Registro de conductores
Descripcion general del modulo
Proposito
El modulo Registro de conductores se utiliza para el registro centralizado de toda la informacion importante sobre los conductores de la empresa. Permite la gestion sistematica de datos sobre permisos de conducir, examenes medicos, formaciones y otros documentos obligatorios con seguimiento automatico de plazos.
Funciones principales
- Registro de permisos de conducir con validez y categorias de permiso
- Gestion de permisos de conducir internacionales y tarjetas de conductor
- Seguimiento de la formacion de conductores y competencia profesional
- Control de la validez de examenes medicos con calculo automatico de las proximas fechas
- Registros de formacion en seguridad laboral (opcional)
- Gestion de seguros de conductores (opcional)
- Formacion de operadores de carretillas elevadoras
- Alertas automaticas por correo electronico sobre vencimientos proximos
- Integracion con usuarios del sistema y modulo GPS
- Exportacion de datos a Excel
Grupo objetivo
El modulo esta destinado a:
- Gerentes y supervisores de logistica responsables de los conductores
- Departamentos de recursos humanos que gestionan datos de empleados
- Administradores del sistema
- Los propios conductores que verifican sus datos
Configuracion e instalacion
Configuracion del modulo
Puede configurar el modulo Registro de conductores en Configuracion → Modulos → Registro de conductores. Despues de abrir la configuracion, tiene acceso a las siguientes secciones:
Configuracion basica
- Dias de anticipacion para la alerta: Ingrese cuantos dias antes del vencimiento del documento se debe enviar una alerta por correo electronico. El valor recomendado es de 14-30 dias dependiendo del tipo de documento y los procesos internos de la empresa.
- Habilitar seguridad laboral: Marque para activar la seccion de formacion en seguridad laboral para conductores. Si no necesita esta funcion, dejelo sin marcar.
- Habilitar seguro: Marque para activar la seccion de seguro del conductor. Uselo si registra seguros de responsabilidad o accidentes para conductores.
Alertas de vencimiento
En esta seccion, define que usuarios recibiran notificaciones automaticas por correo electronico sobre los proximos vencimientos de documentos de conductores.
Derechos de usuario
El modulo Registro de conductores utiliza los siguientes niveles de derechos de acceso:
- Sin acceso: El usuario no tiene acceso al modulo en absoluto. Adecuado para empleados regulares que no son conductores.
- Ver datos propios: El usuario solo puede ver su propio registro de conductor, no puede editarlo. Adecuado para conductores que verifican sus datos.
- Editar datos propios: El usuario puede leer y editar su propio registro de conductor. Adecuado para conductores que ingresan sus propios datos.
- Ver todos los registros: El usuario puede ver todos los registros de conductores en el sistema pero no puede editarlos. Adecuado para supervision gerencial.
- Editar todos los registros: El usuario puede leer, editar y agregar nuevos registros de conductores. Adecuado para personal de recursos humanos y gerentes.
- Gestion completa: El usuario tiene acceso completo incluyendo eliminacion de registros. Adecuado para administradores del modulo.
Configuracion de notificaciones de vencimiento
En el perfil de cada usuario, hay una configuracion Notificaciones de vencimiento del Registro de conductores. Marque esta opcion para los usuarios que deben recibir alertas por correo electronico sobre los proximos vencimientos.
Configuracion recomendada para diferentes roles
- Administrador / Personal de recursos humanos: Gestion completa + notificaciones de vencimiento habilitadas
- Gerente de transporte: Editar todos los registros + notificaciones de vencimiento habilitadas
- Jefe de departamento: Ver todos los registros
- Conductor: Editar datos propios o Ver datos propios
- Otros empleados: Sin acceso
Interfaz de usuario
Pantalla principal
Despues de abrir el modulo Registro de conductores, la pantalla principal se muestra dividida en varias secciones:
Requiere atencion inmediata
Esta seccion muestra alertas sobre los proximos vencimientos de documentos y permisos. Esta dividida en dos partes:
- Vencen en los proximos dias: Muestra documentos que vencen dentro del periodo establecido en la configuracion (tipicamente 14-30 dias)
- Ya vencidos: Muestra documentos que ya han vencido y requieren atencion inmediata
En esta seccion, encontrara informacion de vencimiento para los siguientes elementos:
- Validez del permiso de conducir
- Validez del permiso de conducir internacional
- Validez de la tarjeta de conductor
- Competencia profesional
- Examen medico
- Formacion en seguridad laboral (si esta habilitada)
- Seguro (si esta habilitado)
- Formacion en carretillas elevadoras
En la parte superior de la seccion hay un cuadro de informacion que muestra quien recibe las alertas de vencimiento por correo electronico.
Filtro
La seccion Filtro permite filtrar conductores por criterios especificos:
- Categoria de permiso: Seleccione una categoria especifica de permiso de conducir (AM, A1, A2, A, B1, B, C1, C, D1, D, BE, C1E, CE, D1E, DE, T, Carretilla elevadora)
Puede expandir o contraer el filtro haciendo clic en los iconos de mas/menos en la esquina superior derecha de la seccion. Cuando el filtro esta activo, el titulo de la seccion se marca en rojo y negrita.
Botones en la seccion de filtro:
- Buscar: Aplica los filtros seleccionados
- Limpiar: Borra todos los filtros y muestra todos los registros
Tabla de conductores
La tabla principal muestra una vista general de todos los conductores incluyendo sus datos basicos y categorias de permiso. La tabla contiene las siguientes columnas:
- ID del conductor
- Apellido y nombre
- Fecha de nacimiento
- Numero de permiso de conducir
- Validez del permiso de conducir
- Categorias de permiso (AM, A1, A2, A, B1, B, C1, C, D1, D, BE, C1E, CE, D1E, DE, T)
- Permiso de conducir internacional y su validez
- Tarjeta de conductor y su validez
- Restricciones del permiso de conducir
- Formacion del conductor y su validez
- Competencia profesional y su validez
- Examen medico, periodicidad y fecha del proximo examen
- Medico tratante
- Carretilla elevadora y validez de la formacion
- Iconos de accion para la gestion de registros
Navegacion
Navega en el modulo de las siguientes maneras:
- Al hacer clic en el nombre del conductor en la tabla se abre el formulario de edicion
- Al hacer clic en el ID del conductor en la tabla se abre el formulario de edicion
- Al hacer clic en el nombre del conductor en la seccion de alerta de vencimiento se abre el formulario de edicion
- Usando los iconos en la ultima columna de la tabla (ojo para ver, lapiz para editar, cruz para eliminar)
Botones y acciones
En la esquina superior derecha sobre la tabla, estan disponibles los siguientes botones:
- Agregar conductor: Abre el formulario para crear un nuevo registro de conductor (disponible para usuarios con permiso de Editar todos los registros y superior)
- Eliminados: Muestra la papelera con registros eliminados que pueden restaurarse dentro de 14 dias (disponible para usuarios con permiso de Gestion completa)
Sobre la tabla a la derecha estan los botones de DataTables:
- Exportar a Excel: Exporta toda la tabla a un archivo Excel (funciona solo en el navegador Chrome)
- Mostrar columnas: Permite ocultar o mostrar columnas individuales de la tabla segun sea necesario
A la derecha sobre la tabla esta el campo Buscar, que permite una busqueda rapida en la tabla sin usar el filtro.
Operaciones basicas
Crear un registro de conductor
Para crear un nuevo registro de conductor, siga estos pasos:
- Haga clic en el boton Agregar conductor en la esquina superior derecha sobre la tabla
- Se abrira un formulario de edicion dividido en varias secciones
- En la seccion Datos basicos, complete:
- Apellido, nombre: Seleccione el conductor de la lista de usuarios del sistema o ingrese un nombre personalizado para conductores externos. Si selecciona un usuario, el registro se vincula automaticamente a su cuenta de usuario.
- Fecha de nacimiento: Campo obligatorio. Ingrese la fecha de nacimiento del conductor.
- Numero de permiso: Ingrese el numero del permiso de conducir
- Validez del permiso: Ingrese la fecha de validez del permiso de conducir
- Restricciones del permiso: Complete cualquier restriccion anotada en el permiso de conducir (por ejemplo, gafas, transmision automatica)
- Permiso internacional: Marque si el conductor tiene permiso de conducir internacional
- Validez del permiso internacional: Ingrese la fecha de validez del permiso internacional
- Escaneo del permiso: Cargue el permiso de conducir escaneado. Despues de cargar, aparece un enlace al archivo.
- Tarjeta de conductor: Marque si el conductor tiene tarjeta de conductor para tacografo
- Numero de tarjeta de conductor: Ingrese el numero de la tarjeta de conductor
- Tarjeta de conductor valida hasta: Ingrese la fecha de validez de la tarjeta de conductor
- En la seccion Categorias de permiso, marque todas las categorias de permiso de conducir que posee el conductor:
- Categoria AM (ciclomotores)
- Categoria A1 (motocicletas ligeras hasta 125 cc)
- Categoria A2 (motocicletas hasta 35 kW)
- Categoria A (motocicletas)
- Categoria B1 (triciclos, cuadriciclos)
- Categoria B (automoviles)
- Categoria C1 (camiones ligeros hasta 7,5 t)
- Categoria C (camiones)
- Categoria D1 (autobuses hasta 17 asientos)
- Categoria D (autobuses)
- Categoria B+E (automovil con remolque)
- Categoria C1+E (camiones ligeros con remolque)
- Categoria C+E (camiones con remolque)
- Categoria D1+E (autobuses hasta 17 asientos con remolque)
- Categoria D+E (autobuses con remolque)
- Categoria T (tractores)
- Carretilla elevadora
- En la seccion Formacion, examenes medicos, complete:
- Formacion de conductor: Marque si el conductor completo la formacion de conductor
- Formacion de conductor hasta: Ingrese la fecha de validez de la formacion
- Competencia profesional: Marque si el conductor tiene competencia profesional
- Competencia profesional hasta: Ingrese la fecha de validez de la competencia profesional
- Formacion en carretilla elevadora hasta: Ingrese la fecha de validez de la formacion de operador de carretilla elevadora
- Examen medico: Ingrese la fecha del ultimo examen medico
- Periodicidad (anos): Elija la periodicidad del examen medico en anos (0-6 anos). Despues de ingresar la fecha y la periodicidad, la fecha del proximo examen se calcula automaticamente.
- Proximo examen medico: Este campo se completa automaticamente segun la fecha del ultimo examen y la periodicidad. Puede ajustarlo manualmente.
- Medico tratante: Ingrese el nombre y contacto del medico
Para conductores en la Republica Checa, se aplican reglas especificas para los examenes medicos:
- Categoria B: a los 65 anos, 68, luego cada 2 anos (si la conduccion no esta especificada como tipo de trabajo en el contrato laboral)
- Categorias C, D, E: hasta los 50 anos una vez cada 2 anos, desde los 50 anos una vez al ano
- Empleados por categoria de trabajo y edad: cada 1-6 anos
- Si Seguridad laboral esta habilitada en la configuracion, complete la seccion Seguridad laboral:
- Seguridad laboral (Fecha): Ingrese la fecha de la ultima formacion en seguridad laboral
- Periodicidad (anos): Elija la periodicidad de la formacion en seguridad laboral en anos (0-6 anos)
- Seguridad laboral (Fecha) proxima: Calculada automaticamente segun la fecha y la periodicidad
- Si Seguro esta habilitado en la configuracion, complete la seccion Seguro:
- Seguro: Ingrese el periodo del seguro (desde-hasta)
- Seguro pagado el: Ingrese la fecha de pago de la prima
- Nota: Texto libre para notas del seguro
- Si tiene el modulo de ubicacion GPS habilitado, complete la seccion Tarjetas de identificacion GPS:
- Tarjeta de identificacion RFID/iButton/Tacho 1: Ingrese el ID de la tarjeta para la identificacion del conductor en el sistema GPS
- Tarjeta de identificacion RFID/iButton/Tacho 2: Ingrese el segundo ID de tarjeta si el conductor usa varias tarjetas
- En el campo Nota, puede ingresar cualquier informacion adicional del conductor
- Haga clic en el boton Guardar
Notas importantes para la creacion de registros:
- Los campos marcados con asterisco son obligatorios
- Al seleccionar un usuario de la lista desplegable, el registro del conductor se vincula automaticamente a la cuenta de usuario
- Para conductores externos (fuera del sistema), ingrese el nombre manualmente
- Al cambiar la fecha o la periodicidad del examen medico o seguridad laboral, la fecha del proximo examen/formacion se recalcula automaticamente
Editar un registro
Para editar un registro de conductor existente, siga estos pasos:
- Encuentre el conductor que desea editar en la tabla
- Haga clic en el icono de lapiz en la ultima columna o haga clic en el nombre del conductor
- Se abre el formulario de edicion con todos los datos completados
- Edite los datos requeridos en el formulario
- Haga clic en el boton Guardar
Restricciones de edicion:
- Los usuarios con permiso de Editar datos propios solo pueden editar su propio registro
- Los usuarios con permiso de Ver todos los registros solo pueden ver registros, no pueden editarlos
- Los usuarios con permiso de Editar todos los registros y superior pueden editar todos los registros
Eliminar un registro
La eliminacion de un registro de conductor esta disponible solo para usuarios con permiso de Gestion completa:
- Encuentre el conductor que desea eliminar en la tabla
- Haga clic en el icono de cruz en la ultima columna
- Aparece un dialogo con confirmacion: "¿Eliminar? ¿Realmente desea eliminar este registro?"
- Haga clic en Si para confirmar o No para cancelar
- Despues de la confirmacion, el registro se mueve a la papelera
Informacion importante sobre la eliminacion:
- El registro eliminado no se elimina permanentemente sino que se almacena en la papelera durante 14 dias
- Durante este tiempo, el registro puede restaurarse haciendo clic en el boton Eliminados y luego restaurando el registro
- Despues de 14 dias, el registro se elimina permanentemente
Busqueda
El modulo Registro de conductores ofrece dos formas de buscar registros:
Busqueda rapida
La busqueda rapida permite encontrar conductores por cualquier texto en la tabla:
- Haga clic en el campo Buscar en la esquina superior derecha sobre la tabla
- Comience a escribir el texto de busqueda (nombre, numero de permiso, fecha, etc.)
- La tabla se filtra automaticamente mostrando solo las filas que coinciden con su busqueda
- Para mostrar todos los registros, elimine el texto del campo de busqueda
Filtrado por categorias de permiso
El filtro permite mostrar solo conductores con una categoria especifica de permiso de conducir:
- Expanda la seccion Filtro haciendo clic en el icono de mas en la esquina superior derecha
- En el desplegable Categoria de permiso, seleccione la categoria de permiso deseada
- Haga clic en el boton Buscar
- La tabla muestra solo conductores con la categoria de permiso seleccionada
- Para borrar el filtro, haga clic en el boton Limpiar
Consejo: Combine la busqueda rapida con el filtro para obtener resultados aun mas precisos. Por ejemplo, filtre conductores con categoria C y luego use la busqueda rapida para encontrar un nombre especifico.
Funciones avanzadas
Exportacion de datos
La exportacion de datos a Excel permite descargar la tabla completa de conductores incluyendo todas las columnas para su posterior procesamiento:
- Sobre la tabla, haga clic en el boton Excel
- Se descarga automaticamente un archivo XLSX que contiene todos los registros visibles
- El archivo se puede abrir en Microsoft Excel, LibreOffice Calc u otro editor de hojas de calculo
Notas importantes sobre la exportacion:
- La exportacion a Excel funciona solo en el navegador Google Chrome
- Solo se exportan los registros visibles en la tabla (se aplican los filtros activos y la busqueda)
- Solo se exportan las columnas visibles (aquellas no ocultas usando la funcion Mostrar columnas)
Visualizacion de columnas
La funcion Mostrar columnas permite personalizar la tabla segun sus necesidades ocultando columnas innecesarias:
- Sobre la tabla, haga clic en el boton Mostrar columnas
- Aparece un menu desplegable con la lista de todas las columnas disponibles
- Haga clic en el nombre de la columna para ocultarla o mostrarla
- Las columnas marcadas son visibles, las no marcadas estan ocultas
- La configuracion se guarda automaticamente para su usuario
Ejemplos de uso:
- Si sus conductores no usan permisos de conducir internacionales, oculte las columnas "Permiso internacional" y "Validez del permiso internacional"
- Para una vista rapida de las categorias de permiso, oculte todas las columnas excepto el nombre y las categorias de permiso
- Antes de la exportacion a Excel, muestre solo las columnas que desea exportar
Seguimiento de plazos
El sistema monitorea automaticamente todas las fechas de validez importantes de documentos y permisos de conductores. El monitoreo funciona en dos niveles:
Visualizacion en la pagina principal
En la pagina principal del modulo esta la seccion Requiere atencion inmediata que muestra:
- Vencimiento proximo: Documentos que vencen en los proximos dias (segun los dias establecidos en la configuracion)
- Ya vencidos: Documentos que han vencido y requieren resolucion inmediata
Para cada tipo de documento (permiso de conducir, competencia profesional, etc.), se muestra una lista de conductores afectados. Al hacer clic en el nombre del conductor se abre su formulario de edicion para actualizar los datos.
Alertas por correo electronico
El sistema envia automaticamente notificaciones por correo electronico sobre los proximos vencimientos:
- La alerta se envia exactamente el numero de dias de anticipacion establecido en la configuracion del modulo
- La alerta se envia solo una vez para cada vencimiento
- Los correos electronicos se envian a las direcciones de los usuarios que tienen las notificaciones habilitadas en su perfil
- Si el conductor esta vinculado a una cuenta de usuario, la notificacion tambien se envia a su correo electronico
Contenido de la notificacion por correo electronico:
- Nombre e ID del conductor
- Asunto del vencimiento (por ejemplo, "Validez del permiso de conducir")
- Cuantos dias faltan para el vencimiento
- Fecha de vencimiento
- Enlace al sistema eIntranet
Periodicidad de examenes medicos y seguridad laboral
Para los examenes medicos y la formacion en seguridad laboral, se puede establecer la periodicidad para automatizar el calculo de las proximas fechas:
Configuracion de la periodicidad
- Abra el formulario de edicion del conductor
- En la seccion Formacion, examenes medicos, ingrese la fecha del ultimo examen en el campo Examen medico
- En el desplegable Periodicidad (anos), seleccione el intervalo entre examenes (0-6 anos)
- El campo Proximo examen medico se completa automaticamente con la fecha calculada
- Siga el mismo procedimiento para la formacion en seguridad laboral en la seccion Seguridad laboral (si esta habilitada)
Calculo automatico
El sistema calcula automaticamente la fecha del proximo examen/formacion agregando la periodicidad a la fecha del ultimo examen:
- Periodicidad 0 anos = el examen no se repite
- Periodicidad 1 ano = proximo examen exactamente en un ano
- Periodicidad 2 anos = proximo examen en 2 anos
- etc. hasta 6 anos
La fecha calculada puede ajustarse manualmente si es necesario considerar condiciones especificas.
Integracion con usuarios de eIntranet
El registro del conductor puede vincularse a una cuenta de usuario en el sistema eIntranet. Esta vinculacion proporciona varios beneficios:
Beneficios de la vinculacion
- Completado automatico del nombre: Al seleccionar un usuario, el nombre completo se transfiere automaticamente
- Notificaciones al conductor: El conductor recibe alertas por correo electronico sobre los proximos vencimientos de documentos
- Seguimiento GPS: La vinculacion permite ver los viajes GPS de un conductor especifico
- Acceso propio: El conductor puede ver o editar su propio registro (segun los derechos de acceso)
Como vincular un conductor a un usuario
- Al crear o editar un registro de conductor, haga clic en el campo Apellido, nombre
- En la lista desplegable, seleccione un usuario del sistema (mostrado como "Nombre Apellido [ID]")
- Haga clic en el boton Guardar
- El registro ahora esta vinculado a la cuenta de usuario
Conductores fuera del sistema
Para conductores externos o conductores sin cuenta de usuario de eIntranet:
- En el campo Apellido, nombre, comience a escribir el nombre propio del conductor
- El nombre ingresado se guarda sin vincularse a una cuenta de usuario
- Dicho conductor no recibira notificaciones por correo electronico y no tendra acceso a su registro
Integracion
Modulos conectados
Modulo de usuarios
El Registro de conductores esta estrechamente vinculado al modulo de Usuarios:
- Al crear un registro de conductor, se puede seleccionar un usuario existente del sistema
- La vinculacion permite enviar notificaciones directamente al conductor
- El conductor puede tener acceso a su propio registro
- En la configuracion del perfil de usuario, se pueden habilitar las notificaciones de vencimiento
Modulo de ubicacion GPS
Si tiene el modulo de ubicacion GPS activado, el Registro de conductores ofrece integracion a traves de tarjetas de identificacion:
- En el registro del conductor, se puede ingresar la tarjeta de identificacion RFID/iButton/Tacho
- Esta identificacion identifica al conductor en el sistema GPS durante los viajes
- El sistema asigna automaticamente los viajes a un conductor especifico segun el ID de la tarjeta
- Permite rastrear quien y cuando condujo un vehiculo especifico
Modulo de archivos
El Registro de conductores utiliza el modulo de Archivos para el almacenamiento de documentos:
- Puede cargar el escaneo del permiso de conducir
- Los archivos se almacenan de forma segura y cifrada
- Se puede acceder a los escaneos directamente desde el formulario de edicion
- Se admiten todos los formatos de archivo comunes (PDF, JPG, PNG, etc.)
Flujos de datos
Importacion de conductores desde usuarios del sistema
Flujo de datos desde el modulo de Usuarios al Registro de conductores:
- Al crear o editar un registro de conductor, seleccione un usuario de la lista desplegable
- El sistema transfiere automaticamente el nombre y apellido del usuario
- El ID del usuario se guarda para la vinculacion del registro
- El conductor puede posteriormente acceder a su registro
Exportacion de datos a Excel
Flujo de datos desde el Registro de conductores a sistemas externos:
- Haga clic en el boton Excel sobre la tabla
- El sistema genera un archivo XLSX que contiene todos los registros visibles
- El archivo se puede abrir en un editor de hojas de calculo
- Los datos pueden procesarse, analizarse o importarse a otros sistemas
Notificaciones por correo electronico sobre proximos vencimientos
Flujo de datos automatico para alertas:
- El sistema verifica regularmente la fecha de validez de todos los documentos
- Cuando un documento se acerca al vencimiento (segun los dias establecidos), se crea una notificacion
- Se envia un correo electronico a todos los usuarios con notificaciones habilitadas
- Si el conductor esta vinculado a un usuario, tambien recibe la notificacion
- La notificacion contiene el nombre del conductor, el tipo de documento y la fecha de vencimiento
Dependencias
Notificaciones por correo electronico
Para que las alertas por correo electronico funcionen correctamente, se deben cumplir estas condiciones:
- El servidor de correo electronico (SMTP) debe estar correctamente configurado en el sistema
- Los usuarios que deben recibir notificaciones deben tener una direccion de correo electronico correcta en su perfil
- El numero de dias de anticipacion para la alerta debe estar establecido en la configuracion del modulo
- Los usuarios deben tener las notificaciones habilitadas en su perfil (configuracion "Notificaciones de vencimiento del Registro de conductores")
- La tarea cron para la verificacion de vencimientos debe estar ejecutandose (activacion automatica de notificaciones)
Integracion GPS
Para la integracion de ubicacion GPS, se deben cumplir estas condiciones:
- El modulo de ubicacion GPS debe estar activado en el sistema
- La tarjeta de identificacion RFID/iButton/Tacho debe estar completada en el registro del conductor
- Los dispositivos GPS en los vehiculos deben admitir la identificacion del conductor mediante tarjetas
- Los ID de las tarjetas en el sistema GPS deben coincidir con los ID ingresados en el registro de conductores
Integracion de usuarios
Para la utilizacion completa de la integracion de usuarios:
- El conductor debe tener una cuenta de usuario creada en el sistema eIntranet
- Se debe seleccionar el usuario correspondiente al crear el registro del conductor
- El usuario debe tener configurados los derechos de acceso al modulo Registro de conductores
- Para las notificaciones, el usuario debe tener completada una direccion de correo electronico correcta