Fahrerverwaltung
Modulübersicht
Zweck
Das Modul Fahrerverwaltung dient der zentralen Erfassung aller wichtigen Informationen über Fahrer im Unternehmen. Es ermöglicht die systematische Verwaltung von Daten über Führerscheine, ärztliche Untersuchungen, Schulungen und andere Pflichtdokumente mit automatischer Fristenüberwachung.
Hauptfunktionen
- Erfassung von Führerscheinen mit Gültigkeit und Führerscheinklassen
- Verwaltung von internationalen Führerscheinen und Fahrerkarten
- Verfolgung von Fahrerschulungen und beruflicher Qualifikation
- Überwachung der Gültigkeit ärztlicher Untersuchungen mit automatischer Berechnung der nächsten Termine
- Arbeitsschutz-Schulungsaufzeichnungen (optional)
- Fahrerversicherungsverwaltung (optional)
- Gabelstaplerfahrer-Schulung
- Automatische E-Mail-Benachrichtigungen bei bevorstehenden Ablaufterminen
- Integration mit Systembenutzern und GPS-Modul
- Datenexport nach Excel
Zielgruppe
Das Modul ist bestimmt für:
- Manager und Logistikleiter, die für Fahrer verantwortlich sind
- Personalabteilungen, die Mitarbeiterdaten verwalten
- Systemadministratoren
- Fahrer selbst, die ihre Daten überprüfen
Einrichtung und Konfiguration
Moduleinstellungen
Sie können das Modul Fahrerverwaltung unter Einstellungen → Module → Fahrerverwaltung konfigurieren. Nach dem Öffnen der Einstellungen haben Sie Zugriff auf folgende Bereiche:
Grundeinstellungen
- Tage im Voraus für Warnung: Geben Sie ein, wie viele Tage vor Ablauf eines Dokuments eine E-Mail-Warnung gesendet werden soll. Der empfohlene Wert liegt je nach Dokumenttyp und internen Prozessen des Unternehmens bei 14-30 Tagen.
- Arbeitsschutz aktivieren: Aktivieren Sie diese Option, um den Bereich Arbeitsschutz-Schulung für Fahrer zu aktivieren. Wenn Sie diese Funktion nicht benötigen, lassen Sie sie deaktiviert.
- Versicherung aktivieren: Aktivieren Sie diese Option, um den Bereich Fahrerversicherung zu aktivieren. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie Haftpflicht- oder Unfallversicherungen für Fahrer erfassen.
Ablaufwarnungen
In diesem Bereich legen Sie fest, welche Benutzer automatische E-Mail-Benachrichtigungen über bevorstehende Ablauftermine von Fahrerdokumenten erhalten sollen.
Benutzerrechte
Das Modul Fahrerverwaltung verwendet folgende Zugriffsrechtstufen:
- Kein Zugriff: Der Benutzer hat keinen Zugriff auf das Modul. Geeignet für reguläre Mitarbeiter, die keine Fahrer sind.
- Eigene Daten anzeigen: Der Benutzer kann nur seinen eigenen Fahrerdatensatz anzeigen, nicht bearbeiten. Geeignet für Fahrer, die ihre Daten überprüfen.
- Eigene Daten bearbeiten: Der Benutzer kann seinen eigenen Fahrerdatensatz lesen und bearbeiten. Geeignet für Fahrer, die ihre eigenen Daten eingeben.
- Alle Datensätze anzeigen: Der Benutzer kann alle Fahrerdatensätze im System anzeigen, aber nicht bearbeiten. Geeignet für Managementübersicht.
- Alle Datensätze bearbeiten: Der Benutzer kann alle Fahrerdatensätze lesen, bearbeiten und neue hinzufügen. Geeignet für Personalmitarbeiter und Manager.
- Vollständige Verwaltung: Der Benutzer hat vollen Zugriff einschließlich Löschen von Datensätzen. Geeignet für Moduladministratoren.
Einstellungen für Ablaufbenachrichtigungen
Im Profil jedes Benutzers gibt es die Einstellung Ablaufbenachrichtigungen Fahrerverwaltung. Aktivieren Sie diese Option für Benutzer, die E-Mail-Warnungen über bevorstehende Ablauftermine erhalten sollen.
Empfohlene Einstellungen für verschiedene Rollen
- Administrator / Personalmitarbeiter: Vollständige Verwaltung + Ablaufbenachrichtigungen aktiviert
- Transportleiter: Alle Datensätze bearbeiten + Ablaufbenachrichtigungen aktiviert
- Abteilungsleiter: Alle Datensätze anzeigen
- Fahrer: Eigene Daten bearbeiten oder Eigene Daten anzeigen
- Andere Mitarbeiter: Kein Zugriff
Benutzeroberfläche
Hauptbildschirm
Nach dem Öffnen des Moduls Fahrerverwaltung wird der Hauptbildschirm in mehrere Bereiche unterteilt angezeigt:
Erfordert sofortige Aufmerksamkeit
Dieser Bereich zeigt Warnungen für bevorstehende Ablauftermine von Dokumenten und Führerscheinen an. Er ist in zwei Teile unterteilt:
- Läuft in den kommenden Tagen ab: Zeigt Dokumente, die innerhalb des in der Konfiguration festgelegten Zeitraums ablaufen (typischerweise 14-30 Tage)
- Bereits abgelaufen: Zeigt Dokumente, die bereits abgelaufen sind und sofortige Aufmerksamkeit erfordern
In diesem Bereich finden Sie Ablaufinformationen für folgende Elemente:
- Führerscheingültigkeit
- Gültigkeit des internationalen Führerscheins
- Gültigkeit der Fahrerkarte
- Berufliche Qualifikation
- Ärztliche Untersuchung
- Arbeitsschutz-Schulung (falls aktiviert)
- Versicherung (falls aktiviert)
- Gabelstaplerschulung
Am oberen Rand des Bereichs befindet sich ein Informationsfeld, das anzeigt, wer E-Mail-Ablaufwarnungen erhält.
Filter
Der Bereich Filter ermöglicht das Filtern von Fahrern nach bestimmten Kriterien:
- Führerscheinklasse: Wählen Sie eine bestimmte Führerscheinklasse aus (AM, A1, A2, A, B1, B, C1, C, D1, D, BE, C1E, CE, D1E, DE, T, Gabelstapler)
Sie können den Filter durch Klicken auf die Plus-/Minus-Symbole in der oberen rechten Ecke des Bereichs ein- oder ausklappen. Wenn der Filter aktiv ist, wird der Bereichstitel rot und fett markiert.
Schaltflächen im Filterbereich:
- Suchen: Wendet ausgewählte Filter an
- Löschen: Löscht alle Filter und zeigt alle Datensätze an
Fahrertabelle
Die Haupttabelle zeigt eine Übersicht aller Fahrer einschließlich ihrer Grunddaten und Führerscheinklassen. Die Tabelle enthält folgende Spalten:
- Fahrer-ID
- Nachname und Vorname
- Geburtsdatum
- Führerscheinnummer
- Führerscheingültigkeit
- Führerscheinklassen (AM, A1, A2, A, B1, B, C1, C, D1, D, BE, C1E, CE, D1E, DE, T)
- Internationaler Führerschein und seine Gültigkeit
- Fahrerkarte und ihre Gültigkeit
- Führerscheinbeschränkungen
- Fahrerschulung und ihre Gültigkeit
- Berufliche Qualifikation und ihre Gültigkeit
- Ärztliche Untersuchung, Periodizität und nächster Untersuchungstermin
- Behandelnder Arzt
- Gabelstapler und Schulungsgültigkeit
- Aktionssymbole für Datensatzverwaltung
Navigation
Sie navigieren im Modul auf folgende Weise:
- Klicken auf den Fahrernamen in der Tabelle öffnet das Bearbeitungsformular
- Klicken auf die Fahrer-ID in der Tabelle öffnet das Bearbeitungsformular
- Klicken auf den Fahrernamen im Bereich Ablaufwarnung öffnet das Bearbeitungsformular
- Verwendung von Symbolen in der letzten Tabellenspalte (Auge zum Anzeigen, Stift zum Bearbeiten, Kreuz zum Löschen)
Schaltflächen und Aktionen
In der oberen rechten Ecke über der Tabelle stehen folgende Schaltflächen zur Verfügung:
- Fahrer hinzufügen: Öffnet ein Formular zum Erstellen eines neuen Fahrerdatensatzes (verfügbar für Benutzer mit der Berechtigung Alle Datensätze bearbeiten und höher)
- Gelöscht: Zeigt den Papierkorb mit gelöschten Datensätzen an, die innerhalb von 14 Tagen wiederhergestellt werden können (verfügbar für Benutzer mit der Berechtigung Vollständige Verwaltung)
Über der Tabelle rechts befinden sich DataTables-Schaltflächen:
- Nach Excel exportieren: Exportiert die gesamte Tabelle in eine Excel-Datei (funktioniert nur im Chrome-Browser)
- Spalten anzeigen: Ermöglicht das Ausblenden oder Anzeigen einzelner Tabellenspalten nach Bedarf
Rechts über der Tabelle befindet sich das Suchen-Feld, das eine schnelle Suche in der Tabelle ohne Verwendung des Filters ermöglicht.
Grundlegende Operationen
Erstellen eines Fahrerdatensatzes
Um einen neuen Fahrerdatensatz zu erstellen, führen Sie folgende Schritte aus:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Fahrer hinzufügen in der oberen rechten Ecke über der Tabelle
- Ein Bearbeitungsformular mit mehreren Bereichen wird geöffnet
- Im Bereich Grunddaten füllen Sie aus:
- Nachname, Vorname: Wählen Sie einen Fahrer aus der Systembenutzerliste aus oder geben Sie einen benutzerdefinierten Namen für externe Fahrer ein. Wenn Sie einen Benutzer auswählen, wird der Datensatz automatisch mit seinem Benutzerkonto verknüpft.
- Geburtsdatum: Pflichtfeld. Geben Sie das Geburtsdatum des Fahrers ein.
- Führerscheinnummer: Geben Sie die Führerscheinnummer ein
- Führerscheingültigkeit: Geben Sie das Gültigkeitsdatum des Führerscheins ein
- Führerscheinbeschränkungen: Füllen Sie alle auf dem Führerschein vermerkten Beschränkungen aus (z.B. Brille, Automatikgetriebe)
- Internationaler Führerschein: Aktivieren Sie, wenn der Fahrer einen internationalen Führerschein besitzt
- Gültigkeit internationaler Führerschein: Geben Sie das Gültigkeitsdatum des internationalen Führerscheins ein
- Führerschein-Scan: Laden Sie einen gescannten Führerschein hoch. Nach dem Upload erscheint ein Dateilink.
- Fahrerkarte: Aktivieren Sie, wenn der Fahrer eine Tachographen-Fahrerkarte besitzt
- Fahrerkartennummer: Geben Sie die Fahrerkartennummer ein
- Fahrerkarte gültig bis: Geben Sie das Gültigkeitsdatum der Fahrerkarte ein
- Im Bereich Führerscheinklassen aktivieren Sie alle Führerscheinklassen, die der Fahrer besitzt:
- Klasse AM (Mopeds)
- Klasse A1 (Leichtkrafträder bis 125 ccm)
- Klasse A2 (Motorräder bis 35 kW)
- Klasse A (Motorräder)
- Klasse B1 (Dreiräder, Vierräder)
- Klasse B (Personenkraftwagen)
- Klasse C1 (Leichte Lkw bis 7,5 t)
- Klasse C (Lastkraftwagen)
- Klasse D1 (Busse bis 17 Sitze)
- Klasse D (Busse)
- Klasse B+E (Personenkraftwagen mit Anhänger)
- Klasse C1+E (Leichte Lkw mit Anhänger)
- Klasse C+E (Lastkraftwagen mit Anhänger)
- Klasse D1+E (Busse bis 17 Sitze mit Anhänger)
- Klasse D+E (Busse mit Anhänger)
- Klasse T (Traktoren)
- Gabelstapler
- Im Bereich Schulungen, ärztliche Untersuchungen füllen Sie aus:
- Fahrerschulung: Aktivieren Sie, wenn der Fahrer eine Fahrerschulung absolviert hat
- Fahrerschulung bis: Geben Sie das Gültigkeitsdatum der Schulung ein
- Berufliche Qualifikation: Aktivieren Sie, wenn der Fahrer eine berufliche Qualifikation besitzt
- Berufliche Qualifikation bis: Geben Sie das Gültigkeitsdatum der beruflichen Qualifikation ein
- Gabelstaplerschulung bis: Geben Sie das Gültigkeitsdatum der Gabelstaplerfahrer-Schulung ein
- Ärztliche Untersuchung: Geben Sie das Datum der letzten ärztlichen Untersuchung ein
- Periodizität (Jahre): Wählen Sie die Periodizität der ärztlichen Untersuchung in Jahren (0-6 Jahre). Nach Eingabe von Datum und Periodizität wird das nächste Untersuchungsdatum automatisch berechnet.
- Nächste ärztliche Untersuchung: Dieses Feld wird automatisch basierend auf dem letzten Untersuchungsdatum und der Periodizität ausgefüllt. Sie können es manuell anpassen.
- Behandelnder Arzt: Geben Sie den Namen und Kontakt des Arztes ein
Für Fahrer in der Tschechischen Republik gelten spezifische Regeln für ärztliche Untersuchungen:
- Klasse B: mit 65, 68 Jahren, dann alle 2 Jahre (wenn Fahren nicht als Arbeitsart im Arbeitsvertrag angegeben ist)
- Klassen C, D, E: bis 50 Jahre alle 2 Jahre, ab 50 Jahre einmal jährlich
- Arbeitnehmer nach Arbeitskategorie und Alter: alle 1-6 Jahre
- Wenn Arbeitsschutz in den Einstellungen aktiviert ist, füllen Sie den Bereich Arbeitsschutz aus:
- Arbeitsschutz (Datum): Geben Sie das Datum der letzten Arbeitsschutz-Schulung ein
- Periodizität (Jahre): Wählen Sie die Periodizität der Arbeitsschutz-Schulung in Jahren (0-6 Jahre)
- Arbeitsschutz (Datum) nächste: Wird automatisch basierend auf Datum und Periodizität berechnet
- Wenn Versicherung in den Einstellungen aktiviert ist, füllen Sie den Bereich Versicherung aus:
- Versicherung: Geben Sie den Versicherungszeitraum ein (von-bis)
- Versicherung bezahlt am: Geben Sie das Prämienzahlungsdatum ein
- Notiz: Freitext für Versicherungsnotizen
- Wenn Sie das GPS-Standortmodul aktiviert haben, füllen Sie den Bereich GPS-ID-Karten aus:
- RFID/iButton/Tacho-ID-Karte 1: Geben Sie die Karten-ID für die Fahreridentifikation im GPS-System ein
- RFID/iButton/Tacho-ID-Karte 2: Geben Sie eine zweite Karten-ID ein, wenn der Fahrer mehrere Karten verwendet
- Im Feld Notiz können Sie beliebige zusätzliche Fahrerinformationen eingeben
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern
Wichtige Hinweise zur Datensatzerstellung:
- Mit Sternchen markierte Felder sind Pflichtfelder
- Bei Auswahl eines Benutzers aus der Dropdown-Liste wird der Fahrerdatensatz automatisch mit dem Benutzerkonto verknüpft
- Für externe Fahrer (außerhalb des Systems) geben Sie den Namen manuell ein
- Bei Änderung von Datum oder Periodizität für ärztliche Untersuchung oder Arbeitsschutz wird das nächste Untersuchungs-/Schulungsdatum automatisch neu berechnet
Bearbeiten eines Datensatzes
Um einen vorhandenen Fahrerdatensatz zu bearbeiten, führen Sie folgende Schritte aus:
- Suchen Sie den Fahrer, den Sie bearbeiten möchten, in der Tabelle
- Klicken Sie auf das Stiftsymbol in der letzten Spalte oder klicken Sie auf den Fahrernamen
- Das Bearbeitungsformular mit allen ausgefüllten Daten wird geöffnet
- Bearbeiten Sie die erforderlichen Daten im Formular
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern
Bearbeitungseinschränkungen:
- Benutzer mit der Berechtigung Eigene Daten bearbeiten können nur ihren eigenen Datensatz bearbeiten
- Benutzer mit der Berechtigung Alle Datensätze anzeigen können Datensätze nur anzeigen, nicht bearbeiten
- Benutzer mit der Berechtigung Alle Datensätze bearbeiten und höher können alle Datensätze bearbeiten
Löschen eines Datensatzes
Das Löschen eines Fahrerdatensatzes ist nur für Benutzer mit der Berechtigung Vollständige Verwaltung verfügbar:
- Suchen Sie den Fahrer, den Sie löschen möchten, in der Tabelle
- Klicken Sie auf das Kreuzsymbol in der letzten Spalte
- Ein Dialog erscheint mit der Bestätigung: "Löschen? Möchten Sie diesen Datensatz wirklich löschen?"
- Klicken Sie auf Ja zum Bestätigen oder Nein zum Abbrechen
- Nach der Bestätigung wird der Datensatz in den Papierkorb verschoben
Wichtige Informationen zum Löschen:
- Der gelöschte Datensatz wird nicht dauerhaft entfernt, sondern für 14 Tage im Papierkorb aufbewahrt
- Während dieser Zeit kann der Datensatz wiederhergestellt werden, indem Sie auf die Schaltfläche Gelöscht klicken und dann den Datensatz wiederherstellen
- Nach 14 Tagen wird der Datensatz dauerhaft gelöscht
Suchen
Das Modul Fahrerverwaltung bietet zwei Möglichkeiten zum Suchen von Datensätzen:
Schnellsuche
Die Schnellsuche ermöglicht das Finden von Fahrern nach beliebigem Text in der Tabelle:
- Klicken Sie in das Suchen-Feld in der oberen rechten Ecke über der Tabelle
- Beginnen Sie mit der Eingabe des Suchtextes (Name, Führerscheinnummer, Datum usw.)
- Die Tabelle filtert automatisch und zeigt nur Zeilen an, die Ihrer Suche entsprechen
- Um alle Datensätze anzuzeigen, löschen Sie den Text aus dem Suchfeld
Filtern nach Führerscheinklassen
Der Filter ermöglicht die Anzeige nur von Fahrern mit einer bestimmten Führerscheinklasse:
- Erweitern Sie den Bereich Filter, indem Sie auf das Plus-Symbol in der oberen rechten Ecke klicken
- Wählen Sie im Dropdown Führerscheinklasse die gewünschte Führerscheinklasse aus
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen
- Die Tabelle zeigt nur Fahrer mit der ausgewählten Führerscheinklasse an
- Um den Filter zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen
Tipp: Kombinieren Sie die Schnellsuche mit dem Filter für noch genauere Ergebnisse. Filtern Sie beispielsweise Fahrer mit Klasse C und verwenden Sie dann die Schnellsuche, um einen bestimmten Namen zu finden.
Erweiterte Funktionen
Datenexport
Der Excel-Datenexport ermöglicht das Herunterladen der vollständigen Fahrertabelle einschließlich aller Spalten zur weiteren Verarbeitung:
- Klicken Sie über der Tabelle auf die Schaltfläche Excel
- Eine XLSX-Datei mit allen sichtbaren Datensätzen wird automatisch heruntergeladen
- Die Datei kann in Microsoft Excel, LibreOffice Calc oder einem anderen Tabellenkalkulationsprogramm geöffnet werden
Wichtige Hinweise zum Export:
- Der Excel-Export funktioniert nur im Google Chrome-Browser
- Es werden nur in der Tabelle sichtbare Datensätze exportiert (aktive Filter und Suche werden angewendet)
- Es werden nur sichtbare Spalten exportiert (die nicht über die Funktion Spalten anzeigen ausgeblendet wurden)
Spaltenanzeige
Die Funktion Spalten anzeigen ermöglicht die Anpassung der Tabelle nach Ihren Bedürfnissen durch Ausblenden unnötiger Spalten:
- Klicken Sie über der Tabelle auf die Schaltfläche Spalten anzeigen
- Ein Dropdown-Menü mit einer Liste aller verfügbaren Spalten erscheint
- Klicken Sie auf den Spaltennamen, um sie auszublenden oder anzuzeigen
- Aktivierte Spalten sind sichtbar, deaktivierte sind ausgeblendet
- Die Einstellungen werden automatisch für Ihren Benutzer gespeichert
Anwendungsbeispiele:
- Wenn Ihre Fahrer keine internationalen Führerscheine verwenden, blenden Sie die Spalten "Internationaler Führerschein" und "Gültigkeit internationaler Führerschein" aus
- Für einen schnellen Überblick über Führerscheinklassen blenden Sie alle Spalten außer Name und Führerscheinklassen aus
- Zeigen Sie vor dem Excel-Export nur die Spalten an, die Sie exportieren möchten
Fristenüberwachung
Das System überwacht automatisch alle wichtigen Gültigkeitstermine von Dokumenten und Führerscheinen. Die Überwachung funktioniert auf zwei Ebenen:
Anzeige auf der Hauptseite
Auf der Hauptseite des Moduls befindet sich der Bereich Erfordert sofortige Aufmerksamkeit, der Folgendes anzeigt:
- Bevorstehender Ablauf: Dokumente, die in den kommenden Tagen ablaufen (entsprechend den in der Konfiguration festgelegten Tagen)
- Bereits abgelaufen: Dokumente, die abgelaufen sind und sofortige Lösung erfordern
Für jeden Dokumenttyp (Führerschein, berufliche Qualifikation usw.) wird eine Liste der betroffenen Fahrer angezeigt. Durch Klicken auf den Fahrernamen öffnet sich das Bearbeitungsformular zur Datenaktualisierung.
E-Mail-Warnungen
Das System sendet automatisch E-Mail-Benachrichtigungen über bevorstehende Ablauftermine:
- Die Warnung wird genau so viele Tage im Voraus gesendet, wie in der Modulkonfiguration festgelegt
- Die Warnung wird nur einmal für jeden Ablauf gesendet
- E-Mails werden an die Adressen der Benutzer gesendet, die Benachrichtigungen in ihrem Profil aktiviert haben
- Wenn der Fahrer mit einem Benutzerkonto verknüpft ist, wird die Benachrichtigung auch an seine E-Mail gesendet
Inhalt der E-Mail-Benachrichtigung:
- Fahrername und ID
- Ablaufgegenstand (z.B. "Führerscheingültigkeit")
- Wie viele Tage bis zum Ablauf
- Ablaufdatum
- Link zum eIntranet-System
Periodizität von ärztlichen Untersuchungen und Arbeitsschutz
Für ärztliche Untersuchungen und Arbeitsschutz-Schulungen kann eine Periodizität festgelegt werden, um die Berechnung der nächsten Termine zu automatisieren:
Periodizität einstellen
- Öffnen Sie das Bearbeitungsformular des Fahrers
- Geben Sie im Bereich Schulungen, ärztliche Untersuchungen das Datum der letzten Untersuchung im Feld Ärztliche Untersuchung ein
- Wählen Sie im Dropdown Periodizität (Jahre) das Intervall zwischen den Untersuchungen (0-6 Jahre)
- Das Feld Nächste ärztliche Untersuchung wird automatisch mit dem berechneten Datum ausgefüllt
- Folgen Sie dem gleichen Verfahren für Arbeitsschutz-Schulung im Bereich Arbeitsschutz (falls aktiviert)
Automatische Berechnung
Das System berechnet automatisch das nächste Untersuchungs-/Schulungsdatum, indem es die Periodizität zum letzten Untersuchungsdatum hinzufügt:
- Periodizität 0 Jahre = Untersuchung wiederholt sich nicht
- Periodizität 1 Jahr = nächste Untersuchung genau in einem Jahr
- Periodizität 2 Jahre = nächste Untersuchung in 2 Jahren
- usw. bis 6 Jahre
Das berechnete Datum kann manuell angepasst werden, wenn besondere Bedingungen berücksichtigt werden müssen.
Integration mit eIntranet-Benutzern
Der Fahrerdatensatz kann mit einem Benutzerkonto im eIntranet-System verknüpft werden. Diese Verknüpfung bietet mehrere Vorteile:
Vorteile der Verknüpfung
- Automatische Namensausfüllung: Bei Auswahl eines Benutzers wird der vollständige Name automatisch übertragen
- Fahrerbenachrichtigungen: Der Fahrer erhält E-Mail-Warnungen über bevorstehende Dokumentenabläufe
- GPS-Tracking: Die Verknüpfung ermöglicht die Anzeige von GPS-Fahrten eines bestimmten Fahrers
- Eigener Zugriff: Der Fahrer kann seinen eigenen Datensatz anzeigen oder bearbeiten (entsprechend den Zugriffsrechten)
Fahrer mit Benutzer verknüpfen
- Klicken Sie beim Erstellen oder Bearbeiten eines Fahrerdatensatzes in das Feld Nachname, Vorname
- Wählen Sie in der Dropdown-Liste einen Benutzer aus dem System aus (angezeigt als "Vorname Nachname [ID]")
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern
- Der Datensatz ist jetzt mit dem Benutzerkonto verknüpft
Fahrer außerhalb des Systems
Für externe Fahrer oder Fahrer ohne eIntranet-Benutzerkonto:
- Beginnen Sie im Feld Nachname, Vorname mit der Eingabe des eigenen Namens des Fahrers
- Der eingegebene Name wird ohne Verknüpfung mit einem Benutzerkonto gespeichert
- Ein solcher Fahrer erhält keine E-Mail-Benachrichtigungen und hat keinen Zugriff auf seinen Datensatz
Integration
Verbundene Module
Benutzermodul
Die Fahrerverwaltung ist eng mit dem Benutzermodul verknüpft:
- Beim Erstellen eines Fahrerdatensatzes kann ein vorhandener Systembenutzer ausgewählt werden
- Die Verknüpfung ermöglicht das Senden von Benachrichtigungen direkt an den Fahrer
- Der Fahrer kann Zugriff auf seinen eigenen Datensatz haben
- In den Benutzerprofileinstellungen können Ablaufbenachrichtigungen aktiviert werden
GPS-Standortmodul
Wenn Sie das GPS-Standortmodul aktiviert haben, bietet die Fahrerverwaltung Integration über ID-Karten:
- Im Fahrerdatensatz kann eine RFID/iButton/Tacho-ID-Karte eingetragen werden
- Diese ID identifiziert den Fahrer im GPS-System während der Fahrten
- Das System ordnet Fahrten automatisch einem bestimmten Fahrer basierend auf der Karten-ID zu
- Ermöglicht die Verfolgung, wer wann ein bestimmtes Fahrzeug gefahren hat
Dateimodul
Die Fahrerverwaltung verwendet das Dateimodul zur Dokumentenspeicherung:
- Sie können einen Führerschein-Scan hochladen
- Dateien werden sicher gespeichert und verschlüsselt
- Scans können direkt aus dem Bearbeitungsformular aufgerufen werden
- Alle gängigen Dateiformate werden unterstützt (PDF, JPG, PNG usw.)
Datenflüsse
Importieren von Fahrern aus Systembenutzern
Datenfluss vom Benutzermodul zur Fahrerverwaltung:
- Wählen Sie beim Erstellen oder Bearbeiten eines Fahrerdatensatzes einen Benutzer aus der Dropdown-Liste aus
- Das System überträgt automatisch Vor- und Nachnamen des Benutzers
- Die Benutzer-ID wird zur Datensatzverknüpfung gespeichert
- Der Fahrer kann anschließend auf seinen Datensatz zugreifen
Datenexport nach Excel
Datenfluss von der Fahrerverwaltung zu externen Systemen:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Excel über der Tabelle
- Das System generiert eine XLSX-Datei mit allen sichtbaren Datensätzen
- Die Datei kann in einem Tabellenkalkulationsprogramm geöffnet werden
- Die Daten können weiterverarbeitet, analysiert oder in andere Systeme importiert werden
E-Mail-Benachrichtigungen über bevorstehende Ablauftermine
Automatischer Datenfluss für Warnungen:
- Das System überprüft regelmäßig das Gültigkeitsdatum aller Dokumente
- Wenn ein Dokument dem Ablauf nahe kommt (entsprechend den festgelegten Tagen), wird eine Benachrichtigung erstellt
- Eine E-Mail wird an alle Benutzer mit aktivierten Benachrichtigungen gesendet
- Wenn der Fahrer mit einem Benutzer verknüpft ist, erhält auch er die Benachrichtigung
- Die Benachrichtigung enthält Fahrername, Dokumenttyp und Ablaufdatum
Abhängigkeiten
E-Mail-Benachrichtigungen
Damit E-Mail-Warnungen ordnungsgemäß funktionieren, müssen diese Bedingungen erfüllt sein:
- Der E-Mail-Server (SMTP) muss im System korrekt konfiguriert sein
- Benutzer, die Benachrichtigungen erhalten sollen, müssen eine korrekte E-Mail-Adresse in ihrem Profil haben
- Die Anzahl der Tage im Voraus für Warnungen muss in den Moduleinstellungen festgelegt sein
- Benutzer müssen Benachrichtigungen in ihrem Profil aktiviert haben (Einstellung "Ablaufbenachrichtigungen Fahrerverwaltung")
- Der Cron-Job zur Ablaufprüfung muss laufen (automatische Benachrichtigungsauslösung)
GPS-Integration
Für die GPS-Standortintegration müssen diese Bedingungen erfüllt sein:
- Das GPS-Standortmodul muss im System aktiviert sein
- Die RFID/iButton/Tacho-ID-Karte muss im Fahrerdatensatz eingetragen sein
- GPS-Geräte in Fahrzeugen müssen die Fahreridentifikation über Karten unterstützen
- Karten-IDs im GPS-System müssen mit den in der Fahrerverwaltung eingetragenen IDs übereinstimmen
Benutzerintegration
Für die vollständige Nutzung der Benutzerintegration:
- Der Fahrer muss ein Benutzerkonto im eIntranet-System erstellt haben
- Der entsprechende Benutzer muss beim Erstellen des Fahrerdatensatzes ausgewählt werden
- Der Benutzer muss Zugriffsrechte für das Modul Fahrerverwaltung eingestellt haben
- Für Benachrichtigungen muss der Benutzer eine korrekte E-Mail-Adresse eingetragen haben