Fahrzeugverwaltung

Überblick

Das Modul Fahrzeugverwaltung (evoz, VehiclesRecords) dient der zentralen Erfassung von Firmenfahrzeugen und allen damit verbundenen Daten. Es ermöglicht die Verwaltung grundlegender technischer Informationen, Versicherungen, Hauptuntersuchungen (HU), Servicedatensätze, Autobahnvignetten und Betriebskosten. Das System benachrichtigt die verantwortlichen Personen automatisch über bevorstehende Ablaufdaten von Versicherungen, Hauptuntersuchungen, Serviceterminen und anderen wichtigen Fristen.

Schlüsselfunktionen des Moduls Fahrzeugverwaltung

• Erfassung grundlegender Fahrzeugdaten (Kennzeichen, VIN, Typ, Eigentümer, Fahrer)
• Verwaltung von Versicherungen (Haftpflicht, Kaskoversicherung) und Hauptuntersuchungen (HU)
• Servicedatensätze und Servicepläne nach Kilometern oder Monaten
• Erfassung von Schäden und Unfällen mit Anhängen
• Erfassung der Fahrzeugkosten mit Jahresübersicht
• Fahrerhistorie (wer das Fahrzeug in welchem Zeitraum genutzt hat)
• Übergabeprotokolle bei Fahrzeugübergabe
• Autobahnvignetten und Mautgebühren (einschließlich Massenimport für die Tschechische Republik)
• Fahrzeugreservierungen mit Kalender und Genehmigungsprozess
• Automatische E-Mail-Benachrichtigungen über bevorstehende Ablaufdaten

Zugang und Einstellungen

Zugang zum Modul Fahrzeugverwaltung

Navigationspfad zum Modul Fahrzeugverwaltung: Hauptmenü → Fahrzeugverwaltung

Das Modul Fahrzeugreservierung ist über Hauptmenü → Fahrzeugreservierung erreichbar. Beide Module sind miteinander verbunden und teilen sich die Fahrzeugdaten.

Einstellungen des Moduls Fahrzeugverwaltung

Konfiguration und Zugriffsrechte für das Modul Fahrzeugverwaltung sind über Einstellungen → Fahrzeugverwaltung verfügbar. Die Einstellungen sind in drei Registerkarten unterteilt: Modulrechte, Allgemeine Einstellungen und Benutzerdefinierte Felder.

Allgemeine Einstellungen der Fahrzeugverwaltung

• Anzahl der Tage im Voraus für die Anzeige von Warnungen: Einstellung, wie viele Tage vor dem Ablauf eine Warnung im Bereich „Muss bald erledigt werden" angezeigt wird (Standardwert: 14 Tage)
• Fahrzeuge ohne eingegebene Fristen anzeigen: Ob auch Fahrzeuge angezeigt werden, bei denen keine Fristen eingetragen sind
• Ablaufinformationen per E-Mail senden: Auswahl, an wen das System Benachrichtigungen sendet – Administrator und Fahrer, nur Administrator, nur Fahrer oder niemand
• Typ des Übergabeprotokolls: Ausgabeformat (Word oder Excel)
• Finanzierungsbereich anzeigen: Aktivierung des Bereichs mit Kredit- oder Leasinginformationen für das Fahrzeug
• Fahrerhistorie anzeigen: Aktivierung der Registerkarte mit Einträgen, wer das Fahrzeug in welchem Zeitraum genutzt hat
• Spezielles Fahrerrecht: Wenn aktiviert, sieht ein Benutzer mit dem Recht „Sieht Fahrzeuge, bei denen er als Fahrer eingetragen ist" nur Basisinformationen, Autobahnvignetten, Versicherung, Tankkarte, Warnwesten und Reifen

Benutzerdefinierte Felder der Fahrzeugverwaltung

In der Registerkarte Benutzerdefinierte Felder können bis zu 11 benutzerdefinierte Spalten für die Erfassung spezifischer Fahrzeuginformationen definiert werden. Für jede Spalte können Name, Typ (Text, Zahl, Datum, Liste), ob sie Pflicht ist und ob sie in der Haupttabelle angezeigt wird, eingestellt werden.

Benutzerrechte und Zugriffsberechtigungen für die Fahrzeugverwaltung

Berechtigungen für das Modul Fahrzeugverwaltung werden in Einstellungen → Fahrzeugverwaltung → Modulrechte konfiguriert. Jedem Benutzer kann eine der folgenden Berechtigungen zugewiesen werden:

Berechtigung	Beschreibung
Kein Zugang	Der Benutzer hat keinen Zugang zum Modul Fahrzeugverwaltung
Sieht Fahrzeuge, bei denen er als Fahrer eingetragen ist	Anzeige eigener Fahrzeuge (bei denen er als Fahrer zugewiesen ist), ohne Bearbeitungsmöglichkeit
Sieht Fahrzeuge, bei denen er als Fahrer eingetragen ist, und kann sie bearbeiten	Anzeige und Bearbeitung von Fahrzeugen, bei denen er als Fahrer zugewiesen ist
Sieht alle Fahrzeuge, kann nicht bearbeiten	Anzeige aller Fahrzeuge ohne Bearbeitungsmöglichkeit
Sieht alle Fahrzeuge, kann die bearbeiten, bei denen er als Fahrer eingetragen ist	Anzeige aller Fahrzeuge, Bearbeitung nur eigener
Sieht alles, kann alles bearbeiten und neue hinzufügen	Vollzugriff auf alle Fahrzeuge einschließlich Hinzufügen neuer
Sieht und kann alles, auch löschen	Administratorzugriff einschließlich Fahrzeuglöschung

Einstellungen des Moduls Fahrzeugreservierung

Die Konfiguration der Fahrzeugreservierung ist über Einstellungen → Fahrzeugreservierung verfügbar. Die Einstellungen umfassen Zugriffsrechte, allgemeine Parameter und Farbkennzeichnung der Fahrzeuge im Kalender.

• Fahrzeugreservierungen auch zeitlich: Standardmäßig werden Fahrzeuge für den ganzen Tag reserviert. Durch Aktivierung dieser Option wird bei jeder Reservierung auch eine Uhrzeit gewählt
• Datum vorausfüllen: Ob das Reservierungsformular mit dem heutigen oder morgigen Datum vorausgefüllt wird
• Uhrzeit vorausfüllen: Standarduhrzeit für neue Reservierungen
• Minimale Reservierungsdauer in Minuten: Kürzestmögliches Zeitintervall für eine Reservierung
• Stornierung der Reservierung durch den Antragsteller möglich: Ob der Antragsteller eine bereits genehmigte Reservierung selbst stornieren kann
• Anmerkung bei Genehmigung/Ablehnung: Ob der Genehmiger bei Genehmigung oder Ablehnung einer Reservierung eine Anmerkung eingeben muss

Berechtigungen für Fahrzeugreservierung

Berechtigung	Beschreibung
Kein Zugang	Der Benutzer hat keinen Zugang zu Fahrzeugreservierungen
Reservierungen lesen und ausgewählte Fahrzeuge reservieren	Der Benutzer kann Reservierungen lesen und bestimmte Fahrzeuge reservieren (Fahrzeugauswahl wird separat konfiguriert)
Jedes verfügbare Fahrzeug reservieren	Der Benutzer kann jedes als „reservierbar" gekennzeichnete Fahrzeug reservieren
Genehmigt und löscht Reservierungen ausgewählter Fahrzeuge	Genehmiger für bestimmte Fahrzeuge (Fahrzeugauswahl wird separat konfiguriert)
Genehmigt und löscht alle Fahrzeugreservierungen	Genehmiger für alle Fahrzeuge
Alle Reservierungen bearbeiten	Vollzugriff auf die Bearbeitung aller Reservierungen
Im Namen eines anderen reservieren	Zusatzrecht – Möglichkeit, eine Reservierung für einen anderen Mitarbeiter zu erstellen

Benutzeroberfläche des Moduls Fahrzeugverwaltung

Hauptbildschirm der Fahrzeugverwaltung

Der Hauptbildschirm des Moduls Fahrzeugverwaltung besteht aus drei Hauptbereichen. Oben befindet sich das Panel Muss bald erledigt werden (roter Rahmen), das Fahrzeuge mit bevorstehenden Ablaufdaten anzeigt. In der Mitte befindet sich das Filterpanel. Unten befindet sich die Haupttabelle mit der Liste aller Fahrzeuge.

Panel bevorstehender Fristen

Im Modul Fahrzeugverwaltung zeigt das Panel Muss bald erledigt werden Fahrzeuge an, deren Fristen innerhalb der konfigurierten Anzahl von Tagen ablaufen (standardmäßig 14 Tage). Zu den überwachten Fristen gehören:

• Tankkarte läuft ab
• Haftpflichtversicherung läuft ab
• Kaskoversicherung läuft ab
• Hauptuntersuchung (HU) läuft ab
• Service läuft ab (nach Datum oder Kilometern – das System prüft auch das Fahrtenbuch und GPS-Daten)
• Verbandskasten läuft ab
• Prüfung der Hebevorrichtung läuft ab (Lkw)
• Tachographenprüfung läuft ab
• Autobahnvignette läuft ab
• Kredit / Leasing läuft ab (wenn der Finanzierungsbereich aktiviert ist)

Tipp: Ablaufinformationen werden auch automatisch per E-Mail die konfigurierte Anzahl von Tagen vor dem Ablauf gesendet (an den Administrator, die Fahrer oder beide).

Panel bereits abgelaufener Fristen

Unter dem Panel bevorstehender Fristen wird das Panel Abgelaufen mit denselben Kategorien angezeigt. Mit dem Umschalter Alle / Vor weniger als 90 Tagen abgelaufen können Sie den angezeigten Bereich einschränken. Zusätzlich wird der Bereich Ungelöste Schäden für Fahrzeuge mit offenen Schadens- oder Unfalleinträgen angezeigt.

Filter und Suche in der Fahrzeugverwaltung

Das Filterpanel (gelber Rahmen) im Modul Fahrzeugverwaltung ermöglicht das Filtern der Fahrzeugliste nach:

• Aktiv (außer Betrieb): Nur aktive Fahrzeuge, nur inaktive (außer Betrieb gesetzte) oder alle anzeigen
• Versicherungsgesellschaft: Filter nach Fahrzeugversicherung
• Fahrer: Filter nach zugewiesenem Fahrer
• Fahrzeugverwalter: Filter nach Fahrzeugverwalter

Zusätzlich zu den Filtern kann in der Haupttabelle die DataTables-Textsuche genutzt werden. Mit der Schaltfläche Spalten anzeigen wählen Sie die Spalten aus, die Sie sehen möchten – wir empfehlen, nur die relevanten Spalten für eine bessere Übersichtlichkeit auszuwählen.

Haupttabelle der Fahrzeuge

Die Tabelle im Modul Fahrzeugverwaltung zeigt Fahrzeuge mit optionalen Spalten: Kennzeichen, Fahrzeugtyp, Interne Bezeichnung, Name, Reservierbar, Standort, Eigentumsart, VIN, Baujahr, In Betrieb seit, Aktiv, Zugfahrzeug/Anhänger, Grüne-Karte-Nummer, Fahrer, Fahrzeugverwalter, Kleine Zulassungsnummer, Große Zulassungsnummer, Tankkarte, Versicherungsdaten, Hauptuntersuchung, Service, Verbandskasten, Reifen, Warnwesten, Radio-PIN, Autobahnvignetten und benutzerdefinierte Felder.

Tipp: Mit der Schaltfläche Excel können Sie die gesamte Tabelle nach Excel exportieren.

Grundlegende Operationen in der Fahrzeugverwaltung

Vorgehensweise: Hinzufügen eines neuen Fahrzeugs

Im Modul Fahrzeugverwaltung klicken Sie auf die Schaltfläche Fahrzeug hinzufügen (grüne Schaltfläche oben rechts in der Haupttabelle). Das Formular zur Erfassung eines neuen Fahrzeugs wird geöffnet.

1. Klicken Sie auf Fahrzeug hinzufügen
2. Füllen Sie die mit Sternchen (*) gekennzeichneten Pflichtfelder aus:
   • Kennzeichen: Amtliches Kennzeichen des Fahrzeugs
   • Name: Name oder Beschreibung des Fahrzeugs (z. B. Skoda Octavia)
3. Füllen Sie optionale Grundfelder aus:
   • Aktiv: Ob das Fahrzeug in Betrieb ist
   • Reservierbar: Ob das Fahrzeug reserviert werden kann (wird nur angezeigt, wenn das Modul Fahrzeugreservierung aktiviert ist)
   • Fahrzeugtyp: Pkw, Lkw oder Maschine – Lkw und Maschinen haben erweiterte Eingabemöglichkeiten
   • Kraftstoffart: Art des Kraftstoffs
   • Durchschnittsverbrauch: Durchschnittlicher Kraftstoffverbrauch
   • Tankkapazität: Tankvolumen in Litern
   • Zugfahrzeug/Anhänger: Ob es sich um ein Zugfahrzeug oder einen Anhänger handelt
   • Standort: Stellplatz oder Garage
   • Eigentumsart: Eigentum, Leasing, Miete usw.
   • Interne Bezeichnung: Eigene Bezeichnung für Firmenzwecke
   • VIN: Fahrzeug-Identifizierungsnummer
   • Baujahr: Baujahr des Fahrzeugs
   • In Betrieb seit: Datum der Inbetriebnahme
   • Fahrer: Zuweisung eines oder mehrerer Fahrer (Auswahl aus Benutzern mit Modulzugriff)
   • Fahrzeugverwalter: Für das Fahrzeug verantwortliche Person – erhält E-Mail-Benachrichtigungen
   • Kleine Zulassungsnummer: Nummer des Fahrzeugscheins
   • Große Zulassungsnummer: Nummer des Fahrzeugbriefs
   • HU bis: Gültigkeitsdatum der Hauptuntersuchung
   • Service bis (km/MTH): Kilometer- oder Stundenlimit für den Service
   • Service bis Datum: Datumslimit für den Service
   • Verbandskasten gültig bis: Ablaufdatum des Verbandskastens
   • Radio-PIN: PIN-Code des Autoradios
4. Bei Lkw füllen Sie den Bereich Prüfungen aus:
   • Prüfung der Hebevorrichtung bis: Datum der Prüfung der Hebevorrichtung
   • Tachographenprüfung bis: Datum der Tachographenprüfung
5. Klicken Sie auf Speichern

Vorgehensweise: Bearbeiten eines vorhandenen Fahrzeugs

Im Modul Fahrzeugverwaltung klicken Sie in der Tabellenzeile des betreffenden Fahrzeugs auf die Schaltfläche Bearbeiten, oder öffnen Sie das Fahrzeugdetail und klicken Sie auf Bearbeiten. Das Bearbeitungsformular ist identisch mit dem Formular zum Hinzufügen eines neuen Fahrzeugs.

1. Klicken Sie in der Tabelle auf das Symbol Bearbeiten beim betreffenden Fahrzeug, oder öffnen Sie das Fahrzeugdetail
2. Ändern Sie die gewünschten Daten
3. Klicken Sie auf Speichern

Vorgehensweise: Löschen eines Fahrzeugs

Im Modul Fahrzeugverwaltung kann ein Fahrzeug nur von einem Benutzer mit Administratorberechtigung gelöscht werden. Gelöschte Fahrzeuge sind über die Schaltfläche Gelöscht (rote Schaltfläche in der Haupttabelle) zugänglich.

1. Klicken Sie in der Tabelle auf das Symbol Löschen beim betreffenden Fahrzeug
2. Bestätigen Sie das Löschen im Dialogfenster

Fahrzeugdetail in der Fahrzeugverwaltung

Registerkarten im Fahrzeugdetail

Das Fahrzeugdetail im Modul Fahrzeugverwaltung ist in Registerkarten mit verschiedenen Informationsbereichen unterteilt. Die verfügbaren Registerkarten hängen von den Moduleinstellungen ab:

• Grunddaten: Technische Daten, Versicherung, Hauptuntersuchung, Tankkarte, Reifen, Westen
• Servicedatensätze: Historie der Servicearbeiten mit Anhängen
• Serviceplan: Geplante Servicearbeiten nach km oder Monaten
• Schäden: Erfassung von Verkehrsunfällen und Schäden
• Kosten: Fahrzeugbetriebskosten (Kraftstoff, Reparaturen, Versicherungsprämien usw.)
• Fahrerhistorie: Wer das Fahrzeug in welchem Zeitraum und mit welchem km-Stand genutzt hat (wenn in den Einstellungen aktiviert)
• Übergabeprotokolle: Dokumente zur Fahrzeugübergabe an Mitarbeiter
• Anhänge: Dem Fahrzeug beigefügte Dokumente
• Autobahnvignetten: Erfassung von Autobahnvignetten und Mauteinheiten

Erweiterte Funktionen der Fahrzeugverwaltung

Vorgehensweise: Hinzufügen eines Servicedatensatzes

Im Modul Fahrzeugverwaltung klicken Sie im Fahrzeugdetail auf der Registerkarte Servicedatensätze auf die Schaltfläche Servicedatensatz hinzufügen. Servicedatensätze dokumentieren durchgeführte Servicearbeiten mit Datum und Beschreibung.

1. Öffnen Sie das Fahrzeugdetail und wechseln Sie zur Registerkarte Servicedatensätze
2. Klicken Sie auf Servicedatensatz hinzufügen
3. Füllen Sie das Formular aus:
   • Datum: Datum der Servicedurchführung
   • Service: Beschreibung der durchgeführten Arbeiten (Textfeld)
   • Anhänge: Rechnungen oder Serviceberichte anhängen (Drag & Drop oder Dateiauswahl)
4. Klicken Sie auf Speichern

Vorgehensweise: Einrichten eines Serviceplans für ein Fahrzeug

Im Modul Fahrzeugverwaltung können Sie einen Plan regelmäßiger Servicearbeiten für ein bestimmtes Fahrzeug einrichten. Der Serviceplan ermöglicht es, festzulegen, welche Arbeiten in Abhängigkeit von den gefahrenen Kilometern (oder MTH bei Maschinen) oder nach Ablauf einer bestimmten Anzahl von Monaten durchgeführt werden sollen.

1. Öffnen Sie das Fahrzeugdetail und wechseln Sie zur Registerkarte Serviceplan
2. Klicken Sie auf Serviceplan hinzufügen/bearbeiten
3. Füllen Sie für jede Servicearbeit aus:
   • Km oder MTH: Intervall in Kilometern oder Betriebsstunden
   • Monate: Intervall in Monaten
   • Beschreibung: Beschreibung der Servicearbeit
   • Anhang: Optionales Dokument (Datenblatt usw.)
4. Klicken Sie auf Speichern

Tipp: Die Masseneinrichtung des Serviceplans für mehrere Fahrzeuge gleichzeitig ist über die Schaltfläche Serviceplan direkt in der Haupttabelle der Fahrzeuge verfügbar.

Vorgehensweise: Erfassung eines Schadens oder Unfalls

Im Modul Fahrzeugverwaltung klicken Sie im Fahrzeugdetail auf der Registerkarte Schäden auf die Schaltfläche Schaden hinzufügen. Ungelöste Schäden sind auch auf der Hauptseite des Moduls im Bereich „Ungelöste Schäden" sichtbar.

1. Öffnen Sie das Fahrzeugdetail und wechseln Sie zur Registerkarte Schäden
2. Klicken Sie auf Schaden hinzufügen
3. Füllen Sie das Formular aus:
   • Datum: Datum des Ereignisses (Pflichtfeld)
   • Ereignisnummer: Referenznummer des Versicherungsereignisses oder Schadensberichts
   • Gelöst: Ankreuzen, wenn der Schaden bereits gelöst ist
   • Anmerkung: Beschreibung des Verlaufs und des Lösungsstands
   • Anhänge: Fotos des Schadens, Berichte, Versicherungsverträge usw.
4. Klicken Sie auf Speichern

Vorgehensweise: Erfassung von Fahrzeugkosten

Im Modul Fahrzeugverwaltung klicken Sie im Fahrzeugdetail auf der Registerkarte Kosten auf die Schaltfläche Kosten hinzufügen. Kosten werden mit Typ und Betrag erfasst und es können Anhänge (Rechnungen, Belege) hinzugefügt werden.

1. Öffnen Sie das Fahrzeugdetail und wechseln Sie zur Registerkarte Kosten
2. Klicken Sie auf Kosten hinzufügen
3. Füllen Sie das Formular aus:
   • Datum: Datum der Kosten (Pflichtfeld)
   • Typ: Kostenart – Sie können eine vorhandene auswählen oder eine neue eingeben (Kraftstoff, Versicherung, Reparatur usw.)
   • Betrag: Kostenbetrag (Pflichtfeld)
   • Beschreibung: Optionale Kostenbeschreibung
   • Anhänge: Rechnungen oder Belege
4. Klicken Sie auf Speichern

Kostenübersicht der Fahrzeuge

Im Modul Fahrzeugverwaltung ist eine zusammenfassende Kostenübersicht über die Schaltfläche Fahrzeugkosten in der Haupttabelle verfügbar. Die Tabelle zeigt die Gesamtkosten für jedes Fahrzeug aufgeschlüsselt nach Jahren und eine Gesamtsumme. Die Daten können nach Excel exportiert oder gedruckt werden.

Vorgehensweise: Hinzufügen eines Eintrags in die Fahrerhistorie

Im Modul Fahrzeugverwaltung können Sie im Fahrzeugdetail auf der Registerkarte Fahrerhistorie erfassen, wer das Fahrzeug in einem bestimmten Zeitraum genutzt hat. Diese Registerkarte ist nur verfügbar, wenn die Funktion „Fahrerhistorie anzeigen" in den Moduleinstellungen aktiviert ist.

1. Öffnen Sie das Fahrzeugdetail und wechseln Sie zur Registerkarte Fahrerhistorie
2. Klicken Sie auf Eintrag hinzufügen
3. Füllen Sie das Formular aus:
   • Datum von: Beginn des Nutzungszeitraums
   • Tachostand 1: Tachostand zu Beginn des Zeitraums
   • Datum bis: Ende des Nutzungszeitraums
   • Tachostand 2: Tachostand am Ende des Zeitraums
   • Fahrer – Benutzer: Auswahl des Mitarbeiters (Benutzer mit Modulzugriff werden angezeigt)
4. Klicken Sie auf Speichern

Vorgehensweise: Erstellen eines Übergabeprotokolls

Im Modul Fahrzeugverwaltung können Sie ein Übergabeprotokoll erstellen, wenn ein Fahrzeug an einen Mitarbeiter übergeben wird. Das Protokoll ist im Fahrzeugdetail auf der Registerkarte Übergabeprotokolle verfügbar. Das Ausgabeformat (Word oder Excel) wird in den allgemeinen Moduleinstellungen konfiguriert.

1. Öffnen Sie das Fahrzeugdetail und wechseln Sie zur Registerkarte Übergabeprotokolle
2. Klicken Sie auf Übergabeprotokoll erstellen
3. Füllen Sie das Formular aus:
   • Benutzer: Mitarbeiter, an den das Fahrzeug übergeben wird (Pflichtfeld)
   • Tachostand (km): Aktueller Kilometerstand bei der Übergabe
   • Ausstattung: Liste der Fahrzeugausstattung bei der Übergabe
   • Übergabe: Anmerkungen zur Übergabe
   • Übergeben von – Name: Name der Person, die das Fahrzeug übergibt (Pflichtfeld, vorausgefüllt mit dem angemeldeten Benutzer)
4. Klicken Sie auf Übergabeprotokoll erstellen – das Dokument wird zum Drucken oder Herunterladen geöffnet

Vorgehensweise: Import von Autobahnvignetten aus einer EDAZ-Datei

Im Modul Fahrzeugverwaltung (nur für die Tschechische Republik) können Sie Autobahnvignetten aus einem elektronischen EDAZ-Auszug im XLSX-Format massenimportieren. Die Schaltfläche Import Massenkauf von Autobahnvignetten EDAZ....XLS wird am unteren Rand der Haupttabelle der Fahrzeuge angezeigt.

1. Klicken Sie in der Haupttabelle der Fahrzeuge auf Import Massenkauf von Autobahnvignetten EDAZ....XLS
2. Wählen Sie die EDAZ-Datei im XLSX-Format
3. Klicken Sie auf Speichern
4. Das System weist die Autobahnvignetten automatisch anhand der Kennzeichen den Fahrzeugen zu

Druck von Autobahnvignetten-Etiketten

Im Modul Fahrzeugverwaltung (nur für die Tschechische Republik) können Sie Etiketten für Autobahnvignetten drucken. Die Schaltfläche Druck von Autobahnvignetten-Etiketten CZ ist in der Haupttabelle der Fahrzeuge verfügbar. Sie zeigt eine Übersicht der Autobahnvignetten für den Etikettendruck an.

Fahrzeugreservierungen

Überblick über das Modul Fahrzeugreservierung

Das Modul Fahrzeugreservierung (evoz_rezervace) ermöglicht es Mitarbeitern, eine Reservierung eines Firmenfahrzeugs für einen bestimmten Termin zu beantragen. Anträge können automatisch genehmigt werden oder die Zustimmung eines Genehmigers erfordern. Reservierungen werden in einem übersichtlichen Kalender angezeigt.

Anzeige der Fahrzeugreservierungen

Im Modul Fahrzeugreservierung gibt es drei Anzeigemodi:

• Anträge: Tabellarische Übersicht aller Reservierungen mit Status (ausstehend, genehmigt, abgelehnt)
• Monatsübersicht: Interaktiver FullCalendar-Kalender mit farblich gekennzeichneten Fahrzeugen
• Jahresübersicht: Übersicht für das gesamte Jahr (nur verfügbar, wenn keine zeitbasierten Reservierungen verwendet werden)

Vorgehensweise: Erstellen eines Antrags auf Fahrzeugreservierung

Im Modul Fahrzeugreservierung klicken Sie auf die Schaltfläche Antrag hinzufügen oder klicken Sie auf ein Datum im Kalender. Ein Reservierungsantrag kann auch im Namen eines anderen Mitarbeiters erstellt werden, wenn Sie die entsprechende Berechtigung haben.

1. Klicken Sie im Modul Fahrzeugreservierung auf Antrag hinzufügen oder auf ein Datum im Kalender
2. Füllen Sie das Formular Reservierungsantrag aus:
   • Mitarbeiter: Auswahl des Antragstellers (bei Reservierung im Namen eines anderen)
   • Fahrzeug: Auswahl eines Fahrzeugs aus der Liste verfügbarer Fahrzeuge
   • Von (Datum): Startdatum der Reservierung
   • Bis (Datum): Enddatum der Reservierung
   • Uhrzeit von / bis: Uhrzeit der Reservierung (wird nur angezeigt, wenn zeitbasierte Reservierungen aktiviert sind)
   • Reiseart: Art der Dienstreise
   • Ziel: Zielort oder Bestimmungsort
3. Optional Wiederholung einstellen: Tägliche, wöchentliche, monatliche oder jährliche Wiederholung mit Enddatum
4. Das System prüft automatisch, ob das Fahrzeug im angegebenen Zeitraum verfügbar ist – es zeigt eine Warnung, wenn es bereits reserviert ist
5. Klicken Sie auf Speichern

Hinweis: Wenn das Fahrzeug im gewünschten Zeitraum nicht verfügbar ist, ist die Schaltfläche Speichern deaktiviert und eine Fehlermeldung wird angezeigt.

Filter in der Übersicht der Fahrzeugreservierungen

Im Modul Fahrzeugreservierung können Sie auf der Registerkarte Anträge die Datensätze filtern nach:

• Fahrzeug: Filter nach bestimmtem Fahrzeug
• Anträge: Alle anzeigen, nur ausstehende, nur genehmigte oder nur abgelehnte Reservierungen
• Antragsteller: Filter nach dem Mitarbeiter, der den Antrag gestellt hat

Vorgehensweise: Genehmigung oder Ablehnung einer Fahrzeugreservierung

Im Modul Fahrzeugreservierung kann ein Genehmiger einzelne Reservierungsanträge genehmigen oder ablehnen. Zur Genehmigung benötigen Sie die Berechtigung „Genehmigt und löscht Reservierungen ausgewählter Fahrzeuge" oder höher.

1. Suchen Sie auf der Registerkarte Anträge den ausstehenden Antrag
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Genehmigen oder Ablehnen beim betreffenden Eintrag
3. Wenn die Option „Anmerkung bei Genehmigung/Ablehnung" in den Einstellungen aktiviert ist, füllen Sie die optionale Anmerkung aus
4. Bestätigen Sie die Aktion

Vorgehensweise: Massengenehmigung oder -ablehnung von Fahrzeugreservierungen

Im Modul Fahrzeugreservierung können Sie mehrere Anträge gleichzeitig massengenehmigen oder -ablehnen. Die Funktion ist auf der Registerkarte Anträge verfügbar.

1. Markieren Sie auf der Registerkarte Anträge die Anträge, die Sie massenbearbeiten möchten
2. Klicken Sie auf Massengenehmigung oder Massenablehnung
3. Bestätigen Sie die Aktion

Kalender der Fahrzeugreservierungen

Im Modul Fahrzeugreservierung zeigt die Registerkarte Monatsübersicht einen interaktiven Kalender mit allen Reservierungen. Jedes Fahrzeug hat eine eigene Farbe (konfigurierbar unter Einstellungen → Fahrzeugreservierung → Farbkennzeichnung). Durch Klicken auf einen Tag oder auf eine bestehende Reservierung im Kalender können Sie eine neue erstellen oder eine bestehende bearbeiten. Die Monatsnavigation ist über die Pfeile links und rechts verfügbar.

Integration mit anderen Modulen

• Reiseaufträge: Die Fahrzeugverwaltung ist mit dem Modul Reiseaufträge verknüpft. Beim Ausfüllen eines Reiseauftrags können Sie ein Firmenfahrzeug aus der Verwaltung auswählen.
• Fahrtenbuch: Das System liest Daten aus dem Fahrtenbuch, um den aktuellen Kilometerstand bei der Prüfung bevorstehender Servicetermine zu ermitteln.
• GPS-Standort: Wenn die GPS-Verfolgung integriert ist, liest das System den aktuellen Tachostand aus GPS-Daten zur Berechnung bevorstehender Servicetermine.
• Dokumente und Dateien: An jedes Fahrzeug, jeden Servicedatensatz, jeden Schaden oder jede Kosten können beliebige Anhänge (Fotos, Rechnungen, Verträge usw.) angehängt werden.
• Arbeitsplan: Eine Fahrzeugreservierung kann direkt aus dem Modul Arbeitsplan für einen bestimmten Mitarbeiter erstellt werden.
• Mitarbeiter: Benutzer mit Zugriff auf das Modul Fahrzeugverwaltung stehen als Fahrer und Fahrzeugverwalter zur Verfügung.

Fehlerbehebung in der Fahrzeugverwaltung

Häufig gestellte Fragen zur Fahrzeugverwaltung

Frage: Warum kann ich nicht alle Fahrzeuge im Modul Fahrzeugverwaltung sehen?

Antwort: Das hängt von Ihren Berechtigungen ab. Wenn Sie das Recht „Sieht Fahrzeuge, bei denen er als Fahrer eingetragen ist" haben, sehen Sie nur Fahrzeuge, bei denen Sie als Fahrer zugewiesen sind. Um alle Fahrzeuge anzuzeigen, benötigen Sie eine höhere Berechtigungsstufe. Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, um eine Änderung der Berechtigung zu beantragen.

Frage: Warum erscheint das Fahrzeug nicht in der Auswahl bei der Erstellung einer Reservierung?

Antwort: Das Fahrzeug muss die Option Reservierbar im Fahrzeugbearbeitungsformular aktiviert haben. Zusätzlich muss Ihnen in den Einstellungen der Fahrzeugreservierung das entsprechende Fahrzeug zugewiesen sein (bei der Berechtigung „Reservierungen lesen und ausgewählte Fahrzeuge reservieren").

Frage: Wie richte ich ein, dass mir das System E-Mail-Benachrichtigungen über den Ablauf der Versicherung oder Hauptuntersuchung sendet?

Antwort: Stellen Sie unter Einstellungen → Fahrzeugverwaltung → Allgemeine Einstellungen das Feld „Ablaufinformationen per E-Mail senden" auf den gewünschten Wert ein (Administrator, Fahrer oder beide). Überprüfen Sie außerdem, ob beim betreffenden Fahrzeug ein Fahrzeugverwalter eingetragen ist oder Fahrer mit gültiger E-Mail-Adresse zugewiesen sind.

Frage: Wie markiere ich ein Fahrzeug als außer Betrieb gesetzt?

Antwort: Deaktivieren Sie im Fahrzeugbearbeitungsformular das Feld Aktiv. Ein außer Betrieb gesetztes Fahrzeug wird nicht im Benachrichtigungspanel angezeigt und kann über den Filter „Aktiv (außer Betrieb)" mit der Option „Nur inaktive (außer Betrieb gesetzte)" gefiltert werden.

Frage: Wie kopiere ich eine Fahrzeugreservierung?

Antwort: Klicken Sie in der Reservierungsübersicht auf das Kopiersymbol bei einer bestehenden Reservierung. Ein Formular mit vorausgefüllten Daten aus der Quellreservierung wird geöffnet. Ändern Sie das Datum und klicken Sie auf Speichern.

Tipps für die effiziente Nutzung der Fahrzeugverwaltung

• Tipp: Verwenden Sie in der Haupttabelle der Fahrzeuge die Schaltfläche Spalten anzeigen und wählen Sie nur die Spalten aus, die Sie wirklich benötigen – dies verbessert die Übersichtlichkeit erheblich
• Tipp: Legen Sie für jedes Fahrzeug einen Fahrzeugverwalter fest – diese Person erhält automatische E-Mail-Benachrichtigungen über bevorstehende Ablaufdaten
• Tipp: Der Servicestatus kann anhand von Fahrtenbuch- oder GPS-Daten überwacht werden – das System vergleicht automatisch die gefahrenen Kilometer mit dem konfigurierten Servicelimit
• Tipp: Beim Massenkauf von Autobahnvignetten (Tschechische Republik) verwenden Sie den Import aus der EDAZ-XLSX-Datei für eine schnelle Zuweisung zu Fahrzeugen
• Tipp: Im Reservierungskalender können Sie durch Klicken auf einen freien Tag sofort das Formular zur Erstellung einer neuen Reservierung mit vorausgefülltem Datum öffnen
• Tipp: Für wiederkehrende Reservierungen (z. B. wöchentliche Abholung) nutzen Sie die Wiederholungsfunktion bei der Reservierungserstellung