Mitarbeiter

Übersicht

Das Modul Mitarbeiter (Benutzerverwaltung, Personalverwaltung) dient als zentrale Liste aller Benutzer des eIntranet-Systems. Es ermöglicht die Erfassung von Kontakt- und Arbeitsdaten der Mitarbeiter, Personalinformationen, der Organisationsstruktur des Unternehmens sowie die Verwaltung von Dokumenten zur elektronischen Unterschrift. Das Modul deckt die Anforderungen sowohl gewöhnlicher Mitarbeiter (Einsicht in Kontakte, Unterzeichnung von Verträgen) als auch von Personalverantwortlichen und Administratoren (Verwaltung von Personaldaten, Vertragsvorlagen, Organigramm) ab.

Hauptfunktionen

Übersichtliche Liste aller Mitarbeiter mit Kontakt- und Arbeitsdaten
Mitarbeiterdetail mit Registerkarten für Grunddaten, Personalinformationen und Notizen
Organigramm des Unternehmens mit Baumstruktur der Vorgesetzten und Untergebenen
Erfassung sensibler Personaldaten (Sozialversicherungsnummer, Wohnort, Krankenversicherung, Ausbildung)
Verwaltung von Notizen und Dokumenten, die einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet sind
Elektronische Unterzeichnung von Verträgen und Dokumenten durch Mitarbeiter
Verwaltung von Vertragsvorlagen und deren Versand an Mitarbeiter zur Unterschrift
Optionale (benutzerdefinierte) Felder zur Erfassung weiterer unternehmensspezifischer Informationen über Mitarbeiter
Export der Mitarbeiterliste nach Excel und Drucken

Zugang und Einstellungen

Wie Sie zum Modul Mitarbeiter gelangen

Navigationspfad zum Modul Mitarbeiter: Hauptmenü → Mitarbeiter. Das Modul wird als Mitarbeiterliste mit einem Registerkartenumschalter im oberen Bereich des Bildschirms angezeigt.

Einstellungen des Moduls Mitarbeiter

Die Konfiguration des Moduls Mitarbeiter ist über Einstellungen → Benutzer verfügbar. In den Einstellungen definiert der Administrator:

Optionale Felder: Benutzerdefinierte Spalten zur Erfassung unternehmensspezifischer Informationen über Mitarbeiter (z. B. Ausweisnummer, Sprachkenntnisse, Zertifikate). Jedes Feld hat einen Namen sowie Einstellungen für Lese- und Schreibzugriffsrechte.
Organigramm: Aktivierung oder Deaktivierung der Anzeige des Organigramms und Einstellung, ob das Diagramm separat je Unternehmen angezeigt wird (für Unternehmensgruppen).
Anzeige des Geburtsdatums: Auswahl, ob das Geburtsdatum in der Tabellenliste der Mitarbeiter angezeigt wird.
Benutzer: Hinzufügen neuer Mitarbeiter, Einrichten von Anmeldedaten und Modulberechtigungen.
Positionen: Verwaltung der verfügbaren Arbeitspositionen zur Zuweisung an Mitarbeiter.

Berechtigungen und Zugriffsrechte zum Modul Mitarbeiter

Der Zugang zum Modul Mitarbeiter wird durch Berechtigungen gesteuert, die der Administrator im Bereich Einstellungen → Benutzer → Berechtigungen festlegt. Die Berechtigungen bestimmen, welche Registerkarten und Funktionen verfügbar sind.

Berechtigung	Beschreibung
Anzeige (Basis)	Ansicht der Mitarbeiterliste und Grunddaten. Zugang zur Registerkarte Meine Verträge zur Unterschrift.
Anzeige mit Organigramm	Zusätzlich Anzeige der Registerkarte Organigramm des Unternehmens.
Bearbeitung	Bearbeitung von Grund- und Personaldaten der Mitarbeiter, Hinzufügen von Notizen und Dokumenten, Versand von Verträgen zur Unterschrift.
Administration (Moduladministrator)	Vollzugriff einschließlich Löschen von Datensätzen, Verwaltung von Vertragsvorlagen und Genehmigung des Organigramms.
Personalregisterkarte (Detail)	Anzeige und Bearbeitung der Registerkarte Personal mit sensiblen persönlichen Daten (Sozialversicherungsnummer, Wohnort, Krankenversicherung usw.).
Bearbeitung des eigenen Profils	Der Mitarbeiter kann seine eigenen Grund- und Personaldaten bearbeiten, auch ohne allgemeine Bearbeitungsberechtigung für andere.

Benutzeroberfläche

Hauptbildschirm und Registerkarten des Moduls Mitarbeiter

Das Modul Mitarbeiter zeigt im oberen Bereich einen Umschaltbereich mit den verfügbaren Registerkarten. Die Anzahl der Registerkarten hängt von den Berechtigungen des angemeldeten Benutzers ab:

Mitarbeiterliste: Tabellarische Übersicht aller Mitarbeiter (Standardregisterkarte).
Organigramm: Baumstruktur des Unternehmens (wird nur angezeigt, wenn die Funktion in den Einstellungen aktiviert ist und der Benutzer über ausreichende Berechtigungen verfügt).
Meine Verträge zur Unterschrift: Dokumente, die dem angemeldeten Mitarbeiter zur elektronischen Unterschrift bestimmt sind.
Verträge: Verwaltung von Vorlagen und versendeten Verträgen zur Unterschrift (nur für Administratoren mit Berechtigung für die Personalregisterkarte).

Filter und Suche in der Mitarbeiterliste

Im Modul Mitarbeiter steht in der Registerkarte Mitarbeiterliste eine Suche und Sortierung in der Tabelle zur Verfügung:

Textsuche: Suche nach Nachname, Vorname, E-Mail, Position, Kostenstelle oder einer beliebigen angezeigten Spalte. Das Suchfeld ist nach dem Öffnen des Moduls automatisch aktiv.
Erweiterter Filter (SearchBuilder): Schaltfläche zum Erstellen kombinierter Filterbedingungen.
Spaltensortierung: Durch Klicken auf die Spaltenüberschrift wird die Tabelle aufsteigend oder absteigend sortiert.
Anzahl der Datensätze pro Seite: Auswahl von 10, 25, 50, 100 oder Alle.
Spaltensichtbarkeit: Die Schaltfläche Spalten ermöglicht das Ausblenden oder Einblenden einzelner Tabellenspalten. Die Einstellung wird gespeichert.

Spalten in der Mitarbeiterliste

Die Tabelle in der Registerkarte Mitarbeiterliste im Modul Mitarbeiter zeigt folgende Standardspalten an (optionale Spalten hängen von den Unternehmenseinstellungen ab):

Spalte	Beschreibung
Nachname Vorname	Vollständiger Name des Mitarbeiters; durch Klicken wird das Detail geöffnet
E-Mail	Geschäftliche E-Mail-Adresse
Geburtsdatum	Wird nur angezeigt, wenn dies in den Unternehmenseinstellungen aktiviert ist
Mobil/Tel. (Durchwahl)	Telefonkontakt
Büro	Bezeichnung des Arbeitsplatzes oder Raums
Position	Arbeitsposition (Funktion)
Personalnummer	Interne Mitarbeiternummer
Vorgesetzter	Name des direkten Vorgesetzten
Kostenstelle	Organisatorische Kostenstelle
Organisationseinheit	Abteilung oder Division
Optionale Felder	Zusätzliche Spalten, die in den Unternehmenseinstellungen definiert sind (nur für berechtigte Benutzer sichtbar)
Administrator	Kennzeichnung, ob der Benutzer ein Systemadministrator ist

Grundlegende Operationen

Vorgehensweise: Anzeige des Mitarbeiterdetails

Klicken Sie im Modul Mitarbeiter auf den Namen eines Mitarbeiters in der Listentabelle. Das Mitarbeiterdetail öffnet sich mit Registerkarten für Grunddaten, Personalinformationen (sofern Sie die Berechtigung für die Personalregisterkarte besitzen) sowie Notizen und Dokumente.

Vorgehensweise: Bearbeitung der Grunddaten eines Mitarbeiters

Die Grunddaten eines Mitarbeiters (Name, Kontakte, Arbeitseinstufung) können im Mitarbeiterdetail bearbeitet werden. Für die Bearbeitung benötigen Sie die Berechtigung zur Mitarbeiterbearbeitung oder die Berechtigung zur Bearbeitung des eigenen Profils.

Öffnen Sie das Mitarbeiterdetail durch Klicken auf seinen Namen in der Liste.
Klicken Sie in der Registerkarte Grunddaten auf die Schaltfläche Bearbeiten.
Bearbeiten Sie im Dialogfenster die gewünschten Felder:
- Vorname: Vorname des Mitarbeiters (Pflichtfeld)
- Nachname: Nachname des Mitarbeiters (Pflichtfeld)
- E-Mail: Geschäftliche E-Mail (Pflichtfeld, dient auch zur Anmeldung im System)
- Mobil: Mobiltelefon
- Telefon/Durchwahl: Festnetz oder Durchwahl
- Vorgesetzter: Auswahl des direkten Vorgesetzten aus der Mitarbeiterliste (es können auch mehrere Vorgesetzte ausgewählt werden)
- Büro: Bezeichnung des Arbeitsplatzes oder Raums
- Position: Arbeitsposition oder Funktion (kann neu eingegeben oder aus bestehenden Positionen ausgewählt werden)
- Personalnummer: Interne Mitarbeiternummer
- Kostenstelle: Organisatorische Kostenstelle
- Organisationseinheit: Abteilung oder Division
- Optionale Felder: Weitere Felder, die durch die Unternehmenseinstellungen definiert sind (werden nur angezeigt, wenn Sie die Schreibberechtigung dafür besitzen)
Klicken Sie auf Speichern.

Tipp: Die korrekte Einstellung des Vorgesetzten für jeden Mitarbeiter ist entscheidend für die ordnungsgemäße Funktionsweise der Genehmigung von Anwesenheitsanträgen, Urlauben und anderen Prozessen im System.

Vorgehensweise: Bearbeitung des Mitarbeiterfotos

Im Modul Mitarbeiter kann jedem Mitarbeiter ein Profilfoto zugeordnet werden. Das Foto wird im Mitarbeiterdetail und in verschiedenen Übersichten des Systems angezeigt.

Öffnen Sie das Mitarbeiterdetail.
Klicken Sie in der Registerkarte Grunddaten auf die Schaltfläche Foto bearbeiten (wird unter dem Foto oder dem voreingestellten Benutzersymbol angezeigt).
Laden Sie auf der Fotobearbeitungsseite ein neues Bild von Ihrem Computer hoch.
Schneiden Sie das Foto bei Bedarf mit dem Zuschneidewerkzeug zu.
Bestätigen Sie das Speichern des Fotos.

Vorgehensweise: Hinzufügen einer Notiz oder eines Dokuments zu einem Mitarbeiter

Im Modul Mitarbeiter können zu jedem Mitarbeiter Textnotizen hinzugefügt und Dateien (Dokumente, Verträge, Zertifikate) angehängt werden. Zum Hinzufügen einer Notiz benötigen Sie die Bearbeitungsberechtigung.

Öffnen Sie das Mitarbeiterdetail.
Wechseln Sie zur Registerkarte Notizen/Dokumente.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Notiz hinzufügen.
Füllen Sie im Dialogfenster folgende Felder aus:
- Titel/Notiz: Text der Notiz oder Dokumentname
- Anhänge: Ziehen Sie Dateien in das Upload-Feld (drag&drop) oder klicken Sie zur Dateiauswahl vom Datenträger
- Intern: Durch Anhaken markieren Sie die Notiz als intern — interne Notizen sind nur für den Mitarbeiter selbst, den Autor der Notiz und Benutzer mit Berechtigung für interne Notizen sichtbar
Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Interne Notizen dienen zur Erfassung von Informationen, die nicht für alle Kollegen zugänglich sein sollen (z. B. Beurteilungsaufzeichnungen, Disziplinaraufzeichnungen). Der Mitarbeiter sieht stets die internen Notizen, die sich auf seine eigene Person beziehen.

Vorgehensweise: Löschen einer Mitarbeiternotiz

Klicken Sie in der Registerkarte Notizen/Dokumente im Mitarbeiterdetail auf das Symbol Löschen (X-Symbol) bei der entsprechenden Notiz. Bestätigen Sie das Löschen im Dialogfenster. Das Löschen einer Notiz erfordert die Berechtigung zum Löschen von Mitarbeiternotizen.

Erweiterte Funktionen

Organigramm des Unternehmens

Die Registerkarte Organigramm im Modul Mitarbeiter zeigt die Baumstruktur der Über- und Unterordnung in der Organisation. Die Struktur basiert auf den bei jedem Mitarbeiter in den Grunddaten eingetragenen Vorgesetzten.

Durch Klicken auf einen Knoten (Mitarbeiter oder Vorgesetzten) im Diagramm werden dessen Untergebene auf- oder zugeklappt.
Die Schaltfläche Alle aufklappen zeigt die gesamte Organisationsstruktur auf einmal an.
Die Schaltfläche Alle zuklappen zeigt nur die oberste Strukturebene an.
Wenn das Unternehmen mehrere Organisationseinheiten verwendet (Unternehmensgruppen), wird für jede Einheit eine separate Registerkarte des Organigramms angezeigt.

Tipp: Das Organigramm kann vom Administrator elektronisch genehmigt werden. Nach der Genehmigung werden in der Fußzeile des Diagramms der Name des Genehmigenden und das Genehmigungsdatum als Nachweis der Gültigkeit der Struktur angezeigt.

Personaldaten eines Mitarbeiters

Die Registerkarte Personal im Mitarbeiterdetail enthält sensible persönliche Informationen. Die Registerkarte ist nur für Benutzer mit Berechtigung für die Personalregisterkarte oder für Mitarbeiter für das eigene Profil (sofern diese die Berechtigung zur Bearbeitung eigener Informationen besitzen) zugänglich. Die Personalregisterkarte erfasst folgende Informationen:

Geburtsdatum und Geburtsort
Geburtsname und Geburtsland
Geschlecht (kann manuell eingegeben oder automatisch aus der Sozialversicherungsnummer abgeleitet werden)
Nationalität und Staatsbürgerschaft
Sozialversicherungsnummer
Krankenversicherung (Auswahl aus einer Liste von Versicherungen)
Ausbildung (gemäß KKOV-Klassifikation: ohne Ausbildung, Grundschule, Berufsschule, Berufsschule mit Abitur, Fachoberschule, Fachoberschule mit Abitur, Fachhochschule, Bachelor, Master, Doktorat)
Vorgezogene Altersrente und Rente mit herabgesetztem Alter
Wohnort: Straße, Stadt, Postleitzahl, Land
Datenschachtel: ID der Datenschachtel der natürlichen Person
Kontonummer: Bankkonto für die Gehaltszahlung
Notiz: Freitext für Personalnotizen

Vorgehensweise: Bearbeitung der Personaldaten eines Mitarbeiters

Für die Bearbeitung der Personaldaten eines Mitarbeiters im Modul Mitarbeiter benötigen Sie die Berechtigung für die Personalregisterkarte und die Bearbeitungsberechtigung.

Öffnen Sie das Mitarbeiterdetail.
Wechseln Sie zur Registerkarte Personal.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.
Füllen Sie die gewünschten Felder aus oder aktualisieren Sie diese.
Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Das Geschlecht des Mitarbeiters kann leer gelassen werden — das System leitet es automatisch aus der Sozialversicherungsnummer ab (angezeigt mit dem Hinweis "aus der Sozialversicherungsnummer abgeleitet").

Vertragsvorlagen für Mitarbeiter

Die Registerkarte Verträge im Modul Mitarbeiter enthält die Verwaltung von Vertragsvorlagen und eine Übersicht der zur Unterschrift versendeten Dokumente. Die Registerkarte ist nur für Moduladministratoren mit der Berechtigung zur Vertragsverwaltung und zur Personalregisterkarte zugänglich. Die Registerkarte Verträge ist in vier Unterregisterkarten unterteilt:

Verträge zur Unterschrift: Dokumente, die auf die Unterschrift des Mitarbeiters warten (Status Entwurf, Versendet, Angesehen)
Unterzeichnete Verträge: Übersicht der erfolgreich elektronisch unterzeichneten Dokumente
Abgelehnte Verträge: Dokumente, die der Mitarbeiter abgelehnt hat zu unterschreiben
Vertragsvorlagen: Verwaltung von Dokumentvorlagen zur wiederholten Verwendung

Vorgehensweise: Erstellen einer neuen Vertragsvorlage

Im Modul Mitarbeiter, Registerkarte Verträge → Unterregisterkarte Vertragsvorlagen können wiederverwendbare Dokumentvorlagen erstellt werden.

Wechseln Sie zur Registerkarte Verträge und wählen Sie die Unterregisterkarte Vertragsvorlagen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Datensatz hinzufügen.
Füllen Sie folgende Felder aus:
- Vertragstyp: Name der Vorlage (Pflichtfeld, z. B. „Arbeitsvertrag HPP", „NDA-Vereinbarung")
- Notiz: Optionale Beschreibung oder interne Anmerkung zur Vorlage
- Dateien: Laden Sie Dateien (PDF, Word) durch Ziehen oder Auswählen hoch — diese Dateien bilden die Grundlage der an Mitarbeiter zur Unterschrift versendeten Dokumente
Klicken Sie auf Speichern.

Tipp: Eine Vorlage kann mehrere Dateien gleichzeitig enthalten — alle werden dem an den Mitarbeiter versendeten Vertrag beigefügt.

Vorgehensweise: Versand eines Vertrags zur Unterschrift an einen Mitarbeiter

Im Modul Mitarbeiter, Registerkarte Verträge → Unterregisterkarte Verträge zur Unterschrift kann ein Dokument zur elektronischen Unterschrift an einen bestimmten Mitarbeiter versendet werden.

Wechseln Sie zur Registerkarte Verträge und wählen Sie die Unterregisterkarte Verträge zur Unterschrift.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Vertrag zur Unterschrift hinzufügen.
Füllen Sie folgende Felder aus:
- Mitarbeiter: Wählen Sie den Mitarbeiter aus, der das Dokument unterzeichnen soll (Pflichtfeld)
- Vertragstyp: Wählen Sie eine Vorlage aus der Liste (in Klammern wird die Anzahl der angehängten Vorlagendateien angegeben; Pflichtfeld)
- Unterzeichnungsfrist: Datum, bis zu dem der Mitarbeiter unterzeichnen soll (Standardwert ist 7 Tage im Voraus)
- Notiz: Optionale Nachricht für den Mitarbeiter
Klicken Sie auf Speichern. Das System erstellt einen Vertragsdatensatz im Status Entwurf.
Öffnen Sie das Vertragsdetail durch Klicken auf den Datensatz in der Tabelle.
Im Vertragsdetail können Anhänge bearbeitet werden — klicken Sie auf Hinzufügen im Bereich Dateien und laden Sie die zu unterzeichnenden Dokumente hoch.
Klicken Sie nach der Vorbereitung der Anhänge auf die Schaltfläche Versenden, um den Vertrag an den Mitarbeiter zu senden.

Hinweis: Solange der Vertrag nicht versendet wurde, hat er den Status Entwurf und ist für den Mitarbeiter nicht sichtbar. Nach dem Versand wird der Vertrag dem Mitarbeiter in der Registerkarte Meine Verträge zur Unterschrift angezeigt und der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung.

Detail des Vertrags zur Unterschrift im Modul Mitarbeiter

Das Detail des Vertrags zur Unterschrift zeigt vollständige Informationen über den Unterzeichnungsprozess. Es enthält folgende Abschnitte:

Grundlegende Informationen: Mitarbeiter, Vertragstyp, Status, Ersteller des Datensatzes, Unterzeichnungsfrist
Zeitachse: Erstellungsdatum, Versanddatum, Datum der Ansicht durch den Mitarbeiter, Datum der Unterzeichnung oder Ablehnung
Notiz des Absenders: Nachricht des Administrators an den Mitarbeiter
Notiz des Mitarbeiters: Stellungnahme des Mitarbeiters (insbesondere bei abgelehnten Verträgen)
Dateien: Beigefügte Dokumente zur Unterschrift (können bis zum Status Versendet hinzugefügt werden)
Unterschriftsinformationen: IP-Adresse, Gerätetyp und Bild der eigenhändigen Unterschrift (nach der Unterzeichnung)

Status des Vertrags zur Unterschrift im Modul Mitarbeiter

Status	Beschreibung
Entwurf	Vertrag erstellt, aber noch nicht an den Mitarbeiter versendet; der Mitarbeiter sieht ihn nicht
Versendet	Vertrag an den Mitarbeiter versendet, Unterschrift steht aus
Angesehen	Der Mitarbeiter hat den Vertrag geöffnet und angesehen, aber noch nicht unterzeichnet
Unterzeichnet	Der Mitarbeiter hat den Vertrag elektronisch unterzeichnet
Abgelehnt	Der Mitarbeiter hat die Unterzeichnung des Vertrags verweigert (mit Angabe eines Grundes)
Abgelaufen	Die Unterzeichnungsfrist ist ohne Aktion des Mitarbeiters abgelaufen
Storniert	Der Vertrag wurde vom Administrator storniert (aus den aktiven entfernt)

Vorgehensweise: Elektronische Unterzeichnung eines Vertrags durch den Mitarbeiter

Der Mitarbeiter unterzeichnet Verträge im Modul Mitarbeiter in der Registerkarte Meine Verträge zur Unterschrift. Diese Registerkarte ist für alle Benutzer mit Basiszugang zum Modul Mitarbeiter zugänglich.

Wechseln Sie zur Registerkarte Meine Verträge zur Unterschrift.
Suchen Sie in der Tabelle den Vertrag mit dem Status Versendet und klicken Sie auf das Aktionssymbol (Detail).
Lesen Sie die Informationen zum Vertrag und laden Sie die beigefügten Dateien zum Lesen herunter.
Aktivieren Sie bei jedem Anhang das Feld Ich bestätige das Lesen der Datei — die Bestätigung aller Anhänge ist Pflicht.
Zeichnen Sie Ihre eigenhändige Unterschrift auf dem Unterschriften-Canvas mit der Maus, dem Finger oder einem Stylus.
Überprüfen Sie, dass Ihr Name im Feld Ihr Name eingetragen ist (wird automatisch vorausgefüllt).
Die Schaltfläche Vertrag unterzeichnen wird automatisch aktiviert, sobald alle Bedingungen erfüllt sind — klicken Sie darauf.
Das System bestätigt die erfolgreiche Unterzeichnung. Nach der Bestätigung werden Sie zur Übersicht Meine Verträge weitergeleitet.

Hinweis: Wenn Sie mit dem Inhalt des Vertrags nicht einverstanden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Ablehnen. Es erscheint ein Fenster zur Eingabe des Ablehnungsgrundes (mindestens 5 Zeichen sind Pflicht). Der abgelehnte Vertrag wird in den Status Abgelehnt verschoben und der Administrator wird informiert.

Hinweis: Das System zeichnet zur Unterzeichnung die IP-Adresse und den Gerätetyp auf, um die rechtliche Beweisbarkeit sicherzustellen. Die Unterschrift wird als Bild gespeichert und ist Bestandteil des Vertragsdatensatzes.

Export von Mitarbeiterdaten

In der Registerkarte Mitarbeiterliste im Modul Mitarbeiter stehen folgende Exporte zur Verfügung:

Excel: Export der gesamten Tabelle (oder der aktuell gefilterten Datensätze) in eine XLSX-Datei. Klicken Sie auf die Schaltfläche Excel über der Tabelle.
Drucken: Druckübersicht der Mitarbeitertabelle. Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken.

Tipp: Legen Sie vor dem Export einen Filter fest oder blenden Sie nicht benötigte Spalten über die Schaltfläche Spalten aus, damit der Export nur relevante Informationen enthält.

REGZEC – Registrierung des Mitarbeiters bei der ČSSZ

REGZEC (Mitarbeiterregistrierung) ist ein Formular für die elektronische An-, Abmeldung und Meldung von Änderungen bei Mitarbeitern an die Tschechische Sozialversicherungsanstalt (ČSSZ). Das Formular wird im XML-Format gemäß dem XSD-Schema Version 1.4 generiert und über die Datenschachtel (ISDS) direkt an die Datenschachtel der ČSSZ übermittelt.

Die Registerkarte REGZEC ist im Mitarbeiterdetail verfügbar und wird Benutzern mit der Berechtigung für das Mitarbeiterdetail angezeigt. Das Versenden des REGZEC-Formulars erfordert die Administratorberechtigung des Moduls Gehalt (Payroll, Stufe 10 und höher).

Registerkarte REGZEC im Mitarbeiterdetail

Im Detail jedes Mitarbeiters wird die Registerkarte REGZEC mit folgenden Informationen angezeigt:

Art der Tätigkeit (relDetail): Art des Arbeitsverhältnisses – Arbeitsvertrag, Ernennung, DPČ, DPP, Genossenschaftsmitglied, Gesellschafter/Geschäftsführer, Mitglied eines Kollektivorgans, Pflegeelternteil oder Sonstige.
Stellung im Beschäftigungsverhältnis (relat): Detailliertere Kategorisierung – unbefristet/befristet, ernannt/gewählt, DPČ, DPP, Angehörige von Sicherheitskräften, Soldaten, Zöllner, Staatsangestellte, Auszubildende.
Kleiner Arbeitgeber (sme): Arbeitgeber mit einer durchschnittlichen monatlichen Mitarbeiterzahl von weniger als 26.
Arbeitszeitmodell (workmode): Einschichtig, zweischichtig, dreischichtig, kontinuierlich, turnusmäßig, ungleichmäßig, flexibel, Arbeitszeitkonto oder sonstig.
Anschlussbeschäftigung (cont): Das Arbeitsverhältnis schließt unmittelbar an ein vorheriges Arbeitsverhältnis beim selben Arbeitgeber an.
Führungsposition (position lead): Der Mitarbeiter ist leitender Angestellter gemäß §11 des Arbeitsgesetzbuchs.
Vertragsabschlussort (contractplace): Gemeinde, in der der Arbeitsvertrag oder die Vereinbarung abgeschlossen wurde.
Stadt des Arbeitsorts / Gemeindeschlüssel (municode): 6-stelliger Gemeindeschlüssel gemäß ČSÚ, wo der Mitarbeiter arbeitet.
CZ-ISCO-Klassifikation (prof clas): Berufsschlüssel gemäß der internationalen Berufsklassifikation CZ-ISCO.

Bearbeitung der REGZEC-Daten

REGZEC-Daten können auf zwei Arten bearbeitet werden:

Individuelle Bearbeitung: Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten (Stiftsymbol) in der Registerkarte REGZEC des Mitarbeiterdetails. Es öffnet sich ein modaler Dialog mit einem Formular, in dem alle REGZEC-Parameter für den jeweiligen Mitarbeiter bearbeitet werden können. Stadt des Arbeitsorts und CZ-ISCO-Klassifikation werden über die Autovervollständigung (Select2) gesucht.
Massenänderung: Klicken Sie auf die Schaltfläche Massenänderung (Benutzersymbol) in der Registerkarte REGZEC. Dieser Dialog ermöglicht es, ausgewählte REGZEC-Parameter (kleiner Arbeitgeber, Vertragsabschlussort, Stadt des Arbeitsorts) für alle aktiven Mitarbeiter gleichzeitig festzulegen. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen bei den zu ändernden Parametern, tragen Sie die Werte ein und bestätigen Sie.

Versand von REGZEC an die ČSSZ

Um die Registrierung eines Mitarbeiters an die ČSSZ zu versenden, klicken Sie auf die Schaltfläche REGZEC - Registrierung bei ČSSZ (grüne Schaltfläche) in der Registerkarte REGZEC des Mitarbeiterdetails. Es öffnet sich ein modaler Dialog mit dem vollständigen Versandformular.

REGZEC-Aktionstypen

Aktion	Code	Beschreibung
Anmeldung	1	Registrierung eines neuen Mitarbeiters bei der ČSSZ – Pflicht bei Beschäftigungsbeginn.
Abmeldung	2	Abmeldung des Mitarbeiters – Pflicht bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Datenänderung	3	Meldung einer Datenänderung bei einem bereits registrierten Mitarbeiter (z. B. Adressänderung, Versicherungswechsel).
Korrektur der Anmeldung	4	Korrektur einer zuvor versendeten Anmeldung (fehlerhafte Daten).
Korrektur der Abmeldung	5	Korrektur einer zuvor versendeten Abmeldung.
Storno der Anmeldung	6	Stornierung einer zuvor versendeten Anmeldung.
Storno der Abmeldung	7	Stornierung einer zuvor versendeten Abmeldung.

Versandvorgehensweise

Öffnen Sie das Mitarbeiterdetail und wechseln Sie zur Registerkarte REGZEC.
Klicken Sie auf die Schaltfläche REGZEC - Registrierung bei ČSSZ.
Überprüfen Sie im modalen Dialog die vorausgefüllten Daten:
- Aktionstyp – wählen Sie die gewünschte Aktion (Anmeldung, Abmeldung, Änderung, Korrektur oder Storno).
- Persönliche Daten – Nachname, Vorname, Sozialversicherungsnummer, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Geburtsname, Geburtsland, Ausbildung (KKOV). Diese Daten werden automatisch aus der Mitarbeiterkarte geladen und sind schreibgeschützt.
- Arbeitgeberdaten – Firmennummer (IČO), variables Symbol der ČSSZ, OSSZ-Code. Sie werden aus den Gehaltseinstellungen geladen.
- Beschäftigungsdaten – Art der Tätigkeit, Arbeitszeitmodell, Eintrittsdatum/Austrittsdatum, Vertragstyp, CZ-ISCO-Klassifikation, Stadt des Arbeitsorts. Sie werden aus der REGZEC-Konfiguration des Mitarbeiters geladen.
- Rentendaten – vorgezogene Rente, herabgesetztes Rentenalter.
- Krankenversicherung – Code und Name der Versicherung.
Das System validiert automatisch die Pflichtdaten. Wenn einige fehlen, wird eine Warnmeldung mit einer Auflistung der fehlenden Felder angezeigt. Ergänzen Sie fehlende Daten in der Mitarbeiterkarte oder in der REGZEC-Konfiguration und öffnen Sie den Dialog erneut.
Wählen Sie die ISDS-Verbindung (Datenschachtel) für den Versand. Die Verbindung muss in den Gehaltseinstellungen konfiguriert sein.
Klicken Sie auf die Schaltfläche An ČSSZ senden. Das System generiert das XML-Dokument REGZEC und sendet es über die Datenschachtel an die Datenschachtel der ČSSZ.
Nach erfolgreichem Versand wird der Datensatz in der REGZEC-Einreichungshistorie angezeigt.

Validierung vor dem Versand

Das System prüft vor dem Versand folgende Pflichtdaten:

Gehaltseinstellungen (müssen unter Einstellungen → Gehalt ergänzt werden): Bezirksschlüssel OSSZ (100–999), variables Symbol ČSSZ (8–10 Ziffern).
Mitarbeiterdaten: Sozialversicherungsnummer, Geburtsname, Wohnadresse, CZ-ISCO-Klassifikation, Gemeindeschlüssel des Arbeitsorts, Ausbildung KKOV.

Wenn Einstellungen auf Gehaltsebene fehlen, wird eine rote Warnung mit einem Link zu den Einstellungen angezeigt. Wenn Mitarbeiterdaten fehlen, wird eine Liste der zu ergänzenden Felder angezeigt.

Historie der REGZEC-Einreichungen

Unterhalb der REGZEC-Datenkarte wird in der Registerkarte REGZEC eine Tabelle Historie der REGZEC-Einreichungen bei der ČSSZ mit allen versendeten REGZEC-Nachrichten für den betreffenden Mitarbeiter angezeigt. Die Tabelle enthält:

Versanddatum: Datum und Uhrzeit der Einreichungserstellung.
Aktionstyp: Farbiges Etikett mit dem Aktionstyp – grün für Anmeldung, rot für Abmeldung, grau für sonstige Aktionen.
ISDS-Status: Status der Nachricht in der Datenschachtel (versendet, zugestellt, empfangen usw.).
Verarbeitungsstatus: Status der Verarbeitung der Nachricht durch die ČSSZ.
Aktion: Umschlagsymbol zur Anzeige des Nachrichtendetails im Modul Datenschachteln (ISDS).

Wenn für den Mitarbeiter noch keine REGZEC-Nachrichten versendet wurden, wird eine Informationsmeldung angezeigt.

Voraussetzungen für die Verwendung von REGZEC

Unter Einstellungen → Gehalt müssen das variable Symbol der ČSSZ und der Bezirksschlüssel OSSZ eingetragen sein.
In den Gehaltseinstellungen muss eine ISDS-Verbindung (Datenschachtel) für den Versand an die ČSSZ konfiguriert sein.
Der Benutzer muss die Berechtigung für das Modul Gehalt (Payroll) auf Stufe 10 oder höher besitzen.
Der Benutzer muss die Berechtigung zur Erstellung von Nachrichten in ISDS besitzen.
Der Mitarbeiter muss die grundlegenden Personaldaten ausgefüllt haben: Sozialversicherungsnummer, Geburtsname, Wohnadresse, Ausbildung (KKOV).
In der Registerkarte REGZEC des Mitarbeiters müssen die CZ-ISCO-Klassifikation und der Gemeindeschlüssel des Arbeitsorts eingetragen sein.

Integration mit anderen Modulen

Anwesenheit (WorkAttendance): Der im Modul Mitarbeiter eingestellte Vorgesetzte genehmigt automatisch die Anwesenheit der Untergebenen. Die Mitarbeiterverwaltung bestimmt, wer in den Anwesenheitsübersichten angezeigt wird.
Urlaub (Vacations): Der im Modul Mitarbeiter eingetragene Vorgesetzte erhält Urlaubsanträge der Untergebenen zur Genehmigung. Die Organisationsstruktur bestimmt den Genehmigungsablauf.
Gehaltsabrechnungen (PaySlip): Personaldaten des Mitarbeiters (Kontonummer, Sozialversicherungsnummer, Krankenversicherung, Ausbildung) werden bei der Erstellung von Gehaltsabrechnungen und Berichten für die ČSSZ verwendet.
Datenschachteln (ISDScz): Die in den Personaldaten des Mitarbeiters eingetragene Datenschachtel-ID dient zum Versenden von Dokumenten über Datenschachteln an natürliche Personen.
Schulungen (Training): Position und Organisationseinheit des Mitarbeiters bestimmen, welche Schulungen für ihn relevant oder verpflichtend sind.
Anlagenverwaltung (PropertyRecords): Mitarbeiter werden als verantwortliche Personen zu Anlagenkarten zugeordnet; ihr Name wird aus dem Modul Mitarbeiter übernommen.
Projekte, Aufgaben: Mitarbeiter werden Projekten und Aufgaben zugeordnet; ihre Kontaktinformationen aus dem Modul Mitarbeiter werden in den Übersichten angezeigt.
eNeschopenka: Die Verknüpfung mit der Arbeitsunfähigkeitserfassung verwendet persönliche Daten des Mitarbeiters aus der Personalregisterkarte.

Fehlerbehebung

Häufig gestellte Fragen

Frage: Ich sehe die Registerkarte Personal im Mitarbeiterdetail nicht. Warum?

Lösung: Im Modul Mitarbeiter ist die Registerkarte Personal nur für Benutzer mit der Berechtigung für die Personalregisterkarte zugänglich. Wenn Sie diese Berechtigung nicht haben, wird die Registerkarte nicht angezeigt. Bitten Sie den Administrator, Ihnen den Zugang zu den Personaldaten zu erteilen.

Frage: Ich kann die Mitarbeiterdaten nicht bearbeiten — die Schaltfläche Bearbeiten wird nicht angezeigt.

Lösung: Die Schaltfläche Bearbeiten wird nur Benutzern mit der Berechtigung zur Mitarbeiterbearbeitung angezeigt. Eine Ausnahme bildet die Bearbeitung des eigenen Profils — wenn Sie die Berechtigung „Bearbeitung des eigenen Profils" haben, können Sie nur Ihre eigenen Daten bearbeiten. Wenden Sie sich an den Administrator, um die entsprechenden Berechtigungen zu erhalten.

Frage: Die Registerkarte Organigramm wird mir nicht angezeigt.

Lösung: Das Organigramm muss in den Unternehmenseinstellungen aktiviert sein und Sie müssen mindestens die Berechtigung zur Anzeige der Mitarbeiterliste mit Zugang zum Organigramm besitzen. Überprüfen Sie beides beim Administrator.

Frage: Die Schaltfläche Vertrag unterzeichnen ist grau und kann nicht angeklickt werden.

Lösung: Die Schaltfläche wird erst aktiviert, wenn drei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind: (1) Sie müssen das Lesen aller beigefügten Dateien durch Aktivieren der entsprechenden Kontrollkästchen bestätigen, (2) Sie müssen eine Unterschrift auf dem Unterschriften-Canvas zeichnen und (3) Ihr Name muss im Feld Ihr Name eingetragen sein. Überprüfen Sie, ob alle drei Bedingungen erfüllt sind.

Frage: Der Mitarbeiter sieht den versendeten Vertrag zur Unterschrift in der Registerkarte Meine Verträge nicht.

Lösung: Überprüfen Sie den Status des Vertrags in der Registerkarte Verträge zur Unterschrift. Wenn der Status „Entwurf" ist, wurde der Vertrag noch nicht versendet — klicken Sie im Vertragsdetail auf die Schaltfläche Versenden. Erst nach dem Versand wird der Vertrag dem Mitarbeiter angezeigt.

Frage: Ich möchte einen Wert in ein optionales Feld eingeben, aber das Feld wird im Bearbeitungsformular des Mitarbeiters nicht angezeigt.

Lösung: Optionale Felder haben eigene Einstellungen für Lese- und Schreibzugriffsrechte. Wenn Sie das Feld in der Bearbeitung nicht sehen, haben Sie keine Schreibberechtigung dafür. Der Moduladministrator kann die Berechtigung für optionale Felder unter Einstellungen → Benutzer erteilen.

Frage: Die Registerkarte Verträge im Modul Mitarbeiter wird nicht angezeigt.

Lösung: Die Registerkarte Verträge ist nur für Benutzer mit der Administratorberechtigung des Moduls Mitarbeiter und gleichzeitig mit der Berechtigung für die Personalregisterkarte (Detail) zugänglich. Wenn Sie keine dieser Berechtigungen besitzen, wird die Registerkarte nicht angezeigt. Wenden Sie sich an den Systemadministrator.

Frage: Das Unterzeichnen des Vertrags auf dem Mobilgerät funktioniert schlecht.

Lösung: Drehen Sie das Gerät in die horizontale Position, um eine größere Fläche des Unterschriften-Canvas zu erhalten. Verwenden Sie Ihren Finger oder einen Stylus, keine Fingernägel. Wenn die Unterschrift nicht gelungen ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen und versuchen Sie es erneut. Auf einigen Geräten funktioniert das Zeichnen in langsamerem Tempo besser.

Tipps für effizientes Arbeiten

Tipp: Für das schnelle Auffinden eines Mitarbeiters nutzen Sie das Suchfeld — die Suche durchsucht alle sichtbaren Spalten einschließlich E-Mail, Position und Kostenstelle. Das Feld wird nach dem Öffnen der Registerkarte automatisch aktiviert.
Tipp: Nutzen Sie beim Eingeben der Mitarbeiterposition die Autovervollständigung — das System schlägt bestehende Positionen vor. Konsistente Positionsbezeichnungen erleichtern das Filtern und die Zuweisung von Schulungen.
Tipp: Vertragsvorlagen können wiederholt verwendet werden — erstellen Sie Vorlagen für die am häufigsten verwendeten Dokumenttypen (NDA, Arbeitsverträge, DPP- oder DPČ-Vereinbarungen) und wählen Sie beim Versand einfach die entsprechende Vorlage aus.
Tipp: Beobachten Sie im Vertragsdetail das Feld Unterzeichnungsfrist — wenn es rot angezeigt wird, ist die Frist überschritten. Der Vertrag kann erneut versendet oder die Frist durch Bearbeitung des Datensatzes verlängert werden.
Tipp: Spalten in der Mitarbeitertabelle können über die Schaltfläche Spalten ausgeblendet werden — die Einstellung wird gespeichert und bleibt bei der nächsten Anmeldung erhalten.
Tipp: Erstellen Sie für einen neuen Mitarbeiter zunächst ein Benutzerkonto unter Einstellungen → Benutzer, ergänzen Sie dann die Personaldaten im Modul Mitarbeiter und senden Sie ihm den Arbeitsvertrag zur elektronischen Unterschrift.

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