SMS (Envío de mensajes SMS a los empleados)

Resumen

El módulo SMS sirve para enviar mensajes SMS de texto a los empleados directamente desde la intranet: a personas concretas, a puestos enteros o a oficinas enteras. El mensaje se puede enviar de inmediato o programar para un día y una hora futuros concretos. El módulo guarda el historial de los mensajes enviados y programados y permite repetir con un solo clic cualquier lote anterior. Además, en la configuración del módulo se puede activar el envío automático de felicitaciones por el santo y por el cumpleaños, y utilizar el número de móvil del empleado como segundo factor al iniciar sesión en la aplicación.

Funciones clave

• Envío de un mensaje SMS a usuarios individuales seleccionados
• Envío masivo a todo un puesto o a toda una oficina, o a una combinación de varios grupos
• Envío inmediato o programación del envío para un día y una hora seleccionados
• Historial de los SMS enviados y programados, con la posibilidad de repetir o cancelar un mensaje
• Felicitaciones automáticas por el santo y por el cumpleaños según el texto configurado en el módulo
• Número de móvil como segundo factor (verificación en dos fases) al iniciar sesión en la aplicación

Acceso y configuración

Esta parte describe cómo acceder al módulo SMS, qué opciones ofrece su configuración (felicitaciones automáticas por el santo y por el cumpleaños, derechos de acceso) y qué permisos necesita para enviar mensajes SMS o para administrar la configuración del módulo SMS. Léala antes de empezar a enviar mensajes, para saber dónde encontrar la configuración y quién tiene acceso a ella.

Cómo acceder al módulo SMS

El módulo SMS se abre desde el menú principal de la intranet. La pantalla muestra el título «SMS - envío de un mensaje SMS a sus empleados» y presenta directamente el formulario para seleccionar destinatarios y escribir el mensaje. El módulo solo se muestra a los usuarios que tienen permiso para enviar SMS; al resto, en lugar del formulario, se les muestra un aviso de acceso insuficiente. Junto al título, a los usuarios con permiso para administrar la configuración del módulo se les muestra además el enlace Ajustes hacia la administración del módulo SMS.

Configuración del módulo SMS

La configuración del módulo SMS se abre con el enlace Ajustes junto al título de la pantalla principal del módulo, o bien mediante la ruta Ajustes → SMS. La página tiene dos pestañas: Configuración general y Derechos de los usuarios.

La pestaña Configuración general contiene estas opciones:

• Enviar felicitación por el santo – activa el envío automático de un SMS a todos los empleados que celebren su santo ese día.
• Texto de la felicitación por el santo – el texto del mensaje, de hasta 140 caracteres; se le pueden insertar los códigos #Jmeno1p# y #Jmeno5p#, que al enviarse se sustituyen por el nombre del homenajeado en el caso gramatical correspondiente. El botón Mostrar ejemplo para hoy abre una ventana con la vista previa de cómo quedará el texto para los que celebran su santo hoy.
• Enviar felicitación de cumpleaños – activa el envío automático de un SMS a los empleados que cumplan años ese día.
• Texto de la felicitación de cumpleaños – el texto del mensaje, de hasta 140 caracteres, con los mismos códigos para insertar el nombre. El botón Mostrar ejemplo para usted muestra una vista previa del texto con el nombre del usuario que ha iniciado sesión.

Todas las opciones de la pestaña Configuración general se guardan inmediatamente después de marcar la casilla o de salir del campo de texto; no hace falta confirmar nada más.

La pestaña Derechos de los usuarios sirve para configurar el acceso al envío de SMS: para cada puesto y para cada usuario individual se puede elegir por separado Sin acceso o Enviar SMS. La opción se guarda inmediatamente después de hacer clic, sin más confirmación.

Permisos y derechos de acceso al módulo SMS

El permiso para enviar SMS se puede configurar de forma masiva para todo un puesto y también de forma individual para un usuario concreto; ambas configuraciones se combinan y para el usuario siempre se aplica el valor más alto (el que otorga más permisos) de los dos. La opción de verificarse al iniciar sesión mediante un código por SMS solo se ofrece al usuario si su empresa tiene activado el envío de SMS en el módulo.

Interfaz de usuario

Esta parte describe la disposición de la pantalla principal del módulo SMS: el cuadro informativo sobre los destinatarios disponibles, las tres fichas para seleccionar destinatarios (usuarios individuales, puestos, oficinas) y los campos para escribir el mensaje y elegir el momento del envío. Conocer la disposición de la pantalla facilita la orientación antes de pasar al envío de mensajes SMS propiamente dicho, descrito en la siguiente parte.

Pantalla principal del módulo SMS

La pantalla principal del módulo SMS muestra, bajo el título, un cuadro informativo que advierte de que en la lista de destinatarios solo se ofrecen los usuarios con un número de móvil checo válido; el número que falte o sea inválido lo completa o corrige el administrador de la intranet en Ajustes → Usuarios. Debajo del cuadro informativo se encuentra el formulario para seleccionar destinatarios y escribir el mensaje, y debajo de este, dos tablas con el historial de los SMS enviados y programados.

Selección de destinatarios del SMS: usuarios, puestos y oficinas

El formulario para el envío de SMS del módulo SMS ofrece tres fichas de selección de destinatarios, que se pueden combinar libremente:

• Usuarios – lista de todos los usuarios activos con un número de móvil checo válido; junto a cada uno hay una casilla de verificación, el nombre con un enlace a su ficha y el número de móvil entre corchetes. Los botones Seleccionar todo y Eliminar todo situados encima de la lista marcan o desmarcan de forma masiva todas las opciones de las tres fichas a la vez.
• Grupos de usuarios por puesto – una casilla de verificación para cada puesto en el que haya al menos un usuario con un móvil válido; al pasar el ratón por encima se muestra una ayuda con los nombres y los números de todos los usuarios de ese puesto. El puesto del usuario lo configura el administrador de la intranet en Ajustes → Usuarios.
• Grupos de usuarios por oficina – de forma similar a los puestos, con la lista de oficinas indicadas en los usuarios y una ayuda con los nombres y los números al pasar el ratón por encima.

Campo del mensaje y elección del momento de envío

El campo Mensaje tiene en su etiqueta el número máximo de caracteres, que es específico de cada empresa; antes del mensaje enviado se añade automáticamente el texto «SMS de la intranet:». Debajo del campo hay un contador Caracteres restantes, que disminuye en tiempo real a medida que se escribe y no permite superar el límite.

La lista desplegable Cuándo enviar ofrece las opciones Enviar de inmediato (predeterminada) y Enviar en un día y una hora seleccionados. Con la segunda opción se muestran los campos obligatorios Fecha (el valor predeterminado es el día siguiente, selección mediante calendario) y Hora (predeterminada las 12:00, selección mediante el selector de hora). El botón Enviar permanece inactivo hasta que se marque al menos un destinatario en cualquiera de las tres fichas.

Operaciones básicas

Esta parte describe cómo enviar un mensaje de inmediato en el módulo SMS, cómo programarlo para más tarde, cómo consultar el historial de los mensajes enviados y programados, cómo cancelar un mensaje programado antes de su envío y cómo repetir con un solo clic un lote enviado anteriormente con los mismos destinatarios y el mismo texto.

Procedimiento: Envío inmediato de un SMS

Para enviar un mensaje de inmediato en el módulo SMS, siga estos pasos:

1. En la ficha Usuarios marque uno o varios destinatarios concretos, o bien, en las fichas Grupos de usuarios por puesto o por oficina, marque grupos enteros; las opciones se pueden combinar.
2. Escriba el texto en el campo Mensaje (obligatorio).
3. En el campo Cuándo enviar deje la opción predeterminada Enviar de inmediato.
4. Haga clic en el botón Enviar.

Tras el envío se muestra un mensaje con el resumen de cuántos SMS se han enviado y, en su caso, cuáles no se han podido enviar. Los mensajes enviados aparecen como un solo lote en la tabla «SMS enviados por usted».

Procedimiento: Programación de un SMS para más tarde

Para programar el envío de un mensaje para más tarde en el módulo SMS, siga estos pasos:

1. Marque los destinatarios de la misma forma que para el envío inmediato.
2. Escriba el texto del mensaje.
3. En el campo Cuándo enviar seleccione Enviar en un día y una hora seleccionados – se mostrarán los campos Fecha y Hora, ambos obligatorios.
4. Haga clic en el botón Enviar.

Se muestra un mensaje con el número de mensajes programados. Los mensajes aparecen en la tabla «SMS programados por usted» y, en el momento indicado, se envían automáticamente y pasan a la tabla «SMS enviados por usted».

Resumen de los SMS enviados y programados

Debajo del formulario del módulo SMS hay dos tablas. La tabla SMS enviados por usted muestra las columnas ID, Fecha, Destinatarios (el número de destinatarios del lote; al pasar el ratón por encima se muestra una burbuja con la lista de números de teléfono), Mensaje y el icono de acción Repetir SMS; las filas están ordenadas de más reciente a más antigua. En los lotes más antiguos, enviados antes de la introducción de los lotes masivos, no se muestra el icono Repetir SMS y, en lugar de la burbuja con los números, solo se muestra el número de destinatarios.

La tabla SMS programados por usted muestra las columnas ID, Cuándo enviar, Número, Mensaje y el icono de acción de la papelera para eliminar el registro. En cuanto se envía un mensaje programado, este pasa automáticamente a la tabla SMS enviados por usted.

Cancelación de un SMS programado

Para cancelar un SMS programado en el módulo SMS, siga estos pasos:

1. En la tabla «SMS programados por usted» haga clic en el icono de la papelera de la fila correspondiente.
2. Confirme la eliminación en la ventana de diálogo de confirmación.

El registro desaparece de la tabla y el mensaje no se enviará en el momento indicado. Solo se puede cancelar un registro que pertenezca al usuario que ha iniciado sesión.

Repetición de un lote de SMS enviado anteriormente

En el módulo SMS se puede repetir fácilmente un lote de mensajes enviado anteriormente:

1. En la tabla «SMS enviados por usted» haga clic en el icono Repetir SMS del lote seleccionado (disponible solo para los lotes enviados después de la introducción de esta función, y solo si el lote lo creó el propio usuario que ha iniciado sesión).
2. La pantalla se vuelve a cargar con los mismos destinatarios y el mismo texto del mensaje ya rellenados, tal como se utilizaron en el lote original.
3. El texto o la selección de destinatarios se pueden modificar según sea necesario y, al volver a hacer clic en Enviar, se crea un lote completamente nuevo.

Funciones avanzadas

Además del envío manual de mensajes, el módulo SMS puede felicitar automáticamente a los empleados por su santo y por su cumpleaños según el texto configurado en el módulo, y el número de móvil indicado en el módulo se puede utilizar además como segundo factor (verificación en dos fases) al iniciar sesión en toda la aplicación.

Felicitaciones automáticas por el santo y por el cumpleaños

El módulo SMS puede felicitar automáticamente a los empleados. El día del santo de un empleado, el sistema envía automáticamente a las 9:30 un SMS de felicitación, si en la configuración del módulo está activada la opción Enviar felicitación por el santo y el empleado tiene indicado un número de móvil checo válido. El texto del mensaje procede del campo Texto de la felicitación por el santo y el nombre se inserta en él en el caso gramatical correcto según los códigos #Jmeno1p# / #Jmeno5p#.

De manera similar, el día del cumpleaños de un empleado, el sistema envía automáticamente a las 9:30 un SMS de felicitación, si está activada la opción Enviar felicitación de cumpleaños y el empleado tiene indicados tanto la fecha de nacimiento como un número de móvil checo válido. El texto del mensaje procede del campo Texto de la felicitación de cumpleaños. Sin activar la opción correspondiente no se envían las felicitaciones, y sin un texto rellenado se envía un mensaje vacío; por eso conviene rellenar siempre el texto antes de activar la opción y comprobarlo con el botón de vista previa.

Verificación en dos fases del inicio de sesión mediante SMS

El módulo SMS permite utilizar el teléfono móvil como segundo factor al iniciar sesión en la aplicación. En el diálogo Autenticación de dos factores, el usuario rellena el campo Su número de teléfono móvil checo y elige una de tres opciones mutuamente excluyentes: verificación mediante Token de la aplicación Google Authenticator, verificación mediante un código enviado por SMS, o no utilizar la verificación en dos fases. La opción de verificación mediante código por SMS solo se ofrece si la empresa tiene activado el envío de SMS.

Al hacer clic en Guardar se guarda la configuración. Si el usuario elige la verificación mediante código por SMS y el número indicado no es un número de móvil checo válido, la configuración no se guarda y se muestra el mensaje de error «El número de teléfono indicado no es un número de móvil checo válido - la configuración no se ha guardado».

Integración con otros módulos

El módulo SMS no tiene módulos formalmente conectados. Sin embargo, comparte el registro de usuarios (nombre, número de móvil, puesto, oficina) con la página Ajustes → Usuarios, que administra el administrador de la intranet; de ahí obtiene el módulo SMS la lista de posibles destinatarios y sus números de teléfono, por lo que un número que falte o sea inválido debe corregirse precisamente allí. Al mismo tiempo, la configuración de la verificación en dos fases mediante SMS influye en el proceso de inicio de sesión de toda la aplicación, ya que el número de móvil indicado en ese diálogo se puede utilizar como segundo factor al iniciar sesión.

Solución de problemas

Esta parte resume las preguntas más frecuentes sobre el módulo SMS: por qué no aparecen todos los empleados en la lista de destinatarios, por qué el botón Enviar permanece inactivo, qué significan los mensajes de error al enviar un mensaje y cuáles son los consejos recomendados para trabajar de forma más eficiente con el envío de SMS.

Preguntas frecuentes

Pregunta: ¿Por qué no aparecen todos los empleados en la lista de destinatarios?

Solución: El módulo SMS solo ofrece para seleccionar a los usuarios activos con un número de móvil checo válido indicado. El número que falte o sea inválido lo completa o corrige el administrador de la intranet en Ajustes → Usuarios.

Pregunta: ¿Por qué no se puede hacer clic en el botón Enviar?

Solución: El botón Enviar permanece inactivo hasta que marque al menos un destinatario en la ficha Usuarios, Grupos por puesto o Grupos por oficina, y hasta que rellene el campo Mensaje.

Pregunta: ¿Por qué me aparece el mensaje «No se ha podido enviar el SMS al número indicado»?

Solución: El envío al número de teléfono indicado ha fallado. Compruebe que el número está introducido correctamente o, en su caso, póngase en contacto con el administrador del sistema.

Pregunta: ¿Por qué no veo el icono Repetir SMS en un lote enviado anteriormente?

Solución: El icono Repetir SMS solo está disponible para los lotes enviados después de la introducción de esta función, y solo para los lotes que creó el propio usuario que ha iniciado sesión. En los registros más antiguos, en la tabla SMS enviados por usted, en lugar de la lista de números de los destinatarios se muestra únicamente su número.

Pregunta: ¿Por qué no se me muestra el módulo SMS en absoluto?

Solución: El módulo solo se muestra a los usuarios con permiso para enviar SMS. Este permiso lo configura el administrador en Ajustes de SMS, tanto para los puestos como para los usuarios individuales.

Consejos para trabajar de forma eficiente

• Consejo: Las fichas Usuarios, Grupos por puesto y Grupos por oficina se pueden combinar; por ejemplo, seleccione toda una oficina y, además, otro usuario concreto en un mismo mensaje.
• Consejo: Antes de guardar el texto de la felicitación automática por el santo o por el cumpleaños, utilice el botón de vista previa para asegurarse de que el nombre del homenajeado se inserta en el caso gramatical correcto.
• Consejo: Si necesita enviar el mismo mensaje de nuevo, utilice el icono Repetir SMS del lote en la tabla SMS enviados por usted, en lugar de volver a seleccionar los destinatarios manualmente.
• Consejo: Un SMS programado se puede cancelar en cualquier momento antes de su envío con el icono de la papelera en la tabla SMS programados por usted, si cambia el momento del envío.