Evidence řidičů (karta řidiče, řidičská oprávnění, profesní způsobilost)
Přehled
Modul Evidence řidičů slouží k evidenci osobních a kvalifikačních údajů řidičů firmy – čísla a platnosti řidičského průkazu, karty řidiče (tachografické karty), školení řidičů, profesní způsobilosti a zdravotních prohlídek, případně i BOZP a pojistky. Modul hlídá, kterým řidičům brzy vyprší některá z těchto platností a kterým už vypršela, a na blížící se vypršení upozorňuje e-mailem. Řidiče vedené v této evidenci pak systém nabízí k výběru při zápisu jízdy v modulu Kniha jízd.
Klíčové funkce
- Evidence řidičských oprávnění (skupin ŘP), platnosti řidičského průkazu a mezinárodního řidičského průkazu
- Evidence karty řidiče (tachografické karty) a identifikátorů karet pro automatické rozpoznání řidiče
- Sledování školení řidičů, profesní způsobilosti a zdravotních prohlídek s automatickým dopočtem dalšího termínu
- Volitelná evidence BOZP a pojistky u řidiče
- Přehled blížících se a již vypršených platností s e-mailovým upozorněním
- Propojení s modulem Kniha jízd při výběru řidiče konkrétní jízdy
Přístup a nastavení
Tato část popisuje, kde modul Evidence řidičů v aplikaci najdete, jak vypadá jeho nastavení a jaké úrovně přístupových práv v něm lze uživatelům přidělit. Nastavení i přiřazování práv provádí administrátor firmy nebo pověřený uživatel v samostatné konfigurační stránce modulu.
Jak se dostat do modulu Evidence řidičů
Modul Evidence řidičů otevřete z hlavního menu aplikace pod položkou Evidence řidičů. Má-li přihlášený uživatel právo spravovat nastavení modulu, zobrazí se vedle nadpisu i odkaz Nastavení, kterým se dostanete přímo do konfigurace modulu.
Nastavení modulu Evidence řidičů
Nastavení modulu Evidence řidičů je dostupné přes Nastavení → Evidence řidičů. Stránka je přístupná jen administrátorovi firmy nebo uživateli, kterému byla správa tohoto modulu výslovně přidělena. Nastavení je rozdělené do tří záložek: Uživatelská práva, Obecné nastavení a Historie práv.
Uživatelská práva (záložka nastavení)
Záložka Uživatelská práva v nastavení modulu Evidence řidičů obsahuje tabulku se všemi aktivními uživateli firmy. U každého uživatele se přepínačem nastavuje jedna ze šesti úrovní přístupu k modulu, od Bez přístupu po Číst vše, upravovat i mazat vše. Samostatným zaškrtávacím políčkem Zasílat emailem info o vypršení (X dní před) se navíc zapíná nebo vypíná odběr souhrnných e-mailových upozornění na vypršení u všech řidičů firmy – toto políčko nezávisí na úrovni přístupu a je typicky určené odpovědné osobě nebo administrátorovi.
Obecné nastavení (záložka nastavení)
| Volba | Co dělá |
|---|---|
| Zasílat a upozorňovat na vypršení počet dní předem | Určuje, kolik dní předem se blížící se vypršení zobrazí v horním bloku karty Je nutné brzy řešit na hlavní obrazovce, a zároveň v tento den systém jednorázově odešle e-mailové upozornění. |
| Evidovat BOZP | Zapíná oddíl BOZP v dialogu řidiče a řádky blížícího se nebo vypršelého školení BOZP na hlavní obrazovce. Bez zapnutí se BOZP u řidičů vůbec neeviduje. |
| Evidovat pojistku | Zapíná oddíl Pojistka v dialogu řidiče a řádek Pojistka na hlavní obrazovce. Bez zapnutí se pojistka u řidičů neeviduje. |
Historie práv (záložka nastavení)
Záložka Historie práv v nastavení modulu Evidence řidičů zobrazuje přehled změn přístupových práv uživatelů k tomuto modulu v čase – stejnou formou jako u ostatních modulů systému. Najdete v ní, kdo a kdy komu jakou úroveň přístupu nastavil, což usnadňuje zpětnou kontrolu přidělených práv.
Oprávnění a přístupová práva k modulu Evidence řidičů
| Oprávnění | Popis |
|---|---|
| Bez přístupu | Uživatel modul vůbec nevidí. |
| Číst jen své | Vidí v seznamu pouze svůj vlastní záznam (rozpoznaný podle shody jména), bez možnosti zobrazit jeho detail, upravovat ho nebo mazat. |
| Číst a upravovat své | Vidí a může upravovat jen svůj vlastní záznam; nemůže zakládat nové řidiče ani mazat záznamy. |
| Číst vše | Vidí všechny řidiče, ale nic nemůže upravovat, přidávat ani mazat. |
| Číst vše a upravovat vše | Vidí všechny řidiče, může je upravovat i zakládat nové; mazat nemůže. |
| Číst vše, upravovat i mazat vše | Plný přístup: navíc může mazat záznamy a vidět i obnovovat smazané záznamy v koši. |
Rozpoznání vlastního záznamu u úrovní Číst jen své a Číst a upravovat své probíhá porovnáním jména uloženého u řidiče se jménem přihlášeného uživatele – ne podle propojení na uživatelský účet. Pokud se jméno řidiče v evidenci liší od jména uživatele v systému, nemusí svůj záznam vidět ani upravit.
Uživatelské rozhraní
Uživatelské rozhraní modulu Evidence řidičů tvoří hlavní obrazovka se seznamem řidičů, karta s upozorněními na blížící se a vypršelé platnosti a karta pro filtrování a vyhledávání v seznamu. Následující části popisují jednotlivé části obrazovky podrobněji.
Hlavní obrazovka modulu Evidence řidičů
Po otevření modulu Evidence řidičů se zobrazí nadpis Evidence řidičů, případně odkaz Nastavení. Pod ním následují tři karty: karta Je nutné brzy řešit s upozorněními na blížící se a vypršelé platnosti, karta Filtr pro vyhledávání podle skupiny řidičského oprávnění a karta se seznamem všech řidičů ve formě tabulky se sloupci ID, jméno, datum narození a jednotlivé sledované platnosti a oprávnění.
Karta Je nutné brzy řešit – blížící se a vypršelé platnosti
Karta Je nutné brzy řešit na hlavní obrazovce modulu Evidence řidičů upozorňuje na položky, kterým brzy vyprší platnost, i na položky, které už vypršely. Horní blok obsahuje řidiče, kterým platnost vyprší v okně nastaveného počtu dní: platnost řidičského průkazu, platnost mezinárodního řidičského průkazu, platnost karty řidiče, profesní způsobilost, zdravotní prohlídka a podle nastavení i BOZP, pojistka a školení na paletový vozík. Spodní blok, oddělený vodorovnou čarou, zobrazuje stejné položky, ale už vypršelé. U každé položky je vypsán seznam řidičů ve tvaru Příjmení Jméno [ID] jako klikací odkaz – kliknutím se otevře detail řidiče k úpravě. Nad seznamem je uvedeno, kterým e-mailovým adresám se souhrnné upozornění na vypršení posílá.
Filtry a vyhledávání v modulu Evidence řidičů
V modulu Evidence řidičů slouží ke zúžení seznamu karta Filtr, kterou lze sbalit ikonou v záhlaví. Obsahuje rozbalovací pole Skupina ŘP se všemi skupinami řidičského oprávnění (AM, A1, A2, A, B1, B, C1, C, D1, D, B+E, C1+E, C+E, D1+E, D+E, T) a navíc položkou Paletový vozík, a tlačítka Vyhledat a Zrušit. Mimo tento filtr lze pro rychlé hledání použít pole Hledat přímo nad tabulkou řidičů, které prohledává všechny zobrazené sloupce najednou.
Základní operace
V modulu Evidence řidičů se běžně přidávají noví řidiči, upravují a prohlížejí jejich záznamy a podle potřeby se záznamy mažou nebo obnovují z koše smazaných záznamů. Následující postupy popisují každou z těchto operací krok za krokem.
Postup: Přidání nového řidiče do evidence
- Na hlavní obrazovce modulu Evidence řidičů klikněte na tlačítko Přidat řidiče (+) – dostupné jen s právem Číst vše a upravovat vše nebo vyšším.
- V dialogu Zapsání nového řidiče vyberte řidiče z rozbalovacího seznamu uživatelů eIntranetu, nebo do stejného pole zapište jméno řidiče, který v systému účet nemá.
- Vyplňte pole Datum narození.
- Volitelně doplňte číslo a platnost řidičského průkazu, omezení ŘP, zaškrtněte skupiny řidičského oprávnění a nahrajte sken řidičského průkazu.
- Volitelně vyplňte kartu řidiče (tachografická karta), školení, zdravotní prohlídku a periodicitu – datum příští prohlídky se podle periodicity dopočítá automaticky a lze ho i ručně přepsat. Je-li to v nastavení zapnuto, doplňte i BOZP a pojistku.
- Klikněte na Uložit. Dialog se zavře a nový řidič se objeví v seznamu.
Tip: Pole Datum narození musí být vyplněné, jinak prohlížeč odeslání formuláře nepustí.
Postup: Úprava záznamu řidiče
- V tabulce klikněte na ikonu tužky Upravit záznam u příslušného řidiče – zobrazí se jen s odpovídajícím právem – nebo na odkaz se jménem řidiče v kartě Je nutné brzy řešit.
- Otevře se dialog Editace řidiče s předvyplněnými údaji.
- Upravte potřebná pole a klikněte na Uložit.
Zobrazení detailu řidiče
V modulu Evidence řidičů zobrazíte detail řidiče kliknutím na ikonu oka Zobrazit detail u příslušného řádku, případně na odkaz ve sloupci ID nebo Příjmení, jméno. Otevře se stejný dialog jako při úpravě záznamu.
Postup: Smazání záznamu řidiče
- U řádku řidiče klikněte na ikonu křížku Smazat záznam – dostupné jen s právem Číst vše, upravovat i mazat vše.
- Potvrďte otázku „Smazat? Opravdu chcete smazat tento záznam?" tlačítkem Ano, nebo zrušte tlačítkem Ne.
- Záznam zmizí z hlavního seznamu a přesune se mezi smazané.
Postup: Obnovení smazaného řidiče
- Na hlavní obrazovce modulu Evidence řidičů klikněte na tlačítko Smazané – dostupné jen s právem Číst vše, upravovat i mazat vše.
- V seznamu smazaných řidičů klikněte u příslušného řádku na ikonu obnovení.
- Potvrďte otázku „Obnovit? Opravdu chcete obnovit tento záznam?" tlačítkem Ano.
- Řidič se vrátí zpět do hlavního seznamu.
Údaje evidované u řidiče
Dialog Zapsání nového řidiče / Editace řidiče v modulu Evidence řidičů je rozdělen do několika oddílů polí. Oddíly BOZP a Pojistka se zobrazí, jen je-li příslušná evidence zapnutá v nastavení modulu Evidence řidičů; oddíl GPS ID karet se zobrazí, jen je-li v aplikaci aktivní modul GPS Lokace vozidel.
Základní údaje řidiče
| Pole | Co se zadává |
|---|---|
| Příjmení, jméno | Výběr konkrétního uživatele eIntranetu ze seznamu, nebo ruční zápis jména řidiče, který v systému účet nemá. |
| Datum narození | Datum narození řidiče, vybírá se z kalendáře. |
| Číslo ŘP | Číslo řidičského průkazu. |
| Platnost ŘP | Datum konce platnosti řidičského průkazu. |
| Omezení ŘP | Slovní popis omezení na řidičském průkazu. |
| Mezinárodní ŘP | Zaškrtnutí, že řidič vlastní mezinárodní řidičský průkaz. |
| Platnost mezinárodní ŘP | Datum konce platnosti mezinárodního řidičského průkazu. |
| ŘP scan | Nahrání souboru se skenem řidičského průkazu; je-li už nahraný, zobrazí se odkaz na něj. |
| Karta řidiče | Zaškrtnutí, že řidič má kartu do tachografu. |
| Číslo karty řidiče | Číslo karty tachografu. |
| Platnost karty řidiče do | Datum konce platnosti karty řidiče. |
Skupiny řidičského oprávnění
V modulu Evidence řidičů se u každého řidiče zvlášť zaškrtávají skupiny řidičského oprávnění, které vlastní: AM, A1, A2, A, B1, B, C1, C, D1, D, B+E, C1+E, C+E, D1+E, D+E, T a navíc Paletový vozík. Zaškrtnuté skupiny se v seznamu řidičů zobrazují zeleně tučně jako Ano, nezaškrtnuté červeně jako Ne. Žádná ze skupin řidičského oprávnění není povinná.
Školení a zdravotní prohlídky
| Pole | Co se zadává |
|---|---|
| Škol. řidičů | Zaškrtnutí, že řidič absolvoval školení řidičů. |
| Škol. řidičů do | Datum platnosti tohoto školení. |
| Škol. profes. způs. | Zaškrtnutí, že řidič má školení profesní způsobilosti. |
| Škol. profes. způs. do | Datum platnosti školení profesní způsobilosti. |
| Školení paletový vozík do | Datum platnosti školení na paletový vozík. |
| Zdravotní prohlídka | Datum poslední zdravotní prohlídky; po vyplnění se podle periodicity automaticky dopočítá datum příští prohlídky. |
| Periodicita (roků) | Za kolik let, v rozsahu 0 až 6, se má prohlídka opakovat. |
| Zdravotní prohlídka další | Datum příští zdravotní prohlídky; dopočítává se automaticky, lze ho i ručně přepsat. |
| Ošetřující lékař | Jméno nebo kontakt lékaře, který prohlídku provádí. |
U firem se sídlem v České republice se v tomto oddílu navíc zobrazuje informační poznámka s pravidly periodicity zdravotních prohlídek podle skupiny řidičského oprávnění a věku řidiče.
BOZP u řidiče
Oddíl BOZP se v dialogu řidiče v modulu Evidence řidičů zobrazí, jen je-li v Obecném nastavení modulu zapnutá volba Evidovat BOZP. Zadává se datum posledního školení BOZP a periodicita v letech (0 až 6); datum příštího školení se stejně jako u zdravotní prohlídky dopočítává automaticky a lze ho ručně přepsat.
Pojistka u řidiče
Oddíl Pojistka se v dialogu řidiče v modulu Evidence řidičů zobrazí, jen je-li v Obecném nastavení modulu zapnutá volba Evidovat pojistku. Zadává se rozsah platnosti pojištění od–do (u nového řidiče přednastavený na dnešní den a den za rok), datum úhrady pojistky a volná poznámka k pojistce.
GPS ID karet a poznámka
Oddíl GPS ID karet se v dialogu řidiče v modulu Evidence řidičů zobrazí, jen je-li v aplikaci aktivní modul GPS Lokace vozidel. Zadávají se identifikátory karet (RFID, iButton nebo karta tachografu), kterými se řidič hlásí do vozidla – až dvě karty na jednoho řidiče. Mimo popsané oddíly je v dialogu ještě volné textové pole Poznámka pro obecnou poznámku k řidiči.
Automatická upozornění na vypršení platností
Modul Evidence řidičů jednou denně automaticky zkontroluje u každé sledované položky (platnost řidičského průkazu, platnost mezinárodního řidičského průkazu, profesní způsobilost, zdravotní prohlídka a podle nastavení i BOZP a pojistka), u kterých řidičů nastává vypršení přesně za tolik dní, kolik je nastaveno ve volbě Zasílat a upozorňovat na vypršení počet dní předem. Upozornění se neopakuje každý den – e-mail se odešle jednou, přesně v tento den. Dostávají ho všichni uživatelé, kteří mají v nastavení modulu zapnuté Zasílat emailem info o vypršení; e-mail obsahuje jméno a identifikaci řidiče, o jakou položku jde a za kolik dní nebo kdy položka vyprší, spolu s odkazem do firemního eIntranetu.
Pokročilé funkce
Kromě základní práce se záznamy řidičů nabízí modul Evidence řidičů i export seznamu do souboru a přizpůsobení zobrazených sloupců tabulky, což se hodí zejména při práci s velkým počtem sledovaných platností.
Export seznamu řidičů do Excelu a výběr sloupců tabulky
Nad tabulkou řidičů v modulu Evidence řidičů je tlačítko Excel, kterým exportujete aktuální zobrazení seznamu řidičů do souboru ve formátu XLSX. Tlačítkem Colvis zapínáte a vypínáte zobrazení jednotlivých sloupců tabulky, aniž byste museli měnit filtr – užitečné vzhledem k velkému počtu sledovaných platností a oprávnění. Počet zobrazených řádků na stránce (10/25/50/100/vše) a stránkování nastavíte pod tabulkou.
Integrace s dalšími moduly
- Kniha jízd: Při zápisu nebo úpravě jízdy v modulu Kniha jízd se řidič, u vícečlenné posádky i další členové, vybírá právě z evidence vedené v modulu Evidence řidičů. Identifikátory karet zadané v oddílu GPS ID karet slouží k automatickému rozpoznání, který řidič danou jízdu vykonal.
- Evidence vozidel: Modul Evidence řidičů nemá s Evidencí vozidel přímé propojení. Řidič a vozidlo se volí společně jen v rámci jednoho záznamu jízdy v Knize jízd – samotný záznam řidiče žádné vozidlo neurčuje.
- Zakázky: Při práci se seznamem zaměstnanců na zakázce systém rozpozná, zda je daný zaměstnanec zároveň veden jako řidič v modulu Evidence řidičů, a podle toho ho v seznamu odlišuje.
Řešení problémů
Tato část shrnuje nejčastější dotazy k modulu Evidence řidičů a tipy, jak se seznamem řidičů a jeho upozorněními efektivně pracovat, aby vám neuniklo blížící se vypršení žádné sledované platnosti u vašich řidičů.
Časté dotazy k modulu Evidence řidičů
Otázka: Proč v modulu Evidence řidičů nevidím tlačítko Přidat řidiče ani ikony úprav?
Odpověď: Tyto ovládací prvky se zobrazují jen uživatelům s dostatečným oprávněním. Pro přidávání a úpravu potřebujete alespoň právo Číst vše a upravovat vše, pro mazání a přístup ke smazaným záznamům nejvyšší úroveň Číst vše, upravovat i mazat vše. Úroveň přístupu nastavuje administrátor v záložce Uživatelská práva v nastavení modulu.
Otázka: Mám právo Číst jen své, ale po kliknutí na svůj řádek v seznamu se detail neotevře. Proč?
Odpověď: Na úrovni Číst jen své sice vidíte svůj vlastní záznam v seznamu, ale zobrazení jeho detailu vyžaduje vyšší úroveň přístupu. Pro nahlédnutí do vlastních údajů požádejte administrátora o nastavení úrovně Číst a upravovat své.
Otázka: Jak se v modulu Evidence řidičů počítá datum příští zdravotní prohlídky nebo školení BOZP?
Odpověď: Po vyplnění data poslední prohlídky nebo školení a periodicity v letech systém datum dalšího termínu ihned dopočítá automaticky. Dopočítané datum lze v dialogu ručně přepsat, pokud se skutečný termín liší.
Otázka: Proč u řidiče nevidím oddíl BOZP ani Pojistka?
Odpověď: Tyto oddíly se v dialogu řidiče zobrazují jen tehdy, je-li příslušná evidence zapnutá v Obecném nastavení modulu Evidence řidičů (volby Evidovat BOZP a Evidovat pojistku). Bez zapnutí se tyto údaje u řidičů vůbec neevidují.
Tipy pro efektivní práci s modulem Evidence řidičů
- Tip: Kartu Filtr můžete sbalit ikonou v záhlaví, pokud potřebujete víc místa pro seznam řidičů.
- Tip: Pro rychlé nalezení konkrétního řidiče použijte pole Hledat nad tabulkou – prohledává všechny zobrazené sloupce najednou.
- Tip: Tlačítkem Colvis si zobrazte jen sloupce, které aktuálně potřebujete – u modulu s tolika sledovanými platnostmi to usnadní orientaci v tabulce.
- Tip: Řidiče, kteří v eIntranetu nemají vlastní uživatelský účet, lze do evidence zapsat i ručním zápisem jména bez výběru ze seznamu uživatelů.