Legislativa (hlídání předpisů a souladu s legislativou)

Přehled

Modul Legislativa hlídá změny právních předpisů (zákonů, nařízení vlády, vyhlášek a dalších dokumentů Sbírky zákonů), které se týkají vaší firmy, a pomáhá udržovat firemní směrnice v souladu s aktuální legislativou. Modul každou noc kontroluje Sbírku zákonů, u sledovaných předpisů upozorní na novelu nebo zrušení a umělá inteligence (AI) u nově vyhlášených předpisů navrhne, do kterého právního oboru patří. Ke každému sledovanému předpisu můžete navázat firemní směrnici (dokument z modulu Dokumenty nebo stránku z modulu Wiki), vybrat paragrafy, které vás zajímají, hlídat termín přezkumu souladu a nechat si po novele automaticky založit úkol na revizi. U každé novely uvidíte, co přesně se v textu předpisu změnilo.

Klíčové funkce modulu Legislativa

Automatické noční sledování Sbírky zákonů a upozornění na novely a zrušení sledovaných předpisů
Zapínání celých právních oborů (BOZP, Daně, GDPR a další) s automatickým sledováním jejich klíčových předpisů
Vyhledání předpisu podle čísla, názvu i podle slov v jeho textu (fulltext v e-Sbírce) a filtr „Jen aktuální" / „Vše (i zrušené)"
Čtení textu předpisu přímo v aplikaci, časová osa všech znění a srovnání „Co se změnilo"
Navázání firemních směrnic z modulu Dokumenty i z modulu Wiki a výběr sledovaných ustanovení (paragrafů)
Štítky „Týká se § …", „Možná se týká § …" a „Mimo sledovaná ustanovení" u každé změny
Připomínka před účinností novely a automatické úkoly na revizi směrnic
Evidence přezkumů souladu s předpisem jako doklad pro audit a registr právních požadavků v Excelu a PDF

Přístup a nastavení

Tato kapitola popisuje, jak se do modulu Legislativa dostanete, kde najdete jeho nastavení a jaká oprávnění v něm existují, od úrovně „Bez přístupu" až po plnou správu nastavení modulu včetně matice uživatelských práv.

Jak se dostat do modulu Legislativa

Navigační cesta do modulu Legislativa: Hlavní menu → Legislativa. V menu se u modulu zobrazuje počet nevyřešených reakcí na změny předpisů, tedy položek ve stavu „Nová změna" nebo „Řeší se". Podle tohoto počtu poznáte, kolik změn ještě čeká na vyřízení, aniž byste modul museli otevírat. Uživatel bez oprávnění číst modul uvidí jen hlášku o nedostatečném přístupu.

Nastavení modulu Legislativa

Nastavení modulu Legislativa otevřete odkazem Nastavení vedle nadpisu „Legislativa" na hlavní obrazovce modulu. Odkaz vidí jen uživatel, který smí měnit nastavení modulu, nebo správce modulu. Nastavení má kartu „Obecné nastavení" a pro správce modulu záložku „Uživatelská práva".

Obecná nastavení modulu Legislativa

V kartě „Obecné nastavení" upravujete tyto volby modulu Legislativa. Každá volba se ukládá okamžitě po změně, bez potvrzovacího tlačítka.

Volba	Co ovlivňuje	Výchozí chování
Příjemci upozornění	Komu chodí souhrnný noční e-mail o nových změnách předpisů a e-mail s připomínkou před účinností, nemá-li změna řešitele	Když nikoho nevyberete, upozornění dostanou všichni uživatelé s oprávněním ke správě sledovaných předpisů a vyšším
Výchozí garant	Kdo řeší změny předpisů a směrnice, které nemají vlastního garanta	Bez výběru zůstane změna, u které garanta nemá ani směrnice, ani předpis, bez řešitele a úkol na revizi se k ní nezaloží
Zakládat úkoly na revizi směrnic	Jestli se garantovi po novele automaticky založí úkol na revizi navázané směrnice	Zapnuto. Je-li modul Úkoly vypnutý, zobrazí se poznámka „Modul Úkoly je vypnutý, úkoly se nezaloží."
Termín úkolu (dní)	Za kolik dní od založení má být úkol na revizi splněn	30 dní; lze nastavit od 1 do 365 dní
Interval přezkumu souladu (měsíců)	Jak často garant potvrzuje soulad s každým sledovaným předpisem	12 měsíců; hodnota 0 připomínání přezkumů vypíná
Připomenout před účinností (dní)	Kolik dní předem dostane řešitel e-mailem připomínku nevyřešené změny, která ještě nenabyla účinnosti. Stejná hodnota určuje, kdy se u změny zobrazí červený štítek „Blíží se účinnost"	14 dní; lze nastavit od 0 do 90, hodnota 0 připomínání vypíná
Upozorňovat i na nové předpisy	Jestli se hlásí i zcela nové předpisy, které AI zařadila do vašich oborů, ne jen novely sledovaných předpisů	Zapnuto
Minimální jistota AI (%)	Od jaké míry jistoty se nový předpis považuje za patřící do vašeho oboru	70 %; lze nastavit od 50 do 100 %

Uživatelská práva k modulu Legislativa

Správce firmy nebo uživatel, kterému byla přidělena správa modulu Legislativa, vidí v nastavení záložku „Uživatelská práva" s maticí oprávnění podle pracovní pozice a podle jednotlivého uživatele. Výsledné oprávnění uživatele je vždy vyšší z práva podle jeho pozice a jeho osobního nastavení. Bez nastavení mají noví uživatelé v modulu Legislativa úroveň „Bez přístupu".

Oprávnění a přístupová práva k modulu Legislativa

Oprávnění k modulu Legislativa se přiděluje po úrovních, každá vyšší úroveň zahrnuje i činnosti nižších úrovní.

Úroveň oprávnění	Co umožňuje
Bez přístupu	Uživatel modul Legislativa vůbec neuvidí
Čtení změn a předpisů	Otevře všechny čtyři záložky, prohlíží detail předpisu i změny, čte text a znění předpisů, vidí srovnání „Co se změnilo", hledá v textu předpisů a stahuje registr právních požadavků. Vidí také informační pruh u navázané směrnice. Nic nemění
Řešení dopadů a vazby na směrnice	Navíc mění stav reakce na změnu, píše poznámku k reakci, hromadně označuje změny jako „Bez dopadu", navazuje, upravuje a ruší vazby na směrnice včetně sledovaných ustanovení a zaznamenává přezkum souladu
Správa sledovaných předpisů	Navíc zapíná a vypíná obory, přidává a odebírá sledované předpisy, obnovuje sledování podle oboru a nastavuje garanta a poznámku u předpisu
Nastavení modulu Legislativa	Navíc mění obecná nastavení modulu

Poznámka: směrnici z modulu Dokumenty nebo Wiki můžete navázat jen tehdy, když ji smíte číst. U dokumentu to znamená oprávnění číst složku, ve které leží, u stránky Wiki zapnutý modul Wiki a oprávnění číst složku, v níž leží její poslední verze.

Uživatelské rozhraní modulu Legislativa

Hlavní obrazovka modulu Legislativa je rozdělená do čtyř záložek: Změny, Sledované předpisy, Obory a Sbírka zákonů. Vedle nadpisu „Legislativa" je odkaz Nastavení a případně odkaz Rychlý start. Následující sekce popisují každou záložku i detailní obrazovky předpisu a změny.

Záložka Změny v modulu Legislativa

Záložka Změny je výchozí obrazovka modulu Legislativa. Nahoře je poznámka, že modul každou noc hlídá Sbírku zákonů a že u navázaných směrnic vznikne garantovi úkol na revizi. Přepínač „Nevyřešené" / „Vše" filtruje zobrazené změny. Tabulka má sloupce ID, Vyhlášeno, Sledovaný předpis, Novela / zrušení, Účinnost, Směrnice, Řešitel, Stav a sloupec s ikonami akcí (oko „Zobrazit detail", fajfka „Bez dopadu" u nevyřešených změn). Řádky lze třídit, vyhledávat v nich, exportovat tabulku do Excelu a měnit viditelnost sloupců.

S oprávněním k řešení dopadů jsou u řádků zaškrtávací pole a nad tabulkou je tlačítko Označit vybrané bez dopadu (N).

Štítky ve sloupcích Směrnice a Účinnost

V záložce Změny modulu Legislativa vám štítky pomáhají poznat, které změny jsou pro vás důležité. Ve sloupci Směrnice je pod názvem směrnice, u které máte vybraná sledovaná ustanovení, červený štítek „Týká se § …", žlutý „Možná se týká § …" nebo šedý „Mimo sledovaná ustanovení". Štítek se neukáže u směrnic bez vybraných ustanovení, u zrušení předpisu ani do doby, než je hotové srovnání znění. Ikona úkolu u směrnice znamená, že k dopadu byl založen úkol na revizi.

Ve sloupci Účinnost se u nevyřešené změny, jejíž účinnost nastane v rámci nastaveného počtu dní „Připomenout před účinností", zobrazí červená značka s hodinami „Blíží se účinnost". Hromadná novela s postupnou účinností ukazuje všechna data pod sebou.

Záložka Sledované předpisy v modulu Legislativa

Záložka Sledované předpisy ukazuje předpisy, které firma sleduje: klíčové předpisy zapnutých oborů a předpisy přidané ručně. Předpis, který se vás netýká, můžete přestat sledovat. Tabulka obsahuje sloupce Předpis, Proč sledujeme (štítky oborů nebo „Přidáno ručně"), Poslední novela, počet navázaných Směrnic, Garant, Poznámka k předpisu (zkrácená), Příští přezkum souladu (červený štítek po termínu). U řádku jsou ikony „Zobrazit detail", odkaz do e-Sbírky a s oprávněním ke správě předpisů i „Přestat sledovat".

Nad tabulkou jsou tlačítka Přidat předpis (přepne na Sbírku zákonů), Registr právních požadavků (Excel) a Registr právních požadavků (PDF). Existují-li předpisy vyřazené z oborů, zobrazí se pod tabulkou karta „Vyřazené z oborů" s tlačítkem Znovu sledovat.

Záložka Obory v modulu Legislativa

Záložka Obory obsahuje dlaždice právních oborů. Zapnutím oboru začnete sledovat jeho klíčové předpisy i nově vyhlášené předpisy, které do oboru zařadila AI. Každá dlaždice má zaškrtávací pole (uloží se hned, bez tlačítka Uložit), seznam klíčových předpisů a oddíl „Nové předpisy zařazené AI:" s nejvýše osmi předpisy a procentem jistoty. Zaškrtávací pole je bez oprávnění ke správě předpisů neaktivní; správce modulu ho smí měnit vždy. Dostupné obory: BOZP, Daně, Doprava a vozidla, GDPR a kybernetická bezpečnost, Mzdy a pracovní právo, Obchodní a korporátní právo, Odpady a životní prostředí, Požární ochrana, Stavebnictví, Účetnictví a audit, Veřejné zakázky.

Záložka Sbírka zákonů (katalog předpisů) v modulu Legislativa

Záložka Sbírka zákonů slouží k vyhledávání v celém katalogu předpisů. Řádek filtrů obsahuje tyto prvky:

Číslo nebo název předpisu: například 262/2006 nebo část názvu, nejvýše 100 znaků; hledá i klávesa Enter.
Druh předpisu: Všechny druhy předpisů, zákony, nařízení vlády, vyhlášky, sdělení, nálezy Ústavního soudu, úplná znění.
Rok vyhlášení předpisu: od roku 1918 do letošního roku.
Platnost předpisu: „Jen aktuální" (výchozí) nebo „Vše (i zrušené)".
Hledat v: „názvu a čísle předpisu" nebo „textu předpisů (e-Sbírka)". Přepínač je jen tehdy, když je fulltext pro vaši firmu dostupný.

Bez hledání se pod nadpisem „Nově vyhlášené předpisy" zobrazí posledních 30 předpisů, s hledáním „Výsledky hledání" (nejvýše 50; při oříznutí vás hláška vyzve k upřesnění).

Filtr platnosti: Jen aktuální a Vše (i zrušené)

Ve Sbírce zákonů modulu Legislativa filtr platnosti určuje, jestli uvidíte zrušené předpisy. Volba „Jen aktuální" je výchozí a zrušené předpisy skryje; předpisy s budoucí účinností zůstávají vidět. Předpis, jehož stav modul ještě nezjistil, se neskrývá. Zadáte-li přesnou citaci, například 65/1965, filtr platnosti se nepoužije a dostanete i zrušený předpis s odznakem. Volba „Vše (i zrušené)" ukáže zrušené předpisy s šedým odznakem „Zrušený předpis". Volba se pamatuje po dobu přihlášení, po novém přihlášení platí zase „Jen aktuální".

Výsledky hledání a odznaky stavu předpisu

Řádek výsledku ve Sbírce zákonů modulu Legislativa ukazuje datum vyhlášení (nebo rok), název předpisu jako odkaz do detailu a vpravo zelený štítek „Sledováno" nebo tlačítko Sledovat (s oprávněním ke správě předpisů). Odznak „Zrušený předpis" (šedý) označuje zrušený předpis, odznak „Budoucí znění" (žlutý) předpis s budoucí účinností. Předpis, který katalog ještě nezná (vyhlášený dnes), se zobrazí jen jako odkaz do e-Sbírky bez tlačítek Sledovat a Text.

Detail předpisu v modulu Legislativa

Detail předpisu v modulu Legislativa otevřete ikonou oka nebo kliknutím na název předpisu v kterémkoli seznamu. Levý sloupec ukazuje kartu s názvem předpisu. Je-li předpis zrušený, nad ní svítí červený pruh „Předpis byl zrušen předpisem: … (datum)" nebo „Zrušený předpis". Dále vidíte řádky Vyhlášeno, Účinnost od, Poslední znění (u budoucího znění se štítkem „Budoucí znění") a Obory (štítek AI má nápovědu s procentem a důvodem zařazení). Tlačítka Text předpisu a Otevřít v e-Sbírce otevřou text v aplikaci, respektive oficiální stránku předpisu.

Pravý sloupec obsahuje karty „Sledování", „Přezkoumání souladu s předpisem" a „Navázané směrnice".

Časová osa znění předpisu

Karta „Časová osa znění" v detailu předpisu modulu Legislativa vypisuje všechna znění předpisu. Načítá se s hláškou „Načítám znění předpisu…"; když se nezdaří, uvidíte „Historii znění se nepodařilo načíst z e-Sbírky." Tabulka ukazuje účinnost (od – do), štítek znění, sloupec „Novely účinné v tomto znění" a tlačítka. Zobrazí se jen osm posledních minulých znění, zbytek otevřete tlačítkem „Zobrazit všechna znění (N)".

Štítek znění	Co znamená
Aktuální znění (zelený)	Znění, které platí dnes
Budoucí znění (žlutý)	Znění, které teprve nabude účinnosti
Vyhlášené znění (modrý)	Původní znění při vyhlášení předpisu
Minulé znění (šedý)	Znění, které už neplatí

U blížící se účinnosti je navíc červený štítek „Blíží se účinnost". U novely, na kterou firma má záznam, je zvonek s nápovědou „Reakce firmy", který vede na detail změny. Tlačítko Co se změnilo otevře srovnání s předchozím zněním, tlačítko Text text daného znění.

Karta Navázané směrnice v detailu předpisu

Karta „Navázané směrnice" v detailu předpisu modulu Legislativa ukazuje všechny směrnice, které jste k předpisu navázali. Ikona před názvem říká, odkud směrnice pochází: list papíru je dokument z modulu Dokumenty, kniha je stránka z modulu Wiki. Název je odkaz, který se otevře v nové záložce, v závorce je garant. Řádek „Sledovaná ustanovení: § …" ukazuje vybrané paragrafy. U řádku jsou ikony Upravit (tužka) a Smazat záznam. Tlačítko Navázat směrnici přidá další; u dosud nesledovaného předpisu vás poznámka upozorní, že navázáním směrnice začnete předpis sledovat.

Text předpisu v modulu Legislativa

Obrazovka Text předpisu v modulu Legislativa umožňuje číst celý předpis bez opuštění aplikace. Otevřete ji tlačítkem „Text předpisu" v detailu předpisu, tlačítkem „Text" u znění v časové ose nebo u výsledku fulltextového hledání. Nahoře vyberete v roletce znění (datum a štítek znění) a do pole Hledat v textu předpisu napíšete hledaný výraz (nejvýše 100 znaků). Tlačítka Předchozí a Další a počítadlo nálezů vás provedou výskyty, stejně funguje klávesa Enter. Bez přesné fráze se zvýrazní jednotlivá slova.

Na širší obrazovce je vlevo osnova předpisu (části, hlavy, paragrafy); kliknutím na položku se text posune na dané místo. Řádek „Znění: od – do" doplňuje odkaz „Otevřít v e-Sbírce". Když se text nepodaří načíst, uvidíte hlášku „Text předpisu se nepodařilo načíst z e-Sbírky." a tlačítko pro otevření předpisu přímo v e-Sbírce.

Srovnání znění Co se změnilo v modulu Legislativa

Okno „Co se změnilo" v modulu Legislativa ukazuje, které části textu předpisu novela změnila. Nahoře je řádek „Srovnání znění účinných od [datum] → [datum]" a seznam novel účinných v daném znění. Každá změněná část má štítek: „Vloženo" (zelený), „Vypuštěno" (červený) nebo „Změněno" (žlutý), citaci ustanovení a odkaz do e-Sbírky. U úpravy je vedle sebe „Původní znění" (přeškrtnuté) a „Nové znění" (zvýrazněné).

Ustanovení, které sledujete u některé navázané směrnice, má červený štítek „Sledujete" a červený proužek. Může se objevit i vysvětlující hláška:

„Jde o první znění předpisu, není s čím porovnávat."
„V tomto znění se text předpisu nezměnil."
„Rozdíl znění se připravuje – e-Sbírka ještě nezveřejnila znění předpisu po této novele." (srovnání se objeví se zpožděním po vyhlášení novely)
„Rozdíl znění se nepodařilo sestavit. Změny najdete v textu novely v e-Sbírce."
„Rozdíl je sestavený porovnáním obou znění po ustanoveních…" (změněné ustanovení je vidět celé, bez zvýraznění jednotlivých slov)

Detail změny a karta Reakce firmy v modulu Legislativa

Detail změny v modulu Legislativa otevřete ikonou oka v záložce Změny. Karta nahoře ukazuje typ změny (Novela, Zrušení předpisu, Nový předpis), sledovaný předpis, novelu, datum vyhlášení a účinnosti (může jich být víc). Karta „Shrnutí změny (AI)" nese štítek „Zásadní změna" nebo „Formální změna" a poznámku, že shrnutí vytvořila umělá inteligence a závazné je jen znění ve Sbírce zákonů. Dokud shrnutí chybí, uvidíte „Shrnutí se připravuje." Jen u novely je karta „Co se v předpisu mění" se srovnáním znění. Sešla-li se ve stejný den účinnosti víc novel, srovnání obsahuje i jejich změny a upozorní vás na to.

Pravá karta „Reakce firmy" obsahuje pro každou navázanou směrnici blok se stavem, odkazem na směrnici, štítkem shody („Týká se § …", „Možná se týká § …", „Mimo sledovaná ustanovení"), řešitelem, odkazem „Úkol na revizi", poznámkou a tlačítky stavu. Dole je tlačítko Navázat směrnici.

Stavy záznamů v modulu Legislativa

Modul Legislativa pracuje s několika typy stavů: stavem reakce firmy na změnu předpisu, shodou se sledovanými ustanoveními, stavem předpisu ve Sbírce, stavem sledování a výsledkem přezkumu souladu.

Stav reakce firmy na změnu předpisu

Ke každé změně sledovaného předpisu (novele nebo zrušení) eviduje modul Legislativa stav reakce firmy. Vidíte ho ve sloupci Stav v záložce Změny i na kartě „Reakce firmy".

Stav	Co znamená	Jak do něj záznam přejde	Kdo to smí
Nová změna	Firma o novele nebo zrušení zatím nerozhodla	Založí se automaticky v noci po vyhlášení novely nebo zrušení sledovaného předpisu	Zakládá se automaticky
Řeší se	Firma na změně pracuje	Kliknutím na „Řeší se"	Řešení dopadů a vyšší
Směrnice revidována	Navázaná směrnice byla po novele zkontrolována nebo upravena	Kliknutím na „Směrnice revidována"; jen je-li k dopadu navázaná směrnice	Řešení dopadů a vyšší
Bez dopadu	Firma vyhodnotila, že se jí změna netýká	Kliknutím na „Bez dopadu", jednotlivě nebo hromadně	Řešení dopadů a vyšší

Z uzavřeného stavu vrátí záznam tlačítko „Znovu otevřít" do stavu „Řeší se".

Štítek shody se sledovanými ustanoveními

Štítek shody v modulu Legislativa není stav, ale nápověda, zda novela mění paragrafy, které jste u směrnice vybrali. Štítek nic nefiltruje: změna i úkol na revizi vzniknou vždy. Po úpravě vazby se štítek přepočítá.

Štítek	Co znamená
Týká se § … (červený)	Novela mění aspoň jedno ustanovení vybrané u směrnice; seznam je ve štítku
Možná se týká § … (žlutý)	Změna sledovaného ustanovení je ve znění, ve kterém nabyla účinnosti i jiná novela, takže nelze říct, která změnu způsobila
Mimo sledovaná ustanovení (šedý)	Novela žádné vybrané ustanovení nemění
Bez štítku	Nejsou vybrána ustanovení, jde o zrušení nebo nový předpis, dopad nemá směrnici, nebo srovnání znění ještě není hotové

Stav předpisu ve Sbírce a stav sledování

V modulu Legislativa vidíte u každého předpisu dvě nezávislé informace. První je stav ve Sbírce: zrušený předpis (odznak „Zrušený předpis" v katalogu a červený pruh v detailu), předpis s budoucí účinností (odznak „Budoucí znění") a jinak platný předpis bez odznaku. Stav zjišťuje modul sám; u některých předpisů se ještě nemusí znát a takový předpis se neskrývá. Druhá je stav sledování:

Stav sledování	Co znamená	Jak do něj přejde
Sledováno: „Předpis patří do oboru, který sledujete."	Sleduje se, protože patří do zapnutého oboru	Automaticky při zapnutí oboru
Sledováno: „Přidáno ručně"	Sleduje se bez ohledu na obor	Tlačítkem „Sledovat" v katalogu nebo v detailu
Nesledováno	Nesleduje se	Tlačítkem „Přestat sledovat" nebo vypnutím oboru
Vyřazeno z oboru	Patří do zapnutého oboru, ale byl ručně vyřazen	Tlačítkem „Přestat sledovat" u předpisu ze zapnutého oboru

Výsledek přezkumu souladu s předpisem

Každý záznam o přezkumu souladu v modulu Legislativa je samostatný a trvale zůstává v historii jako doklad pro audit.

Výsledek	Co znamená
Firma je v souladu s předpisem	Při přezkumu bylo potvrzeno, že firma požadavky předpisu plní
Soulad vyžaduje opatření	Při přezkumu bylo zjištěno, že je třeba něco upravit

Základní operace v modulu Legislativa

Tato kapitola popisuje krok za krokem nejčastější činnosti v modulu Legislativa: zapnutí oboru, vyhledání a sledování předpisu, navázání směrnice, vyřízení novely a zaznamenání přezkumu souladu.

Postup: Zapnutí právního oboru v modulu Legislativa

V modulu Legislativa zapnete sledování celého právního oboru takto:

Otevřete záložku Obory.
Zaškrtněte dlaždici oboru, který se firmy týká (nebo zrušte zaškrtnutí u oboru, který se netýká).
Změna se uloží okamžitě, bez tlačítka Uložit.

Zapnutím oboru začnou být sledovány jeho klíčové předpisy a nové předpisy, které do oboru zařadí AI nad nastavenou minimální jistotou.

Postup: Vyhledání a sledování konkrétního předpisu v modulu Legislativa

Otevřete záložku Sbírka zákonů (nebo klikněte na Přidat předpis v záložce Sledované předpisy).
Do pole Číslo nebo název předpisu zadejte číslo nebo název, případně zúžte výběr druhem předpisu a rokem vyhlášení.
Chcete-li vidět i zrušené předpisy, přepněte Platnost předpisu na „Vše (i zrušené)".
Klikněte na Hledat a u nalezeného předpisu na Sledovat. Objeví se označení „Sledováno".

Postup: Vyhledání předpisu podle slov v jeho textu (fulltext)

Fulltextové hledání v modulu Legislativa najde předpisy podle slov v jejich textu, i když je neznáte podle čísla nebo názvu. Přepínač je dostupný jen tehdy, když je hledání v e-Sbírce pro vaši firmu zapnuté.

V záložce Sbírka zákonů zvolte v poli Hledat v možnost „textu předpisů (e-Sbírka)".
Zadejte hledaný výraz (aspoň 2 znaky), případně zúžte výběr druhem, rokem a platností, a klikněte na Hledat.
V seznamu „Předpisy obsahující hledaná slova (N)" klikněte u předpisu na Text. Otevře se text předpisu s vyznačenými nálezy a šipkami mezi nimi.
Další výsledky zobrazíte tlačítkem Další, zpět se vrátíte tlačítkem Předchozí.

Poznámka: když e-Sbírka neodpoví, zobrazí se hláška „Hledání v textu předpisů se nepodařilo, zkuste to prosím později." Zkuste to později nebo hledejte podle názvu.

Postup: Přestání sledovat a obnovení sledování předpisu v modulu Legislativa

V záložce Sledované předpisy klikněte u předpisu na ikonu Přestat sledovat.
Předpis, který firma sledovala jen ručně, ze seznamu zmizí.
Předpis patřící do zapnutého oboru se přesune do karty „Vyřazené z oborů", odkud ho tlačítkem Znovu sledovat vrátíte.
V detailu předpisu s ruční volbou se nabízí i tlačítko „Podle oborů". Zruší ruční volbu a o sledování rozhoduje už jen zapnutý obor.

Postup: Nastavení garanta a poznámky u sledovaného předpisu

V detailu sledovaného předpisu v modulu Legislativa nastavíte odpovědnou osobu a vlastní poznámku.

Otevřete detail předpisu.
V kartě „Sledování" vyberte v poli Garant zaměstnance, nebo ponechte „Výchozí garant".
Do pole Poznámka k předpisu napište, proč předpis sledujete nebo kterých paragrafů se týká (nejvýše 5000 znaků).

Obě pole se ukládají automaticky po opuštění pole. Bez oprávnění ke správě předpisů je poznámka jen ke čtení.

Postup: Navázání směrnice z Dokumentů nebo Wiki na předpis

V modulu Legislativa navážete firemní směrnici na předpis tak, aby vám po každé novele vznikla reakce a úkol na revizi. Směrnicí může být dokument z modulu Dokumenty nebo stránka z modulu Wiki.

V detailu předpisu (karta „Navázané směrnice") nebo v detailu změny (karta „Reakce firmy") klikněte na Navázat směrnici. Otevře se okno „Navázat směrnici".
V poli Směrnice (povinné) vyberte položku. Nabídka je seskupená po složkách: nejdřív „Dokumenty: …", potom, je-li zapnutý modul Wiki, „Wiki: …". Nabízí se poslední verze dokumentu nebo stránky a jen to, co smíte číst. Již navázané položky jsou neaktivní.
Volitelně vyberte Garant. Garant dostane při novele úkol na revizi směrnice. Bez výběru platí výchozí garant.
Volitelně vyberte v poli Směrnice se týká jen těchto částí předpisu jednu nebo více částí, hlav či paragrafů (viz následující postup).
Klikněte na Uložit.

Pokud předpis dosud nebyl sledovaný, začne se sledovat. Týká-li se navázání novely, kterou právě řešíte, doplní se k ní nová směrnice a vznikne úkol. Při pokusu navázat směrnici, kterou číst nesmíte, se zobrazí „Nemáte přístup".

Postup: Výběr sledovaných ustanovení u navázané směrnice

Sledovaná ustanovení v modulu Legislativa řeknou, kterých paragrafů předpisu se směrnice týká, abyste u každé novely hned viděli, zda se jí dotkla.

V okně „Navázat směrnici" nebo „Upravit vazbu na směrnici" klikněte do pole Směrnice se týká jen těchto částí předpisu.
Vyberte jednu nebo více položek ze seznamu částí, hlav a paragrafů aktuálního znění. Prázdné pole znamená celý předpis.
Klikněte na Uložit.

Tip: změna i úkol na revizi vzniknou vždy, výběr ustanovení jen přidá štítek „Týká se", „Možná se týká" nebo „Mimo sledovaná ustanovení" a označí vaše paragrafy v srovnání znění. Nepodaří-li se osnovu načíst, objeví se hláška „Seznam ustanovení se nepodařilo načíst z e-Sbírky – směrnice bude navázaná na celý předpis." Načtení osnovy může při prvním otevření okna trvat několik sekund.

Postup: Úprava vazby na směrnici v modulu Legislativa

V detailu předpisu, v kartě „Navázané směrnice", klikněte u řádku na ikonu Upravit (tužka).
V okně „Upravit vazbu na směrnici" změňte Garant nebo sledovaná ustanovení. Směrnice je zobrazená jen jako text a nelze ji vyměnit.
Klikněte na Uložit.

Chcete-li navázat jinou směrnici, vazbu smažte a navažte novou. Ustanovení, které z předpisu mezitím zmizelo, zůstane ve výběru, pokud ho vazba už měla.

Postup: Zrušení vazby na směrnici v modulu Legislativa

Když firma přestane směrnici k předpisu vázat, zrušte vazbu takto:

V detailu předpisu, v kartě „Navázané směrnice", klikněte u řádku na ikonu Smazat záznam.
Potvrďte otázku „Opravdu chcete smazat tento záznam?".

Zrušením vazby se ruší jen propojení v modulu Legislativa. Dokument v modulu Dokumenty ani stránka ve Wiki zůstávají beze změny.

Informační pruh u směrnice v modulu Dokumenty a Wiki

Je-li směrnice navázaná na sledovaný předpis, ukáže se v detailu dokumentu v modulu Dokumenty i nad obsahem stránky v modulu Wiki modrý pruh „Směrnice je navázaná na předpisy" s odkazy na předpisy. Odkaz otevře detail předpisu v modulu Legislativa. Čeká-li po novele nevyřízená reakce, přibude červený text „Čeká na revizi kvůli novele předpisu." a v závorce počet reakcí s odkazem do záložky Změny. Pruh vidí jen uživatel s oprávněním číst modul Legislativa a nejde zavřít. Ve veřejně sdílené Wiki se nezobrazuje.

Postup: Zaznamenání přezkumu souladu s předpisem

Přezkum souladu lze v modulu Legislativa zaznamenat jen u předpisu, který firma sleduje.

V detailu sledovaného předpisu, v kartě „Přezkoumání souladu s předpisem", klikněte na Zaznamenat přezkum souladu.
Vyplňte povinné pole Datum přezkumu souladu; je přednastavené na dnešek, datum v budoucnosti se zkrátí na dnešní.
Vyberte povinné pole Výsledek přezkumu souladu: „Firma je v souladu s předpisem" (výchozí) nebo „Soulad vyžaduje opatření".
Volitelně vyplňte Poznámka (nejvýše 5000 znaků).
Klikněte na Uložit.

Záznam zůstane v historii (Datum, Výsledek přezkumu souladu, Přezkum provedl) a posune termín příštího přezkumu. Karta „Přezkoumání souladu s předpisem" se ukáže u sledovaného předpisu, je-li interval přezkumu nenulový, nebo když už existuje historie. Po termínu u ní svítí štítek „Přezkum souladu je po termínu".

Postup: Reakce na novelu (změnu) sledovaného předpisu

V záložce Změny otevřete detail změny ikonou oka.
Přečtěte si shrnutí změny a kartu „Co se v předpisu mění". Štítek shody vám napoví, zda se novela dotkla vašich paragrafů.
V kartě „Reakce firmy" u nové změny klikněte na Řeší se. Po dokončení revize klikněte na Směrnice revidována; pokud se změna firmy netýká, klikněte na Bez dopadu.
Do pole Poznámka můžete kdykoli napsat poznámku; ukládá se sama.
Uzavřenou položku vrátíte do stavu „Řeší se" tlačítkem Znovu otevřít.

Postup: Zjištění, co novela změnila v textu předpisu

V modulu Legislativa najdete změněná ustanovení dvěma cestami. První: v detailu změny v kartě „Co se v předpisu mění". Druhá: v detailu předpisu v kartě „Časová osa znění" klikněte u příslušného znění na Co se změnilo. Chcete-li projít celé znění, klikněte u něj na Text. Po novele se srovnání může objevit se zpožděním, až e-Sbírka zveřejní nové znění.

Postup: Hromadné označení změn jako „Bez dopadu"

V záložce Změny zaškrtněte řádky, které se firmy netýkají, nebo pole v záhlaví pro označení všech.
Klikněte na Označit vybrané bez dopadu (N), kde N je počet vybraných řádků.
Potvrďte dotaz „Označit vybrané změny předpisů jako Bez dopadu?" tlačítkem Ano.
Zobrazí se hláška s počtem označených záznamů a tabulka se obnoví.

Tlačítko je aktivní až po výběru řádku a viditelné jen s oprávněním řešit dopady. Bez výběru se zobrazí hláška „Nevybrali jste žádnou nevyřešenou změnu předpisu."

Export registru právních požadavků

V záložce Sledované předpisy modulu Legislativa najdete registr právních požadavků, tedy přehled všech sledovaných předpisů firmy vhodný jako podklad pro audit (například podle ISO). Registr vychází ze stejných dat jako tabulka a stáhnete ho ve dvou formátech. Oba exporty vidí každý, kdo smí číst modul. Záhlaví obsahuje název „Registr právních požadavků", firmu, datum vyhotovení a jméno toho, kdo registr vyhotovil.

Export: Registr právních požadavků (Excel)

Export registru právních požadavků z modulu Legislativa do sešitu pro další zpracování nebo archivaci mimo aplikaci. Sloupce: Předpis, název, Proč sledujeme, Garant, Poznámka k předpisu, Navázané směrnice (každá na novém řádku), Poslední novela, Dopady novel (nevyřešené / celkem), Poslední přezkum souladu, Výsledek přezkumu souladu, Přezkum provedl a Příští přezkum souladu.

V modulu Legislativa otevřete záložku Sledované předpisy.
Klikněte na tlačítko Registr právních požadavků (Excel) nad tabulkou.
Soubor se stáhne do vašeho počítače.

Výstupní formát: XLSX

Export: Registr právních požadavků (PDF)

Export registru právních požadavků z modulu Legislativa do tištěné podoby na šířku formátu A4, určený jako doklad pro audit nebo k archivaci.

V modulu Legislativa otevřete záložku Sledované předpisy.
Klikněte na tlačítko Registr právních požadavků (PDF), hned vedle exportu do Excelu.
Sleduje-li firma víc než jeden obor, můžete přes rozbalovací šipku vedle tlačítka vybrat registr jen za jeden obor.
Soubor se otevře v nové záložce prohlížeče.

Výstupní formát: PDF

Automatické sledování a upozornění v modulu Legislativa

Velkou část práce dělá modul Legislativa sám na pozadí: hlídá Sbírku zákonů, zakládá reakce na novely, počítá srovnání znění, rozesílá e-maily a připomíná termíny.

Noční hlídání Sbírky zákonů

Modul Legislativa každou noc zjistí, co se ve Sbírce zákonů změnilo, a u nových i sledovaných předpisů rozpozná novelu, zrušení nebo nový předpis. AI nově vyhlášené předpisy zařadí do oborů a napíše česky shrnutí toho, co novela mění. Je-li k dispozici srovnání znění, píše se shrnutí právě z něj. Průběžně se také zjišťuje, které předpisy jsou zrušené, aby fungoval filtr „Jen aktuální".

Založení reakce na novelu a úkolu na revizi

Jakmile vyjde novela nebo zrušení sledovaného předpisu (případně nový předpis ve vašem oboru, je-li upozorňování zapnuté), modul Legislativa založí položku „Nová změna" zvlášť pro každou navázanou směrnici, případně jednou bez směrnice. Je-li zapnuté „Zakládat úkoly na revizi směrnic", dostane řešitel (garant vazby, jinak garant předpisu, jinak výchozí garant) úkol na revizi se splatností podle nastavení. Úkol i e-mail obsahují větu o tom, zda novela mění sledovaná ustanovení, například „Novela mění sledovaná ustanovení: § …" nebo „Novela nemění ustanovení sledovaná u této směrnice". Úkol vzniká i při štítku „Mimo". Úkol otevřete z detailu změny odkazem „Úkol na revizi".

Připomínka před účinností novely

Modul Legislativa hlídá otevřené změny (Nová změna, Řeší se), které ještě nenabyly účinnosti. Když se nejbližší datum účinnosti dostane do nastaveného počtu dní „Připomenout před účinností", pošle řešiteli jeden e-mail „Blíží se účinnost změn předpisů" se seznamem změn: datum účinnosti, předpis, novela, směrnice a odkaz na detail. Nemá-li změna řešitele, dostanou e-mail příjemci upozornění. Připomíná se jednou pro každé datum účinnosti, takže hromadná novela s další účinností později se připomene znovu. Připomínka skončí uzavřením změny (revidováno nebo bez dopadu).

Souhrnný e-mail o změnách a připomínka přezkumu souladu

Poté, co je u novely hotové AI shrnutí, pošle modul Legislativa příjemcům upozornění jeden souhrnný e-mail za všechny nové změny. Je-li nastaven nenulový interval přezkumu, hlídá u každého sledovaného předpisu termín dalšího přezkumu (poslední přezkum, jinak začátek sledování, plus interval). Po termínu se garantovi jednou založí souhrnný úkol se seznamem předpisů a pošle se e-mail; nezaznamená-li garant přezkum, připomínka se po 30 dnech zopakuje.

Automatický výběr oborů při prvním zapnutí modulu Legislativa

Firma, která modul Legislativa zapne a dosud nemá vlastní nastavení, dostane předvybrané obory podle toho, jaké další moduly už používá. Například modul BOZP zapne obory BOZP a Požární ochrana, účetní modul obory Daně a Účetnictví a audit, modul vozového parku obor Doprava a vozidla. Obory Mzdy a pracovní právo a GDPR a kybernetická bezpečnost se předvybírají vždy. Zpětně se načtou i změny za posledních 30 dní a příjemcem upozornění i výchozím garantem se stane uživatel, který modul zapnul.

Integrace s dalšími moduly

Modul Legislativa je propojený s moduly Dokumenty, Wiki a Úkoly. Z prvních dvou čerpá firemní směrnice navázané na předpisy, do třetího zakládá úkoly na revizi.

Dokumenty

Modul Legislativa vybírá směrnice k navázání na předpis z dokumentů modulu Dokumenty. Nabízí jen dokumenty ze složek, které smíte číst, a to jejich poslední verzi. V detailu dokumentu navázaného jako směrnice se nahoře zobrazí informační pruh „Směrnice je navázaná na předpisy" a případně upozornění „Čeká na revizi kvůli novele předpisu." s odkazem do záložky Změny. Odkaz na směrnici u předpisu, v seznamu změn, v e-mailu i v úkolu vede přímo na dokument.

Wiki

Směrnicí v modulu Legislativa může být i stránka z modulu Wiki, pokud je modul Wiki zapnutý. Stránky se nabízejí podle oprávnění ke složce, ve které leží poslední verze stránky; uloží-li se nová verze do jiné složky, řídí se oprávnění i odkaz novou složkou. Odkaz vede přímo na stránku Wiki a nad stránkou je stejný informační pruh jako u dokumentu. Úkol i e-mail po novele odkazují na stránku Wiki stejně jako na dokument. Smazaná směrnice se zobrazí jen jako číslo bez odkazu.

Úkoly

Zakládání úkolů na revizi směrnic po novele je v modulu Legislativa volitelné (nastavení „Zakládat úkoly na revizi směrnic") a funguje jen tehdy, je-li zapnutý modul Úkoly. Jinak modul Legislativa na potřebu revize upozorní jen e-mailem. Založený úkol otevřete z detailu změny odkazem „Úkol na revizi". Stejným způsobem se zakládá souhrnný úkol pro garanta při připomínce přezkumu souladu.

Řešení problémů

Tato kapitola shrnuje nejčastější dotazy a hlášky v modulu Legislativa a tipy pro každodenní práci.

Časté dotazy k modulu Legislativa

Otázka: Proč se mi v modulu Legislativa zobrazuje hláška „Nemáte přístup"?

Řešení: Nemáte dostatečné oprávnění, nebo se snažíte navázat směrnici, kterou sami nesmíte číst. Požádejte správce modulu o přidělení oprávnění, případně vyberte jinou směrnici.

Otázka: Proč v okně „Navázat směrnici" nejde uložit vazba a zobrazí se „Vyberte směrnici."?

Řešení: V poli Směrnice není nic vybráno. Vyberte dokument z modulu Dokumenty nebo stránku z modulu Wiki. Nabídka obsahuje jen to, co smíte číst.

Otázka: Proč nevidím ve výběru směrnice stránky z Wiki?

Řešení: Modul Wiki musí být ve firmě zapnutý a vy musíte mít právo číst složku, ve které leží poslední verze stránky.

Otázka: Proč ve Sbírce zákonů nenajdu starý zrušený předpis?

Řešení: Filtr „Platnost předpisu" je nastaven na „Jen aktuální". Přepněte ho na „Vše (i zrušené)" nebo zadejte přesnou citaci, například 65/1965.

Otázka: Proč v záložce Sbírka zákonů chybí přepínač „Hledat v"?

Řešení: Hledání v textu předpisů je dostupné jen tehdy, když je pro vaši firmu zapnuté. Hledat podle čísla a názvu můžete vždy.

Otázka: Proč u změny vidím „Rozdíl znění se připravuje"?

Řešení: E-Sbírka ještě nezveřejnila znění předpisu po dané novele. Srovnání se objeví samo, až bude znění k dispozici. Změny zatím najdete v textu novely v e-Sbírce.

Otázka: Proč nejde zaznamenat přezkum souladu a zobrazí se „Přezkum souladu lze zaznamenat jen u sledovaného předpisu."?

Řešení: Předpis firma nesleduje. Nejprve ho začněte sledovat a poté přezkum zaznamenejte.

Otázka: Proč se po kliknutí na „Označit vybrané bez dopadu" zobrazí „Nevybrali jste žádnou nevyřešenou změnu předpisu."?

Řešení: V záložce Změny není zaškrtnutý žádný nevyřešený řádek. Zaškrtněte aspoň jeden, nebo použijte pole v záhlaví tabulky.

Otázka: Proč se v modulu Legislativa objevila položka „Nová změna", i když jsem nic nedělal?

Řešení: Položku založil modul automaticky v noci po vyhlášení novely nebo zrušení sledovaného předpisu. Rozhodněte, zda se firmy týká, tlačítky „Řeší se" nebo „Bez dopadu".

Tipy pro efektivní práci s modulem Legislativa

Tip: Zapněte v záložce Obory všechny obory, které se firmy týkají. Modul bude jejich klíčové předpisy hlídat sám.
Tip: Ke každému sledovanému předpisu navažte příslušnou směrnici z Dokumentů nebo Wiki. Po novele pak dostane úkol na revizi ten, kdo za směrnici odpovídá.
Tip: U rozsáhlých předpisů, například zákoníku práce, vyberte u směrnice jen paragrafy, kterých se týká. Štítek „Týká se § …" vám hned ukáže, které novely stojí za přečtení.
Tip: Nastavte výchozího garanta, aby žádná změna ani úkol nezůstaly bez řešitele.
Tip: Nevyřešené změny procházejte v záložce Změny s přepínačem „Nevyřešené". Změny, které se firmy netýkají, označte hromadně „Bez dopadu".
Tip: Nastavte „Připomenout před účinností" na počet dní, který firma potřebuje na úpravu směrnice, a nebudete překvapeni účinností novely.
Tip: Před auditem si stáhněte registr právních požadavků v Excelu nebo PDF. Obsahuje aktuální stav sledování i poslední přezkumy souladu.

Wiki - eIntranet.net