Modul Poptávky

Přehled

Modul Poptávky slouží k aktivnímu oslovování dodavatelů a získávání cenových nabídek na výrobky, materiál nebo služby, které chcete nakoupit. Na rozdíl od modulu Nabídky (který slouží k nabízení vašich produktů zákazníkům), modul Poptávky představuje opačný směr - vy vystupujete jako odběratel a žádáte dodavatele o cenové podmínky.

Klíčové rozdíly mezi Poptávkami a Nabídkami:

• Poptávky - požadavky na cenové nabídky OD dodavatelů (vy jste v pozici odběratele, aktivně nakupujete)
• Nabídky - cenové nabídky PRO zákazníky (vy jste v pozici dodavatele, aktivně prodáváte)
• V poptávkách nastavujete údaje o "odběrateli" - tedy informace o vaší firmě
• V poptávkách zadáváte "dodavatele" - tedy firmu, od které chcete získat nabídku

Předpoklady

Pro práci s modulem Poptávky potřebujete:

• Uživatelská práva: Minimálně úroveň 1 pro zobrazení, úroveň 5 pro vytváření vlastních poptávek, úroveň 10 pro úpravu všech, úroveň 15 pro mazání
• Přístup k modulu CRM: Pro správu firem (dodavatelů) a kontaktních osob
• Volitelně modul Výrobky: Pro přidávání položek z katalogu výrobků
• Volitelně modul Sklad: Pro přidávání položek ze skladu
• Nastavení skupiny poptávek: Administrátor musí vytvořit alespoň jednu skupinu poptávek a přidělit vám k ní přístupová práva

Začínáme

Skupiny poptávek

Modul Poptávky používá systém skupin (divizí/středisek), který umožňuje oddělit různé typy poptávek podle organizačních jednotek, projektů nebo jiných kritérií. Každá skupina má vlastní:

• Číselnou řadu dokladů (vlastní prefix, formát roku, suffix)
• Údaje o odběrateli (vaše firma - název, adresa, IČ, DIČ)
• Bankovní účty (až 3 účty pro různé měny)
• Logo pro tisk dokumentů
• Přístupová práva uživatelů (kdo může pracovat s touto skupinou poptávek)

Úrovně uživatelských práv

Systém rozlišuje pět úrovní přístupových práv pro každou skupinu poptávek:

1. 0 - Bez přístupu: Uživatel nevidí tuto skupinu poptávek
2. 1 - Pouze prohlížení: Uživatel vidí všechny poptávky ve skupině, ale nemůže je upravovat ani vytvářet nové
3. 5 - Vytváření a úprava vlastních: Uživatel může vytvářet nové poptávky a upravovat ty, které sám vytvořil
4. 10 - Úprava všech: Uživatel může vytvářet nové poptávky a upravovat všechny poptávky ve skupině
5. 15 - Plná kontrola: Uživatel může vytvářet, upravovat a mazat všechny poptávky ve skupině

Přístup k modulu

Pro přístup k modulu Poptávky postupujte následovně:

1. V hlavním menu aplikace klikněte na položku Poptávky
2. Zobrazí se seznam skupin poptávek, ke kterým máte přístup
3. Klikněte na požadovanou skupinu pro zobrazení seznamu poptávek
4. Pokud nevidíte žádnou skupinu, kontaktujte administrátora pro přidělení přístupových práv

Nastavení modulu Poptávky

Nastavení modulu je přístupné administrátorům přes Nastavení → Poptávky. Tato sekce umožňuje spravovat skupiny poptávek a jejich parametry.

Vytvoření nové skupiny poptávek

1. Přejděte do Nastavení → Poptávky
2. Na záložce Uživatelská práva / skupiny poptávek klikněte na tlačítko Vytvořit skupinu
3. Vyplňte název skupiny (např. "Hlavní nákup", "Projekt XY - nákup", "Sklad Praha")
4. Uložte novou skupinu
5. Přejděte na nově vytvořenou záložku skupiny a dokončete nastavení

Konfigurace skupiny poptávek

Po vytvoření skupiny je nutné nastavit následující parametry:

1. Údaje o odběrateli (vaše firma)

Tyto údaje se zobrazí v PDF dokumentu poptávky jako údaje o odběrateli:

• Název odběratele: Obchodní název vaší firmy nebo divize
• Ulice: Ulice a číslo popisné/orientační
• Město: Název města
• PSČ: Poštovní směrovací číslo
• Stát: Výběr země ze seznamu
• IČ: Identifikační číslo organizace
• DIČ: Daňové identifikační číslo
• Logo na dokladech: Obrázek loga, který se zobrazí v PDF (doporučený formát PNG nebo JPG, max. velikost 2 MB)

2. Bankovní účty

Můžete zadat až 3 bankovní účty pro různé měny. Při generování PDF poptávky se automaticky vybere účet podle zvolené měny poptávky:

• Číslo účtu: Číslo bankovního účtu (např. 123456789/0100)
• Měna účtu: Měna, ve které je účet veden (CZK, EUR, USD atd.)
• Název banky: Název bankovní instituce
• IBAN: Mezinárodní číslo bankovního účtu pro zahraniční platby
• SWIFT: Kód banky pro mezinárodní převody

3. Číselná řada poptávek

Každá skupina má vlastní číselnou řadu pro identifikaci poptávek. Formát čísla se skládá z:

• Prefix: Text na začátku čísla (např. "POP", "NV", "DEM")
• Rok: Buď 4 číslice (2025) nebo 2 číslice (25)
• Suffix: Text za rokem (např. označení pobočky "SCH", "PRG")
• Počet čísel: Kolik číslic má mít pořadové číslo (např. 4 = 0001, 0002...)
• Začínat od: Od kterého čísla začíná číslování každý rok (obvykle 1)

Příklad: Při nastavení Prefix="POP", Rok=4 číslice, Suffix="PRG", Počet čísel=4, Začínat od=1 vzniknou čísla: POP2025PRG0001, POP2025PRG0002 atd.

4. Výchozí hodnoty

• Výchozí text nad položkami: Text, který se automaticky předvyplní při vytvoření nové poptávky nad tabulkou položek
• Výchozí text pod položkami: Text, který se automaticky předvyplní pod tabulkou položek (např. "Děkujeme za zaslání cenové nabídky")
• Výchozí sazba DPH: Sazba DPH, která se automaticky nastaví u nových položek (např. 21)
• Poznámka u výrobků - načítat z: Ze kterého pole výrobku se má načíst poznámka při přidání výrobku do poptávky
• Celní kódy výrobků - načítat z: Ze kterého volitelného pole výrobku se mají načítat celní kódy

5. Přístupová práva uživatelů

V tabulce uživatelských práv nastavte pro každého uživatele úroveň přístupu k této skupině poptávek pomocí přepínačů (0, 1, 5, 10 nebo 15). Pro rychlé nastavení použijte tlačítka "Označit vše" v záhlaví sloupců.

Práce s poptávkami

Zobrazení seznamu poptávek

1. V modulu Poptávky vyberte požadovanou skupinu poptávek kliknutím na její název
2. Zobrazí se seznam všech poptávek ve skupině s následujícími údaji:
   • Číslo poptávky (CustomID)
   • Název poptávky
   • Název zakázky (pokud je poptávka přiřazena k zakázce)
   • Firma (dodavatel z CRM)
   • Cena bez DPH
   • Datum vytvoření
   • Kdo poptávku vytvořil
   • Platnost do
   • Akce (tlačítka pro další operace)
3. Seznam můžete filtrovat a vyhledávat pomocí filtrů nad tabulkou

Filtrace poptávek

Pro rychlejší vyhledání požadované poptávky použijte dostupné filtry:

• Rok: Zobrazit pouze poptávky z vybraného roku nebo všechny
• Status: Pouze aktivní / Všechny poptávky
• V názvu: Fulltextové vyhledávání v názvu poptávky
• Datum zadání: Filtr podle rozmezí data vytvoření (od - do)
• Založil: Filtr podle uživatele, který poptávku vytvořil
• Firma: Filtr podle dodavatele (firmy z CRM)

Po nastavení filtrů klikněte na tlačítko Vyhledat. Pro zrušení všech filtrů použijte tlačítko Zrušit.

Vytvoření nové poptávky

Pro vytvoření nové poptávky postupujte následovně:

1. Ujistěte se, že máte vybranou správnou skupinu poptávek
2. Klikněte na tlačítko Vytvořit poptávku (zelené tlačítko vpravo nahoře)
3. Vyplňte základní údaje poptávky:
   • Název: Stručný popis poptávky (např. "Poptávka materiálu pro projekt X")
   • Zakázka: Volitelně přiřaďte poptávku k zakázce z modulu Zakázky
   • Firma (dodavatel): Vyberte firmu z CRM, od které chcete získat cenovou nabídku
   • Kontaktní osoba: Vyberte konkrétní kontakt z CRM (automaticky se načtou kontakty vybrané firmy)
   • Měna: Vyberte měnu, ve které bude poptávka vypracována
   • Platná do: Datum, do kdy je poptávka platná (výchozí +14 dní)
   • Interní poznámka/popis: Volný text s popisem poptávky (není viditelný v PDF pro dodavatele)
4. Volitelně přiložte soubory:
   • Přílohy: Soubory, které budou viditelné pro dodavatele (např. výkresy, specifikace)
   • Interní přílohy: Soubory pouze pro interní použití (nejsou viditelné v PDF)
5. Klikněte na tlačítko Uložit
6. Systém vytvoří novou poptávku s automaticky přiděleným číslem podle číselné řady skupiny
7. Otevře se detail poptávky, kde můžete přidat položky

Úprava existující poptávky

1. V seznamu poptávek klikněte na název poptávky nebo na ikonu tužky v sloupci Akce
2. Otevře se detail poptávky
3. Klikněte na tlačítko Upravit v horní části detailu
4. Upravte požadované údaje
5. Uložte změny tlačítkem Uložit

Přidávání položek do poptávky

Poptávka může obsahovat tři typy položek:

1. Volné položky

Volné položky umožňují zadat libovolný text a ceny bez vazby na výrobky nebo sklad:

1. V detailu poptávky klikněte na tlačítko Přidat řádek volné položky (zelené tlačítko pod tabulkou položek)
2. Systém přidá nový prázdný řádek
3. Vyplňte údaje přímo v tabulce:
   • Kód: Katalogové číslo nebo kód položky
   • Položka: Název nebo popis položky
   • Množství: Požadované množství
   • Jednotka: Měrná jednotka (ks, kg, m, l atd.)
   • Cena/jedn.: Cena za jednotku bez DPH
   • Sleva v %: Sleva v procentech (0-100)
   • DPH sazba: Sazba DPH v % (automaticky se předvyplní výchozí hodnota ze skupiny)
   • Celní kód: Celní kód pro mezinárodní obchod (volitelné)
   • Poznámka: Doplňující informace k položce
4. Změny se ukládají automaticky při opuštění pole (onblur)
5. Ceny v posledních třech sloupcích se přepočítávají automaticky

2. Položky z modulu Výrobky

Pokud máte aktivní modul Výrobky, můžete přidávat položky přímo z katalogu výrobků:

1. Klikněte na tlačítko Přidat z výrobků (zelené tlačítko pod tabulkou položek)
2. Otevře se dialogové okno s výběrem výrobků
3. Vyberte požadovaný výrobek ze seznamu
4. Zadejte množství
5. Klikněte na Přidat
6. Systém automaticky doplní:
   • Kód výrobku
   • Název výrobku
   • Prodejní cenu (pokud je u výrobku vyplněna)
   • Měrnou jednotku
   • Poznámku (podle nastavení skupiny - odkud se načítá)
   • Celní kód (podle nastavení skupiny)
   • Obrázek výrobku (pokud je k dispozici)

3. Položky ze skladu

Pokud máte aktivní modul Sklad, můžete přidávat položky ze skladových zásob:

1. Klikněte na tlačítko Přidat ze skladu [název skladu]
2. Systém zobrazí seznam dostupných skladů
3. Vyberte požadovaný sklad
4. Otevře se dialogové okno s výběrem skladových položek
5. Vyberte položku a zadejte množství
6. Klikněte na Přidat
7. Položka se přidá do poptávky s vazbou na sklad (v detailu se zobrazí informace "Ze skladu [název]")

Úprava položek poptávky

Všechny údaje položek můžete upravovat přímo v tabulce:

• Klikněte do pole, které chcete upravit
• Změňte hodnotu
• Kliknutím mimo pole nebo stiskem Enter se změna automaticky uloží
• Při změně množství, ceny, slevy nebo sazby DPH se automaticky přepočítají celkové částky

Hromadná úprava cen položek

Pro současnou úpravu cen všech položek použijte funkci hromadné úpravy:

1. V detailu poptávky klikněte na tlačítko Upravit ceny (modré tlačítko pod tabulkou položek)
2. Otevře se dialogové okno s možnostmi úpravy
3. Vyberte typ úpravy:
   • Navýšení/snížení o pevnou částku
   • Navýšení/snížení o procento
   • Nastavení slevy pro všechny položky
   • Změna sazby DPH pro všechny položky
4. Zadejte hodnotu úpravy
5. Potvrďte změnu
6. Všechny položky budou aktualizovány a celkové ceny přepočítány

Mazání položek

• Smazání jedné položky: Klikněte na ikonu koše v posledním sloupci řádku položky
• Smazání všech položek: Klikněte na červené tlačítko Smazat všechny položky pod tabulkou

Systém vždy požádá o potvrzení před smazáním.

Text nad a pod položkami

Poptávka může obsahovat dva volitelné textové bloky, které se zobrazí v PDF dokumentu:

• Text nad položkami: Zobrazí se nad tabulkou položek (např. "Žádáme o zaslání cenové nabídky na následující položky:")
• Text pod položkami: Zobrazí se pod tabulkou položek (např. "Děkujeme za cenovou nabídku. Lhůta dodání je požadována do 14 dnů.")

Oba texty můžete upravit přímo v detailu poptávky v polích nad a pod tabulkou položek. Změny se ukládají automaticky.

Poznámky k poptávce

K poptávce můžete přidávat poznámky pro sledování komunikace a změn:

Přidání poznámky

1. V detailu poptávky přejděte do sekce Poznámky
2. Klikněte na tlačítko Přidat poznámku
3. Otevře se dialogové okno
4. Vyplňte text poznámky (podporuje formátování pomocí HTML editoru)
5. Volitelně přiložte soubory k poznámce
6. Uložte poznámku

Zobrazení poznámek

Všechny poznámky se zobrazují v tabulce v sekci Poznámky s těmito údaji:

• Datum a čas vytvoření poznámky
• Jméno uživatele, který poznámku vytvořil
• Text poznámky
• Přílohy poznámky (pokud byly přiloženy)

Poznámky jsou seřazeny od nejnovější po nejstarší.

Tisk a export poptávky

Generování PDF dokumentu

1. V detailu poptávky klikněte na tlačítko Tisk & Email
2. Otevře se dialogové okno s možnostmi tisku
3. Nastavte parametry PDF:
   • Jazyk dokumentu: Vyberte jazyk pro překlad textů (cs, en, de, hu, pl, sk, es)
   • Tisknout bez DPH: Skryje všechny sloupce a řádky s DPH (pro neplátce DPH)
   • Tisknout poznámky u položek: Zobrazí poznámky pod každou položkou
   • Tisknout obrázky výrobků: Zobrazí náhledové obrázky u položek z výrobků
4. Klikněte na tlačítko pro:
   • Zobrazit náhled PDF: Otevře PDF v novém okně prohlížeče
   • Stáhnout PDF: Stáhne PDF soubor do počítače

Odeslání poptávky emailem

1. V dialogovém okně Tisk & Email přejděte na záložku Email
2. Vyplňte údaje:
   • Příjemce: Email dodavatele (automaticky se předvyplní z kontaktní osoby nebo firmy v CRM)
   • Předmět: Předmět emailu (např. "Poptávka POP2025PRG0001 - Materiál pro projekt X")
   • Text emailu: Doprovodný text (podporuje formátování)
   • Přílohy: Můžete přiložit další soubory kromě PDF poptávky
3. Zaškrtněte Připojit PDF poptávky
4. Klikněte na Odeslat email
5. Systém odešle email a uloží informaci o odeslání do poznámek poptávky

Export do Excelu

Pro export seznamu poptávek do Excelu:

1. V seznamu poptávek nastavte požadované filtry
2. Klikněte na tlačítko Excel nad tabulkou
3. Systém vygeneruje a stáhne XLSX soubor se všemi zobrazenými poptávkami

Převody a vazby mezi doklady

Vytvoření poptávky z nabídky

Pokud obdržíte nabídku od dodavatele a chcete ji převést na poptávku:

1. Otevřete detail nabídky v modulu Nabídky
2. Klikněte na tlačítko Vytvořit poptávku
3. Systém vytvoří novou poptávku s překopírovanými údaji a položkami z nabídky
4. Upravte poptávku podle potřeby

Vytvoření poptávky z objednávky přijaté

Pro vytvoření poptávky na základě objednávky přijaté:

1. Otevřete detail objednávky přijaté
2. Klikněte na tlačítko Vytvořit poptávku
3. Nová poptávka bude obsahovat všechny položky z objednávky
4. Poptávka zůstane provázána s původní objednávkou

Převod poptávky do objednávky vydané

Po obdržení potvrzení od dodavatele můžete poptávku převést na objednávku vydanou:

1. V detailu poptávky klikněte na tlačítko Vytvořit objednávku vydanou
2. Systém otevře formulář nové objednávky vydané
3. Všechny údaje a položky z poptávky jsou automaticky překopírovány
4. Upravte objednávku podle potvrzení od dodavatele (ceny, termíny atd.)
5. Uložte objednávku vydanou
6. V detailu poptávky se zobrazí odkaz na vytvořenou objednávku v sekci "Převedeno do objednávky"

Související doklady

V detailu poptávky se zobrazuje karta Související doklady, která obsahuje přehled všech navázaných dokumentů:

• Zakázka (pokud je poptávka přiřazena)
• Nabídka (pokud byla poptávka vytvořena z nabídky)
• Objednávka přijatá (pokud byla poptávka vytvořena z objednávky přijaté)
• Objednávky vydané (pokud byla poptávka převedena na objednávky)
• Dodací listy
• Faktury vydané
• Faktury přijaté

Kliknutím na číslo dokladu v přehledu se otevře jeho detail.

Práce s přílohami

Typy příloh

Poptávka podporuje dva typy příloh:

• Běžné přílohy: Soubory viditelné v PDF dokumentu a dostupné pro dodavatele (výkresy, specifikace, technické listy)
• Interní přílohy: Soubory pouze pro interní použití (kalkulace, interní poznámky, korespondence)

Přidání příloh

1. V detailu poptávky najděte sekci Přílohy nebo Interní přílohy
2. Klikněte na oblast pro nahrání souborů (Dropzone)
3. Vyberte soubory z počítače nebo je přetáhněte myší do oblasti
4. Soubory se automaticky nahrají
5. Maximální velikost jednoho souboru je 100 MB
6. Můžete nahrát až 60 souborů najednou

Správa příloh

• Stažení přílohy: Klikněte na tlačítko se jménem souboru
• Smazání přílohy: Klikněte na ikonu koše u souboru (pouze s příslušnými právy)
• Náhled obrázků: Obrázky se zobrazují jako miniatura s možností zvětšení

Mazání poptávek

Smazání poptávky

Pro smazání poptávky potřebujete práva úrovně 15:

1. Otevřete detail poptávky
2. Klikněte na červené tlačítko Smazat v horní části
3. Potvrďte smazání v dialogovém okně
4. Poptávka bude přesunuta do koše

Zobrazení smazaných poptávek

1. V seznamu poptávek klikněte na červené tlačítko Smazané
2. Zobrazí se seznam všech smazaných poptávek
3. V seznamu vidíte:
   • Kdy byla poptávka smazána
   • Kým byla smazána
   • Z jaké IP adresy

Obnovení smazané poptávky

1. V seznamu smazaných poptávek najděte požadovanou poptávku
2. Klikněte na ikonu obnovení
3. Poptávka bude vrácena zpět do aktivních poptávek

Praktické příklady použití

Příklad 1: Základní poptávka na materiál

Scénář: Potřebujete získat cenovou nabídku na kancelářské potřeby pro váš tým.

1. Klikněte na Vytvořit poptávku
2. Vyplňte základní údaje:
   • Název: "Kancelářské potřeby - prosinec 2025"
   • Firma: Vyberte dodavatele "PAPÍRNICTVÍ s.r.o." z CRM
   • Kontaktní osoba: Vyberte obchodního zástupce Jana Nováka
   • Měna: CZK
   • Platná do: 15.12.2025
3. Uložte poptávku
4. Přidejte položky pomocí tlačítka Přidat řádek volné položky:
   • Papír A4, 5 balíků, 150 Kč/balík
   • Psací potřeby sada, 10 ks, 50 Kč/ks
   • Toner do tiskárny HP 305A, 2 ks, 850 Kč/ks
5. Do pole "Text nad položkami" napište: "Žádáme o zaslání cenové nabídky na následující položky:"
6. Do pole "Text pod položkami" napište: "Děkujeme za nabídku. Požadovaný termín dodání je do 20.12.2025."
7. Klikněte na Tisk & Email
8. Vygenerujte PDF a zkontrolujte správnost údajů
9. Na záložce Email odešlete poptávku dodavateli

Příklad 2: Poptávka s výrobky ze skladu

Scénář: Potřebujete doplnit skladové zásoby náhradních dílů pro servisní činnost.

1. Vytvořte novou poptávku s názvem "Doplnění skladu náhradních dílů - Q1/2025"
2. Vyberte dodavatele a kontakt
3. Klikněte na Přidat ze skladu [Hlavní sklad]
4. V dialogu vyberte položky, u kterých je nízký stav zásob:
   • Ložisko 6204, množství: 20 ks
   • Řemen HTD 1200-8M, množství: 5 ks
   • Pneumatický válec Ø32/100, množství: 3 ks
5. Systém automaticky doplní kódy a názvy ze skladu
6. Upravte ceny podle posledních nákupních cen
7. Přiložte do interních příloh tabulku se stavem skladu
8. V poznámce uveďte: "Poptávka na doplnění kritických položek podle inventury ze dne 1.3.2025"
9. Odešlete poptávku třem různým dodavatelům pro srovnání cen

Příklad 3: Poptávka pro projekt s vazbou na zakázku

Scénář: Realizujete projekt modernizace výrobní linky a potřebujete poptávku na komponenty od zahraničního dodavatele.

1. Vytvořte novou poptávku:
   • Název: "Komponenty pro projekt ML-2025"
   • Zakázka: Vyberte "Modernizace výrobní linky - 2025"
   • Firma: Vyberte německého dodavatele "AUTOMATION GmbH"
   • Měna: EUR
   • Platná do: +30 dní
2. Přidejte položky z modulu Výrobky pomocí tlačítka Přidat z výrobků:
   • Servopohon 3kW - položka se doplní včetně katalogového čísla a obrázku
   • PLC Siemens S7-1500 - automaticky se načte cena a specifikace
   • HMI panel 15" - včetně poznámky s technickými parametry
3. Do textu nad položkami napište v angličtině:
   "Dear Sir or Madam, please provide us with a quotation for the following components for our production line modernization project:"
4. Do textu pod položkami:
   "Required delivery date: End of April 2025. Please include delivery costs to Prague, Czech Republic. Payment terms: 30 days net."
5. Přiložte jako běžné přílohy:
   • Technické výkresy (PDF)
   • Specifikace projektu v angličtině (DOCX)
6. Přiložte jako interní přílohy:
   • Interní kalkulace projektu
   • Poznámky z jednání s investorem
7. Vygenerujte PDF v němčině (jazyk = de)
8. Odešlete emailem dodavateli
9. Po obdržení potvrzené nabídky klikněte na Vytvořit objednávku vydanou
10. Objednávka se automaticky vytvoří s vazbou na poptávku a zakázku

Příklad 4: Hromadná úprava cen v poptávce

Scénář: Máte poptávku s 50 položkami a potřebujete navýšit všechny ceny o 10% kvůli změně kurzu.

1. Otevřete detail poptávky
2. Přejděte do sekce s položkami
3. Klikněte na tlačítko Upravit ceny
4. V dialogovém okně vyberte "Navýšit o procento"
5. Zadejte hodnotu: 10
6. Potvrďte změnu
7. Všech 50 položek bude přepočteno:
8. Původní cena 100 EUR → Nová cena 110 EUR
9. Celkové částky se automaticky přepočítají
10. Upravte text nad položkami: "Ceny jsou platné při kurzu 1 EUR = 25 CZK"
11. Vygenerujte nové PDF s aktualizovanými cenami

Časté dotazy a řešení problémů

Nevidím žádnou skupinu poptávek

Problém: Po otevření modulu Poptávky se zobrazí zpráva, že nemáte přístup k žádné skupině.

Řešení:

1. Kontaktujte administrátora systému
2. Administrátor musí přejít do Nastavení → Poptávky
3. Na záložce příslušné skupiny nastavit vaše přístupová práva (minimálně úroveň 1)
4. Po obnovení stránky byste měli skupinu vidět

Nemohu vytvořit novou poptávku

Problém: Tlačítko "Vytvořit poptávku" je neaktivní (šedé).

Řešení:

• Pro vytváření poptávek potřebujete práva úrovně 5 nebo vyšší
• Kontaktujte administrátora pro zvýšení vašich oprávnění
• Zkontrolujte, zda máte vybranou správnou skupinu poptávek

Položky se mi nepřepočítávají automaticky

Problém: Po změně množství nebo ceny se celková částka neaktualizuje.

Řešení:

1. Zkontrolujte, zda jste kliknuli mimo pole (změny se ukládají při opuštění pole)
2. Obnovte stránku (F5) a zkuste změnu znovu
3. Pokud problém přetrvává, kontaktujte technickou podporu

Nemohu odeslat email s poptávkou

Problém: Po kliknutí na "Odeslat email" se zobrazí chyba.

Řešení:

• Zkontrolujte, zda je vyplněna emailová adresa příjemce
• Ověřte, zda je email ve správném formátu (obsahuje @ a doménu)
• Zkontrolujte velikost příloh (max. 25 MB celkem pro email)
• Pokud používáte vlastní doménu, ověřte nastavení SMTP serveru s administrátorem

PDF se generuje v nesprávném jazyce

Problém: I když vyberete jazyk angličtina, PDF obsahuje česky texty.

Řešení:

1. Zkontrolujte, zda jste vybrali jazyk v dialogu před generováním PDF
2. Některé uživatelsky zadané texty (název poptávky, názvy položek) se nepřekládají automaticky
3. Pouze systémové texty (nadpisy sloupců, popisky) se překládají podle vybraného jazyka
4. Pro plně vícejazyčné PDF musíte vyplnit vícejazyčné názvy u výrobků v modulu Výrobky

Jak přiřadím poptávku k zakázce dodatečně?

Problém: Vytvořil jsem poptávku bez přiřazení k zakázce a nyní ji chci propojit.

Řešení:

1. Otevřete detail poptávky
2. Klikněte na tlačítko Upravit
3. V poli "Zakázka" vyberte požadovanou zakázku
4. Uložte změny
5. Poptávka bude nově provázána se zakázkou

Mohu kopírovat existující poptávku?

Odpověď: Ano, můžete vytvořit kopii poptávky:

1. Otevřete detail poptávky, kterou chcete zkopírovat
2. Klikněte na tlačítko Upravit
3. V URL adrese změňte parametr z ?id=123 na ?id=123&action=copy
4. Otevře se formulář s předvyplněnými daty z původní poptávky
5. Upravte název a ostatní údaje podle potřeby
6. Uložte jako novou poptávku
7. Systém vytvoří novou poptávku s novým číslem a překopírovanými položkami

Jak nastavím výchozí měnu pro skupinu?

Odpověď: Výchozí měnu nelze nastavit přímo pro skupinu, ale můžete:

• Nastavit měnu u jednotlivých firem v CRM - při výběru firmy se měna automaticky doplní
• Vždy nejprve vybrat firmu a systém automaticky vybere její preferovanou měnu
• Ručně změnit měnu při vytváření poptávky podle potřeby

Tipy a doporučení

Organizace skupin poptávek

• Vytvářejte skupiny podle organizační struktury (pobočky, oddělení, projekty)
• Používejte jasné a popisné názvy skupin
• Nastavte různé číselné řady pro snadnou identifikaci typu poptávky
• Pravidelně kontrolujte a aktualizujte přístupová práva uživatelů

Pojmenování poptávek

• Používejte konzistentní schéma názvů (např. "Materiál - Projekt X - Dodavatel Y")
• Zahrňte klíčová slova pro snadné vyhledávání
• Uveďte účel nebo projekt v názvu
• Název by měl být stručný ale výstižný (max. 100 znaků)

Správa dodavatelů

• Udržujte aktuální údaje o dodavatelích v modulu CRM
• Vyplňte preferovanou měnu u každé firmy
• Udržujte aktuální kontaktní údaje obchodních zástupců
• Využívejte pole poznámka u firmy pro důležité informace (platební podmínky, slevy atd.)

Efektivní využití položek

• Pro opakující se poptávky používejte kopírování existujících poptávek
• Udržujte aktuální prodejní ceny u výrobků - automaticky se doplní do poptávky
• Využívejte poznámky u položek pro technické specifikace a požadavky
• U zahraničních poptávek vyplňte celní kódy pro správné celní odbavení

Sledování a kontrola

• Pravidelně kontrolujte poptávky s blížícím se datem platnosti
• Využívejte poznámky pro zaznamenání komunikace s dodavatelem
• Po obdržení nabídky ji porovnejte s původní poptávkou a odchylky zaznamenejte do poznámky
• Vytvářejte objednávky vydané pouze z potvrzených poptávek

Archivace a úklid

• Pravidelně kontrolujte a mažte nepotřebné poptávky
• Nevyřízené poptávky starší než 6 měsíců zvažte ke smazání
• Smazané poptávky zůstávají v koši a můžete je obnovit
• Využívejte filtry pro rychlé vyhledání starých nebo neaktivních poptávek

Související dokumentace

• Modul CRM: Správa firem (dodavatelů) a kontaktních osob
• Modul Výrobky: Katalog výrobků a služeb pro vkládání do poptávek
• Modul Sklad: Správa skladových položek a jejich vkládání do poptávek
• Modul Objednávky vydané: Převod poptávek na potvrzené objednávky dodavatelům
• Modul Zakázky: Přiřazování poptávek k projektům a zakázkám
• Modul Nabídky: Tvorba cenových nabídek pro vaše zákazníky (opačný směr než poptávky)

Dokumentace vytvořena pro systém eIntranet.net verze 2025. Poslední aktualizace: listopad 2025.