Encuestas - Documentación de usuario
Descripción general del módulo
El módulo de Encuestas se utiliza para crear y gestionar encuestas y cuestionarios empresariales. Permite la recopilación eficiente de comentarios de empleados o clientes y la evaluación automática de las respuestas recopiladas.
Características principales del módulo:
- Creación de encuestas internas para empleados
- Compartir encuestas con encuestados externos mediante un enlace único
- Recordatorios automáticos para completar la encuesta
- Recopilación de datos anónima e identificada
- Visualización condicional de preguntas basada en respuestas anteriores
- Estadísticas claras y exportación de resultados
- Personalización visual de encuestas (logotipos, colores, imágenes)
Para quién está destinado el módulo:
- Usuarios regulares - completan las encuestas que se les asignan
- Administradores de encuestas - creación, gestión y evaluación de encuestas
- Dirección de la empresa - acceso a los resultados de todas las encuestas
- Encuestados externos - clientes y socios que completan encuestas a través del enlace
Interfaz de usuario
El módulo de Encuestas está dividido en tres secciones principales accesibles a través de pestañas en la parte superior de la pantalla:
Mis encuestas
Muestra una lista de encuestas asignadas para completar. Esta sección es accesible para todos los usuarios con acceso al módulo. La tabla muestra información básica sobre la encuesta, incluyendo el período de tiempo en que se puede completar y un botón para comenzar a llenarla.
Resultados de encuestas
Proporciona acceso a los resultados de todas las encuestas de su empresa. Muestra estadísticas agregadas de respuestas y permite ver encuestas completadas individualmente. Esta sección está disponible para usuarios con derechos extendidos del módulo.
Gestión de encuestas
Se utiliza para crear nuevas encuestas, editar las existentes y su gestión completa. Contiene todas las herramientas para la configuración de encuestas, creación de preguntas y configuración de funciones avanzadas. El acceso está limitado a usuarios con derechos completos de gestión de encuestas.
Operaciones básicas para usuarios regulares
Ver encuestas asignadas
Las encuestas asignadas para completar se encuentran en la sección Mis encuestas. La tabla contiene la siguiente información:
- Nombre - nombre de la encuesta
- Permitido desde - fecha y hora desde la cual se puede completar la encuesta
- Permitido hasta - fecha y hora hasta la cual debe completarse la encuesta
- Permitido para - muestra si la encuesta está destinada a todos los empleados, usuarios seleccionados o encuestados externos
- Logotipo - vista previa del logotipo de la encuesta (si está configurado)
- Preguntas - número total de preguntas en la encuesta
- Acción - botón Completar encuesta para comenzar a llenarla
Completar una encuesta
Completar una encuesta sigue estos pasos:
- En la tabla Mis encuestas, haga clic en el botón Completar encuesta junto a la encuesta que desea completar
- Si hay un texto introductorio definido, léalo antes de comenzar a llenar
- Para encuestas externas con campos requeridos, puede ser necesario completar el campo Su correo electrónico
- Las preguntas se muestran una a la vez. Lea la pregunta e ingrese su respuesta en el campo correspondiente
- Para pasar a la siguiente pregunta, haga clic en el botón Siguiente
- Si la navegación hacia atrás está permitida, puede volver a la pregunta anterior usando el botón Anterior
- Algunas preguntas pueden aparecer u omitirse dependiendo de sus respuestas anteriores
- Después de responder la última pregunta, aparece un texto de cierre y sus respuestas se guardan automáticamente
- La encuesta está ahora completa y no se puede volver a llenar
Aviso importante: Una vez que complete la encuesta, no se puede editar. Asegúrese de que todas sus respuestas sean correctas antes de terminar.
Gestión de encuestas (para administradores)
Crear una nueva encuesta
Para crear una nueva encuesta, siga estos pasos:
- Vaya a la sección Gestión de encuestas
- Haga clic en el botón verde Crear nueva encuesta
- Complete el formulario con la configuración de la encuesta según las siguientes instrucciones
- Después de completar toda la información requerida, haga clic en el botón Guardar
Configuración básica de la encuesta
Nombre y estilo visual
Nombre: Ingrese un nombre descriptivo para la encuesta. Este campo es obligatorio y el nombre se mostrará a los encuestados al completar.
Tamaño del texto del título: Seleccione el tamaño de fuente del título de 12 a 48 píxeles. El valor predeterminado es adecuado para la mayoría de los usos.
Color del texto del título: Elija el color en el que se mostrará el título de la encuesta. El color predeterminado es azul claro (#08c).
Imagen de fondo del título: Puede subir una imagen que se mostrará como fondo del título. El tamaño recomendado es 660 × 105 píxeles. Este campo es opcional.
Período de tiempo y acceso
Encuesta activa desde - hasta: Configure el período de tiempo durante el cual la encuesta estará disponible para completar. La configuración predeterminada es 14 días desde la fecha actual. Después de la fecha de finalización, la encuesta no se puede completar.
Accesible para usuarios: Seleccione quién podrá completar la encuesta:
- Todos los usuarios de eIntranet de su empresa - la encuesta será visible para todos los empleados de su empresa
- Usuarios seleccionados de eIntranet de su empresa - después de seleccionar esta opción, aparece una lista de empleados donde puede marcar quién específicamente podrá completar la encuesta
- Enlace único - el sistema generará un enlace especial que puede compartir con encuestados externos (como clientes o socios comerciales). Esta opción es adecuada para encuestas fuera de su organización
Requerir completar
Esta configuración solo está disponible para encuestas internas (destinadas a empleados).
Requerir completar: Marcar esta casilla activa la notificación automática a los encuestados sobre la encuesta sin completar.
Después de la activación, aparecen los siguientes campos:
- Cuándo enviar información de la encuesta: Configure la fecha y hora en que se enviará el primer correo electrónico con un enlace a la encuesta y una solicitud para completarla a los encuestados
- Ya enviado: Indicador de si el correo electrónico informativo ya ha sido enviado. El sistema actualiza este campo automáticamente
- Fecha límite de completar: Configure la fecha y hora hasta la cual debe completarse la encuesta. Si el encuestado no completa la encuesta para entonces, recibirá un recordatorio automático por correo electrónico
El sistema rastrea automáticamente quién ha completado la encuesta y solo envía recordatorios a aquellos que aún no lo han hecho.
Configuración visual y de contenido
Anónima: Marcar esta casilla crea una encuesta anónima. El sistema no guardará información sobre quién específicamente completó la encuesta. Esta configuración es adecuada para cuestionarios sensibles donde desea garantizar el anonimato de los encuestados.
Logotipo: Suba una imagen de logotipo que se mostrará en la esquina superior derecha de la encuesta. El tamaño recomendado es 300 × 150 píxeles. El logotipo ayuda a identificar visualmente el propósito de la encuesta.
Texto de introducción: Ingrese el texto que se mostrará a los encuestados antes de la primera pregunta. Úselo para explicar el propósito de la encuesta, el tiempo esperado de completar u otra información importante. Este campo es opcional.
Texto de cierre: Ingrese el texto que se mostrará después de completar la encuesta. El texto predeterminado es "Gracias por completar". Puede cambiarlo, por ejemplo, a un agradecimiento con instrucciones adicionales.
Color del botón Siguiente: Elija el color del botón Siguiente que los encuestados usan para moverse entre preguntas. El color predeterminado es azul (#337ab7).
Permitir retroceder en la encuesta: Marcar esta casilla permite a los encuestados volver a preguntas anteriores usando el botón Anterior. Si no está marcado, los encuestados solo pueden avanzar.
Editar preguntas
Después de crear una encuesta, necesita agregar preguntas. Haga clic en el botón Preguntas junto a la encuesta correspondiente en la tabla de gestión de encuestas.
Agregar una pregunta
- En el editor de preguntas, haga clic en el botón Agregar nueva pregunta
- Ingrese el texto de la pregunta
- Seleccione el tipo de pregunta (campo de texto, selección de opciones, calificación, etc.)
- Configure parámetros adicionales específicos del tipo de pregunta
- Opcionalmente configure el color del número de pregunta para distinción visual
- Guarde la pregunta con el botón Guardar
Tipos de preguntas
El sistema admite varios tipos de preguntas que permiten recopilar diferentes tipos de datos:
- Campo de texto para respuestas cortas
- Campo de texto multilínea para respuestas más largas
- Selección de opción única
- Selección de opciones múltiples
- Escalas de calificación
- Fecha y hora
Visualización condicional de preguntas
Puede configurar ciertas preguntas para que aparezcan solo cuando se cumplan condiciones específicas. Por ejemplo, si el encuestado responde "Sí" a la pregunta n.º 3, se mostrará la pregunta n.º 4, de lo contrario se omitirá.
Las condiciones se configuran al editar cada pregunta. Esta función permite crear encuestas dinámicas adaptadas a las respuestas del encuestado.
Cambiar el orden de las preguntas
Las preguntas se pueden reordenar usando arrastrar y soltar o botones de cambio de orden. El orden de las preguntas corresponde a la secuencia en que se mostrarán a los encuestados.
Gestionar encuestas existentes
En la sección Gestión de encuestas, ve una tabla con todas las encuestas de su empresa. Las siguientes acciones están disponibles para cada encuesta:
Editar una encuesta
Hacer clic en el botón Editar abre un formulario para editar la configuración básica de la encuesta. Puede cambiar el nombre, el período de tiempo, el estilo visual y otros parámetros descritos anteriormente.
Advertencia: Editar una encuesta ya distribuida puede afectar la consistencia de los datos. Recomendamos editar solo encuestas que aún no se hayan completado.
Copiar una encuesta
La función de copiar permite crear una versión duplicada de una encuesta existente incluyendo todas las preguntas y configuraciones. Procedimiento:
- Haga clic en el botón Copiar junto a la encuesta que desea duplicar
- El sistema creará una nueva encuesta llamada "Copia - [nombre original]"
- Modifique el nombre y otras configuraciones según sea necesario
- Revise y opcionalmente modifique las preguntas
Esta función es útil si realiza regularmente encuestas similares y no desea crearlas desde cero.
Eliminar una encuesta
Para eliminar una encuesta, haga clic en el botón Eliminar. La encuesta no se eliminará permanentemente sino que se moverá a la papelera. Puede ver las encuestas eliminadas haciendo clic en el botón rojo Eliminadas en la parte superior de la tabla.
Restaurar una encuesta eliminada
En la vista de encuestas eliminadas, puede restaurar cada encuesta haciendo clic en el botón Restaurar. La encuesta volverá a la lista regular de encuestas y estará disponible para usar nuevamente.
Resultados de encuestas
Ver resultados
Acceda a los resultados de encuestas en la sección Resultados de encuestas. Se muestra una lista de todas las encuestas con la opción de ver resultados detallados.
Después de hacer clic en una encuesta específica, verá:
- Estadísticas de respuestas - resultados agregados para cada pregunta, gráficos y resúmenes de las respuestas más comunes
- Lista de encuestas completadas - tabla de todos los encuestados que completaron la encuesta, incluyendo fecha y hora de completar
- Detalles de respuestas individuales - posibilidad de ver las respuestas completas de un encuestado específico haciendo clic en su registro en la tabla
Para encuestas anónimas, la identificación del encuestado no se muestra.
Exportación de datos
Los resultados de encuestas se pueden exportar a una hoja de cálculo para análisis adicional.
Exportar a Excel
- En el detalle de resultados de la encuesta, haga clic en el botón Exportar a Excel
- El sistema generará un archivo que contiene todas las respuestas
- El archivo se descargará automáticamente a su computadora
Formato de datos exportados
El archivo exportado contiene:
- Columnas para preguntas individuales
- Filas para encuestados individuales
- Información de fecha y hora de completar
- Para encuestas identificadas, nombre del encuestado
- Para encuestas anónimas, solo número de orden de completar
Funciones avanzadas
Encuestas externas (para clientes)
Las encuestas externas permiten recopilar comentarios de personas fuera de su organización, como clientes, proveedores o socios.
Crear una encuesta con enlace único
- Al crear una encuesta, seleccione Enlace único en la sección Accesible para usuarios
- Después de guardar la encuesta, el sistema generará una dirección URL especial
- Copie esta dirección y compártala con los encuestados objetivo
- Los encuestados no necesitan estar conectados al sistema y completarán la encuesta directamente a través de este enlace
Requerir correo electrónico del encuestado
Para encuestas externas, puede configurar la entrada obligatoria de la dirección de correo electrónico del encuestado. Esto le permite:
- Identificar encuestados (incluso en encuestas anónimas)
- Contactar encuestados si es necesario
- Prevenir múltiples envíos de la misma persona
Compartir el enlace
El enlace generado se puede compartir de estas maneras:
- Enviar en una campaña de correo electrónico
- Colocar en sitios web
- Compartir en un boletín informativo
- Publicar en redes sociales
- Enviar por mensaje SMS
Consejo de seguridad: El enlace es público y cualquier persona con él puede completar la encuesta. No lo comparta públicamente si desea limitar el grupo de encuestados.
Requerir completar
La función de requerir completar asegura que sus empleados serán notificados sobre la encuesta y se les pedirá que la completen.
Configurar notificaciones automáticas
- Al crear o editar una encuesta, marque la casilla Requerir completar
- Configure la fecha y hora de la primera notificación en el campo Cuándo enviar información de la encuesta
- Configure la fecha límite en el campo Fecha límite de completar
- Guarde la encuesta
Programación de correos electrónicos
El sistema realiza automáticamente las siguientes acciones:
- En el momento configurado, envía a todos los encuestados seleccionados un correo electrónico con un enlace a la encuesta y una solicitud para completarla
- Rastrea continuamente quién ha completado la encuesta
- Después de la fecha límite de completar, envía un recordatorio a quienes aún no han completado la encuesta
Seguimiento de completar
En el detalle de resultados de la encuesta, ve un resumen de qué encuestados ya han completado la encuesta y cuáles no. Esto le permite rastrear la tasa de respuesta y opcionalmente contactar a individuos con un recordatorio personal.
Encuestas anónimas
Cuándo usar anonimato
Recomendamos usar encuestas anónimas en estas situaciones:
- Encuestas de satisfacción de empleados donde las respuestas pueden ser sensibles
- Evaluación de supervisores o colegas
- Cuestionarios sobre cultura empresarial y ambiente de trabajo
- Temas donde puede haber preocupaciones sobre consecuencias negativas por respuestas honestas
- Situaciones donde desea fomentar comentarios abiertos y honestos
Impacto en los resultados
Para encuestas anónimas, tenga en cuenta:
- No podrá identificar encuestados específicos
- No puede contactar al encuestado con preguntas de seguimiento
- No puede verificar quién completó la encuesta y quién no (para encuestas internas esto se rastrea pero no se muestra en los resultados)
- Los resultados son puramente estadísticos sin opciones de personalización
- Los encuestados suelen ser más abiertos y honestos
Configuración y ajustes (para administradores)
Acceso al módulo de Encuestas
El módulo de Encuestas es parte del menú principal del sistema eIntranet. Después de iniciar sesión, puede encontrarlo en la lista de módulos disponibles. La visualización del módulo depende de sus derechos de acceso configurados por el administrador del sistema.
Sistema de derechos del módulo
El administrador del sistema puede asignar diferentes niveles de acceso al módulo de Encuestas para usuarios individuales. Los derechos se configuran en el módulo de gestión de usuarios en la sección de permisos de acceso.
Derechos de usuario
El módulo de Encuestas utiliza cuatro niveles de acceso que determinan lo que puede hacer en el módulo:
Niveles de acceso
Sin acceso
El usuario no tiene acceso al módulo de Encuestas y el módulo no se muestra en el menú del sistema. Este nivel es para usuarios que no trabajan con encuestas en absoluto.
Completar encuestas
Nivel de acceso básico que permite:
- Ver la sección Mis encuestas
- Completar encuestas asignadas al usuario
- Ver la lista de encuestas disponibles
Este nivel es para empleados regulares que necesitan completar encuestas de la empresa.
Ver resultados
Nivel extendido que incluye todo del nivel anterior más:
- Acceso a la sección Resultados de encuestas
- Ver estadísticas de todas las encuestas
- Ver detalles de encuestas completadas individuales
- Exportar resultados a Excel
Este nivel es adecuado para gerentes y analistas que necesitan evaluar comentarios.
Gestión completa
Nivel más alto que incluye todo de los niveles anteriores más:
- Acceso a la sección Gestión de encuestas
- Crear nuevas encuestas
- Editar encuestas existentes
- Crear y editar preguntas
- Copiar encuestas
- Eliminar y restaurar encuestas
- Configurar todos los parámetros de encuestas incluyendo funciones avanzadas
- Gestionar encuestas externas con enlaces únicos
Este nivel es para administradores de encuestas, especialistas de RRHH y otros usuarios responsables de preparar y realizar encuestas.
Consejos y mejores prácticas
Cómo crear encuestas efectivamente
- Defina un objetivo claro - antes de crear una encuesta, aclare qué información desea obtener y cómo la usará
- Sea conciso - las encuestas largas tienen tasas de completar más bajas. Limite el número de preguntas al mínimo necesario para lograr su objetivo
- Use redacción clara - las preguntas deben ser comprensibles e inequívocas. Evite términos técnicos sin explicación
- Orden lógico - organice las preguntas de generales a específicas y agrupe temas relacionados
- Pruebe antes de enviar - pruebe la encuesta usted mismo o con un pequeño grupo de colegas para identificar cualquier ambigüedad
- Atractivo visual - use logotipos, colores y texto introductorio para crear una impresión profesional
Qué tipos de preguntas usar
- Preguntas cerradas con opciones - para recopilar datos estructurados y fácil evaluación (ej. "¿Qué tan satisfecho está con... Muy satisfecho / Satisfecho / Neutral / Insatisfecho")
- Escalas de calificación - para medir la intensidad de opinión o satisfacción (ej. calificación 1-5, 1-10)
- Respuestas de texto - para comentarios abiertos y retroalimentación detallada, pero use con moderación
- Opción múltiple - cuando múltiples respuestas pueden ser correctas simultáneamente
- Preguntas condicionales - para obtener información detallada solo donde sea relevante
Cuándo usar anonimato
Use encuestas anónimas cuando:
- Los temas son sensibles o personales
- Desea comentarios honestos sin temor a consecuencias
- Evalúa supervisores o dirección de la empresa
- Pregunta sobre cultura empresarial y relaciones interpersonales
- Realiza encuestas de satisfacción de empleados
No use anonimato cuando:
- Necesita contactar encuestados con preguntas de seguimiento
- Planea acciones de seguimiento personalizadas
- Desea rastrear quién completó la encuesta y quién no
- Necesita vincular respuestas con otros datos de empleados
Cómo motivar a completar
- Explique el propósito - en el texto introductorio, comunique claramente por qué está realizando la encuesta y cómo se usarán los resultados
- Garantice acción - asegure a los encuestados que sus comentarios llevarán a cambios concretos
- Comunique resultados - después de la evaluación, comparta los principales hallazgos y pasos planificados
- Estimación de tiempo - proporcione el tiempo aproximado de completar (ej. "Completar toma aproximadamente 5 minutos")
- Momento apropiado - envíe encuestas durante horas de trabajo y evite abrumar a los encuestados con demasiadas encuestas
- Fecha límite - fecha límite de completar claramente establecida con recordatorios automáticos
- Apoyo de la gerencia - pida a los gerentes que apoyen el completar de la encuesta
Mejores prácticas para encuestas externas
- Apariencia profesional - use el logotipo y colores de la empresa para fortalecer la credibilidad
- Amigable con móviles - verifique que la encuesta se vea bien en dispositivos móviles
- Identificación clara - en el texto introductorio, indique quién está realizando la encuesta y con qué propósito
- Protección de datos - informe a los encuestados cómo manejará sus respuestas y datos personales
- Agradecimiento - en el texto de cierre, exprese sincero agradecimiento por el tiempo dedicado a completar
- Monitoreo de tasa de respuesta - verifique regularmente el número de encuestas completadas y ajuste la comunicación si la respuesta es baja
- Evite el spam - no comparta el enlace en foros públicos o lugares donde pueda ser mal utilizado
- Pruebas - antes de la distribución masiva, pruebe todo el proceso de completar desde la perspectiva de un usuario externo
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Fecha de última actualización: 10 de noviembre de 2025