Mitarbeiter

Übersicht

Das Modul Mitarbeiter dient der Erfassung und Verwaltung von Mitarbeitern im Unternehmen. Es ermöglicht die Verwaltung von Basis- und Detaildaten zu den Mitarbeitern, die Anzeige der Organisationsstruktur des Unternehmens, das Hinzufügen interner Notizen und die Verwaltung elektronischer Verträge zur Unterzeichnung. Das Modul integriert HR-Personalprozesse mit der Möglichkeit der elektronischen Unterzeichnung von Dokumenten und gewährleistet eine übersichtliche Erfassung aller Mitarbeiter einschließlich ihrer Arbeitsverhältnisse.

Klíčové funkce

• Erfassung von Basis- und Detaildaten der Mitarbeiter einschließlich Foto
• Anzeige der Organisationsstruktur des Unternehmens in einem interaktiven Baumdiagramm
• Verwaltung von Vertragsvorlagen und Erstellung von Verträgen zur elektronischen Unterzeichnung
• Elektronische Unterzeichnung von Verträgen durch Mitarbeiter über die Weboberfläche
• Interne Notizen zu Mitarbeitern mit der Möglichkeit von Anhängen und Sichtbarkeitsbeschränkungen
• Export der Mitarbeiterliste nach Excel
• Konfigurierbare benutzerdefinierte Felder für spezifische Unternehmensdaten
• Inline-Editierung von Daten direkt in der Listen-Tabelle

Zielgruppe

Das Modul ist für mehrere Benutzergruppen mit unterschiedlichen Berechtigungen konzipiert:

• HR-Personalverantwortliche und Administratoren: Voller Zugriff auf alle Funktionen einschließlich Vertragsverwaltung und interner Notizen
• Führungskräfte: Zugriff auf die Daten der unterstellten Mitarbeiter, Möglichkeit zur Genehmigung der Organisationsstruktur
• Reguläre Mitarbeiter: Anzeige der eigenen Daten, Unterzeichnung von Verträgen, Bearbeitung der eigenen Kontaktdaten

Zugriff und Einstellungen

So gelangen Sie zum Modul

Navigationspfad: Hauptmenü → Mitarbeiter

Nach dem Öffnen des Moduls wird automatisch der Reiter Mitarbeiterliste angezeigt. Weitere Reiter sind je nach Berechtigung des angemeldeten Benutzers verfügbar.

Moduleinstellungen

Pfad zu den Einstellungen: Einstellungen → Benutzer

In den Moduleinstellungen können Sie konfigurieren:

Benutzer

• Hinzufügen neuer Mitarbeiter zum System
• Festlegen von Benutzernamen und Passwort
• Zuweisung von Berechtigungen für Module
• Einstellung von Arbeitsverhältnissen (Vorgesetzter, Position, Kostenstelle)

Positionen

• Verwaltung der Positionen im Unternehmen
• Möglichkeit, einem Mitarbeiter mehrere Positionen zuzuweisen

Allgemeine Einstellungen

• Anzeige des Geburtsdatums in der Mitarbeiterliste
• Aktivierung des Organisationsdiagramms
• Organisationsdiagramm nach Unternehmen (für Unternehmensgruppen)

Modulrechte

• Einstellung der Berechtigungen für einzelne Benutzer oder Gruppen
• Festlegung, wer Detaildaten sehen kann
• Konfiguration der Rechte für interne Notizen

Optionale Felder

• Definition eigener, für Ihr Unternehmen spezifischer Felder
• Verschiedene Feldtypen: Text, Zahl, Datum, Auswahlmenü, Langtext
• Einstellung der Sichtbarkeit benutzerdefinierter Felder

LDAP

• Integration mit Active Directory zur Benutzersynchronisation
• Automatisches Laden von Daten aus dem LDAP-Dienst

Benutzerrechte

Berechtigung	Beschreibung
Anzeige eigener Daten	Der Mitarbeiter sieht nur seine eigenen Daten und kann Verträge unterzeichnen
Listenansicht	Anzeige der Liste aller Mitarbeiter mit eingeschränkten Daten
Datenbearbeitung	Bearbeitung der Basisdaten von Mitarbeitern und Erstellung von Verträgen zur Unterschrift
Vollständige Verwaltung	Komplette Verwaltung einschließlich Löschen von Datensätzen, interner Notizen und Verträgen
Anzeige von Detaildaten	Zugriff auf sensible Daten wie Geburtsdatum, Bankverbindung
Bearbeitung eigener Daten	Möglichkeit für jeden Mitarbeiter, seine Kontaktdaten zu bearbeiten
Administrator	Genehmigung der Organisationsstruktur und voller Zugriff auf alle Funktionen

Benutzeroberfläche

Hauptbildschirm

Der Hauptbildschirm des Moduls enthält ein oberes Navigationspanel mit folgenden Reitern:

• Mitarbeiterliste - Tabellarische Übersicht aller Mitarbeiter (für alle Benutzer verfügbar)
• Organisationsdiagramm - Baumdarstellung der Unternehmensstruktur (nur für Benutzer mit Berechtigung zur Listenansicht)
• Meine Verträge - Anzeige der zur Unterzeichnung durch den angemeldeten Benutzer vorgesehenen Verträge (für alle Mitarbeiter verfügbar)
• Verträge - Verwaltung elektronischer Verträge (nur für HR-Personalverantwortliche mit Berechtigung zur Vollverwaltung)

Navigation zwischen den Reitern

Sie wechseln zwischen den Reitern, indem Sie auf den entsprechenden Reiter im oberen Navigationspanel klicken. Der aktuell aktive Reiter ist blau hervorgehoben.

Schaltflächen und Aktionen

Im Modul stehen je nach aktuellem Reiter verschiedene Schaltflächen zur Verfügung:

• Exporte: Excel, Drucken - oberhalb der Tabelle platziert
• Filter: Suche, Erweiterte Filter (SearchBuilder), Spaltenauswahl
• Mitarbeiterdetails: Durch Klicken auf den Namen in der Liste
• Vertrag hinzufügen: Grüne Schaltfläche mit Plus-Symbol im Reiter Verträge
• Alles ausklappen/einklappen: Steuerung des Organisationsdiagramms

Grundlegende Operationen

Anzeige der Mitarbeiterliste

Im Reiter Mitarbeiterliste sehen Sie eine Tabelle mit den Basisdaten:

• Nachname und Vorname
• E-Mail
• Telefon und Mobil
• Büro
• Position
• Personalnummer
• Vorgesetzter
• Kostenstelle
• Organisationseinheit
• Benutzerdefinierte Felder (falls definiert)

Suche und Filterung

1. Geben Sie in das Feld Suchen oben rechts den gesuchten Text ein
2. Die Tabelle wird automatisch nach allen Spalten gefiltert
3. Für erweitertes Filtern klicken Sie auf die Schaltfläche SearchBuilder
4. Erstellen Sie Ihre eigenen Kombinationen von Bedingungen nach Bedarf

Inline-Editierung

Einige Felder können direkt in der Tabelle bearbeitet werden:

1. Klicken Sie auf den Wert, den Sie ändern möchten
2. Es erscheint ein Eingabefeld oder ein Auswahlmenü
3. Geben Sie den neuen Wert ein
4. Die Änderung wird automatisch nach Verlassen des Feldes gespeichert

Export nach Excel

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Excel über der Tabelle
2. Die Datei mit den Daten wird automatisch auf Ihren Computer heruntergeladen
3. Der Export enthält alle angezeigten Datensätze gemäß dem aktuellen Filter

Liste drucken

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken
2. Die Druckvorschau wird geöffnet
3. Prüfen Sie die Vorschau und klicken Sie im Browser-Dialog auf Drucken

Mitarbeiterdetails

Detailansicht öffnen

1. Klicken Sie in der Mitarbeiterliste auf den Namen des Mitarbeiters
2. Die Seite mit den Detaildaten wird geöffnet

Die Mitarbeiterdetails zeigen:

• Foto - Profilbild des Mitarbeiters
• Basisdaten: Name, E-Mail, Telefon, Geburtsdatum
• Arbeitsdaten: Büro, Position, Personalnummer, Vorgesetzter, Kostenstelle, Organisationseinheit
• Bankverbindung: Kontonummer für Gehaltsüberweisungen
• Benutzerdefinierte Felder: spezifische, von Ihrem Unternehmen definierte Felder
• Notizen und Dokumente: Historie interner Notizen mit Anhängen

Bearbeitung von Mitarbeiterdaten

1. Klicken Sie in den Mitarbeiterdetails auf die Schaltfläche Bearbeiten
2. Es öffnet sich ein Dialogfenster mit dem Bearbeitungsformular
3. Passen Sie die gewünschten Daten an
4. Klicken Sie auf Speichern

Sie können bearbeiten:

• Basisdaten (Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon)
• Geburtsdatum
• Arbeitsdaten (Büro, Position, Personalnummer)
• Vorgesetzter und organisatorische Zuordnung
• Bankverbindung
• Benutzerdefinierte Felder
• Einstellungen zum Ausblenden sensibler Daten vor anderen Benutzern

Foto bearbeiten

1. Klicken Sie in den Mitarbeiterdetails auf die Schaltfläche Foto bearbeiten
2. Die Seite zum Hochladen des Fotos wird geöffnet
3. Wählen Sie ein Foto von Ihrem Computer aus
4. Beschneiden Sie das Foto gegebenenfalls mit dem Zuschneide-Werkzeug
5. Klicken Sie auf Speichern

Notiz hinzufügen

1. Klicken Sie in den Mitarbeiterdetails im Bereich Notizen auf Notiz hinzufügen
2. Geben Sie den Text der Notiz ein
3. Fügen Sie gegebenenfalls Anhänge (Dokumente, Dateien) hinzu
4. Aktivieren Sie Intern, wenn die Notiz nur für ausgewählte Personen sichtbar sein soll
5. Klicken Sie auf Speichern

Hinweis: Interne Notizen sind nur sichtbar für:

• Den Autor der Notiz
• Den Mitarbeiter, den die Notiz betrifft
• Benutzer mit Berechtigung zur Anzeige interner Notizen
• Vorgesetzte gemäß den in den Einstellungen definierten Positionen

Organisationsdiagramm

Anzeige der Organisationsstruktur

1. Wechseln Sie zum Reiter Organisationsdiagramm
2. Ein Baumdiagramm der Organisationsstruktur des Unternehmens wird angezeigt
3. An der Spitze steht der Unternehmensname
4. Darunter sind die Mitarbeiter nach Vorgesetzten-Unterstellten-Verhältnissen angeordnet

Steuerung des Diagramms

• Zweig ausklappen: Klicken Sie auf den Namen des Vorgesetzten
• Zweig einklappen: Klicken Sie erneut auf den Namen des Vorgesetzten
• Alles ausklappen: Grüne Schaltfläche in der Kopfzeile der Karte
• Alles einklappen: Rote Schaltfläche in der Kopfzeile der Karte
• Diagramm verschieben: Mit der Maus greifen und ziehen
• Zoomen: Mit dem Mausrad oder per Geste auf einem Touchscreen

Genehmigung der Organisationsstruktur (nur Administrator)

1. Prüfen Sie im Organisationsdiagramm die Richtigkeit der Struktur
2. Klicken Sie in der Fußzeile der Karte auf die Schaltfläche Organisationsstruktur genehmigen
3. Das System zeichnet Datum und Uhrzeit der Genehmigung sowie den Namen des Genehmigers auf
4. Die elektronisch genehmigte Struktur wird in der Fußzeile des Diagramms angezeigt

Erweiterte Funktionen

Elektronische Verträge

Das Modul ermöglicht einen kompletten Workflow für elektronische Verträge von der Erstellung der Vorlage über den Versand an den Mitarbeiter bis hin zur elektronischen Unterschrift.

Verwaltung von Vertragsvorlagen (nur HR-Personalverantwortliche)

Erstellung einer Vertragsvorlage

1. Wechseln Sie zum Reiter Verträge
2. Klicken Sie im Unterreiter auf Vertragsvorlagen
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Eintrag hinzufügen
4. Geben Sie den Namen der Vorlage ein
5. Fügen Sie gegebenenfalls eine Notiz zur Vorlage hinzu
6. Laden Sie die Vorlagendateien hoch (Word-Dokumente, PDF)
7. Klicken Sie auf Speichern

Bearbeitung einer Vertragsvorlage

1. Klicken Sie in der Vorlagenliste auf das Symbol Bearbeiten
2. Bearbeiten Sie den Namen oder die Notiz
3. Fügen Sie Vorlagendateien hinzu oder entfernen Sie diese
4. Klicken Sie auf Speichern

Löschen einer Vorlage

1. Klicken Sie in der Vorlagenliste auf das Symbol Löschen
2. Bestätigen Sie das Löschen im Dialogfenster

Erstellung und Versand eines Vertrags zur Unterschrift

Neuen Vertrag erstellen

1. Wechseln Sie zum Reiter Verträge
2. Klicken Sie im Unterreiter Zu unterzeichnende Verträge auf Vertrag zur Unterschrift hinzufügen
3. Wählen Sie den Vertragstyp aus den vorhandenen Vorlagen
4. Wählen Sie den Mitarbeiter aus, der den Vertrag unterzeichnen soll
5. Legen Sie die Unterschriftsfrist fest (optional)
6. Fügen Sie eine Notiz für den Mitarbeiter hinzu (optional)
7. Klicken Sie auf Speichern

Nach der Erstellung befindet sich der Vertrag im Status Entwurf.

Bearbeitung von Vertragsanhängen

1. Klicken Sie in der Liste der zu unterzeichnenden Verträge auf die Vertragsnummer
2. Die Vertragsdetails werden geöffnet
3. Klicken Sie im Bereich Anhänge auf Hinzufügen
4. Laden Sie die Dokumente hoch, die der Mitarbeiter unterzeichnen soll (Word, PDF)
5. Sie können mehrere Dateien gleichzeitig hinzufügen
6. Um einen Anhang zu entfernen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol bei der Datei

Tipp: Anhänge können auch nach der Vertragserstellung bearbeitet werden, solange der Vertrag noch nicht versendet wurde.

Versand des Vertrags an den Mitarbeiter

1. Prüfen Sie in den Vertragsdetails alle Anhänge
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden
3. Prüfen Sie die Daten im Dialog
4. Bestätigen Sie den Versand

Nach dem Versand:

• Der Vertrag wechselt in den Status Gesendet
• Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zur Unterschrift
• Der Vertrag wird dem Mitarbeiter im Reiter Meine Verträge angezeigt
• Anhänge können nicht mehr geändert werden

Verfolgung des Vertragsstatus

Verträge durchlaufen folgende Status:

Status	Beschreibung	Farbe
Entwurf	Vertrag erstellt, aber noch nicht an den Mitarbeiter gesendet	Grau
Gesendet	Vertrag versendet, Mitarbeiter hat ihn noch nicht geöffnet	Blau
Gesehen	Mitarbeiter hat den Vertrag geöffnet, aber noch nicht unterzeichnet	Hellblau
Unterzeichnet	Mitarbeiter hat den Vertrag erfolgreich unterzeichnet	Grün
Abgelehnt	Mitarbeiter hat die Unterzeichnung des Vertrags abgelehnt	Rot
Storniert	Vertrag durch den Administrator storniert	Grau
Abgelaufen	Unterschriftsfrist überschritten	Orange

Übersicht der Verträge nach Status

Im Reiter Verträge stehen folgende Unterreiter zur Verfügung:

• Zu unterzeichnende Verträge: Alle Verträge im Status Entwurf, Gesendet oder Gesehen
• Unterzeichnete Verträge: Erfolgreich unterzeichnete Verträge
• Abgelehnte Verträge: Vom Mitarbeiter unter Angabe eines Grundes abgelehnte Verträge
• Vertragsvorlagen: Verwaltung von Vorlagen zur Erstellung neuer Verträge

Vertrag stornieren

1. Suchen Sie in der Vertragsliste den Vertrag, den Sie stornieren möchten
2. Klicken Sie auf das Symbol Anfrage stornieren
3. Bestätigen Sie die Stornierung
4. Der Vertrag wechselt in den Status Storniert und ist für den Mitarbeiter nicht mehr verfügbar

Erneuter Versand eines abgelehnten Vertrags

1. Wechseln Sie zum Unterreiter Abgelehnte Verträge
2. Klicken Sie beim abgelehnten Vertrag auf das Symbol Erneut senden
3. Prüfen Sie die Daten im Dialog
4. Passen Sie gegebenenfalls die Unterschriftsfrist oder die Notiz an
5. Klicken Sie auf Senden
6. Der Vertrag wird erneut an denselben Mitarbeiter gesendet

Unterzeichnung von Verträgen (für Mitarbeiter)

Anzeige der zu unterzeichnenden Verträge

1. Melden Sie sich im System an
2. Gehen Sie zum Modul Mitarbeiter
3. Klicken Sie auf den Reiter Meine Verträge
4. Es erscheint eine Liste aller Verträge, die Sie unterzeichnen müssen

In der Liste sehen Sie:

• Vertragsnummer
• Vertragstyp
• Status (Gesendet, Gesehen, Unterzeichnet, Abgelehnt)
• Sendedatum
• Unterschriftsfrist
• Unterschriftsdatum (falls bereits unterzeichnet)
• Anhänge
• Schaltfläche zum Öffnen der Details

Vertrag öffnen

1. Klicken Sie in der Liste Meine Verträge auf die Schaltfläche Detail beim gewünschten Vertrag
2. Die Seite mit den Vertragsdetails wird geöffnet
3. Der Vertrag wechselt automatisch vom Status Gesendet in den Status Gesehen

Anhänge lesen

Vor der Unterzeichnung des Vertrags müssen Sie das Lesen aller Anhänge bestätigen:

1. Klicken Sie im Bereich Angehängte Dokumente auf den Link jedes Anhangs
2. Lesen Sie den Inhalt des Dokuments
3. Nach dem Lesen aktivieren Sie Ich bestätige das Lesen dieser Datei bei jedem Anhang
4. Alle Anhänge müssen bestätigt werden, bevor die Unterschrift möglich ist

Hinweis: Die Kontrollkästchen werden nach dem Aktivieren grün und sind rot, wenn sie nicht aktiviert sind.

Vertrag unterzeichnen

1. Prüfen Sie, ob Sie alle Anhänge gelesen und bestätigt haben
2. Im Bereich Vertrag unterzeichnen wird Ihr Name angezeigt (vorausgefüllt)
3. Zeichnen Sie Ihre Unterschrift in das Unterschriftsfeld mit der Maus, dem Finger oder einem Stift auf einem Touch-Gerät
4. Wenn die Unterschrift nicht gelungen ist, klicken Sie auf Löschen und versuchen Sie es erneut
5. Nach dem Zeichnen der Unterschrift wird die grüne Schaltfläche Vertrag unterzeichnen aktiviert
6. Klicken Sie auf Vertrag unterzeichnen
7. Das System zeigt eine Bestätigung der erfolgreichen Unterzeichnung an

Nach der Unterzeichnung:

• Der Vertrag wechselt in den Status Unterzeichnet
• Datum und Uhrzeit der Unterschrift werden aufgezeichnet
• Die IP-Adresse und Informationen zum Gerät werden zu Beweiszwecken gespeichert
• Der HR-Personalverantwortliche sieht den Vertrag im Reiter Unterzeichnete Verträge
• Die Unterschrift kann nicht mehr geändert werden

Vertrag ablehnen

Wenn Sie mit dem Inhalt des Vertrags nicht einverstanden sind:

1. Klicken Sie auf die rote Schaltfläche Vertrag ablehnen
2. Geben Sie im Dialogfenster den Ablehnungsgrund ein (Pflichtfeld, mindestens 5 Zeichen)
3. Klicken Sie auf Ablehnung bestätigen
4. Der Vertrag wechselt in den Status Abgelehnt

Nach der Ablehnung:

• Der HR-Personalverantwortliche sieht den Ablehnungsgrund
• Der Vertrag kann nach einer Bearbeitung erneut versendet werden
• Die Ablehnung kann nicht rückgängig gemacht werden

Benutzerdefinierte Felder der Mitarbeiter

Wenn die Standardfelder für die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens nicht ausreichen, können Sie benutzerdefinierte Felder definieren.

Definition eines benutzerdefinierten Feldes (nur Administrator)

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Benutzer
2. Klicken Sie auf den Reiter Optionale Felder
3. Legen Sie für jedes Feld fest:
   • Feldname: Label des Feldes, das in der Liste und im Detail erscheint
   • Feldtyp: Text, Zahl, Datum, Auswahlmenü, Langtext
   • Pflichtfeld: Ob das Feld ausgefüllt werden muss
   • Sichtbarkeit: Wer das Feld sehen und bearbeiten darf
4. Klicken Sie auf Speichern

Benutzerdefiniertes Feld ausfüllen

1. Öffnen Sie die Mitarbeiterdetails
2. Klicken Sie auf Bearbeiten
3. Benutzerdefinierte Felder werden im unteren Teil des Formulars angezeigt
4. Füllen Sie die Werte entsprechend dem Feldtyp aus
5. Speichern Sie die Änderungen

Ausblenden sensibler Daten

Mitarbeiter können ihre sensiblen Daten vor anderen Benutzern verbergen.

Einstellungen zum Ausblenden

1. Öffnen Sie Ihre eigenen Mitarbeiterdetails
2. Klicken Sie auf Bearbeiten
3. Aktivieren Sie im Bereich Felder vor anderen ausblenden die Felder, die Sie verbergen möchten:
   • E-Mail
   • Mobil
   • Geburtsdatum
4. Klicken Sie auf Speichern

Nach der Aktivierung des Ausblendens:

• Andere Benutzer sehen anstelle der Daten ein leeres Feld
• Sie selbst und HR-Personalverantwortliche mit Vollberechtigung sehen die Daten weiterhin
• Die Einstellungen können jederzeit geändert werden

Integration mit anderen Modulen

Einstellungen - Benutzer

Eng verknüpft mit dem Modul Mitarbeiter. Hier erfolgt:

• Hinzufügen neuer Benutzer zum System
• Festlegen von Benutzernamen und Passwort
• Zuweisung von Berechtigungen für Module
• Konfiguration benutzerdefinierter Felder
• Verwaltung von Positionen

Zeiterfassung

Die Erfassung der Arbeitszeit ist automatisch mit den Mitarbeitern verknüpft:

• Auswahl des Mitarbeiters bei der Zeiterfassung
• Filterung der Zeiterfassung nach Mitarbeiter
• Verknüpfung Vorgesetzter-Unterstellter für Genehmigungen

Urlaub

Verwaltung des Urlaubs der Mitarbeiter:

• Automatisches Laden der Mitarbeiterdaten
• Genehmigungs-Workflow über den Vorgesetzten
• Kontrolle von Urlaubsansprüchen

Dienstreisen

Erfassung von Dienstreisen:

• Auswahl des Mitarbeiters für den Reiseantrag
• Genehmigung gemäß Organisationsstruktur

Anlageninventur

Zuweisung von Inventar an Mitarbeiter:

• Verfolgung, wem welche Anlagen zugewiesen sind
• Automatisches Laden von Daten aus dem Modul Mitarbeiter

LDAP-Integration

Synchronisation mit Active Directory:

• Automatischer Import von Mitarbeitern aus dem AD
• Synchronisation von Daten (E-Mail, Telefon, Büro)
• Aktualisierung der Organisationsstruktur

Fehlerbehebung

Häufig gestellte Fragen

Ich sehe den Reiter Verträge nicht

Lösung: Der Reiter Verträge ist nur für Benutzer mit Berechtigung zur Vollverwaltung des Moduls Mitarbeiter verfügbar. Kontaktieren Sie Ihren Administrator für die Zuweisung der Berechtigung.

Ich kann den Vertrag nicht unterzeichnen - die Schaltfläche ist inaktiv

Lösung: Prüfen Sie, ob Sie alle Bedingungen erfüllt haben:

• Sie haben das Lesen aller Anhänge bestätigt (grüne Kontrollkästchen)
• Sie haben eine Unterschrift in das Unterschriftsfeld gezeichnet
• Das Feld mit Ihrem Namen ist ausgefüllt

Sollte die Schaltfläche dennoch nicht funktionieren, versuchen Sie, die Seite neu zu laden und die Bedingungen erneut zu prüfen.

Der Vertrag hat den Status Abgelaufen

Lösung: Der Vertrag kann nicht mehr unterzeichnet werden, da die Unterschriftsfrist überschritten wurde. Kontaktieren Sie den HR-Personalverantwortlichen, der Ihnen den Vertrag gesendet hat. Er kann ihn mit einer neuen Frist erneut senden.

Nach dem Klicken auf den Mitarbeiternamen wird kein Detail angezeigt

Lösung: Sie haben keine Berechtigung zur Anzeige von Detaildaten. Sie haben lediglich die Berechtigung zur Listenansicht. Für den Zugriff auf Details kontaktieren Sie den Administrator.

Mir fehlen einige Spalten in der Tabelle

Lösung: Verwenden Sie die Schaltfläche zur Spaltenauswahl über der Tabelle. Klicken Sie darauf und wählen Sie die Spalten aus, die Sie anzeigen möchten.

Das Organisationsdiagramm wird falsch angezeigt

Lösung:

• Versuchen Sie, die Schaltfläche Alles einklappen zu verwenden und dann die benötigten Zweige schrittweise auszuklappen
• Das Diagramm benötigt ausreichend Platz - vergrößern Sie das Browserfenster
• Verwenden Sie den horizontalen Scrollbalken im unteren Bereich der Karte
• Versuchen Sie, die Seite neu zu laden

Ich kann meine eigenen Daten nicht bearbeiten

Lösung: Prüfen Sie, ob Sie die Berechtigung zur Bearbeitung eigener Daten haben. Diese Berechtigung wird in der Administration festgelegt. Wenn Sie die Berechtigung haben und dennoch nicht bearbeiten können, kontaktieren Sie den Administrator.

Die Unterschrift lässt sich auf einem mobilen Gerät schlecht zeichnen

Lösung:

• Versuchen Sie, das Gerät ins Querformat zu drehen, um eine größere Unterschriftsfläche zu erhalten
• Verwenden Sie den Finger oder einen Stylus, nicht die Fingernägel
• Wenn die Unterschrift misslungen ist, verwenden Sie die Schaltfläche Löschen und versuchen Sie es erneut
• Auf einigen Geräten funktioniert das Zeichnen in einem langsameren Tempo besser

Die E-Mail mit dem Link zur Unterschrift ist nicht angekommen

Lösung:

• Prüfen Sie den Spam-/Junk-Ordner
• Überprüfen Sie, ob Ihre E-Mail-Adresse im System korrekt hinterlegt ist
• Die E-Mail kann mit einer leichten Verzögerung (einige Minuten) ankommen
• Sie können den Vertrag auch direkt im System im Reiter Meine Verträge unterzeichnen
• Wenn die E-Mail immer noch nicht angekommen ist, kontaktieren Sie den HR-Personalverantwortlichen

Ein Mitarbeiter sieht eine interne Notiz, obwohl er das nicht sollte

Lösung: Ein Mitarbeiter sieht seine eigenen internen Notizen immer. Wenn er auch Notizen anderer sehen kann, ist er wahrscheinlich in der Benutzerliste mit der Berechtigung zur Anzeige interner Notizen konfiguriert oder er ist ein Vorgesetzter in einer Position mit dieser Berechtigung. Prüfen Sie die Berechtigungseinstellungen.

Tipps für effizientes Arbeiten

Für HR-Personalverantwortliche

• Erstellen Sie Vertragsvorlagen für häufig verwendete Vertragstypen (Arbeitsvertrag, Nachträge, Vereinbarungen)
• Setzen Sie angemessene Unterschriftsfristen - wir empfehlen mindestens 7 Tage
• Geben Sie in der Notiz zum Vertrag eine kurze Beschreibung und wichtige Punkte an, die der Mitarbeiter lesen soll
• Prüfen Sie regelmäßig Verträge im Status Gesehen - der Mitarbeiter benötigt eventuell eine Erklärung
• Nutzen Sie interne Notizen, um wichtige Informationen über Mitarbeiter festzuhalten
• Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder für spezifische Daten Ihres Unternehmens (z. B. Kartennummer, Kleidergröße)

Für Führungskräfte

• Prüfen Sie regelmäßig das Organisationsdiagramm und achten Sie auf dessen Aktualität
• Nutzen Sie die Möglichkeit, Details eines Unterstellten direkt aus dem Diagramm durch Klicken auf den Namen anzuzeigen
• Nutzen Sie interne Notizen zur Dokumentation wichtiger Ereignisse (Lob, Anmerkungen)
• Exportieren Sie die Liste der Unterstellten nach Excel zur weiteren Bearbeitung (z. B. Lohnunterlagen)

Für reguläre Mitarbeiter

• Prüfen Sie regelmäßig den Reiter Meine Verträge auf zu unterzeichnende Dokumente
• Lesen Sie alle Anhänge aufmerksam durch, bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen
• Wenn Sie sich über den Inhalt eines Vertrags unsicher sind, kontaktieren Sie HR vor der Unterzeichnung
• Aktualisieren Sie Ihre Kontaktdaten (Telefon, E-Mail) bei Änderungen
• Nutzen Sie die Möglichkeit, sensible Daten auszublenden, wenn Sie E-Mail oder Mobilnummer nicht mit anderen teilen möchten

Tastenkombinationen

• Nach dem Öffnen der Liste wird automatisch das Suchfeld aktiviert - Sie können sofort tippen
• Verwenden Sie in den Tabellen die Pfeiltasten, um zwischen den Datensätzen zu navigieren
• Ctrl+P - Aktuelle Seite drucken
• F5 - Seite neu laden

Empfohlene Arbeitsabläufe

• Neuer Mitarbeiter:
  1. Benutzer unter Einstellungen → Benutzer hinzufügen
  2. Alle Pflichtfelder ausfüllen
  3. Vorgesetzten und Position festlegen
  4. Foto hochladen
  5. Arbeitsvertrag zur Unterschrift erstellen und versenden
• Beendigung des Arbeitsverhältnisses:
  1. Benutzer als inaktiv markieren (unter Einstellungen → Benutzer)
  2. Interne Notiz mit Austrittsdatum und Grund hinzufügen
  3. Unterzeichnung der Austrittsdokumente über das Modul Verträge sicherstellen
• Änderung von Position oder Vorgesetztem:
  1. Daten in den Mitarbeiterdetails anpassen
  2. Organisationsdiagramm prüfen
  3. Gegebenenfalls die geänderte Struktur genehmigen lassen
  4. Notiz mit Datum und Grund der Änderung hinzufügen