Registro de vehículos (parque automovilístico, gestión de vehículos de la empresa)

Resumen

El módulo Registro de vehículos sirve para llevar el registro de todo el parque automovilístico de la empresa: turismos y camiones, maquinaria, remolques y motocicletas. En el módulo Registro de vehículos encontrará, para cada vehículo, los datos técnicos, la validez de la ITV, el seguro, las viñetas de autopista, la tarjeta de carburante, el plan de mantenimiento, los daños y los costes. El propio módulo vigila el vencimiento de los plazos importantes y avisa con antelación por correo electrónico al administrador del vehículo o al conductor. Lo utilizan tanto los administradores del parque automovilístico, que necesitan tener una visión general del estado y los costes de los vehículos, como los conductores, que comprueban en el módulo la validez de los documentos del vehículo que tienen asignado.

Funciones clave del módulo Registro de vehículos

• Registro de los datos técnicos del vehículo (matrícula, VIN, año de fabricación, tipo de vehículo, combustible, consumo)
• Control de la validez de la ITV, el seguro, la viñeta de autopista, la tarjeta de carburante, el botiquín y las revisiones
• Avisos por correo electrónico sobre los plazos próximos a vencer y los ya vencidos
• Plan de mantenimiento del vehículo por fecha y por kilómetros recorridos, incluida la configuración masiva
• Registro de daños y costes del vehículo con un resumen de toda la empresa por año
• Conexión con el Registro de Vehículos de Carretera: carga manual y automática de los datos técnicos
• Impresión de etiquetas de viñetas de autopista y generación del protocolo de traspaso del vehículo
• Campos opcionales según las necesidades de la empresa y registro de la financiación (crédito) del vehículo

Acceso y configuración

Cómo acceder al módulo Registro de vehículos

La ruta de navegación hasta el módulo Registro de vehículos pasa por el menú principal de la aplicación, la opción Registro de vehículos. El módulo se abre en la pantalla principal con la lista de vehículos; solo se muestra a los usuarios que tengan al menos el derecho de visualización.

Configuración del módulo Registro de vehículos

La configuración del módulo Registro de vehículos está disponible en Ajustes → Registro de vehículos. El acceso a la configuración del módulo Registro de vehículos lo tiene solo el administrador de la empresa o el usuario al que el administrador le haya concedido expresamente este acceso. La configuración determina con cuánta antelación se vigilan los plazos, si también se supervisa el estado del cuentakilómetros, qué tipo de protocolo de traspaso se genera y qué campos opcionales se ofrecen en el vehículo.

Configuración de la vigilancia de los plazos próximos a vencer

En la configuración del módulo Registro de vehículos indica con cuántos días de antelación vigilar el vencimiento de los plazos (ITV, seguro, tarjeta de carburante, mantenimiento, botiquín, revisiones, etc.); si no indica ningún valor propio, se utiliza el valor predeterminado de 14 días. Con la opción Mostrar también las filas vacías en la tabla Alerta de vencimientos determina si en el resumen de la pantalla principal se muestran también las filas para las que en ese momento no hay ningún vehículo pendiente de resolver; al desactivarla ahorra espacio en pantalla, pero verá peor todo lo que se está supervisando. La opción Enviar la información sobre el vencimiento por correo electrónico determina a quién se envían los avisos por correo electrónico: al administrador y a los conductores del vehículo, solo al administrador del vehículo, solo a los conductores del vehículo, o a nadie.

Configuración del seguimiento del mantenimiento según los kilómetros recorridos

Al activar la opción Supervisar el mantenimiento también en función de los km recorridos, en el módulo Registro de vehículos, además del plazo de mantenimiento según la fecha, también se supervisa el estado del cuentakilómetros; el aviso llega según lo que ocurra antes. La opción Fuente del estado del cuentakilómetros determina de dónde se toma el estado actual de los kilómetros del vehículo: el valor más alto entre la ubicación GPS y el Registro de viajes, solo localización por GPS, o solo el Registro de viajes. En el campo ¿Con cuántos km de antelación se debe enviar la información? indica con cuántos kilómetros antes de alcanzar el estado objetivo de mantenimiento se envía el aviso por correo electrónico (el valor predeterminado es 1000 km); el segundo aviso llega al alcanzar realmente ese estado.

Financiación, historial de conductores y Derechos específicos de los conductores

Con la opción Mostrar la sección de financiación activa, en el detalle y en el formulario del vehículo, la ficha Financiación con el registro del crédito del vehículo (número del contrato de crédito, importe total, fecha de finalización, importe de la mensualidad, etc.); sin activarla, la ficha de financiación no se muestra en absoluto en el módulo Registro de vehículos. En el campo Financiación – Fecha de finalización del contrato – enviar información a selecciona el usuario que debe recibir el aviso sobre el próximo vencimiento del crédito. La opción Mostrar la sección de historial de conductores activa en el detalle del vehículo una ficha con el historial de qué conductor utilizó el vehículo y cuándo. La opción Derechos específicos de los conductores, una vez activada, limita a los usuarios con derecho de visualización de sus propios vehículos como conductor a ver solo los datos básicos, la viñeta de autopista, el seguro, la tarjeta de carburante, los chalecos reflectantes, los neumáticos y un conjunto de archivos adjuntos separado y limitado; estos usuarios no ven en el detalle del vehículo las fichas Revisión del vehículo, Daños y perjuicios, Coste del vehículo, Notas, Seguro adicional, Financiación ni los archivos adjuntos internos.

Campos opcionales del vehículo

En la configuración del módulo Registro de vehículos se pueden definir hasta 11 campos propios (opcionales), que después se ofrecen en el formulario del vehículo y en su detalle. Para cada campo se indica el orden, el nombre, el tipo de campo (por ejemplo, texto, número, fecha o una lista de valores separados por punto y coma), si es obligatorio al dar de alta un vehículo y si también debe mostrarse en la tabla principal de vehículos. Si deja el nombre del campo vacío, ese campo no se utiliza. Aviso: si renombra o elimina el nombre de un campo opcional que ya está en uso, los datos ya introducidos en él se perderán de forma irreversible en todos los vehículos.

Permisos y derechos de acceso al módulo Registro de vehículos

El acceso al módulo Registro de vehículos se configura para cada usuario mediante uno de los siete niveles de permisos en la configuración del módulo, en la pestaña Derechos sobre el módulo. El nivel determina qué vehículos ve el usuario y qué puede hacer con ellos.

Nivel de permiso	Qué puede hacer el usuario en el Registro de vehículos
Sin acceso	No ve el módulo en absoluto
Puede consultar los vehículos en los que figura como conductor	Solo puede consultar los vehículos en los que el usuario figura como conductor
Puede consultar y modificar los vehículos en los que figura como conductor	Como el anterior, además puede modificar esos vehículos
Puede consultar todos los vehículos pero no modificarlos	Consulta de toda la lista de vehículos de la empresa sin posibilidad de modificarlos
Puede consultar todos los vehículos y modificar solo los que figura como conductor	Puede consultar todo, pero solo puede modificar los vehículos en los que es conductor
Puede consultar y editarlo todo e añadir nuevos vehículos	Acceso completo para consultar, modificar y dar de alta nuevos vehículos
Puede consultar, modificar y borrar todo	Como el anterior, además puede eliminar vehículos (moverlos a la papelera) también desde la lista principal

Un vehículo concreto se puede consultar, modificar o eliminar según la combinación del nivel de permiso general del usuario y si figura en ese vehículo como conductor o administrador del vehículo; los botones para modificar y eliminar se muestran, en cada vehículo del módulo Registro de vehículos, solo a los usuarios que pueden hacerlo según su permiso. El Administrador del vehículo, que se selecciona en el formulario de cada vehículo, además recibe por correo electrónico el aviso sobre el próximo vencimiento de los plazos del vehículo que administra, si la configuración del módulo lo permite.

Interfaz de usuario del módulo Registro de vehículos

Pantalla principal del módulo Registro de vehículos

Al abrir el módulo Registro de vehículos, en la parte superior se muestra la ficha Alerta de vencimientos con el resumen de los vehículos a los que próximamente les vencerá alguno de los plazos importantes, debajo la ficha Filtro y, por último, la tabla principal con todos los vehículos de la empresa. Encima de la tabla hay botones para añadir un vehículo, el plan de mantenimiento, la impresión de etiquetas de viñetas de autopista, los costes de los vehículos y el acceso a la papelera de vehículos eliminados.

Resumen Alerta de vencimientos y plazos vencidos

La ficha Alerta de vencimientos en la pantalla principal del módulo Registro de vehículos muestra las columnas: Caduca la tarjeta de carburante, Vence el seguro a terceros, Vence el seguro a todo riesgo, ITV caduca, El registro señala un problema (solo si está activada la integración con el Registro de Vehículos de Carretera), Plazo próxima revisión vence, Botiquín caduca, Plazo revisión del equipo de elevación vence, Plazo revisión del tacógrafo vence, Viñeta de autopista vence y (si en la configuración está activada la financiación) El crédito expira. Debajo del resumen hay una nota indicando que el mismo aviso también se envía por correo electrónico al administrador del vehículo o a los conductores, según la configuración del módulo. Con el interruptor Todo / Caducado hace menos de 90 días se muestra un segundo conjunto de columnas con los mismos temas, pero para los elementos cuya validez ya ha vencido (Tarjeta de carburante caducada, El seguro a terceros caducado, El seguro a todo riesgo caducado, ITV caducada, Revisión vencida, Botiquin caducado, Plazo revisión del equipo de elevación vencido, Plazo revisión del tacógrafo vencido, Viñeta de autopista caducada). Debajo se encuentra la fila Daños sin resolver con la lista de vehículos que tienen algún daño sin resolver. Cada elemento de estos resúmenes es un enlace: al hacer clic se abre el detalle del vehículo correspondiente.

Filtrado y búsqueda de vehículos

La ficha Filtro en el módulo Registro de vehículos (se puede contraer o expandir) ofrece el campo Activo / Inactivo con la selección Solo Activo / Solo Inactivo (dado de baja), además Aseguradora (selección entre las aseguradoras indicadas en los vehículos), Conductor y Administrador de vehículos (selección entre los usuarios con acceso al módulo). En el pie del filtro están los botones Buscar y Cancelar. Para buscar rápidamente un vehículo concreto (por ejemplo, por matrícula o nombre) utilice directamente el campo Buscar junto a la tabla principal de vehículos; el filtro sirve más bien para combinar varios criterios a la vez.

Columnas y manejo de la tabla principal de vehículos

La tabla principal de vehículos en el módulo Registro de vehículos tiene el interruptor Solo activo / Todo y muestra, entre otros datos, la matrícula, el tipo de vehículo, el marcado interior, el nombre, la localización, el tipo de propiedad, el VIN, el año de fabricación, los conductores, el administrador del vehículo, los números de las tarjetas de carburante y su validez, las revisiones, las viñetas de autopista, la aseguradora y los números de las pólizas de seguro, la validez de la ITV, el plazo de mantenimiento, la validez del botiquín, los neumáticos actuales y (si está activada la financiación) los datos del crédito. Al final de la tabla también se muestran los campos opcionales con nombre que el administrador haya marcado en la configuración como Mostrar en la tabla principal. La última columna contiene los iconos de acciones de la fila: un ojo para ver el detalle, un lápiz para modificar el registro y una papelera para eliminar el registro (visible solo para los usuarios con el permiso más alto). Consejo: la tabla tiene muchísimas columnas; utilice el botón para mostrar y ocultar columnas para ver solo las que necesita en cada momento.

Detalle del vehículo y sus pestañas

El detalle del vehículo en el módulo Registro de vehículos está dividido en las pestañas Información general, Mantenimiento, Daños y perjuicios, Costes y Notas/Cambios. En la pestaña Información general aparecen sucesivamente las fichas con los datos técnicos básicos, en los camiones la ficha Revisiones (revisión del equipo de elevación y del tacógrafo), además Conductores – historial (si está activado en la configuración), Viñetas de autopista / peaje, Seguro, Seguro adicional, Financiación (si está activada), Chalecos reflectantes, Tarjeta de carburante, Neumáticos, Campos opcionales, Nota, Archivos adjuntos, Archivos adjuntos internos y, en las empresas conectadas al Registro de Vehículos de Carretera, también las fichas Obligaciones según el registro y Registro de Vehículos de Carretera. En la pestaña Mantenimiento están las fichas Plan de mantenimiento y Revisión del vehículo, en la pestaña Daños y perjuicios el resumen de los daños del vehículo, en la pestaña Costes el resumen de los costes de ese vehículo y en la pestaña Notas/Cambios el historial de modificaciones del vehículo. En cada una de las fichas se puede hacer clic en el lápiz para abrir el formulario de modificación del vehículo directamente desplazado hasta la parte correspondiente.

Datos técnicos y de propiedad del vehículo

En la ficha Información general del módulo Registro de vehículos también selecciona para el vehículo el tipo de combustible (Gasolina, Gasóleo, LPG, CNG, Electro o Hidrógeno), el tipo de propiedad (Empresa - en propiedad, Privado, Empresa - leasing o Empresa - alquiler) y si el vehículo cuenta con enganche de remolque o con dispositivo de remolque. El campo Consumo medio se utiliza en la planificación del Registro de viajes y en el detalle del vehículo se compara con el valor de consumo homologado obtenido del Registro de Vehículos de Carretera; si la desviación supera el 30 %, se muestra una advertencia. En los camiones se añade además la ficha Revisiones con las fechas de la próxima revisión del equipo de elevación y de la revisión del tacógrafo.

Seguro, tarjeta de carburante y neumáticos del vehículo

Las fichas Seguro y Seguro adicional en el detalle del vehículo del módulo Registro de vehículos tienen los mismos campos: la aseguradora (selección entre las aseguradoras existentes o introducción de una nueva), el número del contrato del seguro obligatorio, el número del contrato del seguro a todo riesgo, el número de carta verde (en determinados países) y la validez del seguro obligatorio y del seguro a todo riesgo desde–hasta. La ficha Seguro adicional sirve para registrar el seguro siguiente que debe sustituir al actual después de su finalización, para que el vehículo nunca se quede sin un seguro válido. La ficha Tarjeta de carburante permite registrar hasta 5 tarjetas por vehículo, cada una con el tipo de tarjeta, el número, la validez y el código PIN; se añade otra tarjeta con el botón Añadir más. La ficha Chalecos reflectantes registra el número de chalecos reflectantes (de 0 a 40) y sus colores.

La ficha Neumáticos en el módulo Registro de vehículos varía según el tipo de vehículo. En los turismos se indica para qué temporada están montados actualmente los neumáticos del vehículo (invierno, verano, universal) y la fecha del cambio, y para cada temporada por separado la fecha de compra, la marca y la dimensión de los neumáticos; además se puede anotar dónde están almacenados los neumáticos que no se están usando. En los camiones y la maquinaria, en su lugar, se rellena una tabla con los ejes del 1 al 4, para cada eje la dimensión, el fabricante/tipo, la fecha de compra y la fecha del cambio. Si el vehículo está conectado al Registro de Vehículos de Carretera, el detalle del vehículo compara las medidas de neumáticos indicadas con las medidas homologadas y avisa si no coinciden.

Operaciones básicas en el módulo Registro de vehículos

Procedimiento: Dar de alta un nuevo vehículo en el Registro de vehículos

Para dar de alta un nuevo vehículo en el módulo Registro de vehículos, siga este procedimiento:

1. En la pantalla principal del módulo Registro de vehículos, haga clic en el botón Añadir un vehículo.
2. Se abrirá el formulario «Registrar un vehículo nuevo». Los campos obligatorios están marcados con un asterisco: son la Matrícula y el Nombre.
3. Opcionalmente, rellene el VIN y haga clic en Cargar desde el VIN: completará el fabricante/nombre y el año de fabricación si esos campos todavía están vacíos.
4. Si en la aplicación está activada la integración con el Registro de Vehículos de Carretera, en su lugar puede hacer clic en Cargar desde el Registro de Vehículos: completará los campos vacíos según los datos del registro a partir del VIN o del número del permiso de circulación introducidos.
5. Seleccione el Tipo de vehículo (coche, camión, maquinaria, furgoneta, motocicleta, autobús/minibús o remolque/semirremolque); según el tipo seleccionado se mostrarán las fichas y los campos adicionales correspondientes.
6. Rellene el resto de los datos (combustible, consumo medio, localización, tipo de propiedad, conductores, administrador del vehículo, plazos de la ITV y del mantenimiento, etc.).
7. Seleccione uno de los botones Guardar & ir a la lista o Guardar & ir al detalle.

Después de guardar el nuevo vehículo, en el módulo Registro de vehículos se abrirá la lista principal de vehículos o el detalle del vehículo recién dado de alta, según el botón elegido.

Guía: Carga de datos por VIN o desde el Registro de Vehículos

En el formulario del vehículo del módulo Registro de vehículos, parte de los datos se pueden completar automáticamente, sin tener que rellenarlos a mano. El botón Cargar desde el VIN reconoce el número de identificación del vehículo introducido y con él completa el fabricante/nombre y el año de fabricación si todavía están vacíos; si no se consigue descodificar el VIN, se muestra el mensaje «No se ha podido descodificar el VIN introducido.». El botón Cargar desde el Registro de Vehículos (disponible solo si esta integración está activada en la aplicación) consulta el Registro de Vehículos de Carretera por el VIN o por el número del permiso de circulación; el registro no permite buscar por matrícula, por lo que, sin el VIN o el número del permiso de circulación rellenados, muestra el mensaje «El registro no permite realizar búsquedas por matrícula. Introduzca el número de bastidor (VIN) o el número del permiso de circulación.». Si la consulta al registro falla (una interrupción del servicio), se muestra un mensaje sobre la indisponibilidad temporal y hay que intentarlo más tarde. En ambos casos solo se sobrescriben los campos vacíos; los valores que ya tenga rellenados permanecen sin cambios.

Modificación de un vehículo en el Registro de vehículos

El registro de un vehículo en el módulo Registro de vehículos se modifica haciendo clic en el icono del lápiz «Editar» en la tabla principal o en el botón «Editar registro» del detalle del vehículo. Se abrirá el mismo formulario que al darlo de alta, precumplimentado con los datos actuales. Desde el detalle del vehículo, en cada una de las fichas (Viñetas de autopista, Seguro, Seguro adicional, Financiación, Chalecos reflectantes, Tarjeta de carburante, Neumáticos, Nota) se puede hacer clic en el lápiz directamente junto a esa ficha; el formulario de modificación se abrirá y se desplazará automáticamente hasta la parte correspondiente. Después de guardar, los cambios se registran y, para determinados datos clave (por ejemplo, un cambio del administrador del vehículo, de los conductores, del estado activo, de la matrícula, de los plazos o de los importes), se crea automáticamente un registro en el historial del vehículo, en la pestaña Notas/Cambios, con el valor original y el nuevo.

Eliminación de un vehículo en el Registro de vehículos

Un vehículo del módulo Registro de vehículos se elimina haciendo clic en el icono de la papelera «Borrar registro» de la tabla principal, o en el botón «Borrar» del detalle del vehículo; estos botones se muestran solo a los usuarios con el permiso más alto. Aparecerá la pregunta de confirmación «¿Suprimir? / ¿Seguro que desea eliminar este registro?» con los botones Sí/No. Tras confirmar, el vehículo se traslada a la papelera de vehículos eliminados, disponible mediante el botón Eliminados en la pantalla principal del módulo.

Mantenimiento, daños y costes del vehículo en el Registro de vehículos

Procedimiento: Registrar el mantenimiento realizado del vehículo

Para registrar el mantenimiento realizado del vehículo en el módulo Registro de vehículos, en la pestaña Mantenimiento del detalle del vehículo:

1. En la pestaña Mantenimiento del detalle del vehículo, haga clic en el botón Añadir junto a la ficha «Revisión del vehículo».
2. Rellene la Fecha y el Kilometraje en el momento del mantenimiento; el campo se precumplimenta con una estimación según la ubicación GPS o el Registro de viajes, si está disponible, y el valor se puede modificar manualmente.
3. Añada la descripción del mantenimiento realizado y, si procede, adjunte archivos (por ejemplo, la factura del taller).
4. Guarde el registro.

Después de guardar el mantenimiento, el plazo del siguiente mantenimiento (tanto por fecha como por kilómetros) se traslada automáticamente al siguiente hito no cumplido del plan de mantenimiento del vehículo.

Plan de mantenimiento de un vehículo

El plan de mantenimiento determina cada cuántos kilómetros o meses debe pasar el vehículo, en el módulo Registro de vehículos, por el siguiente mantenimiento. El hito se añade en la pestaña Mantenimiento con el botón Añadir junto a la ficha «Plan de mantenimiento» (o con el lápiz en una fila ya existente) e indica el estado del cuentakilómetros en kilómetros, o el número de meses desde la puesta en servicio del vehículo, junto con la descripción del hito. El formulario rechazará el guardado si no rellena ni los kilómetros ni los meses («Rellene el kilometraje o el número de meses del hito de mantenimiento.»), y lo mismo ocurre sin la descripción rellenada («Rellene la descripción del hito de mantenimiento.»). Al hito se le pueden adjuntar archivos, por ejemplo la documentación técnica de esa operación.

Ejemplo: en un turismo configura los hitos a los 15 000 km (cambio de aceite), 30 000 km (mantenimiento mayor) y 12 meses (revisión anual); el módulo Registro de vehículos, después de cada mantenimiento registrado, traslada automáticamente el plazo supervisado al siguiente de estos hitos.

Configuración masiva del plan de mantenimiento para varios vehículos

El mismo plan de mantenimiento se puede configurar en el módulo Registro de vehículos para varios vehículos a la vez con el botón Plan de mantenimiento de la pantalla principal, o con el botón Ajustes masivos en la pestaña Mantenimiento del detalle del vehículo. En la tabla superior se indican hasta 11 hitos (kilómetros o meses, descripción y, en su caso, un archivo adjunto); en la tabla inferior se marcan los vehículos a los que se debe aplicar el plan; el botón Seleccionar todo marca de golpe todos los vehículos ofrecidos. Aviso: tras guardar, en todos los vehículos seleccionados el plan de mantenimiento existente se sobrescribirá con este plan nuevo y se recalculará el plazo del siguiente mantenimiento.

Procedimiento: Registrar un daño en el vehículo

Un daño en el vehículo se registra en el módulo Registro de vehículos en la pestaña Daños y perjuicios con el botón Añadir. Rellene la Fecha, obligatoria, y de forma opcional el Número del evento y la Nota, adjunte los archivos que correspondan (fotografías, atestado de la aseguradora) y marque el campo Resuelto si el daño ya está solucionado. Mientras no marque el campo Resuelto, el daño se mostrará en la fila «Daños sin resolver» de la pantalla principal del módulo Registro de vehículos; al marcarlo, se elimina de ese resumen.

Procedimiento: Registrar un coste del vehículo

Un coste relacionado con el vehículo (por ejemplo, la compra de neumáticos, el lavado o los peajes) se registra en el módulo Registro de vehículos en la pestaña Costes con el botón Añadir. Los campos obligatorios son Fecha, Tipo (se puede elegir entre los tipos ya utilizados en todos los vehículos de la empresa, o introducir uno nuevo) e Importe; opcionalmente se puede añadir la Descripción y los archivos adjuntos.

Resumen de los costes de los vehículos de toda la empresa

El resumen conjunto de los costes de todos los vehículos de la empresa se muestra en el módulo Registro de vehículos con el botón Costes del vehículo de la pantalla principal. Se abrirá una pantalla con la tabla de costes dividida por vehículo y año, con el total de cada año y de cada vehículo. El resumen sirve para comparar los costes de explotación entre los distintos vehículos a lo largo del tiempo, por ejemplo a la hora de decidir la renovación del parque automovilístico.

Historial de conductores del vehículo

Si en la configuración del módulo Registro de vehículos está activada la opción Mostrar la sección de historial de conductores, en el detalle del vehículo se muestra la ficha Conductores – historial. Un nuevo uso del vehículo se registra con el botón Añadir: rellenará Fecha de, Número de km 1., Fecha a, Número de km 2. y seleccionará el conductor/usuario concreto que utilizó el vehículo en ese periodo. Así, la ficha conserva un resumen de quién tuvo asignado el vehículo y cuándo.

Archivos adjuntos del vehículo

Al vehículo, al mantenimiento, al plan de mantenimiento, al daño y al coste se les pueden adjuntar archivos en el módulo Registro de vehículos, por ejemplo fotografías, facturas o documentación técnica. En el detalle del vehículo, para ello sirve la ficha Archivos adjuntos, o en su caso Archivos adjuntos internos (se muestra solo si está activado el derecho específico de conductor; esta ficha contiene los archivos adjuntos internos que el conductor con visualización limitada no ve). El archivo se adjunta con el botón Añadir, se sube arrastrándolo o seleccionándolo desde el dispositivo, y se guarda.

Viñetas de autopista y peaje en el Registro de vehículos

Registro de la viñeta de autopista o del peaje de un vehículo

La ficha Viñetas de autopista / peaje del detalle del vehículo, en el módulo Registro de vehículos, permite registrar la validez de la viñeta de autopista o del peaje para hasta 5 países a la vez; para cada país se indica la selección del país, en los camiones además el número de la unidad y la fecha de expedición, y en ambos casos la validez desde y la validez hasta. A partir de estos datos, el módulo Registro de vehículos vigila el vencimiento próximo y ya ocurrido de la viñeta de autopista igual que en los demás plazos supervisados (ITV, seguro, etc.).

Procedimiento: Importación de la compra masiva de viñetas de autopista

Si la empresa compra viñetas de autopista para varios vehículos a la vez, las validez se pueden cargar de forma masiva en el módulo Registro de vehículos, en lugar de introducirlas manualmente en cada vehículo por separado. La función solo está disponible para empresas de la República Checa.

1. En la pantalla principal del módulo Registro de vehículos, haga clic en el botón Importación de viñetas a granel EDAZ....XLS debajo de la tabla de vehículos.
2. Seleccione el archivo en formato XLSX de la compra masiva de viñetas de autopista.
3. Haga clic en Guardar.

El sistema empareja las filas del archivo con los vehículos según la matrícula y, en los vehículos encontrados, completa o actualiza la validez de la viñeta de autopista para la República Checa: la fecha de validez «desde» se completa solo si todavía no está rellenada, la fecha de validez «hasta» se actualiza siempre según el archivo importado. Sin un archivo seleccionado se muestra el mensaje «No se ha seleccionado un archivo para importar.»; con un formato de archivo incorrecto, «Una versión incorrecta del archivo de Excel debe ser .xlsx Excel 2007 y versiones posteriores.». Tras un procesamiento correcto se muestra el número de elementos importados.

Registro de Vehículos de Carretera y obligaciones derivadas

Procedimiento: Actualización de los datos del vehículo desde el registro

Si en la aplicación está activada la integración con el Registro de Vehículos de Carretera, el usuario puede, en cualquier momento, comparar y completar manualmente en el módulo Registro de vehículos los datos técnicos del vehículo según este registro nacional.

1. En el detalle del vehículo, abra la ficha Registro de Vehículos de Carretera.
2. Haga clic en el botón Actualizar desde el Registro de Vehículos.
3. El sistema comparará los datos actuales del vehículo con los del registro y mostrará solo las diferencias reales en tres columnas: Datos en el eIntranet, Datos del registro y la casilla Importar.
4. Solo están preseleccionados para importar los datos que todavía faltan en el Registro de vehículos; el usuario debe confirmar por sí mismo, marcando la casilla, la sobrescritura de un valor ya rellenado.
5. Guarde el formulario.

Si no se encuentra ninguna diferencia, se muestra el mensaje «Todos los datos coinciden con los del registro». Si la consulta al registro falla (una interrupción del servicio), se muestra el aviso correspondiente y hay que intentarlo más tarde. Después de guardar, los valores importados se registran y el cambio se anota en el historial del vehículo, en la pestaña Notas/Cambios.

Actualización automática desde el Registro de Vehículos

En la configuración del módulo Registro de vehículos se puede activar la opción Actualizar automáticamente los datos desde el Registro de Vehículos; la opción se muestra solo si esta integración está disponible en la aplicación. Una vez activada, a los vehículos cuya ITV vence en menos de 30 días se les comprueban los datos del registro cada día, y a los demás vehículos una vez por semana. Solo se sobrescriben los datos que todavía están vacíos; la fecha de validez de la ITV solo se adelanta, nunca se retrasa. Si el registro detecta un problema legal en el vehículo (por ejemplo, una matrícula retenida, la baja del vehículo o un robo), se envía un aviso y en el detalle del vehículo se muestra una advertencia. Sin activar esta opción, los datos del registro solo se cargan en el Registro de vehículos manualmente, con el botón Actualizar desde el Registro de Vehículos.

Obligaciones derivadas según el registro

En los vehículos conectados al Registro de Vehículos de Carretera, el módulo Registro de vehículos muestra en el detalle del vehículo también la ficha Obligaciones según el registro, con las obligaciones administrativas derivadas de la categoría y del peso del vehículo, por ejemplo la obligación de pagar el impuesto de circulación, de utilizar el peaje o la viñeta de autopista, y la obligación de tener instalado un tacógrafo. La ficha también compara el consumo medio y las medidas de neumáticos indicados con los valores homologados del vehículo y, en caso de una discrepancia importante (en el consumo, superior al 30 %), muestra una advertencia.

Generación del protocolo de traspaso del vehículo

Procedimiento: Generación del protocolo de traspaso

El protocolo de traspaso sirve para confirmar por escrito que el empleado ha recibido para su uso el vehículo asignado del módulo Registro de vehículos. Según la configuración del módulo, se genera como documento o como libro de cálculo; ambos tipos se describen en las secciones de exportación siguientes.

1. En el detalle del vehículo, haga clic en el botón Preparar el protocolo de traspaso.
2. Según la configuración del módulo Registro de vehículos, se abrirá el formulario de la variante Word o de la variante Excel, con los datos a completar: usuario receptor, estado del cuentakilómetros, equipamiento, notas sobre el traspaso y, en la variante Excel, además los datos de los neumáticos, las llaves y otro equipamiento.
3. Rellene el formulario y haga clic en Crear un protocolo de traspaso.

En una nueva ventana o pestaña del navegador se descargará el documento generado, que después se imprime y se firma en papel por ambas partes.

Funciones avanzadas del módulo Registro de vehículos

Exportación de datos del Registro de vehículos

El módulo Registro de vehículos ofrece cinco exportaciones y salidas de impresión distintas: la impresión de etiquetas de viñetas de autopista, dos tipos de protocolo de traspaso, la exportación de la tabla principal de vehículos y la exportación del resumen de costes. Cada una se describe en una subsección independiente a continuación.

Exportación: Impresión de etiquetas de viñetas de autopista CZ

Esta exportación del módulo Registro de vehículos sirve para imprimir etiquetas adhesivas con los datos de validez de la viñeta de autopista para pegarlas en el vehículo. La función solo está disponible para empresas de la República Checa.

1. En la pantalla principal del módulo Registro de vehículos, haga clic en el botón Impresión de etiquetas de viñeta CZ.
2. Elija el tipo de etiquetas según el tamaño y la impresora utilizada (hay disponibles varios formatos predefinidos) y, opcionalmente, indique una corrección del desplazamiento de impresión hacia arriba/abajo.
3. En la cuadrícula mostrada, asigne cada vehículo a las posiciones correspondientes a la disposición de las etiquetas en la hoja de impresión.
4. Haga clic en el botón Crear para imprimir.

En una nueva ventana del navegador se abrirá la página con las etiquetas (el texto «VIÑETA DE AUTOPISTA CZ», la validez desde–hasta y la matrícula del vehículo) y se iniciará automáticamente el diálogo de impresión del navegador. Consejo: para que las etiquetas encajen exactamente en la plantilla de impresión, imprima con el navegador Chrome y en la configuración de impresión elija márgenes «ninguno».

Formato de salida: página de impresión en el navegador (para imprimir en etiquetas adhesivas)

Exportación: Protocolo de traspaso Word

Esta exportación del módulo Registro de vehículos genera un protocolo de traspaso en formato de texto sobre la recepción del vehículo asignado por parte del empleado. Se muestra solo si en la configuración del módulo está seleccionado el tipo de protocolo de traspaso «Word».

1. En el detalle del vehículo, haga clic en Preparar el protocolo de traspaso.
2. Rellene el usuario receptor, el estado del cuentakilómetros, el equipamiento del vehículo, las notas sobre el traspaso y el nombre de la persona que entrega el vehículo (precumplimentado con el nombre del usuario conectado).
3. Haga clic en Crear un protocolo de traspaso.

El documento incluye los datos del empleador y del empleado, los datos técnicos del vehículo (nombre, marcado interior, tipo, matrícula, VIN), el estado del cuentakilómetros, la descripción del equipamiento y las notas sobre el traspaso, un espacio para anotar los defectos detectados y las líneas de firma para la persona que entrega y la que recibe el vehículo.

Formato de salida: DOCX (documento de texto)

Exportación: Protocolo de traspaso Excel

Esta exportación del módulo Registro de vehículos genera el protocolo de traspaso en forma de libro de cálculo con campos estructurados para rellenar. Se muestra solo si en la configuración del módulo está seleccionado el tipo de protocolo de traspaso «Excel».

1. En el detalle del vehículo, haga clic en Preparar el protocolo de traspaso.
2. Rellene el propietario del vehículo, la matrícula, el número de llaves, la fecha de entrega, la marca/modelo, el combustible, las casillas para la tarjeta CCS, la carta verde, el equipamiento obligatorio, el certificado técnico pequeño, el kit de reparación/rueda de repuesto y la viñeta de autopista, además la última y la próxima revisión de mantenimiento, la lectura actual del odómetro, la dimensión de los neumáticos de verano e invierno y el tipo de llantas, los daños en la carrocería/interior y el usuario que entrega y el que recibe el vehículo.
3. Haga clic en Crear un protocolo de traspaso.

El libro de cálculo resultante contiene una tabla claramente formateada con todos los datos rellenados y las líneas de firma para la persona que entrega y la que recibe el vehículo.

Formato de salida: XLSX (libro de cálculo)

Exportación: Tabla principal de vehículos a Excel

Esta exportación del módulo Registro de vehículos descarga a un libro de cálculo la tabla principal de vehículos mostrada en ese momento, incluidos el filtro aplicado y la visualización de columnas elegida.

1. En la pantalla principal del módulo Registro de vehículos, configure según sea necesario el filtro y la visualización de columnas de la tabla principal.
2. Haga clic en el botón de exportación a Excel situado encima de la tabla de vehículos.
3. El archivo se descargará en su dispositivo.

Formato de salida: XLSX (libro de cálculo)

Exportación: Resumen de costes del vehículo a Excel

Esta exportación del módulo Registro de vehículos descarga el resumen conjunto de los costes de los vehículos por vehículo y año, tal como se muestra en la pantalla Costes del vehículo.

1. En la pantalla principal del módulo Registro de vehículos, haga clic en el botón Costes del vehículo.
2. En la tabla de costes mostrada, haga clic en el botón de exportación a Excel.
3. El archivo se descargará en su dispositivo.

Formato de salida: XLSX (libro de cálculo)

Integración con otros módulos

• Registro de viajes: si para el vehículo (según la matrícula) existe un registro en el Registro de viajes, en el detalle del vehículo del módulo Registro de vehículos se muestra el enlace «Registro de viajes», que lleva al usuario con el permiso correspondiente directamente al Registro de viajes de ese vehículo. El estado actual de los kilómetros, que el Registro de vehículos utiliza para supervisar el mantenimiento según la configuración «Fuente del estado del cuentakilómetros», se lee de la ubicación GPS del vehículo, del Registro de viajes, o de ambos (se toma el valor más alto). Además, los conductores registrados en el Registro de viajes se añaden a los destinatarios del correo electrónico al alcanzarse el hito de mantenimiento en kilómetros.
• Reserva de vehículos: si este módulo está activado en la empresa, en el vehículo del Registro de vehículos se ofrece el campo Se puede reservar, que también se muestra como columna en la tabla principal. Este campo determina si ese vehículo se ofrece para reservar en el módulo Reserva de vehículos.

Resolución de problemas

Preguntas frecuentes sobre el Registro de vehículos

Pregunta: ¿Por qué no puedo hacer clic en el botón Editar o Borrar en un vehículo del Registro de vehículos?

Solución: Los botones se muestran solo según su permiso en el módulo Registro de vehículos y según si figura en ese vehículo como conductor o administrador del vehículo. Si falta el botón, póngase en contacto con el administrador de permisos de su empresa.

Pregunta: ¿Por qué, al hacer clic en Cargar desde el Registro de Vehículos, aparece un mensaje sobre la imposibilidad de buscar por matrícula?

Solución: El Registro de Vehículos de Carretera no permite buscar por matrícula. Complete en el formulario del vehículo del Registro de vehículos el VIN o el número del permiso de circulación y repita la carga.

Pregunta: ¿Por qué, tras la configuración masiva del plan de mantenimiento, ha cambiado el plazo de mantenimiento también en vehículos en los que no lo esperaba?

Solución: La configuración masiva del plan de mantenimiento en el Registro de vehículos sobrescribe, en todos los vehículos marcados, el plan existente con el nuevo, y se recalcula el plazo del siguiente mantenimiento; por eso, compruebe siempre antes de guardar qué vehículos tiene realmente marcados en la tabla inferior.

Pregunta: ¿Por qué no he podido importar la compra masiva de viñetas de autopista?

Solución: Compruebe que en el Registro de vehículos ha seleccionado un archivo y que está en formato XLSX (Excel 2007 y versiones posteriores); un formato de archivo más antiguo u otro distinto hará que la importación se rechace. Además, solo se completan las filas cuya matrícula coincide con un vehículo ya registrado en el sistema.

Consejos para trabajar de forma eficiente con el Registro de vehículos

• Configure en el Registro de vehículos un número suficiente de días para vigilar el vencimiento de los plazos, de modo que tenga tiempo de gestionar la ITV, el seguro o el mantenimiento a tiempo, y no en el último momento.
• Utilice el botón para mostrar y ocultar columnas de la tabla principal de vehículos; con decenas de datos supervisados, simplifica considerablemente el trabajo con la tabla.
• En los vehículos con un alto kilometraje, active también en la configuración del módulo la supervisión del mantenimiento según los kilómetros recorridos, no solo según la fecha.
• Compruebe periódicamente la fila Daños sin resolver de la pantalla principal, para que ningún daño quede sin solucionar.
• Antes de reconfigurar de forma masiva el plan de mantenimiento de varios vehículos a la vez, compruebe en la tabla inferior los vehículos marcados; la sobrescritura es irreversible.