Gestión de activos
Descripción del módulo
Propósito
El módulo de Gestión de activos sirve para la gestión integral de los activos de la empresa - desde la adquisición, asignación a empleados, seguimiento de movimientos, inventario, revisiones hasta la baja. Permite registrar activos fijos tangibles e intangibles, activos de bajo valor, materiales consumibles y generales con seguimiento preciso de ubicación, personas responsables y estado actual.
Funciones principales
- Registro de activos con información detallada - número de registro, número de inventario, número de serie, nombre, categoría, tipo, cantidad
- Asignación de activos a usuarios, oficinas, vehículos o empresas CRM
- Transferencias de activos con flujo de aprobación opcional
- Baja y consumo con motivos - venta, liquidación, consumo, desgaste, daño
- Inventario mediante listas de inventario con soporte de códigos QR
- Revisiones de activos con extensión automática de plazos y notificaciones
- Códigos QR para impresión de etiquetas y escaneo móvil
- Protocolos de entrega - préstamos simples y complejos
- Importación desde XLSX e importación automática de información HW desde aplicación de escritorio
- Campos personalizados para ampliar el registro con datos específicos
Público objetivo
- Administradores de activos - gestión de todo el registro, adición, edición, inventario
- Empleados con activos asignados - visualización de sus activos, posibilidad de consumir materiales
- Contadores - aprobación de transferencias y bajas, verificación de datos contables
- Supervisores - aprobación de transferencias de subordinados, control de activos del equipo
- Dirección de la empresa - visión general del estado de activos, valores, ubicaciones
Configuración
Configuración del módulo
Ruta a la configuración: Configuración → Gestión de activos (icono de engranaje en la esquina superior derecha del módulo)
Configuración general
En la sección de Configuración general especifica qué funciones del módulo utilizará:
- Usar número de inventario - si está marcado, el campo Número de inventario se mostrará en el registro
- Usar número de inventario como número de registro - el número de inventario reemplaza el número de registro estándar
- Usar número de serie - muestra un campo para ingresar el número de serie del fabricante
- Usar tipo de activo - permite especificar más la categoría del activo con un tipo personalizado
- Usar ubicación - añade el campo Ubicación para la colocación geográfica
- Usar sala - añade el campo Sala para localización precisa
- Usar estado del activo - permite ingresar estado como "Nuevo", "Usado", "Dañado"
- Usar imagen - permite subir fotos del activo
- Usar protocolos de entrega - activa préstamos complejos
- Usar protocolos de entrega simples - permite generar protocolo simple en Word
- Usar precio contable actual por unidad - para seguimiento de depreciación
- Usar grupo de registro - categorización para contabilidad
- Usar cuenta - cuenta contable para contabilización
- Número de diferentes revisiones - cuántos tipos de revisiones desea usar
Tipos de ubicación
Seleccione qué tipos de ubicación utilizará:
- Activo confiado - usuario de eIntranet - activo asignado a un empleado específico
- Activo confiado - otra persona - persona fuera del sistema eIntranet
- Oficina - colocación en una oficina específica
- Vehículo - activo en un vehículo
- Sin asignar - activo en almacén sin asignación
- CRM - empresa - activo prestado a cliente de CRM
Tipos de activos
En esta sección puede definir tipos de activos personalizados además de las categorías básicas. Por ejemplo:
- Computadoras
- Muebles
- Vehículos
- Herramientas
- Electrónica
Para cada tipo puede configurar notificación por correo electrónico cuando cambia la cantidad - útil para rastrear artículos críticos.
Campos personalizados
Los campos personalizados permiten ampliar el registro con datos específicos para su empresa. Puede crear hasta 10 campos personalizados de varios tipos:
Tipos de campos personalizados:
- Sí/No (casilla de verificación) - campo de casilla para valores lógicos
- Número entero - para números enteros sin decimales
- Número decimal - para valores numéricos precisos
- Fecha - selección de fecha mediante calendario
- Lista - selección (selectbox) - valores preestablecidos separados por punto y coma
- Texto - 1 línea - entrada de texto corta
Transferencias y aprobaciones
Flujo de aprobación para transferencias:
- Usar proceso de aprobación de transferencias - si está marcado, las transferencias requieren aprobación
- Salida de empleado - enviar correo informativo a usuarios - seleccione gerentes que recibirán notificación cuando un empleado con activos asignados se va
Flujo de aprobación para baja:
- Usar proceso de aprobación de baja - la baja requiere aprobación
- Permitir baja parcial - posibilidad de dar de baja solo parte de los activos (ej. 5 piezas de 10)
- Motivos de baja - seleccione qué motivos estarán disponibles: Venta, Liquidación física, Donación, Transferencia entre departamentos, Consumo, Otros, Desgaste, Daño
Revisiones
Si su empresa realiza revisiones regulares de activos (aparatos eléctricos, extintores, botiquines), configure los tipos de revisión:
- En Configuración general establezca Número de diferentes revisiones (ej. 2)
- En la sección Revisiones haga clic en Agregar tipo de revisión
- Ingrese Nombre (ej. "Revisión eléctrica")
- Establezca Intervalo en meses (ej. 12 para revisión anual)
- Marque Activo
- Opcionalmente establezca Crear tarea automáticamente X días antes de la revisión
HW Info
Para inventario automático de computadoras y laptops:
- Habilitar importación desde HWInfo - activa la función
- Importar a tipo de activo - seleccione a qué tipo se importarán PC/NB
- Direcciones IP permitidas - restricción de seguridad, desde qué IPs se permite importar
- Descargar instalador - genera paquete de instalación para implementación en computadoras
Derechos de usuario
Ruta a configuración de derechos: Configuración → Usuarios → Seleccionar usuario → Derechos → Gestión de activos
Niveles básicos de acceso:
- Sin acceso - el usuario no puede ver el módulo en absoluto
- Ve activos confiados a él - solo se muestran activos asignados a este usuario, sin edición
- Ve activos confiados a él y puede consumir los suyos (materiales consumibles y generales) - puede dar de baja sus propios materiales consumibles y generales
- Ve activos confiados a él y puede consumir/transferir los suyos (cualquier tipo de activo) - gestión completa de activos propios incluyendo transferencias
- Ve todo y puede consumir/transferir sus activos confiados (cualquier tipo) - ve todo el inventario, edita solo sus activos
- Ve todo y puede consumir (cualquier tipo de activo) - ve todo, puede consumir cualquier activo
- Editar/agregar todo + listas de inventario - administrador del módulo, puede crear listas de inventario
- Editar/agregar/eliminar/restaurar (incl. listas de inventario y revisión) - administrador completo con derechos de eliminación
Derechos adicionales (casillas de verificación):
- Ve solicitudes de transferencia de subordinados - muestra transferencias de empleados subordinados
- Ve todas las solicitudes de transferencia - visión general de todas las transferencias en la empresa
- Confirmación de salida de empleado por correo - recibe notificación cuando un empleado se va
- Ve todas las solicitudes de baja - visión general de todas las bajas
- Ve solicitudes de transferencia (contador) - contador aprueba transferencias
- Solicitudes de transferencia (ejecutivo) - ejecutivo como aprobador final
- Recibir correo informativo sobre movimientos completados (transferencias/bajas) - notificación sobre operaciones completadas
Interfaz de usuario
Pantalla principal
Al abrir el módulo de Gestión de activos, ve la pantalla principal con estas pestañas:
- Activos - tabla principal con todos los activos
- Transferencias de activos - visión general de transferencias entre usuarios/ubicaciones (si el flujo está habilitado)
- Bajas/Consumos - lista de activos dados de baja
- Bajas/Consumos - Aprobación - solicitudes esperando aprobación (si el flujo está habilitado)
- Listas de inventario - lista de listas de inventario
- Hojas de revisión - visión general de revisiones realizadas
- Protocolos de entrega (Préstamos) - préstamos complejos (si está habilitado)
- Importaciones HWInfo - importaciones desde aplicación de escritorio (si está habilitado)
Navegación
Haga clic en una pestaña para cambiar la vista. La pestaña activa está resaltada en verde. En las pestañas Transferencias de activos y Bajas/Consumos - Aprobación ve una insignia roja con el número de elementos pendientes.
Botones y acciones
Panel superior de la pestaña Activos:
- Agregar activo - abre diálogo para ingresar nuevo registro de activo
- Trabajar con seleccionados - menú desplegable con acciones para elementos marcados:
- Transferir activo - transferencia masiva de múltiples elementos a la vez
- Eliminar seleccionados - eliminar múltiples elementos (solo administrador)
- Seleccionar todo - marca todos los elementos visibles
- Deseleccionar todo - desmarca todos los elementos
- Inventariar - agrega activos marcados a la lista de inventario activa (el botón aparece solo si hay una lista activa)
- Importar desde XLSX - importación masiva de activos desde archivo Excel
- Imprimir códigos QR - generación de etiquetas QR para activos seleccionados
- Eliminados - mostrar papelera con elementos eliminados (14 días para restaurar)
Operaciones básicas
Crear registro de activo
- Haga clic en el botón Agregar activo en la parte superior del módulo
- Se abrirá un diálogo con formulario
- Complete los campos obligatorios marcados con asterisco
Información básica:
- Número de registro - prerrellenado automáticamente en formato número/año, puede modificarse
- Número de inventario - si está habilitado en configuración, ingrese número único
- Número de serie - número de serie del fabricante (si está habilitado)
- Nombre - seleccione de existentes o ingrese nuevo (campo con autocompletado)
- Imagen - arrastre o haga clic para subir fotos del activo (si está habilitado)
Clasificación:
- Categoría de activo - seleccione del menú desplegable:
- Activos fijos tangibles
- Activos fijos intangibles
- Activos de bajo valor
- Materiales consumibles
- Materiales generales
- Tipo de activo - especificación de categoría con tipo personalizado (si está habilitado)
Editar registro
Método 1 - Edición inline en detalle:
- En la tabla de activos haga clic en número de registro, nombre o el icono del ojo
- Se abre el detalle del activo con visión general de todos los datos
- Junto a cada elemento encontrará un icono de lápiz (si tiene derechos de edición)
- Haga clic en el icono del lápiz junto al elemento que desea cambiar
- Se abre un pequeño diálogo con campo de edición
- Modifique el valor y haga clic en Guardar
Eliminar registro
- En la tabla de activos encuentre el elemento que desea eliminar
- Haga clic en el icono de cruz al final de la fila (color rojo)
- Aparece el diálogo de confirmación "¿Eliminar? ¿Está seguro de que desea eliminar este registro?"
- Haga clic en Sí
- El activo se mueve a la papelera
- Permanece en la papelera durante 14 días
Funciones avanzadas
Exportación de datos
Exportar a Excel:
- Opcionalmente configure filtros para limitar los datos exportados
- Haga clic en el botón Excel en la barra de herramientas superior
- El archivo se descarga automáticamente a la carpeta Descargas
Importación de datos desde XLSX
La importación permite agregar activos masivamente desde un archivo Excel.
Transferencia de activos
Transferencia individual:
- Abra el detalle del activo haciendo clic en el número de registro o nombre
- En la parte superior del detalle haga clic en el botón Transferir activo
- Seleccione Tipo de transferencia
- Ingrese Motivo de transferencia
- Haga clic en Enviar
Consumo/Baja de activos
Dar de baja activo individual:
- Abra el detalle del activo
- En la parte inferior del detalle haga clic en el botón Consumir/Dar de baja
- Seleccione Motivo de baja
- Agregue Nota
- Haga clic en Dar de baja
Códigos QR
Generar etiquetas QR:
- En el módulo de Gestión de activos haga clic en el botón Imprimir códigos QR
- Seleccione qué activos desea imprimir
- Haga clic en Generar
- Se abre una nueva ventana con archivo PDF
Listas de inventario
Crear lista de inventario:
- Vaya a la pestaña Listas de inventario
- Haga clic en el botón Crear nueva
- Ingrese Nombre de la lista de inventario
- Haga clic en Guardar
Revisiones de activos
Configuración de revisiones (realizada por administrador en Configuración):
- Abra Configuración → Gestión de activos
- Vaya a la pestaña Revisiones
- Haga clic en Agregar tipo de revisión
Protocolos de entrega (Préstamos)
Protocolo de entrega simple:
- Abra el detalle del activo
- En la parte inferior haga clic en el botón Preparar protocolo de entrega - simple en Word
- El sistema genera documento Word (.docx)
Importación HWInfo
Configuración (realizada por administrador):
- Abra Configuración → Gestión de activos
- Vaya a la pestaña HW Info
- Marque Habilitar importación desde HWInfo
- Seleccione tipo de activo para importación
- Haga clic en Generar paquete de instalación
Integración
Módulos conectados
CRM:
- Puede colocar activos en empresas CRM
- Al editar activo seleccione Ubicación - tipo → CRM - empresa
- El activo aparece en el detalle de la empresa CRM en la pestaña "Activos prestados"
Usuarios:
- Todos los activos asignados a un usuario son visibles en el detalle del usuario
- Cuando un empleado se va, use la función "Salida de empleado" para transferencia masiva de activos
Tareas:
- Si configura la creación automática de tareas para revisiones, las tareas se crean X días antes de la revisión
- La tarea se asigna a la persona responsable de las revisiones
Dependencias
Qué debe configurarse antes de usar el módulo:
Departamentos:
- Si desea rastrear activos por departamentos, primero cree departamentos
- Ruta: Configuración → Empresa → Departamentos
Usuarios:
- Para asignar activos a usuarios, los usuarios deben estar creados
- Ruta: Configuración → Usuarios
Última actualización: 10 de enero de 2025