Planificación de turnos
Descripción general del módulo
Propósito
El módulo de Planificación de turnos sirve para la planificación eficiente de recursos humanos y técnicos para cubrir pedidos y turnos. Permite a los usuarios definir su disponibilidad horaria, a los administradores crear turnos con las posiciones requeridas, y posteriormente asignar empleados específicos y recursos técnicos a los turnos individuales según su disponibilidad.
Funciones principales
- Introducción de la disponibilidad horaria de los empleados (cuándo pueden/no pueden trabajar)
- Definición de recursos técnicos propios (coches, aulas, proyector, portátil, etc.)
- Configuración de la disposición temporal de los recursos propios
- Creación de turnos con definición de las posiciones requeridas y el número de personas
- Búsqueda automática de recursos disponibles según la disponibilidad horaria
- Asignación de personas específicas y recursos propios a los turnos
- Envío automático de información de asignación por correo electrónico o SMS
- Preparación de turnos antes de su publicación (sección opcional)
- Visualización de los turnos asignados propios
- Exportación de turnos a Excel
- Historial de cambios y notas
Grupo objetivo
El módulo está diseñado para organizaciones que necesitan planificar turnos de empleados y recursos técnicos. Será especialmente útil para:
- Empleados regulares: Introducen su disponibilidad horaria y ven sus turnos
- Gestores de flota/equipos: Configuran la disponibilidad de coches, aulas y otros recursos
- Planificadores de turnos: Crean turnos y asignan empleados y recursos
- Jefes de departamento: Supervisan la cobertura de turnos y la disponibilidad de recursos
- Administradores del módulo: Gestionan la configuración del módulo, definen recursos propios y tienen acceso a todas las funciones
Configuración
Configuración del módulo
Ruta: Configuración → Planificación de turnos
En la configuración del módulo puede configurar las siguientes funciones:
Definición de recursos propios
Los recursos propios son recursos técnicos o materiales que necesita asignar a los turnos. En la configuración puede definir:
- Tipo: Categoría del recurso (ej. "Coche", "Aula", "Equipo")
- Nombre: Nombre específico del recurso (ej. "Skoda Octavia 4T5 1234", "Aula 201", "Proyector Epson")
- Disponibilidad predeterminada: Disponibilidad predeterminada del recurso
- Nunca: El recurso no está disponible por defecto
- Siempre: El recurso está disponible todo el día por defecto
- Solo días laborables: El recurso está disponible solo en días laborables
- Solo días no laborables: El recurso está disponible solo en fines de semana y festivos
Nota: La disponibilidad predeterminada sirve como configuración inicial que se rellena automáticamente al configurar la disposición temporal del recurso. Puede cambiar esta configuración individualmente para cada día.
Permitir asignación de recursos a múltiples turnos en 1 día
Esta configuración permite asignar un recurso (empleado o recurso propio) a múltiples turnos durante un día, siempre que no se superpongan en el tiempo. Por defecto, cada recurso está disponible solo para un turno por día.
Habilitar sección "Turnos - En preparación"
Habilitar esta sección proporciona un espacio separado para preparar turnos antes de su publicación. Los turnos en preparación son visibles solo para usuarios con los permisos correspondientes.
Permisos de usuario
El módulo ofrece cinco niveles de permisos de usuario:
Sin acceso
El usuario no tiene acceso al módulo de Planificación de turnos.
Introducir disponibilidad horaria propia y ver turnos propios
Nivel básico para empleados regulares. El usuario puede:
- Rellenar su disponibilidad horaria para días individuales (Mi disponibilidad horaria)
- Ver los turnos a los que ha sido asignado (Mis turnos)
- Añadir notas a su disponibilidad horaria
- Ver el historial de cambios de su disponibilidad horaria
Introducir disponibilidad, ver turnos y configurar disposición de recursos propios
Nivel extendido para gestores de recursos técnicos. Además puede:
- Configurar la disposición temporal de los recursos propios (Recursos - Propios)
- Gestionar la disponibilidad de coches, aulas, equipos y otros recursos
Ver todo y asignar recursos a turnos
Nivel de planificación. Además puede:
- Ver la disponibilidad horaria de todos los usuarios (Recursos - Personas)
- Ver todos los turnos (Turnos)
- Asignar personas específicas y recursos propios a turnos existentes
- Marcar turnos como "Planificado"
- Enviar información de asignación por correo electrónico o SMS
- Exportar turnos a Excel
Ver todo, asignar recursos y crear y eliminar turnos
Nivel completo de administrador del módulo. Además puede:
- Crear nuevos turnos
- Editar turnos existentes (fecha, hora, nombre, centro de costos, nota)
- Eliminar turnos
- Añadir y eliminar posiciones requeridas en los turnos
- Añadir y eliminar recursos propios requeridos en los turnos
- Acceder a la sección Turnos - En preparación
- Editar la disponibilidad horaria de otros usuarios
Interfaz de usuario
Pantalla principal
Al abrir el módulo de Planificación de turnos, se muestra el panel principal con pestañas para las secciones individuales del módulo.
Descripción de las secciones del módulo
Recursos - Propios
En esta sección configura la disposición temporal de los recursos técnicos propios (coches, aulas, equipos).
Recursos - Personas
Muestra la disponibilidad horaria de todos los usuarios del sistema.
Mi disponibilidad horaria
Aquí introduce su disponibilidad horaria - cuándo puede/no puede trabajar.
Turnos - En preparación
Espacio para preparar turnos antes de su publicación.
Turnos
Vista general de todos los turnos planificados y publicados.
Mis turnos
Muestra solo los turnos a los que está personalmente asignado.
Botones y acciones
- Botón Añadir: Abre el formulario para crear un nuevo turno
- Botón Planificado: Mueve el turno de preparación a turnos regulares
- Botón Seleccionar recursos: Abre el diálogo para seleccionar personas o recursos disponibles
- Botón Enviar info a usuarios: Envía correo electrónico o SMS a los usuarios asignados
- Botón Exportar a Excel: Exporta la vista de turnos a un archivo Excel
Operaciones básicas
Para usuarios regulares
Introducción de disponibilidad horaria
- Abra el módulo Planificación de turnos
- Haga clic en la sección Mi disponibilidad horaria
- Seleccione el Mes y Año
- Para cada día, seleccione una de las opciones:
- No puedo: No puede trabajar este día
- Disponible todo el día: Puede trabajar en cualquier momento del día
- Disponible de-a: Puede trabajar solo en un rango de tiempo específico
- Los cambios se guardan automáticamente
Ver mis turnos
- Abra el módulo Planificación de turnos
- Haga clic en la sección Mis turnos
- Puede filtrar los turnos por estado: Todos, Pasados, Planificados
Para planificadores de turnos
Creación de un turno
Paso 1: Crear el turno
- Abra el módulo Planificación de turnos
- Vaya a la sección Turnos o Turnos - En preparación
- Haga clic en el botón Añadir
- Rellene los datos básicos del turno: Nombre, Fecha, Centro de costos, Desde, Hasta, Nota
- Haga clic en el botón Guardar
Paso 2: Añadir posiciones requeridas
- En el detalle del turno, haga clic en Añadir recursos requeridos en la sección Recursos - Personas
- Seleccione la posición y el número de personas
- Haga clic en Guardar
Paso 3: Añadir recursos propios requeridos
- En el detalle del turno, haga clic en Añadir recursos requeridos en la sección Recursos - Propios
- Seleccione el tipo y la cantidad
- Haga clic en Guardar
Paso 4: Seleccionar personas específicas
- Haga clic en el botón Seleccionar recursos en una posición específica
- Marque los usuarios que desea asignar
- Haga clic en Asignar
Paso 5: Seleccionar recursos propios específicos
- Haga clic en el botón Seleccionar recursos en un tipo específico
- Marque los recursos que desea asignar
- Haga clic en Asignar
Paso 6: Finalización y publicación
- Verifique que todas las posiciones y recursos requeridos están cubiertos
- Si el turno está en preparación, haga clic en el botón Planificado
Edición de un turno
Haga clic en el icono de edición en el turno correspondiente o abra el detalle del turno.
Eliminación de un turno
Haga clic en el icono de papelera en el turno correspondiente y confirme la eliminación.
Advertencia: La eliminación de un turno es una operación irreversible.
Envío de información de asignación
- Abra el detalle del turno
- Haga clic en el botón Enviar info a usuarios
- Seleccione el método de envío: Correo electrónico, SMS, Correo electrónico y SMS, o SMS o correo electrónico
- Haga clic en Enviar
Copia de un turno
Haga clic en el icono de copia en el turno que desea copiar.
Funciones avanzadas
Exportar a Excel
- Abra la sección Turnos
- Configure el filtro según sea necesario
- Haga clic en el botón Exportar a Excel
Filtrado de turnos
Filtro por estado
- Todos: Muestra todos los turnos
- Pasados: Muestra solo los turnos que ya han ocurrido
- Planificados: Muestra solo los turnos futuros
Filtro por fecha
En la sección Turnos puede filtrar por rango de fechas.
Asignación a múltiples turnos en un día
Si la función está habilitada, los empleados y recursos pueden ser asignados a múltiples turnos en un día, siempre que no se superpongan en el tiempo.
Historial de cambios
El sistema registra automáticamente todos los cambios importantes en el historial.
Integración
Módulos relacionados
- Configuración → Planificación de turnos: Definición de recursos propios y parámetros del módulo
- Configuración → Usuarios: Configuración de posiciones de usuarios
- Configuración → Permisos de usuario: Asignación de niveles de acceso
Pasarela SMS
Si tiene una pasarela SMS configurada, puede enviar notificaciones SMS sobre asignaciones de turnos.
Correo electrónico
El sistema envía automáticamente notificaciones por correo electrónico sobre asignaciones de turnos.
Solución de problemas
El sistema no ofrece usuarios disponibles para el turno
Posibles causas:
- Ningún usuario con la posición requerida tiene disponibilidad horaria introducida
- Todos los usuarios apropiados ya están asignados a otro turno
- La disponibilidad horaria de los usuarios no cubre toda la duración del turno
El sistema no ofrece recursos propios disponibles
Posibles causas:
- Los recursos propios del tipo requerido no están definidos
- Los recursos no tienen configurada la disposición para el día dado
- Todos los recursos ya están asignados a otro turno
El usuario no ve la sección a la que debería tener acceso
Verifique los permisos del usuario en Configuración → Usuarios.
El turno no aparece en la sección "Mis turnos"
Posibles causas:
- El turno todavía está en estado "en preparación"
- El usuario no está asignado al turno
- Hay un filtro activo