Projekty

Přehled

Modul Projekty slouží k plánování, řízení a sledování projektů a jejich jednotlivých částí (úkolů). Umožňuje vizualizovat časové plány pomocí interaktivního Ganttova diagramu, sledovat pokrok v plnění, přiřazovat odpovědné osoby a evidovat poznámky. Modul je určen především pro projektové manažery, vedoucí týmů a všechny členy projektu, kteří potřebují přehled o průběhu a plnění projektových úkolů.

Klíčové funkce

• Komplexní správa projektů s hierarchickou strukturou částí
• Interaktivní Ganttův diagram pro vizualizaci časových plánů
• Sledování procenta dokončení jednotlivých částí i celého projektu
• Přiřazování odpovědných osob a stanovování termínů
• Evidence poznámek a dokumentů k projektům
• Nastavení přístupových práv na úrovni jednotlivých projektů
• Vlastní pole pro specifické potřeby firmy
• Export dat do Excelu
• Režim členů týmu s emailovým potvrzením přístupu

Přístup a nastavení

Jak se dostat do modulu

Navigační cesta: Hlavní menu → Projekty

Nastavení modulu

Administrátor může přistupovat k nastavení modulu kliknutím na odkaz Nastavení v pravém horním rohu stránky. V nastavení lze definovat:

• Vlastní pole pro projekty: Přidání specifických polí podle potřeb firmy (text, číslo, datum, výběr ze seznamu, propojení na zákazníky, uživatele)
• Vlastní pole pro části projektů: Rozšíření informací o jednotlivých částech projektu
• Typy poznámek: Definice kategorií poznámek s nastavením práv pro čtení, zápis a mazání
• Viditelné sloupce v Ganttově diagramu: Výběr, které informace se mají zobrazovat (vedoucí, doba trvání, procento dokončení, termíny)

Uživatelská práva

Oprávnění	Popis
Žádná (0)	Uživatel nevidí modul Projekty
Zobrazení (1-4)	Prohlížení projektů, ke kterým má uživatel přidělena práva
Editace (5-9)	Vytváření a úprava projektů podle přidělených práv
Mazání (10-14)	Možnost mazat projekty a jejich části
Administrace (15)	Plný přístup včetně nastavení modulu a zobrazení smazaných záznamů

Poznámka: Kromě základních práv v modulu lze na úrovni jednotlivých projektů nastavit, kdo projekt vidí, kdo může upravovat a kdo může upravovat poznámky.

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka - Seznam projektů

Hlavní obrazovka zobrazuje přehlednou tabulku všech projektů s následujícími informacemi:

• ID: Unikátní identifikátor projektu
• Název: Název projektu (kliknutelný odkaz na detail)
• Vytvořil: Jméno uživatele, který projekt založil
• Aktivní: Indikace, zda je projekt aktivní (Ano/Ne)
• Od: Datum zahájení nejstarší části projektu
• Do: Datum ukončení poslední části projektu
• Dokončeno %: Celkové procento dokončení projektu vypočítané z částí
• Vlastní pole: Další sloupce podle nastavení administrátora

Filtry a vyhledávání

V hlavním seznamu projektů jsou k dispozici následující filtrovací možnosti:

• Pouze aktivní: Zobrazí pouze aktivní projekty (výchozí nastavení)
• Vše: Zobrazí všechny projekty včetně neaktivních
• Textové vyhledávání: Rychlé vyhledávání v názvech a dalších polích projektu

Export dat: V horní části tabulky je k dispozici tlačítko pro export aktuálně zobrazených dat do formátu Excel.

Základní operace

Vytvoření nového projektu

1. V seznamu projektů klikněte na tlačítko Přidat projekt
2. Vyplňte povinná a volitelná pole:
   • Název: Název projektu (povinné)
   • Aktivní: Zaškrtněte, pokud má být projekt aktivní
   • Popis: Podrobnější popis projektu
   • Přílohy: Přetažením souborů do pole nahrajte dokumenty související s projektem
   • Výpočet dnů: Zvolte způsob výpočtu trvání částí projektu:
     • Každý den: Počítají se všechny kalendářní dny
     • Pouze pracovní den: Počítají se pouze pracovní dny (mimo víkendy)
   • Vidí: Vyberte uživatele nebo skupiny, kteří mohou projekt prohlížet
   • Upravovat: Vyberte uživatele nebo skupiny, kteří mohou projekt upravovat
   • Úprava poznámek: Vyberte uživatele, kteří mohou přidávat a upravovat poznámky
   • Vlastní pole: Vyplňte další pole definovaná administrátorem
3. Klikněte na tlačítko Uložit

Vytvoření projektu s členy týmu

Alternativním způsobem vytvoření projektu je použití režimu Přidat projekt - členové týmu:

1. V seznamu projektů klikněte na tlačítko Přidat projekt - členové týmu
2. Vyplňte základní informace o projektu
3. V polích Členové týmu - vidí a Členové týmu - upravovat vyberte uživatele
4. Po uložení projektu obdrží vybraní uživatelé email s odkazem pro potvrzení přístupu k projektu
5. Po kliknutí na odkaz v emailu je uživateli automaticky přidělen přístup k projektu

Úprava projektu

1. V seznamu projektů klikněte na název projektu pro zobrazení detailu
2. V sekci Základní údaje klikněte na tlačítko Upravit
3. Proveďte požadované změny v dialogovém okně
4. Uložte kliknutím na Uložit

Odstranění projektu

1. V seznamu projektů najděte projekt k odstranění
2. Klikněte na ikonu Smazat v řádku projektu
3. Potvrďte odstranění v dialogovém okně

Poznámka: Smazané projekty může zobrazit a obnovit pouze uživatel s administrátorskými právy (oprávnění 15) pomocí tlačítka Smazané.

Kopírování projektu

Pokud potřebujete vytvořit projekt na základě existujícího:

1. Otevřete detail projektu, který chcete zkopírovat
2. Vyberte akci Kopírovat projekt
3. Zadejte název nového projektu
4. Zaškrtněte Včetně částí projektů, pokud chcete zkopírovat i všechny části
5. V poli První část projektu od zadejte datum, od kterého má začínat první část nového projektu
6. Klikněte na Uložit jako nový

Detail projektu

Základní informace projektu

Na detailní stránce projektu jsou v sekci Základní údaje zobrazeny všechny informace o projektu:

• Název projektu a jeho ID
• Stav aktivity (Aktivní/Neaktivní)
• Způsob výpočtu dnů
• Popis projektu
• Přiložené soubory s možností stažení
• Hodnoty vlastních polí

Tlačítka v detailu projektu

Tlačítko	Umístění	Funkce
Vytisknout	Hlavička detailu	Vytiskne detail projektu s Ganttovým diagramem
Zpět	Pod hlavičkou	Vrátí se na seznam projektů
Upravit	Sekce Základní údaje	Otevře dialog pro úpravu projektu
Přidat část	Sekce Ganttův diagram	Přidá novou část projektu
Viditelné sloupce	Sekce Ganttův diagram	Nastaví, které sloupce se zobrazí v Ganttově diagramu
Přidat	Sekce Poznámky	Přidá novou poznámku k projektu

Ganttův diagram

Co je Ganttův diagram

Ganttův diagram je grafické zobrazení časové osy projektu, které umožňuje přehledně vidět:

• Jednotlivé části projektu a jejich délku
• Časové rozvržení úkolů na ose času
• Hierarchickou strukturu (hlavní části a jejich podčásti)
• Návaznosti mezi částmi projektu
• Aktuální stav dokončení každé části
• Odpovědné osoby za jednotlivé části

Různá zobrazení diagramu

Ganttův diagram nabízí několik úrovní zobrazení pro lepší orientaci v projektu:

Zobrazení	Popis	Kdy použít
Den	Podrobný pohled s rozlišením na dny	Pro krátkodobé projekty a detailní plánování
Týden	Zobrazení po týdnech	Pro střednědobé projekty trvající několik měsíců
Měsíc	Zobrazení po měsících	Pro dlouhodobé projekty trvající více měsíců

Přepínání zobrazení: V pravém horním rohu Ganttova diagramu vyberte z rozbalovacího menu Zobrazení požadovanou úroveň detailu.

Práce s Ganttovým diagramem

Zobrazení informací o části projektu

1. V tabulce na levé straně diagramu klikněte na řádek s částí projektu
2. Řádek se zvýrazní červeně a níže se zobrazí detailní informace o části
3. V detailu můžete zobrazit a upravit všechny údaje o části projektu

Viditelné sloupce

V levé části Ganttova diagramu můžete zobrazit různé sloupce s informacemi:

• Vedoucí: Jméno odpovědné osoby
• Doba: Trvání části projektu v dnech nebo hodinách
• % Hot.: Procento dokončení
• Začátek: Datum zahájení
• Konec: Datum ukončení

Viditelnost sloupců nastavíte kliknutím na tlačítko Viditelné sloupce v hlavičce sekce Ganttův diagram.

Barevné odlišení částí

Části projektu lze vizuálně odlišit pomocí barev pro lepší přehlednost. K dispozici jsou barvy:

• Červená
• Modrá
• Purpurová
• Růžová
• Zelená
• Žlutá

Barvu nastavíte při vytváření nebo úpravě části projektu v poli Styl (barva).

Části projektu

Vytvoření nové části projektu

1. V detailu projektu klikněte na tlačítko Přidat část
2. Vyplňte základní informace:
   • Název: Stručný název části projektu (povinné)
   • Je to skupina: Zaškrtněte, pokud má část obsahovat další podčásti
   • Nadřazená část: Vyberte, pokud je část podřízená jiné části
   • Navazuje na část: Vyberte část, na kterou tato část navazuje (vytvoří se závislost)
   • Datum zahájení: Plánované datum začátku práce (formát: D.M.RRRR)
   • Datum ukončení: Plánované datum dokončení (formát: D.M.RRRR)
   • Odpovědná osoba: Vedoucí pracovník zodpovědný za dokončení části
   • Dokončeno %: Aktuální stav dokončení (0-100%)
   • Styl (barva): Barevné odlišení v Ganttově diagramu
   • Popis: Podrobnější popis úkolu
   • Přílohy: Soubory vztahujících se k části projektu
3. Klikněte na Uložit

Hierarchická struktura

Projekt může mít víceúrovňovou hierarchii částí:

• Skupiny: Nadřazené části označené jako skupina (zaškrtnutí Je to skupina)
• Podčásti: Části podřízené skupině (nastavení Nadřazená část)

Příklad struktury:

• Projekt: Vývoj nové aplikace
  • Skupina: Analýza a návrh
    • Podčást: Analýza požadavků
    • Podčást: Návrh databáze
    • Podčást: Návrh uživatelského rozhraní
  • Skupina: Implementace
    • Podčást: Vývoj backend
    • Podčást: Vývoj frontend

Procento dokončení

Sledování pokroku v plnění projektu:

• U jednotlivých částí: Zadáváte ručně v poli Dokončeno % (0-100%)
• U skupin: Automaticky se vypočítá z dokončení podčástí
• U celého projektu: Zobrazuje se v seznamu projektů, vypočítá se z dokončení všech částí

Tip: Pravidelně aktualizujte procento dokončení, abyste měli přesný přehled o stavu projektu.

Termíny a odpovědné osoby

Nastavení termínů

• Datum zahájení: Plánovaný začátek práce na části projektu
• Datum ukončení: Plánované dokončení části projektu
• Trvání: Automaticky se vypočítá podle způsobu výpočtu dnů (kalendářní dny nebo pracovní dny)

Přiřazení odpovědných osob

1. Při vytváření nebo úpravě části projektu vyberte v poli Odpovědná osoba uživatele
2. Odpovědná osoba se zobrazí v Ganttově diagramu ve sloupci Vedoucí
3. Odpovědná osoba může vidět část projektu v seznamu úkolů (pokud je propojení se moduly aktivní)

Závislosti mezi částmi

Části projektu mohou na sebe navazovat:

1. Při vytváření části projektu vyberte v poli Navazuje na část předchozí část
2. V Ganttově diagramu se zobrazí šipka indikující návaznost
3. Závislost pomáhá při plánování - následující část by měla začít až po dokončení předchozí

Úprava části projektu

1. V Ganttově diagramu klikněte na řádek s částí projektu
2. Pod diagramem se zobrazí detail části
3. Klikněte na tlačítko Upravit
4. Proveďte změny v dialogovém okně
5. Uložte kliknutím na Uložit

Odstranění části projektu

1. V Ganttově diagramu klikněte na řádek s částí projektu
2. Pod diagramem se zobrazí detail části
3. Klikněte na tlačítko Smazat
4. Potvrďte odstranění

Upozornění: Pokud smažete skupinu, smažou se i všechny její podčásti.

Poznámky a dokumenty

Přidávání poznámek

K projektu lze přidávat poznámky pro zaznamenání důležitých informací, rozhodnutí nebo diskuse:

1. V detailu projektu přejděte na sekci Poznámky / dokumenty
2. Klikněte na tlačítko Přidat
3. Vyplňte dialogové okno:
   • Typ poznámky: Vyberte kategorii poznámky
   • Poznámka: Text poznámky (podporuje formátování)
   • Přílohy: Nahrajte související dokumenty
   • Odeslat email: Zaškrtněte, pokud chcete informovat členy projektu emailem
4. Klikněte na Uložit

Typy poznámek

Poznámky lze kategorizovat podle typů definovaných v nastavení modulu. Každý typ může mít:

• Název: Označení typu (např. "Rozhodnutí", "Problém", "Informace")
• Barva: Vizuální odlišení typu poznámky
• Ikona: Symbol typu poznámky
• Práva pro čtení: Kdo může poznámky daného typu číst
• Práva pro zápis: Kdo může poznámky daného typu vytvářet
• Práva pro mazání: Kdo může poznámky daného typu mazat

Filtrování poznámek

V seznamu poznámek můžete filtrovat podle typu:

• Vše: Zobrazí všechny poznámky
• Bez změnových záznamů: Skryje systémové poznámky o změnách v projektu
• Jednotlivé typy: Zobrazí pouze poznámky vybraného typu (počet poznámek je uveden vedle názvu typu)

Přílohy v poznámkách

1. Při vytváření poznámky přetáhněte soubory do pole Přílohy
2. Po uložení poznámky se přílohy zobrazí ve sloupci Přílohy v tabulce poznámek
3. Kliknutím na název souboru jej stáhnete

Úprava a mazání poznámek

Úpravu a mazání poznámek může provádět pouze uživatel s příslušnými právy:

1. V tabulce poznámek klikněte na ikonu Upravit nebo Smazat v řádku poznámky
2. Proveďte požadovanou akci

Poznámka: Práva k úpravě a mazání poznámek jsou definována na úrovni typu poznámky a na úrovni projektu (pole Úprava poznámek).

Odesílání emailových notifikací

Při vytváření poznámky můžete informovat členy projektu:

1. Zaškrtněte Odeslat email
2. Volitelně zaškrtněte Jako skrytá kopie (BCC), pokud nechcete, aby příjemci viděli ostatní adresy
3. Volitelně zaškrtněte S přílohami, pokud chcete připojit soubory z poznámky
4. Po uložení obdrží všichni uživatelé s přístupem k projektu email s informací o nové poznámce

Pokročilé funkce

Vlastní pole

Administrátor může v nastavení modulu definovat vlastní pole pro projekty i pro části projektů. Typy vlastních polí:

Typ pole	Popis	Použití
Ano/Ne (checkbox)	Zaškrtávací políčko	Binární hodnoty (ano/ne, aktivní/neaktivní)
Číslo - celé	Číselná hodnota bez desetinných míst	Počty, indexy
Číslo - desetinné	Číselná hodnota s desetinnými místy	Ceny, hodnocení
Datum	Výběr data z kalendáře	Další termíny, milníky
Firma - CRM	Výběr jedné firmy z modulu CRM	Propojení na zákazníka nebo dodavatele
Firmy - CRM (více)	Výběr více firem z modulu CRM	Seznam dodavatelů, partnerů
Firma - Evidence zákazníků	Výběr firmy z Evidence zákazníků	Propojení na evidenci zákazníků
Seznam - výběr	Výběr z předdefinovaného seznamu	Kategorie, priority, stavy
Text - 1 řádek	Krátké textové pole	Názvy, kódy, poznámky
Text - více řádků	Dlouhé textové pole	Podrobné popisy, komentáře
Uživatel	Výběr jednoho uživatele	Schvalovatel, kontaktní osoba
Uživatelé (více)	Výběr více uživatelů	Členové týmu, komisaři

Export do Excelu

1. V hlavním seznamu projektů klikněte na tlačítko Excel v horní části tabulky
2. Exportují se všechny aktuálně zobrazené projekty podle aktivního filtru
3. Soubor se automaticky stáhne do vašeho počítače

Tisk detailu projektu

1. Otevřete detail projektu
2. Klikněte na tlačítko Vytisknout v hlavičce
3. Vytiskne se detail projektu včetně Ganttova diagramu

Integrace s dalšími moduly

Propojení s modulem Úkoly

Části projektu lze propojit s modulem Úkoly:

• Odpovědná osoba přiřazená k části projektu může vidět úkol ve svém seznamu úkolů
• Změny v termínech nebo procentu dokončení lze synchronizovat mezi moduly
• V detailu části projektu se zobrazují související úkoly

Propojení s modulem CRM

Prostřednictvím vlastních polí můžete propojit projekt s firmou nebo firmami z modulu CRM:

1. Administrátor vytvoří vlastní pole typu "Firma - CRM" nebo "Firmy - CRM (více)"
2. Při vytváření nebo úpravě projektu vyberte firmu z modulu CRM
3. V detailu projektu se zobrazí odkaz na firmu v CRM
4. V detailu firmy v CRM se mohou zobrazovat související projekty

Vytvoření projektu z CRM

Pokud je nastaveno vlastní pole pro propojení s CRM, můžete vytvořit projekt přímo z detailu firmy v CRM:

1. V modulu CRM otevřete detail firmy
2. Klikněte na akci Vytvořit projekt
3. Automaticky se předvyplní propojení na firmu z CRM
4. Doplňte ostatní údaje a uložte projekt

Řešení problémů

Časté dotazy

Otázka: Nevidím žádné projekty, přestože vím, že v systému existují.

Řešení: Zkontrolujte, zda máte nastavena práva k modulu Projekty (minimálně oprávnění 1) a zda jsou projekty nastaveny tak, aby je mohl váš uživatelský účet vidět. Obraťte se na administrátora, který vám přidělí přístup k požadovaným projektům.

Otázka: Nemohu upravit projekt, přestože ho vidím.

Řešení: Prohlížení a úprava projektů jsou dvě různá práva. Abyste mohli projekt upravovat, musí vám být přiděleno právo "Upravovat" na úrovni konkrétního projektu nebo musíte mít v modulu Projekty oprávnění alespoň 5. Požádejte administrátora nebo vlastníka projektu o přidělení práv k úpravám.

Otázka: Ganttův diagram se nezobrazuje nebo je prázdný.

Řešení: Ganttův diagram zobrazuje pouze části projektu, které mají vyplněné datum zahájení a datum ukončení. Zkontrolujte, zda projekt obsahuje nějaké části a zda mají vyplněné termíny. Pokud problém přetrvává, zkuste obnovit stránku (F5).

Otázka: Procento dokončení projektu se nezměnilo, přestože jsem aktualizoval procento u části projektu.

Řešení: Procento dokončení celého projektu se vypočítá automaticky na základě všech částí projektu vážených podle jejich trvání. Pokud jste aktualizovali malou část dlouhého projektu, změna celkového procenta může být minimální. Obnovte stránku pro přepočítání hodnoty.

Otázka: Jak změním způsob výpočtu dnů (kalendářní dny vs. pracovní dny)?

Řešení: Způsob výpočtu dnů se nastavuje na úrovni projektu. Otevřete detail projektu, klikněte na "Upravit" v sekci Základní údaje a změňte hodnotu v poli "Výpočet dnů". Upozornění: Změna ovlivní všechny části projektu.

Otázka: Nemohu přidat poznámku určitého typu.

Řešení: Typy poznámek mají nastavená vlastní práva pro čtení, zápis a mazání. Pokud nevidíte určitý typ poznámky při vytváření, nemáte právo vytvářet poznámky tohoto typu. Obraťte se na administrátora, který může upravit práva u typů poznámek.

Otázka: Jak přiřadím projekt více uživatelům najednou?

Řešení: Při vytváření nebo úpravě projektu použijte pole "Vidí" a "Upravovat". Můžete vybrat více jednotlivých uživatelů, celé skupiny (pozice) nebo zvolit "Všichni, kdo mají právo číst/zapisovat - v tomto modulu". Alternativně použijte režim "Přidat projekt - členové týmu", který umožňuje přiřadit projekt členům týmu s emailovým potvrzením.

Otázka: Může část projektu navazovat na více jiných částí?

Řešení: V aktuální verzi může část projektu navazovat pouze na jednu předchozí část. Pokud potřebujete složitější závislosti, můžete vytvořit pomocnou skupinu, která sdruží všechny předchozí části, a na tuto skupinu navázat další část.

Otázka: Jak exportuji Ganttův diagram jako obrázek?

Řešení: Použijte funkci "Vytisknout" v detailu projektu. Tato funkce vytvoří náhled stránky připravený k tisku, který lze uložit jako PDF. Alternativně můžete použít funkci Print Screen na klávesnici a diagram vložit do grafického editoru.

Tipy pro efektivní práci

• Používejte hierarchickou strukturu: Rozdělte projekt na logické skupiny a podčásti pro lepší přehlednost. Skupiny se v Ganttově diagramu zobrazují s větší důležitostí.
• Pravidelně aktualizujte procento dokončení: Nastavte si pravidelnou rutinu (např. každý pátek) pro aktualizaci stavu dokončení všech aktivních částí projektu. Získáte tak přesný přehled o pokroku.
• Využívejte barevné odlišení: Přiřaďte různým typům částí projektu různé barvy. Například zelená pro dokončené, modrá pro probíhající, červená pro opožděné.
• Nastavte závislosti mezi částmi: Definováním návazností zajistíte, že při změně termínu jedné části budete vědět, které další části to ovlivní.
• Používejte vlastní pole pro kategorizaci: Vytvořte si vlastní pole pro priority, rozpočet, kódy zakázek nebo jiné specifické informace, které potřebujete sledovat.
• Dokumentujte rozhodnutí v poznámkách: Vytvořte si typ poznámky "Rozhodnutí" a zaznamenávejte do něj všechna důležitá rozhodnutí během projektu. Budete je mít na jednom místě.
• Exportujte data pravidelně: Vytvářejte pravidelné zálohy projektů exportem do Excelu. Budete mít k dispozici historii stavu projektu v jednotlivých časových bodech.
• Přizpůsobte zobrazení Ganttova diagramu: Skryjte nepotřebné sloupce pro čistší zobrazení. Pro každého uživatele se nastavení ukládá samostatně.
• Využívejte režim členů týmu: Pro projekty s externími spolupracovníky nebo dočasnými členy týmu použijte režim "Přidat projekt - členové týmu". Členové obdrží email a musí potvrdit přístup, což zajistí, že vědí o svém zapojení.
• Plánujte s rezervou: Při stanovování termínů počítejte s časovou rezervou. Projekty často trvají déle, než se původně plánovalo.
• Sledujte kritickou cestu: Identifikujte části projektu, které se nesmí zpozdit, protože by oddálily celý projekt. Těmto částem věnujte zvýšenou pozornost.
• Komunikujte změny: Při úpravě termínů nebo jiných důležitých údajů projektu přidejte poznámku s vysvětlením a odešlete email členům týmu.

Klávesové zkratky

Pro rychlejší práci můžete používat následující klávesové zkratky:

• F5: Obnovení stránky (aktualizace dat)
• Ctrl+P: Tisk aktuální stránky
• Ctrl+F: Vyhledávání v textu stránky