Incorporación y salida del empleado
Resumen
El módulo Incorporación y salida del empleado gestiona los procesos de alta y de baja conforme a una plantilla preparada de antemano. No se trata de una simple lista de tareas para marcar: cada paso de la lista de comprobación crea realmente registros en los módulos relacionados (formaciones, reconocimientos médicos, contratos, bienes, tareas, formularios) y su cumplimiento se lee directamente del estado de dichos módulos. El módulo funciona así como un centro de control que verifica si la incorporación o la salida del empleado se ha desarrollado conforme al estándar de la empresa, y avisa tanto de los plazos próximos como de los vencidos.
En el menú lateral izquierdo de la aplicación, el módulo aparece bajo el nombre abreviado Altas y bajas debido al ancho disponible del menú. Se trata del mismo módulo que en la documentación y en el sitio web se denomina Incorporación y salida del empleado.
Funciones clave del módulo Incorporación y salida del empleado
- Inicio del proceso de incorporación o de baja conforme a la plantilla asignada al puesto de trabajo
- Creación automática de los registros relacionados (formación, reconocimiento médico, contrato por firmar, tarea) al iniciar el proceso
- Lectura automática del cumplimiento de los elementos desde los módulos relacionados, sin necesidad de marcarlos manualmente
- Vista Mis entradas con la relación de tareas que debe resolver el usuario que ha iniciado sesión
- Impresión de la hoja de incorporación o de la hoja de salida, incluida la relación de bienes no devueltos y los campos de firma
- Inicio automático de los procesos según la fecha de incorporación o la fecha de salida del empleado
- Recordatorios automáticos por correo electrónico de los plazos próximos y de los vencidos
Nueve tipos de elementos de la lista de comprobación en el módulo Incorporación y salida del empleado
El módulo Incorporación y salida del empleado distingue nueve tipos de elementos de la lista de comprobación. En los elementos tipificados, el estado se lee automáticamente del módulo relacionado y, por ello, no pueden marcarse manualmente como cumplidos: únicamente pueden marcarse como No es relevante. La única excepción es el elemento manual, en el que el cumplimiento se confirma directamente en el cuadro de diálogo.
| Tipo de elemento | Qué ocurre al iniciar el proceso | De dónde se lee el cumplimiento |
|---|---|---|
| Formación | Al empleado se le asigna la formación conforme a la configuración de la plantilla | Estado de la asignación de la formación en el módulo Formación |
| Reconocimiento médico laboral | Se programa el reconocimiento médico, incluida la cumplimentación previa de la categoría de trabajo y de los riesgos conforme al puesto de trabajo | Fecha de realización y conclusión del dictamen en el módulo Seguridad laboral |
| Equipos de protección individual | No se crea nada: la entrega requiere la talla y la variante de almacén, que no pueden deducirse automáticamente | Equipos de protección que faltan conforme al estándar del puesto; en la baja, las unidades no devueltas |
| Contrato por firmar | Se crea el contrato a partir de la plantilla y se copian sus anexos | Estado de la firma del contrato en el módulo Empleados |
| Entrega de bienes | No se crea nada | En la baja: lo que el empleado sigue teniendo registrado a su nombre según el registro de activos |
| Tarea | Se crea una tarea con el plazo definido en la configuración de la plantilla | Fecha de finalización de la tarea en el módulo Tareas |
| Documento para leer | Se asigna igual que la formación: utiliza el texto para leer y la confirmación con la dirección IP | Estado de la asignación en el módulo Formación |
| Formulario para rellenar | No se crea nada: una fila de formulario vacía falsearía la estadística de cumplimentación | Existencia de un formulario cumplimentado con fecha posterior al inicio del proceso |
| Elemento manual | No se crea nada | Lo marca directamente el usuario responsable o una persona con derecho de escritura |
Nota: Si alguien elimina el registro vinculado en el módulo relacionado, el elemento del módulo Incorporación y salida del empleado vuelve por sí solo a la relación de pendientes. Si el módulo necesario (formación, seguridad laboral, registro de activos, tareas, formularios) no está activado en la empresa, el tipo de elemento correspondiente no aparecerá siquiera entre las opciones.
Acceso y configuración
Cómo acceder al módulo Incorporación y salida del empleado
El módulo Incorporación y salida del empleado se abre desde el menú principal siguiendo la ruta Empleados → Altas y bajas. El módulo tiene tres pestañas: Mis entradas, Incorporaciones y bajas y Plantillas (esta última pestaña solo la ven los usuarios con derecho a crear y modificar registros). El usuario con derecho de eliminación ve además el botón Eliminados, que abre la papelera común del módulo.
Configuración del módulo Incorporación y salida del empleado
La configuración del módulo Incorporación y salida del empleado se encuentra en la ruta Ajustes → Altas y bajas. La configuración está dividida en dos pestañas: Derechos de los usuarios y Configuración general. El acceso a la configuración está reservado a los administradores del módulo.
Derechos de los usuarios en la configuración del módulo Incorporación y salida del empleado
La pestaña Derechos de los usuarios muestra dos tablas: la matriz de los puestos de trabajo y la matriz de los distintos usuarios. Para cada puesto o usuario se elige uno de los seis niveles de acceso haciendo clic en la columna correspondiente; el botón Seleccionar todo aplica dicho nivel de forma masiva a toda la columna. El nivel de acceso resultante de un usuario concreto es siempre el más alto entre su propio derecho y el derecho de su puesto de trabajo.
Configuración general del módulo Incorporación y salida del empleado
La pestaña Configuración general contiene el campo Avisar antes de que caduque,
en el que se introduce la cascada de avisos en días separados por punto y coma (por ejemplo,
30;14;7;0); un valor vacío desactiva los avisos. Incluye además el interruptor
Enviar recordatorios también al responsable del proceso y el campo de texto
Hoja de salida, cuyo texto se imprime al final de la hoja de salida.
Inicio automático de procesos
La sección Inicio automático de procesos de la configuración del módulo Incorporación y salida del empleado contiene dos interruptores: Iniciar el proceso de incorporación según la fecha de incorporación e Iniciar el proceso de baja según la fecha de salida. El inicio automático solo afecta a los empleados cuya fecha de incorporación o de salida sea posterior al día en que se active la opción; los registros anteriores no se recuperan. Tras la primera activación se muestra también la información sobre la fecha a partir de la cual rige el inicio automático.
Derechos de los usuarios en el módulo Incorporación y salida del empleado
El acceso al módulo Incorporación y salida del empleado se rige por seis niveles de autorización. El nivel se establece en la configuración del módulo y se aplica a la lectura, la modificación y la eliminación de los procesos, de las plantillas y de sus elementos.
| Nivel de autorización | Qué permite |
|---|---|
| Sin acceso | El módulo no se muestra al usuario en absoluto |
| Solo el suyo | Solo ve los procesos en los que él mismo es el empleado que se incorpora o que causa baja |
| Los suyos y los de sus subordinados | Ve además los procesos de sus subordinados |
| Ver todos | Ve todos los procesos de la empresa, pero sin poder crearlos ni modificarlos |
| Creación y modificación | Puede iniciar y modificar procesos, así como crear y modificar plantillas y sus elementos |
| Eliminación y papelera | Puede además eliminar procesos, plantillas y sus elementos, y consultar la papelera del módulo |
Nota: Incluso un usuario sin el nivel suficiente puede abrir el detalle de un proceso concreto si figura como persona responsable de alguno de sus elementos; de lo contrario, al seguir el enlace desde la pestaña Mis entradas accedería a un aviso de acceso insuficiente.
Interfaz de usuario
Pantalla principal del módulo Incorporación y salida del empleado
La pantalla principal del módulo Incorporación y salida del empleado se compone de tres pestañas conmutables situadas sobre la tabla: Mis entradas, Incorporaciones y bajas y Plantillas. La pestaña activa aparece siempre resaltada. La pestaña Mis entradas es la predeterminada, porque quien abre el módulo con más frecuencia es la persona que tiene algo que resolver, no quien administra los procesos.
Pestaña Mis entradas
La pestaña Mis entradas del módulo Incorporación y salida del empleado muestra una tabla con las tareas que esperan al usuario que ha iniciado sesión en todos los procesos en curso. La vista predeterminada muestra únicamente los elementos pendientes; con el interruptor Mostrar también los elementos completados pueden añadirse también los que ya se han resuelto. La tabla contiene las columnas Término, Empleado, Tipo, Partida y Estado.
Pestaña Incorporaciones y bajas
La pestaña Incorporaciones y bajas del módulo Incorporación y salida del empleado contiene la relación de todos los procesos iniciados sobre los que el usuario que ha iniciado sesión tiene derechos. El botón Iniciar proceso abre el cuadro de diálogo para crear una nueva incorporación o baja. La tabla muestra las columnas ID, Empleado, Tipo, Fecha de incorporación / cese, Procedimiento (número de elementos cumplidos sobre el total), Fuera de plazo (número de elementos fuera de plazo) y Responsable del proceso.
Pestaña Plantillas
La pestaña Plantillas del módulo Incorporación y salida del empleado solo está disponible para los usuarios con derecho a crear y modificar registros: se trata de la administración del módulo, no del trabajo diario habitual. El botón Añadir registro crea una nueva plantilla. La tabla muestra las columnas ID, Nombre, Tipo, Título del trabajo, Número de elementos y Estado (activo / inactivo).
Detalle del proceso en el módulo Incorporación y salida del empleado
El detalle del proceso se abre haciendo clic en una fila de la pestaña Incorporaciones y bajas. El encabezado muestra el nombre del empleado, el tipo de proceso y la etiqueta de estado. La tarjeta Información básica resume el empleado, la fecha de incorporación / cese, el responsable, la plantilla utilizada y el progreso de la tramitación. Debajo se encuentra la tabla de los distintos elementos de la lista de comprobación, con las columnas Partida, Usuario responsable, Término, Estado y Acciones; en la columna Acciones, los elementos tipificados muestran un enlace directo al módulo relacionado (por ejemplo, al módulo Formación o Seguridad laboral).
Detalle de la plantilla en el módulo Incorporación y salida del empleado
El detalle de la plantilla se abre haciendo clic en una fila de la pestaña Plantillas. La tarjeta
Información básica muestra los puestos de trabajo asignados y la nota de la plantilla.
La tarjeta Elementos de la plantilla contiene la tabla de los distintos elementos con las columnas
Partida, Persona responsable, Término (mostrado como un desplazamiento en días, por ejemplo
+7 días o -14 días), Crear automáticamente y Acciones, con los iconos de
modificación y eliminación.
Operaciones básicas
Procedimiento: Inicio de un proceso de incorporación o de baja
El proceso del módulo Incorporación y salida del empleado se inicia con el botón Iniciar proceso de la pestaña Incorporaciones y bajas.
- Seleccione el campo Empleado; una vez iniciado el proceso ya no podrá modificarse
- Seleccione el Tipo: Incorporación o Baja; una vez iniciado el proceso ya no podrá modificarse
- Seleccione la Plantilla conforme a la cual se crearán los elementos de la lista de comprobación; con la opción Sin plantilla se crea un proceso vacío y los elementos se añaden manualmente
- Cumplimente la Fecha de incorporación / cese
- Compruebe el campo Responsable del proceso: viene cumplimentado previamente con su nombre; si lo deja en la opción Elegir, el proceso asumirá el responsable predeterminado definido en la plantilla
- Opcionalmente, cumplimente la Nota
- Haga clic en Guardar
Nota: En el módulo Incorporación y salida del empleado, un mismo empleado solo puede tener simultáneamente un proceso de incorporación y un proceso de baja en curso. El sistema rechazará cualquier intento de iniciar un segundo proceso del mismo tipo.
Procedimiento: Modificación de un proceso iniciado
En el módulo Incorporación y salida del empleado, un proceso iniciado se modifica con el botón Editar registro de su detalle.
- Abra el detalle del proceso desde la pestaña Incorporaciones y bajas
- Haga clic en Editar registro
- Los campos Empleado y Tipo están bloqueados y no pueden modificarse: los elementos del proceso ya pueden haber creado registros a nombre de una persona concreta en otros módulos
- Modifique la Fecha de incorporación / cese, el Responsable del proceso o la Nota
- Haga clic en Guardar
Procedimiento: Cumplimiento de un elemento de la lista de comprobación
En el módulo Incorporación y salida del empleado, un elemento de la lista de comprobación se cumple haciendo clic en el icono de marca de verificación de la fila del elemento, en el detalle del proceso. El cuadro de diálogo lo abre la persona responsable del elemento o cualquier usuario con derecho a crear y modificar registros.
- Haga clic en el icono de marca de verificación del elemento de la lista de comprobación
- En el elemento manual, cumplimente la Fecha de finalización y, opcionalmente, la Nota, y a continuación haga clic en Cumplido
- En los demás elementos (tipificados), el estado se lee del módulo relacionado y no puede establecerse manualmente: solo está disponible el botón No es relevante
- Si el elemento ya está resuelto y desea revertirlo, utilice Volver a «pendiente»
Consejo: La marca No es relevante es el único cambio manual que el recálculo automático del estado desde el módulo relacionado no sobrescribe; resulta útil para los elementos que no afectan a un empleado concreto.
Procedimiento: Cierre del proceso
El proceso del módulo Incorporación y salida del empleado se cierra con el botón Cerrar proceso de su detalle.
- Abra el detalle del proceso
- Haga clic en Cerrar proceso
- Confirme la pregunta ¿Desea cerrar realmente el proceso? Los elementos pendientes seguirán siendo visibles. haciendo clic en Sí
El proceso puede cerrarse incluso con elementos obligatorios pendientes: tras el cierre seguirán siendo visibles en el detalle como pendientes, pero los elementos del proceso ya no podrán modificarse.
Procedimiento: Creación de una plantilla
En el módulo Incorporación y salida del empleado, una nueva plantilla se crea con el botón Añadir registro de la pestaña Plantillas.
- Cumplimente el Nombre de la plantilla
- Seleccione el Tipo: Incorporación o Baja
- Opcionalmente, seleccione uno o varios valores del campo Título del trabajo; si no selecciona ninguno, la plantilla se aplicará a todos los puestos
- Seleccione el Responsable del proceso predeterminado
- Opcionalmente, cumplimente la nota y marque Activo
- Haga clic en Guardar
Procedimiento: Adición de un elemento a la plantilla
En el módulo Incorporación y salida del empleado, un elemento de plantilla se añade con el botón Añadir registro de la tarjeta Elementos de la plantilla, en el detalle de la plantilla.
- Seleccione el Tipo de elemento: solo se ofrecen los tipos cuyo módulo relacionado está activado en la empresa
- Cumplimente el Nombre del elemento
- En los tipos Formación, Documento para leer, Reconocimiento médico laboral, Contrato por firmar y Formulario para rellenar, seleccione el destino concreto (p. ej., una formación concreta o una plantilla de contrato)
- Defina la Persona responsable y, en su caso, el campo complementario correspondiente al modo elegido
- Cumplimente el Término como número de días desde la fecha de incorporación / cese; un valor negativo significa días ANTES de dicho evento
- Marque Campo obligatorio si debe exigirse su cumplimiento
- Marque Crear automáticamente si, al iniciar el proceso, debe crearse directamente el registro en el módulo relacionado
- Haga clic en Guardar
Determinación de la persona responsable en un elemento de plantilla
En un elemento de plantilla del módulo Incorporación y salida del empleado, la persona responsable puede determinarse de cinco maneras: Un usuario concreto, Título del trabajo (lo resuelve cualquiera de sus titulares), Supervisor del empleado que se incorpora, El nuevo empleado en persona, o Responsable del proceso. Ejemplo: en el elemento Reconocimiento médico laboral, la persona responsable suele ser el técnico de personal como Un usuario concreto, mientras que en el elemento Formulario para rellenar el responsable es normalmente El nuevo empleado.
Nota: Si no se consigue localizar a la persona responsable (el empleado no tiene definido un supervisor, o no hay ninguna persona activa en el puesto indicado), el elemento lo asume el responsable del proceso.
Eliminación de registros y papelera del módulo Incorporación y salida del empleado
En el módulo Incorporación y salida del empleado, los procesos, las plantillas y sus distintos elementos solo pueden eliminarse con el derecho de eliminación. La eliminación se confirma siempre con la pregunta ¿De verdad quiere borrar esta entrada?. La papelera es común a todo el módulo, y no a una pestaña concreta, y está dividida en cuatro secciones: Incorporación y salida del empleado (procesos eliminados), Entradas de procesos, Plantillas y Elementos de la plantilla. Se abre con el botón Eliminados de la pantalla principal del módulo.
Funciones avanzadas
Impresión en el módulo Incorporación y salida del empleado
El módulo Incorporación y salida del empleado ofrece tres salidas de impresión en formato PDF.
Hoja de incorporación / hoja de salida
La hoja de incorporación o la hoja de salida se imprime con el botón Imprimir del detalle del proceso. El documento sirve como justificante de que se han llevado a cabo los distintos pasos de la incorporación o de la salida y, por ello, incluye un campo de firma tanto para el empleado como para el responsable. En el proceso de baja contiene además la relación de bienes no devueltos con sus números de registro: este es el motivo principal por el que el técnico de personal lo imprime y lo lleva a la reunión de entrega.
Solicitud de reconocimiento médico
La solicitud de reconocimiento médico se imprime directamente desde el elemento de tipo Reconocimiento médico laboral en el detalle del proceso, mediante el botón situado junto a dicho elemento. Se trata de un documento listo para el proveedor de servicios de medicina del trabajo.
Hoja de registro de EPI
La hoja de registro de los equipos de protección individual se imprime desde el elemento de tipo Equipos de protección individual en el detalle del proceso. El documento sirve para registrar los equipos de protección entregados y devueltos del empleado.
Además de estos tres informes, el módulo Incorporación y salida del empleado ofrece en todas sus tablas el botón estándar Excel para exportar los datos mostrados; el módulo no dispone de una exportación independiente a XML.
Operaciones masivas en el módulo Incorporación y salida del empleado
El módulo Incorporación y salida del empleado no ofrece operaciones masivas sobre los procesos ni sobre los elementos de la lista de comprobación: cada proceso se inicia, se modifica y se cierra individualmente, y cada elemento se cumple o se marca como no relevante por separado. Lo único que puede hacerse de forma masiva es establecer el nivel de derechos de acceso de toda una columna de puestos o de usuarios con el botón Seleccionar todo de la configuración del módulo.
Inicio automático de procesos según la fecha de incorporación y de salida
El módulo Incorporación y salida del empleado es capaz de crear por sí mismo el proceso de incorporación según la fecha de incorporación del empleado, o el proceso de baja según la fecha de su salida, siempre que esta función esté activada en la configuración general del módulo. La plantilla del proceso creado automáticamente se selecciona conforme al puesto de trabajo del empleado; si el puesto no tiene vinculada ninguna plantilla concreta, se utiliza la plantilla válida para todos los puestos. El inicio automático solo afecta a los empleados con una fecha posterior al día de activación de la opción; los registros anteriores no se recuperan, para evitar que en la primera activación se creen procesos de golpe para todos los empleados existentes.
Recordatorios automáticos de los plazos de los elementos
El módulo Incorporación y salida del empleado recalcula diariamente los procesos en curso y envía recordatorios por correo electrónico sobre los plazos próximos y vencidos de los elementos de la lista de comprobación. La cascada de avisos se configura en la configuración general del módulo como el número de días antes del plazo, separados por punto y coma. En cada momento se envía siempre un único recordatorio, el más urgente de los alcanzados, para evitar que, tras una interrupción del envío, lleguen varios correos a la vez. El recordatorio se envía a la persona responsable del elemento y, opcionalmente, también al responsable del proceso. El aplazamiento del plazo de un elemento pone a cero la cascada de avisos, de modo que los avisos del nuevo plazo vuelven a enviarse desde el principio.
Integración con otros módulos
El módulo Incorporación y salida del empleado actúa como orquestador de varios módulos adicionales: no crea su propio almacén de datos para el cumplimiento, sino que lee y, en su caso, también crea registros directamente en ellos.
| Módulo | Conexión con el módulo Incorporación y salida del empleado |
|---|---|
| Formación | Los elementos de tipo Formación y Documento para leer crean la asignación de la formación y leen su estado de cumplimiento |
| Seguridad laboral | Los elementos de tipo Reconocimiento médico laboral y Equipos de protección individual programan los reconocimientos, imprimen las solicitudes y las hojas de registro, y controlan el estándar de equipos de protección |
| Empleados | El elemento de tipo Contrato por firmar crea el contrato a partir de la plantilla y lee el estado de su firma |
| Registro de activos | El elemento de tipo Entrega de bienes, en el proceso de baja, determina qué bienes sigue teniendo registrados el empleado |
| Tareas | El elemento de tipo Tarea crea una tarea con plazo y lee la fecha de su finalización |
| Formularios | El elemento de tipo Formulario para rellenar comprueba si existe un formulario cumplimentado con fecha posterior al inicio del proceso |
Resolución de problemas
Preguntas frecuentes sobre el módulo Incorporación y salida del empleado
Pregunta: ¿Por qué no se puede marcar manualmente un elemento de la lista de comprobación como cumplido?
Solución: En el módulo Incorporación y salida del empleado, el estado de los elementos tipificados (formación, reconocimiento médico, contrato, bienes, tarea, documento, formulario) se lee directamente del módulo relacionado. Realice la gestión en el módulo correspondiente (por ejemplo, firme el contrato o finalice la tarea) y el estado del elemento se actualizará automáticamente. Si el elemento no afecta al empleado, utilice el botón No es relevante.
Pregunta: ¿Por qué un elemento que ya estaba cumplido ha vuelto a aparecer entre los pendientes?
Solución: En el módulo Incorporación y salida del empleado, el cumplimiento de un elemento tipificado se deduce del estado del registro vinculado. Si dicho registro se ha eliminado en el módulo relacionado, el elemento vuelve automáticamente a la relación de pendientes.
Pregunta: ¿Por qué no se puede iniciar otro proceso de incorporación o de baja para el mismo empleado?
Solución: El módulo Incorporación y salida del empleado solo permite un proceso de incorporación y un proceso de baja en curso por empleado al mismo tiempo. Finalice o cierre primero el proceso existente del mismo tipo.
Pregunta: ¿Por qué en el elemento Equipos de protección individual o Entrega de bienes no se ha creado nada en el módulo relacionado?
Solución: En estos tipos se trata de algo intencionado: la entrega de equipos de protección requiere la talla y la variante de almacén, y la entrega de bienes depende de las unidades concretas, por lo que el módulo Incorporación y salida del empleado se limita a ofrecer un enlace al módulo correspondiente, donde la gestión se completa manualmente.
Pregunta: ¿Por qué no veo la pestaña Plantillas en el módulo Incorporación y salida del empleado?
Solución: La pestaña Plantillas está destinada a la administración del módulo y, por ello, está disponible únicamente para los usuarios con derecho a crear y modificar registros. Solicite al administrador del módulo que le amplíe la autorización.
Pregunta: ¿Por qué falta en el elemento de plantilla el tipo que necesito configurar?
Solución: El módulo Incorporación y salida del empleado solo ofrece los tipos de elemento cuyo módulo relacionado está activado en la empresa. Si falta un tipo, compruebe con el administrador si el módulo correspondiente (formación, seguridad laboral, registro de activos, tareas, formularios) está activo.
Consejos para trabajar de forma eficaz con el módulo Incorporación y salida del empleado
- Consejo: Elabore las plantillas conforme a los distintos puestos de trabajo; de este modo el módulo, tanto al iniciar el proceso como en la creación automática, seleccionará la correcta por sí mismo.
- Consejo: En los elementos que deban estar listos antes de la incorporación (por ejemplo, la preparación del ordenador portátil), configure en la plantilla un desplazamiento negativo del plazo, por ejemplo -14 días.
- Consejo: Consulte la pestaña Mis entradas con regularidad; muestra únicamente lo que realmente espera a que usted lo resuelva en todos los procesos en curso.
- Consejo: Cierre el proceso aunque queden elementos no obligatorios pendientes: seguirán siendo visibles en el detalle y nada le impide finalizarlo formalmente.