Aprobaciones

Descripción general

El módulo Aprobaciones sirve para gestionar los procesos de aprobación corporativos de documentos. Permite crear solicitudes de aprobación, configurar cadenas de aprobación y realizar el seguimiento del progreso de la aprobación. El sistema admite un proceso de aprobación de hasta dos rondas con la posibilidad de configurar el número de aprobadores requeridos para cada ronda.

Funciones clave

• Creación de solicitudes de aprobación con adjuntos y campos personalizados
• Soporte para aprobación de una o dos rondas
• Configuración flexible del número de firmas requeridas
• Finalización automática de solicitudes tras la expiración del plazo
• Notificación por correo electrónico a los aprobadores
• Registro de comentarios y notas sobre la aprobación
• Exportación de datos a Excel y PDF
• Gestión de diferentes tipos de procesos de aprobación

Grupo objetivo

El módulo está destinado a todos los empleados que necesiten:

• Solicitar la aprobación de un documento, contrato, factura u otra documentación
• Aprobar o rechazar solicitudes dentro de sus competencias
• Seguir el progreso de la aprobación de sus solicitudes
• Gestionar la configuración de los procesos de aprobación (administradores)

Acceso y configuración

Cómo acceder al módulo

Ruta de navegación: Menú principal → Aprobaciones

Al abrir el módulo, verá una lista de los tipos de documentos a los que tiene acceso. Haga clic en un tipo específico para ver la lista de solicitudes de ese tipo.

Configuración del módulo

La configuración está disponible a través de: Configuración → Aprobaciones

En la configuración puede:

• Crear nuevos tipos de documentos para aprobación
• Definir las cadenas de aprobación para cada tipo
• Establecer los permisos de los usuarios para cada tipo
• Configurar campos personalizados para tipos de documentos específicos
• Designar aprobadores para la primera y segunda ronda
• Establecer el número de firmas requeridas para la aprobación o el rechazo

Derechos de usuario

Permiso	Descripción
Visualización	Visualización de solicitudes de aprobación sin posibilidad de realizar cambios
Escritura	Creación de nuevas solicitudes y aprobación de documentos
Eliminación	Eliminación de solicitudes, incluida la visualización de registros eliminados
Administración del módulo	Gestión de tipos de documentos y configuración de las cadenas de aprobación

Tipos de documentos para aprobación

¿Qué son los tipos de documentos?

Los tipos de documentos permiten dividir los procesos de aprobación según el contenido, el departamento o el propósito. Por ejemplo, puede crear tipos independientes para:

• Contratos
• Facturas por encima de un importe determinado
• Ofertas a clientes
• Directivas internas
• Requerimientos de inversión

Parámetros de los tipos de documentos

Cada tipo de documento tiene la siguiente configuración:

• Nombre y descripción: Identificación del tipo para una orientación sencilla
• Número de rondas: Aprobación de una o dos rondas
• Número de firmas en la 1.ª ronda: Cuántos aprobadores deben aprobar o rechazar el documento
• Aprobadores de la 1.ª ronda: Lista de usuarios autorizados para aprobar en la primera ronda
• Número de firmas en la 2.ª ronda: Número de firmas requeridas para la segunda ronda (0 = solo una ronda)
• Aprobadores de la 2.ª ronda: Lista de usuarios autorizados para aprobar en la segunda ronda
• Campos personalizados: Hasta 5 campos opcionales específicos para el tipo dado (texto, fecha, selección)
• Valores predeterminados: Valores preconfigurados al crear la solicitud

Interfaz de usuario

Pantalla principal

Al abrir el módulo, verá:

• Panel de tipos de documentos: Lista horizontal de todos los tipos a los que tiene acceso
• Filtros de estado: Botones para filtrar las solicitudes por estado
• Tabla de solicitudes: Lista de todas las solicitudes del tipo seleccionado
• Botones de acción: Añadir documento, Registros eliminados

Estados de las solicitudes

Las solicitudes pueden estar en los siguientes estados:

Aprobación de una ronda

• Pendiente de aprobación: La solicitud aún no ha sido completamente aprobada ni rechazada
• Aprobado: El número requerido de aprobadores ha aprobado la solicitud
• Rechazado: El número requerido de aprobadores ha rechazado la solicitud o el plazo ha expirado

Aprobación de dos rondas

• Pendiente de aprobación en la 1.ª ronda: La solicitud espera la aprobación en la primera ronda
• Aprobado en la 1.ª ronda: Primera ronda completada, a la espera de la segunda ronda
• Rechazado en la 1.ª ronda: La solicitud fue rechazada ya en la primera ronda
• Pendiente de aprobación en la 2.ª ronda: La solicitud pasó la primera ronda y espera la segunda
• Aprobado en la 2.ª ronda: La solicitud ha sido aprobada con éxito en ambas rondas
• Rechazado en la 2.ª ronda: La solicitud fue rechazada en la segunda ronda

Filtros y búsqueda

En la tabla de solicitudes puede utilizar:

• Filtro de estado: Botones Todos, Pendiente (1.ª ronda), Pendiente (2.ª ronda), Aprobados, Rechazados
• Búsqueda de texto: Búsqueda en el nombre, la descripción y otros campos
• Ordenación de columnas: Al hacer clic en el encabezado de la columna
• Filtros avanzados: Botón SearchBuilder para consultas complejas

Columnas de la tabla

• ID: Número único de la solicitud
• Nombre: Nombre de la solicitud
• Descripción: Descripción detallada del propósito de la solicitud
• Estado: Estado actual de la aprobación
• Creado por: Nombre del solicitante
• Fecha de creación: Fecha y hora de creación de la solicitud
• Aprobar antes de: Plazo en el que debe aprobarse la solicitud
• Firmado/Rechazado por: Lista de usuarios que ya han tomado una decisión
• Adjuntos: Archivos adjuntos a la solicitud
• Campos personalizados: Campos específicos para el tipo de documento dado
• Acciones: Botones para ver el detalle y eliminar

Operaciones básicas

Creación de una nueva solicitud de aprobación

1. Seleccione el tipo de documento haciendo clic en la pestaña correspondiente en la parte superior de la pantalla
2. Haga clic en el botón Añadir documento
3. Complete el formulario:
   • Nombre: Nombre breve pero descriptivo de la solicitud (obligatorio)
   • Descripción: Información más detallada sobre la solicitud
   • Aprobar antes de: Plazo para que el documento sea aprobado (por defecto +14 días)
   • Finalizar automáticamente: Marque si la solicitud debe rechazarse automáticamente tras la expiración del plazo
   • Estoy de acuerdo/no estoy de acuerdo incluso después de la aprobación/rechazo: Permite añadir opiniones después de la finalización
   • Adjuntos: Arrastre los archivos al área o haga clic para seleccionar (máx. 60 archivos)
   • Campos personalizados: Complete los campos específicos para el tipo de documento dado
   • Información por correo electrónico a los aprobadores: Marque para enviar automáticamente un correo electrónico a todos los aprobadores tras la decisión
4. Haga clic en Guardar
5. El sistema enviará automáticamente notificaciones por correo electrónico a todos los aprobadores de la 1.ª ronda

Aprobación de la solicitud

1. Abra el detalle de la solicitud haciendo clic en el nombre o en el icono del ojo
2. Revise la información de la solicitud, incluidos los adjuntos
3. En la sección de la ronda de aprobación (1.ª o 2.ª), haga clic en el botón Aprobar
4. Opcionalmente, añada una nota a su decisión
5. Confirme haciendo clic en Aprobar
6. El sistema registra la fecha, la hora y el autor de la aprobación

Rechazo de la solicitud

1. Abra el detalle de la solicitud
2. En la ronda correspondiente, haga clic en el botón Rechazar
3. Recomendamos completar una nota con el motivo del rechazo
4. Confirme haciendo clic en Rechazar
5. Si se alcanza el número requerido de rechazos, la solicitud se cerrará automáticamente

Añadir una nota a la solicitud

1. Abra el detalle de la solicitud
2. En la sección Notas, haga clic en Añadir nota
3. Escriba el texto de la nota
4. Haga clic en Guardar
5. La nota aparecerá en la tabla con la fecha y el autor

Visualización del detalle de la solicitud

El detalle de la solicitud contiene:

• Datos básicos: Nombre, estado, quién lo insertó, fecha, plazo de aprobación, tipo
• Descripción: Descripción detallada de la solicitud
• Campos personalizados: Valores de los campos específicos para el tipo dado
• Adjuntos: Lista de archivos adjuntos con opción de descarga
• Notas: Historial de comentarios sobre la solicitud
• 1.ª ronda de aprobación: Lista de aprobadores, quién ya aprobó/rechazó, botones para la decisión
• 2.ª ronda de aprobación: Se muestra después de la aprobación de la 1.ª ronda (si está activa)

Funciones avanzadas

Aprobación de dos rondas

En la aprobación de dos rondas, el proceso se desarrolla de la siguiente manera:

1. La solicitud se crea y se envía a los aprobadores de la 1.ª ronda
2. Tras alcanzar el número requerido de aprobaciones en la 1.ª ronda, se envía automáticamente una notificación a los aprobadores de la 2.ª ronda
3. Los aprobadores de la 2.ª ronda pueden aprobar o rechazar la solicitud
4. Tras alcanzar el número requerido de decisiones en la 2.ª ronda, la solicitud se cierra
5. El solicitante es informado por correo electrónico sobre el resultado final

Finalización automática de solicitudes

Si al crear la solicitud se marcó Finalizar automáticamente:

• El sistema comprueba diariamente mediante una tarea automática las solicitudes cuyo plazo ha expirado
• Si la solicitud no se aprueba antes del plazo, se rechaza automáticamente
• Se envía un correo electrónico al solicitante y a los aprobadores con la información sobre el rechazo automático
• En las notas se registra: "Rechazado automáticamente - fecha expirada"

Posibilidad de expresión incluso después del cierre

Al marcar la opción Estoy de acuerdo/no estoy de acuerdo incluso después de la aprobación/rechazo:

• Los aprobadores pueden añadir sus opiniones incluso después de que la solicitud haya sido aprobada o rechazada
• Esta función sirve para mapear las opiniones de todos los involucrados
• La expresión es posible solo hasta la fecha indicada en el campo "Aprobar antes de"
• Las opiniones adicionales ya no afectarán al estado final de la solicitud

Notificaciones por correo electrónico

El sistema envía automáticamente correos electrónicos en los siguientes casos:

• Nueva solicitud: A los aprobadores de la 1.ª ronda al crear la solicitud
• Aprobación de la 1.ª ronda: A los aprobadores de la 2.ª ronda (si existe)
• Aprobación final: Al solicitante y, opcionalmente, a todos los aprobadores
• Rechazo: Al solicitante y, opcionalmente, a todos los aprobadores
• Rechazo automático: Al solicitante y a los aprobadores tras la expiración del plazo

El correo electrónico contiene:

• Tipo de documento
• Nombre y descripción de la solicitud
• Nombre del solicitante
• Lista de adjuntos
• Enlace al detalle de la solicitud en el sistema
• Botones para aprobación/rechazo rápido directamente desde el correo electrónico

Aprobación rápida desde el correo electrónico

Los aprobadores pueden decidir directamente desde el correo electrónico de notificación:

1. Busque en el correo los botones Aprobar o Rechazar
2. Haga clic en el botón correspondiente
3. Se abrirá una página con la confirmación y la opción de añadir una nota
4. La decisión se registra inmediatamente en el sistema

Exportación de datos

Puede exportar los datos de la tabla utilizando los botones:

• Excel: Exportación al formato XLSX con los registros mostrados actualmente
• Print: Impresión de la tabla o guardado en PDF a través del navegador
• ColVis: Selección de columnas para visualización y exportación

Campos personalizados para tipos de documentos

Para cada tipo de documento puede definir hasta 5 campos personalizados:

1. Abra Configuración → Aprobaciones
2. Haga clic en el nombre del tipo que desea editar
3. Seleccione la pestaña Campos opcionales
4. Para cada campo, configure:
   • Nombre: Etiqueta del campo
   • Tipo: Texto, Fecha o Texto largo
5. Guarde los cambios
6. Los campos se mostrarán automáticamente tanto en el formulario como en la tabla de solicitudes

Gestión de aprobadores

Los aprobadores se configuran en la configuración del tipo de documento:

1. Abra Configuración → Aprobaciones
2. Haga clic en el nombre del tipo de documento
3. En la pestaña Aprobadores, añada usuarios:
   • Para la 1.ª ronda: Seleccione usuarios de la lista desplegable
   • Para la 2.ª ronda: Seleccione igualmente a los aprobadores de la segunda ronda
4. Establezca el número de firmas requeridas para cada ronda
5. Guarde los cambios

Integración con otros módulos

Correo postal recibido

Si llega un documento físico que requiere aprobación:

1. Registre el documento en el módulo Correo postal recibido
2. En el detalle del correo recibido, haga clic en Pasar al módulo aprobaciones
3. Seleccione el tipo de proceso de aprobación
4. Complete los datos requeridos
5. El sistema creará la solicitud y la vinculará con el registro original en el correo
6. En las notas de ambos módulos aparecerán enlaces mutuos

Archivos

Todos los adjuntos a las solicitudes se gestionan a través del módulo Archivos:

• Los archivos se almacenan de forma cifrada
• Solo los usuarios autorizados tienen acceso a los archivos
• El historial de versiones se mantiene al editar la solicitud
• Puede descargar los archivos directamente desde el detalle de la solicitud

Usuarios y permisos

Los derechos de aprobación se gestionan a nivel de:

• Derechos globales del módulo: Acceso básico de lectura/escritura/eliminación
• Derechos por tipo de documento: Permisos específicos para cada tipo
• Rol de aprobador: Determinación de quién puede aprobar en qué ronda

Resolución de problemas

Preguntas frecuentes

Pregunta: No puedo aprobar una solicitud, el botón Aprobar está inactivo.

Solución: El botón está inactivo por las siguientes razones:

• No está en la lista de aprobadores para esa ronda
• Ya ha aprobado o rechazado la solicitud
• La solicitud ya ha sido aprobada/rechazada y no se permite añadir opiniones después del cierre
• Ha expirado el plazo para la aprobación y no tiene derecho a expresarse después del plazo

Pregunta: ¿Cómo sé cuántas firmas faltan para la aprobación?

Solución: En el detalle de la solicitud, en la sección de la ronda de aprobación, se indica: "Se requieren X firma/s para aprobar/rechazar". Debajo verá tablas con los usuarios que ya han aprobado o rechazado. La diferencia entre el número requerido y el número actual de aprobaciones/rechazos es el número de votos faltantes.

Pregunta: He creado una solicitud, pero los aprobadores no han recibido el correo electrónico.

Solución: Compruebe:

• Si los aprobadores tienen las direcciones de correo electrónico correctas en el módulo Usuarios
• Si el correo electrónico está en la carpeta de SPAM
• Si en la configuración del tipo de documento se han asignado aprobadores para la 1.ª ronda
• Contacte con el administrador para revisar el servidor de correo electrónico

Pregunta: ¿Puedo cambiar una solicitud después de haberla creado?

Solución: La solicitud no se puede editar directamente después de su creación. Sin embargo, puede:

• Añadir una nota con precisiones o correcciones
• Si la solicitud aún tiene el estado "Pendiente de aprobación", puede eliminarla y crear una nueva
• Los usuarios con permisos superiores pueden eliminar la solicitud y crear una versión editada

Pregunta: ¿Qué ocurre cuando expira el plazo de aprobación?

Solución: Si al crear la solicitud se marcó la casilla "Finalizar automáticamente":

• La solicitud se rechaza automáticamente
• El solicitante y los aprobadores reciben un correo electrónico de notificación
• En las notas aparecerá el registro "Rechazado automáticamente - fecha expirada"
• Si la casilla no estaba marcada, la solicitud permanece abierta incluso después del plazo

Pregunta: ¿Cómo configuro que un aprobador pueda expresarse incluso después de la aprobación?

Solución: Al crear la solicitud, marque la opción "Estoy de acuerdo/no estoy de acuerdo incluso después de la aprobación/rechazo". Esto permitirá que todos los aprobadores añadan su opinión incluso después de que la solicitud haya sido aprobada o rechazada; las opiniones pueden añadirse hasta la fecha "Aprobar antes de".

Pregunta: No puedo crear una nueva solicitud, el botón Añadir está inactivo.

Solución: Debe tener permisos de escritura para el tipo de documento dado. Contacte con el administrador para que se le asignen los derechos.

Pregunta: ¿Puedo ver las solicitudes eliminadas?

Solución: Sí, si tiene permisos de eliminación. Haga clic en el botón Eliminado en la parte superior de la pantalla. Se mostrará una lista de todas las solicitudes eliminadas con la opción de restaurarlas.

Pregunta: ¿Cómo funciona la aprobación de dos rondas?

Solución: La aprobación de dos rondas se desarrolla secuencialmente:

1. Primero, el número requerido de aprobadores de la 1.ª ronda debe aprobar la solicitud
2. Tras la aprobación en la 1.ª ronda, los aprobadores de la 2.ª ronda reciben una notificación
3. Solo después de la aprobación por el número requerido de aprobadores de la 2.ª ronda, la solicitud queda finalmente aprobada
4. Un rechazo en cualquiera de las rondas conlleva la finalización del proceso

Consejos para un trabajo eficiente

• Cree nombres descriptivos para las solicitudes: esto le ayudará a usted y a los aprobadores a orientarse rápidamente
• Adjunte todos los archivos relevantes directamente al crear la solicitud
• Utilice el campo Descripción para explicar detalladamente el contexto de la solicitud
• Establezca un plazo de aprobación realista con margen para casos de ausencia de los aprobadores
• Utilice las notas para comunicarse con los aprobadores en lugar de correos electrónicos
• Revise regularmente las solicitudes que esperan su aprobación mediante el filtro
• Cree tipos de documentos independientes para diferentes procesos: esto facilitará la orientación y la generación de informes
• Utilice campos personalizados para registrar datos específicos (número de contrato, importe, departamento)
• Exporte los datos a Excel para crear informes sobre los procesos de aprobación
• Al rechazar, indique siempre el motivo en la nota: esto ayudará al solicitante al crear una nueva solicitud

Administración de tipos de documentos

Para los administradores del módulo:

• Compruebe regularmente si los aprobadores actuales están configurados (cambios en la estructura organizativa)
• Cree tipos de documentos con nombres y descripciones inequívocos
• Establezca valores predeterminados para las opciones utilizadas con frecuencia
• Utilice permisos a nivel de tipos: esto limitará la cantidad de elementos mostrados a los usuarios
• Documente en el campo Descripción del tipo para qué propósitos está destinado el tipo
• Al configurar el número de firmas, considere la disponibilidad de los aprobadores (vacaciones, enfermedades)