CRM - Řízení vztahů se zákazníky

Přehled modulu

Modul CRM (Customer Relationship Management) slouží ke komplexnímu řízení obchodních vztahů s vašimi zákazníky, dodavateli a obchodními partnery. Umožňuje centrální evidenci firem, kontaktních osob, sledování komunikace a obchodních aktivit. Systém zahrnuje také pokročilé funkce jako hromadný emailing, import dat a integraci s dalšími moduly aplikace eIntranet.

Klíčové funkce

• Evidence firem a společností s kompletními údaji
• Správa poboček a provozoven
• Evidence kontaktních osob s detailními informacemi
• Sledování záznamů komunikace (schůzky, hovory, emaily, úkoly)
• Dashboard s přehledy a statistikami obchodních aktivit
• Kalendářní zobrazení událostí a úkolů
• Hromadný emailing s průvodcem výběru adresátů
• Import firem z Excelu nebo celostátní databáze (pouze ČR)
• Automatická aktualizace údajů z registru ARES (pouze ČR)
• Export dat do formátu Excel
• REST API pro integraci s externími systémy
• Propojení s 13 dalšími moduly systému
• Konfigurovatelné číselníky a vlastní pole

Přístup a nastavení

Jak se dostat do modulu

Navigační cesta: Hlavní menu → CRM

Po otevření modulu se zobrazí horní navigační lišta se sedmi hlavními záložkami:

• Aktuálně - dashboard se statistikami a přehledy
• Firmy - seznam všech evidovaných společností
• Kontakty - přehled kontaktních osob
• Záznamy - kompletní přehled komunikace a úkolů
• Kalendář - kalendářní zobrazení událostí
• Mailing - průvodce hromadným odesíláním emailů
• Mailing - šablony - správa šablon pro emailing

Nastavení modulu

Přístup k nastavení: Nastavení → CRM

Nastavení je dostupné pouze pro uživatele s administrátorskými právy k modulu CRM. Konfigurace je rozdělena do tří záložek:

• Uživatelská práva - správa přístupových oprávnění
• Obecná nastavení / Volitelné sloupce - konfigurace funkcí a číselníků
• REST API - nastavení API a dokumentace endpointů

Uživatelská práva

Modul CRM využívá pět úrovní přístupových práv:

Úroveň	Popis
0	Bez přístupu - uživatel modul CRM nevidí
1	Může číst vše - zobrazení všech záznamů bez možnosti editace
2	Může číst své, zapisovat u svých - uživatel vidí pouze záznamy, které sám vytvořil nebo u kterých je zadán jako obchodník
3	Může číst vše, zapisovat vše - plný přístup k prohlížení a editaci všech záznamů
5	Plný přístup včetně mazání, obnovy a importu firem

Dodatečná oprávnění (nastavují se nezávisle pomocí zaškrtávacích polí):

• Export firem/kontaktů do XLSX - možnost exportovat data do Excelu
• Úprava záznamů - editace záznamů komunikace vytvořených jinými uživateli
• Mazání záznamů - smazání záznamů komunikace

Uživatelské rozhraní

Dashboard "Aktuálně"

První obrazovka po otevření modulu CRM zobrazuje přehledový dashboard s následujícími sekcemi:

Statistiky počtu záznamů za posledních 30 dní

Graf zobrazuje vývoj počtu vytvořených záznamů (poznámek, schůzek, hovorů apod.) za poslední měsíc. Můžete filtrovat:

• Vše / Jen mé - zobrazit všechny záznamy nebo pouze vaše
• Typ záznamu - filtrovat podle typu komunikace (Email, Hovor, Schůzka atd.)

Blížící se

Karta zobrazuje nejbližších 20 nevyřešených úkolů s blížícím se termínem. U každého úkolu vidíte:

• Datum a čas termínu
• Kdo úkol zapsal
• U jaké firmy/kontaktu je úkol veden
• Typ záznamu
• Stav a kdo má úkol řešit

Poslední záznamy

Přehled posledních 20 vytvořených nebo změněných záznamů. Vidíte co bylo nově zapsáno nebo u kterých záznamů byl změněn stav.

Nevyřešené po termínu

Upozornění na úkoly, kterým již vypršel termín a stále nejsou vyřešeny. Tato sekce pomáhá předcházet opomenutým úkolům.

Aktivita zaměstnanců za posledních 30 dní

Graf zobrazuje aktivitu jednotlivých zaměstnanců - kolik záznamů každý vytvořil za poslední měsíc. Pomáhá sledovat vytížení obchodního týmu.

Filtry a vyhledávání

Každá sekce modulu obsahuje pokročilé filtry pro rychlé vyhledání potřebných záznamů. Filtry se otevírají kliknutím na ikonu plus v pravém horním rohu karty Filtr.

Kromě filtrů můžete využít také rychlé vyhledávání v tabulkách pomocí vyhledávacího pole v pravém horním rohu tabulky.

Základní operace

Přidání nové firmy

1. Otevřete záložku Firmy
2. Klikněte na tlačítko Přidat firmu v pravém horním rohu
3. Vyplňte základní údaje firmy:
   • Název - název společnosti (povinné pole)
   • IČO - identifikační číslo organizace
   • DIČ - daňové identifikační číslo
   • Typ - vyberte z číselníku (Zákazník, Dodavatel, Partner atd.)
   • Stav - aktuální stav vztahu (Aktuální, Potenciální, Neaktivní atd.)
   • Odvětví - obor podnikání
4. Zadejte adresu a kontaktní údaje:
   • Ulice, Město, PSČ
   • Stát - vyberte ze seznamu států
   • Web - webová adresa společnosti
   • Email - hlavní emailová adresa
   • Telefon - telefonní číslo
5. Volitelně můžete doplnit:
   • Počet zaměstnanců
   • Roční příjem
   • Náš zástupce - přiřazený obchodník
   • Popis - poznámky o firmě
6. Klikněte na tlačítko Uložit

Po uložení se automaticky vytvoří záznam o firmě a můžete začít přidávat pobočky, kontakty a záznamy komunikace.

Aktualizace údajů z ARES (pouze pro české firmy)

Pro české firmy s platným IČO můžete automaticky doplnit nebo aktualizovat údaje z veřejného registru ARES:

1. Otevřete detail firmy kliknutím na název v seznamu firem
2. V sekci Základní údaje najděte pole IČ
3. Klikněte na zelené tlačítko Aktualizuj z ARES dle IČ
4. Systém načte aktuální údaje z registru a nabídne jejich porovnání
5. Potvrďte aktualizaci tlačítkem Uložit změny

Přidání pobočky firmy

1. Otevřete detail firmy
2. Přejděte na záložku Pobočky
3. Klikněte na ikonu plus vedle názvu záložky nebo na tlačítko Přidat pobočku
4. Vyplňte údaje pobočky:
   • Typ adresy - Centrála, Sklad, Prodejna, Kanceláře atd.
   • Ulice, Město, PSČ, Stát
   • Email, Telefon, Web
   • Náš zástupce - obchodník odpovědný za tuto pobočku
   • Popis - doplňující informace
5. Uložte tlačítkem Uložit

Přidání kontaktní osoby

1. Otevřete detail firmy
2. Přejděte na záložku Kontakty
3. Klikněte na ikonu plus vedle názvu záložky nebo tlačítko Přidat kontakt
4. Vyplňte údaje kontaktní osoby:
   • Pozice - funkce v organizaci (Jednatel, Obchodní zástupce, HR atd.)
   • Oslovení - Vážený pane / Vážená paní
   • Jméno a Příjmení
   • Email, Telefon, Mobil
   • Pobočka - volitelně přiřaďte kontakt ke konkrétní pobočce
   • Popis - poznámky o kontaktní osobě
5. Uložte tlačítkem Uložit

Vytvoření záznamu komunikace

Záznamy slouží k evidenci veškeré komunikace s firmami a kontakty (schůzky, telefonáty, emaily, úkoly).

1. Otevřete detail firmy, pobočky nebo kontaktu
2. Přejděte na záložku Záznamy
3. Klikněte na ikonu plus vedle názvu záložky
4. Vyplňte formulář záznamu:
   • Typ - vyberte typ komunikace (Změna, Hovor, Schůzka, Email, Úkol atd.)
   • Datum a čas - kdy komunikace proběhla nebo má proběhnout
   • Stav - Nevyřešeno, Řešeno, Vyřešeno, Zrušeno
   • Řeší - přiřaďte odpovědnou osobu (uživatele systému)
   • Poznámka - podrobný popis komunikace nebo úkolu
   • Název - stručný název (pokud je zapnuto v nastavení)
   • Vypracoval - kdo záznam vytvořil (pokud je zapnuto v nastavení)
   • Tagy - klíčová slova pro lepší vyhledávání (pokud je zapnuto)
5. Volitelně přiložte soubory pomocí tlačítka Přidat soubor
6. Klikněte na Uložit

Úprava a mazání záznamů

Úprava firmy, pobočky nebo kontaktu

Většina polí v detailu lze upravovat přímo kliknutím na hodnotu:

1. Otevřete detail firmy/pobočky/kontaktu
2. Najděte pole, které chcete upravit
3. Klikněte na hodnotu pole - pole se změní na editovatelné
4. Zadejte novou hodnotu
5. Klikněte mimo pole nebo stiskněte Enter pro uložení

Alternativně můžete použít ikonu tužky vedle pole, která otevře editační dialog.

Úprava záznamu komunikace

1. V seznamu záznamů najděte záznam, který chcete upravit
2. Klikněte na ikonu tužky v pravém sloupci tabulky
3. Proveďte požadované změny
4. Uložte tlačítkem Uložit

Smazání záznamu

1. Najděte záznam, který chcete smazat (firma, pobočka, kontakt nebo záznam komunikace)
2. Klikněte na ikonu koše nebo tlačítko Smazat
3. Potvrďte smazání v dialogovém okně tlačítkem Ano

Smazané záznamy se přesunou do koše a lze je obnovit pomocí tlačítka Smazané v pravém horním rohu příslušné sekce.

Pokročilé funkce

Hromadný emailing - průvodce v 7 krocích

Funkce hromadného emailingu je dostupná pouze ve verzi Extra. Umožňuje odeslat email více příjemcům najednou s možností výběru podle různých kritérií.

Krok 1: Výběr zdrojů emailových adres

Vyberte, odkud chcete získat emailové adresy:

• Firmy - hlavní emailové adresy firem
• Pobočky - emailové adresy poboček
• Kontakty - emailové adresy kontaktních osob

Můžete zaškrtnout i více možností současně.

Krok 2: Filtrování podle kritérií

Upřesněte výběr podle:

• Typ firmy - Zákazník, Dodavatel, Partner atd.
• Stav firmy - Aktuální, Potenciální atd.
• Odvětví - obor podnikání
• Počet zaměstnanců
• Město, Stát
• Náš obchodník - filtr podle přiřazeného uživatele

Krok 3: Výběr konkrétních emailových adres

Systém zobrazí seznam všech emailových adres odpovídajících vašim kritériím. Můžete:

• Odškrtnout konkrétní adresy, kterým nechcete email posílat
• Zkontrolovat počet vybraných adres
• Ověřit správnost výběru

Krok 4: Náhled a potvrzení seznamu

Zkontrolujte finální seznam příjemců před odesláním:

• Celkový počet příjemců
• Seznam všech emailových adres
• Přidání nebo odebrání adres

Krok 5: Odeslání nebo export

Máte dvě možnosti:

• Odeslat emaily - pouze ve verzi Extra, vyžaduje ověřenou emailovou adresu v nastavení
• Exportovat seznam - stáhnout seznam adres do Excelu pro použití v jiném emailovém klientu

Krok 6: Uložení záznamu o mailingu

Vytvořte záznam o provedeném emailingu pro budoucí referenci:

• Typ - typ záznamu (obvykle Email nebo vlastní typ)
• Poznámka - obsah emailu, účel rozesílky
• Soubory - připojte kopii odeslaného emailu nebo přílohy

Krok 7: Vytvoření následného úkolu

Volitelně vytvořte úkol pro sledování reakcí na rozesílku:

• Termín - do kdy vyhodnotit výsledky
• Řeší - kdo má vyhodnocení na starosti
• Poznámka - co je třeba udělat

Správa šablon emailingu

Pro opakované emailové kampaně můžete vytvořit šablony:

1. Přejděte na záložku Mailing - šablony
2. Klikněte na Přidat šablonu
3. Vyplňte:
   • Název šablony - pro snadnou identifikaci
   • Předmět emailu
   • Obsah emailu - text nebo HTML
4. Uložte šablonu

Vytvořenou šablonu pak můžete použít v průvodci emailingem nebo odeslat testovací email na vlastní adresu pro ověření vzhledu.

Import firem z Excelu

Pokud máte existující databázi firem v Excelu, můžete ji hromadně importovat:

1. Přejděte na záložku Firmy
2. Klikněte na tlačítko Import
3. Stáhněte si ukázkový Excel pomocí odkazu ukázkový excel
4. Do ukázkového Excelu vyplňte data vašich firem - zachovejte přesně strukturu sloupců
5. Klikněte na tlačítko Procházet a vyberte vyplněný soubor
6. Klikněte na Importovat
7. Systém zobrazí počet úspěšně importovaných firem a případné chyby

Důležité upozornění:

• Importuje se maximálně 100 firem najednou
• Pro import je nutné právo na úrovni 5
• Neměňte strukturu sloupců v ukázkovém Excelu
• Před importem zkontrolujte správnost dat

Import firem z celostátní databáze (pouze Česká republika)

Pro české uživatele je k dispozici import firem z veřejných registrů:

1. Otevřete Firmy → Import
2. V sekci Import firem z celostátní DB firem nastavte filtry:
   • Okres - vyberte jeden nebo více okresů
   • Datum vzniku - jak staré firmy chcete importovat
   • Forma - právní forma (s.r.o., a.s. atd.)
   • Počet zaměstnanců
   • Obor podnikání - klasifikace NACE
3. Systém zobrazí počet firem odpovídajících vašim kritériím
4. Nastavte typ a stav firem po importu
5. Klikněte na Importovat

Poznámka: Importované firmy obsahují pouze základní údaje z veřejných registrů (název, IČO, adresa). Kontaktní údaje je třeba doplnit ručně.

Export dat do Excelu

Pokud máte oprávnění k exportu, můžete stáhnout data do Excelu:

1. Přejděte na záložku Firmy, Kontakty nebo Záznamy
2. Nastavte filtry podle potřeby
3. V pravém horním rohu tabulky klikněte na tlačítko Excel
4. Soubor se automaticky stáhne do vašeho počítače

Export obsahuje všechny viditelné sloupce tabulky v aktuálním pořadí a s aplikovanými filtry.

Kalendář událostí

Záložka Kalendář zobrazuje všechny záznamy s termínem v kalendářním zobrazení:

• Měsíční pohled - přehled událostí v měsíci
• Týdenní pohled - detailnější zobrazení týdne
• Denní pohled - časová osa jednoho dne

Kliknutím na událost v kalendáři otevřete její detail. Kliknutím na prázdné místo v kalendáři můžete vytvořit nový záznam s daným termínem.

Vlastní pole (custom columns)

V nastavení modulu můžete definovat až 7 vlastních polí pro:

• Firmy
• Pobočky
• Kontakty

Pro každé vlastní pole nastavíte:

1. Otevřete Nastavení → CRM → Obecná nastavení
2. Najděte sekci Definice vlastních polí
3. Vyplňte Název pole (např. "DIČ Slovensko", "Interní kód zákazníka")
4. Zaškrtněte Zobrazit v přehledové tabulce, pokud chcete pole vidět v seznamu
5. Klikněte na Uložit

Vlastní pole se pak zobrazí v detailech firem/poboček/kontaktů a lze je použít i ve filtrech.

REST API integrace

Modul CRM podporuje REST API pro automatickou integraci s externími systémy. Dokumentace API je dostupná v Nastavení → CRM → REST API.

Dostupné operace:

• GET - načtení seznamu firem, poboček nebo kontaktů
• POST - vytvoření nové firmy, pobočky nebo kontaktu
• PUT - aktualizace existujícího záznamu
• DELETE - smazání záznamu

Aktivace API:

1. Otevřete Nastavení → CRM → REST API
2. Zaškrtněte Povolit REST API
3. V dokumentaci najdete přístupové údaje a příklady volání

Integrace s dalšími moduly

Modul CRM je propojen s 13 dalšími moduly aplikace eIntranet, což umožňuje komplexní správu obchodních vztahů:

Faktury a objednávky

• Vydané faktury - vystavování faktur zákazníkům z CRM
• Přijaté faktury - evidence faktur od dodavatelů
• Nabídky - vytváření obchodních nabídek pro firmy v CRM
• Poptávky - správa poptávek od zákazníků
• Objednávky vystavené - objednávky od zákazníků
• Objednávky přijaté - objednávky u dodavatelů
• Dodací listy - evidence expedice zboží

Projekty a čas

• Projekty - evidence projektů pro zákazníky
• Výkazy práce - sledování času stráveného na projektech zákazníků
• Úkoly - propojení úkolů s firmami v CRM

Ostatní

• HelpDesk - podpora zákazníků, ticketový systém
• Smlouvy - správa smluv se zákazníky a dodavateli
• Reklamace - evidence reklamací od zákazníků
• Sklad - propojení skladových pohybů s firmami
• Listinná pošta - evidence korespondence s firmami

Přístup k propojeným modulům

V detailu každé firmy najdete tlačítka pro rychlý přístup k propojeným záznamům:

1. Otevřete detail firmy
2. V horní části karty vidíte tlačítka jako:
   • Projekty - zobrazit projekty této firmy
   • + Projekt - vytvořit nový projekt
   • Výkazy práce - zobrazit výkazy související s firmou
   • Úkoly - zobrazit úkoly pro tuto firmu
   • HelpDesk tikety - zobrazit otevřené tikety
3. Kliknutím na tlačítko se otevře příslušný modul s předfiltrem na vybranou firmu

Řešení problémů

Časté dotazy

Proč nevidím tlačítko "Přidat firmu"?

Příčina: Nemáte dostatečná oprávnění k vytváření firem.

Řešení: Kontaktujte svého administrátora a požádejte o navýšení práv na úroveň 2 nebo vyšší. Úroveň 1 umožňuje pouze prohlížení.

Nemohu upravit záznam vytvořený kolegou

Příčina: Buď nemáte oprávnění k úpravě záznamů jiných uživatelů, nebo vaše práva CRM jsou na úrovni 2 (vidíte pouze své záznamy).

Řešení: Požádejte administrátora o:

• Navýšení práv CRM na úroveň 3 (číst vše, zapisovat vše), nebo
• Zaškrtnutí oprávnění Úprava záznamů v nastavení uživatelských práv

Po importu z Excelu se importovaly jen některé firmy

Příčina: Některé řádky v Excelu mohly obsahovat chybně vyplněná povinná pole nebo neplatná data.

Řešení:

1. Zkontrolujte, že všechny firmy mají vyplněný název
2. Ověřte, že státy jsou vyplněny přesně tak, jak jsou v ukázkovém Excelu
3. Zkontrolujte formát číselných polí (IČO, počet zaměstnanců)
4. Importujte soubor znovu s opravenými daty

Emailing se mi nedaří odeslat

Příčina: Buď nemáte verzi Extra, nebo nemáte ověřenou emailovou adresu v nastavení.

Řešení:

1. Ověřte, že máte verzi Extra (kontaktujte poskytovatele systému)
2. Otevřete Nastavení → CRM → Obecná nastavení
3. V sekci Email pro mailing zadejte svou emailovou adresu
4. Klikněte na Uložit & odeslat ověřovací email
5. Zkontrolujte doručenou poštu a klikněte na ověřovací odkaz
6. Po ověření bude adresa potvrzena a můžete odesílat

Nemohu najít firmu v seznamu

Řešení:

1. Zkontrolujte, zda nejsou aktivní filtry - červené zvýraznění nadpisu Filtr znamená aktivní filtrování
2. Klikněte na tlačítko Zrušit filtr v kartě Filtr
3. Použijte vyhledávací pole v pravém horním rohu tabulky
4. Pokud je firma smazaná, najdete ji pomocí tlačítka Smazané

Ztratil jsem přehled o úkolech po termínu

Řešení:

1. Přejděte na záložku Aktuálně
2. Najděte kartu Nevyřešené po termínu
3. Klikněte na přepínač Vše / Jen mé pro zobrazení všech nebo jen vašich úkolů
4. Alternativně použijte záložku Záznamy s filtrem Stav: Nevyřešeno

Jak vyexportovat kontakty jen z jednoho města?

Řešení:

1. Přejděte na záložku Kontakty
2. Otevřete Filtr kliknutím na ikonu plus
3. V poli Firma zadejte název města (např. "Praha")
4. Klikněte na Vyhledat
5. V tabulce klikněte na tlačítko Excel
6. Stáhne se soubor pouze s kontakty z vybraného města

Proč se mi v tabulce nezobrazují vlastní pole?

Příčina: Vlastní pole nejsou nastavena pro zobrazení v tabulce.

Řešení:

1. Otevřete Nastavení → CRM → Obecná nastavení
2. Najděte sekci Definice vlastních polí pro Firmy/Pobočky/Kontakty
3. U požadovaného pole zaškrtněte Zobrazit v přehledové tabulce
4. Klikněte na Uložit
5. Obnovte stránku se seznamem firem/poboček/kontaktů

Tipy pro efektivní práci

Využívejte dashboard Aktuálně

Nastavte si dashboard Aktuálně jako výchozí stránku po přihlášení. Uvidíte okamžitě všechny důležité úkoly a statistiky bez nutnosti procházet jednotlivé sekce.

Přiřazujte obchodníky k firmám

Vždy vyplňte pole Náš zástupce u firem. Umožní to filtrovat "moje" firmy a v režimu práv úrovně 2 uživatelé vidí jen své zákazníky.

Používejte typy a stavy firem konzistentně

Domluvte se v týmu na jednotném používání typů a stavů firem. Např. "Potenciální zákazník" vs. "Aktuální zákazník" - díky tomu budou statistiky přesnější.

Zapisujte průběžně poznámky

Po každém telefonátu nebo schůzce zapište krátký záznam. I zdánlivě nepodstatné informace se můžou hodit později. Využívejte pole Tagy pro lepší vyhledávání.

Vytvářejte úkoly s termínem

Když slíbíte zákazníkovi zpětné zavolání nebo odeslání nabídky, vytvořte si záznam typu Úkol s konkrétním termínem. Systém vás upozorní v dashboardu.

Pravidelně aktualizujte data z ARES

U českých firem doporučujeme minimálně jednou ročně aktualizovat údaje z ARES - můžou se změnit jednatelé, adresa nebo jiné důležité informace.

Využívejte hromadné akce

V seznamu firem můžete označit více firem zaškrtnutím checkboxu a pomocí tlačítka Přidat k označeným záznam/úkol vytvořit záznam hromadně u více firem najednou.

Exportujte si pravidelně zálohu dat

Jednou měsíčně si exportujte kompletní seznam firem a kontaktů do Excelu jako zálohu. V případě omylem smazaných dat budete mít kopii.

Nastavte si zobrazení sloupců podle potřeby

V každé tabulce můžete pomocí tlačítka Viditelnost sloupců (Colvis) nastavit, které sloupce chcete vidět. Systém si zapamatuje vaše nastavení.

Kombinujte filtry pro přesné vyhledání

Můžete kombinovat více filtrů najednou - např. Typ = Zákazník + Stav = Aktuální + Město = Praha + Obchodník = Vy. Dostanete tak přesný seznam aktivních pražských zákazníků.

Využívejte REST API pro automatizaci

Pokud pracujete s jinými systémy (e-shop, účetnictví), využijte REST API pro automatickou synchronizaci zákazníků. Ušetříte čas ručním přepisováním.

Archivujte neaktivní firmy

Nepotřebné nebo neaktivní firmy nemačte - raději změňte jejich stav na "Neaktivní" nebo "Bývalý zákazník". Zachováte si historii komunikace pro případnou reaktivaci.