Encuestas (Cuestionarios, Sondeos, Votaciones)

Resumen

El módulo Encuestas (cuestionarios, sondeos, votaciones) sirve para crear encuestas destinadas a los empleados de la empresa y también a personas externas, así como para evaluar sus respuestas. Permite componer una encuesta con cualquier tipo de preguntas, enviarla a personas seleccionadas o compartirla mediante un enlace, y después consultar las estadísticas y descargar los resultados. El módulo resulta útil para medir la satisfacción de los empleados, recoger opiniones sobre eventos de la empresa o realizar votaciones sencillas dentro de un equipo.

Funciones clave

• Creación de encuestas con siete tipos de preguntas, incluidas respuesta de texto, selección de opciones, valoración con estrellas o selección de imagen
• Visualización condicional de preguntas según la respuesta dada a una pregunta anterior
• Envío de la encuesta a usuarios seleccionados, a toda la empresa o a cualquier persona mediante un enlace único
• Invitación automática por correo electrónico para cumplimentar la encuesta
• Resumen estadístico de las respuestas, con gráficos, y exportación de los resultados a Excel
• Copia de una encuesta existente junto con sus preguntas
• Papelera de encuestas eliminadas con posibilidad de restaurarlas

Acceso y configuración

El módulo Encuestas está disponible desde el menú principal, y su configuración determina quién puede crear encuestas, ver los resultados o solo cumplimentarlas. El acceso se rige por tres niveles de permisos, que se configuran para todo un grupo de usuarios o de forma individual para un usuario concreto.

Cómo acceder al módulo Encuestas

Ruta de navegación hasta el módulo Encuestas: Menú principal → Encuestas. Al abrirlo se muestra una pantalla con las pestañas Mis encuestas, Resultados de la encuesta y Administración de encuestas; su visibilidad depende de los permisos del usuario que ha iniciado sesión.

Configuración del módulo Encuestas

La configuración del módulo Encuestas está disponible en Ajustes → Encuestas, pestaña Derechos de los usuarios. Ahí el administrador o el responsable del módulo asigna a cada grupo de usuarios, y también a cada usuario de forma individual, uno de los tres niveles de acceso: Sin acceso a la administración de encuestas, Ver los resultados de todas las encuestas, o Crear nuevas encuestas y ver los resultados de las encuestas. Si un usuario tiene un nivel asignado tanto a través de su grupo como de forma individual, se aplica el valor más alto de los dos. Si no se ha configurado nada para nadie, todos los usuarios ven únicamente la pestaña Mis encuestas.

La pestaña Exportar de esta misma configuración ofrece una exportación técnica de los datos internos del módulo, pensada más para desarrolladores o para la migración de datos que para el trabajo habitual con los resultados de las encuestas.

El acceso a la propia configuración del módulo Encuestas (asignación de permisos a grupos y usuarios, exportación técnica) lo tienen solo los administradores y los usuarios con el rol de responsable de este módulo; se trata de un permiso independiente de los tres niveles de acceso descritos anteriormente.

Permisos y derechos de acceso al módulo Encuestas

Quién puede cumplimentar exactamente una encuesta concreta se configura por separado al crearla, mediante el campo Accesible para los usuarios (A todos los de la empresa / solo a determinados usuarios seleccionados / a cualquiera con un enlace único); esto no tiene relación con los tres niveles de permisos descritos anteriormente.

Interfaz de usuario

Al abrirse, el módulo Encuestas muestra tres pestañas: Mis encuestas, Resultados de la encuesta y Administración de encuestas. Cada pestaña trabaja con una tabla de encuestas distinta y ofrece acciones diferentes según su finalidad. La visibilidad de cada pestaña depende de los permisos del usuario que ha iniciado sesión: cuanto más alto sea el nivel, más pestañas se muestran en el módulo Encuestas.

Pestaña Mis encuestas

La pestaña Mis encuestas del módulo Encuestas la ve absolutamente cualquier persona que tenga acceso al módulo. La tabla muestra las columnas Nombre, Accesible desde, Accesible hasta, Usuarios con acceso, Logo, Preguntas y Acciones, y solo para las encuestas que están actualmente vigentes (entre las fechas Accesible desde y Accesible hasta) y que están permitidas al usuario que ha iniciado sesión. En una encuesta aún no cumplimentada, en las acciones aparece el icono Encuesta abierta; en una ya cumplimentada, aparece la marca Ya ha rellenado junto con el icono del ojo Muestra mis respuestas, al hacer clic en el cual se muestra la fecha de finalización y un resumen de todas las preguntas planteadas con sus respuestas.

Pestaña Resultados de la encuesta

La pestaña Resultados de la encuesta del módulo Encuestas es visible a partir del nivel de permiso Ver los resultados de todas las encuestas. La tabla tiene las columnas ID, Nombre, Preguntas, Encuestas completadas, Último completado y Acciones. En las encuestas que ya tienen al menos una cumplimentación, aparecen en las acciones los iconos Mostrar estadísticas, Encuestas individuales cumplimentadas, Descargar resultados en Excel y Eliminar respuestas. Si aún nadie ha cumplimentado la encuesta, en lugar de los iconos se muestra solo un texto informativo indicando que, una vez cumplimentada, se podrán mostrar las estadísticas de las respuestas o eliminarlas.

Pestaña Administración de encuestas

La pestaña Administración de encuestas del módulo Encuestas es visible a partir del nivel de permiso Crear nuevas encuestas y ver los resultados de las encuestas. Encima de la tabla están los botones Crear una nueva encuesta y Eliminados (acceso a la papelera de encuestas eliminadas). La tabla tiene las columnas ID, Nombre, Accesible desde, Accesible hasta, Usuarios con acceso, Logo, Preguntas (con el botón Editar preguntas debajo del número) y Acciones. En las acciones están los iconos Encuesta abierta, edición (icono del lápiz), Copiar y Borrar registro.

La columna Usuarios con acceso muestra un texto según la configuración de la encuesta: «A todos los usuarios de eIntranet de su empresa», «A los usuarios seleccionados» o el enlace «Enlace único» con la dirección completa de la encuesta. La columna Logo muestra una vista previa del logotipo cargado, si se ha configurado. La columna Preguntas muestra el número de preguntas como una cifra dentro de una insignia, y se calcula automáticamente según el número real de preguntas de la encuesta.

Estados de las encuestas en el módulo Encuestas

Una encuesta eliminada permanece en la papelera Eliminados durante 100 días y se puede restaurar desde ahí. En cambio, la eliminación de una pregunta concreta es definitiva e irreversible: la pregunta no se traslada a la papelera.

Operaciones básicas

Las operaciones básicas del módulo Encuestas incluyen la cumplimentación de una encuesta asignada por parte de un usuario normal, y la creación, modificación, copia o eliminación de una encuesta por parte de un usuario con permiso de administración de encuestas. Las preguntas de la encuesta se administran por separado de los datos básicos de la encuesta, en la pantalla Editar preguntas.

Procedimiento: Cumplimentar una encuesta asignada

La cumplimentación de una encuesta en el módulo Encuestas se realiza en una página independiente, a la que el encuestado accede desde la tabla Mis encuestas o desde el enlace de la invitación por correo electrónico.

1. En la pestaña Mis encuestas, busque la encuesta que todavía no ha cumplimentado.
2. Haga clic en el icono Encuesta abierta: la encuesta se abrirá en una página independiente, en una ventana nueva.
3. Si la encuesta tiene cumplimentado el Texto introductorio, este se mostrará como primera pantalla.
4. Responda a las preguntas una por una. El botón Siguiente permanece inactivo hasta que introduzca una respuesta válida (en una pregunta de texto el campo debe estar rellenado, en una de selección debe haber una opción marcada, y en la opción Respuesta propia debe haberse añadido un texto propio).
5. Si en la encuesta está habilitada la opción de volver atrás, a partir de la segunda pregunta también se muestra el botón Anterior: le devuelve a la pregunta anterior sin guardar la respuesta que estaba escribiendo.
6. Algunas preguntas solo se muestran si ha respondido a una pregunta anterior conforme a la condición de visualización configurada; en caso contrario se omiten automáticamente.
7. Después de responder a la última pregunta se muestra el Texto al final que se haya cumplimentado, o en su defecto el mensaje «Gracias por completar la encuesta». Con esto termina la cumplimentación.

Consejo: de vuelta en la pestaña Mis encuestas, en la encuesta cumplimentada aparecerá la marca Ya ha rellenado junto con el icono del ojo Muestra mis respuestas; al hacer clic en él verá la fecha de finalización y un resumen de todas sus respuestas.

Procedimiento: Crear una nueva encuesta

Una nueva encuesta en el módulo Encuestas la crea un usuario con el permiso Crear nuevas encuestas y ver los resultados de las encuestas, en la pestaña Administración de encuestas.

1. En la pestaña Administración de encuestas, haga clic en Crear una nueva encuesta.
2. Rellene el campo obligatorio Nombre y Tamaño del texto del título, y opcionalmente Color del texto del título e Imagen de fondo del título de la encuesta (tamaño recomendado 660×105 px).
3. Configure el periodo de vigencia Encuesta activa desde y hasta (si no se modifica, se rellenan por defecto la fecha de hoy y la fecha de dentro de 14 días).
4. Elija a quién es Accesible la encuesta: A todos los usuarios de la empresa, A los usuarios seleccionados (marque nombres concretos, o bien use Marcar todos los usuarios / Desmarcar todos los usuarios), o Enlace único para personas ajenas a la empresa, por ejemplo clientes.
5. Opcionalmente active Exigir finalización y complete cuándo se debe enviar la invitación por correo electrónico (Cuándo enviar la información de la encuesta) y el plazo que se indicará en la invitación (Cuándo rellenar).
6. Opcionalmente marque Anónimo (no se registra quién ha cumplimentado la encuesta), cargue el Logo (tamaño recomendado 300×150 px), rellene el Texto introductorio y el Texto al final, elija el Color del botón siguiente y habilite la Opción para volver a la encuesta.
7. Haga clic en Guardar: la encuesta se creará sin preguntas y la ventana de diálogo se cerrará.
8. En la lista, en la encuesta recién creada, haga clic en el botón Editar preguntas que aparece debajo del número de preguntas y añada las preguntas.

Procedimiento: Añadir y modificar una pregunta

Las preguntas de la encuesta se administran en el módulo Encuestas en una pantalla independiente, Editar preguntas, a la que se accede desde la tabla Administración de encuestas.

1. En la pantalla Editar preguntas, haga clic en Añadir otra pregunta, o en el icono del lápiz de una pregunta ya existente.
2. Introduzca el texto de Pregunta y, opcionalmente, el Color del número de la pregunta (por defecto #08c).
3. Seleccione el Tipo de respuesta; según el tipo se mostrará el conjunto de campos correspondiente.
4. En los tipos con opciones propias, rellene cada opción en los campos de texto (como máximo 64 caracteres por opción); con el botón Añadir otra opción añadirá otra fila.
5. En el tipo Seleccione una imagen de las especificadas, cargue las imágenes arrastrándolas a la zona marcada (como máximo 60 archivos).
6. Opcionalmente configure la Condición de visualización de la pregunta.
7. Haga clic en Guardar.

Tipos de respuesta a las preguntas de la encuesta

Al crear una pregunta, el módulo Encuestas ofrece siete tipos de respuesta con los que el encuestado reacciona a la pregunta.

Condición de visualización de la pregunta

La condición de visualización en el módulo Encuestas permite mostrar una pregunta únicamente si el encuestado ha respondido a una pregunta anterior conforme a la regla indicada. Al modificar la pregunta, seleccione la pregunta anterior y, junto a ella, la condición «es» o «no es» con una respuesta concreta; la pregunta actual se mostrará solo cuando el encuestado haya respondido a la pregunta anterior seleccionada (no) conforme a la condición indicada, y en caso contrario se omitirá automáticamente.

Ejemplo: la pregunta número 3 «¿Está satisfecho con las comidas?» se muestra solo a los encuestados que, en la pregunta número 2 «¿Va a comer al comedor de la empresa?», eligieron la respuesta «Sí».

Como origen de la condición, en el módulo Encuestas solo se pueden seleccionar preguntas de tipo respuesta de texto, selección de una o varias opciones, selección de imagen y selección con respuesta propia; las preguntas de tipo valoración con estrellas y orden de opciones no se pueden ofrecer como origen de la condición.

Orden de las preguntas

En la lista de preguntas de la encuesta del módulo Encuestas, junto al número de orden hay flechas hacia arriba y hacia abajo: al hacer clic, la pregunta se intercambia inmediatamente con la contigua y la lista se actualiza. El orden de las preguntas se renumera automáticamente después de cada reordenación o eliminación de una pregunta, de modo que la numeración quede correlativa, sin huecos.

Copiar la encuesta

La copia en el módulo Encuestas crea una nueva encuesta con las mismas preguntas y la misma configuración que el original. En la pestaña Administración de encuestas, haga clic en el icono Copiar de la encuesta seleccionada: se abrirá el mismo formulario que al modificarla, precumplimentado según el original. Al guardar se creará una encuesta completamente nueva, con las mismas preguntas y la misma configuración, pero con su propio enlace único.

Eliminación de una encuesta y de una pregunta

La eliminación en el módulo Encuestas funciona de forma distinta para toda la encuesta y para una pregunta concreta. La eliminación de la encuesta (icono Borrar registro, pregunta de confirmación «¿Suprimir? - ¿De verdad quiere borrar esta entrada?») solo oculta la encuesta y la traslada a la papelera Eliminados, donde permanece 100 días y desde donde también se puede restaurar. La eliminación de una pregunta concreta (icono Borrar registro en la pregunta, misma pregunta de confirmación), en cambio, es definitiva e irreversible: la pregunta no se traslada a la papelera.

Consulta de los resultados de las encuestas

Los resultados de las encuestas cumplimentadas en el módulo Encuestas se consultan en la pestaña Resultados de la encuesta, o directamente desde los iconos de la pestaña Administración de encuestas. El acceso a esta parte requiere el permiso Ver los resultados de todas las encuestas o uno superior.

Visualización de las estadísticas de las respuestas

El icono Mostrar estadísticas del módulo Encuestas abre un resumen por cada pregunta. En las respuestas de texto se muestra el listado de todas las respuestas; en la selección de opciones, un resumen en columnas con el número y el porcentaje de cada opción, junto con un gráfico; en la selección de imagen, un resumen similar con vistas previas de las imágenes; en la valoración con estrellas, el número medio de estrellas; y en el orden, la clasificación de las opciones por importancia, de la más importante a la menos. En las preguntas con respuesta propia, debajo del gráfico se muestran además todos los textos propios añadidos.

Encuestas individuales cumplimentadas

El icono Encuestas individuales cumplimentadas del módulo Encuestas abre una tabla con todas las cumplimentaciones, con la fecha, el nombre de la persona que la ha rellenado (si la encuesta no es anónima) y la primera respuesta. Con el icono del ojo de cada fila se muestra el detalle con todas las respuestas de esa cumplimentación.

Exportación: Resultados de la encuesta en Excel

La exportación de resultados del módulo Encuestas descarga un libro con todas las respuestas: las filas corresponden a cada encuestado y las columnas, a cada pregunta.

1. En la pestaña Resultados de la encuesta (o Administración de encuestas), busque la encuesta cuyos resultados desee descargar.
2. Haga clic en el icono Descargar resultados en Excel.
3. El libro se descargará en su ordenador.

En las encuestas de tipo A todos o A los usuarios seleccionados, en el libro se añaden además filas con los usuarios a los que se dio acceso a la encuesta pero que todavía no la han cumplimentado, con la nota «Enviado, aún no completado.»

Formato de salida: Excel (libro)

Eliminación de las respuestas de la encuesta

El icono Eliminar respuestas del módulo Encuestas, tras confirmar la pregunta «¿Suprimir? - ¿Estas seguro de que quieres borrar todas las respuestas de esta evaluación?», elimina de forma definitiva todas las respuestas recopiladas hasta ese momento. La propia encuesta y sus preguntas se conservan, y la encuesta se puede seguir cumplimentando.

Envío automático de invitaciones a la encuesta

El módulo Encuestas se encarga, sin intervención del usuario, de enviar la invitación por correo electrónico para cumplimentar la encuesta y de recalcular automáticamente el orden y el número de preguntas después de cada modificación. Estas tareas se realizan en segundo plano y el usuario no necesita iniciarlas ni confirmarlas de ningún modo.

Invitación por correo electrónico para cumplimentar la encuesta

Si en la encuesta está activado Exigir finalización y está rellenado Cuándo enviar la información de la encuesta, el módulo Encuestas, en el momento indicado (la comprobación se realiza periódicamente, con una tolerancia de unos 10 minutos), envía por correo electrónico una invitación a todas las personas a las que está destinada la encuesta, con el enlace a la encuesta y el plazo indicado en el campo Cuándo rellenar. Tras el envío, la invitación de esa encuesta se marca internamente como enviada, para que no se pueda volver a enviar.

Aviso: el campo Cuándo rellenar del módulo Encuestas solo determina el plazo que se indica en el texto de la invitación; no es una función que envíe por sí misma avisos adicionales si el encuestado no cumplimenta la encuesta antes del plazo.

Solución de problemas

Este apartado resume los mensajes y las preguntas más frecuentes de los encuestados y de los administradores sobre el módulo Encuestas: desde los mensajes al cumplimentar la encuesta, pasando por errores al cargar imágenes, hasta consejos para crear, enviar y evaluar encuestas.

Preguntas frecuentes y mensajes de error del módulo Encuestas

Pregunta: ¿Por qué al abrir el enlace de la encuesta aparece el mensaje «Ya has completado esta encuesta.»?

Solución: ya ha completado antes esta encuesta y el módulo Encuestas no permite cumplimentarla de nuevo (excepto en las encuestas con Enlace único, donde la cumplimentación repetida no se comprueba en los encuestados que no han iniciado sesión).

Pregunta: ¿Qué significa el mensaje «Esta encuesta solo está permitida a los usuarios de eIntranet. Inicie sesión primero en eIntranet y vuelva a hacer clic en el enlace de la encuesta...»?

Solución: la encuesta es de tipo A los usuarios seleccionados y se abrió sin haber iniciado sesión. Inicie sesión en eIntranet y vuelva a abrir el enlace de la encuesta.

Pregunta: ¿Por qué veo el mensaje «Esta encuesta no le ha sido permitida»?

Solución: el usuario que ha iniciado sesión no está entre los encuestados seleccionados de esta encuesta y, por eso, no puede cumplimentarla.

Pregunta: ¿Por qué no se puede cargar otra imagen en una pregunta de tipo Seleccione una imagen de las especificadas?

Solución: el módulo Encuestas muestra el mensaje «Puede cargar un máximo de 60 archivos.»; a una misma pregunta se pueden cargar como máximo 60 imágenes.

Pregunta: ¿Por qué el botón Siguiente está inactivo al cumplimentar la encuesta?

Solución: en el módulo Encuestas, el botón Siguiente permanece en gris hasta que introduzca una respuesta válida: en una pregunta de texto el campo debe estar rellenado, en una de selección debe haber una opción marcada, y en la opción Respuesta propia debe haberse añadido un texto propio.

Consejos para trabajar de forma eficaz con el módulo Encuestas

• Consejo: cree primero la encuesta y guárdela sin preguntas; después vaya añadiendo las preguntas una a una con el botón Editar preguntas, lo que facilita revisar la redacción de cada pregunta por separado.
• Consejo: para reutilizar rápidamente el mismo conjunto de preguntas, copie la encuesta con el icono Copiar en lugar de crearla desde cero.
• Consejo: antes de enviar la encuesta, pruebe a cumplimentarla usted mismo con el icono Encuesta abierta; así detectará condiciones de visualización que falten o erratas en las preguntas.
• Consejo: si necesita comentarios anónimos, marque el campo Anónimo al crear la encuesta; así, en los resultados no se registrará el nombre de la persona que la ha rellenado.
• Consejo: antes de eliminar las respuestas de forma definitiva con el icono Eliminar respuestas, descárguelas primero con el botón Descargar resultados en Excel.