Kalendáře

Přehled

Modul Kalendáře umožňuje vytváření a správu firemních sdílených kalendářů pro efektivní plánování akcí, schůzek a událostí. Každý kalendář může mít nastavena individuální přístupová práva pro různé uživatele nebo oddělení. Systém podporuje opakující se události, automatická připomenutí, synchronizaci s mobilními zařízeními přes CalDAV a export do Google Kalendáře.

Klíčové funkce

Správa více kalendářů s oddělenými právy přístupu
Interaktivní zobrazení kalendáře s podporou drag and drop
Opakující se události s nastavením denního, týdenního, měsíčního nebo ročního opakování
Automatická připomenutí emailem a SMS před začátkem akce
Synchronizace s mobilními zařízeními přes CalDAV protokol
Export do formátů Excel a CSV pro Google Kalendář
Připojení souborů k akcím (pokud povoleno)
Integrace s modulem Rezervace a Úkoly

Přístup a nastavení

Jak se dostat do modulu

Navigační cesta: V hlavním menu aplikace vyberte Kalendáře

Nastavení modulu

Cesta k nastavení: Nastavení → Kalendáře

V nastavení můžete:

Vytvářet nové kalendáře
Upravovat existující kalendáře
Nastavit práva přístupu pro jednotlivé uživatele
Povolit CalDAV přístup pro mobilní aplikace
Konfigurovat možnosti pro jednotlivé kalendáře (soubory, rezervace)

Uživatelská práva

Modul Kalendáře používá tři úrovně přístupových práv:

Oprávnění	Popis
Číst	Pouze prohlížení akcí v kalendáři bez možnosti editace
Číst/Zapisovat	Prohlížení, vytváření a úprava vlastních akcí
Číst/Zapisovat/Mazat/Obnovit	Plný přístup včetně mazání akcí a obnovy smazaných záznamů

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka

Po otevření modulu vidíte nahoře záložky všech kalendářů, ke kterým máte přístup. Kliknutím na záložku kalendáře přepnete zobrazení na daný kalendář.

Modul nabízí dva režimy zobrazení, mezi kterými můžete přepínat pomocí tlačítek v horní části:

Režim zobrazení Kalendář

Interaktivní kalendářové zobrazení využívající FullCalendar knihovnu s následujícími funkcemi:

Přepínání zobrazení: Měsíc nebo Týden pomocí tlačítek vpravo nahoře
Navigace: Tlačítka Předchozí/Následující pro pohyb v čase
Delší kalendář: Zaškrtávací políčko umožňující zobrazit více akcí v jeden den pomocí posuvníků
Barevné označení: Každá akce je zobrazena v barvě, kterou má přiřazenu

Interakce v kalendáři

Kliknutí na prázdný den: Otevře dialog pro vytvoření nové akce s předvyplněným datem
Kliknutí na existující akci: Otevře dialog pro editaci akce
Najetí myší na akci: Zobrazí tooltip s detaily akce (název, místo, popis)
Přetažení akce (drag and drop): Přesune akci na jiný den nebo čas (pouze s právem Zapisovat)
Změna velikosti akce: Úprava délky trvání akce tahem za spodní okraj (pouze s právem Zapisovat)

Režim zobrazení Seznam

Tabulkové zobrazení všech akcí s možností filtrování a exportu.

Sloupce v tabulce

Od: Datum a čas začátku akce
do: Datum a čas konce akce
Název: Název akce
Místo: Místo konání akce
Barva: Vizuální indikátor barvy akce
Obsah: Popis akce a připojené soubory
Zapsal: Jméno uživatele, který akci vytvořil
Zapsáno: Datum a čas vytvoření akce
Akce: Ikony pro úpravu a smazání

Filtry

V horní části tabulky můžete nastavit časový rozsah zobrazených akcí:

Zobrazit pouze od: Počáteční datum rozsahu
do: Koncové datum rozsahu
Po nastavení filtrů klikněte na tlačítko Zobrazit

Další tlačítka v hlavičce

Jak přidat kalendář CalDAV na Android/iPhone/One Calendar: Otevře dialog s instrukcemi pro nastavení synchronizace s mobilními zařízeními
Smazané: Přechod na zobrazení smazaných akcí (pouze s právem Mazat/Obnovit)

Základní operace

Vytvoření nové akce

Novou akci můžete vytvořit jedním ze tří způsobů:

Způsob 1: Kliknutím v kalendáři

V režimu zobrazení Kalendář klikněte na požadovaný den
Otevře se dialog s předvyplněným datem
Vyplňte povinné a volitelné údaje (viz níže)
Klikněte na tlačítko Uložit

Způsob 2: Výběrem časového rozsahu

V režimu zobrazení Kalendář klikněte a táhněte přes více dní nebo časových slotů
Otevře se dialog s předvyplněným časovým rozsahem
Vyplňte údaje akce
Klikněte na tlačítko Uložit

Způsob 3: Z režimu Seznam

V tabulkovém zobrazení použijte ikonu pro vytvoření nové akce
Vyplňte všechny potřebné údaje
Klikněte na tlačítko Uložit

Vyplnění formuláře nové akce

Povinné údaje

Název: Stručný popis akce (pole má našeptávač z dříve použitých názvů)
Od: Datum a čas začátku akce (formát DD.MM.RRRR HH:MM)
do: Datum a čas konce akce (formát DD.MM.RRRR HH:MM)

Volitelné údaje

Místo: Místo konání akce (pole má našeptávač z dříve použitých míst)
Barva: Výběr barvy akce z připravené palety (výchozí modrá)
Obsah: Podrobný popis akce s možností formátování textu
Přílohy: Nahrání souborů k akci (pouze pokud je v nastavení kalendáře povoleno)

Úprava existující akce

Klikněte na akci v kalendářovém zobrazení NEBO klikněte na ikonu Upravit v seznamovém zobrazení
V dialogu upravte potřebné údaje
Klikněte na tlačítko Uložit

Upozornění pro opakující se akce: Pokud upravujete opakující se akci, změna se provede pouze pro tento jeden výskyt. Chcete-li upravit všechny výskyty, musíte akci smazat a vytvořit novou s novým nastavením opakování.

Smazání akce

Otevřete dialog pro úpravu akce
V dolní části dialogu klikněte na červené tlačítko Smazat
Potvrďte smazání v dialogovém okně tlačítkem Ano

Pro opakující se akce je k dispozici tlačítko Smazat všechna opakování, které odstraní všechny výskyty dané akce najednou.

Rychlá úprava přetažením (drag and drop)

V kalendářovém zobrazení můžete rychle přesunout akci na jiný den nebo čas:

Klikněte na akci a podržte tlačítko myši
Přetáhněte akci na nový den nebo časový slot
Uvolněte tlačítko myši
Akce se automaticky uloží na nové datum

Rychlá změna délky akce

V kalendářovém zobrazení najeďte myší na spodní okraj akce
Klikněte a táhněte dolů pro prodloužení nebo nahoru pro zkrácení
Uvolněte tlačítko myši
Nová délka akce se automaticky uloží

Pokročilé funkce

Export dat

Export do Excelu

Přepněte zobrazení na Seznam
V horní části tabulky klikněte na tlačítko Excel
Soubor XLSX se stáhne do vašeho počítače s aktuálně zobrazenými akcemi

Tisk seznamu akcí

Přepněte zobrazení na Seznam
V horní části tabulky klikněte na tlačítko Print
Otevře se náhled pro tisk
Použijte funkci tisku vašeho prohlížeče

Export do CSV pro Google Kalendář

Tento typ exportu vytvoří CSV soubor kompatibilní s importem do Google Kalendáře:

V nastavení nebo v menu kalendáře vyberte možnost exportu CSV
Soubor se stáhne s názvem export-eIntranet-calendar.csv
V Google Kalendáři použijte funkci Import
Nahrajte stažený CSV soubor

Opakující se akce

Při vytváření nové akce můžete nastavit automatické opakování. Tato funkce je dostupná pouze pro nové akce, u existujících akcí nelze opakování dodatečně nastavit.

Typ 1: Denní opakování

V dialogu nové akce najděte sekci Opakování
V poli Opakovat každý vyberte Den
Nastavte Opakovat do - koncové datum opakování
Klikněte na Uložit

Akce se vytvoří pro každý den až do koncového data.

Typ 2: Týdenní opakování

V poli Opakovat každý vyberte Týden
Zobrazí se nabídka Opakovat každé
Zaškrtněte dny v týdnu, kdy se má akce opakovat (Pondělí až Neděle)
Vyberte frekvenci:
- Každý týden: Akce se opakuje každý týden
- Lichý týden: Akce se opakuje pouze v lichých týdnech roku
- Sudý týden: Akce se opakuje pouze v sudých týdnech roku
Nastavte Opakovat do
Klikněte na Uložit

Typ 3: Měsíční opakování

Měsíční opakování nabízí dva režimy:

Režim A: Dle čísla dne v měsíci

V poli Opakovat každý vyberte Měsíc
Vyberte možnost Dle čísla dne v měsíci
Zadejte číslo dne (např. 15 pro patnáctý den)
Zadejte interval měsíců (např. 1 pro každý měsíc, 2 pro každý druhý měsíc)
Příklad: "15 den v každém 1 měsíci" = 15. den každého měsíce

Režim B: Dle dne v týdnu v měsíci

Vyberte možnost Dle dne v týdnu v měsíci
Vyberte pořadí (1. až 4.)
Vyberte den v týdnu (Pondělí až Neděle)
Zadejte interval měsíců
Příklad: "2. pondělí v každém 1 měsíci" = druhé pondělí každého měsíce

Typ 4: Roční opakování

V poli Opakovat každý vyberte Rok
Zadejte den v měsíci (1-31)
Vyberte měsíc (1-12)
Nastavte Opakovat do
Příklad: Den 24, Měsíc 12 = 24. prosince každého roku

Koncové datum opakování

Pro všechny typy opakování je nutné zadat Opakovat do - datum, do kterého se mají akce vytvářet. Po uložení formuláře systém automaticky vytvoří všechny instance akce podle zadaného vzoru.

Připomenutí a oznámení

Oznámení o nové nebo upravené akci

Při vytváření nebo úpravě akce můžete odeslat okamžité oznámení vybraným uživatelům:

V dialogu akce zaškrtněte Zaslat oznámení o novém záznamu
Zobrazí se dodatečné pole Komu
Vyberte uživatele, kteří mají být informováni:
- Výběr ---Všem--- pošle oznámení všem uživatelům s přístupem ke kalendáři
- Můžete vybrat konkrétní uživatele (vícenásobný výběr)
Zvolte způsob doručení:
- Emailem: Oznámení se odešle na emailovou adresu uživatele
- SMS: Oznámení se odešle jako textová zpráva (pouze pokud má uživatel zadaný mobilní telefon)
- Můžete zaškrtnout obě možnosti
Po uložení se oznámení odešle okamžitě

Historie odeslaných oznámení je zobrazena v sekci Již odesláno na, kde vidíte datum odeslání a seznam příjemců.

Automatická připomenutí před akcí

Systém může automaticky odeslat připomenutí nastavenou dobu před začátkem akce:

V dialogu akce zaškrtněte Zaslat připomenutí
Zobrazí se dodatečná nastavení
V poli Minut před akcí zadejte čas v minutách (výchozí 15 minut):
- 15 = čtvrt hodiny před akcí
- 60 = hodinu před akcí
- 1440 = den před akcí
V poli Komu vyberte příjemce připomenutí
Zvolte způsob doručení (Emailem a/nebo SMS)
Po uložení se připomenutí automaticky odešle v nastaveném čase před akcí

Upozornění pro SMS: Pro příjem SMS musí mít uživatelé zadaný správný mobilní telefon ve svém uživatelském profilu.

Historie odeslaných připomenutí

Po odeslání připomenutí se informace zobrazí v sekci dialogu pod názvem Již odesláno na. Zde vidíte přesný čas odeslání a seznam příjemců pro Email i SMS zvlášť.

Integrace s modulem Rezervace

Pokud má váš kalendář povolenou funkci Umožnit rezervace z kalendáře, můžete při vytváření akce přímo vytvořit rezervaci:

V dialogu nové akce najděte sekci Rezervace
V poli V rezervačním kalendáři vyberte typ rezervace
Systém automaticky zkontroluje, zda pro zadaný čas není již rezervace vytvořena
Pokud existuje kolize, zobrazí se upozornění a tlačítko Uložit se deaktivuje
Pokud je termín volný, můžete akci uložit a rezervace se automaticky vytvoří

CalDAV synchronizace s mobilními zařízeními

CalDAV je standardní protokol pro synchronizaci kalendářů. Podporuje ho většina mobilních aplikací.

Povolení CalDAV přístupu

Přejděte do Nastavení → Kalendáře
Zaškrtněte Povolit CalDAV přístup pro aplikace
Uložte změnu

Nastavení One Calendar na Android

V modulu Kalendáře klikněte na tlačítko Jak přidat kalendář CalDAV na Android/iPhone/One Calendar
V dialogu najdete kompletní návod včetně obrázků
Základní informace pro nastavení:
- Uživatelské jméno CalDAV: váš emailový účet pro přihlášení do eIntranetu
- CalDAV heslo: vaše heslo do eIntranetu
- URL serveru CalDAV: adresa, která je zobrazena v dialogu (např. https://vase-firma.eintranet.net/CalDAV/server.php)
Po zadání údajů do aplikace One Calendar se kalendář automaticky synchronizuje

Podporované aplikace

One Calendar (Android)
Vestavěný kalendář Android
Vestavěný kalendář iPhone/iPad
Další CalDAV kompatibilní aplikace

Integrace s dalšími moduly

Úkoly

Modul Úkoly může automaticky zapisovat termíny úkolů do kalendáře. Pokud je akce v kalendáři vytvořena z úkolu:

V dialogu akce se zobrazí tlačítko Zobrazit v úkolech
Kliknutím na toto tlačítko přejdete přímo na detail propojeného úkolu
Změny v kalendářní akci se mohou promítat zpět do úkolu (podle konfigurace)

Rezervace

Pokud je v nastavení kalendáře povolena možnost Umožnit rezervace z kalendáře:

Při vytváření akce můžete současně vytvořit rezervaci zdroje (místnost, vozidlo, zařízení)
Systém kontroluje dostupnost rezervace v požadovaném čase
Při kolizi rezervací systém upozorní a neumožní uložení
Akce v kalendáři a rezervace jsou propojeny

Synchronizace s Google Kalendářem

Systém podporuje obousměrnou synchronizaci s Google Kalendářem:

Upload all: Nahrání všech akcí z eIntranetu do Google Kalendáře
Download all: Stažení všech akcí z Google Kalendáře do eIntranetu
Synchronizace probíhá přes Google Calendar API
Nastavení synchronizace se provádí v administraci kalendáře

Správa kalendářů

Vytvoření nového kalendáře

Tuto operaci může provádět pouze administrátor nebo uživatel s administrátorským přístupem k modulu Kalendáře.

Přejděte do Nastavení → Kalendáře
Klikněte na tlačítko Přidat
Vyplňte údaje kalendáře:
- Název (povinný): Název kalendáře, např. "Kalendář IT oddělení"
- Popis: Stručný popis účelu kalendáře
- Přidávat soubory: Zaškrtněte, pokud chcete umožnit připojování souborů k akcím
- Umožnit rezervace z kalendáře: Zaškrtněte pro aktivaci integrace s modulem Rezervace
Klikněte na tlačítko Uložit

Úprava kalendáře

V Nastavení → Kalendáře najděte kalendář v tabulce
Klikněte na ikonu úpravy u daného kalendáře
Upravte požadované údaje
Klikněte na tlačítko Uložit

Nastavení práv ke kalendáři

Každý kalendář může mít nastavena práva dvěma způsoby:

Globální práva

V tabulce kalendářů v nastavení vidíte tři sloupce s checkboxy:

Číst: Když je zaškrtnuto, všichni aktivní uživatelé mohou kalendář prohlížet
Číst/Zapisovat: Když je zaškrtnuto, všichni aktivní uživatelé mohou vytvářet a upravovat akce
Číst/Zapisovat/Mazat/Obnovit: Když je zaškrtnuto, všichni aktivní uživatelé mají plný přístup

Individuální práva

Pokud globální práva nejsou nastavena, práva se řídí tabulkou Calendar_has_User, kde můžete nastavit přístup jednotlivým uživatelům:

Právo 1 = Číst
Právo 2 = Číst/Zapisovat
Právo 3 = Číst/Zapisovat/Mazat/Obnovit

Smazání kalendáře

Smazání kalendáře provede administrátor v nastavení. Po smazání:

Kalendář se označí jako smazaný, ale data zůstávají v databázi
Kalendář se přestane zobrazovat běžným uživatelům
Administrátor může kalendář obnovit

Řešení problémů

Časté dotazy

Otázka: Nemohu vytvořit novou akci, tlačítko Uložit je neaktivní

Řešení: Zkontrolujte, zda:

Máte vyplněna všechna povinná pole (Název, Od, do)
Máte oprávnění minimálně Číst/Zapisovat
Pokud vytváříte rezervaci, zkontrolujte, že v daném čase není kolize s jinou rezervací

Otázka: Nemohu přesunout akci přetažením

Řešení: Funkce drag and drop vyžaduje oprávnění minimálně Číst/Zapisovat. Zkontrolujte svá práva ke kalendáři.

Otázka: Jak změním barvu existující akce?

Řešení: Klikněte na akci pro otevření dialogu, v poli Barva vyberte novou barvu z palety a uložte.

Otázka: Mohu upravit opakování u již vytvořené opakující se akce?

Řešení: Ne, opakování lze nastavit pouze při vytváření nové akce. Pro změnu opakování je nutné akci smazat (použijte tlačítko Smazat všechna opakování) a vytvořit ji znovu s novým nastavením opakování.

Otázka: Připomenutí se neodeslalo, i když jsem ho nastavil

Řešení: Zkontrolujte:

Zda jste zaškrtli checkbox Zaslat připomenutí
Zda jste vybrali uživatele v poli Komu
Zda jste zaškrtli alespoň Emailem nebo SMS
Pro SMS: zda má uživatel správně zadaný mobilní telefon v profilu
Zda již neuběhla doba před akcí (připomenutí se odesílá pouze jednou)

Otázka: CalDAV synchronizace nefunguje na mém telefonu