Empleados

Descripción general

El módulo Empleados sirve para el registro y la gestión de los empleados de la empresa. Permite administrar datos básicos y detallados de los empleados, visualizar la estructura organizativa de la empresa, añadir notas internas y gestionar contratos electrónicos para su firma. El módulo integra los procesos de RRHH con la posibilidad de firma electrónica de documentos y garantiza un registro claro de todos los trabajadores, incluyendo sus relaciones laborales.

Funciones clave

• Registro de datos básicos y detallados de los empleados, incluyendo fotografía
• Visualización de la estructura organizativa de la empresa en un diagrama de árbol interactivo
• Gestión de plantillas de contratos y creación de contratos para firma electrónica
• Firma electrónica de contratos por parte de los empleados a través de la interfaz web
• Notas internas sobre los empleados con posibilidad de adjuntos y restricción de visibilidad
• Exportación de la lista de empleados a Excel
• Campos personalizados configurables para datos específicos de la empresa
• Edición inline de datos directamente en la tabla de la lista

Grupo objetivo

El módulo está destinado a varios grupos de usuarios con diferentes permisos:

• Personal de RRHH y administradores: Acceso total a todas las funciones, incluyendo la gestión de contratos y notas internas
• Responsables y directivos: Acceso a los datos de los empleados subordinados, posibilidad de aprobar la estructura organizativa
• Empleados comunes: Visualización de sus propios datos, firma de contratos, edición de sus propios datos de contacto

Acceso y configuración

Cómo acceder al módulo

Ruta de navegación: Menú principal → Empleados

Al abrir el módulo, se muestra automáticamente la pestaña Lista de empleados. Otras pestañas están disponibles según los permisos del usuario conectado.

Configuración del módulo

Ruta a la configuración: Ajustes → Usuarios

En la configuración del módulo puede configurar:

Usuarios

• Añadir nuevos empleados al sistema
• Configuración de nombre de usuario y contraseña
• Asignación de permisos para los módulos
• Configuración de relaciones laborales (superior, puesto, centro)

Puestos

• Gestión de puestos en la empresa
• Posibilidad de asignar varios puestos a un mismo empleado

Configuración general

• Visualización de la fecha de nacimiento en la lista de empleados
• Habilitación del organigrama
• Organigrama por empresas (para grupos de empresas)

Permisos del módulo

• Configuración de permisos para usuarios individuales o grupos
• Determinación de quién puede ver los datos detallados
• Configuración de permisos para notas internas

Campos opcionales

• Definición de campos personalizados específicos para su empresa
• Diferentes tipos de campos: texto, número, fecha, selección de opciones, texto largo
• Configuración de la visibilidad de los campos personalizados

LDAP

• Integración con Active Directory para la sincronización de usuarios
• Carga automática de datos desde el servicio LDAP

Derechos de usuario

Permiso	Descripción
Visualización de datos propios	El empleado solo ve sus propios datos y puede firmar contratos
Visualización de la lista	Visualización de la lista de todos los empleados con datos limitados
Edición de datos	Modificación de los datos básicos de los empleados y creación de contratos para firma
Gestión total	Gestión completa, incluyendo la eliminación de registros, notas internas y contratos
Visualización de datos detallados	Acceso a datos sensibles como fecha de nacimiento, datos bancarios
Edición de datos propios	Posibilidad de que cada empleado modifique sus propios datos de contacto
Administrador	Aprobación de la estructura organizativa y acceso total a todas las funciones

Interfaz de usuario

Pantalla principal

La pantalla principal del módulo contiene un panel de navegación superior con pestañas:

• Lista de empleados - Resumen en tabla de todos los empleados (disponible para todos los usuarios)
• Organigrama - Visualización en árbol de la estructura de la empresa (solo para usuarios con permiso de visualización de lista)
• Mis contratos - Visualización de contratos destinados a ser firmados por el usuario conectado (disponible para todos los empleados)
• Contratos - Gestión de contratos electrónicos (solo para personal de RRHH con permiso de gestión total)

Navegación entre pestañas

Puede cambiar entre pestañas haciendo clic en la pestaña correspondiente en el panel de navegación superior. La pestaña activa actualmente está resaltada en color azul.

Botones y acciones

En el módulo están disponibles varios botones según la pestaña actual:

• Exportaciones: Excel, Imprimir - situados sobre la tabla
• Filtros: Búsqueda, Filtros avanzados (SearchBuilder), Selección de columnas
• Detalle del empleado: Haciendo clic en el nombre en la lista
• Añadir contrato: Botón verde con el icono más en la pestaña Contratos
• Expandir/Contraer todo: Control del organigrama

Operaciones básicas

Visualización de la lista de empleados

En la pestaña Lista de empleados verá una tabla con los datos básicos:

• Apellidos y nombre
• Email
• Teléfono y móvil
• Oficina
• Puesto
• Número personal
• Superior
• Centro
• Unidad organizativa
• Campos personalizados (si están definidos)

Búsqueda y filtrado

1. En el campo Buscar en la esquina superior derecha, introduzca el texto deseado
2. La tabla se filtra automáticamente por todas las columnas
3. Para un filtrado avanzado, haga clic en el botón SearchBuilder
4. Cree sus propias combinaciones de condiciones según sea necesario

Edición inline

Algunos campos se pueden editar directamente en la tabla:

1. Haga clic en el valor que desea cambiar
2. Aparecerá un campo de edición o una selección de opciones
3. Introduzca el nuevo valor
4. El cambio se guarda automáticamente al salir del campo

Exportación a Excel

1. Haga clic en el botón Excel sobre la tabla
2. El archivo con los datos se descargará automáticamente en su ordenador
3. La exportación contiene todos los registros visualizados según el filtro actual

Impresión de la lista

1. Haga clic en el botón Imprimir
2. Se abrirá una vista previa de impresión
3. Revise la vista previa y haga clic en Imprimir en el diálogo del navegador

Detalle del empleado

Visualización del detalle

1. En la lista de empleados, haga clic en el nombre del empleado
2. Se abrirá una página con los datos detallados

El detalle del empleado muestra:

• Fotografía - foto de perfil del empleado
• Datos básicos: nombre, email, teléfono, fecha de nacimiento
• Datos laborales: oficina, puesto, número personal, superior, centro, unidad organizativa
• Datos bancarios: número de cuenta para transferencias de nómina
• Campos personalizados: campos específicos definidos por su empresa
• Notas y documentos: historial de notas internas con adjuntos

Edición de datos del empleado

1. En el detalle del empleado, haga clic en el botón Editar
2. Se abrirá una ventana de diálogo con el formulario de edición
3. Modifique los datos deseados
4. Haga clic en Guardar

Puede editar:

• Datos básicos (nombre, apellidos, email, teléfono)
• Fecha de nacimiento
• Datos laborales (oficina, puesto, número personal)
• Superior y clasificación organizativa
• Datos bancarios
• Campos personalizados
• Configuración para ocultar datos sensibles ante otros usuarios

Edición de la fotografía

1. En el detalle del empleado, haga clic en el botón Editar foto
2. Se abrirá una página para cargar la fotografía
3. Seleccione la fotografía de su ordenador
4. Si es necesario, recorte la fotografía utilizando la herramienta de recorte
5. Haga clic en Guardar

Añadir una nota

1. En el detalle del empleado, en la sección Notas, haga clic en Añadir nota
2. Complete el texto de la nota
3. Opcionalmente, añada adjuntos (documentos, archivos)
4. Marque Interna si la nota debe ser visible solo para personas seleccionadas
5. Haga clic en Guardar

Nota: Las notas internas solo son visibles para:

• El autor de la nota
• El empleado al que se refiere la nota
• Usuarios con permiso para visualizar notas internas
• Superiores según los puestos definidos en la configuración

Organigrama

Visualización de la estructura organizativa

1. Vaya a la pestaña Organigrama
2. Se mostrará el esquema en árbol de la estructura organizativa de la empresa
3. En la parte superior está el nombre de la empresa
4. Debajo se encuentran los empleados organizados según las relaciones superior-subordinado

Control del diagrama

• Expandir rama: Haga clic en el nombre del superior
• Contraer rama: Haga clic de nuevo en el nombre del superior
• Expandir todo: Botón verde en el encabezado de la tarjeta
• Contraer todo: Botón rojo en el encabezado de la tarjeta
• Desplazar diagrama: Mantenga presionado y arrastre con el ratón
• Zoom: Con la rueda del ratón o gestos en una pantalla táctil

Aprobación de la estructura organizativa (solo administrador)

1. En el organigrama, verifique que la estructura sea correcta
2. En el pie de la tarjeta, haga clic en el botón Aprobar estructura organizativa
3. El sistema registrará la fecha y hora de la aprobación, incluido el nombre de la persona que aprueba
4. La estructura aprobada electrónicamente se muestra en el pie del diagrama

Funciones avanzadas

Contratos electrónicos

El módulo permite un workflow completo de contratos electrónicos, desde la creación de la plantilla hasta el envío al empleado y la firma electrónica.

Gestión de plantillas de contratos (solo personal de RRHH)

Creación de una plantilla de contrato

1. Vaya a la pestaña Contratos
2. En la subpestaña haga clic en Plantillas de contratos
3. Haga clic en el botón Añadir registro
4. Complete el nombre de la plantilla
5. Opcionalmente, añada una nota a la plantilla
6. Cargue los archivos de la plantilla (documentos Word, PDF)
7. Haga clic en Guardar

Edición de una plantilla de contrato

1. En la lista de plantillas, haga clic en el icono Editar
2. Modifique el nombre o la nota
3. Añada o elimine archivos de la plantilla
4. Haga clic en Guardar

Eliminación de una plantilla

1. En la lista de plantillas, haga clic en el icono Eliminar
2. Confirme la eliminación en la ventana de diálogo

Creación y envío de un contrato para firma

Creación de un nuevo contrato

1. Vaya a la pestaña Contratos
2. En la subpestaña Contratos para firma haga clic en Añadir contrato para firma
3. Seleccione el Tipo de contrato de las plantillas existentes
4. Seleccione al Empleado que debe firmar el contrato
5. Establezca el Plazo de firma (opcional)
6. Añada una Nota para el empleado (opcional)
7. Haga clic en Guardar

Tras la creación, el contrato se encuentra en estado Borrador.

Edición de adjuntos del contrato

1. En la lista de contratos para firma, haga clic en el número del contrato
2. Se abrirá el detalle del contrato
3. En la sección Adjuntos, haga clic en Añadir
4. Cargue los documentos que el empleado debe firmar (Word, PDF)
5. Puede añadir varios archivos a la vez
6. Para eliminar un adjunto, haga clic en el icono de la papelera junto al archivo

Consejo: Puede editar los adjuntos incluso después de crear el contrato, siempre que no haya sido enviado.

Envío del contrato al empleado

1. En el detalle del contrato, verifique todos los adjuntos
2. Haga clic en el botón Enviar
3. Verifique los datos en el diálogo
4. Confirme el envío

Tras el envío:

• El contrato pasa al estado Enviado
• El empleado recibe una notificación por correo electrónico con un enlace para la firma
• El contrato se muestra al empleado en la pestaña Mis contratos
• Los adjuntos ya no se pueden modificar

Seguimiento del estado de los contratos

Los contratos pasan por los siguientes estados:

Estado	Descripción	Color
Borrador	Contrato creado, pero aún no enviado al empleado	Gris
Enviado	Contrato enviado, el empleado aún no lo ha abierto	Azul
Visto	El empleado ha abierto el contrato, pero aún no lo ha firmado	Azul claro
Firmado	El empleado ha firmado el contrato con éxito	Verde
Rechazado	El empleado se ha negado a firmar el contrato	Rojo
Cancelado	Contrato cancelado por el administrador	Gris
Expirado	Se ha superado el plazo de firma	Naranja

Resumen de contratos por estado

En la pestaña Contratos están disponibles las siguientes subpestañas:

• Contratos para firma: Todos los contratos en estado Borrador, Enviado o Visto
• Contratos firmados: Contratos firmados con éxito
• Contratos rechazados: Contratos rechazados por el empleado con indicación del motivo
• Plantillas de contratos: Gestión de plantillas para la creación de nuevos contratos

Cancelación de un contrato

1. En la lista de contratos, busque el contrato que desea cancelar
2. Haga clic en el icono Cancelar solicitud
3. Confirme la cancelación
4. El contrato pasará al estado Cancelado y ya no estará disponible para el empleado

Reenvío de un contrato rechazado

1. Vaya a la subpestaña Contratos rechazados
2. En el contrato rechazado, haga clic en el icono Reenviar
3. Verifique los datos en el diálogo
4. Opcionalmente, modifique el plazo de firma o la nota
5. Haga clic en Enviar
6. El contrato se enviará de nuevo al mismo empleado

Firma de contratos (para empleados)

Visualización de contratos para firma

1. Inicie sesión en el sistema
2. Vaya al módulo Empleados
3. Haga clic en la pestaña Mis contratos
4. Se mostrará una lista de todos los contratos que tiene pendientes de firma

En la lista puede ver:

• Número de contrato
• Tipo de contrato
• Estado (Enviado, Visto, Firmado, Rechazado)
• Fecha de envío
• Plazo de firma
• Fecha de firma (si ya ha sido firmado)
• Adjuntos
• Botón para abrir el detalle

Apertura del contrato

1. En la lista Mis contratos, haga clic en el botón Detalle del contrato deseado
2. Se abrirá la página con el detalle del contrato
3. El contrato pasará automáticamente del estado Enviado al estado Visto

Lectura de los adjuntos

Antes de firmar el contrato, debe confirmar la lectura de todos los adjuntos:

1. En la sección Documentos adjuntos, haga clic en el enlace de cada adjunto
2. Lea el contenido del documento
3. Tras la lectura, marque Confirmo la lectura de este archivo en cada adjunto
4. Todos los adjuntos deben estar confirmados antes de poder firmar

Nota: Las casillas de verificación se muestran en verde tras marcarlas y en rojo si no están marcadas.

Firma del contrato

1. Verifique que ha leído y confirmado todos los adjuntos
2. En la sección Firmar contrato aparecerá su nombre (pre-completado)
3. En el campo de firma, dibuje su firma con el ratón, el dedo o un lápiz en un dispositivo táctil
4. Si la firma no salió bien, haga clic en Borrar e inténtelo de nuevo
5. Tras dibujar la firma, se activará el botón verde Firmar contrato
6. Haga clic en Firmar contrato
7. El sistema mostrará una confirmación de la firma exitosa

Tras la firma:

• El contrato pasa al estado Firmado
• Se registra la fecha y hora de la firma
• Se guarda la dirección IP e información sobre el dispositivo para fines probatorios
• El personal de RRHH verá el contrato en la pestaña Contratos firmados
• La firma ya no se puede modificar

Rechazo de un contrato

Si no está de acuerdo con el contenido del contrato:

1. Haga clic en el botón rojo Rechazar contrato
2. En la ventana de diálogo, introduzca el motivo del rechazo (obligatorio, mínimo 5 caracteres)
3. Haga clic en Confirmar rechazo
4. El contrato pasará al estado Rechazado

Tras el rechazo:

• El personal de RRHH verá el motivo del rechazo
• El contrato se puede volver a enviar después de ser modificado
• El rechazo no se puede deshacer

Campos personalizados de empleados

Si los campos estándar no son suficientes para las necesidades específicas de su empresa, puede definir campos personalizados.

Definición de un campo personalizado (solo administrador)

1. Vaya a Ajustes → Usuarios
2. Haga clic en la pestaña Campos opcionales
3. Para cada campo, configure:
   • Nombre del campo: Etiqueta del campo que se mostrará en la lista y el detalle
   • Tipo de campo: Texto, Número, Fecha, Selección de opciones, Texto largo
   • Obligatorio: Si el campo debe ser completado obligatoriamente
   • Visibilidad: Quién puede ver y editar el campo
4. Haga clic en Guardar

Completar un campo personalizado

1. Abra el detalle del empleado
2. Haga clic en Editar
3. Los campos personalizados aparecerán en la parte inferior del formulario
4. Complete los valores según el tipo de campo
5. Guarde los cambios

Ocultar datos sensibles

Los empleados pueden ocultar sus datos sensibles ante otros usuarios.

Configuración de ocultación

1. Abra su propio detalle de empleado
2. Haga clic en Editar
3. En la sección Ocultar campos ante otros, marque los campos que desea ocultar:
   • Email
   • Móvil
   • Fecha de nacimiento
4. Haga clic en Guardar

Tras activar la ocultación:

• Otros usuarios verán un campo vacío en lugar del dato
• Usted y el personal de RRHH con permisos totales seguirán viendo el dato
• Puede cambiar esta configuración en cualquier momento

Integración con otros módulos

Ajustes - Usuarios

Estrechamente vinculado con el módulo Empleados. Aquí se realiza:

• Añadir nuevos usuarios al sistema
• Configuración de nombre de usuario y contraseña
• Asignación de permisos para los módulos
• Configuración de campos personalizados
• Gestión de puestos

Asistencia

El registro del tiempo de trabajo se vincula automáticamente con los empleados:

• Selección del empleado al registrar la asistencia
• Filtrado de asistencia por empleado
• Vínculo superior-subordinado para aprobaciones

Vacaciones

Gestión de las vacaciones de los empleados:

• Carga automática de los datos del empleado
• Workflow de aprobación según el superior
• Control de derechos a vacaciones

Órdenes de viaje

Registro de viajes de negocios:

• Selección del empleado para la orden de viaje
• Aprobación según la estructura organizativa

Registro de activos

Asignación de activos a los empleados:

• Seguimiento de qué empleado tiene asignado cada activo
• Carga automática de datos desde el módulo Empleados

Integración LDAP

Sincronización con Active Directory:

• Importación automática de empleados desde AD
• Sincronización de datos (email, teléfono, oficina)
• Actualización de la estructura organizativa

Resolución de problemas

Preguntas frecuentes

No veo la pestaña Contratos

Solución: La pestaña Contratos está disponible solo para usuarios con permiso de gestión total del módulo Empleados. Contacte con su administrador para que le asigne los permisos.

No puedo firmar el contrato - el botón está inactivo

Solución: Verifique que ha cumplido todas las condiciones:

• Ha confirmado la lectura de todos los adjuntos (casillas verdes marcadas)
• Ha dibujado la firma en el campo de firma
• El campo con su nombre está completado

Si el botón sigue sin funcionar, intente actualizar la página y verifique las condiciones de nuevo.

El contrato tiene el estado Expirado

Solución: El contrato ya no se puede firmar porque se ha superado el plazo de firma. Contacte con el personal de RRHH que le envió el contrato. Pueden reenviarlo con un nuevo plazo.

Al hacer clic en el nombre de un empleado no se muestra el detalle

Solución: No tiene permisos para visualizar datos detallados. Solo tiene permiso para visualizar la lista. Para acceder a los detalles, contacte con el administrador.

Me faltan algunas columnas en la tabla

Solución: Utilice el botón de selección de columnas sobre la tabla. Haga clic en él y marque las columnas que desea visualizar.

El organigrama se visualiza incorrectamente

Solución:

• Intente usar el botón Contraer todo y luego expanda gradualmente las ramas necesarias
• El diagrama requiere suficiente espacio - agrande la ventana del navegador
• Utilice la barra de desplazamiento horizontal en la parte inferior de la tarjeta
• Intente actualizar la página

No puedo editar mis propios datos

Solución: Verifique que tiene permiso para editar sus propios datos. Este permiso se configura en la administración. Si tiene el permiso y aun así no puede editar, contacte con el administrador.

La firma se dibuja mal en un dispositivo móvil

Solución:

• Intente girar el dispositivo a modo horizontal para tener una mayor superficie de firma
• Utilice el dedo o un stylus, no las uñas
• Si la firma no salió bien, use el botón Borrar e inténtelo de nuevo
• En algunos dispositivos funciona mejor dibujar a un ritmo más lento

No me ha llegado el correo con el enlace para la firma

Solución:

• Revise la carpeta de spam/correo no deseado
• Verifique que su correo electrónico esté correctamente introducido en el sistema
• El correo puede llegar con un ligero retraso (unos minutos)
• Puede firmar el contrato directamente en el sistema en la pestaña Mis contratos
• Si el correo sigue sin llegar, contacte con el personal de RRHH

Un empleado ve una nota interna que no debería ver

Solución: Un empleado siempre ve sus propias notas internas. Si puede ver las notas de otros, probablemente esté configurado en la lista de usuarios con permiso para visualizar notas internas o sea un superior en un puesto con este permiso. Revise la configuración de permisos.

Consejos para un trabajo eficiente

Para personal de RRHH

• Cree plantillas de contratos para los tipos de contratos utilizados con frecuencia (contrato de trabajo, anexos, acuerdos)
• Establezca plazos de firma razonables - recomendamos al menos 7 días
• En la nota del contrato, incluya una breve descripción y los puntos importantes que el empleado debe leer
• Revise regularmente los contratos en estado Visto - el empleado podría necesitar una aclaración
• Utilice las notas internas para registrar información importante sobre los empleados
• Use campos personalizados para datos específicos de su empresa (ej. número de tarjeta, talla de ropa)

Para responsables y directivos

• Revise regularmente el organigrama y asegúrese de que esté actualizado
• Utilice la posibilidad de ver el detalle del subordinado directamente desde el diagrama haciendo clic en el nombre
• Utilice las notas internas para registrar eventos importantes (elogios, observaciones)
• Exporte la lista de subordinados a Excel para su posterior procesamiento (ej. datos para nóminas)

Para empleados comunes

• Revise regularmente la pestaña Mis contratos para ver si tiene algo pendiente de firma
• Lea atentamente todos los adjuntos antes de firmar un contrato
• Si no está seguro del contenido del contrato, contacte con RRHH antes de firmar
• Actualice sus datos de contacto (teléfono, email) en caso de cambio
• Utilice la opción de ocultar datos sensibles si no desea compartir su email o móvil con los demás

Atajos de teclado

• Al abrir la lista, el campo de búsqueda se activa automáticamente - puede empezar a escribir directamente
• En las tablas, use las flechas para desplazarse entre los registros
• Ctrl+P - Imprimir la página actual
• F5 - Actualizar la página

Procedimientos de trabajo recomendados

• Nuevo empleado:
  1. Añada al usuario en Ajustes → Usuarios
  2. Complete todos los datos obligatorios
  3. Configure el superior y el puesto
  4. Cargue una fotografía
  5. Cree y envíe el contrato de trabajo para su firma
• Finalización de la relación laboral:
  1. Marque al usuario como inactivo (en Ajustes → Usuarios)
  2. Añada una nota interna con la fecha de finalización y el motivo
  3. Asegure la firma de los documentos de salida a través del módulo Contratos
• Cambio de puesto o de superior:
  1. Modifique los datos en el detalle del empleado
  2. Verifique el organigrama
  3. Si es necesario, solicite la aprobación de la nueva estructura
  4. Añada una nota con la fecha y el motivo del cambio