Calendarios

Resumen

El modulo Calendarios permite crear y gestionar calendarios compartidos de la empresa para la planificacion eficiente de eventos, reuniones y citas. Cada calendario puede tener configurados derechos de acceso individuales para diferentes usuarios o departamentos. El sistema soporta eventos recurrentes, recordatorios automaticos, sincronizacion con dispositivos moviles a traves de CalDAV y exportacion a Google Calendar.

Funciones clave

• Gestion de multiples calendarios con derechos de acceso separados
• Visualizacion interactiva del calendario con soporte de arrastrar y soltar
• Eventos recurrentes con configuracion de repeticion diaria, semanal, mensual o anual
• Recordatorios automaticos por correo electronico y SMS antes del inicio del evento
• Sincronizacion con dispositivos moviles a traves del protocolo CalDAV
• Exportacion a formatos Excel y CSV para Google Calendar
• Adjuntar archivos a eventos (si esta habilitado)
• Integracion con los modulos de Reservas y Tareas

Acceso y configuracion

Como acceder al modulo

Ruta de navegacion: En el menu principal de la aplicacion seleccione Calendarios

Configuracion del modulo

Ruta de configuracion: Configuracion → Calendarios

En la configuracion puede:

• Crear nuevos calendarios
• Editar calendarios existentes
• Configurar derechos de acceso para usuarios individuales
• Habilitar acceso CalDAV para aplicaciones moviles
• Configurar opciones para calendarios individuales (archivos, reservas)

Derechos de usuario

El modulo Calendarios utiliza tres niveles de derechos de acceso:

Permiso	Descripcion
Leer	Solo visualizacion de eventos en el calendario sin posibilidad de edicion
Leer/Escribir	Visualizacion, creacion y edicion de eventos propios
Leer/Escribir/Eliminar/Restaurar	Acceso completo incluyendo eliminacion de eventos y restauracion de registros eliminados

Interfaz de usuario

Pantalla principal

Al abrir el modulo, vera en la parte superior las pestanas de todos los calendarios a los que tiene acceso. Al hacer clic en la pestana de un calendario, cambiara la visualizacion a ese calendario.

El modulo ofrece dos modos de visualizacion entre los que puede alternar mediante los botones en la parte superior:

Modo de visualizacion Calendario

Visualizacion interactiva del calendario utilizando la biblioteca FullCalendar con las siguientes funciones:

• Cambio de vista: Mes o Semana mediante los botones en la parte superior derecha
• Navegacion: Botones Anterior/Siguiente para moverse en el tiempo
• Calendario mas largo: Casilla de verificacion que permite mostrar mas eventos en un dia mediante barras de desplazamiento
• Marcado de colores: Cada evento se muestra en el color que tiene asignado

Interaccion en el calendario

• Clic en un dia vacio: Abre el dialogo para crear un nuevo evento con la fecha prellenada
• Clic en un evento existente: Abre el dialogo para editar el evento
• Pasar el raton sobre un evento: Muestra un tooltip con los detalles del evento (nombre, lugar, descripcion)
• Arrastrar evento (drag and drop): Mueve el evento a otro dia u hora (solo con permiso de Escribir)
• Cambiar tamano del evento: Ajuste de la duracion del evento arrastrando el borde inferior (solo con permiso de Escribir)

Modo de visualizacion Lista

Visualizacion en tabla de todos los eventos con posibilidad de filtrado y exportacion.

Columnas en la tabla

• Desde: Fecha y hora de inicio del evento
• hasta: Fecha y hora de fin del evento
• Nombre: Nombre del evento
• Lugar: Lugar de celebracion del evento
• Color: Indicador visual del color del evento
• Contenido: Descripcion del evento y archivos adjuntos
• Registrado por: Nombre del usuario que creo el evento
• Registrado: Fecha y hora de creacion del evento
• Acciones: Iconos para editar y eliminar

Filtros

En la parte superior de la tabla puede configurar el rango de tiempo de los eventos mostrados:

• Mostrar solo desde: Fecha de inicio del rango
• hasta: Fecha de fin del rango
• Despues de configurar los filtros, haga clic en el boton Mostrar

Otros botones en el encabezado

• Como agregar calendario CalDAV en Android/iPhone/One Calendar: Abre un dialogo con instrucciones para configurar la sincronizacion con dispositivos moviles
• Eliminados: Ir a la visualizacion de eventos eliminados (solo con permiso de Eliminar/Restaurar)

Operaciones basicas

Crear un nuevo evento

Puede crear un nuevo evento de una de estas tres formas:

Metodo 1: Haciendo clic en el calendario

1. En el modo de visualizacion Calendario, haga clic en el dia deseado
2. Se abrira un dialogo con la fecha prellenada
3. Complete los datos obligatorios y opcionales (ver mas abajo)
4. Haga clic en el boton Guardar

Metodo 2: Seleccionando un rango de tiempo

1. En el modo de visualizacion Calendario, haga clic y arrastre sobre varios dias o franjas horarias
2. Se abrira un dialogo con el rango de tiempo prellenado
3. Complete los datos del evento
4. Haga clic en el boton Guardar

Metodo 3: Desde el modo Lista

1. En la visualizacion de tabla, use el icono para crear un nuevo evento
2. Complete todos los datos necesarios
3. Haga clic en el boton Guardar

Completar el formulario de nuevo evento

Datos obligatorios

• Nombre: Descripcion breve del evento (el campo tiene autocompletado de nombres usados anteriormente)
• Desde: Fecha y hora de inicio del evento (formato DD.MM.AAAA HH:MM)
• hasta: Fecha y hora de fin del evento (formato DD.MM.AAAA HH:MM)

Datos opcionales

• Lugar: Lugar de celebracion del evento (el campo tiene autocompletado de lugares usados anteriormente)
• Color: Seleccion del color del evento de una paleta preparada (azul por defecto)
• Contenido: Descripcion detallada del evento con posibilidad de formato de texto
• Adjuntos: Carga de archivos al evento (solo si esta habilitado en la configuracion del calendario)

Editar un evento existente

1. Haga clic en el evento en la visualizacion de calendario O haga clic en el icono Editar en la visualizacion de lista
2. En el dialogo, modifique los datos necesarios
3. Haga clic en el boton Guardar

Aviso para eventos recurrentes: Si edita un evento recurrente, el cambio se realizara solo para esta ocurrencia. Si desea editar todas las ocurrencias, debe eliminar el evento y crear uno nuevo con la nueva configuracion de recurrencia.

Eliminar un evento

1. Abra el dialogo para editar el evento
2. En la parte inferior del dialogo, haga clic en el boton rojo Eliminar
3. Confirme la eliminacion en la ventana de dialogo con el boton Si

Para eventos recurrentes esta disponible el boton Eliminar todas las repeticiones, que elimina todas las ocurrencias del evento de una vez.

Edicion rapida arrastrando (drag and drop)

En la visualizacion de calendario puede mover rapidamente un evento a otro dia u hora:

1. Haga clic en el evento y mantenga presionado el boton del raton
2. Arrastre el evento al nuevo dia o franja horaria
3. Suelte el boton del raton
4. El evento se guardara automaticamente en la nueva fecha

Cambio rapido de duracion del evento

1. En la visualizacion de calendario, coloque el raton sobre el borde inferior del evento
2. Haga clic y arrastre hacia abajo para alargar o hacia arriba para acortar
3. Suelte el boton del raton
4. La nueva duracion del evento se guardara automaticamente

Funciones avanzadas

Exportacion de datos

Exportar a Excel

1. Cambie la visualizacion a Lista
2. En la parte superior de la tabla, haga clic en el boton Excel
3. El archivo XLSX se descargara a su computadora con los eventos mostrados actualmente

Imprimir lista de eventos

1. Cambie la visualizacion a Lista
2. En la parte superior de la tabla, haga clic en el boton Print
3. Se abrira la vista previa de impresion
4. Use la funcion de impresion de su navegador

Exportar a CSV para Google Calendar

Este tipo de exportacion crea un archivo CSV compatible con la importacion a Google Calendar:

1. En la configuracion o en el menu del calendario, seleccione la opcion de exportacion CSV
2. El archivo se descargara con el nombre export-eIntranet-calendar.csv
3. En Google Calendar use la funcion Importar
4. Cargue el archivo CSV descargado

Eventos recurrentes

Al crear un nuevo evento, puede configurar la repeticion automatica. Esta funcion solo esta disponible para nuevos eventos; no se puede configurar la recurrencia posteriormente en eventos existentes.

Tipo 1: Repeticion diaria

1. En el dialogo de nuevo evento, encuentre la seccion Repeticion
2. En el campo Repetir cada seleccione Dia
3. Configure Repetir hasta - fecha de fin de la repeticion
4. Haga clic en Guardar

El evento se creara para cada dia hasta la fecha de fin.

Tipo 2: Repeticion semanal

1. En el campo Repetir cada seleccione Semana
2. Aparecera la opcion Repetir cada
3. Marque los dias de la semana en que se debe repetir el evento (Lunes a Domingo)
4. Seleccione la frecuencia:
   • Cada semana: El evento se repite cada semana
   • Semana impar: El evento se repite solo en semanas impares del ano
   • Semana par: El evento se repite solo en semanas pares del ano
5. Configure Repetir hasta
6. Haga clic en Guardar

Tipo 3: Repeticion mensual

La repeticion mensual ofrece dos modos:

Modo A: Por numero de dia del mes

1. En el campo Repetir cada seleccione Mes
2. Seleccione la opcion Por numero de dia del mes
3. Ingrese el numero del dia (por ejemplo, 15 para el dia quince)
4. Ingrese el intervalo de meses (por ejemplo, 1 para cada mes, 2 para cada dos meses)
5. Ejemplo: "dia 15 cada 1 mes" = dia 15 de cada mes

Modo B: Por dia de la semana en el mes

1. Seleccione la opcion Por dia de la semana en el mes
2. Seleccione el orden (1ro al 4to)
3. Seleccione el dia de la semana (Lunes a Domingo)
4. Ingrese el intervalo de meses
5. Ejemplo: "2do lunes cada 1 mes" = segundo lunes de cada mes

Tipo 4: Repeticion anual

1. En el campo Repetir cada seleccione Ano
2. Ingrese el dia del mes (1-31)
3. Seleccione el mes (1-12)
4. Configure Repetir hasta
5. Ejemplo: Dia 24, Mes 12 = 24 de diciembre de cada ano

Fecha de fin de repeticion

Para todos los tipos de repeticion es necesario ingresar Repetir hasta - la fecha hasta la cual se deben crear los eventos. Despues de guardar el formulario, el sistema creara automaticamente todas las instancias del evento segun el patron especificado.

Recordatorios y notificaciones

Notificacion de evento nuevo o modificado

Al crear o editar un evento, puede enviar una notificacion inmediata a usuarios seleccionados:

1. En el dialogo del evento, marque Enviar notificacion de nuevo registro
2. Aparecera el campo adicional A quien
3. Seleccione los usuarios que deben ser informados:
   • La seleccion ---Todos--- enviara la notificacion a todos los usuarios con acceso al calendario
   • Puede seleccionar usuarios especificos (seleccion multiple)
4. Elija el metodo de entrega:
   • Por correo electronico: La notificacion se enviara a la direccion de correo electronico del usuario
   • SMS: La notificacion se enviara como mensaje de texto (solo si el usuario tiene un telefono movil registrado)
   • Puede marcar ambas opciones
5. Despues de guardar, la notificacion se enviara inmediatamente

El historial de notificaciones enviadas se muestra en la seccion Ya enviado a, donde puede ver la fecha de envio y la lista de destinatarios.

Recordatorios automaticos antes del evento

El sistema puede enviar automaticamente un recordatorio un tiempo configurado antes del inicio del evento:

1. En el dialogo del evento, marque Enviar recordatorio
2. Apareceran configuraciones adicionales
3. En el campo Minutos antes del evento ingrese el tiempo en minutos (15 minutos por defecto):
   • 15 = quince minutos antes del evento
   • 60 = una hora antes del evento
   • 1440 = un dia antes del evento
4. En el campo A quien seleccione los destinatarios del recordatorio
5. Elija el metodo de entrega (Por correo electronico y/o SMS)
6. Despues de guardar, el recordatorio se enviara automaticamente en el tiempo configurado antes del evento

Aviso para SMS: Para recibir SMS, los usuarios deben tener un telefono movil correcto registrado en su perfil de usuario.

Historial de recordatorios enviados

Despues de enviar el recordatorio, la informacion se muestra en la seccion del dialogo llamada Ya enviado a. Aqui puede ver la hora exacta de envio y la lista de destinatarios para correo electronico y SMS por separado.

Integracion con el modulo de Reservas

Si su calendario tiene habilitada la funcion Permitir reservas desde el calendario, puede crear una reserva directamente al crear un evento:

1. En el dialogo de nuevo evento, encuentre la seccion Reservas
2. En el campo En el calendario de reservas seleccione el tipo de reserva
3. El sistema verificara automaticamente si ya existe una reserva para el tiempo especificado
4. Si hay un conflicto, se mostrara una advertencia y el boton Guardar se desactivara
5. Si el horario esta libre, puede guardar el evento y la reserva se creara automaticamente

Sincronizacion CalDAV con dispositivos moviles

CalDAV es un protocolo estandar para sincronizacion de calendarios. Es compatible con la mayoria de las aplicaciones moviles.

Habilitar acceso CalDAV

1. Vaya a Configuracion → Calendarios
2. Marque Habilitar acceso CalDAV para aplicaciones
3. Guarde el cambio

Configurar One Calendar en Android

1. En el modulo Calendarios, haga clic en el boton Como agregar calendario CalDAV en Android/iPhone/One Calendar
2. En el dialogo encontrara instrucciones completas incluyendo imagenes
3. Informacion basica para la configuracion:
   • Nombre de usuario CalDAV: su cuenta de correo electronico para iniciar sesion en eIntranet
   • Contrasena CalDAV: su contrasena de eIntranet
   • URL del servidor CalDAV: direccion que se muestra en el dialogo (por ejemplo, https://su-empresa.eintranet.net/CalDAV/server.php)
4. Despues de ingresar los datos en la aplicacion One Calendar, el calendario se sincronizara automaticamente

Aplicaciones compatibles

• One Calendar (Android)
• Calendario integrado de Android
• Calendario integrado de iPhone/iPad
• Otras aplicaciones compatibles con CalDAV

Integracion con otros modulos

Tareas

El modulo Tareas puede registrar automaticamente las fechas de tareas en el calendario. Si un evento en el calendario se crea desde una tarea:

• En el dialogo del evento se muestra el boton Ver en tareas
• Al hacer clic en este boton, ira directamente al detalle de la tarea vinculada
• Los cambios en el evento del calendario pueden reflejarse en la tarea (segun la configuracion)

Reservas

Si la opcion Permitir reservas desde el calendario esta habilitada en la configuracion del calendario:

• Al crear un evento, puede crear simultaneamente una reserva de recurso (sala, vehiculo, equipo)
• El sistema verifica la disponibilidad de la reserva en el tiempo solicitado
• En caso de conflicto de reservas, el sistema advierte y no permite guardar
• El evento en el calendario y la reserva estan vinculados

Sincronizacion con Google Calendar

El sistema soporta sincronizacion bidireccional con Google Calendar:

• Upload all: Cargar todos los eventos de eIntranet a Google Calendar
• Download all: Descargar todos los eventos de Google Calendar a eIntranet
• La sincronizacion se realiza a traves de la API de Google Calendar
• La configuracion de sincronizacion se realiza en la administracion del calendario

Gestion de calendarios

Crear un nuevo calendario

Esta operacion solo puede ser realizada por un administrador o usuario con acceso de administrador al modulo Calendarios.

1. Vaya a Configuracion → Calendarios
2. Haga clic en el boton Agregar
3. Complete los datos del calendario:
   • Nombre (obligatorio): Nombre del calendario, por ejemplo, "Calendario del departamento de TI"
   • Descripcion: Breve descripcion del proposito del calendario
   • Agregar archivos: Marque si desea permitir adjuntar archivos a los eventos
   • Permitir reservas desde el calendario: Marque para activar la integracion con el modulo de Reservas
4. Haga clic en el boton Guardar

Editar calendario

1. En Configuracion → Calendarios encuentre el calendario en la tabla
2. Haga clic en el icono de edicion del calendario correspondiente
3. Modifique los datos deseados
4. Haga clic en el boton Guardar

Configurar permisos del calendario

Cada calendario puede tener permisos configurados de dos formas:

Permisos globales

En la tabla de calendarios en la configuracion vera tres columnas con casillas de verificacion:

• Leer: Cuando esta marcado, todos los usuarios activos pueden ver el calendario
• Leer/Escribir: Cuando esta marcado, todos los usuarios activos pueden crear y editar eventos
• Leer/Escribir/Eliminar/Restaurar: Cuando esta marcado, todos los usuarios activos tienen acceso completo

Permisos individuales

Si los permisos globales no estan configurados, los permisos se rigen por la tabla Calendar_has_User, donde puede configurar el acceso para usuarios individuales:

• Permiso 1 = Leer
• Permiso 2 = Leer/Escribir
• Permiso 3 = Leer/Escribir/Eliminar/Restaurar

Eliminar calendario

La eliminacion del calendario la realiza el administrador en la configuracion. Despues de la eliminacion:

• El calendario se marca como eliminado, pero los datos permanecen en la base de datos
• El calendario deja de mostrarse a los usuarios normales
• El administrador puede restaurar el calendario

Solucion de problemas

Preguntas frecuentes

Pregunta: No puedo crear un nuevo evento, el boton Guardar esta inactivo

Solucion: Verifique si:

• Ha completado todos los campos obligatorios (Nombre, Desde, hasta)
• Tiene permiso minimo de Leer/Escribir
• Si esta creando una reserva, verifique que no haya conflicto con otra reserva en ese horario

Pregunta: No puedo mover el evento arrastrando

Solucion: La funcion de arrastrar y soltar requiere permiso minimo de Leer/Escribir. Verifique sus permisos en el calendario.

Pregunta: Como cambio el color de un evento existente?

Solucion: Haga clic en el evento para abrir el dialogo, en el campo Color seleccione un nuevo color de la paleta y guarde.

Pregunta: Puedo modificar la repeticion de un evento recurrente ya creado?

Solucion: No, la repeticion solo se puede configurar al crear un nuevo evento. Para cambiar la repeticion, es necesario eliminar el evento (use el boton Eliminar todas las repeticiones) y crearlo nuevamente con la nueva configuracion de repeticion.

Pregunta: El recordatorio no se envio aunque lo configure

Solucion: Verifique:

• Si marco la casilla Enviar recordatorio
• Si selecciono usuarios en el campo A quien
• Si marco al menos Por correo electronico o SMS
• Para SMS: si el usuario tiene un telefono movil correcto registrado en su perfil
• Si ya paso el tiempo antes del evento (el recordatorio se envia solo una vez)

Pregunta: La sincronizacion CalDAV no funciona en mi telefono

Solucion: Verifique:

• Si la opcion Habilitar acceso CalDAV para aplicaciones esta habilitada en la configuracion de eIntranet
• Si ingreso la URL correcta del servidor CalDAV (incluyendo https://)
• Si esta usando su correo electronico para iniciar sesion en eIntranet como nombre de usuario
• Si su contrasena es correcta
• Si su telefono tiene acceso a internet

Pregunta: No puedo cargar un archivo al evento

Solucion: La posibilidad de cargar archivos debe estar habilitada en la configuracion del calendario especifico. Contacte al administrador para que en Configuracion → Calendarios marque la opcion Agregar archivos para ese calendario.

Pregunta: No veo algun calendario

Solucion: El calendario solo se muestra a los usuarios que tienen permisos de acceso. Contacte al administrador para configurar los permisos.

Pregunta: Como exporto el calendario a Google Calendar?

Solucion: Hay dos formas:

• Exportar CSV: Use la exportacion a CSV para Google Calendar e importe el archivo a traves de la interfaz de Google Calendar
• CalDAV: Configure la sincronizacion CalDAV, que sincronizara automaticamente el calendario

Consejos para trabajar eficientemente

• Para crear rapidamente un evento, use clic y arrastre en la visualizacion del calendario - se prellenara la hora de inicio y fin
• Utilice el autocompletado en los campos Nombre y Lugar - ahorrara tiempo al escribir valores usados frecuentemente
• Para reuniones regulares, configure la repeticion semanal con seleccion de dias especificos
• Al marcar Calendario mas largo, mostrara mas eventos simultaneamente, lo cual es util para dias ocupados
• Para mayor claridad, use un esquema de colores consistente (por ejemplo, azul para reuniones internas, rojo para reuniones con clientes)
• Configure los recordatorios con suficiente anticipacion (se recomienda 60 minutos para eventos importantes)
• Revise regularmente la seccion Eliminados si necesita restaurar un evento eliminado por error
• Para acceso movil, configure la sincronizacion CalDAV en lugar de exportar repetidamente
• Utilice la posibilidad de adjuntar archivos a los eventos para compartir agendas o presentaciones
• Para calendarios de equipo, combine permisos globales de Leer para todos y Escribir solo para usuarios seleccionados