Plánování schůzek

Úvod

Modul Plánování schůzek slouží k efektivnímu sjednávání termínů schůzek, jednání a dalších akcí s více účastníky. Umožňuje vytvořit hlasování o více možných termínech, kdy každý účastník vybere časové varianty, které mu vyhovují. Systém automaticky vyhodnocuje, které termíny jsou pro většinu účastníků přijatelné, což významně zjednodušuje koordinaci skupinových setkání. Modul podporuje jak interní uživatele eIntranetu, tak externí účastníky přes veřejný odkaz bez nutnosti registrace.

Hlavní funkce modulu

• Vytváření hlasování o termínech schůzek s názvem, místem a poznámkou
• Nabídka více možných časových variant (datum, čas začátku a kону)
• Hlasování účastníků s možností výběru jednoho nebo více termínů
• Veřejný přístup pro externí účastníky bez přihlášení
• Automatické emailové notifikace po vyplnění odpovědí
• Zobrazení statistik vyplněnosti jednotlivých termínů
• Export výsledků do formátu Excel
• Odesílání pozvánek interním i externím uživatelům
• Nastavení deadline pro vyplnění odpovědí
• Možnost skrýt odpovědi ostatních účastníků
• Historie odeslaných pozvánek a odpovědí
• Kopírování emailových adres všech účastníků

Uživatelská práva

Přístup k modulu Plánování schůzek je řízen čtyřmi úrovněmi oprávnění, které určují, jaké operace může uživatel provádět.

Úroveň 0: Bez přístupu

Uživatelé s touto úrovní práv nemají přístup k modulu Plánování schůzek. Modul se jim nezobrazuje v navigačním menu a nemohou vytvářet ani zobrazovat žádné schůzky. Tato úroveň je výchozí pro běžné uživatele, kteří nepotřebují pracovat s plánováním schůzek.

Úroveň 5: Zobrazení všech schůzek

Uživatelé s úrovní práv 5 mohou prohlížet seznam všech schůzek vytvořených v systému a zobrazovat jejich detaily včetně nabízených termínů a vyplněných odpovědí. Nemohou však vytvářet nové schůzky, upravovat stávající ani je mazat. Tato úroveň je vhodná pro kontrolní a monitorovací účely, například pro asistenty nebo teamleadery, kteří potřebují mít přehled o plánovaných schůzkách, ale sami je neorganizují.

Úroveň 10: Založení a úprava schůzek

Standardní pracovní úroveň oprávnění umožňuje uživatelům vytvářet nové schůzky, upravovat jimi vytvořené schůzky a zobrazovat všechny schůzky v systému. Uživatelé mohou přidávat možné termíny, odesílat pozvánky, sledovat odpovědi účastníků a exportovat výsledky. Nemohou však mazat již vytvořené schůzky ani upravovat schůzky vytvořené jinými uživateli. Tato úroveň je vhodná pro většinu zaměstnanců, kteří pravidelně organizují schůzky a jednání.

Úroveň 15: Plná správa

Nejvyšší úroveň oprávnění poskytuje kompletní kontrolu nad modulem. Uživatelé mohou vytvářet, zobrazovat, upravovat i mazat všechny schůzky bez omezení, včetně schůzek vytvořených jinými uživateli. Tato úroveň je určena pro administrátory modulu a vedoucí pracovníky, kteří potřebují mít možnost zasahovat do jakéhokoliv hlasování, případně rušit neaktuální nebo chybně vytvořené schůzky.

Vytvoření nové schůzky

Vytvoření nové schůzky nebo hlasování o termínu je proces skládající se z několika jasně definovaných kroků. Postupujte následovně:

1. Otevření modulu
   V hlavním menu eIntranetu klikněte na položku Plánování schůzek. Zobrazí se přehled všech existujících schůzek v systému.

2. Zahájení vytváření schůzky
   V pravém horním rohu stránky klikněte na tlačítko Nová schůzka označené ikonou plus. Otevře se formulář pro vytvoření nové schůzky.

3. Vyplnění základních informací
   Do pole Název schůzky zadejte stručný, výstižný název, který jasně identifikuje účel setkání, například "Týdenní provozní porada" nebo "Projednání projektu XY". Tento název uvidí všichni účastníci.

4. Zadání místa konání
   V poli Místo uveďte, kde se schůzka má konat. Můžete zadat fyzickou adresu (například "Zasedací místnost 2.patro"), odkaz na videokonferenci (například "MS Teams - odkaz bude zaslán") nebo poznamenat, že místo bude upřesněno později.

5. Přidání poznámky
   Do pole Poznámka můžete zadat libovolné doplňující informace o schůzce - program jednání, požadovanou přípravu účastníků, důležité podklady nebo další upřesnění. Toto pole není povinné, ale pomáhá účastníkům lépe pochopit účel schůzky.

6. Nastavení deadline
   V poli Deadline pro vyplnění zvolte datum a čas, do kterého by měli účastníci vyplnit své preference termínů. Po uplynutí deadline již účastníci nemohou své odpovědi měnit. Pokud pole necháte prázdné, deadline nebude nastaven a účastníci mohou vyplňovat odpovědi kdykoliv.

7. Konfigurace pokročilých nastavení
   V sekci pokročilých nastavení můžete aktivovat zaškrtávací pole Povolit výběr pouze jednoho termínu, pokud chcete, aby účastníci vybrali pouze svůj nejpreferovanější termín místo všech vyhovujících variant. Můžete také zaškrtnout Skrýt odpovědi ostatních účastníků, pokud nechcete, aby účastníci viděli, kdo a jaké termíny již vybral.

8. Uložení základní struktury
   Po vyplnění všech požadovaných informací klikněte na tlačítko Uložit. Schůzka je nyní vytvořena, ale ještě nemá přidány žádné možné termíny. Systém vás automaticky přesměruje na detail schůzky, kde můžete začít přidávat konkrétní časové varianty.

9. Přidání prvního termínu
   V sekci Možné termíny klikněte na tlačítko Přidat termín. Zobrazí se formulář pro zadání data, času začátku a času konce schůzky. Vyplňte první možný termín a uložte jej.

10. Doplnění dalších variant
    Opakujte předchozí krok pro všechny další termíny, které chcete nabídnout. Doporučuje se přidat minimálně 3-5 možných termínů, aby měli účastníci dostatečný výběr. Po přidání všech termínů je schůzka připravena k odeslání pozvánek.

Přidávání možných termínů

Po vytvoření základní struktury schůzky je klíčovým krokem přidání konkrétních časových variant, ze kterých budou účastníci vybírat. V sekci Možné termíny na detailu schůzky klikněte na tlačítko Přidat termín. Zobrazí se formulář se třemi poli: Datum, Čas od a Čas do. Vyberte datum pomocí kalendáře a zadejte časový rozsah schůzky, například od 14:00 do 15:30. Po kliknutí na Uložit se termín přidá do seznamu možných variant.

Můžete přidat libovolný počet termínů podle potřeby. Pro běžnou schůzku se doporučuje nabídnout 3-5 variant, u složitějších jednání s více účastníky může být vhodné nabídnout i 7-10 možností. Každý termín můžete po přidání upravit kliknutím na ikonu tužky nebo odstranit pomocí ikony koše. Systém automaticky zobrazuje termíny chronologicky seřazené, což účastníkům usnadňuje orientaci.

Při plánování termínů dbejte na to, aby časové rozsahy byly realistické a odpovídaly délce plánované schůzky. Pokud navrhujete více termínů ve stejný den, zajistěte dostatečné časové rozestupy. Pro lepší přehlednost můžete nabízet termíny rozložené do několika dnů nebo týdnů, což dává účastníkům větší flexibilitu při výběru.

Veřejný přístup a sdílení odkazu

Jednou z nejužitečnějších funkcí modulu je možnost umožnit vyplnění preferencí termínů externím účastníkům, kteří nemají přístup do systému eIntranet. Po vytvoření schůzky a přidání termínů najdete v horní části detailu schůzky sekci Veřejný přístup. Kliknutím na tlačítko Povolit veřejný přístup systém vygeneruje unikátní odkaz, který můžete sdílet s kýmkoliv emailem, messengery nebo jiným způsobem.

Veřejný odkaz má formát podobný https://vase-domena.cz/ScheduleMeetingPublic.php?hash=abc123def456, kde hash je unikátní identifikátor zabezpečující, že k hlasování má přístup pouze ten, kdo zná odkaz. Tento odkaz můžete zkopírovat tlačítkem Kopírovat odkaz a rozeslat jej účastníkům mimo organizaci. Každý, kdo má odkaz, může vyplnit své preference bez nutnosti registrace nebo přihlášení do systému.

Při vyplňování přes veřejný odkaz musí externí účastníci povinně zadat své kontaktní údaje: jméno a příjmení, emailovou adresu, telefonní číslo a adresu. Tato povinná pole zajišťují, že organizátor ví, kdo hlasoval, a může s účastníky v případě potřeby komunikovat. Po vyplnění těchto údajů a výběru preferovaných termínů externí účastník odešle formulář a jeho odpověď se zobrazí v přehledu vyplněných odpovědí stejně jako odpovědi interních uživatelů.

Veřejný přístup můžete kdykoliv deaktivovat kliknutím na tlačítko Zakázat veřejný přístup. Již vyplněné odpovědi zůstanou zachovány, ale nové externí účastníky nebude možné přidat pomocí odkazu. Tuto funkcionalitu využijete například v situaci, kdy byl stanoven deadline a nechcete již přijímat další odpovědi, nebo když jste našli vhodný termín a hlasování uzavíráte.

Nastavení schůzky

Modul nabízí dvě důležitá pokročilá nastavení, která ovlivňují způsob hlasování a zobrazení výsledků. První možností je Povolit výběr pouze jednoho termínu (SingleVote). Při aktivaci tohoto nastavení mohou účastníci vybrat pouze jeden preferovaný termín místo možnosti označit všechny termíny, které jim vyhovují. Toto nastavení je užitečné v situacích, kdy potřebujete zjistit jasné preference účastníků a vyhnout se situaci, kdy všichni označí všechny termíny jako vyhovující. Například při plánování důležité porady s vedením je lepší vědět, který termín je pro každého účastníka nejpřijatelnější.

Druhým důležitým nastavením je Skrýt odpovědi ostatních účastníků (OthersHidden). Po aktivaci této volby účastníci neuvidí, kdo a jaké termíny již vybral, dokud sami nevyplní své preference. Až po odeslání vlastní odpovědi se jim zobrazí přehled všech hlasů. Toto nastavení je vhodné v situacích, kdy nechcete, aby se účastníci ovlivňovali navzájem a přizpůsobovali své odpovědi tomu, co již vyplnili jiní. Zajišťuje nezávislé vyjádření preferencí každého účastníka.

Kromě těchto nastavení můžete aktivovat automatické emailové notifikace, které vám budou chodit pokaždé, když někdo vyplní své preference termínů. Notifikace obsahuje jméno účastníka a informaci o tom, které termíny vybral. Tuto funkci oceníte zejména u časově citlivých schůzek, kdy potřebujete rychle reagovat na příchozí odpovědi a případně operativně rozhodnout o konečném termínu.

Odesílání pozvánek účastníkům

Po vytvoření schůzky a přidání možných termínů můžete rozeslat pozvánky účastníkům přímo z modulu. V sekci Pozvat uživatele na detailu schůzky najdete seznam všech interních uživatelů eIntranetu. Zaškrtněte uživatele, které chcete pozvat, a klikněte na tlačítko Odeslat pozvánky. Systém automaticky odešle každému vybranému uživateli email s názvem schůzky, místem, poznámkou a odkazem na vyplnění preferencí.

Pozvaní interní uživatelé obdrží email obsahující všechny důležité informace o schůzce a přímý odkaz, který je po kliknutí automaticky přihlásí do systému a přesměruje na formulář pro výběr termínů. Po odeslání pozvánek se v sekci Historie odeslaných pozvánek zobrazí seznam všech pozvaných uživatelů včetně data a času odeslání emailu. Tuto historii můžete kdykoliv zkontrolovat a ověřit, komu byla pozvánka odeslána.

Pro externí účastníky mimo eIntranet použijte funkci veřejného odkazu popsanou v předchozí sekci. Můžete také využít tlačítko Kopírovat všechny emaily, které zkopíruje do schránky emailové adresy všech účastníků (interních i externích, kteří již vyplnili své údaje), oddělené čárkami. Tyto adresy pak můžete vložit do pole příjemců vašeho emailového klienta a odeslat hromadný email s vlastním textem a odkazem na veřejné hlasování.

Sledování odpovědí účastníků

Jakmile účastníci začnou vyplňovat své preference, zobrazují se jejich odpovědi v sekci Vyplněné varianty na detailu schůzky. Systém přehledně zobrazuje tabulku, kde řádky představují jednotlivé nabízené termíny a sloupce jednotlivé účastníky. Zelené zaškrtnutí značí, že danému účastníkovi termín vyhovuje, prázdné pole znamená, že termín nevybral. Pod každým termínem vidíte souhrnný počet hlasů, což vám pomáhá rychle identifikovat nejpopulárnější varianty.

Pokud máte aktivováno nastavení Skrýt odpovědi ostatních účastníků, můžete toto skrytí dočasně vypnout pro své zobrazení pomocí přepínače v záhlaví tabulky. To vám umožňuje jako organizátorovi vidět aktuální stav hlasování, zatímco samotní účastníci stále vidí pouze své vlastní odpovědi nebo až výsledky po vlastním vyplnění. Tato funkce je užitečná pro průběžné sledování, zda již dorazilo dostatečné množství odpovědí pro rozhodnutí o konečném termínu.

V přehledu odpovědí můžete také vidět barevné zvýraznění termínů s nejvyšším počtem hlasů. Systém automaticky označuje termín nebo termíny, které vybralo nejvíce účastníků, což výrazně usnadňuje rozhodování. Pokud například nabízíte 5 termínů a jeden z nich vybere 8 z 10 účastníků, zatímco ostatní mají pouze 3-4 hlasy, je jasně vidět optimální volba.

Export výsledků do Excelu

Pro další zpracování nebo archivaci výsledků hlasování můžete využít funkci exportu do formátu Excel. V pravém horním rohu sekce s vyplněnými variantami najdete tlačítko Export do Excelu. Po kliknutí na něj se automaticky stáhne soubor ve formátu XLSX obsahující kompletní přehled schůzky.

Exportovaný soubor obsahuje několik listů: na prvním listu jsou základní informace o schůzce (název, místo, poznámka, datum vytvoření, autor), druhý list obsahuje tabulku všech nabízených termínů s přehledem, kdo který termín vybral. Třetí list může obsahovat detailní seznam všech účastníků včetně jejich kontaktních údajů. Export zachovává formátování a barevné zvýraznění nejpopulárnějších termínů, což usnadňuje prezentaci výsledků například vedení nebo dalším zainteresovaným stranám.

Ukončení hlasování a výběr termínu

Po dosažení deadline nebo po získání dostatečného počtu odpovědí můžete hlasování ukončit. Systém automaticky zabrání dalším odpovědím po uplynutí nastaveného deadline, ale pokud chcete hlasování ukončit dříve, můžete deaktivovat veřejný přístup a případně informovat interní uživatele, že již není třeba vyplňovat preference.

Na základě přehledu vyplněných odpovědí vyberte termín s nejvyšším počtem hlasů nebo termín, který nejlépe vyhovuje klíčovým účastníkům. Konečný termín pak můžete komunikovat účastníkům pomocí funkce Kopírovat všechny emaily a odeslat hromadný email s potvrzením konečného termínu a místa konání schůzky. Samotnou schůzku v modulu můžete označit jako uzavřenou nebo archivovanou podle interních procesů vaší organizace.

Tipy a triky pro efektivní použití

• Optimální počet termínů
  Nabízejte 3-5 termínů pro běžné schůzky a 7-10 pro složitější jednání s více účastníky. Příliš mnoho možností může účastníky zmást, příliš málo omezuje flexibilitu.

• Rozložení termínů v čase
  Pokud to situace dovoluje, nabízejte termíny rozložené do několika dnů nebo týdnů. Zvyšuje to šanci, že většina účastníků najde vyhovující variantu.

• Vhodné použití SingleVote
  Aktivujte možnost výběru pouze jednoho termínu u schůzek s VIP účastníky nebo v situacích, kdy potřebujete jasné pořadí preferencí. U běžných porad nechte možnost výběru více termínů.

• Deadline nastavujte realisticky
  Dejte účastníkům dostatek času na vyplnění (minimálně 2-3 dny pro interní schůzky, 5-7 dnů pro jednání s externími partnery). Příliš krátký deadline snižuje účast.

• Připomenutí před deadlinem
  Pokud je nízká účast, pošlete den před deadlinem připomínkový email s odkazem na hlasování. Využijte funkci kopírování emailů všech pozvaných účastníků.

• Využití poznámky
  Do pole poznámka uveďte program schůzky, požadovanou přípravu nebo důležité dokumenty. Zvyšuje to informovanost účastníků a kvalitu přípravy na jednání.

• Kombinace interních a externích účastníků
  Můžete pozvat interní uživatele přes systém a zároveň sdílet veřejný odkaz externím účastníkům. Všechny odpovědi se zobrazí v jednom přehledu.

• Kontrola před odesláním pozvánek
  Před odesláním pozvánek si ověřte, že máte vyplněny všechny důležité informace a přidány všechny potřebné termíny. Opravy po odeslání pozvánek mohou způsobit zmatek.

• Export pro dokumentaci
  Exportujte výsledky do Excelu i po ukončení schůzky pro archivační účely a jako podklad pro případné kontroly nebo reporty.

• Používejte popisné názvy
  Místo obecného "Schůzka týmu" použijte konkrétní název jako "Týdenní sales porada - Q4 2025". Usnadňuje to orientaci v seznamu schůzek a vyhledávání.

Praktické příklady použití

Příklad 1: Týdenní provozní porada

Vedoucí produkce potřebuje naplánovat týdenní provozní poradu s pěti vedoucími směn. Vytvoří schůzku s názvem "Provozní porada - týden 15/2025", jako místo uvede "Zasedací místnost - hala A" a do poznámky napíše "Projednání výrobních cílů na následující týden, řešení problémů z minulého týdne". Přidá pět možných termínů: pondělí 14:00-15:00, úterý 9:00-10:00, středa 13:00-14:00, čtvrtek 10:00-11:00 a pátek 14:00-15:00. Nastaví deadline na neděli večer a odešle pozvánky všem vedoucím směn přímo ze systému.

Do pondělního rána vyplní své preference čtyři ze pěti vedoucích. Vedoucí produkce vidí, že středeční termín má čtyři hlasy, pondělí tři hlasy a ostatní termíny méně. V pondělí dopoledne pošle připomínkový email poslednímu vedoucímu. Po jeho odpovědi se ukáže, že středeční termín vyhovuje všem pěti účastníkům. Vedoucí produkce zkopíruje emaily všech účastníků a odešle potvrzující email: "Provozní porada se koná ve středu od 13:00 v zasedací místnosti hala A."

Příklad 2: Jednání s externím dodavatelem

Nákupčí potřebuje sjednat jednání s novým dodavatelem, který není v systému eIntranet. Kromě dodavatele se má zúčastnit technický ředitel a vedoucí kvality z naší firmy. Vytvoří schůzku "Jednání s firmou ABC - nová komponenta", místo nechá zatím prázdné s poznámkou "Po dohodě termínu bude upřesněno (Praha nebo online)". Do poznámky napíše: "Program: prezentace nové komponenty, technické parametry, vzorky, cenová nabídka. Příprava: prostudovat katalog zaslaný 15.3."

Přidá šest termínů rozmístěných do tří týdnů (dva termíny týdně), aby dal dostatečnou flexibilitu. Nastaví deadline na 10 dní. Interním účastníkům (technický ředitel, vedoucí kvality) odešle pozvánky ze systému. Pro externího dodavatele aktivuje veřejný přístup, zkopíruje odkaz a vloží ho do emailu s osobním pozváním. V emailu vysvětlí, že dodavatel po kliknutí na odkaz vyplní své kontaktní údaje a vybere vyhovující termíny.

Během týdne vyplní termíny všichni tři účastníci. Nákupčí vidí, že dva termíny (úterý 10:00 a čtvrtek 14:00 za dva týdny) vyhovují všem třem. Telefonicky se domluví s dodavatelem na úterním termínu a místě konání (kancelář dodavatele v Praze). Potvrzující email s finálním termínem a adresou pošle pomocí zkopírovaných emailových adres všem účastníkům.

Příklad 3: Školení pro celý tým

HR manažerka organizuje povinné školení BOZP pro 15členný tým. Vytvoří schůzku "Školení BOZP - tým IT", místo "Školící místnost 3.patro", poznámka "Povinná účast všech zaměstnanců, školení trvá 2 hodiny, bude občerstvení." Protože je školení povinné a potřebuje najít termín vyhovující všem, přidá osm možných termínů v průběhu dvou týdnů v různých částech dne (ranní, dopolední, odpolední).

Nenastaví SingleVote, protože chce, aby zaměstnanci označili všechny termíny, které jim vyhovují - zvyšuje to šanci najít termín pro všechny. Aktivuje emailové notifikace, aby viděla průběžně, kdo již vyplnil preference. Nastaví deadline na pět pracovních dnů a odešle pozvánky všem 15 členům týmu ze systému. Do předmětu pozvánky napíše "POVINNÉ - vyplňte preference termínu školení BOZP".

Čtvrtý den před deadlinem vyplnilo preference pouze 9 zaměstnanců. HR manažerka zkopíruje emaily všech pozvaných, odfiltruje ty, kteří již odpověděli, a pošle připomínkový email zbývajícím šesti. Den před deadlinem má odpovědi od všech. V přehledu vidí, že středeční termín 9:00-11:00 vyhovuje 14 ze 15 zaměstnanců. Individuálně kontaktuje jednoho zaměstnance, který tento termín nevybral, a po domluvě s ním a jeho vedoucím se dohodnou, že se školení zúčastní přes video z domácí kanceláře (je dlouhodobě na home office). Finální termín a detaily pošle emailem všem účastníkům.

Příklad 4: Valná hromada spolku

Předseda spolku potřebuje svolat valnou hromadu s 25 členy, z nichž pouze část má přístup do firemního eIntranetu (spolupracovníci spolku), většina jsou externí členové. Vytvoří schůzku "Valná hromada spolku - jaro 2025", místo "Restaurace U Kata, salonek", poznámka "Program: zpráva o činnosti 2024, rozpočet 2025, volba nového jednatele, různé. Hlasovací lístky budou připraveny na místě."

Přidá čtyři možné termíny víkendových sobot v dubnu (vždy 10:00-13:00), protože členové spolku mají různá zaměstnání a víkendy jim nejvíce vyhovují. Nastaví deadline dva týdny před prvním možným termínem, aby měl čas na rezervaci restaurace. Aktivuje veřejný přístup a vygenerovaný odkaz pošle emailem všem 25 členům s vysvětlením, že po kliknutí vyplní své údaje a vyberou soboty, které se jim hodí.

Protože chce vidět preference nezávisle, aktivuje Skrýt odpovědi ostatních účastníků. Během dvou týdnů průběžně sleduje příchozí odpovědi. Týden před deadlinem má odpovědi od 18 členů, pošle připomínku zbývajícím sedmi. Před deadlinem vyplní preference 23 z 25 členů. Vidí, že sobota 12.dubna vyhovuje 19 členům, což je nejvíce. Zavolá do restaurace, potvrdí rezervaci salónku na 12.dubna od 10:00. Exportuje seznam účastníků do Excelu, aby měl přehled, kdo potvrdil účast. Všem členům pošle email s finálním termínem, programem a prosbou o potvrzení účasti.

Často kladené otázky

Mohu změnit termíny poté, co jsem již odeslal pozvánky?

Ano, můžete přidávat nové termíny nebo upravovat/mazat existující i po odeslání pozvánek. Doporučuje se však informovat účastníky o změně emailem, protože systém neposílá automatické notifikace o úpravách termínů. Účastníci, kteří již vyplnili své preference, by měli své odpovědi aktualizovat.

Co se stane, když účastník nevyplní preference do deadline?

Po uplynutí deadline již účastník nemůže vyplnit ani upravit své preference. Formulář se mu zobrazí jako uzavřený s informací, že deadline vypršel. Jako organizátor můžete deadline prodloužit úpravou schůzky, pokud potřebujete získat další odpovědi.

Mohou účastníci změnit své odpovědi po vyplnění?

Ano, interní uživatelé mohou kdykoliv před deadlinem znovu otevřít formulář a změnit své preference termínů. Externí uživatelé přes veřejný odkaz mohou také upravit své odpovědi, pokud použijí stejný odkaz a email, se kterým poprvé vyplňovali.

Jak poznám, kdo ještě nevyplnil své preference?

V sekci Odeslaní uživatelé vidíte seznam všech pozvaných interních uživatelů. U každého je označeno, zda již vyplnil své preference. Pro kompletnější přehled včetně externích účastníků můžete porovnat seznam odeslaných pozvánek s přehledem vyplněných odpovědí.

Můžu mít jednu schůzku s interními i externími účastníky současně?

Ano, můžete pozvat interní uživatele přes systém pozvánek a zároveň sdílet veřejný odkaz externím účastníkům. Všechny odpovědi (interní i externí) se zobrazí v jednom společném přehledu vyplněných variant.

Co znamená zelené zvýraznění některých termínů?

Zelené zvýraznění označuje termíny s nejvyšším počtem hlasů, tedy varianty, které vybralo nejvíce účastníků. Pomáhá to rychle identifikovat nejpopulárnější termíny pro rozhodování o konečné volbě.

Můžu schůzku úplně smazat?

Smazat schůzku může pouze uživatel s úrovní práv 15 (plná správa). Při smazání se odstraní celá schůzka včetně všech termínů a vyplněných odpovědí. Tato akce je nevratná, proto před smazáním zvažte export dat do Excelu pro archivaci.

Jak zabezpečený je veřejný odkaz?

Veřejný odkaz obsahuje unikátní hash (náhodně vygenerovaný řetězec), který je prakticky nemožné uhodnout. K hlasování má přístup pouze ten, kdo zná přesný odkaz. Odkaz můžete kdykoliv deaktivovat zakázáním veřejného přístupu, což okamžitě znemožní další vyplňování přes tento odkaz.

Dostanou účastníci automaticky email s potvrzením po vyplnění?

Účastníci nedostávají automatické potvrzení. Pokud máte aktivované emailové notifikace, dostáváte vy jako organizátor informaci o každém vyplnění. Potvrzovací email účastníkům můžete poslat manuálně po výběru konečného termínu.

Můžu použít modul pro hlasování o něčem jiném než termínech schůzek?

Ano, modul je univerzální hlasovací nástroj. Můžete jej využít například pro výběr místa firemní akce (do pole "datum" napíšete název lokace), hlasování o vánočním dárku pro zaměstnance, výběr dodavatele (každý termín = jeden dodavatel) nebo jakékoliv jiné skupinové rozhodování, kde potřebujete znát preference více lidí z několika variant.

Související dokumentace a funkce

Modul Plánování schůzek úzce spolupracuje s dalšími moduly systému eIntranet:

• Kalendář - po dohodě termínu můžete schůzku přidat do firemního kalendáře
• Úkoly - přípravné úkoly ke schůzce můžete zadat v modulu Úkoly
• Dokumenty - podklady ke schůzce ukládejte do modulu Dokumenty a odkaz vložte do poznámky
• CRM - schůzky s klienty můžete propojit se záznamy v CRM systému
• Protokoly - zápis ze schůzky vytvořte v modulu Protokoly

Pro pokročilé uživatele: modul podporuje REST API pro automatizaci vytváření schůzek z externích systémů a mobilní aplikaci eIntranet pro vyplňování preferencí z telefonu nebo tabletu.