Ein Benutzer, dem Sie den Zugriff entziehen, sieht den Link nicht mehr im Menü. Ein Benutzer, dem Sie Zugriff gewähren, sieht den Link im Menü.

Abhängigkeiten

Erforderliche Voraussetzungen

Benutzer im System: Für die Einstellung individueller Rechte müssen Benutzer im Benutzermodul angelegt sein
Definierte Positionen: Für die Einstellung von Rechten nach Positionen müssen Positionen im System definiert und Benutzern zugewiesen sein
Administratorrechte: Zur Verwaltung eigener Links muss der Benutzer entweder Administrator sein oder explizit zugewiesene Rechte für dieses Modul in den Einstellungen haben

Optionale Abhängigkeiten

Externe Anwendungen: Wenn Sie Parameterverschlüsselung verwenden, muss die Zielanwendung AES256-Entschlüsselung unterstützen
PDF-Betrachter: Zur Anzeige hochgeladener PDF-Dateien muss der Benutzer einen Browser mit PDF-Anzeigeunterstützung haben

Tipps und Empfehlungen

Organisation von Links

Verwenden Sie für ein übersichtliches Menü Linkgruppen. Gruppieren Sie zusammengehörige Links unter einem gemeinsamen übergeordneten Element.
Wählen Sie prägnante und kurze Linknamen. Lange Namen sind im Menü schwer lesbar.
Fügen Sie nicht zu viele Links auf der obersten Ebene hinzu. Erstellen Sie lieber mehrere Gruppen.

Auswahl von Symbolen

Wählen Sie Symbole passend zur besseren visuellen Orientierung. Das Symbol sollte dem Zweck des Links entsprechen.
Verwenden Sie das gleiche Symbol für alle Links einer Gruppe oder umgekehrt unterschiedliche Symbole zur einfachen Unterscheidung.
Wählen Sie keine zufälligen Symbole. Konsistente Ikonografie verbessert die Benutzererfahrung.

Öffnungsart

Einige Webseiten (besonders mit HTTPS) können nicht in einem iframe geöffnet werden aufgrund von Sicherheitsbeschränkungen. Verwenden Sie in diesem Fall die Option in neuem Fenster.
Für interne Tools und Anwendungen bevorzugen Sie das Öffnen als iframe, damit der Benutzer in der eIntranet-Umgebung bleibt.
Verwenden Sie die Option im selben Fenster vorsichtig. Der Benutzer kann den Kontext verlieren und nicht wissen, wie er zurückkommt.

Sicherheit und Rechte

Legen Sie für sensible Links Zugriffsrechte nur für bestimmte Benutzer oder Positionen fest.
Überprüfen Sie regelmäßig, wer Zugriff auf einzelne Links hat. Entfernen Sie den Zugriff für Benutzer, die den Link nicht mehr verwenden müssen.
Wenn Sie Parameterverschlüsselung verwenden, wählen Sie ein starkes und eindeutiges Passwort für jeden Link.
Teilen Sie das AES256-Passwort nicht über ungesicherte Kanäle (E-Mail, Chat).

Wartung von Links

Überprüfen Sie regelmäßig die Funktionsfähigkeit der Links. Einige externe URL-Adressen können sich ändern oder nicht mehr funktionieren.
Wenn ein Link nicht mehr benötigt wird, löschen Sie ihn. Inaktive Links im Menü machen die Navigation unübersichtlich.
Bei Änderung der URL-Adresse eines externen Tools vergessen Sie nicht, den Link im eIntranet zu aktualisieren.