Přijaté objednávky (OrdersRecieved)
Přehled
Modul Přijaté objednávky slouží k evidenci objednávek od zákazníků (odběratelů). Umožňuje vytvářet, spravovat a sledovat přijaté objednávky včetně položek, cen, dat dodání a celého schvalovacího procesu. Systém podporuje generování dodacích listů a faktur přímo z objednávek, přičemž uchovává kompletní historii změn a komunikace.
Klíčové funkce
- Evidence přijatých objednávek od zákazníků s vazbou na CRM firmy
- Správa položek objednávek s automatickým výpočtem cen a DPH
- Propojení s moduly CRM, Sklad, Zakázky, Výrobky a Faktury
- Generování potvrzení objednávky v PDF s možností tisku a emailu
- Sledování stavu plnění objednávky (dodané/nedodané položky)
- Generování dodacích listů a faktur z objednávek
- Podpora více skupin objednávek (středisek/divizí) s oddělenými právy
- Příjem objednávek z externího formuláře bez přihlášení
- Automatické číslování objednávek dle nastavitelného formátu
- Poznámky a interní komunikace k objednávkám
Přístup a nastavení
Jak se dostat do modulu
Navigační cesta: Hlavní menu → Objednávky → Přijaté objednávky
Nastavení modulu
Cesta k nastavení: Nastavení → Přijaté objednávky
Modul umožňuje vytvořit více skupin objednávek (středisek), každá s vlastními:
- Dodavatelskými údaji (název, adresa, IČ, DIČ, logo)
- Formátem číslování objednávek (prefix, rok, suffix, počet číslic)
- Uživatelskými právy pro přístup ke skupině
- Výchozími texty nad a pod položkami
- Nastavením počtu desetinných míst u cen
- Výchozí sazbou DPH
- Nastavením pro příjem externích objednávek
Vytvoření nové skupiny objednávek
- Přejděte do Nastavení → Přijaté objednávky
- Klikněte na tlačítko Vytvořit skupinu
- Zadejte název skupiny (např. "Hlavní sklad", "Pobočka Praha")
- Vyplňte dodavatelské údaje
- Nastavte formát číslování
- Přiřaďte uživatelská práva
Uživatelská práva
Práva se nastavují zvlášť pro každou skupinu objednávek:
| Úroveň práv | Oprávnění |
|---|---|
| 0 - Bez přístupu | Uživatel nevidí danou skupinu objednávek |
| 1 - Zobrazení | Prohlížení všech objednávek bez možnosti úprav |
| 5 - Vytváření a úprava vlastních | Vytváření nových objednávek a úprava vlastních objednávek |
| 10 - Úprava všech | Vytváření nových objednávek a úprava všech objednávek |
| 15 - Administrace | Plný přístup včetně mazání objednávek a přístupu ke smazaným záznamům |
Uživatelské rozhraní
Hlavní obrazovka
Po otevření modulu se zobrazí:
- Výběr skupiny objednávek - Přepínání mezi jednotlivými skupinami/středisky
- Filtr - Rozšířené vyhledávání objednávek dle různých kritérií
- Výběr roku - Rychlé filtrování objednávek podle roku vytvoření
- Tlačítko Pouze aktivní - Zobrazení pouze nedokončených objednávek
- Tabulka objednávek - Seznam objednávek s možností řazení a vyhledávání
- Celková částka - Součet všech zobrazených objednávek bez DPH
Filtry a vyhledávání
Modul obsahuje pokročilé filtrovací možnosti:
- Textové vyhledávání - Vyhledávání v názvu objednávky pomocí fulltextového vyhledávání v tabulce
- Filtr v názvu - Hledání podle části názvu objednávky
- Datum vytvoření - Filtrování podle období vytvoření (od - do)
- Datum dodání - Filtrování podle data dodání (od - do)
- Založil - Filtrování podle zakladatele objednávky
- Firma - Filtrování podle firmy z modulu CRM
- Rok - Rychlý filtr podle roku nebo zobrazení všech
- Stav - Vše / Pouze aktivní (nedokončené objednávky)
Sloupce v tabulce objednávek
| Sloupec | Popis |
|---|---|
| Číslo objednávky | Automaticky generované číslo objednávky, zelená ikona = kompletně dodáno, červená ikona = po termínu |
| Název | Název/předmět objednávky |
| Číslo objednávky zákazníka | Číslo objednávky od zákazníka (pokud bylo zadáno) |
| Název zakázky | Propojená zakázka z modulu Zakázky (pokud existuje) |
| Firma (CRM) | Zákazník z modulu CRM |
| Vytvořena | Datum vytvoření objednávky |
| Vytvořil | Jméno zakladatele objednávky |
| Datum odeslání | Datum odeslání objednávky zákazníkovi |
| Datum dodání | Požadované datum dodání |
| Cena bez DPH | Celková částka objednávky bez DPH v příslušné měně |
| Akce | Ikony pro zobrazení detailu, úpravu, kopírování a smazání |
Základní operace
Vytvoření nové objednávky
- Vyberte skupinu objednávek, do které chcete objednávku vytvořit
- Klikněte na tlačítko Vytvořit objednávku
- V dialogovém okně vyplňte:
- Objednávka číslo - Automaticky generované (lze změnit)
- Název - Název objednávky (povinné)
- Číslo obj. zákazníka - Číslo objednávky od zákazníka
- Zakázka - Propojení se zakázkou z modulu Zakázky
- Firma - Výběr firmy z modulu CRM (povinné)
- Kontaktní osoba - Výběr kontaktní osoby z CRM
- Měna - Měna objednávky (automaticky z firmy)
- Datum vystavení - Datum vytvoření objednávky
- Datum odeslání - Datum odeslání objednávky
- Datum dodání - Požadované datum dodání
- Interní poznámka - Interní poznámka k objednávce
- Přílohy - Veřejné přílohy dostupné v PDF
- Interní přílohy - Přílohy pouze pro interní použití
- V případě odlišné dodací adresy zaškrtněte Dodací adresa je jiná a vyplňte údaje
- Klikněte na Uložit
Poznámka: Po vytvoření objednávky se otevře detail, kde můžete přidat položky.
Přidání položek do objednávky
Přidání volné položky
- V detailu objednávky klikněte na Přidat řádek volné položky
- Systém přidá prázdný řádek
- Vyplňte údaje přímo v tabulce:
- Kód - Kód produktu
- Název - Název položky
- Hm/jedn - Hmotnost na jednotku v kg
- Množství - Počet kusů
- Jednotka - Jednotka (ks, m, kg, atd.)
- Cena/jed. - Cena za jednotku bez DPH
- Sleva % - Procentuální sleva (0-100)
- DPH % - Sazba DPH
- Celní kód - Celní kód produktu (v rozšířených informacích)
- Poznámka - Poznámka k položce (v rozšířených informacích)
- Všechny změny se ukládají automaticky při opuštění pole
Přidání z výrobků
- Klikněte na Přidat z výrobků
- Vyberte výrobek z modulu Výrobky
- Zadejte množství
- Klikněte na Přidat
- Systém automaticky vyplní cenu, kód, název a další údaje z výrobku
Přidání ze skladu
- Klikněte na tlačítko příslušného skladu (např. "Přidat ze skladu: Hlavní sklad")
- Vyberte skladovou položku
- Zadejte množství
- Systém automaticky vyplní údaje ze skladu a propojí objednávku se skladovou položkou
Přidání položek z nabídky
- Klikněte na Přidat položky z nabídky
- Vyberte nabídku z modulu Nabídky
- Vyberte položky, které chcete přidat
- Klikněte na Přidat
Úprava položek objednávky
Položky můžete upravovat přímo v tabulce:
- Klikněte do pole, které chcete změnit
- Upravte hodnotu
- Stiskněte Enter nebo klikněte mimo pole pro automatické uložení
- Ceny se automaticky přepočítávají při změně množství, ceny, slevy nebo DPH
Hromadné operace s položkami
- Smazat všechny - Odstranění všech položek objednávky
- Vše dodáno - Označení všech položek jako dodaných
- Upravit ceny - Hromadná úprava cen všech položek (např. navýšení o 10%)
Zobrazení/skrytí doplňujících informací
Tlačítko Skrýt doplňující informace / Zobrazit doplňující informace umožňuje přepínat zobrazení:
- Celních kódů
- Poznámek k položkám
- Náhledových obrázků výrobků
Úprava objednávky
- V detailu objednávky klikněte na Upravit
- V dialogovém okně upravte potřebné údaje
- Klikněte na Uložit
Kopírování objednávky
- V seznamu objednávek klikněte na ikonu Kopírovat
- Otevře se formulář s předvyplněnými údaji z původní objednávky
- Upravte číslo objednávky a další údaje dle potřeby
- Klikněte na Uložit
- Systém vytvoří novou objednávku se stejnými položkami
Smazání objednávky
- V detailu objednávky klikněte na Smazat
- Potvrďte smazání
Poznámka: Smazané objednávky jsou dostupné v sekci Smazané pro uživatele s administrátorskými právy.
Pokročilé funkce
Generování PDF a odesílání emailem
- V detailu objednávky klikněte na Tisk & Email
- V dialogovém okně vyberte:
- Jazyk - Jazyk dokumentu (CS, EN, DE, HU, PL, SK, ES)
- Formát PDF - Velikost papíru (A4, A5, atd.)
- Zobrazit poznámky - Zahrnutí poznámek k položkám
- Zobrazit obrázky - Zahrnutí obrázků výrobků
- Klikněte na Náhled PDF pro zobrazení dokumentu
- Nebo vyplňte emailovou adresu a klikněte na Odeslat emailem
Sledování stavu plnění objednávky
Systém automaticky sleduje, kolik kusů z každé položky bylo dodáno:
- Sloupec "Dodáno ks" - Zobrazuje počet dodaných kusů u každé položky
- Zelený řádek - Položka je kompletně dodána (dodáno >= objednáno)
- Ikona zaškrtnutí - V seznamu objednávek označuje kompletně dodanou objednávku
- Červená ikona výkřičníku - Objednávka po termínu dodání a není kompletně dodána
Vytvoření dodacího listu z objednávky
- V detailu objednávky klikněte na Vytvořit DL
- Systém otevře formulář pro vytvoření dodacího listu
- Vyberte položky objednávky, které chcete dodávat
- Zadejte množství
- Vyplňte další údaje dodacího listu
- Klikněte na Vytvořit
- Systém automaticky sníží počet nedodaných kusů v objednávce
Vytvoření faktury z objednávky
Faktura s dodacím listem
- Nejprve vytvořte dodací list z objednávky (viz výše)
- V detailu dodacího listu klikněte na Vytvořit fakturu
Faktura bez dodacího listu
- V detailu objednávky klikněte na Vytvořit FV bez DL
- Systém otevře formulář pro vytvoření vydané faktury
- Vyberte položky objednávky k fakturaci
- Vyplňte další údaje faktury
- Klikněte na Vytvořit
Vytvoření zakázky z objednávky
- V detailu objednávky klikněte na Vytvořit zakázku
- Systém otevře formulář nové zakázky s předvyplněnými údaji
- Doplňte potřebné informace
- Klikněte na Uložit
Vytvoření vydané objednávky z přijaté objednávky
- V detailu objednávky klikněte na Vytvořit obj. vydanou
- Systém vytvoří vydanou objednávku pro dodavatele
Vytvoření poptávky z objednávky
- V detailu objednávky klikněte na Vytvořit poptávku
- Systém vytvoří poptávku u dodavatelů
Vytvoření objednávky z nabídky
- V modulu Nabídky otevřete detail nabídky
- Klikněte na Vytvořit objednávku přijatou
- Vyberte skupinu objednávek
- Zkontrolujte a doplňte údaje
- Klikněte na Vytvořit
- Systém vytvoří objednávku se všemi položkami z nabídky
Poznámky k objednávce
Sekce poznámek umožňuje vést interní komunikaci o objednávce:
- V detailu objednávky přejděte na sekci Poznámky
- Klikněte na Přidat poznámku
- Napište text poznámky
- Volitelně přidejte přílohy
- Klikněte na Uložit
Poznámky zobrazují datum, autora a text. Slouží pro interní komunikaci o průběhu plnění objednávky.
Statistiky objednávek
- V hlavní obrazovce modulu klikněte na Statistiky dle roků
- Zobrazí se souhrn objednávek po letech:
- Počet objednávek
- Celková hodnota objednávek
- Průměrná hodnota objednávky
Export dat
Tabulka objednávek podporuje export do následujících formátů:
- Excel - Export do .xlsx souboru
- Tisk - Tisk tabulky objednávek
- Výběr sloupců - Možnost skrýt/zobrazit jednotlivé sloupce
Příjem externích objednávek
Modul umožňuje příjem objednávek z veřejně dostupného formuláře bez nutnosti přihlášení:
Nastavení externího formuláře
- Přejděte do Nastavení → Přijaté objednávky
- Vyberte skupinu objednávek
- V sekci Příjem objednávek z adresy dostupné bez přihlášení:
- Zaškrtněte Povolit
- Zadejte E-mail pro kontakt
- Zadejte Telefon pro kontakt
- Vyberte Ze skladu - sklady, ze kterých se budou nabízet produkty
- Zaškrtněte Nabízet pouze zboží skladem (pokud chcete)
- Zadejte Text nad formulářem objednávky
- Zadejte Text pod formulářem objednávky
- URL formuláře se zobrazí nahoře v této sekci
Použití externího formuláře
- Zákazník otevře veřejnou URL adresu formuláře
- Vyplní své kontaktní údaje (název firmy, IČ, DIČ, adresa, email, telefon)
- Vybere produkty ze seznamu dostupných skladových položek
- Zadá množství
- Potvrdí objednávku
- Objednávka se automaticky vytvoří v systému
- V detailu objednávky jsou údaje zákazníka uloženy v polích ExtOrder_Name, ExtOrder_Email, atd.
Integrace s dalšími moduly
Modul CRM
- Propojení s firmami - Každá objednávka je přiřazena k firmě z modulu CRM
- Kontaktní osoby - Výběr kontaktní osoby z firmy
- Automatické doplnění měny - Měna se automaticky doplňuje z nastavení firmy
- Dodací adresy - Výběr dodací adresy z poboček firmy v CRM
- Historie objednávek - V detailu firmy v CRM jsou zobrazeny všechny objednávky
Modul Sklad
- Přidání položek ze skladu - Možnost vybrat položky přímo ze skladu
- Propojení položek - Položky objednávky jsou propojeny se skladovými položkami
- Sledování dostupnosti - Zobrazení aktuálního stavu skladem u jednotlivých položek
- Automatické výdeje - Při vytvoření dodacího listu se automaticky provede výdej ze skladu
Modul Výrobky
- Přidání výrobků - Možnost vybrat výrobky z modulu Výrobky
- Automatické doplnění údajů - Cena, kód, název, poznámka a celní kód se automaticky doplňují z výrobku
- Obrázky výrobků - V PDF a v rozšířených informacích se zobrazují obrázky výrobků
- Propojení položek - Položky objednávky jsou propojeny s výrobky
Modul Faktury vydané
- Generování faktur - Možnost vytvořit fakturu přímo z objednávky
- Propojení faktur - V detailu objednávky jsou zobrazeny všechny související faktury
- Položky faktur - Položky objednávky se automaticky přenesou do faktury
Modul Dodací listy
- Generování dodacích listů - Možnost vytvořit dodací list z objednávky
- Sledování plnění - Systém sleduje, kolik bylo dodáno na základě dodacích listů
- Propojení - V detailu objednávky jsou zobrazeny všechny související dodací listy
Modul Zakázky
- Přiřazení k zakázce - Každá objednávka může být přiřazena k zakázce
- Vytvoření zakázky - Možnost vytvořit novou zakázku z objednávky
- Přehled v zakázce - V detailu zakázky jsou zobrazeny všechny související objednávky
Modul Nabídky
- Vytvoření z nabídky - Možnost vytvořit objednávku přímo z nabídky
- Přidání položek - Možnost přidat položky z jiné nabídky do existující objednávky
- Propojení - Objednávka je propojená s nabídkou, ze které vznikla
Modul Objednávky vydané
- Vytvoření vydané objednávky - Možnost vytvořit objednávku u dodavatele z přijaté objednávky
Modul Poptávky
- Vytvoření poptávky - Možnost vytvořit poptávku u dodavatelů z objednávky
Řešení problémů
Časté dotazy
Otázka: Proč se mi nezobrazuje skupina objednávek?
Řešení: Zkontrolujte, zda máte přiřazená práva k dané skupině objednávek. Práva se nastavují v Nastavení → Přijaté objednávky. Pokud máte úroveň práv 0, danou skupinu neuvidíte.
Otázka: Proč nemohu upravit objednávku?
Řešení: Pro úpravu objednávek potřebujete alespoň úroveň práv 5. Pokud máte pouze úroveň 1 (zobrazení), můžete objednávky pouze prohlížet. Kontaktujte správce systému pro zvýšení práv.
Otázka: Jak mohu změnit formát číslování objednávek?
Řešení: Formát číslování se nastavuje v Nastavení → Přijaté objednávky v sekci Pořadové číslo. Můžete nastavit prefix, formát roku (4 nebo 2 číslice), suffix, počet číslic a číslo, od kterého se má číslování začínat. Změna se projeví u nových objednávek.
Otázka: Proč se mi při přidání výrobku automaticky nevyplnila cena?
Řešení: Zkontrolujte, zda má daný výrobek vyplněnou prodejní cenu v modulu Výrobky. Systém automaticky doplňuje pouze ceny, které jsou v modulu Výrobky vyplněné.
Otázka: Jak mohu hromadně změnit ceny všech položek objednávky?
Řešení: V detailu objednávky klikněte na tlačítko Upravit ceny. V dialogovém okně můžete zadat procentuální navýšení nebo snížení cen, které se aplikuje na všechny položky.
Otázka: Proč nemohu vytvořit dodací list z objednávky?
Řešení: Tlačítko Vytvořit DL je aktivní pouze pokud všechny položky objednávky ještě nebyly dodány. Pokud je objednávka kompletně dodána (zelená ikona), již nelze vytvořit další dodací list. Zkontrolujte sloupec "Dodáno ks" u jednotlivých položek.
Otázka: Jak funguje automatické sledování dodaných kusů?
Řešení: Systém automaticky sleduje, kolik kusů bylo dodáno na základě vytvořených dodacích listů. Při vytvoření dodacího listu se automaticky zvýší hodnota ve sloupci "Dodáno ks" u příslušných položek. Když je dodáno stejné nebo větší množství, než bylo objednáno, položka se označí zeleně.
Otázka: Mohu vytvořit objednávku bez propojení s firmou v CRM?
Řešení: Standardně je propojení s firmou v CRM povinné. Výjimkou jsou objednávky vytvořené přes externí formulář, kde se údaje zákazníka ukládají do polí ExtOrder_Name, ExtOrder_Email, atd. bez vytváření záznamu v CRM.
Otázka: Jak mohu odeslat potvrzení objednávky zákazníkovi?
Řešení: V detailu objednávky klikněte na Tisk & Email, vyberte jazyk a formát PDF, zadejte emailovou adresu zákazníka a klikněte na Odeslat emailem. Systém vygeneruje PDF dokument a odešle ho na zadanou adresu.
Otázka: Proč se mi nezobrazují obrázky výrobků v PDF?
Řešení: V dialogu pro generování PDF musíte zaškrtnout volbu Zobrazit obrázky. Dále zkontrolujte, zda mají výrobky v modulu Výrobky přiřazeny náhledové obrázky.
Tipy pro efektivní práci
- Používejte filtr podle roku pro rychlejší načítání velkého množství objednávek
- Tlačítko Pouze aktivní zobrazí nedokončené objednávky, což usnadňuje sledování rozpracovaných zakázek
- Využívejte kopírování objednávek pro rychlé vytváření podobných objednávek
- Nastavte výchozí texty nad a pod položkami pro rychlejší vytváření objednávek
- Využívejte propojení se zakázkami pro komplexní sledování projektů
- Použijte poznámky pro dokumentaci komunikace se zákazníkem
- Využívejte externí formulář pro příjem objednávek od zákazníků bez nutnosti jejich přístupu do systému
- Nastavte více skupin objednávek pro oddělení různých typů objednávek nebo středisek
- Využívejte automatické doplňování údajů z výrobků a CRM pro minimalizaci chyb
- Export do Excelu umožňuje další analýzy objednávek mimo systém
- Používejte dodací adresy z CRM pro rychlé vyplnění při opakovaných objednávkách
- Skryjte rozšířené informace pro přehlednější tabulku položek při práci s mnoha položkami
Běžné chyby a jejich řešení
Problém: Nelze uložit objednávku - chyba "Unauthorized"
Řešení: Pravděpodobně nemáte dostatečná práva nebo došlo k timeoutu session. Odhlaste se a znovu se přihlaste. Pokud problém přetrvává, kontaktujte správce pro kontrolu práv.
Problém: Položky objednávky se automaticky neukládají
Řešení: Ujistěte se, že opouštíte editované pole (stiskněte Enter nebo klikněte mimo). Zkontrolujte také připojení k internetu. V případě problému zkuste stránku obnovit.
Problém: Celková částka se neshoduje s součtem položek
Řešení: Zkuste obnovit stránku (F5). Pokud problém přetrvává, zkontrolujte, zda jsou všechny ceny správně vyplněné a zda není zadána neplatná hodnota (např. text místo čísla).
Problém: Nemohu vytvořit fakturu z objednávky
Řešení: Zkontrolujte, zda máte aktivní modul Faktury vydané. Dále ověřte, zda máte dostatečná práva k vytváření faktur. Pokud je tlačítko neaktivní, zkontrolujte, zda objednávka již není kompletně vyfakturována.
Problém: Externí formulář objednávek nefunguje
Řešení: Zkontrolujte v nastavení, zda je externí formulář povolen. Dále ověřte, zda jsou vybrány sklady a zda obsahují dostupné položky. Pokud je zaškrtnuto "Nabízet pouze zboží skladem", zkontrolujte, zda vybrané sklady mají položky s nenulovou zásobou.