E-Neschopenka

Přehled modulu

Účel modulu

Modul E-Neschopenka slouží k automatickému zpracování elektronických neschopenek zaměstnanců přijatých z České správy sociálního zabezpečení (ČSSZ). Systém automaticky páruje eNeschopenky s příslušnými zaměstnanci a zapisuje pracovní neschopnost do jejich docházky. Umožňuje přehledné zobrazení všech pracovních neschopností, jejich správu a export důležitých informací.

Klíčové funkce

• Automatický příjem eNeschopenek z datových schránek ČSSZ
• Inteligentní párování neschopenek se zaměstnanci na základě jména, příjmení a data narození
• Automatický zápis pracovní neschopnosti do modulu Docházka
• Zpětné vyhodnocení ukončení neschopnosti až 5 dní dozadu
• Přehledné zobrazení aktivních i ukončených pracovních neschopností
• Stažení originálního dokumentu od ČSSZ ve formátu PDF
• Ruční úprava data ukončení neschopenky pro oprávněné uživatele
• Export dat do Excelu a tisk přehledů
• Informování o pracovních neschopnostech na úvodní stránce aplikace

Cílová skupina

Modul je určen pro personalisty, vedoucí pracovníky a zaměstnance, kteří potřebují sledovat pracovní neschopnosti ve firmě. Každý uživatel má přístup podle nastavených práv - od zobrazení pouze vlastních neschopenek až po plnou správu všech eNeschopenek ve firmě.

Nastavení a konfigurace

Předpoklady pro zprovoznění

Před začátkem využívání modulu E-Neschopenka je nutné mít splněny následující předpoklady:

• Povolený a funkční modul Datové zprávy v eIntranetu
• Nastavené automatické stahování datových zpráv
• Aktivovanou datovou schránku organizace
• Registraci na ePortálu ČSSZ s nastaveným zasíláním notifikací o eNeschopenkách

Nastavení modulu krok za krokem

1. Nastavení datové schránky pro příjem eNeschopenek

1. Otevřete modul Datové zprávy
2. Přejděte na seznam datových schránek
3. U příslušné datové schránky klikněte na ikonu pro editaci
4. Zaškrtněte možnost Zpracovávat eNeschopenky
5. Uložte změny tlačítkem Uložit

Tímto krokem systému sdělíte, že má v této datové schránce vyhledávat a zpracovávat oznámení o eNeschopenkách od ČSSZ.

2. Aktivace zasílání notifikací na ePortálu ČSSZ

1. Přihlaste se na ePortál ČSSZ
2. Najděte sekci pro nastavení notifikací o pracovních neschopnostech
3. Aktivujte zasílání oznámení o eNeschopenkách do vaší datové schránky
4. Uložte nastavení

Důležité: Bez tohoto nastavení nebudou ČSSZ zasílat oznámení o pracovních neschopnostech vašich zaměstnanců do datové schránky.

3. Povolení modulu E-Neschopenka

1. Otevřete Nastavení → Povolené moduly
2. Najděte modul E-Neschopenka
3. Zaškrtněte políčko pro povolení modulu
4. Uložte změny

4. Nastavení přístupových práv uživatelů

1. Otevřete Nastavení → eNeschopenka
2. U každého uživatele nastavte příslušnou úroveň práv
3. Uložte změny

5. Kontrola údajů zaměstnanců

1. Otevřete Nastavení → Uživatelé
2. U každého zaměstnance zkontrolujte správnost těchto údajů:
   • Jméno - přesně podle občanského průkazu
   • Příjmení - přesně podle občanského průkazu
   • Datum narození - ve formátu DD.MM.RRRR
3. Opravte případné nesrovnalosti
4. Uložte změny

Důležité: Automatické párování eNeschopenek se zaměstnanci funguje pouze při správně zadaných údajích. Pokud budou údaje nesprávné, systém nebude schopen přiřadit neschopenku ke správnému zaměstnanci.

6. Povolení automatického zápisu do docházky

1. Otevřete Nastavení → Docházka
2. Najděte sekci nastavení modulu eNeschopenka
3. Zaškrtněte možnost Zapisovat nepřítomnost z modulu eNeschopenka
4. Uložte změny

Po tomto nastavení bude systém automaticky zapisovat pracovní neschopnost do docházky zaměstnance.

Ověření funkčnosti nastavení

Po dokončení nastavení můžete ověřit, zda vše funguje správně:

1. Vyčkejte na první stažení datových zpráv (automaticky nebo ručním spuštěním)
2. Otevřete modul Datové zprávy
3. U zpráv typu eNeschopenka zkontrolujte Poznámky
4. V poznámkách by mělo být uvedeno, zda se podařilo spárovat neschopenku se zaměstnancem

Uživatelská práva

Modul E-Neschopenka nabízí pět úrovní přístupových práv, které určují, co může jednotlivý uživatel v modulu vidět a provádět.

Typy práv

• Bez přístupu - Uživatel nemá přístup k modulu E-Neschopenka
• Zobrazení vlastních - Uživatel vidí pouze své pracovní neschopnosti, nemůže je upravovat ani mazat
• Zobrazení všech - Uživatel vidí všechny pracovní neschopnosti ve firmě, nemůže je upravovat ani mazat
• Zobrazení všech a ruční ukončení - Uživatel vidí všechny pracovní neschopnosti, může ručně upravit datum ukončení neschopenky
• Zobrazení všech, ruční ukončení a mazání - Plná práva včetně možnosti mazat záznamy a přístupu do složky smazaných eNeschopenek

Doporučené nastavení pro role

• Zaměstnanec - Zobrazení vlastních (umožní zaměstnanci kontrolovat své pracovní neschopnosti)
• Vedoucí týmu - Zobrazení všech (sledování neschopností v týmu bez možnosti úprav)
• Personalista - Zobrazení všech a ruční ukončení (správa neschopenek včetně oprav)
• Správce personalistiky - Zobrazení všech, ruční ukončení a mazání (plná kontrola nad modulem)

Uživatelské rozhraní

Hlavní obrazovka

Po otevření modulu E-Neschopenka se zobrazí přehledová tabulka se všemi pracovními neschopnostmi. Tabulka obsahuje následující sloupce:

• Číslo rozhodnutí - Unikátní identifikační číslo eNeschopenky přidělené ČSSZ
• Zaměstnanec - Celé jméno zaměstnance
• Neschopen od - Datum začátku pracovní neschopnosti
• Neschopen do - Datum ukončení pracovní neschopnosti (u aktivních prázdné)
• Pracovní úraz - Indikace, zda se jedná o pracovní úraz (Ano/Ne)
• Dní - Počet dnů pracovní neschopnosti
• Vystavil - Jméno lékaře, který eNeschopenku vystavil
• Vycházky - Informace o povolených vycházkách během neschopnosti
• Poznámka - Interní poznámka k neschopence
• Akce - Ikony pro zobrazení detailu a mazání

Filtry a navigace

V horní části obrazovky najdete nástroje pro filtrování a navigaci:

Filtr zobrazení

• Pouze aktivní - Zobrazí eNeschopenky, které dosud nebyly ukončeny nebo byly ukončeny dnes či později
• Vše - Zobrazí všechny eNeschopenky včetně již ukončených

Přepínání mezi filtry se provádí kliknutím na příslušné tlačítko. Aktivní filtr je zvýrazněn zelenou barvou.

Tlačítko Smazané

Tlačítko Smazané v pravé horní části otevře přehled smazaných eNeschopenek. Toto tlačítko je dostupné pouze uživatelům s plnými právy (zobrazení všech, ruční ukončení a mazání).

Fulltextové vyhledávání

V pravém horním rohu tabulky se nachází vyhledávací pole. Do něj můžete zadat libovolný text a systém vyhledá všechny eNeschopenky obsahující tento text v kterémkoliv sloupci (jméno zaměstnance, číslo rozhodnutí, lékař atd.).

Tlačítka a akce

Nad tabulkou najdete tlačítka pro export a ovládání zobrazení:

• Excel - Export aktuálního zobrazení do souboru Excel
• Print - Tisk přehledu eNeschopenek
• Sloupce - Zobrazení/skrytí jednotlivých sloupců tabulky

V posledním sloupci každého řádku tabulky najdete ikony akcí:

• Ikona oka - Otevře detailní zobrazení eNeschopenky
• Ikona koše - Smaže eNeschopenku (dostupné pouze pro uživatele s plnými právy)

Základní operace

Zobrazení přehledu eNeschopenek

1. Otevřete modul E-Neschopenka z hlavního menu
2. Systém zobrazí tabulku s eNeschopenkama podle vašich přístupových práv:
   • Při právech "Zobrazení vlastních" uvidíte pouze své pracovní neschopnosti
   • Při vyšších právech uvidíte všechny pracovní neschopnosti ve firmě
3. Výchozí filtr je nastaven na Pouze aktivní
4. Pro zobrazení všech neschopenek včetně ukončených klikněte na tlačítko Vše

Vyhledávání eNeschopenek

1. Do vyhledávacího pole v pravém horním rohu tabulky zadejte hledaný text
2. Systém automaticky filtruje záznamy podle zadaného textu
3. Můžete vyhledávat podle:
   • Jména nebo příjmení zaměstnance
   • Čísla rozhodnutí
   • Jména lékaře
   • Data začátku nebo konce neschopnosti
   • Textu v poznámce
4. Pro zrušení filtru smažte text ve vyhledávacím poli

Zobrazení detailu eNeschopenky

1. V přehledu eNeschopenek klikněte na Číslo rozhodnutí nebo na ikonu oka v posledním sloupci
2. Otevře se detailní zobrazení eNeschopenky s těmito informacemi:
   • Číslo rozhodnutí - Unikátní identifikátor od ČSSZ
   • Zaměstnanec - Jméno zaměstnance a jeho ID
   • Neschopen od - Datum začátku pracovní neschopnosti
   • Neschopen do - Datum ukončení (může být prázdné u aktivních neschopenek)
   • Pracovní úraz - Ano/Ne indikace
   • Dní - Celkový počet dnů neschopnosti
   • Vystavil - Jméno ošetřujícího lékaře
   • Vycházky - Informace o povolených vycházkách
3. Pokud je k dispozici originální dokument od ČSSZ, zobrazí se odkaz Detail v PDF
4. Kliknutím na PDF odkaz stáhnete originální dokument
5. Pro návrat na přehled klikněte na odkaz Zpět

Práce s poznámkami

1. V detailu eNeschopenky sjeďte dolů do sekce Poznámka
2. Do textového editoru napište nebo upravte poznámku
3. Můžete použít formátování textu (tučné, kurzíva, odrážky atd.)
4. Klikněte na tlačítko Uložit
5. Poznámka se uloží a bude viditelná i v přehledu eNeschopenek

Ruční ukončení eNeschopenky

Tato funkce je dostupná pouze pro uživatele s právy "Zobrazení všech a ruční ukončení" nebo vyšší.

1. Otevřete detail eNeschopenky
2. U pole Neschopen do klikněte na datum nebo na ikonu tužky (pokud datum není vyplněno)
3. Otevře se kalendář pro výběr data
4. Vyberte datum ukončení pracovní neschopnosti
5. Potvrďte výběr tlačítkem OK
6. Systém automaticky aktualizuje docházku zaměstnance

Kdy použít ruční ukončení:

• Pokud oznámení o ukončení neschopnosti přišlo se zpožděním větším než 14 dní
• Pokud je potřeba opravit chybné datum ukončení
• Pokud zaměstnanec oznámil ukončení jiným způsobem než přes ČSSZ

Mazání eNeschopenky

Tato funkce je dostupná pouze pro uživatele s plnými právy "Zobrazení všech, ruční ukončení a mazání".

1. V přehledu eNeschopenek najděte záznam, který chcete smazat
2. Klikněte na ikonu koše v posledním sloupci
3. Systém zobrazí potvrzovací dialog "Opravdu chcete smazat tento záznam?"
4. Klikněte na Ano pro potvrzení nebo Ne pro zrušení
5. Smazaný záznam zmizí z přehledu

Důležité: Smazání eNeschopenky neodstraní záznam trvale. Záznam je pouze označen jako smazaný a lze jej obnovit.

Obnovení smazané eNeschopenky

1. Klikněte na tlačítko Smazané v pravém horním rohu
2. Otevře se přehled smazaných eNeschopenek
3. Najděte záznam, který chcete obnovit
4. Klikněte na ikonu pro obnovení
5. Záznam se vrátí do běžného přehledu

Export a tisk

Export do Excelu

1. Nastavte požadované filtry a vyhledávání
2. Klikněte na tlačítko Excel nad tabulkou
3. Systém vygeneruje Excel soubor s aktuálním zobrazením
4. Soubor se automaticky stáhne do vašeho počítače
5. Export obsahuje pouze viditelné sloupce a filtrované záznamy

Tisk přehledu

1. Nastavte požadované filtry a vyhledávání
2. Klikněte na tlačítko Print nad tabulkou
3. Otevře se tiskové okno prohlížeče
4. Zkontrolujte náhled tisku
5. Klikněte na Tisk nebo uložte jako PDF

Pokročilé funkce

Automatické zpracování eNeschopenek

Systém automaticky zpracovává eNeschopenky přijímané z datových schránek bez nutnosti zásahu uživatele. Proces probíhá následovně:

Příjem oznámení z ČSSZ

1. ČSSZ zasílá oznámení o pracovní neschopnosti do datové schránky organizace
2. Systém eIntranet automaticky stahuje nové datové zprávy
3. Při detekci zprávy typu eNeschopenka spustí zpracování

Párování se zaměstnancem

1. Systém z oznámení extrahuje jméno, příjmení a datum narození
2. Porovná tyto údaje s databází zaměstnanců
3. Při nalezení shody automaticky přiřadí eNeschopenku k zaměstnanci
4. Výsledek párování je viditelný v poznámkách datové zprávy

Podmínky úspěšného párování:

• Jméno a příjmení se musí přesně shodovat (včetně diakritiky)
• Datum narození musí být identické
• Zaměstnanec musí mít v systému správně zadané všechny tři údaje

Automatický zápis do docházky

Po úspěšném spárování systém automaticky:

1. Vytvoří záznam v modulu Docházka pro všechny dny pracovní neschopnosti
2. Označí dny jako "Pracovní neschopnost"
3. U pracovního úrazu to příslušně vyznačí
4. Propojí záznamy s eNeschopenkou pro možnost zpětného dohledání

Důležité: Systém nezapisuje pracovní dobu za jednotlivé dny. Ta musí být doplněna ručně v modulu Docházka, pokud zaměstnanec v některé dny během neschopnosti pracoval.

Zpracování změn v eNeschopence

Systém automaticky zpracovává také změny v eNeschopence:

• Změna data ukončení - Aktualizuje záznam v eNeschopenkách i v docházce
• Prodloužení neschopnosti - Doplní další dny do docházky
• Zkrácení neschopnosti - Odstraní nadbytečné dny z docházky

Zpětné vyhodnocení ukončení

Systém dokáže zpětně vyhodnotit ukončení neschopnosti až 5 dní dozadu. To je užitečné v případech, kdy:

• Lékař odešle oznámení o ukončení se zpožděním
• Oznámení dorazí do datové schránky později
• Systém nebyl dočasně dostupný

Mechanismus zpětného vyhodnocení:

1. Při příjmu oznámení o ukončení systém zkontroluje docházku 5 dní zpětně
2. Ověří, zda byla v tomto období zapsána pracovní neschopnost
3. Pokud ano, automaticky upraví datum ukončení
4. Smaže záznamy o neschopnosti za dny po skutečném ukončení
5. Úpravy provede i ve schválené docházce

Ruční dotažení eNeschopenky

V některých případech se může stát, že oznámení o vzniku nebo ukončení neschopnosti není automaticky zpracováno. To může nastat z těchto důvodů:

• Oznámení o ukončení dorazilo po uplynutí 14denní lhůty
• Při zpracování došlo k chybě v párování
• Údaje zaměstnance nebyly v době příjmu kompletní

Postup ručního dotažení

1. Otevřete modul Datové zprávy
2. Najděte datovou zprávu týkající se eNeschopenky (typ zprávy začíná na "dpnInfo" nebo "zmenaDpnInfo")
3. Klikněte na tlačítko Načíst do eNeschopenek u příslušné zprávy
4. Systém se pokusí zpracovat oznámení znovu
5. Výsledek zpracování se zobrazí v poznámkách datové zprávy

Tipy pro úspěšné ruční dotažení:

• Před pokusem o ruční dotažení zkontrolujte údaje zaměstnance
• Ujistěte se, že jméno, příjmení a datum narození jsou správně zadány
• Pokud je potřeba, upravte údaje a zkuste dotažení znovu

Integrace s dalšími moduly

Propojení s modulem Datové zprávy

Modul E-Neschopenka je úzce provázán s modulem Datové zprávy, který zajišťuje příjem oznámení od ČSSZ.

Typy zpracovávaných zpráv

• dpnInfo - Oznámení o vzniku pracovní neschopnosti
• zmenaDpnInfo - Oznámení o změně v pracovní neschopnosti (prodloužení, zkrácení, ukončení)

Automatická detekce

Systém automaticky rozpozná eNeschopenky v příchozích datových zprávách na základě:

• Typu datové zprávy (ID zprávy obsahuje "dpn")
• Odesílatele (ČSSZ)
• Struktury XML dokumentu

Sledování zpracování

V modulu Datové zprávy můžete sledovat, jak byly eNeschopenky zpracovány:

1. Otevřete modul Datové zprávy
2. Najděte zprávu typu dpnInfo nebo zmenaDpnInfo
3. V detailu zprávy zkontrolujte pole Poznámky
4. Poznámky obsahují informace o:
   • Úspěšnosti párování se zaměstnancem
   • Vytvoření záznamu v modulu E-Neschopenka
   • Zápisu do docházky
   • Případných chybách při zpracování

Propojení s modulem Docházka

Po úspěšném zpracování eNeschopenky systém automaticky zapisuje pracovní neschopnost do modulu Docházka.

Automatický zápis nepřítomnosti

Systém automaticky:

• Vytvoří záznamy pro všechny dny pracovní neschopnosti
• Označí dny správným typem nepřítomnosti
• Vyznačí, pokud se jedná o pracovní úraz
• Propojí záznamy s eNeschopenkou

Zpětné úpravy docházky

Při změně nebo ukončení neschopnosti systém:

• Automaticky upraví již zapsané dny v docházce
• Doplní nové dny při prodloužení
• Odstraní nadbytečné dny při zkrácení
• Provede změny i ve schválené docházce

Důležité: Systém dokáže provést zpětné úpravy až 5 dní dozadu.

Ruční doplnění pracovní doby

Po zápisu pracovní neschopnosti je často nutné ručně doplnit pracovní dobu:

1. Otevřete modul Docházka
2. Najděte dny označené jako pracovní neschopnost
3. Pokud zaměstnanec v některé dny pracoval (např. při částečné neschopnosti), doplňte pracovní dobu ručně
4. Uložte změny

Kontrola zápisů v docházce

Pro kontrolu automaticky zapsané neschopnosti:

1. Otevřete modul Docházka
2. Vyberte příslušného zaměstnance
3. Přejděte na období pracovní neschopnosti
4. Zkontrolujte, zda jsou všechny dny správně označeny
5. V případě nesrovnalostí můžete záznamy ručně upravit

Zobrazení v Rychlém přehledu

Modul E-Neschopenka automaticky informuje o pracovních neschopnostech na úvodní stránce aplikace.

Pracovní neschopnost (PN)

Po načtení eNeschopenky do systému se automaticky zobrazí informace na úvodní stránce:

• V sekci Rychlý přehled → e-Neschopenka
• Zobrazí se jméno zaměstnance a období neschopnosti
• Informace je viditelná pro všechny oprávněné uživatele
• Aktualizuje se automaticky při změnách

Ošetřování člena rodiny (OČR)

Pro ošetřování člena rodiny platí zvláštní pravidla:

• OČR musí být zapsáno do docházky ručně (uživatelem nebo jeho nadřízeným)
• Po zápisu do modulu Docházka se informace zobrazí i v Rychlém přehledu
• Umožňuje rychlou informovanost kolegů o absenci

Výhody zobrazení v Rychlém přehledu

• Okamžitá informovanost o absencích ve firmě
• Snadné plánování pracovních úkolů
• Přehled o aktuálním stavu týmu
• Eliminace zbytečných dotazů na nepřítomné kolegy

Řešení problémů

eNeschopenka se nespárovala se zaměstnancem

Příznaky: V poznámkách datové zprávy je uvedeno, že se nepodařilo najít zaměstnance.

Řešení:

1. Otevřete Nastavení → Uživatelé
2. Najděte příslušného zaměstnance
3. Zkontrolujte správnost těchto údajů:
   • Jméno - musí přesně odpovídat údaji v občanském průkazu
   • Příjmení - musí přesně odpovídat údaji v občanském průkazu
   • Datum narození - formát DD.MM.RRRR
4. Opravte případné chyby (překlepy, chybějící diakritiku, špatné datum)
5. Uložte změny
6. V modulu Datové zprávy klikněte na tlačítko Načíst do eNeschopenek u příslušné zprávy
7. Zkontrolujte poznámky - mělo by být uvedeno úspěšné spárování

Oznámení o ukončení se nezpracovalo

Příznaky: eNeschopenka zůstává aktivní, i když už měla být ukončena.

Možné příčiny a řešení:

Příčina 1: Zpožděné oznámení (více než 14 dní)

1. Otevřete modul Datové zprávy
2. Najděte zprávu typu "zmenaDpnInfo" s informací o ukončení
3. Klikněte na tlačítko Načíst do eNeschopenek
4. Pokud ani to nepomůže, ukončete neschopenku ručně (viz níže)

Příčina 2: Oznámení vůbec nedorazilo

1. Ověřte v systému ČSSZ, zda bylo oznámení o ukončení odesláno
2. Pokud ne, kontaktujte ošetřujícího lékaře
3. Mezitím ukončete neschopenku ručně (viz níže)

Ruční ukončení neschopenky

1. Otevřete modul E-Neschopenka
2. Najděte příslušnou eNeschopenku a otevřete detail
3. Klikněte na pole Neschopen do
4. Vyberte datum ukončení
5. Potvrďte tlačítkem OK
6. Systém automaticky upraví docházku

Neschopnost se nezapsala do docházky

Příznaky: eNeschopenka je správně spárována, ale v docházce není zapsána nepřítomnost.

Řešení:

1. Otevřete Nastavení → Docházka
2. Zkontrolujte, zda je zaškrtnuta možnost Zapisovat nepřítomnost z modulu eNeschopenka
3. Pokud není, zaškrtněte ji a uložte
4. Pro zápis již existujících eNeschopenek:
   • Otevřete modul Datové zprávy
   • Najděte příslušnou zprávu o eNeschopence
   • Klikněte na Načíst do eNeschopenek

Duplicitní záznamy v docházce

Příznaky: V docházce jsou pro stejné období duplicitní záznamy o neschopnosti.

Řešení:

1. Otevřete modul Docházka
2. Vyberte příslušného zaměstnance
3. Najděte duplicitní záznamy
4. Smažte jeden ze záznamů (ponechte ten, který je propojen s eNeschopenkou)
5. Pokud si nejste jisti, který smazat, zkontrolujte v modulu E-Neschopenka správné datum

Nemám přístup k modulu

Příznaky: Po kliknutí na modul E-Neschopenka se zobrazí zpráva "Nemáte přístup".

Řešení:

1. Kontaktujte správce aplikace nebo personalistu
2. Požádejte o nastavení přístupových práv k modulu E-Neschopenka
3. Upřesněte, jakou úroveň přístupu potřebujete (zobrazení vlastních/všech)

PDF dokument se nedá stáhnout

Příznaky: Odkaz na PDF není viditelný nebo při kliknutí dojde k chybě.

Možné příčiny a řešení:

Příčina 1: PDF není k dispozici

Ne ke všem eNeschopenkám je dostupný PDF dokument. To je normální stav.

Příčina 2: Problém s přístupem k souboru

1. Zkuste stáhnout PDF později
2. Zkontrolujte, zda máte stabilní internetové připojení
3. Pokud problém přetrvává, kontaktujte správce systému

Zpětné úpravy nefungují

Příznaky: Oznámení o ukončení starší než 5 dní neupravilo docházku.

Vysvětlení: Systém dokáže zpětně vyhodnotit pouze změny do 5 dní. Starší změny je nutné provést ručně.

Řešení:

1. Ručně ukončete eNeschopenku v modulu E-Neschopenka
2. Ručně upravte docházku v modulu Docházka pro dny po skutečném ukončení
3. Smažte záznamy o neschopnosti za dny, kdy již zaměstnanec pracoval

--- **Datum poslední aktualizace**: 13.11.2025