Fahrzeugregister – Fuhrpark, Firmenfahrzeugverwaltung, Fahrzeugverwaltung

Überblick

Das Modul Fahrzeugregister dient zur Erfassung des gesamten Fuhrparks des Unternehmens – Personenkraftwagen und Lastkraftwagen, Maschinen, Anhänger sowie Motorräder. Im Modul Fahrzeugregister finden Sie zu jedem Fahrzeug die technischen Daten, die Gültigkeit der STK (Hauptuntersuchung), die Versicherung, die Autobahnvignetten, die Tankkarte, den Serviceplan, Schäden sowie Kosten. Das Modul überwacht selbstständig die nahenden Fristen wichtiger Termine und weist im Voraus per E-Mail den Fahrzeugmanager oder den Fahrer darauf hin. Es wird sowohl von Fuhrparkmanagern genutzt, die einen Überblick über den Zustand und die Kosten der Fahrzeuge benötigen, als auch von Fahrern, die im Modul die Gültigkeit der Dokumente des ihnen anvertrauten Fahrzeugs überprüfen.

Wichtigste Funktionen des Moduls Fahrzeugregister

• Erfassung der technischen Daten des Fahrzeugs (Kennzeichen, VIN, Baujahr, Fahrzeugtyp, Kraftstoff, Verbrauch)
• Überwachung der Gültigkeit von STK, Versicherung, Autobahnvignette, Tankkarte, Erste-Hilfe-Ausrüstung und Revisionen
• E-Mail-Benachrichtigungen über nahende und bereits abgelaufene Fristen
• Serviceplan des Fahrzeugs nach Datum und nach gefahrenen Kilometern, einschließlich Massenkonfiguration
• Erfassung von Schäden und Kosten des Fahrzeugs mit unternehmensweiter Übersicht nach Jahr
• Anbindung an das Kraftfahrzeugregister – manuelles und automatisches Abrufen der technischen Daten
• Druck von Autobahnvignetten-Etiketten und Erstellung des Fahrzeugübergabeprotokolls
• Optionale Felder nach Bedarf des Unternehmens sowie Erfassung der Finanzierung (Kredit) des Fahrzeugs

Zugang und Einstellungen

So gelangen Sie in das Modul Fahrzeugregister

Der Navigationsweg in das Modul Fahrzeugregister führt über das Hauptmenü der Anwendung, den Punkt Fahrzeugregister. Das Modul öffnet sich auf dem Hauptbildschirm mit der Fahrzeugliste; es wird nur Benutzern angezeigt, die mindestens das Anzeigerecht dafür besitzen.

Einstellungen des Moduls Fahrzeugregister

Die Konfiguration des Moduls Fahrzeugregister ist über Einstellungen → Fahrzeugregister erreichbar. Zugriff auf die Einstellungen des Moduls Fahrzeugregister hat nur der Administrator des Unternehmens oder ein Benutzer, dem der Administrator diese Einstellungen ausdrücklich freigegeben hat. Die Einstellungen bestimmen, wie weit im Voraus Fristen überwacht werden, ob auch der Kilometerstand verfolgt wird, welche Art des Übergabeprotokolls erstellt wird und welche optionalen Felder beim Fahrzeug angeboten werden.

Einstellung der Überwachung nahender Fristen

In den Einstellungen des Moduls Fahrzeugregister geben Sie wie viele Tage vor dem Ablauf überwachen Sie den Ablauf von Fristen (STK, Versicherung, Tankkarte, Service, Erste-Hilfe-Ausrüstung, Revisionen usw.) – ohne eigene Eingabe wird der Standardwert von 14 Tagen verwendet. Mit der Option In der Tabelle „Es muss bald geklärt werden" auch leere Zeilen anzeigen legen Sie fest, ob in der Übersicht auf dem Hauptbildschirm auch Zeilen angezeigt werden, bei denen aktuell kein Fahrzeug zu bearbeiten ist – wenn Sie dies deaktivieren, sparen Sie Platz auf dem Bildschirm, sehen aber schlechter, was alles überwacht wird. Die Option Benachrichtigung über den Ablauf per E-Mail senden bestimmt, an wen die E-Mail-Benachrichtigungen gesendet werden: an Fahrzeugmanager und Fahrer, nur an den Fahrzeugmanager, nur an die Fahrer des Fahrzeugs oder an niemanden.

Einstellung der Serviceüberwachung nach gefahrenen Kilometern

Durch Aktivieren der Option Wartungstermine auch anhand der gefahrenen Kilometer überwachen wird im Modul Fahrzeugregister neben dem Servicetermin nach Datum auch der Kilometerstand überwacht – die Benachrichtigung erfolgt danach, was früher eintritt. Die Option Quelle des Kilometerstands bestimmt, woher der aktuelle Kilometerstand des Fahrzeugs stammt: der höhere Wert aus GPS-Standort und Fahrtenbuch, nur der GPS-Standort oder nur das Fahrtenbuch. Im Feld Wie viele km im Voraus soll die Benachrichtigung gesendet werden? geben Sie an, wie viele Kilometer vor Erreichen des Service-Zielstands eine Benachrichtigung per E-Mail gesendet wird (Standardwert ist 1000 km) – die zweite Benachrichtigung erfolgt beim tatsächlichen Erreichen des Standes.

Finanzierung, Fahrerverlauf und das Sonderrecht Fahrer

Mit der Option Finanzierungsabschnitt anzeigen aktivieren Sie im Detail und im Formular des Fahrzeugs die Karte Finanzierung mit der Erfassung des Fahrzeugkredits (Kreditvertragsnummer, Gesamtbetrag, Enddatum, Höhe der Rate usw.); ohne Aktivierung wird die Karte Finanzierung im Modul Fahrzeugregister überhaupt nicht angezeigt. Im Feld Finanzierung – Enddatum des Kredits – Benachrichtigung senden an wählen Sie den Benutzer aus, der über das nahende Ende des Kredits benachrichtigt werden soll. Die Option Verlaufsabschnitt der Fahrer anzeigen aktiviert im Fahrzeugdetail die Karte mit dem Verlauf, welcher Fahrer das Fahrzeug wann genutzt hat. Die Option Spezielles Fahrerrecht beschränkt nach Aktivierung Benutzern mit dem Recht, eigene Fahrzeuge als Fahrer anzuzeigen, die Ansicht nur auf Basisdaten, Autobahnvignette, Versicherung, Tankkarte, Warnwesten, Reifen und einen separaten, eingeschränkten Satz von Anhängen – die Karten Fahrzeugservice, Schäden, Kosten des Fahrzeugs, Notizen, Folgeversicherung, Finanzierung und interne Anhänge sehen solche Benutzer im Fahrzeugdetail nicht.

Optionale Felder des Fahrzeugs

In den Einstellungen des Moduls Fahrzeugregister lassen sich bis zu 11 eigene (optionale) Felder definieren, die dann im Formular des Fahrzeugs und in seinem Detail angeboten werden. Bei jedem Feld werden Reihenfolge, Name, Feldtyp (z. B. Text, Zahl, Datum oder eine durch Semikolon getrennte Werteliste), ob es bei der Fahrzeugerfassung erforderlich ist und ob es auch in der Haupttabelle der Fahrzeuge angezeigt werden soll, angegeben. Lassen Sie den Namen des Feldes leer, wird dieses Feld nicht verwendet. Achtung: Wenn Sie den Namen eines bereits verwendeten optionalen Feldes umbenennen oder löschen, gehen die darin bereits erfassten Daten bei allen Fahrzeugen unwiderruflich verloren.

Berechtigungen und Zugriffsrechte zum Modul Fahrzeugregister

Der Zugriff auf das Modul Fahrzeugregister wird für jeden Benutzer über eine von sieben Berechtigungsstufen in den Einstellungen des Moduls, auf der Registerkarte Rechte an dem Modul, festgelegt. Die Stufe bestimmt, welche Fahrzeuge der Benutzer sieht und was er mit ihnen tun darf.

Berechtigungsstufe	Was der Benutzer im Fahrzeugregister darf
Kein Zugang	Sieht das Modul überhaupt nicht
Fahrzeuge anzeigen, in denen er als Fahrer eingetragen ist	Nur Ansicht der Fahrzeuge, bei denen der Benutzer als Fahrer geführt wird
Sieht Fahrzeuge, bei denen er als Fahrer eingetragen ist, und kann sie bearbeiten	Wie oben, kann diese Fahrzeuge zusätzlich bearbeiten
Sie sehen alle Fahrzeuge, aber sie können diese nicht bearbeiten.	Ansicht der gesamten Fahrzeugliste des Unternehmens ohne Bearbeitungsmöglichkeit
Sie sieht alle Fahrzeuge und kann diejenigen bearbeiten, bei denen er als Fahrer eingetragen ist	Sieht alles, darf nur die Fahrzeuge bearbeiten, bei denen er Fahrer ist
Sieht alles, kann alles bearbeiten und neue hinzufügen	Voller Zugriff auf Ansicht, Bearbeitung und Anlage neuer Fahrzeuge
Kann alles sehen und löschen	Wie oben, darf Fahrzeuge zusätzlich löschen (in den Papierkorb verschieben), auch aus der Hauptliste

Ein konkretes Fahrzeug kann je nach Kombination aus der gesamten Berechtigungsstufe des Benutzers und der Frage, ob er beim jeweiligen Fahrzeug als Fahrer oder Fahrzeugmanager geführt wird, angezeigt, bearbeitet oder gelöscht werden – die Schaltflächen zum Bearbeiten und Löschen werden bei den einzelnen Fahrzeugen im Modul Fahrzeugregister nur den Benutzern angezeigt, die dies laut ihrer Berechtigung dürfen. Der Fahrzeugmanager, der bei jedem Fahrzeug im Formular ausgewählt wird, erhält zusätzlich eine E-Mail-Benachrichtigung über nahende Fristen bei dem von ihm verwalteten Fahrzeug, sofern die Moduleinstellungen dies zulassen.

Benutzeroberfläche des Moduls Fahrzeugregister

Hauptbildschirm des Moduls Fahrzeugregister

Nach dem Öffnen des Moduls Fahrzeugregister wird oben die Karte Es muss bald geklärt werden mit einer Übersicht der Fahrzeuge angezeigt, bei denen in nächster Zeit eine wichtige Frist abläuft, darunter die Karte Filter und schließlich die Haupttabelle mit allen Fahrzeugen des Unternehmens. Über der Tabelle befinden sich Schaltflächen zum Hinzufügen eines Fahrzeugs, für den Serviceplan, den Druck von Autobahnvignetten-Etiketten, die Fahrzeugkosten und den Zugriff auf den Papierkorb gelöschter Fahrzeuge.

Übersicht „Es muss bald geklärt werden" und abgelaufene Fristen

Die Karte Es muss bald geklärt werden auf dem Hauptbildschirm des Moduls Fahrzeugregister zeigt folgende Spalten: Tankkarte läuft ab, Pflichtversicherung läuft ab, Havarienversicherung läuft ab, STK läuft ab, Das Register meldet ein Problem (nur wenn die Anbindung an das Kraftfahrzeugregister aktiviert ist), Service läuft ab, Ablaufdatum der Fahrzeug-Erste‑Hilfe‑Ausrüstung, Ablauf der Hebevorrichtungsrevision, Ablauf der Tachographenrevision, Autobahnvignette läuft ab und (sofern in den Einstellungen die Finanzierung aktiviert ist) Kredit läuft ab. Unter der Übersicht steht der Hinweis, dass dieselbe Benachrichtigung je nach Moduleinstellung auch per E-Mail an den Fahrzeugmanager oder die Fahrer gesendet wird. Mit dem Umschalter Alle / Abgelaufen vor weniger als 90 Tagen wird ein zweiter Satz von Spalten mit denselben Themen angezeigt, jedoch für Positionen, deren Gültigkeit bereits abgelaufen ist (Tankkarte abgelaufen, Die Pflichtversicherung ist abgelaufen, Die Kaskoversicherung ist abgelaufen, STK abgelaufen, Service abgelaufen, Die Notfallausrüstung ist abgelaufen, Die Revision der Hebevorrichtung ist abgelaufen, Revisionsprüfung des Tachographen abgelaufen, Autobahnvignette abgelaufen). Darunter befindet sich die Zeile Unerledigte Schäden mit der Liste der Fahrzeuge, bei denen ein ungelöster Schaden besteht. Jede Position in diesen Übersichten ist ein Link – ein Klick öffnet das Detail des jeweiligen Fahrzeugs.

Filtern und Suchen von Fahrzeugen

Die Karte Filter im Modul Fahrzeugregister (sie lässt sich ein- und ausklappen) bietet das Feld Aktiv (ausgeschlossen) mit der Auswahl Nur aktiv / Nur inaktive (ausgeschlossene), ferner Versicherung (Auswahl aus den bei den Fahrzeugen eingetragenen Versicherungen), Fahrer und Fahrzeugmanager (Auswahl aus den Benutzern mit Zugriff auf das Modul). Im Fußbereich des Filters befinden sich die Schaltflächen Suchen und Abbrechen. Um ein konkretes Fahrzeug schnell zu finden (z. B. nach Kennzeichen oder Namen), verwenden Sie direkt das Feld Suchen bei der Haupttabelle der Fahrzeuge – der Filter dient eher der Kombination mehrerer Kriterien auf einmal.

Spalten und Bedienung der Fahrzeug-Haupttabelle

Die Haupttabelle der Fahrzeuge im Modul Fahrzeugregister hat den Umschalter Nur aktiv / Alle und zeigt unter anderem Kennzeichen, Fahrzeugtyp, interne Kennzeichnung, Name, Standort, Eigentumstyp, VIN, Baujahr, Fahrer, Fahrzeugmanager, Tankkartennummern und deren Gültigkeit, Revisionen, Autobahnvignetten, Versicherung und Versicherungsvertragsnummern, Gültigkeit der STK, Servicetermin, Gültigkeit der Erste-Hilfe-Ausrüstung, aktuelle Reifen sowie (sofern die Finanzierung aktiviert ist) Angaben zum Kredit. Am Ende der Tabelle werden auch die benannten optionalen Felder angezeigt, die der Administrator in den Einstellungen als In der Haupttabelle anzeigen markiert hat. Die letzte Spalte enthält Aktionssymbole in der Zeile: ein Auge zum Anzeigen des Details, einen Stift zum Bearbeiten des Datensatzes und einen Papierkorb zum Löschen des Datensatzes (nur für Benutzer mit der höchsten Berechtigung sichtbar). Tipp: Die Tabelle hat sehr viele Spalten – verwenden Sie die Schaltfläche zum Anzeigen und Ausblenden von Spalten, um nur die aktuell benötigten anzuzeigen.

Fahrzeugdetail und seine Registerkarten

Das Fahrzeugdetail im Modul Fahrzeugregister ist in die Registerkarten Basisdaten, Service, Schäden, Kosten und Anmerkungen/Änderungen unterteilt. Auf der Registerkarte Basisdaten befinden sich nacheinander die Karten mit den grundlegenden technischen Daten, bei Lastkraftwagen die Karte Revisionen (Revision der Hebevorrichtung und des Tachographen), ferner Fahrer – Verlauf (sofern in den Einstellungen aktiviert), Autobahnvignetten / Maut, Versicherung, Folgeversicherung, Finanzierung (sofern aktiviert), Warnwesten, Tankkarte, Reifen, Optionale Felder, Notiz, Anhänge, Anhänge – intern sowie bei Unternehmen mit Anbindung an das Kraftfahrzeugregister zusätzlich die Karten Pflichten laut Register und Kraftfahrzeugregister. Auf der Registerkarte Service befinden sich die Karten Serviceplan und Fahrzeugservice, auf der Registerkarte Schäden eine Übersicht der Fahrzeugschäden, auf der Registerkarte Kosten eine Übersicht der Kosten des jeweiligen Fahrzeugs und auf der Registerkarte Anmerkungen/Änderungen der Verlauf der Fahrzeugänderungen. Bei den einzelnen Karten lässt sich durch Klick auf den Stift das Bearbeitungsformular des Fahrzeugs direkt zum entsprechenden Abschnitt gescrollt öffnen.

Technische und eigentumsbezogene Angaben zum Fahrzeug

Auf der Karte Basisdaten im Modul Fahrzeugregister wählen Sie beim Fahrzeug auch den Kraftstofftyp (Benzin, Diesel, LPG, CNG, Elektro oder Wasserstoff), den Eigentumstyp (Firmeneigentum, Privateigentum, Firmeneigentum – Leasing oder Firmeneigentum – Miete) und ob das Fahrzeug über eine Anhängevorrichtung oder eine Anhängerkupplung verfügt. Das Feld Durchschnittsverbrauch wird bei der Planung im Fahrtenbuch verwendet und im Fahrzeugdetail mit dem aus dem Kraftfahrzeugregister abgerufenen Homologationsverbrauch verglichen – bei einer Abweichung von mehr als 30 % wird eine Warnung angezeigt. Bei Lastkraftwagen kommt außerdem die Karte Revisionen mit den Terminen der nächsten Revision der Hebevorrichtung und der Tachographenrevision hinzu.

Versicherung, Tankkarte und Reifen des Fahrzeugs

Die Karten Versicherung und Folgeversicherung im Fahrzeugdetail im Modul Fahrzeugregister haben identische Felder: Versicherung (Auswahl aus bestehenden Versicherungen oder Eingabe einer neuen), Vertragsnummer der Pflichtversicherung, Vertragsnummer der Kaskoversicherung, Nummer der grünen Karte (bei ausgewählten Ländern) sowie Gültigkeit der Pflichtversicherung und der Kaskoversicherung von–bis. Die Karte Folgeversicherung dient der Erfassung der Anschlussversicherung, die die bestehende nach deren Ende ersetzen soll, damit das Fahrzeug nie ohne gültige Versicherung dasteht. Die Karte Tankkarte ermöglicht die Erfassung von bis zu 5 Karten pro Fahrzeug, jede mit Kartentyp, Nummer, Gültigkeit und PIN-Code – eine weitere Karte wird über die Schaltfläche Mehr hinzufügen hinzugefügt. Die Karte Warnwesten erfasst die Anzahl der Warnwesten (0 bis 40) und deren Farben.

Die Karte Reifen unterscheidet sich im Modul Fahrzeugregister je nach Fahrzeugtyp. Bei Personenkraftwagen wird angegeben, für welche Saison das Fahrzeug aktuell bereift ist (Winter, Sommer, Universal) und das Wechseldatum, sowie für jede Saison einzeln das Kaufdatum, die Marke und die Reifengröße; außerdem lässt sich ein Vermerk eintragen, wo die nicht genutzten Reifen eingelagert sind. Bei Lastkraftwagen und Maschinen wird stattdessen eine Tabelle mit den Achsen 1 bis 4 ausgefüllt, für jede Achse Größe, Hersteller/Typ, Kaufdatum und Wechseldatum. Ist das Fahrzeug an das Kraftfahrzeugregister angebunden, vergleicht das Fahrzeugdetail die eingetragenen Reifengrößen mit den laut Homologation zugelassenen Größen und weist bei Abweichungen darauf hin.

Grundlegende Vorgänge im Modul Fahrzeugregister

Vorgehensweise: Anlegen eines neuen Fahrzeugs im Fahrzeugregister

Ein neues Fahrzeug legen Sie im Modul Fahrzeugregister nach folgendem Ablauf an:

1. Klicken Sie auf dem Hauptbildschirm des Moduls Fahrzeugregister auf die Schaltfläche Ein Fahrzeug hinzufügen.
2. Es öffnet sich das Formular „Neues Fahrzeug registrieren". Pflichtfelder sind mit einem Sternchen gekennzeichnet – das sind Kennzeichen und Name.
3. Füllen Sie optional die VIN aus und klicken Sie auf Aus VIN laden – dadurch werden Hersteller/Name und Baujahr ergänzt, sofern diese Felder noch leer sind.
4. Ist in der Anwendung die Anbindung an das Kraftfahrzeugregister aktiviert, können Sie stattdessen auf Aus dem Fahrzeugregister laden klicken – dadurch werden leere Felder anhand der Angaben aus dem Register auf Basis der eingegebenen VIN oder der Nummer des Fahrzeugscheins ergänzt.
5. Wählen Sie den Typ des Fahrzeugs (Personenkraftwagen, Lastkraftwagen, Maschine, Lieferwagen, Motorrad, Bus/Minibus oder Anhänger/Sattelauflieger) – je nach gewähltem Typ werden entsprechende weitere Karten und Felder angezeigt.
6. Füllen Sie die restlichen Angaben aus (Kraftstoff, Durchschnittsverbrauch, Standort, Eigentumstyp, Fahrer, Fahrzeugmanager, Termine für STK und Service usw.).
7. Wählen Sie eine der Schaltflächen Speichern & zur Liste oder Speichern & zum Detail.

Nach dem Speichern des neuen Fahrzeugs öffnet sich im Modul Fahrzeugregister je nach gewählter Schaltfläche entweder die Hauptliste der Fahrzeuge oder das Detail des soeben angelegten Fahrzeugs.

Anleitung: Laden der Daten anhand der VIN oder aus dem Fahrzeugregister

Im Fahrzeugformular im Modul Fahrzeugregister lässt sich ein Teil der Angaben automatisch ergänzen, ohne dass Sie diese manuell ausfüllen müssen. Die Schaltfläche Aus VIN laden erkennt die eingegebene Fahrzeugidentifikationsnummer und ergänzt damit Hersteller/Name und Baujahr, sofern diese noch leer sind – lässt sich die VIN nicht dekodieren, erscheint die Meldung „Die eingegebene VIN konnte nicht dekodiert werden.". Die Schaltfläche Aus dem Fahrzeugregister laden (verfügbar nur, wenn diese Integration in der Anwendung aktiviert ist) fragt das Kraftfahrzeugregister anhand der VIN oder der Nummer des Fahrzeugscheins ab – das Register kann nicht nach dem Kennzeichen suchen, deshalb erscheint ohne ausgefüllte VIN oder Nummer des Fahrzeugscheins die Meldung „Das Register kann nicht nach dem Kfz-Kennzeichen suchen. Geben Sie bitte die Fahrgestellnummer (VIN) oder die Nummer des Fahrzeugscheins ein.". Schlägt die Abfrage des Registers fehl (Ausfall), erscheint ein Hinweis auf die vorübergehende Nichtverfügbarkeit, und der Versuch muss später wiederholt werden. In beiden Fällen werden nur leere Felder überschrieben, bereits ausgefüllte Werte bleiben unverändert.

Bearbeiten eines Fahrzeugs im Fahrzeugregister

Den Datensatz eines Fahrzeugs im Modul Fahrzeugregister bearbeiten Sie durch Klick auf das Stiftsymbol „Bearbeiten" in der Haupttabelle oder auf die Schaltfläche „Datensatz bearbeiten" im Fahrzeugdetail. Es öffnet sich dasselbe Formular wie bei der Anlage, vorausgefüllt mit den aktuellen Angaben. Vom Fahrzeugdetail aus lässt sich bei den einzelnen Karten (Autobahnvignetten, Versicherung, Folgeversicherung, Finanzierung, Warnwesten, Tankkarte, Reifen, Notiz) direkt bei der jeweiligen Karte auf den Stift klicken – das Bearbeitungsformular öffnet sich und scrollt automatisch zum entsprechenden Abschnitt. Nach dem Speichern werden die Änderungen übernommen, und bei ausgewählten Schlüsselangaben (z. B. Änderung des Fahrzeugmanagers, der Fahrer, des aktiven Status, des Kennzeichens, von Terminen oder Beträgen) wird automatisch ein Eintrag im Verlauf des Fahrzeugs auf der Registerkarte Anmerkungen/Änderungen angelegt, einschließlich des ursprünglichen und des neuen Werts.

Löschen eines Fahrzeugs im Fahrzeugregister

Ein Fahrzeug im Modul Fahrzeugregister löschen Sie durch Klick auf das Papierkorbsymbol „Datensatz löschen" in der Haupttabelle oder die Schaltfläche „Löschen" im Fahrzeugdetail – diese Schaltflächen werden nur Benutzern mit der höchsten Berechtigung angezeigt. Es erscheint die Bestätigungsfrage „Löschen? / Möchten Sie diesen Datensatz wirklich löschen?" mit den Schaltflächen Ja/Nein. Nach der Bestätigung wird das Fahrzeug in den Papierkorb gelöschter Fahrzeuge verschoben, erreichbar über die Schaltfläche Gelöschte auf dem Hauptbildschirm des Moduls.

Service, Schäden und Kosten des Fahrzeugs im Fahrzeugregister

Vorgehensweise: Erfassen eines durchgeführten Fahrzeugservices

Einen durchgeführten Fahrzeugservice erfassen Sie im Modul Fahrzeugregister auf der Registerkarte Service im Fahrzeugdetail:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Service im Fahrzeugdetail auf die Schaltfläche Hinzufügen bei der Karte „Fahrzeugservice".
2. Füllen Sie Datum und Kilometerstand bei Service aus – das Feld wird, sofern verfügbar, anhand einer Schätzung nach GPS-Standort oder Fahrtenbuch vorausgefüllt, der Wert lässt sich manuell anpassen.
3. Ergänzen Sie die Beschreibung des durchgeführten Services und fügen Sie bei Bedarf Dateien bei (z. B. die Rechnung der Werkstatt).
4. Speichern Sie den Datensatz.

Nach dem Speichern des Services verschiebt sich der Termin des nächsten Services (sowohl nach Datum als auch nach Kilometern) automatisch auf den nächsten unerfüllten Meilenstein des Serviceplans des Fahrzeugs.

Serviceplan eines einzelnen Fahrzeugs

Der Serviceplan legt fest, nach wie vielen Kilometern oder Monaten ein Fahrzeug im Modul Fahrzeugregister den nächsten Service durchlaufen soll. Einen Meilenstein fügen Sie auf der Registerkarte Service über die Schaltfläche Hinzufügen bei der Karte „Serviceplan" hinzu (oder über den Stift bei einer vorhandenen Zeile) und geben entweder den Kilometerstand oder die Anzahl der Monate seit Inbetriebnahme des Fahrzeugs an, zusammen mit einer Beschreibung des Meilensteins. Das Formular verweigert das Speichern, wenn Sie weder Kilometer noch Monate ausfüllen („Bitte geben Sie den Kilometerstand oder die Anzahl der Monate für den Wartungsmeilenstein ein."), und ebenso ohne ausgefüllte Beschreibung („Bitte geben Sie eine Beschreibung für den Wartungsmeilenstein ein."). Dem Meilenstein lassen sich Dateien beifügen, zum Beispiel die technische Dokumentation zu dem betreffenden Vorgang.

Beispiel: Bei einem Personenkraftwagen legen Sie Meilensteine nach 15 000 km (Ölwechsel), 30 000 km (große Inspektion) und 12 Monaten (Jahresuntersuchung) fest – das Modul Fahrzeugregister verschiebt nach jedem erfassten Service den überwachten Termin automatisch auf den nächsten dieser Meilensteine.

Massenkonfiguration des Serviceplans für mehrere Fahrzeuge

Denselben Serviceplan können Sie im Modul Fahrzeugregister für mehrere Fahrzeuge auf einmal über die Schaltfläche Serviceplan auf dem Hauptbildschirm festlegen, oder über die Schaltfläche Bulk-Einstellungen auf der Registerkarte Service im Fahrzeugdetail. In der oberen Tabelle geben Sie bis zu 11 Meilensteine ein (Kilometer oder Monate, Beschreibung, gegebenenfalls einen Anhang), in der unteren Tabelle markieren Sie die Fahrzeuge, für die der Plan gelten soll – die Schaltfläche Alles markieren markiert alle angebotenen Fahrzeuge auf einmal. Achtung: Nach dem Speichern wird bei allen ausgewählten Fahrzeugen der bisherige Serviceplan durch diesen neuen Plan überschrieben, und der Termin des nächsten Services wird für sie neu berechnet.

Vorgehensweise: Erfassen eines Schadens am Fahrzeug

Einen Schaden am Fahrzeug erfassen Sie im Modul Fahrzeugregister auf der Registerkarte Schäden über die Schaltfläche Hinzufügen. Füllen Sie das Pflichtfeld Datum aus, optional Ereignisnummer und Notiz, fügen Sie gegebenenfalls Dateien bei (Fotodokumentation, Versicherungsprotokoll) und markieren Sie das Feld Aufgelöst, wenn der Schaden bereits erledigt ist. Solange Sie das Feld Aufgelöst nicht markieren, wird der Schaden in der Zeile „Unerledigte Schäden" auf dem Hauptbildschirm des Moduls Fahrzeugregister angezeigt; durch das Markieren wird er aus dieser Übersicht entfernt.

Vorgehensweise: Erfassen von Kosten für ein Fahrzeug

Mit dem Fahrzeug verbundene Kosten (z. B. Reifenkauf, Wäsche, Mautgebühren) erfassen Sie im Modul Fahrzeugregister auf der Registerkarte Kosten über die Schaltfläche Hinzufügen. Pflichtfelder sind Datum, Typ (auswählbar aus bereits verwendeten Typen über alle Fahrzeuge des Unternehmens hinweg, oder ein neuer Typ) und Betrag; optional ergänzen Sie Beschreibung und Anhänge.

Übersicht der Fahrzeugkosten für das gesamte Unternehmen

Eine zusammenfassende Übersicht der Kosten aller Fahrzeuge des Unternehmens zeigen Sie im Modul Fahrzeugregister über die Schaltfläche Fahrzeugkosten auf dem Hauptbildschirm an. Es öffnet sich ein Bildschirm mit einer nach Fahrzeug und Jahr gegliederten Kostentabelle, mit einer Gesamtsumme für jedes Jahr und für jedes Fahrzeug. Die Übersicht dient dem Vergleich der Betriebskosten zwischen den einzelnen Fahrzeugen im Zeitverlauf, z. B. bei der Entscheidung über eine Erneuerung des Fuhrparks.

Fahrerverlauf des Fahrzeugs

Ist in den Einstellungen des Moduls Fahrzeugregister die Option Verlaufsabschnitt der Fahrer anzeigen aktiviert, erscheint im Fahrzeugdetail die Karte Fahrer – Verlauf. Eine neue Nutzung des Fahrzeugs erfassen Sie über die Schaltfläche Hinzufügen: Sie füllen Datum von, Anzahl km 1., Datum bis, Anzahl km 2. aus und wählen den konkreten Fahrer/Benutzer aus, der das Fahrzeug in dem betreffenden Zeitraum genutzt hat. Die Karte hält so eine Übersicht fest, wer das Fahrzeug wann zugeteilt hatte.

Anhänge beim Fahrzeug

Zum Fahrzeug, zum Service, zum Serviceplan, zum Schaden sowie zu den Kosten lassen sich im Modul Fahrzeugregister Dateien beifügen – zum Beispiel Fotos, Rechnungen oder technische Dokumentation. Im Fahrzeugdetail dient dazu die Karte Anhänge, gegebenenfalls Anhänge – intern (wird nur angezeigt, wenn das spezielle Fahrerrecht aktiviert ist – diese Karte enthält interne Anhänge, die ein Fahrer mit eingeschränkter Ansicht nicht sieht). Eine Datei fügen Sie über die Schaltfläche Hinzufügen hinzu, laden sie per Drag-and-drop hoch oder wählen sie vom Gerät aus und speichern.

Autobahnvignetten und Maut im Fahrzeugregister

Erfassung der Autobahnvignette oder Maut bei einem Fahrzeug

Die Karte Autobahnvignetten / Maut im Fahrzeugdetail im Modul Fahrzeugregister ermöglicht die Erfassung der Gültigkeit von Autobahnvignette oder Maut für bis zu 5 Länder gleichzeitig – für jedes Land wird die Länderauswahl angegeben, bei Lastkraftwagen zusätzlich die Einheitennummer und das Ausgabedatum, und in beiden Fällen die Gültigkeit von und bis. Das Modul Fahrzeugregister überwacht anhand dieser Angaben die nahende sowie bereits abgelaufene Gültigkeit der Autobahnvignette genauso wie bei den übrigen überwachten Fristen (STK, Versicherung usw.).

Vorgehensweise: Import des Großeinkaufs von Autobahnvignetten

Kauft das Unternehmen Autobahnvignetten für mehrere Fahrzeuge auf einmal, lassen sich die Gültigkeiten in das Modul Fahrzeugregister gesammelt laden, statt sie bei jedem Fahrzeug einzeln manuell einzugeben. Die Funktion steht nur Unternehmen aus der Tschechischen Republik zur Verfügung.

1. Klicken Sie auf dem Hauptbildschirm des Moduls Fahrzeugregister unter der Fahrzeugtabelle auf die Schaltfläche Einfuhr des Großeinkaufs von Vignetten EDAZ....XLS.
2. Wählen Sie die Datei im XLSX-Format aus dem Großeinkauf der Autobahnvignetten aus.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Das System gleicht die Zeilen der Datei anhand des Kennzeichens mit den Fahrzeugen ab und ergänzt oder aktualisiert bei den gefundenen Fahrzeugen die Gültigkeit der Autobahnvignette für CZ – das Gültigkeitsdatum „von" wird nur ergänzt, wenn es noch nicht ausgefüllt ist, das Gültigkeitsdatum „bis" wird immer gemäß der importierten Datei aktualisiert. Ohne ausgewählte Datei erscheint die Meldung „Eine zu importierende Datei wurde nicht ausgewählt.", bei falschem Dateiformat „Eine fehlerhafte Version der Excel-Datei muss .xlsx Excel 2007 und höher sein.". Nach erfolgreicher Verarbeitung wird die Anzahl der importierten Positionen angezeigt.

Kraftfahrzeugregister und daraus abgeleitete Pflichten

Vorgehensweise: Aktualisierung der Fahrzeugdaten aus dem Register

Ist in der Anwendung die Anbindung an das Kraftfahrzeugregister aktiviert, kann der Benutzer im Modul Fahrzeugregister jederzeit die technischen Daten des Fahrzeugs manuell mit diesem landesweiten Register vergleichen und ergänzen.

1. Öffnen Sie im Fahrzeugdetail die Karte Kraftfahrzeugregister.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aus dem Fahrzeugregister aktualisieren.
3. Das System vergleicht die aktuellen Fahrzeugdaten mit den Daten aus dem Register und zeigt nur die tatsächlichen Unterschiede in drei Spalten an: Daten im eIntranet, Daten im Register und das Kontrollkästchen Übernehmen.
4. Zur Übernahme vorausgewählt sind nur Angaben, die im Fahrzeugregister bisher fehlen – das Überschreiben eines bereits ausgefüllten Werts muss der Benutzer selbst durch Markieren bestätigen.
5. Speichern Sie das Formular.

Wird kein Unterschied gefunden, erscheint die Meldung „Alle Daten stimmen mit dem Register überein". Schlägt die Abfrage des Registers fehl (Ausfall), erscheint ein entsprechender Hinweis, und der Versuch muss später wiederholt werden. Nach dem Speichern werden die übernommenen Werte eingetragen, und die Änderung wird im Verlauf des Fahrzeugs auf der Registerkarte Anmerkungen/Änderungen festgehalten.

Automatische Aktualisierung aus dem Fahrzeugregister

In den Einstellungen des Moduls Fahrzeugregister lässt sich die Option Automatisch Daten aus dem Fahrzeugregister aktualisieren aktivieren – die Option wird nur angezeigt, wenn diese Integration in der Anwendung überhaupt verfügbar ist. Nach der Aktivierung werden bei Fahrzeugen mit einem STK-Ende innerhalb von 30 Tagen die Daten aus dem Register täglich überprüft, bei den übrigen Fahrzeugen einmal wöchentlich. Überschrieben werden nur bisher leere Angaben, das Gültigkeitsdatum der STK verschiebt sich nur nach vorne, niemals zurück. Stellt das Register bei einem Fahrzeug ein rechtliches Problem fest (zum Beispiel ein sichergestelltes Kennzeichen, das Erlöschen des Fahrzeugs oder einen Diebstahl), wird eine Benachrichtigung gesendet, und im Fahrzeugdetail erscheint eine Warnung. Ohne Aktivierung dieser Option werden die Daten aus dem Register in das Fahrzeugregister nur manuell geladen, über die Schaltfläche Aus dem Fahrzeugregister aktualisieren.

Aus dem Register abgeleitete Pflichten

Bei Fahrzeugen, die an das Kraftfahrzeugregister angebunden sind, zeigt das Modul Fahrzeugregister im Fahrzeugdetail auch die Karte Verpflichtungen gemäß dem Register mit administrativen Pflichten, die sich aus der Kategorie und dem Gewicht des Fahrzeugs ableiten – zum Beispiel die Pflicht zur Zahlung der Kraftfahrzeugsteuer, zur Nutzung von Maut oder Autobahnvignette und die Pflicht zum Einbau eines Tachographen. Die Karte vergleicht außerdem den eingetragenen Durchschnittsverbrauch und die Reifengrößen mit den laut Homologation des Fahrzeugs zulässigen Werten und zeigt bei einer deutlichen Abweichung (beim Verbrauch um mehr als 30 %) eine Warnung an.

Erstellung des Fahrzeugübergabeprotokolls

Vorgehensweise: Erstellung des Übergabeprotokolls

Das Übergabeprotokoll dient der schriftlichen Bestätigung, dass ein Mitarbeiter das ihm anvertraute Fahrzeug aus dem Modul Fahrzeugregister zur Nutzung übernommen hat. Je nach Moduleinstellung wird es entweder als Dokument oder als Arbeitsmappe erstellt – beide Typen sind in den Exportabschnitten weiter unten beschrieben.

1. Klicken Sie im Fahrzeugdetail auf die Schaltfläche Übergabeprotokoll vorbereiten.
2. Je nach Einstellung des Moduls Fahrzeugregister öffnet sich das Formular entweder für die Word- oder die Excel-Variante mit auszufüllenden Angaben – übernehmender Benutzer, Kilometerstand, Ausstattung, Anmerkungen zur Übergabe, bei der Excel-Variante zusätzlich Angaben zu Reifen, Schlüsseln und weiterer Ausstattung.
3. Füllen Sie das Formular aus und klicken Sie auf Erstellen eines Übergabeprotokolls.

In einem neuen Fenster oder Browser-Tab wird das erstellte Dokument heruntergeladen, das anschließend ausgedruckt und in Papierform von beiden Seiten unterschrieben wird.

Erweiterte Funktionen des Moduls Fahrzeugregister

Datenexport aus dem Fahrzeugregister

Das Modul Fahrzeugregister bietet fünf verschiedene Exporte und Druckausgaben – den Druck von Autobahnvignetten-Etiketten, zwei Typen des Übergabeprotokolls, den Export der Fahrzeug-Haupttabelle und den Export der Kostenübersicht. Jeder davon wird in einem eigenen Unterabschnitt weiter unten beschrieben.

Export: Druck von Vignettenetiketten CZ

Dieser Export im Modul Fahrzeugregister dient dem Druck selbstklebender Etiketten mit Angaben zur Gültigkeit der Autobahnvignette zum Aufkleben auf das Fahrzeug. Die Funktion steht nur Unternehmen aus der Tschechischen Republik zur Verfügung.

1. Klicken Sie auf dem Hauptbildschirm des Moduls Fahrzeugregister auf die Schaltfläche Druck von Vignettenetiketten CZ.
2. Wählen Sie den Etikettentyp nach Größe und verwendetem Drucker (mehrere vordefinierte Formate stehen zur Verfügung) und geben Sie optional eine Korrektur für den Druckversatz nach oben/unten an.
3. Ordnen Sie in dem angezeigten Raster die einzelnen Fahrzeuge den Positionen zu, die dem Layout der Etiketten auf dem Druckbogen entsprechen.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Für den Druck erstellen.

In einem neuen Browserfenster öffnet sich die Seite mit den Etiketten (Text „AUTOBAHNVIGNETTE CZ", Gültigkeit von–bis und Kennzeichen des Fahrzeugs), und der Druckdialog des Browsers startet automatisch. Tipp: Damit die Etiketten genau auf die Druckvorlage passen, drucken Sie im Browser Chrome und wählen Sie in den Druckeinstellungen als Ränder „keine".

Ausgabeformat: Druckseite im Browser (zum Ausdrucken auf selbstklebende Etiketten)

Export: Übergabeprotokoll Word

Dieser Export im Modul Fahrzeugregister erzeugt ein textbasiertes Übergabeprotokoll über die Übernahme des anvertrauten Fahrzeugs durch den Mitarbeiter. Er wird nur angezeigt, wenn in den Moduleinstellungen die Art des Übergabeprotokolls „Word" gewählt ist.

1. Klicken Sie im Fahrzeugdetail auf Übergabeprotokoll vorbereiten.
2. Füllen Sie den übernehmenden Benutzer, den Kilometerstand, die Ausstattung des Fahrzeugs, Anmerkungen zur Übergabe sowie den Namen des Übergebenden aus (vorausgefüllt mit dem Namen des angemeldeten Benutzers).
3. Klicken Sie auf Erstellen eines Übergabeprotokolls.

Das Dokument enthält Angaben zum Arbeitgeber und zum Mitarbeiter, technische Daten des Fahrzeugs (Name, interne Kennzeichnung, Typ, Kennzeichen, VIN), den Kilometerstand, die Beschreibung der Ausstattung und Anmerkungen zur Übergabe, Platz für die Erfassung festgestellter Mängel sowie Unterschriftszeilen für den Übergebenden und den Übernehmenden.

Ausgabeformat: DOCX (Textdokument)

Export: Übergabeprotokoll Excel

Dieser Export im Modul Fahrzeugregister erzeugt ein Übergabeprotokoll in Form einer Arbeitsmappe mit strukturierten, auszufüllenden Feldern. Er wird nur angezeigt, wenn in den Moduleinstellungen die Art des Übergabeprotokolls „Excel" gewählt ist.

1. Klicken Sie im Fahrzeugdetail auf Übergabeprotokoll vorbereiten.
2. Füllen Sie den Fahrzeughalter, das Kennzeichen, die Anzahl der Schlüssel, das Übergabedatum, Fabrikat/Modell, den Kraftstoff, Kontrollkästchen für CCS-Karte, grüne Karte, Pflichtausstattung, das kleine technische Zertifikat, Reparatursatz/Reserverad und Autobahnvignette, ferner die letzte und die nächste Serviceinspektion, den aktuellen Kilometerstand, die Größe der Sommer- und Winterreifen sowie den Felgentyp, Karosserie-/Innenraumschäden sowie den Übergebenden und den Übernehmenden Benutzer aus.
3. Klicken Sie auf Erstellen eines Übergabeprotokolls.

Die entstehende Arbeitsmappe enthält eine übersichtlich formatierte Tabelle mit allen ausgefüllten Angaben sowie Unterschriftszeilen für den Übergebenden und den Übernehmenden.

Ausgabeformat: XLSX (Arbeitsmappe)

Export: Fahrzeug-Haupttabelle nach Excel

Dieser Export im Modul Fahrzeugregister lädt die aktuell angezeigte Fahrzeug-Haupttabelle in eine Arbeitsmappe herunter, einschließlich des verwendeten Filters und der gewählten Spaltenanzeige.

1. Stellen Sie auf dem Hauptbildschirm des Moduls Fahrzeugregister bei Bedarf den Filter und die Spaltenanzeige der Haupttabelle ein.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche für den Excel-Export über der Fahrzeugtabelle.
3. Die Datei wird auf Ihr Gerät heruntergeladen.

Ausgabeformat: XLSX (Arbeitsmappe)

Export: Kostenübersicht der Fahrzeuge nach Excel

Dieser Export im Modul Fahrzeugregister lädt die zusammenfassende Kostenübersicht der Fahrzeuge nach Fahrzeug und Jahr herunter, so wie sie auf dem Bildschirm Fahrzeugkosten angezeigt wird.

1. Klicken Sie auf dem Hauptbildschirm des Moduls Fahrzeugregister auf die Schaltfläche Fahrzeugkosten.
2. Klicken Sie in der angezeigten Kostentabelle auf die Schaltfläche für den Excel-Export.
3. Die Datei wird auf Ihr Gerät heruntergeladen.

Ausgabeformat: XLSX (Arbeitsmappe)

Integration mit anderen Modulen

• Fahrtenbücher: Existiert für ein Fahrzeug (anhand des Kennzeichens) ein Eintrag im Fahrtenbuch, erscheint im Fahrzeugdetail im Modul Fahrzeugregister der Link „Fahrtenbuch", der Benutzer mit dem entsprechenden Recht direkt in das Fahrtenbuch für das jeweilige Fahrzeug wechseln lässt. Der aktuelle Kilometerstand, den das Fahrzeugregister gemäß der Einstellung „Quelle des Kilometerstands" zur Überwachung des Services verwendet, wird entweder aus dem GPS-Standort des Fahrzeugs oder aus dem Fahrtenbuch gelesen, gegebenenfalls aus beiden (der höhere Wert wird verwendet). Im Fahrtenbuch eingetragene Fahrer werden zudem beim Erreichen des Service-km-Meilensteins den E-Mail-Empfängern hinzugefügt.
• Fahrzeugreservierung: Ist dieses Modul beim Unternehmen aktiviert, wird beim Fahrzeug im Fahrzeugregister das Feld Kann gebucht werden angeboten, das auch als Spalte in der Haupttabelle angezeigt wird. Dieses Feld bestimmt, ob das jeweilige Fahrzeug im Modul Fahrzeugreservierung zur Buchung angeboten wird.

Problembehandlung

Häufige Fragen zum Fahrzeugregister

Frage: Warum kann ich bei einem Fahrzeug im Fahrzeugregister nicht auf die Schaltfläche Bearbeiten oder Löschen klicken?

Lösung: Die Schaltflächen werden nur entsprechend Ihrer Berechtigung zum Modul Fahrzeugregister angezeigt sowie danach, ob Sie beim jeweiligen Fahrzeug als Fahrer oder Fahrzeugmanager geführt werden. Fehlt die Schaltfläche, wenden Sie sich an den Berechtigungsverwalter im Unternehmen.

Frage: Warum erscheint nach dem Klick auf Aus dem Fahrzeugregister laden die Meldung, dass nicht nach dem Kennzeichen gesucht werden kann?

Lösung: Das Kraftfahrzeugregister ermöglicht keine Suche nach dem amtlichen Kennzeichen. Ergänzen Sie im Fahrzeugformular im Fahrzeugregister die VIN oder die Nummer des Fahrzeugscheins und wiederholen Sie das Laden.

Frage: Warum hat sich nach der Massenkonfiguration des Serviceplans der Servicetermin auch bei Fahrzeugen geändert, bei denen ich das nicht erwartet hatte?

Lösung: Die Massenkonfiguration des Serviceplans im Fahrzeugregister überschreibt bei allen markierten Fahrzeugen den bisherigen Plan durch den neuen, und der Termin des nächsten Services wird neu berechnet – kontrollieren Sie deshalb vor dem Speichern immer, welche Fahrzeuge in der unteren Tabelle tatsächlich markiert sind.

Frage: Warum ist der Import des Großeinkaufs von Autobahnvignetten fehlgeschlagen?

Lösung: Prüfen Sie, ob Sie im Fahrzeugregister eine Datei ausgewählt haben und ob diese im Format XLSX (Excel 2007 und höher) vorliegt – ein älteres oder anderes Dateiformat wird vom Import abgelehnt. Ergänzt werden zudem nur Zeilen, bei denen das Kennzeichen mit einem bereits im System erfassten Fahrzeug übereinstimmt.

Tipps für die effiziente Arbeit mit dem Fahrzeugregister

• Stellen Sie im Fahrzeugregister eine ausreichende Anzahl von Tagen für die Überwachung ablaufender Fristen ein, damit Sie genug Zeit haben, STK, Versicherung oder Service rechtzeitig zu sichern, statt erst im letzten Moment.
• Nutzen Sie die Schaltfläche zum Anzeigen und Ausblenden von Spalten der Fahrzeug-Haupttabelle – bei Dutzenden überwachten Angaben macht das die Arbeit mit der Tabelle deutlich übersichtlicher.
• Aktivieren Sie bei Fahrzeugen mit hoher Fahrleistung in den Moduleinstellungen auch die Serviceüberwachung nach gefahrenen Kilometern, nicht nur nach Datum.
• Kontrollieren Sie regelmäßig die Zeile Unerledigte Schäden auf dem Hauptbildschirm, damit kein Schaden unbearbeitet bleibt.
• Bevor Sie den Serviceplan für mehrere Fahrzeuge auf einmal neu einstellen, prüfen Sie die in der unteren Tabelle markierten Fahrzeuge – das Überschreiben ist unwiderruflich.