Fahrzeugverwaltung
Übersicht
Das Modul Fahrzeugverwaltung dient der umfassenden Verwaltung des Fuhrparks des Unternehmens. Es ermöglicht die Erfassung aller Basisdaten zu Fahrzeugen, die Überwachung wichtiger Termine und Fristen (Hauptuntersuchung - STK, Versicherung, Service, Autobahnvignetten), die Verwaltung von Serviceplänen und -aufzeichnungen sowie die Erfassung von Schäden und Fahrzeugkosten. Das System informiert automatisch über herannahende Ablaufdaten wichtiger Dokumente und Termine mittels E-Mail-Benachrichtigungen.
Klíčové funkce
- Erfassung der Basisdaten von Fahrzeugen (Kennzeichen, VIN, Typ, Fahrer, Verwalter)
- Dashboard mit Übersicht über ablaufende Termine und automatische Benachrichtigung
- Verwaltung von Serviceplänen und Aufzeichnungen über durchgeführte Servicearbeiten
- Erfassung von Fahrzeugschäden und -beschädigungen
- Verfolgung der Betriebskosten der Fahrzeuge mit jährlichen Zusammenfassungen
- Verwaltung von Versicherungen, Autobahnvignetten, Tankkarten und Reifen
- Generierung von Übergabeprotokollen für die Fahrzeugübergabe an Mitarbeiter
Zugriff und Einstellungen
Zugriff auf das Modul
Navigationspfad: Weiter → Fahrzeugverwaltung
Moduleinstellungen
Pfad zu den Einstellungen: Einstellungen → Fahrzeugverwaltung
Die Moduleinstellungen enthalten drei Hauptabschnitte:
1. Modulberechtigungen
In diesem Bereich weisen Sie den einzelnen Benutzern Zugriffsrechte für das Modul zu. Das System unterscheidet 7 Berechtigungsstufen:
| Stufe | Beschreibung der Berechtigung |
|---|---|
| 0 | Kein Zugriff - der Benutzer sieht das Modul nicht |
| 1 | Sieht Fahrzeuge, bei denen er als Fahrer eingetragen ist - nur Lesezugriff |
| 2 | Sieht Fahrzeuge als Fahrer und kann diese bearbeiten |
| 3 | Sieht alle Fahrzeuge, kann diese nicht bearbeiten |
| 4 | Sieht alle Fahrzeuge, kann diejenigen bearbeiten, bei denen er der Fahrer ist |
| 5 | Sieht alles, kann alles bearbeiten und neue Einträge erstellen |
| 6 | Sieht und kann alles, einschließlich des Löschens von Fahrzeugen |
2. Allgemeine Einstellungen
Hier legen Sie das grundlegende Verhalten des Moduls fest:
- Wie viele Tage im Voraus den Ablauf überwachen: Anzahl der Tage vor dem Ablaufdatum, an denen eine Warnung angezeigt wird (Standard 14 Tage)
- Leere Zeilen in "Bald zu erledigen" anzeigen: Ob auch Kategorien ohne ablaufende Elemente angezeigt werden sollen
- Wem E-Mails über den Ablauf senden: Auswahl der Empfänger für Benachrichtigungen (Verwalter/Fahrer/beide/niemand)
- Typ des Übergabeprotokolls: Format des Protokolls (Word/Excel)
- Finanzierungsabschnitt anzeigen: Ein-/Ausschalten der Erfassung von Leasing und Krediten
- Finanzierung - wem Info über Kreditende senden: Auswahl des Benutzers für die Benachrichtigung
- Fahrerhistorie verwenden: Ein-/Ausschalten der Erfassung der Zuweisungshistorie der Fahrzeuge
3. Optionale Felder
Sie können bis zu 10 eigene Felder für spezifische Anforderungen Ihres Unternehmens definieren. Für jedes Feld legen Sie fest:
- Name: Eigene Benennung des Feldes
- Typ: Text, Zahl, Datum, Auswahl aus Liste usw.
- In Haupttabelle anzeigen: Ob das Feld in einer Spalte der Übersicht angezeigt wird
Benutzerrechte
Der Zugriff auf Fahrzeuge wird durch ein granulares Berechtigungssystem gesteuert. Ein Benutzer mit geringeren Berechtigungen sieht nur Fahrzeuge, bei denen er als Fahrer eingetragen ist. Der Fahrzeugverwalter und Benutzer mit höheren Rechten sehen und können alle Fahrzeuge bearbeiten.
Benutzeroberfläche
Hauptbildschirm
Nach dem Öffnen des Moduls wird Folgendes angezeigt:
- Dashboard "Bald zu erledigen": Ein rotes Panel oben, das Fahrzeuge mit herannahenden Ablaufdaten anzeigt
- Filter: Ein ausklappbares Panel zum Filtern der Fahrzeugliste
- Haupttabelle der Fahrzeuge: Übersicht aller Fahrzeuge mit konfigurierbarer Spaltenansicht
Dashboard "Bald zu erledigen"
Dieses Panel zeigt eine Übersicht der Fahrzeuge an, bei denen wichtige Termine bald ablaufen oder bereits abgelaufen sind. Bereits abgelaufene Posten sind rot markiert.
Überwachte Posten:
- Tankkarte - Gültigkeit
- Kfz-Haftpflichtversicherung
- Kaskoversicherung
- Hauptuntersuchung (STK)
- Service nach km oder Datum
- Verbandskasten
- Revision der Hebevorrichtung (LKW)
- Tachographenprüfung (LKW)
- Autobahnvignetten
- Ende von Kredit/Leasing
Filter und Suche
Folgende Filter stehen zur Verfügung:
- Aktiv/Ausgeschieden: Filter nach Fahrzeugstatus (aktiv, inaktiv, alle)
- Versicherung: Auswahl nach Versicherungsgesellschaft
- Fahrer: Auswahl nach zugewiesenem Fahrer
- Fahrzeugverwalter: Auswahl nach Verwalter
Zusätzlich zu den Filtern können Sie die globale Suche in der Tabelle über das Suchfeld oben rechts verwenden.
Haupttabelle
Die Tabelle zeigt eine Übersicht aller Fahrzeuge mit folgenden Spalten:
- ID, Kennzeichen, Fahrzeugtyp, Interne Bezeichnung, Name
- Reservierbar, Standort, Eigentumstyp
- VIN, Baujahr, Inbetriebnahme, Aktiv
- Anhängerkupplung/Anhänger, Nummer der Grünen Karte
- Fahrer, Fahrzeugverwalter
- Zulassungsbescheinigungsnummern
- Informationen zur Tankkarte (Nummer, Gültigkeit, PIN)
- Revisionen (Hebevorrichtung, Tachograph)
- Autobahnvignetten
- Versicherung (Gesellschaft, Vertragsnummern, Gültigkeitsdaten)
- STK bis, Service bis, Verbandskasten bis
- Informationen zu Reifen
- Warnwesten, Radio-PIN
- Finanzierung (falls in den Einstellungen aktiviert)
- Eigene Felder (falls definiert)
Über die Schaltfläche Spalten anzeigen können Sie wählen, welche Spalten Sie sehen möchten. Das System empfiehlt, nicht genutzte Spalten für eine übersichtlichere Darstellung auszublenden.
Základní operace
Neues Fahrzeug hinzufügen
- Klicken Sie auf der Hauptseite des Moduls auf die Schaltfläche Fahrzeug hinzufügen (grüne Schaltfläche oben rechts)
- Es öffnet sich ein Dialogfenster mit einem Formular, das in mehrere Abschnitte unterteilt ist
- Füllen Sie die mit einem Sternchen (*) markierten Pflichtfelder aus:
- Kennzeichen: Das amtliche Kennzeichen des Fahrzeugs
- Name: Ein benutzerfreundlicher Name (z. B. "Skoda Octavia - 2020")
- Füllen Sie weitere Basisdaten aus:
- Aktiv: Markieren Sie dies, wenn das Fahrzeug im aktiven Betrieb ist (standardmäßig markiert)
- Fahrzeugtyp: PKW, LKW oder Maschinen
- Fahrer: Weisen Sie einen oder mehrere Fahrer zu (Mehrfachauswahl mit Strg möglich)
- Fahrzeugverwalter: Die für das Fahrzeug verantwortliche Person, die Benachrichtigungen erhält
- Füllen Sie nach Bedarf weitere Abschnitte des Formulars aus
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern im unteren Teil des Dialogs
Fahrzeugdetails anzeigen
- Klicken Sie in der Haupttabelle auf das Kennzeichen oder die ID des gewünschten Fahrzeugs
- Die Detailseite des Fahrzeugs öffnet sich, unterteilt in 5 Registerkarten:
- Allgemein: Basisdaten, Versicherung, Tankkarte, Reifen usw.
- Fahrzeugservice: Serviceplan und durchgeführte Servicearbeiten
- Schäden: Erfassung von Unfällen und Beschädigungen
- Fahrzeugkosten: Übersicht aller Kosten
- Notizen/Änderungen: Historie der Änderungen und Notizen
- Um zur Übersicht zurückzukehren, klicken Sie auf den Link Zurück oben links
Fahrzeug bearbeiten
- Öffnen Sie die Fahrzeugdetails
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten oben rechts
- Alternativ können Sie direkt aus dem Detail eines bestimmten Abschnitts heraus bearbeiten, indem Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten in der jeweiligen Karte klicken
- Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor
- Klicken Sie auf Speichern
Fahrzeug außer Betrieb setzen
- Öffnen Sie die Fahrzeugdetails
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten
- Deaktivieren Sie im Abschnitt Basisdaten das Feld Aktiv
- Speichern Sie die Änderungen
- Das Fahrzeug wird künftig nicht mehr in der Übersicht der aktiven Fahrzeuge angezeigt
Fahrzeug löschen
- Nur ein Benutzer mit Berechtigungsstufe 6 kann ein Fahrzeug löschen
- Öffnen Sie die Fahrzeugdetails
- Klicken Sie auf die rote Schaltfläche Löschen oben rechts
- Bestätigen Sie das Löschen im Dialogfenster
- Gelöschte Fahrzeuge können über die Schaltfläche Gelöscht auf der Hauptseite angezeigt werden
Erweiterte Funktionen
Serviceplan
Der Serviceplan definiert, welche Arbeiten am Fahrzeug in bestimmten Intervallen (Kilometer oder Monate) durchgeführt werden müssen.
Serviceplan erstellen
- Öffnen Sie die Fahrzeugdetails und gehen Sie zur Registerkarte Fahrzeugservice
- Klicken Sie im Abschnitt Serviceplan auf die Schaltfläche Hinzufügen/Bearbeiten
- Geben Sie Folgendes ein:
- Km: Intervall in Kilometern (z. B. 15000)
- Monate: Zeitintervall (z. B. 12)
- Beschreibung: Was gewartet werden soll (z. B. "Öl- und Filterwechsel")
- Sie können Dateien anhängen (z. B. Servicehandbuch)
- Klicken Sie auf Speichern
Serviceplan gesammelt hinzufügen
Wenn Sie denselben Serviceplan für mehrere Fahrzeuge gleichzeitig festlegen möchten:
- Klicken Sie auf der Hauptseite des Moduls auf die Schaltfläche Serviceplan
- Wählen Sie die Fahrzeuge aus, denen Sie den Plan zuweisen möchten
- Geben Sie die Serviceparameter ein (km, Monate, Beschreibung)
- Klicken Sie auf Speichern
Erfassung durchgeführter Servicearbeiten
- Öffnen Sie die Fahrzeugdetails, Registerkarte Fahrzeugservice
- Klicken Sie im Abschnitt Service auf die Schaltfläche Hinzufügen
- Füllen Sie Folgendes aus:
- Datum: Wann der Service durchgeführt wurde
- Beschreibung: Was durchgeführt wurde
- Sie können eine Rechnung oder ein Serviceprotokoll anhängen
- Klicken Sie auf Speichern
Schadenserfassung
- Öffnen Sie die Fahrzeugdetails, Registerkarte Schäden
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen
- Füllen Sie Folgendes aus:
- Datum: Wann der Schaden entstanden ist
- Ereignisnummer: Nummer aus dem System der Versicherung
- Erledigt: Nach der Behebung markieren
- Notiz: Beschreibung des Schadens und des Verlaufs der Bearbeitung
- Hängen Sie Fotos des Schadens oder ein Unfallprotokoll an
- Klicken Sie auf Speichern
Kostenverfolgung
- Öffnen Sie die Fahrzeugdetails, Registerkarte Fahrzeugkosten
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen
- Füllen Sie Folgendes aus:
- Datum: Datum der Zahlung
- Typ: Kostenkategorie (Kraftstoff, Service, Versicherung usw.)
- Betrag: Höhe der Kosten
- Beschreibung: Detaillierte Beschreibung
- Sie können eine Rechnung anhängen
- Klicken Sie auf Speichern
Im unteren Teil der Tabelle wird die Gesamtsumme der Kosten angezeigt. Unter der Tabelle finden Sie eine Kostenübersicht nach einzelnen Jahren.
Verwaltung von Autobahnvignetten
Manuelle Eingabe einer Autobahnvignette
- Öffnen Sie die Fahrzeugdetails, Registerkarte Allgemein, Abschnitt Autobahnvignetten
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten oben rechts im Abschnitt
- Geben Sie für jedes Land Folgendes ein:
- Land: Auswahl aus der Länderliste
- Gültig ab: Beginn der Gültigkeit
- Gültig bis: Ende der Gültigkeit
- Zusätzlich für LKW: Gerätenummer und Ausgabedatum
- Klicken Sie auf Speichern
Import von Sammelkäufen von Autobahnvignetten (nur für CZ)
Wenn Sie Autobahnvignetten gesammelt über das EDAZ-System kaufen:
- Klicken Sie auf der Hauptseite des Moduls auf die Schaltfläche Import des Sammelkaufs von Autobahnvignetten EDAZ....XLS
- Wählen Sie die vom EDAZ-System heruntergeladene XLS-Datei aus
- Das System weist die Vignetten den Fahrzeugen automatisch anhand des Kennzeichens zu
- Überprüfen Sie die Zuweisung und bestätigen Sie den Import
Etikettendruck für Autobahnvignetten (nur für CZ)
- Klicken Sie auf der Hauptseite des Moduls auf die Schaltfläche Druck von Autobahnvignetten-Etiketten CZ
- Wählen Sie die Fahrzeuge aus, für die Sie Etiketten drucken möchten
- Das System generiert ein PDF mit Etiketten, die das Kennzeichen und die Gültigkeit der Vignette enthalten
- Drucken Sie die Etiketten aus und bringen Sie diese in den Fahrzeugen an
Übergabeprotokoll
Bei der Übergabe eines Fahrzeugs an einen Mitarbeiter können Sie ein Übergabeprotokoll generieren:
- Öffnen Sie die Fahrzeugdetails
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Übergabeprotokoll vorbereiten
- Das System generiert ein Dokument im Word- oder Excel-Format (je nach Einstellung)
- Das Dokument enthält alle wichtigen Daten zum Fahrzeug, zur Ausstattung und zum Zustand
- Drucken Sie das Protokoll aus und lassen Sie es vom Mitarbeiter bei der Übernahme unterzeichnen
Fahrerhistorie
Wenn in den Einstellungen die Funktion Fahrerhistorie aktiviert ist, können Sie verfolgen, wer das Fahrzeug in der Vergangenheit genutzt hat:
- Öffnen Sie die Fahrzeugdetails, Registerkarte Allgemein, Abschnitt Fahrerhistorie
- Um einen Eintrag hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen
- Füllen Sie Folgendes aus:
- Datum von: Beginn der Nutzung
- Kilometerstand: Tachostand bei Übernahme
- Datum bis: Ende der Nutzung
- Kilometerstand: Tachostand bei Rückgabe
- Fahrer - Benutzer: Auswahl des Mitarbeiters
- Klicken Sie auf Speichern
Reifenverwaltung
Für PKW
- Öffnen Sie die Fahrzeugdetails, Registerkarte Allgemein, Abschnitt Reifen
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten
- Füllen Sie die Daten für Winter-, Sommer- und Allwetterreifen aus:
- Kauf (Datum): Wann die Reifen gekauft wurden
- Marke: Hersteller und Modell
- Größe: Reifendimension (z. B. 205/55 R16)
- Wählen Sie im Feld Aktuell bereift auf aus, welcher Reifentyp sich derzeit am Fahrzeug befindet
- Erfassen Sie das Datum des Reifenwechsels
- In der Notiz Reifen eingelagert/Zustand können Sie angeben, wo die Reifen gelagert sind und in welchem Zustand sie sich befinden
Für LKW und Maschinen
Bei LKW erfassen Sie die Reifen nach Achsen:
- Geben Sie für jede Achse (1-4) Folgendes ein:
- Größe
- Hersteller/Typ
- Kaufdatum
- Datum des Wechsels
Tankkarten
Sie können für ein Fahrzeug mehrere Tankkarten erfassen:
- Öffnen Sie die Fahrzeugdetails, Registerkarte Allgemein, Abschnitt Tankkarte
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten
- Füllen Sie für jede Karte Folgendes aus:
- Kartentyp: Name des Anbieters (z. B. "OMV", "Shell")
- Kartennummer: Die auf der Karte aufgedruckte Nummer
- Kartengültigkeit bis: Ablaufdatum
- PIN: PIN-Code (falls vorhanden)
- Klicken Sie auf Speichern
Finanzierung (Leasing/Kredit)
Wenn in den Einstellungen der Abschnitt Finanzierung aktiviert ist, können Sie Kredite und Leasings erfassen:
- Öffnen Sie die Fahrzeugdetails, Registerkarte Allgemein, Abschnitt Finanzierung
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten
- Füllen Sie Folgendes aus:
- Kreditvertragsnummer
- Bei Gesellschaft: Name der Bank oder Leasinggesellschaft
- Gesamtbetrag: Höhe der Finanzierung
- Datum des Kreditendes: Wann die Rückzahlung endet
- Tag der Rate im Monat: An welchem Tag im Monat die Rate gezahlt wird
- Ratenhöhe: Monatliche Rate
- Kontonummer: Konto für die Rückzahlung
- Das System benachrichtigt den festgelegten Benutzer vor Ablauf des Vertrags
E-Mail-Benachrichtigungen
Das System versendet automatisch E-Mail-Warnungen gemäß den Einstellungen:
- Warnungen werden eine festgelegte Anzahl von Tagen vor Ablauf versendet (Standard 14 Tage)
- Die E-Mail erhält der Fahrzeugverwalter und/oder der Fahrer (je nach Moduleinstellung)
- Die E-Mail enthält Informationen zum Fahrzeug (Kennzeichen, Name), was wann abläuft
- Benachrichtigungen werden automatisch jeden Tag mittels eines Cron-Jobs versendet
Datenexport
- Klicken Sie in der Haupttabelle mit der Fahrzeugübersicht auf die Schaltfläche Excel
- Das System exportiert die aktuell angezeigten Daten (einschließlich aktiver Filter)
- Der Export enthält alle sichtbaren Spalten
- Die Datei wird automatisch im XLSX-Format heruntergeladen
Integration mit anderen Modulen
Fahrtenbuch
Wenn Sie das Modul Fahrtenbuch nutzen, verknüpft das System die Daten automatisch:
- In den Fahrzeugdetails wird der aktuelle Kilometerstand aus dem Fahrtenbuch angezeigt
- Bei der Überwachung des Service nach km vergleicht das System den geplanten Service mit dem aktuellen Kilometerstand
- In den Fahrzeugdetails können Sie durch Klicken auf die Schaltfläche Fahrtenbuch direkt zu den Aufzeichnungen dieses Fahrzeugs gelangen
Fahrzeugreservierung
Wenn die Integration mit dem Modul Fahrzeugreservierung aktiviert ist:
- Bei jedem Fahrzeug können Sie das Feld Reservierbar einstellen
- Nur Fahrzeuge mit dieser aktivierten Funktion werden im Reservierungssystem angezeigt
- Mitarbeiter können Fahrzeuge über den Reservierungskalender reservieren
Problemlösung
Häufig gestellte Fragen
Frage: Warum sehe ich einige Fahrzeuge nicht in der Liste?
Lösung: Prüfen Sie Folgendes:
- Haben Sie die richtigen Zugriffsrechte? Mit Berechtigung 1 oder 2 sehen Sie nur Fahrzeuge, bei denen Sie als Fahrer eingetragen sind
- Ist ein Filter aktiv? Versuchen Sie, den Filter über die Schaltfläche Abbrechen im Abschnitt Filter aufzuheben
- Ist das Fahrzeug ausgeschieden? Klicken Sie auf die Schaltfläche Alle statt Nur Aktive
Frage: Ich erhalte keine E-Mail-Benachrichtigungen über den Ablauf.
Lösung:
- Prüfen Sie unter Einstellungen → Fahrzeugverwaltung, ob der E-Mail-Versand aktiviert ist
- Stellen Sie sicher, dass Sie als Fahrzeugverwalter oder Fahrer eingetragen sind
- Überprüfen Sie, ob Ihre E-Mail-Adresse in Ihrem Benutzerprofil korrekt hinterlegt ist
Frage: Wie kann ich die Spalten anpassen, die in der Tabelle angezeigt werden?
Lösung: Klicken Sie auf die Schaltfläche Spalten anzeigen über der Tabelle und markieren/demarkieren Sie die gewünschten Spalten.
Frage: Kann ich mehr als eine Tankkarte für ein Fahrzeug erfassen?
Lösung: Ja, in der Fahrzeugbearbeitung im Abschnitt Tankkarte können Sie bis zu 5 verschiedene Karten hinzufügen. Jede hat eine eigene Nummer, Gültigkeit und PIN.
Frage: Wie funktioniert die Serviceüberwachung nach km?
Lösung: Wenn Sie das Modul Fahrtenbuch nutzen, vergleicht das System automatisch den aktuellen Kilometerstand mit dem eingestellten Limit für den Service. Sobald sich der tatsächliche Stand dem Limit nähert (innerhalb der eingestellten Anzahl von Tagen im Voraus), wird das Fahrzeug im Dashboard "Bald zu erledigen" angezeigt.
Tipps für effizientes Arbeiten
- Passen Sie die Tabellenspalten an: Blenden Sie nicht genutzte Spalten aus, um eine übersichtlichere Ansicht zu erhalten
- Nutzen Sie Übergabeprotokolle: Generieren Sie bei jeder Fahrzeugübergabe ein Protokoll zur Dokumentation
- Legen Sie Fahrzeugverwalter fest: Weisen Sie jedem Fahrzeug einen Verwalter zu, der die Benachrichtigungen erhält
- Erfassen Sie Kosten regelmäßig: Geben Sie Kosten laufend ein, um eine Übersicht über die Betriebskosten zu erhalten
- Nutzen Sie Servicepläne: Erstellen Sie Servicepläne gemäß den Herstellerempfehlungen; das System erinnert Sie rechtzeitig
- Dokumente anhängen: Hängen Sie Rechnungen und Fotos zu Servicearbeiten, Schäden und Kosten an
- Prüfen Sie das Dashboard: Kontrollieren Sie regelmäßig den Abschnitt "Bald zu erledigen", um Fristen rechtzeitig zu bearbeiten