Evidence řidičů
Přehled modulu
Účel
Modul Evidence řidičů slouží k centrální evidenci všech důležitých informací o řidičích ve firmě. Umožňuje systematickou správu údajů o řidičských oprávněních, zdravotních prohlídkách, školeních a dalších povinných dokumentech s automatickým hlídáním termínů platnosti.
Klíčové funkce
- Evidence řidičských průkazů s platností a skupinami oprávnění
- Správa mezinárodních řidičských průkazů a karet řidiče
- Sledování školení řidičů a profesní způsobilosti
- Hlídání platnosti zdravotních prohlídek s automatickým výpočtem dalších termínů
- Evidence BOZP školení (volitelné)
- Správa pojištění řidičů (volitelné)
- Školení pro obsluhu paletového vozíku
- Automatické e-mailové upozornění na blížící se expiraci
- Propojení s uživateli systému a GPS modulem
- Export dat do Excelu
Cílová skupina
Modul je určen pro:
- Manažery a vedoucí logistiky, kteří zodpovídají za řidiče
- Personální oddělení spravující údaje zaměstnanců
- Administrátory systému
- Samotné řidiče, kteří kontrolují své údaje
Nastavení a konfigurace
Nastavení modulu
Modul Evidence řidičů můžete nakonfigurovat v Nastavení → Moduly → Evidence řidičů. Po otevření nastavení máte k dispozici následující sekce:
Základní nastavení
- Počet dní předem pro upozornění: Zadejte, kolik dní před vypršením platnosti dokumentu má být odesláno e-mailové upozornění. Doporučená hodnota je 14-30 dní podle typu dokumentu a interních procesů firmy.
- Zapnout BOZP: Zaškrtnutím aktivujete sekci pro evidenci BOZP školení u řidičů. Pokud tuto funkci nepotřebujete, ponechte nezaškrtnutou.
- Zapnout pojistku: Zaškrtnutím aktivujete sekci pro evidenci pojištění řidičů. Použijte, pokud evidujete pojištění zodpovědnosti nebo úrazové pojištění řidičů.
Upozornění při expiracích
V této sekci definujete, kteří uživatelé budou dostávat automatické e-mailové notifikace o blížících se expirací dokumentů řidičů.
Uživatelská práva
Modul Evidence řidičů používá následující úrovně přístupových práv:
- Bez přístupu: Uživatel nemá přístup k modulu vůbec. Vhodné pro běžné zaměstnance, kteří nejsou řidiči.
- Zobrazení vlastních údajů: Uživatel může prohlížet pouze svůj vlastní záznam řidiče, nemůže ho upravovat. Vhodné pro řidiče, kteří kontrolují své údaje.
- Úprava vlastních údajů: Uživatel může číst a upravovat svůj vlastní záznam řidiče. Vhodné pro řidiče, kteří sami zadávají své údaje.
- Zobrazení všech záznamů: Uživatel může prohlížet všechny záznamy řidičů v systému, nemůže je však upravovat. Vhodné pro kontrolu ze strany vedení.
- Úprava všech záznamů: Uživatel může číst, upravovat a přidávat nové záznamy řidičů. Vhodné pro personalisty a manažery.
- Plná správa: Uživatel má plný přístup včetně mazání záznamů. Vhodné pro administrátory modulu.
Nastavení notifikací o expiracích
V uživatelském profilu každého uživatele je k dispozici nastavení Notifikace o expiraci u Evidence řidičů. Zaškrtněte tuto možnost u uživatelů, kteří mají dostávat e-mailové upozornění o blížících se expirací.
Doporučené nastavení pro různé role
- Administrátor / Personalista: Plná správa + zapnuté notifikace o expiracích
- Manažer dopravy: Úprava všech záznamů + zapnuté notifikace o expiracích
- Vedoucí oddělení: Zobrazení všech záznamů
- Řidič: Úprava vlastních údajů nebo Zobrazení vlastních údajů
- Ostatní zaměstnanci: Bez přístupu
Uživatelské rozhraní
Hlavní obrazovka
Po otevření modulu Evidence řidičů se zobrazí hlavní obrazovka rozdělená do několika sekcí:
Je nutné brzy řešit
Tato sekce zobrazuje upozornění na blížící se expiraci důležitých dokumentů a oprávnění. Je rozdělena na dvě části:
- Vyprší v následujících dnech: Zobrazuje dokumenty, které vyprší během období nastaveného v konfiguraci (standardně 14-30 dní)
- Již vypršelé: Zobrazuje dokumenty, které již vypršely a vyžadují okamžitou pozornost
V této sekci naleznete informace o vypršení následujících položek:
- Platnost řidičského průkazu
- Platnost mezinárodního řidičského průkazu
- Platnost karty řidiče
- Profesní způsobilost
- Zdravotní prohlídka
- BOZP školení (pokud je zapnuto)
- Pojistka (pokud je zapnuto)
- Školení pro paletový vozík
V horní části sekce je informační box, který zobrazuje, komu jsou zasílány e-mailové upozornění o expiraci.
Filtr
Sekce Filtr umožňuje filtrování řidičů podle specifických kritérií:
- Skupina ŘP: Výběr konkrétní skupiny řidičského oprávnění (AM, A1, A2, A, B1, B, C1, C, D1, D, BE, C1E, CE, D1E, DE, T, Paletový vozík)
Filtr můžete rozbalit nebo sbalit kliknutím na ikony plus/mínus v pravém horním rohu sekce. Pokud je filtr aktivní, název sekce je označen červeně a tučně.
Tlačítka v sekci filtru:
- Vyhledat: Aplikuje zvolené filtry
- Zrušit: Vymaže všechny filtry a zobrazí všechny záznamy
Tabulka řidičů
Hlavní tabulka zobrazuje přehled všech řidičů včetně jejich základních údajů a skupin oprávnění. Tabulka obsahuje následující sloupce:
- ID řidiče
- Příjmení a jméno
- Datum narození
- Číslo řidičského průkazu
- Platnost řidičského průkazu
- Skupiny oprávnění (AM, A1, A2, A, B1, B, C1, C, D1, D, BE, C1E, CE, D1E, DE, T)
- Mezinárodní řidičský průkaz a jeho platnost
- Karta řidiče a její platnost
- Omezení řidičského průkazu
- Školení řidičů a jeho platnost
- Profesní způsobilost a její platnost
- Zdravotní prohlídka, periodicita a datum další prohlídky
- Ošetřující lékař
- Paletový vozík a platnost školení
- Akční ikony pro správu záznamu
Navigace
V modulu se pohybujete následujícími způsoby:
- Kliknutím na jméno řidiče v tabulce otevřete editační formulář
- Kliknutím na ID řidiče v tabulce otevřete editační formulář
- Kliknutím na jméno řidiče v sekci upozornění na expiraci otevřete editační formulář
- Pomocí ikon v posledním sloupci tabulky (oko pro zobrazení, tužka pro editaci, křížek pro smazání)
Tlačítka a akce
V pravém horním rohu nad tabulkou jsou k dispozici následující tlačítka:
- Přidat řidiče: Otevře formulář pro vytvoření nového záznamu řidiče (dostupné pro uživatele s oprávněním Úprava všech záznamů a výše)
- Smazané: Zobrazí koš se smazanými záznamy, které lze do 14 dnů obnovit (dostupné pro uživatele s oprávněním Plná správa)
Nad tabulkou vpravo se nacházejí tlačítka DataTables:
- Export do Excelu: Exportuje celou tabulku do souboru Excel (funguje pouze v prohlížeči Chrome)
- Zobrazit sloupce: Umožňuje skrýt nebo zobrazit jednotlivé sloupce tabulky podle potřeby
Vpravo nad tabulkou je vyhledávací pole Hledat, které umožňuje rychlé vyhledávání v tabulce bez použití filtru.
Základní operace
Vytvoření záznamu řidiče
Pro vytvoření nového záznamu řidiče postupujte následovně:
- Klikněte na tlačítko Přidat řidiče v pravém horním rohu nad tabulkou
- Otevře se editační formulář rozdělený do několika sekcí
- V sekci Základní údaje vyplňte:
- Příjmení, jméno: Vyberte řidiče ze seznamu uživatelů systému nebo zadejte vlastní jméno pro externí řidiče. Pokud vyberete uživatele, záznam se automaticky propojí s jeho uživatelským účtem.
- Datum narození: Povinné pole. Zadejte datum narození řidiče.
- Číslo ŘP: Zadejte číslo řidičského průkazu
- Platnost ŘP: Zadejte datum platnosti řidičského průkazu
- Omezení ŘP: Vyplňte případná omezení zapsaná na řidičském průkazu (např. brýle, automatická převodovka)
- Mezinárodní ŘP: Zaškrtněte, pokud řidič vlastní mezinárodní řidičský průkaz
- Platnost mezinárodní ŘP: Zadejte datum platnosti mezinárodního průkazu
- ŘP scan: Nahrajte naskenovaný řidičský průkaz. Po nahrání se zobrazí odkaz na soubor.
- Karta řidiče: Zaškrtněte, pokud řidič vlastní tachografovou kartu řidiče
- Číslo karty řidiče: Zadejte číslo karty řidiče
- Platnost karty řidiče do: Zadejte datum platnosti karty řidiče
- V sekci Skupiny ŘP zaškrtněte všechny skupiny řidičského oprávnění, které řidič vlastní:
- Skupina AM (mopedy)
- Skupina A1 (lehké motocykly do 125 ccm)
- Skupina A2 (motocykly do 35 kW)
- Skupina A (motocykly)
- Skupina B1 (tříkolky, čtyřkolky)
- Skupina B (osobní automobily)
- Skupina C1 (lehká nákladní vozidla do 7,5 t)
- Skupina C (nákladní vozidla)
- Skupina D1 (autobusy do 17 míst)
- Skupina D (autobusy)
- Skupina B+E (osobní auto s přívěsem)
- Skupina C1+E (lehká nákladní vozidla s přívěsem)
- Skupina C+E (nákladní vozidla s přívěsem)
- Skupina D1+E (autobusy do 17 míst s přívěsem)
- Skupina D+E (autobusy s přívěsem)
- Skupina T (traktory)
- Paletový vozík
- V sekci Školení, zdravotní prohlídky vyplňte:
- Škol. řidičů: Zaškrtněte, pokud řidič absolvoval školení řidičů
- Škol. řidičů do: Zadejte datum platnosti školení
- Škol. profes. způs.: Zaškrtněte, pokud řidič má profesní způsobilost
- Škol. profes. způs. do: Zadejte datum platnosti profesní způsobilosti
- Školení paletový vozík do: Zadejte datum platnosti školení pro obsluhu paletového vozíku
- Zdravotní prohlídka: Zadejte datum poslední zdravotní prohlídky
- Periodicita (roků): Zvolte periodicitu zdravotních prohlídek v letech (0-6 let). Po zadání data a periodicity se automaticky vypočítá datum další prohlídky.
- Zdravotní prohlídka další: Toto pole se automaticky vyplní na základě data poslední prohlídky a periodicity. Můžete ho ručně upravit.
- Ošetřující lékař: Zadejte jméno a kontakt na ošetřujícího lékaře
Pro řidiče v České republice platí specifická pravidla pro zdravotní prohlídky:
- Skupina B: ve věku 65, 68 a pak každé 2 roky (pokud nemá řízení motorového vozidla sjednané jako druh práce v pracovní smlouvě)
- Skupiny C, D, E: do 50 let 1x za 2 roky, od 50 let 1x za rok
- Zaměstnanci dle kategorie práce a věku: každé 1-6 let
- Pokud je v nastavení zapnuto BOZP, vyplňte sekci BOZP:
- BOZP (Datum): Zadejte datum posledního BOZP školení
- Periodicita (roků): Zvolte periodicitu BOZP školení v letech (0-6 let)
- BOZP (Datum) další: Automaticky se vypočítá na základě data a periodicity
- Pokud je v nastavení zapnuta Pojistka, vyplňte sekci Pojistka:
- Pojištění: Zadejte období pojištění (od-do)
- Pojištění zaplaceno dne: Zadejte datum zaplacení pojistného
- Poznámka: Volný text pro poznámky k pojištění
- Pokud máte zapnutý modul GPS lokace, vyplňte sekci GPS ID karet:
- RFID/iButton/Tacho ID karty 1: Zadejte ID karty pro identifikaci řidiče v GPS systému
- RFID/iButton/Tacho ID karty 2: Zadejte ID druhé karty, pokud řidič používá více karet
- Do pole Poznámka můžete zadat libovolné další informace k řidiči
- Klikněte na tlačítko Uložit
Důležité poznámky k vytváření záznamu:
- Pole označená hvězdičkou jsou povinná
- Při výběru uživatele z rozbalovacího seznamu se záznam řidiče automaticky propojí s uživatelským účtem
- Pro externí řidiče (mimo systém) zadejte jméno ručně
- Při změně data nebo periodicity u zdravotní prohlídky nebo BOZP se automaticky přepočítá datum další prohlídky/školení
Editace záznamu
Pro úpravu existujícího záznamu řidiče postupujte následovně:
- V tabulce najděte řidiče, kterého chcete upravit
- Klikněte na ikonu tužky v posledním sloupci nebo klikněte na jméno řidiče
- Otevře se editační formulář se všemi vyplněnými údaji
- Upravte požadované údaje ve formuláři
- Klikněte na tlačítko Uložit
Omezení editace:
- Uživatelé s oprávněním Úprava vlastních údajů mohou upravovat pouze svůj vlastní záznam
- Uživatelé s oprávněním Zobrazení všech záznamů mohou pouze prohlížet záznamy, nemohou je upravovat
- Uživatelé s oprávněním Úprava všech záznamů a výše mohou upravovat všechny záznamy
Mazání záznamu
Smazání záznamu řidiče je dostupné pouze uživatelům s oprávněním Plná správa:
- V tabulce najděte řidiče, kterého chcete smazat
- Klikněte na ikonu křížku v posledním sloupci
- Objeví se dialogové okno s potvrzením: "Smazat? Opravdu chcete smazat tento záznam?"
- Klikněte na Ano pro potvrzení nebo Ne pro zrušení
- Po potvrzení se záznam přesune do koše
Důležité informace o mazání:
- Smazaný záznam není trvale odstraněn, ale je uložen v koši po dobu 14 dnů
- Během této doby lze záznam obnovit kliknutím na tlačítko Smazané a následným obnovením záznamu
- Po uplynutí 14 dnů je záznam trvale smazán
Vyhledávání
Modul Evidence řidičů nabízí dva způsoby vyhledávání záznamů:
Rychlé vyhledávání
Rychlé vyhledávání umožňuje najít řidiče podle libovolného textu v tabulce:
- Klikněte do pole Hledat v pravém horním rohu nad tabulkou
- Začněte psát hledaný text (jméno, číslo průkazu, datum atd.)
- Tabulka se automaticky filtruje a zobrazuje pouze řádky odpovídající vašemu hledání
- Pro zobrazení všech záznamů smažte text z vyhledávacího pole
Filtrování podle skupin oprávnění
Filtr umožňuje zobrazit pouze řidiče s konkrétní skupinou řidičského oprávnění:
- Rozbalte sekci Filtr kliknutím na ikonu plus v pravém horním rohu sekce
- V rozbalovacím seznamu Skupina ŘP vyberte požadovanou skupinu oprávnění
- Klikněte na tlačítko Vyhledat
- Tabulka zobrazí pouze řidiče s vybranou skupinou oprávnění
- Pro zrušení filtru klikněte na tlačítko Zrušit
Tip: Kombinujte rychlé vyhledávání s filtrem pro ještě přesnější výsledky. Například filtrujte řidiče se skupinou C a poté použijte rychlé vyhledávání pro nalezení konkrétního jména.
Pokročilé funkce
Export dat
Export dat do Excelu umožňuje stáhnout kompletní tabulku řidičů včetně všech sloupců pro další zpracování:
- Nad tabulkou klikněte na tlačítko Excel
- Automaticky se stáhne soubor ve formátu XLSX obsahující všechny viditelné záznamy
- Soubor můžete otevřít v aplikaci Microsoft Excel, LibreOffice Calc nebo jiném tabulkovém editoru
Důležité poznámky k exportu:
- Export do Excelu funguje pouze v prohlížeči Google Chrome
- Exportují se pouze záznamy viditelné v tabulce (aplikují se aktivní filtry a vyhledávání)
- Exportují se pouze viditelné sloupce (ty, které nejsou skryté pomocí funkce Zobrazit sloupce)
Zobrazení sloupců
Funkce Zobrazit sloupce umožňuje přizpůsobit tabulku podle vašich potřeb skrytím nepotřebných sloupců:
- Nad tabulkou klikněte na tlačítko Zobrazit sloupce
- Objeví se rozbalovací nabídka se seznamem všech dostupných sloupců
- Klikněte na název sloupce pro jeho skrytí nebo zobrazení
- Zaškrtnuté sloupce jsou viditelné, nezaškrtnuté jsou skryté
- Nastavení se automaticky uloží pro vašeho uživatele
Příklady použití:
- Pokud vaši řidiči nepoužívají mezinárodní řidičské průkazy, skryjte sloupce "Mezinárodní ŘP" a "Platnost mezinárodní ŘP"
- Pro rychlý přehled skupin oprávnění skryjte všechny sloupce kromě jména a skupin ŘP
- Před exportem do Excelu zobrazte pouze sloupce, které chcete exportovat
Hlídání termínů
Systém automaticky hlídá všechny důležité termíny platnosti dokumentů a oprávnění řidičů. Hlídání funguje na dvou úrovních:
Zobrazení na hlavní stránce
Na hlavní stránce modulu je sekce Je nutné brzy řešit, která zobrazuje:
- Blížící se expiraci: Dokumenty, které vyprší v následujících dnech (podle nastaveného počtu dní v konfiguraci)
- Již vypršelé: Dokumenty, které již vypršely a vyžadují okamžité řešení
Pro každý typ dokumentu (řidičský průkaz, profesní způsobilost atd.) se zobrazuje seznam postižených řidičů. Kliknutím na jméno řidiče otevřete jeho editační formulář pro aktualizaci údajů.
E-mailová upozornění
Systém automaticky zasílá e-mailové notifikace o blížící se expiraci:
- Upozornění je odesláno přesně v počtu dní předem, jak je nastaveno v konfiguraci modulu
- Upozornění je odesláno pouze jednou pro každou expiraci
- E-maily jsou zasílány na adresy uživatelů, kteří mají zapnuté notifikace v profilu
- Pokud je řidič propojen s uživatelským účtem, notifikace je zaslána také na jeho e-mail
Obsah e-mailové notifikace:
- Jméno a ID řidiče
- Předmět expirace (např. "Platnost řidičského průkazu")
- Za kolik dní expiruje
- Datum expirace
- Odkaz na systém eIntranet
Periodicita zdravotních prohlídek a BOZP
Pro zdravotní prohlídky a BOZP školení lze nastavit periodicitu, která automatizuje výpočet dalších termínů:
Nastavení periodicity
- Otevřete editační formulář řidiče
- V sekci Školení, zdravotní prohlídky zadejte datum poslední prohlídky do pole Zdravotní prohlídka
- V rozbalovacím seznamu Periodicita (roků) vyberte interval mezi prohlídkami (0-6 let)
- Pole Zdravotní prohlídka další se automaticky vyplní vypočítaným datem
- Stejným způsobem postupujte pro BOZP školení v sekci BOZP (pokud je zapnuto)
Automatický výpočet
Systém automaticky vypočítá datum další prohlídky/školení přičtením periodicity k datu poslední prohlídky:
- Periodicita 0 let = prohlídka se neopakuje
- Periodicita 1 rok = příští prohlídka přesně za rok
- Periodicita 2 roky = příští prohlídka za 2 roky
- atd. až do 6 let
Vypočítané datum můžete ručně upravit, pokud je potřeba zohlednit specifické podmínky.
Propojení s uživateli eIntranetu
Záznam řidiče lze propojit s uživatelským účtem v systému eIntranet. Toto propojení přináší několik výhod:
Výhody propojení
- Automatické vyplnění jména: Při výběru uživatele se automaticky přenese celé jméno
- Notifikace pro řidiče: Řidič obdrží e-mailové upozornění o blížící se expiraci svých dokumentů
- GPS sledování: Propojení umožňuje zobrazit GPS jízdy konkrétního řidiče
- Vlastní přístup: Řidič může zobrazit nebo upravovat svůj vlastní záznam (podle přístupových práv)
Jak propojit řidiče s uživatelem
- Při vytváření nebo úpravě záznamu řidiče klikněte do pole Příjmení, jméno
- V rozbalovacím seznamu vyberte uživatele ze systému (zobrazuje se jako "Jméno Příjmení [ID]")
- Klikněte na tlačítko Uložit
- Záznam je nyní propojen s uživatelským účtem
Řidiči mimo systém
Pro externí řidiče nebo řidiče, kteří nemají uživatelský účet v eIntranetu:
- V poli Příjmení, jméno začněte psát vlastní jméno řidiče
- Zadané jméno se uloží bez propojení s uživatelským účtem
- Takový řidič nebude dostávat e-mailové notifikace a nebude mít přístup ke svému záznamu
Integrace
Propojené moduly
Modul Uživatelé
Evidence řidičů je těsně propojena s modulem Uživatelé:
- Při vytváření záznamu řidiče lze vybrat existujícího uživatele systému
- Propojení umožňuje zasílat notifikace přímo řidiči
- Řidič může mít přístup ke svému vlastnímu záznamu
- V nastavení uživatelského profilu lze zapnout notifikace o expiracích
Modul GPS lokace
Pokud máte aktivován modul GPS lokace, Evidence řidičů nabízí propojení přes ID karet:
- V záznamu řidiče lze zadat RFID/iButton/Tacho ID karty
- Toto ID identifikuje řidiče v GPS systému při jízdách
- Systém automaticky přiřazuje jízdy konkrétnímu řidiči na základě ID karty
- Umožňuje sledovat, kdo a kdy řídil konkrétní vozidlo
Modul Soubory
Evidence řidičů využívá modul Soubory pro ukládání dokumentů:
- Můžete nahrát sken řidičského průkazu
- Soubory jsou bezpečně uloženy a šifrovány
- Ke skenům lze přistupovat přímo z editačního formuláře
- Podporovány jsou všechny běžné formáty souborů (PDF, JPG, PNG atd.)
Datové toky
Import řidičů z uživatelů systému
Datový tok z modulu Uživatelé do Evidence řidičů:
- Při vytváření nebo úpravě záznamu řidiče vyberte uživatele z rozbalovacího seznamu
- Systém automaticky přenese jméno a příjmení uživatele
- Uloží se ID uživatele pro propojení záznamů
- Řidič může následně přistupovat ke svému záznamu
Export údajů do Excelu
Datový tok z Evidence řidičů do externích systémů:
- Klikněte na tlačítko Excel nad tabulkou
- Systém vygeneruje soubor XLSX obsahující všechny viditelné záznamy
- Soubor můžete otevřít v tabulkovém editoru
- Data lze dále zpracovávat, analyzovat nebo importovat do jiných systémů
E-mailové notifikace o blížících se expirací
Automatický datový tok pro upozornění:
- Systém pravidelně kontroluje datum platnosti všech dokumentů
- Když se dokument blíží k expiraci (podle nastaveného počtu dní), vytvoří se notifikace
- E-mail se odešle všem uživatelům s zapnutými notifikacemi
- Pokud je řidič propojen s uživatelem, obdrží notifikaci také on
- Notifikace obsahuje jméno řidiče, typ dokumentu a datum expirace
Závislosti
E-mailové notifikace
Pro správné fungování e-mailových upozornění musí být splněny tyto podmínky:
- V systému musí být správně nakonfigurován e-mailový server (SMTP)
- Uživatelé, kteří mají dostávat notifikace, musí mít správně vyplněnou e-mailovou adresu v profilu
- V nastavení modulu musí být zadán počet dní předem pro upozornění
- Uživatelé musí mít zapnuté notifikace v profilu (nastavení "Notifikace o expiraci u Evidence řidičů")
- Musí běžet cron úloha pro kontrolu expirací (automatické spouštění notifikací)
GPS integrace
Pro propojení s GPS lokací musí být splněny tyto podmínky:
- Modul GPS lokace musí být aktivován v systému
- V záznamu řidiče musí být vyplněno RFID/iButton/Tacho ID karty
- GPS zařízení ve vozidlech musí podporovat identifikaci řidiče pomocí karet
- ID karet v GPS systému musí odpovídat ID zadaným v evidenci řidičů
Propojení s uživateli
Pro plné využití propojení s uživateli je potřeba:
- Řidič musí mít založený uživatelský účet v systému eIntranet
- Při vytváření záznamu řidiče musí být vybrán odpovídající uživatel
- Uživatel musí mít nastavena přístupová práva k modulu Evidence řidičů
- Pro notifikace musí mít uživatel správně vyplněnou e-mailovou adresu