Fahrzeugreservierung – Fahrzeuganfrage, Reservierungskalender für Fahrzeuge

Übersicht

Das Modul Fahrzeugreservierung (Fahrzeuganfrage, Autoreservierung) dient der Planung und Genehmigung der Ausleihe von Firmenfahrzeugen unter den Mitarbeitern. Ein Mitarbeiter stellt im Modul Fahrzeugreservierung eine Reservierungsanfrage für ein bestimmtes Fahrzeug zu einem bestimmten Termin, der Genehmiger bestätigt oder lehnt die Anfrage ab, und das Modul achtet darauf, dass ein Fahrzeug nicht zur gleichen Zeit mehrfach reserviert wird. Die Übersicht über die Belegung der Fahrzeuge bietet das Modul in Form einer Liste der Anfragen, eines Monatskalenders sowie einer Jahresübersicht.

Hauptfunktionen

Erstellen, Bearbeiten, Kopieren und Löschen von Fahrzeugreservierungsanfragen
Automatische Prüfung der Verfügbarkeit des Fahrzeugs zum gewünschten Termin
Genehmigung und Ablehnung von Anfragen einzeln und gesammelt
Regelmäßig wiederkehrende Anfragen (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich)
Monatskalender und Jahresübersicht der Fahrzeugbelegung
E-Mail-Benachrichtigungen an Antragsteller und Genehmiger
Einstellung der Zugriffsrechte auf der Ebene einzelner Fahrzeuge

Zugang und Einstellungen

Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie zum Modul Fahrzeugreservierung gelangen, wie der Administrator des Moduls dessen Verhalten einstellt (Modus für ganze Tage oder auch nach Zeit, Vorausfüllung, Fahrzeugfarben im Kalender) und welche Zugriffsrechte im Modul bestehen – vom bloßen Lesen der Anfragen bis zum Genehmigen und Löschen von Reservierungen aller Fahrzeuge im Unternehmen.

So gelangen Sie zum Modul Fahrzeugreservierung

Das Modul Fahrzeugreservierung öffnen Sie über den Menüpunkt Fahrzeugreservierung im Hauptmenü. Nach dem Öffnen wird die Registerkarte Anfragen mit der Liste der Fahrzeugreservierungsanfragen angezeigt, von der aus Sie auch zur Monats- oder Jahreskalenderübersicht wechseln können.

Einstellungen des Moduls Fahrzeugreservierung

Pfad zu den Einstellungen: Einstellungen → Fahrzeugreservierung. Die Seite Einstellungen steht nur dem Gesamtadministrator des Systems oder Benutzern zur Verfügung, denen die Administratorrolle direkt für dieses Modul zugewiesen wurde – für alle anderen öffnet sie sich gar nicht. Die Einstellungen des Moduls Fahrzeugreservierung sind in vier Registerkarten unterteilt: Benutzerrechte, Allgemeine Parameter einstellen, Farbkennzeichnung und Rechteverlauf.

Einstellung der Benutzerrechte und der Fahrzeugauswahl

Vorgehensweise: Auf der Registerkarte Benutzerrechte in den Einstellungen des Moduls Fahrzeugreservierung weisen Sie jedem Benutzer eine Berechtigungsstufe und ergänzende Rechte zu.

Wählen Sie in der Benutzertabelle für den jeweiligen Benutzer die Berechtigungsstufe über den Schalter (Kein Zugang, Reservierungen lesen und ausgewählte Fahrzeuge reservieren, Jedes verfügbare Fahrzeug kann reserviert werden, Reservierungen genehmigen & löschen, Genehmigt und löscht jegliche Fahrzeugreservierungen).
Bei den Stufen, die an bestimmte Fahrzeuge gebunden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Fahrzeuge auswählen. Kreuzen Sie im Dialogfenster die Fahrzeuge an, auf die sich das Recht bezieht. Mit dem Feld Legen Sie außerdem die Option lässt sich dieselbe Fahrzeugauswahl mit einem einzigen Speichern auch weiteren ausgewählten Benutzern zuweisen.
Aktivieren Sie mit dem Kontrollkästchen das ergänzende Recht Bearbeiten Sie alle Reservierungen, die bereits erstellt wurden, wenn der Benutzer auch fremde Anfragen bearbeiten darf.
Für das Recht Buchen Sie im Namen einer anderen Person klicken Sie auf Benutzer auswählen und kreuzen Sie im Dialogfenster entweder die Option Irgendjemand oder bestimmte Kollegen an, für die der Benutzer eine Anfrage anlegen darf.

Allgemeine Parameter einstellen

Die Registerkarte Allgemeine Parameter einstellen in den Einstellungen des Moduls Fahrzeugreservierung enthält folgende Optionen:

Fahrzeugreservierung nach Zeit: Aktiviert bei jeder Anfrage zusätzlich die Auswahl der genauen Uhrzeit, sodass sich ein Fahrzeug an einem Tag nacheinander mehrere Personen ausleihen können. Beim Aktivieren wird die Registerkarte Jahresübersicht ausgeblendet. Ohne aktivierte Option werden Fahrzeuge immer für ganze Tage reserviert, und ein Fahrzeug hat an einem bestimmten Tag nur eine genehmigte Reservierung.
Füllen Sie das Datum in der Anwendung auf: Legt fest, ob das Datum in einer neuen Anfrage automatisch auf den heutigen Tag oder auf Morgen vorausgefüllt wird, oder ob es gar nicht ausgefüllt wird, damit der Benutzer das Datum selbst eingibt und sich nicht irrt.
Zeit in der Anwendung, auf die vorausgefüllt werden soll: Nur im Modus „nach Zeit" – legt die Stunde fest, auf die die Start- und Endzeit der Anfrage automatisch vorausgefüllt wird.
Mindestanzahl von Minuten pro Buchung: Legt den Schritt in Minuten fest, in dem im Modus „nach Zeit" die Uhrzeiten in der Auswahl von Zeit ab und Zeit bis angeboten werden.
Stornierung durch den Auftraggeber: Wenn die Reservierung bereits genehmigt ist, ermöglicht diese Option dem Antragsteller, die eigene Anfrage auch ohne das Recht zum Löschen von Reservierungen zu stornieren. Ohne aktivierte Option darf eine genehmigte Reservierung nur derjenige stornieren, der sie genehmigen darf.
Beim Genehmigen/Ablehnen füllt der Genehmiger einen Vermerk aus: Nach dem Klicken auf Genehmigen oder Ablehnen öffnet sich zunächst ein Dialogfenster zur Eingabe eines Vermerks, der dem Antragsteller per E-Mail zugesendet wird. Ohne diese Option wird die Anfrage direkt genehmigt oder abgelehnt.

Farbkennzeichnung der Fahrzeuge

Auf der Registerkarte Farbkennzeichnung in den Einstellungen des Moduls Fahrzeugreservierung legen Sie für jedes Fahrzeug die Textfarbe und die Hintergrundfarbe fest, mit denen seine Reservierungen im Monatskalender auf der Registerkarte Monatsübersicht angezeigt werden. Ohne eigene Einstellung wird die Standardfarbe verwendet – weißer Text auf grauem Hintergrund. Die farbliche Unterscheidung erleichtert die schnelle Orientierung im Kalender, wenn mehrere Fahrzeuge von mehreren Personen gleichzeitig reserviert werden.

Rechteverlauf

Die Registerkarte Rechteverlauf in den Einstellungen des Moduls Fahrzeugreservierung zeigt eine Übersicht der vergangenen Änderungen der Zugriffsrechte zu diesem Modul – wer, wann und wie die Rechte eines Benutzers geändert hat. Die Einträge werden bei jeder Rechteänderung auf der Registerkarte Benutzerrechte automatisch im Hintergrund gespeichert, ohne dass etwas gesondert aktiviert werden muss.

Berechtigungen und Zugriffsrechte für das Modul Fahrzeugreservierung

Die Zugriffsrechte für das Modul Fahrzeugreservierung werden den einzelnen Benutzern auf der Registerkarte Benutzerrechte in den Einstellungen des Moduls zugewiesen. Die Grundstufen sind:

Berechtigungsstufe	Was sie ermöglicht
Kein Zugang	Der Benutzer sieht das Modul Fahrzeugreservierung überhaupt nicht.
Reservierungen lesen und ausgewählte Fahrzeuge reservieren	Darf Anfragen anlegen, jedoch nur für Fahrzeuge, die der Administrator des Moduls ihm konkret erlaubt hat.
Jedes verfügbare Fahrzeug kann reserviert werden	Darf Anfragen für jedes als „reservierbar" gekennzeichnete Fahrzeug anlegen, ohne dass Fahrzeuge einzeln ausgewählt sein müssen.
Reservierungen genehmigen & löschen	Darf zusätzlich Anfragen genehmigen, ablehnen und löschen, jedoch nur bei Fahrzeugen, die ihm der Administrator ausgewählt hat; selbst darf er dabei jedes verfügbare Fahrzeug reservieren.
Genehmigt und löscht jegliche Fahrzeugreservierungen	Darf Anfragen für alle Fahrzeuge im Unternehmen genehmigen, ablehnen und löschen; das Abzeichen Zur Genehmigung zeigt ihm die Anzahl der wartenden Anfragen im gesamten Unternehmen an.

Ergänzende Rechte, unabhängig von der oben genannten Stufe:

Bearbeiten Sie alle Reservierungen, die bereits erstellt wurden: wird gesondert über ein Kontrollkästchen aktiviert und schaltet die Schaltfläche Bearbeiten bei bereits bestehenden Anfragen frei; ohne dieses Recht lassen sich Anfragen nur gemäß der obigen Stufe anlegen sowie löschen oder genehmigen.
Buchen Sie im Namen einer anderen Person: ermöglicht es, im Feld Mitarbeiter auch einen anderen Benutzer auszuwählen (entweder konkret ausgewählte Kollegen oder jeden im Unternehmen) und für diesen eine Anfrage anzulegen.
Antragsteller bei der eigenen genehmigten Anfrage: auch ohne das Recht zum Genehmigen oder Löschen darf der Antragsteller seine eigene Anfrage löschen, sofern diese bereits genehmigt ist und die Einstellung Stornierung durch den Auftraggeber des Moduls Fahrzeugreservierung dies erlaubt.

Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche des Moduls Fahrzeugreservierung besteht aus drei umschaltbaren Registerkarten – Anfragen mit der Liste und dem Filter der Anfragen, Monatsübersicht mit dem Reservierungskalender und Jahresübersicht mit einer tabellarischen Übersicht der Fahrzeugbelegung nach Tagen. Die einzelnen Registerkarten und ihre Bedienelemente beschreiben die folgenden Abschnitte.

Hauptbildschirm des Moduls Fahrzeugreservierung

Nach dem Öffnen des Moduls Fahrzeugreservierung werden oben drei umschaltbare Registerkarten angezeigt: Anfragen (Standard), Monatsübersicht und Jahresübersicht. Die Registerkarte Jahresübersicht wird nur angezeigt, wenn in den Einstellungen des Moduls die Option Fahrzeugreservierung nach Zeit deaktiviert ist, also wenn Fahrzeuge für ganze Tage und nicht für bestimmte Stunden reserviert werden.

Registerkarte Anfragen im Modul Fahrzeugreservierung

Die Registerkarte Anfragen im Modul Fahrzeugreservierung zeigt die Liste aller Fahrzeugreservierungsanfragen in Form einer Tabelle mit den Spalten ID, Fahrzeug, Datum von, Datum bis, Antragsteller, Fahrtart, Ort, Genehmigt (Status sowie wer und wann genehmigt oder abgelehnt hat) und Aktionen.

Die Spalte Aktionen enthält bei jeder Anfrage Schaltflächen je nach ihrem Status und den Rechten des angemeldeten Benutzers: Genehmigen, Bearbeiten, Ablehnen, Löschen, Kopieren sowie ein Kontrollkästchen für die Mehrfachauswahl. Über der Tabelle befindet sich das zusammenfassende Kontrollkästchen „Alles auswählen" sowie der Umschalter Alle / Zur Genehmigung mit einem numerischen Abzeichen für die Anzahl der Anfragen, die auf die Genehmigung durch den angemeldeten Benutzer warten. Rechts über der Tabelle befindet sich die Schaltfläche Anfrage hinzufügen.

Filter und Suche nach Reservierungsanfragen

Auf der Registerkarte Anfragen im Modul Fahrzeugreservierung können Sie Anfragen filtern und auch schnell durchsuchen.

Filter: ausklappbares Panel (lässt sich mit den Symbolen +/- oben rechts ein- oder ausklappen) mit den Feldern Antragsteller (Benutzerauswahl), Fahrzeug (Auswahl aus reservierbaren Fahrzeugen) und Datum zwischen (von–bis); wird mit der Schaltfläche Suchen bestätigt, mit der Schaltfläche Abbrechen zurückgesetzt. Die Überschrift des Filters wird rot und fett, wenn der Filter aktiv eingestellt ist.
Schnellsuche: Das Feld Suchen direkt über der Tabelle durchsucht die aktuell angezeigte Liste der Anfragen.
Umschalter Alle / Zur Genehmigung: schränkt die Liste nur auf Anfragen ein, die auf die Genehmigung durch den angemeldeten Benutzer warten.

Registerkarte Monatsübersicht im Modul Fahrzeugreservierung

Die Registerkarte Monatsübersicht im Modul Fahrzeugreservierung zeigt einen Kalender mit allen Fahrzeugreservierungen, mit der Umschaltung der Ansicht Monat/Woche, Pfeilen vor und zurück und der Schaltfläche Heute.

Über dem Kalender befinden sich die Schaltflächen Alles markieren und Alles abwählen sowie eine Reihe farbiger Etiketten, eines für jedes Fahrzeug, das der angemeldete Benutzer reservieren darf (in der Form „Kennzeichen – Fahrzeugname"), mit einem eigenen Kontrollkästchen – durch An- oder Abwählen wird die Reservierung des jeweiligen Fahrzeugs im Kalender angezeigt oder ausgeblendet. Rechts vom Kalender befindet sich das Informationspanel Farbkennzeichnung mit der Legende der Fahrtarten (Geschäftlich, privat) und ihrer Farben.

Eine neue Anfrage lässt sich im Kalender auf der Registerkarte Monatsübersicht direkt durch Ziehen oder durch Auswahl eines Zeitabschnitts anlegen.

Registerkarte Jahresübersicht im Modul Fahrzeugreservierung

Die Registerkarte Jahresübersicht im Modul Fahrzeugreservierung wird nur angezeigt, wenn die Option Fahrzeugreservierung nach Zeit deaktiviert ist (Fahrzeuge werden also für ganze Tage reserviert).

Sie enthält die Auswahl Jahr (aktuelles Jahr, ein Jahr voraus und vier Jahre zurück), die Auswahl Fahrzeug (Alle oder ein bestimmtes Fahrzeug aus den erlaubten), das Kontrollkästchen Namen direkt im Kalender (schaltet um zwischen der Anzeige der Tageszahl mit Namen in einem Tooltip beim Überfahren mit der Maus und der Anzeige der Namen der Antragsteller direkt in der Zelle) sowie die Schaltfläche Anzeigen. Die Tabelle unter den Bedienelementen hat Zeilen für die einzelnen Monate und Spalten für die Tage 1 bis 31; die Zelle wird je nach Fahrtart eingefärbt, sofern für den betreffenden Tag eine genehmigte Reservierung des ausgewählten Fahrzeugs oder aller Fahrzeuge vorliegt.

Grundlegende Vorgänge

Im Modul Fahrzeugreservierung finden Sie hier Schritt-für-Schritt-Anleitungen für das Anlegen einer neuen Fahrzeugreservierungsanfrage, die Prüfung der Verfügbarkeit eines Fahrzeugs, das Bearbeiten und Kopieren einer bestehenden Anfrage sowie für das Genehmigen, Ablehnen oder Löschen einer einzelnen konkreten Reservierungsanfrage.

Vorgehensweise: Anlegen einer neuen Fahrzeugreservierungsanfrage

Im Modul Fahrzeugreservierung legen Sie eine Anfrage zur Ausleihe eines Fahrzeugs auf der Registerkarte Anfragen oder direkt im Kalender auf der Registerkarte Monatsübersicht an.

Klicken Sie auf der Registerkarte Anfragen auf die Schaltfläche Anfrage hinzufügen. Alternativ ziehen Sie im Monatskalender einen Zeitabschnitt oder wählen ihn aus, auf dem Mobiltelefon genügt ein Tippen auf den betreffenden Tag.
Füllen Sie im Dialogfenster Reservierung anfordern die Pflichtfelder aus – eine ausführliche Beschreibung der Felder finden Sie im folgenden Abschnitt Felder des Formulars der Fahrzeugreservierungsanfrage.
Nach jeder Änderung von Datum, Uhrzeit, Fahrzeug oder Wiederholung prüft das System automatisch, ob das Fahrzeug im betreffenden Zeitraum frei ist; stößt es auf eine Kollision, zeigt es einen roten Hinweis an und blockiert vorübergehend die Schaltfläche Speichern.
Klicken Sie auf Speichern. Wenn die Anfrage aus dem verknüpften Planungsmodul Arbeitsplan entstanden ist, heißt die Schaltfläche Speichern & Genehmigen und die Anfrage wird sofort automatisch genehmigt.

Hinweis: Nach dem Speichern einer neuen Anfrage erhalten alle Benutzer eine E-Mail, die im Modul Fahrzeugreservierung das Recht haben, die betreffende Anfrage zu genehmigen.

Felder des Formulars der Fahrzeugreservierungsanfrage

Das Dialogfenster Reservierung anfordern im Modul Fahrzeugreservierung enthält folgende Felder:

Feld	Pflicht	Beschreibung
Mitarbeiter	Ja	Für wen das Fahrzeug reserviert wird; wird automatisch mit dem angemeldeten Benutzer vorausgefüllt. Ändern lässt es sich nur zu einem Kollegen, den der Benutzer vertreten darf (siehe das Recht Buchen Sie im Namen einer anderen Person).
Fahrzeug	Ja	Welches Fahrzeug reserviert wird; angeboten werden nur Fahrzeuge, die der ausgewählte Mitarbeiter reservieren darf und die im Modul Fahrzeugregister als „reservierbar" gekennzeichnet sind.
Von (Datum)	Ja	Anfangsdatum der Reservierung, wird im Kalender ausgewählt.
Bis (Datum)	Ja	Enddatum der Reservierung; muss gleich oder später als das Feld Von sein.
Zeit ab / Zeit bis	Ja, nur im Modus „nach Zeit"	Genaue Anfangs- und Endzeit der Reservierung, wird aus vordefinierten Zeiten gemäß der Einstellung Mindestanzahl von Minuten pro Buchung ausgewählt; Zeit bis muss nach Zeit ab liegen.
Fahrtart	Ja	Geschäftlich oder privat.
Ort	Nein	Freitext – wohin die Fahrt geht oder wo das Fahrzeug genutzt wird.

Wenn dem ausgewählten Mitarbeiter kein Fahrzeug zur Reservierung zur Verfügung steht, wird anstelle der Fahrzeugauswahl ein Hinweis angezeigt und das Formular kann nicht abgesendet werden.

Wiederholung der Reservierungsanfrage

Nur beim Anlegen einer neuen Anfrage im Modul Fahrzeugreservierung (nicht beim Bearbeiten einer bestehenden) lässt sich eine regelmäßige Wiederholung einstellen.

Wählen Sie im Feld Jeden wiederholen Tag, Woche, Monat oder Jahr.
Ergänzen Sie je nach gewähltem Typ die Genauigkeit: bei Woche die Wochentage und die Option Wöchentlich/Ungerade Woche/Gerade Woche; bei Monat entweder eine feste Tageszahl im Monat oder die Reihenfolge des Wochentags im Monat; bei Jahr den Tag und Monat im Jahr.
Füllen Sie das Feld Wiederholen bis aus – das Datum, bis zu dem die wiederkehrenden Anfragen erzeugt werden sollen. Das Feld wird nach der Auswahl des Wiederholungstyps automatisch mit dem Datum in einem Jahr vorausgefüllt, der Wert lässt sich ändern.

Für jeden gültigen Termin im Wiederholungszeitraum führt das System sofort dieselbe Prüfung der Verfügbarkeit des Fahrzeugs durch wie bei einer einmaligen Anfrage. Aus Sicherheitsgründen werden höchstens 365 Wiederholungen erzeugt.

Prüfung der Verfügbarkeit des Fahrzeugs

Das Modul Fahrzeugreservierung prüft bei jeder Änderung von Datum, Uhrzeit, Fahrzeug oder der Wiederholungsparameter im Dialogfenster der Anfrage automatisch, ohne dass etwas bestätigt werden muss, ob das Fahrzeug im betreffenden Zeitraum frei ist.

Ist das Fahrzeug im betreffenden Zeitraum belegt, wird unter dem Formular ein Hinweis in der Form „Fahrzeug [Fahrzeugname] [Kennzeichen] zum angegebenen Zeitpunkt bereits vom Nutzer gebucht ist [Name] (von – bis: Ort)" angezeigt, und die Schaltfläche Speichern bleibt vorübergehend gesperrt, bis Sie die Kollision lösen – durch Ändern des Termins oder Auswahl eines anderen Fahrzeugs. Als belegt gelten nur Anfragen im Status Genehmigt.

Bearbeiten einer bestehenden Reservierungsanfrage

Im Modul Fahrzeugreservierung lässt sich eine bereits angelegte Anfrage bearbeiten, sofern der angemeldete Benutzer das Recht Bearbeiten Sie alle Reservierungen, die bereits erstellt wurden hat.

Klicken Sie bei der Anfrage auf die Schaltfläche Bearbeiten.
Bearbeiten Sie die nötigen Felder – der Abschnitt Wiederholung wird bei einer bereits bestehenden Anfrage nicht angeboten.
Klicken Sie auf Speichern. Das System prüft erneut automatisch die Verfügbarkeit des Fahrzeugs.

Kopieren einer Reservierungsanfrage

Das Kopieren im Modul Fahrzeugreservierung erleichtert das Anlegen einer ähnlichen Anfrage, ohne dass Sie alle Felder erneut ausfüllen müssen.

Klicken Sie bei der Anfrage auf die Schaltfläche Kopieren.
Es öffnet sich dasselbe Dialogfenster wie beim Anlegen einer neuen Anfrage, vorausgefüllt mit den Daten der kopierten Anfrage, jedoch als neue, noch nicht genehmigte Anfrage.
Bearbeiten Sie, was nötig ist, und klicken Sie auf Speichern – es entsteht eine eigenständige neue Anfrage.

Genehmigen oder Ablehnen einer Reservierungsanfrage

Anfragen im Status Wartet werden im Modul Fahrzeugreservierung nur von einem Benutzer genehmigt oder abgelehnt, der das Recht hat, das betreffende Fahrzeug zu genehmigen.

Klicken Sie bei der Anfrage auf Genehmigen oder auf Ablehnen.
Ist in den Einstellungen des Moduls die Option Beim Genehmigen/Ablehnen füllt der Genehmiger einen Vermerk aus aktiviert, öffnet sich das Dialogfenster Anmerkung bei Genehmigung (bzw. Ablehnung) der Fahrzeugreservierung mit dem optionalen Textfeld Anmerkung. Ohne diese Option wird der Status direkt gespeichert.

Der Antragsteller erhält eine E-Mail über die Genehmigung oder Ablehnung, einschließlich der Anmerkung des Genehmigers, sofern diese ausgefüllt wurde.

Löschen einer Reservierungsanfrage

Eine Anfrage im Modul Fahrzeugreservierung kann ein Benutzer löschen, der sie genehmigen darf, sowie der Antragsteller selbst bei seiner eigenen bereits genehmigten Anfrage, sofern die Einstellung Stornierung durch den Auftraggeber dies erlaubt.

Klicken Sie bei der Anfrage auf die Schaltfläche Löschen.
Bestätigen Sie die Abfrage „Sind Sie sicher, dass Sie diese Anfrage löschen möchten? (Der Antragsteller wird per E-Mail informiert)." mit der Schaltfläche Ja.

Nach der Bestätigung wird die Anfrage endgültig entfernt, und der Antragsteller erhält eine E-Mail über die Stornierung der Reservierung.

Status der Fahrzeugreservierungsanfragen

Eine Fahrzeugreservierungsanfrage durchläuft im Modul Fahrzeugreservierung folgende Status:

Status	Bedeutung	Wie er erreicht wird
Wartet	Die Anfrage wurde gestellt und wartet auf die Entscheidung des Genehmigers.	Ausgangsstatus beim Anlegen einer neuen Anfrage oder beim Erstellen einer Kopie.
Genehmigt	Die Fahrzeugreservierung ist bestätigt.	Durch Klicken auf Genehmigen bei einer einzelnen Anfrage oder gesammelt über die Schaltfläche Genehmigen (N).
Zurückgewiesen	Die Anfrage wurde abgelehnt, das Fahrzeug wird nicht reserviert.	Durch Klicken auf Ablehnen bei einer einzelnen Anfrage oder gesammelt über die Schaltfläche Ablehnen (N).
(gelöscht)	Die Anfrage ist storniert und existiert im System nicht mehr.	Über die Schaltfläche Löschen bei einer einzelnen Anfrage oder gesammelt über Löschen (N).

Die Anfrage wechselt vom Status Wartet einseitig zu Genehmigt oder Zurückgewiesen. Als belegt gilt das Fahrzeug in der Jahresübersicht sowie bei der automatischen Verfügbarkeitsprüfung nur bei Anfragen im Status Genehmigt.

Erweiterte Funktionen

Das Modul Fahrzeugreservierung bietet neben der grundlegenden Arbeit mit einzelnen Anfragen auch das gesammelte Genehmigen, Ablehnen und Löschen mehrerer Anfragen gleichzeitig, den Druck und Export der Liste der Anfragen, automatische E-Mail-Benachrichtigungen an Antragsteller und Genehmiger sowie die farbliche Unterscheidung der Reservierungen in der Monats- und Jahreskalenderübersicht.

Gesammeltes Genehmigen, Ablehnen und Löschen von Anfragen

Vorgehensweise: Im Modul Fahrzeugreservierung lassen sich auf der Registerkarte Anfragen mehrere Anfragen gleichzeitig bearbeiten.

Wählen Sie mit dem Kontrollkästchen bei den einzelnen Anfragen (oder dem zusammenfassenden Kontrollkästchen „Alles auswählen" in der Tabellenkopfzeile) eine oder mehrere Anfragen aus. Ankreuzen lassen sich nur Anfragen im Status Wartet, bei denen der Benutzer das Recht hat, sie zu genehmigen.
Über der Tabelle werden die Schaltflächen Genehmigen (N), Ablehnen (N) und Löschen (N) mit der Anzahl der ausgewählten Anfragen angezeigt.
Bestätigen Sie nach dem Klicken die Abfrage (zum Beispiel „Bist du sicher, dass du ausgewählte Anträge genehmigen möchtest? Markierte Anfragen: N").

Nach der Ausführung wird eine zusammenfassende Meldung über das Ergebnis angezeigt – wie viele Anfragen erfolgreich bearbeitet wurden und gegebenenfalls wie viele fehlgeschlagen sind, typischerweise weil der Benutzer nicht das Recht hat, sie zu genehmigen. Jede erfolgreich bearbeitete Anfrage löst beim Antragsteller dieselbe E-Mail aus wie bei der einzelnen Genehmigung, Ablehnung oder Löschung; eine Anmerkung des Genehmigers wird bei der Sammelaktion nicht ausgefüllt.

Drucken und Exportieren der Liste der Anfragen

Die Tabelle der Anfragen auf der Registerkarte Anfragen im Modul Fahrzeugreservierung lässt sich mit den Standard-Bedienelementen über der Tabelle sortieren, seitenweise anzeigen, in das Format XLSX exportieren oder direkt aus dem Browser drucken. Export und Druck beziehen sich auf die aktuell angezeigte und gefilterte Liste der Anfragen, daher lohnt es sich, vor dem Export den Filter oder die Schnellsuche auf die gewünschten Anfragen einzustellen.

E-Mail-Benachrichtigungen im Modul Fahrzeugreservierung

Das Modul Fahrzeugreservierung versendet automatisch in folgenden Situationen eine E-Mail:

An den Antragsteller bei der Genehmigung, Ablehnung und Löschung seiner Anfrage – die E-Mail enthält eine Zusammenfassung der Anfrage (Fahrzeug, Termin, Fahrtart, Ort) sowie gegebenenfalls die Anmerkung des Genehmigers, sofern diese ausgefüllt wurde.
An alle berechtigten Genehmiger beim Anlegen einer neuen Anfrage – die E-Mail fasst die Anfrage einschließlich des Namens des Antragstellers zusammen und enthält direkt Schaltflächen zur Genehmigung oder Ablehnung, sodass der Genehmiger direkt aus der E-Mail heraus per Klick entscheiden kann, ohne sich in der Anwendung anzumelden.

Abzeichen „Zur Genehmigung" und farbliche Unterscheidung in den Kalendern

Über der Tabelle der Anfragen auf der Registerkarte Anfragen im Modul Fahrzeugreservierung zeigt der Umschalter Alle / Zur Genehmigung ein numerisches Abzeichen mit der Anzahl der Anfragen, die auf die Genehmigung durch den angemeldeten Benutzer warten; das Abzeichen wird automatisch neu berechnet.

Die Monats- und die Jahresübersicht im Modul Fahrzeugreservierung färben Reservierungen automatisch nach Fahrtart (Geschäftlich, privat) und in der Monatsübersicht zusätzlich nach der Farbe, die dem jeweiligen Fahrzeug auf der Registerkarte Farbkennzeichnung in den Einstellungen des Moduls zugewiesen ist.

Integration mit anderen Modulen

Das Modul Fahrzeugreservierung ist mit folgenden Modulen verknüpft:

Fahrzeugregister: Das Modul Fahrzeugreservierung übernimmt aus dem Fahrzeugregister die Liste der Fahrzeuge, ihren Namen, das Kennzeichen, die interne Bezeichnung, das Merkmal „reservierbar" sowie die Farben für den Kalender. Bei der Auswahl eines Fahrzeugs im Dialogfenster der Anfrage wird zusätzlich ein ergänzendes Informationspanel mit den technischen Parametern des ausgewählten Fahrzeugs angezeigt (zum Beispiel Nutzlast, Laderaummaße, Anzahl der Plätze) – diese Daten stammen aus dem Fahrzeugregister.
Arbeitsplan: Eine Reservierungsanfrage lässt sich auch mit Daten anlegen, die aus dem Planungsmodul Arbeitsplan vorausgefüllt werden (Mitarbeiter, Termin, Ort). Eine so angelegte Anfrage wird nach dem Speichern sofort automatisch genehmigt, die Schaltfläche heißt in diesem Fall Speichern & Genehmigen statt des üblichen Speichern.

Problemlösung

Dieses Kapitel fasst die Fehlermeldungen zusammen, denen Sie im Modul Fahrzeugreservierung beim Anlegen oder Bearbeiten einer Reservierungsanfrage begegnen können, häufige Fragen der Modulbenutzer sowie Tipps, wie Sie sich die Arbeit mit Fahrzeugreservierungen erleichtern und beschleunigen können.

Fehlermeldungen im Modul Fahrzeugreservierung

Meldung	Wann sie auftritt	Was zu tun ist
Der ausgewählte Benutzer ist nicht berechtigt, ein Fahrzeug zu reservieren.	Sie wählen im Formular der Anfrage einen Mitarbeiter aus, dem kein Fahrzeug zur Reservierung zugewiesen ist.	Wählen Sie einen anderen Mitarbeiter, oder bitten Sie den Administrator des Moduls Fahrzeugreservierung, in den Einstellungen ein Fahrzeug zuzuweisen.
Falsch eingetragenes Datum	Das Datum oder die Uhrzeit Von liegt später als Bis, oder eines der Pflichtfelder für Datum oder Uhrzeit blieb leer.	Korrigieren Sie das eingegebene Datum und die Uhrzeit.
Fahrzeug [Fahrzeugname] [Kennzeichen] zum angegebenen Zeitpunkt bereits vom Nutzer gebucht ist [Name] (von – bis: Ort)	Die automatische Prüfung stellt fest, dass das ausgewählte Fahrzeug im gewählten Termin (oder im Termin einer der Wiederholungen) bereits durch eine andere, nicht abgelehnte Anfrage belegt ist.	Wählen Sie einen anderen Termin oder ein anderes Fahrzeug; die Schaltfläche Speichern bleibt bis zur Lösung der Kollision gesperrt.
Ein Fahrzeug ist nicht ausgewählt.	Das Formular wird ohne ausgewähltes Fahrzeug abgesendet.	Wählen Sie ein Fahrzeug aus.
Wählen Sie mindestens eine Anfrage aus	Sie klicken auf die Schaltfläche der Sammelaktion, ohne eine Anfrage angekreuzt zu haben.	Kreuzen Sie mindestens eine Anfrage an.
Sie haben keine Zugriffsrechte	Die Sammelaktion wird ohne ausreichende Berechtigung für das Modul Fahrzeugreservierung aufgerufen.	Wenden Sie sich an den Administrator des Moduls.

Häufige Fragen zum Modul Fahrzeugreservierung

Frage: Warum sehe ich in der Auswahl kein Fahrzeug, wenn ich im Modul Fahrzeugreservierung eine Anfrage anlege?

Lösung: Dem ausgewählten Mitarbeiter ist kein Fahrzeug zur Reservierung zugewiesen. Bitten Sie den Administrator des Moduls, in den Einstellungen des Moduls auf der Registerkarte Benutzerrechte ein Fahrzeug zuzuweisen.

Frage: Warum gelingt es mir nicht, eine Fahrzeugreservierungsanfrage zu speichern?

Lösung: Das Fahrzeug ist im gewählten Termin bereits durch eine andere genehmigte Anfrage belegt, oder das eingegebene Datum bzw. die Uhrzeit ist ungültig (Bis liegt vor Von). Wählen Sie einen anderen Termin oder ein anderes Fahrzeug.

Frage: Wie finde ich heraus, wie viele Anfragen auf meine Genehmigung warten?

Lösung: Schalten Sie auf der Registerkarte Anfragen den Umschalter auf Zur Genehmigung – das numerische Abzeichen daneben zeigt die aktuelle Anzahl der wartenden Anfragen.

Tipps für die effiziente Arbeit mit dem Modul Fahrzeugreservierung

Tipp: Geben Sie regelmäßige Fahrten (zum Beispiel den wöchentlichen Warenabtransport) beim Anlegen der Anfrage einmal über das Feld Jeden wiederholen ein – so ersparen Sie sich das einzelne Anlegen jeder Anfrage.
Tipp: Eine ähnliche Anfrage, wie Sie sie bereits früher angelegt haben, legen Sie mit der Schaltfläche Kopieren bei einer bestehenden Anfrage schneller an als durch erneutes Ausfüllen des gesamten Formulars.
Tipp: Aktivieren Sie auf der Registerkarte Jahresübersicht das Kontrollkästchen Namen direkt im Kalender, wenn Sie die Namen der Antragsteller direkt in der Tabelle sehen möchten, ohne mit der Maus über die einzelnen Tage zu fahren.

Wiki - eIntranet.net