Objednávky přijaté

Přehled modulu

Modul Objednávky přijaté slouží ke správě prodejních objednávek, které dostáváte od vašich zákazníků. Jedná se o klíčový nástroj pro evidenci a zpracování obchodních požadavků od vašich odběratelů. Systém umožňuje kompletní správu celého životního cyklu objednávky od přijetí přes zpracování až po vystavení dodacích listů a faktur.

Klíčový rozdíl terminologie:

• Objednávky přijaté = objednávky, které DOSTÁVÁTE od zákazníků (prodejní objednávky). Zákazník vás objednává zboží nebo služby.
• Objednávky vydané = objednávky, které VYTVÁŘÍTE pro dodavatele (nákupní objednávky). Vy objednáváte zboží od dodavatele.

Předpoklady a aktivace modulu

Požadovaná oprávnění

Pro práci s modulem Objednávky přijaté potřebujete následující přístupová práva:

• 0 - Bez přístupu: Uživatel nemůže modul vůbec vidět
• 1 - Pouze prohlížení: Uživatel vidí objednávky, ale nemůže je upravovat ani vytvářet nové
• 5 - Prohlížení a vytváření vlastních: Uživatel vidí všechny objednávky a může vytvářet nové a upravovat ty, které sám založil
• 10 - Plná správa: Uživatel vidí všechny objednávky, může je upravovat a vytvářet nové
• 15 - Administrátor: Uživatel má plná práva včetně mazání objednávek

Související moduly

Modul Objednávky přijaté spolupracuje s následujícími moduly systému:

• CRM - Pro správu zákazníků a kontaktních osob
• Zakázky (Contracts) - Pro propojení objednávek se zakázkami
• Výrobky (Products) - Pro výběr zboží do objednávek
• Sklad (WareHouse) - Pro evidenci skladových zásob a rezervace zboží
• Nabídky (Offers) - Pro převod nabídek na objednávky
• Dodací listy (DeliveryNotes) - Pro vytváření dodacích listů z objednávek
• Faktury vydané (FakturyVydane) - Pro vystavení faktur
• Objednávky vydané (Orders) - Pro vytváření nákupních objednávek dodavatelům
• Poptávky (Demands) - Pro vytváření poptávek

Nastavení modulu

Skupiny objednávek (středisky)

Systém podporuje rozdělení objednávek do samostatných skupin (středisek), z nichž každá má vlastní nastavení a uživatelská práva. Skupiny se používají například pro oddělení různých divizí firmy nebo typů objednávek.

Pro přístup do nastavení klikněte na ikonu Nastavení v pravém horním rohu modulu Objednávky přijaté.

Vytvoření nové skupiny

1. Přejděte do Nastavení modulu Objednávky přijaté
2. Na záložce Uživatelská práva / skupiny objednávek klikněte na tlačítko Vytvořit skupinu
3. Vyplňte název skupiny (například "Hlavní sklad", "Pobočka Praha", "E-shop" apod.)
4. Potvrďte vytvoření

Nastavení uživatelských práv pro skupinu

Po vytvoření skupiny je nutné nastavit, kteří uživatelé mají k dané skupině přístup a v jakém rozsahu:

1. Otevřete záložku s názvem vytvořené skupiny
2. V tabulce Přístupová práva vyberte pro každého uživatele odpovídající úroveň práv (0, 1, 5, 10, 15)
3. Práva se ukládají automaticky po kliknutí na přepínač

Konfigurace údajů dodavatele (vaše firma)

V rámci každé skupiny můžete nastavit údaje o dodavateli, které se budou zobrazovat na tištěných objednávkách:

Základní údaje

• Název dodavatele: Obchodní název vaší firmy
• Ulice: Adresa sídla
• Město: Město sídla
• PSČ: Poštovní směrovací číslo
• Stát: Výběr ze seznamu zemí
• IČ: Identifikační číslo
• DIČ: Daňové identifikační číslo

Bankovní údaje

Pro každou měnu můžete zadat samostatný bankovní účet:

• Název banky: Název finanční instituce
• Číslo účtu: Číslo bankovního účtu
• IBAN: Mezinárodní číslo bankovního účtu
• SWIFT/BIC: Kód banky pro mezinárodní platby
• Měna: Měna bankovního účtu (CZK, EUR, USD atd.)

Logo společnosti

Můžete nahrát logo, které se bude zobrazovat na tištěných objednávkách. Podporované formáty jsou JPG, PNG, GIF. Doporučená velikost je maximálně 150x200 pixelů.

Konfigurace číselné řady

Každá skupina objednávek má vlastní číselnou řadu pro generování čísel objednávek. Číslo objednávky se skládá z následujících částí:

• Prefix: Volitelný textový prefix (např. "OP", "OBJ")
• Rok: Možnost vložit rok ve formátu YYYY (např. 2025) nebo YY (např. 25), nebo rok nevkládat vůbec
• Suffix: Volitelný textový suffix (např. "-" nebo "/")
• Počet číslic: Kolik číslic má mít pořadové číslo (doplňuje se nulami zleva)
• Začít od čísla: Od jakého čísla má číslování začínat (obvykle 1)

Příklad konfigurace:

• Prefix: "OP"
• Rok: "Y" (čtyřmístný rok)
• Suffix: "-"
• Počet číslic: 4
• Začít od: 1

Výsledná čísla objednávek budou vypadat: OP2025-0001, OP2025-0002, OP2025-0003...

Výchozí nastavení DPH a položek

• Výchozí sazba DPH: Automaticky se předvyplní při vytváření nové položky (např. 21%)
• Poznámky u výrobků - brát z: Zvolit, zda se poznámky mají automaticky kopírovat z výrobků
• Celní kódy - brát z: Zvolit, zda se celní kódy mají automaticky kopírovat z výrobků
• Text nad položkami - výchozí: Standardní text, který se zobrazí nad tabulkou položek
• Text pod položkami - výchozí: Standardní text, který se zobrazí pod tabulkou položek
• Počet des. míst u cen: Kolik desetinných míst zobrazovat u cen (obvykle 2)

Externí objednávkový systém

Důležitá funkce umožňující zákazníkům objednávat zboží přes veřejnou URL adresu bez nutnosti přihlášení do systému eintranet.net.

Aktivace externího objednávkového systému

1. V nastavení skupiny objednávek zaškrtněte Povolit externí objednávky
2. Vyplňte následující údaje:
   • Text nad formulářem: Uvítací text pro zákazníky (např. "Vítejte v našem objednávkovém systému")
   • Text po dokončení objednávky: Poděkování a další informace zobrazené po odeslání objednávky
   • Checkbox pro potvrzení: Možnost vyžadovat souhlas se smluvními podmínkami
   • E-mail pro notifikace: Na tento e-mail budou zasílány informace o nových objednávkách
   • Telefonní číslo: Kontaktní telefon zobrazený zákazníkům
3. Vyberte Sklady pro externí objednávky: Ze kterých skladů mohou zákazníci objednávat
4. Zaškrtněte Pouze zboží skladem: Pokud chcete, aby zákazníci mohli objednávat pouze zboží, které je aktuálně skladem

URL adresa externího objednávkového formuláře

Po aktivaci externí objednávky je k dispozici veřejná URL adresa ve formátu:

https://vase-domena.eintranet.net/OrdersRecieved/[ID-skupiny]/Create

Tuto URL můžete sdílet se zákazníky, vložit na webové stránky, do e-mailů apod.

Proces externí objednávky

1. Zákazník otevře veřejný odkaz
2. Vyplní své údaje (jméno, firma, adresa, e-mail, telefon)
3. Vybere zboží ze skladu (pokud je omezen výběr na skladové položky, vidí dostupné množství)
4. Může zadat poznámku k objednávce
5. Může zadat jinou dodací adresu
6. Po odeslání objednávky je vytvořena nová Objednávka přijatá ve zvoleném středisku
7. E-mail s potvrzením objednávky je odeslán zákazníkovi i na e-mail správce

Práce s modulem

Přehled objednávek přijatých

Po otevření modulu Objednávky přijaté se zobrazí přehled všech objednávek. V horní části obrazovky vidíte panely jednotlivých skupin (středisek). Kliknutím na panel vyberete skupinu, jejíž objednávky chcete zobrazit.

Filtrace objednávek

Pro snadnější vyhledávání použijte filtr, který otevřete kliknutím na kartu Filtr:

• V názvu: Vyhledávání v názvu objednávky
• Datum zadání: Rozsah data vytvoření objednávky (od - do)
• Datum dodání: Rozsah data plánovaného dodání (od - do)
• Založil: Výběr uživatele, který objednávku vytvořil
• Firma (z modulu CRM): Výběr zákazníka z CRM

Po nastavení filtru klikněte na tlačítko Vyhledat. Pro zrušení filtru použijte tlačítko Zrušit.

Rok a status objednávek

Nad tabulkou objednávek můžete vybrat:

• Rok: Zobrazení objednávek z konkrétního roku nebo všech let
• Status:
  • Vše: Zobrazí všechny objednávky včetně dokončených
  • Pouze aktivní: Zobrazí pouze nedokončené objednávky

Přehledová tabulka

Tabulka zobrazuje následující informace:

• Číslo objednávky: Automaticky generované číslo dle nastavené číselné řady
• Název: Popisný název objednávky
• Číslo objednávky zákazníka: Pokud zákazník uvádí své vlastní číslo objednávky
• Název zakázky: Propojení se zakázkou (pokud je objednávka součástí zakázky)
• Firma (CRM): Název zákazníka z modulu CRM
• Vytvořena: Datum a čas vytvoření objednávky
• Vytvořil: Jméno uživatele, který objednávku vytvořil
• Datum odeslání: Datum odeslání zboží zákazníkovi
• Datum dodání: Plánované datum dodání
• Cena bez DPH: Celková cena objednávky bez daně
• Akce: Tlačítka pro rychlé akce

Barevné zvýraznění řádků:

• Zelená: Objednávka je kompletně dodána (všechny položky mají dodáno stejné množství jako objednáno)
• Červená: Upozornění na problém nebo nedodržení termínu

Vytvoření nové objednávky přijaté

Ruční vytvoření objednávky

1. Vyberte skupinu objednávek v horním panelu
2. Klikněte na tlačítko Vytvořit objednávku (zelené tlačítko s ikonou plus)
3. Vyplňte formulář nové objednávky:
   • Název objednávky: Popisný název (např. "Objednávka ABC s.r.o. - leden")
   • Zákazník (Firma z CRM): Výběr zákazníka ze seznamu firem v CRM
   • Kontaktní osoba: Výběr kontaktní osoby z CRM (pokud je zákazník vybrán)
   • Zakázka: Volitelné propojení s existující zakázkou
   • Měna: Výběr měny objednávky (CZK, EUR, USD atd.)
   • Číslo objednávky zákazníka: Pokud zákazník uvádí své číslo objednávky
   • Datum vytvoření: Automaticky vyplněno aktuálním datem
   • Datum odeslání: Plánované datum odeslání zboží
   • Datum dodání: Požadované datum dodání
   • Způsob platby: Výběr způsobu úhrady
   • Poznámka: Interní poznámka k objednávce
4. Klikněte na tlačítko Vytvořit

Vytvoření objednávky z nabídky

Pokud máte modul Nabídky aktivní, můžete vytvořit objednávku přímo z přijaté nabídky:

1. Otevřete detail nabídky v modulu Nabídky
2. Klikněte na tlačítko Vytvořit objednávku přijatou
3. Systém automaticky zkopíruje všechny položky a údaje z nabídky
4. Zkontrolujte a upravte údaje dle potřeby
5. Potvrďte vytvoření

Přijmutí externí objednávky

Když zákazník vytvoří objednávku přes externí objednávkový formulář:

1. Objednávka se automaticky vytvoří ve zvoleném středisku
2. Na e-mail správce přijde notifikace o nové objednávce
3. V seznamu objednávek je taková objednávka označena textem "Formulář objednávky" ve sloupci "Vytvořil"
4. Detail objednávky obsahuje všechny údaje vyplněné zákazníkem
5. Je nutné objednávku zkontrolovat a potvrdit dostupnost zboží

Detail objednávky přijaté

Po kliknutí na řádek objednávky se otevře detail s kompletními informacemi.

Základní údaje

V horní části detailu vidíte:

• Název objednávky
• Číslo objednávky a ID
• Číslo objednávky zákazníka
• Vytvořil: Jméno uživatele nebo "Formulář objednávky" pro externí objednávky
• Datum vytvoření
• Zakázka: Propojení na zakázku (pokud je)
• Firma (z CRM): Odkaz na detail zákazníka v CRM nebo údaje z externího formuláře
• Dodací adresa: Pokud je jiná než sídlo firmy
• Datum odeslání
• Datum dodání
• Kontaktní osoba: S e-mailem a telefonem
• Měna objednávky
• Vytvořeno z nabídky: Odkaz na zdrojovou nabídku (pokud byla objednávka vytvořena z nabídky)
• Použito v DL: Seznam dodacích listů vytvořených z této objednávky

Poznámky a přílohy

• Interní poznámka/popis: Poznámka viditelná pouze pro zaměstnance
• Interní přílohy: Soubory viditelné pouze interně
• Přílohy: Soubory, které jsou součástí objednávky a můžou být sdíleny se zákazníkem

Tlačítka akcí v detailu

• Zpět: Návrat na přehled objednávek
• Upravit: Úprava základních údajů objednávky
• Tisk a Email: Tisk objednávky do PDF nebo odeslání e-mailem
• Vytvořit FV bez DL: Vytvoření faktury vydané přímo z objednávky (bez dodacího listu)
• Vytvořit DL: Vytvoření dodacího listu z objednávky
• Vytvořit zakázku: Vytvoření nové zakázky a propojení s objednávkou
• Vytvořit obj. vydanou: Vytvoření objednávky vydané (nákupní objednávky dodavateli)
• Vytvořit poptávku: Vytvoření poptávky z objednávky
• Přidat položky z nabídky: Doplnění položek z existující nabídky
• Smazat: Smazání objednávky (vyžaduje práva úrovně 15)

Poznámka: Některá tlačítka jsou dostupná pouze pokud jsou aktivovány příslušné moduly.

Položky objednávky

Položky objednávky tvoří jádro objednávky. Každá položka představuje jeden objednaný výrobek nebo službu.

Přidání položek do objednávky

Existuje několik způsobů, jak přidat položky do objednávky:

1. Přidání volné položky:

1. Klikněte na tlačítko Přidat řádek volné položky
2. Systém vytvoří nový prázdný řádek
3. Vyplňte údaje položky ručně (kód, název, množství, cena atd.)

2. Přidání z výrobků:

1. Klikněte na tlačítko Přidat z výrobků
2. Otevře se dialog pro výběr výrobků
3. Zaškrtněte požadované výrobky
4. Zadejte množství pro každý výrobek
5. Potvrďte přidání
6. Položky se automaticky vyplní údaji z katalogu výrobků (název, kód, cena, jednotka, DPH, hmotnost)

3. Přidání ze skladu:

1. Klikněte na název skladu pod tlačítky (např. "Hlavní sklad")
2. Otevře se dialog pro výběr skladových položek
3. Vidíte aktuální stav zásob
4. Vyberte položky a zadejte množství
5. Potvrďte přidání
6. Položky se propojí se skladem a zboží se automaticky rezervuje

4. Přidání z nabídky:

1. Klikněte na tlačítko Přidat položky z nabídky
2. Vyberte nabídku ze seznamu
3. Zaškrtněte položky, které chcete přidat
4. Potvrďte přidání

Struktura položky objednávky

Každá položka obsahuje následující údaje:

• Kód: Kód výrobku nebo katalogové číslo
• Položka (Název): Název výrobku nebo služby
• Hm/jedn: Hmotnost jednoho kusu v kilogramech
• Množství: Počet kusů
• Jednotka: Měrná jednotka (ks, m, kg, l, h atd.)
• Cena/jed.: Jednotková cena bez DPH
• Sleva %: Procentuální sleva z jednotkové ceny
• DPH %: Sazba daně z přidané hodnoty (21%, 15%, 10%, 0%)
• Celk. hm.: Celková hmotnost (množství × hmotnost/jedn) - počítá se automaticky
• Celkem bez DPH: Celková cena bez daně - počítá se automaticky
• Celkem DPH: Výše daně - počítá se automaticky
• Celkem s DPH: Celková cena s daní - počítá se automaticky
• Dodáno ks: Kolik kusů již bylo dodáno (pro sledování plnění objednávky)

Doplňující informace položky

Po kliknutí na tlačítko Zobrazit doplňující informace se zobrazí další údaje:

• Celní kód: Kód zboží pro celní účely (důležité pro export)
• Poznámka: Poznámka k položce (zobrazí se na tisku)
• Obrázek: Náhledový obrázek výrobku (pokud je u výrobku nahraný)

Úprava položek

Všechny údaje položek můžete upravovat přímo v tabulce:

1. Klikněte do pole, které chcete upravit
2. Zadejte novou hodnotu
3. Klikněte mimo pole nebo stiskněte Enter
4. Změna se automaticky uloží a ceny se přepočítají

Automatické výpočty cen

Systém automaticky přepočítává následující hodnoty při změně množství, ceny, slevy nebo DPH:

• Celková hmotnost: Množství × Hmotnost/jedn
• Celkem bez DPH: Množství × Cena/jedn × (1 - Sleva%/100)
• Celkem DPH: Celkem bez DPH × (DPH%/100)
• Celkem s DPH: Celkem bez DPH + Celkem DPH

Součty všech položek se zobrazují v patičce tabulky.

Hromadné operace s položkami

• Smazat všechny: Odstranění všech položek z objednávky
• Vše dodáno: Nastaví u všech položek "Dodáno ks" na hodnotu "Množství"
• Upravit ceny: Hromadná úprava cen všech položek (přidání/odebrání slevy, zvýšení/snížení cen o procento nebo částku)

Sledování dodání položek

Ve sloupci Dodáno ks sledujete průběh plnění objednávky:

• Hodnota 0 = položka ještě nebyla dodána
• Hodnota menší než Množství = částečné dodání
• Hodnota rovna Množství = položka je kompletně dodána (řádek se zbarví zeleně)

Když jsou všechny položky kompletně dodány, objednávka je považována za splněnou.

Text nad a pod položkami

Můžete zadat vlastní texty, které se zobrazí:

• Text nad položkami: Zobrazí se nad tabulkou položek (např. "Dodací podmínky: Ex Works...")
• Text pod položkami: Zobrazí se pod tabulkou položek (např. "Záruka 24 měsíců...")

Tyto texty se zobrazují na vytištěných objednávkách a lze je upravit i individuálně pro každou objednávku.

Celková hmotnost brutto

Pod tabulkou položek můžete zadat Celkovou hmotnost brutto včetně obalu. Systém automaticky nabídne celkovou hmotnost netto vypočítanou ze všech položek, ale můžete ji upravit o hmotnost obalu.

Poznámky k objednávce

V dolní části detailu objednávky je sekce Poznámky, kde můžete evidovat komunikaci a změny:

Přidání poznámky

1. Klikněte na tlačítko Přidat poznámku
2. Zadejte text poznámky
3. Volitelně přiložte soubory
4. Potvrďte přidání

Poznámky obsahují:

• Datum: Kdy byla poznámka vytvořena
• Zapsal: Kdo poznámku vytvořil
• Poznámka: Text poznámky
• Přílohy: Připojené soubory

Související doklady

V detailu objednávky vidíte přehled všech souvisejících dokladů:

• Nabídky: Nabídka, ze které byla objednávka vytvořena
• Zakázky: Propojená zakázka
• Poptávky: Poptávky vytvořené z objednávky
• Objednávky vydané: Nákupní objednávky vytvořené z této objednávky
• Dodací listy: Dodací listy vytvořené z objednávky
• Faktury vydané: Faktury vystavené k objednávce
• Faktury přijaté: Faktury od dodavatelů (pokud je objednávka součástí zakázky)

Kliknutím na číslo dokladu se otevře jeho detail v příslušném modulu.

Tisk a export objednávky

Tisk do PDF

1. V detailu objednávky klikněte na tlačítko Tisk a Email
2. Otevře se dialog s možnostmi tisku:
   • Typ tisku:
     • Standardní tisk
     • Tisk s poznámkami položek
     • Tisk s obrázky výrobků
     • Tisk s poznámkami i obrázky
   • Jazyk: Výběr jazyka tisku (cs, en, de, hu, pl, sk, es)
   • Akce:
     • Zobrazit v prohlížeči
     • Stáhnout PDF
     • Odeslat e-mailem

Odeslání e-mailem

1. V dialogu tisku vyberte Odeslat e-mailem
2. Vyplňte:
   • E-mailová adresa příjemce: Automaticky předvyplněna z CRM kontaktu
   • Kopie (CC): Další příjemci
   • Předmět e-mailu: Předvyplněný text, lze upravit
   • Text e-mailu: Tělo zprávy
3. Klikněte na Odeslat
4. E-mail je odeslán s přiloženým PDF objednávky

Vytváření navazujících dokladů

Vytvoření dodacího listu

1. V detailu objednávky klikněte na Vytvořit DL
2. Otevře se dialog pro vytvoření dodacího listu:
   • Vyberte položky objednávky, které chcete do dodacího listu zahrnout
   • Zadejte dodávané množství (můžete dodat méně nebo stejně jako bylo objednáno)
   • Vyberte sklad, ze kterého se zboží vyskladní
   • Zvolte datum vydání dodacího listu
3. Potvrďte vytvoření
4. Systém vytvoří dodací list a automaticky:
   • Propojí dodací list s objednávkou
   • Navýší hodnotu "Dodáno ks" u položek objednávky
   • Vyskladní zboží ze skladu (pokud je položka skladová)

Vytvoření faktury vydané

Vytvoření faktury přímo z objednávky (bez DL):

1. Klikněte na Vytvořit FV bez DL
2. Vyberte položky k fakturaci a množství
3. Systém vytvoří fakturu vydanou s položkami z objednávky
4. Faktura se propojí s objednávkou

Vytvoření faktury z dodacího listu:

1. Přejděte do detailu dodacího listu vytvořeného z objednávky
2. Klikněte na Vytvořit FV
3. Faktura se vytvoří z dodacího listu a automaticky se propojí i s objednávkou

Vytvoření objednávky vydané (nákupní objednávky)

Pokud potřebujete na základě objednávky zákazníka objednat zboží od dodavatele:

1. Klikněte na Vytvořit obj. vydanou
2. Vyberte položky, které chcete objednat
3. Vyberte dodavatele
4. Systém vytvoří objednávku vydanou propojenou s touto objednávkou

Vytvoření poptávky

1. Klikněte na Vytvořit poptávku
2. Vyberte položky pro poptávku
3. Systém vytvoří poptávku s položkami z objednávky

Vytvoření zakázky

1. Klikněte na Vytvořit zakázku
2. Vyplňte údaje zakázky (název, popis, termín)
3. Zakázka se vytvoří a automaticky se propojí s objednávkou

Statistiky podle let

Pro zobrazení statistik objednávek klikněte na tlačítko Statistiky dle roků:

• Celkový počet objednávek v jednotlivých letech
• Celková hodnota objednávek bez DPH v jednotlivých letech
• Průměrná hodnota objednávky
• Graf vývoje počtu a hodnoty objednávek v čase

Tipy a triky

Efektivní práce s objednávkami

Využívání zkratek a rychlých akcí

• Vyhledávání: V přehledové tabulce použijte vyhledávací pole v pravém horním rohu pro rychlé nalezení objednávky
• Třídění: Klikněte na záhlaví sloupce pro seřazení podle dané hodnoty
• Export do Excelu: Použijte tlačítko Export pro vyexportování seznamu objednávek do Excelu
• Tisk seznamu: Tlačítko Tisk vytiskne aktuální zobrazení tabulky
• Skrytí sloupců: Použijte tlačítko pro skrytí nepotřebných sloupců v tabulce

Práce se skladem

• Při přidávání položek ze skladu vidíte aktuální stav zásob - pomáhá předejít objednání zboží, které není skladem
• Použijte tlačítko Vše dodáno po kompletním vyfakturování objednávky pro rychlé označení všech položek jako dodaných
• Pokud dodáváte objednávku po částech, vytvořte více dodacích listů - systém automaticky sleduje celkové dodané množství

Automatizace procesů

• Výchozí texty: Nastavte výchozí texty nad a pod položkami v konfiguraci skupiny - ušetří čas při vytváření nových objednávek
• Výchozí DPH: Nastavte výchozí sazbu DPH podle nejčastěji používané hodnoty
• Šablony položek: Pro často objednávané kombinace výrobků vytvořte nabídku a použijte funkci "Přidat položky z nabídky"

Práce s poznámkami

• Používejte poznámky pro evidenci komunikace se zákazníkem
• K poznámkám přikládejte e-maily nebo naskenované dokumenty
• Poznámky jsou viditelné pro všechny uživatele s přístupem k objednávce - dobrý způsob komunikace v týmu

Využití propojení s CRM

• Vždy vyplňujte zákazníka z CRM - získáte automatické předvyplnění adresy a kontaktů
• Pravidelně aktualizujte údaje zákazníků v CRM - projeví se to i v objednávkách
• Využívejte kontaktní osoby z CRM pro správné směrování komunikace

Řešení běžných problémů

Objednávka se nezobrazuje v seznamu

• Zkontrolujte, zda máte vybranou správnou skupinu objednávek v horním panelu
• Ověřte nastavení filtru roku - možná je objednávka z jiného roku
• Zkontrolujte filtr "Pouze aktivní" - pokud je objednávka kompletně dodána, nezobrazí se při zapnutém filtru aktivních
• Zkuste zrušit všechny filtry tlačítkem "Zrušit"

Nemohu upravovat objednávku

• Zkontrolujte svá přístupová práva - možná máte pouze právo prohlížení (úroveň 1)
• Pokud máte právo 5 (upravovat vlastní), můžete upravovat pouze objednávky, které jste sami vytvořili
• Kontaktujte administrátora pro zvýšení přístupových práv

Nelze vytvořit dodací list

• Tlačítko "Vytvořit DL" je aktivní pouze pokud všechny položky ještě nebyly dodány
• Zkontrolujte, zda máte aktivní modul Dodací listy
• Ověřte, že objednávka má alespoň jednu položku

Nesedí výpočty cen

• Zkontrolujte počet desetinných míst nastavený v konfiguraci skupiny
• Při zadávání cen používejte desetinnou tečku nebo čárku (obojí funguje)
• Pokud upravujete položku, počkejte na automatický přepočet (cca 1 sekunda po opuštění pole)
• Obnovte stránku pro přepočítání všech hodnot

Externí objednávka nefunguje

• Ověřte, že máte v konfiguraci skupiny zaškrtnuté "Povolit externí objednávky"
• Zkontrolujte, zda je vybraný alespoň jeden sklad pro externí objednávky
• Pokud je zaškrtnuto "Pouze zboží skladem", musí být zboží skutečně na skladě
• Ověřte, že e-mailová adresa pro notifikace je správně vyplněna

Doporučené postupy

Organizace objednávek pomocí skupin

• Vytvořte samostatné skupiny pro různá střediska nebo pobočky
• Pro e-shop vytvořte samostatnou skupinu s povoleným externím objednávacím systémem
• Pro každou skupinu nastavte vlastní číselnou řadu pro snadnou identifikaci původu objednávky

Práce s položkami

• Preferujte přidávání položek z výrobků nebo ze skladu před ručním zadáváním - předejdete chybám v cenách
• Vždy vyplňujte hmotnost u položek - pomůže při plánování dopravy
• Používejte celní kódy u exportních objednávek
• Využívejte poznámky u položek pro technické specifikace

Sledování stavu objednávek

• Pravidelně aktualizujte hodnoty "Dodáno ks" podle skutečného stavu
• Používejte filtr "Pouze aktivní" pro zobrazení nedokončených objednávek
• Využívejte poznámky pro evidenci změn a komunikace
• Při částečném dodání vytvořte dodací list pouze na dodávané množství

Komunikace se zákazníky

• Odesílejte potvrzení objednávky e-mailem ihned po vytvoření
• Při změně termínu dodání informujte zákazníka novou verzí objednávky
• Ukládejte e-mailovou komunikaci do poznámek nebo příloh
• Využívejte propojení s CRM pro kompletní historii komunikace se zákazníkem

Praktické příklady použití

Příklad 1: Standardní proces objednávky od zákazníka

Situace: Zákazník ABC s.r.o. objednává telefonicky 50 ks výrobku "Plastový box" a 20 ks "Víko k boxu". Požaduje dodání do 10 dnů.

Postup:

1. Otevřete modul Objednávky přijaté
2. Vyberte skupinu "Hlavní sklad"
3. Klikněte na "Vytvořit objednávku"
4. Vyplňte:
   • Název: "ABC s.r.o. - Plastové boxy"
   • Zákazník: Vyberte "ABC s.r.o." z CRM
   • Kontaktní osoba: Vyberte odpovídajícího kontaktu
   • Měna: CZK
   • Datum dodání: O 10 dní vpřed
5. Potvrďte vytvoření objednávky
6. V detailu objednávky klikněte na "Přidat z výrobků"
7. Najděte výrobek "Plastový box", zaškrtněte ho a zadejte množství 50
8. Najděte výrobek "Víko k boxu", zaškrtněte ho a zadejte množství 20
9. Potvrďte přidání položek
10. Zkontrolujte ceny a případně upravte slevu
11. Klikněte na "Tisk a Email"
12. Vyberte "Odeslat e-mailem"
13. Zkontrolujte e-mail zákazníka (předvyplněný z CRM)
14. Upravte text e-mailu dle potřeby
15. Odešlete potvrzení objednávky

Za týden - příprava expedice:

1. Otevřete detail objednávky
2. Klikněte na "Vytvořit DL"
3. Vyberte všechny položky
4. Potvrďte celé objednané množství
5. Vyberte sklad "Hlavní sklad"
6. Nastavte datum vydání DL na dnes
7. Potvrďte vytvoření dodacího listu
8. Systém automaticky vyskladní zboží a označí položky jako dodané

Fakturace:

1. Přejděte do modulu Dodací listy
2. Otevřete vytvořený dodací list
3. Klikněte na "Vytvořit FV"
4. Zkontrolujte údaje faktury
5. Potvrďte vytvoření
6. Odešlete fakturu e-mailem zákazníkovi

Příklad 2: Externí objednávka z e-shopu

Situace: Nastavení externího objednávkového systému pro e-shop s možností objednávat pouze zboží skladem.

Postup nastavení:

1. Přejděte do Nastavení modulu Objednávky přijaté
2. Vytvořte novou skupinu "E-shop"
3. Nastavte přístupová práva pro pracovníky e-shopu
4. V konfiguraci skupiny vyplňte údaje dodavatele (vaše firma)
5. Nastavte číselnou řadu:
   • Prefix: "ES"
   • Rok: "Y"
   • Suffix: "-"
   • Číslic: 5
6. Zaškrtněte "Povolit externí objednávky"
7. Vyplňte:
   • Text nad formulářem: "Vítejte v našem objednávkovém systému. Zde si můžete objednat zboží ze skladu."
   • Text po dokončení: "Děkujeme za objednávku. Potvrzení jsme Vám odeslali e-mailem. Zboží expedujeme do 2 pracovních dnů."
   • E-mail pro notifikace: objednavky@vase-firma.cz
   • Telefon: +420 123 456 789
8. Vyberte sklady: "Hlavní sklad", "Sklad Praha"
9. Zaškrtněte "Pouze zboží skladem"
10. Uložte nastavení
11. Zkopírujte URL adresu externího objednávkového formuláře
12. Vložte URL na svůj web nebo ji sdílejte se zákazníky

Proces zpracování externí objednávky:

1. Zákazník vyplní formulář a odešle objednávku
2. Na e-mail objednavky@vase-firma.cz přijde notifikace o nové objednávce
3. V modulu Objednávky přijaté se objeví nová objednávka ve skupině "E-shop"
4. Otevřete detail objednávky
5. Zkontrolujte údaje zákazníka a objednané položky
6. Ověřte dostupnost zboží na skladě
7. Pokud je vše v pořádku, přidejte poznámku "Objednávka přijata ke zpracování"
8. Vytiskněte objednávku pro sklad
9. Po nakomplektování vytvořte dodací list
10. Vystavte fakturu
11. Odešlete zákazníkovi e-mail s informací o expedici a číslem zásilky

Příklad 3: Práce s částečnými dodávkami

Situace: Zákazník objednal 100 ks výrobku A, 50 ks výrobku B a 30 ks výrobku C. Na skladě máte pouze 60 ks výrobku A, výrobek B máte celý, výrobek C musíte objednat od dodavatele.

Postup:

1. Vytvořte objednávku se všemi třemi položkami
2. Otevřete detail objednávky
3. U výrobku C klikněte na "Vytvořit obj. vydanou"
4. Vyberte položku C s množstvím 30 ks
5. Vyberte dodavatele
6. Potvrďte vytvoření objednávky vydané
7. Přidejte poznámku k objednávce: "Výrobek C objednán u dodavatele, dodání za 14 dní"

První částečná dodávka (co je skladem):

1. Klikněte na "Vytvořit DL"
2. Vyberte položky:
   • Výrobek A: 60 ks (místo objednaných 100)
   • Výrobek B: 50 ks (celé množství)
3. Potvrďte vytvoření dodacího listu
4. Systém automaticky nastaví:
   • Výrobek A: Dodáno ks = 60 (zbývá dodat 40)
   • Výrobek B: Dodáno ks = 50 (kompletně dodáno - zelený řádek)
5. Vystavte fakturu za částečnou dodávku
6. Odešlete e-mail zákazníkovi s informací o částečné dodávce a zbývajících položkách

Po týdnu - doplnění výrobku A:

1. Když dorazí zbývajících 40 ks výrobku A na sklad
2. Otevřete stejnou objednávku
3. Klikněte na "Vytvořit DL"
4. Vyberte pouze:
   • Výrobek A: 40 ks
5. Potvrďte vytvoření druhého dodacího listu
6. Systém nastaví Výrobek A: Dodáno ks = 100 (kompletně dodáno - zelený řádek)
7. Vystavte další fakturu nebo připište k první faktuře

Za 14 dní - dodání výrobku C:

1. Po obdržení výrobku C od dodavatele
2. Naskladněte zboží
3. Otevřete objednávku
4. Klikněte na "Vytvořit DL"
5. Vyberte pouze:
   • Výrobek C: 30 ks
6. Potvrďte vytvoření třetího dodacího listu
7. Systém nastaví Výrobek C: Dodáno ks = 30 (kompletně dodáno - zelený řádek)
8. Nyní jsou všechny tři položky označeny zeleně = objednávka je kompletně splněna
9. Vystavte poslední fakturu

Přehled v detailu objednávky:

V sekci "Použito v DL" vidíte odkazy na všechny tři dodací listy. Kliknutím na ně můžete zkontrolovat, co bylo kdy dodáno.

Příklad 4: Vytvoření objednávky z nabídky

Situace: Zákazník dostal nabídku na 5 různých výrobků, ale chce objednat pouze 3 z nich.

Postup:

1. Otevřete modul Nabídky
2. Najděte nabídku pro daného zákazníka
3. V detailu nabídky klikněte na "Vytvořit objednávku přijatou"
4. Otevře se dialog s výběrem položek
5. Zaškrtněte pouze 3 požadované výrobky
6. U každého výrobku ověřte množství (můžete změnit)
7. Potvrďte vytvoření
8. Systém vytvoří novou objednávku s:
   • Automaticky zkopírovanými údaji zákazníka z nabídky
   • Vybranými 3 položkami včetně cen a slev z nabídky
   • Propojením na původní nabídku (vidíte v detailu "Vytvořeno z nabídky")
9. Zkontrolujte a případně upravte datum dodání
10. Odešlete potvrzení objednávky zákazníkovi

Výhody tohoto postupu:

• Nemusíte ručně vyplňovat údaje zákazníka
• Zachováte ceny a slevy z nabídky
• Máte propojení nabídka-objednávka pro kompletní historii obchodu
• Ušetříte čas při vytváření objednávky

Časté dotazy (FAQ)

Jaký je rozdíl mezi objednávkami přijatými a vydanými?

Objednávky přijaté jsou objednávky, které dostáváte od vašich zákazníků. Zákazník od vás objednává zboží nebo služby. Používají se pro evidenci prodejních objednávek.

Objednávky vydané jsou objednávky, které vytváříte pro vaše dodavatele. Vy objednáváte zboží od někoho jiného. Používají se pro evidenci nákupních objednávek.

Mohu mít více číselných řad pro objednávky?

Ano, každá skupina objednávek má vlastní číselnou řadu. Můžete vytvořit libovolný počet skupin, například jednu pro každou pobočku nebo pro různé typy objednávek.

Jak poznám, že je objednávka kompletně dodána?

Objednávka je kompletně dodána, když u všech položek je hodnota "Dodáno ks" rovna hodnotě "Množství". Takové řádky jsou zvýrazněny zelenou barvou. Když jsou všechny řádky zelené, objednávka je kompletně splněna.

Můžu vytvořit více dodacích listů z jedné objednávky?

Ano, můžete vytvořit libovolný počet dodacích listů z jedné objednávky. To je užitečné při částečných dodávkách. Systém automaticky sleduje celkové dodané množství u každé položky.

Jak změním cenu všech položek najednou?

Použijte tlačítko "Upravit ceny" v sekci položek. Můžete přidat nebo odebrat slevu v procentech, zvýšit nebo snížit ceny o pevnou částku nebo procento. Změna se aplikuje na všechny položky objednávky najednou.

Proč se mi nezobrazuje tlačítko "Vytvořit FV"?

Tlačítko "Vytvořit FV" se zobrazuje pouze pokud máte aktivní modul Faktury vydané. Pokud modul nemáte, kontaktujte administrátora systému.

Můžu smazat již vytvořenou objednávku?

Smazat objednávku můžete pouze pokud máte přístupová práva úrovně 15 (administrátor). Před smazáním systém kontroluje, zda k objednávce neexistují navázané doklady (dodací listy, faktury). Pokud ano, je nutné nejprve smazat navázané doklady.

Jak funguje propojení se skladem?

Když přidáte položku ze skladu, systém automaticky propojí položku objednávky se skladovou kartou. Při vytvoření dodacího listu se zboží automaticky vyskladní z příslušného skladu a sníží se stav zásob.

Můžu změnit skupinu objednávky po vytvoření?

Ne, skupinu objednávky nelze po vytvoření změnit. Pokud je objednávka ve špatné skupině, musíte vytvořit novou objednávku ve správné skupině a starou smazat.

Jak nastavím automatické e-maily při vytvoření objednávky?

Automatické odesílání e-mailů není zabudováno přímo v modulu. Po vytvoření objednávky použijte tlačítko "Tisk a Email" a ručně odešlete potvrzení. Případně můžete požádat administrátora o nastavení automatického pravidla v systému.

Proč mi nefunguje externí objednávkový systém?

Zkontrolujte následující:

• Je v nastavení skupiny zaškrtnuto "Povolit externí objednávky"
• Je vybrán alespoň jeden sklad pro externí objednávky
• Pokud je aktivní "Pouze zboží skladem", musí být výrobky skutečně skladem
• URL adresa musí být přesně ve tvaru: https://vase-domena.eintranet.net/OrdersRecieved/[ID]/Create
• Zkontrolujte, zda jsou ve vybraných skladech nějaké výrobky s množstvím větším než nula

Můžu přidat vlastní pole do objednávky?

Standardně nelze přidávat vlastní pole. Pro specifické potřeby kontaktujte administrátora nebo podporu systému eintranet.net, která může rozšíření připravit na zakázku.