Guía del administrador de aplicaciones de eIntranet
La función principal del administrador de la aplicación eIntranet es registrar la empresa en la aplicación y luego hacer que los módulos individuales estén disponibles de acuerdo con las necesidades de la empresa, ingresar usuarios y datos de acceso en la aplicación y establecer derechos de usuario para trabajar con módulos de aplicación específicos.
Cuando se registra en una aplicación, su administrador también sugerirá un nombre de URL para acceder a la aplicación, generalmente en forma de
Regístrate en la aplicación
El registro para la solicitud se realiza en el sitio web
En esta sección, el futuro usuario rellena la siguiente información:
Solo un usuario con un número de identificación puede registrarse. Para registrarse con éxito, es necesario confirmar su aceptación de los Términos y Condiciones Generales.
Suscripción a la aplicación
Los primeros 14 días de uso de la aplicación son gratuitos. Posteriormente, es necesario seleccionar la variante tarifaria para utilizar la aplicación – básica – normal – extra y generar una solicitud de pago en la sección Configuración, pestaña Suscripción. La lista de precios actual y la descripción de las tarifas individuales para el funcionamiento de la aplicación están disponibles en https://www.eintranet.net/cs/pricelist/.
Puede elegir entre una opción de suscripción de 3 meses, 6 meses o un año.
14 días antes de que caduque la suscripción, se muestra una notificación dentro de la aplicación sobre el vencimiento del período de suscripción y se envía una solicitud de pago automático al administrador de la aplicación y al correo electrónico de facturación (si se ingresa).
La llamada se genera automáticamente según el número actual de usuarios, la tarifa correspondiente y por un período de 6 meses. Si necesitas ajustar el número de usuarios, la duración de la suscripción o la tarifa en una solicitud de pago enviada automáticamente, debes generar una nueva solicitud en la configuración de tu cuenta según sea necesario y eliminar la solicitud enviada originalmente.
Si el número de licencias de prepago se agota durante el período de suscripción y necesita agregar más usuarios a la aplicación, debe generar una solicitud de pago para pagar por usuarios adicionales. Después de pagarlo, es posible agregar más usuarios.
Al generar un desafío, debe ingresar el tipo de extensión y el número de usuarios en cuánto se debe aumentar la suscripción, por ejemplo, si tengo 10 usuarios y quiero actualizar a 13, generaré una solicitud de pago para 3 usuarios.
En la sección Suscripciones, también puede configurar los datos de la empresa/facturación: estos datos se generan, por ejemplo, para los documentos fiscales de las suscripciones. La factura de la suscripción se envía automáticamente al correo electrónico de la persona que generó la solicitud de pago / es el administrador de la aplicación y se puede enviar a otros correos electrónicos que se enumeran en el campo Correos electrónicos de facturación.
Si eres contribuyente del IVA, debes tener marcado el "contribuyente del IVA".
Si se genera una solicitud de pago para una entidad con sede en el extranjero o que es contribuyente de IVA en el extranjero y necesita una solicitud de pago sin IVA, es necesario tener marcado "Contribuyente de IVA" en la configuración y tener un país distinto de la República Checa en el campo "País". A continuación, se genera una solicitud de suscripción sin IVA y se supone que el impuesto lo pagará el cliente en el país donde paga el IVA.
En esta sección, también debe establecer qué calendarios de países se mostrarán en la aplicación (por ejemplo, en el módulo de vacaciones, reservas): si se establece la República Checa, los días festivos checos aparecerán en el calendario. Atención: si es necesario tener configuraciones individuales para cada usuario (por ejemplo, en el módulo de asistencia, órdenes de viaje), es necesario establecer el "País de trabajo" para cada usuario (por defecto es la República Checa, pero si el usuario informará la asistencia en Eslovaquia, es necesario configurar Eslovaquia)
Configuración básica de la aplicación
En la sección Configuración, la pestaña Configuración básica, un usuario con derechos de administrador establece:
- Idioma predeterminado de la aplicación:
Posteriormente, cada usuario elige el idioma en el que se mostrará la aplicación:
Por el momento, se ha traducido el menú básico de la aplicación y algunos módulos seleccionados de la aplicación.
Otras partes de la sección Configuración básica:
- Visualización gráfica: cargar un logotipo, elegir un fondo de color debajo del nombre de la empresa, custom
image en la página de inicio de sesión
- visualización de la pantalla inicial (después de iniciar sesión en la aplicación): opciones
mostrar noticias en la aplicación e información de los módulos seleccionados en la página de inicio de la aplicación
- se muestra información de los módulos seleccionados y más utilizados para la cuenta dada; para información
del módulo Vacaciones, es posible establecer si el próximo
día hábil debe incluirse en el fin de semana al mostrar las vacaciones de los usuarios
- Configuración – menú: designe el administrador principal de la aplicación, si se especifica
multiple administrators (el usuario que se mostrará a otros
users como administrador de la aplicación – por defecto, administrator
primero en el alfabeto) y la forma del menú de la izquierda para los usuarios (si
a los usuarios también se les mostrarán módulos que se ponen a disposición de alguien dentro de la empresa
pero el usuario no tiene acceso a ellos)
- tipo de editor (el estándar es el tipo de editor WebDav, solo los usuarios con un plan de suscripción adicional pueden usar el Editor en línea)
En Configuración-> Suscripciones, también es posible elegir según qué calendarios de calendario (país) se mostrarán en módulos individuales - consulte el campo: Calendarios (días festivos) por país. De forma predeterminada, está configurado para la República Checa, pero si la aplicación se utiliza, por ejemplo, para una sucursal de una empresa en Eslovaquia, es necesario ingresar Eslovaquia en este campo: el calendario de asistencia se mostrará con los días festivos eslovacos.
Disponibilidad de módulos individuales
Después de registrarse en la aplicación, es necesario hacer que los módulos que utilizará su empresa estén disponibles en el menú de la izquierda, en la sección Configuración. Después de hacer clic en él, aparecerá la pestaña Módulos habilitados. En esta pestaña, el administrador comprueba los módulos individuales que la empresa tendrá disponibles:
Cualquier módulo se puede habilitar para su uso posterior, durante el uso de la aplicación. Los módulos no utilizados, por otro lado, pueden volverse inaccesibles, mientras que los datos contenidos en ellos permanecerán almacenados para uso futuro.
Especificar usuarios y asignar acceso a la aplicación
El administrador de la aplicación introduce los usuarios individuales en la sección Configuración, pestaña Usuarios. Tras hacer clic en el botón "Añadir usuario", aparecerá una tabla en la que el administrador deberá rellenar la información requerida, como nombre, apellidos, correo electrónico, teléfono, etc.
Si el administrador marca "Enviar un correo electrónico con acceso a un nuevo usuario" en la tabla, se envía un correo electrónico al nuevo usuario, que se genera automáticamente y contiene las contraseñas de acceso del usuario a la aplicación.
Los usuarios también se pueden registrar de forma masiva: los datos de los usuarios deben prepararse en un archivo de Excel y luego importarse:
Otra opción es tener un enlace para registrarse en la aplicación generado y enviado al futuro usuario por el propio usuario. En Configuración, pestaña Usuarios, ahora es posible hacer clic en el botón "Agregar usuario: el usuario se iniciará solo":
Posteriormente, aparecerá una tabla en la que el administrador de la aplicación rellena la dirección de correo electrónico del nuevo usuario:
A continuación, el usuario recibirá un enlace en el correo electrónico donde podrá rellenar la información necesaria en la aplicación:
Después de que el usuario complete la información necesaria, el administrador de la aplicación recibirá información de que el nuevo usuario está registrado.
El nuevo usuario introduce él mismo todos los datos necesarios en la aplicación, y el administrador sólo establece los accesos a los módulos individuales según sea necesario.
Un usuario que ha registrado una empresa en la aplicación adquiere automáticamente el derecho de administrador. Este derecho también se puede asignar a otros usuarios al ingresar/editar a otros usuarios (en general, recomendamos un número menor de usuarios con este derecho para evitar confusiones en la configuración o el funcionamiento de la aplicación), ya sea un derecho de administrador global: el usuario tiene acceso a la configuración de todos los módulos que están habilitados, o puede permitir el uso de otros módulos, etc., o el derecho de administrador solo para los módulos seleccionados (Con este derecho, puede asignar derechos a otros usuarios en el módulo dado, o establecer parámetros para que el módulo funcione):
Para facilitar el movimiento en la aplicación (entre el módulo y su configuración), hay un botón al lado del nombre del módulo, "Configuración", a través de él, el administrador puede acceder fácilmente a la configuración del módulo.
Si el usuario está en la configuración del módulo y necesita volver al módulo, es necesario usar el botón "Módulo".
Configuración de permisos en módulos de aplicación individuales
Después de introducir a los usuarios en la aplicación, es necesario asignar a los usuarios derechos de acceso a módulos individuales. Estos derechos los establece el administrador de la aplicación en la sección Configuración, en la pestaña con el nombre de un módulo específico, por ejemplo, directorio; Dentro de este módulo, es posible verificar los siguientes derechos: Sin acceso – lectura – lectura, escritura – lectura, escritura, eliminación y restauración de la papelera de reciclaje. Dentro de cada módulo, el usuario puede obtener diferentes derechos para trabajar con módulos individuales.
Al asignar derechos, en general, el tipo superior de derecho asignado incluye automáticamente los derechos inferiores. Por lo tanto, si no se permite el acceso al usuario, no podrá acceder al módulo. En el caso del derecho de lectura, el usuario solo puede ver los datos contenidos en el módulo, pero no puede cambiarlos de ninguna manera. Si se les permite leer y escribir, pueden ver los datos y también pueden cambiarlos, pero no eliminarlos. La eliminación solo está permitida dentro del alcance del derecho de lectura, escritura, eliminación y restauración de la papelera de reciclaje.
Un administrador de aplicaciones puede establecer un determinado tipo de privilegios de forma masiva para todos los usuarios o solo para los empleados seleccionados.
Para algunos módulos, por ejemplo, tablón de anuncios, calendarios, documentos, el administrador de la aplicación no establece el acceso a todo el módulo, sino solo a sus subgrupos individuales, carpetas (relevantes para el usuario).
En algunos módulos, los derechos se pueden asignar a través de posiciones de usuario, por ejemplo, si especifico en el módulo de noticias que los usuarios con la posición de "conferenciante" pueden leer y escribir noticias, entonces todos los usuarios con esta posición (incluidos los que vendrán en el futuro) tendrán automáticamente este derecho y no hay necesidad de asignarlo por nombre.
Si hay un derecho en la configuración de derechos, cuya asignación consiste en marcar la casilla cuadrada, es un derecho adicional, es decir, el usuario tiene, por ejemplo, un derecho de lectura estándar (casilla redonda), pero se puede complementar con la opción de exportación:
En la descripción de cada módulo se proporciona una descripción específica de cada tipo de derechos (véase más adelante).
Restringir el acceso a la intranet por dirección IP y país
En Configuración, sección Seguridad, es posible especificar las direcciones IP seleccionadas y los países desde los que los usuarios de la intranet podrán acceder a la aplicación.
Con esta función, el administrador de la aplicación puede restringir el acceso a la intranet corporativa solo desde las oficinas corporativas o solo en ciertos países, si es necesario.
Impedir el acceso a la intranet o dar de baja al usuario
En caso de salida de un empleado o de la necesidad de bloquear su acceso a la aplicación, es posible utilizar la casilla de verificación "Activo" en la sección "Añadir/editar un usuario":
Si esta casilla de verificación está desmarcada (la casilla permanece sin marcar), el usuario no podrá acceder a la aplicación, pero se conservarán todos sus datos (por lo que aún se cuentan como usuarios que usan el espacio de datos y se les debe pagar por la suscripción).
Si ya no desea pagar la suscripción del usuario, debe eliminarla de los usuarios registrados de la aplicación (antes de hacerlo, recomendamos descargar/hacer una copia de seguridad de todos los documentos relevantes registrados para el usuario dentro de la eIntranet).
Los datos que el usuario haya ingresado en la aplicación se conservarán, pero no se podrán rastrear con el nombre del usuario, por ejemplo, un documento con un nombre determinado creado por un usuario eliminado aún se conservará en la aplicación y se podrá buscar con el nombre , pero no se podrá rastrear con el nombre del usuario.
Otra opción es reemplazar el usuario existente por otro: esto sobrescribirá el usuario original al nuevo y los datos del usuario original se mostrarán bajo el nombre del nuevo empleado; por esta razón, recomendamos descargar la documentación del usuario original para el archivo antes de sobrescribir su cuenta, y tomar nota de cuánto tiempo estuvo la cuenta bajo el usuario original.
Es posible que incluso después de eliminar un usuario de la aplicación, se muestre el nombre del usuario (por ejemplo, en las listas de aprobación en el módulo de asistencia, vacaciones, órdenes de viaje). En este caso, debe actualizar la lista: haga clic en el botón "Seleccionar usuario" y luego configure "Guardar" nuevamente, incluso si no se realizan cambios en la lista. Esto actualizará la lista.
Preguntas frecuentes de los usuarios en cada módulo
Las preguntas más frecuentes de los usuarios para módulos individuales (menú de aplicación) y sus respuestas se pueden encontrar en el icono del signo de interrogación en la esquina superior derecha de la pantalla. Por ejemplo, las preguntas más frecuentes de los usuarios en el módulo de asistencia se pueden encontrar aquí:
Personalización de la aplicación para satisfacer las necesidades del usuario
El equipo de programadores de aplicaciones eIntranet.net también puede implementar modificaciones a medida en la aplicación si es necesario (en el caso de realismo del procesamiento y la lógica de la solicitud). Estas modificaciones se pagan por separado y siempre se tiene en cuenta si la solicitud es utilizable para otros usuarios de la aplicación.
En caso de tal solicitud, contáctenos en info@eintranet.net.