Denní výkazy
Přehled modulu
Modul Denní výkazy umožňuje firmám vytvářet vlastní formuláře pro sběr každodenních dat od zaměstnanců. Systém je navržen tak, aby byl flexibilní a přizpůsobitelný různým potřebám - od prodejních výkazů přes směnové přehledy až po evidenci servisních zásahů.
Hlavní výhody modulu:
- Vytváření neomezeného počtu typů formulářů s vlastními poli
- Až 50 vlastních polí na každý typ výkazu (checkboxy, čísla, data, text)
- Automatické součty číselných sloupců pro rychlý přehled
- Flexibilní systém oprávnění pro čtení a zápis výkazů
- Export do Excelu a možnost tisku
- Email notifikace při vyplnění výkazu
Modul je určen pro běžné uživatele, kteří vyplňují výkazy, vedoucí pracovníky kontrolující data podřízených i administrátory, kteří konfigurují typy výkazů.
Nastavení
Vytvoření typu přehledu
Administrátoři s příslušnými právy mohou vytvářet typy výkazů v sekci Nastavení → Denní výkazy:
- Klikněte na tlačítko Přidat typ
- Zadejte Název typu přehledu (např. "Prodejní výkaz", "Směnový přehled")
- Nastavte Aktivní na Ano, aby byl typ dostupný uživatelům
- Uložte základní konfiguraci
Definice vlastních polí
Po vytvoření typu přehledu můžete definovat až 50 vlastních polí. Každé pole má:
- Název pole - popisek, který uvidí uživatelé
- Typ pole - vyberte jeden z 7 typů:
- Ano/Ne (checkbox) - zaškrtávací pole pro ano/ne hodnoty
- Číslo celé - celá čísla (např. počet kusů)
- Číslo desetinné - desetinná čísla (např. částky, hmotnosti)
- Datum - výběr data pomocí kalendáře
- Text - 1 řádek - krátké textové pole
- Text - více řádků - delší text s možností formátování
- Funkce - pro číselné typy můžete zapnout funkci Součet, která automaticky sčítá hodnoty ve sloupci
Příklad konfigurace prodejního výkazu:
| Název pole | Typ | Funkce |
|---|---|---|
| Počet zákazníků | Číslo celé | Součet |
| Tržba v Kč | Číslo desetinné | Součet |
| Poznámka | Text - více řádků | - |
Přidělení uživatelům
V nastavení typu přehledu určete, kteří uživatelé mohou tento typ výkazu používat. Můžete vybrat konkrétní zaměstnance nebo povolit typ pro všechny.
Uživatelská práva
V sekci Nastavení → Denní výkazy → Přístupová práva nastavte úroveň přístupu pro každého uživatele:
| Úroveň | Oprávnění |
|---|---|
| 0 | Bez přístupu k modulu |
| 1 | Zapisovat a číst jen své výkazy |
| 3 | Zapisovat své a číst výkazy vybraných uživatelů (definujete tlačítkem "Vybrat uživatele pro čtení/zápis") |
| 5 | Zapisovat své a číst všechny výkazy, vidět všechny typy přehledů |
| 10 | Zapisovat a číst vše včetně zápisu za jiné uživatele |
| 15 | Plná kontrola včetně mazání a obnovování výkazů |
Další nastavení
- Max. dní zpětně - omezení, jak daleko do minulosti mohou uživatelé vyplňovat výkazy (např. 7 dní)
- Email notifikace - nastavte uživatele, kteří obdrží email při každém vyplnění výkazu
- Upozornění na nevyplněné výkazy - automatické připomínky pro uživatele, kteří mají nevyplněné výkazy
Základní operace
Zapsání výkazu
- V hlavním menu otevřete modul Denní výkazy
- Klikněte na tlačítko Zapsat výkaz
- Vyberte Typ přehledu z rozbalovacího seznamu
- Pole Odpracoval je předvyplněno vaším jménem. Vedoucí s vyššími právy mohou vybrat jiného zaměstnance
- Vyberte Datum výkazu pomocí kalendáře (výchozí je dnešní datum)
- Vyplňte všechna pole formuláře podle typu přehledu:
- U checkboxů zaškrtněte podle potřeby
- U číselných polí zadejte hodnoty
- U datových polí použijte kalendář
- U textových polí napište potřebné informace
- Klikněte na tlačítko Uložit
Po uložení se výkaz zobrazí v tabulce a pokud jsou nastaveny email notifikace, příslušní uživatelé obdrží upozornění.
Editace výkazu
- V seznamu výkazů najděte výkaz, který chcete upravit
- Klikněte na ikonu tužky v pravém sloupci tabulky
- Upravte potřebné hodnoty
- Klikněte na Uložit
Upravovat můžete pouze výkazy, na které máte práva - buď vlastní výkazy (práva 1+) nebo výkazy podřízených (práva 3+).
Zobrazení výkazů
Pro přehledné zobrazení výkazů použijte filtr:
- Zaměstnanec - vyberte konkrétního zaměstnance nebo "Všichni" (pouze s právy 2+)
- Typ přehledu - filtrujte podle typu výkazu
- Datum - nastavte rok, měsíc a volitelně den
- Zaškrtněte Včetně polí vyplněných v přehledu, pokud chcete vidět všechny sloupce z formuláře přímo v tabulce
- Klikněte na Zobrazit výkazy
Tabulka zobrazuje:
- Datum výkazu
- Zaměstnanec
- Typ přehledu
- Datum vyplnění
- Dynamické sloupce (pokud je zaškrtnuto "Včetně polí...")
- Akce (editace, zobrazení, mazání)
Pokročilé funkce
Zobrazení polí v tabulce
Zaškrtnutím možnosti Včetně polí vyplněných v přehledu zobrazíte všechny vlastní sloupce přímo v přehledové tabulce. To je užitečné pro rychlé srovnání hodnot mezi dny nebo zaměstnanci bez nutnosti otevírat jednotlivé výkazy.
Automatické součty
Pokud má pole v konfiguraci zapnutou funkci Součet, v patičce tabulky se automaticky zobrazí celkový součet všech vyfiltrovaných záznamů. To umožňuje rychle zjistit například celkovou tržbu za měsíc nebo celkový počet zákazníků za týden.
Export do Excelu
- Nastavte požadovaný filtr
- Nad tabulkou klikněte na tlačítko Excel
- Soubor se automaticky stáhne do vašeho počítače
Export obsahuje všechny zobrazené sloupce včetně součtů v patičce.
Zápis za jiné uživatele
Uživatelé s právy 10 a vyšší mohou zapisovat výkazy jménem jiných zaměstnanců:
- Klikněte na Zapsat výkaz
- V poli Odpracoval vyberte požadovaného zaměstnance
- Vyplňte výkaz a uložte
Tato funkce je užitečná, pokud zaměstnanec nemá přístup k systému nebo pokud vedoucí zadává údaje hromadně.
Omezení dnů zpětně
Administrátor může v nastavení modulu nastavit maximální počet dní zpětně, za které lze vyplnit výkaz. Například při nastavení na 7 dní nebude možné vyplnit výkaz starší než týden. Při pokusu o výběr staršího data kalendář neumožní takové datum vybrat.
Pracovní postupy
Scénář 1: Prodejní výkaz v obchodě
Situace: Maloobchodní prodejna potřebuje evidovat denní tržby, počet zákazníků a významné události.
Konfigurace:
- Název typu: "Prodejní výkaz"
- Pole: Počet zákazníků (Číslo celé, Součet), Tržba v hotovosti (Číslo desetinné, Součet), Tržba kartou (Číslo desetinné, Součet), Poznámka ke dni (Text - více řádků)
- Práva: Prodavači mají úroveň 1 (zapisují jen své), vedoucí má úroveň 5 (vidí všechny)
Pracovní postup:
- Každý prodavač na konci směny otevře modul Denní výkazy
- Klikne na "Zapsat výkaz" a vybere typ "Prodejní výkaz"
- Vyplní počet obsluhovaných zákazníků a částky
- Do poznámky uvede významné události (reklamace, větší nákup apod.)
- Uloží výkaz
- Vedoucí každé ráno zkontroluje výkazy, nastaví filtr na předchozí den a zvolí "Včetně polí" pro zobrazení součtů
Scénář 2: Směnový výkaz ve výrobě
Situace: Výrobní firma potřebuje evidovat produkci, prostoje a kvalitu na každé směně.
Konfigurace:
- Název typu: "Směnový výkaz"
- Pole: Počet vyrobených kusů (Číslo celé, Součet), Prostoje v minutách (Číslo celé, Součet), Byl výpadek proudu (Ano/Ne), Poznámka k jakosti (Text - více řádků)
- Práva: Směnoví mistři mají úroveň 10 (mohou zapisovat za operátory), vedoucí výroby má úroveň 15
Pracovní postup:
- Směnový mistr na konci směny shromáždí údaje od jednotlivých pracovišť
- Zapíše výkaz a vybere v poli "Odpracoval" příslušnou směnu nebo operátora
- Vyplní veškeré hodnoty
- Vedoucí výroby má nastavenu email notifikaci - ihned po uložení obdrží přehled
- Jednou týdně vedoucí exportuje výkazy do Excelu pro další analýzu trendů
Scénář 3: Evidence servisních zásahů
Situace: Servisní technici potřebují evidovat provedené práce u zákazníků.
Konfigurace:
- Název typu: "Servisní výkaz"
- Pole: Zákazník (Text - 1 řádek), Typ zásahu (Text - 1 řádek), Hodiny práce (Číslo desetinné, Součet), Datum zásahu (Datum), Popis práce (Text - více řádků), Vyžaduje další návštěvu (Ano/Ne)
- Práva: Technici mají úroveň 1, dispečer má úroveň 5
Pracovní postup:
- Technik po dokončení zásahu zadá výkaz přímo v terénu (mobilní zařízení)
- Vyplní všechny údaje o zákazníkovi a provedené práci
- Dispečer filtruje výkazy podle data a technika pro plánování další týdenní kapacity
- Pokud je zaškrtnuto "Vyžaduje další návštěvu", dispečer naplánuje následný zásah
Řešení problémů
Problém: Nemohu uložit výkaz, formulář se vrátí zpět
Možné příčiny a řešení:
- Nemáte vytvořen žádný aktivní typ přehledu - kontaktujte administrátora, aby vytvořil a aktivoval alespoň jeden typ výkazu v nastavení
- Datum je mimo povolený rozsah - zkontrolujte, zda nevybíráte datum starší než je povolené omezení dní zpětně
- Nejste přiřazeni k vybranému typu přehledu - administrátor musí v nastavení typu přidat vaše jméno do seznamu uživatelů
Problém: Nevidím výkazy svých podřízených
Řešení:
- Zkontrolujte úroveň svých práv - minimálně potřebujete úroveň 3
- Pokud máte úroveň 3, administrátor musí pro váš účet definovat konkrétní uživatele, jejichž výkazy můžete číst (tlačítko "Vybrat uživatele pro čtení")
- V případě potřeby požádejte administrátora o navýšení práv na úroveň 5 pro zobrazení všech výkazů
Problém: Nezobrazují se mi vlastní sloupce v tabulce
Řešení:
- Ujistěte se, že máte zaškrtnutou volbu Včetně polí vyplněných v přehledu ve filtru
- Musíte vybrat konkrétní typ přehledu - při výběru více typů najednou se vlastní pole nezobrazují
- Klikněte na tlačítko Zobrazit výkazy pro aplikování filtru
Problém: Součty v patičce tabulky se nezobrazují
Řešení:
- Funkce Součet musí být zapnuta v konfiguraci typu přehledu pro příslušné pole - kontaktujte administrátora
- Součty se zobrazují pouze když jsou viditelné vlastní sloupce (zaškrtnutá volba "Včetně polí vyplněných v přehledu")
- Zkuste obnovit stránku (F5) pro aktualizaci dat
Problém: Nemohu smazat starý výkaz
Řešení:
- Právo mazat výkazy mají pouze uživatelé s úrovní 15
- Pokud potřebujete smazat chybný výkaz a nemáte dostatečná práva, kontaktujte svého nadřízeného nebo administrátora
- Alternativně můžete výkaz upravit a opravit chybné údaje místo mazání
FAQ
Mohu vytvořit více typů výkazů současně?
Ano, počet typů výkazů není omezen. Každý typ může mít vlastní sadu polí a přiřazené uživatele. To umožňuje mít například samostatný "Prodejní výkaz", "Směnový výkaz" a "Výkaz údržby" současně.
Může jeden uživatel zapisovat více výkazů za den?
Ano, uživatel může za jeden den zapsat více výkazů stejného typu i různých typů. Systém neomezuje počet záznamů. To je užitečné například pro směnové výkazy nebo evidenci více servisních zásahů za den.
Jak daleko do historie mohu zobrazit výkazy?
Zobrazení výkazů není časově omezeno - můžete filtrovat výkazy za jakékoli období od zavedení systému. Export do Excelu zahrnuje všechny vyfiltrované záznamy bez ohledu na jejich stáří.
Obdrží uživatel potvrzení o uložení výkazu?
Po uložení výkazu se automaticky zavře editační formulář a výkaz se zobrazí v tabulce. Pokud je v nastavení modulu definována email notifikace, vybraní uživatelé (typicky vedoucí) obdrží email s detaily vyplněného výkazu. Samotný autor výkazu standardní potvrzení emailem neobdrží.
Je možné hromadně importovat výkazy z Excelu?
Modul aktuálně nepodporuje hromadný import. Výkazy je nutné zadávat jednotlivě přes webové rozhraní. Pro uživatele s právy 10+ existuje možnost zápisu za jiné uživatele, což částečně urychluje zadávání většího množství výkazů.
Zkratky a pojmy
- Typ přehledu - šablona formuláře s definovanými poli, kterou vytváří administrátor
- Vlastní pole - uživatelsky definovatelné pole ve formulári (název, typ, funkce)
- Funkce Součet - automatické sčítání číselných hodnot v patičce tabulky
- Odpracoval - uživatel, za kterého je výkaz zapsán
- Datum výkazu - datum, ke kterému se výkaz vztahuje (může být odlišné od data vyplnění)
- Včetně polí - volba filtru pro zobrazení všech vlastních sloupců v tabulce
- Max. dní zpětně - omezení, jak staré datum lze při vyplňování výkazu vybrat
Dokumentace platná k 11.11.2025 pro modul Denní výkazy v systému eIntranet.net