Papierpost

Modulübersicht

Das Papierpost-Modul dient zur Erfassung der eingehenden und ausgehenden Papierkorrespondenz in Ihrer Organisation. Es ermöglicht Ihnen, einen umfassenden Überblick über alle Sendungen zu führen, deren Bearbeitung zu verfolgen, Umschlagetiketten zu drucken und Einlieferungsbelege für die Tschechische Post vorzubereiten.

Hauptfunktionen des Moduls:

• Erfassung eingehender Post mit Zuweisung von Bearbeitern
• Erfassung ausgehender Post mit Möglichkeit zum Etikettendruck
• Automatische Generierung von Registriernummern im Format Nummer/Jahr
• Integration mit dem Datenbox-Modul (Möglichkeit zur Konvertierung einer Datennachricht in einen Papierpost-Datensatz)
• Integration mit dem CRM-Modul zur Adressauswahl
• Anhängen von Dateien und gescannten Dokumenten
• E-Mail-Benachrichtigungen an Bearbeiter
• Druck von Einlieferungsbelegen für die Tschechische Post
• Druck von Umschlagetiketten

Modulzugriff

Das Papierpost-Modul finden Sie im Hauptmenü des eIntranet-Systems. Wenn Sie das Modul öffnen, sehen Sie zwei Hauptregisterkarten:

• Eingegangene Post - Erfassung eingehender Sendungen
• Gesendete Post - Erfassung ausgehender Sendungen

Sie können zwischen den Registerkarten wechseln, indem Sie oben auf dem Bildschirm auf die entsprechende Schaltfläche klicken.

Benutzerrechte

Für die Arbeit mit dem Modul benötigen Sie entsprechende Berechtigungen:

• 0 - Kein Zugriff: Das Modul ist nicht verfügbar
• 1 - Lesen: Sie können nur Datensätze anzeigen
• 2 - Schreiben: Sie können neue Datensätze erstellen
• 3 - Bearbeiten: Sie können bestehende Datensätze ändern
• 4 - Löschen: Sie können Datensätze löschen

Eingegangene Post

Hinzufügen eines neuen Datensatzes für eingehende Post

Um neue eingehende Post zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der Registerkarte Eingegangene Post auf die Schaltfläche Datensatz/Post hinzufügen
2. Es öffnet sich ein Formular zur Eingabe von Informationen über die eingegangene Sendung
3. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
   • Eingangsdatum: Der Tag, an dem die Sendung eingegangen ist (automatisch mit dem heutigen Datum vorausgefüllt)
   • Sendungsnummer: Sendungsnummer von der Post (falls verfügbar)
   • Art der Sendung: Wählen Sie den Sendungstyp (gewöhnlich, eingeschrieben, wertvoll, Paket usw.) - Feld wird angezeigt, wenn in den Einstellungen aktiviert
   • Inland/International: Wählen Sie, ob es sich um eine Sendung innerhalb der Tschechischen Republik oder aus dem Ausland handelt - Feld wird angezeigt, wenn in den Einstellungen aktiviert
   • Angenommen von: Wählen Sie den Mitarbeiter aus, der die Sendung angenommen hat (automatisch auf den angemeldeten Benutzer vorausgewählt)
   • Zweigstelle/Büro: Wählen Sie aus oder geben Sie eine neue Zweigstelle ein, die die Sendung angenommen hat

Eingabe des Absenders

Sie können den Absender auf zwei Arten eingeben:

1. Auswahl aus dem Verlauf: Wählen Sie im Feld Absender aus zuvor verwendeten Adressen oder geben Sie eine neue Adresse ein
   • Das Feld ermöglicht sowohl die Auswahl aus bestehenden Adressen als auch die direkte Eingabe einer neuen Adresse
   • Der Verlauf wird automatisch aus früheren Datensätzen ergänzt
2. Auswahl aus dem CRM-Modul: Wenn Sie das CRM-Modul aktiv haben, können Sie den Absender aus der CRM-Datenbank auswählen
   • Wählen Sie ein Unternehmen, eine Zweigstelle oder einen Kontakt
   • Die Adresse wird automatisch ausgefüllt, einschließlich Straße, Stadt und Postleitzahl
   • Drei Ebenen stehen zur Verfügung: Unternehmen, Unternehmenszweigstelle, Kontaktperson

Zuweisung von Bearbeitern

Jede eingegangene Sendung muss einen zugewiesenen Bearbeiter haben:

• Bearbeitet von/Wird bearbeitet von: Der Hauptbearbeiter, der die Sendung bearbeiten soll (Pflichtfeld)
• Weitere Bearbeiter: Sie können weitere Benutzer hinzufügen, die an der Bearbeitung beteiligt sein werden

Wenn in den Firmeneinstellungen E-Mail an Bearbeiter senden aktiviert ist, erhalten der Hauptbearbeiter und alle weiteren Bearbeiter automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung über die Sendungszuweisung.

Bearbeitungsstatus

Jedem Datensatz ist ein Status zugeordnet:

• Neu: Die Sendung wurde registriert, aber noch nicht mit der Bearbeitung begonnen
• In Bearbeitung: Die Sendung wird derzeit bearbeitet
• Bearbeitet: Die Sendung wurde vollständig bearbeitet

Sie können den Status beim Bearbeiten eines Datensatzes oder direkt in der Tabellenübersicht ändern, indem Sie auf den aktuellen Status klicken.

Inhalt und Beschreibung

Geben Sie im Feld Inhalt/Beschreibung eine kurze Beschreibung des Sendungsinhalts oder des Grundes für die Zustellung ein. Diese Information hilft Ihnen später, die Sendung schnell zu identifizieren.

Anhänge und gescannte Dokumente

Sie können gescannte Dokumente oder andere Dateien an den Datensatz anhängen:

1. Verwenden Sie im Abschnitt Anhänge/gescannte Dokumente die Drag-and-Drop-Funktion zum Hochladen von Dateien
2. Sie können bis zu 60 Dateien hochladen, jede Datei kann bis zu 100 MB groß sein
3. Alle gängigen Formate werden unterstützt (PDF, JPG, PNG, DOC, XLS usw.)
4. Sie können hochgeladene Dateien jederzeit entfernen, indem Sie auf das Kreuz neben der Datei klicken

Speichern des Datensatzes

Nachdem Sie alle Informationen ausgefüllt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Das System führt automatisch folgende Aktionen aus:

• Generiert eine Registriernummer im Format Nummer/Jahr (z. B. 15/2025)
• Speichert den Datensatz in der Datenbank
• Sendet E-Mail-Benachrichtigungen an Bearbeiter (wenn die Funktion aktiv ist)
• Zeigt den Datensatz in der Tabellenübersicht an

Gesendete Post

Hinzufügen eines neuen Datensatzes für ausgehende Post

Um neue ausgehende Post zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der Registerkarte Gesendete Post auf die Schaltfläche Datensatz/Post hinzufügen
2. Es öffnet sich ein Formular zur Eingabe von Informationen über die gesendete Sendung
3. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
   • Versanddatum: Der Tag, an dem die Sendung versendet wurde (automatisch mit dem heutigen Datum vorausgefüllt)
   • Sendungsnummer: Sendungsnummer von der Post
   • Zustellstatus: Aktueller Zustellstatus der Sendung - Feld wird angezeigt, wenn in den Einstellungen aktiviert
   • Art der Sendung: Wählen Sie den Sendungstyp - Feld wird angezeigt, wenn in den Einstellungen aktiviert
   • Inland/International: Sendungstyp - Feld wird angezeigt, wenn in den Einstellungen aktiviert
   • Versendet von: Wählen Sie den Mitarbeiter aus, der die Sendung versendet hat (automatisch auf den angemeldeten Benutzer vorausgewählt)
   • Zweigstelle/Büro: Wählen Sie aus oder geben Sie die Zweigstelle ein, von der die Sendung versendet wurde

Eingabe des Empfängers

Sie können den Empfänger auf die gleiche Weise wie bei eingegangener Post auf zwei Arten eingeben:

1. Auswahl aus dem Verlauf: Wählen Sie aus zuvor verwendeten Adressen oder geben Sie eine neue ein
2. Auswahl aus dem CRM-Modul: Wählen Sie ein Unternehmen, eine Zweigstelle oder einen Kontakt aus der CRM-Datenbank

WICHTIGER TIPP für den Etikettendruck

Wenn Sie Umschlagetiketten drucken möchten, geben Sie die Adresse im folgenden Format mit Kommas als Trennzeichen ein:

Firmenname, Straße und Hausnummer, Stadt, Postleitzahl

Beispiel für das richtige Format:

ABC GmbH, Hauptstraße 123, Prag 1, 110 00

Dieses Format ermöglicht es dem System, die Adresse beim Drucken von Etiketten korrekt in einzelne Zeilen aufzuteilen.

Inhalt, Beschreibung und Anhänge

Genau wie bei eingegangener Post können Sie den Inhalt/die Beschreibung der Sendung eingeben und Dateien anhängen:

• Beschreiben Sie den Inhalt der Sendung oder den Grund für deren Versand
• Laden Sie Kopien der gesendeten Dokumente oder andere zugehörige Dateien hoch

Datensatzfilterung

Das Modul bietet erweiterte Filteroptionen sowohl für eingegangene als auch für gesendete Post.

Filter für eingegangene Post

Durch Klicken auf die Karte Filter können Sie die folgenden Kriterien verwenden:

• Art der Sendung: Filterung nach Sendungstyp (wenn die Funktion aktiv ist)
• Inland/International: Filterung nach Posttyp (wenn die Funktion aktiv ist)
• Registriernummer: Suche nach einem bestimmten Datensatz anhand der Registriernummer
• Angenommen von: Filterung nach der Person, die die Sendung angenommen hat (Option zur Auswahl mehrerer Personen)
• Eingangsdatum: Zeitbereich von-bis
• In Inhalt/Beschreibung: Volltextsuche in der Sendungsbeschreibung
• Status: Filterung nach Bearbeitungsstatus (Neu, In Bearbeitung, Bearbeitet) - Option zur Auswahl mehrerer Status
• Zweigstelle/Büro: Filterung nach Zweigstelle (Option zur Auswahl mehrerer Zweigstellen)
• Bearbeitet von: Filterung nach zugewiesenem Bearbeiter (Option zur Auswahl mehrerer Benutzer)
• Absender: Suche in der Absenderadresse

Filter für gesendete Post

Für gesendete Post stehen folgende Filter zur Verfügung:

• Art der Sendung: Filterung nach Sendungstyp (wenn die Funktion aktiv ist)
• Inland/International: Filterung nach Posttyp (wenn die Funktion aktiv ist)
• Registriernummer: Suche nach einem bestimmten Datensatz
• Versendet von: Filterung nach der Person, die die Sendung versendet hat (Option zur Auswahl mehrerer Personen)
• Versanddatum: Zeitbereich von-bis
• In Inhalt/Beschreibung: Volltextsuche
• Zweigstelle/Büro: Filterung nach Zweigstelle (Option zur Auswahl mehrerer Zweigstellen)
• Empfänger: Suche in der Empfängeradresse

Arbeiten mit Filtern

1. Öffnen Sie die Filterkarte durch Klicken auf die Überschrift
2. Legen Sie die gewünschten Kriterien fest
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen
4. Um alle Filter zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Filter löschen

Wenn Filter aktiv sind, wird der Name des Filterabschnitts fett und rot angezeigt.

Filter nach Jahr

Oben in der Tabelle können Sie das Jahr auswählen, für das Sie Datensätze anzeigen möchten:

• Die Auswahl zeigt Jahre vom ältesten Datensatz im Register bis zur Gegenwart
• Das aktuelle Jahr wird automatisch ausgewählt
• Um alle Datensätze unabhängig vom Jahr anzuzeigen, wählen Sie die Option Alle

Tabellenübersicht

Angezeigte Spalten - Eingegangene Post

Die Tabelle für eingegangene Post enthält folgende Spalten:

• Reg.-Nr.: Registriernummer im Format Nummer/Jahr
• Eingangsdatum: Datum der Sendungszustellung
• Art der Sendung: Sendungstyp (wenn die Funktion aktiv ist)
• Inl./Int.: Posttyp (wenn die Funktion aktiv ist)
• Sendungs-Nr.: Nummer von der Post
• Zweigstelle/Büro: Annahmeort
• Angenommen von: Person, die die Sendung angenommen hat
• Absender: Absenderadresse
• Inhalt/Beschreibung: Kurze Beschreibung der Sendung
• Bearbeitet von: Zugewiesener Bearbeiter
• Status: Aktueller Bearbeitungsstatus
• Aktionen: Schaltflächen zum Bearbeiten, Löschen, Anhänge

Angezeigte Spalten - Gesendete Post

Die Tabelle für gesendete Post enthält folgende Spalten:

• Reg.-Nr.: Registriernummer im Format Nummer/Jahr
• Versanddatum: Datum des Sendungsversands
• Art der Sendung: Sendungstyp (wenn die Funktion aktiv ist)
• Inl./Int.: Posttyp (wenn die Funktion aktiv ist)
• Zustellstatus: Zustellstatus (wenn die Funktion aktiv ist)
• Sendungs-Nr.: Nummer von der Post
• Zweigstelle/Büro: Versandort
• Versendet von: Person, die die Sendung versendet hat
• Empfänger: Empfängeradresse
• Inhalt/Beschreibung: Kurze Beschreibung der Sendung
• Aktionen: Schaltflächen zum Bearbeiten, Löschen, Anhänge

Arbeiten mit der Tabelle

Die Tabelle bietet Standardfunktionen für die Arbeit mit Daten:

• Sortierung: Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um aufsteigend oder absteigend zu sortieren
• Suche: Verwenden Sie das Suchfeld oben rechts für eine schnelle Volltextsuche
• Anzahl der Datensätze: Oben links können Sie die Anzahl der pro Seite angezeigten Datensätze ändern (10, 25, 50, 100 oder alle)
• Export: Die Schaltflächen Excel, Drucken, Spalten anzeigen/ausblenden ermöglichen Export und Anpassung der Anzeige
• Seitennummerierung: Verwenden Sie die Schaltflächen unten, um zwischen Seiten zu navigieren

Schnellbearbeitung in der Tabelle

Sie können einige Werte direkt in der Tabelle ändern, ohne das Bearbeitungsformular zu öffnen:

• Durch Klicken auf den Status bei eingegangener Post können Sie den Bearbeitungsstatus ändern
• Durch Klicken auf einige andere Felder können Sie den Wert direkt bearbeiten

Drucken von Umschlagetiketten

Für gesendete Post können Sie Adressetiketten im A4-Format (70 x 42,3 mm) drucken.

Verfahren zum Drucken von Etiketten

1. Klicken Sie in der Registerkarte Gesendete Post auf die Schaltfläche Umschlagetiketten drucken
2. Es öffnet sich ein Formular mit einem Etikettenlayout (3 Spalten x 7 Zeilen = 21 Etiketten pro Seite)
3. Wählen Sie für jedes Etikettenfeld eine Adresse aus der Dropdown-Liste
   • Es werden nur Adressen angezeigt, die im richtigen Format mit Kommas eingegeben wurden
   • Format: Name, Straße, Stadt, Postleitzahl
4. Aktivieren Sie optional die Option Einschließlich letzter Registriernummer drucken
   • Diese Option fügt dem Etikett die letzte Registriernummer einer an diese Adresse gesendeten Sendung hinzu
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zum Drucken erstellen
6. Es öffnet sich ein neues Fenster mit einem druckfertigen Dokument
7. Legen Sie im Druckdialog fest:
   • Empfohlener Browser: Google Chrome
   • Ränder: keine oder minimal
   • Skalierung: 100 Prozent
8. Legen Sie ein Blatt mit A4-Etiketten (70 x 42,3 mm) in den Drucker ein und drucken Sie

Tipps zum Drucken von Etiketten

• Vor dem eigentlichen Druck versuchen Sie das Drucken auf normalem Papier, um die korrekte Platzierung zu überprüfen
• Einige Drucker erfordern möglicherweise eine Feinabstimmung der Ränder
• Empfohlene Etiketten: Büroetiketten A4 70 x 42,3 mm weiß
• Sie müssen nicht alle Felder ausfüllen - füllen Sie nur diejenigen aus, die Sie drucken müssen

Einlieferungsbeleg für die Tschechische Post

Das Modul ermöglicht es Ihnen, einen Einlieferungsbeleg für die Masseneinlieferung von Sendungen bei der Tschechischen Post vorzubereiten.

Verfahren zur Erstellung eines Einlieferungsbelegs

1. Klicken Sie in der Registerkarte Gesendete Post auf die Schaltfläche Einlieferungsbeleg für Tschechische Post
2. Füllen Sie im ersten Schritt die Kopfdaten aus (bei der ersten Verwendung):
   • Einlieferer: Name Ihrer Organisation
   • Absender: Name oder Abteilung des Absenders
   • Kundenkartennummer: Ihre Nummer bei der Tschechischen Post (falls vorhanden)
   • Preiszahlung: Wählen Sie die Zahlungsmethode (bar, Überweisung, Zahlungsautomat, Kredit, Briefmarken)
   • Zur Notiz: Wählen Sie, was in der Notiz angezeigt werden soll (Registriernummer + Sendungsart, nur Registriernummer, nur Sendungsart oder nichts)
3. Diese Informationen werden bei der ersten Erstellung eines Einlieferungsbelegs automatisch gespeichert und bei der nächsten Generierung bereits vorausgefüllt
4. Wählen Sie bis zu 10 Sendungen für die Einlieferung:
   • Es werden nur Sendungen mit einem Versanddatum jünger als 14 Tage angezeigt
   • Wenn Sie aktive Filter haben, werden nur Sendungen angezeigt, die dem Filter entsprechen
   • Für jede Sendung können Sie eingeben:
     • Empfänger: Wählen Sie aus der Liste (zeigt Versanddatum, Adresse und Absender)
     • Nachnahme: Nachnahmebetrag (falls zutreffend)
     • Angegebener Wert: Sendungswert (für Wertsendungen)
     • Zusatzleistungen: Weitere Dienstleistungen der Tschechischen Post (z. B. Zustellbestätigung)
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Generieren
6. Es öffnet sich ein neues Fenster mit einem druckfertigen Einlieferungsbeleg
7. Drucken Sie den Einlieferungsbeleg und bringen Sie ihn mit den ausgewählten Sendungen zur Post

Tipps für den Einlieferungsbeleg

• Sie können maximal 10 Sendungen auf einen Einlieferungsbeleg setzen
• Wenn Sie mehr Sendungen einliefern müssen, erstellen Sie mehrere Einlieferungsbelege
• Nutzen Sie Filter für eine schnellere Sendungsauswahl (z. B. nach Sendungsart oder Versanddatum)
• Kopfdaten müssen nur einmal ausgefüllt werden, sie sind für die nächste Verwendung gespeichert

Integration mit dem Datenbox-Modul

Wenn Sie das Datenbox-Modul (ISDS.cz) aktiv haben, können Sie eine empfangene Datennachricht in einen Papierpost-Datensatz konvertieren.

Konvertierung einer Datennachricht in Papierpost

1. Öffnen Sie im Datenbox-Modul die empfangene Nachricht
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche oder den Link An Papierpost übergeben
3. Das System erstellt automatisch einen neuen Datensatz für eingegangene Post und füllt vor:
   • Eingangsdatum gemäß Nachrichtenzustelldatum
   • Absender gemäß Absender der Datennachricht
   • Inhalt/Beschreibung gemäß Nachrichtenbetreff
   • Bearbeiter gemäß Standardeinstellung in der Konfiguration
4. Ergänzen Sie weitere notwendige Informationen (Zweigstelle, Status usw.)
5. Speichern Sie den Datensatz

ISDS-Integrationseinstellungen

Der Administrator kann die Integration in den Moduleinstellungen aktivieren und konfigurieren:

• Empfang von ISDS zulassen: Aktiviert/deaktiviert die Möglichkeit zur Konvertierung von Datennachrichten
• Standardbearbeiter von ISDS: Einstellung des Benutzers, der automatisch als Bearbeiter konvertierter Nachrichten zugewiesen wird

Datensatznotizen

Sie können Notizen zu Datensätzen sowohl für eingegangene als auch für gesendete Post hinzufügen.

Hinzufügen einer Notiz

1. Öffnen Sie die Datensatzdetails durch Klicken auf die Bearbeitungsschaltfläche
2. Im unteren Teil des Formulars finden Sie den Abschnitt Notizen
3. Geben Sie den Notiztext ein
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Notiz hinzufügen

Jede Notiz enthält:

• Name des Benutzers, der die Notiz geschrieben hat
• Datum und Uhrzeit des Schreibens
• Notiztext

Notizen dienen dazu, eine chronologische Aufzeichnung des Bearbeitungsfortschritts der Sendung zu führen.

Modulkonfiguration

Administratoren mit entsprechenden Rechten können das Verhalten des Moduls konfigurieren. Sie finden die Einstellungen, indem Sie oben rechts im Modul auf den Link Einstellungen klicken.

Sendungsarten

Sie können das Feld Sendungsart aktivieren/deaktivieren und eine benutzerdefinierte Liste von Arten definieren:

• Sendungsarten verwenden: Aktiviert/deaktiviert die Anzeige des Felds Sendungsart
• Liste der Sendungsarten: Definieren Sie benutzerdefinierte Werte (z. B. Gewöhnlich, Eingeschrieben, Wertvoll, Paket, Eingeschriebenes Paket usw.)

Inland/International

Sie können das Feld zur Unterscheidung des Posttyps aktivieren/deaktivieren:

• Inland/International verwenden: Aktiviert/deaktiviert die Anzeige dieses Felds

Zustellstatus der gesendeten Post

Für gesendete Post können Sie die Verfolgung des Zustellstatus aktivieren:

• Zustellstatus verwenden: Aktiviert/deaktiviert das Feld Zustellstatus für gesendete Post
• Statuskonfiguration: Definieren Sie benutzerdefinierte Status mit Text und Farbe
  • Statustext (z. B. Versendet, Unterwegs, Zugestellt, Zurückgesandt)
  • Textfarbe (Hexadezimalwert, z. B. 000000 für Schwarz)
  • Hintergrundfarbe (Hexadezimalwert, z. B. ffff00 für Gelb)

E-Mail-Benachrichtigungen

Einstellung, ob E-Mail-Benachrichtigungen an Bearbeiter eingegangener Post gesendet werden sollen:

• E-Mail an Bearbeiter senden: Aktiviert/deaktiviert automatische E-Mail-Benachrichtigung bei Sendungszuweisung

Integration mit ISDS

• Empfang von ISDS zulassen: Aktiviert/deaktiviert die Möglichkeit zur Konvertierung von Datennachrichten in Papierpost
• Standardbearbeiter von ISDS: Wählen Sie den Benutzer aus, der automatisch als Bearbeiter festgelegt wird

Einlieferungsbeleg Tschechische Post - Kopfdaten

Sie können Standardwerte für den Einlieferungsbeleg der Tschechischen Post festlegen:

• Einlieferer
• Absender
• Kundenkartennummer
• Preiszahlung

Häufige Arbeitsabläufe

Empfang einer Sendung und Zuweisung zur Bearbeitung

1. Ein Empfangsmitarbeiter empfängt eine Sendung und öffnet das Papierpost-Modul
2. In der Registerkarte Eingegangene Post klickt er auf Datensatz/Post hinzufügen
3. Füllt die Grundinformationen aus (Eingangsdatum ist vorausgefüllt)
4. Gibt den Absender ein (entweder aus dem Verlauf oder aus CRM)
5. Beschreibt den Inhalt der Sendung
6. Weist den verantwortlichen Bearbeiter zu
7. Wenn die Sendung gescannt ist, fügt er die PDF-Datei bei
8. Speichert den Datensatz
9. Der Bearbeiter erhält eine E-Mail-Benachrichtigung (wenn die Funktion aktiv ist)

Bearbeitung der eingegangenen Sendung

1. Der Bearbeiter erhält eine E-Mail-Benachrichtigung oder öffnet das Papierpost-Modul
2. Verwendet den Filter Bearbeitet von und wählt seinen Namen aus, um seine zugewiesenen Sendungen zu sehen
3. Klickt auf den Datensatz zur Bearbeitung
4. Ändert den Status auf In Bearbeitung
5. Kann während der Bearbeitung Notizen über den Fortschritt hinzufügen
6. Ändert nach Abschluss den Status auf Bearbeitet

Massenversand von Post

1. Ein Assistent bereitet Sendungen für den Versand vor
2. Erstellt einen Datensatz in der Registerkarte Gesendete Post für jede Sendung
3. Gibt beim Eingeben des Empfängers das Format mit Kommas an: Firma, Straße, Stadt, Postleitzahl
4. Füllt die Sendungsart und andere notwendige Informationen aus
5. Klickt nach Erstellung aller Datensätze auf Umschlagetiketten drucken
6. Wählt Adressen für den Etikettendruck aus und druckt
7. Klebt Etiketten auf Umschläge
8. Klickt auf Einlieferungsbeleg für Tschechische Post
9. Wählt Sendungen aus, füllt ggf. Nachnahmen und Zusatzleistungen aus
10. Generiert und druckt den Einlieferungsbeleg
11. Bringt Sendungen mit Einlieferungsbeleg zur Post
12. Ergänzt nach der Einlieferung die Sendungsnummern in den Datensätzen

Konvertierung einer Datennachricht in Papierpost

1. Im Datenbox-Modul erhalten Sie eine neue Nachricht
2. Öffnen Sie die Nachrichtendetails
3. Klicken Sie auf An Papierpost übergeben
4. Das System erstellt einen neuen Datensatz mit vorausgefüllten Informationen
5. Überprüfen und ändern Sie ggf. die Informationen
6. Weisen Sie den richtigen Bearbeiter zu (wenn der Standard nicht korrekt ist)
7. Speichern Sie den Datensatz

Häufig gestellte Fragen

Ich kann keinen neuen Datensatz hinzufügen

Mögliche Ursachen und Lösungen:

• Überprüfen Sie, ob Sie Schreibberechtigung haben (mindestens Stufe 2)
• Wenn die Schaltfläche Datensatz/Post hinzufügen inaktiv ist, wenden Sie sich an den Administrator, um Rechte zu erhalten

Ich sehe das Feld Sendungsart oder Inland/International nicht

Lösung:

• Diese Felder sind optional und werden nur angezeigt, wenn sie in den Moduleinstellungen aktiviert sind
• Bitten Sie den Administrator, diese Felder in den Einstellungen zu aktivieren

Bearbeiter hat keine E-Mail-Benachrichtigung erhalten

Mögliche Ursachen und Lösungen:

• Überprüfen Sie, ob der Bearbeiter eine korrekt ausgefüllte E-Mail-Adresse im Profil hat
• Überprüfen Sie, ob der Administrator das Senden von E-Mails an Bearbeiter in den Moduleinstellungen aktiviert hat
• Überprüfen Sie Spam/Junk-Mail

Etiketten sind beim Drucken nicht richtig ausgerichtet

Lösung:

• Verwenden Sie Google Chrome Browser zum Drucken
• Wählen Sie in den Druckeinstellungen Ränder: keine
• Stellen Sie sicher, dass die Skalierung auf 100 Prozent eingestellt ist
• Versuchen Sie zuerst einen Testdruck auf normalem Papier
• Einige Drucker erfordern möglicherweise eine Feinabstimmung - konsultieren Sie die IT-Abteilung

Ich sehe einige Sendungen im Einlieferungsbeleg nicht

Mögliche Ursachen und Lösungen:

• Es werden nur Sendungen mit einem Versanddatum jünger als 14 Tage angezeigt
• Wenn Sie aktive Filter haben, werden nur Sendungen angezeigt, die diesen Filtern entsprechen
• Versuchen Sie, Filter zu löschen oder das Versanddatum der Sendung zu ändern

Ich kann keine Adresse für den Etikettendruck auswählen

Lösung:

• Für den Etikettendruck muss die Adresse im richtigen Format mit Kommas eingegeben werden: Firma, Straße, Stadt, Postleitzahl
• Bearbeiten Sie den Datensatz und geben Sie die Adresse im erforderlichen Format ein
• Nach dem Speichern steht die Adresse für den Etikettendruck zur Verfügung

Ich kann den Sendungsstatus nicht ändern

Mögliche Ursachen und Lösungen:

• Überprüfen Sie, ob Sie Bearbeitungsberechtigung haben (mindestens Stufe 3)
• Einige Änderungen erfordern das Öffnen des Bearbeitungsformulars

Ich sehe keine Datensätze aus früheren Jahren

Lösung:

• Oben in der Tabelle befindet sich ein Filter nach Jahr
• Ändern Sie das ausgewählte Jahr oder wählen Sie die Option Alle, um alle Datensätze anzuzeigen

Tipps und Tricks

Effizientes Arbeiten mit Filtern

• Kombinieren Sie mehrere Filter gleichzeitig für genauere Ergebnisse
• Verwenden Sie den Filter Bearbeitet von für eine schnelle Übersicht Ihrer zugewiesenen Sendungen
• Datumsfilter sind nützlich für Monatsabschlüsse
• Verwenden Sie die Volltextsuche in Inhalt/Beschreibung, um eine bestimmte Sendung schnell zu finden

Organisation der Arbeit mit Zweigstellen

• Verwenden Sie konsistente Zweigstellennamen - das System merkt sie sich und bietet sie im Verlauf an
• Für verschiedene Büroarten können Sie Präfixbezeichnungen verwenden (z. B. Prag - Zentrale, BRNO - Lager)

Anhangverwaltung

• Vor dem Scannen von Dokumenten kombinieren Sie sie in einer PDF-Datei - das erleichtert die Arbeit
• Verwenden Sie aussagekräftige Dateinamen vor dem Hochladen
• Für große Mengen an Dokumenten sollten Sie eine angemessene Dateigröße in Betracht ziehen (PDF-Komprimierung)

Verwendung von Notizen

• Zeichnen Sie wichtige Bearbeitungsschritte in Notizen auf
• Notizen sind nützlich bei der Übergabe einer Sendung an einen anderen Bearbeiter
• Geben Sie in Notizen Telefon- oder E-Mail-Kontakte mit dem Absender/Empfänger an

Datenexport

• Verwenden Sie die Schaltfläche Excel zum Exportieren in ein Tabellenkalkulationsprogramm
• Legen Sie vor dem Export gewünschte Filter fest - nur angezeigte Datensätze werden exportiert
• Zum Drucken einer Liste verwenden Sie die Schaltfläche Drucken - es öffnet sich eine druckbare Version der Tabelle

Integration mit CRM

• Wenn Sie häufig mit denselben Unternehmen kommunizieren, geben Sie sie über CRM ein - Sie sparen Zeit bei wiederholter Eingabe
• In CRM können Sie mehrere Zweigstellen eines Unternehmens mit unterschiedlichen Adressen gespeichert haben
• CRM-Kontakte enthalten bereits vollständige Adressen einschließlich Postleitzahlen

Sicherheit und Zugriffsrechte

Zugriffsrechtsstufen

Der Administrator kann unterschiedliche Zugriffsebenen für einzelne Benutzer festlegen:

• Stufe 1 - Lesen: Benutzer sieht alle Datensätze, kann sie aber nicht erstellen oder bearbeiten. Geeignet für Management oder Controlling.
• Stufe 2 - Schreiben: Benutzer kann neue Datensätze erstellen. Geeignet für Empfang oder Sekretariat.
• Stufe 3 - Bearbeiten: Benutzer kann bestehende Datensätze ändern. Geeignet für Abteilungsleiter.
• Stufe 4 - Löschen: Benutzer kann Datensätze löschen. Nur geeignet für Administratoren oder leitende Mitarbeiter.

Gelöschte Datensätze

Datensätze werden niemals dauerhaft aus der Datenbank entfernt, sondern nur als gelöscht markiert:

• Ein Benutzer mit Löschberechtigung kann gelöschte Datensätze durch Klicken auf die Schaltfläche Gelöscht anzeigen
• Gelöschte Datensätze können wiederhergestellt werden
• In der Übersicht gelöschter Datensätze sehen Sie, wer und wann den Datensatz gelöscht hat

Verwandte Dokumentation

Für eine effiziente Arbeit mit dem Papierpost-Modul empfehlen wir, sich auch mit den folgenden Modulen vertraut zu machen:

• Datenbox (ISDS.cz): Für die elektronische Kommunikation mit Behörden und Konvertierung von Nachrichten in Papierpost
• CRM: Für die Verwaltung der Datenbank von Unternehmen, Zweigstellen und Kontakten, die Sie als Absender/Empfänger verwenden können
• Aufgaben: Für erweiterte Verwaltung von Aufgaben im Zusammenhang mit der Postbearbeitung
• Dokumente: Für Verwaltung und Archivierung aller Dokumente einschließlich Korrespondenz

Support und Hilfe

Wenn Sie Fragen zur Verwendung des Papierpost-Moduls haben oder auf Probleme stoßen:

1. Studieren Sie diese Dokumentation und den Abschnitt Häufig gestellte Fragen
2. Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator
3. Nutzen Sie das eIntranet-Helpdesk-System zur Erfassung des Problems
4. Im Falle technischer Probleme wenden Sie sich an den eIntranet.net-Support