Modul Projekty

Úvod do modulu Projekty

Modul Projekty je komplexní nástroj pro řízení projektů v systému eIntranet. Umožňuje plánovat, organizovat a sledovat průběh projektů včetně všech jejich částí, úkolů a dokumentace. Díky Ganttovu diagramu máte přehled o časové ose celého projektu a vidíte závislosti mezi jednotlivými částmi.

Tento modul je vhodný pro řízení projektů všech velikostí - od malých projektů s několika úkoly až po rozsáhlé projekty s desítkami členů týmu a stovkami částí. Projekty můžete propojit s dalšími moduly systému, například s moduly CRM, Úkoly nebo HelpDesk.

Přístup k modulu a oprávnění

Pro práci s modulem Projekty potřebujete odpovídající oprávnění, která vám nastaví administrátor systému. Existují tři základní úrovně oprávnění:

• Právo číst - můžete projekty pouze prohlížet, nemůžete je vytvářet ani upravovat
• Právo zapisovat - můžete vytvářet nové projekty a upravovat existující projekty, ke kterým máte oprávnění
• Právo mazat - můžete mazat projekty a přistupovat k seznamu smazaných projektů

Kromě těchto základních oprávnění existují ještě přístupová práva ke konkrétním projektům. U každého projektu můžete individuálně nastavit, kteří uživatelé nebo pozice mohou projekt vidět, upravovat nebo editovat poznámky.

Hlavní přehled projektů

Po otevření modulu Projekty se zobrazí přehledová tabulka se všemi projekty, ke kterým máte přístup. Tabulka obsahuje následující informace:

• ID projektu - unikátní číslo projektu
• Název projektu
• Kdo projekt vytvořil
• Zda je projekt aktivní
• Datum zahájení projektu - automaticky vypočtené z nejstarší části projektu
• Datum ukončení projektu - automaticky vypočtené z nejnovější části projektu
• Procento dokončení - automaticky vypočtené na základě dokončení všech částí projektu
• Vlastní pole - pokud jste si nakonfigurovali zobrazení vlastních polí v přehledu

V hlavičce tabulky můžete přepínat mezi zobrazením pouze aktivních projektů a zobrazením všech projektů včetně neaktivních. Tabulka podporuje řazení podle všech sloupců, fulltextové vyhledávání a export do Excelu.

Filtrování projektů

Pro rychlé nalezení projektů můžete použít vyhledávací pole v pravém horním rohu tabulky. Systém prohledává všechny sloupce tabulky a okamžitě zobrazuje výsledky.

Pomocí tlačítek v levém horním rohu můžete filtrovat projekty podle jejich stavu:

• Pouze aktivní - zobrazí pouze projekty označené jako aktivní
• Vše - zobrazí všechny projekty bez ohledu na jejich stav

Vytvoření nového projektu

Nový projekt vytvoříte kliknutím na zelené tlačítko Přidat projekt v pravém horním rohu. Existují dva způsoby vytvoření projektu:

• Přidat projekt - standardní režim s klasickým nastavením přístupových práv
• Přidat projekt - členové týmu - speciální režim pro projekty s externími členy týmu, kterým se zasílají pozvánky emailem

Základní údaje projektu

Při vytváření projektu zadáváte následující údaje:

Název - povinné pole, zadejte výstižný název projektu. Název se zobrazuje v přehledu projektů a v Ganttově diagramu.

Aktivní - zaškrtávací políčko určující, zda je projekt aktivní. Neaktivní projekty se standardně nezobrazují v přehledu, ale můžete je zobrazit přepnutím filtru.

Popis - volitelné pole pro podrobnější popis projektu. Můžete zde uvést účel projektu, cíle, poznámky nebo cokoliv dalšího, co považujete za důležité.

Přílohy - k projektu můžete přiložit soubory. Systém podporuje nahrání až 60 souborů najednou s maximální velikostí 100 MB na soubor. Soubory jednoduše přetáhnete myší do vyznačené oblasti nebo kliknete a vyberete je z počítače.

Výpočet dnů - vyberte způsob, jakým se mají počítat dny trvání projektu:

• Každý den - do výpočtu se zahrnují všechny kalendářní dny včetně víkendů a svátků
• Pouze pracovní den - do výpočtu se zahrnují pouze pracovní dny (pondělí až pátek), víkendy a svátky se přeskakují

Přístupová práva projektu

U každého projektu můžete přesně nastavit, kdo má k projektu přístup. Existují tři kategorie oprávnění:

Vidí - určuje, kdo může projekt zobrazit a číst jeho obsah. Můžete vybrat:

• Všichni, kdo mají právo číst - v tomto modulu - každý uživatel s přístupem do modulu Projekty uvidí tento projekt
• Konkrétní pozice - vyberte jednu nebo více pozic z organizační struktury
• Konkrétní uživatele - vyberte jednotlivé uživatele ze seznamu

Upravovat - určuje, kdo může projekt editovat, přidávat části projektu a měnit nastavení. Můžete vybrat ze stejných možností jako u práva Vidí.

Úprava poznámek - určuje, kdo může upravovat a mazat poznámky u projektu. Toto právo je užitečné, pokud chcete povolit diskuzi všem členům týmu, ale úpravy poznámek pouze vedoucím projektu.

U každého práva můžete kombinovat pozice a konkrétní uživatele. Například můžete nastavit, že projekt vidí všichni z oddělení Marketing plus dva konkrétní vedoucí z jiných oddělení.

Režim členové týmu

Pokud vytváříte projekt pomocí tlačítka Přidat projekt - členové týmu, pracujete ve speciálním režimu určeném pro spolupráci s externími členy nebo s členy, kteří ještě nemají plný přístup do systému.

V tomto režimu vybíráte členy týmu ze dvou seznamů:

Členové týmu - vidí - uživatelé, kteří dostanou emailem pozvánku k projektu s přístupem pro čtení. Po potvrzení odkazu v emailu získají přístup k projektu.

Členové týmu - upravovat - uživatelé, kteří dostanou emailem pozvánku k projektu s přístupem pro úpravy. Po potvrzení odkazu v emailu mohou projekt upravovat.

Email s pozvánkou obsahuje bezpečný odkaz, který slouží k potvrzení přístupu. Odeslání emailů se zaznamená do poznámek projektu, takže máte přehled o tom, komu byly pozvánky odeslány.

Vlastní pole projektu

Pokud administrátor systému nakonfiguroval vlastní pole pro projekty, zobrazí se ve formuláři další pole pro zadání dodatečných informací. Vlastní pole mohou být různých typů - textové pole, datum, výběr ze seznamu, výběr uživatele, výběr firmy z CRM a další.

Některá vlastní pole mohou být označena jako povinná. V takovém případě musíte pole vyplnit, jinak systém neumožní projekt uložit.

Detail projektu

Kliknutím na název projektu v přehledu otevřete detail projektu. Detail obsahuje několik sekcí:

Základní údaje

V horní části detailu vidíte kartu se základními údaji projektu - název, zda je projekt aktivní, způsob výpočtu dnů, popis projektu a přílohy. Pokud máte právo projekt upravovat, zobrazí se tlačítko Upravit, kterým otevřete formulář pro editaci projektu.

Části projektu - Ganttův diagram

Střední část detailu je věnována Ganttovu diagramu, který vizualizuje časovou osu projektu a všechny jeho části. Ganttův diagram zobrazuje:

• Názvy všech částí projektu včetně skupin
• Vedoucí každé části projektu
• Dobu trvání v dnech
• Procento dokončení
• Datum zahájení a ukončení
• Závislosti mezi částmi - šipky ukazující, které části na sebe navazují
• Barevné odlišení částí podle jejich stavu

Diagram můžete přepínat mezi třemi režimy zobrazení pomocí tlačítek v pravém horním rohu:

• Den - detailní zobrazení po dnech, vhodné pro krátkodobé projekty
• Týden - přehledové zobrazení po týdnech, vhodné pro střednědobé projekty
• Měsíc - přehledové zobrazení po měsících, vhodné pro dlouhodobé projekty

Kliknutím na kterýkoliv řádek v Ganttově diagramu se pod diagramem zobrazí detail vybrané části projektu s možností úprav.

Viditelné sloupce Ganttova diagramu

Pomocí tlačítka Viditelné sloupce můžete přizpůsobit, které sloupce se mají zobrazovat v Ganttově diagramu. Můžete skrýt sloupce, které nepotřebujete, a tím získat přehlednější zobrazení. Nastavení se ukládá pro každého uživatele zvlášť.

Poznámky a dokumenty

Spodní část detailu projektu obsahuje sekci s poznámkami a dokumenty. Zde můžete diskutovat o projektu, přidávat poznámky o průběhu, nahrávat dokumenty a komunikovat s ostatními členy týmu.

Poznámky můžete filtrovat podle typu pomocí tlačítek v horní části sekce. Každý typ poznámky má vlastní barvu a ikonu, takže se v poznámkách snadno orientujete.

Práce s částmi projektů

Projekt se skládá z jednotlivých částí, které tvoří jeho strukturu. Existují dva typy částí:

• Skupina položek projektu - slouží k organizaci částí do logických celků. Skupina sama o sobě nemá termíny ani procento dokončení - tyto hodnoty se automaticky vypočítávají z částí, které do skupiny patří.
• Položka projektu - konkrétní úkol nebo etapa projektu s vlastním termínem, vedoucím a procentem dokončení.

Přidání části projektu

Novou část projektu přidáte kliknutím na zelené tlačítko Přidat část v sekci Ganttova diagramu. Otevře se formulář s následujícími poli:

Název - povinné pole, zadejte výstižný název části. Název se zobrazí v Ganttově diagramu.

Typ - vyberte, zda vytváříte Skupinu položek projektu nebo Položku projektu. Podle tohoto výběru se zobrazí nebo skryjí některá pole formuláře.

Vedoucí - vyberte uživatele, který je zodpovědný za tuto část projektu. Můžete také zaškrtnout pole Odeslat email s upozorněním vedoucímu, pokud chcete, aby vedoucí dostal emailové upozornění o přiřazení nové části.

Nadřazená skupina - pokud chcete část zařadit do nějaké skupiny, vyberte ji ze seznamu. Pokud nevyberete žádnou skupinu, část bude na nejvyšší úrovni hierarchie.

Navazuje na - velmi důležité pole pro řízení závislostí mezi částmi projektu. Pokud vyberete nějakou část, systém automaticky nastaví datum zahájení této nové části na den po ukončení vybrané části. To je užitečné pro plánování logické posloupnosti úkolů - například nemůžete začít testování, dokud není dokončen vývoj.

Pole specifická pro Položku projektu

Pokud vytváříte Položku projektu (nikoli Skupinu), zobrazí se následující dodatečná pole:

Barva grafu - vyberte barvu, kterou se část zobrazí v Ganttově diagramu. Barvy můžete využít pro vizuální rozlišení různých typů činností - například modrá pro analýzu, zelená pro realizaci, červená pro kritické části.

Hotovo % - zadejte procento dokončení části projektu. Procento můžete kdykoliv upravit podle aktuálního stavu. Systém z těchto hodnot automaticky vypočítává celkové procento dokončení projektu.

Doba - zadejte datum zahájení a datum ukončení části projektu. Můžete použít kalendář, který se zobrazí po kliknutí do pole. Pokud jste vybrali Navazuje na, datum zahájení se nastaví automaticky.

Posunout i navazující - zaškrtávací políčko, které je užitečné při změně termínů. Pokud změníte datum ukončení části a zaškrtnete toto políčko, systém automaticky posune termíny všech částí, které na tuto část navazují. Tím ušetříte čas při přeplánování projektu.

Popis - podrobnější popis části projektu. Můžete zde uvést konkrétní požadavky, postup, poznámky nebo cokoliv, co považujete za důležité. Pole podporuje formátování textu (tučné písmo, seznamy, odkazy).

Přílohy - k části projektu můžete přiložit soubory - dokumentaci, obrázky, tabulky, cokoliv potřebného. Přílohy se zobrazují v Ganttově diagramu malou ikonou sponky.

Vlastní pole částí projektu

Podobně jako u projektu samotného můžete mít nakonfigurována vlastní pole pro části projektu. Tato pole se zobrazí ve formuláři a můžete do nich zadat dodatečné informace specifické pro váš typ projektů.

Editace části projektu

Existující část projektu upravíte tak, že na ni kliknete v Ganttově diagramu. Pod diagramem se zobrazí detail části s tlačítkem Upravit. Kliknutím na toto tlačítko otevřete formulář pro editaci, který obsahuje stejná pole jako formulář pro vytvoření nové části.

Smazání části projektu

Část projektu smažete pomocí tlačítka Smazat v detailu části. Před smazáním systém zobrazí potvrzovací dialog. Pozor - pokud mažete skupinu, smažou se i všechny části, které do této skupiny patří.

Označení části jako hotové

V detailu části projektu pod Ganttovým diagramem najdete tlačítko Hotovo, které rychle nastaví procento dokončení na 100 procent. To je rychlejší než otevírání editačního formuláře a ruční zadání hodnoty.

Ganttův diagram - podrobný popis

Ganttův diagram je základní nástroj pro vizualizaci a řízení projektu. Poskytuje přehledný grafický pohled na časovou osu projektu a vztahy mezi jeho částmi.

Jak číst Ganttův diagram

Diagram se skládá z několika částí:

Levá část - tabulka - obsahuje názvy částí projektu a další informace v sloupcích:

• Název části - zobrazuje hierarchii pomocí odsazení, skupiny jsou výše než jejich položky
• Vedoucí - jméno a příjmení vedoucího části
• Doba - počet dnů trvání části (podle nastavení Výpočet dnů projektu)
• % Hotovo - aktuální procento dokončení
• Začátek - datum zahájení části
• Konec - datum ukončení části

Pravá část - časová osa - graficky zobrazuje části projektu jako barevné pruhy na časové ose. Délka pruhu odpovídá době trvání části. Mezi pruhy jsou šipky znázorňující závislosti - šipka vede z části, která musí být dokončena dříve, do části, která na ni navazuje.

Barvy v Ganttově diagramu

Každá část projektu má přiřazenou barvu, kterou si můžete vybrat při vytváření nebo editaci části. Barvy můžete využít podle vlastní konvence - například:

• Červená - kritické části, které nelze zpozdit
• Modrá - analytické a plánovací činnosti
• Zelená - realizační fáze
• Žlutá - testování a kontrola kvality
• Purpurová - dokumentace a uzavření projektu
• Růžová - marketingové a komunikační aktivity

Skupiny v Ganttově diagramu

Skupiny položek se zobrazují odlišně od běžných položek - mají speciální ikonu a jejich časová osa se automaticky rozpíná od nejstarší do nejnovější položky ve skupině. Procento dokončení skupiny se počítá jako vážený průměr dokončení všech položek ve skupině.

Závislosti mezi částmi

Pokud některé části navazují na jiné (nastavili jste pole Navazuje na), zobrazí se v diagramu šipky mezi souvisejícími částmi. Šipka vychází z konce první části a směřuje na začátek navazující části.

Závislosti jsou důležité pro řízení projektu - pokud se zpozdí některá část, ihned vidíte, které další části to ovlivní. Pokud při editaci části zaškrtnete Posunout i navazující, systém automaticky přepočítá termíny všech závislých částí.

Poznámky a diskuze

Sekce poznámek a dokumentů slouží ke komunikaci o projektu, sdílení informací a uchovávání dokumentace. Každá poznámka má svůj typ, který určuje, kdo ji může vidět a jaký má význam.

Přidání poznámky

Novou poznámku přidáte kliknutím na zelené tlačítko Přidat v sekci Poznámky / dokumenty. Otevře se formulář s následujícími poli:

Typ - vyberte typ poznámky ze seznamu. Každý typ má vlastní barvu a ikonu. Administrátor systému může vytvořit vlastní typy poznámek a nastavit jejich práva. Po výběru typu se zobrazí informace o tom, kdo může tento typ poznámky vidět.

Poznámka - text poznámky. Můžete použít formátování - tučné písmo, kurzívu, seznamy, odkazy, tabulky. Editor podporuje vkládání obrázků a dalších prvků.

Přílohy - k poznámce můžete přiložit soubory. Kromě nahrání existujících souborů můžete přímo v systému vytvořit nový dokument v OnlyOffice (textový dokument, tabulka nebo prezentace).

Emailem všem uživatelům - pokud zaškrtnete toto pole, systém odešle vaši poznámku emailem všem uživatelům, kteří mají právo vidět tento projekt. To je užitečné pro důležitá oznámení nebo když potřebujete upozornit celý tým.

Email jako skrytou kopii - pokud zasíláte email všem uživatelům, můžete zaškrtnout toto pole, aby emailové adresy příjemců nebyly navzájem viditelné. Každý uživatel uvidí jen svou adresu.

Emailem i přílohy - pokud zaškrtnete toto pole, přílohy poznámky se připojí i k odeslané emailové zprávě. Pokud políčko nezaškrtnete, přílohy budou k dispozici pouze na intranetu.

Typy poznámek

Systém podporuje různé typy poznámek, které si může administrátor nakonfigurovat podle potřeb firmy. Typické typy poznámek jsou:

• Běžná poznámka - standardní poznámka pro obecnou komunikaci
• Důležité - zvýrazněná poznámka pro důležité informace
• Úkol - poznámka se zadáním úkolu
• Problém - poznámka upozorňující na problém
• Dokument - poznámka s přiloženým dokumentem
• Rozhodnutí - zaznamenání důležitého rozhodnutí

U každého typu poznámky administrátor může nastavit:

• Kdo může poznámky tohoto typu vidět
• Kdo může poznámky tohoto typu vytvářet
• Kdo může poznámky tohoto typu mazat

Tato práva jsou nezávislá na právech projektu. Například můžete vytvořit typ poznámky Pouze vedení, který budou vidět pouze vedoucí pracovníci, přestože projekt vidí všichni zaměstnanci.

Editace poznámky

Existující poznámku můžete upravit kliknutím na tlačítko Upravit v řádku poznámky. Otevře se stejný formulář jako při vytváření poznámky, předvyplněný aktuálními hodnotami.

Systém zaznamenává historii změn poznámek, takže máte přehled o tom, kdy a kdo poznámku upravil.

Smazání poznámky

Poznámku můžete smazat pomocí tlačítka Smazat v řádku poznámky. Poznámku můžete smazat pouze pokud máte odpovídající oprávnění podle typu poznámky.

Filtrování poznámek

V horní části sekce poznámek jsou tlačítka pro filtrování poznámek podle typu:

• Vše - zobrazí všechny poznámky bez ohledu na typ
• Bez změnových záznamů - skryje automatické poznámky o změnách (například Projekt založen, Upraveny základní údaje) a zobrazí jen poznámky vytvořené uživateli
• Jednotlivé typy - tlačítka pro každý typ poznámky s počtem poznámek daného typu

Kliknutím na tlačítko filtru se tabulka okamžitě aktualizuje a zobrazí jen poznámky odpovídající vybranému filtru.

Kopírování projektu

Pokud vytváříte podobné projekty opakovaně, můžete využít funkci kopírování projektu. Kopírování šetří čas - nemusíte vytvářet strukturu projektu od začátku, ale zkopírujete existující projekt a jen upravíte detaily.

Jak kopírovat projekt

V detailu projektu kliknete na tlačítko Kopírovat projekt. Otevře se formulář pro vytvoření projektu, který je předvyplněný hodnotami z kopírovaného projektu. Kromě běžných polí projektu se zobrazí dodatečná sekce s možnostmi kopírování:

Včetně částí projektů - pokud zaškrtnete toto políčko, zkopírují se i všechny části projektu včetně jejich hierarchie, vedoucích, popisů a vlastních polí. Procenta dokončení se resetují na nulu. Přílohy se nekopírují.

První část projektu od - zadejte datum, od kterého má začínat první část nového projektu. Systém automaticky přepočítá termíny všech částí tak, aby zachovaly původní časové rozestupy a závislosti, ale posunuly se na nové datum zahájení.

Poznámky projektu se nekopírují - nový projekt začíná s prázdnou historií poznámek.

Praktické využití kopírování

Kopírování projektů je užitečné například v těchto situacích:

• Opakované projekty - například každoměsíční marketingové kampaně, kvartální inventury, pravidelné aktualizace systémů
• Šablony projektů - vytvoříte vzorový projekt s typickou strukturou a z něj kopírujete nové projekty
• Podobné projekty - máte dva projekty, které se liší jen v detailech (jiný zákazník, jiný produkt), ale mají stejnou strukturu

Integrace s modulem Úkoly

Modul Projekty je propojený s modulem Úkoly, což umožňuje provázat projektové řízení s každodenním task managementem. Úkoly můžete přiřazovat k jednotlivým částem projektu.

Zobrazení úkolů v projektu

V detailu části projektu pod Ganttovým diagramem se zobrazuje sekce s připojenými úkoly. Vidíte zde seznam všech úkolů, které jsou přiřazeny k této části projektu, včetně jejich stavu, termínu a zodpovědné osoby.

Úkoly můžete filtrovat podle stavu - zobrazit všechny úkoly nebo jen aktivní, dokončené, zrušené apod.

Vytvoření úkolu z projektu

Přímo z detailu části projektu můžete vytvořit nový úkol, který bude automaticky propojený s touto částí. Kliknete na tlačítko Přidat úkol a otevře se formulář pro vytvoření úkolu s předvyplněným odkazem na část projektu.

Propojení existujícího úkolu s projektem

Pokud již máte vytvořený úkol v modulu Úkoly a chcete ho propojit s částí projektu, můžete to udělat při editaci úkolu. Ve formuláři úkolu je pole pro výběr části projektu.

Integrace s modulem HelpDesk

Podobně jako úkoly můžete k částem projektu přiřazovat i tickety z modulu HelpDesk. To je užitečné například pro projekty implementace systémů, kde se řeší technické problémy a požadavky.

Zobrazení ticketů v projektu

V detailu části projektu se zobrazuje sekce s připojenými tickety včetně jejich stavu, názvu a priority. Tickety můžete filtrovat podle stavu.

Systém zobrazuje i statistiku - kolik ticketů je v jakém stavu (nový, zpracovává se, čeká na zákazníka, vyřešeno apod.).

Vlastní pole - pokročilá konfigurace

Vlastní pole umožňují přizpůsobit modul Projekty přesně vašim potřebám. Administrátor systému může nakonfigurovat až několik desítek vlastních polí jak pro projekty, tak pro části projektů.

Typy vlastních polí

Systém podporuje následující typy vlastních polí:

Ano/Ne (checkbox) - zaškrtávací políčko pro binární volbu. Vhodné například pro pole Vyžaduje schválení, Je prioritní apod.

Číslo celé - pole pro zadání celého čísla. Vhodné pro pole jako Počet členů týmu, Rozpočet v tisících, Počet dní apod.

Číslo desetinné - pole pro zadání desetinného čísla. Vhodné pro přesnější číselné hodnoty jako Rozpočet, Koeficient náročnosti apod.

Datum - pole s kalendářem pro výběr data. Vhodné pro pole jako Termín schválení, Datum kontroly, Plánovaná prezentace apod.

Text - 1 řádek - krátké textové pole pro zadání jedné věty nebo pár slov. Vhodné pro pole jako Kód projektu, Číslo objednávky, Jméno zákazníka apod.

Text - více řádků - víceřádkové textové pole pro delší text. Vhodné pro pole jako Rizika projektu, Poznámky k rozpočtu apod.

Seznam - výběr (selectbox) - rozbalovací seznam s předem definovanými možnostmi. Administrátor nastaví možnosti oddělené středníkem, například Malý;Střední;Velký. Vhodné pro kategorizaci projektů.

Uživatel eIntranetu - výběr jednoho uživatele ze seznamu všech uživatelů. Vhodné pro pole jako Sponzor projektu, Hlavní kontakt zákazníka apod.

Uživatelé eIntranetu - výběr více - výběr více uživatelů ze seznamu. Vhodné pro pole jako Steering committee, Recenzenti apod.

Firma - název - z modulu CRM - výběr jedné firmy z evidence CRM. Vhodné pro pole jako Dodavatel, Subdodavatel apod.

Firmy - výběr více - z modulu CRM - výběr více firem z evidence CRM. Vhodné pro pole jako Partneři projektu, Dotčené subjekty apod.

Firma - název - z Evidence zákazníků - výběr firmy ze staršího modulu Evidence zákazníků. Používá se u starších instalací systému.

Povinná pole

U každého vlastního pole může administrátor nastavit, zda je povinné. Pokud je pole označeno jako povinné, nemůžete uložit projekt nebo část projektu bez vyplnění tohoto pole.

Zobrazení v přehledu

U vlastních polí projektů může administrátor nastavit, která pole se mají zobrazovat jako dodatečné sloupce v hlavním přehledu projektů. To je užitečné pro rychlou orientaci a filtrování projektů podle vlastních kritérií.

Smazané projekty

Pokud máte právo mazat projekty, můžete projekty přesouvat do koše. Projekt se nesmaže okamžitě, ale přesune se do seznamu smazaných projektů, odkud ho případně můžete obnovit.

Smazání projektu

Projekt smažete pomocí tlačítka Smazat v detailu projektu nebo v přehledu projektů. Systém zobrazí potvrzovací dialog. Po potvrzení se projekt přesune do koše.

Při smazání projektu se zaznamenává:

• Datum a čas smazání
• Kdo projekt smazal (uživatel)
• IP adresa, ze které byl projekt smazán

Zobrazení smazaných projektů

Seznam smazaných projektů otevřete kliknutím na červené tlačítko Smazané v hlavním přehledu projektů. Zobrazí se tabulka se všemi smazanými projekty včetně informací o tom, kdy a kdo je smazal.

Obnovení projektu

V seznamu smazaných projektů můžete projekt obnovit pomocí tlačítka Obnovit. Projekt se vrátí do normálního stavu a opět se zobrazí v hlavním přehledu.

Trvalé smazání

V seznamu smazaných projektů můžete projekt trvale smazat pomocí tlačítka Smazat natrvalo. Tato akce je nevratná - projekt a všechny jeho části, poznámky a přílohy budou trvale odstraněny z databáze.

Tipy a osvědčené postupy

Strukturování projektu

Při vytváření struktury projektu dodržujte tyto zásady:

• Vytvořte logickou hierarchii pomocí skupin - například skupina Příprava, skupina Realizace, skupina Testování, skupina Uzavření
• Rozdělte velké části na menší, zvládnutelné úkoly - ideálně tak, aby každá část trvala maximálně jeden až dva týdny
• Používejte jasné a výstižné názvy částí - každý by měl na první pohled pochopit, o co jde
• Nastavte závislosti mezi částmi tam, kde je to logicky nutné - ale nepřehánějte to, příliš mnoho závislostí dělá projekt nepřehledným

Využití barev

Barvy v Ganttově diagramu používejte konzistentně podle nějaké konvence. Například:

• Modrá - analýza a příprava
• Zelená - realizace a vývoj
• Žlutá - testování a kontrola
• Červená - kritické milníky a důležité termíny
• Purpurová - dokumentace a školení

Díky konzistentnímu používání barev se v projektu lépe orientujete a na první pohled vidíte, v jaké fázi se která část nachází.

Aktualizace procent dokončení

Procenta dokončení pravidelně aktualizujte - ideálně jednou týdně. Díky tomu máte přesný přehled o stavu projektu a můžete včas reagovat na zpoždění.

Při aktualizaci procent buďte realisť - je lepší být konzervativní než optimistický. Část, která je z 90 procent hotová, může zabrat ještě více času než část dokončená z poloviny.

Komunikace přes poznámky

Využívejte sekci poznámek pro komunikaci o projektu:

• Dokumentujte důležitá rozhodnutí - proč jste se rozhodli určitým způsobem, jaké byly alternativy
• Zaznamenávejte problémy a jejich řešení - když se problém objeví znovu, budete vědět, jak jste ho řešili
• Sdílejte dokumenty přes přílohy poznámek - všichni členové týmu budou mít přístup ke stejným informacím
• Používejte funkci odeslání emailem pro důležitá oznámení - zajistíte, že informace nedojde do ztraceného v záplavě poznámek

Plánování s rezervou

Při plánování termínů počítejte s rezervou:

• Pro běžné úkoly přidejte rezervu 20 procent
• Pro rizikové nebo nové úkoly přidejte rezervu 50 procent
• Mezi důležité milníky zakomponujte buffer

Rezerva vám umožní zvládnout neočekávané problémy a zpoždění bez nutnosti měnit celý plán projektu.

Pravidelné kontroly

Zaveďte pravidelné kontrolní schůzky projektu - například každý týden nebo každé dva týdny. Na schůzce:

• Projděte Ganttův diagram a identifikujte části, které se zpožďují
• Aktualizujte procenta dokončení všech rozpracovaných částí
• Přeplánujte termíny tam, kde je to nutné
• Zdokumentujte rozhodnutí do poznámek projektu

Často kladené otázky (FAQ)

Jak poznám, že projekt se zpozdí?

V Ganttově diagramu sledujte části, které mají červenou barvu nebo jejichž termín ukončení již proběhl, ale procento dokončení není 100. Pokud na takovou část navazují další části, celý projekt se pravděpodobně zpozdí. Využijte funkci Posunout i navazující při úpravě termínů, abyste viděli dopad zpoždění na celý projekt.

Mohu přidat část projektu, která nespadá do žádné skupiny?

Ano, můžete. Při vytváření části v poli Nadřazená skupina vyberte možnost ---Není---. Část se zobrazí na nejvyšší úrovni hierarchie v Ganttově diagramu.

Jak nastavím, aby na projekt viděli jen vybraní lidé?

Při vytváření nebo editaci projektu v poli Vidí vymažte možnost Všichni, kdo mají právo číst a vyberte jen konkrétní uživatele nebo pozice, kteří mají mít přístup. Pouze tito vybraní uživatelé uvidí projekt v přehledu a budou moci zobrazit jeho detail.

Co znamená Výpočet dnů a jak ho mám nastavit?

Výpočet dnů určuje, jak systém počítá dobu trvání částí projektu. Pokud zvolíte Každý den, započítají se všechny kalendářní dny včetně víkendů. Pokud zvolíte Pouze pracovní den, započítají se jen pracovní dny (pondělí až pátek) a víkendy se přeskočí. Volbu udělejte podle toho, zda na projektu pracujete i o víkendech nebo ne.

Můžu změnit pořadí částí projektu v Ganttově diagramu?

Pořadí částí v Ganttově diagramu je dáno hierarchickou strukturou (skupiny a jejich části) a termíny částí. Pokud chcete změnit pořadí, můžete upravit termíny částí nebo změnit jejich nadřazenou skupinu.

Jak rychle označím část jako dokončenou?

Klikněte na část v Ganttově diagramu, pod diagramem se zobrazí detail části. V detailu najdete tlačítko Hotovo, které okamžitě nastaví procento dokončení na 100 procent.

Proč mi nejde uložit projekt?

Zkontrolujte, zda máte vyplněná všechna povinná pole - ta jsou označena červenou hvězdičkou nebo slovem povinné. Pokud jsou ve formuláři vlastní pole označená jako povinná, musíte vyplnit i ta. Zkontrolujte také, zda jste do pole Název zadali nějaký text - název je vždy povinný.

Co se stane, když smažu skupinu?

Když smažete skupinu, smažou se i všechny části projektu, které do této skupiny patří. Před smazáním si proto zkontrolujte, jaké části skupina obsahuje. Pokud chcete zachovat některé části, nejprve je přesuňte do jiné skupiny nebo na nejvyšší úroveň tím, že u nich změníte Nadřazenou skupinu.

Můžu projekt sdílet s někým, kdo nemá přístup do systému?

Ne přímo. Modul Projekty je součástí interního systému a vyžaduje přihlášení. Můžete však udělat export do PDF (pomocí tlačítka Vytisknout v detailu projektu) a PDF poslat externím osobám. Případně můžete vytvořit pro externí osoby uživatelský účet s omezenými právy pouze na čtení projektů.

Jak přidám úkol k části projektu?

Existují dva způsoby. První možnost je kliknout na část v Ganttově diagramu, zobrazí se detail části, a v něm kliknout na tlačítko Přidat úkol. Druhý způsob je vytvořit úkol v modulu Úkoly a při jeho vytváření vybrat v poli Část projektu příslušnou část projektu.

Proč se mi nezobrazují některé projekty?

Možných důvodů je několik. Zkontrolujte filtr v horní části přehledu - pokud máte nastaveno Pouze aktivní, neaktivní projekty se nezobrazí. Dále zkontrolujte, zda máte k projektům přístupová práva - projekty, ke kterým nemáte právo Vidí, se vám v přehledu nezobrazí. Pokud ani to nepomůže, zkuste použít vyhledávací pole a vyhledat projekt podle názvu.

Jak změním vedoucího části projektu?

Klikněte na část v Ganttově diagramu, pod diagramem se zobrazí detail části. Klikněte na tlačítko Upravit, v otevřeném formuláři změňte vedoucího v poli Vedoucí a uložte. Pokud chcete, můžete zaškrtnout pole Odeslat email s upozorněním vedoucímu, aby nový vedoucí dostal emailové upozornění.

Můžu nastavit, aby část začínala automaticky po skončení předchozí části?

Ano, to je přesně účel pole Navazuje na. Při vytváření nebo editaci části vyberte v tomto poli předchozí část. Systém automaticky nastaví datum zahájení této části na den po ukončení předchozí části. Pokud později změníte termín předchozí části, můžete zaškrtnout Posunout i navazující a systém automaticky přepočítá termíny všech navazujících částí.

Jak zjistím, kdo má k projektu přístup?

V detailu projektu v sekci Základní údaje najdete informace o přístupových právech. Pokud máte právo projekt upravovat, můžete kliknout na tlačítko Upravit a podívat se, co je nastaveno v polích Vidí, Upravovat a Úprava poznámek.

Co znamenají různé barvy poznámek?

Každý typ poznámky má přiřazenou barvu a ikonu pro snadné rozlišení. Barvy a typy poznámek si nastavuje administrátor systému podle potřeb vaší firmy. Typicky červená znamená důležité informace, modrá běžné poznámky, zelená dokončené úkoly apod. Přesnou legendu si zjistěte u svého administrátora.

Můžu exportovat projekt do Excelu nebo PDF?

Přehled projektů můžete exportovat do Excelu pomocí tlačítka Excel v horní části tabulky. Pro export detailu projektu včetně Ganttova diagramu použijte tlačítko Vytisknout v detailu projektu - můžete buď vytisknout na tiskárnu nebo uložit jako PDF pomocí virtuální tiskárny.

Praktické příklady použití

Příklad 1: Projekt vývoje webové aplikace

Ukažme si, jak by mohl vypadat projekt vývoje webové aplikace pro zákazníka:

Základní údaje projektu:

• Název: Webová aplikace pro evidenci zakázek - zákazník ABC
• Aktivní: Ano
• Výpočet dnů: Pouze pracovní den
• Popis: Vývoj webové aplikace pro evidenci zakázek podle specifikace ze dne 15.1.2025
• Vidí: Oddělení Vývoj, Jan Novák (projektový manažer), Petra Svobodová (zákaznický zástupce)
• Upravovat: Oddělení Vývoj, Jan Novák

Struktura projektu:

Skupina: Příprava

• Analýza požadavků (5 dnů, vedoucí: Jan Novák)
• Návrh databáze (3 dny, vedoucí: Petr Dvořák, navazuje na: Analýza požadavků)
• Návrh UI/UX (3 dny, vedoucí: Marie Nová, navazuje na: Analýza požadavků)
• Schválení návrhu zákazníkem (2 dny, vedoucí: Petra Svobodová, navazuje na: Návrh UI/UX)

Skupina: Implementace

• Vytvoření databáze (2 dny, vedoucí: Petr Dvořák, navazuje na: Schválení návrhu zákazníkem)
• Backend - API (10 dnů, vedoucí: Karel Novotný, navazuje na: Vytvoření databáze)
• Frontend - uživatelské rozhraní (10 dnů, vedoucí: Marie Nová, navazuje na: Backend - API)
• Propojení s účetním systémem (3 dny, vedoucí: Karel Novotný, navazuje na: Frontend)

Skupina: Testování

• Interní testování (5 dnů, vedoucí: Jana Malá, navazuje na: Propojení s účetním systémem)
• Testování zákazníkem (5 dnů, vedoucí: Petra Svobodová, navazuje na: Interní testování)
• Opravy chyb (3 dny, vedoucí: Karel Novotný, navazuje na: Testování zákazníkem)

Skupina: Nasazení

• Nasazení na produkční server (1 den, vedoucí: Petr Dvořák, navazuje na: Opravy chyb)
• Školení uživatelů (2 dny, vedoucí: Petra Svobodová, navazuje na: Nasazení na produkční server)
• Dokumentace (3 dny, vedoucí: Marie Nová, navazuje na: Nasazení na produkční server)

Celkový projekt trvá přibližně 48 pracovních dnů (necelých 10 týdnů).

Příklad 2: Projekt marketingové kampaně

Projekt pro přípravu a realizaci marketingové kampaně:

Základní údaje projektu:

• Název: Jarní marketingová kampaň 2025
• Aktivní: Ano
• Výpočet dnů: Každý den (kampaň běží i o víkendech)
• Popis: Marketingová kampaň na podporu prodeje jarní kolekce
• Vidí: Všichni, kdo mají právo číst
• Upravovat: Oddělení Marketing

Struktura projektu:

Příprava obsahu:

• Návrh konceptu kampaně (3 dny)
• Schválení konceptu vedením (2 dny)
• Příprava textů (5 dnů)
• Grafické návrhy (7 dnů)
• Focení produktů (2 dny)

Příprava kanálů:

• Nastavení reklamních kampaní Google Ads (2 dny)
• Nastavení reklamních kampaní Facebook (2 dny)
• Příprava emailových kampaní (3 dny)
• Příprava banneru na webu (1 den)

Realizace:

• Spuštění kampaně (1 den)
• Monitoring a optimalizace (30 dnů - trvá po celou dobu kampaně)
• Týdenní reporty (28 dnů - každý týden)

Vyhodnocení:

• Sběr dat (2 dny)
• Analýza výsledků (3 dny)
• Závěrečná prezentace (1 den)

Příklad 3: Projekt implementace ERP systému

Rozsáhlý projekt implementace ERP systému ve firmě:

Základní údaje projektu:

• Název: Implementace ERP systému SAP
• Aktivní: Ano
• Výpočet dnů: Pouze pracovní den
• Popis: Implementace ERP systému SAP ve všech pobočkách společnosti
• Vidí: Vedení firmy, Steering committee, Implementační tým
• Upravovat: Projektový manažer, Vedoucí implementace
• Vlastní pole: Rozpočet: 5 000 000 Kč, Dodavatel: XY Software s.r.o., Priorita: Vysoká

Struktura projektu (zjednodušená):

Skupina: Přípravná fáze

• Výběr dodavatele (15 dnů)
• Podpis smlouvy (5 dnů)
• Sestavení projektového týmu (3 dny)
• Kick-off meeting (1 den)

Skupina: Analýza

• Analýza současných procesů (20 dnů)
• Definice požadavků (15 dnů)
• Gap analýza (10 dnů)
• Návrh implementace (10 dnů)
• Schválení návrhu (5 dnů)

Skupina: Realizace - Modul Ekonomika

• Konfigurace systému (15 dnů)
• Migrace dat (10 dnů)
• Testování (10 dnů)
• Školení uživatelů (5 dnů)
• Pilotní provoz (15 dnů)
• Ostrý start (1 den)

Skupina: Realizace - Modul Sklad

• Konfigurace systému (10 dnů)
• Migrace dat (8 dnů)
• Testování (8 dnů)
• Školení uživatelů (3 dny)
• Pilotní provoz (10 dnů)
• Ostrý start (1 den)

Skupina: Realizace - Modul HR

• Konfigurace systému (12 dnů)
• Migrace dat (10 dnů)
• Testování (8 dnů)
• Školení uživatelů (4 dny)
• Pilotní provoz (12 dnů)
• Ostrý start (1 den)

Skupina: Uzavření projektu

• Dokumentace (10 dnů)
• Předání projektu do provozu (3 dny)
• Závěrečné vyhodnocení (2 dny)
• Závěrečná prezentace (1 den)

V tomto projektu využijete vlastní pole pro evidenci rozpočtu a dodavatele, členění na skupiny pro přehlednost, závislosti mezi částmi pro zachování logické posloupnosti a poznámky pro dokumentaci rozhodnutí a problémů během implementace.

Závěr

Modul Projekty je komplexní nástroj pro řízení projektů všech velikostí a typů. Využitím všech jeho funkcí - Ganttova diagramu, závislostí mezi částmi, poznámek, integrace s dalšími moduly a vlastních polí - získáte plnou kontrolu nad průběhem projektů a schopnost rychle reagovat na změny.

Pokud máte jakékoliv dotazy k práci s modulem Projekty, které nejsou zodpovězeny v této dokumentaci, obraťte se na svého administrátora systému nebo na technickou podporu eIntranet.

Přejeme vám úspěšné řízení projektů.