Umfragen - Benutzerdokumentation

Modulübersicht

Das Umfragen-Modul dient der Erstellung und Verwaltung von Unternehmensumfragen und Fragebögen. Es ermöglicht die effiziente Erfassung von Feedback von Mitarbeitern oder Kunden und die automatische Auswertung der gesammelten Antworten.

Wichtige Modulfunktionen:

• Erstellung interner Umfragen für Mitarbeiter
• Teilen von Umfragen mit externen Teilnehmern über einen eindeutigen Link
• Automatische Erinnerungen zur Umfrageausfüllung
• Anonyme und identifizierte Datenerfassung
• Bedingte Anzeige von Fragen basierend auf vorherigen Antworten
• Übersichtliche Statistiken und Export der Ergebnisse
• Visuelle Anpassung von Umfragen (Logos, Farben, Bilder)

Für wen ist das Modul bestimmt:

• Reguläre Benutzer - füllen ihnen zugewiesene Umfragen aus
• Umfrage-Administratoren - Erstellung, Verwaltung und Auswertung von Umfragen
• Unternehmensleitung - Zugriff auf die Ergebnisse aller Umfragen
• Externe Teilnehmer - Kunden und Partner, die Umfragen über den Link ausfüllen

Benutzeroberfläche

Das Umfragen-Modul ist in drei Hauptbereiche unterteilt, die über Registerkarten am oberen Bildschirmrand zugänglich sind:

Meine Umfragen

Zeigt eine Liste der Ihnen zum Ausfüllen zugewiesenen Umfragen. Dieser Bereich ist für alle Benutzer mit Modulzugriff zugänglich. Die Tabelle zeigt grundlegende Informationen zur Umfrage, einschließlich des Zeitraums, in dem die Umfrage ausgefüllt werden kann, und einer Schaltfläche zum Starten des Ausfüllens.

Umfrageergebnisse

Bietet Zugriff auf die Ergebnisse aller Umfragen Ihres Unternehmens. Zeigt aggregierte Antwortstatistiken und ermöglicht die Anzeige einzelner ausgefüllter Umfragen. Dieser Bereich ist für Benutzer mit erweiterten Modulrechten verfügbar.

Umfrageverwaltung

Dient zur Erstellung neuer Umfragen, Bearbeitung bestehender und deren vollständiger Verwaltung. Enthält alle Werkzeuge für die Umfragekonfiguration, Fragenerstellung und erweiterte Funktionseinstellungen. Der Zugriff ist auf Benutzer mit vollständigen Umfrageverwaltungsrechten beschränkt.

Grundlegende Operationen für reguläre Benutzer

Anzeige zugewiesener Umfragen

Ihnen zum Ausfüllen zugewiesene Umfragen finden Sie im Bereich Meine Umfragen. Die Tabelle enthält folgende Informationen:

• Name - Umfragename
• Erlaubt ab - Datum und Uhrzeit, ab der die Umfrage ausgefüllt werden kann
• Erlaubt bis - Datum und Uhrzeit, bis zu der die Umfrage abgeschlossen werden muss
• Erlaubt für - zeigt an, ob die Umfrage für alle Mitarbeiter, ausgewählte Benutzer oder externe Teilnehmer bestimmt ist
• Logo - Umfragelogo-Vorschau (falls eingestellt)
• Fragen - Gesamtzahl der Fragen in der Umfrage
• Aktion - Schaltfläche Umfrage ausfüllen zum Starten des Ausfüllens

Ausfüllen einer Umfrage

Das Ausfüllen einer Umfrage erfolgt in folgenden Schritten:

1. Klicken Sie in der Tabelle Meine Umfragen auf die Schaltfläche Umfrage ausfüllen neben der Umfrage, die Sie ausfüllen möchten
2. Wenn ein Einführungstext definiert ist, lesen Sie ihn vor Beginn des Ausfüllens
3. Bei externen Umfragen mit Pflichtfeldern müssen Sie möglicherweise das Feld Ihre E-Mail ausfüllen
4. Fragen werden einzeln angezeigt. Lesen Sie die Frage und geben Sie Ihre Antwort in das entsprechende Feld ein
5. Um zur nächsten Frage zu gelangen, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter
6. Wenn die Rücknavigation erlaubt ist, können Sie mit der Schaltfläche Zurück zur vorherigen Frage zurückkehren
7. Einige Fragen können je nach Ihren vorherigen Antworten erscheinen oder übersprungen werden
8. Nach Beantwortung der letzten Frage erscheint ein Abschlusstext und Ihre Antworten werden automatisch gespeichert
9. Die Umfrage ist nun abgeschlossen und kann nicht erneut ausgefüllt werden

Wichtiger Hinweis: Sobald Sie die Umfrage abgeschlossen haben, kann sie nicht mehr bearbeitet werden. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Antworten korrekt sind, bevor Sie fertig sind.

Umfrageverwaltung (für Administratoren)

Erstellen einer neuen Umfrage

Um eine neue Umfrage zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie zum Bereich Umfrageverwaltung
2. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Neue Umfrage erstellen
3. Füllen Sie das Formular mit den Umfrageeinstellungen gemäß den folgenden Anweisungen aus
4. Nach dem Ausfüllen aller erforderlichen Informationen klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern

Grundlegende Umfrageeinstellungen

Name und visueller Stil

Name: Geben Sie einen aussagekräftigen Umfragenamen ein. Dieses Feld ist erforderlich und der Name wird den Teilnehmern beim Ausfüllen angezeigt.

Titeltextgröße: Wählen Sie die Titelschriftgröße von 12 bis 48 Pixeln. Der Standardwert ist für die meisten Verwendungen geeignet.

Titeltextfarbe: Wählen Sie die Farbe, in der der Umfragetitel angezeigt wird. Die Standardfarbe ist Hellblau (#08c).

Titelhintergrundbild: Sie können ein Bild hochladen, das als Titelhintergrund angezeigt wird. Empfohlene Größe ist 660 × 105 Pixel. Dieses Feld ist optional.

Zeitraum und Zugriff

Umfrage aktiv von - bis: Legen Sie den Zeitraum fest, in dem die Umfrage zum Ausfüllen verfügbar sein wird. Die Standardeinstellung ist 14 Tage ab dem aktuellen Datum. Nach dem Enddatum kann die Umfrage nicht mehr ausgefüllt werden.

Zugänglich für Benutzer: Wählen Sie, wer die Umfrage ausfüllen kann:

• Alle eIntranet-Benutzer aus Ihrem Unternehmen - die Umfrage wird für alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen sichtbar sein
• Ausgewählte eIntranet-Benutzer aus Ihrem Unternehmen - nach Auswahl dieser Option erscheint eine Liste der Mitarbeiter, bei denen Sie auswählen können, wer genau die Umfrage ausfüllen kann
• Eindeutiger Link - das System generiert einen speziellen Link, den Sie mit externen Teilnehmern teilen können (wie Kunden oder Geschäftspartner). Diese Option ist für Umfragen außerhalb Ihrer Organisation geeignet

Ausfüllung erforderlich

Diese Einstellung ist nur für interne Umfragen (für Mitarbeiter bestimmt) verfügbar.

Ausfüllung erforderlich: Das Aktivieren dieses Kontrollkästchens aktiviert die automatische Benachrichtigung der Teilnehmer über die nicht ausgefüllte Umfrage.

Nach der Aktivierung erscheinen folgende Felder:

• Wann Umfrageinfo senden: Legen Sie Datum und Uhrzeit fest, wann die erste E-Mail mit einem Link zur Umfrage und einer Aufforderung zum Ausfüllen an die Teilnehmer gesendet werden soll
• Bereits gesendet: Indikator, ob die Informations-E-Mail bereits gesendet wurde. Das System aktualisiert dieses Feld automatisch
• Abgabefrist: Legen Sie Datum und Uhrzeit fest, bis zu der die Umfrage abgeschlossen sein muss. Wenn der Teilnehmer die Umfrage bis dahin nicht abschließt, erhält er eine automatische E-Mail-Erinnerung

Das System verfolgt automatisch, wer die Umfrage ausgefüllt hat, und sendet Erinnerungen nur an diejenigen, die dies noch nicht getan haben.

Visuelle und inhaltliche Einstellungen

Anonym: Das Aktivieren dieses Kontrollkästchens erstellt eine anonyme Umfrage. Das System speichert keine Informationen darüber, wer genau die Umfrage ausgefüllt hat. Diese Einstellung ist für sensible Fragebögen geeignet, bei denen Sie die Anonymität der Teilnehmer gewährleisten möchten.

Logo: Laden Sie ein Logobild hoch, das in der oberen rechten Ecke der Umfrage angezeigt wird. Empfohlene Größe ist 300 × 150 Pixel. Das Logo hilft, den Zweck der Umfrage visuell zu identifizieren.

Einführungstext: Geben Sie Text ein, der den Teilnehmern vor der ersten Frage angezeigt wird. Verwenden Sie ihn, um den Zweck der Umfrage, die erwartete Ausfüllzeit oder andere wichtige Informationen zu erklären. Dieses Feld ist optional.

Abschlusstext: Geben Sie Text ein, der nach Abschluss der Umfrage angezeigt wird. Der Standardtext ist "Vielen Dank für das Ausfüllen". Sie können ihn ändern, zum Beispiel in ein Dankeschön mit weiteren Anweisungen.

Weiter-Schaltfläche Farbe: Wählen Sie die Farbe der Weiter-Schaltfläche, die Teilnehmer zum Wechseln zwischen Fragen verwenden. Die Standardfarbe ist Blau (#337ab7).

Zurückgehen in der Umfrage erlauben: Das Aktivieren dieses Kontrollkästchens ermöglicht es Teilnehmern, mit der Zurück-Schaltfläche zu vorherigen Fragen zurückzukehren. Wenn nicht aktiviert, können Teilnehmer nur vorwärts gehen.

Fragen bearbeiten

Nach dem Erstellen einer Umfrage müssen Sie Fragen hinzufügen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fragen neben der entsprechenden Umfrage in der Umfrageverwaltungstabelle.

Frage hinzufügen

1. Klicken Sie im Frageneditor auf die Schaltfläche Neue Frage hinzufügen
2. Geben Sie den Fragentext ein
3. Wählen Sie den Fragentyp (Textfeld, Auswahlmöglichkeiten, Bewertung usw.)
4. Legen Sie zusätzliche Parameter fest, die für den Fragentyp spezifisch sind
5. Optional können Sie die Fragennummerfarbe zur visuellen Unterscheidung festlegen
6. Speichern Sie die Frage mit der Schaltfläche Speichern

Fragentypen

Das System unterstützt verschiedene Fragentypen, die das Sammeln unterschiedlicher Datenarten ermöglichen:

• Textfeld für kurze Antworten
• Mehrzeiliges Textfeld für längere Antworten
• Einzelauswahl
• Mehrfachauswahl
• Bewertungsskalen
• Datum und Uhrzeit

Bedingte Fragenanzeige

Sie können festlegen, dass bestimmte Fragen nur erscheinen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Zum Beispiel: Wenn der Teilnehmer bei Frage Nr. 3 "Ja" antwortet, wird Frage Nr. 4 angezeigt, andernfalls wird sie übersprungen.

Bedingungen werden bei der Bearbeitung jeder Frage festgelegt. Diese Funktion ermöglicht das Erstellen dynamischer Umfragen, die an die Antworten des Teilnehmers angepasst sind.

Reihenfolge der Fragen ändern

Fragen können per Drag-and-Drop oder mit Schaltflächen zur Reihenfolgeänderung neu angeordnet werden. Die Fragenreihenfolge entspricht der Reihenfolge, in der sie den Teilnehmern angezeigt werden.

Verwaltung bestehender Umfragen

Im Bereich Umfrageverwaltung sehen Sie eine Tabelle mit allen Umfragen Ihres Unternehmens. Für jede Umfrage stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

Umfrage bearbeiten

Ein Klick auf die Schaltfläche Bearbeiten öffnet ein Formular zur Bearbeitung der grundlegenden Umfrageeinstellungen. Sie können den Namen, den Zeitraum, den visuellen Stil und andere oben beschriebene Parameter ändern.

Warnung: Die Bearbeitung einer bereits verteilten Umfrage kann die Datenkonsistenz beeinträchtigen. Wir empfehlen, nur Umfragen zu bearbeiten, die noch nicht ausgefüllt wurden.

Umfrage kopieren

Die Kopierfunktion ermöglicht das Erstellen einer Duplikatversion einer bestehenden Umfrage einschließlich aller Fragen und Einstellungen. Vorgehensweise:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren neben der Umfrage, die Sie duplizieren möchten
2. Das System erstellt eine neue Umfrage mit dem Namen "Kopie - [Originalname]"
3. Ändern Sie den Namen und andere Einstellungen nach Bedarf
4. Überprüfen und ändern Sie optional die Fragen

Diese Funktion ist nützlich, wenn Sie regelmäßig ähnliche Umfragen durchführen und diese nicht von Grund auf neu erstellen möchten.

Umfrage löschen

Um eine Umfrage zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Die Umfrage wird nicht dauerhaft entfernt, sondern in den Papierkorb verschoben. Sie können gelöschte Umfragen anzeigen, indem Sie auf die rote Schaltfläche Gelöscht oben in der Tabelle klicken.

Gelöschte Umfrage wiederherstellen

In der Ansicht gelöschter Umfragen können Sie jede Umfrage durch Klicken auf die Schaltfläche Wiederherstellen wiederherstellen. Die Umfrage kehrt zur regulären Umfrageliste zurück und ist wieder verwendbar.

Umfrageergebnisse

Ergebnisse anzeigen

Greifen Sie auf Umfrageergebnisse im Bereich Umfrageergebnisse zu. Eine Liste aller Umfragen mit der Option zur Anzeige detaillierter Ergebnisse wird angezeigt.

Nach dem Klicken auf eine bestimmte Umfrage sehen Sie:

• Antwortstatistiken - aggregierte Ergebnisse für jede Frage, Diagramme und Übersichten der häufigsten Antworten
• Liste der ausgefüllten Umfragen - Tabelle aller Teilnehmer, die die Umfrage ausgefüllt haben, einschließlich Datum und Uhrzeit des Ausfüllens
• Individuelle Antwortdetails - Möglichkeit, die vollständigen Antworten eines bestimmten Teilnehmers durch Klicken auf seinen Eintrag in der Tabelle anzuzeigen

Bei anonymen Umfragen wird die Teilnehmeridentifikation nicht angezeigt.

Datenexport

Umfrageergebnisse können zur weiteren Analyse in eine Tabellenkalkulation exportiert werden.

Export nach Excel

1. Klicken Sie im Umfrageergebnisdetail auf die Schaltfläche Export nach Excel
2. Das System generiert eine Datei mit allen Antworten
3. Die Datei wird automatisch auf Ihren Computer heruntergeladen

Format der exportierten Daten

Die exportierte Datei enthält:

• Spalten für einzelne Fragen
• Zeilen für einzelne Teilnehmer
• Informationen zu Datum und Uhrzeit des Ausfüllens
• Bei identifizierten Umfragen den Teilnehmernamen
• Bei anonymen Umfragen nur die Reihenfolgenummer des Ausfüllens

Erweiterte Funktionen

Externe Umfragen (für Kunden)

Externe Umfragen ermöglichen das Sammeln von Feedback von Personen außerhalb Ihrer Organisation, wie Kunden, Lieferanten oder Partner.

Umfrage mit eindeutigem Link erstellen

1. Wählen Sie beim Erstellen einer Umfrage Eindeutiger Link im Bereich Zugänglich für Benutzer
2. Nach dem Speichern der Umfrage generiert das System eine spezielle URL-Adresse
3. Kopieren Sie diese Adresse und teilen Sie sie mit den Zielteilnehmern
4. Teilnehmer müssen nicht im System angemeldet sein und füllen die Umfrage direkt über diesen Link aus

E-Mail des Teilnehmers erforderlich

Bei externen Umfragen können Sie die obligatorische Eingabe der E-Mail-Adresse des Teilnehmers festlegen. Dies ermöglicht Ihnen:

• Teilnehmer zu identifizieren (auch bei sonst anonymen Umfragen)
• Teilnehmer bei Bedarf zu kontaktieren
• Mehrfacheinsendungen von derselben Person zu verhindern

Link teilen

Der generierte Link kann auf folgende Weise geteilt werden:

• Versand in einer E-Mail-Kampagne
• Platzierung auf Websites
• Teilen in einem Newsletter
• Veröffentlichung in sozialen Netzwerken
• Versand per SMS-Nachricht

Sicherheitstipp: Der Link ist öffentlich und jeder mit ihm kann die Umfrage ausfüllen. Teilen Sie ihn nicht öffentlich, wenn Sie den Teilnehmerkreis einschränken möchten.

Ausfüllung erforderlich

Die Funktion "Ausfüllung erforderlich" stellt sicher, dass Ihre Mitarbeiter über die Umfrage informiert und zum Ausfüllen aufgefordert werden.

Automatische Benachrichtigungen einrichten

1. Aktivieren Sie beim Erstellen oder Bearbeiten einer Umfrage das Kontrollkästchen Ausfüllung erforderlich
2. Legen Sie Datum und Uhrzeit der ersten Benachrichtigung im Feld Wann Umfrageinfo senden fest
3. Legen Sie die Frist im Feld Abgabefrist fest
4. Speichern Sie die Umfrage

E-Mail-Zeitplan

Das System führt automatisch folgende Aktionen durch:

1. Zur festgelegten Zeit sendet es allen ausgewählten Teilnehmern eine E-Mail mit einem Link zur Umfrage und einer Aufforderung zum Ausfüllen
2. Es verfolgt kontinuierlich, wer die Umfrage ausgefüllt hat
3. Nach der Abgabefrist sendet es eine Erinnerung an diejenigen, die die Umfrage noch nicht ausgefüllt haben

Ausfüllungsverfolgung

Im Umfrageergebnisdetail sehen Sie eine Übersicht, welche Teilnehmer die Umfrage bereits ausgefüllt haben und welche nicht. Dies ermöglicht es Ihnen, die Rücklaufquote zu verfolgen und optional Einzelpersonen mit einer persönlichen Erinnerung zu kontaktieren.

Anonyme Umfragen

Wann Anonymität verwenden

Wir empfehlen die Verwendung anonymer Umfragen in diesen Situationen:

• Mitarbeiterzufriedenheitsumfragen, bei denen Antworten sensibel sein können
• Bewertung von Vorgesetzten oder Kollegen
• Fragebögen zur Unternehmenskultur und Arbeitsumgebung
• Themen, bei denen Bedenken wegen negativer Konsequenzen für ehrliche Antworten bestehen könnten
• Situationen, in denen Sie offenes und ehrliches Feedback fördern möchten

Auswirkungen auf die Ergebnisse

Bei anonymen Umfragen bedenken Sie:

• Sie können bestimmte Teilnehmer nicht identifizieren
• Sie können den Teilnehmer nicht mit Nachfragen kontaktieren
• Sie können nicht überprüfen, wer die Umfrage ausgefüllt hat und wer nicht (bei internen Umfragen wird dies verfolgt, aber nicht in den Ergebnissen angezeigt)
• Ergebnisse sind rein statistisch ohne Personalisierungsoptionen
• Teilnehmer sind in der Regel offener und ehrlicher

Einstellungen und Konfiguration (für Administratoren)

Zugriff auf das Umfragen-Modul

Das Umfragen-Modul ist Teil des Hauptmenüs des eIntranet-Systems. Nach der Anmeldung finden Sie es in der Liste der verfügbaren Module. Die Modulanzeige hängt von Ihren Zugriffsrechten ab, die vom Systemadministrator festgelegt werden.

Modulrechtesystem

Der Systemadministrator kann einzelnen Benutzern verschiedene Zugriffsebenen für das Umfragen-Modul zuweisen. Rechte werden im Benutzerverwaltungsmodul im Bereich Zugriffsberechtigungen festgelegt.

Benutzerrechte

Das Umfragen-Modul verwendet vier Zugriffsebenen, die bestimmen, was Sie im Modul tun können:

Zugriffsebenen

Kein Zugriff

Der Benutzer hat keinen Zugriff auf das Umfragen-Modul und das Modul wird im Systemmenü nicht angezeigt. Diese Ebene ist für Benutzer, die überhaupt nicht mit Umfragen arbeiten.

Umfragen ausfüllen

Grundlegende Zugriffsebene, die Folgendes ermöglicht:

• Anzeige des Bereichs Meine Umfragen
• Ausfüllen von dem Benutzer zugewiesenen Umfragen
• Anzeige der Liste verfügbarer Umfragen

Diese Ebene ist für reguläre Mitarbeiter, die Unternehmensumfragen ausfüllen müssen.

Ergebnisse anzeigen

Erweiterte Ebene, die alles von der vorherigen Ebene plus Folgendes umfasst:

• Zugriff auf den Bereich Umfrageergebnisse
• Anzeige von Statistiken für alle Umfragen
• Anzeige von Details einzelner ausgefüllter Umfragen
• Export von Ergebnissen nach Excel

Diese Ebene ist für Manager und Analysten geeignet, die Feedback auswerten müssen.

Vollständige Verwaltung

Höchste Ebene, die alles von den vorherigen Ebenen plus Folgendes umfasst:

• Zugriff auf den Bereich Umfrageverwaltung
• Erstellen neuer Umfragen
• Bearbeiten bestehender Umfragen
• Erstellen und Bearbeiten von Fragen
• Kopieren von Umfragen
• Löschen und Wiederherstellen von Umfragen
• Festlegen aller Umfrageparameter einschließlich erweiterter Funktionen
• Verwaltung externer Umfragen mit eindeutigen Links

Diese Ebene ist für Umfrage-Administratoren, HR-Spezialisten und andere Benutzer, die für die Vorbereitung und Durchführung von Umfragen verantwortlich sind.

Tipps und bewährte Praktiken

Wie man Umfragen effektiv erstellt

• Definieren Sie ein klares Ziel - klären Sie vor dem Erstellen einer Umfrage, welche Informationen Sie erhalten möchten und wie Sie sie verwenden werden
• Seien Sie prägnant - lange Umfragen haben niedrigere Abschlussraten. Begrenzen Sie die Anzahl der Fragen auf das Minimum, das zur Erreichung Ihres Ziels erforderlich ist
• Verwenden Sie klare Formulierungen - Fragen müssen verständlich und eindeutig sein. Vermeiden Sie Fachbegriffe ohne Erklärung
• Logische Reihenfolge - ordnen Sie Fragen von allgemein zu spezifisch und gruppieren Sie verwandte Themen
• Testen Sie vor dem Versand - probieren Sie die Umfrage selbst oder an einer kleinen Gruppe von Kollegen aus, um Unklarheiten zu identifizieren
• Visuelle Attraktivität - verwenden Sie Logos, Farben und Einführungstext, um einen professionellen Eindruck zu erzeugen

Welche Fragentypen verwenden

• Geschlossene Fragen mit Optionen - zum Sammeln strukturierter Daten und einfacher Auswertung (z.B. "Wie zufrieden sind Sie mit... Sehr zufrieden / Zufrieden / Neutral / Unzufrieden")
• Bewertungsskalen - zur Messung von Meinungs- oder Zufriedenheitsintensität (z.B. Bewertung 1-5, 1-10)
• Textantworten - für offene Kommentare und detailliertes Feedback, aber sparsam verwenden
• Mehrfachauswahl - wenn mehrere Antworten gleichzeitig richtig sein können
• Bedingte Fragen - zum Erhalt detaillierter Informationen nur dort, wo es relevant ist

Wann Anonymität verwenden

Verwenden Sie anonyme Umfragen, wenn:

• Themen sensibel oder persönlich sind
• Sie ehrliches Feedback ohne Angst vor Konsequenzen wünschen
• Vorgesetzte oder Unternehmensleitung bewertet werden
• Nach Unternehmenskultur und zwischenmenschlichen Beziehungen gefragt wird
• Mitarbeiterzufriedenheitsumfragen durchgeführt werden

Verwenden Sie keine Anonymität, wenn:

• Sie Teilnehmer mit Nachfragen kontaktieren müssen
• Sie personalisierte Folgeaktionen planen
• Sie verfolgen möchten, wer die Umfrage ausgefüllt hat und wer nicht
• Sie Antworten mit anderen Mitarbeiterdaten verknüpfen müssen

Wie man zum Ausfüllen motiviert

• Erklären Sie den Zweck - kommunizieren Sie im Einführungstext klar, warum Sie die Umfrage durchführen und wie die Ergebnisse verwendet werden
• Garantieren Sie Handlungen - versichern Sie den Teilnehmern, dass ihr Feedback zu konkreten Änderungen führen wird
• Kommunizieren Sie Ergebnisse - teilen Sie nach der Auswertung die wichtigsten Erkenntnisse und geplanten Schritte
• Zeitschätzung - geben Sie die ungefähre Ausfüllzeit an (z.B. "Das Ausfüllen dauert etwa 5 Minuten")
• Geeignetes Timing - senden Sie Umfragen während der Arbeitszeit und vermeiden Sie es, Teilnehmer mit zu vielen Umfragen zu überfordern
• Frist - klar festgelegte Abgabefrist mit automatischen Erinnerungen
• Management-Unterstützung - bitten Sie Manager, das Ausfüllen der Umfrage zu unterstützen

Bewährte Praktiken für externe Umfragen

• Professionelles Erscheinungsbild - verwenden Sie Firmenlogo und -farben zur Stärkung der Glaubwürdigkeit
• Mobilfreundlich - überprüfen Sie, ob die Umfrage auf mobilen Geräten gut aussieht
• Klare Identifikation - geben Sie im Einführungstext an, wer die Umfrage durchführt und zu welchem Zweck
• Datenschutz - informieren Sie Teilnehmer, wie Sie mit ihren Antworten und persönlichen Daten umgehen werden
• Dankeschön - drücken Sie im Abschlusstext aufrichtigen Dank für die Zeit aus, die für das Ausfüllen aufgewendet wurde
• Überwachung der Rücklaufquote - überprüfen Sie regelmäßig die Anzahl der ausgefüllten Umfragen und passen Sie die Kommunikation an, wenn die Rücklaufquote niedrig ist
• Spam vermeiden - teilen Sie den Link nicht in öffentlichen Foren oder an Orten, wo er missbraucht werden könnte
• Testen - testen Sie vor der Massenverteilung den gesamten Ausfüllprozess aus der Perspektive eines externen Benutzers

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Datum der letzten Aktualisierung: 10. November 2025