Evidence řidičů

Přehled

Modul Evidence řidičů slouží ke komplexní správě údajů o řidičích ve vaší firmě a systematickému sledování platnosti jejich důležitých dokumentů a oprávnění. Systém vás automaticky upozorní e-mailem na blížící se expirace, čímž zajistíte, že všichni vaši řidiči budou mít vždy aktuální dokumenty a oprávnění. Modul je nezbytný pro dodržování zákonných povinností a efektivní řízení vozového parku.

Klíčové funkce

• Evidence řidičských průkazů včetně všech skupin oprávnění (AM, A1, A2, A, B1, B, C1, C, D1, D, BE, C1E, CE, D1E, DE, T)
• Sledování platnosti mezinárodních řidičských průkazů
• Evidence karet řidičů pro tahače
• Sledování platnosti profesní způsobilosti řidičů
• Evidence zdravotních prohlídek s nastavitelnou periodicitou
• Sledování školení BOZP (volitelné podle nastavení firmy)
• Evidence pojištění odpovědnosti řidičů (volitelné podle nastavení firmy)
• Sledování oprávnění k řízení vysokozdvižného vozíku
• Automatické e-mailové notifikace o blížících se expiracích
• Přehledné barevné označení stavu platnosti dokumentů
• Propojení s uživateli systému nebo evidence externích řidičů
• Možnost nahrání skenu řidičského průkazu

Přístup a nastavení

Jak se dostat do modulu

Navigační cesta závisí na struktuře vašeho menu. Modul je obvykle dostupný v sekci Vozový park nebo Zaměstnanci pod názvem Evidence řidičů.

Nastavení modulu

Přístup k nastavení: Klikněte na odkaz nastavení vedle názvu modulu (viditelný pouze pro uživatele s příslušným oprávněním).

Důležitá nastavení v konfiguraci firmy:

• Počet dní před expirací pro upozornění: Systém upozorní na dokumenty, které vyprší v zadaném počtu dní (standardně 14-30 dní)
• Aktivace sledování BOZP: Zapíná/vypína sledování školení BOZP
• Aktivace sledování pojištění: Zapíná/vypína sledování pojištění odpovědnosti řidičů
• E-mailové notifikace: Nastavení uživatelů, kteří budou dostávat upozornění na expirace

Uživatelská práva

Úroveň oprávnění	Popis
0 - Bez přístupu	Uživatel nemá přístup do modulu
1 - Pouze prohlížení	Prohlížení všech záznamů bez možnosti úprav
2 - Vlastní údaje	Zobrazení a úprava pouze vlastních údajů řidiče
3-4 - Editace	Prohlížení, vytváření a úprava všech záznamů řidičů
5+ - Mazání	Plný přístup včetně možnosti mazání záznamů

Nastavení notifikací

Pro příjem e-mailových upozornění na expirace dokumentů je nutné:

1. Otevřít svůj uživatelský profil
2. V sekci upozornění aktivovat možnost Upozornění na expirace Evidence řidičů
3. Uložit změny

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka

Po otevření modulu se zobrazí stránka rozdělená do následujících sekcí:

1. Upozornění na blížící se expirace (červený rámeček)

V horní části stránky najdete přehled dokumentů, které vyprší v nastaveném počtu dní. Sekce je rozdělena do dvou částí:

• Vyprší platnost: Dokumenty, které vyprší v nadcházejících dnech (podle nastavení firmy)
• Vypršela platnost: Dokumenty, které již vypršely

Každý typ dokumentu je zobrazen samostatně s odkazem na konkrétní řidiče. Kliknutím na jméno řidiče se otevře editační formulář.

2. Filtr (žlutý rámeček)

Karta s možnostmi filtrování seznamu řidičů:

• Skupina RP: Filtrování řidičů podle skupiny řidičského oprávnění (AM, A1, A2, A, B1, B, C1, C, D1, D, BE, C1E, CE, D1E, DE, T)
• Kromě filtrů můžete použít vyhledávání v tabulce (textové pole v pravém horním rohu tabulky)

3. Tabulka se seznamem řidičů (modrý rámeček)

Hlavní tabulka zobrazuje všechny řidiče s jejich kompletními údaji. Tabulka obsahuje mnoho sloupců - můžete si vybrat, které sloupce chcete zobrazit pomocí tlačítka Viditelnost sloupců.

Barevné označení

V tabulce jsou použita barevná označení pro rychlou orientaci:

• Zelená barva (tučně): Ano/Aktivní - řidič má dané oprávnění nebo dokument
• Černá barva (normální): Ne - řidič nemá dané oprávnění nebo dokument

Tlačítka a ovládací prvky

• Přidat řidiče (zelené tlačítko): Otevře formulář pro zapsání nového řidiče
• Smazané (červené tlačítko): Zobrazí smazané záznamy (pouze pro uživatele s oprávněním mazání)
• Excel: Export celé tabulky do formátu Excel
• Viditelnost sloupců: Výběr sloupců, které chcete zobrazit v tabulce

Základní operace

Přidání nového řidiče

1. Klikněte na tlačítko Přidat řidiče
2. V dialogovém okně vyplňte následující povinná pole:
   • Příjmení, jméno: Vyberte existujícího uživatele ze seznamu nebo zadejte jméno externího řidiče (který není v systému jako uživatel)
   • Datum narození: Zadejte datum narození řidiče
3. Vyplňte další údaje dle potřeby v jednotlivých sekcích
4. Klikněte na Uložit

Tip: Pokud zadáváte řidiče, který je zároveň uživatelem systému, vyberte ho ze seznamu. Tím se automaticky propojí záznam řidiče s uživatelským účtem a řidič bude moci vidět své vlastní údaje.

Úprava záznamu řidiče

1. V tabulce řidičů najděte požadovaného řidiče (můžete použít vyhledávání v pravém horním rohu)
2. Klikněte na ikonu oka nebo tužky v posledním sloupci tabulky, nebo klikněte přímo na jméno řidiče
3. V otevřeném dialogovém okně upravte potřebné údaje
4. Klikněte na Uložit

Odstranění záznamu řidiče

1. V tabulce najděte řidiče, kterého chcete odstranit
2. Klikněte na ikonu koše v posledním sloupci
3. Potvrďte odstranění v dialogovém okně

Poznámka: Smazané záznamy nejsou trvale odstraněny. Administrátoři je mohou zobrazit kliknutím na tlačítko Smazané a v případě potřeby obnovit.

Sledované dokumenty a oprávnění

Základní údaje o řidičském průkazu

Řidičský průkaz

• Číslo RP: Evidenční číslo řidičského průkazu
• Platnost RP: Datum konce platnosti řidičského průkazu
• Omezení RP: Případná omezení uvedená na řidičském průkazu
• RP scan: Možnost nahrát sken řidičského průkazu (PDF, obrázek)

Upozornění na expirace: Systém automaticky upozorní e-mailem na blížící se konec platnosti řidičského průkazu podle nastaveného počtu dní před expirací.

Mezinárodní řidičský průkaz

• Mezin. RP: Zaškrtávací pole - má/nemá řidič mezinárodní RP
• Platnost mezinárodního RP: Datum konce platnosti mezinárodního řidičského průkazu

Karta řidiče

Karta řidiče je evidenční karta pro řidiče tahačů a nákladních vozidel podle nařízení EU.

• Karta řidiče: Zaškrtávací pole - má/nemá řidič kartu řidiče
• Číslo karty řidiče: Evidenční číslo karty řidiče
• Platnost karty řidiče do: Datum konce platnosti karty řidiče

Skupiny řidičského oprávnění

Systém eviduje všechny skupiny řidičského oprávnění podle aktuální legislativy. Pro každou skupinu zaškrtněte příslušné pole, pokud řidič toto oprávnění má:

Skupina	Popis
AM	Mopedy a lehké čtyřkolky
A1	Motocykly do 125 cm3
A2	Motocykly do 35 kW
A	Motocykly bez omezení
B1	Čtyřkolky
B	Osobní automobily
C1	Nákladní automobily do 7,5 tuny
C	Nákladní automobily nad 7,5 tuny
D1	Autobusy do 16 osob
D	Autobusy nad 16 osob
BE	Osobní auto s přívěsem
C1E	Lehký nákladní vůz s přívěsem
CE	Nákladní auto s přívěsem (kamion)
D1E	Malý autobus s přívěsem
DE	Autobus s přívěsem
T	Traktor a pracovní stroje

Tip: Skupiny můžete použít jako filtr v hlavní tabulce - zobrazíte si pouze řidiče s konkrétním oprávněním.

Školení a profesní způsobilost

Školení řidičů

• Skol. řidičů: Zaškrtávací pole - absolvoval/neabsolvoval školení
• Skol. řidičů do: Platnost certifikátu ze školení řidičů

Profesní způsobilost řidičů

Profesní způsobilost je povinná pro řidiče nákladních vozidel nad 3,5 tuny a autobusů.

• Skol. profes. zpus.: Zaškrtávací pole - má/nemá profesní způsobilost
• Skol. profes. zpus. do: Datum konce platnosti profesní způsobilosti

Upozornění na expirace: Systém automaticky upozorní na blížící se konec platnosti profesní způsobilosti.

Oprávnění k řízení vysokozdvižného vozíku

• Pal. voz.: Zaškrtávací pole - má/nemá oprávnění k řízení vysokozdvižného vozíku
• Pal. voz. do: Datum konce platnosti oprávnění

Zdravotní prohlídky

Systém umožňuje evidovat zdravotní prohlídky a automaticky vypočítávat termín příští prohlídky podle nastavené periodicity.

• Zdravotní prohlídka: Datum poslední absolvované zdravotní prohlídky
• Periodicita (roku): Nastavte počet let, za kolik je nutné absolvovat další prohlídku (0-6 let)
• Zdravotní prohlídka další: Automaticky vypočítané datum příští prohlídky (lze i ručně upravit)
• Ošetřující lékař: Jméno a kontakt na lékaře, který provádí prohlídky

Automatický výpočet: Při zadání data poslední prohlídky a periodicity systém automaticky vypočítá datum příští prohlídky. Například: pokud zadáte prohlídku 1.1.2024 a periodicitu 2 roky, systém automaticky doplní příští prohlídku na 1.1.2026.

Informace o periodicitě (pro Českou republiku):

• Skupina B: ve věku 65 let, 68 let a pak každé 2 roky (pokud nemá řízení sjednané jako druh práce v pracovní smlouvě)
• Skupina C, D, E: do 50 let 1x za 2 roky, od 50 let 1x za rok
• Zaměstnanci dle kategorie práce a věku: každé 1-6 let

BOZP školení (volitelné)

Pokud má vaše firma aktivováno sledování BOZP školení, můžete evidovat:

• BOZP (datum): Datum absolvování školení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci
• Periodicita (roku): Nastavte počet let, za kolik je nutné absolvovat další školení
• BOZP (datum) další: Automaticky vypočítané datum příštího školení

Upozornění na expirace: Pokud je modul aktivní, systém automaticky upozorní na blížící se termín školení BOZP.

Pojištění odpovědnosti (volitelné)

Pokud má vaše firma aktivováno sledování pojištění řidičů, můžete evidovat:

• Pojištění: Období platnosti pojištění (od - do)
• Pojištění zaplaceno dne: Datum úhrady pojistného
• Poznámka: Libovolná poznámka k pojištění (číslo smlouvy, pojišťovna apod.)

GPS ID karty (volitelné)

Pokud používáte GPS monitoring s identifikací řidičů pomocí RFID karet, iButton nebo karet tachografů:

• RFID/iButton/Tacho ID karty 1: Primární identifikační číslo karty řidiče
• RFID/iButton/Tacho ID karty 2: Sekundární identifikační číslo karty řidiče

E-mailové notifikace

Jak fungují upozornění

Systém automaticky kontroluje platnost všech sledovaných dokumentů a oprávnění. E-mailová upozornění jsou zasílána podle následujících pravidel:

1. Frekvence: Upozornění se zasílají 1x denně pomocí automatické úlohy (cron)
2. Předstih: Upozornění jsou zasílána přesně N dní před expirací (podle nastavení firmy, standardně 14-30 dní)
3. Příjemci: E-maily dostávají:
   • Všichni uživatelé, kteří mají ve svém profilu aktivováno "Upozornění na expirace Evidence řidičů"
   • Samotný řidič (pokud je řidič zároveň uživatelem systému a má nastavenou e-mailovou adresu)

Nastavení příjemců notifikací

Pro nastavení, kdo bude dostávat upozornění:

1. Otevřete modul Zaměstnanci → Uživatelé
2. Najděte požadovaného uživatele a otevřete jeho profil
3. V sekci upozornění aktivujte možnost "Upozornění na expirace Evidence řidičů"
4. Uložte změny

Kontrola aktuálního nastavení: Na hlavní stránce modulu je v horním informačním panelu zobrazen seznam e-mailových adres, na které jsou zasílána upozornění.

Typy zasílaných upozornění

Systém zasílá upozornění pro následující dokumenty:

• Platnost řidičského průkazu
• Platnost mezinárodního řidičského průkazu
• Platnost karty řidiče
• Profesní způsobilost řidičů
• Zdravotní prohlídka
• BOZP školení (pokud je aktivováno)
• Pojištění odpovědnosti (pokud je aktivováno)
• Oprávnění k řízení vysokozdvižného vozíku

Pokročilé funkce

Export dat

Celou tabulku řidičů můžete exportovat do formátu Excel:

1. Nastavte případně filtry podle potřeby
2. Klikněte na tlačítko Excel nad tabulkou
3. Soubor se automaticky stáhne do vašeho počítače

Tip: Export obsahuje všechny sloupce, které máte aktuálně zobrazené v tabulce. Před exportem si můžete pomocí tlačítka "Viditelnost sloupců" vybrat, které informace chcete exportovat.

Filtrování a vyhledávání

Pro rychlé nalezení konkrétního řidiče nebo skupiny řidičů máte k dispozici:

• Textové vyhledávání: Pole v pravém horním rohu tabulky prohledává všechny sloupce
• Filtr podle skupiny RP: V sekci Filtr vyberte konkrétní skupinu řidičského oprávnění a zobrazí se pouze řidiči s tímto oprávněním
• Řazení podle sloupců: Kliknutím na hlavičku libovolného sloupce seřadíte data vzestupně nebo sestupně

Správa viditelnosti sloupců

Protože tabulka obsahuje velké množství sloupců:

1. Klikněte na tlačítko Viditelnost sloupců
2. Odškrtněte sloupce, které nepotřebujete zobrazovat
3. Nastavení se automaticky uloží pro vašeho uživatele

Doporučení: Zobrazujte pouze sloupce, které pravidelně potřebujete. To zrychlí orientaci v tabulce a zjednoduší práci.

Nahrání skenu dokumentů

U řidičského průkazu můžete nahrát sken dokumentu:

1. Otevřete editační formulář řidiče
2. V sekci Základní údaje najděte pole RP scan
3. Klikněte na tlačítko pro výběr souboru
4. Vyberte soubor (PDF nebo obrázek)
5. Uložte záznam

Po nahrání se vedle pole zobrazí odkaz na stažení/zobrazení souboru.

Integrace s dalšími moduly

Propojení s modulem Kniha jízd (evoz)

Modul Evidence řidičů je plně integrován s modulem Kniha jízd:

• Při vytváření nové jízdy v Knize jízd můžete vybrat řidiče ze seznamu evidovaných řidičů
• Systém kontroluje, zda vybraný řidič má platný řidičský průkaz
• V záznamu řidiče můžete zobrazit všechny jízdy, které tento řidič absolvoval

Propojení s uživateli systému

Řidiče můžete propojit s uživatelskými účty v systému:

• Při vytváření nebo úpravě řidiče vyberte v poli "Příjmení, jméno" existujícího uživatele
• Po propojení má uživatel s oprávněním "Vlastní údaje" přístup k zobrazení a úpravě svých řidičských údajů
• Propojený uživatel dostává e-mailová upozornění na expirace svých dokumentů

Propojení s GPS monitoringem (volitelné)

Pokud používáte GPS monitoring vozidel s identifikací řidičů:

• Zadejte ID karet řidičů do polí "RFID/iButton/Tacho ID"
• Systém automaticky přiřadí jízdy z GPS k příslušným řidičům
• Získáte přehled o všech jízdách konkrétního řidiče

Řešení problémů

Časté dotazy

Otázka: Nepřicházejí mi e-mailové notifikace o expiraci dokumentů. Co mám dělat?

Řešení: Zkontrolujte následující:

1. Máte ve svém uživatelském profilu aktivováno "Upozornění na expirace Evidence řidičů"
2. Máte správně vyplněnou e-mailovou adresu v uživatelském profilu
3. Notifikace se zasílají pouze přesně N dní před expirací (podle nastavení firmy) - zkontrolujte, zda už nadešel čas pro zaslání upozornění
4. Zkontrolujte složku SPAM ve vaší e-mailové schránce

Otázka: Jak nastavím, aby se zdravotní prohlídka opakovala každé 2 roky?

Řešení:

1. Otevřete editační formulář řidiče
2. V sekci "Školení a zdravotní prohlídky" zadejte datum poslední prohlídky do pole Zdravotní prohlídka
3. V poli Periodicita (roku) vyberte hodnotu 2
4. Systém automaticky vypočítá datum příští prohlídky (2 roky od data poslední prohlídky)
5. Uložte změny

Otázka: Mohu evidovat řidiče, který není uživatelem systému?

Řešení: Ano. Při vytváření nového řidiče máte možnost buď vybrat existujícího uživatele ze seznamu, nebo zadat jméno externího řidiče, který není v systému evidován jako uživatel. Stačí do pole "Příjmení, jméno" napsat jméno řidiče a systém vytvoří záznam bez propojení na uživatelský účet.

Otázka: Proč vidím v tabulce tolik sloupců? Nemohu je skrýt?

Řešení: Ano, můžete. Klikněte na tlačítko Viditelnost sloupců nad tabulkou a odškrtněte sloupce, které nepotřebujete zobrazovat. Systém si vaše nastavení zapamatuje.

Otázka: Jak mohu zobrazit pouze řidiče s oprávněním pro skupinu C?

Řešení:

1. V sekci Filtr (žlutý rámeček) klikněte na ikonu "+" pro rozbalení filtru
2. V poli Skupina RP vyberte hodnotu "C"
3. Klikněte na tlačítko Filtr - vyhledat
4. Tabulka se aktualizuje a zobrazí pouze řidiče se skupinou C

Otázka: Co se stane, když smažu řidiče?

Řešení: Záznam řidiče není trvale odstraněn, pouze označen jako smazaný. Administrátoři s příslušným oprávněním mohou smazané řidiče zobrazit kliknutím na tlačítko Smazané a v případě potřeby je obnovit.

Otázka: Mohu přidat další typ dokumentu, který chci sledovat?

Řešení: Pro přidání dalších typů dokumentů kontaktujte administrátora systému nebo poskytovatele systému eIntranet.net. Některé volitelné dokumenty (BOZP školení, pojištění) lze aktivovat v nastavení firmy.

Tipy pro efektivní práci

• Pravidelná aktualizace dat: Zadávejte nové platnosti dokumentů ihned po jejich obnovení, aby systém vždy pracoval s aktuálními daty
• Využívejte automatický výpočet: U zdravotních prohlídek a BOZP školení nechte systém automaticky vypočítat termín příštího školení pomocí periodicity
• Kontrolujte upozornění: Pravidelně kontrolujte červený panel s upozorněními na hlavní stránce modulu
• Využívejte skeny dokumentů: Nahrajte skeny řidičských průkazů pro rychlý přístup k dokumentům
• Propojujte s uživateli: Pokud je řidič zároveň uživatelem systému, vždy ho propojte s uživatelským účtem - řidič pak může sám kontrolovat platnost svých dokumentů
• Exportujte data před kontrolou: Před plánovanou kontrolou platnosti dokumentů exportujte aktuální stav do Excelu a použijte ho jako kontrolní seznam
• Nastavte poznámky: Využívejte pole "Poznámka" pro zaznamenání důležitých informací (místo vydání průkazu, speciální omezení apod.)