Denní výkazy
Přehled
Modul Denní výkazy slouží k vytváření a evidenci jednoduchých firemních formulářů pro každodenní záznam činností zaměstnanců. Umožňuje vytvářet vlastní typy výkazů s definovatelnými poli, sledovat jejich vyplňování a zasílat automatická upozornění při nevyplnění. Systém podporuje automatické výpočty (např. součty) a umožňuje pokročilé řízení přístupových práv na úrovni jednotlivých uživatelů.
Klíčové funkce
- Vytváření vlastních typů denních výkazů s libovolnými poli
- Evidence denních záznamů činností zaměstnanců
- Automatické notifikace při nevyplnění výkazů
- Granulární přístupová práva (čtení, zápis, mazání)
- Export dat do Excelu a tisk
- Automatické výpočty a součty vybraných polí
- Notifikace emailem po vyplnění výkazu
- Omezení počtu dní zpětného vyplňování
Přístup a nastavení
Jak se dostat do modulu
Navigační cesta: Hlavní menu → Denní výkazy
Nastavení modulu
Cesta k nastavení: Nastavení → Denní výkazy
Nastavení modulu je přístupné pouze uživatelům s administrátorskými právy k modulu.
Uživatelská práva
| Úroveň práv | Hodnota | Popis |
|---|---|---|
| Nemá přístup | 0 | Uživatel nemá přístup k modulu |
| Zapisovat a číst jen své | 1 | Uživatel vidí a může vyplňovat pouze vlastní výkazy |
| Zapisovat a číst své a vybraných lidí | 3 | Uživatel může vyplňovat své výkazy a číst/zapisovat výkazy vybraných podřízených |
| Zapisovat své a číst vše | 5 | Uživatel vyplňuje své výkazy, ale vidí výkazy všech zaměstnanců |
| Zapisovat a číst vše | 10 | Plný přístup ke všem výkazům včetně možnosti editace |
| Zapisovat, číst, mazat a obnovovat vše | 15 | Administrátorská práva včetně mazání a obnovení záznamů |
Uživatelské rozhraní
Hlavní obrazovka
Hlavní obrazovka modulu zobrazuje tabulku s evidovanými denními výkazy. Nad tabulkou se nachází filtr pro výběr výkazů podle data, zaměstnance a typu přehledu.
Filtry a vyhledávání
- Zaměstnanec: Filtrování podle konkrétního zaměstnance (dostupné podle uživatelských práv)
- Typ přehledu: Výběr konkrétního typu denního výkazu
- Datum: Filtrování podle roku, měsíce a dne
- Včetně polí vyplněných v přehledu: Zaškrtnutím zobrazíte v tabulce všechna vlastní pole z vybraného typu výkazu
Sloupce tabulky
Základní sloupce tabulky:
- Datum: Datum, za které je výkaz vyplněn
- Zaměstnanec: Jméno a příjmení zaměstnance, který odpracoval směnu
- Typ přehledu: Název typu denního výkazu
- Vyplněno (datum): Datum a čas vyplnění výkazu
- Vlastní pole: Pokud je zapnuta volba "Včetně polí vyplněných v přehledu", zobrazí se zde všechna definovaná pole daného typu výkazu
- Akce: Ikony pro zobrazení detailu, úpravu a smazání záznamu
Základní operace
Zapsání nového výkazu
- Klikněte na tlačítko Zapsat výkaz
- V dialogovém okně vyplňte:
- Typ přehledu: Vyberte typ denního výkazu ze seznamu
- Odpracoval: Vyberte zaměstnance, který odpracoval směnu (výchozí je přihlášený uživatel)
- Datum: Zadejte datum, za které je výkaz vyplňován (výchozí je dnešní datum)
- Vlastní pole: Vyplňte všechna pole definovaná v daném typu výkazu
- Klikněte na Uložit
Upozornění: Pokud je nastaven limit dnů zpětného vyplňování, nelze zadat datum starší než povolený počet dní.
Zobrazení detailu výkazu
- V tabulce klikněte na ikonu oka nebo na datum výkazu
- Otevře se dialogové okno se všemi údaji výkazu v režimu pouze pro čtení
Úprava výkazu
- V tabulce klikněte na ikonu tužky
- V dialogovém okně upravte potřebné údaje
- Klikněte na Uložit
Poznámka: Upravit výkaz mohou pouze uživatelé s příslušnými právy (vlastník výkazu, nadřízení s právy k editaci nebo uživatelé s právy vyššími než 5).
Odstranění výkazu
- V tabulce klikněte na ikonu koše
- Potvrďte odstranění v dialogovém okně
Poznámka: Mazat výkazy mohou pouze uživatelé s právy 15 a vyšší.
Pokročilé funkce
Export dat
Data z tabulky lze exportovat pomocí tlačítek nad tabulkou:
- Excel: Export tabulky do formátu XLSX
- Tisk: Tisk tabulky (otevře se náhled tisku v prohlížeči)
Automatické součty
Pokud je u některého pole v typu výkazu nastavena funkce "Součet", systém automaticky vypočítá součet všech hodnot v tomto sloupci a zobrazí jej v patičce tabulky.
Přepínání typů výkazů
Pokud máte přístup k více typům výkazů, můžete rychle přepnout na jiný typ přímo v dialogu pro vyplnění výkazu změnou pole Typ přehledu. Dialog se automaticky obnoví s poli nového typu.
Vyplňování výkazů za jiné zaměstnance
Uživatelé s příslušnými právy mohou vyplňovat výkazy za své podřízené nebo jiné zaměstnance. V poli Odpracoval vyberte požadovaného zaměstnance.
Nastavení modulu
Přístupová práva
V nastavení modulu můžete pro každého zaměstnance definovat:
- Úroveň práv: Vyberte jednu z šesti úrovní práv pomocí přepínacích tlačítek
- Vybrat uživatele pro čtení: U práv úrovně 3 můžete vybrat konkrétní zaměstnance, jejichž výkazy může uživatel číst
- Vybrat uživatele pro zápis: U práv úrovně 3 můžete vybrat konkrétní zaměstnance, za které může uživatel vyplňovat výkazy
Obecná nastavení modulu
Max. počet dní zpětně vyplnitelných
Nastavte maximální počet dní zpět od aktuálního data, za které lze vyplnit denní výkaz. Výchozí hodnota je "Neomezovat".
Příklad: Pokud nastavíte 7 dní, uživatel může vyplnit výkazy pouze za posledních 7 dní.
Automatické upozornění na nevyplněné výkazy
Systém může automaticky kontrolovat, zda uživatelé vyplňují denní výkazy, a zasílat upozornění těm, kteří mají výkazy nevyplněné:
- Kontrolu provádět každý pracovní den v X hodin: Nastavte hodinu, kdy se má kontrola provádět (0-23)
- Upozornění, pokud není vyplněno nic nazpět: Počet pracovních dní zpět, za které se má kontrolovat vyplnění
- Upozornit na: Vyberte způsob upozornění (Email, SMS, Email + SMS)
- Mimo uživatelů: Vyberte uživatele, kteří mají být z kontrol vyjmuti
Poznámka: Upozornění se zasílají pouze v pracovní dny.
Notifikace po vyplnění výkazu
V poli Po vyplnění odeslat emailem na můžete vybrat uživatele, kterým se automaticky odešle email pokaždé, když někdo vyplní denní výkaz. Email obsahuje:
- Datum výkazu
- Jméno zaměstnance, který odpracoval směnu
- Typ přehledu
- Hodnoty všech vyplněných polí
Typy denních výkazů
Vytvoření nového typu výkazu
- V sekci Typy denních výkazů klikněte na Přidat typ
- Vyplňte:
- Název: Pojmenujte typ výkazu (např. "Stavba - denní výkaz", "Výkaz prací", "Ostraha - služební záznam")
- Aktivní: Zaškrtněte, pokud má být typ aktivní a dostupný pro uživatele
- Klikněte na Uložit
- Po vytvoření definujte pole (viz níže)
Definice polí typu výkazu
- V tabulce typů výkazů klikněte na tlačítko Upravit pole u požadovaného typu
- Pro každé pole (ID 0-40) definujte:
- Název pole: Popisek pole, který se zobrazí při vyplňování (např. "Počet odpracovaných hodin", "Popis činnosti", "Hotovo")
- Typ: Vyberte typ pole:
- -: Pole nebude zobrazeno
- Ano/Ne (checkbox): Zaškrtávací políčko
- Číslo - celé: Číselné pole pro celá čísla
- Číslo - desetinné: Číselné pole pro desetinná čísla
- Datum: Pole pro výběr data
- Text - 1 řádek: Jednořádkové textové pole
- Text - více řádků: Víceřádkové textové pole
- Funkce: Vyberte funkci pro automatické výpočty:
- -: Bez funkce
- Součet: Automatický součet hodnot v patičce tabulky
- Klikněte na Uložit
Poznámka: V každém výkazu se automaticky generují pole pro datum a zaměstnance. Ostatní pole definujete sami podle potřeby.
Přidělení uživatelů k typu výkazu
- V tabulce typů výkazů klikněte na tlačítko Vybrat uživatele u požadovaného typu
- Zaškrtněte uživatele, kteří mohou tento typ výkazu používat
- Zaškrtnutím Všichni povolíte přístup všem zaměstnancům (včetně budoucích)
- Klikněte na Uložit
Úprava typu výkazu
- V tabulce typů klikněte na ikonu tužky
- Upravte název nebo aktivitu typu
- Klikněte na Uložit
Odstranění typu výkazu
- V tabulce typů klikněte na ikonu koše
- Potvrďte odstranění typu
Upozornění: Odstranění typu výkazu neodstraní již vyplněné výkazy tohoto typu.
Integrace s dalšími moduly
- Uživatelé: Přístupová práva jsou navázána na uživatelské účty
- Docházka: Denní výkazy mohou doplňovat evidenci docházky o detailnější informace o činnostech
Řešení problémů
Časté dotazy
Otázka: Nemohu vyplnit výkaz za starší datum, systém mi to neumožní.
Řešení: Zkontrolujte nastavení modulu. Pravděpodobně je nastaveno omezení počtu dní zpětného vyplňování. Požádejte administrátora o změnu nastavení v sekci "Max. počet dní zpětně vyplnitelných".
Otázka: Po vyplnění výkazu vidím chybu "Nemáte vytvořen žádný Typ přehledu".
Řešení: V nastavení modulu ještě nebyl vytvořen žádný typ denního výkazu. Požádejte administrátora o vytvoření typu výkazu v sekci Nastavení → Denní výkazy → Typy denních výkazů.
Otázka: Nemohu upravit výkaz kolegy, ačkoliv mám právo číst všechny výkazy.
Řešení: Právo číst všechny výkazy (úroveň 5) nezahrnuje právo k editaci. Pro editaci výkazů jiných zaměstnanců potřebujete práva úrovně 10 nebo vyšší, nebo musíte být nastaven jako nadřízený s právy k editaci (úroveň 3 s vybraným zaměstnancem).
Otázka: V tabulce nevidím vlastní pole z výkazu.
Řešení: Zaškrtněte volbu Včetně polí vyplněných v přehledu ve filtru a klikněte na Zobrazit výkazy.
Otázka: Součet v patičce tabulky se nezobrazuje.
Řešení: Zkontrolujte, zda je u daného pole v nastavení typu výkazu nastavena funkce "Součet". Součet se zobrazuje pouze v patičce tabulky a pouze pokud je zapnuta volba "Včetně polí vyplněných v přehledu".
Otázka: Nechodí mi upozornění na nevyplněné výkazy.
Řešení: Zkontrolujte v nastavení modulu:
- Zda je nastavena hodina kontroly
- Zda je nastaven počet dní zpětné kontroly
- Zda nejste v seznamu vyjmutých uživatelů
- Zda je na serveru spuštěn příslušný CRON job pro zasílání upozornění
Tipy pro efektivní práci
- Vyplňujte denní výkazy pravidelně každý den - předejdete tak zapomínání a dodatečnému doplňování
- Využívajte číselná pole s funkcí "Součet" pro automatické sčítání hodin nebo jiných hodnot
- Pro rychlejší vyplňování využijte datepicker - stačí kliknout do pole s datem
- Pokud vyplňujete výkazy za více zaměstnanců, použijte filtr pro přepínání mezi nimi
- Aktivujte zobrazení vlastních polí v tabulce pro rychlý přehled vyplněných údajů bez nutnosti otevírat detail
- Při vytváření typu výkazu nejprve vytvořte základní kostru a teprve pak definujte pole - tak předejdete chybě při ukládání
- Využívejte export do Excelu pro další analýzy a reporty mimo systém
Praktické příklady použití
Příklad 1: Stavební denní výkaz
Vytvoření typu výkazu pro stavební společnost:
- Název typu: Stavba - denní výkaz
- Pole 0: Počet odpracovaných hodin (Číslo - celé, Funkce: Součet)
- Pole 1: Popis prací (Text - více řádků)
- Pole 2: Použitý materiál (Text - více řádků)
- Pole 3: Počasí vhodné (Ano/Ne - checkbox)
- Pole 4: Překážky v práci (Text - více řádků)
Příklad 2: Servisní výkaz
Vytvoření typu výkazu pro servisní techniky:
- Název typu: Servisní výkaz
- Pole 0: Počet zakázek (Číslo - celé, Funkce: Součet)
- Pole 1: Počet km (Číslo - desetinné, Funkce: Součet)
- Pole 2: Nejdůležitější zakázka (Text - více řádků)
- Pole 3: Problémy (Text - více řádků)
Příklad 3: Ostraha - služební záznam
Vytvoření typu výkazu pro bezpečnostní službu:
- Název typu: Služební záznam - ostraha
- Pole 0: Počet obchůzek (Číslo - celé, Funkce: Součet)
- Pole 1: Čas zahájení služby (Text - 1 řádek)
- Pole 2: Čas ukončení služby (Text - 1 řádek)
- Pole 3: Mimořádné události (Text - více řádků)
- Pole 4: Předáno další směně (Ano/Ne - checkbox)