Registro de conductores – carné de conducir, tarjeta de conductor, aptitud profesional

Descripción general

El módulo Registro de conductores sirve para registrar los datos personales y de cualificación de los conductores de la empresa: número y validez del permiso de conducir, tarjeta de conductor (tarjeta de tacógrafo), formación de conductores, aptitud profesional y reconocimientos médicos, y opcionalmente también la PRL y el seguro. El módulo vigila a qué conductores está a punto de caducarle alguno de estos plazos y a cuáles ya se les ha caducado, y avisa por correo electrónico de las caducidades próximas. Después, el sistema ofrece los conductores registrados aquí para su selección al introducir un viaje en el módulo Registro de viajes.

Funciones clave

• Registro de los permisos de conducir (tipos de permiso de conducir), validez del permiso de conducir y del permiso de conducir internacional
• Registro de la tarjeta de conductor (tarjeta de tacógrafo) e identificadores de tarjeta para el reconocimiento automático del conductor
• Seguimiento de la formación de conductores, la aptitud profesional y los reconocimientos médicos, con el cálculo automático de la siguiente fecha
• Registro opcional de PRL y del seguro del conductor
• Resumen de las caducidades próximas y de las ya caducadas, con aviso por correo electrónico
• Conexión con el módulo Registro de viajes al seleccionar el conductor de un viaje concreto

Acceso y configuración

Esta sección describe dónde encontrar el módulo Registro de conductores en la aplicación, qué aspecto tiene su configuración y qué niveles de derechos de acceso se pueden asignar a los usuarios en él. Tanto la configuración como la asignación de derechos las realiza el administrador de la empresa o un usuario autorizado en una página de configuración independiente del módulo.

Cómo acceder al módulo Registro de conductores

El módulo Registro de conductores se abre desde el menú principal de la aplicación, en el elemento Registro de conductores. Si el usuario conectado tiene derecho para administrar la configuración del módulo, junto al título también aparece el enlace Ajustes, que lleva directamente a la configuración del módulo.

Configuración del módulo Registro de conductores

La configuración del módulo Registro de conductores está disponible en Ajustes → Registro de conductores. La página solo es accesible para el administrador de la empresa o para el usuario al que se le haya asignado expresamente la administración de este módulo. La configuración se divide en tres pestañas: Derechos de los usuarios, Configuración general e Historial de modificaciones de ajustes.

Derechos de los usuarios (pestaña de configuración)

La pestaña Derechos de los usuarios en la configuración del módulo Registro de conductores contiene una tabla con todos los usuarios activos de la empresa. Para cada usuario se establece, mediante un selector, uno de los seis niveles de acceso al módulo, desde Sin acceso hasta Leer, editar, eliminar todo. Además, con la casilla independiente Incluir en las notificaciones de vencimiento por correo electrónico (X días antes) se activa o desactiva la suscripción a los avisos resumidos por correo electrónico sobre la caducidad de todos los conductores de la empresa; esta casilla no depende del nivel de acceso y normalmente está destinada a la persona responsable o al administrador.

Configuración general (pestaña de configuración)

Historial de modificaciones de ajustes (pestaña de configuración)

La pestaña Historial de modificaciones de ajustes en la configuración del módulo Registro de conductores muestra un resumen de los cambios en los derechos de acceso de los usuarios a este módulo a lo largo del tiempo, de la misma forma que en el resto de los módulos del sistema. En ella encontrará quién, cuándo y a quién le asignó cada nivel de acceso, lo que facilita la comprobación posterior de los derechos otorgados.

Permisos y derechos de acceso al módulo Registro de conductores

El reconocimiento del propio registro en los niveles Leer solo datos introducidos por el usuario y Leer y editar solo datos introducidos por el usuario se realiza comparando el nombre guardado en el conductor con el nombre del usuario conectado, no mediante la vinculación con la cuenta de usuario. Si el nombre del conductor en el registro difiere del nombre del usuario en el sistema, es posible que no pueda ver ni editar su propio registro.

Interfaz de usuario

La interfaz de usuario del módulo Registro de conductores está formada por la pantalla principal con la lista de conductores, una tarjeta con avisos sobre las caducidades próximas y ya vencidas, y una tarjeta para filtrar y buscar en la lista. Las siguientes secciones describen cada parte de la pantalla con más detalle.

Pantalla principal del módulo Registro de conductores

Al abrir el módulo Registro de conductores aparece el título Registro de conductores y, en su caso, el enlace Ajustes. Debajo se muestran tres tarjetas: la tarjeta Requiere su atención con los avisos sobre las caducidades próximas y las ya vencidas, la tarjeta Filtro para buscar por tipo de permiso de conducir, y la tarjeta con la lista de todos los conductores en forma de tabla con las columnas ID, nombre, fecha de nacimiento y cada una de las fechas de validez y permisos controlados.

Tarjeta Requiere su atención: caducidades próximas y ya vencidas

La tarjeta Requiere su atención en la pantalla principal del módulo Registro de conductores avisa de los elementos a los que pronto les caducará la validez, así como de los que ya han caducado. El bloque superior contiene los conductores a los que la validez caducará dentro del número de días configurado: validez del permiso de conducir, validez del permiso de conducir internacional, validez de la tarjeta de conductor, aptitud profesional, reconocimiento médico y, según la configuración, también PRL, seguro y formación para el montacargas. El bloque inferior, separado por una línea horizontal, muestra los mismos elementos, pero ya caducados. Para cada elemento se muestra la lista de conductores en el formato Apellidos Nombre [ID] como enlace en el que se puede hacer clic; al hacer clic se abre el detalle del conductor para editarlo. Encima de la lista se indica a qué direcciones de correo electrónico se envía el aviso resumido de caducidad.

Filtros y búsqueda en el módulo Registro de conductores

En el módulo Registro de conductores, para reducir la lista sirve la tarjeta Filtro, que se puede contraer con el icono de la cabecera. Contiene el campo desplegable Tipo de permisos de conducir con todos los tipos de permiso de conducir (AM, A1, A2, A, B1, B, C1, C, D1, D, B+E, C1+E, C+E, D1+E, D+E, T) y además la opción Montacargas, y los botones Buscar y Cancelar. Aparte de este filtro, para una búsqueda rápida se puede usar el campo Buscar situado justo encima de la tabla de conductores, que busca en todas las columnas mostradas a la vez.

Operaciones básicas

En el módulo Registro de conductores habitualmente se añaden nuevos conductores, se editan y consultan sus registros y, según sea necesario, los registros se eliminan o se restauran desde la papelera de registros eliminados. Los siguientes procedimientos describen cada una de estas operaciones paso a paso.

Procedimiento: añadir un nuevo conductor al registro

1. En la pantalla principal del módulo Registro de conductores, haga clic en el botón Añadir conductor (+); disponible solo con el derecho Leer y editar todo o superior.
2. En el diálogo Registrar un nuevo conductor, seleccione al conductor de la lista desplegable de usuarios de eIntranet, o escriba en el mismo campo el nombre de un conductor que no tenga cuenta en el sistema.
3. Rellene el campo Fecha de nacimiento.
4. Opcionalmente, complete el número y la validez del permiso de conducir, la restricción del permiso de conducir, marque los tipos de permiso de conducir y suba el escaneo del permiso de conducir.
5. Opcionalmente, rellene la tarjeta de conductor (tarjeta de tacógrafo), la formación, el reconocimiento médico y la periodicidad; la fecha del próximo reconocimiento se calcula automáticamente según la periodicidad y también se puede sobrescribir manualmente. Si está activado en la configuración, complete también la PRL y el seguro.
6. Haga clic en Guardar. El diálogo se cierra y el nuevo conductor aparece en la lista.

Consejo: el campo Fecha de nacimiento debe estar rellenado; de lo contrario, el navegador no permite enviar el formulario.

Procedimiento: editar el registro de un conductor

1. En la tabla, haga clic en el icono del lápiz Editar registro junto al conductor correspondiente (se muestra solo con el derecho adecuado), o en el enlace con el nombre del conductor en la tarjeta Requiere su atención.
2. Se abre el diálogo Editar datos del conductor con los datos ya rellenados.
3. Modifique los campos necesarios y haga clic en Guardar.

Ver el detalle de un conductor

En el módulo Registro de conductores, el detalle de un conductor se muestra haciendo clic en el icono del ojo Ver detalles junto a la fila correspondiente, o bien en el enlace de la columna ID o Apellidos, nombre. Se abre el mismo diálogo que al editar el registro.

Procedimiento: eliminar el registro de un conductor

1. En la fila del conductor, haga clic en el icono de la cruz Borrar registro; disponible solo con el derecho Leer, editar, eliminar todo.
2. Confirme la pregunta «¿Borrar? ¿De verdad quiere borrar esta entrada?» con el botón Sí, o cancele con el botón No.
3. El registro desaparece de la lista principal y pasa a los eliminados.

Procedimiento: restaurar un conductor eliminado

1. En la pantalla principal del módulo Registro de conductores, haga clic en el botón Eliminados; disponible solo con el derecho Leer, editar, eliminar todo.
2. En la lista de conductores eliminados, haga clic en el icono de restaurar junto a la fila correspondiente.
3. Confirme la pregunta «¿Restaurar? ¿De verdad quiere restaurar este registro?» con el botón Sí.
4. El conductor vuelve a la lista principal.

Datos registrados de un conductor

El diálogo Registrar un nuevo conductor / Editar datos del conductor del módulo Registro de conductores está dividido en varias secciones de campos. Las secciones PRL y Seguro se muestran solo si el registro correspondiente está activado en la configuración del módulo Registro de conductores; la sección ID de tarjetas GPS se muestra solo si en la aplicación está activo el módulo Ubicación GPS de vehículos.

Datos básicos del conductor

Tipos de permiso de conducir

En el módulo Registro de conductores, para cada conductor se marcan por separado los tipos de permiso de conducir que posee: AM, A1, A2, A, B1, B, C1, C, D1, D, B+E, C1+E, C+E, D1+E, D+E, T, y además Montacargas. Los tipos marcados se muestran en la lista de conductores en verde y en negrita como Sí, y los no marcados en rojo como No. Ninguno de los tipos de permiso de conducir es obligatorio.

Formación y reconocimientos médicos

En las empresas con domicilio social en la República Checa, en esta sección se muestra además una nota informativa con las reglas de periodicidad de los reconocimientos médicos según el tipo de permiso de conducir y la edad del conductor.

PRL del conductor

La sección PRL se muestra en el diálogo del conductor del módulo Registro de conductores solo si en la Configuración general del módulo está activada la opción Evidenciar información de PRL. Se introduce la fecha de la última formación en PRL y la periodicidad en años (0 a 6); al igual que en el reconocimiento médico, la fecha de la próxima formación se calcula automáticamente y se puede sobrescribir manualmente.

Seguro del conductor

La sección Seguro se muestra en el diálogo del conductor del módulo Registro de conductores solo si en la Configuración general del módulo está activada la opción Evidenciar información del seguro de accidentes del conductor. Se introduce el periodo de validez del seguro desde–hasta (en un conductor nuevo, preestablecido al día de hoy y a un año después), la fecha de pago del seguro y una nota libre sobre el seguro.

ID de tarjetas GPS y nota

La sección ID de tarjetas GPS se muestra en el diálogo del conductor del módulo Registro de conductores solo si en la aplicación está activo el módulo Ubicación GPS de vehículos. Se introducen los identificadores de las tarjetas (RFID, iButton o tarjeta de tacógrafo) con los que el conductor se identifica en el vehículo, hasta dos tarjetas por conductor. Además de las secciones descritas, en el diálogo hay también un campo de texto libre Nota para una nota general sobre el conductor.

Avisos automáticos de caducidad

Una vez al día, el módulo Registro de conductores comprueba automáticamente, para cada elemento controlado (validez del permiso de conducir, validez del permiso de conducir internacional, aptitud profesional, reconocimiento médico y, según la configuración, también PRL y seguro), a qué conductores les caduca exactamente dentro del número de días configurado en la opción Enviar y notificar el vencimiento con varios días de anticipación. El aviso no se repite cada día: el correo electrónico se envía una sola vez, exactamente ese día. Lo reciben todos los usuarios que tengan activada en la configuración del módulo la opción Incluir en las notificaciones de vencimiento por correo electrónico; el correo contiene el nombre e identificación del conductor, de qué elemento se trata y en cuántos días o cuándo caduca, junto con un enlace al eIntranet de la empresa.

Funciones avanzadas

Además del trabajo básico con los registros de conductores, el módulo Registro de conductores ofrece también la exportación de la lista a un archivo y la personalización de las columnas mostradas en la tabla, algo especialmente útil cuando se trabaja con un gran número de fechas de validez controladas.

Exportar la lista de conductores a Excel y seleccionar las columnas de la tabla

Encima de la tabla de conductores del módulo Registro de conductores hay un botón Excel con el que se exporta la vista actual de la lista de conductores a un archivo en formato XLSX. Con el botón Colvis se activan y desactivan las distintas columnas de la tabla sin necesidad de cambiar el filtro; resulta útil dado el gran número de fechas de validez y permisos controlados. El número de filas mostradas por página (10/25/50/100/todas) y la paginación se configuran debajo de la tabla.

Integración con otros módulos

• Registro de viajes: al introducir o editar un viaje en el módulo Registro de viajes, el conductor —y, en el caso de una tripulación de varias personas, también el resto de los miembros— se selecciona precisamente del registro llevado en el módulo Registro de conductores. Los identificadores de tarjeta introducidos en la sección ID de tarjetas GPS sirven para reconocer automáticamente qué conductor ha realizado ese viaje.
• Registro de vehículos: el módulo Registro de conductores no tiene una conexión directa con el Registro de vehículos. El conductor y el vehículo se seleccionan juntos solo dentro de un mismo registro de viaje en el Registro de viajes; el propio registro del conductor no determina ningún vehículo.
• Contratos: al trabajar con la lista de empleados de un contrato, el sistema reconoce si ese empleado también está registrado como conductor en el módulo Registro de conductores, y lo distingue en la lista en consecuencia.

Solución de problemas

Esta sección resume las preguntas más frecuentes sobre el módulo Registro de conductores y consejos para trabajar de forma eficaz con la lista de conductores y sus avisos, de modo que no se le escape ninguna caducidad próxima de sus conductores.

Preguntas frecuentes sobre el módulo Registro de conductores

Pregunta: ¿Por qué no veo el botón Añadir conductor ni los iconos de edición en el módulo Registro de conductores?

Respuesta: Estos controles solo se muestran a los usuarios con derechos suficientes. Para añadir y editar necesita al menos el derecho Leer y editar todo; para eliminar y acceder a los registros eliminados, el nivel más alto, Leer, editar, eliminar todo. El nivel de acceso lo establece el administrador en la pestaña Derechos de los usuarios de la configuración del módulo.

Pregunta: Tengo el derecho Leer solo datos introducidos por el usuario, pero al hacer clic en mi fila de la lista no se abre el detalle. ¿Por qué?

Respuesta: Con el nivel Leer solo datos introducidos por el usuario sí ve su propio registro en la lista, pero para ver su detalle se necesita un nivel de acceso superior. Para consultar sus propios datos, pida al administrador que le configure el nivel Leer y editar solo datos introducidos por el usuario.

Pregunta: ¿Cómo se calcula en el módulo Registro de conductores la fecha del próximo reconocimiento médico o de la formación en PRL?

Respuesta: Una vez rellenada la fecha del último reconocimiento o formación y la periodicidad en años, el sistema calcula automáticamente y de inmediato la fecha del siguiente plazo. La fecha calculada se puede sobrescribir manualmente en el diálogo si la fecha real es distinta.

Pregunta: ¿Por qué no veo en el conductor la sección PRL ni Seguro?

Respuesta: Estas secciones solo se muestran en el diálogo del conductor si el registro correspondiente está activado en la Configuración general del módulo Registro de conductores (opciones Evidenciar información de PRL y Evidenciar información del seguro de accidentes del conductor). Sin activarlas, estos datos no se registran en absoluto en los conductores.

Consejos para trabajar de forma eficaz con el módulo Registro de conductores

• Consejo: puede contraer la tarjeta Filtro con el icono de la cabecera si necesita más espacio para la lista de conductores.
• Consejo: para encontrar rápidamente un conductor concreto, use el campo Buscar encima de la tabla; busca en todas las columnas mostradas a la vez.
• Consejo: con el botón Colvis muestre solo las columnas que necesite en cada momento; en un módulo con tantas fechas de validez controladas, esto facilita la orientación en la tabla.
• Consejo: los conductores que no tengan cuenta de usuario propia en eIntranet se pueden registrar también escribiendo el nombre manualmente, sin seleccionarlo de la lista de usuarios.