Plánování schůzek (dohodnutí termínu, hlasování o termínu)

Přehled

Modul Plánování schůzek slouží k dohodnutí termínu schůzky, akce nebo jiné události s více lidmi najednou. Založíte v něm plán s několika navrhovanými variantami data a času a necháte účastníky, aby si vybrali, který termín jim vyhovuje. Vyplnit svou volbu mohou jak přihlášení uživatelé eIntranetu, tak lidé mimo firmu přes sdílený odkaz. Modul sám vyhodnotí, kolik lidí na který termín zahlasovalo, a hlasování po uplynutí stanoveného data automaticky ukončí.

Klíčové funkce

• Založení schůzky nebo hlasování s několika navrhovanými termíny
• Tři způsoby hlasování – výběr více vyhovujících termínů, jen jednoho termínu, nebo volba ano/ne/možná u každé varianty
• Obeslání vybraných uživatelů e-mailem s odkazem k vyplnění
• Sdílení odkazu k vyplnění i lidem mimo eIntranet
• Automatické ukončení hlasování po vypršení termínu
• E-mailová upozornění zakladateli po každé nové odpovědi
• Export vyplněných variant do Excelu a kopírování e-mailů účastníků

Přístup a nastavení

Než začnete modul Plánování schůzek používat, ověřte si přístup do modulu a přidělená oprávnění – bez ručně přiděleného oprávnění nový uživatel schůzky ani hlasování v modulu nevidí. Tato kapitola popisuje, kde modul najdete v menu, jak vypadá nastavení práv jednotlivých uživatelů a jaké čtyři úrovně oprávnění modul rozlišuje.

Jak se dostat do modulu Plánování schůzek

Modul Plánování schůzek otevřete z hlavního menu položkou Plánování schůzek. Uživatel s právem spravovat nastavení tohoto modulu vidí na hlavní obrazovce vedle nadpisu ještě odkaz Nastavení, kterým se dostane přímo do nastavení práv modulu.

Nastavení modulu Plánování schůzek

Nastavení modulu Plánování schůzek nemá podobu obecných přepínačů, ale tabulky s jedním řádkem pro každého uživatele firmy. U každého uživatele se jedním kliknutím zvolí jedna ze čtyř úrovní oprávnění – Bez přístupu, Zobrazení všech, Založení, úprava a zobrazení nebo Smazat. Volba se uloží ihned po kliknutí, nic dalšího se nepotvrzuje. Nad každým sloupcem je tlačítko Označit vše, kterým lze danou úroveň nastavit hromadně všem uživatelům najednou. Bez zásahu správce nemá nový uživatel k modulu žádný přístup, dokud mu úroveň ručně nepřidělí. Do stránky s nastavením modulu Plánování schůzek má přístup jen správce firmy nebo uživatel, kterému správce svěřil správu tohoto konkrétního modulu.

Oprávnění a přístupová práva k modulu Plánování schůzek

Modul Plánování schůzek má jedno hlavní oprávnění se čtyřmi stupni. Modul nerozlišuje roli nadřízeného – všichni uživatelé s přístupem od úrovně Zobrazení všech vidí všechny schůzky a hlasování celé firmy stejně.

Uživatelské rozhraní

Uživatelské rozhraní modulu Plánování schůzek tvoří hlavní obrazovka se seznamem všech schůzek a hlasování firmy a přepínače, kterými si seznam zúžíte jen na ty aktuálně aktivní. Z tabulky na hlavní obrazovce se jedním kliknutím dostanete do detailu kterékoliv schůzky nebo rovnou do formuláře pro vyplnění vlastní volby termínu.

Hlavní obrazovka modulu Plánování schůzek

Po otevření modulu Plánování schůzek vidíte nadpis a tabulku všech schůzek a hlasování firmy. Tabulka má sloupce ID, Název, Vytvořil, Aktivní (zeleně nebo červeně odlišený příznak ano/ne), Povoleno do (termín, do kdy lze ještě hlasovat), Termínů (počet nabízených variant) a Vyplněno (počet lidí, kteří už svou volbu odeslali). U každého řádku jsou ikony pro rychlé akce: ikona oka otevře detail schůzky, ikona externího odkazu (jen u schůzek, kam byl uživatel pozván, nebo které jsou veřejně přístupné a hlasování ještě běží) rovnou otevře formulář pro vyplnění a ikona koše přesune záznam do koše smazaných záznamů. Kliknutím na název nebo ID řádku se otevře stejný detail jako přes ikonu oka. Vpravo nahoře jsou tlačítka Přidat schůzku/hlasování pro založení nové schůzky a Smazané, které přepne na společný koš smazaných záznamů sdílený s dalšími moduly aplikace.

Filtry a zobrazení seznamu schůzek

Nad tabulkou v modulu Plánování schůzek jsou dvě přepínací tlačítka, kterými se řídí, co se v seznamu zobrazí:

• Pouze aktivní – zobrazí jen schůzky a hlasování, u kterých ještě běží vyplňování
• Vše – zobrazí úplně všechny schůzky a hlasování firmy včetně ukončených; tato volba je vybraná při prvním otevření modulu

Základní operace

Základní práce s modulem Plánování schůzek zahrnuje založení nové schůzky nebo hlasování, přidání navrhovaných termínů, pozdější úpravu záznamu, ruční aktivaci nebo ukončení hlasování a mazání schůzek či jednotlivých termínů.

Postup: Založení nové schůzky nebo hlasování o termínu

V modulu Plánování schůzek založíte novou schůzku nebo hlasování o termínu takto:

1. Na hlavní obrazovce klikněte na Přidat schůzku/hlasování.
2. Vyplňte povinné pole Název.
3. Volitelně vyplňte Místo konání, Po každém vyplnění zaslat info na: (e-mail, na který přijde upozornění pokaždé, když někdo vyplní svou volbu – u nové schůzky se předvyplní e-mailem přihlášeného uživatele) a Poznámku s delším popisem, kterou uvidí i účastníci při vyplňování.
4. V poli Uživatelé mohou vybrat: zvolte způsob hlasování – více vyhovujících termínů (ano/ne), jen jeden termín, nebo více termínů se třemi možnostmi ano/ne/možná.
5. Volitelně zapněte Skrýt, co vyplnili ostatní – účastníci pak neuvidí volby ostatních.
6. Nastavte Povoleno do: – datum a čas, do kdy lze ještě hlasovat (předvyplněno na 7 dní dopředu).
7. Chcete-li umožnit vyplnění i lidem mimo eIntranet, zaškrtněte Mohou vyplnit i uživatelé mimo eIntranet: (podrobnosti viz sdílení s veřejností níže).
8. Klikněte na Uložit. Otevře se detail nově založené schůzky s upozorněním, že termíny se přidávají až v dalším kroku.

Postup: Přidání termínů (variant data a času)

Termíny v modulu Plánování schůzek jsou jednotlivé navrhované varianty data a času, mezi kterými účastníci vybírají.

1. V detailu schůzky klikněte na Přidat termín.
2. Do zobrazené tabulky vyplňte u každé varianty alespoň Datum – najednou lze zadat až 5 variant. Čas od a Čas do nechte prázdné, pokud jde jen o celodenní termín. Datum do vyplňte jen u vícedenní varianty.
3. Klikněte na Uložit.

Tip: Potřebujete-li přidat víc než 5 variant termínu, zopakujte celý postup přidání termínu znovu.

Postup: Úprava existující schůzky nebo hlasování

Úprava schůzky v modulu Plánování schůzek probíhá takto:

1. V detailu schůzky klikněte na Upravit.
2. Zobrazí se upozornění, že úpravou a uložením se smažou všechny už vyplněné odpovědi účastníků.
3. Upravte potřebná pole a klikněte na Uložit.

Upozornění: Uložení úpravy nenávratně smaže všechny dosud odevzdané volby účastníků. Pokud si to nepřejete, úpravu neukládejte a založte raději novou schůzku.

Postup: Aktivace a ukončení hlasování

V detailu schůzky v modulu Plánování schůzek se stav hlasování ovládá jedním tlačítkem, které se podle aktuálního stavu jmenuje buď Ukončit hlasování (je-li hlasování aktivní), nebo Aktivovat (je-li ukončené). Kliknutím se stav okamžitě přepne a zakladateli schůzky přijde e-mail o změně stavu s informací, kdo a kdy ji provedl. Hlasování se navíc samo ukončí, jakmile uplyne datum nastavené v poli Povoleno do – i tehdy dostane zakladatel e-mail o ukončení.

Smazání schůzky nebo termínu

V modulu Plánování schůzek lze mazat na dvou úrovních – celou schůzku nebo jen jednotlivý navržený termín:

• Smazání celé schůzky: v seznamu klikněte u řádku na ikonu koše, potvrďte dotaz a záznam se přesune do koše smazaných záznamů. Tuto akci smí provést jen uživatel s nejvyšší úrovní oprávnění (Smazat).
• Smazání jednoho termínu: v detailu schůzky u konkrétní varianty v tabulce Dostupné termíny klikněte na ikonu koše a potvrďte dotaz. Varianta i všechny hlasy k ní se nenávratně smažou. Tuto akci smí provést uživatel s oprávněním Založení, úprava a zobrazení nebo vyšším.

Vyplnění hlasování účastníky

Účastníci schůzky v modulu Plánování schůzek nemusí mít vlastní přístup do eIntranetu – svou volbu termínu vyplní přes odkaz, ať už jde o pozvaného uživatele eIntranetu, nebo o veřejně sdílený odkaz pro lidi mimo firmu.

Postup: Vyplnění volby termínu účastníkem

Účastník otevře odkaz, který dostal e-mailem jako pozvánku, nebo který mu byl sdílen jinak. Uvidí základní údaje schůzky – název, místo, kdo ji založil, do kdy je vyplnění povoleno, a poznámku. Pokud hlasování už neběží nebo uplynul termín Povoleno do, zobrazí se jen hláška Hlasování již bylo ukončeno! a formulář k vyplnění se vůbec nenabídne. Jinak účastník vyplní své jméno (případně e-mail, telefon nebo adresu, pokud to organizátor vyžaduje) a u každé nabízené varianty termínu označí svou volbu způsobem, který organizátor zvolil při založení – zaškrtnutím více vyhovujících variant, výběrem jediné varianty, nebo třístavovou volbou ano/ne/možná. Po kliknutí na Uložit se volba uloží, zobrazí se poděkování Děkujeme, Vaše volba byla uložena. a pokud má schůzka nastavený e-mail pro upozornění, přijde na něj zpráva o nové odpovědi. Účastník pozvaný přímo z eIntranetu má jméno předvyplněné a needituje ho.

Sdílení schůzky s uživateli mimo eIntranet

Modul Plánování schůzek umožňuje nechat vyplnit volbu termínu i lidem bez přihlášení do eIntranetu. Při založení nebo úpravě schůzky zaškrtněte Mohou vyplnit i uživatelé mimo eIntranet. V detailu schůzky se pak zobrazí Odkaz, který odešlete/zveřejníte – zkopírujete ho tlačítkem Kopírovat do schránky (Ctrl+C) a rozešlete libovolným způsobem, například e-mailem nebo chatem. Kdokoliv s tímto odkazem může vyplnit svou volbu; jméno musí zadat vždy, podle dalšího nastavení může organizátor navíc vyžadovat i e-mail, telefon nebo adresu.

Pokročilé funkce

Modul Plánování schůzek dál nabízí hromadné obeslání uživatelů pozvánkou k vyplnění, export výsledků hlasování do Excelu, kopírování e-mailů účastníků a automatická e-mailová upozornění o dění kolem schůzky.

Postup: Obeslání uživatelů, aby vyplnili termín

V modulu Plánování schůzek lze vybrané uživatele eIntranetu pozvat k vyplnění e-mailem přímo z detailu schůzky:

1. V detailu schůzky klikněte na Obeslat uživatele, aby vyplnili.
2. Vyberte příjemce – jednotlivě zaškrtnutím konkrétních uživatelů (lze použít Označit vše nebo Odebrat vše), nebo hromadně po skupinách podle pracovní pozice, nebo po skupinách podle kanceláře. Najetím myší na název skupiny se zobrazí seznam jejích členů.
3. Klikněte na Odeslat.

Každému vybranému uživateli přijde e-mail s jedinečným odkazem k vyplnění, po jehož otevření se mu automaticky předvyplní jméno a kontaktní údaje. Systém oznámí počet odeslaných e-mailů hláškou Bylo odesláno [počet] emailů. a odeslání se zaznamená do přehledu Odkaz zaslán uživatelům eIntranetu v detailu schůzky.

Export dat

Modul Plánování schůzek nabízí export vyplněných variant termínu do souboru a kopírování e-mailových adres účastníků do schránky, aby se výsledky hlasování daly použít i mimo aplikaci – v tabulkovém programu nebo ve vlastním e-mailovém klientovi.

Export: Vyplněné varianty do Excelu

Export stáhne soubor se seznamem všech navržených termínů schůzky a u každého z nich jmény (a e-maily) účastníků, kteří si daný termín zvolili. Hodí se pro rychlý přehled výsledků hlasování mimo eIntranet, například pro tisk nebo další zpracování v tabulkovém programu.

1. Otevřete detail schůzky v modulu Plánování schůzek.
2. V kartě Dostupné termíny klikněte na tlačítko Exportovat vyplněné varianty do Excelu (ikona stažení).
3. Soubor se stáhne do vašeho počítače.

Výstupní formát: XLSX (Excel)

Kopírování e-mailů účastníků

V detailu schůzky v modulu Plánování schůzek lze tlačítkem Kopírovat emaily všech, kteří vyplnili - pro obeslání z Vašeho emailu (Ctrl+C) zkopírovat do schránky e-maily všech účastníků, kteří při vyplňování zadali svůj e-mail. Adresy jsou oddělené středníkem, takže je lze rovnou vložit do vlastního e-mailového programu a napsat účastníkům mimo eIntranet.

Automatické e-mailové upozornění

Modul Plánování schůzek posílá e-mailová upozornění bez nutnosti cokoliv dalšího nastavovat:

• Jednou denně zkontroluje všechny aktivní schůzky, kterým uplynul termín Povoleno do, přepne je na neaktivní a zakladateli pošle e-mail, že hlasování bylo ukončeno kvůli vypršení termínu.
• Má-li schůzka vyplněné pole Po každém vyplnění zaslat info na:, přijde po každém novém vyplnění formuláře na tuto adresu e-mail s tím, kdo hlasoval a jakou variantu zvolil.
• Kdykoliv někdo v detailu schůzky ručně přepne stav tlačítkem Aktivovat nebo Ukončit hlasování, pošle se zakladateli e-mail s informací, kdo a kdy stav změnil.

Stavy schůzky a hlasování

Schůzka nebo termín v modulu Plánování schůzek se může nacházet v těchto stavech:

Integrace s dalšími moduly

Modul Plánování schůzek funguje samostatně a nezakládá ani neupravuje záznamy v žádném jiném modulu eIntranetu. Jediné, co využívá ze zbytku aplikace, je běžný seznam uživatelů firmy včetně jejich pracovní pozice a kanceláře – slouží k výběru příjemců při obesílání uživatelů, aby vyplnili svou volbu termínu podle skupin.

Řešení problémů

Následující dotazy a tipy pomůžou vyřešit nejčastější nejasnosti při práci s modulem Plánování schůzek – od zmizelých odpovědí po vypršené hlasování a chybějící přístup nového uživatele. Pokud si nejste jistí, proč se formulář k vyplnění nezobrazuje nebo kam zmizely odpovědi účastníků, začněte právě těmito otázkami.

Časté dotazy

Otázka: Proč se účastníkovi zobrazuje hláška „Hlasování již bylo ukončeno!" místo formuláře k vyplnění?

Řešení: Buď hlasování v modulu Plánování schůzek už bylo ručně ukončeno tlačítkem Ukončit hlasování, nebo uplynulo datum nastavené v poli Povoleno do a systém ho ukončil automaticky. Kontaktujte zakladatele schůzky, jestli je možné termín Povoleno do prodloužit a hlasování znovu aktivovat.

Otázka: Co se stane, když účastník v modulu Plánování schůzek nevyplní svou volbu do uzávěrky?

Řešení: Jakmile uplyne datum a čas z pole Povoleno do, modul dané hlasování sám automaticky ukončí. Účastník, který do té chvíle nestihl vyplnit, uvidí při pozdějším otevření odkazu jen hlášku Hlasování již bylo ukončeno! a formulář k vyplnění se mu už nenabídne – jeho volba se do počtu ve sloupci Vyplněno nezapočítá.

Otázka: Proč po úpravě schůzky zmizely odpovědi, které už účastníci vyplnili?

Řešení: Uložení úpravy existující schůzky v modulu Plánování schůzek vždy smaže všechny dosud odevzdané volby účastníků – modul na to před uložením upozorní. Pokud odpovědi potřebujete zachovat, raději si je nejdřív exportujte do Excelu a teprve pak úpravu uložte.

Otázka: Lze v modulu Plánování schůzek měnit navržené termíny i po odeslání pozvánek?

Řešení: Ano. Varianty termínu lze v kartě Dostupné termíny tlačítkem Přidat termín přidávat a ikonou koše i mazat kdykoliv, klidně i poté, co už byly pozvánky odeslány přes Obeslat uživatele, aby vyplnili. Smazání konkrétního termínu ale nenávratně smaže i všechny hlasy, které už k němu účastníci odevzdali. Pokud ale potřebujete upravit základní údaje schůzky přes tlačítko Upravit (například název nebo způsob hlasování), uložení této úpravy smaže úplně všechny dosud vyplněné odpovědi u celé schůzky, ne jen u jednoho termínu.

Otázka: Lze schůzku nebo hlasování v modulu Plánování schůzek smazat a co se tím stane?

Řešení: Ano. U řádku v seznamu klikněte na ikonu koše Smazat záznam a dotaz potvrďte – tuto akci smí provést jen uživatel s oprávněním Smazat. Schůzka i se všemi svými termíny a odpověďmi zmizí z hlavního seznamu a přesune se do koše smazaných záznamů modulu.

Otázka: Jak v modulu Plánování schůzek poznám, kdo ještě svou volbu nevyplnil?

Řešení: Modul samostatný seznam nevyplnivších nezobrazuje. Na hlavní obrazovce vidíte u schůzky sloupec Vyplněno s počtem lidí, kteří už odpověděli, v detailu schůzky přehled Odkaz zaslán uživatelům eIntranetu ukazuje, komu byla pozvánka odeslána, a export Exportovat vyplněné varianty do Excelu vypíše jména těch, kdo si zvolili jednotlivé termíny. Porovnáním těchto dvou seznamů zjistíte, kdo z pozvaných zatím nevyplnil.

Otázka: Lze mít u jedné schůzky v modulu Plánování schůzek interní i externí účastníky současně?

Řešení: Ano. Zapnutí volby Mohou vyplnit i uživatelé mimo eIntranet nijak nebrání zároveň použít Obeslat uživatele, aby vyplnili a pozvat e-mailem konkrétní uživatele eIntranetu – obě skupiny pak vyplňují svou volbu do stejné schůzky.

Otázka: Jak je v modulu Plánování schůzek zabezpečený veřejný odkaz pro vyplnění mimo eIntranet?

Řešení: Zvláštní zabezpečení kromě samotné znalosti odkazu modul nenabízí – kdokoliv odkaz dostane, může svou volbu vyplnit. Vyplnění vždy vyžaduje alespoň jméno, podle nastavení schůzky případně i e-mail, telefon nebo adresu. Odkaz navíc přestane fungovat automaticky, jakmile hlasování skončí nebo uplyne datum Povoleno do.

Otázka: Dostane účastník po vyplnění formuláře v modulu Plánování schůzek potvrzovací e-mail?

Řešení: Přímo účastníkovi potvrzovací e-mail nechodí – po uložení volby se mu zobrazí jen poděkování na obrazovce (Děkujeme, Vaše volba byla uložena). E-mailové upozornění o nové odpovědi chodí jen na adresu z pole schůzky Po každém vyplnění zaslat info na:, tedy typicky organizátorovi, ne samotnému účastníkovi.

Otázka: Proč nový uživatel nevidí modul Plánování schůzek v menu?

Řešení: Bez zásahu správce nemá nový uživatel k modulu žádný přístup. Správce mu musí v nastavení modulu přidělit alespoň úroveň Zobrazení všech.

Tipy pro efektivní práci

• Tip: Pole Po každém vyplnění zaslat info na: nastavte vždy, když chcete mít okamžitý přehled o průběhu hlasování bez nutnosti seznam ručně kontrolovat.
• Tip: Skrýt, co vyplnili ostatní zapněte u citlivějších hlasování, kde nechcete, aby se účastníci navzájem ovlivňovali svými volbami.
• Tip: Před obesláním velkého počtu lidí zvažte hromadné pozvání po skupinách podle pozice nebo kanceláře místo ručního zaškrtávání jednotlivých jmen.