Gestión de vehículos
Resumen
El módulo Gestión de vehículos se utiliza para la administración integral de la flota de vehículos de la empresa. Permite registrar todos los datos básicos de los vehículos, realizar un seguimiento de fechas importantes y vencimientos (ITV, seguros, mantenimiento, viñetas de autopista), gestionar planes y registros de servicio, así como registrar daños y costes de los vehículos. El sistema alerta automáticamente sobre los próximos vencimientos de documentos y fechas importantes mediante notificaciones por correo electrónico.
Funciones clave
- Registro de datos básicos de los vehículos (matrícula, VIN, tipo, conductores, administrador)
- Dashboard con resumen de fechas próximas a vencer y alertas automáticas
- Gestión de planes de servicio y registros de mantenimientos realizados
- Registro de siniestros y daños de los vehículos
- Seguimiento de los costes de funcionamiento de los vehículos con resúmenes anuales
- Gestión de seguros, viñetas de autopista, tarjetas de combustible y neumáticos
- Generación de protocolos de entrega para la asignación del vehículo al empleado
Acceso y configuración
Cómo acceder al módulo
Ruta de navegación: Más → Gestión de vehículos
Configuración del módulo
Ruta de configuración: Configuración → Gestión de vehículos
La configuración del módulo contiene tres secciones principales:
1. Permisos del módulo
En esta parte se asignan los derechos de acceso al módulo a cada usuario. El sistema distingue 7 niveles de permisos:
| Nivel | Descripción del permiso |
|---|---|
| 0 | Sin acceso: el usuario no ve el módulo |
| 1 | Ve los vehículos donde figura como conductor: solo visualización |
| 2 | Ve los vehículos como conductor y puede editarlos |
| 3 | Ve todos los vehículos, no puede editar |
| 4 | Ve todos los vehículos, puede editar aquellos donde es el conductor |
| 5 | Ve todo, puede editar todo y añadir nuevos |
| 6 | Ve y puede hacer todo, incluyendo la eliminación de vehículos |
2. Configuración general
Aquí se define el comportamiento básico del módulo:
- Cuántos días antes avisar del vencimiento: Número de días antes del vencimiento en los que aparecerá el aviso (por defecto 14 días)
- Mostrar filas vacías en "Requiere atención pronto": Si se deben mostrar también las categorías que no tienen elementos por vencer
- A quién enviar el email de vencimiento: Selección de los destinatarios de la alerta (administrador/conductor/ambos/nadie)
- Tipo de protocolo de entrega: Formato del protocolo (Word/Excel)
- Mostrar sección de financiación: Activar/desactivar el registro de leasing y préstamos
- Financiación - a quién enviar información sobre el fin del préstamo: Selección del usuario para la notificación
- Usar historial de conductores: Activar/desactivar el registro del historial de asignación de vehículos
3. Campos personalizados
Puede definir hasta 10 campos propios para las necesidades específicas de su empresa. Para cada campo se configura:
- Nombre: Nombre personalizado del campo
- Tipo: Texto, número, fecha, selección de lista, etc.
- Mostrar en la tabla principal: Si el campo se mostrará en una columna del resumen
Permisos de usuario
El acceso a los vehículos se gestiona mediante un sistema granular de permisos. Un usuario con permisos bajos solo ve los vehículos donde figura como conductor. El administrador del vehículo y los usuarios con permisos superiores ven y pueden editar todos los vehículos.
Interfaz de usuario
Pantalla principal
Al abrir el módulo, se muestra:
- Dashboard "Requiere atención pronto": Panel rojo en la parte superior que muestra los vehículos con vencimientos cercanos
- Filtro: Panel desplegable para filtrar la lista de vehículos
- Tabla principal de vehículos: Resumen de todos los vehículos con visualización de columnas configurable
Dashboard "Requiere atención pronto"
Este panel muestra un resumen de los vehículos cuyos plazos importantes están por vencer o ya han vencido. Los elementos ya vencidos se resaltan en rojo.
Elementos monitorizados:
- Tarjeta de combustible - validez
- Seguro de responsabilidad civil
- Seguro a todo riesgo
- Inspección técnica (ITV)
- Servicio según km o fecha
- Botiquín de primeros auxilios
- Revisión de equipos de elevación (vehículos de carga)
- Revisión del tacógrafo (vehículos de carga)
- Viñetas de autopista
- Finalización de préstamo/leasing
Filtros y búsqueda
Están disponibles los siguientes filtros:
- Activos/retirados: Filtro por estado del vehículo (activo, inactivo, todos)
- Aseguradora: Selección por compañía de seguros
- Conductor: Selección por conductor asignado
- Administrador de vehículos: Selección por administrador
Además de los filtros, puede utilizar la búsqueda global en la tabla mediante el campo de búsqueda en la esquina superior derecha.
Tabla principal
La tabla muestra un resumen de todos los vehículos con las siguientes columnas:
- ID, Matrícula, Tipo de vehículo, Identificación interna, Nombre
- Se puede reservar, Ubicación, Tipo de propiedad
- VIN, Año de fabricación, Puesta en circulación, Activo
- Remolque/enganche, Número de carta verde
- Conductores, Administrador del vehículo
- Números del permiso de circulación
- Información sobre la tarjeta de combustible (número, validez, PIN)
- Revisiones (equipo de elevación, tacógrafo)
- Viñetas de autopista
- Seguro (aseguradora, números de póliza, fechas de validez)
- ITV hasta, Servicio hasta, Botiquín hasta
- Información sobre neumáticos
- Chalecos reflectantes, PIN de la radio
- Financiación (si está activado en la configuración)
- Campos personalizados (si se han definido)
Mediante el botón Mostrar columnas, puede elegir qué columnas desea ver. El sistema recomienda ocultar las columnas que no utilice para una visualización más clara.
Operaciones básicas
Añadir un nuevo vehículo
- En la página principal del módulo, haga clic en el botón Añadir vehículo (botón verde en la esquina superior derecha)
- Se abrirá una ventana de diálogo con un formulario dividido en varias secciones
- Rellene los campos obligatorios marcados con un asterisco (*):
- Matrícula: La matrícula del vehículo
- Nombre: Un nombre legible para el usuario (p. ej., "Škoda Octavia - 2020")
- Rellene otros datos básicos:
- Activo: Marque si el vehículo está en uso activo (marcado por defecto)
- Tipo de vehículo: Turismo, De carga o Maquinaria
- Conductores: Asigne uno o más conductores (se pueden seleccionar varios usando Ctrl)
- Administrador del vehículo: Persona responsable del vehículo, quien recibe las notificaciones
- Complete las demás secciones del formulario según sea necesario
- Haga clic en el botón Guardar en la parte inferior del diálogo
Ver el detalle del vehículo
- En la tabla principal, haga clic en la matrícula o en el ID del vehículo deseado
- Se abrirá la página con el detalle del vehículo dividida en 5 pestañas:
- General: Datos básicos, seguros, tarjeta de combustible, neumáticos, etc.
- Servicio del vehículo: Plan de servicio y mantenimientos realizados
- Daños: Registro de accidentes y daños
- Costes del vehículo: Resumen de todos los costes
- Notas/Cambios: Historial de cambios y notas
- Para volver al resumen, haga clic en el enlace Volver en la esquina superior izquierda
Editar un vehículo
- Abra el detalle del vehículo
- Haga clic en el botón Editar en la esquina superior derecha
- Alternativamente, puede editar directamente desde el detalle de una sección específica haciendo clic en el botón Editar de esa tarjeta
- Realice los cambios deseados
- Haga clic en Guardar
Retirar un vehículo de circulación
- Abra el detalle del vehículo
- Haga clic en el botón Editar
- En la sección Datos básicos, desmarque el campo Activo
- Guarde los cambios
- El vehículo dejará de mostrarse en el resumen de vehículos activos
Eliminar un vehículo
- Solo un usuario con permisos de nivel 6 puede eliminar un vehículo
- Abra el detalle del vehículo
- Haga clic en el botón rojo Eliminar en la esquina superior derecha
- Confirme la eliminación en la ventana de diálogo
- Los vehículos eliminados se pueden visualizar mediante el botón Eliminados en la página principal
Funciones avanzadas
Plan de servicio
El plan de servicio define qué acciones deben realizarse en el vehículo en intervalos determinados (kilómetros o meses).
Crear un plan de servicio
- Abra el detalle del vehículo y vaya a la pestaña Servicio del vehículo
- En la sección Plan de servicio, haga clic en el botón Añadir/Editar
- Introduzca:
- Km: Intervalo en kilómetros (p. ej., 15000)
- Meses: Intervalo de tiempo (p. ej., 12)
- Descripción: Qué se debe revisar (p. ej., "Cambio de aceite y filtros")
- Puede adjuntar archivos (p. ej., manual de servicio)
- Haga clic en Guardar
Adición masiva de planes de servicio
Si desea configurar el mismo plan de servicio para varios vehículos a la vez:
- En la página principal del módulo, haga clic en el botón Plan de servicio
- Seleccione los vehículos a los que desea asignar el plan
- Introduzca los parámetros del servicio (km, meses, descripción)
- Haga clic en Guardar
Registro de servicios realizados
- Abra el detalle del vehículo, pestaña Servicio del vehículo
- En la sección Servicio, haga clic en el botón Añadir
- Rellene:
- Fecha: Cuándo se realizó el servicio
- Descripción: Qué se realizó
- Puede adjuntar una factura o el protocolo del servicio
- Haga clic en Guardar
Registro de siniestros
- Abra el detalle del vehículo, pestaña Daños
- Haga clic en el botón Añadir
- Rellene:
- Fecha: Cuándo ocurrió el daño
- Número de evento: Número de siniestro del sistema de la aseguradora
- Resuelto: Marque una vez solucionado
- Nota: Descripción del daño y del proceso de resolución
- Adjunte fotografías del daño o el parte de accidente
- Haga clic en Guardar
Seguimiento de costes
- Abra el detalle del vehículo, pestaña Costes del vehículo
- Haga clic en el botón Añadir
- Rellene:
- Fecha: Fecha del pago
- Tipo: Categoría del coste (combustible, servicio, seguro, etc.)
- Importe: Cuantía del coste
- Descripción: Descripción detallada
- Puede adjuntar la factura
- Haga clic en Guardar
En la parte inferior de la tabla se muestra la suma total de los costes. Bajo la tabla encontrará un resumen de los costes por años individuales.
Gestión de viñetas de autopista
Entrada manual de viñetas de autopista
- Abra el detalle del vehículo, pestaña General, sección Viñetas de autopista
- Haga clic en el botón Editar en la esquina superior derecha de la sección
- Para cada país, introduzca:
- País: Selección de la lista de países
- Validez desde: Inicio de la validez
- Validez hasta: Fin de la validez
- Para vehículos de carga además: Número de unidad y Fecha de emisión
- Haga clic en Guardar
Importación de compra masiva de viñetas (solo para República Checa)
Si compra viñetas de autopista de forma masiva a través del sistema EDAZ:
- En la página principal del módulo, haga clic en el botón Importación de compra masiva de viñetas EDAZ....XLS
- Seleccione el archivo XLS descargado del sistema EDAZ
- El sistema asignará automáticamente las viñetas a los vehículos según la matrícula
- Compruebe la asignación y confirme la importación
Impresión de etiquetas de viñetas (solo para República Checa)
- En la página principal del módulo, haga clic en el botón Impresión de etiquetas de viñetas CZ
- Seleccione los vehículos para los que desea imprimir las etiquetas
- El sistema generará un PDF con las etiquetas que contienen la matrícula y la validez de la viñeta
- Imprima las etiquetas y colóquelas en los vehículos
Protocolo de entrega
Al entregar un vehículo a un empleado, puede generar un protocolo de entrega:
- Abra el detalle del vehículo
- Haga clic en el botón Preparar protocolo de entrega
- El sistema generará un documento en formato Word o Excel (según la configuración)
- El documento contiene todos los datos importantes del vehículo, equipamiento y estado
- Imprima el protocolo y haga que el empleado lo firme al recibir el vehículo
Historial de conductores
Si la función Historial de conductores está activada en la configuración, puede seguir quién usó el vehículo en el pasado:
- Abra el detalle del vehículo, pestaña General, sección Historial de conductores
- Para añadir un registro, haga clic en el botón Añadir
- Rellene:
- Fecha desde: Inicio del uso
- Kilometraje: Estado del cuentakilómetros al recibirlo
- Fecha hasta: Fin del uso
- Kilometraje: Estado del cuentakilómetros al devolverlo
- Conductor - usuario: Selección del empleado
- Haga clic en Guardar
Gestión de neumáticos
Para turismos
- Abra el detalle del vehículo, pestaña General, sección Neumáticos
- Haga clic en el botón Editar
- Rellene los datos sobre neumáticos de invierno, verano y universales:
- Compra (fecha): Cuándo se compraron los neumáticos
- Marca: Fabricante y modelo
- Medida: Medida de los neumáticos (p. ej., 205/55 R16)
- En el campo Cambiado actualmente a, seleccione qué tipo de neumáticos tiene el vehículo ahora
- Anote la Fecha de cambio
- En la nota Neumáticos almacenados/estado, puede indicar dónde están guardados los neumáticos y su estado
Para vehículos de carga y maquinaria
En los vehículos de carga, los neumáticos se registran por ejes:
- Para cada eje (1-4), introduzca:
- Medida
- Fabricante/tipo
- Fecha de compra
- Fecha de cambio
Tarjetas de combustible
Puede registrar varias tarjetas de combustible para un solo vehículo:
- Abra el detalle del vehículo, pestaña General, sección Tarjeta de combustible
- Haga clic en el botón Editar
- Para cada tarjeta, rellene:
- Tipo de tarjeta: Nombre del proveedor (p. ej., "OMV", "Shell")
- Número de tarjeta: Número impreso en la tarjeta
- Validez de la tarjeta hasta: Fecha de vencimiento
- PIN: Código PIN (si existe)
- Haga clic en Guardar
Financiación (leasing/préstamo)
Si la sección Financiación está activada en la configuración, puede registrar préstamos y leasings:
- Abra el detalle del vehículo, pestaña General, sección Financiación
- Haga clic en el botón Editar
- Rellene:
- Número de contrato de préstamo
- Con la compañía: Nombre del banco o compañía de leasing
- Importe total: Cuantía de la financiación
- Fecha de finalización del préstamo: Cuándo termina el pago
- Día de pago del mes: Qué día del mes se paga la cuota
- Cuantía de la cuota: Pago mensual
- Número de cuenta: Cuenta para los pagos
- El sistema avisará al usuario designado antes de que finalice el contrato
Notificaciones por correo electrónico
El sistema envía automáticamente alertas por email según la configuración:
- Las alertas se envían el número de días antes del vencimiento configurado (por defecto 14 días)
- El email lo recibe el administrador del vehículo y/o el conductor (según la configuración del módulo)
- El email contiene información sobre el vehículo (matrícula, nombre), qué vence y cuándo
- Las notificaciones se envían automáticamente cada día mediante una tarea cron
Exportación de datos
- En la tabla principal con el resumen de vehículos, haga clic en el botón Excel
- El sistema exportará los datos mostrados actualmente (incluyendo los filtros activos)
- La exportación contiene todas las columnas visibles
- El archivo se descargará automáticamente en formato XLSX
Integración con otros módulos
Libro de rutas
Si utiliza el módulo Libro de rutas, el sistema vincula automáticamente los datos:
- En el detalle del vehículo se muestra el kilometraje actual proveniente del libro de rutas
- Al supervisar el servicio por km, el sistema compara el servicio planificado con el kilometraje actual
- En el detalle del vehículo, puede hacer clic en el botón Libro de rutas para ir directamente a los registros de ese vehículo
Reserva de vehículos
Si la integración con el módulo Reserva de vehículos está activada:
- En cada vehículo puede configurar el campo Se puede reservar
- Solo los vehículos con esta función activada aparecerán en el sistema de reservas
- Los empleados pueden reservar los vehículos a través del calendario de reservas
Solución de problemas
Preguntas frecuentes
Pregunta: ¿Por qué no veo algunos vehículos en la lista?
Solución: Compruebe lo siguiente:
- ¿Tiene los permisos de acceso correctos? Con el permiso 1 o 2, solo verá los vehículos donde figura como conductor
- ¿Hay algún filtro activado? Intente quitar el filtro con el botón Cancelar en la sección Filtro
- ¿Está el vehículo retirado? Haga clic en el botón Todos en lugar de Solo activos
Pregunta: No recibo las alertas de vencimiento por email.
Solución:
- Compruebe en Configuración → Gestión de vehículos si el envío de emails está activado
- Verifique que figura como administrador del vehículo o conductor
- Compruebe que tiene correctamente rellenado su email en su perfil de usuario
Pregunta: ¿Cómo modifico las columnas que se muestran en la tabla?
Solución: Haga clic en el botón Mostrar columnas sobre la tabla y marque/desmarque las columnas deseadas.
Pregunta: ¿Puedo registrar más de una tarjeta de combustible para un solo vehículo?
Solución: Sí, al editar el vehículo en la sección Tarjeta de combustible puede añadir hasta 5 tarjetas diferentes. Cada una tiene su propio número, validez y PIN.
Pregunta: ¿Cómo funciona el seguimiento del servicio por km?
Solución: Si utiliza el módulo Libro de rutas, el sistema compara automáticamente el kilometraje actual con el límite establecido para el servicio. En cuanto el estado real se acerque al límite (dentro del número de días de antelación configurado), el vehículo aparecerá en el dashboard "Requiere atención pronto".
Consejos para un trabajo eficiente
- Configure las columnas de la tabla: Oculte las columnas que no utilice para una visualización más despejada
- Utilice protocolos de entrega: Cada vez que entregue un vehículo, genere un protocolo para documentarlo
- Asigne administradores de vehículos: En cada vehículo, asigne un administrador que reciba las alertas
- Registre los costes con regularidad: Introduzca los costes de forma continua para obtener un resumen real de los gastos de funcionamiento
- Aproveche los planes de servicio: Configure planes de servicio según las recomendaciones del fabricante; el sistema le avisará a tiempo
- Adjunte documentos: Adjunte facturas y fotografías a los servicios, siniestros y gastos
- Revise el dashboard: Compruebe periódicamente la sección "Requiere atención pronto" para gestionar los vencimientos a tiempo