Aprobaciones
Descripcion general
El modulo Aprobaciones (proceso de aprobacion, circulacion de documentos, confirmacion) proporciona un flujo de trabajo de aprobacion digital para documentos empresariales. Permite enviar documentos para su aprobacion a empleados especificos, realizar el seguimiento del progreso de aprobacion y notificar automaticamente a las partes involucradas. El sistema soporta aprobaciones de una y dos rondas con un numero configurable de firmas requeridas.
Funciones principales
- Creacion de solicitudes de aprobacion con archivos adjuntos y campos personalizados
- Proceso de aprobacion de una o dos rondas
- Numero configurable de firmas requeridas para cada ronda
- Rechazo automatico despues del vencimiento del plazo
- Notificaciones por correo electronico a los aprobadores con botones para aprobacion directa desde el correo
- Registro de comentarios y notas para cada solicitud
- Tipos de documentos separados con diferentes cadenas de aprobacion y derechos de acceso
- Exportacion de datos a Excel e impresion
Acceso y configuracion
Como acceder al modulo Aprobaciones
Ruta de navegacion: Menu principal → Aprobaciones
Al abrir el modulo Aprobaciones, se muestra un panel con los tipos de documentos a los que tiene acceso. Al hacer clic en un tipo especifico, se muestra la lista de solicitudes del proceso de aprobacion correspondiente.
Configuracion del modulo Aprobaciones
La configuracion del modulo Aprobaciones esta disponible a traves de Configuracion → Aprobaciones. El acceso a la configuracion requiere permisos de administrador del modulo. En la configuracion, se gestionan los tipos de documentos, las cadenas de aprobacion, los aprobadores y los derechos de acceso de los usuarios.
Permisos y derechos de acceso del modulo Aprobaciones
Los derechos de acceso se configuran a nivel de cada tipo de documento por separado. El administrador asigna derechos a usuarios individuales o a toda la empresa para cada tipo de documento.
| Nivel de permiso | Que puede hacer el usuario |
|---|---|
| Lectura | Visualizar solicitudes del tipo dado sin posibilidad de crear o aprobar |
| Escritura | Crear nuevas solicitudes; aprobar y rechazar documentos (solo para aprobadores designados) |
| Eliminacion | Eliminar solicitudes y acceder a la vista general de registros eliminados |
| Administracion del modulo | Gestionar tipos de documentos, cadenas de aprobacion y asignar derechos a usuarios |
Tipos de documentos para aprobacion
Que son los tipos de documentos para aprobacion
Los tipos de documentos en el modulo Aprobaciones permiten separar los procesos de aprobacion por contenido o proposito. Cada tipo tiene su propio grupo de aprobadores, numero de firmas requeridas, derechos de acceso y campos personalizados opcionales. Ejemplos de tipos: Contratos, Facturas por encima del limite, Ofertas a clientes, Solicitudes de inversion.
Procedimiento: Crear un nuevo tipo de documento para aprobacion
La creacion de un nuevo tipo de documento en el modulo Aprobaciones requiere permisos de administrador del modulo.
- Vaya a Configuracion → Aprobaciones
- Haga clic en el boton Agregar tipo
- Complete el formulario:
- Nombre: Nombre del tipo (obligatorio)
- Descripcion: Descripcion detallada del proposito del tipo
- Numero de firmas para aprobacion/rechazo - Ronda 1: Cuantos aprobadores deben firmar (obligatorio)
- Numero de firmas para aprobacion/rechazo - Ronda 2: Para aprobacion de dos rondas; ingrese 0 para una sola ronda
- Valores predeterminados: Valores preconfigurados de casillas de verificacion al crear solicitudes de este tipo
- Haga clic en Guardar
Consejo: El numero de firmas determina cuantas aprobaciones o rechazos son suficientes para cerrar la ronda. El numero que se alcance primero es el que tiene efecto.
Configurar aprobadores para un tipo de documento
Despues de crear un tipo de documento en el modulo Aprobaciones, es necesario asignar aprobadores para cada ronda. Los aprobadores son usuarios que pueden aprobar o rechazar documentos del tipo dado.
- Vaya a Configuracion → Aprobaciones
- En la tabla de tipos, haga clic en el icono en la columna Nivel 1 - Puede aprobar
- Marque los usuarios que tienen derecho a aprobar en la Ronda 1
- Haga clic en Guardar
- Para la aprobacion de dos rondas, repita el procedimiento para Nivel 2 - Puede aprobar
Configurar derechos de acceso de usuarios para un tipo de documento
En la configuracion del modulo Aprobaciones, los derechos de acceso se pueden asignar por separado para cada tipo de documento. Los derechos se pueden configurar para todos los usuarios a la vez (opcion "Todos") o para personas especificas.
- Vaya a Configuracion → Aprobaciones
- En la tabla, haga clic en el icono en la columna Derechos - Lectura, Escritura o Eliminacion/Restauracion
- Marque la opcion Todos para acceso a toda la empresa, o seleccione usuarios especificos
- Haga clic en Guardar
Nota: La opcion "Todos" incluye automaticamente a los usuarios agregados al sistema en el futuro.
Configurar campos personalizados para un tipo de documento
Cada tipo de documento en el modulo Aprobaciones puede tener hasta 5 campos personalizados (campos opcionales) para registrar datos especificos, como numero de contrato, monto o departamento. Los campos personalizados se muestran en el formulario al crear una solicitud y en la tabla de resumen.
- Vaya a Configuracion → Aprobaciones
- En la tabla, haga clic en el icono en la columna Campos opcionales del tipo correspondiente
- Para cada campo, ingrese:
- Nombre: Etiqueta del campo
- Tipo: Seleccione Texto/numero (hasta 250 caracteres), Texto (ilimitado) o Fecha
- Haga clic en Guardar
Campos fijos (siempre presentes en cada solicitud): Nombre, Descripcion, Creado por, Fecha y hora de creacion, Aprobar antes de, Aprobado por, Rechazado por.
Interfaz de usuario del modulo Aprobaciones
Pantalla principal del modulo Aprobaciones
La pantalla principal del modulo Aprobaciones esta dividida en tres partes. En la parte superior se encuentra el panel de tipos de documentos: pestanas horizontales con todos los tipos a los que tiene acceso. Al hacer clic en un tipo, se muestra una tarjeta informativa con un resumen de aprobacion (numero de rondas, aprobadores, numero de firmas). Debajo se encuentra la tabla de solicitudes con filtros de estado y botones de accion.
Filtros de estado de solicitudes en el modulo Aprobaciones
Encima de la tabla de solicitudes hay botones para filtrar por estado. El numero de registros en cada estado se muestra junto al nombre del filtro.
| Filtro | Registros mostrados | Disponibilidad |
|---|---|---|
| Todos | Todas las solicitudes del tipo dado independientemente del estado | Siempre |
| Pendientes de aprobacion en Ronda 1 | Solicitudes pendientes de decision en la primera ronda | Siempre |
| Pendientes de aprobacion en Ronda 2 | Solicitudes aprobadas en Ronda 1, pendientes de Ronda 2 | Solo tipos de dos rondas |
| Aprobadas | Solicitudes aprobadas definitivamente | Solo tipos de dos rondas |
| Rechazadas | Solicitudes rechazadas (en Ronda 1 o Ronda 2) | Solo tipos de dos rondas |
Estados de solicitudes y su significado
En el modulo Aprobaciones, cada solicitud se encuentra en uno de varios estados segun lo avanzado que este en el proceso de aprobacion.
| Estado | Descripcion | Cuando ocurre |
|---|---|---|
| Pendiente de aprobacion | La solicitud aun no ha sido cerrada | Inmediatamente despues de crear la solicitud |
| Aprobada en Ronda 1 | Se ha alcanzado el numero requerido de aprobaciones en Ronda 1 | Despues de la aprobacion por un numero suficiente de aprobadores de Ronda 1 |
| Rechazada en Ronda 1 | Se ha alcanzado el numero requerido de rechazos en Ronda 1 | Despues del rechazo o cierre automatico |
| Pendiente de aprobacion en Ronda 2 | Ronda 1 superada, en espera de la decision de los aprobadores de Ronda 2 | Automaticamente despues de la aprobacion de Ronda 1 (tipo de dos rondas) |
| Aprobada en Ronda 2 | Aprobada definitivamente por ambas rondas | Despues de la aprobacion en Ronda 2 |
| Rechazada en Ronda 2 | Rechazada en la segunda ronda | Despues del rechazo en Ronda 2 o cierre automatico |
Operaciones basicas
Procedimiento: Crear una nueva solicitud de aprobacion
La creacion de una solicitud de aprobacion en el modulo Aprobaciones requiere permiso de escritura para el tipo de documento dado.
- En el modulo Aprobaciones, haga clic en el tipo de documento deseado en el panel superior
- Haga clic en el boton Agregar documento
- Complete el formulario:
- Nombre: Un nombre breve y descriptivo de la solicitud (obligatorio)
- Descripcion: Informacion detallada sobre la solicitud y el contexto
- Aprobar antes de: Plazo para la aprobacion (valor predeterminado es +14 dias desde hoy)
- Finalizar automaticamente: Marque para el rechazo automatico despues del vencimiento del plazo
- Acuerdo/desacuerdo incluso despues de la aprobacion/rechazo: Permite a los aprobadores expresar su opinion incluso despues de que la solicitud haya sido cerrada (hasta la fecha de "Aprobar antes de")
- Archivos adjuntos: Arrastre y suelte archivos en el area de Dropzone o haga clic para seleccionar (max. 60 archivos)
- Campos personalizados: Complete los campos especificos del tipo dado, si estan definidos
- Informacion por correo electronico a aprobadores: Marque para enviar automaticamente un correo a todos los aprobadores despues de la decision final
- Haga clic en Guardar
Despues de guardar, el sistema envia automaticamente notificaciones por correo electronico a todos los aprobadores de Ronda 1 con botones para aprobacion o rechazo directo desde el correo.
Nota: El sistema previene envios duplicados: si ya ha enviado una solicitud con el mismo nombre y descripcion el mismo dia, se mostrara una advertencia.
Procedimiento: Ver detalles de una solicitud de aprobacion
El detalle de la solicitud en el modulo Aprobaciones muestra informacion completa sobre la solicitud, el historial de decisiones y permite la aprobacion o el rechazo.
- En el modulo Aprobaciones, seleccione el tipo de documento en el panel superior
- En la tabla de solicitudes, haga clic en el nombre de la solicitud o en el icono de ojo en la columna Acciones
El detalle de la solicitud contiene las siguientes secciones:
- Informacion basica: Nombre, estado, creado por, fecha de creacion, plazo de aprobacion, tipo de documento, finalizacion automatica
- Descripcion: Descripcion detallada de la solicitud
- Campos personalizados: Valores de los campos especificos del tipo dado
- Archivos adjuntos: Archivos adjuntos para descargar
- Notas: Historial de comentarios con autor y fecha
- Aprobacion Ronda 1: Tablas "Aprobado por" y "Rechazado por" con botones de decision
- Aprobacion Ronda 2: Se muestra solo despues de la aprobacion de Ronda 1 para tipos de dos rondas
Procedimiento: Aprobar una solicitud en el modulo Aprobaciones
La aprobacion de una solicitud en el modulo Aprobaciones solo puede ser realizada por usuarios incluidos en la lista de aprobadores para la ronda correspondiente del tipo de documento dado.
- Abra el detalle de la solicitud (haga clic en el nombre o en el icono de ojo en la tabla)
- Revise la informacion, descripcion y archivos adjuntos de la solicitud
- En la seccion Aprobacion Ronda 1 (o Aprobacion Ronda 2), haga clic en el boton Aprobar
- En la ventana de dialogo, opcionalmente complete una Nota para su decision
- Confirme haciendo clic en el boton verde Aprobar
Despues de la aprobacion, el sistema registra su nombre, fecha y hora de la decision. Si se ha alcanzado el numero requerido de aprobaciones, la solicitud avanza a la siguiente ronda o se cierra definitivamente, y se envia un correo de notificacion al solicitante.
Procedimiento: Rechazar una solicitud en el modulo Aprobaciones
El rechazo de una solicitud en el modulo Aprobaciones solo puede ser realizado por usuarios incluidos en la lista de aprobadores para la ronda correspondiente.
- Abra el detalle de la solicitud
- En la seccion de la ronda de aprobacion correspondiente, haga clic en el boton rojo Rechazar
- En la ventana de dialogo, complete una Nota con el motivo del rechazo (recomendado)
- Confirme haciendo clic en Rechazar
Despues de alcanzar el numero requerido de rechazos, la solicitud se cierra automaticamente como rechazada. El solicitante recibe un correo de notificacion.
Procedimiento: Agregar una nota a una solicitud de aprobacion
Las notas en el modulo Aprobaciones sirven como canal de comunicacion entre el solicitante y los aprobadores. Las notas pueden ser agregadas por cualquier usuario con permiso de escritura para el tipo de documento dado.
- Abra el detalle de la solicitud en el modulo Aprobaciones
- Vaya a la seccion Notas
- Haga clic en el boton Agregar nota
- Escriba el texto de la nota en el campo Descripcion
- Haga clic en Guardar
La nota se muestra inmediatamente en la tabla de notas con su nombre y la fecha y hora actuales.
Procedimiento: Eliminar una solicitud de aprobacion
La eliminacion de una solicitud en el modulo Aprobaciones requiere permiso de eliminacion para el tipo de documento dado.
- En la tabla de solicitudes, haga clic en el icono Eliminar (cruz roja) en la columna Acciones
- Confirme la eliminacion en el dialogo de confirmacion
La solicitud eliminada se mueve al archivo de eliminados. Al hacer clic en el boton Eliminados en la esquina superior derecha de la tabla, se muestran los registros eliminados y se pueden restaurar.
Funciones avanzadas
Aprobacion de dos rondas en el modulo Aprobaciones
La aprobacion de dos rondas en el modulo Aprobaciones permite un proceso de aprobacion de multiples etapas donde la segunda ronda se activa solo despues de la aprobacion exitosa de la primera ronda. Esta configuracion se realiza a nivel de tipo de documento ingresando el numero de firmas para la Ronda 2 (un valor mayor que 0).
Proceso de aprobacion de dos rondas:
- La solicitud es creada: los aprobadores de Ronda 1 reciben una notificacion por correo con botones de decision
- Los aprobadores de Ronda 1 toman sus decisiones (aprobar o rechazar)
- Despues de alcanzar el numero requerido de aprobaciones en Ronda 1, el sistema envia automaticamente una notificacion a los aprobadores de Ronda 2
- Los aprobadores de Ronda 2 toman sus decisiones
- Despues del cierre de Ronda 2, el solicitante recibe un correo con el resultado
Nota: El rechazo en Ronda 1 finaliza todo el proceso; la Ronda 2 no se abre. La aprobacion de Ronda 2 en el detalle de la solicitud solo es accesible cuando la solicitud tiene el estado "Aprobada en Ronda 1".
Finalizacion automatica de una solicitud despues del vencimiento del plazo
La funcion de finalizacion automatica en el modulo Aprobaciones permite configurar que las solicitudes sin resolver sean rechazadas automaticamente despues del vencimiento del plazo "Aprobar antes de". Esta opcion se activa marcando el campo Finalizar automaticamente al crear una solicitud.
Que sucede durante la finalizacion automatica:
- El sistema verifica diariamente las solicitudes con plazos vencidos y la opcion de finalizacion automatica activa
- La solicitud se mueve automaticamente al estado "Rechazada"
- Se registra una nota: "Rechazada automaticamente - plazo vencido"
- El solicitante y (cuando el envio de informacion esta habilitado) los aprobadores reciben un correo de notificacion
Consejo: Si no marca la opcion "Finalizar automaticamente", la solicitud permanece abierta incluso despues del vencimiento del plazo y los aprobadores aun pueden tomar sus decisiones.
Posibilidad de expresar opinion despues del cierre de la solicitud
La opcion Acuerdo/desacuerdo incluso despues de la aprobacion/rechazo en el modulo Aprobaciones permite a los aprobadores agregar sus opiniones incluso despues de que la solicitud haya sido cerrada definitivamente. Esta funcion sirve para recopilar las opiniones de todos los participantes sin afectar el resultado del proceso de aprobacion.
- Las opiniones solo se pueden agregar hasta la fecha especificada en el campo Aprobar antes de
- Las opiniones adicionales no cambian el estado final de la solicitud
- La opcion se activa al crear la solicitud marcando la casilla de verificacion correspondiente
Notificaciones por correo electronico y aprobacion directa desde el correo
El modulo Aprobaciones envia automaticamente notificaciones por correo electronico en todos los momentos clave del proceso de aprobacion.
| Evento | Destinatario del correo | Contenido del correo |
|---|---|---|
| Creacion de solicitud | Aprobadores de Ronda 1 | Tipo, nombre, descripcion, plazo, adjuntos + botones Aprobar / Rechazar |
| Aprobacion de Ronda 1 (tipo de dos rondas) | Aprobadores de Ronda 2 | Tipo, nombre, descripcion, adjuntos + botones Aprobar / Rechazar |
| Aprobacion final | Solicitante + opcionalmente todos los aprobadores | Tipo, nombre, descripcion, adjuntos + enlace al detalle |
| Rechazo | Solicitante + opcionalmente todos los aprobadores | Tipo, nombre, descripcion, adjuntos + enlace al detalle |
| Rechazo automatico | Solicitante + opcionalmente todos los aprobadores | Tipo, nombre, descripcion + informacion sobre vencimiento del plazo |
Los aprobadores pueden hacer clic directamente en los botones del correo (Aprobar / Rechazar) sin necesidad de iniciar sesion en el sistema. El enlace esta protegido con un hash unico de la solicitud.
Exportacion de datos del modulo Aprobaciones
Los datos de la tabla de solicitudes en el modulo Aprobaciones se pueden exportar mediante los botones sobre la tabla:
- Excel: Exportar los registros actualmente mostrados en formato XLSX
- Imprimir: Imprimir la tabla o guardar como PDF mediante la funcion del navegador
- ColVis: Seleccionar las columnas a mostrar en la tabla y la exportacion
- SearchBuilder: Filtrado avanzado de datos para crear informes
Integracion con otros modulos
Integracion de Aprobaciones con Contratos
El modulo Aprobaciones esta vinculado con el modulo Contratos (Pedidos). Un contrato o pedido puede ser enviado directamente al proceso de aprobacion sin necesidad de volver a ingresar los datos manualmente. La integracion garantiza la trazabilidad de todo el proceso desde la creacion del documento hasta su aprobacion.
Integracion de Aprobaciones con Correo postal entrante
Los documentos fisicos recibidos a traves del modulo Correo postal entrante pueden ser enviados directamente al proceso de aprobacion en el modulo Aprobaciones.
- Registre el documento en el modulo Correo postal entrante
- En el detalle del registro, haga clic en Enviar al modulo de aprobaciones
- Seleccione el tipo de proceso de aprobacion y complete la informacion requerida
- Guarde: el sistema crea una solicitud y la vincula con el registro original del correo
En las notas de ambos registros (en el correo y en las aprobaciones) se crean automaticamente notas con referencias cruzadas.
Gestion de archivos adjuntos en el modulo Aprobaciones a traves del modulo Archivos
Todos los archivos adjuntos agregados a las solicitudes en el modulo Aprobaciones se gestionan a traves del modulo Archivos. Los archivos se almacenan en forma cifrada fuera del directorio raiz del sitio web. El acceso a los archivos solo esta disponible para usuarios con los permisos correspondientes. Los archivos se pueden descargar directamente desde el detalle de la solicitud haciendo clic en el nombre del archivo.
Solucion de problemas
El boton Aprobar o Rechazar esta inactivo
En el modulo Aprobaciones, el boton de aprobacion o rechazo puede estar inactivo por las siguientes razones:
- No esta incluido en la lista de aprobadores para la ronda correspondiente: contacte al administrador
- Ya ha aprobado o rechazado la solicitud anteriormente (cada aprobador solo puede decidir una vez)
- La solicitud ya ha sido cerrada definitivamente (aprobada o rechazada) y la opcion de expresar opinion despues del cierre no esta activa
- El plazo "Aprobar antes de" ha vencido y el aprobador no tiene permitido expresar su opinion despues del plazo
Como averiguar cuantas firmas faltan para la aprobacion
En el detalle de la solicitud en el modulo Aprobaciones, la seccion de la ronda de aprobacion muestra la informacion: "Se requieren X firma(s) para la aprobacion/rechazo. La aprobacion debe completarse antes del [fecha]." Debajo de este texto estan las tablas "Aprobado por" y "Rechazado por" con el numero actual de votos. Numero de votos faltantes = numero de firmas requeridas - numero actual.
Los aprobadores no recibieron correo despues de la creacion de la solicitud
Si los aprobadores no recibieron una notificacion por correo del modulo Aprobaciones, verifique:
- Si los aprobadores estan asignados para la Ronda 1 en la configuracion del tipo de documento
- Si los aprobadores tienen una direccion de correo electronico valida en el modulo Empleados
- Si el correo termino en la carpeta de SPAM
- Contacte al administrador del sistema para verificar la configuracion del servidor de correo
La solicitud no se puede editar despues de su creacion
En el modulo Aprobaciones, una solicitud no puede ser editada directamente despues de su creacion. Este es un comportamiento intencional para preservar la integridad del proceso de aprobacion. Alternativas posibles:
- Agregue una Nota con aclaracion o correccion: los aprobadores la veran en el detalle
- Si la solicitud aun no ha sido cerrada, eliminela (requiere permiso de eliminacion) y cree una nueva version revisada
Consejos para trabajar eficientemente con el modulo Aprobaciones
- Consejo: Use nombres descriptivos para las solicitudes: los aprobadores entenderan inmediatamente de que se trata desde el correo
- Consejo: Adjunte todos los archivos relevantes directamente al crear la solicitud, no despues a traves de notas
- Consejo: Establezca el plazo de aprobacion con suficiente margen (vacaciones, ausencias de aprobadores)
- Consejo: Al rechazar, siempre complete una nota con el motivo: el solicitante creara una nueva solicitud de mejor calidad
- Consejo: Cree tipos separados para diferentes procesos: cada tipo puede tener diferentes aprobadores y derechos
- Consejo: Use campos personalizados para identificadores clave (numero de contrato, monto, departamento): esto mejora la claridad de la tabla de resumen
- Consejo: Con el boton SearchBuilder en la tabla, puede crear filtros avanzados para informes sobre procesos de aprobacion
- Consejo: El numero de solicitudes pendientes de su aprobacion se muestra en el menu principal junto al nombre del modulo