Video konference

Přehled modulu

Modul Video konference poskytuje komplexní řešení pro organizaci a vedení online videokonferencí přímo v rámci eIntranet.net systému. Modul využívá moderní platformu MiroTalk SFU (Selective Forwarding Unit), která zajišťuje vysokou kvalitu videa a audia při minimálním zatížení sítě.

Tento modul je navržen pro flexibilní využití v různých scénářích - od pravidelných týmových porad, přes schůzky s klienty a dodavateli, až po velkoplošné firemní prezentace. Systém umožňuje vytvářet trvalé virtuální místnosti, které jsou neustále dostupné a připravené k použití.

Hlavní výhody modulu Video konference:

• Okamžitá dostupnost - Stačí jedno kliknutí a jste ve videohovoru se svými kolegy
• Flexibilní správa přístupů - Přesné řízení, kdo může vstoupit do které konferenční místnosti
• Podpora externích účastníků - Možnost pozvat zákazníky, dodavatele či obchodní partnery bez nutnosti registrace
• Integrace s eIntranet.net - Plná integrace s uživatelskými účty, skupinami a oprávněními
• Neomezená délka konferencí - Konference mohou probíhat bez časového omezení
• Moderní technologie - WebRTC technologie zajišťuje nejvyšší kvalitu videa a audia
• Sdílení obrazovky - Možnost prezentace dokumentů a aplikací přímo v konferenci
• Žádná instalace - Vše funguje přímo ve webovém prohlížeči

Modul je navržen tak, aby byl intuitivní a snadno použitelný i pro uživatele bez technických znalostí. Správa konferencí je centralizovaná a přehledná, což usnadňuje koordinaci video schůzek napříč celou organizací.

Funkce a možnosti

Správa konferenčních místností

• Vytváření vlastních místností - Každý oprávněný uživatel může vytvořit novou konferenční místnost s vlastním názvem a ikonou
• Trvalé místnosti - Místnosti jsou permanentní a mají stálou URL adresu, není potřeba je zakládat před každou konferencí
• Přizpůsobitelné ikony - Výběr z rozsáhlé knihovny FontAwesome ikon pro snadnou vizuální identifikaci místností
• Editace místností - Možnost kdykoliv upravit název, ikonu nebo nastavení přístupů existující místnosti
• Smazání místností - Nepotřebné místnosti lze jednoduše odstranit

Řízení přístupu a oprávnění

• Čtyři úrovně uživatelských práv - Přesná kontrola nad tím, kdo může vytvářet, upravovat a mazat konference
• Přístup pro všechny uživatele - Možnost vytvořit veřejnou firemní místnost přístupnou všem zaměstnancům
• Přístup pro vybrané uživatele - Omezení přístupu pouze na konkrétní jmenované osoby
• Přístup podle skupin - Udělení přístupu celým oddělením nebo pozicím (např. managementu, obchodnímu týmu)
• Přístup podle kanceláří - Možnost vytvořit místnosti pouze pro zaměstnance z konkrétních poboček
• Kombinace přístupů - Flexibilní kombinace různých typů omezení (např. konkrétní uživatelé + celé oddělení)

Připojení k videokonferenci

• Připojení jedním kliknutím - Pro interní uživatele stačí kliknout na tlačítko "Připojit se"
• Automatické předvyplnění jména - Systém automaticky použije vaše celé jméno z profilu
• Náhled připojených účastníků - Před vstupem vidíte, kdo již je v konferenci
• Otevření v novém okně - Konference se otevře v samostatné záložce prohlížeče
• Přímé připojení - Bez nutnosti dalších přihlášení nebo ověření

Pozvánky a plánování

• Odesílání pozvánek - Možnost poslat pozvánku na plánovanou konferenci emailem a/nebo SMS
• Plánování času - Nastavení data a času konference přímo v pozvánce
• Popis konference - Možnost přidat popisek nebo účel schůzky
• Výběr příjemců - Pozvání konkrétních uživatelů nebo celých skupin najednou
• Přímý odkaz v pozvánce - Pozvánka obsahuje přímý odkaz pro okamžité připojení
• Notifikace více kanály - Volba mezi emailem, SMS nebo oběma způsoby doručení

Přístup pro externí uživatele

• Veřejné odkazy - Možnost vygenerovat veřejný odkaz pro účastníky mimo vaši organizaci
• Heslo pro externí účastníky - Ochrana konference heslem, které sdělíte pozvaným osobám
• Bez nutnosti registrace - Externí účastníci se nemusí registrovat ani přihlašovat do eIntranet.net
• Jazyková lokalizace - Externí účastníci si mohou vybrat jazyk rozhraní (čeština, angličtina, němčina, maďarština, polština, slovenština, španělština)
• Jednoduché připojení - Externe uživatelé zadají pouze své jméno a heslo místnosti
• Bezpečný přístup - Unikátní token zajišťuje, že odkaz nelze jednoduše odhadnout

Monitorování aktivit

• Seznam připojených uživatelů - Živý přehled všech aktuálně připojených účastníků
• Zobrazení jmen - Vidíte celá jména všech přítomných v konferenci
• Real-time aktualizace - Informace o připojených uživatelích se načítají v reálném čase z MiroTalk serveru

Video a audio funkce

• HD video přenos - Kvalitní video v rozlišení odpovídajícím vaší kameře a připojení
• Audio konference - Možnost účasti pouze s mikrofonem bez videa
• Sdílení obrazovky - Prezentace obsahu vaší obrazovky ostatním účastníkům
• Vypnutí kamery/mikrofonu - Kdykoliv během konference můžete vypnout video nebo zvuk
• Neomezený počet účastníků - Kapacita omezená pouze výkonem serveru
• Neomezená délka - Konference může trvat libovolně dlouho

Práva uživatelů

Systém nabízí čtyři úrovně oprávnění, které určují, jaké operace může uživatel s modulem Video konference provádět. Práva jsou nastavitelná individuálně pro každého uživatele v sekci Nastavení modulu.

Úroveň 0 - Nemá přístup

Popis: Uživatel nemá žádný přístup k modulu Video konference.

Co uživatel může:

• Uživatel vůbec nevidí modul Video konference v menu systému
• Nemůže se připojit k žádné konferenci
• Nemůže vytvářet ani spravovat místnosti

Typické použití: Pro uživatele, kteří z bezpečnostních nebo pracovních důvodů nemají využívat videokonference, nebo pro externí účty s omezeným přístupem.

Úroveň 1 - Připojit se do vytvořených, kde má práva

Popis: Základní úroveň přístupu pro běžné uživatele, kteří pouze účastní videokonferencí.

Co uživatel může:

• Vidět a otevřít modul Video konference
• Zobrazit seznam konferenčních místností, do kterých má povolený přístup
• Připojit se k těmto konferencím kliknutím na tlačítko "Připojit se"
• Vidět seznam aktuálně připojených účastníků
• Účastnit se videokonferencí s plným audiem, videem a sdílením obrazovky

Co uživatel nemůže:

• Vytvářet nové konferenční místnosti
• Upravovat existující místnosti (ani ty, které pro něj někdo vytvořil)
• Mazat konferenční místnosti
• Odesílat pozvánky na konference
• Generovat veřejné odkazy pro externí účastníky

Typické použití: Pro většinu běžných zaměstnanců, kteří se připojují ke konferencím organizovaným jejich vedoucími nebo kolegy, ale sami nepotřebují vytvářet nové místnosti.

Úroveň 10 - Připojit se, kde má práva a vytvářet nové

Popis: Rozšířená úroveň pro uživatele, kteří potřebují organizovat vlastní videokonference.

Co uživatel může (kromě oprávnění úrovně 1):

• Vytvářet nové konferenční místnosti pomocí tlačítka "Založit novou"
• Nastavovat název a ikonu nové místnosti
• Upravovat vlastní místnosti - Místnosti, které sám vytvořil, může kdykoliv editovat
• Mazat vlastní místnosti - Místnosti, které sám vytvořil, může kdykoliv smazat
• Konfigurovat přístupová práva pro vytvořené místnosti (kdo se může připojit)
• Povolit nebo zakázat veřejný přístup pro externí uživatele
• Nastavit heslo pro externí přístup
• Odesílat pozvánky na konference ve vlastních místnostech
• Generovat veřejné odkazy pro externí účastníky ve vlastních místnostech

Co uživatel nemůže:

• Upravovat místnosti vytvořené jinými uživateli
• Mazat místnosti vytvořené jinými uživateli
• Měnit práva jiných uživatelů k modulu

Typické použití: Pro vedoucí týmů, projektové manažery, obchodní zástupce a další uživatele, kteří pravidelně organizují schůzky a konference se svými týmy nebo externími partnery.

Úroveň 15 - Připojit se, vytvářet nové, mazat - jakékoliv konference

Popis: Nejvyšší úroveň oprávnění s plnou správou všech konferenčních místností v systému.

Co uživatel může (kromě oprávnění úrovně 10):

• Upravovat jakoukoliv místnost - Může editovat všechny konferenční místnosti bez ohledu na to, kdo je vytvořil
• Mazat jakoukoliv místnost - Může odstranit libovolnou místnost v systému
• Kompletní správa všech konferencí v organizaci
• Úplná kontrola nad nastavením přístupů všech místností
• Možnost reorganizovat strukturu konferenčních místností

Typické použití: Pro administrátory systému, IT manažery a vedení společnosti, kteří zodpovídají za celkovou správu videokonferenčního systému a potřebují mít kontrolu nad všemi místnostmi.

Jak nastavit práva uživatelů

Nastavení uživatelských práv provádějí pouze uživatelé s administrátorským přístupem k modulu:

1. Otevřete modul Video konference
2. Klikněte na odkaz nastavení v pravém horním rohu stránky modulu
3. Zobrazí se tabulka se všemi aktivními uživateli systému
4. Pro každého uživatele vyberte požadovanou úroveň práv (0, 1, 10 nebo 15) kliknutím na odpovídající radio button
5. Změna se uloží automaticky okamžitě po výběru
6. Pro hromadné nastavení práv pro všechny uživatele použijte tlačítko "Označit vše" ve sloupci požadované úrovně

Doporučení pro nastavení práv:

• Úroveň 1 přidělte většině běžných zaměstnanců
• Úroveň 10 přidělte vedoucím týmů, projektovým manažerům a klíčovým zaměstnancům
• Úroveň 15 rezervujte pouze pro administrátory a IT management
• Úroveň 0 použijte pouze pro uživatele, kteří skutečně nemají využívat videokonference

Řízení přístupu do místností

Každá konferenční místnost má vlastní nastavení přístupových práv, které určuje, kdo se může k dané konferenci připojit. Toto nastavení je nezávislé na obecných právech uživatelů k modulu a umožňuje velmi jemné řízení přístupů.

Povoleno všem uživatelům z firmy

Co to znamená: Pokud zaškrtnete možnost "Povoleno všem uživatelům z firmy", ke konferenci se může připojit kdokoliv ze společnosti, kdo má alespoň úroveň práv 1 nebo vyšší.

Kdy použít:

• Pro pravidelné firemní porady dostupné všem zaměstnancům
• Pro obecné prezentace a školení
• Pro neformální místnosti typu "Káva a chat"
• Pro emergency místnost pro urgentní situace

Výhody:

• Maximální flexibilita - kdokoliv se může kdykoliv připojit
• Žádná administrativa při změnách v týmu
• Vhodné pro velké organizace s častou fluktuací

Nevýhody:

• Žádná ochrana soukromí - kdokoliv z firmy může vstoupit
• Nevhodné pro citlivé diskuze

Povoleno pouze konkrétním uživatelům

Co to znamená: Můžete vybrat konkrétní jmenované osoby, které budou mít přístup do místnosti. Pouze tyto vybrané osoby uvidí místnost ve svém seznamu a budou se moci připojit.

Jak nastavit:

1. Při vytváření nebo editaci místnosti najděte pole "Povoleno pouze uživatelům"
2. Otevřete rozbalovací seznam (multi-select dropdown)
3. Vyberte konkrétní uživatele ze seznamu všech zaměstnanců
4. Můžete vybrat libovolný počet uživatelů
5. Pro vyhledání konkrétního uživatele použijte vyhledávací pole

Kdy použít:

• Pro schůzky konkrétního projektového týmu
• Pro jednání vedení společnosti
• Pro diskuze vyžadující diskrétnost
• Pro schůzky s konkrétními klienty (interní tým + externí účastníci)

Kombinace: Toto nastavení můžete kombinovat s dalšími typy omezení. Například můžete povolit přístup "všem obchodníkům + generálnímu řediteli".

Povoleno pouze skupinám uživatelů (pozicím)

Co to znamená: Můžete povolit přístup celým skupinám nebo pozicím najednou. Například všem členům oddělení "Obchod" nebo všem uživatelům na pozici "Projektový manažer".

Jak nastavit:

1. Při vytváření nebo editaci místnosti najděte pole "Povoleno pouze skupinám uživatelů"
2. Otevřete rozbalovací seznam skupin/pozic
3. Vyberte jednu nebo více skupin ze seznamu
4. Všichni uživatelé patřící do vybraných skupin získají přístup

Kdy použít:

• Pro pravidelné porady oddělení (např. týdenní meeting obchodního týmu)
• Pro komunikaci napříč pozicemi (např. všichni vedoucí oddělení)
• Pro školení specifických rolí
• Když se členství v týmu často mění - nový člen automaticky získá přístup

Výhody:

• Automatická aktualizace přístupů při změnách v týmu
• Snadná správa pro velké skupiny
• Konzistence s organizační strukturou

Příklad využití: Vytvoříte místnost "Obchodní porady" a povolíte přístup skupině "Obchodní oddělení". Když do oddělení přijde nový obchodník a bude přiřazen do této skupiny, automaticky získá přístup i do konferenční místnosti.

Povoleno pouze uživatelům z konkrétních kanceláří

Co to znamená: Přístup můžete omezit podle fyzického umístění uživatelů - například pouze pro zaměstnance z pobočky v Praze nebo v Brně.

Jak nastavit:

1. Při vytváření nebo editaci místnosti najděte pole "Pouze uživatelům z kanceláře"
2. Otevřete rozbalovací seznam kanceláří
3. Vyberte jednu nebo více poboček ze seznamu
4. Přístup získají pouze uživatelé, kteří mají v profilu nastavenou vybranou kancelář

Kdy použít:

• Pro regionální týmy a pobočky
• Pro místní porady konkrétní kanceláře
• Pro koordinaci mezi konkrétními lokalitami
• Když různé pobočky mají odlišné procesy

Příklad využití: Společnost má pobočky v Praze, Brně a Ostravě. Vytvoříte místnost "Brněnská pobočka - týdenní meeting" a povolíte přístup pouze uživatelům z kanceláře "Brno". Ostatní zaměstnanci z jiných poboček tuto místnost ani neuvidí.

Kombinace různých typů omezení

Systém umožňuje flexibilně kombinovat různé typy omezení přístupu. Pravidlo je jednoduché: Přístup získá uživatel, který splňuje ALESPOŇ JEDNU z nastavených podmínek.

Příklady kombinací:

Příklad 1 - Projektový tým:

• Povoleno pouze uživatelům: Jan Novák (projektový manažer), Petra Svobodová (analytik)
• Povoleno pouze skupinám: Vývojáři, Testeři
• Výsledek: Přístup mají Jan Novák, Petra Svobodová a všichni uživatelé ze skupin Vývojáři a Testeři

Příklad 2 - Regionální meeting s vedením:

• Pouze uživatelům z kanceláře: Praha
• Povoleno pouze uživatelům: Generální ředitel (z Brna)
• Výsledek: Všichni zaměstnanci pražské pobočky + generální ředitel z Brna

Příklad 3 - Vedení a asistenti:

• Povoleno pouze skupinám: Top management
• Povoleno pouze uživatelům: Marie Nováková (asistentka), Petr Dvořák (asistent)
• Výsledek: Všichni manažeři + dva asistenti

Doporučení pro nastavení přístupů

• Pro běžné týmové porady: Použijte skupiny uživatelů - automaticky se aktualizuje při změnách v týmu
• Pro citlivé diskuze: Vyberte konkrétní jmenované osoby
• Pro firemní události: Povolte všem uživatelům
• Pro pobočky: Kombinujte kancelář + konkrétní osoby z centrály
• Pravidelně kontrolujte: Jednou za čtvrtletí zkontrolujte, zda nastavení stále odpovídá aktuální organizační struktuře

Externí přístup

Modul Video konference umožňuje pozvat do konference i osoby mimo vaši organizaci - například zákazníky, dodavatele, obchodní partnery nebo konzultanty. Tito externí účastníci se mohou připojit bez nutnosti mít účet v eIntranet.net systému.

Jak funguje externí přístup

Systém vytvoří speciální veřejný odkaz chráněný heslem, který můžete sdílet s externími účastníky. Když externí osoba tento odkaz otevře, zobrazí se jí přihlašovací stránka, kde zadá své jméno a heslo místnosti. Po úspěšném ověření hesla se automaticky připojí do videokonference.

Povolení externího přístupu k místnosti

Externí přístup musíte u každé místnosti explicitně povolit a nastavit heslo:

1. Otevřete modul Video konference
2. Vyberte místnost, kterou chcete zpřístupnit externím účastníkům
3. Klikněte na tlačítko "Upravit tuto konferenci"
4. V dialogovém okně editace najděte sekci s nastavením externího přístupu
5. Zaškrtněte políčko "Přístupné i mimo eIntranet.net"
6. Do pole "Heslo" zadejte heslo, které budou externí účastníci používat pro přístup
7. Klikněte na tlačítko "Uložit"

Důležité poznámky k heslu:

• Heslo je povinné - bez hesla nelze externí přístup povolit
• Heslo vidí pouze uživatelé s právy k editaci místnosti
• Heslo můžete kdykoliv změnit - změna okamžitě platí pro všechny nové připojení
• Doporučujeme používat dostatečně silná hesla (minimálně 8 znaků, kombinace písmen a čísel)
• Pro různé projekty nebo schůzky použijte různá hesla

Získání a sdílení veřejného odkazu

Po povolení externího přístupu můžete vygenerovat a sdílet veřejný odkaz:

1. V detailu místnosti klikněte na tlačítko "Odkaz pro externí uživatele"
2. Zobrazí se dialog s vygenerovaným odkazem
3. Odkaz má formát: https://vase-domena/VideoConfPublic/[ID-firmy]/[ID-konference]/[token]/[jazyk]
4. Klikněte na tlačítko "Kopírovat do schránky" nebo ručně zkopírujte odkaz
5. Odešlete odkaz externím účastníkům (emailem, SMS, komunikátorem atd.)
6. Současně jim sdělte heslo k místnosti (ideálně bezpečným kanálem)

Bezpečnostní doporučení:

• Odkaz a heslo posílejte odděleně různými komunikačními kanály (např. odkaz emailem, heslo telefonicky)
• Neposílejte heslo v předmětu emailu
• Po skončení projektu nebo série schůzek změňte heslo nebo zakažte externí přístup

Připojení externího účastníka

Když externí osoba obdrží odkaz a heslo, připojení probíhá následovně:

1. Externí účastník otevře obdržený odkaz ve webovém prohlížeči
2. Zobrazí se přihlašovací stránka s výběrem jazyka (ikony vlajek nahoře)
3. Účastník si může vybrat preferovaný jazyk rozhraní (čeština, angličtina, němčina, maďarština, polština, slovenština, španělština)
4. Do pole "Vaše jméno" zadá své celé jméno (jak se má zobrazit ostatním účastníkům)
5. Do pole "Heslo" zadá heslo místnosti, které obdržel od organizátora
6. Klikne na tlačítko "Připojit se"
7. Systém ověří heslo - pokud je správné, účastník se okamžitě připojí do videokonference
8. Pokud je heslo nesprávné, zobrazí se chybová hláška

Co externí účastník vidí:

• Stejné konferenční rozhraní jako interní uživatelé
• Video všech účastníků konference
• Audio všech účastníků
• Sdílené obrazovky
• Ovládací prvky pro zapnutí/vypnutí vlastní kamery a mikrofonu
• Možnost sdílet vlastní obrazovku

Jazykové možnosti pro externí účastníky

Externí účastníci si mohou vybrat jazyk rozhraní podle své preference. K dispozici jsou následující jazyky:

• Čeština (cs) - vlajka České republiky
• Angličtina (en) - vlajka Velké Británie
• Němčina (de) - vlajka Německa
• Maďarština (hu) - vlajka Maďarska
• Polština (pl) - vlajka Polska
• Slovenština (sk) - vlajka Slovenska
• Španělština (es) - vlajka Španělska

Jazyk ovlivňuje texty popisků a tlačítek na přihlašovací stránce. Po připojení do konference se zobrazuje rozhraní MiroTalk platformy, které má vlastní vícejazyčnou podporu.

Správa externího přístupu

Dočasné zakázání externího přístupu:

1. Otevřete editaci místnosti
2. Odškrtněte možnost "Přístupné i mimo eIntranet.net"
3. Uložte změny
4. Existující veřejný odkaz přestane fungovat

Změna hesla:

1. Otevřete editaci místnosti
2. Zadejte nové heslo do pole "Heslo"
3. Uložte změny
4. Staré heslo okamžitě přestane fungovat
5. Informujte externí účastníky o novém hesle

Monitoring externích připojení:

• Externí účastníci se zobrazují v seznamu "Připojení uživatelé" stejně jako interní
• Jejich jména vidíte tak, jak si je sami zadali při přihlašování
• Systém eviduje všechna připojení včetně IP adresy pro bezpečnostní účely

Případy použití externího přístupu

Schůzky se zákazníky:

• Vytvoříte místnost "Prezentace pro klienty"
• Povolíte externí přístup s heslem "Demo2024"
• Před každou schůzkou pošlete klientovi odkaz a heslo
• Po prezentaci heslo změníte nebo externí přístup zakážete

Pohovory s uchazeči o zaměstnání:

• Místnost "HR Pohovory" s externím přístupem
• Každému uchazeči pošlete odkaz s individuálním heslem
• Po náboru dané pozice externí přístup zakážete

Konzultace s externími odborníky:

• Povolíte externí přístup pro dlouhodobou spolupráci
• Konzultant používá stejný odkaz a heslo po celou dobu projektu
• Po ukončení projektu změníte heslo

Školení pro partnery:

• Vytvoříte místnost pro online školení
• Všem partnerům pošlete stejný odkaz a heslo
• Po skončení školení externí přístup zakážete

Bezpečnostní aspekty

• Unikátní token: Každá místnost má unikátní token hash, který nelze jednoduše odhadnout
• Ochrana heslem: Bez znalosti hesla se nelze připojit, i když má někdo odkaz
• Platnost 72 hodin: Přístupové tokeny generované při připojení mají omezenou platnost
• Evidence přístupů: Všechna připojení jsou zaznamenávána včetně IP adresy
• Okamžité odvolání: Změna hesla nebo zakázání externího přístupu platí okamžitě
• Oddělené správy: Externí přístup nijak neovlivňuje bezpečnost interního systému eIntranet.net

Práce s modulem

Vytvoření nové konferenční místnosti

Vytváření nových konferenčních místností je dostupné pro uživatele s úrovní práv 10 nebo 15.

Postup vytvoření:

1. Otevřete modul Video konference z hlavního menu systému
2. V horní části stránky najdete tlačítko "Založit novou" s ikonou plus
3. Klikněte na toto tlačítko - otevře se dialogové okno pro vytvoření nové místnosti
4. Vyplňte následující údaje:
   • Název: Zadejte výstižný název místnosti (např. "Týdenní porady", "Obchodní jednání", "IT Support")
   • Ikona: Vyberte vhodnou ikonu z rozbalovacího seznamu FontAwesome ikon pro snadnou vizuální identifikaci
5. Nastavte přístupová práva podle potřeby:
   • Zaškrtněte "Povoleno všem uživatelům z firmy" pokud má být místnost dostupná všem zaměstnancům
   • Nebo vyberte konkrétní uživatele v poli "Povoleno pouze uživatelům"
   • Nebo vyberte skupiny uživatelů v poli "Povoleno pouze skupinám uživatelů"
   • Nebo vyberte kanceláře v poli "Pouze uživatelům z kanceláře"
   • Můžete kombinovat více typů omezení najednou
6. Pokud chcete povolit přístup externím účastníkům:
   • Zaškrtněte "Přístupné i mimo eIntranet.net"
   • Zadejte heslo pro externí uživatele (povinné pole při povolení externího přístupu)
7. Klikněte na tlačítko "Uložit" v dolní části dialogu
8. Místnost se okamžitě vytvoří a zobrazí se v seznamu dostupných konferencí

Co se stane po vytvoření:

• Systém automaticky vytvoří trvalou konferenční místnost na MiroTalk serveru
• Místnost získá unikátní UUID identifikátor a stálou URL adresu
• Vy jako tvůrce místnosti automaticky získáváte plná práva k její editaci a mazání
• Místnost se okamžitě zobrazí všem uživatelům, kteří mají podle nastavených pravidel přístup
• Pokud jste povolili externí přístup, vygeneruje se unikátní veřejný odkaz

Tipy pro vytváření místností:

• Vyberte výstižný název, který jasně popisuje účel místnosti
• Používejte různé ikony pro různé typy místností (např. ikona "users" pro týmové porady, "handshake" pro jednání s klienty)
• Nepřeháněte to s počtem místností - raději vytvořte méně univerzálních místností než desítky specializovaných
• Pro pravidelné týmové porady vytvořte trvalou místnost místo zakládání nové před každou schůzkou

Připojení se ke konferenci (interní uživatel)

Připojení ke konferenci je velmi jednoduché a rychlé:

1. Otevřete modul Video konference
2. V horní části stránky uvidíte tlačítka všech místností, ke kterým máte přístup
   • Každé tlačítko zobrazuje ikonu a název místnosti
   • Místnosti jsou seřazené abecedně podle názvu
3. Klikněte na tlačítko místnosti, do které se chcete připojit
   • Tlačítko zezeleně, což indikuje vybranou místnost
   • Pod tlačítky se zobrazí detail vybrané místnosti
4. V detailu místnosti vidíte:
   • Název místnosti jako nadpis karty
   • Tlačítka pro poslání pozvánky a získání externího odkazu
   • Informace o tom, kdo má přístup do této místnosti
   • Informace o veřejném přístupu a heslu (pokud je povoleno)
   • Seznam aktuálně připojených uživatelů (pokud někdo již je v konferenci)
5. Klikněte na zelené tlačítko "Připojit se" s ikonou zástrčky
6. Systém okamžitě:
   • Vygeneruje přímý přístupový odkaz s vaším celým jménem
   • Otevře nové okno/záložku prohlížeče s konferenčním rozhraním
   • Automaticky vás připojí do konference
7. V konferenčním rozhraní můžete:
   • Zapnout/vypnout svou kameru
   • Zapnout/vypnout svůj mikrofon
   • Sdílet svou obrazovku
   • Vidět video ostatních účastníků
   • Používat chat (pokud je aktivní)
   • Opustit konferenci kliknutím na tlačítko "Leave" nebo zavřením okna

Důležité informace:

• Při prvním připojení vás prohlížeč požádá o povolení přístupu ke kameře a mikrofonu - musíte povolit
• Konferenční okno se otevře v nové záložce - původní okno s eIntranet.net zůstává otevřené
• Vaše jméno se automaticky předvyplní z vašeho profilu - ostatní účastníci vidí vaše celé jméno
• Můžete se připojit i když v místnosti ještě nikdo není - budete první účastník
• Do stejné místnosti se můžete připojit vícekrát (např. z různých zařízení)

Náhled připojených uživatelů:

Před vstupem do konference vidíte seznam aktuálně připojených účastníků. To je užitečné pro:

• Ověření, že schůzka již probíhá
• Zjištění, kdo už je přítomen
• Rozhodnutí, zda je vhodný čas se připojit

Odesílání pozvánek na konferenci

Funkce odesílání pozvánek umožňuje pozvat kolegy na plánovanou videokonferenci prostřednictvím emailu a/nebo SMS zprávy.

Postup odeslání pozvánky:

1. Otevřete modul Video konference
2. Vyberte místnost, pro kterou chcete poslat pozvánku (klikněte na její tlačítko)
3. V detailu místnosti klikněte na tlačítko "Poslat pozvánku zaměstnancům" s ikonou obálky
4. Otevře se dialogové okno "Zaslání informace o plánované video konferenci"
5. Vyplňte údaje o konferenci:
   • Popis: Stručný popis účelu schůzky (např. "Týdenní porady týmu vývoje", "Vyhodnocení Q4 2024")
   • Datum: Vyberte datum konference pomocí kalendáře (defaultně je předvyplněn dnešní den)
   • Čas: Nastavte čas zahájení konference (defaultně je předvyplněn čas o 2 hodiny později)
6. Vyberte příjemce pozvánky:
   • Poslat komu: Zaškrtněte konkrétní uživatele, kteří mají přístup do dané místnosti
   • Poslat pozicím: Zaškrtněte celé skupiny/pozice, které mají přístup do místnosti
   • Můžete vybrat kombinaci individuálních uživatelů i skupin
7. Vyberte způsob doručení:
   • Zaškrtněte "Email" pro odeslání emailové pozvánky (defaultně zaškrtnuto)
   • Zaškrtněte "SMS" pro odeslání SMS zprávy (volitelné)
   • Můžete zaškrtnout obě možnosti pro odeslání oběma kanály
8. Klikněte na tlačítko "Odeslat" s ikonou obálky
9. Systém okamžitě odešle pozvánky všem vybraným příjemcům
10. Zobrazí se potvrzovací hláška o úspěšném odeslání

Co obsahuje odeslaná pozvánka:

• Název konferenční místnosti
• Popis/účel schůzky
• Datum a čas plánované konference
• Přímý odkaz pro okamžité připojení do konference
• Informace o odesílateli pozvánky

Důležité informace:

• Pozvánku můžete poslat pouze uživatelům, kteří již mají přístup do dané místnosti
• Seznam možných příjemců je automaticky filtrován podle přístupových práv místnosti
• Pokud vyberete skupinu, pozvánka se pošle všem členům dané skupiny
• Uživatelé mohou obdržet pozvánku i když jsou v daný moment offline
• Pro SMS doručení musí mít uživatelé v profilu vyplněné telefonní číslo
• Pro email doručení musí mít uživatelé v profilu vyplněnou emailovou adresu

Tipy pro efektivní používání pozvánek:

• Posílejte pozvánky dostatečně dopředu (ideálně alespoň den předem)
• V popisu uveďte jasný účel schůzky, aby účastníci věděli, čeho se týká
• Pro urgentní schůzky použijte SMS doručení pro rychlejší upozornění
• Pro pravidelné týdenní porady můžete nastavit standardní čas a posílat pozvánku vždy ve stejný den
• Pokud se plán změní, pošlete novou pozvánku s aktualizovaným časem

Sdílení odkazu pro externí uživatele

Pokud potřebujete pozvat do konference osoby mimo vaši organizaci, použijte funkci veřejného odkazu.

Předpoklady:

• Místnost musí mít povolený externí přístup (zaškrtnuto "Přístupné i mimo eIntranet.net")
• Místnost musí mít nastavené heslo pro externí přístup

Postup získání a sdílení odkazu:

1. Otevřete modul Video konference
2. Vyberte místnost s povoleným externím přístupem
3. Klikněte na tlačítko "Odkaz pro externí uživatele" s ikonou externího odkazu
   • Pokud je tlačítko neaktivní (disabled), místnost nemá povolený externí přístup nebo chybí heslo
   • V takovém případě nejprve upravte místnost a povolte externí přístup s heslem
4. Otevře se dialogové okno zobrazující vygenerovaný veřejný odkaz
5. Odkaz je zvýrazněn zeleným písmem pro snadnou identifikaci
6. Klikněte na tlačítko "Kopírovat do schránky (Ctrl+C)" s ikonou schránky
   • Odkaz se zkopíruje do schránky vašeho počítače
   • Alternativně můžete odkaz vybrat myší a zkopírovat manuálně
7. Odešlete zkopírovaný odkaz externím účastníkům vhodným způsobem:
   • Emailem
   • SMS zprávou
   • Komunikátorem (WhatsApp, Telegram, atd.)
   • Vložením do online kalendáře (Google Calendar, Outlook)
8. Samostatně a bezpečným způsobem sdělte externím účastníkům heslo k místnosti
   • Ideálně jiným komunikačním kanálem než odkaz
   • Například odkaz emailem, heslo telefonicky

Příklad emailu s pozvánkou pro externího účastníka:

Předmět: Pozvánka na videokonferenci - Prezentace projektu

Dobrý den,

rádi bychom Vás pozvali na videokonferenci ohledně prezentace projektu XY.

Datum a čas: 15. ledna 2025 v 14:00

Odkaz pro připojení:
https://eintranet.net/VideoConfPublic/123/456/abc123def456/cs

Heslo pro přístup Vám zašleme v samostatné SMS zprávě.

Pro připojení klikněte na odkaz, zadejte své jméno a heslo.
Konference probíhá ve webovém prohlížeči, není potřeba instalovat žádný software.

Těšíme se na setkání.

S pozdravem,
Váš tým

Bezpečnostní doporučení:

• Nikdy neposílejte heslo ve stejné zprávě jako odkaz
• Neuvádějte heslo v předmětu emailu
• Pro citlivé schůzky použijte silné heslo a pošlete jej telefonicky
• Po skončení série schůzek změňte heslo nebo zakažte externí přístup
• Pravidelně kontrolujte, kdo má přístup k veřejným odkazům

Řešení problémů:

• Pokud externí účastník nemůže najít tlačítko "Kopírovat do schránky", může odkaz označit myší a zkopírovat pomocí Ctrl+C
• Pokud odkaz nefunguje, zkontrolujte, zda je externí přístup stále povolený a heslo správně nastavené
• Pokud se změnilo heslo, všem externím účastníkům musíte sdělit nové heslo
• Odkaz funguje ve všech moderních prohlížečích (Chrome, Firefox, Edge, Safari)

Úprava existující konferenční místnosti

Editace místností je dostupná pro uživatele, kteří místnost vytvořili, nebo pro uživatele s úrovní práv 15.

Postup úpravy místnosti:

1. Otevřete modul Video konference
2. Klikněte na tlačítko místnosti, kterou chcete upravit (místnost se zvýrazní zeleně)
3. V detailu místnosti klikněte na tlačítko "Upravit tuto konferenci" s ikonou tužky
   • Pokud toto tlačítko nevidíte, nemáte oprávnění k editaci této místnosti
4. Otevře se dialogové okno "Editace videokonference"
5. Můžete upravit libovolné parametry:
   • Název: Změňte název místnosti
   • Ikona: Vyberte jinou ikonu
   • Přístupová práva: Změňte, kdo má přístup do místnosti (všichni/konkrétní uživatelé/skupiny/kanceláře)
   • Externí přístup: Povolte/zakažte přístup pro externí účastníky
   • Heslo: Změňte heslo pro externí přístup (pokud je povoleno)
6. Klikněte na tlačítko "Uložit"
7. Změny se okamžitě projeví:
   • Název a ikona se aktualizují v seznamu místností
   • Uživatelé ztratí nebo získají přístup podle nového nastavení
   • Staré heslo přestane fungovat (pokud jste jej změnili)
   • Externí odkaz se aktualizuje (pokud jste měnili externí přístup)

Důležité upozornění při úpravě přístupových práv:

• Pokud odeberete někomu přístup, okamžitě přestane vidět místnost ve svém seznamu
• Pokud je tento uživatel právě připojený v konferenci, zůstane připojený (není automaticky odpojen)
• Při příštím pokusu o připojení již nebude mít přístup
• Buďte opatrní, abyste náhodně neodebrali přístup aktivním členům týmu

Doporučené postupy při editaci:

• Při změně přístupových práv informujte dotčené uživatele
• Při změně hesla pro externí přístup nezapomeňte informovat externí účastníky
• Při přejmenování místnosti použijte konzistentní názvosloví
• Pravidelně kontrolujte a aktualizujte seznam oprávněných uživatelů (např. při změnách v týmu)

Mazání konferenční místnosti

Mazání místností je dostupné pro uživatele, kteří místnost vytvořili, nebo pro uživatele s úrovní práv 15.

Postup smazání místnosti:

1. Otevřete modul Video konference
2. Klikněte na tlačítko místnosti, kterou chcete smazat
3. V detailu místnosti klikněte na červené tlačítko "Smazat tuto konferenci" s ikonou křížku
   • Pokud toto tlačítko nevidíte, nemáte oprávnění ke smazání této místnosti
4. Zobrazí se potvrzovací dialog s otázkou "Smazat?" a textem "Opravdu chcete smazat tento záznam?"
5. Klikněte na tlačítko "Ano" pro potvrzení smazání
6. Nebo klikněte na tlačítko "Ne" pro zrušení operace
7. Po potvrzení se místnost okamžitě smaže a:
   • Zmizí ze seznamu všech uživatelů
   • Všichni připojení účastníci zůstanou v konferenci (nejsou automaticky odpojeni)
   • Veřejný odkaz přestane fungovat
   • Záznam o místnosti se označí jako smazaný v databázi

Co se stane s daty po smazání:

• Záznam o místnosti se pouze označí jako smazaný (soft delete), není fyzicky odstraněn
• Historie připojení zůstává zachována pro účely auditů
• Místnost zmizí ze všech seznamů a uživatelských rozhraní
• UUID místnosti na MiroTalk serveru zůstává existovat, ale není nadále používáno

Důležitá upozornění:

• Smazání je nevratné - smazanou místnost nelze obnovit běžným způsobem (jen pomocí databázové operace administrátorem)
• Pokud v místnosti probíhá konference, účastníci nejsou automaticky odpojeni
• Veřejný odkaz okamžitě přestane fungovat - externí účastníci se již nebudou moci připojit
• Všechny pozvánky s odkazem na tuto místnost se stanou neplatnými

Kdy smazat místnost:

• Po ukončení dočasného projektu, pro který byla místnost vytvořena
• Když byla místnost vytvořena omylem
• Když místnost není již dlouho používána
• Při reorganizaci týmů a změně struktury konferencí
• Pro zajištění bezpečnosti po ukončení spolupráce s externími partnery

Alternativa ke smazání:

Místo smazání můžete zvážit tyto alternativy:

• Omezení přístupu: Změňte přístupová práva tak, aby nikdo kromě vás neměl přístup
• Zakázání externího přístupu: Pouze zakažte externí přístup, ale nechte místnost pro interní použití
• Přejmenování: Přejmenujte místnost pro jiný účel místo vytváření nové

Obnova omylem smazané místnosti:

Pokud jste omylem smazali důležitou místnost, kontaktujte administrátora systému. Administrátor může provést databázovou operaci a označit místnost jako aktivní. Všechna nastavení včetně UUID, přístupových práv a hesla zůstávají zachována.

Časté dotazy (FAQ)

Kolik lidí se může připojit najednou?

Počet účastníků v jedné konferenci je teoreticky neomezený. Praktické omezení závisí na výkonu MiroTalk serveru a kvalitě internetového připojení jednotlivých účastníků.

Doporučení pro různé typy schůzek:

• Malé týmové porady (2-8 účastníků): Optimální, všichni mohou mít zapnuté video a audio bez problémů
• Střední schůzky (9-20 účastníků): Dobře funguje, doporučujeme aby mluvil vždy jen jeden a ostatní měli mikrofon vypnutý
• Velké konference (21-50 účastníků): Možné, ale doporučujeme aby pouze prezentující měl zapnuté video a mikrofon
• Velmi velké události (50+ účastníků): Funguje, ale většina účastníků by měla být v režimu pozorovatele (bez videa a audia)

Pro standardní firemní použití (týmové porady, obchodní jednání) je kapacita více než dostatečná.

Jak dlouho mohou konference probíhat?

Videokonference nemají žádné časové omezení. Můžete být připojení neomezeně dlouho - hodiny, celý pracovní den nebo dokonce déle.

Systém je nastaven s parametrem "duration: unlimited", což znamená, že konference může trvat libovolně dlouho bez automatického odpojení.

Praktické poznámky:

• Velmi dlouhé konference (více hodin) mohou zatěžovat webový prohlížeč - v takovém případě doporučujeme občas obnovit stránku
• Přístupové tokeny mají platnost 72 hodin - po této době je potřeba se znovu připojit
• Pro celoodenní konference doporučujeme dělat pravidelné přestávky

Musím mít kameru a mikrofon?

Ne, kamera a mikrofon nejsou striktně povinné. Můžete se připojit pouze s jedním z nich nebo dokonce bez obou.

Možné způsoby účasti:

• Video + audio: Plnohodnotná účast s obrazem a zvukem (standardní)
• Pouze audio: Účast pouze se zvukem bez kamery (vhodné při nedostatečném připojení nebo soukromí)
• Pouze video: Můžete vidět ostatní a ukazovat se, ale nekomunikovat hlasem (méně časté)
• Pozorovatel: Můžete sledovat konferenci bez aktivní účasti (vypnuto video i audio)

Ovládání během konference:

V konferenčním rozhraní máte tlačítka pro:

• Zapnutí/vypnutí kamery kdykoliv během konference
• Zapnutí/vypnutí mikrofonu kdykoliv během konference
• Tyto změny můžete provádět opakovaně podle potřeby

První připojení - povolení přístupu:

Při úplně prvním připojení vás webový prohlížeč požádá o povolení přístupu ke kameře a mikrofonu. Můžete:

• Povolit obojí
• Povolit pouze mikrofon
• Povolit pouze kameru
• Nepovolit nic (účast jako pozorovatel)

Toto nastavení si prohlížeč zapamatuje pro příští připojení.

Mohou se připojit lidé mimo naši organizaci?

Ano, systém umožňuje pozvat do konference i osoby mimo vaši organizaci - například zákazníky, dodavatele, obchodní partnery nebo externé konzultanty.

Podmínky pro externí přístup:

• Místnost musí mít povolený externí přístup (nastavení "Přístupné i mimo eIntranet.net")
• Místnost musí mít nastavené heslo pro externí uživatele
• Externí účastník musí znát veřejný odkaz a heslo

Jak to funguje:

1. Správce místnosti povolí externí přístup a nastaví heslo
2. Vygeneruje veřejný odkaz a sdílí jej s externími účastníky
3. Externí osoba otevře odkaz ve webovém prohlížeči
4. Zadá své jméno a heslo místnosti
5. Po ověření hesla se okamžitě připojí do konference

Co externí účastník potřebuje:

• Moderní webový prohlížeč (Chrome, Firefox, Edge, Safari)
• Internetové připojení
• Volitelně kameru a mikrofon
• Veřejný odkaz a heslo od organizátora
• NENÍ potřeba: Účet v eIntranet.net, registrace, instalace softwaru

Bezpečnost externího přístupu:

• Externí účastníci vidí pouze konkrétní konferenci, nikoliv celý systém
• Nemají přístup k žádným datům v eIntranet.net
• Přístup je chráněn heslem
• Po skončení spolupráce můžete změnit heslo nebo zakázat externí přístup

Jak poznám, kdo je připojen?

Systém nabízí několik způsobů, jak zjistit, kdo je aktuálně v konferenci:

Před vstupem do konference:

• V detailu místnosti (na hlavní stránce modulu) vidíte sekci "Připojení uživatelé"
• Tato sekce zobrazuje živý seznam všech aktuálně připojených účastníků
• Seznam ukazuje celá jména připojených osob
• Informace se načítají v reálném čase z MiroTalk serveru pomocí API
• Pokud nikdo není připojen, sekce je prázdná

V konferenci:

• Po připojení do konference vidíte video náhledy všech účastníků
• Pod každým video náhledem je jméno účastníka
• Když se někdo nově připojí, objeví se jeho video náhled
• Když někdo odejde, jeho video náhled zmizí

Rozlišení interních a externích účastníků:

• Interní uživatelé mají automaticky předvyplněné celé jméno z profilu (např. "Jan Novák")
• Externí účastníci mají jméno, které si sami zadali při přihlašování (může být jakékoliv)
• V seznamu připojených není explicitní označení, kdo je interní a kdo externí

Historie připojení:

• Systém eviduje všechna připojení do databáze
• Zaznamenává se: jméno účastníka, čas připojení, IP adresa, jazyk
• Tato data jsou dostupná pouze administrátorům pro účely auditu

Můžu konferenci nahrávat?

Nahrávání konference závisí na funkcích, které poskytuje MiroTalk SFU platforma a jejich konfiguraci na vašem serveru.

Možnosti nahrávání:

• Nahrávání přímo v MiroTalk rozhraní: Pokud je funkce povolena administrátorem serveru, uvidíte tlačítko pro nahrávání přímo v konferenčním rozhraní
• Nahrávání obrazovky prohlížeče: Můžete použít nástroje operačního systému pro nahrávání obrazovky (např. OBS Studio, Windows Game Bar, QuickTime na Mac)
• Nahrávání pomocí virtuální kamery: Některé nástroje umožňují zachytit video konferenci jako virtuální kameru

Právní a etické aspekty:

• Vždy informujte účastníky, že konference je nahrávána
• V mnoha jurisdikcích je nahrávání bez souhlasu účastníků nelegální
• Získejte souhlas všech účastníků před zahájením nahrávání
• Bezpečně uchovávejte nahrávky a omezte přístup pouze oprávněným osobám
• Dodržujte GDPR a další regulace ochrany osobních údajů

Doporučení:

• Pro oficiální záznamy jednání vytvořte písemný zápis místo video nahrávky
• Pokud potřebujete nahrát prezentaci, domluvte se s účastníky předem
• Raději pořiďte záznam pouze sdílené obrazovky než celé konference

Pro informace o konkrétních možnostech nahrávání ve vaší instalaci kontaktujte administrátora systému.

Co když někdo zapomene heslo pro externí přístup?

Heslo pro externí přístup není osobní heslo konkrétního uživatele, ale heslo celé konferenční místnosti. Je společné pro všechny externí účastníky dané místnosti.

Řešení zapomenutého hesla:

Pokud jste uživatel, který chce sdílet místnost s externími účastníky:

1. Otevřete modul Video konference
2. Vyberte příslušnou místnost
3. V detailu místnosti vidíte informaci "Přístupné i mimo eIntranet.net: Ano (Heslo: xxxxx)"
4. Heslo je tam uvedeno v čitelné podobě
5. Zkopírujte heslo a pošlete jej externím účastníkům

Pokud jste tvůrce místnosti, ale heslo nevidíte v detailu:

1. Klikněte na tlačítko "Upravit tuto konferenci"
2. V editačním dialogu vidíte pole "Heslo" s aktuálním heslem
3. Můžete heslo zkopírovat nebo změnit na nové

Pokud nejste tvůrce místnosti a nemáte práva k editaci:

• Kontaktujte osobu, která místnost vytvořila
• Nebo kontaktujte uživatele s úrovní práv 15 (administrátora modulu)
• Tito uživatelé mohou heslo zobrazit nebo změnit

Změna hesla:

Pokud potřebujete změnit heslo (například ze bezpečnostních důvodů):

1. Upravte místnost
2. Zadejte nové heslo do pole "Heslo"
3. Uložte změny
4. Staré heslo okamžitě přestane fungovat
5. Informujte všechny externí účastníky o novém heslu

Preventivní opatření:

• Heslo si poznamenejte na bezpečné místo (např. do správce hesel)
• Pokud organizujete pravidelné schůzky s externími partnery, sdílejte heslo v úvodním emailu
• Pro dlouhodobé projekty vytvořte dokumentaci s přístupovými údaji
• V týmu sdílejte informaci o tom, kde jsou hesla k místnostem uložena

Jak zruším konferenci?

Konference v tomto systému jsou založeny na principu trvalých místností, nikoliv jednorázových schůzek. To znamená, že "zrušení konference" může mít několik významů:

Pokud chcete zrušit plánovanou schůzku (ale ponechat místnost):

• Jednoduše nikoho nepozvěte nebo informujte účastníky, že schůzka se nekoná
• Místnost zůstane existovat pro budoucí použití
• Není potřeba nic mazat ani měnit

Pokud chcete zabránit přístupu do místnosti (ale nemazat ji):

1. Upravte místnost
2. Změňte přístupová práva tak, aby nikdo kromě vás neměl přístup
3. Případně zakažte externí přístup
4. Místnost zůstane existovat, ale nikdo jiný se nemůže připojit

Pokud chcete trvale odstranit místnost:

1. Postupujte podle návodu v sekci "Mazání konferenční místnosti"
2. Klikněte na tlačítko "Smazat tuto konferenci"
3. Potvrďte smazání
4. Místnost zmizí ze systému

Pokud chcete odpojit všechny účastníky z probíhající konference:

• Systém eIntranet.net neumožňuje vzdálené odpojení účastníků
• Účastníci musí odejít sami kliknutím na tlačítko "Leave" nebo zavřením okna
• Můžete je požádat (verbálně během konference nebo zprávou), aby se odpojili
• I když smažete místnost, již připojení účastníci zůstanou připojeni dokud sami neodejdou

Pokud chcete zrušit pozvánku, kterou jste poslali:

• Systém neumožňuje "odvolat" již odeslanou pozvánku
• Pošlete účastníkům novou zprávu s informací o zrušení
• Případně pošlete novou pozvánku s novým časem

Doporučené postupy:

• Pro jednorázové události nemusíte místnost mazat - můžete ji použít příště
• Pro citlivé schůzky s externími partnery změňte heslo po každém použití
• Pro dlouhodobě nepoužívané místnosti zvažte smazání pro přehlednost
• Před smazáním místnosti se ujistěte, že není používána jinými uživateli

Mohu sdílet obrazovku?

Ano, sdílení obrazovky je plně podporovaná funkce MiroTalk SFU platformy a můžete ji použít během jakékoliv konference.

Jak sdílet obrazovku:

1. Připojte se do konference
2. V konferenčním rozhraní najděte tlačítko pro sdílení obrazovky (ikona monitoru nebo "Share screen")
3. Klikněte na toto tlačítko
4. Prohlížeč vás vyzve k výběru, co chcete sdílet:
   • Celá obrazovka - sdílení veškerého obsahu monitoru
   • Okno aplikace - sdílení pouze konkrétního programu (např. PowerPoint, Excel)
   • Záložka prohlížeče - sdílení pouze konkrétní záložky webového prohlížeče
5. Vyberte požadovanou možnost a potvrďte
6. Vaše obrazovka se začne sdílet všem účastníkům konference
7. Pro ukončení sdílení klikněte znovu na tlačítko nebo na oznámení "Sdílíte obrazovku" v prohlížeči

Co vidí ostatní účastníci:

• Vidí v reálném čase vše, co máte na sdílené obrazovce
• Včetně pohybu kurzoru myši
• Kvalita závisí na rychlosti internetového připojení
• Sdílená obrazovka se zobrazí ve velkém okně, vaše video se zmenší

Tipy pro efektivní sdílení obrazovky:

• Zavřete citlivé aplikace: Před sdílením zavřete osobní emaily, komunikátory, citlivé dokumenty
• Vypněte notifikace: Dočasně vypněte systémové notifikace, aby nevyrušovaly prezentaci
• Příprava: Předem si připravte okna a dokumenty, které budete ukazovat
• Sdílejte jen potřebné: Raději sdílejte pouze okno aplikace než celou obrazovku - více soukromí
• Zavřete nepotřebné karty: Pokud sdílíte prohlížeč, zavřete nepotřebné záložky
• Zvyšte rozlišení: Použijte dostatečně velké písmo a ikony, aby byly čitelné i na malých obrazovkách
• Zpomalte: Při sdílení pracujte pomaleji než normálně, aby účastníci stíhali sledovat

Současné sdílení více obrazovek:

• V jednu chvíli může sdílet obrazovku více účastníků najednou
• Každé sdílení se zobrazí jako samostatný video stream
• Pro lepší přehlednost doporučujeme, aby sdílel vždy jen jeden účastník

Problémy a jejich řešení:

• Nevidím tlačítko pro sdílení: Ujistěte se, že používáte moderní prohlížeč (Chrome, Firefox, Edge)
• Sdílení nefunguje: Zkontrolujte, že jste povolili prohlížeči přístup ke sdílení obrazovky
• Sdílení je trhané: Problém s pomalým internetovým připojením - zkuste vypnout video
• Sdílení automaticky končí: Některé prohlížeče ukončí sdílení po přepnutí na jinou aplikaci

Jak se dozvím o plánované konferenci?

Existuje několik způsobů, jak můžete být informováni o nadcházejících videokonferencích:

Pozvánka přes systém eIntranet.net:

• Organizátor konference může odeslat pozvánku přes funkci "Poslat pozvánku zaměstnancům"
• Pozvánku můžete obdržet emailem a/nebo SMS zprávou
• Pozvánka obsahuje: název místnosti, popis, datum, čas a přímý odkaz pro připojení
• Stačí kliknout na odkaz v pozvánce v daný čas

Email s pozvánkou obsahuje:

• Předmět s názvem konference
• Podrobnosti o schůzce (popis, datum, čas)
• Přímý odkaz pro okamžité připojení
• Informace o organizátorovi

SMS zpráva obsahuje:

• Stručnou informaci o konferenci
• Datum a čas
• Odkaz pro připojení (zkrácený)

Další způsoby informování:

• Firemní kalendář: Organizátor může přidat událost do sdíleného kalendáře
• Slack/Teams/jiné komunikátory: Organizátor může poslat zprávu přes interní komunikační nástroje
• Pravidelné schůzky: Pro opakující se týdenní/měsíční porady není potřeba posílat pozvánku - všichni ví, že se konají
• Úkolový systém: Konference může být zmíněna jako úkol nebo připomínka

Proaktivní přístup:

• Pravidelně kontrolujte modul Video konference - vidíte seznam aktuálně připojených v jednotlivých místnostech
• Pokud vidíte, že ve vaší týmové místnosti jsou připojení kolegové, může probíhat neplánovaná schůzka
• Zeptejte se vedoucího týmu na harmonogram pravidelných schůzek
• Sledujte firemní komunikační kanály pro oznámení o schůzkách

Upozornění před konferencí:

• Nastavte si v emailovém klientu připomínku na konference z pozvánek
• Pokud používáte kalendář, vytvořte si připomínku 5-10 minut před začátkem
• Pro důležité schůzky si nastavte i záložní připomínku (např. den předem)

Co dělat, když jste nepřijali pozvánku:

• Zkontrolujte spam složku v emailu - pozvánka tam mohla skončit
• Zeptejte se organizátora, zda pozvánku poslal
• Zkontrolujte, zda máte v profilu správnou emailovou adresu a telefonní číslo
• Vstupte do modulu Video konference a podívejte se, zda probíhá konference - uvidíte seznam připojených

Časové zóny:

• Čas v pozvánce je vždy v časové zóně vašeho systému eIntranet.net
• Pokud pracujete z jiné časové zóny, přepočítejte si čas
• Pro mezinárodní schůzky doporučujeme uvádět čas ve formátu UTC nebo s uvedením časové zóny