Registro de activos (Gestión de activos de la empresa)

Resumen

El módulo Registro de activos (inventario, gestión de equipamiento y activos de la empresa) sirve para el registro centralizado de todos los activos materiales de la empresa: desde equipos de oficina, pasando por el mobiliario, hasta vehículos y herramientas. Permite hacer un seguimiento de quién tiene cada activo bajo su responsabilidad, cuándo fue adquirido, cuándo necesita una revisión y cuándo fue consumido o dado de baja. El módulo admite procesos de aprobación tanto en el traspaso de activos entre empleados como en su baja, controla los plazos de las revisiones, permite realizar el inventario anual y genera actas de entrega para firmar. En los activos sujetos a amortización fiscal y contable, el módulo calcula los planes de amortización y permite contabilizarlos en el módulo Contabilidad.

Funciones clave del módulo Registro de activos

Registro de todos los activos de la empresa, incluidos el número de registro, el código de inventario y el código de producción
Seguimiento de la ubicación actual del activo (empleado, otra persona, oficina, vehículo, empresa del CRM)
Traspasos de activos entre empleados sujetos a aprobación
Consumo y baja de activos, incluida la aprobación en tres pasos
Control de los plazos de revisión y creación automática de avisos
Inventario anual de activos
Actas de entrega para varias unidades y un acta simple para una sola unidad
Impresión de códigos QR para localizar e inventariar los activos rápidamente
Amortización fiscal y contable de los activos con contabilización en el módulo Contabilidad
Importación de activos desde una hoja XLSX y conexión con la importación de datos de hardware (HWInfo)

Acceso y configuración

Este capítulo describe cómo acceder al módulo Registro de activos, qué es necesario configurar antes de usarlo por primera vez y qué derechos de acceso a los activos debe repartir la empresa entre los distintos roles de los empleados.

Cómo acceder al módulo Registro de activos

Ruta de navegación al módulo Registro de activos: Menú principal → Registro de activos. El módulo se abre en la pestaña Activos, o bien en la última pestaña mostrada. La oferta de pestañas varía según lo que esté activado en la configuración del módulo y según sus permisos.

Configuración del módulo Registro de activos

Ruta a la configuración del módulo Registro de activos: Ajustes → Registro de activos. La configuración determina qué campos se introducen en los activos, qué procesos de aprobación están activados, y gestiona los catálogos de tipos de activo, tipos de revisión y campos opcionales. Solo puede modificarla el administrador del sistema o un usuario con permiso de administrador asignado directamente al módulo Registro de activos.

Configuración general del registro de activos

En la configuración general del módulo Registro de activos selecciona a qué tipos de ubicación se puede asignar un activo (empleado, otra persona, oficina, vehículo, No asignado, empresa del CRM), y activa los campos adicionales que se introducen y se muestran en los activos:

Asignar un código de inventario: activa una identificación de inventario propia, independiente del número de registro
Mostrar el código de inventario en lugar del número de registro: en las tablas y en los informes impresos se muestra entonces preferentemente el código de inventario
Introducir el código de producción (número de serie)
Introducir la clase de activo: añade al tipo de activo una clasificación propia más detallada (por ejemplo, herramientas de trabajo, mobiliario)
Asignar la localidad: se utiliza cuando la empresa tiene varias sucursales y desea filtrar los activos por localidad
Asignar en que estado se encuentra el activo: estados propios como nuevo, usado, parcialmente no funcional
Adjuntar imagen del activo: la foto también se utiliza en las actas de entrega y en la lista de inventario para una orientación más rápida
Introducir el valor contable actual, el grupo de registro, la cuenta contable y la sala: campos adicionales para necesidades contables y organizativas

Aprobación de traspasos y bajas de activos (configuración)

En la configuración del módulo Registro de activos se activa por separado la aprobación de dos procesos. La opción Traspaso de activos – aprobación determina que el traspaso a un nuevo titular debe ser aprobado primero por el propio nuevo titular del activo; en caso contrario, el traspaso se registra de inmediato sin esperar. La opción Baja de activos – aprobación activa la aprobación en tres pasos de la baja y el consumo (supervisor, director financiero, director general), y con ella también la pestaña Eliminación / Consumo – aprobación; sin ella, la baja se registra de inmediato sin aprobación.

Tipos de activos propios (configuración)

En la pestaña Tipos de activos propios de la configuración del módulo Registro de activos se gestiona el catálogo de tipos de activo que se ofrecen al crear un registro. Con el botón Añadir tipo de activo se crea un nuevo tipo: se introduce su Nombre y, opcionalmente, un correo electrónico de aviso al que el módulo enviará automáticamente un mensaje cada vez que cambie la cantidad de unidades de ese tipo de activo (baja, consumo, ajuste de cantidad).

Revisiones: tipos de revisión (configuración)

En la pestaña Revisiones de la configuración del módulo Registro de activos se definen los distintos tipos de revisión con el botón Añadir tipo de auditoría. Para cada tipo se introduce el Nombre, el Número de días hasta la próxima revisión por defecto (con el que solo se rellena previamente la fecha de la próxima revisión, que después se puede modificar manualmente) y si Este tipo de revisión está activo. Si no hay ningún tipo de revisión activo, las revisiones no se muestran en absoluto en el módulo Registro de activos. Opcionalmente, active Crear una tarea antes del vencimiento e introduzca el Número de dias antes del vencimiento: el módulo entonces creará automáticamente, con esa antelación, una tarea para quien haya creado la lista de revisiones y, en su caso, también un registro en el calendario.

Consejo: el cambio de un tipo de revisión ya utilizado se aplicará a todos los activos que lo usen; si ya no necesita ese tipo de revisión, es mejor desactivarlo en lugar de modificarlo o eliminarlo.

Campos opcionales (configuración)

La configuración del módulo Registro de activos permite definir hasta 10 campos propios, que después se muestran en el formulario del activo y, opcionalmente, también en la tabla principal. Para cada campo se elige el Nombre, el Tipo (sí/no, número entero, número decimal, fecha, selección de una lista, texto), si es obligatorio y si debe mostrarse en la tabla principal.

Aviso: cambiar el nombre o eliminar un campo opcional ya utilizado borra o modifica de forma irreversible los datos introducidos hasta ese momento en ese campo.

Derechos de los usuarios al registro de activos según el puesto (configuración)

La pestaña Derechos de los usuarios en la configuración del módulo Registro de activos sirve para configurar de forma masiva el acceso según el puesto de trabajo. Con el botón Añadir derecho selecciona el puesto, el tipo de activo y la clase de activo para los que configura el nivel de acceso, y opcionalmente marca que ese puesto solo ve los activos de los empleados con el mismo puesto, o que puede asignar activos a ese puesto o grupo. Para que esta configuración tenga efecto, los usuarios de ese puesto deben tener asignado además al menos el nivel de acceso básico al módulo Registro de activos; de lo contrario, ni siquiera podrían acceder al módulo. En la configuración también está disponible el Historial de modificaciones de ajustes, con el registro de los cambios realizados.

Configuración de los aprobadores de la baja de activos

En la configuración del módulo Registro de activos se puede determinar a qué usuarios puede aprobar un supervisor concreto, como primer paso, las solicitudes de baja y consumo de activos. Con el botón Seleccionar usuario se abre una lista de verificación de los empleados a los que ese usuario, como supervisor, puede aprobar la baja y el consumo. Alternativamente, con el botón Cargar desde la jerarquía se importan automáticamente las relaciones de supervisor-subordinado de la jerarquía organizativa de los empleados (disponible si el módulo Empleados está activado); funciona incluso sin una subordinación directa varios niveles por debajo. Esta acción puede sobrescribir la configuración existente.

Amortizaciones de activos fijos (configuración)

La opción Amortizaciones de activos fijos en la configuración del módulo Registro de activos activa la pestaña Amortizaciones en el detalle del activo y el cálculo del plan de amortización, tanto fiscal como contable. Al mismo tiempo se configura la Unidad contable predeterminada para la amortización, que se utilizará en los activos que no tengan seleccionada una unidad contable propia; sin ella no se pueden contabilizar las amortizaciones de un activo que no tenga configurada una unidad contable propia.

Importación de datos de hardware (HWInfo) y conexión con una aplicación externa

La opción Importación de información de hardware sobre PC/NB en la propiedad permite importar el equipamiento de hardware y software de los ordenadores mediante una aplicación complementaria independiente; una vez activada, en el módulo Registro de activos aparece la pestaña HWInfo Imports con la lista de los ordenadores importados. Una opción independiente permite la conexión con una aplicación externa que, una vez activada, podrá exportar, importar y actualizar de forma automatizada los registros de activos; sin activarla, dichas llamadas son rechazadas. Los detalles técnicos de la conexión los configura el administrador del sistema junto con el proveedor de la aplicación conectada.

Permisos y derechos de acceso al módulo Registro de activos

El acceso básico al módulo Registro de activos se rige por el nivel escalonado del derecho de acceso asignado al usuario. La siguiente tabla describe los distintos niveles, del más bajo al más alto:

Nivel de acceso	Qué permite
Sin acceso	El usuario no puede acceder en absoluto al módulo Registro de activos
Ver activos bajo su responsabilidad	Ve únicamente los activos que tiene asignados a sí mismo, sin poder consumirlos ni darlos de baja
Ver y consumir activos bajo su responsabilidad (material consumible y administrativo)	Además, puede consumir y dar de baja su propio material consumible y administrativo
Ver, consumir, reclasificar activos bajo su responsabilidad (cualquier tipo)	Puede consumir y también reclasificar (traspasar) cualquier activo propio
Ver todos los activos además de consumir y traspasar solo activos bajo su responsabilidad	Ve todos los activos de la empresa, pero solo puede consumir o reclasificar los propios
Ver y consumir todos los activos	Ve todos los activos de la empresa y puede consumir o dar de baja cualquier activo
Modificar y añadir todo + listas de inventario / revisión	Puede crear y modificar activos, y crear listas de inventario y de revisión
Modificar / Añadir / Eliminar / Restaurar y listas de inventario / revisión	Nivel más alto: además puede eliminar registros y gestionar el historial de derechos del módulo

Además de este nivel, existen permisos adicionales independientes que amplían la visibilidad de las solicitudes o añaden un paso en el proceso de aprobación:

Permiso adicional	Qué permite
Ver solicitudes de reclasificacion de sus subordinados / Ver todas las solicitudes de traspaso	Amplía la visibilidad de las solicitudes de traspaso de activos más allá de las propias
Ver solicitudes de eliminación de sus subordinados / Ver todas las solicitudes de eliminación	Amplía la visibilidad de las solicitudes de baja y consumo de activos
Como supervisor, puede aprobar la eliminación / consumo para los usuarios seleccionados	Determina para quién es el usuario el primer aprobador en el proceso de baja de activos
Solicitudes de baja – director financiero	Autoriza el segundo paso de la aprobación de la baja y el consumo
Solicitudes de baja – director general	Autoriza el tercer y último paso de la aprobación de la baja y el consumo
Confirmación de la baja del empleado vía correo electrónico	El usuario recibe un correo electrónico al completarse el traspaso de activos tras la baja del empleado
Recibir información por correo electrónico sobre movimientos finalizados (transferencias / eliminaciones)	El usuario recibe un correo electrónico informativo cada vez que se completa un traspaso o una baja de activos

En el módulo Registro de activos también se puede configurar, según el puesto de trabajo y el tipo o la clase de activo, un nivel de acceso propio y distinto, limitar la visibilidad solo a los activos de los empleados con el mismo puesto y permitir la asignación de activos a ese puesto. Para que dicha configuración funcione, el usuario debe tener asignado además al menos el nivel de acceso básico al módulo Registro de activos.

Interfaz de usuario

El módulo Registro de activos muestra todos los activos, las solicitudes de traspaso, las solicitudes de baja, las listas de inventario y de revisión, así como las actas de entrega, en pestañas independientes de una única pantalla. Los siguientes apartados describen lo que verá en la pantalla principal y en cada una de las pestañas.

Pantalla principal del módulo Registro de activos

Al abrirse, el módulo Registro de activos se muestra como un panel con pestañas; su número y oferta dependen de lo que esté activado en la configuración del módulo y de sus permisos. La pestaña Activos está siempre disponible y sirve como resumen principal de todos los activos. La pestaña Traspaso de activos solo se muestra si la aprobación de traspasos está activada, y lleva una insignia con el número de solicitudes nuevas o pendientes. La pestaña Eliminación / Consumo está siempre disponible y muestra el historial de las bajas y los consumos realizados. La pestaña Eliminación / Consumo – aprobación solo se muestra si la aprobación de bajas está activada, y lleva una insignia con el número de solicitudes pendientes. Las pestañas Listas de inventario y Listas de auditoría están disponibles para los usuarios con permisos más altos. La pestaña Actas de entrega se muestra solo cuando esta opción está activada en la configuración. La pestaña HWInfo Imports se muestra solo cuando está activada la importación de información de hardware y software.

Filtros y búsqueda en la pestaña Activos

La pestaña Activos del módulo Registro de activos ofrece un panel Filtro plegable con los campos Tipo de activo, Clase de activo (si está activada), Ubicación - tipo, Número de registro (dos casillas separadas por una barra: el número de orden y el año), Proveedor, Fecha de adquisición (desde–hasta), Ubicación, Nombre, Estado (Disponible / Eliminado) y Oficina / sucursal, con la posibilidad de seleccionar varios valores a la vez. El filtro se ejecuta con el botón Buscar y se cancela con el botón Cancelar. Encima de la tabla hay además un selector de estado con las opciones Todo, Disponible y Eliminado, con el que se limitan rápidamente los activos mostrados según su estado.

Columnas de la tabla de activos y acciones de fila

La tabla de activos de la pestaña Activos del módulo Registro de activos muestra solo las columnas activadas en la configuración: normalmente Número de registro o Código de inventario, Código de producción, Nombre, Próxima revisión (si las revisiones están activas), Imagen, Tipo de activo, Clase de activo, Fecha de adquisición, Precio de adquisición por unidad, Valor contable actual por unidad, Cantidad, Cantidad disponible, Fecha de expiración, Oficina / sucursal, Localidad, Estado del activo, Localización, Sala, Grupo de registro, Cuenta contable, Estado (disponible/eliminado) y los campos opcionales configurados para mostrarse en la tabla. En cada fila encontrará la acción Ver detalles (icono de lupa) y, para los permisos más altos, también Borrar registro, que antes de ejecutarse pide confirmación. Encima de la tabla se muestra además el aviso «Requiere su atención»: enumera los activos a los que en los próximos 30 días les vence la revisión, con un enlace directo a su detalle; solo se muestra si las revisiones están activas en el módulo Registro de activos.

Encima de la tabla de activos: botones y acciones masivas

Encima de la tabla de activos en el módulo Registro de activos encontrará el botón Añadir activo, el menú desplegable Acciones en bloque (Traspaso de activos, Eliminar seleccionados, Seleccionar todo, Deseleccionar todo), el botón Marcar para añadir a la lista (se muestra solo si existe una lista de inventario activa), Importar desde XLSX, Impresión de códigos QR y Eliminados para mostrar los registros eliminados.

Pestañas de resumen del módulo Registro de activos

Además de la pestaña principal Activos, el módulo Registro de activos ofrece un conjunto de pestañas adicionales para los activos dados de baja, las solicitudes de traspaso y de baja, el inventario, las revisiones, los préstamos y la importación de datos de hardware. Cuáles de ellas se muestran depende de la configuración del módulo y de sus permisos.

Pestaña Eliminación / Consumo

La pestaña Eliminación / Consumo del módulo Registro de activos tiene su propio filtro con los campos Tipo de activo, Ubicación - tipo, Número de registro, Eliminado por, Fecha, Ubicación, Nombre y Oficina / sucursal. La tabla muestra las columnas Fecha, Eliminado por, Número de registro (o Código de inventario), Nombre, Oficina / sucursal, Localización, Tipo de activo, Cantidad consumida / eliminada, Razón y la acción para ver el detalle.

Pestaña Listas de inventario

La pestaña Listas de inventario del módulo Registro de activos ofrece en el filtro la selección del Año, el botón Crear nuevo y una tabla de las listas existentes con las columnas Fecha, Nombre, Creado por, Activo y Acciones. Si hay más de una lista activa a la vez, se muestra una advertencia de que esto puede provocar errores en el funcionamiento del módulo.

Pestaña Listas de auditoría

La pestaña Listas de auditoría del módulo Registro de activos contiene el botón Crear nuevo y una tabla de las listas de revisión con las columnas Fecha, Nombre, Tipo de revisión, Creado por, Activo y Acciones. Desde el detalle de una lista de revisión concreta se añaden los activos que deben pasar dicha revisión, y la lista se puede imprimir en cualquier momento.

Pestaña Actas de entrega

La pestaña Actas de entrega del módulo Registro de activos tiene un selector Todo / Sin devolver, el botón Crear nuevo y una tabla con las columnas ID, Número de acta, Entregado a, Fecha de entrega, Fecha de devolución, Cantidad, Creado por y Acciones.

Pestaña Traspaso de activos

La pestaña Traspaso de activos del módulo Registro de activos contiene el menú desplegable Acciones en bloque (Aprobar, Rechazar, Seleccionar todo, Deseleccionar todo) y una tabla de solicitudes con las columnas ID, Fecha, Creado por, Número de registro/Código de inventario, Activos, Cambios, Estado y Acciones.

Pestaña Eliminación / Consumo – aprobación

La pestaña Eliminación / Consumo – aprobación del módulo Registro de activos tiene un selector Todo / Activo, el menú desplegable Acciones en bloque (Aprobar seleccionados, Rechazar seleccionados, Seleccionar todo, Deseleccionar todo) y una tabla con las columnas ID, Fecha, Creado por, Número de registro/Código de inventario, Activos, Fecha de adquisición, Precio de adquisición por unidad, Razón, Estado y Acciones.

Pestaña HWInfo Imports

La pestaña HWInfo Imports del módulo Registro de activos ofrece un amplio filtro de parámetros técnicos de los ordenadores (Fabricante/Modelo, Sistema operativo, Procesador, RAM, Espacio libre en disco, fecha de la última actualización de la lista de HW/SW, dirección MAC, dirección IPv4/IPv6, Impresora instalada, Software instalado, estado de Windows Update) y una tabla de los ordenadores importados con las columnas ID, Computer Name, Domain, User, OS, Model, CPU, RAM, fecha de actualización de HW/SW y el indicador Asociado a la propiedad. Con el botón Enlace a la propiedad en un ordenador concreto lo emparejará con un registro de activo existente.

Operaciones básicas con el registro de activos

Este capítulo describe el trabajo diario con el registro de activos en el módulo Registro de activos: dar de alta una unidad nueva, modificar sus datos directamente en el detalle, añadir notas y archivos adjuntos, eliminar el registro y también cómo distingue el módulo entre un activo disponible y uno completamente dado de baja.

Procedimiento: Alta de un nuevo activo

Un activo nuevo se da de alta en el módulo Registro de activos con el botón Añadir activo en la pestaña Activos. Proceda de la siguiente manera:

Haga clic en el botón Añadir activo.
Rellene el Número de registro (el orden y el año; el número de orden se rellena automáticamente), y en su caso también el Código de inventario y el Código de producción.
Elija o escriba el Nombre del activo; también se ofrecen los nombres usados en otros activos.
Opcionalmente, suba la Imagen del activo.
Seleccione el Tipo de activo y, en su caso, la Clase de activo.
Introduzca la Cantidad y la Unidad de medida (uds, kg, m, l y otras unidades).
Si las revisiones están activas, elija para cada posición de revisión el Tipo de revisión y la Fecha de la próxima revisión; al seleccionar el tipo, la fecha se rellena automáticamente y se puede modificar.
Rellene el Precio de adquisición, la Forma de adquisición, el Proveedor, el Número de factura, la Fecha de adquisición, la Fecha de incorporación, Bajo garantía hasta, la Fecha de expiración, la Oficina / sucursal y, en su caso, el Valor contable actual, el Grupo de registro y la Cuenta contable.
Si el módulo de amortizaciones está activado, rellene el Grupo de amortización, el Método de amortización fiscal y el Precio de adquisición.
Elija la Localidad y la Sala (si están activadas), el tipo de Localización (Usuario de eIntranet, otra persona, Oficina, Vehículo, No asignado o empresa del CRM; según el tipo se muestran los campos correspondientes) y el Estado del activo.
Rellene los campos opcionales (si están definidos en la configuración), la Nota y suba los Archivos adjuntos.
Haga clic en Guardar.

El Nombre del activo y el Número de registro son obligatorios en el módulo Registro de activos: sin ellos el registro no se guarda y aparece un mensaje de error. Después de guardar se crea automáticamente una nota «Creado por [nombre]» y, si también ha rellenado una nota propia, esta se guarda como segundo registro.

Campos del formulario de nuevo activo

Campo	Obligatorio	Qué se introduce
Número de registro	Sí	Número de orden y año en dos casillas, solo dígitos, número de orden de máx. 18 dígitos
Codigo de inventario	Según configuración	Identificación de inventario propia del activo
Codigo de producción	Según configuración	Número de serie del producto
Nombre	Sí	Nombre del activo, se puede elegir entre los ya utilizados
Imagen	No	Foto del activo, máximo 60 archivos
Tipo de activo	Sí	Selección de una lista de tipos según los permisos del usuario
Clase de activo	Según configuración	Clases propias definidas en la configuración del módulo
Cantidad y Unidad de medida	Sí	Cantidad y unidad (uds, kg, m, l...)
Tipo de revisión / Fecha de la próxima revisión	No	Para cada posición de revisión, si las revisiones están activas
Precio de adquisición	No	Precio por unidad
Forma de adquisición	Sí	Compra, Traspaso sin coste, Donación, Traspaso entre oficina / sucursal o Producción interna
Proveedor, Número de factura	No	El nombre del proveedor se puede elegir entre los ya utilizados, el número de factura como texto
Fecha de adquisición, Fecha de incorporación	Sí	Fechas
Bajo garantía hasta, Fecha de expiración	No	Fechas
Oficina / sucursal	No	Selección o introducción de la oficina / sucursal
Valor contable actual del activo, Grupo de registro, Cuenta contable	Según configuración	Datos contables adicionales
Grupo de amortización / Método de amortización fiscal / Precio de adquisición	Según configuración de amortizaciones	Parámetros para el plan de amortización
Localidad / Sala	Según configuración	Texto
Localización – tipo	Sí	Activo bajo la responsabilidad de un usuario de eIntranet / otra persona, Oficina, Vehículo, No asignado o empresa del CRM; según el tipo se muestran los campos correspondientes
Estado del activo	Según configuración	Estados propios (nuevo, usado...)
Campos opcionales	Según configuración, pueden ser obligatorios	Campos propios definidos por el administrador (texto, número, fecha, lista, sí/no)
Nota, Archivos adjuntos	No	Texto y archivos, máximo 60 archivos

Instrucciones: Modificación de un campo individual en el detalle del activo

En el detalle del activo, en el módulo Registro de activos, se puede hacer clic en el icono de lápiz junto al valor en la mayoría de los campos; el icono solo es visible para los usuarios con derecho a modificar ese activo. Al hacer clic se abre una pequeña ventana de diálogo solo para ese campo: número de registro, nombre, tipo o clase de activo, cantidad, precios, fechas, localización, oficina / sucursal, localidad, estado, datos de revisión, campos opcionales, fotos y otros. Después de rellenar el nuevo valor, haga clic en Guardar; el cambio se registra automáticamente en las notas del activo, de modo que el historial de modificaciones queda siempre localizable.

Procedimiento: Eliminación del registro de un activo

El registro de un activo en el módulo Registro de activos se elimina haciendo clic en el icono Borrar registro de la fila correspondiente en la tabla; esta acción solo está disponible para los usuarios con el permiso más alto en el módulo. El sistema pide confirmación antes de eliminarlo. Se pueden eliminar varios registros a la vez mediante el menú desplegable Acciones en bloque → Eliminar seleccionados, tras marcar las filas. Los registros eliminados se muestran con el botón Eliminados encima de la tabla de activos.

Procedimiento: Añadir una nota a un activo

En el detalle del activo, en el módulo Registro de activos, abra la pestaña Notas y haga clic en el botón Añadir una nota. Escriba el texto de la nota (el campo admite formato) y guárdela. Los usuarios con permisos más altos también pueden eliminar notas. Ante cada cambio automático de un campo del activo y ante cada solicitud de traspaso o de baja, el módulo crea la nota por sí mismo, de modo que en el historial encontrará también los registros del sistema junto a los textos propios.

Procedimiento: Añadir un archivo adjunto a un activo

En el detalle del activo, en el módulo Registro de activos, abra la ficha General y haga clic en el botón Adjuntar. Suba el archivo (por ejemplo, un albarán, una factura o una fotografía); como máximo 60 archivos por activo. Los archivos adjuntos se guardan en la gestión centralizada de archivos y están disponibles en cualquier momento posterior desde el detalle de ese activo.

Estado del activo en el módulo Registro de activos

Cada registro de activo tiene en el módulo Registro de activos uno de dos estados, según cuántas unidades de medida le queden todavía:

Estado	Qué significa	Cómo pasa el registro a ese estado
Disponible	El activo tiene disponible al menos una unidad de medida	Estado inicial inmediatamente después de darlo de alta
Eliminado	Todas las unidades o la cantidad fueron consumidas o dadas de baja	El último consumo o baja agota la cantidad total

Traspasos y bajas de activos

El módulo Registro de activos permite registrar dos tipos de movimiento de activos: el traspaso a otro titular y la baja o el consumo. En ambos casos se puede activar la aprobación en la configuración del módulo, de modo que el movimiento no se registra de inmediato, sino solo después de que lo apruebe la persona autorizada.

Procedimiento: Traspaso de un activo a otro usuario o empresa

El traspaso de activos en el módulo Registro de activos sirve para cambiar quién tiene el activo bajo su responsabilidad. El botón Traspaso de activos solo está activo para el titular actual del activo o para un usuario con derecho a asignar activos.

En el detalle del activo, o de forma masiva mediante Acciones en bloque → Traspaso de activos, haga clic en el botón Traspaso de activos.
Elija el tipo de cambio de localización (o Sin cambios) y, según el tipo, seleccione el usuario, la empresa del CRM, o escriba el nombre o la denominación.
Marque Conclusión de la relación laboral (por cambio de responsable) si el traspaso se refiere a un empleado saliente al que el activo debe pasar de forma permanente al nuevo titular tras su baja.
Rellene la Fecha de traspaso (obligatoria) y, opcionalmente, la Razón del traspaso.
Haga clic en Aplicar.

Sin la aprobación activada, el traspaso se registra de inmediato en el módulo Registro de activos. Con la aprobación activada, la solicitud se envía por correo electrónico al nuevo titular del activo, con botones para aprobar o rechazar rápidamente directamente desde el correo; tras su respuesta, o tras la acción masiva Aprobar/Rechazar, el traspaso se completa o se rechaza y los participantes reciben un correo con el resultado. Si está marcada la Conclusión de la relación laboral, tras la aprobación reciben además un correo los destinatarios seleccionados en la configuración del módulo y el supervisor del empleado saliente.

Si marca Conclusión de la relación laboral pero no selecciona el usuario al que debe pasar el activo, el módulo Registro de activos no guarda la solicitud y muestra un mensaje indicando que falta seleccionar el usuario; en ese caso, complete el usuario y envíe la solicitud de nuevo.

En el detalle de la Solicitud de transferencia de activos puede utilizar el botón Añadir registro para añadir otra nota a la solicitud; de su adición se informa por correo electrónico tanto al solicitante como al nuevo titular del activo.

Estados de la solicitud de traspaso de activos

Estado	Qué significa	Quién lo establece
Activo – enviado	Solicitud creada, no se espera la aprobación de la otra parte	Solicitante
Activo – esperando respuesta	Enviado para su aprobación al nuevo titular del activo	El sistema automáticamente, con la aprobación activada
Finalizado – traspasado	Traspaso completado	El nuevo titular del activo, o un usuario con el permiso más alto
Finalizado – Cancelado	Solicitud cancelada por el creador o el administrador	El creador dentro de las 48 horas siguientes a su creación; después, solo un usuario con el permiso más alto
Finalizado – Rechazado	Traspaso rechazado	El nuevo titular del activo, o un usuario con el permiso más alto

Procedimiento: Consumo o baja de un activo

El consumo o la baja de un activo en el módulo Registro de activos se inicia en el detalle del activo con el botón Consumir / Eliminar; el botón solo está disponible para el usuario autorizado a consumir ese activo, y solo si hay disponible al menos una unidad de medida.

En el detalle del activo, haga clic en Consumir / Eliminar.
Seleccione la Cantidad consumida / eliminada, la Fecha y la Razón (Venta, Eliminación física / reciclaje, Donación, Traspaso entre oficina / sucursal, Consumo, Otro, Deterioro irreparable o Dañado e irreparable, según las formas que permita la configuración del módulo).
Con la razón Venta es obligatorio indicar en la nota a quién y por cuánto; el módulo lo advertirá.
Con la razón Traspaso entre oficina / sucursal se muestran además los campos Traslado al centro y Localización – tipo / Usuario / Nombre.
Si la baja parcial está activada en la configuración, puede marcar Eliminación parcial.
Rellene la Nota y, en su caso, adjunte Archivos adjuntos.
Haga clic en Guardar.

Sin la aprobación activada, la baja se registra de inmediato en el módulo Registro de activos; si se trata de un traspaso entre oficina / sucursal, el módulo crea o completa a la vez el registro correspondiente del activo en la oficina / sucursal de destino. Si con ello se dan de baja las últimas unidades, el activo se marca automáticamente como completamente eliminado. Con la aprobación activada, se crea una solicitud de baja y se envía por correo electrónico al supervisor configurado para su aprobación; si el usuario no tiene un supervisor configurado, la solicitud queda sin enviar y este hecho se registra en las notas de la solicitud.

Procedimiento: Aprobación de la baja de activos (en tres pasos)

Con la aprobación activada, la solicitud de baja o consumo de un activo pasa en el módulo Registro de activos por tres pasos: Supervisor, Director Financiero, Director General. El usuario autorizado en el paso correspondiente ve en el detalle de la solicitud, o de forma masiva mediante Acciones en bloque, los botones Aprobar y Rechazar. El rechazo en cualquiera de los pasos finaliza de inmediato la solicitud como rechazada. Tras la aprobación del último paso necesario (por el director general), se crea automáticamente el registro de baja o consumo del activo, se envía un correo al solicitante y, en su caso, a otros usuarios con derecho a recibir información sobre movimientos finalizados, y al darse de baja todas las unidades, el activo se marca como completamente eliminado.

Estados de la solicitud de baja y consumo de activos

Estado	Qué significa	Quién hace avanzar la solicitud
Activo – enviado	Solicitud creada	Solicitante
Activo – esperando respuesta	Espera la aprobación del supervisor	El sistema automáticamente
Parcialmente finalizado – aprobado por el supervisor	Primer paso completado	El supervisor aprobador configurado del solicitante
Parcialmente finalizado – aprobado por el director financiero	Segundo paso completado	Usuario con el permiso Solicitudes de baja – director financiero
Finalizado – aprobado por el director general	Todo el proceso completado, se registra la baja	Usuario con el permiso Solicitudes de baja – director general
Finalizado – Cancelado	Solicitud cancelada	El solicitante dentro de las 48 horas siguientes a su creación; después, solo un usuario con el permiso más alto
Finalizado – Rechazado	Rechazado en cualquiera de los pasos	El supervisor, el director financiero o el director general, según el orden del paso

Además, en cada uno de los tres pasos de aprobación se registra un estado parcial: Pendiente (nadie ha evaluado aún el paso), Aprobado (el aprobador ha estado de acuerdo) o Rechazado (el aprobador ha rechazado, el proceso no continúa).

Procedimiento: Modificación de la nota y la razón de baja en una solicitud

En el detalle de una solicitud de baja, en el módulo Registro de activos, haga clic en Editar junto a la nota y cambie la Nota o la Razón. La modificación es posible dentro de las 48 horas siguientes a la creación de la solicitud, o en cualquier momento si dispone del permiso más alto en el módulo.

Inventario y revisiones de activos

El módulo Registro de activos admite dos procesos independientes de control de los activos a lo largo del tiempo: el inventario anual, que comprueba la existencia física de los activos, y las revisiones, que controlan los plazos de las inspecciones periódicas o los controles legales.

Procedimiento: Inventario de activos

El inventario en el módulo Registro de activos comprueba, mediante listas de inventario, que el activo registrado realmente existe en el lugar indicado.

Cree una lista de inventario con el botón Crear nuevo en la pestaña Listas de inventario: rellene la Fecha, el Nombre, si la lista está Activa y la Nota.
Los activos se pueden añadir a la lista de uno en uno con el botón Añadir a lista de inventario en el detalle del activo, o con el botón Añadir en el detalle de la lista: seleccione el activo concreto, la fecha y la cantidad.
Puede inventariar de forma masiva sus propios activos bajo su responsabilidad con el botón Marcar para añadir a la lista: se muestra una tabla con todos sus activos, con la posibilidad de seleccionar todo y confirmar Añadir la selección.
Los activos que todavía no están en la lista activa se muestran con el botón Ver activos no inventariados, y se añaden de uno en uno haciendo clic en la acción de la fila.
En el detalle del activo se muestra el historial de los inventarios realizados de esa unidad.

En el módulo Registro de activos solo puede estar activa una lista de inventario a la vez; en caso contrario, la incorporación de activos a la lista, incluida la incorporación mediante códigos QR, no funciona de forma fiable.

Procedimiento: Revisión de activos y listas de auditoría

Las listas de auditoría en el módulo Registro de activos sirven para planificar y registrar revisiones periódicas (por ejemplo, revisiones de aparatos eléctricos o de herramientas).

Cree una lista de revisión con el botón Crear nuevo en la pestaña Listas de auditoría: rellene la Fecha, el Nombre, si está Activa, el Tipo de revisión (debe estar configurado de antemano en la configuración del módulo) y la Fecha de la próxima revisión, que se rellena previamente según el tipo.
Los activos se añaden a la lista de revisión con el botón Añadir en el detalle de la lista, o con el botón Realizar una auditoría directamente en el detalle del activo: solo se ofrecen los activos con el mismo tipo de revisión que tiene la lista de revisión activa.
La lista de revisión se puede imprimir con el botón Imprimir.

En el módulo Registro de activos solo puede estar activa a la vez una lista de revisión de un tipo de revisión determinado; en caso contrario, la incorporación de activos mediante códigos QR no funciona de forma fiable.

Actas de entrega e impresión de documentos

El módulo Registro de activos puede imprimir, para los activos bajo responsabilidad de alguien, documentos para la entrega física: un acta de entrega para varias unidades de activo a la vez, un acta simple para una sola unidad y etiquetas con códigos QR para identificar los activos rápidamente.

Procedimiento: Actas de entrega para varias unidades de activo (préstamos)

Las actas de entrega en el módulo Registro de activos sirven para registrar el préstamo de varias unidades de activo a la vez a una sola persona, incluida su posterior devolución.

Cree un acta con el botón Crear nuevo: rellene la Fecha de entrega, el Número de acta (se rellena previamente con el último número utilizado) y Entregado a.
Añada activos al acta con el botón Añadir en el detalle del acta, o con el botón Añadir el activo al acta de entrega directamente en el detalle del activo: solo se ofrecen las actas activas.
Una vez devueltos todos los activos prestados, haga clic en Todo devuelto y rellene la Fecha de devolución, Devuelto por y Recibido por.

Tras confirmar la devolución, cada activo del acta vuelve automáticamente a la localización que tenía antes del préstamo, y en sus notas se registra la información sobre la devolución.

Exportación: Acta de entrega en PDF

El módulo Registro de activos puede generar para cada acta de entrega (préstamo) un informe impreso en formato PDF con la lista de los activos prestados, a quién fueron prestados y en qué fecha; sirve como base para la firma en la entrega física.

Abra el Detalle del protocolo de traspaso (préstamo) en el módulo Registro de activos.
Haga clic en el botón Preparar el protocolo de traspaso en PDF.
El archivo se descarga a su ordenador.

Formato de salida: PDF

Procedimiento: Acta de entrega simple para una sola unidad de activo (Word)

Para el préstamo o la entrega puntual de una sola unidad de activo, el módulo Registro de activos ofrece una variante más sencilla, sin necesidad de crear un acta completa de préstamos. En el detalle del activo, haga clic en el botón Generar el acta de entrega: sencillo en Word. Se genera un documento para firmar en papel; tras la firma, puede volver a subir el acta escaneada como archivo adjunto de ese activo.

Procedimiento: Importación de activos desde una hoja XLSX

La importación desde una hoja permite dar de alta en el módulo Registro de activos una gran cantidad de activos a la vez.

Haga clic en el botón Importar desde XLSX encima de la tabla de activos.
Descargue el archivo de ejemplo y prepare los datos en el mismo formato.
Suba el archivo rellenado y haga clic en Guardar.

El archivo debe estar en formato XLSX (Excel 2007 o posterior); de lo contrario, el módulo Registro de activos mostrará un error de versión incorrecta del archivo. Consejo: se recomienda probar primero la importación con un archivo de prueba con pocas filas, antes de subir la lista completa de activos.

Procedimiento: Impresión de códigos QR de los activos

La impresión de códigos QR en el módulo Registro de activos facilita la posterior localización e inventario de los activos mediante un lector o un teléfono móvil.

Haga clic en el botón Impresión de códigos QR encima de la tabla de activos.
Elija el tipo de etiqueta entre varios tamaños e impresoras predefinidos y, en su caso, ajuste la corrección del desplazamiento de impresión.
Asigne los activos concretos a las distintas casillas de la plantilla.
Haga clic en Crear para imprimir: se abrirá una nueva pestaña con la plantilla de impresión preparada.

Amortización de activos

Si en la configuración del módulo Registro de activos está activada la opción Amortizaciones de activos fijos, el módulo puede calcular, para el activo seleccionado, el plan de amortización tanto fiscal como contable, registrar la mejora técnica y contabilizar las amortizaciones y la baja del activo en el módulo Contabilidad, siempre que el usuario tenga los permisos necesarios.

Configuración de los parámetros de amortización de un activo concreto

Si en la configuración del módulo Registro de activos está activada la opción Amortizaciones de activos fijos, en el activo aparece la pestaña Amortizaciones. Aquí se configura el Grupo de amortización según la ley del impuesto sobre la renta, el Método de amortización fiscal (Lineal, Acelerado o Extraordinario; este último está destinado únicamente a vehículos de cero emisiones adquiridos entre el 1.1.2024 y el 31.12.2028), el Precio de adquisición, la Amortización contable en meses y el indicador Vehículo de categoría M1. Si también está integrado el módulo Contabilidad, se completa además la Entidad contable y las cuentas sintéticas de activo, amortización acumulada y amortización. El módulo Registro de activos calcula automáticamente el plan de amortización, tanto fiscal como contable, según los parámetros introducidos; se puede regenerar manualmente con el botón Regenerar el plan.

Mejora técnica de activos

En la pestaña Amortizaciones del detalle del activo se puede registrar en el módulo Registro de activos una mejora técnica con el botón Añadir: se introduce la Fecha de finalización, el Importe y la Descripción. El importe debe ser positivo y la fecha de finalización de la mejora técnica no puede ser anterior a la fecha de incorporación del activo. La mejora técnica también se puede eliminar, siempre que la baja del activo a la que se refiere aún no esté contabilizada en Contabilidad.

Procedimiento: Contabilización de las amortizaciones y la baja de activos en Contabilidad

La contabilización de las amortizaciones contables desde el módulo Registro de activos al módulo Contabilidad se realiza de dos formas: desde el detalle del activo con el botón Contabilizar para una baja contabilizada concreta, o de forma masiva para todo el año y la entidad contable en el Resumen de amortizaciones con el botón Contabilizar las amortizaciones [año]. En caso de baja total del activo, también se puede contabilizar la propia baja con el botón Contabilizar la baja: contabiliza las amortizaciones pendientes, el valor residual y da de baja el activo tanto del registro como de la contabilidad; en caso de baja parcial, se pueden contabilizar las distintas partidas dadas de baja con el botón Contabilizar de cada partida.

Antes de contabilizar, el módulo Registro de activos comprueba que el período contable correspondiente esté abierto, que en el plan de cuentas existan las cuentas necesarias de activo, amortización acumulada y amortización (o, en su caso, la cuenta de gastos), que la baja aún no esté contabilizada y que el activo tenga rellenado el precio de adquisición; en caso contrario, rechaza la acción con un mensaje de error concreto que describe qué falta. Si se dan de baja las últimas unidades de un activo con las amortizaciones activadas, el plan de amortización se recalcula automáticamente aplicando la mitad de la amortización anual en el año de la baja.

Integración con otros módulos

Tareas: el próximo vencimiento de una revisión en el módulo Registro de activos crea automáticamente una tarea para quien haya creado la lista de revisión.
Calendario: si está activada la sincronización de tareas con el calendario, junto con la tarea de revisión también se crea un registro en el calendario.
Contabilidad: en los activos se pueden llevar planes de amortización fiscal y contable y contabilizarlos, incluida la baja, en una entidad contable concreta; para la contabilización es necesario tener creadas las cuentas correspondientes en el plan de cuentas y tener abierto el período contable.
CRM: el activo se puede asignar, como tipo de localización, también a una empresa registrada en el CRM, no solo a un usuario de eIntranet.
Empleados y jerarquía organizativa: los activos se asignan a usuarios concretos, los traspasos se aprueban según la relación supervisor-subordinado, y los aprobadores de la baja se pueden cargar automáticamente desde la jerarquía organizativa de los empleados.
Archivos: los archivos adjuntos, las imágenes de los activos y las actas de entrega escaneadas se guardan en la gestión centralizada de archivos.
HWInfo (aplicación complementaria): completa automáticamente la información de hardware y software de los ordenadores en el registro de activos y permite emparejarla con un registro de activo concreto.
Aplicación externa a través de REST API: una vez activada en la configuración del módulo Registro de activos, permite que la aplicación externa conectada exporte, importe y actualice los registros de activos.

Solución de problemas

Este capítulo resume los mensajes de error y las preguntas más frecuentes de los usuarios sobre el módulo Registro de activos, junto con el procedimiento de solución recomendado, desde el alta de un nuevo activo, pasando por el inventario y la importación de datos, hasta la contabilización de las amortizaciones en Contabilidad.

Preguntas frecuentes sobre el módulo Registro de activos

Pregunta: ¿Por qué el módulo Registro de activos rechaza guardar un nuevo activo con el mensaje «No ha indicado el nombre del activo, no es posible guardar el activo.»?

Solución: Complete el campo Nombre; es obligatorio en el módulo Registro de activos para cada registro.

Pregunta: ¿Por qué aparece el mensaje «El número de registro debe rellenarse y solo puede contener dígitos.»?

Solución: Compruebe que tanto el número de orden como el año del número de registro contienen solo dígitos, que el número de orden no tiene más de 18 dígitos y que el año no es superior a 65535.

Pregunta: ¿Por qué no se puede guardar la solicitud de traspaso de un activo tras la baja de un empleado?

Solución: El mensaje «No se ha seleccionado el usuario al que se traspasará el activo tras la baja del usuario...» significa que ha marcado Conclusión de la relación laboral, pero no ha seleccionado el usuario al que debe pasar el activo de forma permanente. Complete el usuario y envíe de nuevo la solicitud.

Pregunta: ¿Por qué no se puede completar el inventario masivo de los propios activos en el módulo Registro de activos?

Solución: El mensaje «No se ha indicado la lista de inventario en la que se debe registrar, o no hay exactamente una activa.» significa que en la pestaña Listas de inventario no hay configurada exactamente una lista activa. En la configuración de las listas, marque como activa exactamente una.

Pregunta: ¿Por qué la importación desde XLSX en el módulo Registro de activos termina con un error?

Solución: El mensaje «Una versión incorrecta del archivo de Excel debe ser .xlsx Excel 2007 y versiones posteriores.» significa que el archivo subido no está en formato XLSX. Guarde el archivo en el formato correcto y vuelva a subirlo.

Pregunta: ¿Por qué no se puede crear una lista de revisión?

Solución: El mensaje «No se ha configurado el tipo de revisión. Primero debe configurar los tipos de revisión.» significa que en el módulo Registro de activos no hay definido ningún tipo de revisión. En la configuración del módulo, cree al menos un tipo de revisión y márquelo como activo.

Pregunta: ¿Por qué no se puede modificar la mejora técnica o los parámetros de amortización de un activo?

Solución: El mensaje «La baja del activo ya está contabilizada; ya no se pueden modificar las mejoras técnicas ni los parámetros de amortización.» significa que la baja de ese activo ya se ha contabilizado en Contabilidad y el registro está cerrado. En ese caso, la modificación no es posible.

Pregunta: ¿Por qué falla la contabilización de las amortizaciones o de la baja en el módulo Registro de activos?

Solución: El módulo comprueba, antes de contabilizar, que el período contable esté abierto, que en el plan de cuentas existan las cuentas necesarias de activo, amortización acumulada y amortización, que el activo tenga rellenado el precio de adquisición y que la baja aún no esté contabilizada. El mensaje de error siempre describe cuál de estas condiciones falta; complétela y repita la acción.

Consejos para trabajar de forma eficiente con el módulo Registro de activos

Consejo: mantenga activa siempre solo una lista de inventario y una lista de revisión de cada tipo; si coinciden varias listas activas a la vez, la incorporación de activos, incluida la incorporación mediante códigos QR, puede no funcionar de forma fiable.
Consejo: antes de la importación masiva de activos desde XLSX, pruebe el formato con un archivo de prueba pequeño con pocas filas.
Consejo: utilice la impresión de códigos QR en los activos que se controlan o inventarían con frecuencia; esto agiliza tanto la localización de una unidad concreta como el propio inventario.
Consejo: configure en los tipos de activo propios un correo electrónico de aviso para los cambios en la cantidad de unidades, si necesita tener un control sobre la baja o el consumo de ese tipo de activo sin tener que revisar el módulo periódicamente.
Consejo: si cambia el nombre o elimina un campo opcional o un tipo de revisión que ya está en uso en algún activo, los datos introducidos hasta ese momento en ese campo se modifican o se pierden de forma irreversible; es mejor limitarse a desactivar los elementos que no se utilizan.

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